Startup in Residenceoktober 2020versie 1.0

p. 2

Om the innoveren, moeten we actie ondernemen. We moeten experimenteren, leren, niet bang zijn om te falen en daarover te communiceren met elkaar.

Deze toolkit biedt precies dat – tips, tools en inzichten uit de collectieve kennis vergaard tijdens 6 SIR edities in Amsterdam, en 15+ edities in Nederland. Pak het met twee handen vast en ga ermee aan de slag!

Minouche Cramer,Oprichter, Startup in Residence

Ger BaronCTO, Amsterdam

“

p. 3

Deze toolkit is jouw gids om een SIR programma op te zetten

Deze toolkit begeleid je stap voor stap bij het opzetten en uitvoeren van een SIR programma.

• Een werkboek (dit document) met uitleg per stap, werkbladen en inzichten uit voorgaande programma’s

• Een digitale bibliotheek met handige bijlagen

Wat is het?

Deze toolkit is voor jou als je:

• Een nieuwe, innovatieve manier van werken wil ontdekken

• Een SIR programma wil opzetten en uitvoeren

• Een bestaand SIR programma wil uitbreiden en ontwikkelen

Voor wie is het?

Gebruik deze toolkit van begin tot eind om jouw SIR programma op te zetten.

Of, kies de relevante elementen die je nodig hebt voor jouw SIR programma en sla de rest over.

Dit is een klikbare pdf om het makkelijk te maken om naar de juiste pagina te springen.

Hoe te gebruiken?

VOORPROGRAMMA MAAK JE KLAAR SIR UITVOEREN VERVOLG

3-6 maanden

Geef jouw SIR programma vorm

Stel jouw team en budget samen

Definieer vraagstukken

Bereid programma voor

Creëer Tender

Vind opdrachtgevers

Maak een marketingplan

Geef vraagstukken vorm

Zet trainingen op

Maak een mentorplan

Toekomstplannen

Programma evaluatie

3-4 maanden

6 maanden

For the longer term

Schrijf tender

Publiceer tender

Opvolging

Werf startups

Selecteer startups

Voer pilot uit

Deel de vraagstukken

Voorselectie

Informeer startups

Selectie dagen

Schrijf pilotplanLanceer pilot

Start SIRInformele kick-off & deep divesStart programma

Demo Day

Hoe dit werkboek is georganiseerdKlikbare inhoudsopgave

Definieer vraagstukken

Vind opdrachtgeversGeef vraagstukken vorm

Creëer tender

Schrijf tender

Publiceer tenderMarketingplanTrainingsplanMentorplan

Werf startups

SelecteerVoorselectie

Selectiedagen

Lorem ipsum

Start SIR

Informele kic k-off

Start training- programme

Deep dives

Start programma

Voer pilot uit

Schrijf pilotplan

Voer pilot uit

Vervolg

Toekomstplan

Demo Day

Evaluatie

Opvolging

Geef pro-gramma vorm

Stel team samen

p. 5

Gebruik dit hoofdstuk om je doelstellingen te bepalen, je team samen te stellen en de financiering te regelen.

Voorprogramma

p. 6

SIR at a glance

Voorprogramma

Maak je klaar

SIR uitvoeren

Vervolg

Startups

Shortlist startups

Opdrachtgevers gematcht met startups

Innovatieve inkoop

6 maanden

voor de langetermijn

3 maanden

3-6 maanden

Geïnteresseerdeambtenaren

Opdrachtgevers metvraagstukken

Overheids- innovatie

Slimme oplossingen voor de gemeentschap

Geselecteerde startups

Overheid

Een simpeler tenderproces met slimme, effectieve oplossingen die leiden tot innovatieve overheidsinstellingenSIR in een oogopslag

p. 7

Geef jouw SIR vorm

Alle SIR programma’s voldoen aan drie criteria:

1. Europees tender proces, aangepast om startups en kleine innovatieve bedrijven een kans te geven om deel te nemen.

2. Innovatieve, slimmere oplossingen voor sociale problemen (gevalideerd in pilots).

3. Lange termijn samenwerking tussen ambtenaren en startups om de oplossingen te implementeren.

In de praktijk verschilt de scope van een SIR programma per editie. Bijvoorbeeld, Amsterdam heeft 8-12 vraagstukken per editie terwijl anderen succesvolle programma’s 3-5 vraagstukken hebben opgezet, met een kleiner team en budget.

Gebruik deze toolkit als gids en pas deze waar nodig aan.

Hulp nodig?

Wij kunnen je helpen een SIR programma vorm te geven dat voeldoet aan jouw behoeften

Neem contact op via: startupinresidence@amsterdam.nl

Q&A WITH LEGAL COUNSEL ON EUROPEAN TENDER

p. 8

Verkrijg budgetStel je team samen

Programmaleider0.7 - 1.0 FTE

Stagair(e)0.5 FTE

Hoofdmentor/mentoren0.2 FTE

SIR Amsterdam is onderdeel van het CTO innovatieteam. Bij andere instanties komt het budget van bijvoorbeeld Economische Zaken of Inkoop. Wanneer SIR een specifiek thema heeft, zoals Mobiliteit, dan kan de gerelateerde afdeling (een deel van) het programma financieren.

Juristwaar nodig

PROGRAMME LEAD JOB DESCRIPTION

SIR AMSTERDAM BUDGET

Betalen van je team

Het programma uitvoeren (marketing, evenementen, training, mentor compensatie etc.)

Je hebt een basis budget nodig voor SIR. Dit is voor:Dit is een ideaal team. Als dit niet haalbaar is, zorg op z'n minst voor een fantastische programme lead.

Toewijding bouwenIn de digitale bibliotheek vind je 6 slides die uitleggen wat SIR is, waarom het de moeite waard is, en wat je nodig hebt voor het programma. Pas ze aan en gebruik ze om toewijding en enthusiasme voor SIR op te wekken in jouw afdeling.

THE SIR STORY IN 8 SLIDES

THE ROLE OF THE PROGRAMME LEAD

MONTH IN THE LIFE OF THE PROGRAMME LEAD

p. 9

MAAK JE KLAAR

p. 10

Definieer vraagstukken Creëer Tender Bereid programma voorVind opdrachtgevers en definieer vraagstukken waar startups een oplossing voor kunnen bieden om de samenleving een betere plek te maken om te leven en te werken.

De Europese aanbesteding is cruciaal om een langdurige samenwerking tussen startups en opdrachtgevers mogelijk te maken. Onze template helpt je door het proces heen.

Bereid een marketingplan voor om startups van top kwaliteit aan te trekken en een trainingsprogramma voor startups en opdrachtgevers.

Maak je klaarDrie stappen om het programma voor te bereiden

2Maanden

1Maand

2Maanden

4-12 toegewijde opdrachtgevers

4-12 vraagstukken voor startups

Startup marketingplan

Trainingsprogramma

Mentorplan

Gepubliceerde Tender!

Online applicatie open

p. 11

Maak je klaar ›

Definieer vraagstukken

p. 12

Definieer vraagstukken

“Vraagstukken” definieren het probleem

dat startups proberen op te lossen tijdens SIR. Vraagstukken gaan in de

tender.

Werk samen met opdrachtgevers aan het verscherpen van de vraagstukken waar startups aan zullen werken.

Bouw enthusiasme op voor SIR, vind afdelingen die geinteresseerd zijn in het programma en opdrachtgevers die willen werken met startups om hun vraagstukken op te lossen.

Dit gaan we doen!

Maak je klaar ›

Vind opdrachtgevers

Vraagstukken vormgeven

2MAANDEN

1MAAND

4-12 toegwijde opdrachtgevers

4-12 vraagstukken voor startups

“Opdrachtgevers” zijn mensen in jouw organisatie die met

startups willen werken om een problem op te lossen. Opdrachtgevers

sponsoren de vraagstukken.

p. 13

Maak je klaar › Definieer vraagstukken ›

Wat is hun probleem?

Ga erop uit om opdrachtgevers te vinden en de problemen die ze willen oplossen te begrijpen

Potentiële opdrachtgevers

Vraag potentiële opdrachtgevers naar de problemen die ze ervaren om mogelijke vraagstukken te ontdekken

Maak gebruik van je netwerk!

