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1 S S S I I I C C C C C C A A A M M M a a a n n n u u u a a a l l l d d d e e e l l l U U U s s s u u u a a a r r r i i i o o o Archivo General de la Nación Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Octubre de 2004 Contacto: [email protected]
Transcript of SS II CC CC AA - INTRO IFAI SICCA · 3 usuarios 16 definiciÓn de usuario 16 acciones generales de...
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SSS III CCC CCC AAA
MMM aaa nnn uuu aaa lll ddd eee lll UUU sss uuu aaa rrr iii ooo
AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn
IInnssttiittuuttoo FFeeddeerraall ddee AAcccceessoo aa llaa IInnffoorrmmaacciióónn PPúúbblliiccaa
OOccttuubbrree ddee 22000044
CCoonnttaaccttoo:: ssiiccccaa@@iiffaaii..oorrgg..mmxx
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II NN DD II CC EE
I
ABREVIATURAS COMUNES 7
TIPS DEL SICCA 7
DEL TEXTO 7 DEL RATÓN 7
INTRODUCCIÓN 8
JUSTIFICACIÓN 10
EL ACCESO A LA INFORMACIÓN 10 LA TRANSPARENCIA 10 EL AGN 10 EL IFAI 10 LOS LINEAMIENTOS 11
OBJETIVOS 12
CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS 12 ACCESO EFICIENTE A LA INFORMACIÓN 12 ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA 12
SICCA 13
¿QUÉ ES EL SICCA? 13 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS E INTERFAZ DEL SICCA 13 USUARIOS DEL SICCA 13 FUNCIONES DEL SICCA 14 MÓDULOS DEL SICCA 15
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USUARIOS 16
DEFINICIÓN DE USUARIO 16 ACCIONES GENERALES DE LOS USUARIOS 16 ADMINISTRADOR POR DEPENDENCIA 17 COORDINADOR DE ARCHIVOS 18 RESPONSABLE DE AT 19 OPERADOR DE AT 19 RESPONSABLE DE AC 20 OPERADOR DE AC 20 RESPONSABLE DE AH 21 OPERADOR DE AH 21
FUNCIONES DEL SICCA 22
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS PANTALLAS 22 TIPOS DE PANTALLAS 23
PANTALLA DE CRITERIOS. 23 PANTALLA DE CAPTURA 23 PANTALLA DE CONFIRMACIÓN 23 PANTALLA DE RESULTADOS DE BÚSQUEDA 24 PANTALLA DE MODIFICACIÓN 24
CONTROLES 25 MMEENNÚÚ PPRRIINNCCIIPPAALL 26 CONFIGURACIÓN DE DEPENDENCIAS 26
UNIDADES ADMINISTRATIVAS. 26 ARCHIVOS. 26 INCORPORACIÓN DEL LOGOTIPO DE LA DEPENDENCIA. 26 DATOS DEL TITULAR DE LA DEPENDENCIA. 26
ADMINISTRACIÓN DEL CGC. 27 CONFIGURACIÓN. 27 CONSULTA Y MODIFICACIÓN. 27 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN. 27 REPORTES DE CONSULTA Y CONTROL. 27
ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES. 27 ADMINISTRACIÓN DEL SICCA. 28
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IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN. 28 ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS. 28 BITÁCORA DE MOVIMIENTOS. 28 CONTROL DE ACCESOS. 28
FLUJO DE CAPTURA Y OPERACIÓN DEL SICCA 29
INICIO DE SESIÓN 30 CONFIGURACIÓN DE DEPENDENCIAS 32 DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL MÓDULO DE CONFIGURACIÓN DE DEPENDENCIAS 32 MAPA DEL MÓDULO 32 FLUJO DE CAPTURA Y OPERACIÓN 33 FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL MÓDULO 33
UNIDAD ADMINISTRATIVA 33 ARCHIVO 33 IINNCCOORRPPOORRAACCIIÓÓNN DDEELL LLOOGGOOTTIIPPOO DDEE LLAA DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA 34 DATOS DEL TITULAR DE LA DEPENDENCIA 35
CONFIGURACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CGC 36 CONSULTA Y MODIFICACIÓN 37
DATOS DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN 37 FONDOS Y SECCIONES 37 ALTA DE FONDO 37 ALTA DE SUBFONDO 38 SECCIÓN Y SUBSECCIÓN 38
SERIES 38 ALTA DE SERIE 39 ALTA DE SUBSERIE 39
LIBERACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN 39 REPORTES DE CONSULTA Y CONTROL 39
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 39 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 39 GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS 39 INVENTARIO GENERAL POR SERIES DOCUMENTALES 39
ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES 40 ADMINISTRACIÓN DEL SICCA 41
DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DEL SICCA 41
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MAPA DEL MÓDULO 41 FLUJO DE CAPTURA Y OPERACIÓN 41 FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL MÓDULO 41
IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN 41 PLANTILLA DE IMPORTACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN 42
CAMPOS DEL ARCHIVO 42 CONTENIDO DEL ARCHIVO 42 PROCEDIMIENTO PARA IMPORTACIÓN DE DATOS A PARTIR DE MS ACCESS 45 PROCEDIMIENTO PARA IMPORTACIÓN DE DATOS A PARTIR DE MS EXCEL 45 PROCEDIMIENTO PARA IMPORTACIÓN DE DATOS A PARTIR DE MS WORD 45 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE NIVELES NO DEPENDIENTES DEL NIVEL INMEDIATO ANTERIOR 46
ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y SESIONES 47 USUARIOS 47 SESIONES 47
BITÁCORA DE MOVIMIENTOS 48 CONTROL DE ACCESOS 48
FORMATOS 49
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 49 GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS 50 INVENTARIO 51 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 52
ERRORES COMUNES 53
ARCHIVO NO VÁLIDO 53 ALTA DE ENTIDAD O DEPENDENCIA - DUPLICIDAD DE CLAVE 53 CAMPOS OBLIGATORIOS SIN VALOR 53 CERTIFICADO NO VÁLIDO 53 CERTIFICADO PREVIAMENTE REGISTRADO 53 CONTRASEÑA DEBE SER DISTINTA 53 CONTRASEÑAS NO COINCIDEN 53 CORREO ELECTRÓNICO INVÁLIDO 53 CORREO ELECTRÓNICO PREVIAMENTE REGISTRADO 53 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN NO HA SIDO LIBERADO 54
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ELEMENTO REGISTRADO ANTERIORMENTE 54 ESTRUCTURA - FORMATO NO VÁLIDO 54 ESTRUCTURA - INFORMACIÓN DEL NIVEL ANTERIOR NO ESTÁ REGISTRADA 54 ESTRUCTURA - NO SE HA DEFINIDO UNA ESTRUCTURA DE CLASIFICACIÓN 54 ESTRUCTURA - SUBNIVEL NO FUE HABILITADO EN LA CONFIGURACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CUADRO GENERAL
DE CLASIFICACIÓN. 54 EXISTEN EXPEDIENTES REGISTRADOS 54 EXPORTACIÓN - ERROR AL EXPORTAR LA INFORMACIÓN 54 FECHA NO VÁLIDA 54 FORMATO DE LA CONTRASEÑA INVÁLIDO 55 IMPORTACIÓN - ARCHIVO NO CUMPLE CON EL FORMATO Y/O LA ESTRUCTURA REQUERIDA 55 IMPORTACIÓN - ARCHIVO NO SE IMPORTÓ SATISFACTORIAMENTE 55 IMPORTACIÓN - EL DATO NO CUMPLE ALGÚN CRITERIO PARA SER IMPORTADO 55 LIBERACIÓN - EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN HA SIDO LIBERADO 55 LIBERACIÓN - NO LIBERAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN 55 LOGOTIPO - ARCHIVO NO VÁLIDO 55 LONGITUD DE CLAVE INCORRECTA 55 LONGITUD NO VÁLIDA 55 NÚMERO DE EXPEDIENTE DUPLICADO 56 SERIE TIENE EXPEDIENTES REGISTRADOS 56 USUARIO Y/O CONTRASEÑA NO VÁLIDOS 56 USUARIO TIENE UNA SESIÓN ABIERTA 56 VALOR NO COINCIDENTE CON LA SERIE 56
ÍNDICE TEMÁTICO 57
DIRECTORIO 60
COLABORACIÓN UNAM 61 COLABORACIÓN IFAI 61
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AA BB RR EE VV II AA TT UU RR AA SS CC OO MM UU NN EE SS
A-IFAI Administrador del SICA por parte del IFAI AC Archivo de concentración (funciones del archivo y acciones del responsable) AD Administrador por dependencia AGN Archivo General de la Nación AH Archivo histórico (funciones del archivo y acciones del responsable) AT Archivo de trámite (funciones del archivo y acciones del responsable) CA Coordinador de archivos (funciones del archivo y acciones del responsable) IFAI Instituto Federal de Acceso a la Información Pública OAC Operador del Archivo de concentración OAH Operador del Archivo histórico OAT Operador del Archivo de trámite SICCA Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico
TT II PP SS DD EE LL SS II CC CC AA
DDeell tteexxttoo
Los botones que sirven para ejecutar alguna función de la aplicación aparecen en un cuadro morado.
Los títulos de SICCA aparecen con Altas Bajas y Negritas
DDeell rraattóónn
El termino seleccionar se refiere a colocar el puntero del ratón sobre la opción de la pantalla a la que
desea acceder y dar clic.
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II NN TT RR OO DD UU CC CC II ÓÓ NN
En aras de hacer valer el derecho de acceso a la información, la intención más importante en el trabajo
que día con día se lleva a cabo en el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, es colaborar y
cooperar con el esfuerzo que realiza la Administración Pública Federal para permitir que los ciudadanos
tengan a su alcance las herramientas que requieran en el ejercicio de sus derechos.
Con el anhelo de seguir cumpliendo dicha intención, el Instituto Federal de Acceso a la Información
Pública con el apoyo del Archivo General de la Nación, lleva a cabo esfuerzos, tanto normativos como
tecnológicos, orientados a eficientar el trabajo de la Administración Pública Federal.
