Strategiedocument Aanbesteding GT Print · en daarmee is een Europese aanbestedingsprocedure...
50
Vereniging van Nederlandse Gemeenten Strategiedocument Aanbesteding GT Print v1.0 VNG Realisatie Nassaulaan 12 2514 JS Den Haag September 2019
Transcript of Strategiedocument Aanbesteding GT Print · en daarmee is een Europese aanbestedingsprocedure...
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Strategiedocument Aanbesteding
GT Print
v1.0
VNG Realisatie
Nassaulaan 12 2514 JS Den Haag September 2019
1 VNG Realisatie
Inhoud
Document historie en status ......................................................................................... 2
Aanleiding van de aanbesteding en inhoudelijke overwegingen bij de aanbesteding 3
2.1. Inleiding ............................................................................................................... 3
2.2. Aanleiding ............................................................................................................ 3
2.3. Resultaat van de GT Print aanbesteding ............................................................. 3
2.4. Achtergrond ........................................................................................................ 4
2.5. De aanbestedende dienst ................................................................................... 4
2.6. Scope van de aanbesteding ................................................................................ 6
2.7. Samenstelling van de relevante markt en keuze voor de aanbestedingsprocedure .............................................................................................. 7
2.8. Samenvoeging van opdrachten en opdeling in percelen .................................... 8
2.9. Gunningscriterium en ranking........................................................................... 11
2.10. Nadere Overeenkomsten ................................................................................ 11
2.11. Looptijden van de overeenkomsten ............................................................... 13
2.12. Meerjarige contractstrategie .......................................................................... 14
2.13. Aanvullende thema’s....................................................................................... 16
Afnameconcept, SLA en Prijsmodel ............................................................................ 18
3.1. Inleiding ............................................................................................................. 18
3.2. Gebruikerstypen en faciliteiten ........................................................................ 19
3.3. Kernassortiment ................................................................................................ 20
3.4. Prestatiecomponenten ..................................................................................... 25
3.5. Performance ...................................................................................................... 26
3.6. SLA parameters ................................................................................................. 27
3.7. Financieel model ............................................................................................... 32
Geschatte omvang van de aanbesteding .................................................................... 35
4.1. Inzet en volume ................................................................................................. 35
4.2. Prognose en dynamiek ...................................................................................... 37
Organisatiearchitectuur en beheerprocessen ............................................................ 39
Vragen aan de markt en samenvatting van de antwoorden ...................................... 40
6.1. Vragen ............................................................................................................... 40
2 VNG Realisatie
Document historie en status
Het strategiedocument GT Print v1.0 is samengesteld met inbreng vanuit de stakeholders,
waaronder gemeentes en VNG Realisatie. Vanaf v1.0 zijn er geen reacties meer op mogelijk die
leiden tot een nieuwere versie. Het strategiedocument is geen aanbestedingsstuk. In nauwe
samenwerking met de stakeholders worden de aanbestedinggstukken uitgewerkt, wat in het
proces tot aan publicatie zou kunnen leiden tot nieuwe of andere inzichten en uitwerkingen.
Een voorlopende versie (v 0.6) heeft tijdelijk open gestaan voor reactie. Die versie en gerichte
vragen aan de markt zijn via CTM en de website www.vngrealisatie.nl met de markt gedeeld.
Tevens is een persbericht uitgegaan. De vakbladen Kantoor Business Magazine (kantoornet.nl) en
Computable hebben hierover op 24 april gepubliceerd1. Buiten invloed van het GT Projectteam is
er ook via andere kanalen aandacht aan GT Print besteed. De markt was uitgenodigd om via CTM
op het conceptstrategiedocument schriftelijk te reageren. Er was tot en met 19 mei 2019
gelegenheid om via CTM de marktconsultatievragen te beantwoorden. Hiervan hebben 10 partijen
(een mix van MKB en niet-MKB) gebruik gemaakt. De marktconsultatievragen zijn in § 6.1
opgenomen, voorzien van een (geanonimiseerde) samenvatting van de antwoorden en
aantekeningen vanuit het GT project.
De van de markt ontvangen informatie leidt tot geen enkele verplichting voor de projectgroep om
deze informatie te gebruiken.
De aanbestedingsstukken van GT Print die op TenderNed worden gepubliceerd zijn te allen tijde
leidend.
1 http://www.kantoornet.nl/nieuws/aanbesteding-gemeenten-voor-526-miljoen-printjes-1688912 en
https://www.computable.nl/artikel/nieuws/wie-gunt-wat/6650085/3152533/gemeenten-zoeken-partners-voor-562000000-printjes.html?utm_source=computable.nl&utm_medium=email&utm_campaign=dagelijkse_update&utm_content=topartikelen
3 VNG Realisatie
Aanleiding van de aanbesteding en inhoudelijke overwegingen bij de aanbesteding
2.1. Inleiding
In dit strategiedocument wordt ingegaan op de inhoudelijke overwegingen bij de Europese
aanbesteding van GT Print. Het is opgedeeld in meerdere hoofdstukken. Hoofdstuk 2 gaat in op de
scope en achtergronden bij de aanbesteding en de beoogde wijze waarop er na gunning
contractueel invulling wordt gegeven aan de dienstverlening. De punten die in de
Aanbestedingswet 20122 zijn opgenomen in artikel 1.5 van "Hoofdstuk 1.2. Beginselen en
uitgangspunten bij aanbesteden" komen in dit hoofdstuk aan de orde.
Hoofdstuk 3 gaat in op het ontwerp van het dienstverleningsmodel: hierin komen onder andere
het afnameconcept, de SLA en het prijsmodel aan de orde.
Hoofdstuk 4 en verder gaan in op de beheerprocessen, de raming van het volume en de vragen die
pre-competitief aan de markt zijn voorgelegd, inclusief een samenvatting van de antwoorden.
2.2. Aanleiding
De aanleiding voor het starten van de aanbesteding GT Print is dat er bij de VNG leden
gelijksoortige behoefte is aan producten en diensten rondom printen, kopiëren, scannen en faxen
voor de werkplekomgeving. De geschatte opdrachtwaarde van de te verwerven
producten/dienstverlening ligt bij de meerderheid van de VNG-leden boven het drempelbedrag3
en daarmee is een Europese aanbestedingsprocedure wettelijk vereist. Gezamenlijke inkoop is een
van de doelstellingen die in het GGU jaarprogramma 2019 is opgenomen. Het gezamenlijk inkopen
van producten en diensten rondom printen, kopiëren en scannen voor de werkplekomgeving is de
doelstelling van het project GT Print.
2.3. Resultaat van de GT Print aanbesteding
GT Print gaat in de kern om het contracteren van kwalitatief hoogwaardige leveranciers, die in
staat zijn op grond van de vastgelegde basisvoorwaarden op professionele wijze invulling te geven
aan de behoefte van deelnemers aan GT Print. GT Print is merk-neutraal van opzet.
De GT Print aanbesteding beoogt te bereiken dat deelnemende VNG-Leden beschikken over een
gedegen contractuele basis, waarin de basisvoorwaarden inzake prijs en kwaliteit zijn vastgelegd
voor het leveren, inrichten en beschikbaar houden van faciliteiten voor printen, kopiëren, scannen
en faxen voor de werkplekomgeving. Zoals verderop in het document aan orde komt, zal deze
2 https://wetten.overheid.nl/BWBR0032203/2018-07-28 3 € 221.000, bron: https://www.pianoo.nl/nl/regelgeving/drempelwaarden-europees-aanbesteden
4 VNG Realisatie
basis worden gelegd vanuit een raamovereenkomst. Hierdoor kunnen gedurende de
contractlooptijd door de deelnemers telkens passende oplossingen worden verworven en kan
worden ingespeeld op organisatorische en technische ontwikkelingen.
De best passende oplossing voor een deelnemer qua kwaliteit en prijs komt daarbij op basis van
nadere concurrentie tot stand, door middel van minicompetities. De geboden oplossingen voldoen
tenminste aan de basisspecificaties en zijn op basis van de nadere behoeftestelling van een
deelnemer onder aanvullende marktwerking tot stand gekomen.
De gecontracteerde leveranciers zijn vrij en flexibel om, binnen de voorwaarden van de
raamovereenkomst, oplossingen met verschillende merken en type(s) aan te bieden: de Europese
aanbesteding is er namelijk niet op gericht om een vast assortiment van bepaalde merken en types
te verwerven, maar om de belangrijkste levervoorwaarden vast te leggen.
Voor de deelnemers zijn de werkplekfaciliteiten van cruciaal belang voor de uitvoering van hun
primaire processen. Zij zoeken daarom als immaterieel resultaat contractpartijen die het beoogde
resultaat helpen te bereiken en hechten aan een goede onderlinge samenwerking, met oog voor
elkaars belangen en een flexibele, klantgerichte invulling van de gegunde opdracht.
2.4. Achtergrond
De gemeentelijke overheid voert onder de naam GT projecten uit voor gezamenlijke
aanbestedingen van telecommunicatiediensten. In navolging van deze projecten is de wens om
ook andere generieke technologie gezamenlijk aan te besteden. Binnen dit kader is de
aanbesteding “GT Print” opgestart. Zie voor de meest actuele informatie de website:
https://www.vngrealisatie.nl/onderwerpen/gemeentelijke-telecommunicatie.
Elke (voorgenomen) GT aanbesteding staat geheel op zichzelf; een publicatie betekent niet dat de
overige nog uit te voeren GT projecten ook daadwerkelijk of volgens planning zullen worden
uitgevoerd. Vanuit elke GT aanbesteding wordt de scope zorgvuldig bewaakt opdat deze
functioneel en administratief goed op elkaar aansluiten.
2.5. De aanbestedende dienst
De VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) is (mede namens de deelnemers) aanbestedende
dienst en opdrachtgever voor het nieuwe GT Print contract. VNG-Leden kunnen meedoen met één
centrale Europese aanbesteding en hoeven dus niet ieder voor zich Europees aan te besteden
maar kunnen door middel van minicompetities nadere voorwaarden overeenkomen.
Het projectteam GT is ondergebracht bij VNG Realisatie, die zorgt voor het opstellen van de
aanbestedingsdocumenten en het uitvoeren van de Europese aanbestedingsprocedure
namens de vereniging VNG. Het projectteam GT wordt inhoudelijk bijgestaan door
vertegenwoordigers van de diverse gemeenten en aangestuurd door een stuurgroep onder
5 VNG Realisatie
voorzitterschap van VNG Realisatie. Hoewel de vereniging VNG gedurende de looptijd van het
GT Print contract formeel de opdrachtgever is, wordt ook het (strategisch)contractbeheer
ondergebracht bij VNG Realisatie, die daarvoor de eigen beheerorganisatie inzet: Service
Center Gemeenten (SCG), zie ook Hoofdstuk 5. Dit ontzorgt de gemeenten en verlaagt de
aanbestedings- en beheerkosten. Dat geldt in vergelijkbare zin ook voor marktpartijen; de ‘cost of
sales’ component neemt af doordat binnen dezelfde doelgroep het aantal Europese
aanbestedingen afneemt. Ook de kosten van accountmanagement nemen af, omdat dit beter
gestroomlijnd kan worden en strategische onderwerpen op centraal niveau met VNG Realisatie
worden besproken.
2.5.1. Deelnemers
Per 1 januari 2019 heeft Nederland 355 gemeenten. Daarnaast zijn Curaçao, Bonaire, Saba, St.
Eustatius, Aruba en enkele tientallen gewesten lid. Alle gemeenten zijn vrijwillig lid van de
Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).
De potentiële deelnemers aan GT Print zijn Nederlandse gemeenten, samenwerkingsverbanden
van Nederlandse gemeenten en organisaties waar sprake is van een meerderheidsbelang dat
wordt gevormd door één of meer Nederlandse gemeenten.
Deelname aan GT aanbestedingen is op basis van vrijwilligheid. Een deelnamebesluit wordt
genomen vóór de publicatiedatum van de aanbestedingsdocumenten van GT Print. Het aantal
deelnemers aan GT Print is op dit moment onderdeel van een inventarisatie. De expiratiedata van
de thans lopende overeenkomsten bij deelnemers zijn verschillend. Het instapmoment voor
deelnemers zal naar verwachting dan ook verschillend zijn.
De verwachting is dat bij aanvang van de overeenkomst er meerdere deelnemers zijn die op korte
termijn gebruik willen maken van de GT Print raamovereenkomst. Het is aan de leveranciers zorg
te dragen voor afdoende capaciteit om aan deze piekbehoefte invulling te geven.
In afstemming met de contactpersonen zullen de VNG leden in het Caribisch gebied niet
deelnemen aan GT Print. Het is doelmatiger en efficiënter om lokaal in de printbehoefte te
voorzien, onder andere omdat daardoor onder andere de volgende aspecten beter geabsorbeerd
kunnen worden: levertijden, transport, in- en uitklaren, munteenheid en BTW, reactietijden en
vensters m.b.t. service- en onderhoud, garantie en technische- en omgevingspecificaties (U.S.A.,
luchtvochtigheid etc.). VNG Realisatie zal in voorkomende gevallen ondersteuning bieden aan haar
leden in het Caribisch gebied om te helpen voorzien in een printbehoefte of daarover te adviseren.
6 VNG Realisatie
2.6. Scope van de aanbesteding
De voorgenomen scope van de aanbesteding GT Print richt zich op het leveren, inrichten,
beschikbaar- en geoptimaliseerd houden van kopieer-, print-, scan- en faxfaciliteiten voor
gemeentelijke werkplekken in Nederland. Bedoeld worden de faciliteiten die, in blauw, genoemd
staan onder I.a en I.b. in onderstaande Tabel 1:
Tabel 1
I. Documentverwerking in kantoor II. Centrale documentverwerking
a. Printen, kopiëren, scannen voor de werkplekomgeving op A5, A4 en A3 formaat (multifunctionals, publieksprinters, balieprinters);
b. Faxen op A4 formaat voor de werkplekomgeving; c. Grootformaat (formaat > A3) oplossingen en
diensten; d. Overig: thuiswerkplek, labelprinters, barcode
printers en scanners.
a. Centrale repro / printstraat oplossingen en diensten;
b. Digitale postkamer / scanstraat oplossingen en diensten;
c. Print- en postverzendingdiensten.
