TOESTEMMING FOTO- EN VIDEOGEBRUIK · BIJLAGE 1: TOESTEMMING FOTO- EN VIDEOGEBRUIK Ik,...

BIJLAGE 1: TOESTEMMING FOTO- EN VIDEOGEBRUIK

Ik, ondergetekende, geef toestemming aan S-Sport // Recreas vzw - Sint-Jansstraat 32-38,

1000 Brussel – ondernemingsnr. 0451 743 450 voor het nemen, bewaren en publiceren van

foto’s, films en ander beeldmateriaal door S-Sport // Recreas vzw, die als

verwerkingsverantwoordelijke optreedt, en haar partners.

Deze toestemming is geldig voor publicaties van S-Sport // Recreas vzw en van haar partners,

zoals onder andere:

nieuwsbrieven

fototentoonstellingen

externe tijdschriften en kranten

website

standenmateriaal

brochures

affiches/ flyers

sociale media

illustratiemateriaal m.b.t. algemene thema’s

evaluaties

Publicaties, verspreidingen of andere doorgiftes zoals hierboven beschreven, vallen binnen het normale verwachtingspatroon wat betreft het gebruik van deze films, foto’s en andere beeldmaterialen.

Ik weet dat deze verwerkingen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming1 vallen.

Ik weet dat ik een uitgebreide verklaring met mijn rechten kan terugvinden op https://www.s-sportrecreas.be/privacyverklaring.

Ik weet dat ik het recht heb om mijn toestemming op elk moment in te trekken, om de verwerkingen van mijn gegevens op te vragen, te verbeteren, te laten beperken of stop te zetten en mijn gegevens te wissen (“het recht om vergeten te worden”).

Ik heb voldoende informatie gekregen en vragen kunnen stellen. Deze vragen zijn voldoende beantwoord.

Ik weet dat ik bij klachten, vragen of opmerkingen terecht kan bij [email protected].

1 EU-verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

TOESTEMMING FOTO- EN VIDEOGEBRUIK

https://www.s-sportrecreas.be/privacyverklaring

mailto:[email protected]

Memo Bijlage 1_Toestemmingsformulier foto- en

videogebruik Bladzijde 2 van 2

Ik, ondergetekende:

Naam: …………………………………………………………………………………………………………………………………

Straat: …………………………………………………………………………………………………………………………………

Nr.: ……………… Postcode: ………………… Gemeente: …………………………………………………………………………………….

e-mail: ………………………………………………………………………………………………………………………………..

verklaar mij op:

Datum: …………/………… /…………

uitdrukkelijk akkoord met het nemen van foto’s, video’s of andere beeldfragmenten voor de hierboven uiteengezette doeleinden:

Handtekening

…………………………………………………………………………………

Naam en handtekening van vertegenwoordiger …………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

BIJLAGE 2: SPORTTAKKENLIJST SPORT VLAANDEREN

Sporttakkenlijst Sport Vlaanderen Pagina 1 van 2

Sporttakkenlijst Sport Vlaanderen

1° aikido

2° atletiek

3° badminton

4° baseball - softbal

5° basketbal

6° boksen: Engels boksen (olympisch)

7° boogschieten

8° dansen

9° duiken

10° fitness

11° gewichtheffen - powerliften

12° golf

13° gymnastiek

14° handbal

15° hockey

16° ijshockey

17° ijsschaatsen

18° ju-jitsu

19° judo

20° kaatsen

21° kano - kajak

22° karate (non-contact)

23° kendo

24° klimmen

25° korfbal

26° krachtbal

27° motorrijden

28° oriëntatielopen

29° paardrijden

30° parachutisme

31° reddend zwemmen

32° roeien

33° rolschaatsen

34° rugby

35° schermen

36° schieten: de volgende disciplines met uitzondering van alle disciplines waarbij op menselijke

silhouetten of op personen wordt geschoten, en schietdisciplines van traditioneel Vlaamse

oorsprong

a) olympische disciplines;

BIJLAGE 2: SPORTTAKKENLIJST SPORT VLAANDEREN

Sporttakkenlijst Sport Vlaanderen Pagina 2 van 2

b) disciplines precisieschieten van geweer, pistool, revolver, kleischieten en historische wapens

37° skiën

38° speleologie

39° squash

40° taekwondo (olympisch)

41° tafeltennis

42° tennis

43° triatlon - duatlon

44° voetbal

45° volleybal

46° wandelen

47° waterskiën

48° wielrennen

49° worstelen

50° wushu

51° zeilen

52° zwemmen

53° G-sport: boccia, torbal, goalbal en de sporttakken, vermeld in punt 1° tot en met 52°.

Bron – Decreet van 10 juni 2016 houdende de erkenning en subsidiëring van de

georganiseerde sportsector.

BIJLAGE 3: BLANCO SPORTCLUBFICHE

Sportclubfiche S-Sport // Recreas vzw – DEEL 1: Algemene clubgegevens

Update door de sportclub

Op datum:

In SCT door provinciaal secretariaat

Op datum:

Op website door nationaal secretariaat

Op datum:

1. Detail sportclub

Identificatie

Benaming

Afkorting (indien bestaande)

Rechtsvorm

Ondernemingsnummer (indien vzw)

Informatie

Website

Eigen folder

Datum oprichting sportclub

Datum aansluiting bij S-Sport // Recreas vzw

Bedrag lidgeld sportclub

2. Contactgegevens sportclub

Adres

Gemeente waartoe de sportclub behoort

Contactgegevens

Club telefoon/gsm

Club e-mail

Contactpersoon 1

Functie in de sportclub

Naam en voornaam

Rijksregisternummer

Adres

Telefoon/gsm

E-mail

Contactpersoon 2

Functie in de sportclub

Naam en voornaam

Rijksregisternummer

Adres

Telefoon/gsm

E-mail


3. Bankrekening van de sportclub

Bank Rekeningnummer

Volmachthouder 1 Rijksregisternr

Volmachthouder 2 Rijksregisternr

Volmachthouder 3

(optioneel) Rijksregisternr

4. Is de sportclub ook lid van … (ja/nee)

1 Gemeentelijke sportraad?

2 Een andere sportfederatie? Welke?:

5. Sporten die worden aangeboden in de sportclub

Nr Wat

Sporttak

Wanneer

Dag en uren

Frequentie

Wekelijks,

tweewekelijks, …

Waar

Naam sportinfrastructuur én adres

sportinfrastructuur

1

2

3 ,

4 ,

5 ,

6 ,

6. De sportclub heeft een sportaanbod of staat open voor:

Doelgroep Ja/nee Leeftijdsgroep

Sporters met een verstandelijke handicap Van tot jaar

Sporters met een motorische handicap

Sporters met een visuele handicap

Sporters met een auditieve handicap

Sporters met én zonder handicap

(inclusief)

Sporters zonder handicap

Sportieve senioren

Andere doelgroepen Welke?


Sportclubfiche S-Sport // Recreas vzw – DEEL 2: Bestuurlijk kader

1. Bestuurlijke omkadering van de sportclub

Ter info: minstens 3 bestuursleden betalen S-Sport // Recreas aansluitingsgeld: 7 euro

Bestuurder 1

Functie Naam, voornaam

Rijksregisternumme

r Geslacht Nationaliteit

Adres

Telefoon of GSM E-mailadres

Bestuurder 2


Rijksregisternummer Geslacht Nationaliteit

Adres


Bestuurder 3



Adres


Bestuurder 4



Adres


Bestuurder 5



Adres


Bestuurder 6



Adres ,



Bestuurder 7


Rijksregisternummer Geslacht Nationaliteit B

Adres ,


Bestuurder 8



Adres ,


Bestuurder 9



Adres ,


Bestuurder 10



Adres ,


Bestuurder 11



Adres ,


Bestuurder 12



Adres ,



Sportclubfiche S-Sport // Recreas vzw – DEEL 3: Sporttechnisch kader

1. Sporttechnische omkadering van de sportclub

Ter info: een lesgever is iemand die de “les” geeft of die de sportactiviteit begeleidt.

Begeleiders van de sporter zelf zijn géén lesgevers, maar zijn begeleiders.

Lesgever 1 Sporttechnisch diploma (aankruisen)

Naam, voornaam Cat 0 Geen

Rijksregisternummer Cat 1

Initiator Student geslaagd voor 2de jaar Bachelor LO Kandidaat Kiné of LO

Geslacht Nationaliteit Cat 2 Trainer B Bachelor Kiné of LO

Adres Cat 3

Trainer A Bachelor Kiné of LO + trainer B Master Kiné of LO

Telefoon of GSM Cat 4 Bachelor Kiné of LO + trainer A Master Kiné of LO + trainer B

E-mailadres Cat 5 Master Kiné of LO + trainer A






Adres Cat 3









Adres Cat 3










Adres Cat 3









Adres , Cat 3









Adres , Cat 3




BIJLAGE 4: VOORDELEN AANSLUITEN SPORTCLUBS

Pagina 1 van 2

Voordelen aansluiting sportclubs

1. Sporten zonder grenzen met een kwaliteitsvolle verzekering

Verzekering BA

Verzekering lichamelijke ongevallen

Dekking voor verplaatsing van en naar de club

Dekking in binnen- en buitenland

Een overzicht van de verzekerde bedragen vind je onderaan deze pagina.

2. Sporttechnische ondersteuning voor jouw club, je trainers en je leden

Geniet van een volledige terugbetaling aan je club van een VTS-cursus

Geniet van een volledige terugbetaling van bepaalde opleidingen zoals Dag van de trainer

Krijg korting bij deelname aan eigen activiteiten en bijscholingen

Ontvang 50% korting bij ééndaagse activiteiten van S-Sport // Recreas

Neem deel aan een uitgebreid aanbod van sportkampen en meerdaagse activiteiten

Ontvang hapklare pakketten om nieuwe doelgroepspecifieke sporttakken / activiteiten in de

sportclub te introduceren: krolf, boccia, stap je sterk

Geniet van een eenvoudige webshop met een aanbod aan sportkleding & sportmateriaal

Krijg hulp bij het beleid van je club rond verschillende thema’s waaronder seksueel

grensoverschrijdend gedrag

Geniet van een uitgebreid netwerk aan partnerorganisaties bv. Sport Vlaanderen, Dynamo, ..

3. Een vlotte en snelle administratie met enkele incentives voor jouw club

Schrijf jouw leden en club makkelijk in via de clubfiche

Sluit je club helemaal gratis aan

Maak van jouw club een modelclub en wordt beloond met een incentive

Ontvang een financiële return voor het uitbouwen van een jeugdsportwerking

Jouw club is nu een erkende sportclub

o Als erkende sportclub ontvang je een terugbetaling van je lidgeld van jouw mutualiteit

o Als erkende sportclub kan je subsidies aanvragen bij jouw gemeente

BIJLAGE 4: VOORDELEN AANSLUITEN SPORTCLUBS

Pagina 2 van 2

Ontvang een professionele clubmap die alle informatie bevat om van start te gaan

Vraag een clubbezoek door een lokale sportclubondersteuner op elk moment

4. Hulp bij de promotie en aangroei van jouw club

Uitgebreid netwerk aan provinciale clubondersteuners die je helpen bij het

o Probleemoplossend denken binnen je club

o Faciliteren van samenwerking met andere sportclubs

o Vragen en luisteren naar je bezorgdheden

o Opstarten van een nieuwe club

o Doorverwijzen naar de juiste instanties en kanalen

Hulp bij de promotie van je club door middel van

o Facebook promotie van jouw club

o Plaatsen van jouw club op onze website

o Een nieuwsbrief met de laatste activiteiten van S-Sport // Recreas voor jouw leden

o Een dagverzekering voor niet-leden. Hierdoor zijn al je bezoekers verzekerd tijdens

promotionele activiteiten.

BIJLAGE 5: LEDENLIJST SPORTCLUBS

NAAM RECHTSVORM

RIJKSREGISTERNUMMER NAAM VOORNAAM GEB. DAT. STRAAT NR POSTCODE GEMEENTE HOEDANIGHEID LID

CLUBLEDEN

DE CLUB

BIJLAGE 6: WERKWIJZE INNEN LIDMAATSCHAPSAFDRACHTEN

Pagina 1 van 3

Werkwijze voor het innen van de lidmaatschapsafdrachten van de multisportfederatie

A. Lidmaatschapshernieuwing via club

1. Vóór 01/10: Te hernieuwen leden worden door de provincies in de SCT correct

gezet zodat de ledenbijdragen kunnen worden opengezet en worden

opgevraagd. Op die manier kunnen ledenlijsten correct naar de clubs

worden verstuurd in functie van stap 2.

Te hernieuwen leden = alle leden waarvoor een opvraging zal gedaan

worden.

2. Vóór 1/12 A. Lijsten (o.b.v. report generator) met clubleden worden door de provinciale secretariaten, bij voorkeur digitaal, aan de clubbestuurders bezorgd.

B. Brieven (met vermelding van clubrekeningnummer van betrokken

club!) worden door de provinciale secretariaten verstuurd aan de leden

van clubs die niet zelf de lidgelden wensen op te vragen.

3. Vóór 1/03 Aangepaste leden lijsten worden door clubs, bij voorkeur digitaal, terug aan provincie bezorgd.

4. Deadline provincie Provincies verwerken aanpassingen in SCT o.b.v. de lijsten en starten

rappelprocedure waar nodig en wenselijk. Provincies schrijven hierbij

individuele leden van de club aan en vermelden clubrekeningnummer

van de betreffende club.

Club bezorgt de aangepaste lijst van leden die nog betaalden na

rappelprocedure aan het provinciaal secretariaat.

5. Uiterlijk 15/03: Op basis van nieuwe situatie SCT worden facturen voor clubs gemaakt.

De betaling gebeurt op rekeningnummer van S-Sport//Recreas vzw

Nationaal BE 72 8782 9140 0116 BIC: BNAG BE BB met gebruik van

mededeling: “jaartal + provincie ID + clubID”.

6. Vóór 01/04: Clubs betalen factuur.

7. Vóór 30/04: Bedrag wordt door Nationaal, volgens de afgesproken verdeelsleutel,

doorgestort naar betreffende provincie (o.b.v. de mededeling “jaartal

+ provincie ID + clubID”).

Dit is te beschouwen als werkingsmiddelen en wordt als dusdanig

geboekt.

8. Vóór 30/05: Provincie zet leden club op betaald voor jaar x of neemt contact op

met de club wanneer bedrag factuur niet overeenstemt met het

gestorte bedrag. Leden waarvoor geen bijdrage werd geïnd, maar wel

een betaling werd geregistreerd in het jaar x-1 worden op ontslag

gezet.


Pagina 2 van 3

B. Innen lidmaatschapsafdrachten NIEUWE leden via club

Om de lidmaatschapshernieuwing voor jaar x+1 (2019) tijdig te kunnen starten, zijn we genoodzaakt

om de verwerking van de nieuwe lidmaatschapsbijdragen van jaar x (2018) over een korte tijdsspanne

te laten lopen. Op die manier worden alle nog openstaande bijdragen en ontslagen van de nieuwe

leden van jaar x tijdig verwerkt

9. Vóór 01/09: Provincie factureert resterende openstaande bedragen aan club, nl. de

nieuwe lidmaatschappen van jaar x.

De betaling gebeurt op rekeningnummer van S-Sport//Recreas vzw

Nationaal BE 72 8782 9140 0116 BIC: BNAG BE BB met gebruik van de

mededeling “jaartal + provincie ID + clubID”.

10. Vóór 15/09: Clubs betalen factuur voor de nieuwe leden die aansluiten bij de club

in 2018.

11. Vóór 20/09: Bedrag wordt door Nationaal, volgens de afgesproken verdeelsleutel,

doorgestort naar betreffende provincie (o.b.v. de mededeling “jaartal

+ provincie ID + clubID”) die dit bedrag boeken als werkingsmiddelen.

12. Vóór 01/10: Provincie zet nieuwe leden club voor jaar x op betaald of neemt

contact op wanneer bedrag factuur niet overeenstemt met het gestorte

bedrag.

C. Innen lidmaatschapsafdrachten individuele leden

Lidmaatschapsbijdragen worden ook betaald door individuele leden, rechtstreeks aan de

multisportfederatie en zonder tussenkomst van een aangesloten club. Voorbeelden hiervan zijn:

deelnemers van lessenreeksen/initiaties, sportkampen/vakanties,…enz.

Om voor het provinciale secretariaat een tijdige en regelmatige controle van deze betalingen mogelijk

te maken, wordt voorgesteld om de individuele bijdragen te laten storten op een provinciaal

rekeningnummer van de MSF. Dit kan een rekeningnummer zijn dat specifiek gebruikt wordt voor de

transacties van lidmaatschapsbijdragen, maar is niet noodzakelijk.

Deze manier van innen wijkt af van de door Sport Vlaanderen opgelegde werkwijze waarbij we moeten

gebruik maken van één uniek rekeningnummer voor het innen van de lidmaatschapsafdrachten van onze

clubs.

Deze leden zijn sowieso niet subsidiabel.

Volgende werkwijze wordt gehanteerd:

Tijdens jaar x: Individuele leden storten bijdrage op provinciaal rekeningnummer van de MSF.

Provincie registreert de individuele leden in de provinciale omnisportclub

(waarbij we het principe blijven hanteren van 1 omnisportclub/provincie).

Provincies zetten de tariefcode van de individuele leden van jaar x op betalend

(tariefcode ‘betalend lid MSF’).


Pagina 3 van 3

Vóór 20/09: Provincies storten het ontvangen bedrag van individuele lidmaatschappen op

het rekeningnummer van S-Sport//Recreas vzw Nationaal BE 72 8782 9140 0116

BIC: BNAG BE BB met gebruik van gestructureerde mededeling “jaartal +

provincie ID + clubID (van de provinciale omnisportclub)”.

Vóór 1/10: Bedrag wordt door Nationaal, volgens de afgesproken verdeelsleutel

doorgestort naar betreffende provincie die dit bedrag boekt als

werkingsmiddelen.

Clubondersteuningssysteem (COS) 2018 1

CLUBONDERSTEUNINGSSYSTEEM (COS) S-SPORT // RECREAS vzw 2018 Ondersteuning van de sportclubs aangesloten bij S-Sport // Recreas vzw op basis van kwaliteit- en kwantiteitsparameters

BASISVOORWAARDEN = (4 punten) 1. De club beschikt over

minimaal 3 vrijwillige bestuursleden. Dit zijn 3 verschillende personen

en minstens een voorzitter, schatbewaarder en secretaris, die de werking van de club dragen.

2. De club biedt wekelijks (voor G-sport

tweewekelijks), gedurende een aaneengesloten periode van 30 weken, een sporttak aan.

3. De ledenbijdragen worden op het

clubrekeningnummer gestort. De club stort de ledenbijdragen vervolgens door naar S-Sport // Recreas vzw en dit tegen uiterlijk 1/04/2018.

4.

De club houdt zich aan de deadlines die door S-Sport // Recreas vzw worden gesteld. Bijvoorbeeld:

Bezorgen van een up to date ledenlijst

Betaling van het lidmaatschap van de clubleden tegen uiterlijk 1/04/2018.

TE BEHALEN STERREN (kwaliteit/kwantiteitsparameters) EENMAAL VOLDAAN AAN ALLE BASISVOORWAARDEN

(2 punten) (2 punten) (2 punten)

De club biedt wekelijks (voor G-sport tweewekelijks), gedurende een aaneengesloten periode van 30 weken, een ERKENDE SPORTTAK aan (zoals opgenomen in het sporttakkenbeleid van Sport Vlaanderen).

De club beschikt over minimum 25 AANGESLOTEN LEDEN (op 31/12/2018).

De club beschikt over een LESGEVER/CLUBTRAINER MET SPORTTECHNISCH DIPLOMA:

Master/Bachelor in de lichamelijke opvoeding EN/OF

VTS-kwalificatie, van de in de sportclub aangeboden sporttak, van volgend type: initiator, instructeur B, trainer B, trainer A.

OF

De club heeft in 2018 een nieuw opgeleide en geslaagde VTS-gekwalificeerde (minstens initiator) lesgever/clubtrainer.


INLEIDING

S-Sport // Recreas vzw telt zo’n 350 aangesloten sportclubs die een heel heterogene waaier aan sporttakken aanbieden in hoofdzaak gericht naar de

doelgroepen actieve 50-plussers en personen met een handicap. Afhankelijk van de sporttak die wordt aangeboden, verschilt ook de aard van het

sportaanbod in deze clubs van zuiver recreatief naar recreatie met een competitief karakter.

De verschillende kwaliteit- en kwantiteitsparameters met daaraan gekoppeld sterrenlabel staat ons toe afhankelijk van het type club te differentiëren

in de wijze van ondersteuning en begeleiding. Clubs die nog niet voldoen aan de gestelde basisvoorwaarden (1-ster) worden gestimuleerd en

ondersteund, door onze lokale sportclubondersteuners, om er wel aan te beantwoorden. Clubs die wel voldoen aan de basisvoorwaarden worden

begeleid om door te groeien tot een club met 4-sterrenlabel (= behalen basisvoorwaarden + 3 bijkomende kwaliteit/kwantiteitsparameters).

Aan elk ster zijn punten gekoppeld. Afhankelijk van het aantal behaalde punten verdient de club een gewicht binnen het door S-Sport // Recreas vzw

ter beschikking gesteld budget.

Voldoet een club aan de basisvoorwaarden, dat staat dit gelijk aan 4 punten of 1-ster. Voor elke volgende kwaliteit/kwantiteitsparameter waar de club

aan voldoet, kan telkens 2 punten worden behaald. De club behaalt zo een 2-, 3- of 4-sterrenlabel. Club die voldoen aan alle gestelde voorwaarden

binnen dit reglement, worden aanzien als modelclubs van onze sportfederatie en voorzien van een 4-sterrenlabel.


WERKWIJZE

- De club dient minimaal 1-ster te behalen en dus te voldoen aan de basisvoorwaarden om aanspraak te maken op een gewicht binnen het door

S-Sport // Recreas vzw ter beschikking gestelde budget. De club die erin slaagt om een 4-sterrenlabel te behalen, wordt aanzien als modelclub

van de multisportfederatie S-Sport // Recreas vzw.

- De communicatie van het clubondersteuningssysteem 2018 naar de aangesloten clubs gebeurt via mail. Alle informatie is tevens terug te vinden op

www.s-sportrecreas.be onder het luik CLUBINFO/ONDERSTEUNING.

- De aangesloten club hoeft NIET in te tekenen. Elke club wordt door S-Sport // Recreas vzw beoordeeld aan de hand van de gegevens die staan

vermeld in ons eigen clubtool.

- De aangesloten club hoeft geen verantwoordingsstukken in te dienen bij S-Sport // Recreas vzw. Het is wel ten sterkste aangewezen om de

provinciale sportclubondersteuner te voorzien van alle noodzakelijke gegevens zodoende een correcte beoordeling van de

kwaliteit/kwantiteitsparameters mogelijk is.

- S-Sport // Recreas vzw gaat bij controle van de kwaliteit/kwantiteitsparameters uit van de gegevens die opgenomen zijn binnen het interne

clubtool. Hierin niet opgenomen gegevens kunnen niet in rekening worden gebracht voor het toekennen van de incentives gekoppeld aan de

verschillende kwaliteit/kwantiteitsparameters.

- De aangesloten club kan rekenen op de begeleiding van de lokale sportclubondersteuner van S-Sport // Recreas vzw voor de realisatie van de

kwaliteit/kwantiteitsparameters.

- Voor 1 februari 2019 realiseert S-Sport // Recreas vzw een eindmeting. Hierbij zullen de bij onze sportfederatie aangesloten clubs beoordeeld

worden op basis van het aantal behaalde kwaliteit/kwantiteitsparameters tegen uiterlijk 31/12/2018. De hieraan gekoppelde incentives worden

voor 1 februari 2019 verdeeld aan de aangesloten sportclubs.

http://www.s-sportrecreas.be/

REGLEMENT JEUGDSPORTPROJECT 2018

Inhoudsopgave

Inleiding ............................................................................................................................................... 3

Doelstelling ......................................................................................................................................... 3

Hoe deelnemen ................................................................................................................................. 3

Timing .................................................................................................................................................... 4

ARTIKEL 1: AANTAL JEUGDLEDEN.................................................................................. 5

ARTIKEL 2: SPORTAANBOD .................................................................................................. 6

ARTIKEL 3: SPORTTECHNISCH KADER ........................................................................ 7

ARTIKEL 4: FINANCIËLE DREMPELS WEGWERKEN .............................................. 8

ARTIKEL 5: GEZOND EN ETHISCH SPORTEN ............................................................. 9

ARTIKEL 6: PROMOTIE .................................................................................................... 10-12

Bestedingsmogelijkheden .............................................................................................................. 13

Puntenverdeling ............................................................................................................................... 14

Simulatie berekening subsidies .................................................................................................... 15

Sporttakkenlijst ............................................................................................................................... 16

3

INLEIDING

S-Sport // Recreas vzw wenst via haar jeugdsportfonds de aangesloten sportclubs, die initiatieven

opstarten of uitbouwen om hun jeugdsportwerking kwalitatief en kwantitatief te verbeteren,

financieel te ondersteunen. Het jeugdsportfonds bestaat uit subsidies van de Vlaamse Overheid

(Sport Vlaanderen), waarbij S-Sport // Recreas vzw uit eigen middelen een basisbedrag inbrengt

(25% van het gesubsidieerde bedrag). Aangesloten sportclubs kunnen jaarlijks aanspraak maken op

de financiële middelen binnen het jeugdsportfonds wanneer zij voldoen aan de in het reglement

opgenomen voorwaarden.

De grootte van de toelage per sportclub is nog niet gekend en hangt af van de inbreng van de

Vlaamse Overheid, het aantal ingediende dossiers en de kwaliteit van de dossiers. Dit reglement

regelt de verdeling van de middelen binnen het jeugdsportfonds voor het kalenderjaar 2018.

Doelstelling

S-Sport // Recreas vzw wil met het jeugdsportfonds haar aangesloten sportclubs stimuleren om een

kwalitatieve jeugdsportwerking uit te bouwen en zodoende de sportparticipatie van de jeugd

verhogen.

De subsidies van het jeugdsportfonds zijn bestemd voor de jeugdsportwerking voor alle bij onze

sportfederatie aangesloten jongeren t.e.m. 18 jaar (zie: ‘Definitie jeugdlid’ pagina 3, ARTIKEL 1

punt 1).

