www.savaco.com [1]

KLANT AAN HET WOORD: SANTENS METAALWAREN

Santens Metaalwaren wint 35 dagen per maand

door beter beschikbare IT

Santens Metaalwaren is een snelgroeiende bedrijvengroep die zich hoofdzakelijk toelegt op de verkoop van ijzerwaren en bouwbeslag aan professionele klanten. De IT-omgeving kon de groei van de activiteiten niet meer volgen. De infrastructuur bestond uit telkens bijgebouwde onderdelen zodat twee IT-medewerkers fulltime bezig waren met het onderhoud. Santens Metaalwaren schakelde SAVACO in voor een grondige doorlichting van de omgeving. Na die eerste positieve samenwerking voerde SAVACO ook het project uit. De hele infrastructuur werd gestroomlijnd met de nieuwste technologie. Daardoor verloopt het beheer nu veel efficiënter en kan de IT actief bijdragen tot de business. Alle gebruikers in de verschillende vestigingen werken uiteindelijk op de gecentraliseerde omgeving. Die is voor Santens Metaalwaren cruciaal om de klanten goed te kunnen bedienen. Bijna alle medewerkers, van magazijnier tot verkoper, moeten kunnen rekenen op de beschikbaarheid van de IT. De ruime openingsuren van de winkels en de goed draaiende webshop maken een maximale beschikbaarheid extra belangrijk. SAVACO levert daarom ook operationele ondersteuning met onder meer een tweedelijns servicedesk en online monitoring.

Ivo Ooghe is IT-verantwoordelijke voor de Santens Metaalwaren bedrijvengroep.

www.savaco.com [2]

KLANT AAN HET WOORD: SANTENS METAALWAREN

Santens Metaalwaren is een ambitieuze bedrijvengroep die onder meer ijzerwaren verkoopt aan professionele klanten. De onderneming werkt samen met SAVACO voor strategisch advies, IT-projecten en –ondersteuning. Alles is erop gericht om de efficiëntie en de bedrijfscontinuïteit te vergroten. “De directie beschouwt IT als een van de katalysatoren voor onze groei”, vertelt Ivo Ooghe, IT-verantwoordelijke bij Santens Metaalwaren. “De IT begon echter op een bepaald moment achter de feiten aan te hollen: we bouwden telkens bij om aan de vragen van de business te kunnen voldoen. Daardoor werkten we met een complexe omgeving en een mengeling van nieuwe en verouderde componenten die niet efficiënt te beheren was. Twee mensen van onze interne IT-afdeling waren fulltime bezig met onderhoud.”

Grondige doorlichting van de infrastructuur

Santens Metaalwaren besliste dan ook om de hele IT-omgeving te standaardiseren met nieuwe technologie. De bedoeling was om een dynamisch, betrouwbaar en toekomstgericht IT-platform uit te werken. Allereerst voerde SAVACO in 2012 een doorlichting uit van de bestaande omgeving. “We kozen voor een samenwerking met SAVACO vanwege hun expertise en hun ervaring”, verklaart Ivo Ooghe. “De audit gebeurde door zeer onderlegde consultants en verliep heel goed. SAVACO legde een aantal duidelijke pijnpunten bloot. Op basis van hun aanbevelingen hebben we toen zelf een plan uitgewerkt om de IT-infrastructuur concreet naar een hoger niveau te tillen.”

Efficiënter beheer van centrale omgeving

Santens Metaalwaren vergeleek opnieuw een aantal mogelijke partners voor de implementatie en de service achteraf. “We kozen weer voor SAVACO, ook al waren er tegenkandidaten”, aldus Ivo Ooghe. “Daarbij speelde de positieve ervaring bij de audit zeker een rol. Bovendien stak de expertise van SAVACO hoog boven de andere kandidaat-partners uit. Dat bleek ook bij de uitvoering: SAVACO werkt heel planmatig zodat ook kleine taken altijd op dezelfde manier gebeuren. De project engineers en de projectmanager leverden uitstekend werk.”

Wie is Santens Metaalwaren?

Santens Metaalwaren is een groothandel in ijzer- en metaalwaren, bouw- en meubelbeslag, gereedschappen en automatisatie. De onderneming telt vijf vestigingen op drie locaties: Santens Metaalwaren in Gent en in Brugge, IJzerwaren Vertommen in Sint-Niklaas, Dhondt Beslag & Techniek in Brugge en Santens Automatics in Gent, samen goed voor ongeveer 150 medewerkers. Santens Metaalwaren heeft meer dan 50.000 producten in voorraad en kan die leveren met een eigen transportdienst. Meer info: www.santensmetaalwaren.be

“Nu het onderhoud veel efficiënter en sneller gaat, kan de IT werkelijk bijdragen tot de groei van het bedrijf.”