II. Documentarchivering en documentmanagement IV. Documentcreatie
a. Document management- en zaaksystemen. b. Archiefdiensten voor het grootschalig archiveren
van fysieke documenten.
a. MS-Office of vergelijkbaar; b. Assemblage- en compositie
oplossingen.
De kwadranten I t/m IV in Tabel 1 vormen in algemene zin het verzamelbegrip ‘document
verwerkende faciliteiten’. Daarbinnen richt GT Print op producten en oplossingen in de
kantooromgeving: dit zijn multifunctionele printers en netwerkprinters, inclusief ondersteunende
diensten, enkele verbruiksmiddelen en ondersteunende software.
De ondersteunende diensten richten zich op het optimaal inrichten en beschikbaar houden
gedurende de beheerperiode. Met de software aanvullende functionaliteit met de producten
gerealiseerd, waaronder pull-print, printen vanuit mobiele omgevingen en scannen naar
gebruikers en applicaties. Met de multifunctionele producten kunnen ook functies als faxen en
scannen worden gerealiseerd.
Deze scope sluit aan op de scope van eerdere aanbestedingen voor leden van de VNG; uit eigen
onderzoek op TenderNed komt het volgende beeld naar voren over het recente
aanbestedingsgedrag: Europese aanbestedingen worden meestal gedaan voor multifunctionals en
7 VNG Realisatie
netwerkprinters, inclusief onderhoud en ondersteunende printmanagement software, soms
aangevuld met:
• centrale repro oplossingen, al dan niet in een separaat perceel;
• grootformaat oplossingen, al dan niet in een separaat perceel;
• scanner oplossingen, al dan niet in een separaat perceel;
• papier, al dan niet in een separaat perceel.
2.6.1. Buiten scope
Buiten scope van GT Print zijn geplaatst:
• het leveren van afdrukmedia, waaronder printerpapier;
• losse faxen en scanapparaten.
De overige van de hierboven in Tabel 1 genoemde onderdelen (I.c t/m IV.b) zijn eveneens buiten
scope. Deze onderdelen worden, op termijn, onderzocht op behoefte en zijn daarom in dit
document verder buiten beschouwing gelaten.
2.7. Samenstelling van de relevante markt en keuze voor de aanbestedingsprocedure
De keuze voor de aanbestedingsprocedure is de ‘Openbare Procedure’ zoals beschreven in de
Aanbestedingswet 2012
Deze keuze hangt mede samen met de samenstelling van de relevante markt. De markt voor het
leveren van print-, kopieer-, en scanoplossingen bestaat in Nederland uit een relatief beperkt en
overzichtelijk aantal leveranciers. Er zijn circa 10 producenten met een kantoor of
dochteronderneming in Nederland en die aan de grootzakelijke markt producten van het eigen
merk aanbieden, inclusief passende programmatuur en diensten. Deze producenten kunnen,
afhankelijk van hun assortimentsportfolio, naar verwachting volledig voorzien in de behoeftes die
in de GT Print aanbesteding tot uitdrukking zijn gebracht.
Daarnaast zijn er enkele al dan niet merkgebonden resellers (vnl. MKB bedrijven) die alleen of in
samenwerking delen of onderdelen van de GT Print prestaties zouden kunnen aanbieden en
leveren.
In het bestek wordt geen gerubriceerde informatie opgenomen en het aantal verwachte
inschrijvingen op de aanbesteding wordt niet dusdanig groot in aantal geschat, dat de selectie en
gunningsprocedure in aparte stadia zouden moeten verlopen.
Dus, gelet op de huidige marktordening, het voorwerp van de aanbesteding en het aantal te
verwachten inschrijvingen is gekozen voor het doorlopen van de ‘Openbare Procedure’. De
doorlooptijd van een aanbestedingsprocedure speelt in dit geval geen rol bij de gemaakte keuze.
8 VNG Realisatie
2.8. Samenvoeging van opdrachten en opdeling in percelen
De prestatie die in deze aanbesteding zal worden uitgevraagd is homogeen over de gehele linie
van deelnemers. De grote en de kleine deelnemers (met resp. veel of weinig werkplekken) hebben
vrijwel dezelfde behoefte. Het verschil ligt op onderdelen van de prestatie, zoals het af te nemen
afdrukvolume en daarbij behorende aantal producten, de ICT omgeving en het serviceniveau van
de af te nemen diensten.
In theorie kan de opdracht worden opgedeeld in verschillende categorieën van deelnemers of
door te differentiëren naar geografische regio’s. Dat is echter niet aan de orde vanwege de
homogeniteit van de prestatieonderdelen en de volwassenheid van de prestatieonderdelen. De te
leveren prestatie is gemakkelijk op te schalen, zowel aan de kant van de markt als aan de kant van
de deelnemer. De deelnemers aan de GT Print aanbesteding verschillen in basis onderling niet
sterk in hun behoefte en daarom valt daarin geen wezenlijk onderscheid in aan te brengen. Het is
daarom voor de uitvoering van het contract niet nodig om als gevolg van deze aanbesteding lokaal
een organisatie uit te rollen. Daarbij is de markt voor de levering van de gevraagde prestaties in de
beoogde omvang voornamelijk landelijk georganiseerd. Vanwege het ontbreken van een duidelijke
regionale meerwaarde voor de deelnemers en de leveranciers wordt geen regionale
perceelindeling toegepast.
Alles overwegend heeft GT Print slechts betrekking op één specifiek deel uit het spectrum van
documentverwerkende prestaties zoals genoemd in §2.6, t.w. onderdeel I.a en I.b; alle
prestatiecomponenten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden, een opdeling in geografisch
georiënteerde percelen is niet aan de orde. Er is geen sprake van het samenvoegen van
(ongelijksoortige) opdrachten. Er wordt aangesloten op de huidige marktordening waardoor geen
partijen onnodig worden uitgesloten. Het MKB heeft voldoende mogelijkheden om gebruik te
maken van de kansen die deze aanbesteding biedt, de selectie- en gunningscriteria sluiten dat niet
op voorhand uit.
2.8.1. Organisatorische gevolgen van gemeenschappelijk aanbesteden
De organisatorische gevolgen voor de gekozen wijze van aanbesteden zijn voor de Aanbestedende
dienst en de deelnemers overwegend positief. De belangrijkste redenen hiervoor zijn (in
willekeurige volgorde):
• Versterking van de inkooppositie en accountmanagement
Door gezamenlijk aan te besteden komt de machtsbalans tussen markt en deelnemers in
evenwicht en ontstaat een betere onderhandelingspositie om te sturen op prijs, kwaliteit en
levertijd. Door het ontstane volume van de aanbesteding en de synergie-effecten kunnen
hogere eisen tegen betere condities worden bedongen.
• Bundeling van kennis
Eén van de doelen van de deelnemers is om door bundeling van kennis en kunde inhoudelijk
9 VNG Realisatie
meer greep te krijgen op het zaken doen in het betreffende marktsegment. Deze bundeling
leidt in de aanbestedingsfase tot kwalitatief hoogwaardige en passende specificaties. Na
contractering wordt blijvend kennis opgebouwd en vastgehouden door het contract onder te
brengen bij VNG Realisatie, onderdeel Service Center Gemeenten (SCG). Het SCG heeft
technisch inhoudelijke- en marktkennis in huis en is op basis van deze kennis en kunde in staat
om de deelnemers op professionele wijze te ondersteunen. Voor de marktpartijen biedt dat
eveneens voordelen, omdat ze voor strategische onderwerpen nog maar één aanspreekpunt
hebben met een professionele bemensing.
• Reductie van kosten
Voor de deelnemers geldt dat faciliteiten voor printen, kopiëren, scannen in de
werkplekomgeving als ‘volwassen’ worden beschouwd en ervaren: de faciliteit is noodzakelijk
maar het gebruik neemt door digitalisering in de regel af. De deelnemers staan door
teruglopende budgetten al langere tijd voor de uitdaging om de kosten te reduceren. Om hier
invulling aan te geven, zoeken de deelnemers in steeds meer gevallen op verschillende
gebieden naar samenwerking. Ook in dit streven naar kostenreductie past de gezochte
samenwerking in deze aanbesteding. Door het grotere volume van de aanbesteding kan de
gevraagde dienstverlening naar verwachting tegen (veel) lagere prijzen worden ingekocht. De
deelnemers hoeven bovendien niet allen afzonderlijk de (hoge) kosten van een aanbesteding
te dragen en delen de kosten die gepaard gaan met professioneel strategisch
contractmanagement. Ook aan leverancierszijde kan worden bespaard op de kosten van
accountmanagement en andere onderdelen van het salestraject. Daarnaast kunnen
deelnemers en leveranciers kosten besparen door het stroomlijnen van de migratie- en
beheerprocessen.
• Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
De mogelijkheden om Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) toe te passen nemen toe:
een gezamenlijke aanbesteding biedt echter meer ruimte voor realisatie van MVI aspecten dan
een individuele aanbesteding. Zie ook verderop bij §2.13.2.
• Ontsluiten van Innovatie
Er zijn technologische ontwikkelingen die aandacht vergen, waaronder printen vanuit
technische cloud-omgevingen, het bieden van faciliteiten bij deelgebruik van kantoren en het
bieden van faciliteiten aan gastgebruikers. Innovaties worden in de regel aantrekkelijker om te
ontwikkelen, aan te bieden en af te nemen naarmate de doelgroep groter en uniformer is;
daar is bij deze aanbesteding sprake van. Dat geldt zowel voor opdrachtgeverszijde als voor
leverancierszijde.
10 VNG Realisatie
2.8.2. Type overeenkomst en leveranciers
Er wordt een raamovereenkomst aangegaan met vier partijen uit het aanbod van geldige
inschrijvingen op de GT Print aanbesteding. De keuze voor het type overeenkomst is ingegeven
door de mogelijke impact van de opdrachtomvang op de markt en het zo goed mogelijk kunnen
invullen van de behoeftes van de deelnemers.
De (meeste) deelnemers hebben op dit moment lopende overeenkomsten. Deze zullen op
verschillende datums verlopen, waardoor de verwachte afnames van de prestatie verspreid over
de duur van de overeenkomst plaatsvinden. Het wordt niet noodzakelijk geacht dat voor alle
deelnemers exact dezelfde producten en/of programmatuur worden ingezet om bij de deelnemers
de beoogde prestatie te realiseren. De minimale eisen en bandbreedtes daarvan waaraan de
producten en programmatuur dienen te voldoen worden echter al in de raamovereenkomst
vastgelegd.
Om bij verschillende deelnemers vergelijkbare functionaliteit te kunnen realiseren is beoogd
zoveel mogelijk te standaardiseren op productenkarakteristieken en functionaliteit van de
software. Ondanks de homogene basisbehoefte is de verwachting dat bij sommige deelnemers op
detailniveau verschil zal zijn t.a.v. de wijze waarop de te leveren prestatie dient te worden
vormgegeven.
Door met meerdere leveranciers een raamovereenkomst af te sluiten kan optimaal en situationeel
worden ingespeeld op de behoeftes van de deelnemers en hebben leveranciers de gelegenheid
om in mededinging een passende nadere aanbieding te doen op de deelnemerbehoefte; op elk
aanvraagmoment wordt de beste oplossing en beste prijs binnen de bandbreedtes van
raamovereenkomst bedongen en wordt de potentiële omzetwaarde van de raamovereenkomst in
nadere concurrentie verdeeld over meerdere marktpartijen, in plaats van één. Het optimum aan
leveranciers wordt gezien bij vier in aantal, daarbij spelen de volgende overwegingen een rol
(opgesomd in willekeurige volgorde):
• Borging van de concurrentie gedurende de looptijd, met voldoende kans op een opdracht;
• Bescherming tegen uitval: bijvoorbeeld een reductie in aantal leveranciers door fusie of faillissement;
• De administratieve lasten en doorlooptijden bij het doen van minicompetities blijven voor vraag- en aanbodzijde behapbaar.
Elk type ondernemer, dus ook het MKB, wordt uitgenodigd om in te schrijven. De inschrijvende
contractpartijen voor deze opdracht mogen bestaan uit een vorm van samenwerking, waarbij er
één partij als penvoerder wordt benoemd. Deze penvoerder is (potentieel) contractpartij.
Naast de eventuele opdracht die voortvloeit uit de aanbesteding kan het MKB, mede als gevolg
van de GT Print overeenkomst, betrokken blijven of raken bij o.a. het adviseren van deelnemers op
het gebied van werkplekinrichting en digitalisering van werkprocessen. Deze activiteiten zijn geen
onderdeel van deze aanbesteding en in die zin ook niet verstorend voor de inzet van het MKB.
11 VNG Realisatie
2.8.3. Inkoopvoorwaarden
De af te sluiten raamovereenkomsten zijn onder bezwarende titel. De gevraagde prestatie omvat
weliswaar een of meer ICT componenten, maar bevat vanuit de SLA gezien ook
dienstencomponenten. Daar waar er raakvlakken zijn wordt aangesloten op de Gemeentelijke
Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) 4.
2.9. Gunningscriterium en ranking
Als gunningscriterium wordt gekozen voor de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) op
basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).
Op basis van de aangeboden prijs en de beantwoording aan de gevraagde nadere (kwaliteits)
criteria (in de vorm van wensen en/of vragen) kunnen punten worden behaald. Uit alle geldige
inschrijvingen wordt een raamovereenkomst aangegaan met een pool van vier partijen, waarvan
de inschrijvingen beoordeeld zijn met de hoogste puntenscores.
2.10. Nadere Overeenkomsten
De deelnemers kunnen gedurende de looptijd van de raamovereenkomst Nadere
Overeenkomsten (NOK’s) afsluiten met één van de vier leveranciers. Deze NOK’s komen tot stand
door het uitvoeren van ‘mini-competities’.