Hoe deelnemen

Deelnemen kan uitsluitend door het online inschrijvingsformulier in te vullen en dit vóór 1 april

2018. Het inschrijvingsformulier is terug te vinden op de website van S-Sport // Recreas vzw via

volgende link: https://www.s-sportrecreas.be/clubinfo/ondersteuning

Bij inschrijving dient de sportclub te voldoen aan volgende deelnamevoorwaarden:

- De sportclub en haar leden zijn op 1 april aangesloten bij S-Sport // Recreas vzw.

De sportclub dient vóór 1 april de ledenlijst aan S-Sport // Recreas vzw bezorgd te hebben, en

de lidmaatschapsafdracht van € 7/lid dient voor het jaar 2018 via het rekeningnummer van de

sportclub gestort te zijn op het rekeningnummer van de sportfederatie.

- De sportclub heeft de Panathlonverklaring vóór 1 april ondertekend.

De Panathlonverklaring is een verbintenis die je als sportclub aangaat om d.m.v. heldere

gedragsregels positieve waarden na te streven in de jeugdsport. De Panathlonverklaring kan je

ondertekenen op de website: http://www.ethischsporten.be/panathlonverklaring.

- De sportclub biedt wekelijks (voor G-sport tweewekelijks), gedurende een aaneengesloten

periode van 30 weken, een ERKENDE SPORTTAK aan (zie: ‘Sporttakkenlijst’ pagina 14).

- De sportclub gaat akkoord om het logo van Sport Vlaanderen en S-Sport // Recreas vzw te

vermelden op alle communicatiekanalen ter promotie van het jeugdsportaanbod.

- De sportclub verklaart zich akkoord met het reglement.

LET OP:

- Een inschrijving is pas ontvankelijk als aan alle deelnamevoorwaarden is voldaan.

- Door inschrijving ga ik ermee akkoord de jeugdsportwerking binnen mijn sportclub in 2018

waarheidsgetrouw aan S-Sport // Recreas vzw weer te geven.

https://www.s-sportrecreas.be/clubinfo/ondersteuning

http://www.ethischsporten.be/panathlonverklaring

4

Timing

Vóór 1 april 2018

- Communicatie van het jeugdsportproject naar de

sportclubs die aangesloten zijn bij S-Sport // Recreas vzw.

- Mogelijkheid voor de aangesloten sportclubs om in te tekenen voor het jeugdsportproject (online: https://www.s-sportrecreas.be/clubinfo/ondersteuning!).

31 maart 2018, 23.59 uur

- Uiterste datum om als sportclub in te tekenen.

Vóór 15 april

- Sportclubs krijgen bericht of hun aanvraag is

weerhouden.

Vóór 31 december 2018, 23.59 uur

- Uiterste datum om het afrekeningsdossier in te dienen.

Vóór 31 januari 2019

- Uitbetaling aan sportclubs op basis van het ingediende

afrekeningsdossier.

Bij onduidelijkheid over een artikel opgenomen in dit reglement of bij specifieke vragen, kan je

steeds contact opnemen met S-Sport // Recreas vzw via [email protected] of 02/515 02 54.




5

ARTIKEL 1: AANTAL JEUGDLEDEN (max. 75 ptn)

De meting zal gebeuren door S-Sport // Recreas vzw!

De sportclub hoeft zelf geen aantallen door te geven.

1. Hoeveel jeugdleden zijn er bij de sportclub aangesloten?

Sportclubs die een bepaald aantal jeugdleden bereiken, worden extra gestimuleerd in hun

werking. Hieronder vind je de voorwaarden en te behalen punten.

Voorwaarden

- Het meetmoment van de aangesloten jeugdleden is 31/12/2018 (jeugdleden aangesloten voor

het kalenderjaar 2018);

- De jeugdleden zijn aangesloten bij S-Sport // Recreas vzw;

- Definitie jeugdlid: ‘Elke bij de sportclub aangesloten persoon die op 31/12/2018 jonger is dan

19 jaar.

LET OP:

- Heeft de sportclub minder dan 5 aangesloten jeugdleden, dan komt de sportclub niet in

aanmerking om punten te scoren bij ARTIKEL 1.

Aangesloten jeugdleden

Te behalen punten (max. 75 ptn)

1-50

1 pnt / lid

51-100

0,5 ptn / lid

6

ARTIKEL 2: SPORTAANBOD (max. 50 ptn)

1. De sportclub beschikt over een duurzaam en exclusief sportaanbod voor jeugd.

Voorwaarden

- De sportclub beschikt over een duurzaam en exclusief jeugdsportaanbod. We verstaan

hieronder de wekelijkse of tweewekelijkse (voor G-sport) trainingen en wedstrijden.

- Met het ontwikkelen van een exclusief sportaanbod voor jeugd (<19jaar) bedoelen we ook dat

men:

- Rekening houdt met de aanpassingen die voor deze doelgroep nodig zijn;

- In de eerste plaats actief promotie maakt bij deze doelgroep.

NOOT:

- Het is niet de bedoeling dat een sportclub alle + 19-jarigen uitsluit, teneinde exclusief bezig te

willen zijn.

STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 2 punt 1:

- Een jaarkalender van het duurzame, exclusief jeugdsportaanbod toevoegen aan het

afrekeningsdossier.


30 ptn voor een duurzaam en exclusief

jeugdsportaanbod

2. Organisatie van sportactiviteiten buiten het regelmatige sportprogramma

De sportclub organiseert naast de wekelijkse of tweewekelijkse (voor G-sport) trainingen en

wedstrijden ook nog (een) andere één- en/of meerdaagse sportactiviteit(en).

Voorwaarden

- De sportclub organiseert, buiten de duurzame jeugdsportwerking, (een) extra één- en/of

meerdaagse sportactiviteit(en). We verstaan hieronder vb. de organisatie van een tornooi, het

inrichten van een sportweekend voor de jeugdleden,…

- De sportactiviteit(en) is (zijn) bedoeld voor jeugd (< 19 jaar) en sluit(en) aan bij het

sportaanbod van de sportclub.

- Een meerdaagse sportactiviteit(en) omvat(ten) minstens één overnachting.


- Een affiche, brief, flyer, publicatie... van de één- en/of meerdaagse activiteit(en)

toevoegen aan het afrekeningsdossier.


10 ptn / één- en/of meerdaagse sportactiviteit

7

ARTIKEL 3: SPORTTECHNISCH KADER (max. 60 ptn)

1. De sportclub krijgt punten toegekend in verhouding tot de opleidingsgraad van haar

lesgevers (clubtrainers).

Voorwaarden

- De lesgever is bij S-Sport // Recreas vzw gekend als gediplomeerde lesgever in de aangeboden

sporttak van de sportclub. Een kopie van het diploma van de lesgever kan door S-Sport //

Recreas vzw worden opgevraagd indien de gegevens niet terug te vinden zijn in de VOTAS

databank.

Diploma lesgever


VTS Initiator / Bachelor LO

20 ptn / lesgever

VTS Instructeur B / Trainer B / Master LO

25 ptn / lesgever

VTS Trainer A

30 ptn / lesgever

NOOT:

- Steeds het hoogst behaalde diploma van de betrokken lesgever wordt in rekening gebracht.

- S-Sport // Recreas vzw voorziet binnen haar clubondersteuningssysteem de mogelijkheid tot

terugbetaling van het cursusgeld van nieuw opgeleide en geslaagde VTS-gekwalificeerde

lesgevers (voor meer informatie zie: https://www.s-sportrecreas.be/clubinfo/ondersteuning).


8

ARTIKEL 4: FINANCIËLE DREMPELS WEGWERKEN (max. 10 ptn)

1. De sportclub onderneemt acties om participatiedrempels weg te werken

S-Sport // Recreas vzw stimuleert de aangesloten sportclubs om participatiedrempels weg te

werken om zo de sportclub toegankelijker te maken voor (jeugd)leden en een iedereen-welkom

gevoel te creëren. Hiervoor verwijzen we naar de 6 thema’s die terug te vinden zijn op

www.laagdrempeligesportclub.be. Neem zeker een kijkje naar de tips vermeld op deze website.

Per hieronder beschreven actie, die je als sportclub aanbiedt om deze participatiedrempels weg te

werken, verdien je punten.

Deelnemen aan sport kost geld. Denk maar aan het lidmaatschap, een sportuitrusting, drankjes in

de kantine, vervoer …. Het is niet voor iedereen evident om dat zomaar te betalen. Als sportclub

kan je deze drempels aanpakken door in te zetten op onderstaande acties.

Mogelijke acties

- Gedifferentieerde tarieven hanteren (vb. goedkoper tarief voor jeugdleden);

- Het bekend maken van de mogelijkheid tot spreiding van een betaling (afbetalingsplan voor

betaling clublidgeld of betaling voor de deelname aan een sportkamp spreiden in de tijd…)

Meer informatie vind je op www.laagdrempeligesportclub.be/financien

STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 4:

Geef concreet aan welke actie(s) je ondernomen hebt om hieraan te voldoen en voeg de

nodige stavingsstukken toe aan het afrekeningsdossier.


5 ptn / actie

http://www.laagdrempeligesportclub.be/

http://www.laagdrempeligesportclub.be/financien

9

ARTIKEL 5: GEZOND EN ETHISCH SPORTEN (max. 20 ptn)

Sportclubs die initiatieven nemen om de aandacht te vestigen op GEZOND en/of ETHISCH sporten

binnen hun jeugdwerking, kunnen punten verdienen bij dit ARTIKEL.

1. GEZOND sporten

Voor meer informatie en een betere duiding van het begrip ‘Gezond sporten’, raadpleeg de website

www.gezondsporten.be.

Voorbeelden

- Regelmatig een onderwerp over gezond sporten (vb. letselpreventie, gezonde voeding, alcohol-

en drugsmisbruik…) publiceren via het clubblad, website, affiche…;

- Informatiemoment rond een gezondheid gerelateerd thema;

- Integreren van gezondheidsaspecten binnen de clubtrainingen (vb. stretchen, drinkpauze

inlassen, cooling down…);

- Jeugdspelers sensibiliseren rond het thema gezond sporten door verwijzingen te maken naar

relevante websites als www.iksportslim.be, www.gezondsporten.be.


- Een affiche, brief, flyer, procedure, publicatie... van het (de) genomen initiatief(ven)

rond GEZOND sporten toevoegen aan het afrekeningsdossier.

2. ETHISCH sporten

Voor meer informatie en een betere duiding van het begrip ‘Ethisch sporten’, raadpleeg de website

www.ethischsporten.be.

Voorbeelden

- De sportclub ontwikkelt een gedragscode voor spelers, lesgevers, bestuurders en supporters en

communiceert deze via diverse kanalen (vb. website, clubblad, affiche, flyer, bij

inschrijving…);

- De sportclub beschikt over een tuchtprocedure die wordt gebruikt wanneer spelers ongepast

gedrag stellen;

- De sportclub neemt preventieve maatregelen rond lichamelijk en seksueel grensoverschrijdend

gedrag in de sport, zie ook www.sportmetgrenzen.be.


Een affiche, brief, flyer, procedure, publicatie... van het (de) genomen initiatief(ven)

rond ETHISCH sporten toevoegen aan het afrekeningsdossier.

Actie


GEZOND sporten

10 ptn

ETHISCH sporten

10 ptn

http://www.gezondsporten.be/

http://www.iksportslim.be/

http://www.gezondsporten.be/

http://www.ethischsporten.be/

http://www.sportmetgrenzen.be/

10

ARTIKEL 6: PROMOTIE (max. 50 ptn)

Sportclubs die initiatieven nemen om hun jeugdsportaanbod te promoten, kunnen punten verdienen

bij dit ARTIKEL.

1. Communicatiekanalen

- Website

De sportclub beschikt over een website waarop volgende zaken worden vermeld:

- Aanbod voor bij S-Sport // Recreas vzw aangesloten jeugdleden;

- Logo van Sport Vlaanderen wordt op de website opgenomen;

- Logo van S-Sport // Recreas vzw wordt op de website opgenomen.

- Onthaalbrochure

De sportclub beschikt over een onthaalbrochure om nieuwe jeugdleden en hun ouders wegwijs

te maken binnen de clubwerking (www.laagdrempeligesportclub.be.1-onthaalbrochure).

- Affiche/Flyer

De sportclub beschikt over een affiche/flyer ter promotie van het duurzaam jeugdsportaanbod.

- Social Media

De sportclub beschikt over een Facebookpagina waar de jeugdsportwerking wordt gepromoot.

LET OP:

- Bovengenoemde communicatiekanalen hebben uitsluitend betrekking op het duurzame

jeugdsportaanbod van de sportclub.

- Andere communicatiekanalen (zoals blog, twitter…) komen niet in aanmerking.


Een link, affiche/flyer of onthaalbrochure m.b.t. het duurzame jeugdsportaanbod



5 ptn / communicatiekanaal

http://www.laagdrempeligesportclub.be.1-onthaalbrochure/

11

2. Toegankelijkheid en toeleiding

Breng je sportclub naar buiten en vergroot de toegankelijkheid door jouw communicatie te

koppelen aan een toeleidingsinitiatief. Als sportclub kan je daarenboven specifieke initiatieven

organiseren voor personen die extra drempels ervaren. Jouw sportclub kan binnen dit thema punten

verdienen voor onderstaande acties.

Mogelijke acties

- Initiatiemoment voor jeugd

Voorwaarden

- Het initiatiemoment is toegankelijk voor het brede jeugdpubliek;

- Tijdens het initiatiemoment staat(n) de sporttak(ken) die je sportclub aanbiedt centraal en

wordt(en) ze op een actieve manier beoefend;

- Het initiatiemoment beoogt onder meer een instroom van nieuwe leden en heeft hiertoe een

lage instapdrempel;

- Een duidelijke aankondiging (via affiche, brief, flyer, website, Facebook, …) maken van het

initiatiemoment met vermelding van volgende gegevens:

Datum, plaats en uur van de initiatie;

Omschrijving van de activiteit;

Doelgroep = jeugd.


Een affiche, brief, flyer... en deelnemerslijst van het initiatiemoment voor jeugd


- Initiatiemoment voor jeugd met een handicap

Voorwaarden







Doelgroep = jeugd met een handicap.


Een affiche, brief, flyer... en deelnemerslijst van het initiatiemoment voor jeugd met

een handicap toevoegen aan het afrekeningsdossier.

12

- Initiatiemoment voor jeugd van vreemde origine en/of personen in armoede in

samenwerking met een sociale partner

Voorwaarden

- Het initiatiemoment wordt georganiseerd in samenwerking met een sociale partner (De8,

Demos, Buurtsport…);







Doelgroep = allochtonen en/of mensen in armoede.


Een affiche, brief, flyer... en deelnemerslijst van het initiatiemoment voor allochtonen

en/of personen in armoede toevoegen aan het afrekeningsdossier.

Actie

Te behalen punten(max. 30 ptn)

Initiatiemoment voor jeugd

10 ptn

Staat dit initiatiemoment voor jeugd ook open voor jeugd met een handicap

+10 ptn

Staat dit initiatiemoment ook open voor jeugd van vreemde origine en/of personen in armoede LET OP: het initiatiemoment moet georganiseerd worden i.s.m. een sociale partner

+10 ptn

13

BESTEDINGSMOGELIJKHEDEN

Het bedrag dat aan de sportclub wordt toegekend (1), is een subsidie gerelateerd aan de punten

behaald door de sportclub voor de ondernomen acties m.b.t. het jeugdsportproject, tijdens het

kalenderjaar 2018. Enkel activiteiten die in het betreffende kalenderjaar 2018 plaatvinden, komen

in aanmerking. Het is daarom belangrijk dat je de uitgaven (facturen, bankafschriften... op naam

van de sportclub) met betrekking tot de jeugdwerking van het ganse jaar, zorgvuldig bijhoudt. S-

Sport // Recreas vzw zal uitsluitend een bedrag op de clubrekening storten voor zover hier tijdig

(voor 31 december 2018 / zie ook ‘Timing’ pagina 2) de nodige facturen/bankafschriften gebundeld

werden afgeleverd (géén bewijsstukken = géén terugbetaling).

Hieronder vind je een overzicht van de bestedingsmogelijkheden (steeds gekaderd binnen de

jeugdwerking van de sportclub!) waarvoor je sportclub de behaalde subsidies kan gebruiken:

- Inschrijvingsgeld voor een erkende bijscholing/opleiding (S-Sport // Recreas vzw – Vlaamse

Trainersschool (VTS) – Dynamo Project – sportdiensten - …);

- Aankoop of huur sportaccommodatie;

- Aankoop of huur sportmateriaal (dat de kwaliteit van de jeugdwerking verbetert!);

- Aankoop of huur promotiemateriaal (steeds i.f.v. de jeugdwerking): T-shirt, drukwerken,

promotieartikelen, flyers, brochures, website);

- Loonkost van een gediplomeerde clublesgever aantoonbaar via een loonstaat (niet via

vrijwilligersvergoeding!);

- Verplaatsingskosten (2) van een gediplomeerde clublesgever of jeugdsportcoördinator naar

jeugdactiviteiten, jeugdwedstrijden, cursussen en bijscholingen die relevant zijn voor de

beoefende sporttak(ken) en georganiseerd worden door een erkende instantie.

1 Het bedrag kan enkel toegekend worden wanneer de betreffende sportclub nog aangesloten

is bij S-Sport // Recreas vzw op 31 januari van het jaar dat volgt op de deelname aan het

jeugdsportproject.

2 Enkel de verplaatsingskosten die opgenomen zijn in het daarvoor voorziene sjabloon komen

hiervoor in aanmerking.

14

PUNTENVERDELING

ARTIKELS PUNTEN

ARTIKEL 1: AANTAL JEUGDLEDEN

Aangesloten jeugdleden Te behalen punten

1-50 1 pnt / lid

51-100 0,5 ptn / lid

Max. 75 ptn

ARTIKEL 2: AANBOD

1. Exclusief, duurzaam jeugdsportaanbod

30 ptn

2. Act. buiten regelmatige sportprogramma (max. 20 ptn) 10 ptn / activiteit

Max. 50 ptn

ARTIKEL 3: SPORTTECHNISCH KADER

Diploma lesgever Te behalen punten VTS Initiator / Bachelor LO 20 ptn / lesgever

VTS Instructeur B / Trainer B / 25 ptn / lesgever

Master LO

VTS Trainer A 30 ptn / lesgever

Max. 60 ptn

ARTIKEL 4: FINANCIÊLE DREMPELS WEGWERKEN

5 ptn / actie

Max. 10 ptn

ARTIKEL 5: GEZOND en ETHISCH sporten

GEZOND sporten 10 ptn ETHISCH sporten 10 ptn

Max. 20 ptn

ARTIKEL 5: PROMOTIE

1. Communicatiekanalen (max. 20 ptn) 5 ptn / communicatiekanaal

2. Initiatiemoment voor (max. 30 ptn) Jeugd (10 ptn) Jeugd met handicap (+ 10 ptn) Jeugd van vreemde origine / pers. in armoede (+ 10 ptn)

Max. 50 ptn

15

SIMULATIE BEREKENING SUBSIDIES

Als voorbeeld:

10 clubs nemen deel aan het jeugdsportproject van S-Sport // Recreas vzw en behalen samen 2100

punten. Het totaal te verdelen subsidiebedrag bedraagt 4.750 euro. In onderstaande tabel is te zien

hoeveel subsidies elke sportclub ontvangt.

CLUB # PUNTEN SUBSIDIEBEDRAG

Club 1 175 396 euro

Club 2 65 147 euro

Club 3 115 260 euro

Club 4 235 532 euro

Club 5 180 407 euro

Club 6 295 667 euro

Club 7 55 124 euro

Club 8 405 916 euro

Club 9 260 588 euro

Club 10 315 713 euro

TOTAAL 2100 4.750 euro

FORMULE

# behaalde punten club X totaal te verdelen subsidiebedrag

Totaal aantal behaalde punten door alle clubs

16

Sporttakkenlijst 1° aikido

2° atletiek

3° badminton

4° baseball - softbal

5° basketbal

6° boksen: Engels boksen (olympisch)

7° boogschieten

8° dansen

9° duiken

10° fitness

11° gewichtheffen - powerliften

12° golf

13° gymnastiek

14° handbal

15° hockey

16° ijshockey

17° ijsschaatsen

18° ju-jitsu

19° judo

20° kaatsen

21° kano - kajak

22° karate (non-contact)

23° kendo

24° klimmen

25° korfbal

26° krachtbal

27° motorrijden

28° oriëntatielopen

29° paardrijden

30° parachutisme

31° reddend zwemmen

32° roeien

33° rolschaatsen

34° rugby

35° schermen

36° schieten: de volgende disciplines met uitzondering van alle disciplines waarbij op menselijke silhouetten

of op personen wordt geschoten, en schietdisciplines van traditioneel Vlaamse oorsprong

a) olympische disciplines;

b) disciplines precisieschieten van geweer, pistool, revolver, kleischieten en historische wapens

37° skiën

38° speleologie

39° squash

40° taekwondo (olympisch)

41° tafeltennis

42° tennis

43° triatlon - duatlon

44° voetbal

45° volleybal

46° wandelen

47° waterskiën

48° wielrennen

49° worstelen

50° wushu

51° zeilen

52° zwemmen

53° G-sport: boccia, torbal, goalbal en de sporttakken, vermeld in punt 1° tot en met 52°.

Privacyverklaring

2

Privacyverklaring S-Sport // Recreas 18 juni 2018

Inhoudstafel

1. Jouw recht op privacy ................................................................................................................. 3

2. Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens ................................................ 3

3. Van wie worden persoonsgegevens verwerkt? .......................................................................... 4

4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt? ............................................................................. 4

5. Waarom worden de persoonsgegevens verwerkt? .................................................................... 5

A. Wettelijke verplichtingen ........................................................................................................ 5

B. Contractuele verplichtingen ................................................................................................... 5

C. Gerechtvaardigd belang .......................................................................................................... 6

D. Toestemming .......................................................................................................................... 7

E. Ondersteunende activiteiten van de vzw ............................................................................... 7

6. Verstrekking aan derden ............................................................................................................. 8

7. Verstrekking buiten de EU .......................................................................................................... 9

8. Bewaring ..................................................................................................................................... 9

9. Beveiliging ................................................................................................................................. 10

10. Intern toezicht op de verwerking .............................................................................................. 10

11. Je rechten als betrokkene ......................................................................................................... 11

A. Recht op toegang en informatie ........................................................................................... 11

B. Recht op correctie ................................................................................................................. 12

C. Recht op verwijdering ........................................................................................................... 12

D. Recht op verzet ..................................................................................................................... 12

E. Intrekken van toestemming .................................................................................................. 13

F. Recht op overdraagbaarheid van gegevens .......................................................................... 13

12. Klachten .................................................................................................................................... 14

13. Wijziging privacyverklaring ....................................................................................................... 14

3


1. Jouw recht op privacy

S-Sport // Recreas vzw, met zetel te Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel,

ondernemingsnummer 0451 743 450; [email protected].

S-Sport // Recreas vzw verwerkt een aantal persoonsgegevens in het kader van

de uitoefening van haar activiteiten. Zij is zich hiervan bewust en hechten veel

belang aan het respect voor jouw privacy. De vzw houdt zich in alle gevallen

aan de toepasselijke weten regelgeving, waaronder de Algemene

Verordening Gegevensbescherming in het bijzonder.1

Deze privacyverklaring is bedoeld om je op een transparante en duidelijke

manier te informeren over hoe er binnen onze organisatie precies omgegaan

wordt met jouw persoonsgegevens. Zo wordt er onder meer verduidelijkt op

welke manier je persoonsgegevens verwerkt worden en over welke rechten je

omtrent de verwerking van je persoonsgegevens beschikt.

We raden je aan om deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

2. Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens

De vzw is de verantwoordelijke voor de verwerking van al je persoonsgegevens

en ziet toe op de vertrouwelijkheid en veiligheid van deze gegevens.

Je kan de adresgegevens, e-mailgegevens en ondernemingsgegevens van de vzw

terugvinden onder puntje 1 bovenaan.

Je kan ons contacteren via brief naar bovenstaande adres of e-mailadres.

3. Van wie worden persoonsgegevens verwerkt?

De persoonsgegevens die verwerkt worden zijn afkomstig van een aantal

verschillende categorieën van betrokkenen.

1 Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens; Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

4


• Leden: Dit zijn alle personen die aangesloten zijn bij of klant zijn van de

vzw.

• Medewerkers: zowel interne als externe , vrijwillige medewerkers …

• Zorgverleners: artsen, verpleegkundigen, ziekenhuizen …

• Leveranciers en dienstverstrekkers

• Derden: Dit zijn alle personen die niet onder één van bovenstaande

categorieën kunnen ingedeeld worden, maar die toch in contact komen

met een vzw en waar bijgevolg persoonsgegevens van kunnen verwerkt

worden (vb. sollicitanten).

4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

In functie van de diensten waarop je beroep doet kan de vzw een aantal

persoonsgegevens verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, adres, telefoonnummer,

rijksregisternummer …

• Gevoelige persoonsgegevens: Gezondheids- en medische gegevens,

genetische gegevens …

• Financiële en administratieve gegevens: loonsgegevens,

bankrekeningnummer …

• Beroepsgegevens

• Fysieke gegevens

• Psychische gegevens

• Afbeeldingen

• Karakteristieke gegevens: leeftijd, geslacht, burgerlijke staat …

• Afbeelding: foto’s, camerabeelden …

• Sociale gegevens: de gegevens die voortvloeien uit de kruispuntbank

sociale zekerheid zoals o.a. historiek werkloosheid,

derdebetalersattesten

• Digitale persoonsgegevens: e-mailadres, IP-adres …

• Andere gegevens: Dit zijn gegevens die tevens noodzakelijk zijn voor het

uitvoeren van onze activiteiten of opgelegd werden door de wet (vb.

gerechtelijke gegevens).

Alle persoonsgegevens die door ons verwerkt worden, werden ons ofwel door

één van onze partnerorganisaties of door jou zelf verstrekt. Dit kan zowel via

5


direct contact met onze diensten als via onze digitale kanalen, bijvoorbeeld het

invullen van het contactformulier, gebruik website (cookies) …

5. Waarom worden de persoonsgegevens verwerkt?

Je persoonsgegevens worden voor verschillende doeleinden verwerkt, welke

afhangen van de diensten waarop je beroep doet en/of je hoedanigheid (lid,

medewerker, zorgverstrekker, bezoeker …) waarin je met ons in contact komt.