Parte de dichos esfuerzos se reflejaron el mes de febrero del presente año con la emisión de los
Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal, mismos que conllevan el cumplimiento de distintas
etapas para los sujetos que se encuentran obligados en el cumplimiento de esta norma jurídica.
Es por ello que tras la evaluación de las necesidades derivadas de las obligaciones indicadas en los
Lineamientos, el Archivo General de la Nación y el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública,
facilitan la existencia de el: Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y
Control Archivístico – SICCA, mismo que será la herramienta tecnológica que queda a disposición de las
entidades y dependencias de la Administración Pública Federal enfocado principalmente a coadyuvar en
el cumplimiento de las acciones encomendadas por los lineamientos ya mencionados.
Como parte del SICCA, a su vez se han elaborado como instrumentos de apoyo: un Manual en archivo
electrónico, un Tutorial en línea, una lista de preguntas frecuentes y una Guía gráfica, ellos como
elementos que le permitirán conocer el manejo del programa en un forma sencilla y organizada, mismos
que ponemos a su disposición en las siguientes páginas.
En este manual encontrará en primera instancia, las diversas convenciones y términos que se utilizan y
se aplican a lo largo del mismo.
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A continuación y con el objetivo de conocer a grandes rasgos el SICCA y los elementos que lo
conforman, se presenta una descripción general, iniciando con su objetivo general, alcance y una breve
descripción de cada uno de los módulos que lo integran, asimismo se describe en forma sencilla la
arquitectura y requerimientos del SICCA, las características generales de las pantallas, los diferentes
tipos de pantallas, los controles y botones que se utilizan y por último una descripción del menú principal
del SICCA.
En cada módulo se describen las características propias iniciando con la descripción del objetivo
específico del módulo, así como su contexto y ubicación dentro del SICCA, es decir su interrelación con
otros módulos del SICCA.
Posteriormente se presenta el mapa del módulo, diagrama en el cual se muestran las diversas pantallas y
opciones que lo integran y como se tiene acceso a cada una de ellas. Como siguiente punto, se presenta
un diagrama de flujo de captura y operación, el cual muestra a nivel de pantalla el orden que se debe de
seguir para la captura y consulta de la información.
Después de lo anterior, se describe la funcionalidad de cada una de las pantallas, consultas, reportes y/o
procesos principales que conforman el módulo, presentando en cada uno de ellos una breve descripción,
elementos que lo componen, secuencia, consideraciones especiales, información requerida,
advertencias, entre otros, los cuales en conjunto proporcionan al usuario la información suficiente para
llevar a cabo la operación del módulo.
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JJ UU SS TT II FF II CC AA CC II ÓÓ NN
EEll aacccceessoo aa llaa iinnffoorrmmaacciióónn La base fundamental que da existencia al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, es la de procurar y facilitar el cumplimiento del Derecho de Acceso a la Información a través del ejercicio pleno del Derecho de Petición. Convencidos de que el acceso a la información requiere como antecedente que ésta se encuentre disponible a través de un proceso sencillo, pero a la vez eficaz para el ciudadano, es prioritario para el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública generar un ambiente que permita gestionar la clasificación, administración, ubicación y disposición de la información generada en el quehacer diario de la Administración Pública Federal. De esta forma, es como surge el SICCA, el cual permitirá a las dependencias gubernamentales procurar la disponibilidad y confiabilidad de la información para en consecuencia, facilitar el cumplimiento a las peticiones de acceso a la información de los ciudadanos mexicanos.
LLaa ttrraannssppaarreenncciiaa Desde el entendido en que un Estado más transparente será por consecuencia más eficiente, se busca que a través de la generación de un flujo confiable de información, se dé certidumbre a la ciudadanía mexicana acerca del quehacer diario de la Nación a través de sus dependencias de gobierno. En nuestro caso, al darle transparencia a la información para cumplir con la máxima instituida en el artículo 6º Constitucional, se realiza una democratización de la misma permitiendo a todos los ciudadanos tener acceso a ella, es por ello que el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivísticos se convierte en una de las herramientas básicas para eficientar los procesos de transparencia en la Administración Pública Federal.
EEll AAGGNN De conformidad con el artículo 48, fracción I del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación dispone que el Archivo General de la Nación, fungirá como el ente rector de la archivística nacional y entidad central de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal, estableciendo para ello normas y prestando asesoría técnica para la organización y la operación de los servicios en materia de administración de documentos y archivos dentro de las dependencias y entidades federales;
EEll IIFFAAII De conformidad con el Artículo 33 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública es un órgano de la Administración Pública Federal, encargado de promover y difundir el ejercicio del derecho de acceso a la información.
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Como autoridad vigilante del cumplimiento cabal de las dependencias de la Administración Pública Federal en la respuesta a las peticiones de información, el Instituto crea el ambiente necesario para apoyar a ambas partes que dan forma al derecho de acceso a la información: gobernados y gobernantes.
LLooss LLiinneeaammiieennttooss En cumplimiento del artículo 4 fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental donde se establece como uno de sus objetivos mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos; y del artículo 32 que dispone la atribución al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, de crear los criterios para la organización de los archivos de las dependencias y entidades; Que en orden de lo anterior, son emitidos los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para dar cumplimiento a las obligaciones mencionadas en la Ley; Y que por ende, con la intención de obtener una aplicación efectiva de los lineamientos, es requerida la elaboración de un Sistema que permita facilitar el trabajo de la Administración Pública Federal, es creado el SICCA: Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico.
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OO BB JJ EE TT II VV OO SS
El SICCA tiene como objetivo primordial facilitar el trabajo que las dependencias de la Administración Pública Federal deben llevar a cabo para el cabal cumplimiento de las obligaciones previstas en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, para ello tiene como objetivos específicos:
CCuummppll iimmiieennttoo ddee llooss ll iinneeaammiieennttooss En cumplimiento por lo dispuesto en el numeral décimo tercero de los lineamientos, el SICCA apoya a la Administración Pública Federal en la generación de los siguientes instrumentos de consulta y control I. El Cuadro General de Clasificación Archivística. II. El Catálogo de Disposición Documental. III. Los Inventarios Documentales: a. general. b. transferencia. c. de baja. IV. La Guía Simple.
AAcccceessoo eeff iicciieennttee aa llaa iinnffoorrmmaacciióónn Dar un servicio de acceso a la información más eficiente por parte de las dependencias de la Administración Pública Federal, partiendo de una mejor organización, clasificación y ubicación de los expedientes y documentos generados en el quehacer de las acciones gubernamentales con la intención de dar cumplimiento a lo establecido por el artículo 6° Constitucional.
OOrrggaanniizzaacciióónn aarrcchhiivvíísstt iiccaa Generar un Sistema que permita clasificar los documentos y expedientes de las dependencias de la Administración Pública Federal con la finalidad de valorar, clasificar y ubicar a la información en apego a lo que indica la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, todo ello a través de una herramienta tecnológica conocida como Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico.
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SS II CC CC AA
¿¿QQuuéé eess eell SSIICCCCAA??
Es una herramienta tecnológica diseñada como un Sistema Interactivo que permite al usuario: registrar, clasificar, valorar, ubicar la información soportada en los expedientes generados en el quehacer de la Administración Pública Federal, así como generar los instrumentos de control y consulta requeridos por la legislación existente en materia de archivos. La tendencia del SICCA se orienta a integrar todos los procesos necesarios para clasificar y administrar la información, en apego a lo dictado por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y al marco jurídico que de esta misma emane para su complementación y mejora de los procesos orientados a generar los medios necesarios que permitan un eficaz derecho de acceso a la información de los ciudadanos.
RReeqquueerr iimmiieennttooss MMíínniimmooss ee IInntteerr ffaazz ddeell SSIICCCCAA Los usuarios del SICCA deberán contar con los siguientes requerimientos mínimos para su operación y adecuado funcionamiento:
Hardware Software Procesador: PC Pentium III a 600MHz
Memoria: 64 MB en RAM
Navegador: Internet Explorer v.5 o superior
Netscape Navigator 7.1 o superior Conexión a Internet
Impresora Acrobat Reader (para la lectura de
documentos con terminación .pdf)
UUssuuaarr iiooss ddeell SSIICCCCAA Los usuarios reconocidos por el Sistema, son:
Administrador IFAI, Administrador por Dependencia, Coordinador de Archivos, Responsable del Archivo de trámite, Operador del Archivo de trámite, Responsable del Archivo de concentración, Operador del Archivo de concentración, Responsable del Archivo histórico y Operador del Archivo histórico.
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FFuunncciioonneess ddeell SSIICCCCAA
La versión 1.0 del SICCA, comprende de manera general:
La configuración de la Estructura del Cuadro General de Clasificación de cada dependencia o
entidad, con base en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los
archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
La administración de la información del Cuadro General de Clasificación (Fondo, Secciones y
Series documentales) de la dependencia o entidad.
La definición de la estructura topográfica de cada Archivo de Trámite de las dependencias y
entidades.
El registro y administración de la información de expedientes de la dependencia o entidad.
La administración de la información general de los Archivos de Trámite, Concentración e
Histórico.
La importación y exportación de la información del Cuadro General de Clasificación y de los
expedientes.
La generación y consulta de diversos reportes establecidos como instrumentos de control de los
Lineamientos.
La administración de la información de los usuarios del SICCA para garantizar el acceso seguro y
controlado del mismo.
La configuración de información general de la dependencia, necesaria para la emisión de
reportes.
El registro y consulta en bitácora de las transacciones realizadas en el SICCA.
Ayuda en línea.
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MMóódduullooss ddeell SSIICCCCAA
Módulo Descripción general
Configuración de
dependencias
Este módulo permite realizar la configuración específica por dependencia,
permitiéndole al usuario correspondiente, administrar la información referente a las
Unidades Administrativas, los archivos, el logotipo y los datos del titular de la
dependencia.