SIR PITCH TEMPLATE

+/- 15 enthusiaste opdrachtgevers

Lijst van mogelijke vraagstukken

Conceptversie van vraagstukken

Hoe meer betrokken de opdrachtgever op dit punt lijkt, hoe groter de kans op succes later. Als een opdrachtgever al aarzelt, overweeg hun deelname nog eens extra.

Plan koffie dates om over SIR te praten

Pitch SIR bij afdelingsvergaderingen

Vraag voormalige opdrachtgevers om potentiële contacten

Nodig ambtenaren uit om deel te nemen

Eerste selectieMaak een shortlist mogelijke opdrachtgevers & vraagstukken

Maak een overzicht & deel verwachtingen (budget, tiijdlijn, toewijding)

Kies de meest haalbare vraagstukken & opdrachtgevers

Nodig opdrachtgevers uit om de vraagstukken aan te scherpen

FIRST CHALLENGE FORM

CHALLENGE LIST TEMPLATE

Plan 1:1 brainstormsessies met potentiële opdrachtgevers en houd vraagstukken bij in de ‘challenge list template’

Vraag opdrachtgevers om een eerste versie van the ‘first challenge form’ in te vullen

Vind opdrachtgevers

3WEKEN

2WEKEN

3DAGEN

2MAANDEN

Wat wordt er verwacht van opdrachtgevers die deelnemen aan SIR? Lees hier over de rol van opdrachtgevers

p. 14

Wat is de rol van de “opdrachtgever”?

Wie is de opdrachtgever? Wat biedt SIR opdrachtgevers?

Dit is Stephan

Wat hebben opdrachtgevers nodig?

Een ambtenaar binnen de gemeente of een andere overheidsinstelling.

De opdrachtgever is op zoek naar een oplossing voor een probleem en wil een nieuwe, innovatieve manier van werken uitproberen om die oplossing te vinden en te implementeren.

Hij is beleidsmedewerker circulaire economie in Haarlem. Hij hoorde over SIR via een collega, die vorig jaar deelnam aan het programma.

Hij zoekt naar innovatieve oplossingen die zijn gemeente duurzamer kunnen maken. Specifiek is hij op zoek naar een nieuw idee om voedselverspilling te verminderen bij de medewerkers van de gemeente Haarlem.

SIR biedt de kans om een oplossing met weinig risico te testen voor het vraagstuk van de klant, waardoor een langdurige samenwerking kan ontstaan.

Daarnaast krijgen opdrachtgevers practische trainingen in o.a. innovatie en hoe samen te werken met startups.

• 10k budget voor de pilot + budget om de oplossing te implementeren

• Toegang tot relevante data en contacten om de startup te helpen

• Toewijding aan het programma, inclusief trainingen, deep dives

• Support van de betrokken afdeling om de pilot uit te voeren

WHY CLIENTS JOIN SIR

p. 15

Maak je klaar › Definieer vraagstukken ›

Huiswerk

Werk samen met opdrachtgevers aan het scherpstellen van de vraagstukken

1ste challenge sessie

4-12 bevestigde opdrachtgevers

4-12 vraagstukken voor startups, toegevoegd aan de tender

Wat moet opgelost worden?

Wie is betrokken? Zijn zij akkoord?

Wat is al geprobeerd om het probleem op te lossen?

Hou de antwoorden bij in het challenge worksheet

2e challenge sessieZet de vraagstukken vast

Ga in gesprek met de geselecteerde opdrachtgevers

Voltooi de formulering van de vraagstukken

Teken het SIR contract met opdrachtgevers

Optioneel: WildcardOpen uitnodiging om aan te melden

Voordeel: De wildcard krijgt ALTIJD de meeste aanmeldingen en trekt vaak de beste kwaliteit startups aan

Nadeel: Je zult een opdrachtgever moeten vinden om de wildcard te sponsoren en dit kan veel tijd kosten. Bovendien, wildcard opdrachtgevers zijn soms minder toegewijd

Laat opdrachtgevers de onbeantwoorde vragen uitzoeken met relevante stakeholders

Doe grondig marktonderzoek

Vraagstukken vormgeven

SIR CLIENT CONTRACT

4WEKEN

2WEKEN

3DAGEN

2MAANDEN

Werk de challenge worksheet af met verzamelde informatie

Selecteer opdrachtgevers/vraagstukken voor de volgende rondeVragen die de opdrachtgevers

nog niet kunnen antwoorden, wordt hun ‘huiswerk’

Nodig de geselecteerden uit voor de 2e challenge sessie

Nodig mentoren ook uit om mee te denken over de formulering van de vraagstukken.

Groningen heeft 6-8 vraagstukken per programma, terwijl Amsterdam er meestal 10-12 heeft.

Zie voorbeeld vraagstukkenOf, schrijf je eigen vraagstuk

p. 16

Voorbeeld vraagstukken

Ontwikkel een methode om het aantal zonnepanelen op de daken van Utrecht en de hoeveelheid opgewekte stroom te monitoren.

Utrecht

Verbeter de veiligheid en het comfort voor fietsers in Zuid-Holland.

Zuid Holland

Verbeter de controle die ondernemers in Nederland hebben over hun eigen data en geef hen inzicht in het toepassen van de data.

Ministery van binnenlandse zaken

Ontwikkel een innovatieve oplossing om afvalsortering en -verwerking in en rond de Johan Cruijff ArenA te verbeteren.

Amsterdam

AchtergrondOmdat de inzameling van bedrijfsafval op een vrije markt werkt, zijn er meerdere inzamelaars in de stad die allemaal hetzelfde soort afval ophalen, en dit leidt tot verkeerscongestie. De inzamelaars zetten ook zware vrachtwagens in, wat de openbare ruimte en grachtenmuren belast. Ook de mate van afvalsortering valt tegen. De gemeente onderzoekt mogelijkheden om de afvalinzameling te verbeteren, het aantal zware vrachtwagens en ritten terug te dringen en de hoeveelheid gescheiden afval te vergroten. Een van de mogelijkheden is om met kleine elektrische voertuigen afval in te zamelen en te verwerken en het vervolgens over te brengen op binnenschepen voor transport via de waterwegen.

Criteria• Het voorstel moet gebruik maken van schoon en stil vervoer.

• Het voorstel moet een businesscase en een service voor bedrijven bevatten.

• Het voorstel moet een monitorsysteem bevatten.

• De oplossing moet het voor bedrijven mogelijk maken recyclebaar en niet-recyclebaar afval zo effectief en gemakkelijk mogelijk te scheiden zonder de openbare ruimte onnodig te belasten.

• Het gebied 'De Negen Straatjes' is uitgesloten.

Ontwikkel een slimme oplossing voor afvalinzameling via de waterwegen.

Amsterdam

p. 17

Schrijf een top vraagstuk in 2 stappen

Heb je de benodigde steun om het probleem op te lossen?

Lees je concept versie. Is het ....  

Bereid het vraagstuk voor Schrijf het vraagstuk

Steun van iedereen binnen jouw afeling, incl. manager

Steun van alle overige betrokken afdelingen (bijv. IT)

Budget voor een pilot is bevestigd

Verder

Actueel en urgent?

Breed genoeg om creativiteit mogelijk te maken en genoeg startups aan te trekken?

Specifiek genoeg zodat een startup het vraagstuk kan oplossen?

Schaalbaar om van kleine pilot naar een brede uitvoering te gaan?

Belangrijk voor zowel de burger als de overheid?

Gebruik dit werkblad samen met de voorbeelden van vraagstukken

WERKBLAD

Wat is het probleem? Conceptversie: schrijf een kort & krachtige definitie van max. 2 zinnen

Probeer het nog eens...

1.2.3.

Startup criteria: waar moeten startups aan voldoen om mee te doen?

Wat is de context?

Wie zijn betrokken?

CHALLENGE WORKSHEET

p. 18

Creëer TenderMaak je klaar ›

p. 19

Creëer Tender

Dit lijkt misschien een enorme taak maar met de hulp

van de SIR template wordt het een stuk

behapbaarder.

De tender wordt vertaald naar het engels en gecontroleerd voor het te publiceren op Tendernet.

Breng alles bij elkaar wat je nodig hebt voor de tender met de hulp van de SIR template.

Dit gaan we doen!