A. Wettelijke verplichtingen

Wanneer je je aansluit bij S-Sport // Recreas vzw, zullen een aantal gegevens

noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze wettelijke verplichtingen. Dit zijn

o.a. alle gegevens die nodig zijn voor:

• Het voldoen aan facturatieverplichtingen, zoals adres- contactgegevens;

• Het voldoen aan subsidieverplichtingen, zoals naam en

rijksregisternummer;

• Het opmaken van fiscale attesten;

• Het toegang verlenen tot de KSZ of andere overheidsplatformen;

• …

B. Contractuele verplichtingen

Indien je lid wil worden van of beroep wil doen op S-Sport // Recreas vzw,

zullen een aantal van je gegevens nodig zijn om dit lidmaatschap af te sluiten

of om deze diensten efficiënt te laten verlopen.

Om deze overeenkomsten te kunnen sluiten, moet de vzw daarom onder

andere deze gegevens verwerken:

• Naam en contactgegevens van nieuwe leden;

• Contactgegevens voor deelnemers aan activiteiten;

• Medische gegevens in het kader van reizen voor hulp- en

zorgbehoevenden;

• Eetgewoontes of allergieën voor kinderopvang, reizen of activiteiten;

• Lidmaatschap van een van de socialistische ziekenfondsen, om

eventuele kortingen te voorzien;

6


• Financiële gegevens, zoals bankrekeningnummer, wanneer facturen

worden betaald of wanneer voor hulp bij inkopen wordt gekozen;

• Persoonlijke identificatiegegevens, zoals naam en geboortedatum, voor

inschrijvingen bij activiteiten zoals reizen, wedstrijden,

sportevenementen;

• Speciale voorzieningen in het kader van een beperking;

• Contactgegevens van contacten in geval van nood of familieleden;

• Gegevens over je loopbaan of opleiding wanneer je cursussen volgt;

• …

Niet al deze gegevens worden in elke overeenkomst opgevraagd. Deze

opsomming dient enkel om je een beeld te geven van wat kan opgevraagd

worden.

Als de vzw deze gegevens niet verwerkt, en deze gegevens zijn nodig voor het

uitvoeren van de overeenkomst, kan deze overeenkomst, hetzij lidmaatschap,

hetzij dienstverlening, niet worden afgesloten. Het blijft nog steeds jouw

beslissing om al dan niet je gegevens te verstrekken, maar de vzw kan niet

worden verplicht om met onvolledige gegevens aan jouw behoeften te

voldoen.

C. Gerechtvaardigd belang

De vzw heeft als rechtspersoon enkele belangen die zij moet behartigen, niet

alleen om de werking binnen de vzw vlot te laten verlopen, maar ook om jouw

dienstverlening of lidmaatschap zo aangenaam en vlot mogelijk te maken, om

in te spelen op jouw huidige en toekomstige behoeften en om te leren uit de

ervaringen die de vzw opdoet.

Onder het gerechtvaardigd belang hoort ook het versturen van nieuwsbrieven.

De vzw waarbij je lid bent of waar je dienst op doet, wil haar leden op de

hoogte houden van nieuws, ontwikkelingen en activiteiten van de vzw.

Vandaar dat jouw gegevens gebruikt kunnen worden voor het versturen van

nieuwsbrieven, weliswaar met een afweging tussen het belang van de vzw en

jouw belang om niet overspoeld te worden nieuwsbrieven.

7


Om beide bovenstaande redenen verwerkt de vzw onder andere:

• Jouw e-mailgegevens;

• Jouw adresgegevens, wanneer je aangeeft dat e-mail geen optie is.

D. Toestemming

Voor sommige gegevens en sommige verwerkingen zal S-Sport // Recreas vzw

jouw toestemming moeten vragen. Wij garanderen dat je jouw toestemming

vrij, expliciet en geïnformeerd zal kunnen geven. Je hebt steeds het recht om

jouw toestemming in te trekken, wat je kunt doen per post of per mail naar

onze functionaris voor gegevensbescherming via [email protected].

Momenteel vraagt S-Sport // Recreas vzw geen gegevens die niet wettelijk

verplicht zijn, die nodig zijn voor het sluiten van een overeenkomst of die in het

gerechtvaardigd belang zijn van S-Sport // Recreas vzw en waarbij jij weinig

nadeel ondervindt. Mocht dit veranderen, zal je steeds voldoende

geïnformeerd worden voor je een beslissing maakt.

E. Ondersteunende activiteiten van de vzw

De verwerking van je persoonsgegevens is ook mogelijk wanneer de vzw haar

ondersteunende activiteiten uitoefent. Dit zijn o.a.:

• Wanneer een audit plaatsvindt die een verbetering van de kwaliteit van

onze diensten beoogt;

• Voor het opvolgen van klachten of vragen;

• Voor het analyseren van klachten of vragen op jaarbasis;

• In het kader van studies om de leden, cliënten of klanten betere

diensten aan te bieden

• …

6. Verstrekking aan derden

Het is mogelijk dat je gegevens door de vzw worden doorgegeven aan derde

partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van één van de

hierboven beschreven doeleinden of wettelijk verplicht is. Dit kan onder

andere zijn aan:

8


Autoriteiten:

• Openbaar ministerie (parketten en arbeidsauditoraten) en rechtbanken

in geval van geschillen;

• De organen van de sociale zekerheid (RIZIV, FEDRIS, KSZ, …) voor de

uitoefening van hun wettelijke taken;

• De controledienst van belastingen in het kader van de uitoefening van

hun wettelijke taken voor wat betreft fiscale attesten;

• Overheidsplatformen in geval van subsidieaanvragen;

• …

Onze partnerorganisaties:

• De Socialistische Mutualiteiten (zowel het Nationaal Verbond als de

regionale federaties)

• De andere socio-culturele organisaties behorend of verbonden met de

Socialistische Mutualiteiten (JOETZ, VFG, VIVA-SVV …)

• …

Deze onderlinge uitwisseling wordt steeds geregeld door een

verwerkersovereenkomst, zodat je gegevens zo veilig mogelijk blijven.

Deze uitwisseling gebeurt enkel wanneer dit nodig is om de dienstverlening

efficiënt uit te oefenen, zoals wanneer S-Sport // Recreas vzw op

Thuisverpleging beroep moet doen om aan de zorgvraag te voldoen tijdens de

Mantelzorgvakantie, of wanneer S-Sport // Recreas vzw in de databank van het

NVSM checkt of het lid ook lid is van een socialistisch ziekenfonds in het kader

van kortingen.

Deze uitwisseling gebeurt principieel ook enkel indien jij ook lid bent van

andere organisaties. Je gegevens worden niet gedeeld met organisaties waar je

geen lid van bent.

Je kan ons steeds laten weten dat je deze deling met de partnerorganisaties

liever niet ziet gebeuren. S-Sport // Recreas vzw behoudt zich in dat geval wel

het recht voor om de dienstverlening of het lidmaatschap stop te zetten, als

het zonder gegevensdeling onmogelijk zou worden om aan je vraag te voldoen.

9


Externe partijen:

• Onze advocaten en gerechtsdeurwaarders in geval van geschillen

• De externe audits

• IT-dienstverleners

• …

We zijn ertoe gehouden om een verwerker te selecteren die de

privacywetgeving respecteert en de passende organisatorische en technische

maatregelen neemt die een correcte verwerking van persoonsgegevens

waarborgen. Deze verwerkers worden daarom gekozen op basis van een

voorafgaande vragenlijst en een verklaring op eer. Met elke verwerker wordt

een verwerkersovereenkomst afgesloten zoals wettelijk verplicht is.

7. Verstrekking buiten de EU

Je persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten de EU, maar enkel in

het geval dat:

• Indien je dit in het kader van een overeenkomst vraagt;

• Noodzakelijk is voor uw vitale belangen;

• Je hiervoor uitdrukkelijke toestemming hebt verleend.

8. Bewaring

Je gegevens worden niet eindeloos bewaard. Afhankelijk van welk type

gegevens en of er al dan niet wettelijk verplichte termijnen op staan, kunnen je

gegevens 2 à 20 jaar bewaard worden. Zo zullen onder andere:

• Je contactgegevens 1 jaar na het stopzetten van je lidmaatschap of na

het eind van de dienstverlening verwijderd worden bij onze dienst

marketing, zodat je geen marketing meer ontvangt;

• De facturen die naar jou zijn verzonden 7 jaar worden bewaard na

verzending, ingevolge wettelijk bepaalde bewaartermijnen;

• Je medische gegevens 20 jaar na het laatste contact bewaard worden,

zodat er opvolging kan gebeuren aan de hand van deze gegevens;

• - ...

10


9. Beveiliging

De vzw zorgt voor de waarborging van de vertrouwelijkheid van je

persoonsgegevens. Alle gepaste technische maatregelen worden getroffen om

voorvallen zoals aantasting, verlies, vernietiging, ontoegankelijkheid of

openbaarmaking te voorkomen.

Indien er toch een gegevenslek zou ontstaan, zullen wij onze

verantwoordelijkheid opnemen om dit zo snel mogelijk op te lossen en te

registreren. In geval van ernstige gegevenslekken zal de toezichthoudende

autoriteit op de hoogte gebracht worden, alsook de personen wiens gegevens

het voorval betreft indien dit lek een ernstig gevaar voor deze laatsten zou

kunnen uitmaken.

10. Intern toezicht op de verwerking

De vzw waakt er over dat bij de verwerking van je persoonsgegevens steeds de

vertrouwelijkheid en integriteit gewaarborgd wordt. Je gegevens zullen enkel

verwerkt worden door de daarvoor bevoegde medewerkers of dienstverleners

van de vzw en haar partnerorganisaties. Zij zijn allemaal gehouden tot

professionele vertrouwelijkheid of het beroepsgeheim.

De vzw doet beroep op een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld

bij vzw Sovervlag. Deze persoon houdt voor S-Sport // Recreas toezicht op alle

aspecten betreffende de persoonsgegevensverwerkingen, geeft advies inzake

de verwerkingen van persoonsgegevens en is het aanspreekpunt voor de

betrokkenen m.b.t. de uitoefening van hun rechten.

Contactgegevens functionaris voor gegevensbescherming:

adres: Sint-Jansstraat 32-38

1000 Brussel

Sovervlag vzw

t.a.v. functionaris voor gegevensbescherming e-mail:

[email protected]

11


11. Je rechten als betrokkene

Wanneer er persoonsgegevens van jou verwerkt worden, beschik je over een

aantal wettelijke rechten, dewelke hieronder opgesomd worden.

Om deze rechten te kunnen uitoefenen, dien je een elektronisch of schriftelijk

verzoek naar onze functionaris voor gegevensbescherming te sturen. Het is

mogelijk dat we je vragen een kopie van de voorkant van je identiteitskaart bij

te voegen zodat wij je identiteit kunnen controleren in geval van twijfel. Op die

manier wordt vermeden dat iemand anders jouw rechten uitoefent. Het

weigeren om deze informatie te verstrekken kan leiden tot een weigering van

je verzoek.

Na ontvangst zal je binnen de periode van één maand meegedeeld worden

welk gevolg we aan je verzoek zullen geven. Indien het gaat om een complex

verzoek, kan de termijn verlengd worden tot maximum 3 maanden. Je zal van

deze verlenging op de hoogte worden gebracht.

Jouw contactgegevens kunnen gebruikt worden om met jou in contact te

treden, hetzij om verduidelijking te vragen, hetzij om jou op de hoogte te

houden van het verloop van jouw verzoek

Indien er conflicten zouden optreden met de privacy van andere personen of

het doorgeven van de informatie door de wet verboden zou zijn, wordt dit

eveneens steeds binnen de periode van één maand een verklaring gegeven.

A. Recht op toegang en informatie

Je kan ons op elk moment verzoeken om toegang te krijgen tot de

persoonsgegevens die wij van jou bijhouden. Je hebt het recht om kennis te

krijgen en éénmalig een kosteloze kopie te krijgen van:

• Welke persoonsgegevens van je verwerkt worden;

• Waarvoor die verwerkt worden;

• Met welke categorieën van derden wij je persoonsgegevens delen;

• Wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens;

• Wat de bewaartermijn is van de gegevens;

• Hoe en welke persoonsgegevens automatisch verwerkt worden.

12


Wij zijn wettelijk verplicht om jou deze informatie te bezorgen in hetzelfde

formaat als dat van de vraag. Indien jij ons dus bijvoorbeeld via een schriftelijk

verzoek om deze informatie vraagt, is de vzw gehouden om deze informatie

schriftelijk te leveren.

B. Recht op correctie

Je hebt het recht om foutieve of onvolledige persoonsgegevens te laten

corrigeren of aanvullen. We zorgen er dan voor dat de informatie zo snel

mogelijk aangepast wordt.

C. Recht op verwijdering

Indien je persoonsgegevens irrelevant, verouderd of niet meer nuttig zijn voor

het doel van de verwerking, kan je ons verzoeken om deze persoonsgegevens

te verwijderen.

In bepaalde omstandigheden kan er echter geen gevolg worden gegeven aan je

verzoek tot verwijdering. Dit is wanneer je persoonsgegevens nog wel

rechtmatig verwerkt mogen of zelfs moeten worden volgens de AVG.

Zo kunnen je gegevens dus niet verwijderd worden wanneer de verwerking

gebeurt op basis van een wettelijke verplichting of met het oog op archivering

in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of

statistische doeleinden en een verwijdering deze doeleinden onmogelijk maakt

of ernstig in het gedrang brengt.

D. Recht op verzet

1. Algemeen

Wanneer de verwerking van je persoonsgegevens louter gebaseerd is op de

gerechtvaardigde belangen van de vzw en je hiermee niet akkoord bent,

beschikt je over het recht om je te verzetten tegen deze verwerking door een

schriftelijk bezwaar in te dienen.

Indien het gaat over dwingende gerechtvaardigde belangen is echter geen

verzet mogelijk.

13


2. Geautomatiseerde verwerkingen

Er zijn verwerkingen van je persoonsgegevens die volledig geautomatiseerd

gebeuren. Indien op basis hiervan geïndividualiseerde beslissingen genomen

worden of deze soortgelijke gevolgen met zich meebrengen, kan je je

hiertegen verzetten en de tussenkomst van een medewerker vragen.

Er zal niet ingegaan worden op je verzoek indien de geautomatiseerde

besluitvorming gebaseerd is op een wettelijke bepaling of je eigen

uitdrukkelijke toestemming.

E. Intrekken van toestemming

Wanneer de verwerking van je persoonsgegevens louter en alleen gebaseerd is

op je toestemming en er geen andere rechtsgrond voorhanden is, kan je deze

op elk moment intrekken. Je hoeft hier geen reden voor op te geven.

Je persoonsgegevens zullen in de toekomst dan niet verder verwerkt worden

voor de doeleinden waarvoor de toestemming werd ingetrokken.

F. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je hebt het recht om ons te vragen een kopie van de door jou verstrekte

persoonsgegevens over te maken aan een andere instelling of derde in een

formaat dat makkelijk overdraagbaar is. Dit geldt enkel voor persoonsgegevens

die je ons verstrekt hebt en die via geautomatiseerde processen verwerkt

worden en voor zover dit niet in strijd is met de wetgeving en deze overdracht

van gegevens de privacy van anderen niet nadelig beïnvloedt.

G. Weigering

In de wet zijn een aantal weigeringsgronden opgesomd. Dit betekent dat in een

beperkt aantal gevallen de vzw niet gehouden is om aan je verzoek te voldoen.

Je zal hier vanzelfsprekend van op de hoogte worden gebracht via een

gemotiveerd antwoord.

12. Klachten

Indien je een verzoek hebt gestuurd betreffende jouw persoonsgegevens en je

niet tevreden bent over de afhandeling daarvan, kan je een klacht indienen

14


door een brief of e-mail te schrijven naar onze functionaris voor

gegevensbescherming. Deze zal dan jouw klacht behandelen en je op de

hoogte houden van het verdere verloop en de genomen acties.

Voldoet de afhandeling niet aan je verwachtingen? Je hebt steeds het recht om

een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit is de

toezichthoudende autoriteit op het gebeid van privacy bescherming. Zij zullen

je klacht verder onderzoeken en voorzien in een bemiddelingsprocedure.

Contactgegevens gegevensbeschermingsautoriteit:

Adres: Drukpersstraat 35

1000 Brussel Tel.: 02 274 48 00 e-

mail: [email protected]

13. Wijziging privacyverklaring

De wetgeving en onze diensten wijzigen regelmatig. Daarom is onze privacyverklaring

nooit helemaal klaar. We behouden ons dan ook het recht voor om deze

privacyverklaring op elk moment te wijzigen en raden je aan om regelmatig de nieuwste

versie te lezen.

BIJLAGE 10: GDPR RICHTLIJNEN FEITELIJKE VERENIGING

1

GDPR RICHTLIJNEN FEITELIJKE VERENIGING

1. INLEIDING Mensen staan niet zo vaak stil bij privacy. Als de buren niet zomaar binnen kunnen gluren, nie-mand meeleest over de schouder als je sms’t, Snapt of WhatsAppt en als de NSA niet elk tele-foongesprek afluistert, denken veel mensen dat hun privacy goed is beschermd. Dat is echter niet altijd zo. Alledaagse programma’s, sites en apps weten veel meer over mensen dan de gemiddelde NSA-medewerker. Hun winst komt daar immers van: Facebook verkoopt ge-gevens en voorkeuren aan reclamebureaus, zodat men gerichte reclame kan krijgen. Google re-gistreert zoektermen, zodat YouTube (eigendom van Google) gerichte spotjes kan tonen, wat opnieuw inkomsten garandeert. Whatsapp, Tinder, Google Maps en Pokémon GO! verzamelen allemaal in meer of mindere mate gegevens, weliswaar om hun dienstverlening te verbeteren, maar men heeft ze toch maar gegeven. Op zich kan men denken dat dit geen probleem is: programma’s lopen vlotter, reclames zijn in-teressanter en een spam-mail meer of minder maakt niet zoveel uit. Toch verstuurt iedereen, of men het nu weet of niet, nu en dan heel gevoelige informatie online. Denk maar aan creditcard-gegevens bij een bestelling bij Bol.com, of medische gegevens bij het invullen van een online verzekeringsformulier. Dat uw brievenbus propvol reclame zit, is geen probleem. Dat de gemid-delde crimineel in Zuid-Amerika met uw creditcardgegevens uitgaven kan doen, kan voor velen een ramp zijn. Vandaar dat de Europese Unie in 2016 een nieuwe verordening heeft uitgevaardigd om privacy en gegevensverwerking beter te beschermen. Deze verordening treedt op 25 mei 2018 in wer-king, wat inhoudt dat enkele zaken zullen veranderen. Deze verordening werkt immers onmid-dellijk, het Belgisch of Vlaams parlement moeten zelf niet meer optreden, dus de bestaande re-gels uit 1992 worden, voor zover ze de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) tegenspreken, geschrapt.

2. VERANDERINGEN Verandert er heel veel aan de privacyregelgeving? Op zich niet heel veel. Vroeger golden ook de principes dat niet alles zomaar aan iedereen doorgegeven mocht worden. Alleen stond daar vroe-ger geen boete op (of lag die boete veel lager), waardoor die verplichtingen dode letter bleven. Daarnaast is de AVG ook strenger: men spreekt veel sneller van een “persoonsgegeven” en van een “verwerking” dan voorheen. Wat voor S-Sport//RECREAS en voor u als afdeling vooral van belang zal zijn, zijn de nieuwe in-formatieverplichtingen, de nieuwe regels rond toestemming, het dataregister en de procedure in geval van datalekken. Deze laatste zal in een apart luik behandeld worden.


2

1.1. Definities

- Wat zijn nu juist “persoonsgegevens” of “verwerkingen”?

Een persoonsgegeven is elk gegeven of combinatie van gegevens waarmee men iemand persoon-lijk kan identificeren. Dit moet wel specifiek op 1 persoon slaan.

Vb.: Iemand die een kaartje krijgt met daarop de naam “Donald Trump”, weet die persoon niet per se over wie het gaat. Er kunnen immers meerdere Donald Trumps in de wereld zijn. Als dat kaartje echter “Donald Trump, Witte Huis, Washington D.C.” vermeldt, is dit wel een persoonsgegeven, omdat de persoon hierin identificeerbaar is.

Vb.: Iemand die de naam “John Crombez” op zich verwerkt, verwerkt niet per se een per-soonsgegeven. Er zijn meerdere John Crombez’ op deze wereld. Als diezelfde persoon de naam “John Crombez” verwerkt in dienst is van de partijtop van de sp.a, is dat wel een persoonsgegeven, want in die context is het duidelijk over welke John Crombez het juist gaat.

U zal dus standaard persoonsgegevens verwerken.

- Wanneer “verwerkt” u nu juist die persoonsgegevens? Dit houdt ongeveer alles in. Zowel het verzamelen, delen, doorgeven, analyseren, gebruiken, opslaan of onderzoeken van die gegevens is een verwerking, voor zover dit op systematische en professionele wijze gebeurt.

Vb.: Als je een naam op een papiertje schrijft voor privégebruik, is dat geen verwerking. Schrijf je die naam op een papiertje om te gebruiken in het kader van S-Sport//RECREAS, is dat wel een verwerking.

1.2. Informatieverplichting Waar privacyregels vroeger goed verborgen zaten ergens middenin de “Algemene Voorwaarden” en waar niemand dus ooit de moeite deed om die te lezen, moet in geval van verwerking van persoonsgegevens de privacyverklaring duidelijk, begrijpelijk en expliciet worden meegedeeld. Wat betekent dit concreet? Telkens u gegevens verzamelt van mensen, hetzij bij de inschrijving als lid, hetzij bij deelname aan een activiteit of wedstrijd, hetzij in het kader van direct marketing, u een privacyverklaring zal moeten voorzien. Deze verklaring is een standaarddocument dat reeds ter beschikking staat van S-Sport//RECREAS. U kan het als voorbeeld in bijlage vinden en u hoeft gewoon te verwijzen naar de verklaring op de website. Hoe gaat dit dan in zijn werk? Als de gegevensverzameling schriftelijk gebeurt (vb. bij het invullen van een contract, formulier, lijst), moet daar een “disclaimer” bijgevoegd worden. Deze mag niet


3

in kleine lettertjes vol met juridische termen zijn, maar moet in een leesbaar lettertype en een leesbare taal zijn. Deze disclaimer is een kort tekstje met de belangrijkste gegevens (welke persoonsgegevens wor-den opgevraagd, waarom en voor wie en welke rechten de betrokkenen hebben), en dat S-Sport//RECREAS en u als afdeling privacy hoog in het vaandel hebben staan. Daarna kunt u ver-wijzen naar de volledige verklaring op de website. Wij voorzien de nodige disclaimers indien u die niet ter beschikking heeft. 1.3. Toestemming Vroeger volstond het om onderaan een contract, formulier of blad een korte zin toe te voegen in de trant van “ik geef hierbij toestemming voor het verwerken van mijn gegevens”. Veel mensen waren zich hier niet eens van bewust. In online formulieren stond ook vaak al vooraf aangekruist dat “ik akkoord ga met het verwerken van mijn persoonsgegevens”, of was het niet mogelijk om het formulier te vervolledigen zonder dat dit akkoord werd aangeklikt. Ook dit is niet meer mogelijk. In de gevallen waar toestemming nodig is voor het verwerken van persoonsgegevens (indien de gegevens die u opvraagt niet noodzakelijk zijn voor het vervolledi-gen van een overeenkomst), moet die toestemming expliciet, duidelijk en geïnformeerd zijn. Dit houdt 2 zaken in. Ten eerste is niet voor elke verwerking toestemming nodig. Zo is het opge-ven van naam en adres bij een bestelling bij Bol.com een noodzakelijke verwerking van persoons-gegevens. Zonder naam en adres is het immers onmogelijk om te komen leveren. Leeftijd opvra-gen is echter niet noodzakelijk, daarvoor zou Bol.com wel toestemming moeten vragen (als ze dat zouden willen weten). Ten tweede gelden de voorwaarden voor die toestemming. Dit houdt in dat u het toestemmingsformulier zal moeten laten ondertekenen, waar duidelijk opstaat waar-voor de betrokkene toestemt. Dit formulier kan ter beschikking worden gesteld, maar moet na-tuurlijk aangepast worden naargelang de gegevens waarvoor u toestemming vraagt. 1.4. Dataregister Om te verzekeren dat ondernemingen de regels van de AVG volgen, moet ieder land een contro-lerende autoriteit aanstellen, nl. de Privacycommissie. Die controle zal er komen in de vorm van het nalezen van het dataregister. Als afdeling moet u geen register aanleggen, aangezien u geen onderneming bent. U verzamelt echter wel gegevens voor S-Sport//RECREAS, die wel een register moet aanleggen. Daarom zal S-Sport//RECREAS vanaf nu aan alle verbonden afdelingen opleggen welke gegevens verwerkt wor-den. Op die manier vraagt elke afdeling dezelfde op, zodat S-Sport//RECREAS dus niet voor ver-rassingen komt te staan.


4

Voor de rest hoeft u zich niets aan te trekken van het register. U hoeft zich gewoon te houden aan de richtlijnen van S-Sport//RECREAS. Dit betekent dat u de volgende gegevens mag verwer-ken:

Bij inschrijving nieuwe leden: naam, adres, geboortedatum, rijksregisternummer, con-tactgegevens (telefoon, e-mail);

Bij inschrijving voor activiteiten op naam: naam, adres, geboortedatum, rijksregister-nummer, lidnummer, contactgegevens (telefoon, e-mail), persoonlijke bijzonderheden (vb. rolstoel, allergie …, kortom “medische gegevens”, als dit nodig is voor de activiteit)

… [Hangt af van dataregister] U mag volgende verwerkingen uitvoeren:

Opvragen van gegevens

Doorsturen van gegevens naar S-Sport//RECREAS (provinciaal en nationaal)

Doorsturen van gegevens naar de nodige leveranciers of organisaties waarmee u moet samenwerken

… In het dataregister van S-Sport//Recreas vzw staat het overzicht welke ledengegevens mogen worden opgevraagd voor welk doel.

3. VERPLICHTINGEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Als afdeling moet u echter wel enkele verplichtingen naleven. Die verplichtingen komen niet per se voort uit de AVG, maar zorgen er in elk geval voor dat S-Sport//RECREAS op haar beurt aan al haar verplichtingen kan voldoen:

- elke medewerker, zowel bezoldigd als vrijwilliger, van de afdeling moet een discretieplicht naleven. U kunt deze discretieplicht achteraan dit document vinden, onder punt 9;

- elke medewerker moet ook deze discretieplicht vanzelfsprekend naleven. Dit betekent niet alleen dat de informatie/de gegevens waarover de medewerker beschikt, niet mon-deling mogen worden doorgegeven, maar ook dat die medewerker deze gegevens niet verwerkt buiten de toegestane verwerkingen zoals opgelegd door S-Sport//RECREAS;

Als afdeling bent u verantwoordelijk voor het leveren van de informatie via de disclaimer. S-Sport//RECREAS kan niet elke verwerking controleren, dus doet S-Sport//RECREAS beroep op u om aan deze verplichtingen te voldoen.

4. DATALEK Werken met gegevens houdt onvermijdelijk het risico op datalekken in. Een datalek is niet alleen het spectaculaire hacken door cybercriminelen van gevoelige bankgegevens, maar kan er even goed bestaan uit het verliezen van een laptop of usb-stick met gegevens, uit het verkeerd ver-sturen van een mail met gegevens, uit het meenemen naar huis van een dossier waar uw kin-deren door het dossier bladeren.


5

Kort gezegd bestaat een datalek erin dat persoonsgegevens worden “ontvangen” (gelezen, ge-analyseerd etc.) of kunnen worden ontvangen door een persoon of personen die hier niet toe bevoegd zijn, met andere woorden, door personen die niet betrokken zijn bij de verwerking of, in het slechtste geval, niet bij de afdeling of S-Sport//RECREAS zelf. “Kunnen worden ontvangen” hoort hier ook bij, daar, in geval van verlies van een laptop versleuteld met een wachtwoord, het niet zeker is of iemand deze laptop vindt of kan openen, maar deze gegevens wel in gevaar zijn. Deze lekken zijn quasi onvermijdelijk, hoe zorgvuldig iemand ook omspringt met persoonsgege-vens. U dient wel, in geval een datalek optreedt, dit lek te melden aan S-Sport//RECREAS, zodat S-Sport//RECREAS hier het nodige kan doen. Deze melding zou zo snel mogelijk na het ontdekken gemeld moeten worden, indien mogelijk binnen de 24 uur. Dit is de theorie. Moet u voor elk mogelijk datalek een mail sturen of iemand opbellen? Natuurlijk niet. De vuistregel is nog steeds: gebruik uw gezond verstand, en dat gebeurt standaard al. Als het waarschijnlijk is dat iemand die gegevens kan lezen, dan moet u het melden (vb. u verstuurt een lijst van gegevens naar een verkeerd e-mailadres). Is het zeer onwaarschijnlijk (vb. u neemt een dossier mee naar huis en uw kleinkinderen van 3 en 5 jaar oud bladeren erin), dan hoeft u dat niet te melden.

5. RECHTEN BETROKKENEN Betrokkenen hebben ook rechten. Indien u over gegevens van personen beschikt, kunnen die personen onder andere vragen om:

- inzage te krijgen in die gegevens; - hun gegevens te laten corrigeren; - “vergeten te worden”, m.a.w. dat alle gegevens betreffende die persoon uit de databank

worden gewist. Deze rechten worden opgelijst in de privacyverklaring, waardoor de betrokkene deze rechten kent of zou moeten kennen. Deze vraag moet normaal gezien aan S-Sport//RECREAS zelf worden gericht. Mocht u toch zelf geconfronteerd worden met deze verzoeken, moet u die zo snel mogelijk doorspelen aan S-Sport//RECREAS, die de vraag dan verder afhandelt. Indien mogelijk, zou dit binnen de 24 uur moeten gebeuren.

6. VERHOUDING AFDELING – VZW S-Sport//RECREAS doet beroep op uw afdeling om haar te helpen bij haar activiteiten. Omdat de afdeling zelf niet gebonden is aan de AVG, blijft S-Sport//RECREAS verantwoordelijke voor de gegevensverwerking, met de mogelijke aansprakelijkheid tot gevolg. Vandaar dat S-Sport//RECREAS vraagt om haar richtlijnen zo strikt mogelijk op te volgen, ten-einde eventuele problemen te vermijden.


6

Door het akkoord verklaren met het huishoudelijk reglement, waarvan dit een bijlage is, verklaart de afdeling zich ook akkoord met deze richtlijnen.

7. WAT VERANDERT ER CONCREET? In feite verandert er heel weinig. U moet zich gewoon aan deze richtlijnen houden en ingeval van datalekken of ingeval van vragen S-Sport//RECREAS op de hoogte brengen. Daarnaast moet u een korte privacydisclaimer toevoegen, die u via de provincie zal krijgen. Voor het overige moet u zich vanaf nu beperken tot de gegevens die S-Sport//RECREAS zegt die u mag opvragen. Op die manier kan de aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid van iedereen zo klein mogelijk gehouden worden. Om het even visueel voor te stellen:

VROEGER VANAF 25 MEI

Geen meldplicht bij vragen Meldplicht, liefst binnen 24 uur

Geen meldplicht bij datalekken Meldplicht, liefst binnen 24 uur

Geen richtlijnen over de op te vragen gege-vens

Richtlijnen vanuit S-Sport//RECREAS

8. CONTACTPERSONEN Indien u nog vragen heeft hierover, of indien u een datalek of een vraag van een betrokkene moet melden, kunt u terecht bij:

o Data Protection Officer (DPO) Departement Gezondheid & Welzijn Sint Jansstraat 32 1000 Brussel [email protected], Tel.: 02 515 04 36

o Contactgegevens vzw Nationaal secretariaat S-Sport // Recreas vzw Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel [email protected], Tel.:02 515 02 54

9. DISCRETIEPLICHT Elk lid van de afdeling verklaart zich aan de volgende bepalingen te houden bij het verwerken,

opvragen of anderzijds behandelen van persoonsgegevens in opdracht van of in samenwerking

met S-Sport//RECREAS.

Het lid van de afdeling verbindt er zich hiermee toe:




7

alles wat door haar/zijn werkzaamheden niet als “publieke” informatie of “publieke infor-matiesystemen” is toevertrouwd of wat als zodanig ter kennis is gekomen en alles waar-van redelijkerwijs aangenomen moet worden dat het andere dan als “publieke informa-tie” geclassificeerde informatie betreft, aan niemand buiten het kader van haar/zijn op-dracht te verspreiden, reproduceren, zelf bijhouden of ter beschikking stellen aan derden;

zich alleen toegang te verschaffen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoe-ren van de haar/hem toevertrouwde opdracht, zich met andere woorden discreet en loy-aal op te stellen bij het raadplegen van gegevens;

de gegevens waarvan zij/hij kennis heeft genomen, alleen toe te vertrouwen aan anderen in de mate dat dit voor de uitvoering van haar/zijn opdracht noodzakelijk is en op voor-waarde dat de persoon aan wie deze gegevens kenbaar worden gemaakt bevoegd is er kennis van te nemen;

de toegangscodes en/of wachtwoorden om zich toegang tot de gegevens te verschaffen niet kenbaar te maken;

alle verbintenissen na te leven die zij/hij moet nakomen in overeenstemming met de Al-gemene Verordening Gegevensbescherming, zijnde verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van na-tuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, indien persoons-gegevens betrokken zijn bij het uitvoeren van de haar/hem toevertrouwde opdracht;

enkel, in het kader van de activiteiten in opdracht van of in samenwerking met S-Sport//RECREAS, de gegevens op te vragen en/of te verwerken waar S-Sport//RECREAS expliciete instructies over geeft. Deze instructies dienen ook opgevolgd te worden.

Deze vertrouwelijkheidsplicht blijft ook na beëindiging van het samenwerkingsverband tussen S-

Sport//RECREAS en het lid van de afdeling voortbestaan.

Het lid van de afdeling is zich ervan bewust dat (straf-)sancties kunnen worden opgelegd indien

vertrouwelijke informatie wordt aangewend voor andere doeleinden dan voor de uitoefening

van haar/zijn opdracht of ingeval van misbruik van deze vertrouwelijke informatie.


8

Ontvangstbewijs

De S-Sport//RECREAS afdeling: S-Sport//RECREAS -

………………………………………………………………………………………………….

Contactpersoon: ………………………………………………………………………………………………………………

Contactadres: ………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

Telefoon: ……………………………………………………………………………………………………………..

verklaart een exemplaar te hebben ontvangen van de bijlage over privacy van het huishoudelijk

reglement van S-Sport//RECREAS vzw.

Datum: ………/………/20………

Bestuurslid of trekker van S-Sport//RECREAS - ………………………………………………..:

Naam + voornaam Handtekening

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Terug te bezorgen aan het provinciaal S-Sport//RECREAS secretariaat.

BIJLAGE 11: DATAREGISTER S-SPORT // RECREAS

Register van de verwerkingsactiviteit Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking: S-Sprt//RECREAS vzw

afkorting: S-Sport//RECREAS

Alias:

Franstalige benaming:

adres: Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel

KBO-nummer: 451.743.450

statuut: Vereniging Zonder Winstoogmerk

algemeen telefoonnummer: 0032 2 515 02 54

algemeen e-mailadres: [email protected]

website: www.s-sportrecreas.be

Functionaris voor de gegevensbescherming: Joris Depoorter

adres: Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel

telefoonnummmer: 02 515 04 36

GSM /

e-mail: [email protected]

behoort tot personeel: Nee

businessproces/verwerking doel verwerking functionele gegevenscategorie categorie(ën) betrokkenen bewaartermijn beschrijving beveiligingsmaatregelen categorie(ën) ontvangers derde land/internationale organisatie documenten passende waarborgenidentificatie van het businessproces

naam, eigenaar proces

(in de kolom hieronder wordt ifv de leesbaarheid van de

elektronische versie van het register, de naam van de

verwerking hernomen)

vermeld de categorie(ën) van betrokkenen geef aan wat de bewaartermijn van de verwerkte gegevens

is

geef in algemene bewoording de voor de specifiek voor de

verwerking genomen technische en organisatorische

beveiligingsmaatregelen

technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen op

business niveau moeten niet an sich vermeld worden.

Vermeld hiervoor "standaard maatregelen"

in voorkomend geval, vermeld de derde

landen/internationale organisaties bij doorgifte van

persoonsgegevens

definitie "derde land": alle landen buiten de Europese Unie

(EU) en de Europese Economische ruimte (EER)

definitie "internationale organisatie": een organisatie en de

daaronder vallende internationaalpubliekrechtelijke

organen of andere organen die zijn opgericht bij of op grond

van een overeenkomst tussen twee of meer landen

indien doorgifte persoonsgegevens naar derde

land/internationale organisatie + doorgifte op basis

voorwaarde art. 49.2 AVG vermeld de documenten die de

genomen passende waarborgen verduidelijken en waar

deze terug te vinden zijn

Opvragen ledengegevens Ledenadministratie Persoonlijke identificatiegegevens Leden 5 jaar na einde lidmaatschap Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.

Globaal overzicht van het cliënteel Elektronische identificatiegegevens Medewerkers vzw

Persoonlijke relaties van de geregistreerde

persoons

Klantenbeheer Persoonlijke bijzonderheden

professionele raadgevers van de geregistreerde

persoon

Direct marketing

Lidmaatschappen (andere dan professionele,

politieke of vakbondsmaatschappen)

Individuen of organisaties in directe relatie met

de verantwoordelijke

Vrijetijdsactiviteiten en interessen

Rijksregisternummer Voorlopig, tot de nieuwe socio-culturele toepassing hieraan aangepast is

Opvragen clubcontactgegevens

Ander doeleinde

De vzw bewaart gegegevens van haar lokale

sportclubs, inbegrepen de bestuurders,

contactpersonen en lesgevers van haar

sportclubs Persoonlijke identificatiegegevens Leden Gebeurt opnieuw bij elke opvraging Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.Identificatiegegevens, andere dan het

Rijksregisternummer, uitgegeven door de

overheid Clubbesturen

Financiële identificatiegegevens Medewerkers vzw

Inschrijving (sport)activiteitenKlantenbeheer

Gegevens betreffende risicosituaties en

risicogedragingen Leden 2 jaar na inschrijving Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.

Cliëntenbegeleiding Persoonlijke identificatiegegevens Medewerkers vzw


persoonsIdentificatiegegevens, andere dan het


overheid In voorkomend geval reisorganisatoren


persoon

Financiële identificatiegegevens

Persoonlijke bijzonderheden

gewoontenGegevens betreffende de lichamelijke

gezondheidGegevens betreffende de psychische

gezondheidBijzonderheden betreffende de reizen en

verplaatsingen

Inschrijving (sport)kampenKlantenbeheer

Gegevens betreffende risicosituaties en

risicogedragingen Leden 5 jaar na inschrijving activiteit Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.

Cliëntenbegeleiding Persoonlijke identificatiegegevens Medewerkers vzw


persoons

Geneesmiddelenbeheer

Identificatiegegevens, andere dan het


overheid In voorkomend geval reisorganisatoren


persoon

Financiële identificatiegegevens


gewoontenGegevens betreffende de lichamelijke


gezondheidBijzonderheden betreffende de reizen en

verplaatsingen

Aankoop via webshop Klantenbeheer Persoonlijke identificatiegegevens Leden 7 jaar na facturatie (wettelijke plicht) Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.

Leveranciersbeheer Elektronische identificatiegegevens Klanten overheidsdiensten

Direct marketing Financiële identificatiegegevens Medewerkers vzw

Versturen nieuwsbrief Klantenbeheer Elektronische identificatiegegevens Medewerkers vzw Tot uitschrijven nieuwsbrief Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.

Direct marketing Leden

Klanten

Versturen nieuwsbrief lesgevers Klantenbeheer Persoonlijke identificatiegegevens Medewerkers vzw Tot uitschrijven nieuwsbrief Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.

Direct marketing Elektronische identificatiegegevens Leden

Vrijetijdsactiviteiten en interessen Klanten

Versturen Mailchimp (applicatie voor het

versturen van nieuwsbrieven) Klantenbeheer Elektronische identificatiegegevens Medewerkers vzw Tot wijziging e-mail, uitdienstreding, stopzetten lidmaatschap of 2 jaar na laatste contact klantPersoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf Verenigde Staten van Amerika Privacy Shield (privacyshield.gov), verwerkersovereenkomst (in huis)

Direct marketing Persoonlijke bijzonderheden Leden

werkgever of zakenrelaties van de

geregistreerde persoon

Vrijetijdsactiviteiten en interessen Klanten


persoon

andere privé-ondernemingen

Mailchimp (voor de analyse van de e-

mailadressen)

Promotie sportactiviteiten Direct marketing Persoonlijke identificatiegegevens Leden Tot uitschrijving promotiemateriaal Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.

Klantenbeheer Elektronische identificatiegegevens Klanten



Vrijetijdsactiviteiten en interessen Medewerkers vzw


persoons

Promotie sportkampen Klantenbeheer Persoonlijke identificatiegegevens Klanten Tot uitschrijving promotiemateriaal Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.

Direct marketing Elektronische identificatiegegevens Leden



Vrijetijdsactiviteiten en interessen Medewerkers vzw


persoons

Ongevalsaangifte Klantenbeheer Persoonlijke identificatiegegevens Klanten 10 jaar na afloop procedure arbeidsongevallen Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.

Ledenadministratie Elektronische identificatiegegevens Leden Beveiligingsmaatregelen van de verzekeraar



Biometrische identificatiegegevens Medewerkers vzw


persoons

Financiële identificatiegegevens Verzekeraar (dossierbeheerder(s)) sociale zekerheidsinstanties

Schulden, uitgaven andere privé-ondernemingen Verzekeraar P&V

Beroepsaciviteiten


Klachten, incidenten of ongevallen

Lidmaatschappen (andere dan professionele,

politieke of vakbondsmaatschappen)Gegevens betreffende de lichamelijke


gezondheid

Post en e-mail wordt in principe steeds

verzonden aan het lid, tenzij gevraagd wordt

de verzending te doen naar persoonlijke

relaties van het lid of een professioneel

ondersteuner.

vermeld de functionele gegevenscategorie(ën)

in het tabblad 'lijsten' is een indicatieve lijst ('indicatieve lijst met functionele gegevenscategorieën') met enkele

standaarddoelstellingen opgenomen. Indien categorie niet in de lijst is opgenomen, specifieer ernaast.

Let op: deze lijst dekt evenwel niet alle situaties.De Gegevensbeschermingsautoriteit kan bijvoorbeeld van oordeel zijn dat

er voor een welbepaalde verwerking meer preciese informatie vereist is.

vermeld het doeleinde van de verwerking

in het tabblad 'lijsten' is een indicatieve lijst (indicatieve lijst met type doeleinden) met enkele standaarddoelstellingen

opgenomen. Indien "Ander doeleinde", specifieer ernaast.



in voorkomend geval, geef aan welke de categorie(ën) van ontvangers is (zijn).

in het tabblad 'lijsten' is een indicatieve lijst ('categorie(ën) ontvangers') met enkele standaarddoelstellingen opgenomen.

Indien "Andere (specifiëren)", specifiëer ernaast.







ondersteuner.





ondersteuner.


BIJLAGE 12: KORTE DISCLAIMER

DISCLAIMER TE GEBRUIKEN OP ALLE NOODZAKELIJKE FORMULIEREN Sportclub ………………………………………………………………………………………………, aangesloten bij S-Sport //

Recreas vzw, neemt uw privacy ernstig. De contactgegevens die u hebt gedeeld in het kader van uw

inschrijving/deelname/… worden uitsluitend gebruikt om u op de hoogte te houden van nieuws, verdere

activiteiten, onze werking, of wijzigingen in het evenement. U heeft het recht om uw gegevens te laten

verbeteren, hiervan inzage te vragen, de verwerking van uw gegevens te laten beperken, stop te laten

zetten of te verwijderen, via [email protected]. U vindt onze uitgebreide privacyverklaring terug op

www.s-sportrecreas.be/privacyverklaring.


http://www.s-sportrecreas.be/

BIJLAGE 13: GDPR RICHTLIJNEN EXTERNE VZW’S

1

RICHTLIJNEN ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING

1. INLEIDING Mensen staan niet zo vaak stil bij privacy. Als de buren niet zomaar binnen kunnen gluren, nie-mand meeleest over de schouder als je sms’t, Snapt of WhatsAppt en als de NSA niet elk tele-foongesprek afluistert, denken veel mensen dat hun privacy goed is beschermd. Dat is echter niet altijd zo. Alledaagse programma’s, sites en apps weten veel meer over mensen dan de gemiddelde NSA-medewerker. Hun winst komt daar immers van: Facebook verkoopt ge-gevens en voorkeuren aan reclamebureaus, zodat men gerichte reclame kan krijgen. Google re-gistreert zoektermen, zodat YouTube (eigendom van Google) gerichte spotjes kan tonen, wat opnieuw inkomsten garandeert. Whatsapp, Tinder, Google Maps en Pokémon GO! verzamelen allemaal in meer of mindere mate gegevens, weliswaar om hun dienstverlening te verbeteren, maar men heeft ze toch maar gegeven. Op zich kan men denken dat dit geen probleem is: programma’s lopen vlotter, reclames zijn in-teressanter en een spam-mail meer of minder maakt niet zoveel uit. Toch verstuurt iedereen, of men het nu weet of niet, nu en dan heel gevoelige informatie online. Denk maar aan creditcard-gegevens bij een bestelling bij Bol.com, of medische gegevens bij het invullen van een online verzekeringsformulier. Dat uw brievenbus propvol reclame zit, is geen probleem. Dat de gemid-delde crimineel in Zuid-Amerika met uw creditcardgegevens uitgaven kan doen, kan voor velen een ramp zijn. Vandaar dat de Europese Unie in 2016 een nieuwe verordening heeft uitgevaardigd om privacy en gegevensverwerking beter te beschermen. Deze verordening treedt op 25 mei 2018 in wer-king, wat inhoudt dat enkele zaken zullen veranderen. Deze verordening werkt immers onmid-dellijk, het Belgisch of Vlaams parlement moeten zelf niet meer optreden, dus de bestaande re-gels uit 1992 worden, voor zover ze de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) tegenspreken, geschrapt.

2. VERANDERINGEN Verandert er heel veel aan de privacyregelgeving? Op zich niet heel veel. Vroeger golden ook de principes dat niet alles zomaar aan iedereen doorgegeven mocht worden. Alleen stond daar vroe-ger geen boete op (of lag die boete veel lager), waardoor die verplichtingen dode letter bleven. Daarnaast is de AVG ook strenger: men spreekt veel sneller van een “persoonsgegeven” en van een “verwerking” dan voorheen. Vallen vzw’s daar ook onder? In principe wel. Alle rechtspersonen die “niet-incidentele verwer-kingen uitvoeren”, vallen onder de verordening. Dit betekent dat die geldt voor vzw’s die op re-gelmatige basis gegevens verwerken. Werkt u met een klantenbestand, een loonlijst of ledenad-ministratie, dan verwerkt u op regelmatige basis en valt u onder de verordening.


2

Wat voor uw vzw vooral van belang zal zijn, zijn de nieuwe informatieverplichtingen, de nieuwe regels rond toestemming, het dataregister, verwerkingsovereenkomsten en de procedure in ge-val van datalekken. Deze laatste zal in een apart luik behandeld worden. 1.1. Definities

- Wat zijn nu juist “persoonsgegevens” of “verwerkingen”?

Een persoonsgegeven is elk gegeven of combinatie van gegevens waarmee men iemand persoon-lijk kan identificeren. Dit moet wel specifiek op 1 persoon slaan.

Vb.: Iemand die een kaartje krijgt met daarop de naam “Donald Trump”, weet die persoon niet per se over wie het gaat. Er kunnen immers meerdere Donald Trumps in de wereld zijn. Als dat kaartje echter “Donald Trump, Witte Huis, Washington D.C.” vermeldt, is dit wel een persoonsgegeven, omdat de persoon hierin identificeerbaar is.

Vb.: Iemand die de naam van Romelu Lukaku op zich verwerkt, is niet bezig met een per-soonsgegeven. Er zijn kunnen immers meerdere Romelu Lukaku’s op de wereld zijn. Indien diezelfde persoon echter de naam van Romelu Lukaku verwerkt in dienst is van de Rode Duivels, is het in die context wel duidelijk over welke “Romelu Lukaku” gaat, dus is dit wel een persoonsgegeven.

Het is dus duidelijk dat, binnen de context van uw vzw, de meeste gegevens die u verwerkt, net omwille van de specifieke context, persoonsgegevens zullen zijn.

- Wanneer “verwerkt” u nu juist die persoonsgegevens? Dit houdt ongeveer alles in. Zowel het verzamelen, delen, doorgeven, analyseren, gebruiken, opslaan of onderzoeken van die gegevens is een verwerking, voor zover dit op systematische en professionele wijze gebeurt.

Vb.: Als je een naam op een papiertje schrijft voor privégebruik, is dat geen verwerking. Schrijf je die naam op een papiertje om te gebruiken in het kader van uw vzw, is dat wel een verwerking.

1.2. Informatieverplichting Waar privacyregels vroeger goed verborgen zaten ergens middenin de “Algemene Voorwaarden” en waar niemand dus ooit de moeite deed om die te lezen, moet in geval van verwerking van persoonsgegevens de privacyverklaring duidelijk, begrijpelijk en expliciet worden meegedeeld. Wat betekent dit concreet? Telkens u gegevens verzamelt van mensen, hetzij bij de inschrijving als lid, hetzij bij deelname aan een activiteit of wedstrijd, hetzij in het kader van direct marketing, u een privacyverklaring zal moeten voorzien. Deze verklaring is een standaarddocument dat


3

reeds ter beschikking staat van S-Sport // Recreas vzw. U kan het als voorbeeld in bijlage vinden, verder aanvullen volgens uw behoeftes en dan plaatsen op uw website. Hoe gaat dit dan in zijn werk? Als de gegevensverzameling schriftelijk gebeurt (vb. bij het invullen van een contract, formulier, lijst), moet daar een “disclaimer” bijgevoegd worden. Deze mag niet in kleine lettertjes vol met juridische termen zijn, maar moet in een leesbaar lettertype en een leesbare taal zijn. Als de gegevensverzameling online gebeurt (vb. onlineformulieren), moet een pop-up venster (of dergelijke) verschijnen met daarop deze verklaring. Deze disclaimer is een kort tekstje met de belangrijkste gegevens (welke persoonsgegevens wor-den opgevraagd, waarom en voor wie en welke rechten de betrokkenen hebben), en dat uw vzw privacy hoog in het vaandel heeft staan. Daarna kunt u verwijzen naar de volledige verklaring op de website. Wij kunnen de nodige disclaimers voorzien indien u die niet ter beschikking heeft. U kunt de mensen echter niet dwingen om uw disclaimers en verklaringen te lezen. Zolang u uw leden, klanten etc. voldoende mogelijkheden geeft om uw documenten te lezen, volstaat dit. 1.3. Toestemming Vroeger volstond het om onderaan een contract, formulier of blad een korte zin toe te voegen in de trant van “ik geef hierbij toestemming voor het verwerken van mijn gegevens”. Veel mensen waren zich hier niet eens van bewust. In online formulieren stond ook vaak al vooraf aangekruist dat “ik akkoord ga met het verwerken van mijn persoonsgegevens”, of was het niet mogelijk om het formulier te vervolledigen zonder dat dit akkoord werd aangeklikt. Ook dit is niet meer mogelijk. In de gevallen waar toestemming nodig is voor het verwerken van persoonsgegevens (indien de gegevens die u opvraagt niet noodzakelijk zijn voor het vervolledi-gen van een overeenkomst), moet die toestemming expliciet, duidelijk en geïnformeerd zijn. Dit houdt 2 zaken in. Ten eerste is niet voor elke verwerking toestemming nodig. Zo is het opge-ven van naam en adres bij een bestelling bij Bol.com een noodzakelijke verwerking van persoons-gegevens. Zonder naam en adres is het immers onmogelijk om te komen leveren. Leeftijd opvra-gen is echter niet noodzakelijk, daarvoor zou Bol.com wel toestemming moeten vragen (als ze dat zouden willen weten). Voor uw vzw is bijvoorbeeld geen toestemming vereist als u de naam, het adres en e-mailadres van nieuwe leden vraagt. Die gegevens zijn immers nodig om “de over-eenkomst” (nl. het aansluiten van een nieuw lid) te volbrengen. Als u tegelijk ook de naam van hun grootouders zou vragen, is dit niet noodzakelijk en zal u daarvoor toestemming moeten vra-gen. Ten tweede gelden voorwaarden voor die toestemming. Dit houdt in dat u het toestemmingsfor-mulier zal moeten laten ondertekenen, waar duidelijk opstaat waarvoor de betrokkene toestemt. Dit formulier kan ter beschikking worden gesteld, maar moet natuurlijk aangepast worden naar-gelang de gegevens waarvoor u toestemming vraagt.