Administración
del CGC
Este módulo permite definir la estructura de clasificación y a su vez capturar los datos
que conforman al CGC. También permite elaborar reportes relativos a la información
del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental, la Guía
Simple de Archivos y el Inventario por Serie Documental.
Administración de
expedientes
Este módulo permite gestionar es el control (alta, modificación y eliminación) de la
información (registros) de los expedientes de la Unidad Administrativa, así como
generar las portadas y cejas de los mismos y reporte del Inventario general.
Administración
del SICCA
Este módulo permite la gestión de información del SICCA al importar y exportar la
información del Cuadro General de Clasificación de los archivos de trámite,
concentración e histórico y de los expedientes, crear y modificar cuentas de usuario
para controlar el acceso al SICCA, cancelar la sesión de un usuario en particular y
permite tener una bitácora general de los diferentes movimientos de los usuarios en
el SICCA.
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UU SS UU AA RR II OO SS
DDeeff iinniicciióónn ddee uussuuaarr iioo Se entiende como tal a toda persona validada para realizar funciones internas dentro del SICCA, orientadas a la clasificación, organización y conservación de los archivos. Se reconoce con tal carácter a los siguientes usuarios:
Administrador por Dependencia, Coordinador de archivos, Responsable del Archivo de trámite, Operador del archivo de trámite, Responsable del archivo de concentración, Operador del archivo de concentración, Responsable del archivo histórico y Operador del archivo histórico.
AAcccciioonneess ggeenneerraalleess ddee llooss uussuuaarr iiooss A continuación se enlista, en forma enunciativa más no limitativa, las funciones que el SICCA permite realizar a los usuarios, algunas de dichas funciones son restringidas dependiendo del perfil.
Dar de alta usuarios; Dar de baja usuarios; Dar de alta archivos de trámite, de concentración e históricos; Actualizar la información de archivos de trámite, de concentración e históricos; Registrar información del fondo; Modificar información del fondo; Registrar información del subfondo; Modificar información del subfondo; Registrar información de la sección; Modificar información de la sección: Registrar información de la subsección; Modificar información de la subsección; Registrar información de la serie; Actualizar información de la serie; Generación de los instrumentos de consulta y control; Consulta de información correspondiente a su dependencia; Administración del catálogo topográfico; Monitoreo de bitácoras del SICCA; Importación de información; Exportación de información; Liberación de instrumentos de control; Incorporación de series; Desincorporación de series; Administración de logotipos.
En las siguientes páginas se define el perfil, las funciones que cada perfil tiene permitido en el SICCA así como las lecciones con las cuáles se relaciona en el Tutorial en línea que esta a su disposición en la Sección de Ayuda dentro del mismo SICCA.
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AAddmmiinniissttrraaddoorr ppoorr DDeeppeennddeenncciiaa
Personal responsable de la administración de la
información de la dependencia o entidad que le
corresponde.
Funciones
Configurar la estructura de clasificación.
Generar la bitácora de movimientos.
Administrar los usuarios.
Configurar dependencia.
Administrar sesiones.
Lecciones del tutorial para este perfil
Lección 1 - Acceso al SICCA
Lección 2 - Configuración de dependencia
Lección 3 - Administración de la Estructura de
Clasificación
Lección 4 - Administración de Usuarios
Lección 5 - Controles de Seguridad
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CCoooorrddiinnaaddoorr ddee AArrcchhiivvooss
Personal responsable de la administración general de la
información de todos los archivos de una dependencia o
entidad.
Funciones
Administrar la información de clasificación de
Fondos y Secciones.
Elaborar reportes de consulta y control.
Administrar la información general de los archivos.
Generar reportes de expedientes.
Exportar e importar la información.
Liberar el Cuadro General de Clasificación.
Desincorporar e incorporar series.
Lecciones del tutorial para este perfil
Lección 1 - Acceso al SICCA
Lección 2 - Administración de Fondo y Sección
Lección 3 - Configuración de Archivos
Lección 4 - Consulta de instrumentos archivísticos
Lección 5 - Liberación del CGC
Lección 6 - Recuperación de información
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RReessppoonnssaabbllee ddee AATT
Personal responsable del Archivo de Trámite de las Unidades Administrativas de una dependencia o entidad. Funciones
Administrar la información de las series. Generar reportes de consulta y control. Administrar e integrar los expedientes. Configurar la Clave Topográfica. Consultar la bitácora de movimientos. Administrar la información general de los Archivos de Trámite. Generar reportes de expedientes. Exportar e importar la información. Administrar usuarios.
Lecciones del tutorial para este perfil
Lección 1 - Acceso al SICCA Lección 2 - Registro de Operador Lección 3 - Configuración de Archivos Lección 4 - Consulta de instrumentos archivísticos Lección 5 - Administración de las Series Lección 6 - Actualización de información Lección 7 - Controles de Seguridad Lección 8 - Recuperación de información
OOppeerraaddoorr ddee AATT
Personal de apoyo al Responsable del Archivo de Trámite de la Unidad Administrativa para una dependencia o entidad. Funciones
Administrar la información de las Series. Generar reportes de consulta y control. Administrar e integrar los expedientes. Generar reportes de expedientes. Exportar e importar la información.
Lecciones del tutorial para este perfil
Lección 1 - Acceso al SICCA Lección 2 - Administración de las Series Lección 3 - Consulta de instrumentos archivísticos Lección 4 - Recuperación de información
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RReessppoonnssaabbllee ddee AACC
Personal responsable del Archivo de Concentración para una dependencia o entidad. Funciones
Administrar la información de las Series. Generar reportes de consulta y control. Administrar la información general del Archivo Histórico. Exportar e importar la información.
Lecciones del tutorial para este perfil
Lección 1 - Acceso al SICCA Lección 2 - Registro de Operador Lección 3 - Configuración de Archivos Lección 4 - Consulta de instrumentos archivísticos Lección 5 - Administración de Series Lección 6 - Actualización de información Lección 7 - Control de Seguridad
OOppeerraaddoorr ddee AACC
Personal de apoyo al responsable del Archivo de Concentración para una dependencia o entidad. Funciones
Administrar la información de las Series. Generar reportes de consulta y control.
Lecciones del tutorial para este perfil
Lección 1 - Acceso al SICCA Lección 2 - Administración de las Series Lección 3 - Consulta de instrumentos archivísticos
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RReessppoonnssaabbllee ddee AAHH
Personal responsable del Archivo Histórico de una dependencia o entidad. Funciones
Administrar la información de las Series. Generar reportes de consulta y control. Administrar la información general del Archivo Histórico. Exportar e importar la información.
Lecciones del tutorial para este perfil
Lección 1 - Acceso al SICCA Lección 2 - Registro de Operador Lección 3 - Configuración de Archivos Lección 4 - Consulta de instrumentos archivísticos Lección 5 - Administración de Series Lección 6 - Actualización de información Lección 7 - Control de Seguridad
OOppeerraaddoorr ddee AAHH
Personal de apoyo al responsable del Archivo Histórico para una dependencia o entidad. Funciones
Administrar la información de las Series. Generar reportes de consulta y control.
Lecciones del tutorial para este perfil
Lección 1 - Acceso al SICCA Lección 2 - Administración de las Series Lección 3 - Consulta de instrumentos archivísticos
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FF UU NN CC II OO NN EE SS DD EE LL SS II CC CC AA
I
DDeessccrr iippcciióónn ggeenneerraall ddee llaass ppaannttaall llaass Por medio del navegador puede acceder a las pantallas del SICCA, las cuales presentan la siguiente interfaz general:
Menú Principal: En esta área se presenta una lista desplegable con las opciones del menú principal, el cual brinda acceso al usuario a todos los módulos que componen el SICCA. Cada menú desplegable representa un módulo del SICCA.
Menú del Módulo: En esta área se presentan las listas desplegables con las opciones del menú general del Módulo, el cual brinda acceso al usuario a todos los submódulos y acciones que lo componen.
Área de información: El Área de Captura se ubica en la parte central de la pantalla, esta área cuenta con distintos controles a los cuales podremos acceder o navegar entre ellos por medio de la tecla [TAB], o por medio del puntero del Mouse, algunos controles serán para introducir datos o sólo para seleccionar, esto será de acuerdo al tipo de control que aparece en pantalla, cada uno de ellos se describe a continuación.
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TTiippooss ddee PPaannttaall llaass Para una mejor comprensión de la funcionalidad del SICCA, a continuación se explican los tipos más comunes de pantalla que se utiliza el SICCA:
PPPaaannntttaaalll lllaaa dddeee CCCrrr iii ttteeerrr iiiooosss... Tiene como objetivo permitir al usuario introducir los criterios o argumentos necesarios para realizar alguna acción, como lo puede ser una búsqueda, una consulta o la emisión de reportes entre otros. Si alguno de los criterios falta o no es coincidente el SICCA envía un mensaje de error. Es común encontrar esta pantalla al inicio de la mayoría de las operaciones del SICCA.
PPPaaannntttaaalll lllaaa dddeee CCCaaappptttuuurrraaa. Tiene como objetivo permitir al usuario el registro de información en la base de datos del SICCA, la cual asegurar la correcta y completa introducción de la información.
PPPaaannntttaaalll lllaaa dddeee CCCooonnnfff iii rrrmmmaaaccciiióóónnn. Tiene por objetivo mostrar al usuario la información relacionada a la última operación que realizó a manera de confirmación, se caracteriza por ser una pantalla de sólo lectura y mostrarse en dos colores. Es común encontrar esta pantalla después de las pantallas de captura.
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PPPaaannntttaaalll lllaaa dddeee RRReeesssuuulll tttaaadddooosss dddeee BBBúúússsqqquuueeedddaaa. Tiene por objetivo mostrar la información que resulta de una búsqueda con varios registros coincidentes a los criterios de búsqueda, se muestra como una lista que permite ver el detalle de cada registro. Es común encontrar esta pantalla como respuesta a acciones de búsqueda, consulta o recuperación de datos.
