S. Kempink Tel.nr. 06-20094781 Nummer: 14A › sites › default › files... · nafase. De...

VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS

Van: S. Kempink Tel.nr.:

06-20094781 Nummer: 14A.00335

Datum: 6 mei 2014 Team: Jeugd, leefbaarheid en veiligheid

Tekenstukken: Nee Bijlagen:1 Afschrift aan: Jeroen Gottgens, Wilfred Goedmakers, Vincent

Griessler, Karolijn van den Heuvel, Margret Elberse, Gerold Borsboom, Thomas Hoogendoorn

N.a.v. (evt. briefnrs.): N.v.t.

Onderwerp: Besluit tot vaststellen Handboek Bevolkingszorg.

Advies: - Het Handboek Bevolkingszorg vast te stellen, zie bijlage (14i.01694). - Alle voorgaande regelingen betrekking hebbend op de organisatie van de gemeentelijke crisisbeheersing, waarin het Handboek Bevolkingszorg Gemeentelijke crisisbeheersing 2.0 voorziet, na vaststelling van het voornoemde handboek te laten vervallen.

Paraaf teammanager: Begrot ingsconsequent ies NEE

B. en W. d.d. :

Por te feu i l lehouder: burgemeester

Inleiding: Vanuit de Wet Veiligheidsregio’s (Wvr) is de gemeente ten tijde van een (dreigende) crisis verantwoordelijk voor Bevolkingszorg. Bevolkingszorg omvat de processen en activiteiten die de gemeente dient te ondernemen om de burgers te beschermen en te ondersteunen ten tijde van een crisis. Ook bespoedigen deze processen de terugkeer naar een normale situatie. In de provincie Utrecht voert de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) deze wettelijke taak uit voor gemeenten. In de VRU wordt regionaal samengewerkt bij de voorbereiding en uitvoering van gemeentelijke processen. De verantwoordelijkheid blijft in deze constructie bij de gemeente/college van B&W. Op 1 mei dit jaar gaat de (VRU) van start met het Regionaal Crisisplan (RCP) Utrecht 2014 – 2017 en het Handboek Bevolkingszorg. Dit is door het Algemeen Bestuur (AB) van de VRU en de 26 gemeentesecretarissen besloten. In het RCP staat de nieuwe hoofdstructuur beschreven (op basis van artikel 16 Wet Veiligheidsregio’s) voor de crisisorganisatie, zo ook voor de gemeentelijke crisisbeheersing. De Utrechtse gemeenten hebben besloten om sleutelfuncties binnen deze hoofdstructuur regionaal te organiseren. Dit houdt in dat deze functies ten dienste staan van alle Utrechtse gemeenten. De volledige uitvoeringsorganisatie staat beschreven in het Handboek Bevolkingszorg. Het Handboek Bevolkingszorg geeft de uitvoeringsorganisatie van Bevolkingszorg weer en is bedoeld voor alle functionarissen die vóór, tijdens en ná een crisis een rol vervullen binnen Bevolkingszorg. Bevolkingszorg valt net als de Brandweer, GHOR en Politie onder de hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie conform het RCP en de Wet Veiligheidsregio’s. De hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie, zoals beschreven in het RCP, is leidend voor de organisatie van Bevolkingszorg. Bevolkingszorg bestaat uit de volgende processen met de volgende doelstelling:

Crisiscommunicatie: bereiken dat informatie wordt verstrekt aan getroffenen en het publiek in het algemeen over de crisis, de bestrijding en eventuele handelingsperspectieven.

Publieke zorg: voorzien in opvang en verzorging / primaire levensbehoeften van de bevolking. Preparatie Nafase: verzorgen van nazorg voor de bevolking. Ondersteuning: beschikbaar stellen van mensen en middelen t.b.v. de gemeentelijke

crisisorganisatie. Informatiemanagement: beschikbaar stellen van informatie t.b.v. de gemeentelijke crisisorganisatie.

Dit handboek is behandeld in de vergadering van het overleg coördinerend gemeentesecretarissen van 28 oktober 2013. Alvorens haar fiat te geven aan het handboek hebben de coördinerend gemeentesecretarissen er op aangedrongen nog één keer alle ins en outs betreffende de inwerkingtreding van Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 met de 26 gemeenten in de regio af te stemmen. Dit is gebeurd in het regionaal overleg met adviseurs crisisbeheersing en communicatieadviseurs op 6 maart 2014. Nu is het moment aangebroken dat het Handboek Bevolkingszorg ter vaststelling wordt aangeboden aan het college. Bevoegdheid: Het col lege van B&W is bevoegd om het Handboek Bevolk ingszorg vast te s tel len. Het col lege van B&W is verantwoordel i jk voor de voorbereiding op de gemeentel i jke cr is isbeheers ing. Beoogd effect: Het Handboek Bevolkingszorg heeft als doel een duidelijk overzicht te geven hoe de gemeentelijke crisisorganisatie georganiseerd. Een beschrijving van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de binnen de crisisorganisatie werkzame functionarissen behoort daar ook toe. Met het vaststellen van het Handboek Bevolkingszorg wordt ingestemd met de wijze waarop de uitvoeringsorganisatie met betrekking tot de gemeentelijke crisisbeheersing wordt ingericht.

Argumenten: - Het Handboek Bevolkingszorg is gebaseerd op het Regionaal Crisisplan (RCP). In het Handboek Bevolkingszorg wordt de uitvoeringsorganisatie van de gemeentelijke crisisbeheersing beschreven, waarbij het RCP leidend is geweest. In een eerder stadium heeft het college een zienswijze gegeven op het RCP (13A.00696). Daarnaast is het RCP onlangs vastgesteld door het AB van de VRU. Door de implementatie van het RCP en het Handboek Bevolkingszorg voldoen gemeenten aan de vereisten zoals ze beschreven staan in de Wet veiligheidsregio’s. - Het Handboek Bevolkingszorg is uitvoerig afgestemd met de 26 gemeentesecretarissen, adviseurs crisisbeheersing en communicatieadviseurs binnen gemeenten. Het Handboek Bevolkingszorg is op meerdere momenten afgestemd met de gemeentesecretarissen, adviseurs crisisbeheersing en communicatieadviseurs van de verschillende gemeenten. Ook vanuit Woerden is regelmatig een inhoudelijke reactie gegeven op het Handboek Bevolkingszorg. Op dit moment ligt er een Handboek Bevolkingszorg waarmee de gemeenten de nieuwe crisisbeheersingsorganisatie kunnen implementeren. Kanttekening: - Gemeente Woerden gaat per 1 januari 2015 ambtelijk samenwerken met de gemeente Oudewater. Per 1 mei moeten het RCP en het Handboek Bevolkingszorg geïmplementeerd. Aangezien de gemeenten Woerden en Oudewater per 1 januari 2015 ambtelijk gaan samen werken is het efficiënter op dit moment al te starten met het inrichten van één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen. Momenteel wordt gewerkt aan een plan van aanpak om bovenstaande te kunnen realiseren. Per 1 januari 2015 moet er uiteindelijk één crisisbeheersingsorganisatie zijn ten behoeve van twee gemeentebesturen. Financiën: De kosten die de implementatie van het Handboek Bevolkingszorg met zich meebrengen worden gefinancierd uit het budget crisisbeheersing (FCL: 61200401). Hiervoor is +/- € 6900,- beschikbaar. Uitvoering: Momenteel wordt er een plan van aanpak opgesteld voor de implementatie van het Handboek Bevolkingszorg binnen de gemeentelijke organisatie. Dit plan van aanpak zal worden vastgesteld door de directie. Inmiddels is al gestart met de implementatie van het Handboek Bevolkingszorg, aangezien de nieuwe crisisbeheersingsorganisatie per 1 mei van start gaat. De nieuwe uitvoeringsorganisatie is in de gemeente Woerden op hoofdlijnen klaar. Daarnaast is er een start gemaakt met het inrichten van één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen. Vanaf 1 mei wordt de uitvoeringsorganisatie van Woerden tevens ingezet voor de gemeente Oudewater. Om kennis over Oudewater te borgen binnen de gemeentelijke processen worden op cruciale functies Oudewaterse collega’s gekoppeld aan de Woerdense uitvoeringsorganisatie. Dit jaar zal er gewerkt worden aan het tot stand brengen van één crisisbeheersingsorganisatie voor twee gemeentebesturen. Communicat ie / Website: N.v.t. Ondernemingsraad: N.v. t .

Samenhang met eerdere besluitvorming: - Collegevoorstel: Bestuurlijke consultatie Regionaal Crisisplan 2014 – 2017 (13A.00696). Bij lagen:

1. Handboek Bevolk ingszorg (14i .01694) .

Handboek BevolkingszorgGemeentelijke Crisisbeheersing 2.0

Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0

Opgesteld door: De Utrechtse gemeenten en de VRU.

Beheer: Het beheer van het Handboek Bevolkingszorg ligt bij de VRU i.s.m. de Utrechtse gemeenten.

Versie: 2.0 - april 2014

Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0) - 1

Handboek Bevolkingszorg

Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0

Deel 1

2 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0)

1 Inleiding ............................................................................................................................................................................. 31.1 Positionering Handboek Bevolkingszorg .........................................................................................................3

1.2 Doel en doelgroep handboek ..............................................................................................................................3

1.3 Beheer ............................................................................................................................................................................3

1.4 Opbouw handboek ..................................................................................................................................................4

2 Organisatie Bevolkingszorg ................................................................................................................................... 52.1 Uitgangspunten ..........................................................................................................................................................5

2.2 Processen Bevolkingszorg .....................................................................................................................................5

2.3 Organogram Bevolkingszorg .................................................................................................................................7

2.4 Crisisfunctionarissen ................................................................................................................................................8

2.5 Moment van inzet .....................................................................................................................................................8

3 Randvoorwaarden ..................................................................................................................................................... 103.1 Opleiden, trainen, oefenen (OTO) ....................................................................................................................10

3.2 Evaluatie......................................................................................................................................................................10

3.3 Paraatheid Bevolkingszorg ..................................................................................................................................10

Bijlage 1 – Afkortingen ....................................................................................................... 11

Bijlage 2 – Opkomsttijden lokale/regionale functies .......................................................... 13

Bijlage 3 – Instructie taakkaarten ....................................................................................... 15

Inhoudsopgave deel I


1 InleidingVanuit de Wet Veiligheidsregio’s is de gemeente ten tijde van een (dreigende) crisis verantwoordelijk

voor Bevolkingszorg. Bevolkingszorg omvat de processen en activiteiten die de gemeente dient te

ondernemen om de burgers te beschermen en te ondersteunen ten tijde van een crisis en om de terug-

keer naar een normale situatie te bespoedigen. In de VRU wordt regionaal samengewerkt bij de voor-

bereiding en uitvoering van gemeentelijke processen. De verantwoordelijkheid blijft in deze constructie

wel bij de gemeente/college van B&W. De beschrijving van de werkwijze van Bevolkingszorg vindt u

terug in dit Handboek Bevolkingszorg.

1.1 Positionering Handboek Bevolkingszorg

Dit handboek geeft de uitvoeringsorganisatie van Bevolkingszorg weer. Bevolkingszorg valt net als de

Brandweer, GHOR en Politie onder de hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie conform het

Regionaal Crisisplan (RCP) en de Wet Veiligheidsregio’s.

Regionaal Crisisplan

Brandweer GHOR Politie Bevolkingszorg

Figuur 1. Positie Bevolkingszorg RCP

1.2 Doel en doelgroep handboek

Het handboek Bevolkingszorg geeft de uitvoeringsorganisatie van Bevolkingszorg weer en is bedoeld

voor alle functionarissen die vóór, tijdens en ná een crisis een rol vervullen binnen Bevolkingszorg.

1.3 Beheer

Het beheer van dit handboek Bevolkingszorg ligt bij de Utrechtse gemeenten en de VRU. De VRU coör-

dineert en initieert dit beheer. De Utrechtse gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor actuele lokale

voorzieningen en informatie.


1.4 Opbouw handboek

Het handboek bestaat uit de volgende 6 delen:

I. Algemeen

II. Bevolkingszorg in de crisisorganisatie

III. Draaiboek Crisiscommunicatie

IV. Draaiboek Publieke zorg

V. Draaiboek Preparatie nafase

VI. Draaiboek Ondersteuning

Deze 6 delen zijn afzonderlijk van elkaar leesbaar, maar de overkoepelende onderwerpen zijn in dit

algemene deel beschreven.

Ieder deel bestaat uit de beschrijving van de volgende onderwerpen gericht op het specifieke proces of

de activiteit:

●● Algemeen: Inleiding, doel en doelgroep en de positie van de activiteiten/ het proces in crisisorgani-

satie, uitgangspunten en opbouw van het deel;

●● Vóór de crisis: doel proces, locatie draaiboek en voorbereiding middelen

●● Tijdens de crisis: procesbeschrijving, organisatie van het proces, opkomst en alarmering en

aandachtspunten.

●● Ná de crisis: overdracht naar de dagelijkse organisatie


2 Organisatie Bevolkingszorg

2.1 Uitgangspunten

Dit handboek is opgesteld volgens de volgende uitgangspunten:

●● Gemeenten zijn wettelijk gezien eindverantwoordelijk voor de organisatie van de crisisbeheersing,

maar zij zijn niet verantwoordelijk voor de uitvoering daarvan;

●● De taken in de crisisbeheersing moeten zoveel mogelijk aansluiten bij het dagelijkse werk van de

gemeenten;

●● Daar waar een andere partij een taak beter kan vervullen dan de gemeente zelf, moet deze taak

uitbesteed worden;

●● Houd bij de gemeentelijke crisisbeheersing rekening met de zelfredzaamheid van de burgers;

●❍ Definitie Zelfredzaamheid en redzaamheid:

Onder zelfredzaamheid worden de handelingen verstaan die burgers verrichten ter voorbereiding

op, tijdens en na acute crises om zichzelf te helpen en de gevolgen te beperken.

●❍ Definitie Verminderd zelfredzamen:

Mensen die beperkt zijn in hun mogelijkheden om zelfredzaam te zijn, in normale omstandighe-

den of ten gevolge van een incident. Deze groep mensen is tijdens een acute crisis niet in staat

zichzelf in veiligheid te brengen en is daarmee afhankelijk van de hulp van derden.

●● Burgers hebben ook tijdens crises een eigen verantwoordelijkheid en moeten deze verantwoordelijk-

heid ook (kunnen) nemen.

2.2 Processen Bevolkingszorg

De hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie zoals beschreven in het Regionaal Crisisplan is

leidend voor de organisatie van Bevolkingszorg. Bevolkingszorg bestaat uit volgende processen met de

volgende doelstelling:

●● Crisiscommunicatie: bereiken dat informatie wordt verstrekt aan getroffenen en het publiek in het

algemeen over de crisis, de bestrijding en eventuele handelingsperspectieven

●● Publieke zorg: voorzien in opvang en verzorging/ primaire levensbehoeften van de bevolking.

●● Preparatie Nafase: verzorgen van nazorg voor de bevolking

●● Ondersteuning: beschikbaar stellen van mensen en middelen t.b.v. de gemeentelijke

crisisorganisatie.

●● Informatiemanagement: beschikbaar stellen van informatie t.b.v. de gemeentelijke crisisorganisa-

tie. De nadere uitwerking van informatiemanagement voor bevolkingszorg is terug te vinden in de

Procesbeschrijving Informatiemanagement.

Er wordt gekozen voor drie kernprocessen te weten: crisiscommunicatie, publieke zorg en preparatie

nafase.

De processen registratie schade en uitvaartverzorging zijn ingebed binnen het proces “preparatie

nafase”. De uiteindelijke uitvoering van deze taken zal door de getroffen gemeente aan de hand van

het advies van preparatie nafase uitgevoerd worden.

De taak “registratie van slachtoffers” (Centraal Registratie en Inlichtingen Bureau CRIB)) wordt con-

form het eindadvies GC 2.0 niet gezien als een primair proces. Verwanteninformatie valt onder het

proces Crisiscommunicatie. Landelijk wordt gewerkt aan de implementatie van Slachtofferinformatie

Systematiek (SIS). Een landelijke frontoffice SIS (callcenter en webcenter) moet tijdens de


implementatie van het handboek gereed komen. SIS voldoet aan de behoefte voor verwanteninfor-

matie voor diegenen die gebruik moeten maken van de zorg in een ziekenhuis, maar omvat niet de

registratie van alle personen die bij een calamiteit die betrokken zijn bij het incident. Registratie van

slachtoffers heeft als doel om te kunnen voorzien in verwanten informatie.

Milieu: Conform de wet veiligheidsregio is dit geen taak die valt onder Bevolkingszorg. Dit neemt niet

weg dat er mogelijk wel milieumaatregelen of informatie benodigd is vanuit bijvoorbeeld de milieuver-

gunning. De gemeente faciliteert de benodigde dienst vanuit de dagelijkse organisatie indien wenselijk.

Ook moet de reguliere organisatie informatie kunnen aanleveren op het gebied van juridisch vraagstuk-

ken (bijv. noodverordening), bouw en woningtoezicht of demografische gegevens enz.