4

1.4. Dataregister Om te verzekeren dat ondernemingen de regels van de AVG volgen, moet ieder land een contro-lerende autoriteit aanstellen. In België wordt dat een nieuwe taak voor de Privacycommissie. Die controle zal er komen in de vorm van het nalezen van het dataregister. Dit verplichte register is een overzicht van alle gegevens die worden verwerkt door een onderneming, wat het doel van de verwerking is, over wie die gaat, hoe lang de gegevens bewaard worden, hoe ze beveiligd worden, of ze al dan niet doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Unie of de Euro-pese Economische Ruimte en wie die gegevens ontvangt. Als vzw zal u een eigen register moeten aanleggen, aangezien u een rechtspersoon bent. De Pri-vacycommissie heeft een register voorzien, maar dit is zeer onhandig in het gebruik. U kan via ons een variant op dit register verkrijgen, dat heel wat bruikbaarder is. 1.5. Verwerkingsovereenkomst Wanneer u samenwerkt met S-Sport//RECREAS, zal de rolverdeling vaak als volgt verlopen:

- S-Sport//RECREAS zal verwerkingsverantwoordelijke zijn. Dit is de rechtspersoon die het doel en de middelen van de verwerking aangeeft. Met andere woorden, dit is de entiteit die zegt welke gegevens verwerkt moeten worden, waarom dat moet en hoe dit moet gebeuren.

- Uw vzw zal de verwerker zijn. Dit is de rechtspersoon die in opdracht van de verwerkings-verantwoordelijke gegevens verwerkt. Met andere woorden, dit is de entiteit die de op-dracht van de verantwoordelijke uitvoert.

Waarom is dit van belang? Zowel verwerkingsverantwoordelijke als verwerker hebben elk enkele verplichtingen wanneer zij gegevens verwerken. Op de niet-naleving van die verplichtingen kun-nen zware boetes staan, dus is het belangrijk dat duidelijk wordt afgesproken wie wat mag doen. S-Sport//RECREAS doet beroep op uw diensten voor bepaalde verwerkingen, vb. het verkrijgen van gegevens, het doorsturen van gegevens voor het organiseren van activiteiten enz. U moet natuurlijk weten welke gegevens u al dan niet mag gebruiken en waarom dit gebeurt. Indien niet, is het heel goed mogelijk dat u, volledig te goeder trouw, meer gegevens opvraagt dan nodig en zo onnodig risico loopt. Dit wordt verplicht opgelost via een verwerkersovereenkomst. Dit technisch-juridisch document is in feite een afspraak over het verwerken van gegevens en wordt bij het hoofdcontract gevoegd.

Vb.: S-Sport//RECREAS doet beroep op uw vzw om leden in te schrijven, of om een activiteit voor leden te organiseren. Daarvoor wordt een hoofdovereenkomst afgesloten (wie zijn de partijen, wat is de prijs enz.). Daarvoor moet u wel gegevens verwerken voor S-Sport//RECREAS: zij geven de namen van hun leden door voor het organiseren van een activiteit, of namen en lidnummers van hun leden zodat u die kunt inschrijven. Voor die


5

verwerking moet een contract worden opgesteld, waarin staat dat uw vzw enkel voor dit doel gegevens mag verwerken voor S-Sport//RECREAS en welke gegevens dit juist zijn.

Is dit een document bedoeld om uw vzw met hoge aansprakelijkheidskosten op te zadelen? Na-tuurlijk niet. Het is sowieso een verplichting, die tegelijk ook verwarring voorkomt. S-Sport//RE-CREAS beschikt over een standaarddocument dat wij u gaan voorleggen. Dan kan natuurlijk on-derhandeld worden over de precieze inhoud, nadat u het eens heeft gelezen.

3. VERPLICHTINGEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Als vzw heef u nog enkele andere verplichtingen. Die verplichtingen komen niet per se voort uit de AVG, maar vloeien in het algemeen voort uit het principe dat de verwerkingen zo veilig en discreet mogelijk moeten gebeuren:

- elke medewerker, zowel bezoldigd als vrijwilliger, van de afdeling moet een discretieplicht naleven. U kunt een voorbeeld van dergelijke discretieplicht achteraan dit document vin-den, onder punt 9. Die kunt u dan bij vrijwilligersovereenkomsten, arbeidsovereenkom-sten of het huishoudelijk reglement voegen, indien u deze wil gebruiken;

- indien u als vzw op uw beurt gebruik maakt van een derde (private persoon of onderne-ming) voor het verwerken van persoonsgegevens, moet u hier zelf voor een verwerkers-overeenkomst afsluiten. Op die manier kan uw vzw haar aansprakelijkheid beperken en tegelijk controle uitoefenen op de activiteiten van de derde;

- elke medewerker moet ook deze discretieplicht vanzelfsprekend naleven. Dit betekent niet alleen dat de informatie/de gegevens waarover de medewerker beschikt, niet mon-deling mogen worden doorgegeven, maar ook dat die medewerker deze gegevens niet verwerkt buiten de toegestane verwerkingen, met andere woorden het doel.

Als afdeling bent u verantwoordelijk voor het leveren van de informatie via de disclaimer. S-Sport//RECREAS kan niet elke verwerking controleren, dus doet S-Sport//RECREAS beroep op u om aan deze verplichtingen te voldoen.

4. DATALEK Werken met gegevens houdt onvermijdelijk het risico op datalekken in. Een datalek is niet alleen het spectaculaire hacken door cybercriminelen van gevoelige bankgegevens, maar kan er even goed bestaan uit het verliezen van een laptop of usb-stick met gegevens, uit het verkeerd ver-sturen van een mail met gegevens, uit het meenemen naar huis van een dossier waar uw kin-deren door het dossier bladeren. Kort gezegd bestaat een datalek erin dat persoonsgegevens worden “ontvangen” (gelezen, ge-analyseerd etc.) of kunnen worden ontvangen door een persoon of personen die hier niet toe bevoegd zijn, met andere woorden, door personen die niet betrokken zijn bij de verwerking of, in het slechtste geval, niet bij uw vzw zelf betrokken zijn. “Kunnen worden ontvangen” hoort hier ook bij, daar, in geval van verlies van een laptop versleuteld met een wachtwoord, het niet zeker is of iemand deze laptop vindt of kan openen, maar deze gegevens wel in gevaar zijn.


6

Deze lekken zijn quasi onvermijdelijk, hoe zorgvuldig iemand ook omspringt met persoonsgege-vens. U dient wel, in geval een datalek optreedt, dit lek op te nemen in een eenvoudig Excel-bestandje, met daarbij mogelijke oplossingen om dergelijke lekken in de toekomst te vermijden. Als een lek ernstig is, d.w.z. gevaar voor de betrokkenen zelf, moet u dit lek aan de Privacycom-missie melden, tot 72 uur na het ontdekken van het lek. In extreme gevallen, wanneer er acuut gevaar is voor de betrokkenen (m.a.w. dat ernstige financiële, lichamelijke of psychologische schade goed mogelijk is), moeten de betrokkenen ook ingelicht worden. Dit is de theorie. Moet u voor elk mogelijk datalek de Privacycommissie opbellen? Natuurlijk niet. De vuistregel is nog steeds: gebruik uw gezond verstand. Als het waarschijnlijk is dat iemand die gegevens kan lezen, dan moet u het melden (vb. u verstuurt een lijst van gegevens naar een verkeerd e-mailadres). Is het zeer onwaarschijnlijk (vb. u neemt een dossier mee naar huis en uw kleinkinderen van 3 en 5 jaar oud bladeren erin), dan hoeft u dat niet te melden.

5. RECHTEN BETROKKENEN Betrokkenen hebben ook rechten. Indien u over gegevens van personen beschikt, kunnen die personen onder andere vragen om:

- inzage te krijgen in die gegevens; - te vragen de verwerking stop te zetten (indien die verwerking op toestemming is geba-

seerd); - toestemming in te trekken; - hun gegevens te laten corrigeren; - “vergeten te worden”, m.a.w. dat alle gegevens betreffende die persoon uit de databank

worden gewist. Deze rechten worden opgelijst in de privacyverklaring, waardoor de betrokkene deze rechten kent of zou moeten kennen. Deze vraag moet normaal gezien schriftelijk aan de vzw worden gericht, die dan een maand de tijd heeft (soms 3 maand) om dit verzoek te beantwoorden. In slechts zeer uitzonderlijke gevallen zal uw vzw dit verzoek kunnen weigeren. Het is echter zeer onwaarschijnlijk dat u veel verzoeken zult ontvangen. Indien nodig, kan S-Sport//RECREAS u advies en hulp verlenen wanneer dit nodig is.

6. VERHOUDING S-SPORT//RECREAS – VZW S-Sport//RECREAS doet beroep op uw vzw om haar te helpen bij haar activiteiten. Op die manier bent u, in verhouding tot S-Sport//RECREAS, verwerker. Voor verwerkingen die u zelf uitvoert, uit eigen naam en met eigen doeleinden, blijft u zelf verwerkingsverantwoordelijke. Vandaar dat S-Sport//RECREAS u een verwerkersovereenkomst zal voorleggen, om te zorgen dat beide partijen zo veilig mogelijk zitten wat betreft aansprakelijkheid.


7

7. WAT VERANDERT ER CONCREET? In feite verandert er niet zo veel. U moet vanaf nu een dataregister bijhouden, uw informatiever-plichtingen zijn iets uitgebreider en u moet datalekken melden indien nodig. Vroeger konden betrokkenen ook al rechten uitoefenen, maar nu zijn die beter en duidelijker geformuleerd en staan er zwaardere sancties op. Voor wat betreft uw samenwerking met S-Sport//RECREAS verandert er heel weinig, behalve dat uw samenwerking door een extra contract, nl. de verwerkersovereenkomst, beheerst zal wor-den. Om het even visueel voor te stellen:

VROEGER VANAF 25 MEI

Geen dataregister Wel dataregister

Informatieverplichting Informatieverplichting, maar beter

Geen antwoordplicht bij vragen Antwoordplicht, binnen 1 maand

Geen meldplicht bij ernstige datalekken Meldplicht, binnen 72 uur

Geen verwerkersovereenkomst met S-Sport//RECREAS

Verwerkersovereenkomst met S-Sport//RE-CREAS verplicht

8. CONTACTPERSONEN Indien u nog vragen heeft hierover, kunt u terecht bij:

o Contactgegevens vzw

9. DISCRETIEPLICHT Elk lid van de afdeling verklaart zich aan de volgende bepalingen te houden bij het verwerken,

opvragen of anderzijds behandelen van persoonsgegevens in opdracht van of in samenwerking

met S-Sport//RECREAS.

Het lid van de afdeling verbindt er zich hiermee toe:

alles wat door haar/zijn werkzaamheden niet als “publieke” informatie of “publieke infor-matiesystemen” is toevertrouwd of wat als zodanig ter kennis is gekomen en alles waar-van redelijkerwijs aangenomen moet worden dat het andere dan als “publieke informa-tie” geclassificeerde informatie betreft, aan niemand buiten het kader van haar/zijn op-dracht te verspreiden, reproduceren, zelf bijhouden of ter beschikking stellen aan derden;

zich alleen toegang te verschaffen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoe-ren van de haar/hem toevertrouwde opdracht, zich met andere woorden discreet en loy-aal op te stellen bij het raadplegen van gegevens;


8

de gegevens waarvan zij/hij kennis heeft genomen, alleen toe te vertrouwen aan anderen in de mate dat dit voor de uitvoering van haar/zijn opdracht noodzakelijk is en op voor-waarde dat de persoon aan wie deze gegevens kenbaar worden gemaakt bevoegd is er kennis van te nemen;

de toegangscodes en/of wachtwoorden om zich toegang tot de gegevens te verschaffen niet kenbaar te maken;

alle verbintenissen na te leven die zij/hij moet nakomen in overeenstemming met de Al-gemene Verordening Gegevensbescherming, zijnde verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van na-tuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, indien persoons-gegevens betrokken zijn bij het uitvoeren van de haar/hem toevertrouwde opdracht;

enkel, in het kader van de activiteiten in opdracht van of in samenwerking met S-Sport//RECREAS, de gegevens op te vragen en/of te verwerken waar S-Sport//RECREAS expliciete instructies over geeft. Deze instructies dienen ook opgevolgd te worden.

Deze vertrouwelijkheidsplicht blijft ook na beëindiging van het samenwerkingsverband tussen S-

Sport//RECREAS en het lid van de afdeling voortbestaan.

Het lid van de afdeling is zich ervan bewust dat (straf-)sancties kunnen worden opgelegd indien

vertrouwelijke informatie wordt aangewend voor andere doeleinden dan voor de uitoefening

van haar/zijn opdracht of ingeval van misbruik van deze vertrouwelijke informatie.

S-SPORT // RECREAS VZW

Sint-Jansstraat 32

1000 Brussel

Ondernemingsnummer: 0451.743.450

STATUTEN

(Goedgekeurd door de Algemene Vergadering op 28/08/2018)

TITEL I: NAAM - ZETEL - DOEL - DUUR

Artikel 1: naam en zetel

De vereniging zonder winstoogmerk heeft de naam S-Sport // Recreas vzw, is gevestigd te 1000

Brussel, Sint-Jansstraat 32 en heeft haar zetel in het gerechtelijk arrondissement Brussel.

Alle stukken voorgeschreven door de VZW-wet worden neergelegd in het dossier bijgehouden op

de griffie van de ondernemingsrechtbank van het voornoemd gerechtelijk arrondissement.

Artikel 2: doel

Het doel van de vereniging wordt als volgt omschreven:

S-Sport // Recreas vzw is een door Sport Vlaanderen erkende en gesubsidieerde Vlaamse sport-

federatie waar iedereen meetelt. Via het ondersteunen van sportclubs en het organiseren van

sportactiviteiten bieden we een recreatief sporten beweegaanbod voor iedereen. Voor ons is

sport meer dan een doel op zich. Sport en beweging zijn een middel om mensen samen te brengen

en de samenhorigheid in de maatschappij te vergroten. Solidariteit en verdraagzaamheid staan

centraal binnen onze sportfederatie.

Daarnaast kan S-Sport // Recreas vzw alle activiteiten ontplooien die rechtstreeks of onrecht-

streeks bijdragen tot de verwezenlijking van bovenstaande niet-winstgevende doelstellingen, met

inbegrip van bijkomstige commerciële en winstgevende activiteiten binnen de grenzen van wat

wettelijk toegelaten is en waarvan de opbrengsten te allen tijde volledig zullen worden bestemd

voor de verwezenlijking van de niet-winstgevende doelstellingen.

Artikel 4: duur

De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur.

Artikel 5: multisportfederatie

De vereniging fungeert als multisportfederatie overeenkomstig het decreet van 10 juni 2016 hou-

dende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector.

Binnen de grenzen van de organisatie kunnen geen zelfstandige of autonome entiteiten bestaan

die een eigen beleid bepalen dat afwijkt van het door de Algemene Vergadering en de Raad van

Bestuur vastgestelde beleid.

TITEL II: LEDEN

Artikel 6: aantal leden

Het aantal werkende leden is onbeperkt, maar moet tenminste 10 bedragen. De leden worden

opgenomen in een ledenregister, hetzij schriftelijk, hetzij elektronisch.

Artikel 7: soorten leden

De vereniging omvat twee soorten leden:

1) De werkende leden:

a) Rechtspersonen: aangesloten verenigingen met rechtspersoonlijkheid, vertegenwoordigd

door hun voorzitter, secretaris of ander bestuurslid die omwille van hun belangstelling voor

de sport, kunnen bijdragen tot de verwezenlijking van het hierboven omschreven doel.

b) Natuurlijke personen: leden ten persoonlijke titel die tot het hierboven omschreven doel

willen bijdragen en die omwille van hun functie, verdienste of deskundigheid als lid

aanvaard worden.

De werkende leden bezitten de volheid van het lidmaatschap, met inbegrip van het stemrecht in

de Algemene Vergadering. De wettelijke bepalingen zijn alleen op hen van toepassing.

2) De aangesloten leden:

Dit zijn de individuele leden aangesloten bij de tot de federatie behorende lokale sportclubs. Aange-

sloten leden zijn al diegenen aan wie een geldig lidmaatschap van S-Sport // Recreas vzw werd

toegekend. Zij dienen te voldoen aan de bijdrageverplichting en genieten in ruil hiervoor van de

sportverzekering en de activiteiten van S-Sport // Recreas vzw. Zij hebben geen stemrecht op de

Algemene Vergadering.

Artikel 8: toetreden

Als werkend lid kan tot de vereniging toetreden de personen vermeld in artikel 6 punt 1. Het

verzoek om toelating van een kandidaat-lid moet schriftelijk worden ingediend bij de voorzitter

van de Raad van Bestuur.

Artikel 9: rechten en plichten van de leden

Werkende leden met stemrecht op de Algemene Vergadering (AV)

Als werkend lid kan tot de vereniging toetreden de personen vermeld in artikel 6 punt 1. Het verzoek om toelating van een kandidaat-lid moet schriftelijk worden ingediend bij de voorzitter van de Raad van Bestuur. Werkende leden hebben de volgende rechten:

Leden van de AV zijn niet verplicht tot het betalen van een jaarlijks lidgeld.

Leden hebben stemrecht op de AV. Elk lid beschikt slechts over 1 stem op de Algemene Vergadering. Een lid kan zich echter door een ander lid op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen. Een lid kan evenwel slechts 1 ander lid vertegenwoordigen.

Leden kunnen ten allen tijde ontslag nemen uit de AV door de voorzitter van de RvB hier schriftelijk van op de hoogte te stellen.

Leden hebben recht op inzage of kopij van de verslaggeving van de AV.

Leden hebben recht op inzage van de besluiten van de RvB.

Leden hebben geen recht op (een deel van) het vermogen van de vereniging. Werkende leden hebben de volgende plichten:

Leden zijn verplicht de statuten, het huishoudelijk reglement alsook de besluiten van haar organen na te leven.

Leden mogen in geen geval de belangen van de vereniging of één van haar organen scha-den.

Leden dienen aanwezig te zijn of, indien zij onmogelijk aanwezig kunnen zijn op een AV, zich te verontschuldigen en te laten vertegenwoordigen.

Aangesloten leden

Een toegetreden lid, dat tijdig zijn aansluiting regelt bij een bij de S-Sport // Recreas vzw aange-sloten sportclub en hiervoor lidgeld betaalt, heeft recht op:

een verzekering BA (burgerlijke aansprakelijkheid) en LO (lichamelijke ongevallen) die minstens voldoet aan het vigerende decreet;

deelname aan activiteiten en/of competities, ingericht en/of ondersteund door S-Sport // Recreas vzw.

Aangesloten leden zijn verplicht:

de statuten en het huishoudelijk reglement van S-Sport // Recreas vzw, alsook de beslui-ten van haar organen na te leven.

de belangen van S-Sport // Recreas vzw of één van haar organen niet te schaden.

Artikel 10: uittreden en uitsluiten

Werkende leden

Het lidmaatschap van werkende leden eindigt op de hierna vermelde manieren:

Het lidmaatschap van een lid eindigt automatisch na een periode van 6 jaar.

Het lidmaatschap van een lid kan vernieuwd worden.

Een lid kan door de RvB geschorst worden.

Een lid kan slechts worden uitgesloten door de AV met een meerderheid van 2/3 van de stemmen.

Een lid kan vrijwillig uittreden.

Elk werkend lid kan altijd ontslag nemen door de voorzitter van de Raad van Bestuur hier schrif-

telijk van op de hoogte te brengen. Het ontslag zal een maand na dit schrijven ingaan.

De uitsluiting van een lid kan enkel door de Algemene Vergadering en met een meerderheid van

2/3 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden worden uitgesproken.

Toegetreden leden Het lidmaatschap van een aangesloten lid bedraagt 1 jaar. Dit kan telkens hernieuwd worden en wordt geregeld op het niveau van de aangesloten club aan de hand van het aanleveren en/of invoeren van een aantal verplicht op te vragen persoonlijke gegevens voor het ledenadministra-tieprogramma. Uitsluiting leden

Elk lid van een vereniging is vrij uit te treden door zijn ontslag in te dienen bij het bestuursorgaan.

Voor zover de bijdrage verplicht is, kan het niet-betalend lid als ontslagnemend beschouwd wor-

den. De uitsluiting van een lid moet worden aangegeven in de oproeping. Het lid moet worden

gehoord. De uitsluiting kan slechts door de algemene vergadering worden uitgesproken met na-

leving van de aanwezigheids- en meerderheidsvereisten voorgeschreven voor een statutenwijzi-

ging. Een ontslagnemend of uitgesloten lid heeft geen aanspraak op het bezit van de vereniging

en kan betaalde bijdragen niet terugvorderen, tenzij de statuten anders bepalen.

TITEL III: ALGEMENE VERGADERING

Artikel 11: samenstelling Algemene Vergadering

De Algemene Vergadering vertegenwoordigt de organisatie via een getrapte vertegenwoordiging

conform het huishoudelijk reglement.

De Algemene Vergadering is samengesteld uit minimum 10 werkende leden. De Algemene Ver-gadering bestaat uit maximaal 4 vertegenwoordigers uit de sportclubs, aangevuld met maximaal 7 leden voorgedragen door de samenwerkende partners en maximaal 5 gecoöpteerde leden.

Elk lid beschikt slechts over 1 stem op de Algemene Vergadering. Een lid kan zich echter door een

ander lid op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen. Een lid kan evenwel slechts 1

ander lid vertegenwoordigen.

Artikel 12: bevoegdheden van de leden Algemene Vergadering

De Algemene Vergadering is uitsluitend bevoegd voor:

- het wijzigen van de statuten

- de benoeming en de afzetting van de bestuurders

- de benoeming en de afzetting van de commissarissen en het bepalen van hun bezoldiging

ingeval een bezoldiging wordt toegekend

- de kwijting aan de bestuurders en de commissarissen

- de goedkeuring van de begroting en van de rekening

- de vrijwillige ontbinding van de vereniging

- de benoeming en de uitsluiting van een lid van de vereniging

- de omzetting van de vereniging in een vennootschap met een sociaal oogmerk

- alle gevallen waarin deze statuten het vereisen

Artikel 13: vergaderingen Algemene Vergadering

Er wordt minstens tweemaal per jaar een Algemene Vergadering gehouden.

Binnen de zes maanden na het sluiten van het boekjaar, dient een Algemene Vergadering gewijd

te worden aan het jaarverslag van de vereniging en de rekeningen van het voorafgaande jaar, om

kwijting te verlenen over de rekeningen en de balansen.

Vóór het einde van het kalenderjaar dient een Algemene Vergadering gewijd te worden aan het

opstellen en goedkeuren van de begrotingen voor het volgend kalenderjaar.

Artikel 14: wijze van oproepen vergaderingen Algemene Vergadering

De Algemene Vergadering wordt geldig bijeengeroepen door de Raad van Bestuur of door de

voorzitter telkens als het doel van de vereniging dit vereist.

De Raad van Bestuur is bovendien verplicht de Algemene Vergadering samen te roepen wanneer

1/5 van de leden van de Algemene Vergadering daartoe een verzoek richt aan de Raad van Be-

stuur. In dit geval is de Raad van Bestuur verplicht de Algemene Vergadering samen te roepen

binnen de 15 werkdagen met vermelding op de agenda van de gevraagde agendapunten.

De oproepingen tot de Algemene Vergadering moeten om geldig te zijn, ondertekend worden

door de voorzitter, secretaris of twee bestuurders. Alle leden van de Algemene Vergadering moe-

ten worden opgeroepen per gewone brief of per e-mail tenminste acht werkdagen voor de ver-

gadering.

De oproeping bevat de agenda, die wordt vastgelegd door de Raad van Bestuur. De Algemene

Vergadering kan op geldige wijze een beslissing nemen over punten die niet op de agenda staan

vermeld op voorwaarde dat de vergadering rechtsgeldig is samengesteld en dat minstens 2/3 van

de aanwezige en vertegenwoordigde leden akkoord gaat om deze punten toe te voegen.

Elk onderwerp dat schriftelijk wordt voorgedragen door 1/20 van de leden, moet eveneens op de

agenda worden vermeld. Dit onderwerp moet door 1/20 van de leden ondertekend worden en

tenminste 2 werkdagen voor de vergadering aan de voorzitter van de Raad van Bestuur overhan-

digd zijn.

Artikel 15: geldigheid van besluiten

De Algemene Vergadering kan slechts geldig beslissen indien de meerderheid van de leden aan-

wezig is. In gewone gevallen worden de besluiten genomen bij eenvoudige meerderheid van

stemmen. Bij staking van stemmen beslist de stem van de voorzitter of diegene die op dat ogen-

blik de vergadering voorzit.

Tot wijziging van de statuten kan slechts worden besloten indien die wijziging gedetailleerd op de

agenda is vermeld en indien 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is. De onthoudingen

worden meegerekend in de noemer.

Wordt dit getal niet bereikt dan kan een tweede vergadering worden bijeengeroepen, zoals door

deze statuten is bepaald, en waarop deze vergadering een geldig besluit zal kunnen nemen, on-

geacht het aantal aanwezigen.

Deze tweede vergadering mag niet binnen de 15 kalenderdagen volgend op de eerste vergadering

worden gehouden. Voor elke statutenwijziging is bovendien een meerderheid van 2/3 van de aan-

wezige of vertegenwoordigde stemmen vereist, ook op de tweede Algemene Vergadering.

Tot wijziging van het doel van de vereniging kan slechts met een meerderheid van 4/5 van de

stemmen worden besloten.