PPPaaannntttaaalll lllaaa dddeee MMMooodddiii fff iiicccaaaccciiióóónnn. Tiene por objetivo permitir la actualización de uno o más registros, se muestra igual que una pantalla de captura, la diferencia radica en que algunos de los datos que presenta a pesar de encontrarse en cajas de texto no permiten la actualización debido a que por definición del negocio, no pueden ser modificados.
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CCoonnttrroolleess Dentro de las pantallas que componen este módulo, principalmente en el área de información, existen diversos objetos o controles que permiten la captura y consulta de la información, contando con las características que a continuación se mencionan:
CONTROL DESCRIPCIÓN
Cuadros de edición: Son objetos de captura que permiten al usuario registrar la información en él solicitada.
Cuadro de selección única: En este tipo de control u objeto de captura, se presentan un conjunto de opciones posibles de las cuales el usuario sólo podrá elegir una.
Cuadro de confirmación: Este control permite sólo dos opciones posibles: seleccionar para afirmar y no seleccionar para rechazar.
Listas desplegables: Este control u objeto de captura muestra una serie de valores (únicos) que puede tomar un campo específico.
Comúnmente estos valores han sido previamente definidos y/o capturados; en caso de tratarse de algún catálogo, estos se pueden agregar, modificar o eliminar, utilizando el módulo correspondiente en la sección de Mantenimiento de Catálogos.
Permite seleccionar la fecha de un calendario.
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MMeennúú pprr iinncciippaall
En la parte superior al centro se encuentra el menú que conduce a los módulos y submódulos que integran el SICCA para la administración del contenido del SICCA, estos módulos son:
CCCooonnnfff iiiggguuurrraaaccciiióóónnn dddeee dddeeepppeeennndddeeennnccciiiaaasss. Este módulo permite al usuario configurar todo lo referente a las dependencias. Las opciones del menú se mostrarán dependiendo del perfil de ingreso
UUUnnniiidddaaadddeeesss AAAdddmmmiiinnniiisssttt rrraaattt iiivvvaaasss...
El SICCA permite al Administrador por dependencia administrar las unidades Administrativas correspondientes.
AAArrrccchhhiiivvvooosss...
A esta opción tendrán acceso sólo los Responsables y operadores de los archivos (trámite, concentración e histórico). IIInnncccooorrrpppooorrraaaccciiióóónnn dddeeelll lllooogggooottt iiipppooo dddeee lllaaa dddeeepppeeennndddeeennnccciiiaaa... A esta opción tendrán acceso sólo el Administrador por dependencia.
DDDaaatttooosss dddeeelll ttt iii tttuuulllaaarrr dddeee lllaaa dddeeepppeeennndddeeennnccciiiaaa...
El usuario puede ingresar los datos del titular, así como modificar los almacenados en el SICCA.
2277
AAAdddmmmiiinnniiisssttt rrraaaccciiióóónnn dddeeelll CCCGGGCCC...
Permite al usuario administrar todo lo referente el CGC: Configuración de la estructura de clasificación. A esta opción tendrán acceso sólo el Administrador por dependencia.
CCCooonnnfff iiiggguuurrraaaccciiióóónnn...
Permite definir la estructura del CGC.
CCCooonnnsssuuulll tttaaa yyy MMMooodddiii fff iiicccaaaccciiióóónnn...
Permite modificar las características existentes del CGC.
CCCuuuaaadddrrrooo gggeeennneeerrraaalll dddeee ccc lllaaasssiii fff iiicccaaaccciiióóónnn...
A esta opción tendrán acceso el Coordinador de Archivos Responsable y Operadores de los archivos.
RRReeepppooorrr ttteeesss dddeee cccooonnnsssuuulll tttaaa yyy cccooonnnttt rrrooolll ...
A esta opción tendrán acceso el Coordinador de archivos, Administrador del IFAI y los Responsables y Operadores de los archivos (trámite, concentración, histórico). AAAdddmmmiiinnniiisssttt rrraaaccciiióóónnn dddeee eeexxxpppeeedddiiieeennnttteeesss...
Este módulo permite al usuario administrar los expedientes de la dependencia en particular. Las opciones de éste módulo se muestran sólo al Responsable de Archivo de Trámite y al operador del mismo:
2288
AAAdddmmmiiinnniiisssttt rrraaaccciiióóónnn dddeeelll SSSIIICCCCCCAAA...
Este módulo permite al usuario configurar todo lo referente a las dependencias. Las opciones del menú se mostrarán dependiendo del perfil de ingreso:
IIImmmpppooorrr tttaaaccciiióóónnn yyy eeexxxpppooorrr tttaaaccciiióóónnn...
A esta opción tendrán acceso los Responsables y Operadores de archivos (Trámite, Concentración e Histórico), el Coordinador de Archivos de la dependencia y el Administrador del IFAI.
AAAdddmmmiiinnniiisssttt rrraaaccciiióóónnn dddeee uuusssuuuaaarrr iiiooosss...
A esta opción tendrán acceso el Administrador por dependencia, el Administrador del IFAI, y el Responsable del Archivo de Trámite.
BBBiii tttááácccooorrraaa dddeee mmmooovvviiimmmiiieeennntttooosss...
A esta opción tendrán acceso el Administrador IFAI, el Administrador por dependencia, el Responsable del Archivo de Trámite.
CCCooonnnttt rrrooolll dddeee aaacccccceeesssooosss...
El Administrador IFAI y el Administrador por dependencia son el personal autorizado para terminar la sesión de un usuario.
2299
FF ll uu jj oo dd ee CC aa pp tt uu rr aa yy OO pp ee rr aa cc ii óó nn dd ee ll SS II CC CC AA
El diagrama de flujo de captura muestra el orden que se ha de seguir para la captura o llenado de las pantallas del SICCA, de igual manera, señala las relaciones que existen entre ellas.
3300
IInniicciioo ddee SSeessiióónn Una vez que el usuario tiene activada su cuenta de acceso al SICCA puede iniciar el proceso de Autenticación, en el cual una vez ingresando al SICCA el usuario podrá visualizar sólo las opciones que le corresponden a su perfil. Para ingresar, será necesario que el usuario ingrese: Usuario. El SICCA permite seleccionar un archivo de la máquina local, el Certificado digital del usuario es asignado previamente por la Secretaría de Función Pública a través de la página http://www.declaranet.gob.mx Recuerde que este certificado puede estar guardado en su computadora o en algún otro tipo de soporte electrónico.
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Si usted aún no tiene este certificado, acceda a la siguiente página:
http://declaranet.certificacion.gob.mx/
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
En caso de haberlo extraviado, puede recuperarlo en:
http://declaranet.certificacion.gob.mx/recupera.html
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Contraseña. Password del usuario.
Presione el botón [Ingresar] para acceder al Menú principal correspondiente. Si el usuario olvidó su contraseña tiene la posibilidad de recuperarla al seleccionar [Recuperar contraseña] con lo que el SICCA le presenta la pantalla correspondiente para que se envíe a la cuenta de correo del usuario su contraseña.
3311
Cuando el usuario desea cambiar su contraseña es preciso que indique [Nueva contraseña] con lo que el SICCA le solicitará:
Al autenticarse tanto el nombre del usuario como la contraseña, el SICCA presentará la siguiente pantalla. En caso contrario el SICCA negará su acceso:
3322
CCoonnff iigguurraacciióónn ddee ddeeppeennddeenncciiaass El módulo de Configuración de dependencias tiene por objeto realizar la configuración específica por dependencia permitiéndole al usuario definir la configuración de la estructura de clasificación, administrar lo referente a los archivos, al Cuadro General de Clasificación, elaborar reportes relativos a la información del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental, la Guía Simple de Archivos y el Inventario por Serie Documental y actualizar su logotipo.
DDiiaaggrraammaa ddee CCoonntteexxttoo ddeell MMóódduulloo ddee CCoonnff iigguurraacciióónn ddee DDeeppeennddeenncciiaass El siguiente diagrama permite identificar los módulos del SICCA que tienen una relación directa con el módulo de Configuración de dependencias:
MMaappaa ddeell MMóódduulloo El mapa del módulo permite identificar las subopciones que lo conforman.
Configuración de dependencias Administración del Sistema
Archivos Configuración de
la estructura de
clasificación
Cuadro general
de clasificación
Reportes de
consulta y control
Logotipo
Fondos y
Secciones
Series Liberación del
CGC
Incorporación y
desincorporación
de Series
Configuración de dependencias
3333
FFlluujjoo ddee CCaappttuurraa yy OOppeerraacciióónn El diagrama de flujo muestra el orden que ha de seguir el(os) usuario(s) para la captura o llenado de las pantallas del módulo, de igual manera, señala las relaciones que existen entre ellas.
FFuunncciioonnaammiieennttoo GGeenneerraall ddeell MMóódduulloo
UUUnnniiidddaaaddd AAAdddmmmiiinnniiisssttt rrraaattt iiivvvaaa El Administrador por dependencia hace el alta de su unidad administrativa de la siguiente manera:
En el caso de que no se haya registrado bien la unidad administrativa el SICCA muestra:
Una vez que se realizó correctamente el registro:
AAArrrccchhhiiivvvooo En esta opción el(os) usuario(s) correspondiente(s) puede(n) Agregar o Modificar algún tipo de archivo de la dependencia. Esto es considerando que el acceso a los archivos es sólo dependiendo del perfil del usuario, por ejemplo: para los Archivos de Concentración sólo el perfil de Responsable y el Operador de Archivo de Concentración tiene derechos sobre el mismo.