2.3 Organogram Bevolkingszorg

De crisisorganisatie van Bevolkingszorg ziet er als volgt uit:

Figuur 3. Organogram Bevolkingszorg

Lauwe faseAcute fase

Burgemeester

Strategisch adviseur crisiscommunicatie GBT/RBT

Regionale piketfunctionarissen Regionale pool crisiscommunicatie

Hoofd sectiebevolkingszorg

Procesbewaker sectiebevolkingszorg ROT

Voorzitter TeamBevolkingszorg

Hoofd Ondersteuning

(Dagelijkseorganisatie)

Legenda

Informatie-manager Team Bevolkingszorg

Hoofd Publieke zorg

Hoofd Preparatie nafase

Nafase(Gemeente is

regisseur)

Uitvoering Nafase

Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie

Liaison gemeente ROT

Teamleider Pers- &

publieksvoorlichtingen

verwanteninformatie

Teamleider Analyse & Advies

Teamleider Publieke zorg

Teamleider Preparatie nafase

MedewerkerPublieke zorg

Medewerker Preparatie nafase

Uitvoerendpersoneel

Uitvoerendpersoneel

Omgevingsanalist

Aanspreekpunt Communicatie 24/7(kan ook in GBT zitten)

Uitvoerend personeel

Procesbewakercrisis-

communicatieROT

Communicatie-adviseur

ROT

Aanspreekpunt communicatie 24/7 (kan ook in het actiecentrum zitten)

Lokale kernteam Uitvoerend personeelBestuurlijke aansturing -betekenisgeving

Operationele aansturing -informatieverstrekking en schadebeperking

OvDBevolkingszorg

Communicatie -adviseur

CoPI

Informatiemanager GBT/RBT

Procesbewaker GBT

Strategisch adviseur Bevolkingszorg

Bevoegd gezag GBT

ROT (sectie Bevolkingszorg)

Crisiscommunicatie

Team Bevolkingszorg

Publieke zorg Preparatie nafase

CoPI


2.4 Crisisfunctionarissen

De Utrechtse gemeenten hebben besloten om belangrijke functies regionaal te organiseren. Dit houdt

in dat deze functies ten dienste staan aan alle Utrechtse gemeenten. De organisatie van Bevolkingszorg

wordt door 4 groepen functionarissen gevoerd:

●● Lokale kernfunctionarissen: Dit is de minimale lokale bezetting die iedere gemeente (al dan niet

intergemeentelijk) dient te garanderen. Dit zijn de volgende functionarissen:

●❍ Officier van Dienst Bevolkingszorg

●❍ Aanspreekpunt communicatie 24/7

●❍ Strategisch adviseur Bevolkingszorg

●❍ Liaison gemeente ROT

●❍ Teamleider publieke zorg.

●● Regionale piketfunctionarissen: Dit zijn de functionarissen die op een hard piket voor één van de

volgende functies zijn opgeleid en samen de 24/7 beschikbaarheid garanderen.

●❍ Strategisch adviseur crisiscommunicatie (R)BT

●❍ Procesbewaker GBT

●❍ Procesbewaker sectie Bevolkingszorg ROT

●❍ Voorzitter team Bevolkingszorg

●❍ Informatiemanager (R)BT

●❍ Informatiemanager team Bevolkingszorg

●❍ Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie

●❍ Omgevingsanalist

●❍ Hoofd Publieke zorg

●❍ Medewerker Publieke zorg

●❍ Hoofd Preparatie nafase

●❍ Teamleider Preparatie nafase

●❍ Medewerker Preparatie nafase

●● Regionale poolfunctionarissen crisiscommunicatie: ter ondersteuning van het proces crisiscommuni-

catie is er een regionale pool met crisiscommunicatie functionarissen beschikbaar.

●● Gemeentelijke functionarissen die niet zijn opgeleid voor een specifieke rol in de crisisbeheersing

zijn te verdelen in 2 groepen.

1. Ondersteunend personeel voor het proces ondersteuning en de reguliere (gemeentelijke) taken.

Het ondersteunend personeel staat onder leiding van het Hoofd Ondersteuning.

2. Uitvoerend personeel voor de processen TBz (Crisiscommunicatie, Publieke Zorg en Preparatie

Nafase).

●● Het uitvoerend personeel staat onder leiding van het hoofd van het desbetreffende proces.

De specifieke uitwerking van de functies wordt weergegeven in de afzonderlijke draaiboeken.

2.5 Moment van inzet

De primaire focus van de brandweer, politie en GHOR ligt voornamelijk in de acute fase terwijl die van

Bevolkingszorg ook na de acute fase doorloopt. Deze fase noemen we de lauwe fase. De organisatie

in de acute fase is een organisatie die 24/7 paraat dient te zijn. Gemeentelijke organisaties zijn dit,

gezien hun dagelijkse taken, over het algemeen niet. Om voorgaande reden is er een splitsing tussen

beide fasen gemaakt. De acute en de lauwe fase hebben de volgende definitie:

Acute fase: De periode waarop een incident start tot het moment waarop het bron- en effectgebied

geen fysiek gevaar meer vormt voor de omgeving en/of de maatschappelijke onrust afneemt.


Lauwe fase: De periode waarop wordt aangegeven door de operationele leiding dat het bron- en effect

gebied geen fysiek gevaar meer vormt voor de omgeving tot het einde van de nafase van een incident

(hiervoor hoeft niet per definitie afgeschaald te zijn).

Het RCP hanteert als multidisciplinaire opschalingmethodiek GRIP. Ook Bevolkingszorg volgt deze

opschalingsmethodiek, maar daarnaast kan Bevolkingszorg tevens aan de orde zijn op het moment dat

er geen sprake is van een GRIP-situatie. De gemeente kan ook behoefte hebben aan de gemeentelijke

crisisorganisatie of delen daarvan in andere situaties. Dit biedt de gemeente de mogelijkheid om de

organisatie op maat in te richten. Ook wanneer er sprake is van een GRIP-fase blijven gemeenten de

keuze houden om gebruik te maken van hun eigen functionarissen. De keuze aan welke onderdelen

behoefte is, wordt lokaal gemaakt. Dit geeft ruimte aan een gemeente om ook casuïstiek bijvoorbeeld

gericht op maatschappelijke onrust, op maat te organiseren. Dit sluit aan bij het uitgangspunt van een

flexibele crisisorganisatie.

De OvD Bz bepaalt in overleg met de gemeentesecretaris of de regionale piketfunctionarissen worden

ingezet en informeert de HS Bz.

Als de beheersing van een crisis de afronding nadert en er geen directe operationele aansturing meer

nodig is, wordt met de afschaling van de ingezette hulpdiensten en de bestuurlijke teams begonnen.

Afhankelijk van de stand van zaken zal, veelal per kolom, fasegewijs worden afgebouwd. Voor de

beslissingen en de wijze van afschalen wordt het RCP gevolgd.


3 Randvoorwaarden

3.1 Opleiden, trainen, oefenen (OTO)

De VRU heeft OTO-beleid geformuleerd voor alle functionarissen. Om het OTO-beleid te kunnen uitvoe-

ren zijn er kwalificatieprofielen gemaakt. De kwalificatieprofielen per functionaris zijn opgenomen in de

afzonderlijke draaiboeken. De belasting van de OTO-inzet wordt daar ook weergegeven. Tevens wordt

aangegeven op welke wijze omgegaan wordt met rapporteren aan de leidinggevende van de gemeente.

Zie voor het volledige beleid “OTO kader functies Gemeentelijk crisisbeheersing 2.0 – Bevolkingszorg”.

Voor wat betreft de verantwoordelijkheid voor de uitvoering zijn de volgende afspraken gemaakt:

●● Lokale kernfunctionarissen: De gemeente is zelf verantwoordelijk voor de vakbekwaamheid van deze

functionarissen. De kosten voor opleiden, trainen en oefenen liggen ook bij de gemeente. De VRU

koopt gezamenlijk in en factureert aan de afnemende gemeente.

●● Regionale piketfunctionarissen: De VRU is verantwoordelijk voor de vakbekwaamheid van deze func-

tionarissen en draagt de kosten voor OTO.

●● Ondersteunend- en uitvoerend personeel: OTO activiteiten voor deze personeelsleden zijn niet

verplicht.

●● Regionale pool crisiscommunicatie: De VRU is verantwoordelijk voor de vakbekwaamheid van deze

functionarissen en draagt de kosten voor OTO.

3.2 Evaluatie

De functionarissen die zitting hebben in de multidisciplinaire crisisteams worden volgens het beleid

“Evalueren in de VRU” geëvalueerd indien zij worden ingezet. De resultaten van de evaluaties hebben

ten doel het verbeteren van de crisisorganisatie en het functioneren van de piketfunctionarissen. De

VRU zal hiertoe initiatief nemen en de deelnemende regionale piketfunctionarissen leveren hiervoor

hun bijdrage. Lokale kernteamleden worden niet op basis van dit document geëvalueerd.

3.3 Paraatheid Bevolkingszorg

Onder de paraatheid van Bevolkingszorg wordt verstaan het organiseren/ voorbereiden van de uitvoe-

ring van Bevolkingszorg zodat deze op het moment van een crisis functioneert. Voor het succesvol

functioneren van Bevolkingszorg moeten de volgende randvoorwaarden georganiseerd zijn:

●● Melding & alarmering

●● Toegankelijkheid

●● Middelen

●● Dienstrooster

●● Beheer poollijst

De verantwoordelijkheid voor de uitvoering is een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de gemeen-

te(n) en de VRU. Uitgangspunt voor het organiseren van paraatheid van Bevolkingszorg zijn het

Handboek Bevolkingszorg en de opkomsttijden die gelden voor de crisisfunctionarissen t.b.v.

Bevolkingszorg (zie bijlage 2). Het onderwerp melding & alarmering en de andere onderwerpen zullen

nader worden uitgewerkt.


Bijlage 1 – Afkortingen

AB Algemeen Bestuur

BRW Brandweer

BT Beleidsteam

Bvr Besluit Veiligheidsregio’s

Bz Bevolkingszorg

CaCo Calamiteitencoördinator

CoPI Commando Plaats Incident

DB Dagelijks Bestuur

DPG Directeur Publieke Gezondheid

GAGS Gezondheidskundig Adviseur Gevaarlijke Stoffen

GBA Gemeentelijke Basisadministratie

GBT Gemeentelijk Beleidsteam

GHOR Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio

GMU Gemeenschappelijke Meldkamer Utrecht

GRIP Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure

HAc Hoofd Actiecentrum

HIN Hoofd Informatie

HOvJ Hoofd Officier van justitie

HS Bz Hoofd sectie Bevolkingszorg

IAC Informatie- en Adviescentrum

IM Informatiemanagement

IM TBz Informatiemanager Team Bevolkingszorg

IM RBT Informatiemanager Regionaal Beleidsteam

IVC Informatie verwijscentrum

LCMS Landelijk Crisismanagement Systeem

LOCC Landelijk Operationeel Coördinatiecentrum


LOS Landelijke Operationele Staf

NCC Nationaal Crisiscentrum

NCTV Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid

OL Operationeel Leider

OM Openbaar Ministerie

OTO Opleiden Trainen Oefenen

OvD Bz Officier van Dienst Bevolkingszorg

POL Politie

PSHOR Psychosociale Hulpverlening Ongevallen en Rampen

RBT Regionaal Beleidsteam

RCP Regionaal Crisisplan

ROC Regionaal Operationeel Centrum

ROT Regionaal Operationeel Team

SGBO Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden

TBz Team Bevolkingszorg

TL Teamleider

VIC Veiligheidsinformatiecentrum

Vz TBz Voorzitter team Bevolkingszorg

VRU Veiligheidsregio Utrecht

Wvr Wet Veiligheidsregio’s


Bijlage 2 – Opkomsttijden lokale/regionale functies

Functies (inter) gemeentelijke of

regionaal

Opkomsttijden Besluit

Veiligheidsregio’s

1 Officier van Dienst Bevolkingszorg (inter)

gemeentelijk

Opkomsttijd CoPI

30 minuten

2 Hoofd Publieke zorg Regionaal 90 minuten

3 Strategisch adviseur Bevolkingszorg (gem.secr.) (inter)

Gemeentelijk

60 minuten

4 Liaison gemeente ROT (inter)

Gemeentelijk

60 minuten

5 Aanspreekpunt communicatie 24/7

(Deze functie is bedoeld voor de borging van

de lokale kennis. De gemeente bepaald zelf

welke crisiscommunicatiefunctie deze lokale

functie vervult. Dit kan zijn in het GBT maar

kan ook in het actiecentrum crisiscommunica-

tie.)

(inter)

gemeentelijk

90 minuten

6 Informatiemanager (R)BT Regionaal 60 minuten

7 Procesbewaker GBT Regionaal 60 minuten

8 Strategisch adviseur Crisiscommunicatie (R)BT Regionaal 60 minuten

9 Hoofd Sectie Bevolkingszorg ROT Regionaal 45 minuten

10 Procesbewaker sectie Bevolkingszorg ROT Regionaal 60 minuten/

11 Communicatieadviseur ROT Regionaal Begint binnen

30 minuten

12 Ondersteuning sectie communicatie ROT Regionaal

(pool)

60 minuten

13 Communicatieadviseur CoPI Regionaal 30 minuten

14 Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie Regionaal Begint binnen

30 minuten

15 Omgevingsanalist Regionaal Begint binnen

30 minuten


Functies (inter) gemeentelijke of

regionaal

Opkomsttijden Besluit

Veiligheidsregio’s

16 Hoofd Preparatie Nafase Regionaal 90 minuten

17 Teamleider Publieke zorg (inter)

gemeentelijk

90 minuten

18 Medewerker Publieke zorg Regionaal 90 minuten

19 Teamleider Preparatie Nafase Regionaal 90 minuten

20 Medewerker Preparatie Nafase Regionaal 90 minuten

21 Informatiemanager team Bevolkingszorg Regionaal 60 minuten

22 Voorzitter team Bevolkingszorg Regionaal 90 minuten


Bijlage 3 – Instructie taakkaarten

Instructie voor diegene die de taakkaart uitreikt. Dit is veelal het Hoofd Actiecentrum of de Teamleider:

●● Vraag of de medewerker persoonlijk betrokken is;

●● Vertel wat er is gebeurd;

●● Vraag welke dagelijkse functie de medewerker vervult en waar hij/zij goed in is kijkend naar de

competenties;

●● Geef aan dat de medewerker nu door de crisisorganisatie wordt aangestuurd en niet door de dagelijkse

leiding

●● Vertel naar welke locatie de medewerker moet.

●● Houd rekening met de lokale (on)bekendheid.

●● Houd rekening met dat medewerkers mogelijk beperkt zijn opgeleid

Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0) - 1



Deel II Bevolkingszorg in de crisisorganisatie

2 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0)

1 Algemeen........................................................................................................................................................................... 31.1 Inleiding .......................................................................................................................................................................3

1.2 Doel en doelgroep deel Bevolkingszorg in de crisisbeheersing ..........................................................3

1.3 Positie Bevolkingszorg in de crisisorganisatie ..............................................................................................4

1.4 Uitgangspunten ..........................................................................................................................................................5

1.5 Opbouw deel Bevolkingszorg in de crisisorganisatie .................................................................................5

2 Vóór de crisis .................................................................................................................................................................. 62.1 Doel Bevolkingszorg in de crisisorganisatie ...................................................................................................6

2.2 Locatie deel Bevolkingszorg in de crisisorganisatie ..................................................................................6

2.3 Voorbereiding middelen .........................................................................................................................................6

3 Tijdens de crisis ............................................................................................................................................................ 73.1 Officier van Dienst Bevolkingszorg in het CoPI ............................................................................................7

3.2 Team Bevolkingszorg ..............................................................................................................................................8

3.3 Sectie Bevolkingszorg in het ROT .......................................................................................................................9

3.4 Functionarissen GBT ...............................................................................................................................................10

3.5 Strategisch adviseur Bevolkingszorg ...............................................................................................................10

4 Ná de crisis .....................................................................................................................................................................11

Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen .......................................................................................... 12

Bijlage 2 – Lokale voorbereiding middelen ........................................................................24

Inhoudsopgave deel II


1 Algemeen

1.1 Inleiding

Dit deel ‘Bevolkingszorg in de crisisorganisatie’ is een onderdeel van het handboek Bevolkingszorg en

een uitwerking van het Regionaal Crisisplan (RCP) Veiligheidsregio Utrecht (VRU).

1.2 Doel en doelgroep deel Bevolkingszorg in de crisisbeheersing

Het doel van dit deel Bevolkingszorg in de crisisorganisatie is het weergeven van de organisatie

van Bevolkingszorg in de hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie. Ondanks dat het team

Bevolkingszorg een team is dat zich enkel op de processen van Bevolkingszorg richt, valt zij onder de

hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie conform de Wet Veiligheidsregio’s. De doelgroep

van dit deel zijn alle bevolkingszorgfunctionarissen die een functie hebben in de hoofdstructuur van de

crisisorganisatie en die een rol vervullen vóór, tijdens en/of ná de crisis.


1.3 Positie Bevolkingszorg in de crisisorganisatie

Dit deel betreft de beschrijving van de volgende functionarissen/onderdelen in de crisisorganisatie:

Figuur 1. Organogram Bevolkingszorg in de crisisorganisatie.


Burgemeester






Hoofd Ondersteuning


Legenda


Hoofd Publieke zorg


Nafase(Gemeente is

regisseur)

Uitvoering Nafase



Teamleider Pers- &


verwanteninformatie






Uitvoerendpersoneel

Uitvoerendpersoneel

Omgevingsanalist




communicatieROT


ROT




OvDBevolkingszorg


CoPI


Procesbewaker GBT


Bevoegd gezag GBT


Crisiscommunicatie

Team Bevolkingszorg


CoPI


1.4 Uitgangspunten

De verantwoordelijkheden binnen de rampenbestrijding en crisisbeheersing zijn bij één persoon

belegd. De burgemeester (indien het GRIP IV is, heeft de voorzitter van de veiligheidsregio het opper-

bevel) heeft het opperbevel in geval van een ramp, crisis of van ernstige vrees voor het ontstaan

daarvan. Diegenen die aan de bestrijding van een crisis deelnemen staan onder zijn bevel. Het team

Bevolkingszorg coördineert de bevolkingszorgprocessen.