Maak je klaar ›

Schrijf tender

Publiceer tender

2MAANDEN

1MAAND

Tender gepubliceerd!

Tender open voor online aanmeldingen

Door de toolkit heen geeft dit icoon een juridisch verplichte stap aan in het EU tender proces.

p. 20

Maak je klaar › Creëer Tender ›

Verzamel wat je nodig hebt om de tender compleet te maken voor jouw programma

Pas de SIR tender aanGebruik de voorbeeld tenders en pas deze aan zodat ze voldoen aan de benodigdheden, criteria en vraagstukken van jouw programma

Tender document goedgekeurd door team en juridisch specialist

Als je een provisie toevoegt in de Europese tender documenten, heb je 5 jaar vanaf de selectie van de startups om vervolg contracten te bieden aan de geselecteerde startups.

Kernelementen van de tender zijn:

Gebruik de voorbeeld tenders om de relevante elementen aan te passen en voeg de elementen die uniek zijn voor jouw programma toe (bijvoorbeeld, de vraagstukken voor dit jaar)

Omschrijving SIR programma

De offciele vraagstukken (inclusief mogelijke wild card)

Selectie- en evaluatiecriteria voor startups

SIR proces, inclusief data en communicatie

Check de tender

Zorg dat het SIR team de tender dubbel controleertStuur de tender naar de jurist en inkoop- specialist voor een juridische check

Schrijf tender

3WEKEN 2

WEKEN

2MAANDEN

Hou de lessen die je gedurende het hele programma leert goed bij zodat je ze kunt verwerken in de volgende tender.

GRONINGEN’S TENDERDutch version MINISTRY OF JUSTICE AND SECURITY TENDERDutch version

PUBLIC PROCUREMENT 101

p. 21

Maak je klaar › Creëer Tender ›

Check en publiceer!

De tender moet worden vertaald en door een laatste check gaan voor het publiceren

Vertaal tender naar engels

AMSTERDAM’S TENDEREnglish version

EXAMPLE APPLICATION FORM

Gepubliceerde tender 4o dagen online

SIR open voor aanmeldingen

Indien de tender nog in nederlands is, contacteer vertaalbureaus over briefing, budget en doorlooptijd

Kies een bureau en stuur de tender op om vertaald te worden

Controleer de vertaalde versie

Open SIR aanmeldingen

Lanceer aanmeldingsproces online

Upload het (ESPD) aanmeldingsformulier

Geef uitleg rondom de in te vullen formulieren op de SIR website

Laat het inkoopteam de tender controleren en doe een laatste check met je SIR team

Publiceer tender op Tendernet - dit wordt gedaan door het inkoopteam

Hou tender op z’n minst 40 dagen online om te voldoen aan de EU tender juridische verplichting

Publiceer tender

3WEKEN

2WEKEN

3DAGEN

2MAANDEN

GRONINGEN’S TENDEREnglish version

PUBLISHING STEPS, TIMELINE& TIPS

Als je tender niet in het engels is geschreven kan je hem vertalen. Dit is vooral handig om wereldwijd startups te kunnen bereiken.

p. 22

Maak je klaar ›

Bereid programma voor

p. 23

Bereid programma voor

Zorg dat alles voor de marketing klaar

staat om te lanceren wanneer de tender

gepubliceerd wordt!

Selecteer en organiseer trainingen voor startups en opdrachtgevers voor wanneer het programma begint.

Vind ervaren ondernemers en innova-tors die de startups willen begeleiden gedurende SIR als mentoren.

Stel een marketingplan samen en vind scouters om bekendheid te creëren onder startups.

Dit gaan we doen!

Maak je klaar ›

Maak een marketingplan

Zet trainingen op

Maak een mentorplan

2MAANDEN

1MAAND

1MAAND

Marketingplan voor start ups

Trainingsplan voor startups en opdrachtgevers

Trainers en logistiek geregeld

Mentoren staan klaar

p. 24

Maak je klaar › Bereid programma voor ›

Bereid online campaigne voor

Zorg dat je marketingplan voor het rekruteren van startups klaar is om te lanceren wanneer de tender gepubliceerd is

Implementeer SIR huisstijl Definieer en documenteer alle aspecten van SIR-communicatie

SIR HOUSESTYLE

SIR communicatie (online & offline)

Distributielijst voor SIR communicatie

Je netwerk inzetten is de meest (kosten-)efficiente en effectieve manier gebleken om startups te rekruteren. Daarnaast gebruiken SIR programma’s ook scouters.

Ontwerp posters voor vraagstukken gefinaliseerd zijn, dan hoef je simpelweg alleen de vraagstukken toe te voegen wanneer de tender af is.

Begin met het gebruiken van het SIR logo en kleuren

Implementeer de logo’s, kleuren, lettertypes, hashtags en verwoording van Startup in Residence waar nodig. Overweeg een bureau in te schakelen voor het ontwerp.

Bereid offline marketing voor

Bereid posters en flyers voor, om te distribueren wanneer SIR lanceert

Neem contact op met mensen in de startup wereld en informeer ze over SIR

Vraag of je SIR kan pitchen op startup evenementen, accelerators, bootcamps, universiteiten, etc.

Definieer je social media stappenplan (gebruik bijvoorbeeld een online tool)

Maak een marketingplan

3WEKEN

2WEKEN

3DAGEN

2MAANDEN

Vind startup gerelateerde nieuwsbrieven en groepen en stuur ze informatie

EXAMPLE PROMOTION TOOLKIT

Coördineer met SIR om jouw programma en vraagstukken op de nationale SIR website te publiceren

p. 25

Maak je klaar › Bereid programma voor ›

Vind trainers

Selecteer en organiseer de trainingen voor de ontwikkeling van opdrachtgevers en startups

Geef trainingsprogramma vormSelecteer welke trainingen onderdeel uit zullen maken van jouw SIR programma

Wekelijks trainingsschema

Lijst van bevestigde trainers

Locaties gereserveerd

Overweeg een interne trainer om budget te besparen

Zie een voorbeeld trainingsschema

Bekijk je trainingsopties

Stel je eigen trainingsprogamma samen met dit werkblad

Bekijk het voorbeeld SIR trainingsprogramma

Selecteer gewenste trainingen gebaseerd op:

Programma budget

Maak een planningZorg dat de volgorde van de trainingen past bij het programma

Selecteer de data en tijden

Regel geschikte locaties

Informeer trainers over de eerste versie van het trainingsprogramma

Neem contact op met mensen in je eigen netwerk

Vraag mentoren hun ervaringen te delen

Vraag mensen die voor voorgaande programma’s trainingen hebben gegeven

Zet trainingen op

3WEKEN

2WEKEN

3DAGEN

2MAANDEN

Realistische tijdlijnLogische volgorde van trainingen gedurende het programma

Wie de training geeft: iemand binnen SIR of externe partners?

SIR programma doelstellingen

SIR PROGRAMME BOOK

p. 26

SIR voorbeeld trainingsprogramma

Elke twee weken is er een trainingsdag. We hebben geleerd dat deelnemers dat liever hebben dan elke week een halve dag training.

Juridische, verkoop- en zakelijke trainingen bevatten vaak veel informatie en worden daarom verspreid over 2-3 dagen. Soms kan een trainingsdag worden opgevolgd door 1: 1-sessies waarvan vaak wordt gezegd dat ze het meest impact hebben gemaakt.

Moedig opdrachtgevers ook aan om trainingen bij te wonen. Customer Discovery is vaak een eye-opener maar ook nuttig voor ambtenaren in hun eigen werk.

Werken met de overheid

Klantpropositie & Strategie

Bedrijf bouwen

Sales & Investeren

Training voor opdrachtgevers

OCHTENDWEEK MIDDAG

1

3

5

7

9

11

13

15

17

19

21

23

25

1

9

20

Werken met de overheid

Waarde proposities

Bestuur & Organisatie

Inkoop & contracten

Pitchen

Legal, deel 1

Sales 101

Legal, deel 2: GDPR& privacy

Voice & storytelling

Growth hacking

Onderhandelen

Subsidies & financiering

Customer discovery

1:1 Customer discovery

Business models

1:1 Business models

Presenteren

1:1 Pitchen

Financiële planning

1:1 Sales

1:1 Voice

Growth hacking

Branding

Werken met startups

Business modeling

Impact meetenEXAMPLE TRAINING SCHEDULE GRONINGEN

OP

DR

AC

HT

GE

VE

RS

p. 27

Stel je eigen trainingsprogramma samen

Kies je trainingen gebaseerd op:• SIR doelstellingen• Tijdlijn• Budget

Besluit welke trainingen verplicht zijn voor alle startups en welke opioneel zijn afhankelijk van hoe ervaren de startup al is.