Configuración
de la estructura
de clasificación
Cuadro general de
clasificación
Reportes de
consulta y control
Logotipo
Archivos
Liberación del
CGC
3344
Al ingresar a esta opción el SICCA muestra lo siguiente:
El usuario tiene la posibilidad de Agregar un nuevo archivo al dar clic en el botón [Nuevo Archivo]. El SICCA muestra en pantalla lo siguiente:
Para modificar la información de un archivo en específico, es preciso que el usuario de clic en el botón [Modificar], mismo que le permitirá realizar cambios en los datos capturados previamente. IInnccoorrppoorraacciióónn ddeell LLooggoott iippoo ddee llaa DDeeppeennddeenncciiaa El Administrador por dependencia es el usuario que tiene acceso a esta subopción, en la cual el SICCA muestra lo siguiente: Logotipo. El SICCA permite importar [Examinar] el archivo almacenado de forma local con la imagen del logotipo a actualizar. Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe seleccionar [Enviar Archivo], para así iniciar con la importación del CGC
3355
DDDaaatttooosss dddeeelll TTTiii tttuuulllaaarrr dddeee lllaaa dddeeepppeeennndddeeennnccciiiaaa El usuario realiza la actualización de los datos del titular por dependencia.
Si el usuario así lo decide, el SICCA permite [Modificar] los datos del titular de la
El usuario puede [Aceptar] las modificaciones para que el SICCA registre la nueva información en el mismo y puede [Limpiar] la anterior información, permitiendo al usuario volver a ingresarla.
3366
CCoonnff iigguurraacciióónn ddee llaa EEssttrruuccttuurraa ddeell CCGGCC El Administrador por dependencia tiene la facultad de definir o generar la estructura del Cuadro General de Clasificación de cada dependencia o entidad. Esta acción se muestra sólo en caso de que no existan registros de configuración en el SICCA:
Al dar clic en [Aceptar], el SICCA almacena la Configuración de la estructura de clasificación en la cual ya puede registrar información. En caso de equivocación al ingresar la información a los campos, el SICCA permite volver a ingresar la información con la ayuda del botón [Limpiar]. Con esto, el SICCA borra el contenido de los campos ya ingresados, permitiéndole volver a ingresarlos ya que no se almacenan en el SICCA hasta seleccionar [Aceptar]. Una vez que se realizó la Configuración de la Estructura de Clasificación el SICCA muestra la siguiente pantalla:
3377
CCCooonnnsssuuulll tttaaa yyy MMMooodddiii fff iiicccaaaccciiióóónnn El usuario puede guardar los cambios realizados en la Configuración del Cuadro General de Clasificación con lo que el SICCA muestra la siguiente pantalla:
El usuario puede guardar sus cambios con la opción Modificar o Limpiar para volver a ingresar los datos al CGC.
DDaattooss ddeell CCuuaaddrroo GGeenneerraall ddee CCllaassii ff iiccaacciióónn En este submenú el Coordinador de Archivos o los Responsables u Operadores de los mismos son los que tienen acceso y pueden realizar: FFFooonnndddooosss yyy ssseeecccccciiiooonnneeesss El Coordinador de Archivos de la dependencia en esta opción, puede agregar y/o modificar la información relativa al Fondo, Subfondo, Secciones y Subsecciones de la dependencia a la que pertenece. El usuario tiene la posibilidad de [Alta de …] un nuevo registro con lo que el SICCA le presenta: AAAlll tttaaa dddeee FFFooonnndddooo
El usuario puede [Aceptar] el registro que ingreso del Fondo, [Limpiar] con lo que el SICCA le permite volver a ingresar la información sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva información.
3388
AAAlll tttaaa dddeee SSSuuubbbfffooonnndddooo. En caso que la dependencia así lo haya definido en la configuración del CGC, el usuario podrá agregar un subfondo:
El usuario puede [Aceptar] el registro que ingreso del Subfondo, [Limpiar] con lo que el SICCA le permite volver a ingresar la información sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva información. SSSeeecccccciiióóónnn yyy sssuuubbbssseeecccccciiióóónnn El usuario puede [Aceptar] el registro que ingreso de la Sección, [Limpiar] con lo que el SICCA le permite volver a ingresar la información sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva información. El usuario puede [Aceptar] el registro que ingreso de la Subsección, [Limpiar] con lo que el SICCA le permite volver a ingresar la información sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva información. Para [Modificar] información de los Fondos, Subfondos, Secciones y Subsecciones el usuario debe de seleccionar la opción que hacer referencia a dicha acción con lo que el SICCA le muestra:
El usuario puede [Aceptar] la modificación que realizó al registro, puede seleccionar la opción [Limpiar] con lo que el SICCA le permite volver a ingresar la información sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva información. Para efectos del manual sólo se consideró un ejemplo de modificación, ya que las pantallas para modificar Subfondos, Secciones y Subsecciones tienen el mismo formato.
SSeerr iieess En esta subopción los Responsables de los archivos podrán agregar y/o modificar la información relativa a las Series y Subseries documentales del Cuadro General de Clasificación. El SICCA muestra:
3399
AAAlll tttaaa dddeee SSSeeerrr iiieee El usuario puede [Aceptar] el registro que ingreso de la Serie, [Limpiar] con lo que el SICCA le permite volver a ingresar la información sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva información. AAAlll tttaaa dddeee SSSuuubbbssseeerrr iiieee El usuario puede [Aceptar] el registro que ingreso de la Subserie, [Limpiar] con lo que el SICCA le permite volver a ingresar la información sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva información. Al modificar un registro de la configuración del Cuadro General de Clasificación, el SICCA guarda los cambios los cuales quedan vigentes para los usuarios.
El usuario también tiene la posibilidad de [Agregar] un nuevo registro
LLiibbeerraacciióónn ddeell CCuuaaddrroo GGeenneerraall ddee CCllaassii ff iiccaacciióónn El Coordinador de Archivos es el encargado de liberar el CGC, con lo que el SICCA registra que el mismo está validado y así sólo podrán agregarse nuevos elementos.
RReeppoorrtteess ddee ccoonnssuull ttaa yy ccoonnttrrooll El Administrador IFAI, Coordinador de Archivos, Responsables y Operadores de los archivos (Trámite, Concentración, Histórico emiten los reportes relativos a la información del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental, la Guía Simple de Archivos y el Inventario por Serie Documental seleccionando desde el menú principal el reporte a generar. CCCuuuaaadddrrrooo GGGeeennneeerrraaalll dddeee CCClllaaasssiii fff iiicccaaaccciiióóónnn AAArrrccchhhiiivvvííísssttt iiicccaaa El SICCA presenta toda la información del Cuadro General de Clasificación de una dependencia o entidad en particular. CCCaaatttááálllooogggooo dddeee DDDiiissspppooosssiiiccc iiióóónnn DDDooocccuuummmeeennntttaaalll Se presenta la información de las series documentales (correspondientes a los archivos de trámite) de un fondo en particular.
GGGuuuíííaaa SSSiiimmmpppllleee dddeee AAArrrccchhhiiivvvooosss Permite al usuario hacer el reporte de la información general de los archivos de trámite, concentración e histórico y las series documentales correspondientes. Este reporte es de acceso público, y para visualizarlo, es necesario ingresar los criterios correspondientes: Cuando ingresa un usuario con perfil de administrador en los criterios de búsqueda, es preciso indicar además de la dependencia y tipo de archivo, la Unidad Administrativa correspondiente: IIInnnvvveeennntttaaarrr iiiooo GGGeeennneeerrraaalll pppooorrr SSSeeerrr iiieeesss DDDooocccuuummmeeennntttaaallleeesss Este reporte presenta la información general por serie documental correspondiente de aquéllas que fueron creadas con anterioridad al 12 de junio de 2003.
4400
AAddmmiinniissttrraacciióónn ddee eexxppeeddiieenntteess
El objetivo de este módulo es el control (alta, modificación y eliminación) de la información (registros) de
los expedientes de la Unidad Administrativa, así como generar las portadas y cejas de los mismos y el
reporte del Inventario general. El usuario facultado para realizar esta actividad es el Responsable del
Archivo de Trámite y el Operador de Archivo de Trámite.
4411
AAddmmiinniissttrraacciióónn ddeell SSIICCCCAA Este módulo permite la gestión de información del SICCA al importar y exportar la información del Cuadro General de Clasificación de los archivos de trámite, concentración e histórico y de los expedientes, así como crear y modificar cuentas de usuario para controlar el acceso al SICCA, cancelar la sesión de un usuario en particular y permite tener una bitácora general de los diferentes movimientos de los usuarios en el SICCA. DDDiiiaaagggrrraaammmaaa dddeee cccooonnnttteeexxxtttooo dddeeelll MMMóóóddduuulllooo dddeee AAAdddmmmiiinnniiissstttrrraaaccciiióóónnn dddeeelll SSSIIICCCCCCAAA El siguiente diagrama permite identificar los módulos del SICCA que tienen una relación directa con el módulo de Administración del SICCA:
MMaappaa ddeell MMóódduulloo El mapa del módulo permite identificar las subopciones que lo conforman.
FFlluujjoo ddee ccaappttuurraa yy ooppeerraacciióónn El flujo de captura y operación de este módulo, no puede definirse como tal, ya que por ser un módulo de administración, el usuario puede acceder a él en cualquier momento y así realizar las actividades propias de administración del SICCA. No obstante es importante resaltar que en primera instancia se generan las cuentas de usuario por dependencia.
FFuunncciioonnaammiieennttoo ggeenneerraall ddeell mmóódduulloo Las subopciones de este submenú son las siguientes: IIImmmpppooorrr tttaaaccciiióóónnn yyy eeexxxpppooorrr tttaaaccciiióóónnn Los usuarios que tiene acceso a esta subopción son el Administrador IFAI, el Coordinador de Archivos y los Responsables y Operadores de los Archivos (Trámite, Concentración e Histórico).