Ivo Ooghe, IT-verantwoordelijke Santens Metaalwaren

www.savaco.com [3]

KLANT AAN HET WOORD: SANTENS METAALWAREN

Dankzij de vernieuwing van de IT-infrastructuur door SAVACO verloopt het IT-beheer nu een pak efficiënter. Ivo Ooghe: “De IT-afdeling groeide naar vijf mensen. Twee collega’s leggen zich nu volledig toe op projecten die de business ondersteunen en stimuleren. Het onderhoud gebeurt niet langer door twee fulltime medewerkers maar is een halftijdse taak. Zo hollen we niet meer achter de feiten aan, maar kan de IT werkelijk bijdragen tot de groei van het bedrijf.” In samenspraak met SAVACO koos Santens Metaalwaren voor een volledig gevirtualiseerde IT-infrastructuur en redundant opgestelde servers die in het hoofdkantoor draaien en beheerd worden voor elke vestiging. Die omgeving geeft grote schaalvoordelen en is veel flexibeler aan te passen, bijvoorbeeld na overnames. SAVACO gaf ook advies over de beveiliging en verbeterde de interne connectiviteit.

Ondersteuning en online monitoring

Een uiterst betrouwbare omgeving is essentieel voor Santens Metaalwaren. Aangezien alle computergebruikers in de hele onderneming – inclusief de thuiswerkers en de verkopers op de baan – nu op dezelfde centrale IT-infrastructuur werken, zou een uitval zware gevolgen hebben. “SAVACO gaf ons goed advies over het redundantieniveau”, aldus Ivo Ooghe. “We hebben binnenkort zelfs een noodgenerator op diesel zodat we elk noodscenario de baas kunnen.”

Om de bedrijfscontinuïteit nog te verhogen, sloot Santens Metaalwaren ook een Care & Control-contract met SAVACO voor de operationele ondersteuning van de nieuwe omgeving. “SAVACO heeft een aanbod op maat voor ons uitgewerkt waarbij zij voor de tweedelijnsondersteuning zorgen”, zegt Ivo Ooghe. “We hebben een eigen ticketsysteem naar onze medewerkers maar complexe vragen of bepaalde IT-problemen die we zelf niet kunnen oplossen, spelen we door naar de servicedesk van SAVACO.” Bij Care & Control hoort ook het online monitoringsysteem SMARRTIS. Het systeem rapporteert en geeft proactieve melding over mogelijke haperingen. Zo kan men problemen al aanpakken nog voor ze zich manifesteren. “Op die manier willen we uiteindelijk naar een uptime gaan van bijna 100%”, zegt Ivo Ooghe.

Wat is Care & Control Support?

In een Care & Control Support contract worden de taken en verantwoordelijkheden van SAVACO duidelijk omschreven. De dienstverlening gebeurt op maat van elke klant, met verschillende dienstniveaus per IT-component. SAVACO levert zowel proactieve als reactieve ondersteuning.

Meer info: http://www.savaco.com/nl/ict-infrastructure/support

“IT-problemen die we zelf niet kunnen oplossen, spelen we door naar de servicedesk van SAVACO.”

Ivo Ooghe, IT-verantwoordelijke Santens Metaalwaren

www.savaco.com [4]

KLANT AAN HET WOORD: SANTENS METAALWAREN

Geen ongeplande onderbrekingen

Het resultaat is nu alvast dat de eindgebruikers beter en efficiënter kunnen werken en dat er amper nog ongeplande onderbrekingen zijn. “Vroeger was een kleine halve dag per maand een ongeplande uitval, terwijl dat nu verleden tijd is. Met ongeveer 135 IT-gebruikers op ongeveer 150 medewerkers, betekent dat een tijdswinst van 30 à 35 dagen per maand.” Sinds de eerste samenwerking met SAVACO nam Santens Metaalwaren ondertussen twee bedrijven over: Dhondt Beslag & Techniek en IJzerwaren Vertommen. De integratie van deze nieuwe vestigingen verloopt nu ook vlot dankzij de flexibiliteit van het IT-platform. Ook voor het beveiligd draadloos netwerk over de verschillende vestigingen heen koos Santens Metaalwaren voor een modulair platform met centraal beheer.

IT als basis van goede klantenservice

“We blijven een beroep doen op de expertise van SAVACO”, verduidelijkt Ivo Ooghe. “Als distributiebedrijf in een heel concurrentiële markt moeten we het verschil maken met onze service. Onze IT is daarbij heel belangrijk omdat bijna al onze medewerkers – van magazijnier tot verkoper – ervan afhankelijk zijn om hun taken te kunnen uitvoeren. Onze kantoren zijn open van 7 tot 18u, plus op zaterdagvoormiddag, en onze webshop moet uiteraard altijd bereikbaar zijn. Alleen als we kunnen rekenen op een stabiele, performante, altijd beschikbare infrastructuur kunnen we die servicekaart ten volle spelen.” In die zin kadert de samenwerking met SAVACO dus perfect in de bedrijfsstrategie van Santens Metaalwaren, dat nu klaar is voor verdere groei. “SAVACO’s combinatie van professionaliteit met pragmatisme is voor ons ideaal”, besluit Ivo Ooghe.

Vragen?

Indien u nog vragen heeft over dit specifieke IT-infrastructuurproject of indien u meer informatie wenst over de verschillende samenwerkingsmogelijkheden ter ondersteuning en/of ontzorging van de IT-activiteiten binnen uw bedrijf, aarzel niet om vrijblijvend contact op te nemen met Ben Apers (Ben.Apers@savaco.com; 056/26.03.27).

Een excellente service is cruciaal voor Santens Metaalwaren. Klanten kunnen daarom zowel via de winkel of via webshop hun aankopen doen.