De trainingen toegankelijk maken voor de opdrachtgevers en hun teams is goede marketing voor SIR en het vergroot de impact van het programma.

Gebruik de trainingsopties op de volgende pagina en voeg je eigen toe

WERKBLAD

OCHTENDWEEK

OP

DR

AC

HT

GE

VE

RS

MIDDAG

1

3

5

7

9

11

13

15

17

19

21

23

25

1

9

20

TRAINING PROGRAMME EXAMPLESGebruik dit werkblad als beginpunt om jouw eigen trainingsprogramma samen te stellen.

p. 28

Overweeg je trainingsopties

Leren over hoe je een langetermijnsamen-werking op bouwt met overheden

SIR biedt een allround trainingsprogramma onderverdeeld in vier hoofdonderwerpen om startups op te leiden in het runnen van een succesvol bedrijf, binnen de overheid en daarbuiten. SIR biedt de opdrachtgevers ook de kans om te leren “werken als een startup”.

Trainingen in Oranje raadt SIR sterk aan. Jij beslist welke trainingen je aanbiedt.

• Werken met de overheid

• Inkoop procedures & contracten

• Subsidies & financiering

• Customer discovery

• Waarde propositie & business model

• Rapid prototyping

• Branding & strategie

• Storytelling

• Bestuur & Organisatie

• Financiële planning

• Legal & IP

• Privacy & GDPR

• Kernwaardes

• Impactmeting

• Sales 101

• Pitching & presenteren

• Growth hacking

• Onderhandelen

• Investeringslandschap

• Werken met startups

• Business modelling

• Impactmeting

Jouw doelgroep begrijpen en het product op hun behoeftes laten aanlsuiten

Een sterke fundering neerzetten voor de startup

Een sales funnel opzetten, sales doen en financiering vinden

Opdrachtgevers helpen om het meeste uit het samenwerken met startups te halen

Werken met de overheid

Klant- propositie &

StrategieBedrijf

bouwenSales &

InvesterenOpdrachtgever

Trainings

p. 29

Maak je klaar › Bereid programma voor

Zet mentorplan uit

Vind je mentoren en maak een plan voor hun betrokkenheid in het programma

Werf mentoren1 mentor per startup

1 mentor per startup

Mentoren toegezegd

Maandelijkse meeting gepland

Lees meer over wie een mentor is en wat mentoren doen

Gebruik je netwerk om ondernemers, innovators en anderen te vinden die geschikt zijn als mentor.

Gebruik de mentoren van je vorige SIR programma, als dit mogelijk is

Informeer mogelijke mentoren over:

Stel vast hoe mentoren betrokken zijn met jou en de startups

Betrek mentoren in selectieproces

Beslis welke mentor je uitnodigt voor de selectie van welk vraagtstukNodig mentoren uit voor de selectie dagen en geef instructies

Match mentoren met startups. Er zijn verschillende manieren om dit te doen, onder andere:

Plan maandelijks een mentor meeting van +/- 3 uur

Programmaleider en hoofdmentor beslissen

Speeddate sessiesVraag de voorkeuren van mentoren/startups

Deel een template voor hoe mentoren de voortgang van de startups bij kunnen houden. Dit helpt bij het bijhouden van voortgang en wordt gebruikt als startpunt tijdens mentorbijeenkomsten.

Maak een mentorplan

2WEKEN

2WEKEN

1MAAND

Verwachtingen & toewijdingCompensatie (zie SIR budget)

Zorg dat de mentoren een geheimhoudingsovereenkomst tekenen

Zie 3 bio’s van mentoren

EXAMPLE MENTOR NDA

STARTUP TRACKING FORM

p. 30

De SIR mentor

• Helpen bij het selecteren van startups tijdens selectiedagen

• Leiden deep dives, pilot sessies en andere meetings tussen startups en opdrachtgevers

• Komen elke week samen met de startups

• Delen maandelijks de voortgang met de programmaleider

• Wonen maandelijkse mentor meet-up sessies bij (mentoren en programmaleider delen voortgang en ideeën voor het verder helpen van elke startup)

• Begeleiden de startups en opdrachtgevers bij het maken van afspraken over de samenwerking na SIR

• Zijn ambassadeurs van het programma: verbeteren SIR, brengen nieuwe mentoren naar voren, spreken op Demo Day, etc.

• Ervaren met een achtergrond in ondernemerschap, werken met overheden of grote bedrijven, en/of mentorschap en coaching.

• Een bruggenbouwer die begrijpt dat startups en ambtenaren verschillen in mindset en manier van werken, en als brug kan dienen tussen beiden.

• Pragmatisch: in de praktijk biedt hij/zij hands-on ondersteuning, bijvoorbeeld door te helpen bij het opzetten van een haalbaar pilotplan of door praktisch advies te geven over hoe om te gaan met stakeholders.

• Bereid om zijn/haar netwerk in te zetten om startups en opdrachtgevers te helpen, en nieuwe mentoren te vinden.

De mentor coacht startups en is de brug tussen opdrachtgevers en startups.

Wat doen mentoren? Een goede mentor is…

“De persoonlijkheden van mentoren en hun redenen om deel te nemen aan het programma zijn net zo belangrijk als de kennis en vaardigheden die ze naar voren brengen. Het is essentieel om een ‘fit’ te hebben met SIR; pas op voor de ‘cv-bouwers’ en zoek mensen die echt in het doel van het programma geloven.” 

Tom Hallowes, lead mentor SIR Amsterdam

p. 31

Ontmoet 3 SIR mentoren

Een SIR-mentor coacht startups en vormt de brug tussen opdrachtgevers en startups.

SIR is anders dan elk ander programma waarmee ik heb gewerkt. Ten eerste is het hebben van een ‘launching customer’, een klant die vanaf het begin de startup steunt, uniek en maakt het begeleiden concreet en leuk. De mentorgroep is ook bijzonder; een groep intrinsiek gemotiveerde mensen, die elkaar helpen om de startups te laten slagen.

Ik ben betrokken bij SIR omdat ik geloof in de overheid als drijvende kracht achter het stimuleren van nieuwe innovatieve bedrijven om maatschappelijke problemen aan te pakken. Als mentor vind ik het fantastisch om de brug te zijn tussen opdrachtgevers en startups en het SIR proces te stroomlijnen.

Sophie GeelenMentor sinds 2018

SIR Trainer en 1:1 Customer Discovery Coach Partner bij Cnote

Jelle Kokmentor sinds 2018

Oprichter van Bridgeline

Tom HallowesMentor sinds 2016

Huidige Lead mentor

“ “ “Ik ben mentor geweest voor een aantal incubators & accelerators in Europa. Ik voel me geïnspireerd door de altijd aanwezige ideeën en het enthousiasme van startups en waardeer het perspectief dat dit mij geeft ontzettend.

p. 32

Klaar voor echt met SIR van start te gaan?

Opdrachtgevers toegewijd, ingelicht en klaar om te starten

Pilot budget is verkregen door alle opdrachtgevers

Vraagstukken geschreven, inclusief achtergrond en voorwaarden

Mentoren staan klaar

Marketingplan is klaar voor startup werving

Trainingen zijn gepland

Trainers zijn bevestigd

Gepubliceerde tenderdocumenten staan minstens 40 dagen online

Aanmeldformulier staat online

CHECKLIST

Check, check, dubbel check?

Je bent klaar om het programma te

starten!

p. 33

SIR UITVOEREN

p. 34

SIR UitvoerenVind startups van topkwaliteit en het programma kan van start!

Werf startups

‘Nota van inlichtingen’ gepubliceerd

150-200 startups geïnteresseerd

30-50 aanmeldingen

Tijd om de troepen te verzamelen om de beste startups te vinden en ze alle nodige informatie te geven om zich op te geven.