1.5 Opbouw deel Bevolkingszorg in de crisisorganisatie

Het deel bestaat uit drie hoofdstukken:

Vóór de crisis: In dit hoofdstuk is beschreven wat vooraf geregeld dient te zijn, zodat het

Bevolkingszorg ten tijde van een crisis uitgevoerd kan worden.

Tijdens de crisis: Doet zich een crisis voor en de activiteit moet worden opgestart, dan is het

hoofdstuk “Tijdens de crisis” van toepassing. In dit hoofdstuk staat de informa-

tie die nodig is om het deelproces ten uitvoer te brengen.

Ná de crisis: Dit hoofdstuk gaat in op de rol van Bevolkingszorg in de hoofdstructuur van de

crisisorganisatie zorg ná de acute fase van een crisis. De overgang naar de dage-

lijkse organisatie is beschreven.


2 Vóór de crisis

2.1 Doel Bevolkingszorg in de crisisorganisatie

Bevolkingszorg omvat alle activiteiten die de gemeente dient te ondernemen om te voorzien in de

wettelijke plicht die zij hebben richting de bevolking. Dit omvat crisiscommunicatie, publieke zorg en

Preparatie Nafase.

2.2 Locatie deel Bevolkingszorg in de crisisorganisatie

De lokale informatie die nodig is voor de uitvoering van dit draaiboek zoals aangegeven in de bijlage

dient lokaal en of regionaal beschikbaar (digitaal en analoog) te zijn.

2.3 Voorbereiding middelen

Bijlage 3 betreft een overzicht van de gewenste middelen die in de gemeente dienen te worden

voorbereid.


3 Tijdens de crisis

De crisisorganisatie kent drie verschillende niveaus met voor ieder niveau een sturend team. Dit zijn de

volgende niveaus en teams:

●● Strategisch niveau: GBT of RBT

●● Tactisch niveau: ROT – Team Bevolkingszorg

●● Operationeel niveau: CoPI – Actiecentra gemeenten

In dit deel worden de functies binnen Bevolkingszorg in de hiervoor genoemde teams beschreven.

Hieronder volgt geen volledige beschrijving van de teams op het team Bevolkingszorg na. Een beschrij-

ving van de betreffende teams met de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is de te vinden

in het RCP VRU.

3.1 Officier van Dienst Bevolkingszorg in het CoPI

De OvD Bz is een lokale kernfunctionaris die door iedere gemeente (al dan niet intergemeentelijk)

beschikbaar wordt gesteld voor betreffende verzorgingsgebied. De OvD Bz coördineert de bevolkings-

zorgactiviteiten vanuit het COPI nabij de plaats van het incident.

Taken ●● deelnemen aan het CoPI;

●● zorgen voor de opstart en leiding van de gemeentelijke processen en de gemeentelijke

functionarissen;

●● zorgen voor de overdracht naar de reguliere gemeentelijke organisatie;

●● zorg dragen voor overdracht van taken naar team Bevolkingszorg/ sectie Bevolkingszorg in ROT bui-

ten het brongebied bij afschalen.

Alarmering en opkomst●● OvD Bz wordt gealarmeerd door de meldkamer;

●● OvD Bz dient binnen 30 minuten na alarmering ter plaatse te zijn;

●● De opkomstlocatie wordt bij de alarmering bekend gemaakt.


Inzet regionale piketfunctionarissenDe OvD Bz kan regionale piketfunctionarissen alarmeren. De rol van de OvD Bz t.o.v. de alarmering en

informeren van de regionale piketfunctionarissen is als volgt:

De OvD Bz bepaalt in overleg met de gemeentesecretaris of de regionale piketfunctionarissen worden

ingezet en informeert de HS Bz.


nodig is, wordt met de afschaling van de ingezette hulpdiensten en de bestuurlijke teams begonnen.

Afhankelijk van de stand van zaken zal, veelal per kolom, fasegewijs worden afgebouwd. Voor de

beslissingen en de wijze van afschalen wordt het RCP gevolgd.

Een kwalificatieprofiel (nadere uitwerking van de functie) van OvD Bz vindt u in bijlage 1.

Een gemeente kan er voor kiezen om de OvD Bz mandaat te verlenen voor een aantal taken.

3.2 Team Bevolkingszorg

Het Team Bevolkingszorg (TBz) verzorgt de coördinatie van de uitvoering van de gemeentelijke proces-

sen ten tijde van een ramp of crisis. Het TBz wordt actief bij 2 of 3 processen. In het TBz wordt alle

relevante informatie over de uitvoering van de gemeentelijke processen verzameld en gedeeld met de

betrokken gemeentelijke teams en het Regionaal Operationeel Team. Gevraagd en ongevraagd worden

adviezen gegeven aan de sectie Bevolkingszorg ROT over in te zetten gemeentelijke acties.

SamenstellingEen team Bevolkingszorg bestaat uit de volgende functionarissen:

●● voorzitter team Bevolkingszorg (regionale piketfunctionaris) Zie voor een uitwerking van deze functie

het kwalificatieprofiel in bijlage I

●● hoofd actiecentrum crisiscommunicatie (regionale piketfunctionaris)

●● hoofd publieke zorg (regionale piketfunctionaris)

●● hoofd preparatie nafase (regionale piketfunctionaris)

●● Informatiemanager team Bevolkingszorg (regionale piketfunctionaris). Zie voor een uitwerking van

deze functie het kwalificatieprofiel in bijlage I

●● hoofd ondersteuning (lokale functionaris)

De voorzitter kan de bezetting uitbreiden met functionarissen die hij voor het uitvoeren van de taak

nodig vindt.

Taken●● coördineren van de uitvoering van de processen crisiscommunicatie, publieke zorg en preparatie

nafase en de processen informatiemanagement en ondersteuning binnen Bevolkingszorg;

●● afstemmen en adviseren van het Hoofd Sectie (HS Bz)/ liaison gemeente in het ROT;

●● informeren van de strategisch adviseur Bevolkingszorg GBT;

●● afstemmen met de OvD Bz in het CoPI.


Inzet Regionale piketfunctionarissenBehoefte aan inzet van de regionale piketfunctionarissen kan worden gesignaleerd naar de OvD Bz en/

of liaison gemeente ROT. Die zal op zijn beurt de inzet bespreken met de gemeentesecretaris van de

getroffen gemeente.

Het oproepen van een Team Bevolkingszorg wordt zoals eerder beschreven niet aan een GRIP-fase

gekoppeld om flexibele inzet mogelijk te houden.

Als de inzet van regionale piketfunctionarissen in meerdere gemeenten tegelijk wordt gevraagd,

overlegt de HS Bz met de vragende gemeenten. Indien er geen consensus wordt bereikt, beslist de

Operationeel Leider(OL). De OL beslist aan de hand van het incident of 1 teambevolkingszorg voor

meerdere gemeenten werkzaamheden verricht, of dat er meerdere TBz worden ingezet.

Informatiemanagement Het Team Bevolkingszorg zal, net als de andere crisisteams, gebruikmaken van het Landelijk Crisis

managementsysteem (LCMS). De informatiemanager TBz wordt door de actiecentra voorzien van

informatie die van belang is voor de uitvoering van het proces. De informatiemanager TBz zet deze

informatie in het LCMS. Een nadere uitwerking van informatiemanagement Team Bevolkingszorg staat

beschreven in “Procesbeschrijving Informatiemanagement”. Dit maakt daarom geen onderdeel uit van

dit Handboek Bevolkingszorg.

Alarmering en opkomst●● De opkomsttijd van het team Bevolkingszorg is 90 minuten. Het Hoofd actiecentrum crisiscommuni-

catie (lid van het TBz) begint met de werkzaamheden binnen 30 minuten.

●● De opkomstlocatie is de aangewezen ruimte voor het team Bevolkingszorg in de getroffen gemeente.

3.3 Sectie Bevolkingszorg in het ROT

De sectie Bz is een regionaal team (inclusief een liaison vanuit de getroffen gemeente(n). De sectie Bz

coördineert de bevolkingszorgactiviteiten vanuit de sectie Bz ROT.

Samenstelling●● Hoofd Sectie Bevolkingszorg;

●● Procesbewaker Bevolkingszorg;

●● Liaison Gemeente.

Een nadere uitwerking van deze functies vindt u terug in de kwalificatieprofielen in bijlage I.

Taken ●● functioneel aansturen van Team(s) Bevolkingszorg;

●● coördineren van de activiteiten op het gebied van Bevolkingszorg;

●● afstemmen van de activiteiten met de getroffen gemeente, brandweer, GHOR, politie of andere

betrokken partijen voor de uitvoering van de besluiten van het ROT;

●● lokale kennis aanleveren bij het ROT zoals bestuurlijke en politieke gevoeligheden die bijdragen

aan de advisering van de burgemeester door de Operationeel Leider;

●● aansturen van bevolkingszorgprocessen van de OvD Bz, zover die niet op de plaats incident spelen;

●● bevolkingszorgprocessen (zover nodig) opstarten en aansturen voor zover de aansturing niet is over-

gedragen aan het Team Bevolkingszorg;

●● opdrachten geven en adviezen vragen aan het Team Bevolkingszorg;

●● de afstemming bewaken van de gemeentelijke crisisprocessen op de andere processen;


●● logboek bijhouden en overzicht houden van de voortgang van de Bevolkingszorgactiviteiten. De

resultaten bewaken en indien nodig terugkoppelen in het ROT;

●● contact houden met de andere onderdelen van de Bevolkingszorg op strategisch en operationeel

niveau;

●● afstemmen over crisiscommunicatie met Communicatieadviseur ROT.

Alarmering en opkomst●● De opkomsttijd van de sectie Bevolkingszorg is 60 minuten. (m.u.v. HS Bz, 45 min)

●● De opkomstlocatie van de sectie is het ROT

3.4 Functionarissen GBT

In het GBT zitten de volgende functies ten behoeve van bevolkingszorg:

●● Procesbewaker GBT

●● Strategisch adviseur Bevolkingszorg

Een nadere uitwerking van deze functies kunt u terugvinden in bijlage 1 Kwalificatieprofielen.

3.5 Strategisch adviseur Bevolkingszorg

De strategisch adviseur Bevolkingszorg is een lokale kernfunctionaris die door iedere gemeente

beschikbaar wordt gesteld voor de betreffende gemeente. Deze functie wordt veelal ingevuld door de

gemeentesecretaris.

Taken●● adviseren en ondersteunen van de burgemeester in zijn rollen als beslisser, bestuurder, boegbeeld

en burgervader;

●● geïnformeerd blijven over voortgang Bevolkingszorg en personele capaciteitsinzetten van regionale

functionarissen;

●● bewaken continuïteit van de reguliere dagelijkse organisatie.

Alarmering en opkomst●● De strategisch adviseur Bevolkingszorg GBT wordt gealarmeerd door de OvD Bz;

●● De strategisch adviseur Bevolkingszorg dient binnen 60 minuten in het GBT van de getroffen

gemeente te zijn. Dit is veelal het gemeentehuis.


4 Ná de crisis

Op het moment dat de afronding van de acute fase voorbij is dient er te worden overgedragen naar

de dagelijkse organisatie ten behoeve van de nafase. De regie op de nafase ligt te allen tijde bij de

getroffen gemeente.

Een onderdeel van deze overgang naar de nafase is de evaluatie van een incident. Een evaluatie kan

verschillende doelstellingen hebben maar zal vooral gericht zijn op het verbeteren van de crisisor-

ganisatie en het functioneren van piketfunctionarissen. Evaluatie zal conform het bestaande beleid

“Evalueren in de VRU” worden uitgevoerd.


Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen

Kwalificatieprofiel OvD Bevolkingszorg

Kerntaken

De OvD Bevolkingszorg heeft de volgende kerntaken

1. Deelnemen aan het CoPI en de advisering aan de Leider CoPI

2. Zorgdragen voor de opstart en leiding van de gemeentelijke processen (Bevolkingszorg) en de gemeente-

lijke functionarissen in het inzetgebied CoPI

3. Zorgdragen voor overdracht naar de reguliere gemeentelijke organisatie

Positionering

●● Ontvangt leiding van en legt verantwoording af aan de Leider CoPI

●● Geeft de Leider CoPI gevraagd en ongevraagd advies

Criteria

Competenties

●● Analytisch

●● Coördinerend

●● Daadkrachtig

●● Politiek- bestuurlijk inzicht

Instroom eisen●● HBO werken denkniveau

●● Kennis van en ervaring met politiek bestuurlijke omgeving


Uitwerking kerntaken

Kerntaak 1: Deelnemen aan het CoPI en de advisering aan de leider CoPI

Werkzaamheden

De Officier van Dienst - Bevolkingszorg:

●● Haalt en brengt actief informatie

●● Levert input aan het CoPI

●❍ Neemt deel aan de vergaderingen van het CoPI.

●❍ Informeert het CoPI over (de voortgang van) de Bevolkingszorg en draagt daarmee bij aan de realisatie

aan het totaalbeeld.

●● Interpreteert en analyseert:

●❍ Vormt met de deelnemers aan het CoPI een gemeenschappelijk beeld van het incident en draagt bij

aan oordeelsvorming en besluitvorming.

●❍ Analyseert de betekenis van de scenario-ontwikkelingen in relatie tot de aspecten van de Bevolkings-

zorg.

●● Adviseert:

●❍ Adviseert gevraagd en ongevraagd de Leider CoPI en de andere leden van het CoPI over aspecten van

Bevolkingszorg in relatie tot de andere zorgonderdelen.

●❍ Draagt bij aan de formulering van adviezen aan het ROT, mede vanuit een bestuurlijke invalshoek.

●❍ Levert vanuit zijn monodisciplinaire verantwoordelijkheid de bouwsteen aan voor het evalueren van

het multidisciplinaire optreden.

Kerntaak 2: Zorgdragen voor de opstart en leiding van de gemeentelijke processen (Bevolkingszorg) en de gemeentelijke functionarissen in het inzetgebied CoPI

Werkzaamheden

De Officier van Dienst – Bevolkingszorg

●● Alarmeert relevante betrokken functionarissen van de Bevolkingszorg.

●❍ Leidt de operationele processen Bevolkingszorg in het inzetgebied CoPI.

●❍ Is contactpersoon op de plaats incident voor:

●■ gemeentelijke medewerkers ter plaatse;

●■ het ROT / Sectie Bevolkingszorg (vanaf GRIP 2).

●● Maakt afspraken met de overige disciplines om een veilige werkomgeving voor de gemeentelijke functio-

narissen te borgen.

●● Bewaakt de voortgang en rapporteert hierover aan de leider CoPI en het ROT / Sectie Bevolkingszorg.

Kerntaak 3: Zorgdragen voor overdracht naar de reguliere gemeentelijke organisatie

Werkzaamheden

De Officier van Dienst – Bevolkingszorg

●● Rondt de eigen werkzaamheden op het plaats incident af en draagt lopende zaken over aan de reguliere

gemeentelijke organisatie.

●● Blijft contactpersoon voor de leden CoPI of draagt dit over aan een functionaris binnen de reguliere ge-

meentelijke organisatie.


Kwalificatieprofiel Voorzitter team Bevolkingszorg

Kerntaken

De voorzitter van het team Bevolkingszorg heeft de volgende taken:

1. Aansturing van het team bevolkingszorg en het zorgen voor een snelle en gecoordineerde inzet van de

gemeentelijke processen en andere gemeentelijke taken.

Criteria

Competenties●● Politiek, bestuurlijk inzicht

●● Leiderschap

●● Gericht op samenwerking

●● Stressbestendig

●● Communicatief

●● Reflectief

●● Besluitvaardig

●● Analytisch

●● Daadkrachtig

Instroomeisen●● HBO werken denkniveau


●● Ervaring met het aansturen van complexe processen

●● Minimaal 5 jaar ervaring in een gemeente, bij voorkeur met affiniteit met crisisbeheersing

●● Kan binnen 1,5 uur na alarmering in 1 van de Utrechtse gemeenten aanwezig zijn.



Werkzaamheden

De voorzitter team Bevolkingszorg

Kerntaak 1: Aansturing van het team Bevolkingszorg; ●● Ontwikkelt op adequate wijze, in samenspraak met het team Bevolkingszorg, een tactisch plan voor de

Bevolkingszorg

●● geeft leiding en stuurt de hoofden taakorganisaties, die deel uitmaken van het team Bevolkingszorg, aan.

●● Zet taken binnen het team Bevolkingszorg weg en bewaakt de voortgang hiervan. Daar waar nodig stuurt

hij de processen bij;

●● Vertaalt de doelstellingen en de door het GBT en RBT vastgestelde uitgangspunten en tolerantiegrenzen

naar de gemeentelijke organisatie en informeert de leden van het team Bevolkingszorg hierover;

●● Verzamelt en analyseert de informatie en besluiten vanuit het ROT en de hoofden taakorganisaties en

bepaalt de risico’s voor de Bevolkingszorg;

●● draagt zorg voor het opstellen van voortgangs- en afwijkingsrapportages en laat besluiten nauwgezet

vastleggen;

●● evalueert met het team Bevolkingszorg de acties m.b.t. de Bevolkingszorg.