2.10.1. Minicompetities
De beoogde mini-competitieprocedure is in deze paragraaf op hoofdlijn uitgewerkt en wordt in de
aanbestedingstukken in detail uitgewerkt. Voor sommige onderwerpen zijn verwijzingen
opgenomen naar elders in het document.
Iedere deelnemer, of groep van deelnemers, doorloopt bij een behoefte aan printoplossingen
gedurende de ROK periode op enig moment een minicompetitie-procedure met de vier
leveranciers (zie § 2.11 en §2.12). In elke minicompetitie wordt via een zo veel mogelijk
gestandaardiseerd offerteaanvraagformulier o.a. de huidige en gewenste situatie beschreven op
basis van de voorwaarden en binnen de kaders die in de ROK zijn vastgelegd (zie ook § 3.1.1). Elke
leverancier brengt in reactie op die offerteaanvraag een aanbieding uit met een invulling van de
prestatie die het beste aansluiting biedt op de behoefte van de deelnemer. Een aanbieding is
gebaseerd op het kernassortiment (zie § 3.3) en de afgegeven tarieven (zie § 3.7) bij de Europese
aanbesteding. De leveranciers hebben bij de Europese aanbesteding van GT Print ieder hun
4 https://www.vngrealisatie.nl/gibit
12 VNG Realisatie
inschrijfprijzen afgegeven. Deze tarieven gelden in de minicompetitie als maximum tarieven,
waarop een korting mag worden gegeven in de minicompetitie.
Een deelnemer kan bij de minicompetitie behoefte hebben aan de invulling van nadere
kwaliteitscriteria en specificaties. Binnen in de ROK gestelde kaders is er voor die deelnemers
ruimte om dat in de offerteaanvraag op te nemen. Dat kan bijvoorbeeld bestaan uit het opnemen
van de behoefte aan verhoogde service levels en reeds in de Europese aanbesteding gedefinieerde
wensen en use-cases. Als een deelnemer nadere kwaliteitscriteria en specificaties inbrengt, wordt
ruimte geboden om dit in de prijs van de aanbieding te verwerken.
2.10.2. Gunningscriteria
De individuele context waarbinnen de gunningcriteria worden toegepast verschilt per deelnemer,
zodat de beoordeling in de minicompetitie anders kan uitvallen dan bij de aanbesteding van de
ROK.
2.10.3. Gunning en afronding
Nadat de aanbiedingen in de minicompetitie zijn beoordeeld wordt het gunningsproces voortgezet
met de best scorende aanbieding. Daar kan een Proof of Delivery (zie § 2.10.5) deel van uitmaken.
Als een minicompetitie is doorlopen met een groep van deelnemers, is de aanbieding van
toepassing voor alle deelnemers van die groep. De deelnemers hebben de keuze om gezamenlijk
met andere deelnemers één NOK af te sluiten of een NOK per deelnemer. De instroomdatum
(migratie) kan per deelnemer verschillen, de afloopdata van de NOK’s kunnen geharmoniseerd
worden door uitgekiende keuzes te maken met de verlengingen.
Alle leveranciers waarmee de GT Print raamovereenkomst is aangegaan zijn in beginsel verplicht
een aanbieding in de minicompetities te doen; zonder deze verplichting is er namelijk geen
garantie op nadere concurrentie en neemt de kans op niet uitgebrachte of niet-marktconforme
aanbiedingen toe.
2.10.4. Merken, typen en combinaties
Zoals gesteld in § 2.3 kunnen de aangeboden (print)oplossingen van ieder merk/type combinatie
zijn, zolang deze tenminste aan de gevraagde specificaties voldoen.
Leveranciers die meerdere merken voeren kunnen per minicompetitie de best passende
aanbieding doen, rekening houdend met de in de ROK vastgelegde tarieven en bandbreedtes. Dit
kan er toe leiden, dat een bepaald merk en/of type in meerdere aanbiedingen van de vier
leveranciers voorkomt.
13 VNG Realisatie
Zolang de aanbiedingen geheel onafhankelijk van elkaar tot stand zijn gekomen, is dat het
resultaat van de marktwerking en staat dat het verloop van de procedure niet in de weg.
2.10.5. Proof of Delivery
Voor of na gunning van de NOK kan een deelnemer de leverancier opdracht geven om met een
‘Proof of Delivery’ aan te tonen dat de aangeboden oplossing naar behoren functioneert in de ICT
werkomgeving van deelnemer.
2.10.6. Aanpassen van de prestatie
Binnen de looptijd van de NOK is er binnen kaders ruimte voor aanpassing van de te
overeengekomen prestatie om de kwaliteit en continuïteit te borgen, bijvoorbeeld omdat de
behoefte van deelnemer is veranderd. Het betreft o.a. het bijplaatsen en retournemen van
producten, het op- en afschalen van diensten, het vernieuwen of installeren van programmatuur.
De invulling dient op marktconforme wijze te worden gerealiseerd en dient passend te zijn binnen
de scope van de GT Print aanbesteding.
2.10.7. Verlaging administratieve lasten
Er wordt naar gestreefd om de minicompetitieprocedure zoveel mogelijk te standaardiseren, met
als doel om deze voor deelnemers en leveranciers zo efficiënt en snel mogelijk te kunnen
doorlopen. Door standaardisatie, ondersteund door een gemeenschappelijke
procedurebeschrijving, zijn offerteaanvragen herkenbaar van opzet, komen alle relevante
elementen en onderwerpen van de behoefte aan de orde en is er orde in de procesgang. Tevens
wordt forecasting en planning hierdoor gefaciliteerd, zodat er rekening kan worden gehouden met
de beschikbare en benodigde capaciteit.
2.11. Looptijden van de overeenkomsten
De GT Print raamovereenkomst heeft een looptijd van maximaal 4 jaar, die bestaat uit een vaste
periode van drie jaar en een verlengoptie voor de opdrachtgever. Het laatste contractjaar is
beoogd om in het kader te staan van onder andere de verwerving en transitie naar een
opvolgende overeenkomst.
De looptijd van de NOK is maximaal 7 jaar en kan zodoende de expiratiedatum van de
raamovereenkomst overstijgen; de voorwaarden van de raamovereenkomst blijven ook dan van
toepassing. Er kunnen echter nadat de raamovereenkomst is verstreken geen nieuwe NOK’s
worden aangegaan, want daar is dan geen titel meer voor.
De basis van de looptijd van een NOK en voor de tarieven in de ROK is standaard 5 jaar.
Deelnemers hebben echter keuze in de basis looptijd van de NOK, de ondergrens is minimaal 3
14 VNG Realisatie
jaar. NOK’s zijn na verloop van de basislooptijd flexibel verlengbaar en opzegbaar, tot het
maximum van in totaal 7 jaar looptijd is bereikt.
Gedurende de flexibele looptijd kunnen er voor de deelnemer gunstigere condities van toepassing
zijn, waaronder lagere huurtarieven en flexibiliteit in het afschalen van prestatieonderdelen. Deze
condities zijn onderdeel van de specificatie bij de offerteaanvraag in de minicompetitie (zie §
2.10.1).
Aanvullende leveringen gedurende de looptijd van NOK leiden niet tot een verlenging van de
looptijd van de NOK.
2.12. Meerjarige contractstrategie
De instroom van deelnemers aan GT Print en de afloopmomenten van de door hen aangegane
NOK’s zijn verspreid in de tijd. Zonder maatregelen kan er discontinuïteit ontstaan in het hebben
van contractuele mogelijkheden waarmee binnen het gemeente domein kan worden voorzien in
de “print-behoefte”. Om continuïteit te bieden aan de deelnemers en de instroom van nieuwe
deelnemers mogelijk te maken, is een meerjarige contractstrategie ontworpen voor het aangaan
van nieuwe overeenkomsten. Onderstaande Figuur 1 geeft dit grafisch weer:
Figuur 1
Toelichting op Figuur 1:
Links staan de HOK’S (Huidige Overeenkomsten) die de deelnemers hebben vanuit de werving die
destijds daaraan voorafging (d.w.z. niet afkomstig uit GT Print). Vanuit de GT Print aanbesteding
(in de figuur heet deze voor nu GT Print 1) ontstaan er NOK’s. De blauwe lijnen geven de
bestelperiode en initiële looptijden aan, de stippellijnen de verlengoptie-periode van 4 jaar. In
deze 4 jaar kunnen meerdere verlengmomenten zijn overeengekomen.
Na minimaal 3 en maximaal 7 jaar is de NOK verlopen. De ROK van GT Print 1 is na 3 of 4 jaar
verlopen. Zolang een ROK loopt kunnen er NOK’s worden aangegaan.
15 VNG Realisatie
De continuïteit kan worden geboden als er tijdig gestart is met de EA ‘GT Print 2’: vanuit deze
aanbesteding ontstaat naar verwachting een nieuwe/grotere groep aan deelnemers en een
nieuwe leveranciersmix. Deelnemers aan de voorafgaande GT Print aanbesteding hebben een
keuze: ze kunnen hun huidige NOK binnen de bestaande kaders verlengen, of ze kunnen er voor
kiezen om de huidige NOK niet te verlengen en dan mee te doen aan de opvolgende aanbesteding
en daar een NOK aan te gaan. Dit patroon herhaalt zich (GT Print 3 etc.). De geleerde lessen uit de
GT Print aanbestedingen kunnen worden meegenomen in de opvolgende aanbestedingen, zodat
er een verbetereffect ontstaat met elk opvolgend raamcontract.
NB: De meerjarige contractstrategie zal onderhevig zijn aan besluitvormingsmomenten, zodat
geenszins zeker is dat opvolgende GT Print contracten, in welke vorm dan ook, in de markt worden
gezet.
2.12.1. Motivering van de keuze voor de looptijden
Voor de keuze van de basislooptijd van raamovereenkomst is aangesloten bij de 4 jaar die in de
Aanbestedingswet 2012 als maximale looptijd wordt gesteld. Dit past bij de inspanning die
benodigd is voor de verwerving van de raamovereenkomst, de uitrol bij deelnemers, het inrichten
van het centrale contractbeheer, het op verschillende tijdstippen aflopen van de huidige
overeenkomsten en de beschikking kunnen hebben van een ruime bestelperiode.
De migratie en transitie van de ene naar een andere leverancier vergt een grote inspanning van
zowel de deelnemers als van de leveranciers en heeft risico’s op de continuïteit van de
prestatielevering. Dat betekent dat de migratie- en transitiemomenten, en daarmee
contractwisselingen, zoveel mogelijk moeten worden beperkt. Daarnaast zijn er MVI ambities te
realiseren (zie §2.13.2).
Voor de NOK is binnen de GT Print raamovereenkomst gekozen voor een initiële looptijd van
minimaal 3 jaar. Deze initiële looptijd geeft de leverancier afdoende financiële zekerheid om de bij
de start van de NOK noodzakelijke investeringen te kunnen doen. De deelnemers hebben in de
specificatie van de offerte uitvraag voor de minicompetitie de mogelijkheid de initiële looptijd
langer te maken, bijvoorbeeld naar de in de markt gebruikelijke 5 jaar. Hierdoor ontstaat
financiële zekerheid voor een langere periode en heeft de leverancier de mogelijkheid een
gunstiger aanbieding te doen. De verlengingsmogelijkheden worden dan navenant korter, zodat
de totale looptijd van de NOK maximaal 7 jaar blijft
De voor de NOK gekozen initiële looptijden zijn gebruikelijk in de markt voor naar inhoud en
omvang te vergelijken opdrachten. Leveranciers hebben een redelijke looptijd van de NOK nodig
om de bij de start van de NOK de benodigde investeringen in de migratie en de realisering van de
prestatie terug te verdienen.
16 VNG Realisatie
Bij de huidige technische kwaliteit en innovatie snelheid van de producten wordt een maximale
looptijd van 7 jaar redelijk geacht. In die periode kunnen de producten tijdens hun technische
levensduur maximaal worden uitgenut, wat aansluiting biedt op de MVI ambities.
2.13. Aanvullende thema’s
Aanvullend op het voorwerp van de aanbesteding zelf, zal in de GT Print aanbesteding ook
aandacht worden besteed aan de volgende thema’s:
2.13.1. Open standaarden
De ambitie is om bij deze aanbesteding waar mogelijk aan te sluiten op open standaarden. Meer
informatie is te vinden op https://www.forumstandaardisatie.nl/ en
https://www.noraonline.nl/wiki/Lijst_Open_Standaarden_voor_Pas_Toe_of_Leg_Uit. Het doel is
dat de producten en programmatuur ingezet kunnen worden in een omgeving die open
standaarden toepast en deze open standaarden voor de producten en programmatuur gebruikt
kunnen worden. De open standaarden die voor GT Print van toepassing zijn worden in de
aanbestedingsstukken nader uitgewerkt.
2.13.2. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat er bij de inkoop in alle fasen van het
inkoopproces rekening wordt gehouden met de sociale, ecologische en economische dimensies
van duurzaamheid. Het is voor overheden een belangrijk instrument dat kan helpen
duurzaamheidambities te realiseren. Deze ambities kunnen onder andere betrekking hebben op
het verminderen van CO2-emissies, de transitie naar een circulaire economie, het voorkomen van
schendingen van mensenrechten in de (internationale) productieketen en social return. Daarom
hebben overheden en organisaties/instellingen belast met het uitvoeren van een publieke taak
(hierna: overheden) op 8 december 2016 het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
2016-2020 (Manifest MVI)5 ondertekend6. Daaronder vallen ook de VNG Leden, maar niet de
aanbestedende dienst als zodanig.
Desalniettemin zal bij deze GT Print aanbesteding naar beste kunnen aansluiting worden gezocht
op de ambities, voor zover van toepassing of toepasbaar op het voorwerp van de aanbesteding.