1MAAND

Selecteer startups

4-12 startups, 1 per vraagstuk

1 wildcard startup

1 wildcard opdrachtgever

Beoordeel samen met je selectieteam alle aanmeldingen en creëer de beste match tussen opdrachtgever en startup.

1MAAND

Start SIR

1 mentor : 1 startup

Duidelijke doelen & verwachtingen

150+ mensen bij de kick-off

Start trainingen

Het is tijd om de trainingen te starten en te zorgen dat de startup-opdrachtgever teams dezelfde verwachtingen hebben.

6MAANDEN

Voer pilot uit

4-12 pilotplannen

Oplossingen gevalideerd in pilot

Langetermijn samenwerking gedefinieerd

Startups laten hier zien of ze het in hun mars hebben om de vraagstukken op te lossen.

3-6MAANDEN

p. 35

Werf startupsSIR uitvoeren ›

p. 36

Werf startups Het aanmeldformulier kan voor startups

ontmoedigend zijn, dus zorg ervoor dat je ze de ondersteuning en

informatie geeft die ze nodig hebben om het te

voltooien.

Voorzie de startups van alle nodige informatie, volgens de juridische vereisten van het tender proces.

Voer het marketingplan uit dat was voorbereid zodat startups zich aanmelden.

Dit gaan we doen!

SIR uitvoeren ›

150 – 200 geïnteresseerde startups

30 – 50 aanmeldingen (gestart)

Nota van Inlichtingen gepubli-ceerd

Deel de vraagstukken 2WEKEN

Informeer startups 2WEKEN

p. 37

SIR uitvoeren › Werf startups

Lanceer je marketingplan om zo veel mogelijk goede aanmeldingen te krijgen

Lanceer offline campagne

Monitor aanmeldingen

Lanceer online campagne

• Verspreid flyers en posters op plekken waar startups werken etc.

• Pitch SIR via evenementen en bij startup hubs, etc.

• Neem contact op met mensen in jouw netwerk die in de startupscene zitten

• Als je een scout gebruikt, informeer hen dan om te beginnen met scouten

• Bekijk welke startups zich hebben aangemeld

• Bij gestartte, onafgemaakte aanmeldingen kun je opvolgen om mogelijke vragen te beantwoorden.

• Sluit na minstens 40 dagen, de aanmeldingsperiode

• Vul alle ontbrekende informatie in die je niet kon invullen voordat vraagstukken werden gedefinieerd

• Lanceer social media campagne

• Stuur mails naar nieuwsbrieven, websites en blogs die zich op startups richten

Rond 30-50 startups aangemeld

Het is gebleken dat het netwerk gebruiken van je team om bekendheid te geven aan SIR de meest efficiënte manier is om startups te werven.

1WEEK

1WEEK

Deel de vraagstukken 2WEKEN

WHY STARTUPS JOIN SIR

p. 38

SIR uitvoeren › Werf startups

Beantwoord vragen en deel de informatie met alle startups, zodat het aanbestedingsproces transparant en eerlijk is

Maak of update de FAQDeel ‘Nota van inlichtingen’

Organiseer Q&A sessie

• Verzamel alle vragen die startups hebben gesteld via email, apps of belletjes en tijdens de Q&A sessie

• Publiceer alle vragen en antwoorden op de SIR website FAQ pagina

• Stuur een link naar de FAQ pagina naar alle startups

• Verzamel alle vragen en antwoorden van de Q&A sessie en de FAQ-pagina

• Werk de aanbesteding bij met de “Nota van inlichtingen” en publiceer deze 7 dagen voor het sluiten van de tender

• Organiseer de sessie, inclusief datum, tijd en locatie

• Nodig geïnteresseerde startups uit door details online te publiceren

• Houd een sessie en zorg ervoor dat er gedetailleerde notities van alle vragen en antwoorden worden gemaakt

FAQ pagina online

Nota van inlichtingen gepubliceerd

1WEEK

1WEEK

Startups hebben tot 7 dagen voor het sluiten van de tender om vragen te stellen.

Informeer startups 2WEKEN

Geef alle startups de kans om vragen te stellen over de vraagstukken, het programma, het aanmeldingsproces etc. Voeg een FAQ pagina toe aan de SIR

website met alle gestelde vragenVoor transparantie ben je wettelijk verplicht om aan iedereen dezelfde informatie te verstrekken

STARTUP Q&A FORM

p. 39

Uitvoering SIR ›

Selecteer startups

p. 40

Selecteer startupsHet selectieproces is een goede kans

om opdrachtgevers samen te brengen met

mentoren, experts, en ambtenaren,

om toewijding en enthousiasme te wekken

voor SIR.

Startups pitchen tijdens de selectie-dagen. Het selectiecomité maakt samen de eindselectie.

Je selecteert de startups die aan de vereisten voldoen en waarvan de oplossingen rendabel zouden kunnen zijn.

Dit gaan we doen!

SIR uitvoeren ›

4-12 startups, 1 per vraagstuk

1 startup geselecteerd voor de wildcard

1 opdrachtgever voor de wildcard

Voorselectie 2WEKEN

Selectiedagen 3WEKEN

p. 41

SIR uitvoeren › Selecteer startups

De eerste selectie bepaalt wie je tijdens selectiedagen zal zien

Eerste selectie

Uitnodigen of weigeren

Controleer aanmeldingen

• Gebruik de evaluatie criteria (in de tender) om +/- 3 startups per vraagstuk te selecteren voor de pitch sessie

• Vraag de Lead Mentor om ook 3 startups te selecteren per challenge

• Als je wildcard-startups hebt, begin dan met het identificeren van een potentiële opdrachtgever (met budget) die geïnteresseerd is in de oplossing

• Plan een call van 15 minuten met de startups om hun aanmelding te controleren

• Stuur uitnodigingen naar geselecteerde startups voor de selectiedagen en informeer hen over het proces (zie volgende stap)

• Stuur afwijzingsmails met redenering naar degenen die de eerste en tweede selectie niet hebben gehaald

• Zijn de aanmeldingen compleet?

• Zijn alle documenten geleverd?

• Zorg dat de aanmeldingen voldoen aan de selectiecriteria van de tender

• Plan de selectiedagen, informeer de betrokkenen en nodig ze uit

max. 3 startups per vraagstuk geselecteerd

Je selecteert niet alleen een oplossing, je selecteert een team met een geweldige oplossing. Het team maakt het verschil.

1WEEK

1WEEK

Het managen van de wildcard kost meer tijd, omdat je na de selectie het budget van de opdrachtgever en de pilot moet vinden!

Voorselectie 2WEKEN

Kijk of alles voldoet aan de tender voorwaarden

Een eerste indruk van de startups

Informeer de startups

p. 42

SIR uitvoeren › Selecteer startups

Maak samen met de selectiecommissie kennis met de startups, stel ze vragen en maak de definitieve selectie

Selectiedagen

Accepteren of weigeren

Bereid je dagen voor

• Gebruik het evaluatieformulier om de pitches te beoordelen en zorg dat iemand altijd notities maakt

• Leer de mensen kennen achter het idee tijdens de Q&A of vervolginterview

• Opdrachtgevers letten voornamelijk op of de startup hun vraagstuk oplost

• Experts of mentoren gaan diep in op de haalbaarheid van de oplossing

• Bespreek na de pitch de evaluatie met het hele selectiecomité

• Stuur acceptatiebrieven, NDA & aanbesteding naar de geselecteerde startups. Informeer IT-afdeling

• Stuur afwijzingsbrieven met redenering naar hen die niet zijn geselecteerd. Afgewezen startups hebben 21 dagen de tijd om bezwaar te maken

• Het inkoopteam sluit de tender en kondigt de geselecteerden aan

• Selectiecommissie selecteren en uitnodigen (incl. opdrachtgever, mogelijke mentoren & experts)

• Definieer het pitchproces: what ga je vragen van de startups? Bijvoorbeeld:

1 startup per vraagstuk geselecteerd

(optioneel) wildcard gematcht aan opdrachtgever

1WEEK

1WEEK 1

WEEK

Het is verplicht om dezelfde commissie per vraagstuk te hebben maar niet voor alle vraagstukken.