●● preseneert in samenwerking met de Informatiemanager het totaalbeeld;

●● zet opdrachten van het ROT uit bij de leden van het Team Bevolkingszorg

●● Informeert periodiek gevraagd en ongevraagd het HS Bz in het ROT;

●● Vraagt zo nodig bijstand aan via het HS Bz in het ROT


Kwalificatieprofiel Hoofd Sectie Bevolkingszorg

Kerntaken

De HS Bevolkingszorg heeft de volgende kerntaken

1. Zorgdragen voor de organisatie en uitvoering van de bevolkingszorg (incl. leidinggeven aan de

StafsectieBevolkingszorg)

2. Deelnemen aan het Regionaal Operationeel Team (ROT)

3. Zorgdragen voor overdracht naar de reguliere gemeentelijke organisatie(s)

Positionering

●● Ontvangt leiding van en legt verantwoording af aan de Operationeel Leider

●● Geeft de Operationeel Leider CoPI gevraagd en ongevraagd advies

Criteria

Competenties●● Politiek-bestuurlijk inzicht

●● Analytisch


●● Daadkrachtig

●● met leiderschap

●● (Gericht op samenwerken)

Instroomeisen●● WO werken denkniveau

●● Kennis van en ervaring met een politiek/ bestuurlijke omgeving


●● Kennis van procesmanagement

●● Stressbestendig handelen

Uitwerking Kerntaken

Kerntaak 1: Zorgdragen voor de organisatie en uitvoering van de Bevolkingszorg (incl. leidinggeven aan de Stafsectie Bevolkingszorg)

Werkzaamheden

Het Hoofd Sectie Bevolkingszorg:

●● Organiseert de Bevolkingszorg:

●❍ Ontwikkelt op adequate wijze, in samenspraak met de Stafsectie Bevolkingszorg, een strategisch plan

voor de bevolkingszorg.

●❍ Laat, afhankelijk van de aard van het grootschalig optreden, de verschillende Hoofden actiecentra op-

roepen en stelt de Stafsectie Bevolkingszorg samen.

●❍ Geeft leiding aan de Bevolkingszorg:

●❍ Geeft leiding aan de Stafsectie Bevolkingszorg.

●❍ Stuurt de Hoofden actiecentra, die deel uitmaken van de Stafsectie Bevolkingszorg, aan.

●❍ Verdeelt en delegeert taken binnen de Stafsectie Bevolkingszorg en houdt het overzicht op de uitvoering.


Uitwerking Kerntaken

●● Analyseert, draagt zorg voor informatie-uitwisseling en stemt af over verloop en acties:

●❍ Haalt en brengt actief informatie.

●❍ Vertaalt de doelstellingen en de door het GBT of RBT vastgestelde uitgangspunten en tolerantiegren-

zen naar de gemeentelijke organisatie en informeert de leden in de Stafsectie Bevolkingszorg hierover.

●❍ Verzamelt en analyseert de informatie vanuit ROT en Hoofden Taakorganisatie en bepaalt de risico’s

voor de Bevolkingszorg.

●❍ Geeft de juridische en operationele kaders van de Stafsectie Bevolkingszorg aan en informeert de staf-

leden over relevante zaken.

●❍ Laat zich informeren door de Stafsectie Bevolkingszorg en stemt werkzaamheden af.

●❍ Stemt, in geval van een opschaling van GRIP 1 naar een hoger GRIP-niveau, de stand van zaken en

lopende acties af met de Officier van Dienst - Bevolkingszorg in het CoPI.

●❍ Geeft leiding aan de monodisciplinaire beeld-, oordeels- en besluitvorming.

●● Evalueert, adviseert en bewaakt de kwaliteit:

●❍ Houdt op afstand het overzicht op het operationele proces, vormt zich een continu beeld en oordeel

over de Bevolkingszorg en stuurt waar nodig processen bij.

●❍ Beoordeelt het totaalbeeld en formuleert op basis daarvan adviezen in de richting van de Stafsectie

Bevolkingszorg.

●❍ Draagt zorg voor het opstellen van strategische voortgangs- en afwijkingsrapportages en laat besluiten

nauwgezet vastleggen.

Evalueert met de Stafsectie Bevolkingszorg de acties m.b.t. de Bevolkingszorg en draagt zorg voor de im-

plementatie van de verbeterpunten.

Kerntaak 2: Deelnemen aan het Regionaal Operationeel Team (ROT)

Werkzaamheden


●● Haalt en brengt actief informatie.

●● Levert input aan het ROT:

●❍ Neemt deel aan de vergaderingen van het ROT.

●❍ Informeert het ROT op hoofdlijnen over (de voortgang van) de Bevolkingszorg en draagt daarmee bij

aan de realisatie aan het totaalbeeld.

●● Interpreteert en analyseert:

●❍ Vormt met de deelnemers aan het ROT een gemeenschappelijk beeld van het incident en draagt bij

aan oordeelsvorming en besluitvorming.

●❍ Analyseert de betekenis van de scenario-ontwikkelingen in relatie tot de aspecten van de Bevolkings-

zorg.

●● Adviseert:

●❍ Adviseert gevraagd en ongevraagd de Operationeel Leider en de andere leden van het ROT over as-

pecten van bevolkingszorg in relatie tot de andere zorgonderdelen.

●❍ Draagt bij aan de formulering van de beleidsadviezen aan het GBT/RBT, mede vanuit een bestuurlijke

invalshoek.

●❍ Levert vanuit zijn monodisciplinaire verantwoordelijkheid de bouwsteen aan voor het evalueren van

het multidisciplinaire optreden.

Kerntaak 3: Zorgdragen voor overdracht naar de reguliere gemeentelijke organisatie(s)

Werkzaamheden


●● Draagt zorg voor de voorwaardenscheppende aspecten en overdracht van alle benodigde informatie

m.b.t. Bevolkingszorg naar de reguliere gemeentelijke organisatie(s) voordat er afgeschaald wordt.


Kwalificatieprofiel Procesbewaker sectie Bevolkingszorg

Kerntaken

De procesbewaker sectie BZ in het ROT heeft de volgende kerntaken:

1. Ondersteunt het Hoofd Sectie Bevolkingszorg op processen

2. Bewaakt de rolvastheid van de Sectie, binnen het ROT, maar ook in relatie tot de andere teams (CoPI,

Team Bevolkingszorg, GBT)

3. Controleert bij open afschaling het geordend starten en beëindigen van gemeenteprocessen, het over-

dragen van taken aan de nazorgorganisatie en het borgen van alle lopende acties

4. Vult het tabblad Bevolkingszorg in het Landelijk Crisis Management Systeem”

Positionering

●● Ontvangt leiding van HS Bz.

●● Werkt samen met liaison Bevolkingszorg ROT.

Criteria

Competenties●● Analytisch

●● Accuraat


●● Gericht op samenwerken


Instroomeisen●● HBO denken werkniveau

●● Minimaal 2 jaar relevante ervaring binnen een gemeente, bij voorkeur affiniteit met crisisbeheersing

●● kan binnen 1 uur na alarmering het ROT aanwezig zijn


Kerntaak 1: ondersteunt het Hoofd Sectie Bevolkingszorg op processen ●● Adviseert de Sectie Bevolkingszorg gevraagd en ongevraagd

Kerntaak 2: bewaakt de rolvastheid van de Sectie, binnen het ROT, maar ook in relatie tot de andere teams (CoPI, Team Bevolkingszorg, GBT)●● Bewaakt de voortgang van activiteiten op het gebied van Bevolkingszorg en houdt hiervoor contact met

de OvD Bevolkingszorg, voorzitter team bevolkingszorg en leidinggevende bevolkingszorg in het GBT.

Kerntaak 3: controleert bij open afschaling het geordend starten en beëindigen van gemeentepro-cessen, het overdragen van taken aan de nazorgorganisatie en het borgen van alle lopende acties●● Bewaakt de alarmering van de relevante betrokken functionarissen in de gemeentelijke processen;

●● Bewaakt de voortgang en ‘open eindjes’ ten aanzien van de gemeentelijke processen voordat afschaling

plaatsvindt.

●● Zorgt ervoor dat de taken van de Sectie Bevolkingszorg worden afgerond danwel dat doorlopende activi-

teiten eventueel worden overgedragen aan de reguliere organisatie;

Kerntaak 4: Vult het tabblad Bevolkingszorg in het Landelijk Crisis Management Systeem”


Kwalificatieprofiel Liaison Gemeente ROT

Kerntaken

De liaison Gemeente ROT heeft de volgende kerntaken:

1. de sectie Bevolkingszorg ROT voorzien van lokale kennis over de getroffen gemeente(n); (Betreffende

infrastructuur/ actuele lokale bestuurlijke aandachtspunten)

2. ondersteunt het Hoofd Sectie Bevolkingszorg op processen;

3. overlegt verzoeken voor bijstand (ingevuld door regionale functionarissen) met het hoofd sectie gemeen-

te en/of de gemeentesecretaris van de getroffen gemeente. (dit kan ook door de OvD Bevolkingszorg

gebeuren)

4. verzoekt de meldkamer specifieke regionale functionarissen te alarmeren

Positionering

●● Ontvangt leiding van het hoofd sectie Bevolkingszorg in het ROT

Criteria


●● Kennis lokale infrastructuur

●● Beeld van gevestigde ondernemers en organisaties (bedrijven/zorginstellingen etc.)



Kwalificatieprofiel Procesbewaker GBT

Kerntaken

De procesbewaker GBT heeft de volgende kerntaken:

●● De advisering van de burgemeester over openbare orde, veiligheid en crisisbeheersing

●● Het bijstaan en adviseren van de Leidinggevende Bevolkingszorg op het punt van bevolkingszorgproces-

sen

●● Bewaakt de rolvastheid van het GBT, binnen het team, maar ook in relatie tot de andere teams.

Positionering

●● Ontvangt leiding van de voorzitter van het GBT

Criteria

Competenties●● Politiek bestuurlijk inzicht

●● Analytisch


●● Reflectief



●● Kennis van Crisisbeheersing, Openbare Orde en Veiligheid

●● Minimaal 2 jaar relevante ervaring binnen een gemeente

●● Inzicht in juridische belangen en risico’s

●● Kan binnen 1 uur na alarmering op de GBT-locatie van de Utrechtse gemeente zijn.



Kerntaak 1: de advisering van de burgemeester over openbare orde, veiligheid en crisisbeheer-sing

Werkzaamheden

●● Adviseert de burgemeester en het GBT vanuit een monodisciplinaire achtergrond met een multidisciplinai-

re blik op het gebied van openbare orde, veiligheid en crisisbeheersing.

●● Draagt bij aan multidisciplinaire besluitvorming

Kerntaak 2: het bijstaan en adviseren van de Leidinggevende Bevolkingszorg op het punt van bevolkingszorgprocessen

Werkzaamheden

●● Adviseert de leidinggevende Bevolkingszorg ten aanzien van gemeentelijke crisisbeheersing.

Kerntaak 3: bewaakt de rolvastheid van het GBT, binnen het team, maar ook in relatie tot de andere teams.

Werkzaamheden

●● Bewaakt de voortgang van activiteiten van het team.

●● Spreekt teamleden aan wanneer zij zich buiten hun rol begeven.


Kwalificatieprofiel Strategisch adviseur Bevolkingszorg GBT

Kerntaken

●● Adviseert en ondersteunt van de burgemeester in zijn rollen als beslisser, bestuurder, boegbeeld en bur-

gervader;

●● Geïnformeerd blijven over voortgang Bevolkingszorg en personele capaciteitsinzetten van regionale func-

tionarissen;

●● Bewaakt continuïteit van de reguliere dagelijkse organisatie.

●● is eindverantwoordelijke voor de afstemming tussen de gemeentelijke processen in de betrokken ge-

meente;

●● is voor leden van het beleidsteam het aanspreekpunt voor Bevolkingszorg.

Positionering

●● Ontvangt leiding van en legt verantwoording af aan de burgemeester

Criteria


●● Onafhankelijk

●● Analyseren

●● Samenwerken

●● Communiceren

●● Overtuigen daadkracht


Instroomeisen●● WO werken denkniveau;

●● Werkzaam als gemeentesecretaris;

●● Kan binnen 60 minuten na alarmering in betreffende gemeentehuis zijn.


Kwalificatieprofiel Strategisch adviseur Bevolkingszorg RBT

Kerntaken

●● bestuurlijk adviseur van de Voorzitter van de Veiligheidsregio in het RBT ten aanzien van beleidsbeslis-

singen en de coördinatie van de gemeentelijke crisisbeheersing.

●● eindverantwoordelijk voor de afstemming tussen de gemeentelijke processen in de betrokken gemeen-

ten.

●● klankbord voor de gemeentesecretarissen in de betrokken gemeenten ten aanzien van de gemeentelijke

crisisbeheersing.

Positionering

●● Ontvangt operationele leiding van de voorzitter van de veiligheidsregio

Criteria



●● Analyseren

●● Samenwerken

●● Communiceren

●● Overtuigen

●● Daadkracht



Bijlage 2 – Lokale voorbereiding middelen

OvD Bz Het verschaffen en beheren van de middelen voor de OvD Bz is een (inter)gemeentelijke verantwoorde-

lijkheid. Om de functie van OvD Bz te vervullen zijn de volgende middelen wenselijk.

●● Hesje, mobiele telefoon, notitiemiddelen, lokale informatie (planvorming/ gemeenteplattegrond,-gids

etc.)

Team Bz Het verschaffen en beheren van de middelen voor het team Bevolkingszorg is een lokale gemeentelijke

verantwoordelijkheid

●● Overlegruimte met AV-middelen

●● Laptop/PC t.b.v. informatiemanagement

●● Flipover en kantoorartikelen

Sectie Bz ROT Het verschaffen en beheren van de middelen voor de sectie Bz ROT is een regionale

verantwoordelijkheid.

●● 2 werkplekken

●● PC’s, kantoorartikelen

GBTHet verschaffen en beheren van de middelen voor het GBT is een lokale verantwoordelijkheid.

●● Overlegruimte met AV-middelen



Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 1



Deel III Crisiscommunicatie

2 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)

1 Algemeen........................................................................................................................................................................... 31.1 Inleiding ........................................................................................................................................................................3

1.2 Doel en doelgroep deel Crisiscommunicatie ..................................................................................................3

1.3 Positie proces .............................................................................................................................................................4

1.4 Uitgangspunten ..........................................................................................................................................................5

1.5 Opbouw draaiboek ...................................................................................................................................................6

2 Voor de crisis .................................................................................................................................................................. 72.1 Doel crisiscommunicatie .........................................................................................................................................7

2.2 Locatie draaiboek ......................................................................................................................................................7

2.3 Voorbereiding middelen .........................................................................................................................................7

2.4 Voorbereiding op een ramp of crisis .................................................................................................................8

3 Tijdens de crisis ............................................................................................................................................................ 93.1 Procesbeschrijving crisiscommunicatie .............................................................................................................9

3.2 Grip ................................................................................................................................................................................10

3.3 Organisatie proces ................................................................................................................................................. 11

3.4 Procesbeschrijving omgevingsanalyse ............................................................................................................14

3.5 Communicatiemiddelen en mandaat ...............................................................................................................15

4 Na de crisis .................................................................................................................................................................... 164.1 Afschalen ....................................................................................................................................................................16

4.2 Taak Incidentgemeente .........................................................................................................................................16

4.3 Rol Team Communicatie .......................................................................................................................................17

4.4 Evaluatie......................................................................................................................................................................17

Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen hardpiket .......................................................................... 18

Bijlage 2 – Taakkaarten ......................................................................................................58

Bijlage 3 – Checklist eigen organisatie ............................................................................. 109

Bijlage 4 – Contactgegevens media en partners .............................................................. 110

Bijlage 5 – Logboek ...........................................................................................................111

Bijlage 6 – Format omgevingsanalyserapport ................................................................... 112

Inhoudsopgave deel III


1 Algemeen

1.1 Inleiding

Dit deel ‘crisiscommunicatie’ is een onderdeel van het handboek Bevolkingszorg en een uitwerking van

het Regionaal Crisisplan (RCP) Veiligheidsregio Utrecht (VRU). Een belangrijk onderdeel van het RCP, is

het onderwerp crisiscommunicatie en verwanteninformatie. Deze onderwerpen worden in dit draaiboek

verder uitgewerkt, als onderdeel van de kolom Bevolkingszorg.

1.2 Doel en doelgroep deel Crisiscommunicatie

Het doel van dit deel Crisiscommunicatie is het weergeven van Crisiscommunicatie in de hoofdstructuur

van de crisisbeheersingsorganisatie. De doelgroep van dit deel zijn alle functionarissen die een rol

vervullen vóór, tijdens en ná de crisis in crisiscommunicatie en verwanteninformatie.


1.3 Positie proces

Dit proces betreft de beschrijving van de volgende functionarissen van crisiscommunicatie in de

crisisorganisatie:


Burgemeester






Hoofd Ondersteuning


Legenda


Hoofd Publieke zorg


Nafase(Gemeente is

regisseur)

Uitvoering Nafase



Teamleider Pers- &


verwanteninformatie






Uitvoerendpersoneel

Uitvoerendpersoneel

Omgevingsanalist




communicatieROT


ROT




OvDBevolkingszorg


CoPI


Procesbewaker GBT


Bevoegd gezag GBT


Crisiscommunicatie

Team Bevolkingszorg


CoPI


1.4 Uitgangspunten

1.4.1 Visiedocument crisiscommunicatieHet visiedocument beoogt de doorontwikkeling van crisiscommunicatie binnen de Veiligheidsregio

Utrecht en is opgesteld samen met de betrokken gemeenten. Het algemeen bestuur van de VRU heeft

het visiedocument in januari 2013 voor kennisgeving aangenomen en verzocht tot nadere uitwerking in

het RCP, bevolkingszorg op orde en het draaiboek.