Bij vrijwillige ontbinding van de vereniging worden dezelfde regels als deze beschreven voor het

wijzigen van het doel der vereniging vereist.

Een meerderheid van 2/3 van de stemmen is vereist voor het uitsluiten van een werkend lid. Bij

uitsluiting van dit lid moet dit punt eveneens op de agenda voorkomen en moet het lid worden

uitgenodigd om in zijn verdediging te kunnen voorzien.

Artikel 16: ledenbijdrage

De leden van de Algemene Vergadering zijn niet verplicht tot het betalen van een jaarlijks lidgeld.

Het jaarlijks lidgeld voor de aangesloten leden wordt bepaald door de Raad van Bestuur. Dit lid-

geld kan variëren per leeftijdsgroep, per doelgroep en per sporttak.

Artikel 17: notulen Algemene Vergadering

Van elke vergadering worden notulen gemaakt die ondertekend worden door 2 bestuurders. De

leden worden hiervan in kennis gesteld per gewone brief of e-mail.

De beslissingen die derden aanbelangen worden hen, indien zij daarom verzoeken, door de voor-

zitter meegedeeld.

Een publieke versie van de notulen zal steeds op de website van S-Sport // Recreas vzw worden

gepubliceerd.

TITEL IV: RAAD VAN BESTUUR

Artikel 18: samenstelling Raad van Bestuur

De vereniging wordt bestuurd door een Raad van Bestuur, samengesteld uit de onder artikel 6

vermelde leden.

De Raad van Bestuur bestaat uit minimum 9 bestuurders.

Het aantal bestuurders moet steeds lager zijn dan het aantal leden van de Algemene Vergadering.

De nationaal verantwoordelijke van de vzw woont de Raad van Bestuur bij en heeft een raadge-

vende stem.

Rechtspersonen kunnen een bestuursmandaat opnemen. Zij worden vast vertegenwoordigd door

een natuurlijk persoon.

Artikel 19: onverenigbaarheden

Volgende mandaten zijn onverenigbaar met de functie van bestuurder van S-Sport // Recreas vzw:

- Werknemers van S-Sport // Recreas vzw met tenminste 10 % tewerkstelling en hun familieleden

in de eerste graad. In geen geval kan de functie van voorzitter van de Raad van Bestuur worden

gecumuleerd met de functie van directeur van de multisportfederatie.

- Personen die zetelen in een rechtsprekend orgaan van of voor S-Sport // Recreas vzw.

- Personen die een arbeidsrelatie hebben met een bedrijf dat een commerciële relatie heeft met

de organisatie.

Artikel 20: duur mandaat bestuurders

Het mandaat van bestuurders wordt beperkt tot een periode van 6 jaar en loopt over een maxi-

maal aaneengesloten zittingsperiode van 12 jaar. Via een rooster van aan- en aftreden voor alle

bestuursfuncties wordt vastgelegd dat telkens slechts een deel van de bestuurders vervangen

wordt. De manier waarop dit rooster wordt toegepast maakt onderdeel uit van het huishoudelijk

reglement.

Artikel 21: vergaderingen Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur vergadert minstens 5 keer per jaar.

De Raad van Bestuur vergadert geldig zodra minimum 3 van haar leden aanwezig zijn.

Artikel 22: benoeming en bezoldiging

De bestuurders worden benoemd door de Algemene Vergadering met een gewone meerderheid

ongeacht het aantal aanwezige en/of vertegenwoordigde leden.

Alle mandaten zijn onbezoldigd en kunnen slechts aanleiding geven tot een onkostenvergoeding.

De Raad van Bestuur benoemt de voorzitter, plaatsvervangend voorzitter, penningmeester en se-

cretaris met gewone meerderheid van de stemmen. De voorzitter van de Raad van Bestuur wordt

eveneens voorzitter van de Algemene vergadering.

Wijzigingen in de samenstelling van de Raad van Bestuur worden steeds bekendgemaakt in het

Belgisch Staatsblad en bij de Kruispuntbank voor ondernemingen.

Artikel 23: ambtsbeëindiging en afzetting van de bestuurders

Het mandaat van de bestuurders eindigt door afzetting door de Algemene Vergadering, door vrij-

willig ontslag, door overlijden of ingeval van wettelijke onbekwaamheid.

De afzetting door de Algemene Vergadering wordt beslist bij gewone meerderheid van het aantal

aanwezige en/of vertegenwoordigde leden. Het moet evenwel uitdrukkelijk vermeld worden op

de agenda van de Algemene Vergadering.

Een bestuurder die vrijwillig ontslag neemt, moet dit schriftelijk bekendmaken aan de Raad van

Bestuur. Dit ontslag gaat onmiddellijk in tenzij door dit ontslag het minimum aantal bestuurders

onder het statutaire minimum is gedaald. In dit geval, moet de Raad van Bestuur binnen de twee

maanden de Algemene Vergadering bijeenroepen, welke in de vervanging van de betrokken be-

stuurder dient te voorzien en hem daarvan ook schriftelijk in kennis zal stellen.

Indien vertegenwoordigers van rechtspersonen bestuurder zijn, eindigt hun mandaat wanneer zij

niet meer de functie uitoefenen die recht geeft op het mandaat van bestuurder.

Bij het einde van het mandaat of de afzetting van een bestuurder dient steeds over een mogelijke

kwijting te worden gestemd door de Algemene Vergadering.

Artikel 24: bevoegdheden van de bestuurders

De Raad van Bestuur oefent haar mandaat uit als college.

Ze leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt deze in en buiten rechte. Zij is bevoegd

voor alle aangelegenheden, met uitzondering van die welke uitdrukkelijk door de wet aan de Al-

gemene Vergadering zijn voorbehouden. Zij treedt op als eiser en verweerder, in alle rechtsgedin-

gen en beslist over het al dan niet aanwenden van rechtsmiddelen.

De Raad van Bestuur kan slechts geldig beslissen indien de meerderheid van de bestuurders aan-

wezig is. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van

stemmen is de stem van de voorzitter of de stem van diegene die hem vervangt doorslaggevend.

S-Sport // Recreas vzw wordt geldig vertegenwoordigd door 2 bestuurders, waarbij voor alle fi-

nanciële verrichtingen minstens de handtekening van de penningmeester vereist is. Elke akte

waarbij een bestuurder de vzw vertegenwoordigt, moet voor of na de handtekening de hoeda-

nigheid van de bestuurder vermelden.

Artikel 25: bijeenroeping en voorzitten vergaderingen

De Raad van Bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter of door twee bestuurders.

De vergaderingen van de Raad van Bestuur worden voorgezeten door de voorzitter. Indien deze

belet of afwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door de ondervoorzitter of de oudste van

de aanwezige bestuurders.

De voorzitter van de Raad Van Bestuur ziet toe op de correcte navolging van de procedures voor

het opstellen van de agenda voor elke vergadering, het verloop van de vergadering en de goed-

keuring van besluiten zoals opgenomen in het huishoudelijk reglement.

Artikel 26: notulen Raad van Bestuur

Van elke vergadering worden notulen gemaakt, die ondertekend worden door de voorzitter en

de secretaris. Bij ontstentenis van deze bestuurders kunnen twee andere bestuurders deze docu-

menten geldig ondertekenen.

De notulen moeten op de eerstvolgende bestuursvergadering worden goedgekeurd.

Een publieke versie van de notulen wordt op de website van S-Sport // Recreas vzw gepubliceerd.

Artikel 27: benoeming van secretaris, penningmeester en voorzitter

De Raad van Bestuur kan uit zijn bestuurders een voorzitter, een secretaris, een penningmeester

en elke functie die voor de goede werking van de vereniging noodzakelijk is, kiezen.

Hun benoeming gebeurt door de Raad van Bestuur bij gewone meerderheid, die hieromtrent gel-

dig beslist indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is.

Artikel 28: dagelijks bestuur

De Raad van Bestuur kan een dagelijks bestuur kiezen.

Hun benoeming gebeurt door de Raad van Bestuur bij gewone meerderheid, die hieromtrent gel-

dig beslist indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is.

Tot daden van dagelijks bestuur worden gerekend alle handelingen die dag aan dag moeten wor-

den verricht om de normale gang van zaken van S-Sport // Recreas vzw te verzekeren en die, hetzij

wegens hun minder belang, hetzij wegens noodzakelijkheid een onverwijlde beslissing te nemen,

het optreden van de Raad van Bestuur niet vereisen of niet wenselijk maken.

De ambtsbeëindiging van het dagelijks bestuur kan geschieden:

a) op vrijwillige basis door een lid van het dagelijks bestuur zelf door een schriftelijk ontslag

in te dienen bij de Raad van Bestuur

b) door afzetting door de Raad van Bestuur bij gewone meerderheid die hieromtrent geldig

beslist indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is. De beslissing hieromtrent door

de Raad van Bestuur moet evenwel binnen de zeven kalenderdagen bij aangetekend schrijven

ter kennis gebracht worden van de betrokkene.

De beslissingen genomen door het dagelijks bestuur, dat als een college vergadert, worden steeds

genomen in collegiaal overleg.

Artikel 29: aansprakelijkheid

Bestuurders zijn jegens de vzw aansprakelijk voor fouten die zij begaan in de uitoefening van hun

opdracht, voor zover die fouten beslissingen, daden of gedragingen betreffen die zich kennelijk

buiten de marge bevinden waarbinnen normaal zorgvuldige en voorzichtige bestuurders in de-

zelfde omstandigheden redelijkerwijs kunnen toe gebracht worden.

De bestuurders zijn hoofdelijk aansprakelijk voor overtredingen van de Wet Vennootschappen en

Verenigingen of de statuten van de vzw. Deze aansprakelijkheid geldt ook ten aanzien van derden.

Deze aansprakelijkheid betreft de kennelijke grove fout en het “wrongful trading”.

TITEL V: HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Artikel 30 De Raad van Bestuur zal een huishoudelijk reglement en/of deontologische code opstellen.

TITEL VI: REKENINGEN EN BEGROTINGEN

Artikel 31

Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot 31 december.

De Raad van Bestuur sluit de rekeningen over het voorbije boekjaar af. Deze wordt ter goedkeu-

ring aan de Algemene Vergadering voorgelegd die gehouden wordt binnen zes maanden na af-

sluitingsdatum van het boekjaar.

Vóór het einde van het kalenderjaar dient een Algemene Vergadering gewijd te worden aan het

opstellen en goedkeuren van de begrotingen voor het volgend kalenderjaar.

Artikel 32: commissarissen

De vereniging benoemt één of meerdere commissarissen.

De commissarissen worden door de Algemene Vergadering benoemd onder de leden, natuurlijke

personen of rechtspersonen, van het instituut der Bedrijfsrevisoren.

TITEL VII: ONTBINDING EN VEREFFENING

Artikel 33

Behoudens gevallen van gerechtelijke ontbinding en ontbinding van rechtswege kan slechts de

Algemene Vergadering tot ontbinding besluiten indien 2/3 van de leden op de Algemene Verga-

dering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en er bovendien een 4/5 meerderheid akkoord is om

de vereniging vrijwillig te ontbinden. Het voorstel tot vrijwillige ontbinding van de vereniging

moet uitdrukkelijk op de agenda van de Algemene Vergadering vermeld worden.

Zijn geen 2/3 van de leden op deze Algemene Vergadering aanwezig of vertegenwoordigd, dan

moet een tweede Algemene Vergadering worden bijeengeroepen die geldig beraadslaagt onge-

acht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden maar mits een 4/5 meerderheid wordt

akkoord gevonden om de vereniging vrijwillig te ontbinden.

In geval van vrijwillige ontbinding benoemt de Algemene Vergadering, of bij gebreke daarvan, de

rechtbank, één of meer vereffenaars. Zij bepaalt tevens hun bevoegdheid alsmede de vereffe-

ningsvoorwaarden.

De activa zullen, na aanzuivering van de passiva, worden overgedragen aan een socialistische ver-

eniging aanleunend bij de Socialistische Mutualiteiten waarvan het doel zoveel mogelijk analoog

moet zijn aan dit van de tegenwoordige vereniging en dat door de Algemene Vergadering zal wor-

den aangeduid.

Artikel 34

Voor alles wat in deze statuten niet is voorzien of geregeld, blijft de VZW-wet van 27 juni 1921,

gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 van toepassing.

BIJLAGE 15.1: INITIATIEPROGRAMMA VOOR NIEUWE BESTUURDERS

Pagina 1 van 1

Initiatieprogramma voor nieuwe bestuurders

Het nationaal secretariaat zal er samen met de voorzitter van de Raad van Bestuur voor zorgen dat

nieuw benoemde bestuurders een passende introductie krijgen om hun bijdrage tot de Raad van

Bestuur te verzekeren.

Elk nieuw lid van de Raad van Bestuur wordt door de voorzitter van de Raad van Bestuur uitgenodigd

voor een individueel gesprek en wordt gebrieft over de werking van de organisatie.

Elk nieuw lid van de Raad van Bestuur ontvangt een benoemingsbrief waarin wordt beschreven op basis

van welk profiel hij/zij werd aangezocht. Daarnaast ontvangt het nieuwe lid een exemplaar van de

statuten en het huishoudelijk reglement van de organisatie alsook het meerjarenbeleidsplan en andere

relevante documenten.

Elke bestuurder ondertekent, in het kader van goed bestuur, bij aanvang van zijn mandaat volgende

documenten die als bijlage aan dit hoofdstuk worden toegevoegd :

❖ Huishoudelijk regelement

❖ Registratie belangen bestuurders – zie bijlage 14.2

❖ Benoemingsbrief – zie bijlage 14.3

Het introductieproces moet de bestuurders helpen om vertrouwd te geraken met hun

verantwoordelijkheden als bestuurders en met de grondbeginselen van S-Sport // Recreas vzw, zoals de

missie, de visie, de werking en andere sleutelelementen van zijn beleid, zijn strategische plannen,

financiële en zakelijke uitdagingen, zijn betekenisvolle financiële, boekhoudkundige en

risicobeheersingsuitdagingen, de geldende gedragsregels en zijn management.

BIJLAGE 15.2: BENOEIMINGSBRIEF BESTUURDER

Pagina 1 van 1

Benoemingsbrief bestuurder S-Sport // Recreas vzw

Geachte heer / mevrouw ................... [naam betrokkene]

Benoeming tot lid van de Raad van Bestuur van de Multi sportfederatie S-Sport // Recreas vzw.

Via dit schrijven bevestigen wij dat de Algemene Vergadering van de S-Sport // Recreas vzw u in haar

vergadering van ……………. [datum] heeft benoemd tot lid van de raad van bestuur.

Uw statutaire benoemingsperiode bedraagt 6 jaar en loopt van ……………. [datum] tot ……………. [datum].

Uw benoeming heeft plaatsgevonden op basis van het profiel ……………. [benaming profiel].

Voor het remuneratiebeleid alsook alle regelingen en afspraken die betrekking hebben op uw

mandaat, verwijzen we u graag naar de statuten, het huishoudelijk reglement en de gedragscode voor

bestuurders waarvan u een exemplaar ontvangt.

U bevestigt hierbij : Volgende documenten in ontvangst te hebben genomen of verwezen te zijn naar de

plaats waar u deze op onze officiële kanalen kan terugvinden :

❖ Statuten

❖ Huishoudelijk reglement

❖ Een exemplaar van het beleidsplan, jaaractieplan + begroting

❖ Jaarverslagen van de voorbije 4 jaar

❖ Gedragscode ter ondertekening

❖ Registratie belangen bestuurders ter ondertekening

• uitgenodigd te zijn geweest voor een persoonlijk gesprek met de voorzitter en gebrieft te zijn over de

interne werking

Het huidige bestuur wenst u veel voldoening toe bij de uitoefening van uw functie.

Namens de raad van bestuur

Karin Van Mossevelde

Voorzitter

Voor ontvangst :

……………………………… ……………………………… ………………………………

(naam) (datum) (handtekening)

Dit document werd in 2-voud opgesteld. U wordt vriendelijk verzocht dit document samen met de

ondertekende gedragscode en de registratie belangen bestuurders voor afgifte mee te brengen naar de

eerstvolgende bestuursvergadering.

BIJLAGE 15.3: REGISTRATIE BELANGEN BESTUURDERS

Registratie belangen bestuurders

Formulier dat nieuwe bestuursleden dienen in te vullen om zo belangenconflicten

beter te kunnen detecteren. Dit document maakt deel uit van de

introductieprocedure voor nieuwe bestuursleden.

Sint-Jansstraat 32 - 38, 1000 Brussel

Tel. 02 515 02 54 - e-mail: [email protected]

Naam

Functie

Vergoeding

Datum van aanstelling

Hoofdtaken en verantwoordelijkheden

Naam van het bedrijf / de organisatie Functie en verantwoordelijkheden

Naam en aard relatie Functie en verantwoordelijkheden

Beschrijving

S-Sport // Recreas Federatie vzw respecteert uw privacy krachtens de wet van 8 december 1992. Uw gegevens worden enkel gebruikt voor verwerking in onze ledenadministratie

alsook bij de organisatie van onze activiteiten en deze van onze partners. U heeft het recht uw gegevens in te kijken, te laten aanpassen of te laten verwijderen.

Professionele belangen partner - familie

Andere belangen

BELANGEN

Professionele belangen

BIJLAGE 15: VERKIEZINGSREGLEMENT & INTRODUCTIEPROCEDURE NIEUWE BESTUURSLEDEN

Pagina 1 van 3

VERKIEZINGSREGLEMENT 2019 (legislatuur 2019-2025)

Art. 1. VERKIEZINGEN BESTUURSORGANEN S-Sport // Recreas vzw

Art. 1.1. Samenstelling van de leden van de Algemene Vergadering (AV)

Conform de statuten van S-Sport // Recreas vzw bestaat de Algemene Vergadering uit minimum 10 leden. De Alge-mene Vergadering bestaat uit maximaal 4 vertegenwoordigers uit de sportclubs, aangevuld met maximaal 7 leden voorgedragen door de samenwerkende partners en maximaal 5 gecoöpteerde leden. Art. 1.1.1. Vertegenwoordiging uit de aangesloten sportclubs van S-Sport // Recreas vzw

De verkiezingen van de 4 vertegenwoordigers uit de sportclubs die lid zijn van S-Sport // Recreas vzw gebeurt con-

form het verkiezingsreglement. Elke aangesloten sportclub kan 1 kandidatuur voordragen die een bestuursfunctie

opneemt binnen de club.

Bovendien omvat een maximale vertegenwoordiging minstens één vertegenwoordiger vanuit de doelgroep Senio-

ren sport en één vertegenwoordiger vanuit de doelgroep G-sport.

Art. 1.1.2. Vertegenwoordiging uit de samenwerkende partners

Maximaal 7 vertegenwoordigers via de samenwerkende partners kunnen op voordracht van de Raad van Bestuur

van S-Sport // Recreas vzw als volwaardig lid in de Algemene Vergadering van S-Sport // Recreas vzw worden opge-

nomen.

o Vertegenwoordigers van het provinciaal secretariaat van West-Vlaanderen, Oost-Vlaanderen, Ant-werpen, Limburg en het nationale secretariaat

o Expert(en) domein gezondheid en welzijn o Expert(en) financiën

Art. 1.1.3. Vertegenwoordiging door gecoöpteerde leden: externen/experten

De coöptatie van maximaal 5 bijkomende leden gebeurt op voordracht van de Raad van Bestuur van S-Sport // Re-

creas vzw, nadat deze is samengesteld en daaraan een bespreking heeft gewijd. Het is de Algemene vergadering die

beslist over de aanstelling van de gecoöpteerd leden.

Vertegenwoordiging door gecoöpteerde leden: externen/experten

o 1 verantwoordelijke VFG nationaal

o 1 verantwoordelijke S-PLUS nationaal

o 3 (externe) experten

Art. 1.1.4 De voorzitter van de Algemene Vergadering

De voorzitter van de Algemene Vergadering van S-Sport // Recreas vzw wordt gekozen door de leden van de Alge-

mene Vergadering.


Pagina 2 van 3

Art. 1.2. Verkiezing van de leden van de Algemene Vergadering (AV)

Fase 1: Verkiezing vertegenwoordiging uit de aangesloten sportclubs van S-Sport // Recreas vzw

Tussen 15 oktober en 1 november 2018 vraagt S-Sport // Recreas vzw kandidaturen per brief aan:

Het nationaal secretariaat van S-Sport // Recreas vzw nodigt de bestuursleden van de aangesloten sportclubs per

brief uit zich kandidaat te stellen voor de verkiezing van de Algemene Vergadering.

Elke aangesloten sportclub kan maximaal 1 kandidatuur voordragen.

Procedure kandidaatstelling

Personen die zich kandidaat willen stellen voor de functie van bestuurder dienen dat te doen per gewoon schrijven

of per e-mail vóór 15 december 2018 naar het secretariaat t.a.v. de voorzitter en de secretaris van de Raad van

Bestuur.

- 1 januari - 15 januari 2018: Nationaal secretariaat inventariseert de kandidaturen en maakt deze over aan de Raad

van Bestuur.

De Raad van Bestuur legt de kandidatuur voor op de eerstvolgende Algemene Vergadering.

De AV benoemt vanuit de kandidaturen van de sportclubs maximaal 4 leden met een gewone meerderheid van de

stemmen. Het mandaat van bestuurder vangt aan op het ogenblijk van aanvaarding.

Fase 2: Verkiezing vertegenwoordiging uit de samenwerkende partners.

Maximaal 7 vertegenwoordigers uit de samenwerkende partners kunnen op voordracht van de Raad van Bestuur

van S-Sport // Recreas vzw als volwaardig lid in de Algemene Vergadering van S-Sport // Recreas vzw worden opge-

nomen.

o Vertegenwoordigers van het provinciaal secretariaat van West-Vlaanderen, Oost-Vlaanderen, Ant-werpen, Limburg en het nationale secretariaat

o Expert(en) domein gezondheid en welzijn o Expert(en) financiën Personen

Personen die zich kandidaat willen stellen voor de functie van bestuurder dienen dat te doen per gewoon schrijven of per e-mail vóór 15 december 2018 naar het secretariaat t.a.v. de voorzitter en de secretaris van de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur legt de kandidatuur voor op de eerstvolgende Algemene Vergadering indien blijkt dat er om-

wille van een statutaire reden een plaats als bestuurder vrijkomt binnen de vertegenwoordiging van de samenwer-

kende partners.

De AV benoemt vanuit de kandidaturen van de samenwerkende partners maximaal 7 leden met een gewone meer-

derheid van de stemmen. Het mandaat van lid van de AV vangt aan op het ogenblik van aanvaarding.

FASE 3: Installatie Algemene Vergadering en Raad van Bestuur

De Algemene Vergadering komt op uitnodiging voor het eerst in de nieuwe samenstelling bijeen voor een verkie-

zingsvergadering.

Timing: Januari 2019

Voorafgaand aan deze verkiezingsvergadering kunnen de verkozen leden van de AV zich bij het nationaal secretariaat

van S-Sport // Recreas kandidaat stellen voor de Raad van Bestuur en voorzitterschap d.m.v. een gewoon schrijven

of per e-mail.


Pagina 3 van 3

Samenstelling Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur bestaat minimaal uit 9 bestuurders.

Er worden maximum 2 vertegenwoordigers uit de groep van de sportclubs verkozen, minimum 6 vertegenwoordi-

gers uit de groep van de samenwerkende partners en minimum 1 (extern) expert.

De bestuurders worden bij gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde stemge-

rechtigde leden verkozen.

Op datum van de verkiezingsvevrgadering: installatie nieuwe Algemene Vergadering en verkiezing door deze

nieuwe Algemene Vergadering van Voorzitter en de Raad van Bestuur.

FASE 4: Aanstellen van gecoöpteerde leden

Na de samenstelling van de Algemene Vergadering en Raad van Bestuur kan de coöptatie plaatsvinden, dit op voor-

dracht van de Raad van Bestuur.

De coöptatie van maximaal 5 bijkomende leden gebeurt op voordracht van de Raad van Bestuur van S-Sport // Re-

creas vzw, nadat deze is samengesteld en daaraan een bespreking heeft gewijd. Het is de Algemene vergadering die

beslist over de aanstelling van de gecoöpteerd leden.

Timing: tijdens de legislatuur van 6 jaren tot de maximaal 5 gecoöpteerde plaatsen ingevuld zijn.

o 1 verantwoordelijke VFG nationaal

o 1 verantwoordelijke S-PLUS nationaal

o 3 (externe) experten

Initiatieprogramma voor nieuwe bestuurders

Het nationaal secretariaat zal er samen met de voorzitter van de Raad van Bestuur voor zorgen dat nieuw benoemde

bestuurders een passende introductie krijgen om hun bijdrage tot de Raad van Bestuur te verzekeren.

Elk nieuw lid van de Raad van Bestuur wordt door de voorzitter van de Raad van Bestuur uitgenodigd voor een

individueel gesprek en wordt gebrieft over de werking van de organisatie.

Elk nieuw lid van de Raad van Bestuur ontvangt een benoemingsbrief waarin wordt beschreven op basis van welk

profiel hij/zij werd aangezocht. Daarnaast ontvangt het nieuwe lid een exemplaar van de statuten en het huishou-

delijk reglement van de organisatie alsook het meerjarenbeleidsplan en andere relevante documenten.

Elke bestuurder ondertekent, in het kader van goed bestuur, bij aanvang van zijn mandaat volgende documenten

die als bijlage aan dit hoofdstuk worden toegevoegd :

❖ Huishoudelijk regelement

❖ Registratie belangen bestuurders (bijlage) – zie voorbeeld

❖ Ontvangst benoemingsbrief (bijlage) – zie voorbeeld

Het introductieproces moet de bestuurders helpen om vertrouwd te geraken met hun verantwoordelijkheden als

bestuurders en met de grondbeginselen van S-Sport // Recreas vzw, zoals de missie, de visie, de werking en andere

sleutelelementen van zijn beleid, zijn strategische plannen, financiële en zakelijke uitdagingen, zijn betekenisvolle

financiële, boekhoudkundige en risicobeheersingsuitdagingen, de geldende gedragsregels en zijn management.

