Tips voor beter beheer van documenten

20 mei 2008, Raymond Snijders & Erik Ploeger

OrdenenOrdenen

Opslag is geen archiveren. Tientallen bestanden op 1 hoop kan prima werken

• Digitale opslag kan op vele manieren: van mappen op een harde schijf tot een content-managementsysteem

Nog geen CMS maar wel een Nog geen CMS maar wel een H-schijfH-schijfOK, alle functies van de vorige sheet kunnen nauwelijks via de H-schijf.

Maar … ook in een CMS moet je nadenken hoe je documenten wil vinden en hoe je wil werken met je content.

Aandachtspunten zijn o.a. :

Hoeveel niveau’s in

mappenstructuur

Hoeveel niveau’s in

mappenstructuurLege mappen of 1 document in

map?

OrdenenOrdenen

Digitale bestanden ordenen is niet hetzelfde als papieren bestanden.

• Vergelijk je foto-albums met hoe je nu je digitale foto’s ordent

• Ordenen is subjectief en gekoppeld aan hoe je het terug wilt vinden!

Vooraf structureren vs achterafVooraf structureren vs achteraf

Archiveren is altijd vooraf structuur

Vergelijk mappenstructuur op basis van INK-model.

Voordelen: ‘alles’ kan er in ondergebracht worden en een structuur kan uitgelegd worden aan iemand die iets zoekt.

Nadelen: overvolle mappen maar ook lege mappen. Mappen zijn bijna nooit 100% duidelijk wat er precies in moet.

Bij structuur achteraf is meer beheer nodig.

Voorbeeld plaatsing boekenVoorbeeld plaatsing boeken

Hoe logisch is logisch?Hoe logisch is logisch?

Herkennen en benoemen van kleurenleidt al tot grote verschillen

Benoem maar eens alle kleuren die je kent.

Bladeren en zoekenBladeren en zoeken

Bladeren door de mappen is vooral handig als je weet waar documenten staan (bijv. vergader- of beleidsstukken)

Maar wat als je een document zoekt dat over een bepaald onderwerp gaat?

Antwoord: gewoon zoeken!

Zelf aan de slag !Zelf aan de slag !Na de pauze wel te verstaan

Stel je eigen H-schijf samen op Stel je eigen H-schijf samen op je G-schijfje G-schijf• Kijk naar de huidige indeling en documenten

• Hoeveel niveau’s• Hoeveel mappen• Zinnige namen van

mappen?• Zinnige namen van

bestanden?• Lege mappen of overvolle

mappen?

• Kijk naar het soort documenten

• Beleidsstukken? Foto’s, Vergaderstukken?

• Hoe worden deze gebruikt?

Stel je eigen H-schijf samen op Stel je eigen H-schijf samen op je G-schijfje G-schijf1. Bedenk een kleine nieuwe

mappen-structuur en plaats daar

documenten van de H-schijf in!

2. Bekijk de namen van de bestanden (en de mappen) en probeer voor zoveel mogelijk bestanden een *nieuwe* goede naam te vinden.

Bijv. Notulen laten beginnen met jaar-maand-dag

2008-05-20 Verslag workshop beheer en ordenen.doc