Configuración de dependencias Administración del Sistema
Administración del Sistema
Importación
y Exportación
Importación CGC
Exportar CGC
Administración de usuarios
Usuarios
Bitácora de movimientos
Control de accesos
4422
El objetivo principal de este submenú es permitir la importación y exportación de la información del Cuadro General de Clasificación de los archivos de trámite, concentración e histórico, así como de los expedientes. PPPlllaaannnttt iii lll lllaaa dddeee IIImmmpppooorrr tttaaaccciiióóónnn dddeeelll CCCuuuaaadddrrrooo GGGeeennneeerrraaalll dddeee CCClllaaasssiii fff iiicccaaaccciiióóónnn
CCCaaammmpppooosss dddeeelll aaarrrccchhhiiivvvooo Cada Dependencia o Entidad de la Administración Pública Federal (APF) generará uno o más archivos para importación de información, cuyo contenido y características físicas se describen a continuación:
Código ASCII Formato Texto plano
Contenido Registros de niveles de clasificación archivística del CGC a importar Longitud Variable Extensión txt
La información contenida en estos archivos, una vez validados y depurados, formarán parte de la Base de Datos del Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico (SICCA).
CCCooonnnttteeennniiidddooo dddeeelll aaarrrccchhhiiivvvooo Cada archivo contendrá los registros con los datos a registrar, organizados por campos separados por un carácter circunflejo (^, código ASCII 94). El orden de los campos se determina conforma la siguiente plantilla:
# CAMPO DESCRIPCIÓN TIPO DE DATO LONGITUD MÁXIMA NULO
1 depClave Clave de la dependencia numérico 5 N 2
uniClave Clave de la Unidad Administrativa de la Sección
numérico 4 N
3 fonClave Clave del Fondo alfanumérico 12 N 4 fonNombre Nombre del fondo alfabético 200 S 5 sfoClave Clave del subfondo alfanumérico 12 S 6 sfoNombre Nombre del subfondo alfabético 200 S 7 secClave Clave de la sección alfanumérico 6 S 8 secNombre Nombre de la sección alfabético 200 S 9 ssecClave Clave de la subsección alfanumérico 6 S
10 ssecNombre Nombre de la subsección alfabético 200 S 11 serClave Clave de la serie alfanumérico 6 S 12 serNombre Nombre de la serie alfabético 200 S 13 serDesc Breve descripción de la serie alfabético 250 S
14
serValorDoc Valor documental de la serie: 1- Administrativo 2- Legal 3- Contable 4- Administrativo y legal 5- Administrativo y contable
numérico 1 S
4433
6- Legal y contable 7- Administrativo, Legal y Contable
15
serClas Indica el tipo de clasificación de la información: NULL- Pública 1- Reservada 2- Confidencial 3- Reservada y confidencial
numérico 1 S
16 serGuardaTram Tiempo definido en años que la serie
permanece en el archivo de trámite numérico 2 S
17 serGuardaConc Tiempo definido en años que la serie
permanece en el archivo de concentración
numérico 2 S
18
serValorHist Indica si la información tiene valor histórico: NULL - Sin valor histórico 1- Con valor histórico
numérico 1 S
19 serClasAnt Indica la referencia a la clave anterior
de la serie en caso de que ésta haya sido desincorporada y reincorporada
alfabético 36 S
20
serAnt Indica si la serie existe desde antes del 12 de junio del 2003. NULL. Indica que la serie fue creada después del 12 de junio del 2003. 1- Indica que la serie fue creada antes del 12 de junio del 2003.
numérico 1 S
21
serUbic Indica el qué archivo se encuentra la serie: 1- Trámite 2- Concentración 3- Histórico 4- Trámite y concentración 5- Trámite e histórico 6- Concentración e histórico 7- Trámite, concentración e Histórico
numérico 1 S
22 sserClave Clave de la subserie alfanumérico 6 S 23 sserNombre Nombre de la subserie alfabético 200 S
En caso de que algún campo no contenga información, deberá respetarse su posición capturando de inmediato el siguiente separador de campos, dejando libre el espacio correspondiente (no colocar ningún carácter) como sigue:
…23^Serie Documental de la DGIS^^1^3^...
Clave de serie, nombre de serie, descripción de serie (Dato ausente), Valor Documental, Valor Histórico, ...
4444
De lo anterior se deduce que un registro quedará con la siguiente estructura:
depClave ^ uniClave ^ fonClave ^ fonNombre ^ sfoClave ^ sfoNombre ^ secClave ^ secNombre ^ ssecClav
e ^ ssecNombre
6738 ^ 901 ^ IFAI ^
INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
^ SE ^ SECRETARIA EJECUTIVA ^ 230 ^ INFORMÁTI
CA ^ PE ^ PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
serClave ^ serNombre ^ serDesc ^ serValorDo
c ^ serClas ^
serGuardaTra
m ^
serGuardaCon
c ^
serValorHis
t ^
01 ^ PROYECTOS INSTITUCIONALES ^
SERIE DOCUMENTAL DE LOS PROYECTOS INFORMÁTICOS
INSTITUCIONALES DEL IFAI
^ 1 ^ 3 ^ 3 ^ 2 ^ ^
6738^901^IFAI^INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA^SE^SECRETARIA EJECUTIVA^230^INFORMÁTICA^PE^PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA^01^PROYECTOS INSTITUCIONALES^SERIE DOCUMENTAL DE LOS PROYECTOS NFORMÁTICOS INSTITUCIONALES DxxxEL
IFAI^1^3^3^2^^IFAISE230PE00^1^1^1^SISTEMA DE ÍNDICES
serClasAnt ^ serAnt ^ serUbic ^ sserClave ^ sserNombre
IFAISE230PE00 ^ 1 ^ 1 ^ 1 ^ SISTEMA DE
ÍNDICES
4455
PPPrrroooccceeedddiiimmmiiieeennntttooo pppaaarrraaa iiimmmpppooorrr tttaaaccciiióóónnn dddeee dddaaatttooosss aaa pppaaarrr ttt iii rrr dddeee MMMSSS AAAcccccceeessssss
Teniendo la información capturada conforme la plantilla, exportar la tabla o consulta siguiendo estos
pasos:
Guardar como archivo tipo “Archivos de Texto (*.txt, *.csv, *.tab, etc)” Dar clic en “Exportar Todo” Elegir que el archivo esté “Delimitado” Dar clic en “Siguiente” Elegir como separador la opción “Otro” y escribir el carácter Circunflejo “^” Elegir “Ninguno” como cualificador de texto. Verificar que la opción “Incluir nombres de campo en la primera fila” no se encuentre
seleccionada Elegir ruta de destino y dar clic en la opción “Finalizar”
PPPrrroooccceeedddiiimmmiiieeennntttooo pppaaarrraaa iiimmmpppooorrr tttaaaccciiióóónnn dddeee dddaaatttooosss aaa pppaaarrr ttt iii rrr dddeee MMMSSS EEExxxccceeelll
Conteniendo el archivo con los datos separados por campos, cada campo en diferente columna, es
necesario:
Elegir la opción “Guardar como…” Se debe seleccionar el tipo de archivo “Texto (delimitado por tabulaciones)(*.txt)” En el archivo resultante deberá reemplazarse el tabulador por el carácter circunflejo. Esta
operación puede realizarse mediante una macro
PPPrrroooccceeedddiiimmmiiieeennntttooo pppaaarrraaa iiimmmpppooorrr tttaaaccciiióóónnn dddeee dddaaatttooosss aaa pppaaarrr ttt iii rrr dddeee MMMSSS WWWooorrrddd
Conteniendo el archivo con los datos separados en una tabla, por campos, cada campo en diferente
columna, es necesario:
Seleccionar la tabla completa Elegir en el menú “Tabla”, la opción “Convertir” y la subopción “Convertir tabla en texto” Elegir como separador la opción “Otro” y elegir el carácter circunflejo “^” Elegir aceptar Pasar esta información a un archivo de texto plano
4466
PPPrrroooccceeedddiiimmmiiieeennntttooo dddeee rrreeegggiiisssttt rrrooo dddeee nnniiivvveeellleeesss nnnooo dddeeepppeeennndddiiieeennnttteeesss dddeeelll nnniiivvveeelll iiinnnmmmeeedddiiiaaatttooo aaannnttteeerrr iiiooorrr
Para realizar la captura de un nivel del Cuadro General de Clasificación Archivística que no dependa del
nivel inmediato anterior, en caso de que la dependencia o entidad, determine que esta situación se
presentará en su dependencia, es necesario realizar los siguientes pasos:
Configurar el nivel inmediato anterior con “Tipo de código” Alfanumérico de la longitud requerida por la dependencia en la sección “Configuración del Cuadro General de Clasificación de la dependencia”.
Registrar en dicho nivel una clasificación con “Clave” 0 (cero) y “Nombre” NO APLICA en la sección “Cuadro General de Clasificación”
4477
Asignar la clasificación correspondiente a esta clasificación.
AAddmmiinniissttrraacciióónn ddee uussuuaarr iiooss yy sseessiioonneess
Los usuarios que tiene acceso a esta subopción son el Administrador IFAI, el Administrador por Dependencia y el Responsable del Archivo de Trámite, a los cuales el SICCA permite crear y modificar cuentas de usuario para controlar el acceso al SICCA así como les permite cancelar la sesión de un usuario en particular, a petición de éste. UUUsssuuuaaarrr iiiooosss El SICCA permite registrar un nuevo usuario en el SICCA como se muestra en la siguiente pantalla:
Imagen El usuario selecciona [Registrar Nuevo Usuario] para que el SICCA haga el registro del nuevo usuario en el SICCA o selecciona [Limpiar] para volver a ingresar los datos del nuevo usuario.
Imagen SSSeeesssiiiooonnneeesss Los usuarios que tienen acceso a este submenú son el Administrador IFAI y el Administrador por Dependencia y permite cancelar la sesión de un usuario en particular, a petición de éste. El SICCA presenta las sesiones activas de los usuarios hasta ese momento, con la siguiente información:
4488
Imagen
El SICCA permite elegir una sesión en particular y terminarla. Si se encuentran operaciones del usuario en proceso, éstas son interrumpidas. Si hubo afectaciones a la información de la base de datos antes de terminar la sesión del usuario, éstas se mantienen.