BIJLAGE 16: PROFIELEN RAAD VAN BESTUUR

Pagina 1 van 3

Profielen

Raad van Bestuur

S-Sport // Recreas vzw

(Goedgekeurd door Raad van Bestuur van 28/08/2018)

1. Functieprofielen van bestuursleden

Algemene taken en verantwoordelijkheden bestuurslid

Voorbereiding op, deelname aan en een actieve bijdrage leveren aan de bestuursvergaderingen.

Betrokken zijn bij de voorbereiding van en het bewaken van de uitvoering van het beleidsplan, de

jaaractieplannen en het financiële en inhoudelijke jaarverslag.

Vaststellen van de begroting en de jaarrekening.

Bijwonen van de algemene vergadering van S-Sport // Recreas vzw.

Competenties en achtergrond

Kent en onderschrijft de visie en de missie van S-Sport // Recreas vzw.

Kan toezicht houden op de uitvoering van de beleidsuitgangspunten.

Is in staat om met de andere bestuursleden te werken als een teamspeler met democratische

ingesteldheid, die zich kan verzoenen met beslissingen die niet zijn mening volgen.

Kan het bestuursbeleid binnen S-Sport // Recreas vzw uitdragen.

Kan besturen op hoofdlijnen, weet afstand te houden tot de werkorganisatie, is niet gericht op

het operationeel beleid.

Kan de balans bewaren tussen kritisch tegenspel en constructief samenwerken.

Is in staat strategische uitgangspunten te beoordelen, weet door het stellen van kritische vragen

de werkorganisatie en de vereniging een spiegel voor te houden.

Kan vertrouwelijk met gegevens omgaan.

Blijft in alle omstandigheden onpartijdig in beoordelingen, beslissingen en handelingen.

2. Profiel voorzitter

Specifieke taken en verantwoordelijkheden voorzitter

Vertegenwoordigt het bestuur naar S-Sport // Recreas vzw toe.

Vertegenwoordiging van S-Sport // Recreas vzw bij externe contacten.

Leidt de vergaderingen van S-Sport // Recreas vzw.

Maakt samenvattingen en stelt besluiten op bestuursvergaderingen vast.

Toelichten en verdedigen van bestuursbeleid op de Algemene Vergadering.


Pagina 2 van 3

Neemt samen met de directeur het dagelijks bestuur waar.

Functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren met de directeur.

Zorgt voor de navolging en de opvolging van de Statuten, het Huishoudelijk reglement en de

besluiten van het bestuur.

Is het aanspreekpunt van het bestuur naar het personeel toe.


Heeft ervaring in het besturen van een democratisch functionerende vergadering en het leiden

van discussies.

Kent de doelstellingen, de organisatie en de werking.

Heeft ervaring met het aansturen van een organisatie.

Is in staat de visie van S-Sport // Recreas vzw uit te dragen.

Is in staat om mensen te motiveren en de teamgeest binnen het bestuur en de organisatie te

bevorderen.

Is betrokken bij en heeft affiniteit met de aard van S-Sport // Recreas vzw.

Heeft sterke communicatieve vaardigheden.

Het hebben van een netwerk in de sportsector wordt als een toegevoegde waarde aanzien.

Is toegankelijk en kan goed luisteren.

3. Profiel Ondervoorzitter

Taak en verantwoordelijkheden:

Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.


Zie voorzitter.

4. Profiel Penningmeester

Taak en verantwoordelijkheden

Adviseert regelmatig, doch minstens eenmaal per jaar de overige bestuurders over de prognoses,

jaarrekening, begroting.

Is betrokken bij overleg met de boekhouding inzake de jaarrekening en de balans.

Presenteert de jaarrekening en de begroting aan de Algemene Vergadering.


Is financieel deskundig.

Neemt initiatief en ziet toe op het begrotingsvoorstel en balans, inclusief lange termijnplanning.

Weet welke informatie nodig is om financieel beleid te volgen en te controleren.

Is communicatief vaardig.


Pagina 3 van 3

Evaluatie van de rol van de Raad van Bestuur en de afgeleide profielen

Bij de opmaak van elk beleidsplan worden op basis van de eventueel aangepaste rol van de Raad

van Bestuur, de gewenste profielen geëvalueerd.

Voor elke nieuwe verkiezing worden de reële profielen geëvalueerd op basis van het

verkiezingsreglement, onderdeel van het Huishoudelijk Reglement.

SPORTFEDERATIES

BIJZONDERE VOORWAARDEN

CONTRACT : 36.930.061

BIJVOEGSEL : 000

RISICO : 001

PRODUCENT MAISON DE LA SOLIDARITE AS

(947/004404) RUE SAINT-JEAN, 32 A 38

1000 BRUXELLES

TEL.: 02/515.02.11

VERZEKERINGNEMER

AANVANGSDATUM

DUUR

JAARLIJKSE VERVALDAG

PERIODICITEITVAN DE PREMIE

ALGEMENEVOORWAARDEN

VERZEKERDRISICO

V.Z.W. S-SPORT//RECREASSINT-JANSSTRAAT, 321000 BRUSSEL

01/01/2018 om 0 uur

1 jaar. (Jaarlijkse stilzwijgende hernieuwing)

01 Januari

JAARLIJKSE PREMIE

Uitgave 531/03-2009

Categorie SPORTFEDERATIES

DekkingBurgerlijke aansprakelijkheid

Lichamelijke letsels GedektMateriële schade Gedekt

RechtsbijstandTussenkomstslimiet 25.000,00 Eur

OngevallenOverlijden 8.500,00 EurTijdelijke ongeschiktheid 30,00 EurBlijvende ongeschiktheid 35.000,00 EurKosten van behandeling Gedekt

Jaarlijkse premies Contante premies van 01/01/2018 tot 31/12/2018

(*) inclusief taksen, kosten en wettelijke toeslagen

Netto premies Totale premies (*) Netto premies Totale premies (*)

Burgerlijke aansprakelijkheid 16.089,76 Eur 17.578,06 Eur 16.089,76 Eur 17.578,06 EurRechtsbijstand 0,00 Eur 0,00 Eur 0,00 Eur 0,00 EurAccidentele schade Niet gedekt Niet gedekt Niet gedekt Niet gedektOngevallen 0,00 Eur 0,00 Eur 0,00 Eur 0,00 Eur

TOTALE PREMIES 16.089,76 Eur 17.578,06 Eur 16.089,76 Eur 17.578,06 Eur

-1-

SPORTFEDERATIES


VANTOEPASSING(S)

CLAUSULE(S)Contract : 36.930.061

Bijvoegsel : 000

Risico : 001

01250 Legibel

01250 - LEGIBEL

In tegenstelling tot de van kracht zijnde Algemene Voorwaarden, wordthet beheer van de schadegevallen 'Rechtsbijstand' waargenomen doorARCES, merk van P&V Verzekeringen CVBA (0058) gelegen Desguinlei 922019 Antwerpen.Iedere vermelding "LEGIBEL" in de algemene voorwaarden moet door ARCESvervangen worden.

60049 LIDMAATSCHAP VAN TRIP

60049 - LIDMAATSCHAP VAN TRIP

De maatschappij dekt in bepaalde gevallen daden van terrorisme, metuitsluiting van de schade veroorzaakt door wapens of tuigen diebestemd zijn om te ontploffen door de structuurwijziging van deatoomkern.

De verzekeringsonderneming is hiertoe lid van de VZW TRIP, metmaatschappelijke zetel gevestigd te 1000 Brussel, de Meeûssquare 29.Overeenkomstig de wet van 1 april 2007 betreffende de verzekeringtegen schade veroorzaakt door terrorisme, wordt de uitvoering vanalle verbintenissen van alle verzekeringsondernemingen die lid zijnvan de VZW, beperkt tot 1 miljard euro voor de schade veroorzaakt dooralle gebeurtenissen erkend als terrorisme en voorgevallen in de loopvan een kalenderjaar. Dit bedrag wordt elk jaar aangepast op 1 januarivolgens de ontwikkeling van het indexcijfer der consumptieprijzen, metals basis het indexcijfer van december 2005.Ingeval van wettelijke of reglementaire wijziging van dit basisbedrag,zal het gewijzigde bedrag automatisch van toepassing zijn vanaf deeerstvolgende vervaldag na de wijziging, tenzij de wetgever uitdruk-kelijk in een andere overgansregeling voorziet. Indien het totaalvan de berekende of geraamde schadevergoedingen groter is dan hetbedrag genoemd in de vorige alinea, wordt een evenredigheidsregeltoegepast: de uit te keren schadevergoedingen worden beperkt tenbelope van de verhouding van het bedrag genoemd in de vorige alinea ofde nog beschikbare middelen voor dat kalenderjaar ten opzichte van deuit te keren schadevergoedingen toegerekend aan dat kalenderjaar.

Uitbetalingsregeling

Overeenkomstig voornoemde wet van 1 april 2007, beslist het Comitéof een gebeurtenis beantwoordt aan de definitie van terrorisme. Opdathet bedrag genoemd in de paragraaf " Lidmaatschap van TRIP" niet zouworden overschreden, bepaalt dit Comité, ten laatste zes maanden nade gebeurtenis, het percentage van de schadevergoeding dat door deverzekeringsondernemingen die lid zijn van de VZW ingevolge degebeurtenis dient te worden vergoed. Het Comité kan dit percentageherzien. Ten laatste op 31 december van het derde jaar volgend ophet jaar van de gebeurtenis, neemt het Comité een definitievebeslissing omtrent het uit te betalen percentage van schadevergoeding.De verzekerde of de begunstigde kan tegenover ons pas aanspraak makenop de schadevergoeding nadat het Comité het percentage heeft vast-gesteld. De verzekeringsonderneming betaalt het verzekerde bedrag uitovereenkomstig het percentage vastgesteld door het Comité.Indien het Comité het percentage verlaagt, zal de verlaging van deschadevergoeding niet gelden voor de reeds uitgekeerde schade-vergoedingen, noch voor de nog uit te keren schadevergoedingenwaarvoor wij reeds een beslissing aan de verzekerde of de begunstigde

-2-

SPORTFEDERATIESBIJZONDERE VOORWAARDEN

VANTOEPASSING(S)

CLAUSULE(S)Contract : 36.930.061Bijvoegsel : 000Risico : 001

hebben meegedeeld.Indien het Comité het percentage verhoogt, geldt de verhoging van deschadevergoeding voor alle aangegeven schadegevallen voortvloeiend uitde gebeurtenis erkend als terrorisme.Indien het Comité vaststelt dat het bedrag genoemd in de paragraaf"Lidmaatschap van TRIP" hierboven onvoldoende is voor het vergoedenvan alle geleden schade of over onvoldoende elementen beschikt om teoordelen of dit bedrag voldoende is, wordt de schade aan personen bijvoorrang vergoed.De morele schadevergoeding wordt na alle andere schadevergoedingenvergoed.Elke beperking, uitsluiting en/of spreiding in de tijd van deuitvoering van onze verbintenissen, bepaald in een koninklijk besluit,zal van toepassing zijn overeenkomstig de modaliteiten voorzien in datkoninklijk besluit.

-3-

SPORTFEDERATIES


VANTOEPASSING(S)


Bijvoegsel : 000

Risico : 001

BESCHRIJVING VAN HET RISICO

VERZEKERING VAN DE FEDERATIES._____________________________

VERZEKERDE ACTIVITEITEN :_________________________

1. Alle activiteiten van de Verzekeringsnemer (sportfederatie die hetcontract onderschrijft) en zijn clubs (beoefening, voorbereiding,organisatie, beheer, administratie,...).Zie Algemene Voorwaarden.

Behoudens bijpremie zijn volgende gevaarlijke sporten niet gedekt :- gevechtssporten (behoudens judo, jiu-jitsu)- speleologie (behoudens initiatie)- klimmen- en begripklimmen (behoudens muurklimmen)- rappel- canyonning- rafting (behoudens in België)

Blijven steeds uitgesloten van de dekking van deze polis :- luchtsporten- diepzeeduiken- jacht- extreme sporten (benjee, wingsuit flying,...) maar ook gewone

sporten (mountain-bike, kite-surfen,...) die op extremewijze gaan worden uitgevoerd.

2. Bijkomende socio-culturele activiteiten

3. Info-, vormings- en bijscholingsactiviteiten

4. Fitnesslessen in fitnesscentrum, enkel voor leden vanverzekeringnemer.

WAARBORGEN :__________

AANSPRAKELIJKHEIDSVERZEKERING.------------------------------

- Lichamelijke Letsels : 2.500.000 EUR per slachtoffer en5.000.000 EUR per schadegeval

- Materiële en immateriële schade : 650.000 EUR per schadegeval

RECHTSBIJSTAND.---------------- Strafrechterlijke verdediging: 25.000 EUR per schadegeval- Verhaal tegen derden: 25.000 EUR per schadegeval- Insolventie van derden: 12.500 EUR per schadegeval

INDIVIDUELE VERZEKERING TEGEN LICHAMELIJKE ONGEVALLEN.------------------------------------------------------

- Overlijden : 8.500 EUR- Blijvende ongeschiktheid : 35.000 EUR- Tijdelijke ongeschiktheid : 30 EUR- Kosten van behandeling : GEDEKT (zonder vrijstelling)

-4-


VANTOEPASSING(S)


met inbegrip van :* Tandprothesekosten : 800 EUR per slachtoffer

200 EUR per tand* Kosten van behandeling «buiten RIZIV» : 250 EUR* Vervoerkosten : zie Arbeidsongevallen* Onderzoeks- en repatriëringskosten : 2.500 EUR

(volgens bijgevoegde Speciale Voorwaarden).

DEKKING PRIVE-LEVEN :-------------------

Voor alle sporten, behoudens de opgesomde gevaarlijke sporten (zonderde uitzonderingen) of de uitgesloten sporten, wordt eenzelfde dekkingLichamelijke Ongevallen verleend als bovenvermeld voor de in het kadervan het privé-leven beoefende sporten.

Voorwaarden:- binnen het loutere privé-leven, buiten het kader van elke andere

vereniging om.- tijdens de beoefening van een sport (val van een trap of blessuredoor het zich gewoon voortbewegen is niet gedekt).

- expliciet onderschreven door de verzekerde (verzekeringnemer houdthiervan een nominatieve lijst bij die zij op eenvoudige aanvraagaan de maatschappij kunnen overhandigen)

- bijpremie van 5,00 Euro per lid, met een minimum globale bijpremievan 250 Euro. Deze premies zijn excl. lasten en kosten.

VERZEKERDEN___________

In uitbreiding op de definitie van art. 3 van de Algemene Voorwaardenkunnen niet-leden eveneens opgenomen worden als verzekerden onder devolgende voorwaarden:- Voorafgaandelijke inschrijving bij een verzekerde organisatie op een

niet-ledenlijst met eenzelfde identificatiegevens als leden,- Opgave van aantallen of inzage niet-ledenlijst op eenvoudige

aanvraag door de verzekeraar.Mits na-leving van deze voorwaarden genieten de niet-leden vandezelfde garanties als de leden met toepassing van eenzelfdepremievoorwaarden.

PREMIEBEPALING______________

De voorlopige netto jaarpremie wordt berekend op basis van

* Algemeen: 1,00 EUR per lid of ingeschreven niet-lidOpgegeven leden voor het jaar 2017: 15.580 leden of 15.580,00 EUROpgegeven ingeschreven niet-leden: te bepalen

* Specifieke dekking Privé-Leven: 5,00 EUR per hiervoor ingeschrevenlid, globaal minimum 250 EUROpgegeven leden: nog te bepalen

* Specifieke sporten die in uitbreiding verzekerd worden binnen hetkader van de vereniging:- Kung Fu : 2,86 EUR per lidOpgegeven leden voor 2017 : 177 leden of 509,76 EUR

PRECISERING WAARBORGEN

-5-


VANTOEPASSING(S)


______________________

Termijn betaling kosten van behandeling---------------------------------------De in het art. 13 van de Algemene Voorwaarden voorziene termijn van2 jaar voor de betaling van de kosten van behandeling wordtopgetrokken tot 3 jaar na het ongeval.

Vrijstelling------------Er wordt geen vrijstelling voorzien ten laste van verzekeringnemer indeze polis.

Aanpassing uitsluitingen Algemene Voorwaarden---------------------------------------------De volgende uitsluiting voorzien in de Algemene Voorwaarden onderart. 14,d wordt als niet bestaande beschouwd:- bij overstroming, aardbeving of enige andere natuurramp

De uitsluiting voorzien onder art. 14,a AV m.b.t. het ongeval of dede gevolgen van een ongeval die te wijten zijn aan een deficiëntievan de fysieke en psychische toestand van de verzekerde wordt eveneensals niet bestaande beschouwd zonder afbreuk van de toepassing van dein deze polis gedefinieerde notie van ongeval alsook van detoepassing van de volgende in het lastenboek voorziene uitsluitingen:

- Vrijwillig aangebrachte verminkingen, zelfdoding of poging totzelfdoding,

- Kosten tengevolge van een voorheen bestaande status.

-6-

SPORTFEDERATIES


VANTOEPASSING(S)


Bijvoegsel : 000

Risico : 001

BESCHRIJVING VAN HET RISICO

RECHTSBIJSTAND______________

STRAFRECHTELIJKE VERDEDIGING----------------------------De maatschappij neemt de kosten en erelonen gemaakt voor deverdediging van de verzekerden in elke strafrechtelijkeprocedure ten laste :

- ofwel indien ze aansprakelijk zijn voor schade gedekt in hetkader van de Verzekering van de burgerlijkeaansprakelijkheid

- ofwel bij een inbreuk op de Wegcode, in de hoedanigheid vanvoetganger, fietser of ruiter, in de loop van degedekteactiviteiten.

VERHAAL TEGEN DE AANSPRAKELIJKE DERDEN--------------------------------------De maatschappij neemt de kosten en erelonen gemaakt om op minnelijkeof gerechtelijke wijze een burgerlijk verhaal uit te oefenen tenlaste, indien de verzekerden schade hebben geleden in het kader van degedekte activiteiten en ze de vergoeding wensen te bekomen:- voor lichamelijke en/of materiële schade waarvoor een derde,overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 1382 tot 1386 bis vanhet Burgerlijk Wetboek of in het kader van gelijkaardige bepalingenvan buitenlands recht burgerlijk aansprakelijk is,

- in het kader van de wet op de verplichte verzekering op demotorrijtuigen, de schade geleden als zwakke weggebruiker ingevolgeeen verkeersongeval hetwelk lichamelijkeverwondingen of de dood metzich meebrengt.

De onderhavige waarborg is enkel verworven indien de verzekerden, ophet ogenblik van het schadegeval, voldoen aan de vereisten om van deBurgerlijke aansprakelijkheidsverzekering te genieten, indien ze eenschade aan een derde zouden veroorzaken.De uitsluitingen kunnen enkel tegen hen worden ingeroepen indien zedoor hen werden veroorzaakt.

INSOLVENTIE VAN DERDEN----------------------De maatschappij verzekert de schade die de verzekerden geleden hebbenen die recht geven op de waarborg 'Verhaal tegen de aansprakelijkederden', indien deze schade veroorzaakt is door geïdentificeerde enals insolvent erkende derden.

VERZEKERINGSGEBIED------------------De verzekering is geldig in de hele wereld.

TEN LASTE GENOMEN KOSTEN------------------------De maatschappij neemt ten laste :- de kosten verbonden aan het samenstellen en het beheren van het

dossier,- de expertise- en onderzoekskosten,- de kosten en erelonen van gerechtsdeurwaarders,- de kosten van gerechtelijke en extragerechtelijke procedures die ten

-7-


VANTOEPASSING(S)


laste van de verzekerden zijn, met inbegrip van de kosten van detegenpartij indien de verzekerden gerechtelijk gehouden zijn zeterug te betalen,

- de verplaatsingskosten van de verzekerden indien ze genoodzaakt zijnpersoonlijk te verschijnen voor de rechtbank,

- de verblijfskosten van de verzekerden, indien ze persoonlijk dienente verschijnen voor een buitenlandserechtbank,

- de kosten en erelonen van één advocaat.Ter uitbreiding, is het de verzekerden toegelaten, ongeacht de reden,éénmaal te veranderen van advocaat.

De maatschappij neemt niet ten laste :- de transacties met het Openbaar Ministerie,- de gerechtelijke, transactionele of administratieve boetes,- de kosten verbonden aan het strafrechtelijk onderzoek

VERGOEDINGSGRENS----------------De waarborg kent geen uitwerking indien het geschil een lager bedragbehelst dan 189,59 euro aan de index van deconsumptieprijzen vanjanuari 2002, hetzij 110.22 (basis 100 in 1996).

Daarenboven :- zal geen enkele gerechtelijke procedure worden ingespannen ofvoortgezet indien de waarde van het geschil lager is dan 500 euroniet-geïndexeerd,

- zal geen enkel geschil, waarvan de waarde 2.500 euroniet-geïndexeerd niet overschrijdt, worden aanhangig gemaakt voorgemaakt voor het Hof van Cassatie of voor een gelijkaardig gerechtin het buitenland.

SCHADEAANGIFTE--------------Bij een schadegeval worden de verzekerden verzocht een schadeaangiftein te vullen en op te sturen naar ARCES, dienst schade, Desguinlei 92te 2018 Antwerpen.Arces is een merk van de groep P&V cvba waaronder derechtsbijstandverzekeringen beheerd worden.

TUSSENKOMSTMODALITEITEN-----------------------De verzekerden onderzoeken met ARCES de te nemen maatregelen. Zonodig, onderneemt ARCES de nodige stappen om tot een minnelijkeschikking te komen. Om die reden wordt uitdrukkelijk overeengekomenovereengekomen dat ARCES geen enkel voorstel of transactie aanvaardtzonder voorafgaand akkoord van de verzekerden.

De verzekerden beschikken over de vrije keuze van de experten gelastom hen te vertegenwoordigen gedurende zowel de minnelijke alsgerechtelijk bevolen expertises.

Indien het schadegeval geen minnelijke schikking vindt of indien eenbelangenconflict met de maatschappij ontstaat, zijn de verzekerdenvrij in de keuze van een advocaat (of van iedere andere persoon die de

-8-


VANTOEPASSING(S)


vereiste kwalificaties heeft krachtens de op de proceduretoepasselijke wet) om hun belangen te verdedigen, te vertegenwoordigenof te behartigen in elke gerechtelijke of administratieve procedure,maar ze verbinden zich er evenwel toe ARCES eerst te verwittigen.

ARCES is niet gehouden een rechtsgeding in of voort te zetten:- wanneer ze meent dat dit geen ernstige kans op succes biedt,- wanneer ze meent dat het voorstel van de derde billijk en voldoendeis.

MENINGSVERSCHIL MET ARCES-------------------------Onverminderd de mogelijkheid om een rechtsvordering in te stellen,hebben de verzekerden het recht een advocaat van hun keuze teraadplegen indien er een meningsverschil is met ARCES over degedragslijn die zal worden gevolgd voor de regeling van hetschadegeval (en dit na betekening door ARCES van haar standpunt of vanhaar weigering om de stelling van de verzekerden te volgen).Zo de advocaat het standpunt van ARCES bevestigt, wordt aan deverzekerden de helft terugbetaald van de kosten en erelonen van dezeraadpleging.Indien ze, tegen het advies van deze advocaat, op hun kosten eenprocedure beginnen en een beter resultaat bekomen dan hetgeen zezouden hebben bekomen indien ze het standpunt van ARCES zouden hebbengevolgd, komt deze laatste binnen de grenzen van de algemenevoorwaarden tegemoet in de gedane kosten alsmede het saldo en erelonenvan de raadpleging.Indien de advocaat de stelling van de verzekerden bevestigt, is ARCESongeacht de afloop van de procedure, ertoe gehouden haar waarborg teverlenen en krijgen de verzekerden de kosten van deze procedureterugbetaald met inbegrip van de kosten en erelonen van deraadpleging.00055 - UITBREIDING HARTFALEN BIJ SPORTBEOEFENING

Er wordt verklaard en overeengekomen dat volgende uitbreiding op deAlgemene voorwaarden van toepassing is :

DOEL EN OMVANG VAN DE WAARBORGWordt met lichamelijk ongeval gelijkgesteld en is bijgevolg verzekerd:het zich plots manifesteren van een beroerte (cerebro vasculairaccident) en een hartprobleem, zijnde een acuut hartfalen, hartritme-stoornissen of een hartinfarct.

De beroerte of het hartprobleem dient zich te manifesteren :- ofwel tijdens de verzekerde sportactiviteiten waarbij het voor het

slachtoffer niet mogelijk is deze activiteit verder te zetten,- ofwel tijdens de herstelperiode net na en op de plaats van de ver-

zekerde sportactiviteit,- ofwel op het normale traject van de plaats van de verzekerde

sportactiviteit naar zijn verblijfplaats.

Deze waarborg heeft uitsluitend uitwerking wanneer het slachtofferzich onmiddellijk na het zich plots manifesteren van de beroerte ofhet hartprobleem laat onderzoeken door de spoeddienst van een openbaar

-9-


VANTOEPASSING(S)


of privéziekenhuis.Deze waarborg is uitsluitend van toepassing op de deelnemers aan deverzekerde sportactiviteiten.

UITSLUITINGEen beroerte of een hartprobleem als gevolg van het gebruik van alco-holische dranken, drugs, toxische stoffen of doping.Deze uitbreiding is niet van toepassing voor professionele sport-beoefenaars.

GEWAARBORGDE BEDRAGEN- Kosten van behandeling : terugbetaling van de kosten voor medische

en door het RIZIV erkende prestaties tot maximum 100% van dit tariefwelke hebben plaatsgevonden binnen een termijn van één jaar na hetzich manifesteren van de beroerte of het hartprobleem. Deze tussen-komst is aanvullend op de wettelijke uitkering van de ziekte- eninvaliditeitsverzekering of van het organisme dat deze vervangt. Invoorkomend geval legt de maatschappij het verschil bij tussen dezetussenkomst en het tarief van het RIZIV.

- Overlijden : een vergoeding van 8.500,00 EUR per slachtoffer metdaarin begrepen de begrafeniskosten. Dit kapitaal wordt verminderdmet de vergoedingen die de maatschappij eventueel heeft uitgekeerdvoor een blijvende ongeschiktheid uit hetzelfde ongeval.

- Blijvende ongeschiktheid : een vergoeding van maximum 35.000,00 EURper slachtoffer jonger dan 65 jaar naar verhouding van de graad vanblijvende ongeschiktheid vastgesteld in de Officiële BelgischeSchaal ter bepaling van de graad van invaliditeit volgens hetRegentbesluit van 12 februari 1946, zodra de consolidatie is inge-treden en uiterlijk twee jaar na het ongeval.