Selectiedagen 3WEKEN

Bereid je goed voor, voor een soepel verloop Normaal 3 – 4 intensieve dagen

Voor transparantie ben je wettelijk verplicht om aan iedereen dezelfde informatie te verstrekken

EVALUATION FORM TEMPLATE

REJECTION LETTER TEMPLATE

ACCEPTANCE LETTTER TEMPLATE

• 5 min pitch + Q&A

• 10 min pitch + vervolg 1:1 interviews

• Maak een rooster voor de selectie dagen en regel een locatie EXAMPLE NDA

Zie vragen om startups te evaluerenNodig afdelingshoofden en andere deskundige ambtenaren uit om deel uit te maken van de selectiecommissie. Dit bouwt enthousiasme en betrokkenheid op voor SIR.

p. 43

Startup selectie

Gebruik deze vragen om je eigen evaluatie formulier samen te stellen. EVALUATION FORM TEMPLATE

Name startup:

Overall impression:

To what extent....

Vision & Innovation

... does the the solutioncontribute to solving the social challenge?

... is the solution unique?

... is the solution creative and innovative?

... does the product already exist and ... is the product innovative?

... is the technology innovative and can it be used for implementation with respect to the social challenge?

{ add in your own questions here }

Impact

... does the product or service contribute to the solution of the social challenge in question?

... is the solution scalable?

... is implementing the product or service within the municpality achievable?

{ add in your own questions here }

Realisation & Implementation

... can the product/service easily be deployed and implemented?

... is the maintanance of the solution easily managed?

... is the implementation of the solution easily managed? (eg. which departments are involved, is it realistic that you can get everyone on board?)

... are the proposed timelines realistic?

... are the proposed financials realistic?

... do you need stakeholders beyond your own department for implementation (government, or external suppliers)

... does the product / service have potential to develop and improve over time?

{ add in your own questions here }

Team

... do they understand the context of the challenge?

... do they have the technical capabilities to execute the solution?

... do they have the business capabilities to succeed as a start-up?

... do team members complement each other?

... do you perceive them to be ‘coachable’?

... do you look forward to having them be part of SIR

{ add in your own questions here }

Total score

1 2 3 4 5 Notes:

p. 44

Start SIR

p. 45

Start SIR

Na al je voorbereidingen

is het eindelijk tijd voor het echt

leuke gedeelte; het programma starten!

Organiseer een feestelijk evenement om het programma officieel af te trappen, en presenteer de vraagstukken en startups aan het publiek. Startups en opdrachtgevers gaan de trainingen volgen en het programma start officieel.

Match mentoren met start-ups en organiseer een leuke manier voor iedereen om elkaar te leren kennen. In een meer formele setting zullen de opdrachtgever, startup en mentor een eerste duik nemen in de vraagstukken.

Dit gaan we doen!

SIR uitvoeren ›

Informele kick-off & deep dive 2WEKEN

Start programma 1WEEK

Mentoren gematched met teams

Teams staan op een lijn betreft de doelen en verwachtingen

200+ mensen aanwezig bij de kick-off

Trainingen voor startups en opdrachtgevers zijn begonnen

p. 46

SIR uitvoeren › Start SIR

Neem de tijd om elkaar te leren kennen en stel doelen en verwachtingen

Deep dives

Informeer & match mentoren

• Begeleid alle deep dives

• Zet datum en tijd vast, boek een locatie en nodig iedereen uit (voor elk challenge-team)

• Stuur deep dive voorbereidingsformulieren naar startups en opdrachtgevers, om voor de meeting in te vullen

• Startups en opdrachtgevers tekenen het Deep Dive contract

• Email mentoren, opdrachtgevers, kort over de geselecteerde startups

• Vraag mentoren hun top 3 startups om te mentoren met motivatie

• Match mentoren an startups met de lead mentor

• Deel de matches met mentoren en maak een schema voor mentorbijeenkomsten (meestal 1x per maand) en mentordocumenten zoals ‘Tips voor mentorschap’

Mentor-startup gematcht

Communicatie afspraak tussen startups, opdrachtgevers & mentor teams

Deep dive contracten ondertekend

Zorg bij het plannen van de data voor de kick-offs en deep dives dat je alle aanwezigen zo snel mogelijk op de hoogte stelt.

1WEEK

1WEEK

Informele kick off & deep-dive 2WEKEN

Deel de definitieve selectie met iedereen

Iets leuks om elkaar te leren kennen

Meeting van 2 uur tussen opdrachtgevers, startups en mentoren om doelen, verwachtingen en resultaten voor samenwerking te definiëren

DEEP DIVE CONTRACT TEMPLATE

• Kies een datum en tijd die voor iedereen werkt

• Kies een leuke activiteit, bij voorkeur binnen je gemeente, en die een link heeft met je programma, of zelfs het thema van je programma

• Nodig startups, mentoren en opdrachtgevers uit

Informele kick-off

Kijk hoe je een top deep dive voorbereid

p. 47

Zo bereid je de Deep Dive voor

Opdrachtgevers en startups beantwoorden deze vragen voor de Deep Dive

• Wat is het algemene probleem?

• Waarom is het belangrijk om dit probleem op te lossen?

• Kan het probleem in sub-problemen verdeeld worden?

• Wat is de context, achtergrond, en geschiedenis omtrent dit probleem?

• Welke oplossingen zijn al geprobeerd of overwogen?

• Wie zijn de belanghebbenden en belangrijke besluitvormers?

• Wat zijn je ideeën met betrekking tot het bewijzen van een concept in een pilot?

• Definieer verwachtingen expliciet, wat zie je als een succes? Wat is de volgende stap als de pilot een succes is?

De programmaleider helpt opdrachtgevers deze vragen voor te bereiden

• Hoe lost jouw idee het vraagstuk op?

• Van welke aanvullende informatie kun je de opdrachtgever te voorzien, zodat hij/zij de oplossing volledig kan begrijpen?

• Wat heb je nodig van de opdrachtgever om een pilot voor te bereiden?

• Wie is de contactpersoon voor de opdrachtgever?

• Wat zijn je ideeën met betrekking tot het bewijzen van je concept in een pilot?

• Hoe houd je de opdrachtgever op de hoogte?

Startups en mentoren werken samen om deze vragen te beantwoorden

Vragen voor opdrachtgevers Vragen voor startups

p. 48

Een voorbeeld van een kick-off programma: een welkomstwoord van een wethouder over innovatie, ervaringen van een vorige startup, introductie van de vraagstukken van dit jaar, opdrachtgevers en startups, etc.

Start programma 1WEEK

Een feestelijk evenement om vraagstukken en startups te presenteren Iedereen start het 6 maanden programma Share learnings across the teams

SIR uitvoeren › Start SIR

Feestelijk en formele start van het programma

Start trainingen Mentor meetingsFormele kick off

• Dubbele check van het programma (past het bij de geselecteerde startups? Klopt de tijdlijn? Zijn de trainers nog van de partij? etc.)

• Deel het trainingsschema met opdrachtgevers en startups

• Stel duidelijke verwachtingen: welke trainingen zijn verplicht en voor wie?

• Startups en opdrachtgevers beginnen met de trainingen

• Nodig mentoren elke maand uit voor een sessie

• Laat mentoren de “startup status” formulieren van te voren opsturen

• Nodig per meeting een startup uit om over een probleem te vertellen in 5 minuten, zodat ze feedback krijgen van de mentor group

• Hou een mentor speeddate sessie

• Boek een locatie, zet tijd & datum vast

• Maak een programma voor het evenement

• Zet een online systeem op voor aanmeldingen (voor een overzicht van aanwezigen)

• Nodig opdrachtgevers, startups, mentoren en belanghebbenden, persoonlijk uit

• Stuur open uitnodig via nieuwsbrieven, social media, posters en je eigen netwerk

• Nodig de pers uit

• Regel logistieke zaken - fotograaf, boekje met introductie van startups, borrel, etc.

200 mensen aanwezig bij de kick-off met veel media

Eerste training gevolgd door startups en opdrachtgevers

1WEEK

GO!

STARTUP TRACKING TEMPLATE

KICK OFF EVENT SLIDES

KICK OFF SCRIPT

p. 49

Voer pilot uit

p. 50

Voer pilot uit

Met hun goedgekeurde plan testen startups hun oplossing door de pilot in een gecontroleerde maar realistische situatie uit te voeren.