BBii ttááccoorraa ddee MMoovviimmiieennttooss Los usuarios que tienen acceso a este submenú son el Administrador IFAI, los Administradores por dependencia y el Responsable del Archivo de Trámite a los que el SICCA les permite registrar y consultar los accesos al SICCA, así como los movimientos de alta, baja, cambio, consulta y generación de reportes de cualquier tipo de información del SICCA (Cuadro General de Clasificación que integra la estructura, fondos, subfondos, secciones, subsecciones, series, subseries; información de los archivos; expedientes y sus características y la administración de usuarios).
CCoonnttrrooll ddee aacccceessooss Los usuarios de este submenú son: Administrador IFAI, Administrador por dependencia y el Responsable del Archivo de Trámite lo cuales deben proporcionar los siguientes criterios generales de consulta:
Dependencia. Selección de la dependencia o entidad para el caso del IFAI, de lo contrario la predetermina de acuerdo con el usuario. Obligatoria.
Usuario. Id del Usuario a consultar. Fecha inicio. Día, mes y año iniciales del periodo de los accesos que se desean consultar.
Obligatoria. Fecha fin. Día, mes y año finales del periodo de los accesos que se desean consultar.
Obligatoria.
Nota: Es preciso indicar un sólo criterio entre Dependencia o Usuario. Todo esto como se muestra en la pantalla:
Imagen Una vez proporcionados los criterios, el SICCA presenta un listado con la información coincidente registrada en la bitácora como sigue:
Imagen Si el SICCA no encuentra información coincidente con los criterios ingresados por el usuario muestra una notificación:
4499
FF OO RR MM AA TT OO SS
CCuuaaddrroo GGeenneerraall ddee CCllaassii ff iiccaacciióónn AArrcchhiivvíísstt iiccaa
De conformidad con el Lineamiento Segundo, fracción X, contenido en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (DOF 200204), el CGC se define como el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.
Un ejemplo de cómo representar este instrumento es el siguiente:
5500
GGuuííaa SSiimmppllee ddee AArrcchhiivvooss
De conformidad con el Lineamiento Segundo, fracción XVIII, contenido en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (DOF 200204), la Guía Simple se define como el esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.
Un ejemplo de cómo representar este instrumento es el siguiente:
5511
IInnvveennttaarr iioo
De conformidad con el Lineamiento Segundo, fracción XIX, contenido en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (DOF 200204), el Inventario Documental se define como los instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).
Un ejemplo de cómo representar este instrumento es el siguiente:
5522
CCaattáállooggoo ddee DDiissppoossiicciióónn DDooccuummeennttaall
De conformidad con el Lineamiento Segundo, fracción VII, contenido en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (DOF 200204), el Catálogo de Disposición Documental se define como el registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.
Un ejemplo de cómo representar este instrumento es el siguiente:
5533
EE RR RR OO RR EE SS CC OO MM UU NN EE SS
A
AArrcchhiivvoo nnoo vvááll iiddoo El SICCA notifica: “Estimado usuario: Para acceder al SICCA el archivo debe ser de tipo “CER”, “DCN” “ENR” “REQ” o “CRT” ”.
AAll ttaa ddee eenntt iiddaadd oo ddeeppeennddeenncciiaa -- DDuuppll iicciiddaadd ddee ccllaavvee El SICCA notifica: “La clave ya existe. Por favor rectifíquela e ingrésela nuevamente.”
C
CCaammppooss oobbll iiggaattoorr iiooss ssiinn vvaalloorr El SICCA notifica: “Falta ingresar información del rubro: “X”, favor de ingresar la información”. Se presenta nuevamente la pantalla de captura manteniendo la información previamente registrada.
CCeerrtt ii ff iiccaaddoo nnoo vvááll iiddoo El SICCA notifica “Certificado inválido favor de verificar. Para regenerar su certificado u obtener uno nuevo, acceda a la página http://www.declaranet.gob.mx”.
CCeerrtt ii ff iiccaaddoo pprreevviiaammeennttee rreeggiissttrraaddoo El SICCA notifica: “El número de certificado ingresado ya se encuentra asociado a otro usuario del SICCA. Favor de verificarlo ” y permite volver a ingresarlo o salir.
CCoonnttrraasseeññaa ddeebbee sseerr ddiisstt iinnttaa El SICCA notifica “La nueva contraseña debe ser distinta a la asignada originalmente. Ingrese una nueva contraseña”. El SICCA permite ingresarla nuevamente.
CCoonnttrraasseeññaass nnoo ccooiinncciiddeenn El SICCA notifica “Las contraseñas ingresadas no coinciden. Por favor, ingréselas de nuevo”. El SICCA permite volver a ingresarlas.
CCoorrrreeoo eelleeccttrróónniiccoo iinnvvááll iiddoo El SICCA notifica “Correo electrónico inválido. Favor de verificarlo” y permite ingresarlo nuevamente.
CCoorrrreeoo eelleeccttrróónniiccoo pprreevviiaammeennttee rreeggiissttrraaddoo El SICCA notifica: “El correo electrónico ingresado ya se encuentra asociado a otro usuario del SICCA. Favor de verificarlo” y permite volver a ingresarlo o salir.
5544
CCuuaaddrroo GGeenneerraall ddee CCllaassii ff iiccaacciióónn nnoo hhaa ssiiddoo ll iibbeerraaddoo El SICCA notifica “El Cuadro General de Clasificación no ha sido liberado. No es posible incorporar la información de expedientes.”
E
EElleemmeennttoo rreeggiissttrraaddoo aanntteerr iioorrmmeennttee El SICCA notifica: “El elemento que desea agregar ya existe” y no permite agregarlo nuevamente.
EEssttrruuccttuurraa -- FFoorrmmaattoo nnoo vvááll iiddoo El SICCA notifica “El formato es inválido con respecto a la estructura documental definida. Por favor, ingréselo de nuevo.”. El SICCA permite volver a ingresarlo, manteniendo la información previamente capturada.
EEssttrruuccttuurraa -- IInnffoorrmmaacciióónn ddeell nniivveell aanntteerr iioorr nnoo eessttáá rreeggiissttrraaddaa El SICCA notifica: “Debe registrarse información del nivel anterior para ingresar nuevos(as) [subfondos| secciones| subsecciones| series| subseries]”.
EEssttrruuccttuurraa -- NNoo ssee hhaa ddeeff iinniiddoo uunnaa eessttrruuccttuurraa ddee ccllaassii ff iiccaacciióónn El SICCA notifica que “No se ha definido una estructura de clasificación. Debe configurarse antes de comenzar la importación”.
EEssttrruuccttuurraa -- SSuubbnniivveell nnoo ffuuee hhaabbii ll ii ttaaddoo eenn llaa CCoonnff iigguurraacciióónn ddee llaa EEssttrruuccttuurraa ddeell CCuuaaddrroo GGeenneerraall ddee CCllaassii ff iiccaacciióónn.. El SICCA notifica: “El nivel no fue habilitado. En caso de requerirse, favor de habilitarlo en el módulo de Configuración de la Estructura del Cuadro General de Clasificación”.
EExxiisstteenn eexxppeeddiieenntteess rreeggiissttrraaddooss Si ya existen expedientes registrados, no se permite eliminar el nivel. El SICCA notifica: “No se puede eliminar el nivel porque existen expedientes registrados con esa topografía”.
EExxppoorrttaacciióónn -- EErrrroorr aall eexxppoorrttaarr llaa iinnffoorrmmaacciióónn El SICCA notifica “Hubo un error al exportar la información. La información no fue exportada.”
F
FFeecchhaa nnoo vvááll iiddaa El SICCA notifica al usuario: “Fecha inválida. Por favor rectifique el dato e ingréselo nuevamente”.
5555
FFoorrmmaattoo ddee llaa ccoonnttrraasseeññaa iinnvvááll iiddoo El SICCA notifica: “Contraseña inválida. Recuerde que la contraseña debe contar con un mínimo de 6 y máximo de 8 caracteres, de los cuales mínimo deberán ser dos caracteres alfabéticos y cuatro numéricos sin importar su orden”
I
IImmppoorrttaacciióónn -- AArrcchhiivvoo nnoo ccuummppllee ccoonn eell ffoorrmmaattoo yy//oo llaa eessttrruuccttuurraa rreeqquueerr iiddaa El SICCA notifica: “El archivo que desea importar no cumple con las características indicadas.”, terminando así el proceso de importación.
IImmppoorrttaacciióónn -- AArrcchhiivvoo nnoo ssee iimmppoorrttóó ssaatt iissffaaccttoorr iiaammeennttee El SICCA notifica “La información no fue importada por completo, ya que se encontraron errores o inconsistencias. Favor de comunicarse con el administrador de su dependencia o entidad.” y despliega el listado de éstas inconsistencias registradas en el archivo.
IImmppoorrttaacciióónn -- EEll ddaattoo nnoo ccuummppllee aallggúúnn ccrr ii tteerr iioo ppaarraa sseerr iimmppoorrttaaddoo El registro no se importa. Se genera un registro de los errores o inconsistencias encontradas.
L
LLiibbeerraacciióónn -- EEll CCuuaaddrroo GGeenneerraall ddee CCllaassii ff iiccaacciióónn hhaa ssiiddoo ll iibbeerraaddoo El SICCA notifica “El Cuadro General de Clasificación ha sido liberado, no se puede modificar la información de mismo.”
LLiibbeerraacciióónn -- NNoo ll iibbeerraarr eell CCuuaaddrroo GGeenneerraall ddee CCllaassii ff iiccaacciióónn En caso de que el usuario no decida liberar el Cuadro General de Clasificación, no se realiza ningún cambio del estatus.
LLooggoott iippoo -- AArrcchhiivvoo nnoo vvááll iiddoo El SICCA notifica “Tipo de archivo inválido, favor de ingresar con extensiones : jpg o jpeg un máximo de xxx KB”.
LLoonnggii ttuudd ddee ccllaavvee iinnccoorrrreeccttaa El SICCA notifica “Debe ingresar un número entero máximo de n posiciones”. Permite ingresarlo nuevamente.