- Tijdelijke ongeschiktheid : een dagvergoeding van 30,00 EUR perslachtoffer jonger dan 65 jaar op het ogenblik van het ongeval, ge-durende één jaar te rekenen vanaf de dag na het zich manifesterenvan de beroerte of het hartprobleem en voor zover wordt aangetoonddat er een verlies van beroepsinkomen is en geen enkel recht opvergoeding krachtens de wetgeving op de verplichte ziekte- eninvaliditeitszekering is en tot beloop van dit verlies zonder deverzekerde som te overtreffen.

Het verzekeringsvoorstel, de algemene voorwaarden waarvan het jaar wordt vermeld in de rubriek ALGEMENEVOORWAARDEN, de bijzondere voorwaarden of het laatst gedateerde bijvoegsel en de eventuele bijbladen vormen samenhet verzekeringscontract dat de respectievelijke rechten en verplichtingen van de partijen regelt.

Opgemaakt te Brussel, op 20/04/2018 Voor P&V Verzekeringen

-10-

Historiek schadegevallen op 20/04/2018

Num contract Ris Schade Num. Beschrijving Schade datum Bedrag

36923156 0001 8.001.167 FRAIS MÉDIC. 24/09/200936923156 0001 8.001.612 FRAIS MÉDIC. 19/07/2010

LICHAMELIJKE LETSELS (PERSONEEL NIET ONDERWORPEN)


CONTRACT : 36.923.156

BIJVOEGSEL : 003PRODUCENT MAISON DE LA SOLIDARITE AS

(947/004404) RUE SAINT-JEAN, 32 A 38

1000 BRUXELLES

TEL.: 02/515.02.11

VERZEKERINGNEMER VZW S-SPORT//RECREAS

SINT-JANSSTRAAT, 321000 BRUSSEL

AANVANGSDATUM Contract: 01/09/2008Bijvoegsel: 01/01/2017 om 0 uur

DUUR 1 jaar (Stilzwijgende hernieuwing)

JAARLIJKSE VERVALDAG 01 Januari

ACTIVITEIT 99999 ZIE BIJLAGE

PERIODICITEIT JAARLIJKSE PREMIEVAN DE PREMIE

ALGEMENE De volgende waarborgen zijn gedekt conform de bepalingen van de Algemene VoorwaardenVOORWAARDEN LICHAMELIJKE LETSELS (PERSONEEL NIET ONDERWORPEN) met de referenties 593/01-2002.

Een volledige kopie van deze algemene voorwaarden kan bij de Klantendienst worden bekomen.Deze algemene voorwaarden zijn eveneens beschikbaar op de internetsitewww.pv.be/algemenevoorwaarden/.

GeboortedatumBankrekeningAanvangsdatumVervaldatum

/878291400116//

Jaarlijkse premie(s) Contante premies van 01/01/2018 tot 31/12/2018



TOTALE PREMIES 2.688,83 Eur 2.937,58 Eur 2.688,83 Eur 2.937,58 Eur

-1-



CONTRACT : 36.923.156

BIJVOEGSEL : 003

CATEGORIE NIET ONDERWORPENJaarlijkse premie(s) Contante premies van 01/01/2018 tot 31/12/2018


BEGUNSTIGDEN PERS. MET PRESTATIE TOT 2 DAGEN: loopt af 31/12/2016(03) Aantal eenheden

ARBEIDSONGEVALLEN 18,42 Eur/Eenheid 0

PERS. MET PRESTATIE TOT 9 DAGEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden






PERS. MET PRESTATIE TOT 1 MAAND: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden


PERS. MET PRESTATIE TOT 2 MAANDEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden










PERS. MET PRESTATIE TOT 1 JAAR: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden



Arbeidsongeval Niet gedekt Niet gedekt Niet gedekt Niet gedekt

TOTALE PREMIES 0,00 Eur 0,00 Eur 0,00 Eur 0,00 Eur

-2-



CONTRACT : 36.923.156

BIJVOEGSEL : 003

GEDEKTE WAARBORGEN Arbeidsongeval

Regeling volgens multiplicatorenOverlijden

jaarlijks bezoldiging x 8,00Blijvende ongeschiktheid

jaarlijks bezoldiging x 12,00Tijdelijke ongeschiktheid

gemiddelde dagvergoeding x 0,90Kosten van behandeling

Maximum per schade 2.500,00 Eur

TOEGEPASTE 01274 - FISCALE AFTREKBAARHEIDCLAUSULE (S)RISICO Onderhavig contract heeft tot doel een inkomensverlies uit arbeid te

vergoeden en is bijgevolg een collectieve toezegging als bedoeld inartikel 52, 3°, b, vierde streepje van het Wetboek van de Inkomsten-belastingen 1992 dat een aanvulling biedt op de wettelijke uitkeringenbij overlijden of arbeidsongeschiktheid door arbeidsongeval of on-geval.

-3-



CONTRACT : 36.923.156

BIJVOEGSEL : 003

BEGUNSTIGDEN PERS. MET PRESTATIE TOT 2 DAGEN: loopt af 31/12/2016(04) Aantal eenheden








PERS. MET PRESTATIE TOT 1 MAAND: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden












PERS. MET PRESTATIE TOT 1 JAAR: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden


GEDEKTE WAARBORGEN Arbeidsongeval

Regeling volgens multiplicatorenOverlijden

jaarlijks bezoldiging x 8,00Blijvende ongeschiktheid

jaarlijks bezoldiging x 12,00Tijdelijke ongeschiktheid

gemiddelde dagvergoeding x 0,90Kosten van behandeling



vergoeden en is bijgevolg een collectieve toezegging als bedoeld inartikel 52, 3°, b, vierde streepje van het Wetboek van de Inkomsten-belastingen 1992 dat een aanvulling biedt op de wettelijke uitkeringenbij overlijden of arbeidsongeschiktheid door arbeidsongeval of on-

-4-



CONTRACT : 36.923.156

BIJVOEGSEL : 003

TOEGEPASTE geval.CLAUSULE (S)RISICO

BEGUNSTIGDEN PERS. MET PRESTATIE TOT 2 DAGEN:(05) Aantal eenheden


PERS. MET PRESTATIE TOT 9 DAGEN:Aantal eenheden






PERS. MET PRESTATIE TOT 1 MAAND:Aantal eenheden


PERS. MET PRESTATIE TOT 2 MAANDEN:Aantal eenheden










PERS. MET PRESTATIE TOT 1 JAAR:Aantal eenheden


GEDEKTE WAARBORGEN Arbeidsongeval Netto Totaal

Vaste kapitalenPremie Overlijden 224,05 Eur 244,78 EurPremie Blijvende ongeschiktheid 784,24 Eur 856,80 EurPremie Kosten van behandeling 1.680,54 Eur 1.836,00 EurOverlijden

Maximum per schade 10.000,00 EurBlijvende ongeschiktheid

Maximum per schade 20.000,00 EurTijdelijke ongeschiktheid

NihilKosten van behandeling



-5-



CONTRACT : 36.923.156

BIJVOEGSEL : 003

vergoeden en is bijgevolg een collectieve toezegging als bedoeld inartikel 52, 3°, b, vierde streepje van het Wetboek van de Inkomsten-belastingen 1992 dat een aanvulling biedt op de wettelijke uitkeringen

TOEGEPASTE bij overlijden of arbeidsongeschiktheid door arbeidsongeval of on-CLAUSULE (S) geval.RISICO

-6-



CONTRACT : 36.923.156

BIJVOEGSEL : 003

TOEGEPASTE DOEL VAN DE VERZEKERINGCLAUSULE (S)CONTRACT Deze polis is van toepassing op een variabel aantal onbezoldigde

medewerkers in dienst van de verzekeringsnemer

Voor de toepassing van deze waarborg wordt het begrip 'ongevalaangenomen zoals omschreven in de wet.

Activiteit: het geven van sportlessen

AANSTIPPING BIJ DE GEWAARBORGDE RISICO'S:

Wat betreft het doel van de verzekering en de regeling van deschadeloosstelling zijn de artikels 2 en 5.2 van de AlgemeneVoorwaarden van toepassing.In afwijking van deze artikels zijn de waarborgen als volgt vast-gesteld vanaf 1.1.2017.

Overlijden: 10.000EURBO: 20.000 EURTO: niet gedektMK: 2500EUR

De verzekeringsnemer verbindt er zich toe aan de maatschappij eennetto jaarpremie te betalen van 29,37 EUR per verzekerd persoon.

Voor de afrekening van ieder dienstjaar zullen de premies voor iedereverzekerde berekend worden aan de hand van volgende tabel:

voor een periode van 1 dag/weekend : 5%voor een periode van 9 dagen : 10%voor een periode van 17 dagen : 15%voor een periode van 23 dagen : 20%voor een periode van 1 maand : 25%voor een periode van 2 maand : 35%voor een periode van 3 maand : 50%voor een periode van 4 maand : 60%voor een periode van 5 maand : 65%voor een periode van 6 maand : 75%

van de jaarpremie en per verzekerd persoon.Op het einde van ieder dienstjaar zal u een document wordenovergemaakt, waarop u het juist aantal personen en hun aantalgepresteerde dagen dient te vermelden van het verlopen jaar.

MINIMUMPREMIE

De minimum netto premie wordt vastgesteld op 60,00 EUR.

-7-



CONTRACT : 36.923.156

BIJVOEGSEL : 003

TOEGEPASTE 01411 - LANDVERZEKERINGSOVEREENKOMSTCLAUSULE (S)CONTRACT Wet van 4 april 2014 betreffende de verzekeringen

De bepalingen van de verzekeringsovereenkomst en van de andereverzekeringsdocumenten waarin wordt verwezen naar bepalingen van dewet van 25 juni 1992 op de landverzekeringsovereenkomst, verwijzennaar de overeenkomstige bepalingen van de wet van 4 april 2014betreffende de verzekeringen.

Het verzekeringsvoorstel, de algemene voorwaarden waarvan de verwijzing wordt vermeld in de rubriek ALGEMENEVOORWAARDEN, de bijzondere voorwaarden of het laatst gedateerde bijvoegsel en de eventuele bijbladen vormensamen het verzekeringscontract dat de respectievelijke rechten en verplichtingen van de partijen regelt.

Opgemaakt te Brussel, op 02/12/2017 Voor P&V Verzekeringen, Hilde Vernaillen

-8-

BIJLAGE 19: KOSTENVERGOEDING VRIJWILLIGERS

KOSTENVERGOEDING VRIJWILLIGERS

Naam: ………….………………….……………..………………

Adres: ………….………………….……………..………………

………….………………….……………..………………

Rijksregisternummer.: ……………………………………..Sint-Jansstraat 32 - 38, 1000 Brussel Beroep: ………….………………….……………..………………Tel. 02 515 02 54 - e-mail: [email protected] BTW-nr.: ………….………………….……………..………………

Omschrijving taak (plaats en datum):

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………..

VERPLAATSINGSKOSTEN

Verplaatsing met wagen (aantal kilometers): …………….. km x 0,3460€= ………………..

Verplaatsing met fiets (aantal kilometers): …………….. km x 0,22€= ………………..

Verplaatsing trein-tram-bus (tickets verplicht bijvoegen):

Heenreis: van …………………………………………. naar ………………………………………. bedrag: ………………

Terugreis: van …………………………………………. naar ………………………………………. bedrag: ………………

FORFAITAIRE KOSTEN

Datum:

………………………………………………………………………………………………………………………………………… bedrag: ………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………… bedrag: ………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………… bedrag: ………………

ANDERE KOSTEN (bewijsstukken bijvoegen)

Omschrijving:

………………………………………………………………………………………………………………………………………… bedrag: ………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………… bedrag: ………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………… bedrag: ………………

REKENINGNUMMER

IBAN: BE ………………………………………………………

BIC: …………………………………………..

Datum: ….../…..../……………..

Handtekening: TOTAAL ………………

S-Sport // Recreas Federatie vzw respecteert uw privacy krachtens de wet van 8 december 1992. Uw gegevens worden enkel gebruikt voor verwerking in onze ledenadministratie

alsook bij de organisatie van onze activiteiten en deze van onze partners. U heeft het recht uw gegevens in te kijken, te laten aanpassen of te laten verwijderen.

Onthaalmap

Socio-cultureel

2018 GDPR proof

1

☐ Exemplaar vrijwilliger ☐ Exemplaar organisatie

Hartelijk welkom Heel fijn dat je bij ons vrijwilliger wil zijn. In deze onthaalmap vind je informatie over onze organisatie

en jouw taak als vrijwilliger

Wie ben jij?

Naam en voornaam: [Naam en voornaam van de vrijwilliger]

Adres: [Adres van de vrijwilliger]

T [Telefoonnummer van de vrijwilliger]

E [E-mailadres van de vrijwilliger]

Geboortedatum: Klik hier voor de geboortedatum van de vrijwilliger

Rijksregisternummer: Rijksregisternummer van de vrijwilliger

Rekeningnummer: [Rekeningnummer van de vrijwilliger (indien nodig)]

Wie zijn wij? S-Sport // Recreas vzw Maatschappelijke zetel: Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel Ondernemingsnummer: 0451.743.450 E [email protected] T 02 515 02 54 W www.s-sportrecreas.be

Regionaal secretariaat Adres: [Adres regionaal of nationaal secretariaat]

Contactpersoon: [Contactpersoon vzw] T [Telefoonnummer contactpersoon]

E [e-mail adres contactpersoon vzw]

Missie en visie S-Sport // Recreas vzw is een door Sport Vlaanderen erkende en gesubsidieerde Vlaamse sportfederatie. Via het ondersteunen van sportclubs en het organiseren van sportactiviteiten bieden we een recreatief sporten bewegingsaanbod voor jong en oud én voor personen met en zonder handicap. Voor ons is sport meer dan een doel op zich. Sport en beweging zijn een middel om mensen samen te brengen en de samenhorigheid in de maatschappij te vergroten. Solidariteit en verdraagzaamheid staan centraal binnen onze sportfederatie.

Wat doen we?

Onder het motto “Iedereen beweegt mee. Altijd” organiseren wij een

gevarieerd, toegankelijk en uitnodigend sportaanbod waarbij we ons in de

eerste plaats richten naar actieve 50 plussers en personen met een

handicap.

2

Burgerlijke aansprakelijkheid

met uitzondering van contractuele aansprakelijkheid

Je bent verzekerd tegen burgerlijke aansprakelijkheid met uitzondering

van contractuele aansprakelijkheid.

Dus als je schade bij anderen veroorzaakt tijdens je vrijwilligerswerk is de

organisatie aansprakelijk.

Je bent zelf aansprakelijk en dus niet verzekerd als je:

een zware en/of opzettelijke fout maakt Kleine fouten telkens opnieuw maakt, ook al kreeg je hierover

verwittigingen

De organisatie is verzekerd bij P&V met polisnummer 36.923.156.

Eventueel andere verzekeringen:

P&V met polisnummer: 36.930.061.

Naam verzekeringsmaatschappij met polisnummer: Polisnummer.

Naam verzekeringsmaatschappij met polisnummer: Polisnummer.

Je kan de voorwaarden van de verzekering inkijken op het secretariaat van S-Sport // Recreas Adres: [Adres regionaal secretariaat]

Contactpersoon: [Contactpersoon vzw]

T [Telefoonnummer contactpersoon] E [e-mail adres contactpersoon vzw]

Wat doe je bij schade?

Bel medewerker

Naam contactpersoon verzekeringen (of zie contactpersoon hierboven)

T Telefoonnummer.

E E-mailadres.

Als iemand gewond is, moet hij/zij een medisch attest vragen aan de arts. Let

op: binnen de 24u!

3

Krijg je kosten terugbetaald?

Je krijgt geen loon als vrijwilliger. De organisatie kan sommige kosten wel

vergoeden.

Jij krijgt:

☐ een kostenvergoeding

☐ geen kostenvergoeding (als je geen kostenvergoeding krijgt, ga dan verder

naar het volgende punt).

Je krijgt een kostenvergoeding

Je kan kiezen tussen

- Een reële vergoeding: je moet je kosten bewijzen aan de hand van facturen, kassatickets, …

- Een forfaitaire vergoeding: je krijgt een vast bedrag voor je kosten Let op:

Je mag in een kalenderjaar nooit een forfaitaire én reële kostenvergoeding krijgen. Wanneer je kiest

voor een forfaitaire kostenvergoeding, kan je wel tot 2000 km vervoersonkosten indienen. De niet-

combineren regel geldt voor alle soorten vrijwilligerswerk, ook bij andere organisaties. Je moet zelf

bewaken dat je die regel volgt.

Tussen

Naam en voornaam: [Naam en voornaam van de

vrijwilliger]

Adres: [Adres van de vrijwilliger]

T [Telefoonnummer van de vrijwilliger]

E [E-mailadres van de vrijwilliger]

Geboortedatum: Klik hier voor de geboortedatum

van de vrijwilliger

Rekeningnummer: [Rekeningnummer van de

vrijwilliger (indien nodig)]

En

S-Sport // Recreas

vertegenwoordigd door: [Contactpersoon vzw] T [Telefoonnummer contactpersoon] E [e-mail adres contactpersoon vzw]

Meld aan je contactpersoon wanneer iets

verandert aan je gegevens zoals:

Je adres

Je keuze van vergoeding

Je rekeningnummer

bestaat een samenwerking.

Je ontvangt een kostenvergoeding

☐ De organisatie betaalt een forfaitaire kostenvergoeding voor Aangeven wat vergoed kan worden

☐ De organisatie betaalt een forfaitaire kostenvergoeding en komt tussen in vervoerskosten (max.

2000 km). * bewijs voor vervoerskosten indienen!

☐ De organisatie betaalt een reële kostenvergoeding voor Aangeven wat vergoed kan worden

* bewijs voor kosten indienen!

4

Heb je discretieplicht of geheimhoudingsplicht? S-Sport // Recreas verwacht dat je discreet omgaat met alle vertrouwelijke, persoonlijke en gevoelige informatie die je te zien krijgt in de loop van je vrijwilligerswerk. S-Sport // Recreas gaat op haar beurt discreet om met de gegevens die we over jou verwerken.

Indien je dit niet doet, loopt S-Sport // Recreas het risico om niet meer in overeenstemming te zijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze regelgeving legt ons op om persoonsgegevens beperkt te verwerken, voor het doel van de verwerking en enkel door mensen die hiervoor nodig zijn. Dit betekent dat jij als vrijwilliger deze gegevens niet zomaar mag doorgeven aan om het even wie, zelfs niet binnen de organisatie. Verder moet je je ook houden aan de gegevens die wij willen opvragen (met andere woorden: als wij een invulformulier voorzien, mag jij geen extra info vragen dan de info op dat formulier). Ten slotte mag je de info die je krijgt ook niet gebruiken voor andere doeleinden. Kom je iemands naam, adres of geboortedatum te weten in het kader van een activiteit, mag je die naam, dat adres of die geboortedatum vervolgens niet gebruiken voor andere doeleinden. Om dit te verzekeren, moet S-Sport // Recreas een discretieplicht voorzien, dit is een overeenkomst tussen jou en S-Sport // Recreas, waar je formeel belooft om de bovenstaande verplichtingen na te leven. Dit document is heel juridisch geschreven, maar komt neer op wat hierboven beschreven staat: discretie wat betreft het delen van gegevens, discretie en loyaliteit wat betreft het raadplegen van gegevens en discretie en loyaliteit wat betreft het verwerken (opvragen, doorsturen, kortom gebruiken) van gegevens. Ik, [Naam en voornaam van de vrijwilliger], vrijwilliger bij S-Sport // Recreas verklaar mij aan de volgende bepalingen te houden bij het verwerken, opvragen of anderzijds behandelen van persoonsgegevens in opdracht van of in samenwerking met S-Sport // Recreas.

Discretieplicht Ik verbind mij hiermee toe:

alles wat door mijn werkzaamheden niet als “publieke” informatie of “publieke informatiesystemen” is toevertrouwd of wat als zodanig ter kennis is gekomen en alles waarvan redelijkerwijs aangenomen moet worden dat het andere dan als “publieke informatie” geclassificeerde informatie betreft, aan niemand buiten het kader van mijn opdracht te verspreiden, reproduceren, zelf bijhouden of ter beschikking stellen aan derden;

mij alleen toegang te verschaffen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de mij toevertrouwde opdracht, mij met andere woorden discreet en loyaal op te stellen bij het raadplegen van gegevens;

de gegevens waarvan ik kennis heb genomen, alleen toe te vertrouwen aan anderen in de mate dat dit voor de uitvoering van mijn opdracht noodzakelijk is en op voorwaarde dat de persoon aan wie deze gegevens kenbaar worden gemaakt bevoegd is er kennis van te nemen;

de toegangscodes en/of wachtwoorden om mij toegang tot de gegevens te verschaffen niet kenbaar te maken;

alle verbintenissen na te leven die ik moet nakomen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zijnde verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, indien persoonsgegevens betrokken zijn bij het uitvoeren van de mij toevertrouwde opdracht;

5

enkel, in het kader van de activiteiten in opdracht van of in samenwerking met S-Sport // Recreas, de gegevens op te vragen en/of te verwerken waar expliciete instructies over geeft. Deze instructies dienen ook opgevolgd te worden.

Deze vertrouwelijkheidsplicht blijft ook na beëindiging van het samenwerkingsverband tussen S-Sport // Recreas en mij voortbestaan.

Ik ben mij ervan bewust dat (straf-)sancties kunnen worden opgelegd indien vertrouwelijke informatie wordt aangewend voor andere doeleinden dan voor de uitoefening van mijn opdracht of ingeval van misbruik van deze vertrouwelijke informatie.

Getekend voor akkoord,

te [Adres regionaal secretariaat] op 31/08/2018, in 2 exemplaren,

De Vrijwilliger De verantwoordelijke

[Naam en voornaam van de vrijwilliger] [Contactpersoon vzw]

Kan de organisatie foto’s of filmpjes van jou maken en gebruiken in eigen publicaties?

Hier moet je enkele onderscheiden maken tussen gerichte foto’s en niet-gerichte foto’s. Indien je gefotografeerd wordt op een niet-gerichte foto, betekent dit dat je gewoon aanwezig bent in de groep, zonder per se te poseren (vb. een sfeerbeeld of een grote groepsfoto). Voor deze foto’s moet je je toestemming niet geven. Deze foto’s kunnen ook gebruikt worden in onze reclamecampagnes (folders, magazines etc.), of kunnen op de sociale media-pagina’s van S-Sport // Recreas geplaatst worden. Gaat het om gerichte foto’s, d.w.z. close-ups, geposeerde foto’s van hooguit een paar mensen, moet je vooraf je toestemming geven om deze foto’s te laten nemen. Indien je deze overeenkomst tekent, geef je automatisch toestemming om eventuele gerichte foto’s te laten nemen op activiteiten, evenementen enz. allerhande. Als deze gerichte foto’s gebruikt of gedeeld zouden worden, moet je wel jouw toestemming geven. Indien S-Sport // Recreas bijvoorbeeld graag jouw gerichte foto op sociale media-pagina’s zou zetten, of deel laten uitmaken van affiches of flyers, moet je hiervoor voorafgaandelijk jouw toestemming geven. In dat geval zal S-Sport // Recreas je contacteren en een toestemmingsformulier voorzien. Wij gaan je dan ook informeren over het gebruik van die foto’s.

“S-Sport // Recreas neemt jouw privacy ter harte. Wij verwerken de gegevens die we hier in dit document opvragen enkel voor de volgende doelen: de administratie van de organisatie, het organiseren van de vrijwilligersovereenkomst, het terugbetalen van de onkosten, het verzekeren van veiligheid via noodnummers en het inplannen volgens de beschikbaarheid. Deze verwerkingen, noodzakelijk voor het voldoen aan onze overeenkomst en voor het beheer van onze organisatie, gebeuren in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. Je kan de uitgebreide privacyverklaring, die ook jouw rechten uitlegt, terugvinden op onze website.”

6

Is er een beleid rond non-discriminatie in de organisatie? We aanvaarden niet dat je wordt gediscrimineerd of zelf mensen discrimineert. S-Sport // Recreas verbiedt iedere vorm van discriminatie door:

- Ras - Afkomst - Geboorte - Nationale of etnische afstamming - Huidskleur - Inkomen - Leeftijd - Geslacht - Seksuele geaardheid - Burgerlijke staat - Politieke, filosofische of geloofsovertuiging - De vroegere, huidige of toekomstige toestand van de gezondheid - Een fysieke eigenschap of handicap

Andere rechten en plichten Andere rechten en plichten of afspraken die er gemaakt worden: bv. omgaan met conflicten of specifieke afspraken, omgaan met materiaal, verplichting vorming, …)

Ondergetekende, [Naam en voornaam van de vrijwilliger] heeft de onthaalmap ontvangen en kent de inhoud ervan.

Deze werd opgemaakt in twee exemplaren in [Adres regionaal secretariaat], op 31/08/2018 De Vrijwilliger De verantwoordelijke

[Naam en voornaam van de vrijwilliger] [Contactpersoon vzw]

BIJLAGE 21: VERPLAATSINGSKOSTEN PERSONEEL

Dienst : Maand :

Naam : Jaar :

Voornaam : Bedrag per km (auto): 0,3573

Personeelsnr : Bedrag per km (fiets): 0,23

Kostenplaats :

Datum Reden Traject Kms auto Kms fiets Parking STIB De Lijn TEC

0 0

0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

Handtekening werknemer voor akkoord, voor akkoord,

verantwoordelijke directeur

Verplaatsingsonkosten dienstreis - socioculturele vzw's (excl. Joetz vzw)

Algemeen totaal

Bijlages :

Totaal aantal kilometers

Steeds bewijsstukken bijvoegen aub

Totalen

De Lijn

TEC

Kilometers fiets

Kilometers auto

Parking

STIB

Bedrag vergoeding

TOESTEMMING FOTO- EN VIDEOGEBRUIK · BIJLAGE 1: TOESTEMMING FOTO- EN VIDEOGEBRUIK Ik,...

Documents

Transcript of TOESTEMMING FOTO- EN VIDEOGEBRUIK · BIJLAGE 1: TOESTEMMING FOTO- EN VIDEOGEBRUIK Ik,...