In het visiedocument is bepaald dat, ongeacht het type crisis, in essentie drie doelen centraal staan

om te voorzien in de maatschappelijke informatiebehoefte. Deze drie doelen kennen andere uitgangs-

punten en andere voedingsbronnen. Het is dan ook belangrijk om ze goed op elkaar af te stemmen:

●● Informatievoorziening: het verstrekken van algemene informatie voor zover die informatie betrekking

heeft op feiten en omstandigheden gerelateerd aan de crisissituatie. Informatie over verantwoorde-

lijkheden, taken en werkzaamheden van de diverse actoren binnen de crisisorganisatie. Het streven

naar maximale openheid.

●● Betekenisgeving: het duiden van de crisissituatie en die in breder perspectief plaatsen. Daarbij

wordt aangesloten bij de gevoelens die onder (groepen in) de samenleving leven waarbij empathie

tonen een cruciale rol speelt. Het doel betekenisgeving ligt nadrukkelijk bij de burgemeester, waar

de rol van burgervader voor is weggelegd. Van belang is het vinden van een evenwicht tussen ratio

en emotie. Ook het benoemen van dilemma’s en het kunnen relativeren maar erkennen van de

gepercipieerde situatie is hierin belangrijk.

●● Schadebeperking: het geven van instructies die gericht zijn op het beperken van (gezondheids- of

materiële) schade voor (groepen in) de samenleving. Het stimuleren van de zelfredzaamheid en de

onderlinge hulpverlening. Het helder communiceren van de mogelijke risico’s die aan het incident of

de crisis verbonden zijn. Daarnaast het richting geven aan het gedrag van (groepen in) de samen-

leving. Dit om maatregelen van de overheid effectief te maken en/of om verstoring of hinder van

maatregelen van de incidentbestrijding tegen te gaan.

1.4.2 Grip onafhankelijke inzetRampen en crises worden opgeschaald volgens de GRIP-fasen. Voor communicatie echter, kan een

incident heel groot zijn qua inzet en impact, terwijl het incident of de crisis een lage GRIP fase kent

(bijvoorbeeld nul of 1). Het proces van crisiscommunicatie moet daarom niet afhankelijk zijn van een

(officiële) grip-afkondiging. Bij de crisiscommunicatie staat de maatschappelijke informatiebehoefte

voorop. Deze behoefte wordt onder andere inzichtelijk gemaakt door het proces van de omgevingsana-

lyse en die kan de aanleiding geven om het proces van crisiscommunicatie op te schalen. Dat betekent

dat (onderdelen van) het proces crisiscommunicatie volledig operationeel kan zijn in een – officiële –

grip 0/1 situatie. Belangrijk is om dit af te stemmen met de burgemeester in de gemeente, wat is zijn/

haar verwachtingen tov crisiscommunicatie?

1.4.3 VerwanteninformatieHet proces Verwanteninformatie is met de implementatie van het Regionaal Crisisplan een nieuw

onderdeel binnen Crisiscommunicatie.


1.5 Opbouw draaiboek

Het draaiboek bestaat uit drie hoofdstukken:

Vóór de crisis: In dit hoofdstuk is beschreven wat vooraf geregeld dient te zijn, zodat het deel-

proces ten tijde van een crisis uitgevoerd kan worden.

Tijdens de crisis: Doet zich een crisis voor en het deelproces moet worden opgestart, dan raad-

pleegt u hoofdstuk “Tijdens de crisis”.

In dit hoofdstuk staat de informatie die nodig is om het deelproces ten uitvoer

te brengen.

Ná de crisis: Dit hoofdstuk gaat in op de rol van het proces crisiscommunicatie ná de acute

fase van een crisis. De overgang naar de dagelijkse organisatie is beschreven.


2 Voor de crisis

2.1 Doel crisiscommunicatie

Het organiseren van crisiscommunicatie voor een crisissituatie.

Op grond van artikel 46.2 van de Wet op de Veiligheidsregio’s moet het bestuur van de veiligheidsre-

gio er voor zorgen dat de bevolking informatie wordt verschaft over de rampen en crises die de regio

kunnen treffen, over de maatregelen die zijn getroffen ter voorkoming en bestrijding hiervan en over

de daarbij te volgen gedragslijn.

Burgers die goed op de hoogte zijn van risico’s in hun omgeving voelen zich veiliger en reageren beter

als er een ramp gebeurt. Risicocommunicatie speelt daarop in en is daarmee als proces de voorloper

van crisiscommunicatie.

2.2 Locatie draaiboek

Dit draaiboek is terug te vinden op www.vru.nl. De lokale informatie die nodig is voor de uitvoering

van dit draaiboek wordt (digitaal en analoog) beschikbaar gesteld in iedere gemeente.


De voorbereidingen van de uitvoering van het proces vindt plaats in de gemeente. Voor de uitvoering

zijn de volgende middelen gewenst:

●● Taakkaarten functionarissen

●● Telefoonlijst intern en extern (print)

●● Opladers mobiele telefoons, tablets etc

●● Logboeken

●● Blanco omgevingsrapportages

Ondersteunende middelen

●● Aangewezen ruimte(n) voor actiecentrum met werkplekfaciliteiten (incl. accounts) Hou rekening met

de eventuele inzet van de mensen uit de pool.

●● Telefoon- internetverbindingen (met internettoegang tot social media voor omgevingsanalyse)

●● Printer(s)

●● Kantoormateriaal

●● Audiovisuele middelen (tv, radio etc)

●● Pennen, schrijfblokken, markers

●● Kaartmateriaal (papier/digitaal)

●● Naslagwerk, zoals gemeentegids

●● Locatie persconferentie en middelen hiervoor (bijv. geluid)

●● Functiebordjes voor op tafel persconferentie


2.4 Voorbereiding op een ramp of crisis

- functies; regionaal en lokaal Tijdens de crisis is het belangrijk dat gemeenten elkaar kunnen ondersteunen. Regionale uniformiteit is

het uitgangspunt daarbij. Voor vijf sleutelfuncties (Communicatieadviseur Copi, communicatieadviseur

ROT, Hoofd actiecentrum crisiscommunicatie, omgevingsanalist, strategisch adviseur crisiscommunicatie

GBT/RBT) in het communicatieproces kan gebruik worden gemaakt van regionaal beschikbare communi-

catiepiketfuncties (hard piket). De overige functies dienen lokaal te worden ingevuld, deels door lokaal

kernteam en deels door mensen uit de organisatie, eventueel aangevuld door mensen uit de regionale

poollijst (zacht piket). De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de functies in de crisis-

communicatie worden regionaal op gelijke wijze ingevuld.

De regionale pool crisiscommunicatie bestaat uit communicatiemedewerkers die werkzaam zijn bij

gemeenten binnen de Veiligheidsregio Utrecht. Om het Actiecentrum Communicatie te vullen zijn

diverse functies noodzakelijk. De deelnemers aan de pool worden specifiek op functie ingedeeld en

opgeleid en getraind (denk aan medewerkers persvoorlichting, publieksvoorlichting, publieksinforma-

tienummer, een redacteur web- en socialmedia, etc.) De getroffen gemeente kan de pool inzetten om

haar actiecentrum te bemensen. Deze inzet van medewerkers gebeurt op basis van zacht piket.

- taakkaarten en kwalificatieprofielenEr is een groot aantal verschillende functies binnen de crisiscommunicatie. Van deze functies zijn in

de bijlage de taakkaarten opgenomen. Deze taakkaarten kunnen tijdens de crisis uitgedeeld worden,

zodat overzichtelijk is wie welke functie uitvoert.

In de voorbereidende fase krijgen de medewerkers binnen de gemeente alvast een crisisfunctie toebe-

deeld. In deze fase moet het lokale kernteam gevuld worden en kan bekeken worden wat de de meest

cruciale functies zijn die bij de start van de crisis met voorrang ingevuld moeten worden.


3 Tijdens de crisis

3.1 Procesbeschrijving crisiscommunicatie

Het doel van crisiscommunicatie tijdens de crisis is het voorzien in de maatschappelijke informatiebe-

hoefte, het geven van relevante informatie, handelingsperspectief en duiding van de crisis.

Crisiscommunicatie is een gemeentelijk proces, waarbij de uitvoering plaatsvindt binnen de gemeente

(tot en met Grip 3) in het actiecentrum crisiscommunicatie. Bij grip 4 wordt een regionaal actiecentrum

opgestart. Naast het actiecentrum crisiscommunicatie is communicatie ook vertegenwoordigd in het

CoPI, ROT en GBT/RBT.

Strategieformuliering IVan buiten naar binnen

BinnenB

uite

n

Omgevings

analyse

Uitvoering

CoördinatieCommuni-

catiestrat.

Resultaat/

effect

Scenario’s en fasering

Van binnen naar buiten

Crisiscommunicatie is een cyclisch proces van analyse, advies en aanpak. De maatschappelijke infor-

matiebehoefte als uitgangspunt, impliceert het belang van omgevingsanalyse. Hiermee wordt de

buitenwereld naar binnen gehaald. Het voedt de formulering van het communicatieadvies en dient als

uitgangspunt voor de te voeren communicatiestrategie.


3.2 Grip

Als het GRIP is dan moeten minimaal de volgende functies actief zijn:

GRIP 1 GRIP 2 GRIP 3 GRIP 4

Communicatie-

adviseur Copi

●● Communicatie-

adviseur Copi

●● Communicatie -

adviseur ROT

●● Omgevingsa-

nalist

●● Communicatieadviseur

Copi


ROT

●● Hoofd actiecentrum

crisiscommunicatie *

●● Teamleider pers- &

publieks voorlichting

●● Teamleider analyse en

advies

●● Omgevingsanalist

●● Strategisch adviseur cri-

siscommunicatie GBT/RBT

●● Eventueel: Lokale Com-

municatieadviseur BT

(ter ondersteuning)


Copi

●● Hoofd regionaal actie-

centrum crisiscommu-

nicatie *


●● Strategisch adviseur

crisiscommunicatie RBT

Regionaal beschikbare communicatiepiketfuncties - Hard piketLokaal ingevuld of aangevuld dmv zacht piket (regionale poollijst)

* Het actiecentrum crisiscommunicatie kent verschillende functies, die ingezet kunnen worden

Tijdens een crisis hoeven niet alle functies actief te zijn. Het proces Crisiscommunicatie kan los van

alle andere processen griponafhankelijk (zie 1.4.2) worden opgeschaald. Afhankelijk van het soort

crisis moet bekeken worden welke functies nodig zijn. Sleutelfuncties die (bijna) altijd ingezet moeten

worden, zijn:

●● Omgevingsanalyse

●● Publieksvoorlichting (redactie, opvanglocatie)

●● Persvoorlichting

3.2.1 Bemensing CrisiscommunicatieTijdens de crisis kan een gemeente gebruik maken van de regionale functies, die op hard piket staan.

Voor Crisiscommunicatie zijn dat: omgevingsanalist, hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie en de

Strategisch Adviseur Crisiscommunicatie. Iedere gemeente kent een lokale kernteam, deze zijn 24/7

bereikbaar en moeten dan ook ingezet worden. De overige functies worden ingevuld door het eigen

personeel of eventueel kan de gemeente gebruik maken van de regionale poollijst Crisiscommunicatie

(zacht piket).

In het BT kan naar eigen behoefte een lokale communicatieadviseur GBT worden in gezet ter onder-

steuning van de Strategisch Adviseur Crisiscommunicatie. Deze heeft lokale kennis en heeft daarmee

een toegevoegde waarde. Deze adviseur hoeft overigens niet dezelfde persoon te zijn als het 24/7

aanspreekpunt communicatie.


3.3 Organisatie proces

Het actiecentrum crisiscommunicatie zorgt voor de uitvoering van crisiscommunicatie. Het actiecen-

trum is onderverdeeld in twee teams: pers- en publieksvoorlichting en analyse en advies. Deze twee

teams kennen een teamleider, die op hun beurt worden aangestuurd door het hoofd actiecentrum

Crisiscommunicatie.

De informatie die het actiecentrum nodig heeft kan komen van het CoPI, ROT en GBT.

Het lokale actiecentrum crisiscommunicatie krijgt informatie (op het gebied van informatiepositie en

schadebeperking) van de communicatieadviseur CoPI (GRIP 1) en operationele aansturing van het

hoofd sectie bevolkingszorg (GRIP 2 en 3). Bestuurlijke aansturing (op het gebied van betekenisgeving,

bestuurlijk/politieke besluiten) krijgt het actiecentrum van team bevolkingszorg (indien aanwezig) of de

strategisch adviseur crisiscommunicatie van de burgemeester.

De communicatiestrategie wordt in het GBT vastgesteld. Input hiervoor komt van de communicatieadvi-

seur ROT en Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie.

In Grip 4 is er sprake van een regionaal actiecentrum, dit wordt aangestuurd door de communicatiead-

viseur ROT in afstemming met de strategisch adviseur RBT.

Binnen de crisiscommunicatie kennen we de volgende functies:

CoPI

●● Communicatieadviseur CoPI

Regionaal Operationeel Team (ROT)

●● Communicatieadviseur ROT

●● Liaison sectie communicatie ROT (Procesbewaker crisiscommunicatie ROT)

(Regionaal) Beleidsteam

●● Strategisch adviseur crisiscommunicatie RBT/GBT

●● Lokale Communicatieadviseur GBT ter ondersteuning van Strategisch adviseur, deze kan naar

behoefte worden ingezet.

Team Bevolkingszorg

●● Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie

Actiecentrum crisiscommunicatie

●● Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie

●● Ondersteuner Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie en Actiecentrum Crisiscommunicatie

●● Liaison BT

●● Informatiecoördinator communicatie (LCMS)*

Team Pers- en publieksvoorlichting

●● Teamleider Pers- en publieksvoorlichting

●● Medewerker Persvoorlichting (incl contactpersoon calamiteitenzender)

●● Medewerker Persvoorlichting opvanglocatie / Plaats Incident

●● Medewerker Publieksvoorlichting


●● Medewerker Publieksvoorlichting op de opvanglocatie / Plaats Incident

●● Coördinator publieksinformatienummer

●● Medewerker publieksinformatienummer

●● Medewerker publieksinformatiebalie/receptie

●● Redacteur web en social media

Team Analyse en Advies

●● Teamleider Analyse en Advies

●● Communicatieadviseur team Analyse en Advies**

●● Omgevingsanalist*

* Deze functie is nog niet ingevuld

** De functie van omgevingsanalist en communicatieadviseur team Analyse en Advies kan door

dezelfde persoon worden uitgevoerd, zeker in het begin van de crisis.


Schematisch overzicht van de functies in crisiscommunicatie

(Regionaal) Beleidsteam

Regionaal Operationeel Team

Commando Plaats Incident

Sturing

Informatie

• Stratiegisch adviseur crisiscommunicatie GBT/RBT

• Lokale Communicatie-adviseur GBT*

• Communicatieadviseur ROT• Liaison sectie communicatie ROT

• Communicatieadviseur CoPI

Actiecentrum Crisiscommunicatie

●● Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie●● Ondersteuner Hoofd Crisiscommunicatie en Actiecentrum Crisiscommunicatie

●● Liaison Strategisch adviseur BT

Team analyse en advies Team Pers- en Publieks voorlichting

●● Teamleider analyse en advies

●● Communicatieadvi-seur

●● Omgevingsanalisten


●● Medewerker Persvoor-lichting (incl contact-persoon calamiteiten-zender)

●● Medewerker Publieks-voorlichting

●● Medewerker Publieks-voorlichting op de opvanglocatie

●● Coördinator publieks-informatienummer

●● Medewerker publieks-informatienummer

●● Medewerker publieks-informatiebalie / receptie


Team Bevolkingszorg

• Hoofd AC Crisis communicatie (of plaatsvervanger)

Taakkaarten en kwalificatieprofielen zijn te vinden in de bijlagen.

* Lokaal communicatieadviseur ter ondersteuning van de Strategisch adviseur crisiscommunicatie kan

naar behoefte worden ingezet.


3.4 Procesbeschrijving omgevingsanalyse

De maatschappelijke informatiebehoefte wordt door de omgevingsanalyse inzichtelijk gemaakt. Het

omgevingsbeeld met het advies voor de communicatieaanpak gaat over de eerste twee stappen binnen

het proces van crisiscommunicatie (analyse en strategie/advies). Het effect van de gekozen strategie en

de ingezette communicatiemiddelen komt in de volgende analyse naar voren.