Dit komt met name tot uitdrukking in de gunnings- en selectiecriteria van de aanbesteding en
vanuit het inkoopproces door het betrekken van de markt (zie ook hoofdstuk 6). De volgende MVI
aspecten komen in beginsel in aanmerking:
5 https://www.pianoo.nl/nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen-mvi-duurzaam-inkopen/ontwikkelingen-mvi/manifest-maatschappelijk-verantwoord-inkopen 6 https://www.pianoo.nl/nl/ondertekenaars-manifest-maatschappelijk-verantwoord-inkopen#gemeenten
17 VNG Realisatie
i. Milieubelasting van gebruikte materialen (inclusief verpakkingen); de inkt of het tonerpoeder in de tonercartridges bevat geen stoffen die gevaarlijk zijn voor het milieu.
ii. End of Life Management van producten en verbruiksmaterialen; iii. Neutraliseren en/of compensatie van de CO2 uitstoot bij gebruik van de producten /
afdrukken; iv. Retourname en inzet van zgn. ‘refurbished’ producten; v. Recycling;
vi. Verminderen papier- en toner verbruik; vii. Reductie van energie (in rust en tijdens gebruik), TEC;
viii. Ondersteunen ‘milieuvriendelijk’ papier (ten minste geschikt voor het gebruik van gerecycled papier dat voldoet aan de Europese standaard EN 12281:2002);
ix. Percentage inzet van personeel uit de doelgroep “afstand tot de arbeidsmarkt”.
2.13.3. Informatiebeveiliging en Privacy
Bij de thema’s beveiliging en privacy wordt in deze aanbesteding vanzelfsprekend aangesloten op
de geldende kaders, normen en wet- en regelgeving. De Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen
vormen een belangrijk vertrekpunt bij de (selectie)eisen en gunningscriteria bij deze aanbesteding.
De Gemeentelijke ICT kwaliteitsnormen zijn in te zien op
https://www.vngrealisatie.nl/sites/default/files/2018-07/20180404-Gemeentelijke-ICT-
kwaliteitsnormen-v2018-1_0.pdf.
In Hoofdstuk 4 van de Gemeentelijk ICT Kwaliteitsnormen wordt aandacht besteed aan de
Baseline Informatie Beveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Voor de BIG komt per 1-1-2019 de
Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) in de plaats, waarbij heel 2019 een overgangsjaar is.
Deze BIO is een ‘update’ van de BIG en is net als de huidige baseline gebaseerd op de
internationale ISO27001/2-standaard. Gemeenten hanteren vanaf 1 januari 2020 de BIO, samen
met de rijksoverheid, de waterschappen en de provincies. Uiteraard wordt in GT Print rekening
gehouden met de BIO. Voor meer informatie over de BIO, zie:
https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/?s=bio.
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing, ook
daarmee wordt uiteraard rekening gehouden, voor zover dat niet reeds door de Gemeentelijke ICT
kwaliteitsnormen is afgedekt.
In de aanbestedingsstukken worden de betreffende (selectie-)eisen en de gunningscriteria nader
uitgewerkt en daarbij zijn er in het kader van dit strategiedocument op dit moment geen
bijzonderheden te vermelden.
18 VNG Realisatie
Afnameconcept, SLA en Prijsmodel
3.1. Inleiding
Dit hoofdstuk beschrijft het voorgenomen afnameconcept. Met het afnameconcept kan de
behoefte aan apparatuur, diensten en aanschafvorm door de deelnemer worden uitgedrukt. Het
concept is tot stand gekomen door eerst uit te gaan van gebruikerstypen en typische faciliteiten in
de gemeentelijke werkomgeving. Dat ligt aan de basis voor een kernassortiment aan producten
(hardware en software) en diverse prestatiecomponenten. De prestatiecomponenten op hun
beurt zijn elk gekoppeld aan een SLA component en een tariefstructuur.
3.1.1. Use cases
Deelnemers willen de hardware, software en diensten gaan inzetten om invulling te geven aan
(werk)processen binnen de eigen organisatie. Om deze behoeften te duiden wordt onder meer in
zgn. “use cases” voorzien. Een use case is een door de deelnemer binnen de bandbreedtes van de
raamovereenkomst geformuleerde gebruikerstoepassing. Het uitgangspunt is dat de leverancier
met de door hem geleverde prestatie de deelnemer in staat stelt om de use cases te realiseren.
De volgende use cases zijn beoogd: (willekeurige volgorde):
1. Werkplek ondersteuning (generiek, proces specifiek, gast en bezoeker); 2. Ondersteunen van bedrijfskritische processen (verhoogde beschikbaarheid); 3. Ondersteunen van een breed en innoverend applicatielandschap (o.a. MS-Windows, AS/400,
cloud, GGI, MS-Office365 en BYOD7); 4. Direct afdrukken vanuit applicaties; 5. Afdrukken vanuit applicaties na vrijgave door een gebruiker; 6. Scannen naar gebruikers (e-mail, folder) en applicaties (bijv. zaaksysteem); 7. Ondersteunen van evenementen en projecten (tijdelijke verhuur); 8. Afdrukken van archiefwaardige documenten (archiefwet); 9. Scannen van archiefwaardige documenten (substitutie); 10. Afdrukken van acceptgiro’s; 11. Afdrukken van akten; 12. Afdrukken van diakritische tekens; 13. Afdrukken van barcodes; 14. Afdrukken van huisstijl documenten (kleur kwaliteit); 15. Oplossing inrichten waarmee invulling kan worden gegeven aan MVI-doelstellingen (bijv. ECO
instellingen op MFP). Use cases worden in de aanbestedingsstukken van GT Print nader uitgewerkt.
7 Bring Your Own Device
19 VNG Realisatie
3.2. Gebruikerstypen en faciliteiten
Binnen de organisatie van de deelnemer zijn er de volgende typen gebruikers te onderscheiden:
Tabel 2
Gebruikerstype Omschrijving
1 Medewerker Medewerkers van de deelnemer die gebruik maken van de ICT
werkplek infrastructuur van de deelnemer en gebruik maken
van de aanwezige document verwerkende faciliteiten.
2 Applicatie Applicatie van de deelnemer die geautomatiseerd
printopdrachten aanmaakt en gebruik maakt van de aanwezige
document verwerkende faciliteiten. De printopdracht wordt
direct geprint of door een gebruiker vrijgegeven.
3 Gasten Gasten (bijvoorbeeld van andere gemeenten en ketenpartners)
die gebruik maken van hun eigen ICT werkplek infrastructuur en
behoefte hebben gebruik te maken van de aanwezige
document verwerkende faciliteiten. Deze worden door
deelnemer ter beschikking aan de gast gesteld.
4 Bezoeker Bijvoorbeeld burgers en toeristen (d.w.z. geen gast of
medewerker) die door een deelnemer in de gelegenheid
worden gesteld om (beperkt) gebruik te maken van de
document verwerkende faciliteiten.
De gebruikerstypen kunnen worden gekoppeld aan de benodigde faciliteiten bij een gemeente.
Van de doorsnee faciliteiten is binnen GT Print een indeling gemaakt naar toepassing en gebruik,
waarop een kernassortiment is afgestemd (zie § 3.3).
20 VNG Realisatie
In onderstaande Tabel 3 zijn typische faciliteiten omschreven:
Tabel 3
Faciliteit Omschrijving
1 Walk-up Een faciliteit voor de generieke werkplekomgeving. Voorziet
in kopieer, print, scan en optioneel fax functionaliteit.
Voorziet in authenticatie, pull-print, mobile print en scannen
naar functionaliteit.
De keuze aan in te zetten apparatuur wordt bepaald door het
aantal te faciliteren werkplekken, het te verwachten
afdrukvolume, de door deelnemer gewenste productiviteit en
aanvullende functionaliteiten als afdrukken in kleur,
afwerkingsmogelijkheden en papierinvoer capaciteit.
Het streven is te standaardiseren: bij de inzet van
verschillende typen apparatuur dient de gebruikservaring
gelijkwaardig te zijn.
2 Werkproces Een faciliteit die past bij het betreffende werkproces. De
functionaliteit wordt bepaald door eisen van het werkproces.
Voorbeelden zijn een faciliteit bij een loket, bespreekkamer,
receptie en bedrijfsapplicatie. In verband met de
werkprocessituatie kunnen de eisen zeer specifiek zijn.
3 Pro service Een faciliteit om binnen een kantoorlocatie extra service te
bieden, denk aan extra productiviteit en bepaalde invoer- en
afwerkingsmogelijkheden.
Deze faciliteit kan worden ingezet als kleinschalige repro
voorziening. De medewerker kan zelfstandig gebruik maken
van deze faciliteit of taken laten uitvoeren door een facilitaire
medewerker.
3.3. Kernassortiment
Het is de wens van de deelnemers om waar mogelijk te werken met een gestandaardiseerde
product/dienst combinatie. Hierdoor is de gebruikservaring voor de gebruikers binnen grenzen
gelijkwaardig en kan ook het beheer efficiënt worden uitgevoerd. Daarnaast kunnen, vanwege de
standaardisatie, leveranciers mogelijk schaalvoordelen realiseren op o.m. aanschaf en onderhoud.
21 VNG Realisatie
Het uitgangspunt is dat met de producten van het kernassortiment invulling kan worden gegeven
aan use cases, gebruikerstypen en faciliteiten. De producten uit het kernassortiment
ondersteunen de gebruikelijke functionaliteiten, normen en standaarden8.
De realisatie van een use case kan leiden tot specifieke instellingen en configuraties van alle of
bepaalde producten en het instandhouden daarvan middels all-in onderhoud. De producten
kunnen gedurende de gehele beheerperiode van maximaal 7 jaar tot niveau ‘als nieuw
functionerend’ worden onderhouden.
Het kernassortiment printers omvat producten met algemene kenmerken zoals opgenomen in de
volgende Tabel 4, waarbij zoals gesteld in § 2.3 en § 2.10.4 elk merk en type voor in aanmerking
mag komen, zolang tenminste aan de specificaties wordt voldaan:
Tabel 4
Naam Omschrijving
MFP-1 Multifunctionele printer met kenmerken:
• Inzetgebied gemiddeld tussen 2.000 en 10.000 per maand;
• Minimaal 30 – 40 ppm;
• Afdrukken in kleur en zwartwit;
• Origineel en afdrukformaat tot en met A4;
• 2 invoerladen en handinvoer, optioneel 2 extra invoerladen;
• Integratie met print- en scan management functies. MFP-2 Multifunctionele printer met kenmerken:
• Inzetgebied gemiddeld tussen 3.000 en 15.000 afdrukken per maand;
• Minimaal 35 - 40 ppm;
• Afdrukken in kleur en zwartwit;
• Origineel en afdrukformaat tot en met A3;
• 4 invoerladen en handinvoer;
• Integratie met print- en scan management functies. MFP-3 Multifunctionele printer met kenmerken:
• Inzetgebied gemiddeld tussen 10.000 en 25.000 afdrukken per maand;
• Minimaal 45 - 55 ppm;
• Afdrukken in kleur en zwartwit;
• Origineel en afdrukformaat tot en met A3;
• 4 invoerladen en handinvoer;
• Integratie met print- en scan management functies.
8 waaronder: voldoen aan ISO 15408, ISO 11798, onderling gelijkwaardige bediening, printertalen PDF, PCL5
en Postscript, scanformaten JPG, TIFF, PDF1.7, doorzoekbare PDF en PDF/A-1b, Energystar.
22 VNG Realisatie
Naam Omschrijving
MFP-4 Multifunctionele printer met kenmerken:
• Inzetgebied gemiddeld tussen 20.000 en 50.000 afdrukken per maand; • Minimaal 60 – 70 ppm; • Afdrukken in kleur en zwartwit; • Origineel en afdrukformaat tot en met SRA3;
• 4 invoerladen en handinvoer; • Integratie met print- en scan management functies.
SFP-1 Enkelfunctionele printer met kenmerken:
• Inzetgebied gemiddeld tussen 500 en 10.000 per maand;
• Minimaal 35 – 45 ppm;
• Afdrukken in zwartwit;
• Afdrukformaat tot en met A4;
• 1 invoerlade en handinvoer, optioneel 2 extra invoerladen;
• Integratie met pull print (vrijgave station). SFP-2 Enkelfunctionele printer met kenmerken:
• Inzetgebied gemiddeld tussen 500 en 5.000 per maand;
• Minimaal 35 – 45 ppm;
• Afdrukken in kleur en zwartwit;
• Afdrukformaat tot en met A4;
• 1 invoerlade en handinvoer, optioneel 1 extra invoerlade;
• Integratie met pull print (vrijgave station).
Binnen het kernassortiment zijn de prestaties van eventuele opvolgende modellen gelijkwaardig of
beter.
3.3.1. Software
Naast het kernsassortiment aan producten omvat de prestatie de levering van software. In
onderstaande Tabel 5 is een overzicht opgenomen van vijf functionaliteiten die softwarematig
geboden kunnen worden. Het overzicht is niet ingericht of bedoeld als een opdeling in
softwarepakketten, combinatie is mogelijk. Onderaan de tabel zijn aanvullingen en opmerkingen
geplaatst, de nummering i t/m iv verwijst daarnaar vanuit de tabel.
23 VNG Realisatie
Tabel 5
Software-
functionaliteit
Omschrijving
1
i
iii
Printer Drivers Locatie:
deze software wordt geïnstalleerd binnen de ICT werkomgeving van
een deelnemer.
Functies:
het genereren van printopdrachten in applicatieomgevingen,
waaronder Windows OS, Apple OS, AS/400, LINUX en Unix.
2
i
iii
Beheertools Locatie:
deze software wordt geïnstalleerd binnen de ICT werkomgeving van
deelnemer of als ‘cloud’ oplossing geleverd.
Functies:
bestellen van toner, het centraal beheren en configureren van de
opgestelde producten, automatisch vergaren en doorgeven van
tellerstanden het doorgeven van storingen.
De beheertools zijn voorzien van een gezamenlijk dashboard. De
beheerder heeft toegang tot de functionaliteit vanuit dit dashboard. Er
is in het dashboard ook een integratie aanwezig met het
informatieportaal (zie nummer 5 in deze tabel).
