Contact met Silverside

I: www.Silverside.nl

E: Info@Silverside.nl

T: 0182-555177

Mensen

Techniek

Proc

esse

n

Succes verhaal

Docova bij Witte Van Moort

Knowledge comes to you.ideSilver

Wie is Silverside Silverside is de pragmatische implementatie partner, die in dialoog met organisaties digitaal samenwerken verta-alt naar gebruiksvriendelijke en innovatieve oplossingen voor Social Intranet, Document Management en Collabora-tion. Silverside realiseert deze oplossingen op basis van bewezen en beheersbare standaard software van Lotus, Docova, Lanteria en/of Dolphin Software op het IBM of Microsoft platform.

De consultants van Silverside slaan een brug tussen business en IT, werken doelgericht aan het verbeteren van efficiency, productiviteit en de terugverdientijd bij opdrachtgevers. Zij streven naar een optimale mix van samenwerking tussen mensen, bedrijfsdoelstellingen en technologische platformen.

Silverside gaat met haar klanten, medewerkers en partners lange termijn relaties aan en stelt daarin transparantie, ondernemersschap en betrokkenheid voorop.

Silverside is de pragmatische implementatie partner, die in dialoog met organisaties digitaal samenwerken vertaalt naar gebruiksvriendelijke en innovatieve oplossingen voor Social Intranet, Document Management en Collaboration

Witte Van Moort blijft innoveren met Docova Document Manager

Innovatie staat centraal in de bedrijfsvoering van plaatbewerkingspecialist Witte Van Moort. Zowel bij de technische productieautomatisering als bij de ondersteuning van andere bedrijfsprocessen zoekt het bedrijf voortdurend naar mogelijkheden om te moderniseren. Op die manier zijn klanten verzekerd van het allerhoogste kwaliteitsniveau en kan de onderneming de efficiency van interne processen blijven verbeteren. Docova biedt het bedrijf een stabiele en flexibele basis om ook het documentbeheer te centraliseren en te optimaliseren.

Witte Van Moort is als toeleveringsbedrijf gespecialiseerd in plaatbewerking. In Vriezenveen produceren 180 medewerkers metalen halffabricaten voor de land-bouw, verwarmingsindustrie, transport en automotive sector. Het familiebedrijf met een historie van 60 jaar verzorgt het gehele traject van gereedschapontwerp tot eindproduct. De afdeling engineering houdt zich in samenspraak met de klant bezig met het ontwikkelen en maken van gereedschappen ten behoeve van het productieproces. Daarbij gebruiken de ontwerpers geavanceerde technologieën zoals Siemens NX® CAD/CAM-software, Autoform® tooling software en Faro ® 3D-scanners. Ook bij de plaatbewerking zelf benut het bedrijf de modernste technieken. Medewerkers, machines en robots werken nauw samen in de bewerkings- processen knippen, 2D/3D-lasersnijden, dieptrekken, kanten, lassen, poedercoaten en assembleren.

Integratie in eigen hand “De automatisering binnen de organisatie is van origine verdeeld in de technische productieautomatisering en een ERP-omgeving voor het aansturen van de logistiek, planning en financiën”, zegt Dick Gerrits IT-Manager van Witte Van Moort. “Om de samenwerking binnen de onderneming zo optimaal mogelijk te laten verlopen en processen goed op elkaar aan te laten sluiten, werken we voortdurend aan de integratie van beide omgevingen. Deze integratie hebben we volledig in eigen hand. Witte Van Moort beschikt over een eigen, open platform zonder beperkingen. We zijn eigenaar van de ERP-broncode en hebben al diverse koppelingen tussen ons ERP-systeem en de productieomgeving gerealiseerd.” De mailomgeving is gebaseerd op Lotus Notes. “De inzet van Lotus binnen ons bedrijf gaat echter verder dan alleen de mailtoepassingen”, aldus Gerrits. Daarom was de keuze voor Docova voor de handliggend. In Docova heeft Witte Van Moort inmiddels

een offertesysteem ontwikkeld. “Het implementeren van het offertesysteem binnen het Docova DMS heeft bewezen dat Docova veel meer biedt dan een standaard document-beheersysteem. Docova is een 'open' systeem met ruime mogelijkheden om naast standaard functionaliteit als documentbeheer en workflow ook koppelingen met ERP-, office en financiële systemen te realiseren” zegt Gerrits.