LLoonnggii ttuudd nnoo vvááll iiddaa El SICCA notifica al usuario: “La longitud de la información ingresada rebasa el valor predefinido. Por favor, rectifique y vuelta a ingresar el dato”.
N
5566
NNúúmmeerroo ddee eexxppeeddiieennttee dduuppll iiccaaddoo El SICCA notifica “El número de expediente ingresado ya se encuentra registrado. Por favor, verifique el dato”.
S
SSeerr iiee tt iieennee eexxppeeddiieenntteess rreeggiissttrraaddooss El SICCA notifica que: “La serie seleccionada tiene expedientes registrados. No es posible incorporar expedientes” y termina el caso de uso.
U
UUssuuaarr iioo yy//oo ccoonnttrraasseeññaa nnoo vvááll iiddooss El SICCA notifica: “Usuario y/o contraseña inválidos. Recuerde que su contraseña debe ser alfanumérica. Ingrese nuevamente”. El SICCA registra el acceso fallido del usuario. Permite volver a ingresar la información hasta 5 veces (consecutivas o en el día), registrando estos intentos en la Bitácora de Movimientos. Una vez que se cumple el número máximo de intentos, el SICCA bloquea la cuenta y únicamente el Administrador de la Dependencia podrá habilitar el acceso nuevamente.
UUssuuaarr iioo tt iieennee uunnaa sseessiióónn aabbiieerr ttaa El SICCA notifica “El usuario tiene una sesión abierta. Debe terminarla para ingresar nuevamente. Acudir con el administrador de su dependencia o entidad.” Y no permite el acceso.
V
VVaalloorr nnoo ccooiinncciiddeennttee ccoonn llaa SSeerr iiee El SICCA notifica “El valor seleccionado no coincide con las características de la serie. Favor de rectificarlo”.
5577
ÍÍ NN DD II CC EE TT EE MM ÁÁ TT II CC OO
A
o AC
• abreviatura · 7
o acceso a la información · 10
o AD
• abreviatura · 7
o Administración de expedientes · 222777 , 40
• Módulo · 15
o Administración de usuarios · 222888
o Administración del CGC · 222777
o Administración del SICCA · 222888
• Módulo · 15
o Administrador por Dependencia
• definición · 17
o AGN
• abreviatura · 7
o AH
• abreviatura · 7
o A-IFAI
• abreviatura · 7
o Alta de Fondo · 37
o Alta de Subfondo · 333888
o Archivo no válido
• definición del error · 53, 55
o Archivos · 222666
o Área de información · 22
o AT
• abreviatura · 7
B
o Bitácora de movimientos · 222888
o Bitácora de Movimientos · 48
C
o CA
• abreviatura · 7
o Campos obligatorios sin valor
• definición del error · 53
o Catálogo de Disposición Documental · 39
• cumplimiento · 12
• formato · 52
o Certificado digital · 30
• obtener · 30
• recuperar · 30
o Configuración de dependencias · 2266, 32
• Módulo · 15
o Configuración de la Estructura del CGC · 36
o Contraseña · 30
o Control de accesos · 222888 , 48
o Coordinador de Archivos
• definición · 18
o Correo electrónico inválido
• definición del error · 53
o Correo electrónico previamente registrado
• definición del error · 53
o Cuadro General de Clasificación · 39
• Datos · 37
o Cuadro General de Clasificación Archivística
• cumplimiento · 12
• formato · 49
o Cuadro General de Clasificación no ha sido
liberado
• definición del error · 54
D
o Datos del titular de la dependencia · 222666
o Duplicidad de clave
• definición del error · 53
E
o El archivo no cumple con el formato y/o la
estructura requerida
• definición del error · 55
o El archivo no se importó satisfactoriamente
• definición del error · 55
o El dato no cumple algún criterio para ser
importado
5588
• definición del error · 55
o El subnivel no fue habilitado en la Configuración
de la Estructura del Cuadro General de
Clasificación
• definición del error · 54
o El usuario tiene una sesión abierta
• definición del error · 56
o Elemento registrado anteriormente
• definición del error · 54
o Error al exportar la información
• definición del error · 54
o Errores · 53
o Existen expedientes registrados
• definición del error · 54
F
o Fecha no válida
• definición del error · 54
o Flujo de Captura y Operación del SICCA · 29
o Formato de la contraseña inválido
• definición del error · 55
o Formato no válido
• definición del error · 54
G
o Guía Simple · 12
• formato · 50
o Guía Simple de Archivos · 39
I
o IFAI
• abreviatura · 7
o Importación y exportación · 41
o Importación y exportación. · 28
o Incorporación del logotipo de la dependencia · 222666
o Incorporación del Logotipo de la Dependencia · 34
o Inicio de Sesión · 30
o Inventario
• formato · 51
o Inventario General por Series Documentales · 39
L
o La contraseña debe ser distinta
• definición del error · 53
o La información del nivel anterior no está registrada
• definición del error · 54
o La serie tiene expedientes registrados
• definición del error · 56
o Las contraseñas no coinciden
• definición del error · 53
o Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental
• Art. 33 · 10
• Art. 4, fr. V · 11
• objetivos · 12
o Liberación del Cuadro General de Clasificación ·
39
o Longitud de clave incorrecta
• definición del error · 55
o Longitud no válida
• definición del error · 55
M
o Menú del Módulo · 22
o Menú principal · 26
o Menú Principal · 22
N
o No liberar el Cuadro General de Clasificación
• definición del error · 55
o No se ha definido una estructura de clasificación
• definición del error · 54
o Nueva contraseña · 31
o Número de certificado previamente registrado
• definición del error · 53
o Número de expediente duplicado
• definición del error · 56
O
o OAC
5599
• abreviatura · 7
o OAH
• abreviatura · 7
o OAT
• abreviatura · 7
o Operador de AC
• definición · 20
o Operador de AH
• definición · 21
o Operador de AT
• definición · 19
P
o Pantalla de Captura · 222333
o Pantalla de Confirmación · 222333
o Pantalla de Criterios · 23
o Pantalla de Modificación · 222444
o Pantalla de Resultados de Búsqueda · 222444
o Procedimiento de registro de niveles no
dependientes del nivel inmediato anterior · 46
o Procedimiento para importación de datos a partir
de MS Access · 45
o Procedimiento para importación de datos a partir
de MS Excel · 45
o Procedimiento para importación de datos a partir
de MS Word · 45
R
o Recuperar contraseña · 30
o Registrar un nuevo usuario · 47
o Reportes de consulta y control · 222777 , 39
o Responsable de AC
• definición · 20
o Responsable de AH
• definición · 21
o Responsable de AT
• definición · 19
S
o Sesiones · 47
o SICCA
• Funciones del · 14
• Módulos del · 15
o SICCA
• abreviatura · 7
• qué es · 13
• Requerimientos Mínimos e Interfaz del · 13
T
o transparencia · 10
U
o Unidades Administrativas · 222666
o Usuario
• acciones · 16
• definición · 16
o Usuario y/o contraseña no válidos
• definición del error · 56
o Usuarios · 47
V
o Valor no coincidente con la Serie
• definición del error · 56
6600
DD ii rr ee cc tt oo rr ii oo
Jorge Ruiz Dueñas Dirección General
Araceli Alday García
Dirección del Sistema Nacional de Archivos
Benjamín Torres Bautista Dirección de Tecnologías de Información
Lina Gabriela Ornelas Nuñez
Dirección General de Clasificación y Datos Personales
Alfredo Méndez Calatayud Dirección General de Informática y Sistemas
Manuel Fonseca López
Dirección de Planeación y Estrategia de Tecnología de la Información
Jorge Nacif Mina Dirección de Normatividad Archivística
Eduardo Aldave Fuentes Calvo
Subdirección de Estrategia de Tecnología de la Información
Alejandro Pisanty Baruch
Dirección General de Servicios de Cómputo Académico
Juan Voutssás Márquez Dirección de Sistemas
Marcela Peñaloza Báez
Subdirección de Sistemas
Hugo Alonso Reyes Herrera Departamento de Integración de Aplicaciones
Carina Gpe. Sarabia Delgado
Líder de Proyecto
Martha Patricia Ramos Landero Administración de Relaciones
6611
CCoollaabboorraacciióónn UUNNAAMM Coordinación Juan Voutssás Márquez Marcela Peñaloza Báez
Hugo Alonso Reyes Herrera Carina Gpe. Sarabia Delgado
Análisis y especificación Ma. Teresa Ventura Miranda Marisol Martínez Perea Diseño Lilia Alias Ruíz Jorge Barrón Machado Juan Manuel Castillejos Reyes Juan Carlos Molina Castellanos
Gloria Jocabet Montaño Islas Sergio Adrián Rivera González Carina Guadalupe Sarabia Delgado Nadia Zaragoza Contreras
Desarrollo Lilia Alias Ruíz Renato Barahona Neri Jorge Barrón Machado Juan Manuel Castillejos Reyes Gustavo Adolfo Cortez Aguilar Claudia Miriam Dávila Campos Juan Carlos Molina Castellanos Gloria Jocabet Montaño Islas Gerardo Ortiz Bandera
Jorge Pérez García Sergio Adrián Rivera González Carina Guadalupe Sarabia Delgado Nadia Zaragoza Contreras Jorge Luis García Villena Laura Marcela Meza Mondragón Rodolfo Orta Manzano Karen Medina Ortega
Documentación Mercedes Alicia Corona Hernández Marisol Martínez Perea Pruebas Ma. Lourdes Hernández López Enrique Arturo Sanabrais Montero
Nora Elizabeth Tapia Ruiz
Diseño gráfico Edgar Vargas Zermeño
CCoollaabboorraacciióónn IIFFAAII Área de Clasificación y Datos Personales Ivonne Valeria Muñoz Torres Víctor Hugo Corral Gastélum
Rómulo Arturo Jarillo Luna Jorge Nacif Mina
Área de Sistemas e Informática Manuel Fonseca López Eduardo Aldave Fuentes Calvo Guillermo Palomino Serrano