3
ii
iv
Management
Locatie:
deze software wordt geïnstalleerd binnen de ICT werkomgeving van
deelnemer of als ‘cloud’ oplossing geleverd. Op te delen in een centrale
component en een component op de apparaten ter plaatse.
Functies:
toevoegen van extra functionaliteit, waaronder authenticatie middels
een (personeels)pas of druppel, pull-print, mobiel printen.
4
i
iv
Scan
management
Locatie:
deze software wordt geïnstalleerd binnen de ICT werkomgeving van
deelnemer of als ‘cloud’ oplossing geleverd.
Functies:
toevoegen van extra functionaliteit aan de producten, waaronder
scan2- e-mail, -folder en -werkstromen.
24 VNG Realisatie
Software-
functionaliteit
Omschrijving
5
iii
Informatie
Portaal
Locatie:
deze software staat in de ‘cloud’ van de leverancier.
Functies:
het verstrekken van informatie (rapportages) met betrekking tot het
contract, de prestatie indicatoren van de SLA en het verbruik van de
geleverde prestatie.
Opmerkingen en aanvullingen bij Tabel 5:
i. Deelnemers gebruiken verschillende pas-technologieën. ii. Een deelnemer heeft eigen keuze voor installatie binnen de ICT werkplekomgeving van de
deelnemer (on premise) of in de cloud. iii. De programmatuur onder 1, 2 en 5 wordt alleen ingezet tijdens de beheerperiode. iv. Een deelnemer heeft eigen keuze om de software onder 3 en 4 tijdelijk af te nemen
gedurende de beheerperiode, of ‘eeuwigdurend’ af te nemen. De tijdelijk afgenomen software dient gedurende de beheerperiode minimaal de aangeboden producten te ondersteunen in de ICT werkomgeving van de deelnemer. Bij ‘eeuwigdurend’ gebruik geldt dat de software ook producten van andere merken moet kunnen ondersteunen. In de aanbestedingsstukken van GT Print worden de kenmerken en van toepassing zijnde looptijden nader uitgewerkt.
3.3.2. Managed Service
Binnen het ICT domein is er in toenemende behoefte om een prestatie als ‘Managed Service’ af te
nemen. De deelnemer bepaalt vooraf een aantal beleidskaders en de leverancier neemt de zorg
dat de behoefte op basis van deze kaders wordt ingevuld en beheerd.
Een Managed Service is functioneel- en dienstgericht, zodat bij de leverancier de
verantwoordelijkheid komt te liggen om naar eigen professioneel inzicht de behoefte in te vullen
en actueel te houden. Bij Managed Service is er geen sprake van huur of koop van producten,
software en beheerdiensten, maar het afnemen van een ‘printdienst’. Bij Managed Service is de
support op software onderdeel van de printdienst. De leverancier heeft de verantwoordelijkheid
om de functionaliteit in productie te houden in de werkomgeving van de deelnemer. De
werkomgeving kan veranderen gedurende de beheerperiode en kunnen updates en upgrades
benodigd zijn. Bij het wijzigen van de behoefte, bijvoorbeeld het openen of sluiten van een
kantoorlocatie, neemt de leverancier alle verantwoordelijkheid om de printdienst op- en af te
schalen.
25 VNG Realisatie
Binnen GT Print wordt ruimte geboden voor de deelnemers om hun behoefte als Managed Service
af te nemen. Dit zal in de minicompetities tot uitdrukking worden gebracht.
3.4. Prestatiecomponenten
Voor deelnemers wordt het mogelijk gemaakt om modulair af te nemen. Daartoe is een
onderverdeling gemaakt naar ‘prestatiecomponenten’ zoals in Tabel 6 is opgenomen. De
onderverdeling is geïnspireerd op ITIL9.
Tabel 6
Prestatiecomponent Toelichting
1 Levering van producten Het leveren, installeren en configureren van producten voor
kopiëren, printen, scannen en faxen, althans van apparatuur
waarmee de functionaliteit gerealiseerd wordt, waaronder
enkelfunctionele- en multifunctionele apparatuur. Inclusief
garantie.
2 Levering van software Leveren van programmatuur met bijbehorende
gebruiksrechten waarmee in combinatie met de producten
aanvullende functionaliteit kan worden gerealiseerd.
Voorbeelden zijn: centraal beheer, authenticatie, pull-print,
mobile print, accounting, rapportage en scanoplossingen.
3 Levering van diensten Deze diensten zijn deelnemer-specifiek, bijvoorbeeld het
uitvoeren van facilitaire beheertaken en het uitvoeren van
adviesdiensten.
4 Uitvoeren van een migratie Het migreren van de expirerende prestatie naar de
aangeboden prestatie, inbegrepen het leveren van project
management, het inrichten van service level management en
beheer, het installeren, configureren, testen en werkend
opleveren van de producten en software in de werkomgeving,
het instrueren van gebruikers en opleiden van beheerders
m.b.t. de producten en programmatuur.
9 Information Technology Infrastructure Library
26 VNG Realisatie
Prestatiecomponent Toelichting
5 Beheer op producten,
software en diensten
Het beschikbaar en in productie houden van de producten,
programmatuur en diensten door het naleven van de SLA
afspraken. Voorbeelden zijn technisch beheer en
applicatiebeheer, respectievelijk:
het uitvoeren van preventief en correctief onderhoud, het
oplossen van incidenten, het configureren en up-to-date
houden van producten en het leveren van de
verbruiksmiddelen (m.u.v. papier);
het operationeel leveren van de overeengekomen
dienstverlening, het bieden van een helpdesk, het oplossen
van incidenten en het configureren en up-to-date houden van
software.
6 Verandermanagement De prestatiecomponenten blijvend en optimaal laten
aansluiten op de (veranderende) behoefte van een
deelnemer. Denk aan het op- en afschalen van functionaliteit,
het bijplaatsen-, retour nemen-, omruilen- en verplaatsen van
producten en het aanpassen/inrichten van functionaliteit op
basis van een veranderde deelnemerbehoefte.
3.5. Performance
Een belangrijke maat voor de te leveren performance van de prestatie wordt bepaald door de te
leveren service levels die zijn opgenomen in de SLA. De service levels worden gemeten aan de
hand van ‘Key Performance Indicatoren‘ (KPI’s).
Met de aangeboden tarieven geeft de leverancier de garantie dat de prestatie minimaal voldoet
aan de service levels en een goede performance kan en zal leveren. Voldoet het de prestatie niet
aan de service levels, dan herstelt de leverancier de performance. Indien tijdig herstel uitblijft kan
besloten worden om een stuurinstrument in te zetten.
3.5.1. Typen Service Levels
GT Print kent ‘standaard’ en ‘verhoogde’ service levels.
Standaard servicelevels zijn de basis voor de performance van elke prestatie en zijn gekoppeld aan
de standaard tarieven. Er zijn echter deelnemers die behoefte hebben aan hogere service levels.
Hiervoor zijn verhoogde service levels gedefinieerd. Verhoogde servicelevels kunnen naar
27 VNG Realisatie
behoefte (tijdelijk) worden toegepast op de prestatie of een selectie daarvan. In de minicompetitie
kan een deelnemer verhoogde service levels uitvragen. Zie ook § 2.10.1 en § 3.7.
3.6. SLA parameters
In onderstaande Tabel 7 zijn de standaard en verhoogde performance indicatoren benoemd per
component van de prestatie.
Tabel 7
Prestatiecomponent Performance indicatoren
1 Levering product Standaard
Norm: Levering conform migratieplanning en nabestellingen binnen
4 weken na plaatsen van de bestelling.
KPI: 98% van bestellingen
Verhoogd
Norm: Levering binnen 2 weken na plaatsen van de bestelling.
KPI: 100% van bestellingen
2 Levering software Standaard
Norm: Levering conform migratieplanning en nabestellingen binnen
4 weken na plaatsen van de bestelling.
KPI: 98% van bestellingen
Verhoogd
Norm: Levering binnen 2 weken na plaatsen van de bestelling.
KPI: 100% van bestellingen
3 Levering diensten Standaard
Norm: de dienst is operationeel ingericht conform migratieplanning
en nabestellingen binnen 6 weken operationeel ingericht
KPI: 98% van de bestellingen.
Verhoogd
28 VNG Realisatie
Prestatiecomponent Performance indicatoren
Norm: de dienst is operationeel ingericht binnen 2 weken na
plaatsen van de bestelling
4 Migratie Standaard
Norm: De migratie wordt uiterlijk 16 weken na afsluiten van de NOK
opgeleverd. De Prestatie is dan volledig beschikbaar voor gebruik
door Deelnemer.
KPI: 100%
Norm: het migratieplan is binnen 4 weken na afsluiten van de NOK
gereed. Deelnemer en Leverancier kunnen een latere opleverdatum
overeenkomen.
KPI: 100%
Norm: Leverancier heeft voldoende migratie capaciteit beschikbaar
om deelnemers aan GT Print tijdig te migreren.
KPI: 100%
Verhoogd
Norm: De migratie wordt uiterlijk 8 weken na afsluiten van de NOK
opgeleverd. De Prestatie is dan volledig beschikbaar voor gebruik
door Deelnemer.
KPI: 100%
5 Technisch beheer op
producten
Standaard
Norm Beschikbaarheid: 95% per kwartaal per product gedurende de werktijden (8:00 – 17:00 uur);
Norm: Uitval 25% of hoger van producten op een locatie, start oplossen van incidenten binnen 4 werkuur (prio Hoog);
Norm: Incidenten (break/fix): verholpen de volgende werkdag; Incidenten (security): verholpen binnen 5 werkdagen;
Norm: Beschikbaarheid verbruiksmiddelen: Voldoende op een locatie om de continuïteit niet in gevaar te brengen; Levertijd verbruiksmiddelen: Binnen 4 werkdagen;
Norm: Servicevenster incidentafhandeling: werkdagen 8:00 – 17:00 uur voor alle producten.
29 VNG Realisatie
Prestatiecomponent Performance indicatoren
Verhoogd (meerdere bouwblokken. Per product en tijdelijk af te nemen)
Norm; Beschikbaarheid: 98% per kwartaal per product
Norm: Incidenten (break/fix): verholpen binnen 6 werkuur Incidenten (security): verholpen binnen 2 werkdagen
Norm: Levertijd verbruiksmiddelen: Volgende werkdag
Norm: (on-site) beheer: inclusief eerste lijns beheer (uitvoeren werkzaamheden die gebruikelijk door Deelnemer worden verricht)
Norm: Verlengde servicevensters incidentafhandeling:
o Werkdagen 6:00 – 8:00 uur o Werkdagen 17:00 – 19:00 uur o Werkdagen 19:00 – 22:00 uur o Zaterdagen 8:00 – 12:00 uur o Zaterdagen 12:00 – 17:00 uur o Zon- en feestdagen 8:00 – 17:00 uur
6 Applicatie beheer op
software
Standaard
Norm: Beschikbaarheid: 99,5% per maand;
Norm: Incidenten (break/fix): Verholpen binnen 4 werkuur; Incidenten (security): Verholpen binnen 5 werkdagen;
Norm: Informeren en beschikbaar stellen fixes en updates: binnen 20 werkdagen na release datum.
Verhoogd (meerdere bouwblokken. Per software component en tijdelijk af te nemen)
30 VNG Realisatie
Prestatiecomponent Performance indicatoren
Norm: Beschikbaarheid: 99,9% per maand
Norm: Incidenten (break/fix): Verholpen binnen 2 werkuur;
Norm: Incidenten (security): Verholpen binnen 1 werkdag;
Norm: Support: inclusief upgrades en functioneren binnen vernieuwde ict-omgevingen;
Norm: (on-site) beheer: inclusief eerste lijns support (uitvoeren werkzaamheden die gebruikelijk door Deelnemer worden verricht)
Norm: Verlengde servicevensters incidentafhandeling (software module specifiek):
o Werkdagen 6:00 – 8:00 uur o Werkdagen 17:00 – 19:00 uur o Werkdagen 19:00 – 22:00 uur o Zaterdagen 8:00 – 12:00 uur o Zaterdagen 12:00 – 17:00 uur
o Zon- en feestdagen 8:00 – 17:00 uur
7 Verandermanagement Standaard
Norm: Flexibiliteit gehuurde producten: 10% flexibiliteitsbudget;
Norm: Veranderverzoek (VV) procedure: binnen 15 werkdagen na VV-aanvraag is het VV-impact/plan/offerte gereed;
Norm: VV doorlooptijd: uitgevoerd binnen 20 werkdagen na opdrachtverstrekking of conform plan;
Norm: IMACD10: conform plan of verhuizingen/afvoeren binnen 20 werkdagen na opdrachtverstrekking; Uitbreidingen: binnen 20 werkdagen na levering.
Verhoogd
10 Installation, Move, Add, Change, and Disposal
31 VNG Realisatie
Prestatiecomponent Performance indicatoren
Norm: hoger flexibiliteitsbudget (> 10%)
Norm: Veranderverzoek (VV) procedure: binnen 5 werkdagen na VV-aanvraag is het VV-impact/plan/offerte gereed;
Norm: VV doorlooptijd: uitgevoerd binnen 3 werkdagen na opdrachtverstrekking of conform plan;
Norm: IMACD11: conform plan of verhuizingen/afvoeren binnen 5 werkdagen na opdrachtverstrekking; Uitbreidingen: binnen 5 werkdagen na levering.
11 Installation, Move, Add, Change, and Disposal
32 VNG Realisatie
3.7. Financieel model
De te leveren prestatie is een samenspel van de prestatiecomponenten, op basis van producten,
software en diensten. Het uitgangspunt bij het ontwerp van het financieel model is dat de
leveranciers de geleverde prestaties kunnen terugverdienen, de financiële risico’s calculeerbaar
zijn en dat de deelnemers keus hebben uit een afrekenmodel.