Startups zetten een gedetailleerd stappenplan op met mijlpalen en KPIs in samenspraak met de opdrachtgevers.

Dit gaan we doen!

SIR uitvoeren ›

4-12 gedetaileerde pilot plannen

Oplossingen voor vraagstukken gevalideerd in pilots

Grond voor langetermijn samenwerkingen

Schrijf pilotplan 4WEKEN

Lanceer pilot 8+WEKEN

Je rol als Programme Lead is beperkt in

deze fase. Als je zeker weet dat ze een solide pilotplan hebben, is het aan de startups om te

laten zien wat ze in huis hebben.

p. 51

SIR uitvoeren › Voer pilot uit

Startups maken een gedetailleerd plan van aanpak om de pilot uit te voeren

Doe onderzoek en rond plan afWat is het plan?

• Antwoord het volgende: Wat is al gedaan? Wie is betrokken? Hoe kunnen we ze aan boord krijgen?

• Zet het volledige proces van de pilot uiteen, hoe zal het gaan?

• Maak je pilotplan op basis hiervan compleet met:

• Besluit hoe startups hun oplossingen gaan testen

• Deel hun plan met opdrachtgevers en mentoren, en hou een meeting om het te bespreken

• Bespreek de volgende punten met je team:

Elke startup heeft een goedgekeurd pilotplan

Hoe de oplossing in het echte leven zal werken, wordt in pilots versimpeld, zodat de startups het concept in een korte tijd kunnen testen.

2WEKEN

2WEKEN

Schrijf pilotplan 4WEKEN

Startups werken aan een concept pilotplanStartups duiken in de context van het vraagstuk

• Werk verder aan het pilotplan en zet het onderzoek op om alle behoeftes, spelers, logistiek, planning, etc. in kaart te brengen

• Wat is “succes”? Wat zijn de KPIs?

• Is een pilot haalbaar?

• Wat moet er nog meer worden gedaan om de volledige context te begrijpen en de haalbaarheid van de pilot te bepalen?

• Omvang van de pilot• Wat is ‘succes’? Wat zijn de KPIs?• Wat gebeurt er wanneer de pilot succesvol is?• Ieders rol & verantwoordelijkheden• Maak een communicatieplan • Checklist van wat nodig is voor de pilot • Benodigd budget

EXAMPLE PILOT PLAN

PILOT PLAN TEMPLATE

p. 52

SIR uitvoeren › Voer pilot uit

Startups voeren de pilot uit in een gecontroleerde maar realistische situatie om hun oplossing te testen

Pas aan en herhaal (indien nodig)

Uitvoering

• Startups voeren de pilot naar plan uit

• Startups praten wekelijks mentoren bij over voortgang, uitdagingen, etc.

• Startups verzamelen data en meten KPIs

Eerste data en resultaten verzameld van pilots1

WEEK

2WEKEN

1WEEK

Dit is een informatieve nieuwe manier van werken voor opdrachtgevers, die deze aanpak ook buiten SIR kunnen gebruiken, dus het is belangrijk om ze mee te nemen in dit proces.

Lanceer pilot 8+WEKEN

• Startup en opdrachtgever plannen halverwege een meeting om de voortgang te bespreken

• Bespreek of de pilot moet worden aangepast (bijv.. in scope, KPIs of tijdsduur)

• Voer mogelijk nog een pilot uit

Nadat het budget voor de pilot is goedgekeurd, is het tijd om de pilot uit te voeren

p. 53

Hoera! Doe een snelle check...

‘Nota van inlichtingen’ gepubliceerd

Alle aanmeldingen doorgenomen

Startups geselecteerd

Iedereen is officieel geïnformeerd over de selectie

Mentoren en startups zijn gematcht

Deep dive contracten zijn getekend

Formele kick-off evenement gehouden

Trainingsprogramma voor startups en opdrachtgevers begonnen

Elke startup heeft een goedgekeurd pilotplan

Er gebeurt veel tijdens deze fase, houd bij waar in het programma je je

bevindt voordat je naar de laatste fase gaat.

CHECKLIST

Pilots zijn begonnen

p. 54

Vervolg

p. 55

Vervolg

Het is tijd om de resultaten van het

programma te delen met de wereld en te kijken naar mogelijke

samenwerkingen in de toekomst.

Rond het SIR programma af met startups en opdrachtgevers, en bepaal de stappen voor toekomstige samenwerking.

Verzamel feedback van alle betrokkenen om het SIR programma voor volgend jaar te verbeteren.

Onderhoud de relaties en houd in de toekomst de voortgang bij.

Deel de oplossingen en vier de voortgang die startups en opdrachtegvers tot dusver hebben

Dit gaan we doen!

Toekomstplannen 3+WEKEN

Demo Day 3WEKEN

Programma evaluatie 3WEKEN

Opvolging 1WEEK

p. 56

Vervolg ›

Hier gaan startups en opdrachtgevers in gesprek over de gemaakte voortgang en worden de volgende stappen besproken

Contract?

Wat nu?Organiseer een meeting met de opdrachtgever/startup/mentor teams

• In het geval dat een samenwerkingscontract het resultaat is, betrek de inkoopafdeling er dan bij om dit op te zetten

• Bespreek de resultaten van de pilot, inclusief de KPIs

• Is er bewijs om een vervolgsamenwerking aan te gaan? Zo ja, hoe?

• Documenteer de vervolg stappen: Wat ga je doen? Wie doet wat? Wanneer? Is er een budget beschikbaar?

• Vervolg pilot?

• Contract?

• Werken met een andere afdeling?

4 – 12 concrete plannen voor vervolg stappen

Mogelijke contracten voor langetermijn samenwerking

Toekomstplannen 3+WEKEN

1WEEK

1WEEK

1WEEK

CASE STUDY - THE GREAT BUBBLE BARRIER IN SEARCH FOR A PROBLEM OWNER

• Dit kost tijd en soms is de opdrachtgever niet de juiste partij. Lees over Great Bubble Barrier case

Raak geinspireerd door anderen. Zie voorbeelden van SIR startups

p. 57

Voorbeelden van SIR startups

VraagstukWildcard winnaar

OplossingEen online tool die inkoopafdelingen helpt na te gaan hoe circulair en duurzaam potentiële leveranciers zijn.

Succes?JA! Een contract met de inkoopafdeling van Amsterdam, en een investering van het Innovatiefonds Noord Holland.

VraagstukHoe kunnen we burgers helpen hun weg te vinden in het Amsterdamse gezondheidssysteem?

OplossingDigitale kiosken in openbare ruimten waar mensen hun behoeften aan kunnen geven en dan worden gekoppeld aan burgers en organisaties in de stad.

Succes?JA! De kiosken staan in 40+ openbare ruimten, waaronder 7 stadsdeelkantoren.

VraagstukHoe kunnen we grofvuil dat mensen weg willen gooien van de straat houden?

OplossingEen app die, via QR codes, je kortingscodes geeft in lokale winkels wanneer je je grofvuil naar centrale verzamelplekken brengt.

Succes? JA! Contract met de afdeling ‘Afval en Grondstoffen’.

WastedKOPPLCircular IQ

p. 58

Vervolg ›

Hier deel je het proces dat startups en opdrachtgevers hebben doorlopen in de afgelopen 6 maanden

Geef de Demo Day vormNa de Demo Day

Nodig iedereen uit!Richt je op hen die mogelijk geïnteresseerd zijn in de oplossingen van startups Hoe zullen startups hun voortgang delen?

• Bepaal hoe je het evenement vormgeeft: hoe wordt de voortgang gedeeld? Bijv. sprekers, moderator, panels?

• Communiceer de tijd en het format dat teams zullen gebruiken (met een voorbeeld)

• Oefen met startups, en laat mentoren feedback geven

• Print programmaboekjes uit voor aanwezigen

• Upload pitch videos en presentaties naar de SIR website

• Email alle aanwezigen om ze te bedanken en de volgende stappen te delen

• Deel het persbericht

• Zet een tijd, datum en locatie vast

• Zet online aanmelding op

• Nodig stakeholders en andere geïntereseerden uit

• Deel open uitnodigingen via nieuwsbrieven, socialmedia, posters en je eigen netwerk.

