UGM

SISLink; vrijdag 21 juni 2013

Eenduidige communicatie in de ruimste zin van het woord

2

Erasmus universiteit BV2013Bijv. MSI, SAP

Fico en SISUGM

In 2010 is de Erasmus Universiteit Rotterdam onder de noemer Bedrijfsvoering 2013 (BV2013) gestart met een breed programma om de bedrijfsvoering te optimaliseren en moderniseren.

Het programma BV2013 realiseert verbeteringen in de bedrijfsvoering zodat wetenschappers in staat gesteld worden zich te richten op hun core business. Buiten dat hiermee lang verwachte verbeterslagen gemaakt worden, onderzoekt het programma hoe de ondersteuning effectiever en efficiënter georganiseerd kan worden.

Er zijn 6 programma’s met in totaal 50 projecten. Eind 2013 worden de meeste projecten afgesloten.

Vanuit het BV2013 project bij de EUR is het opstellen van een begrippenkader geïnitieerd

3

ICT-Infrastructuur

Gegevens

Bedrijfsprocessen Applicaties

Scope: hele EUR

Een gemeenschappelijk begrippenkader draagt bij aan het krachtig verbinden van processen en systemen

4

Dit belang onderkenden we ook bij de knelpuntenanalyse die vooraf ging aan het SIS project

Inefficiënties: door het onvoldoende bundelen van kennis en ervaring ontstaan er dubbelingen in taken

Onvoldoende inzicht en informatie: het presenteren en vergelijken van goede informatie is zeer lastig en heeft gevolgen

voor sturingsmogelijkheden

Kwaliteitsverlies: door fragmentatie van taken, gebrekkige koppelingen tussen systemen en door onduidelijkheden

Mogelijke daling klanttevredenheid en risico voor realisatie strategie

5

Daarom besloten tot UGM (Universitair Gegevensmodel)

Wat is het?

- Een centrale plek waar

- procedures & processen, data, regelgeving en begrippen

- worden vastgelegd

- en met elkaar in verband worden gebracht.

Wat doet het?

- Structuur en duidelijkheid aanbrengen

- in de veelheid aan informatie en regelgeving

- om zo o.a. complexiteit te reduceren en eenduidige communicatie mogelijk te maken.

6

Universitair Gegevensmodel (UGM) voor SIS

Inefficiënties: door het onvoldoende bundelen van kennis en ervaring ontstaan er dubbelingen in taken

Onvoldoende inzicht en informatie: het presenteren en vergelijken van goede informatie is zeer lastig en heeft gevolgen voor

sturingsmogelijkheden

Kwaliteitsverlies: door fragmentatie van taken, gebrekkige koppelingen tussen systemen en door onduidelijkheden

Mogelijke daling klanttevredenheid en risico voor realisatie strategie

UGM: Beschrijven van procedures & processen in combinatie met gegevens en rollen om van daaruit procesoptimalisatie te

realiseren

UGM: Helder en eenduidig definiëren van termen om van daaruit de juiste onderlinge verbanden te leggen als basis voor onder

andere rapportages

UGM: Beschrijven van informatiestromen bekeken vanuit de faculteiten en ondersteunende organisatie om van daaruit te linken

naar systemen en een juiste implementatie te faciliteren

Verhoging klanttevredenheid en realisatie strategie

7

Met een expertgroep uit de organisatie is het inschrijfproces geanalyseerd

Rapportages met vergelijkbare

gegevens

Begrippenlijst

Verwoordingen

Datamodel

Procesdocumenten

Overzichtsplaten

Proceshandboek met taakbeschrijvingen die

aansluit op het systeem

Universitair GegevensModel

UniversitairGegevens Model

8

De resultaten tot nu toe en het beoogde vervolg

Osiris Inschrijflive op 6 juni

Proceshandboek voortoelaten en inschrijven

Incorporatie van PNA resultaten in

proceshandboek

CogNIAM-aanpaktoepassen bij Toelaten+

CogNIAM-aanpaktoepassen bij Studievolg

Juni Oktober

9

Zo werken we op alle niveaus met dezelfde begrippen

Manager Docent StudentMedewerker

student (studenten)

Een {student} is een [natuurlijk persoon] die een [studie] volgt in het [hoger onderwijs]. Een

{student} verkrijgt bij het succesvol einde van de [studie] een [bachelortitel] of een [masterstitel].