De analyse wordt gebaseerd op:

Media

●● Traditionele media (Radio, Tv, Krant)

●● Internet en Social media (bv twitter, facebook, blogs)

●● Nieuwssites en de reacties daarop

Publiek

●● Publieksvragen en e-mails die binnen komen

●● Waarnemingen Plaats Incident/opvanglocaties

●● Zoekgedrag op je eigen site

Pers

●● Persvragen (via de persvoorlichters)

●● Onderzoek

●● Crisisbarometer NCC – CRC

De teamleider Analyse en Advies bepaalt (in overleg met de analisten) welke middelen gebruikt worden

om te analyseren. De media-middelen worden ingericht bij het team analyse en advies. De publieks-

vragen komen van het lokale of externe callcenter. De teamleider Analyse en Advies spreekt met

teamleider Callcenter af wat de frequentie is van de input van de vragen. Met de persvoorlichters dient

afgesproken te worden hoe en wanneer de persvragen bij de analisten binnen komen. Tijdens een

crisis zal er regelmatig voor gekozen worden om de omgevingsanalist direct te laten beginnen, zonder

dat er al een teamleider Analyse en Advies is. Dit kan de analist zijn, die hard piket heeft of een eigen

lokale analist. Deze analist zal zelf ook het advies toevoegen aan de rapportage. Als het team groter

wordt, dan is een teamleider noodzakelijk en deze heeft dan een sturende rol in het team.

Het proces crisiscommunicatie begint met een omgevingsbeeld en een advies. Daarop volgt een

strategie, die uitgevoerd wordt. Het effect van de maatregelen en de aanpak is te zien in de volgende

omgevingsbeelden. Daarmee kan het omgevingsbeeld ook gebruikt worden om de genomen maatrege-

len en de ingezette communicatiemiddelen te evalueren, te toetsen en bij te sturen.

Vanuit het actiecentrum crisiscommunicatie maakt de omgevingsanalist het rapport omgevingsbeeld

met een advies voor de communicatieaanpak. Dit rapport wordt in LCMS ontsloten op het tabblad

communicatie. Op deze manier is het inzichtelijk voor zowel CoPI, ROT als GBT/RBT. Ook wordt het

rapport ingebracht in het actiecentrum crisiscommunicatie.


3.5 Communicatiemiddelen en mandaat

Tijdens een crisis kan gebruik gemaakt worden van verschillende communicatiemiddelen. Naast de

eigen gemeentelijke communicatiemiddelen kan er gebruikt gemaakt worden van regionale of lande-

lijke middelen. Dit zijn:

●● Calamiteitenzender - inzet via OL of burgemeester.

●● Crisis.nl - inzet via OL of burgemeester

●● NL Alert - inzet via OL

Alle afspraken over inzet en gebruik staan in convenanten en uitvoeringsbesluiten. Deze worden apart

naar de gemeenten gestuurd en regelmatig geëvalueerd en evt aangepast.


4 Na de crisis

Dit is de fase waarin activiteiten worden ontplooid waardoor er na een ramp of crisis weer kan worden

teruggekeerd naar de ‘normale’ situatie. Het is de fase waarin de volle omvang van de ramp of crisis

duidelijk wordt. Denk aan slachtoffers, materiële schade, vervolgschade en mogelijk politieke gevolgen.

De kern van de nafase is het beste te omschrijven met: herstel.

4.1 Afschalen


nodig is, wordt met de afschaling van de ingezette hulpdiensten en de bestuurlijke teams begon-

nen. Afhankelijk van de stand van zaken zal, veelal per kolom, fasegewijs worden afgebouwd. Er

moet worden voorkomen dat er in de kolommen ongecontroleerd wordt afgeschaald. Vanaf GRIP 3

wordt de beslissing tot afschalen genomen door de burgemeester. Bij incidenten met een bovenge-

meentelijke omvang, wordt de beslissing tot afschalen genomen na overleg met de voorzitter van de

Veiligheidsregio.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen afschaling en de opbouw van de nazorgfase. Hiervoor is veelal

geen exact moment te bepalen, beide processen verlopen langs een glijdende schaal en moeten elkaar

kunnen overlappen. Het gemeentelijk beleidsteam moet zeer nadrukkelijk beleidsbeslissingen over

de nazorg nemen voordat er bestuurlijk of operationeel wordt ontbonden. Hierbij valt te denken aan

aspecten als wie de leiding of coördinatie heeft over de nazorgfase en welke activiteiten moeten wor-

den opgestart of afgerond. Het is raadzaam om aan het team van de nafase ook medewerkers toe te

voegen die ingezet zijn tijdens de crisis. Dit vergemakkelijkt de overdracht.

4.2 Taak Incidentgemeente

De Nafase wordt opgepakt door de incidentgemeente. Ook inwoners, media en partners zullen daar

hun informatie vandaan halen. Een goede taakverdeling is essentieel. Afhankelijk van het incident

zullen enkele communicatieprofessionals betrokken zijn bij dit traject.

Tips:

●● Praat in de taal van de getroffenen

●● Besef dat informatie vaak de reddingsboei is, waar een ieder naar verlangt

●● Informatievoorziening aan getroffenen moet volgens een consistente lijn gegeven worden, zonder

dat men zich laat afleiden door informatie in de media

●● Maak afspraken over wie, wat, wanneer, naar welke doelgroep communiceert

●● Ook tijdens de nafase kun je een beroep doen op communicatiecollega’s uit de regio, via de

gemeentesecretarissen.

●● Er zullen verschillende beelden zijn ontstaan over de ervaren werkelijkheid. Verzamel alle feiten en

observaties en gebruik hierbij de omgevingsanalyse om vervolgens te komen tot een strategie hoe

om te gaan met de communicatie in de nafase.

●● Voor de nafase geldt dat communiceren in op dezelfde manier moet gebeuren als tijdens de crisis,

namelijk congruent communiceren.


4.3 Rol Team Communicatie

Om de overgang naar de Nafase goed te laten verlopen is een goede overdracht nodig van

Crisiscommunicatie naar Nafase. Deze overdracht wordt gedaan door het hoofd actiecentrum

Crisiscommunicatie. Deze heeft het beste overzicht van de situatie in het geheel. Het hoofd actiecen-

trum Crisiscommunicatie moet zorgen voor een goede briefing aan de verantwoordelijke communicatie-

functionaris in de incidentgemeente en start gezamenlijk met hoofd nafase het proces nafase op.

4.4 Evaluatie



getroffen gemeente.


verschillende doelstellingen hebben maar zal vooral gericht zijn op het verbeteren van de crisisorgani-

satie en het functioneren van piketfunctionarissen. Evaluatie zal conform het bestaande beleid



Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen hardpiket

Kwalificatieprofiel voor Communicatieadviseur CoPI

Een functie waarbij een functiegerichte opleiding wordt aanbevolen is ‘Communicatieadviseur CoPI’. Aan de

basis van een opleidingskader ligt een kwalificatieprofiel van de betreffende functie. Dit document beschrijft

het kwalificatieprofiel voor de Communicatieadviseur CoPI.

Positionering van de functieDe Communicatieadviseur CoPI maakt deel uit van de taakorganisatie Crisiscommunicatie.

De Communicatieadviseur CoPI:

●● ontvangt operationele leiding van de leider CoPI;

●● ontvangt functionele leiding van het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie;

●● stemt de contactmomenten af met / geeft genomen besluiten door aan het Hoofd actiecentrum

Crisiscommunicatie of (in-dien het actiecentrum crisiscommunicatie nog niet is ingezet) de communicatiead-

viseur ROT;

●● is voor de media ter plaatse het aanspreekpunt voor de woordvoering;

●● is voor leden van het CoPI het aanspreekpunt voor de crisiscommunicatie en heeft daarbij aandacht voor

zowel pers- als publieksvoorlichting.

Profielkenmerken

Kerntaken

1. De communicatieadviseur CoPI heeft de volgende kerntaken:

2. Adviseren en informeren van het commando plaats incident over de (operationele) aspecten van de com-

municatieaanpak

3. Verzorgen van de woordvoering op de plaats incident over feiten en omstandigheden, te voorziene ont-

wikkelingen en handelingsperspectieven

4. Geven van voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de communicatieadviseur regionaal team of het hoofd

taakorganisatie (afhankelijk van het GRIP-niveau) en informeren over wat leeft en speelt op de plaats

incident



Kerntaak 1. Adviseren en informeren van het commando plaats incident over de (operationele) aspecten van

de communicatieaanpak

Werkzaamheden bij GRIP 1

De communicatieadviseur CoPI:

●● Wijst het CoPI op de kaders (strategie en doelstellingen) en mandaten waarbinnen de communicatie-ope-

ratie plaatsvindt (informatievoorziening, schadebeperking, betekenisgeving).

●● Maakt een inschatting van de (verwachte) informatiebehoefte op basis van een snelle omgevingsana-

ly-se.

●● Start de eerste communicatieactiviteiten op en zet communicatiemiddelen in.

●● Adviseert de leider CoPI gevraagd en ongevraagd over de inzet van het actiecentrum crisiscommunicatie

en eventuele opschaling.

●● Weet parallellen te trekken tussen vergelijkbare incidenten.

Werkzaamheden bij GRIP 2 en hoger


●● Draagt bij aan het omgevingsbeeld (‘ogen en oren’ voor de communicatieadviseur ROT en/of het Hoofd

actiecentrum Crisiscommunicatie).

●● Rapporteert over relevante communicatiefeiten en –gebeurtenissen.

●● Meldt welke communicatieactiviteiten al zijn ondernomen en welke in voorbereiding zijn.

Kerntaak 2. Verzorgen van de woordvoering op de plaats incident over feiten en omstandigheden, te

voor-ziene ontwikkelingen en handelingsperspectieven

Werkzaamheden


●● Ontvangt en begeleidt media ter plaatse.

●● Informeert media over feiten, omstandigheden, te voorziene ontwikkelingen en aandachtspunten (in-for-

matievoorziening en schadebeperking).

●● Informeert media over aard en plaats van officiële persmoment(en).

Kerntaak 3. Geven van voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de communicatieadviseur regionaal opera-ti-

oneel team of het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie (afhankelijk van het GRIP-niveau) en informeren

over wat leeft en speelt op de plaats incident

Werkzaamheden


●● Rapporteert over de communicatieactiviteiten, aard, toon en ervaring met de media.

●● Stemt communicatieaanpak en werkzaamheden af met de de communicatieadviseur ROT of het Hoofd

actiecentrum Crisiscommunicatie.

●● Stemt mediaverzoeken af met de communicatieadviseur ROT of het Hoofd actiecentrum Crisiscommunica-

tie.


Communicatieadviseur CoPI Profiel kwaliteiten en kerntaken

Relatie kwaliteiten – kerntaken

Voor de communicatieadviseur CoPI worden de volgende kwaliteiten van belang geacht om succesvol in de

genoemde taken te kunnen functioneren (zie bijlage 2 voor een toelichting op de kwaliteiten met de moge-

lijke beoordelingscriteria):

Kwal.→

Kerntaken ↓

Acc

Ana

Besl

Comm

Coörd

Daad

Ger. op sam

Met leid

Met pol.bs inz

Onaf

Overt

Refl

Str. best

1. Adviseren/

informeren

CoPI over

(oper.) aspec-

ten comm.

aanpak

X X X X

(bij

GRIP

1)

X

(bij

GRIP

1)

X X X X X

2. Verzorgen

woordvoering

op plaats inci-

dent

X X X

(bij

GRIP

1)

X X X

3. Geven van

voortgangs- of

afwijkingsinfo

aan ROT/ HTo

X X

De met oranje aangegeven kwaliteiten worden het meest relevant voor deze functie geacht. Dit betreft niet

per definitie kwaliteiten die bij alle kerntaken een rol spelen. Het betreft de kwaliteiten die het meest type-

rend zijn voor deze functie en/of cruciaal zijn bij het uitvoeren van (een deel van) de kerntaken.

Meest relevante kwaliteiten (met prioriteitsvolgorde):

1. Stressbestendig

2. Daadkrachtig

3. Accuraat

4. Coördinerend

5. Communicatief


StressbestendigKalm en zelfverzekerd reageren in lastige situaties. Goede prestaties blijven leveren onder druk, bij tegenslag

of tegenstand. Om kunnen gaan met weerstanden. De communicatieadviseur CoPI:

Beoordelingscriterium Kerntaak

1 2 3

Handelt in lastige situaties rustig en relativerend, ondanks onzekerheid en moeilijke

omstandigheden

X X

Vermindert druk door overzicht te creëren X X

Blijft onder druk/tegenslag/tegenstand geconcentreerd en goede prestaties leveren X X

Geeft bij (tijds)druk voorrang aan de juiste zaken X X

Laat zich niet meeslepen door emotie X X

DaadkrachtigOp adequate en krachtige wijze handelen, staan voor je keuzes en erop aangesproken kunnen worden.

Uitstralen van gezag en vertrouwen. De communicatieadviseur CoPI:


1(bij

GRIP 1)

2 3

Handelt situationeel, durft van prioriteit te wisselen en kan deze keuzes goed on-

derbouwen

X X

Toont vertrouwen in eigen kunnen X X

Handelt krachtig, vastberaden en pro-actief X X

Voert direct uit en handelt met snelheid X X

Is zelfredzaam en toont initiatief X X

Stimuleert en motiveert anderen tot actie X X


AccuraatZorgvuldig en stipt handelen, gericht op het voorkómen van fouten. De communicatieadviseur CoPI:


1 2 3

Gebruikt de geldende procedures, regels, afspraken / toetst het werk daaraan X X X

Levert correct en volledig werk af X X X

Werkt ook onder druk kwaliteitsgericht, nauwgezet en gedegen X X X

CoördinerendVanuit een vastgesteld doel bepalen welke taken/activiteiten moeten worden georganiseerd en gepland en

daarnaar handelen. Bepalen van prioriteiten. De communicatieadviseur CoPI:


1(bij

GRIP 1)

2(bij

GRIP 1)

3

Bepaalt prioriteiten X X

Behoudt overzicht over lopende acties X X

Stemt acties af met andere teams X

CommunicatiefIdeeën, meningen en informatie aan anderen overdragen in duidelijke taal, non-verbale communicatie en/of

op schrift. Tactvol en effectief reageren op behoeften en gevoelens van anderen, taal en terminologie aanpas-

sen aan verschillende niveaus. De communicatieadviseur CoPI:


1 2 3

Deelt relevante informatie X X X

Besteedt aandacht aan verbale en non-verbale signalen X X

Luistert, vat samen en vraagt door X

Formuleert kort, bondig en to-the-point X X X

Controleert of de boodschap is overgekomen als bedoeld X X X

Koppelt besluiten terug X


Keuzes en dilemma’s

Communicatieadviseur CoPI Kerntaak

1 2 3

Keuzes

Maakt op basis van de situatie en beschikbare informatie een keuze in de priorite-

ring van de eerste communicatieactiviteiten.

X

Maakt een keuze welke informatie wel/niet gedeeld wordt met de media binnen

het mandaat en de politiek-bestuurlijke context.

X X

Maakt in samenwerking met de OvD–Bz2 een keuze over het moment waarop het

lokale bestuur wordt betrokken bij de communicatie.

X X

Geeft tijdig aan wanneer hij afgelost moet worden of wanneer ondersteuning nodig

is.

X

Dilemma’s

Kan geconfronteerd worden met tegengestelde belangen in het CoPI (bijvoorbeeld

commerciële belangen, juridische belangen, opsporingsbelangen, maatschappelijke

informatiebehoefte, schadebeperking).

X X

Kan geconfronteerd worden met beperkte / niet gevalideerde / tegenstrijdige / geen

informatie.

X X X

Kan geconfronteerd worden met tegengestelde opdrachten van de operationeel

leidinggevende en de regulier leidinggevende.

X

Kan geconfronteerd worden met een verschil tussen de operationele beleving en

de politieke werkelijkheid / het medialandschap.

X X

Kan geconfronteerd worden met een verschil in de duur van de communicatie-inzet

versus de duur van de operationele inzet.

X X

Kan onder druk worden gezet om informatie te geven waarover hij wel beschikt,

maar die nog niet is vrijgegeven.

X

1 OvD–Bz: Officier van Dienst – Bevolkingszorg


Vakbekwaamheid

De vakbekwaamheid wordt geborgd door middel van opleiden, examineren, bijscholen, trainen en oefenen.

Onderstaand wordt bij ‘vakbekwaam’ aangegeven, wat het wenselijke basisniveau is voor de inzetbaarheid

in de functie. In het kader van ‘vakbekwaam worden’ kan die vakbekwaamheid worden opgedaan; in het

kader van ‘vakbekwaam blijven’ kan die vakbekwaamheid worden onderhouden.

De producten van de projecten GROOT en GROOTER schetsen kaders voor het opdoen en onderhouden van

de vakbekwaamheid; de invulling ervan is een regionale verantwoordelijkheid.