Aan de prestatiecomponenten die in Tabel 6 zijn opgenomen en de SLA parameters (zie § 3.5) zijn
tarieven gekoppeld. De tarieven zijn gericht op de levering van een prestatie op basis van een
Standaard SLA. De tarieven voor de verhoogde SLA kunnen beprijsd worden, bijvoorbeeld door
middel van opslagen. De tarieven vormen de grondslag voor de afrekenmodellen waar de
deelnemers de keus uit kunnen maken (zie § 3.7.2.).
De eigenschappen van de tarieven die van toepassing zijn op de prestatiecomponenten en bij huur of koop komen in de navolgende tabellen (Tabel 8 en
Tabel 9) aan de orde:
Tabel 8
Prestatiecomponent Tariefeigenschap
1 Levering van producten Binnen de prestatiecomponent levering van producten en
software biedt de leverancier huur- en kooptarieven:
bij koop wordt eeuwigdurend gebruiksrecht verkregen. De
tarieven staan vast gedurende de beheerperiode.
bij huur wordt een tijdelijk gebruiksrecht verkregen voor de
duur van de beheerperiode. Bij huur is er sprake van en vaste
huurperiode en een flexibele huurperiode, de leverancier
geeft voor beide periodes tarieven af.
2 Levering van software
3 Levering van diensten Dienstgerelateerde tarieven kunnen zijn gekoppeld aan een
tarief per product, de software of aan uren.
4 Uitvoeren van een migratie Migratieactiviteiten zijn inbegrepen in de tarieven.
5 Beheer op producten,
software en diensten
Producten: all-in onderhoud is inbegrepen bij de
afdruktarieven.
Software: er zijn tarieven voor all-in support.
De beheertarieven zijn vatbaar voor indexering.
33 VNG Realisatie
Prestatiecomponent Tariefeigenschap
6 Verandermanagement Verandermanagement is opgenomen om de kosten in de
beheerperiode beter te kunnen beheersen.
Tabel 9
Prestatiecomponent
Koop Huur
1
Levering product Prijs voor elk productmodel uit het kernassortiment
Tarief per maand per productmodel uit het kernassortiment
2
Levering software Prijs voor de gebruiksrechten
Tarief voor tijdelijk gebruiksrecht per maand per functionaliteit
3 Levering diensten Tarief per uur of per
maand per product
Tarief per uur of per maand per product
4 Uitvoeren van een migratie Verwerkt in prijzen
leveringen.
Verwerkt in prijzen
leveringen.
5 Technisch beheer op
producten
Tarief per afdruk zwartwit en kleur
Tarief per afdruk zwartwit en kleur
6 Applicatie beheer op software Tarief (per periode) voor support (updates, updates, patches etc.)
Tarief (per periode) voor support (updates, updates, patches etc.)
7 Verandermanagement n.v.t./n.t.b. n.v.t./n.t.b.
3.7.1. Flexibiliteit
Deelnemers hebben behoefte aan maximale flexibiliteit en wendbaarheid, waardoor het
uitgangspunt bij GT Print is dat een deelnemer met een NOK prestatieonderdelen gedurende de
beheerperiode kan op- en afschalen. Leveranciers daarentegen hebben behoefte aan omzet en
financiële zekerheid om investeringen terug te verdienen en financiële risico’s te beperken. Voor
het verhuren van producten en voor gebruiksrechten en support op programmatuur gaat
leverancier mogelijk verplichtingen aan met derden. Om flexibiliteit voor beide partijen afdoende
rendabel te kunnen realiseren zijn kortingspercentages en een ‘flexibiliteitsbudget’
geïntroduceerd. Dit wordt in de aanbestedingsstukken nader uitgewerkt.
34 VNG Realisatie
3.7.1.1. Flexibiliteitsbudget
Naast het toepassen van een kortingspercentage wordt beoogd om voor de deelnemers een fictief
flexibiliteitsbudget te creëren. Dat bepaalt in feite de mate waarin er binnen een NOK afgeschaald
kan worden en bijvoorbeeld een resterende huurverplichting verrekend kan worden.
3.7.2. Afrekenmodellen
In het afrekenmodel komt de vertaling van de prijs van de geleverde prestatie naar een factuur en
betaalschema tot uitdrukking. De basis van elk afrekenmodel wordt gevormd door het
tarievenblad dat onderdeel uitmaakt van de NOK. Beoogd zijn:
• Standaard afrekenmodel Hierbij wordt het tarievenblad gevolgd. De kosten worden deels periodiek vooraf gefactureerd (bijv. huur) en deels achteraf (bijv. de werkelijke afdrukken).
• Afdruk afrekenmodel Hierbij wordt gefactureerd in termen van het aantal werkelijk gemaakte zwart-wit en kleur afdrukken. De kosten voor de overige prestatieonderdelen zijn door de leverancier verwerkt in deze twee tarieven. De kosten worden achteraf gefactureerd. Dit afrekenmodel is op basis van ‘fair use’. Beoogde werking: De deelnemer schat per periode het aantal afdrukken in. De periode is minimaal één jaar en maximaal de looptijd van de NOK minus de verlengopties. De inschatting van de af te nemen prestatie wordt per periode beoordeeld en op basis daarvan worden de afdruktarieven vastgesteld. Bepaalde kosten mogen door de deelnemer worden uitgezonderd van de tarieven, bijvoorbeeld verhuiskosten. Deelnemer en leverancier mogen afspraken maken over voorschotten en de verrekening van de werkelijke kosten.
• Fixed fee afrekenmodel De leverancier factureert over een bepaalde periode een vast maandbedrag, op basis van de inschatting van de af te nemen prestatie. De kosten worden vooraf gefactureerd. Dit afrekenmodel is op basis van ‘fair use’. Beoogde werking: de deelnemer bepaalt zelf de fixed fee perioden. Een periode is minimaal één jaar en maximaal de looptijd van de NOK minus de verlengopties. Per periode wordt de omvang van de af te nemen prestatie ingeschat en daarop wordt het te factureren maandtarief vastgesteld. Bepaalde kosten mogen door de deelnemer worden uitgezonderd van de tarieven, bijvoorbeeld verhuiskosten. Een deelnemer kan eisen dat de kosten in het betreffende budgetjaar worden gefactureerd.
Combinaties zijn mogelijk: bij Managed Service kan naar gelang de verdeling van
verantwoordelijkheden, risico’s en de te leveren prestatie een combinatie van het afdruk- en fixed
fee afrekenmodel het best passend zijn.
35 VNG Realisatie
Geschatte omvang van de aanbesteding
Dit hoofdstuk beoogt enkele volumegegevens te tonen waarmee de omvang van de aanbesteding
kan worden aangegeven. Voor de goede orde en ten overvloede wordt vermeld dat de in dit
hoofdstuk vermelde gegevens zo betrouwbaar mogelijk zijn weergegeven en dat er nimmer
rechten aan ontleend kunnen worden. In de aanbestedingsstukken (thans in wording) wordt
dieper en gedetailleerder op de kenmerken van de gevraagde dienstverlening ingegaan.
4.1. Inzet en volume
Gemeenten hebben hun werkomgeving veelal gestandaardiseerd en ingericht met faciliteiten
(servicepunten) in het kantoor (zie ook §3.2). In deze servicepunten staan één of twee MFP’s
opgesteld, met pull-print oplossing en toegang op basis van autorisatie (bijv. personeelspas).
Voor specifieke werkomgevingen, denk aan balies, worden vaak losse (netwerk)printers gebruikt.
Het aantal netwerkprinters bij een deelnemer is redelijk vergelijkbaar met het aantal MFP’s.
Deelnemers maken in hun beleid de keuze om te standaardiseren in het gebruik van één á twee
producten. Een dwarsdoorsnede over een representatieve groep GT Print deelnemers leidt tot een
evenredige verdeling van de drie categorieën MFP producten die zijn opgenomen in Tabel 4.
In onderstaande Tabel 10 zijn enkele kentallen en indicatoren opgenomen, die voortkomen uit
eigen research en van pas kunnen komen bij het inschatten van de apparaat- en afdrukvolumes. Er
kan aan de tabel geen wetenschappelijke of juridische betekenis toegekend worden.
36 VNG Realisatie
Tabel 10
Kentallen Waarde Opmerking
Maximaal deelnemerspotentieel
aan GT Print
341 In potentie en theoretisch elke
gemeente in Nederland.
Aantal personen werkzaam bij
341 gemeenten12
160.000 n.v.t.
A Gemiddeld aantal personen
(medewerkers) per gemeente
469 n.v.t.
B Werkplek / MFP verhouding 25 : 1 Spreiding: tussen de 17 en 50
werkplekken per servicepunt.
Aandeel kleurafdrukken op totaal 1:3 Spreiding: tussen de 32% en 60%
kleurenafdrukken.
Indicatieve vooruitblik
C Schatting van deelname aan GT
Print in ROK periode 2020-2024
100 Circa de helft van de gemeenten kan en
wil deelnemen aan GT Print in deze
periode.
D Gemiddelde afdrukvolume per
werkplek
2.400 Mix van zwartwit- en kleurafdruk.
E Afdrukpotentieel GT Print in
gemiddelde NOK periode
562.800.000 = A * C *D * ((3+7)/2)
Afdrukvolume per MFP per
maand
5.000 =𝐸 ∗ 𝐵
60 ∗ 𝐴∗ 𝐶
Spreiding: tussen de 4.000 en 10.000
afdrukken per maand. Gemiddelde NOK
looptijd: 60 maanden.
Aantal MFP’s in GT Print 2345 =𝐴 ∗ 𝐶
𝐵
12 Inschatting gebaseerd op de volgende bron: http://hrdatabank.aeno.nl/bezetting
37 VNG Realisatie
Het totale (financieel)volume hangt samen met het aantal deelnemers aan de GT Print
aanbesteding; een inventarisatie is momenteel gaande, waardoor hierover geen informatie kan
worden opgenomen.
4.2. Prognose en dynamiek
De trend van het afdrukvolume neigt naar een daling, gebaseerd op percentages die liggen tussen de -2% en -
14% in resp. 2017 en 2018. Het aandeel kleurenafdrukken op het totaal aantal afdrukken daarentegen is
groeiend.
De facilitaire werkomgeving bij deelnemers is dynamisch en aan verandering onderhevig. Samenvoeging van
kantoorlocaties, het inrichten van shared services leiden tot een veranderende behoefte aan hardware,
software en diensten. Van de leverancier wordt verwacht gedurende de beheerperiode van de NOK
professioneel en flexibel op deze veranderingen te kunnen inspelen. Voor prestatieonderdelen waarin
leverancier investeringen heeft moeten doen zal het flexibiliteitsregime (zie § 3.7.1.1) ondersteunend zijn.
Ook de ICT-werkomgeving bij de deelnemers is dynamisch en aan verandering onderhevig. De komende jaren
zullen werkplekfaciliteiten in de kantoren gaan wijzigen, onder ander door invoering van nieuwe
(overheids)werkplekconcepten, cloud oplossingen, het werken met mobiele devices en een voortgaande
digitalisering van werkprocessen. In toenemende mate worden deze en andere nieuwe ICT concepten
ingevoerd. Applicaties gaan van een on-premise omgeving naar de cloud, er worden in toenemende mate
mobile devices gebruikt en wordt het wenselijk om ook gasten een deel van de functionaliteit ter beschikking
te stellen, bijvoorbeeld met govroam. Hierdoor wordt het ICT landschap gevarieerder.
Voor printen heeft dit tot gevolg dat er vanuit het gevarieerde applicatielandschap meerdere printbronnen
ontstaan. De gebruiker wenst de printopdrachten van deze printbronnen op een transparante wijze te
kunnen afdrukken bij een MFP. Veranderingen zullen plaatsvinden tijdens de beheerperiode van de NOK. Van
de leverancier wordt verwacht dat hij voldoende kwaliteit en professionaliteit in huis heeft om de prestatie
en onderliggende oplossingen te laten mee bewegen met deze ontwikkelingen.
Voor scannen heeft dit tot gevolg dat het aantal bestemmingen ook gevarieerder wordt. Naast scannen naar
het email adres van de gebruiker is de behoefte verbreed voor scannen naar de mijnscanfolder van de
gebruiker op het netwerk, scannen naar cloud oplossingen zoals one-drive en dropbox en het scannen naar
hot folders van documentverwerkende applicaties. Daarnaast neemt de behoefte toe om gecontroleerde
werkstromen in te richten. Hierbij dienen door gebruikers metadata te kunnen worden ingegeven bij de MFP,
of metadata geëxtraheerd uit gescande documenten en/of conversies te worden uitgevoerd. Van de
leverancier wordt verwacht dat hij voldoende kwaliteit en professionaliteit in huis heeft om de prestatie en
onderliggende oplossingen te laten mee bewegen met deze ontwikkelingen.
Daarnaast zullen onder andere de eisen rond informatiebeveiliging, het verwerken van persoonsinformatie en
duurzaamheid zich verder ontwikkelen en aan belang toenemen; de producten dienen beveiligd te zijn. Print
en scandata mogen slechts gedurende de korte periode van het verwerkingsproces in het product en de
38 VNG Realisatie
softwareketen aanwezig zijn. Deze en andere ontwikkelingen zullen de behoefte van een deelnemer
gedurende de beheerperiode doen veranderen.
Bij het afnemen van de prestatie als managed service zal de verantwoordelijkheid om deze ontwikkelingen op
te vangen voornamelijk bij de leverancier worden belegd. Het is aan de leverancier om bij de mini-competitie
voldoende informatie van een deelnemer te verkrijgen om een inschatting te kunnen maken over aanstaande
ontwikkelingen tijdens de beheerperiode.
Bij het inschatten van ontwikkelingen die plaatsvinden bij de deelnemers als branche wordt verwacht dat de
inschrijver daar als professionele leverancier voldoende van op de hoogte is en rekening houdt met de
dynamiek bij zijn aanbieding.