Grip op informatieDe gebruikers- en ontwikkelervaring met Lotus kwam goed van pas toen binnen Witte Van Moort de behoefte aan Document Management Systeem toenam. Arjan Flierman: “De hoeveelheid productie-gerelateerde documenten blijft groeien. In veel gevallen zijn documenten relevant voor meerdere afdelingen. In de praktijk heeft elke afdeling echter een eigen file- en folderstructuur. Hierdoor verloopt de uitwisseling niet altijd perfect en zijn er soms verschillende versies in omloop. Bovendien ontbreekt het totaaloverzicht omdat documenten decentraal zijn opgeslagen. Als het gaat om documenten met financiële informatie is het natuurlijk van belang dat relevante mutaties in het financiële systeem terecht komen”. Naast het centraliseren en beter structureren van documenten wilde Witte Van Moort ook de grip op de documentstromen vergroten. Dat vereist naast documentbeheer ook workflowfunctionaliteit.

“Docova staat aan

de basis van de

complete workflow"

Prijswijzigingen De pilot voor Docova project was de inrichting van een applicatie voor het stroomlijnen van prijswijzigingen. Flierman: “Prijswijzigingen werden door verschillende personen en via meerdere informatiekanalen, zoals e-mail, Word/Excel- documenten etc. door de afdeling verkoop doorgegeven aan de financiële administratie. Deze aanpak vergroot het risico op onduidelijkheid of fouten in de financiële afhandeling. We zochten dus een manier om alle prijswijzigingen centraal vast te leggen en ook de automatische verwerking in het financiële systeem te garanderen. Op die manier zijn prijswijzigingen binnen de gehele organisatie en bij de klanten bekend, is de procedure helder en is de gegevensstroom gewaarborgd en controleerbaar.”

Web-basedBij de selectie van een Document Management Systeem ging Witte Van Moort niet over één nacht ijs. Gerrits: “We zochten een oplossing die web-based is, voldoende workflow-functionaliteit biedt, gebruik maakt van open standaarden en goed aansluit op ons ERP en CRM-systeem. Daarbij willen we ook zelf koppelingen kunnen bouwen. Vanuit het perspectief van de gebruikers was een prettige look & feel van belang. Het systeem moet door iedereen gebruikt worden en mag dus geen technisch speeltje zijn. ”Vanuit die gedachte zijn vier concrete oplossingen, met wisselend succes, beoordeeld en/of in de praktijk getest: Easy Systems, Lotus Quickr, Alfresco Enterprise en Docova. Bij de eerste drie oplossingen was met name de aanpasbaarheid onvoldoende. Daarnaast ontbrak in deze oplossingen voldoende mail- en MS-Office-integratie.Tijdens Lotusphere Comes to you van Silverside heeft Witte Van Moort kennisgemaakt met Docova. Een vervolgstap, een Docova demo heeft de doorslag gegeven. Gerrits: “Docova sloot optimaal aan op onze eisen en wensen. Bovendien kennen we de stabiliteit en flexibiliteit van het Domino platform. In Docova kunnen we de workflow zelf inrichten en ook eigen

formulieren, schermen en koppelingen met externe systemen maken. Dat wordt vereenvoudigd omdat we intern beschikken over ruime kennis en ervaring met Lotus Notes/Designer. Hierdoor was ook de benodigde investering goed te overzien. Docova biedt Lotus Notes mail integratie en de mogelijkheid

om Lotus Notes mailcorrespondentie aan dossiers in Docova te koppelen. Bovendien kan dit met een eenvoudige drag & drop functie.” Flierman vult aan: “Die laatste opties in Docova zijn belangrijk voor de acceptatie van het systeem. Een nieuw systeem vraagt van medewerkers een andere manier van werken. Door ze een aangename look & feel en functionaliteiten als drag & drop aan te bieden, is de drempel aanzienlijk lager.”

Toekomst Momenteel werkt Witte Van Moort aan de automatisering van andere bedrijfsprocessen in Docova. Gerrits: “Naast het offertesysteem en de prijswijzigingen willen we ook het proces rondom de inkoopfacturen in een workflow onderbrengen. Het doel is om geen papier de fabriek meer in te sturen, maar te zorgen dat verwerking en autorisatie volgens een duidelijk gedefinieerde workflow in Docova verloopt. Die aanpak is veel efficiënter en minder foutgevoelig. Verder besparen we tijd en geld omdat er geen dubbel invoerwerk meer nodig is. Bovendien krijgen we, als we sneller kunnen betalen, bij veel leveranciers betalingskortingen. Het is duidelijk dat Docova ons een flexibele en stabiele basis biedt van waaruit we kunnen blijven innoveren. Daarmee ondersteunt Docova onze belangrijkste bedrijfsdoelstelling.”

“Het is duidelijk

dat Docova ons een flexibele en stabiele basis biedt van waaruit we kunnen blijven

innoveren”. – Dick Gerrits als IT Manager

“Ontwikkelen op

het Docova platform

gaat razendsnel"