VakbekwaamHet wenselijke basisniveau voor de inzetbaarheid in de functie van communicatieadviseur CoPI is als volgt:

Algemene kennis en vaardigheden:

●● MBO+/HBO werken denkniveau

●● Kennis van en ervaring met een politiek/bestuurlijke omgeving

Functionele kennis en vaardigheden:

●● Kennis van en inzicht in de multidisciplinaire (regionale) crisisorganisatie

●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van crisiscom-

municatie van andere overheden en externe partners

●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het actiecentrum crisis-

communicatie

●● Kennis van en inzicht in crisiscommunicatie, woordvoering en persvoorlichting

●● Kennis van en inzicht in de voor de crisiscommunicatie relevante ontwikkelingen, systemen, middelen en

werkwijzen en deze kunnen toepassen

●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van brandweer, politie en

GHOR en de overige partners in de crisisbeheersing, en de procesinhoudelijke afhankelijkheden

●● Kennis van relevante weten regelgeving en kennis van en inzicht in de regionale rampenbestrijdings-

plannen

●● Ervaring met het werken onder crisisomstandigheden

Naast bovenvermeld basisniveau gelden m.n. de volgende overige randvoorwaarden voor de inzetbaarheid

in de functie:

●● Stressbestendigheid

●● Geen ‘9-tot-5 mentaliteit’

●● Aanwijzing door hulpverleningsdienst om de functie en de daarbij behorende opleidingen in de crisis-

communicatieorganisatie te mogen uitvoeren

Vakbekwaam wordenDe communicatieadviseur CoPI kan bovenvermeld wenselijk basisniveau (voor inzetbaarheid in de functie)

opdoen in een traject van opleiden, examineren, trainen en oefenen. Vanuit GROOT/GROOTER worden daar-

toe in zijn algemeenheid de volgende opleidingen aanbevolen:

●● Basisopleiding Bevolkingszorg

●● Procesgerichte opleiding Bevolkingszorg

●● Functiegerichte opleiding Bevolkingszorg

●● Evt. verdiepende/themagerichte opleiding(en)

Daarnaast kan het wenselijke basisniveau (mede) gerealiseerd worden vanuit andere relevante trajecten van

opleiden, examineren, trainen en oefenen. Ook EVC’s (eerder verworven competenties) kunnen bijdragen

aan het wenselijke basisniveau.


Vakbekwaam blijvenDe communicatieadviseur CoPI blijft vanuit zijn reguliere functie en op basis van bijscholing, training en

oefening bovenstaande kennis en vaardigheden en de in dit profiel aangegeven competenties bezitten.

Hierbij worden competenties aangeduid als: de genoemde kerntaken kunnen uitvoeren met de daarvoor

benodigde kwaliteiten en uitgaande van de aangegeven context, mede aan de hand van de voor de functie

specifieke keuzes en dilemma’s.

De communicatieadviseur CoPI voldoet daarbij minimaal aan de verplichtingen die in het kader van de Wet

veiligheidsregio’s en het regionaal vastgestelde opleidings-, trainings- en oefenbeleid worden gesteld.

Vakbekwaam blijven is zowel een werknemers- als werkgeversverantwoordelijkheid.


Kwalificatieprofiel Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie

Kerntaken

Het Hoofd Actiecentrum crisiscommunicatie heeft de volgende kerntaken:

1. Inrichten van het Actiecentrum Crisiscommunicatie, inclusief de bezetting van de communicatiefuncties in

ROT en GBT.

2. Leiding geven aan de medewerkers van het Actiecentrum Crisiscommunicatie. Zorgdragen voor uitvoering

van de vastgestelde communicatiestrategie uit ROT of BT.

3. Adviseren, informeren, rapporteren

4. Zorgdragen voor debriefing en nazorg van de communicatiemedewerkers binnen en buiten de taak-orga-

nisatie Communicatie

5. Tijdig aanleveren van rapport omgevingsanalyse en advies bij Strategisch adviseur crisiscommunicatie

GBT / RBT en communicatieadviseur ROT

Positionering

●● Stuurt de teamleiders en ondersteunende medewerkers binnen het actiecentrum Communicatie aan, en

de communicatieadviseurs in het BT, ROT en CoPI;

●● Stemt monodisciplinair (met alle andere hoofden van de teams Bevolkingszorg) af over communicatie-im-

plicaties;

●● Is voor het Hoofd sectie Bevolkingszorg het aanspreekpunt voor de kwaliteit en kwantiteit van het actie-

centrum Communicatie.

Criteria

Competenties●● Communicatief

●● Politiek, bestuurlijk inzicht

●● Leiderschap



●● Reflectief


●● Coördinerend

Instroomeisen●● HBO werken denkniveau, bij voorkeur een afgeronde communicatieopleiding



●● Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeente

●● Kan binnen een half uur na alarmering operationeel zijn en binnen 1,5 uur in 1 van de Utrechtse gemeen-

te aanwezig zijn



Kerntaak 1: Inrichten van het Actiecentrum crisiscommunicatie

Werkzaamheden

●● Bepaalt, in samenhang met de (verwachte) informatiebehoefte, welke teams en functionarissen ingezet

dienen te worden.

●● Wijst concrete taken en acties toe.

●● Regelt (aanvullende) faciliteiten.

●● Regelt herbezetting bij langdurige inzet.

●● Zorgt dat de relevante regels, planvormen en procedures gehanteerd worden door het actiecentrum Com-

municatie.

Kerntaak 2: Leiding geven aan de medewerkers van Het actiecentrum crisiscommunicatie. Zorg-dragen voor uitvoering van de vastgestelde communicatiestrategie uit ROT of BT

Werkzaamheden

●● Geeft leiding aan de medewerkers en communicatieadviseurs binnen en buiten het Actiecentrum cri-

siscommunicatie, vanuit de visie dat de maatschappelijke informatiebehoefte het uitgangspunt is van

waaruit het actiecentrum werkt, en met de doelstelling: informatievoorziening, schadebeperking en bete-

kenisgeving.

●● Vertaalt strategische en tactische kaders en opdrachten in concrete taken en acties en zet deze uit bin-

nen het actiecentrum communicatie, bewaakt de voortgang en stuurt waar nodig bij.

●● Draagt zorg voor het afstemmen van werkzaamheden en woordvoeringslijn met externe en interne part-

ners (andere overheden en betrokkenen).

●● Stelt de inzetopdracht op ten behoeve van de teamleiders.

Kerntaak 3: Adviseren, informeren en rapporteren

Werkzaamheden

●● Informeert de Hoofd sectie Bevolkingszorg over de voortgang van de crisiscommunicatie-operatie.

●● Ontvangt informatie vanuit de operationele en bestuurlijke lijn van het Hoofd sectie Bevolkingszorg en

van het hoofd Informatie Bevolkingszorg.

●● Is verantwoordelijk voor de informatie-uitwisseling tussen de teamleider Pers- en publieksvoorlichting,

teamleider Analyse en advies en de communicatieadviseurs van CoPI, ROT en BT.

●● Regelt het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het Actiecentrum.

●● Zorgt voor de communicatie omtrent de verwanteninformatie en stuurt samen op het verzamelen van

verwanteninformatie met Hoofd Sectie Bevolkingszorg en medewerkers SIS.

Kerntaak 4: Zorgdragen voor debriefing en nazorg van de communicatiemedewerkers binnen en buiten het Actiecentrum Crisiscommunicatie

Werkzaamheden

●● Draagt zorg voor de debriefing van het Actiecentrum crisiscommunicatie en de communicatieadviseur van

CoPI, ROT en BT.

●● Heeft oog voor emotionele druk en werkdruk bij medewerkers.

●● Evalueert het optreden en zorgt voor de opstelling van de eindrapportage over / evaluatie van het pro-

ces.

●● Zorgt bij afschaling voor overdracht naar de reguliere organisatie.


Kerntaak 5: Tijdig aanleveren van rapport omgevingsanalyse en advies bij Strategisch adviseur crisiscommunicatie GBT / RBT en communicatieadviseur ROT

Werkzaamheden

●● Het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie:

●● Het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie is er als hoofd actiecentrum crisiscommunicatie verantwoor-

delijk voor dat het rapport met de omgevingsanalyse en het communicatieadvies tijdig wordt aangele-

verd bij het communicatieadviseur ROT en de Strategisch adviseur crisiscommunicatie GBT / RBT. Daarbij

rekening houdend met de vergaderklok van ROT en BT.


Kwalificatieprofiel voor Communicatieadviseur ROT

Een functie waarbij een functiegerichte opleiding wordt aanbevolen is ‘Communicatieadviseur ROT ’. Aan de

basis van een opleidingskader ligt een kwalificatieprofiel van de betreffende functie. Dit document beschrijft

het kwalificatieprofiel voor de communicatieadviseur ROT .

Positionering van de functieDe Communicatieadviseur ROT maakt deel uit van de taakorganisatie Crisiscommunicatie.

De Communicatieadviseur ROT:

●● ontvangt operationele leiding van de operationeel leider ROT;

●● wordt gefaciliteerd door het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie;

●● stemt de contactmomenten af met / geeft genomen besluiten door aan het Hoofd actiecentrum

Crisiscommunicatie;

●● is voor het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie het aanspreekpunt voor de besluitvorming over

crisiscommunicatie;

●● is voor leden van het ROT het aanspreekpunt voor de crisiscommunicatie.

Profielkenmerken

Kerntaken

De communicatieadviseur ROT heeft de volgende kerntaken:

1. Adviseren en informeren van het regionaal operationeel team over de (operationele en tactische) aspec-

ten van de communicatieaanpak op basis van het adviesrapport omgevingsanalyse

2. Actief halen en brengen van informatie tijdens de vergadering van het regionaal operationeel team en

adviseren over de communicatieve implicaties

3. Informeren van het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie over de besluiten van het regionaal operatio-

neel team

4. Informeren van de Strategisch communicatieadviseur (R)BT over communicatieaspecten uit de strategie

van ROT.

5. Stemt af met het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie en de Strategisch Communicatieadviseur.


Kerntaak 1. Adviseren en informeren van het regionaal operationeel team over de (operationele en tacti-sche) aspecten van de communicatieaanpak op basis van het adviesrapport omgevings-analyse

Werkzaamheden

De communicatieadviseur ROT:

●● Wijst het ROT op de kaders (strategie en doelstellingen) en mandaten waarbinnen de communicatie-ope-

ratie plaatsvindt (informatievoorziening, schadebeperking, betekenisgeving).

●● Deelt informatie over het omgevingsbeeld.


●● Adviseert en informeert over de communicatieaanpak op basis van een actueel adviesrapport om-

ge-vingsanalyse.

●● Meldt op welke van de communicatiedoelstellingen het accent ligt.

●● Bepaalt of aanvullende besluiten en bijdragen (duiding) van het BT nodig zijn ten aanzien van de

com-municatieaanpak.




Kerntaak 2. Actief halen en brengen van informatie tijdens de vergadering van het regionaal operationeel team en adviseren over de communicatieve implicaties

Werkzaamheden


●● Schetst de informatiebehoefte van de buitenwereld.

●● Verzamelt operationele informatie ten behoeve van de doelstellingen informatievoorziening en scha-de-

beperking.

●● Verzamelt operationele informatie ten behoeve van kernboodschappen en handelingsperspectieven.

●● Beoordeelt de impact van operationele besluiten op hun communicatieve gevolgen en randvoorwaar-den.

Kerntaak 3. Informeren van het hoofd taakorganisatie over de besluiten van het regionaal opera-tioneel team

Werkzaamheden


●● Deelt (in overleg met het HTo) informatie, besluiten en inzetopdrachten binnen de taakorganisatie.

Kerntaak 4. Informeren van de Strategisch communicatieadviseur (R)BT over communicatieaspec-ten uit de strategie van ROT.

Werkzaamheden


●● Deelt informatie, besluiten en inzetopdrachten met de Strategisch communicatieadviseur (R)BT.

Kerntaak 5. Stemt af met het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie en de Strategisch Commu-nicatieadviseur

Stemt met het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie en de Strategisch communicatieadviseur (R)BT af –

afhankelijk van de aanpak informeren, schadebeperking of betekenisgeving – voor een goede samenhang

tussen omgevingsbeeld, operationele besluiten en BT-besluiten en uitvoering van communicatiebesluiten.


Communicatieadviseur ROT Profiel kwaliteiten en kerntaken

Relatie kwaliteiten - kerntaken

Voor de communicatieadviseur ROT worden de volgende kwaliteiten van belang geacht om succesvol in de

genoemde taken te kunnen functioneren (zie bijlage 2 voor een toelichting op de kwaliteiten met de moge-

lijke beoordelingscriteria):

Kwal.→

Kerntaken ↓

Acc

Ana

Besl

Comm

Coö d

Daad

Ger. o sam

Met leid

Met pol.bst Inz

Onaf

Overt

efl Str. best

1. Adviseren

informeren ROT

over (oper. +

tact.) aspecten

comm.aanpak

X X X X X X X X X

2. Actief halen/

brengen info

ROT, adviseren

over comm.

implicaties

X X X X X X X X X

3. Informeren

HTo over beslui-

ten ROT

X X





1. Onafhankelijk

2. Overtuigend

3. Analytisch

4. Met politiek bestuurlijk inzicht

5. Communicatief

6. Stressbestendig


OnafhankelijkZelfstandig en zelfbewust werken. Om kunnen gaan met eisen, veranderingen en hindernissen. Eigen stand-

punten innemen en verdedigen. de communicatieadviseur ROT :


1 2 3

Toont vertrouwen in eigen kunnen X X

Houdt bij druk vast aan persoonlijke overtuiging, zonder star te worden X X

Neemt verantwoorde risico’s X

OvertuigendVerkrijgen van instemming, enthousiasme en medewerking voor bepaalde doelen, plannen of ideeën, zodat

deze worden geaccepteerd of gedragen (zonder hiërarchische macht of sancties). de communicatieadviseur

ROT:


1 2 3

Treedt standvastig op bij verschillende of tegengestelde meningen, belangen of ver-

wachtingen

X X

Wisselt invloedstijl om zwaarwegende belangentegenstellingen/conflicten te overbrug-

gen

X X

Enthousiasmeert anderen voor zijn standpunten, ook wanneer sprake is van fundamen-

tele verschillen van inzichten of conflictsituaties, en houdt de relatie daarbij in stand

X X

AnalytischSystematisch onderzoeken (en alloceren/toewijzen) van problemen en vragen. Ontleden van relevante informa-

tie, achtergronden en structuren. Verbanden leggen tussen gegevens en overzien van relaties tussen oorzaak

en gevolg de communicatieadviseur ROT :


1 2 3

Maakt onderscheid tussen feitelijke informatie en aannames X X

Maakt onderscheid tussen relevante en irrelevante informatie X X

Legt verbanden op basis van beschikbare informatie X X

Verzamelt en raadpleegt informatie en bepaalt wie de probleemhebber is X

Past ‘scenariodenken’ toe voor de lange termijn (meer dan 12 uur vooruit) X


Werkt systematisch X X

Signaleert (potentiële) knelpunten X X

Schetst verschillende oplossingsrichtingen, die realistisch en haalbaar zijn X X

Geeft informatiestromen duidelijk en gestructureerd weer X

Bedenkt wie welke informatie nodig heeft en geeft informatie door X

Toetst (voorgenomen) besluit/advies op praktische uitvoerbaarheid X X

Met politiek bestuurlijk inzicht(Anticiperen op,) onderkennen/herkennen en begrijpen van politiek-bestuurlijke processen en besluitvorming

die van invloed zijn op de voorliggende crisis. de communicatieadviseur ROT :


1 2 3

Kent bestuurlijk krachtenveld, belangen, standpunten X X

Begrijpt en herkent welke feiten beleidsmatig relevant zijn X X



sen aan verschillende niveaus. de communicatieadviseur ROT :


1 2 3

Deelt relevante informatie X X X

Besteedt aandacht aan verbale en non-verbale signalen X X

Luistert, vat samen en vraagt door X X

Geeft aandacht en ruimte X X

Formuleert kort, bondig en to-the-point X X X

Controleert of de boodschap is overgekomen als bedoeld X X X

Koppelt besluiten terug X



of tegenstand. Om kunnen gaan met weerstanden. de communicatieadviseur ROT :


1 2 3


omstandigheden

X X

Vermindert druk door overzicht te creëren X X

Blijft onder druk/tegenslag/tegenstand geconcentreerd en goede prestaties leveren X X

Geeft bij (tijds)druk voorrang aan de juiste zaken X X

Laat zich niet meeslepen door emotie X


Communicatieadviseur ROT Kerntaak

1 2 3

Keuzes

Maakt een keuze in de prioritering van werkzaamheden. X X

Maakt, indien de taakorganisatie nog niet is ingezet, een keuze welke communica-

tiemiddelen worden opgestart en ingezet.

X

Maakt een keuze in welke informatie hij deelt met het ROT (‘nice to know’ en

‘need to know’).

X X

Maakt een keuze in de wijze / het moment waarop hij het ROT adviseert. X X

Geeft tijdig aan wanneer hij afgelost moet worden. X

Kan geconfronteerd worden met het ontbreken van randvoorwaarden (faciliteiten

en dergelijke), waardoor een beroep wordt gedaan op het improvisatievermogen

van de adviseur ROT.

X X X

Maakt een keuze in de onderwerpen en taken waar het ROT zich mee bezig moet

houden (geen betekenisgeving).

X X


Dilemma’s

Kan geconfronteerd worden dat andere ROT leden op de stoel van communicatie

gaan zitten.

X X X

Kan geconfronteerd worden met tegengestelde belangen in het ROT (bijvoorbeeld

commerciële belangen, juridische belangen, opsporingsbelangen, maatschappelij-

ke informatiebehoefte, schadebeperking).

X X X

Kan geconfronteerd worden met beperkte / niet gevalideerde / tegenstrijdige /

geen informatie (gebrekkige of onvolledige omgevingsanalyse).

X X X

Kan geconfronteerd worden met tegengestelde opdrachten van de operationeel

leidinggevende en de regulier leidinggevende.

X

Kan geconfronteerd worden met onbekwame medewerkers van de taakorganisatie

en ROT-leden.

X X X

Kan geconfronteerd worden met tegenstrijdigheden in de besluitvorming, waar-

door de communicatieboodschap bemoeilijkt wordt.

X X X

Kan geconfronteerd worden met het niet accepteren van communicatiekaders en

-mandaten door het ROT, waardoor er vertraging optreedt in het communicatiepro-

ces.