39 VNG Realisatie
Organisatiearchitectuur en beheerprocessen
Er is een natuurlijke rolverdeling tussen SCG en deelnemers, waarbij de deelnemers de zaken
behartigen die binnen de reikwijdte van hun individuele NOK vallen en het SCG zaken behartigt,
die de reikwijdte van een individuele NOK overstijgen.
Na contractering van de raamovereenkomst wordt het strategisch contractbeheer op het niveau
van de raamovereenkomst ondergebracht bij het SCG.
Het operationeel- en tactisch beheer van de individuele NOK’s ligt bij de deelnemers zelf. Het SCG
zal juridische-, technisch inhoudelijke- en marktkennis beschikbaar stellen om de deelnemers op
professionele wijze te ondersteunen op onder meer de volgende punten, die het belang van een
individuele NOK overstijgen:
• Eén duidelijk aanspreekpunt voor de VNG Leden en de leverancier(s) voor de raamovereenkomst;
• Zorgdragen voor heldere en consistente interpretatie van de raamovereenkomst • Handhaven van de functionele marktconformiteit; • Het opstellen/interpreteren van geconsolideerde rapportages; • Beheren van organisatorische processen op het raakvlak Deelnemer/leverancier; • Afhandelen van escalaties; • Doorvoeren van contractuele wijzigingen; • Bewaken van de kwaliteit en consistentie van de dienstverlening over de hele linie (o.a. door
audits); • Het organiseren van deelnemersbijeenkomsten; • Voeren van strategische leveranciersgesprekken.
Het uitvoeren van minicompetities wordt gecoördineerd door het SCG, maar de aansturing van de
leverancier waar de NOK mee is afgesloten ligt bij de deelnemers. SCG bewaakt de consistentie en
rechtmatigheid van het minicompetitieproces en van het contractbeheer op ROK-niveau. De
deelnemers zullen het beheer van de individuele NOK inpassen in hun organisatiearchitectuur en
beheerprocessen. De zaken die in het kader van contractbeheer van belang zijn zullen bij de
minicompetities door de deelnemers worden aangedragen en bijvoorbeeld tot uitdrukking worden
gebracht in een Dossier Afspreken en Procedures (DAP).
40 VNG Realisatie
Vragen aan de markt en samenvatting van de antwoorden
Bij de VNG-Leden, VNG Realisatie en het GT projectteam is expertise over aanbesteden, Printen,
Kopiëren, Scannen en de markt aanwezig. In nauwe samenwerking wordt de strategie en het
bestek gevormd. Een onderdeel van de strategie in de voorbereiding is om de markt zo vroeg en
vaak mogelijk te betrekken bij de aanbesteding, uiteraard met borging van het zgn. “Level-Playing
Field”.
Om zeker te zijn van voldoende aansluiting bij wat de markt kan bieden in relatie tot de
gebruikersbehoeften, zijn via www.vngrealisatie.nl en CTM onderstaande consultatie vragen aan
de markt uitgezet over de aanbesteding. Zie ook § Fout! Verwijzingsbron niet gevonden..
De geanonimiseerde samenvattingen van de antwoorden zijn in dit hoofdstuk opgenomen, met in
achtneming van vertrouwelijkheid waar dat door de respondenten is aangegeven.
Er zijn in totaal 10 reacties op de marktconsultatie ontvangen. De respondenten hebben gebruik
gemaakt van de uitnodiging om hun antwoorden in afzonderlijke gesprekken aan enkele
projectteamleden toe te lichten.
N.B.
De markt heeft de vragen beantwoord op basis van versie 0.6 van het GT Print strategiedocument.
In versie 1.0 zijn naast de samenvatting van de marktreacties ook inzichten verwerkt die mede
door de marktconsultatie zijn ontstaan. Hierdoor zijn voor de lezer mogelijk bepaalde verwijzingen
niet herleidbaar tot de tekst van versie 1.0.
6.1. Vragen
Hieronder zijn enkele vragen geformuleerd met betrekking tot de aanbesteding GT Print. De
vragen zijn niet in volgorde van relevantie opgenomen, ze hebben gelijk gewicht.
6.1.1. Overeenkomst
GT Print heeft in haar strategiedocument gekozen voor raamovereenkomst (ROK) van 4 jaar met
maximaal vier leveranciers. Via een mini-competitie gunt een deelnemer middels een nadere
overeenkomst (NOK) aan één leverancier voor een periode van minimaal 3 tot maximaal 7 jaar.
Vraag 1: Kunt u zich vinden in de gekozen looptijden en contractvormen?
Samengevat antwoord:
Er is voldoende draagvlak voor het aangaan van een ROK met vier partijen en NOK’s die tot stand
komen via mini-competitie. De looptijd van 3+1 jaar voor de ROK werd als gangbaar gezien. De
looptijd van de nadere overeenkomst voor een periode van 3 tot 7 jaar wordt als verantwoord
41 VNG Realisatie
gezien. De markt geeft aan dat 5 jaar met 2x 1 optionele jaren de veelvuldig wordt toegepast bij
gemeentelijk aanbestedingen. Partijen vragen aandacht voor TCO in het prijzenblad en het
beoordelen van de Inschrijfprijs op de maximale NOK periode (som van vaste en flexibele termijn).
Aantekenig GT:
Het leek niet voor iedereen voldoende helder hoe de contractlooptijden en verlengopties zijn
ingericht, dit onderdeel wordt daarom in het strategiedocument en in de aanbestedingsstukken
begrijpelijker uitgedragen. Er is kennis genomen van de gewenste aspecten in de
beoordelingssytematiek.
6.1.2. Kansen voor het MKB
GT Print is van mening dat in de gekozen strategie voldoende kansen aanwezig zijn voor MKB-
organisaties om deel te nemen aan deze aanbesteding. Dit voor zover het voor MKB-organisaties
gebruikelijk is aan dergelijke aanbestedingen deel te nemen.
Vraag 2: Deelt u deze mening? Licht uw antwoord kort toe.
Samengevat antwoord:
De markt is verdeeld over de kansen die het MKB heeft om de opdracht -als raamcontractant-
gegund te krijgen. Dat komt tot uitdrukking in de volgende punten:
• Het vermogen om te kunnen concurreren op prijs;
• De mate waarin financiële risico’s kunnen worden gedragen;
• Het kunnen inpassen van leasemaatschappijen;
• Het kunnen voldoen aan de selectie-eisen;
• Het kunnen voldoen aan de prestatie-eisen (o.a. SLA);
• De mogelijkheden voor (regionaal) samenwerken.
Aantekening GT:
De wijze waarop de markt zich organiseert, investeert en financiert is vanuit de optiek van de
aanbestedende dienst voorbehouden aan de markt zelf en mengt zich daar niet in.
Voorkomen dient echter te worden dat er in de operatie risico ontstaat doordat de leveranciers
ondergekwalificeerd (blijken te) zijn voor het leveren van de prestatie. Daar is niemand bij gebaat.
In de (print)branche is het niet ongebruikelijk om in een vorm van samenwerking aan opdrachten
invulling te geven; het zal mogelijk enige organisatie vergen, maar niet onmogelijk zijn om in een
vorm van samenwerking op GT Print in te schrijven.
6.1.3. Ingrediënten voor het kunnen doen van een goede inschrijving
Om een goede inschrijving te doen hebben leveranciers informatie nodig. In de strategie is
gekozen voor het gunnen van een raamovereenkomst en het vervolgens per deelnemer (of groep
42 VNG Realisatie
van deelnemers) gunnen van een nadere overeenkomst. Het in de huidige fase verzamelen van
informatie vergt voor deelnemers een aanzienlijke inspanning, alleen al omdat de
instapmomenten niet simultaan starten. Het moment van de mini competitie is voor de meeste
deelnemers een betere timing.
Vraag 3: Welke informatie om goed te kunnen inschrijven op de Europese aanbesteding heeft u
minimaal nodig en welke informatie vindt u wenselijk om over te beschikken?
Vraag 4: Welke informatie om goed te kunnen inschrijven tijdens de minicompetities heeft u
minimaal van een deelnemer nodig en welke informatie vindt u wenselijk om over te beschikken?
Samengevat antwoord op vraag 3 en 4:
De meeste partijen hebben zowel bij de Europese aanbesteding als bij de minicompetitie behoefte
aan zo veel mogelijk informatie. Er wordt in dit antwoord geen uitputtende lijst met de
informatiebehoefte opgenomen, de rode draad wordt gevormd door het kunnen beschikken over
de huidige printbehoefte (hardware, aantal prints, verdeling), de historische printbehoefte, de
technisch- organisatorische context en omgeving waar de printers (in) worden geplaatst (o.a.
software, vlekkenplan) en het gewenste prestatieniveau. Bij de minicompetitie wordt in het
algemeen de mogelijkheid om een schouw te doen gewenst.
Er is gedeeltelijk begrip voor het gegeven dat bij de Europese aanbesteding waarschijnlijk niet van
elke deelnemer in de ROK-periode (2020-2024) de precieze behoefte kan worden opgegeven. Er is
gedeeltelijk een zorg dat sommige partijen (met name de grote), een beter overzicht hebben in de
behoefte en de installed base.
Aantekening GT
De aanbestedende dienst borgt bij de aanbesteding uiteraard het level-playing field, voorzover dat
binnen haar vermogen ligt.
Bij de deelnemers is de minicompetitie hèt moment om de individuele inkoopbehoefte nader te
specificeren en de informatie te verstekken die benodigd is om de leveranciers een offerte te
kunnen laten uitbrengen die het best past op de individuele situatie van de deelnemer.
6.1.4. Gunningscriteria Prijs en Kwaliteit
In het strategiedocument is opgenomen dat het voornemen is de inschrijvingen te beoordelen op
de beste prijs kwaliteitsverhouding (BPKV). In het bestek voor het gunnen van de
raamovereenkomst zal een kwaliteitsniveau worden uitgevraagd waaraan minimaal moeten
worden voldaan. In de minicompetities is de situatie vergelijkbaar.
Vraag 5: Welke prijs en/of kwaliteitsaspecten in de gunningscriteria zijn volgens uw mening
onderscheidend en van meerwaarde bij de aanbesteding en in de minicompetities?
Samengevat antwoord:
43 VNG Realisatie
De antwoorden verschillen voor de minicompetitie en de Europese aanbesteding.
Europese aanbesteding
Kwaliteit wordt gezien als een belangrijke onderscheidende factor van de leveranciers en zou ook
het MKB meer kans geven op de raamovereenkomst, ten opzichte van het gunnen op prijs.
Het beeld ontstaat dat een te sterke nadruk op prijs geen ruimte meer laat voor leveranciers om
(voldoende) kwaliteit te bieden. De nadruk op prijs kan direct volgen uit de gekozen prijs-kwaliteit
verhouding, maar ook optreden als onbedoeld effect; als kwaliteit wordt bepaald door het
conformeren van wensen, dan heeft dat volgens sommigen een nivellerende werking. Daarnaast
laat het conformeren van wensen weinig ruimte voor eigen inhoudelijke inbreng. Om kwaliteit ook
effectief onderscheidend te kunnen laten zijn in de BPKV wordt de voorkeur gegeven aan het
beantwoorden van open vragen, boven het conformeren van wensen. Dit biedt ruimte voor eigen
inhoudelijke inbreng bij het beantwoorden aan de vraag.
Er zijn diverse onderwerpsuggesties aangedragen om te verwerken als kwaliteitsaspect, zoals
informatiebeveiliging, innovatie, MVO. Door de bank genomen ligt de indicatie voor het aandeel
kwaliteit op of rond 70%.
Er wordt door een aantal partijen voorgesteld om als grondslag voor de prijsbeoordeling de
maximale NOK-contractduur te hanteren (84 maanden), en niet de minimum looptijd van de NOK.
Dit zou scheve prijsverhoudingen voorkomen.
Minicompetitie
Gesteld dat reeds bij de Europese aanbesteding voldoende zwaartepunt op kwaliteit ligt, dan
wordt door sommigen de zin van het nogmaals gunnen op kwaliteit bij de minicompetitie als
minder waardevol en onderscheidend beschouwd. Daarom zou bij de minicompetitie het accent
meer op prijs kunnen liggen.
Een deel van de reacties daarentegen voorstaat het gunnen op kwaliteit in de minicompetities,
omdat vanuit de aanbesteding reeds lage prijzen zijn bedongen; in de minicompetitie zou daarom
niet veel prijsruimte meer zijn. Met een nadruk op kwaliteit zou dan beter op de specifieke
behoefte van een deelnemer kunnen worden ingespeeld.
Aantekening GT
Door het geprognotiseerde printvolume van GT Print is de inschatting bij de aanbestedende dienst
dat de prijzen zullen convergeren naar (een van) de laagste in de markt.
Binnen kaders zal er voor deelnemers ruimte zijn om in de minicompetitie te sturen op voor hen
belangrijke aspecten, dit wordt nader uitgewerkt in de minicompetitieprocedure.
44 VNG Realisatie
6.1.5. Borgen van de geleverde kwaliteit
De leverancier en de deelnemer gaan een langdurige relatie met elkaar aan. Het is voor deelnemer
en leverancier wenselijk om de kwaliteit van de prestatie goed te kunnen borgen. Deze borging
kan worden gerealiseerd via het Service Level Agreement (SLA).
VNG Realisatie wenst inzicht te verkrijgen in de mogelijkheden om de geleverde kwaliteit te
monitoren, te analyseren en indien nodig maatregelen te kunnen nemen om de kwaliteit op het
gewenste niveau terug te brengen.
Vraag 6: Met welke sturingsmiddelen (KPI’s en incentives) kan volgens u de geleverde kwaliteit
van de prestatie worden geborgd?
Vraag 6a: welke werkbare maatregelen zouden volgens u kunnen worden genomen zodat
leverancier de kwaliteit afdoende borgt, of zorgt voor herstel binnen redelijke termijnen?
Vraag 6b: Wat is uw mening over het onderscheid tussen de Basis en de Excellent SLA?