Een {student} in het kader van de wet ""Wet [studiefinanciering] 2000" " wordt gedefinieerd als:

degene die [hoger onderwijs] volgt, niet zijnde een [extraneus].

student bij de EUR (studenten bij de EUR)

Een {student bij de EUR} is een [student] die staat of stond ingeschreven bij de [EUR].

student bij de EUR die is aangemeld bij DUO (studenten bij de EUR die zijn aangemeld bij

DUO)

Een {student bij de EUR die is aangemeld bij DUO} is een [student bij de EUR] die met zijn

[inschrijving] is aangemeld bij de [DUO].

CogNIAM-aanpak

11

Waar houdt kennis zich doorgaans op?

In de hoofden van mensen

Papieren documenten

Elektronische documenten

Programmacode & databases

12

Wat doet de CogNIAM methode met deze kennis?

Voorschriftmatig structureren volgens het CogNIAM kennisraamwerk en protocol op basis van de wereldstandaarden SBVR en BPMN.

13

Wat is het resultaat van de analyse?

Begrippen Datamodel incl. regels ProcessenBegrippen Datamodel incl. regels Processen

UGM

Wat kan men vervolgens met het UGM?

UGM

ProcessimulatorBegrippenlijst Verwoordingen Procesdocumenten Overzichtsplaten

14

15

Dag 1 bij de EUR

Analist: “Wat is het meest centrale of belangrijkste begrip?”

Analist: “Ok. Zullen we starten met Opleiding?”

Analist: “Wat is een opleiding?”

Analist: “Hoe wordt verwezen naar een opleiding?”

Domeindeskundige 1: “Opleiding.”

Domeindeskundige 1 en 2: “Dat is prima.”

Domeindeskundige 1: “Een opleiding is een vorm van onderwijs.” Domeindeskundige 2: “ We hebben onder andere Bacheloropleidingen, Masteropleidingen en cursussen.”

Domeindeskundige 1 en 2: “Met het interne opleidingsnummer.”

Domeindeskundige 2: “En Student.”

16

Dag 1 bij de EUR

Domeindeskundige 2: “Soms wordt met ‘opleiding’ ook wel de combinatie van Bachelor- & Masteropleiding bedoeld….”

“Daarnaast wordt het woord ‘opleiding’ ook nog wel eens gebruikt in plaats van ‘studie’.”

“Opleidingsnummer 21 kan namelijk verwijzen naar de gehele opleiding Rechtsgeleerdheid in de oude, ongedeelde stijl of de Bacheloropleiding Rechten in de nieuwe stijl….”

Domeindeskundige 1: “Ja en nee. Het kan in sommige gevallen wel nog relevant zijn om te weten of het de oude stijl of nieuwe stijl betreft....”

Analist:“Ok, dus een voorbeeld zou zijn:Opleiding met intern opleidingsnummer 21 betreft de opleiding Rechtsgeleerdheid.”

17

Dag 1 bij de EUR

18

Voorbeeld van methodisch uitvragen

Analist: “Kijkend naar een voorbeeld van een opleiding binnen de BAMA-structuurhebben we onder andere gezien:Opleiding bij de EUR met intern opleidingsnummer 21 is een bacheloropleiding.”

Domeindeskundige 1 en 2: “Klopt, BAMA-opleiding 21 is van de opleidingssoort Bachelor.”

Domeindeskundige 1 en 2: “Nee dat kan niet. Een opleiding binnen de BAMA-structuur is óf Bachelor óf Master. ”

BAMA-opleiding 21 is van de opleidingssoort Bachelor.énBAMA-opleiding 21 is van de opleidingssoort Master.”

Analist: “Ok. Even naar een voorbeeld. Is het volgende toegestaan?

Opleiding bij de EUR met BAMA structuur

BAMA-opleiding <intern EUR opleidingsnummer> is van de opleidingssoort <opleidingssoort>.

BAMA-opleiding 21 is van de opleidingssoort Bachelor.BAMA-opleiding 21 is van de opleidingssoort Master.

intern EUR opleidingsnummer opleidingssoort

Voorbeeld van methodisch uitvragen – “Onder de motorkap”

21

21 Master

Bachelor

22 Bachelor

3001{ } 3001

{ }: {Bachelor, Master}

19

20

In de hoofden

van mensen

Papieren documenten

Elektronische documenten

Programmacode & databases

ProcessimulatorBegrippenlijst Verwoordingen Procesdocumenten Overzichtsplaten

Fase 1: Identificeren van kennis

Fase 2:Gestructureerd borgen van kennis

Fase 3:Productieve verspreiding en efficiënte toepassing

UGM

Samenvatting CogNIAM-aanpak

21

Vragen

?

22

Dank voor uw aandacht!

Rob Menheere

Change manager Education Support Erasmus University Rotterdame-mail: menheere@oos.eur.nl

Stan Dieteren

Projectleider en senior consultantPNA Groupe-mail: stan.dieteren@pna-group.com