• Nodig de pers uit

• Regel de logistieke aspecten; fotograaf, drankjes na het evenement etc.

Oplossingen gedeeld met 200+ geïnteresseerden

Artikelen en pers over SIR en de startups

Niet alle pilots zijn klaar tegen de tijd van de Demo Day. Dat is prima. Zie het meer als een update om te delen wat tot nu toe is bereikt.

Het kan saai zijn om startups alleen te laten presenteren wat ze hebben gedaan en bereikt. Denk bijvoorbeeld aan: paneldiscussies, video’s, etc.

Amsterdam biedt elke startup een ‘pitchvideo’ die op de demodag wordt vertoond, en die ze kunnen gebruiken buiten SIR.

Demo Day 3WEKEN

1WEEK

1WEEK 1

WEEK

p. 59

Demo Day Amsterdam - Juni 2019 VOORBEELD

Inloop met koffie & thee

Welkomswoord door Ilona KempsProgramme lead SIR A’dam

Lezing door Directeur Ruimte en Duurzaamheid Amsterdam

Pitches door SIR startups

Uitleg over de dag

2 panel discussies (Panel van mentoren, startups & opdrachtgevers)

Afsluiting door Ilona Kemps

Borrel

Wie was aanwezig?Opdrachtgevers en collega’s

Ambtenaren van geïnteresseerde gemeenten

Andere startup programma’s zoals Social Enterprise NL

14:30 – 15:00

15:00 – 15:05

15:05 – 15:15

15:20 – 15:35

15:35 – 15:40

15:50- 17:20

17:30 – 17:35

17:35 – 18:30

p. 60

Vervolg ›

Verzamel de feedback van alle belanghebbenden om het programma in de toekomst te blijven verbeteren

Presenteer uitkomsten

EvaluatiebijeenkomstenOm ervoor te zorgen dat het programma altijd in ontwikkeling is, is het krijgen van feedback essentiëel

Presenteer resultaten, lessen en hoe je deze gaat gebruiken om de volgende SIR te verbeteren

• Zet tijd, datum en locatie vast

• Nodig belangrijke belanghebbenden uit zoals afdelingshoofden, gemeenteraadsleden, etc. (Degenen die verantwoordelijk zijn voor budgetten!)

• Bereid voor wat je met de belanghebbenden gaat delen over wat met SIR is bereikt en hoe je het programma kan verbeteren

• Evalueer een op een met de startups

• Evalueer een op een met de opdrachtgevers

• Doe een groepsevaluatie met alle mentoren

• Verzamel alle feedback en bespreek het met je SIR team

Feedback om SIR voor volgend jaar te verbeteren is verwerkt

Toewijding van stakeholders voor een nieuw programma

Je kan de template gebruiken om de evaluatiebijeenkomsten te begeleiden en de belangrijkste imput van iedereen te verzamelen.

Dit is een geweldige kans om toewijding te krijgen voor een volgend programma.

Programma evaluatie 3WEKEN

1WEEK

1WEEK

PROGRAMME EVALUATION FORM

p. 61

Vervolg ›

Blijf in contact met de alumni van het programma en monitor de impact van hun oplossingen

Impact monitoren

Continu opvolgenSIR houdt niet op wanneer het programma over is, het is belangrijk deze langetermijn relaties te onderhouden

• Hoe gaat het met de startup als bedrijf?

• Hoe is de oplossing verder ontwikkeld?

• Hoe is de toepassing van de oplossing ontwikkeld binnen de gemeente?

• Bij verdere samenwerking tussen startup en opdrachtgever

• Blijf in contact met beide partijen

• Kijk hoe SIR en het SIR netwerk kan helpen

• Zorg voor alternatieve connecties voor de startups - zijn er andere gebieden binnen (of buiten) jouw gemeente die de oplossing van de startup kunnen gebruiken?

50% van de startups bieden hun oplossingen nog aan opdrachtgevers

Een methode om de voortgang van de startups te monitoren

Onthoud dat je bij een Europese aanbesteding tot 5 jaar de tijd hebt vanaf de selectie van startups om gebruik te maken van het aanbestedingscontract.

Opvolging

• Monitor de impact van SIR en de startups om steun op te bouwen om jaarlijks SIR te kunnen organiseren:

• Deel updates over de startups met de belanghebbenden

4WEKEN

1WEEK

1WEEK 1

WEEK

3 IMPACT REPORTS FROM 3 SIR STARTUPS

Het eindigd hier niet, je blijft in contact met en betrokken bij de startups tot lang nadat het programma is afgelopen.

p. 62

Hoera! Het is gelukt! Op naar het volgende SIR programma!

p. 63

WOORDENLIJST

Vraagstuk

Opdrachtgever

Mentor

Startup

Wildcard

Tender

Nota van inlichtingen

Deep dive

Pilot

Een maatschappelijk of publiek probleem dat een overheidsorgaan op een innovatieve manier wil oplossen.

De eigenaar van het probleem die als ambtenaar verantwoordelijk is voor het oplossen van hun vraagstuk.

Een coach met ervaring en kennis om de startup gedurende het programma te supporten. 

Een jong bedrijf met een innovatieve oplossing voor een vraagstuk.

Een open uitnodiging waar startups zich kunnen aanmelden voor de Wildcard als ze een innovatieve oplossing hebben voor een publiek of maatschappelijk probleem dat niet bij een ander vraagstuk past.

De ‘aanbesteding’, in dit geval de Europese tender.

Dit juridische aspect van het aanbestedingsproces vereist dat de informatie die aan alle potentiële deelnemers wordt verstrekt, openbaar wordt gemaakt om transparantie en gelijke kansen te bieden.

Een sessie aan het begin van het programma waar opdrachtgevers en startups hun vraagstuk en oplossing bespreken en verwachtingen duidelijk maken voor hun samenwerking.

Een manier om de oplossing van de startup te testen in een gecontroleerde maar realistische omgeving. Dit proces geeft waardevolle inzichten in wat werkt en wat nog verbetering nodig heeft voordat een langdurige samenwerking kan worden aangegaan.

p. 64

INHOUD DIGITALE BIBLIOTHEEK

Voorprogramma Maak je klaar Uitvoering SIR Vervolg

THE ROLE OF THE PROGRAMME LEAD

Q&A WITH LEGAL COUNSEL ON EU TENDER

PROGRAMME LEAD JOB DESCRIPTION

SIR AMSTERDAM DETAILED BUDGET

MONTH IN THE LIFE OF A PROGRAMME LEAD

THE SIR STORY IN 8 SLIDES

SIR PITCH TEMPLATE

WHY CLIENTS JOIN SIR

CHALLENGE LIST TEMPLATE

FIRST CHALLENGE FORM

SIR HOUSESTYLE

EXAMPLE MENTOR NDA

STARTUP TRACKING TEMPLATE

GRONINGEN TENDER (ENGLISH)

AMSTERDAM TENDER (ENGLISH)

EXAMPLE APPLICATION FORM

SIR CLIENT CONTRACT

EXAMPLE PROMOTION TOOLKIT

CHALLENGE WORKSHEET

MIN. OF JUSTICE AND SECURITY TENDER(DUTCH)

EXAMPLE TRAINING SCHEDULE GRONINGEN

TRAINING PROGRAMME EXAMPLES

GRONINGEN TENDER (DUTCH)

PUBLIC PROCUREMENT 101

PUBLISHING STEPS, TIMELINE & TIPS

WHY STARTUPS JOIN SIR

EVALUATION FORM TEMPLATE

EXAMPLE NDA

ACCEPTANCE LETTER TEMPLATE

DEEP DIVE CONTRACT TEMPLATE

PILOT PLAN TEMPLATE

EXAMPLE PILOT PLAN

REJECTION LETTER TEMPLATE

STARTUP Q&A FORM

STARTUP TRACKING FORM

KICKOFF EVENT SLIDES

KICKOFF EVENT SCRIPT

GREAT BUBBLE BARRIER CASE STUDY

3 SIR IMPACT REPORTS FROM 3 SIR STARTUPS

PROGRAMME EVALUATION FORM

GEFELICITEERD!

Startup in ResidenceToolkit

Geproduceerd in samenwerking met Cnote, een customer experience research & design bureau in Amsterdam

www.cnote.nl