Samengevat antwoord op vraag 6, 6a, 6b:
De markt geeft aan dat zij volwassen is en er professionaliteit verwacht mag worden. De reeds in
het strategiedocument opgenomen KPI’s worden als gangbaar herkend en meetbaar bevonden
(afgezien van de daaraan gekoppelde waarden). In combinatie met goede rapportages en
procesinrichting (overlegstructuur, DAP) valt er prima mee te sturen. Aanvullende suggesties zijn
o.a. om ook klanttevredenheid en duurzaamheid op te nemen. Daarnaast wordt als borgmiddel
aangeraden om met een machine-wisselpool te werken en het scala aan producten in te kaderen,
dat verhoogt o.m. de onderhoudbaarheidsgraad en daarmee de kwaliteit. Er komt een voorkeur
naar boven om de in de markt gebruikelijke KPI-waarden per kwartaal te beoordelen in plaats van
per maand.
Over het hanteren en toepassen van kwaliteitsborgende maatregelen zijn de meningen verdeeld;
enerzijds is er sturing mee mogelijk, maar anderzijds is er een mogelijkheid dat berekenend gedrag
in de hand wordt werkt, althans het met de maatregel te bereiken doel uit het oog wordt verloren.
De aanwezigheid van wederkerigheid, positieve/motiverende prikkels (bonus), de dialoog aangaan
en op gang houden wordt over het algemeen als een prettige en effectieve manieren van sturen
beschouwd die past bij ‘partnership’.
Er wordt onderkend dat er ruimte moet zijn voor verschillende serviceniveau’s waar de
deelnemers al naar gelang hun behoefte gebruik van kunnen maken. Of dat gaat lukken met de
modellen Basis en Excellent wordt zeer betwijfeld omdat:
• Een keus uit twee modellen mogelijk te beperkt is;
• Excellent (te) ambitieus is en niet voor iedere leverancier even haalbaar lijkt om te leveren;
• Het Excellent niveau te hoge/niet-marktconforme normen heeft voor een kantooromgeving, dat zal het een duur model maken. De vraag is of de deelnemers het
45 VNG Realisatie
Excellent niveau echt nodig hebben en/of de kosten er voor over zullen hebben, daarbij gelet op alternatieven (o.a. uitwijkmogelijkheden naar andere lokale printers);
• Het Basis niveau lijkt ondergespecificeerd t.o.v. wat in de markt gangbaar is.
De markt lijkt een voorkeur te hebben voor een SLA model dat in basis zoveel mogelijk behoeftes
afdekt, flexibel is en modulair van karakter (bijvoorbeeld d.m.v. ‘bouwblokken’), waarbij in de
minicompetitie naar behoefte kan worden ingespeeld op bovengemiddelde servicebehoeftes.
Aantekening GT
De suggesties en opmerkingen die zijn aangeleverd bij vraag 6, 6a en 6b worden alle bestudeerd
en getoetst aan de behoefte en praktische bruikbaarheid, in nauwe samenwerking met (een
afvaardiging van) de deelnemers. Het SLA-model dat is opgenomen in v0.6 van het
strategiedocument is heroverwogen. Tot aan publicatie van de aanbesteding wordt een SLA model
uitgewerkt dat zo goed mogelijk aansluit op vraag- en aanbod.
6.1.6. Servicepunten
Bij het inrichten van servicepunten met kopieer-, print- en scanfunctionaliteit is er in het
strategiedocument een aantal variaties opgenomen:
- Servicepunten met enkele functionaliteit (printen of scannen of faxen);
- Servicepunten met meerdere functionaliteiten (kopiëren, printen, scannen, faxen).
Daarnaast is er in het strategiedocument onderscheid gemaakt in het doel van het servicepunt:
- Walk-up servicepunt voor generiek gebruik (MFP’s op verdiepingen);
- Werkproces gebonden gebruik (loketten, uitvoer van applicaties);
- Pro-Servicepunt met extra functionaliteit (booklet afwerking in centraal facilitair servicepunt).
Per type servicepunt zal de functionaliteit en het serviceniveau kunnen verschillen.
Vraag 7: Kunt u deze visie onderschrijven en/of aanvullen en aangeven welke aspecten rondom
servicepunten volgens u van belang zijn?
Samengevat antwoord:
Het belang om bij een aanbesteding met deze omvang met voorgedefineerde (service)punten te
werken wordt voor een groot deel onderschreven, mede uit oogpunt van overzichtelijkheid en
schaalbaarheid. Over het aantal en de precieze indeling in faciliteiten zijn veel suggesties
binnengekomen en variëren de inzichten. Uit de reacties volgt een tendens om zoveel mogelijk te
standaardiseren, althans met zo min mogelijk variatie in apparaat-eigenschappen te werken.
Voorbeelden van standaardisatie worden o.a. gegeven op enkel kleur en bepaalde snelheden, bij
voorkeur uit te drukken in bandbreedtes.
De dimensionering van de het Pro-servicepunt lijkt meer te neigen naar Repro en is daarmee op
46 VNG Realisatie
punten overgedimensioneerd. Er wordt aangeraden om op apparaat-eigenschappen te letten voor
apparatuur die dicht bij medewerkers staat opgesteld, zodat geen hinder (stank, herrie) wordt
ondervonden.
Aantekening GT
Mede naar aanleiding van de reactie zijn er “use-cases” ingebracht. Dit zijn toepassingen waarvoor
een deelnemer de prestatie kan gaan inzetten, bijvoorbeeld afdrukken van acceptgiro’s, scannen
conform archiefwet, afdrukken van huisstijl documenten, etc.. De beoogde inzet vertaalt zich naar
bepaalde eigenschappen, die tot uitdrukking komen in het kernassortiment en het spectrum van
use-cases kunnen afdekken.
6.1.7. MVI/Duurzaamheid
De deelnemers hechten veel waarde aan maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) en wensen
ook voor deze aanbesteding de MVI mogelijkheden te benutten. Daarom is in het
strategiedocument een aantal MVI elementen opgenomen. Ook de markt speelt in toenemende
mate op deze behoefte in. Voorbeelden zijn te vinden in het terugdringen of hergebruiken van
grondstoffen, energiereductie, CO2 compensatie, regelingen, inzetten van ‘refurbished’ of ‘jong-
gebruikte’ producten en het toepassen van social return.
Vraag 8: Kunt u uw visie op MVI en beschikbare oplossingen beschrijven? Het gaat om de
elementen die (kunnen) leiden tot haalbare en realistische toepassing van MVI en duurzaamheid
in deze aanbesteding.
Samengevat antwoord:
Er zijn bij GT Print voldoende mogelijkheden om rekening te houden met het sturen op MVI en
duurzaamheid. De respondenten hebben door de bank genomen MVI in meer of mindere mate
opgenomen in het bedrijfsbeleid. Onder resellers en producenten is er accentverschil, omdat
resellers zelf geen apparaten voortbrengen. Er wordt aandacht gevraagd om in de aanbesteding
ruimte te laten voor o.a. het energieverbruik, het kunnen inbrengen van (innovatieve)
printtechnieken, normen en vormen van hergebruik van nieuwe- en afgeschreven apparatuur of
materialen. Bij herinzet van met name ‘refurbished’ producten is er kans op balansverstoring
tussen een goede prijs/prestatieverhouding en het bijdragen aan milieudoelstellingen. Bij aanvang
van de NOK kan het beste worden uitgegaan van de levering van nieuwe producten van het meest
actuele type.
Aantekening GT
De door de markt aangedragen informatie is herkenbaar en bruikbaar en geeft geen aanleiding om
op het vlak van MVI en duurzaamheid andere overwegingen of uitgangspunten te kiezen.
47 VNG Realisatie
6.1.8. Inspelen op innovaties
Ontwikkelingen gaan voort. Zo wordt er steeds meer mobiele apparatuur gebruikt en stellen
steeds meer gemeenten GovRoam functionaliteit beschikbaar aan haar gasten. Daarnaast zijn er
ontwikkelingen die werkprocessen en digitalisering ondersteunen en ontwikkelingen die het
beheer vereenvoudigen. Er zijn ook ontwikkelingen op het gebied van print- en scan management
oplossingen, bijvoorbeeld in de ‘cloud’.
Vraag 9: Welke innovaties en ontwikkelingen zijn volgens u van belang voor de aanbesteding?
Samengevat antwoord:
Printen kan worden gezien als een zeer inefficiënt (bedrijfs)proces, waar veel ruimte ligt voor
innovatie op de techniek van het printen zelf, de kosten- en dienstenmodellen (flat-fee) en de
(technische)interactie met de omgeving, zoals (mobiel- en BYOD) printen in de Cloud en
informatiebeveiliging. Organisaties zetten de multifunctionele printers steeds vaker in om fysieke
documenten te scannen en af te leveren bij de gebruiker en/of bedrijfsapplicatie, waaronder
zaaksystemen. Voor print management zijn er ook oplossingen ‘as a service’ beschikbaar en
behoeven niet on-premise bij de deelnemer te worden geïnstalleerd.
Sommige aangedragen innovaties en ontwikkelingen zijn als vertrouwelijk gekenmerkt, waardoor
deze niet in het antwoord zijn opgenomen.
Aantekening GT
De gekozen strategie laat kennelijk voldoende ruimte voor innovatie en dat geeft momenteel geen
aanleiding voor een strategische heroverweging op dat punt.
6.1.9. Managed Services
Naast huur of koop is ook Managed Service in dit document genoemd als afnamemogelijkheid.
Vraag 10: Hoe is uw visie op Managed Service en kunt u (met voorbeelden) aangeven waar
eventueel verbetering of aanvulling mogelijk is in het geval van GT Print?
Samengevat antwoord:
De meeste respondenten zijn, op eigen wijze, met het concept bekend en passen dit toe.
Sommigen enkel in een bredere scope van ICT dienstverlening. Managed Service hoeft niet per se
een afnamevorm te zijn naast huur of koop, omdat het in essentie een dienstverleningsconcept
betreft (gericht op ‘ontzorging’) en geen beprijzingsvorm. Naast voordelen en kenmerken van
Managed Service zijn er ook bepaalde nadelen gesignaleerd: er is een toegenomen kans op
leveranciersafhankelijkheid, dat ook effect heeft ontvlechting en migraties bij einde contract. Het
wordt door sommigen als een relatief dure en niet prijs-transparante oplossing gezien. Duur
vanwege o.a. het beheer, afschrijvingen, (voor)financiering en te verdisconteren van risico’s, met
name bij kleinschalige printbehoeftes. Complex en niet transparant in de tariefstructuur omdat de
oplossing passend moet blijven in flexibele omstandigheden binnen een vaste prijs per afdruk. De
48 VNG Realisatie
meerkosten ten opzichte van huur of koop zouden voor de Deelnemers voldoende inzichtelijk
moeten zijn. Het wordt gezien als instrument dat meer past vanuit een strategische
vraagbehoefte; men ziet dan ook graag dat er bij de minicompetitie vanuit verschillende lagen op
de bedrijfsvoering bij de deelnemer wordt ingegaan, zodat daar een passende en ontzorgende
aanbieding op kan worden gedaan als er om MS wordt gevraagd.
Aantekening GT
Er is kennis genomen van de geschetste aandachtpunten, echter dit geeft vooralsnog geen
aanleiding om Managed Service niet als onderdeel op te nemen. De deelnemers die behoefte
hebben aan deze component kunnen dat via GT Print realiseren.
6.1.10. Open vraag
In de beantwoording van bovenstaande vragen heeft u mogelijk geen kans gezien om zaken kwijt
te kunnen die van belang of nuttig kunnen zijn bij deze aanbesteding. Graag willen wij u de
gelegenheid bieden deze aspecten toe te voegen; dat kan als naschrift bij uw antwoorden.
Samengevat antwoord:
Het strategiedocument is over het algemeen goed ontvangen. Op de open vraag zijn diverse
reacties binnengekomen. Een greep daaruit:
De markt vindt het belangrijk om inhoudelijk aangehaakt te blijven en maakt over het algemeen
graag gebruik van de mogelijkheid om in gesprek te raken. Er lijken wat zorgen en vragen te zijn
over het verloop en in de invulling van de aanbesteding, zoals het level-playing-field, de planning
en de betrokkenheid van de markt, de mogelijkheden om in te inschrijven (als combinatie e.d.) en
commitment van Deelnemers.
Ook is er enige zorg dat de aanbesteding convergeert naar een slag om de laagst mogelijke prijs.
De kans op een rechtszaak wordt als bovengemiddeld ingeschat. Er zou de mogelijkheid moeten
zijn om merkonafhankelijk te mogen aanbieden en rekening moeten worden gehouden met de
koppelbaarheid van meerdere merken aan bestaande print- en scanmanagement software. Het is
niet wenselijk om meer dan twee leveranciers te hebben in de ROK met hetzelfde voorkeurs-merk,
omdat die dan kan gaan domineren.
Aantekening GT
Met de gekozen strategie krijgt het GT projectteam de indruk dat op hoofdlijn een goede koers
wordt gevaren, maar ook dat er in de uitwerking op punten verbetering zou kunnen plaatsvinden.
De behoefte van de markt om aangehaakt te blijven is ingevuld door de respondenten in de
gelegenheid te hebben gesteld om hun reactie toe te lichten. In een later stadium en voor
publicatie van de aanbestedingsstukken is voorgenomen om aan de gehele markt een selectie van
gevorderde conceptstukken ter review aan te bieden. Door de omvang van de aanbesteding
worden op basis van de schaalgrootte zeer scherpe tarieven verwacht. Tevens wordt verwacht dat
er door de opzet voldoende marge is voor de markt om de gevraagde kwaliteit ook daadwerkelijk
te kunnen bieden. Er wordt vanuit GT Print niet aangestuurd op het leveren van bepaalde merken
49 VNG Realisatie
of vanuit een bepaalde organisatievorm: het doel is en blijft om de deelnemers in hun behoefte te
laten voorzien vanuit een raamovereenkomst met vier partijen, die via de minicompetities de
deelnemers optimaal in hun behoefte voorzien.