X

Kan geconfronteerd worden met een gebrek aan persoonlijk draagvlak bij de ope-

rationeel leider.

X X

Kan geconfronteerd worden met tegenstrijdigheden in visie en informatie. X X X

Vakbekwaamheid





De producten van de projecten GROOT en GROOTER schetsen kaders voor het opdoen en onderhouden van

de vakbekwaamheid; de invulling ervan is een regionale verantwoordelijkheid.

VakbekwaamHet wenselijke basisniveau voor de inzetbaarheid in de functie van de communicatieadviseur ROT is als

volgt:

Algemene kennis en vaardigheden:

●● HBO+/WO werken denkniveau




●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van crisiscom-

municatie van andere overheden en externe partners

●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Stafsectie Bevol-

kingszorg en de taakorganisaties



communicatie

●● Kennis van en inzicht in crisiscommunicatie



●● Kennis van recente communicatielessen die uit incidentevaluatie naar voren zijn gekomen

●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van brandweer, politie en

GHOR en de overige partners in de crisisbeheersing, en de procesinhoudelijke afhankelijkheden


plannen

●● Ervaring met het werken onder crisisomstandigheden


in de functie:



●● Aanwijzing door gemeente of hulpverleningsdienst om de functie en de daarbij behorende opleidingen in

de crisiscommunicatieorganisatie te mogen uitvoeren

De communicatieadviseur ROT voldoet daarbij minimaal aan de verplichtingen die in het kader van de Wet

veiligheidsregio’s en het regionaal vastgestelde opleidings-, trainings- en oefenbeleid worden gesteld.


Vakbekwaam wordenDe communicatieadviseur ROT kan bovenvermeld wenselijk basisniveau (voor inzetbaarheid in de functie)

opdoen in een traject van opleiden, examineren, trainen en oefenen. Vanuit GROOT/GROOTER worden daar-

toe in zijn algemeenheid de volgende opleidingen aanbevolen:

●● Basisopleiding Bevolkingszorg

●● Procesgerichte opleiding Bevolkingszorg

●● Functiegerichte opleiding Bevolkingszorg


Daarnaast kan het wenselijke basisniveau (mede) gerealiseerd worden vanuit andere relevante trajecten van



Vakbekwaam blijvenDe communicatieadviseur ROT blijft vanuit zijn reguliere functie en op basis van bijscholing, training en

oefening bovenstaande kennis en vaardigheden en de in dit profiel aangegeven competenties bezitten.





Kwalificatieprofiel Lid (liaison) sectie Crisiscommunicatie ROT / Procesbewaker crisiscommunicatie ROT

Profielkenmerken

Kerntaken

De procesbewaker crisiscommunicatie ROT heeft de volgende kerntaken:

1. Ondersteunt de crisiscommunicatieadviseur ROT bij diens taken;

2. Bewaakt de rolvastheid van crisiscommunicatie binnen het ROT en monitort de voortgang van de

gemeentelijke activiteiten en processen;

3. Vult het communicatietabblad in het Landelijk Crisis Management Systeem;

4. Schakelt de crisiscommunicatiepool in op verzoek van gemeenten;

5. Zorgt voor de bemensing van het Regionaal Actiecentrum.

Positionering

●● Ontvangt leiding van de communicatieadviseur ROT

Criteria


●● Accuraat





●● Kan binnen 1 uur na alarmering in het ROT aanwezig zijn.

●● Kan per direct


Ondersteunt de crisiscommunicatieadviseur ROT bij diens taken;●● Adviseert de crisiscommunicatieadviseur ROT gevraagd en ongevraagd.

Bewaakt de rolvastheid van crisiscommunicatie binnen het ROT en monitort de voortgang van de gemeentelijke activiteiten en processen;●● Bewaakt de voortgang van activiteiten op het gebied van crisiscommunicatie Bevolkingszorg en houdt

hiervoor contact met de

●● Vult het communicatietabblad in het Landelijk Crisis Management Systeem;

Schakelt de crisiscommunicatiepool in op verzoek van gemeenten;

Zorgt voor de bemensing van het Regionaal Actiecentrum.


Kwalificatieprofiel voor Teamleider Analyse & Advies

Een functie waarbij een functiegerichte opleiding wordt aanbevolen is ‘de teamleider Analyse & Advies’.

Aan de basis van een opleidingskader ligt een kwalificatieprofiel van de betreffende functie. Dit document

beschrijft het kwalificatieprofiel voor de teamleider Analyse & Advies.

Positionering van de functieDe teamleider Analyse & Advies maakt deel uit van het team analyse en advies van het actiecentrum crisis-

communicatie. Hij verzamelt en analyseert gegevens ten aanzien van beleving, informatiebehoefte en gedrag

van publiek en pers, ten behoeve van de communicatieaanpak.

De teamleider Analyse & Advies:

●● Ontvangt leiding van Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie;

●● Geeft leiding aan: communicatieadviseur team Analyse & Advies en de omgevingsanalisten.

Profielkenmerken

Kerntaken

De teamleider Analyse & Advies heeft de volgende kerntaken:

1. Inrichten van het team Analyse en advies

2. Leiding geven aan het team Analyse en advies

3. Adviseren, informeren en rapporteren


Kerntaak 1: Inrichten van het team Analyse en advies.

Werkzaamheden


●● Regelt (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen en stemt dit af met Hoofd actiecentrum Crisiscom-

municatie;

●● Regelt het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team

●● Vertaalt het inzetplan in concrete taken en acties en geef opdracht tot uitvoering

●● Bepaalt de frequentie, scope en doelstelling van de analyses en adviezen

Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Analyse en advies.

Werkzaamheden


●● Informeert de teamleden en wijst taken toe;

●● Bewaakt de voortgang van het proces en stuurt waar nodig bij

●● Zorgt dat relevante regels, plannen en procedures gehanteerd worden door het team

●● Maakt zo nodig een schema van aflossing, vervanging en/of aanvulling

●● Zorgt dat binnen het team iedereen op de hoogte is van de voortgang, productie, prioriteiten en

effectiviteit

●● Bewaakt de veiligheid en het welzijn van de teamleden


●● Schaalt de werkzaamheden pas af na afstemming met het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie

●● Informeert de teamleden bij afschaling

●● Draagt zorg voor de debriefing van de teamleden

●● Maakt een inschatting van de behoefte aan nazorg bij de teamleden en draagt zo nodig zorg voor die

nazorg

●● Draagt zorg voor een inhoudelijke overdracht aan het hoofd taakorganisatie

●● Draagt zo nodig bij aan de evaluatie van het proces

Kerntaak 3: Adviseren, informeren en rapporteren.

Werkzaamheden


●● Informeert het hoofd taakorganisatie over de voortgang, productie en eventuele afwijkingen in de proce-

suitvoering

●● Zorgt voor een goede afstemming tussen de in gang gezette processen en de eventuele andere monodis-

ciplinaire of multidisciplinaire teams en externe partners

●● Draagt zorg voor het beschikbaar stellen van de/het (adviesrapport) omgevingsanalyse in LCMS

●● Informeert en adviseert vanuit het eigen proces het hoofd en de andere teamleiders van de taakorganisa-

tie over de omgevingsanalyse en het adviesrapport omgevingsanalyse


Functie: teamleider Analyse & AdviesProfiel kwaliteiten en kerntaken


Voor de teamleider analyse & Advies worden de volgende kwaliteiten van belang geacht om succesvol in

de genoemde taken te kunnen functioneren (zie bijlage 3 voor een toelichting op de kwaliteiten met de

mogelijke beoordelingscriteria):

Kwal.→

Kerntaken ↓

Acc

Ana

Besl

Comm

Coörd

Daad

G r. op sam

Met leid

Met pol.bst inz

Onaf

Overt

Refl

Str. best

1. Inrichten van

het team Ana-

lyse en advies

X X X X X

2. Leiding ge-

ven aan het

team Analyse

en advies

X X X X X X X X

3. Adviseren,

informeren en

rapporteren

X X X X X X X X X





1. Coördinerend

2. Met leiderschap

3. Daadkrachtig

4. Gericht op samenwerking

5. Communicatief

6. Stressbestendig




sen aan verschillende niveaus. De functie …:


1 2 3

Deelt relevante informatie x x

Besteedt aandacht aan verbale en non-verbale signalen x X

Luistert, vat samen en vraagt door X X

Geeft aandacht en ruimte X X

Formuleert kort, bondig en to-the-point x X

Controleert of de boodschap is overgekomen als bedoeld x x X

Toetst of het advies voldoet aan de opdracht x X

Koppelt besluiten terug X x x

CoördinerendVanuit een vastgesteld doel bepalen welke taken/activiteiten moeten worden georganiseerd en gepland en

daarnaar handelen. Bepalen van prioriteiten. De functie …:


1 2 3

Bepaalt prioriteiten x X

Verdeelt mensen, tijd en middelen x X

Behoudt overzicht over lopende acties x X

Delegeert taken en controleert de voortgang X

Stemt acties af met andere teams x X

Bewaakt de overdracht x x



Uitstralen van gezag en vertrouwen. De functie …:


1 2 3

Handelt situationeel, durft van prioriteit te wisselen en kan deze keuzes goed onder-

bouwen

x x X

Toont vertrouwen in eigen kunnen x x

Handelt krachtig, vastberaden en pro-actief x x X

Voert direct uit en handelt met snelheid x x X

Is zelfredzaam en toont initiatief x x X

Stimuleert en motiveert anderen tot actie x

Gericht op samenwerken Actief inzetten voor een gezamenlijk resultaat en een gemeenschappelijk belang. De functie …:


1 2 3

Benut de kennis en ervaring van alle disciplines die aanwezig zijn x X

Werkt actief vanuit verschillende belangen aan het behalen van het gemeenschappelij-

ke doel

x X

Spreekt onderlinge rolverdeling af X x

Vraagt en biedt onafhankelijk advies/hulp x x x

Beschikt over inlevingsvermogen in partners of bestuurders x X

Vertrouwt op de professionaliteit van anderen en laat verantwoordelijkheden liggen

waar zij horen

x X

Betrekt/ondersteunt de andere teamleden bij (de voorbereiding van) besluiten en ac-

ties

X

Wisselt van invloedstijl richting anderen, met het oog op de te realiseren doelen X x


Met leiderschap Op doelgerichte wijze sturing geven aan het team. De functie …:


1 2 3

Formuleert helder doel X

Leidt het besluitvormingsproces X

Inspireert, motiveert, stimuleert X

Bewaakt processen om doel te bereiken X

Neemt verantwoordelijkheid voor resultaten x


of tegenstand. Om kunnen gaan met weerstanden. De functie …:


1 2 3


omstandigheden

x X

Bespreekt eigen fysieke en mentale grenzen x X

Vermindert druk door overzicht te creëren X x

Blijft onder druk/tegenslag/tegenstand geconcentreerd en goede prestaties leveren x x X

Geeft bij (tijds)druk voorrang aan de juiste zaken x X

Laat zich niet meeslepen door emotie X x



Functie teamleider analyse en advies Kerntaak

1 2 3

Keuzes

Maakt een keuze in het gebruik middelen

Maakt een keuze in de prioritering van taken

Maakt een keuze ten aanzien van op te nemen adviezen en analyse

Maakt een taakverdeling

Dilemma’s

Kan niet altijd vaststellen welke informatie en welke bron de meeste impact

heeft, en moet daarin toch een selectie maken

Kan geconfronteerd worden met informatie die sneller doorgegeven moet worden

dan de officiële overdrachtsmomenten.

Kan geconfronteerd worden met een situatie waarin de faciliteiten niet optimaal

aanwezig zijn, waardoor een beroep wordt gedaan op zijn improvisatievermogen.

Kan geconfronteerd worden met diverse verzoeken die op dat moment allemaal

even urgent overkomen, waardoor prioritering noodzakelijk is.

Kan geconfronteerd worden met beperkte, teambezetting

Kan geconfronteerd worden met tegengestelde prioriteringen uit andere gremia

NB. Bovenstaande opsommingen omvatten een selectie van de meest voorkomende keuzes en dilemma’s,

maar zijn niet uitputtend.


Vakbekwaamheid

De vakbekwaamheid wordt geborgd door middel van opleiden, examineren, bijscholen, trainen en oefenen.Onderstaand wordt bij ‘vakbekwaam’ aangegeven, wat het wenselijke basisniveau is voor de inzetbaarheid in de functie. In het kader van ‘vakbekwaam worden’ kan die vakbekwaamheid worden opgedaan; in het kader van ‘vakbekwaam blijven’ kan die vakbekwaamheid worden onderhouden.

VakbekwaamHet wenselijke basisniveau voor de inzetbaarheid in de functie van de teamleider analyse en advies is als volgt:

Algemene kennis en vaardigheden: (kiezen wat van toepassing is en verwijderen wat niet van toepassing is)●● HBO werken denkniveau●● Kunnen werken in een complexe omgeving die meerdere beleidsterreinen omvat●● Analytisch denker met een pragmatische inslag●● Kennis van en ervaring met een politiek/bestuurlijke omgeving●● Leiding kunnen geven

Functionele kennis en vaardigheden:●● Kennis van en inzicht in de multidisciplinaire (regionale) crisisorganisatie●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het actiecentrum crisiscom-municatie

●● Kennis van en inzicht in crisiscommunicatie●● Kennis van en inzicht in de voor de crisiscommunicatie relevante ontwikkelingen, systemen, middelen en werkwijzen en deze kunnen toepassen

●● Kennis van relevante weten regelgeving en kennis van en inzicht in de regionale rampenbestrijdingsplan-nen

Naast bovenvermeld basisniveau gelden m.n. de volgende overige randvoorwaarden voor de inzetbaarheid in de functie:●● Stressbestendigheid●● Geen ‘9-tot-5 mentaliteit’●● Aanwijzing door gemeente of hulpverleningsdienst om de functie en de daarbij behorende opleidingen in de crisiscommunicatieorganisatie te mogen uitvoeren

Vakbekwaam wordenDe teamleider analyse en advies kan in een traject van opleiden, examineren, trainen en oefenen werken aan de ontwikkeling van bovenvermeld wenselijk basisniveau (voor inzetbaarheid in de functie). De volgende op-leidingen worden aanbevolen:●● Basisopleiding crisisbeheersing, doelgroep leidinggevenden/sleutelfunctionarissen●● Procesopleiding crisiscommunicatie●● Functiegerichte opleiding teamleider analyse en advies.●● Evt. verdiepende/themagerichte opleiding(en)

Daarnaast kan het wenselijke basisniveau (mede) ontwikkeld worden vanuit andere relevante trajecten van opleiden, examineren, trainen en oefenen. Ook EVC’s (eerder verworven competenties) kunnen bijdragen aan het wenselijke basisniveau.

Vakbekwaam blijvenDe teamleider analyse en advies blijft vanuit zijn reguliere functie en op basis van bijscholing, training en oefening bovenstaande kennis en vaardigheden en de in dit profiel aangegeven competenties bezitten. Hierbij worden competenties aangeduid als: de genoemde kerntaken kunnen uitvoeren met de daarvoor benodigde kwaliteiten en uitgaande van de aangegeven context, mede aan de hand van de voor de functie specifieke keuzes en dilemma’s.De teamleider analyse en advies voldoet daarbij minimaal aan de verplichtingen die in het kader van de Wet veiligheidsregio’s en het regionaal vastgestelde opleidings-, trainings- en oefenbeleid worden gesteld.Vakbekwaam blijven is zowel een werknemers- als werkgeversverantwoordelijkheid.


Kwalificatieprofiel voor Communicatieadviseur (Team A&A)

Een functie waarbij een functiegerichte opleiding wordt aanbevolen is ‘de communicatieadviseur (team A&A)’.

Aan de basis van een opleidingskader ligt een kwalificatieprofiel van de betreffende functie. Dit document

beschrijft het kwalificatieprofiel voor de communicatieadviseur (team A&A).

Positionering van de functieDe communicatieadviseur (team A&A) maakt deel uit van het team analyse en advies van het actiecentrum

crisiscommunicatie. Hij verzamelt en analyseert gegevens ten aanzien van beleving, informatiebehoefte en

gedrag van publiek en pers, ten behoeve van de communicatieaanpak.

De communicatieadviseur (team A&A):

●● Ontvangt leiding van de teamleider Analyse en advies;

●● stemt met collega-communicatieadviseur (team A&A) (indien van toepassing) af over de verdeling van de

taken.

Profielkenmerken

Kerntaken

De communicatieadviseur (team A&A) heeft de volgende kerntaken:

1. Uitvoeren inzetplan Analyse en advies

2. Adviseren en informeren van teamleider Analyse en advies over de (strategische) communicatieaanpak

3. Adviseren van de teamleider Pers- en publieksvoorlichting over de communicatieve implicaties van de

aangereikte omgevingsanalyse(s)


Kerntaak 1: Uitvoeren inzetplan Analyse en advies.

Werkzaamheden


●● Bepaalt de frequentie, scope en doelstelling van de communicatieadviezen

●● Verzamelt en ordent gegevens inzake informatieniveau, -behoefte en -zoekgedrag van betrokkenen, pu-

bliek en pers

Kerntaak 2: Adviseren en informeren van teamleider Analyse en advies over de (strategische) communicatieaanpak.

Werkzaamheden


●● Produceert conform de afgesproken frequentie een adviesrapport omgevingsanalyse en laat dit vastleg-

gen/aanpassen in LCMS

●● Werkt scenario’s uit in strategieën voor (onderdelen van) crisiscommunicatie en vertaal deze in uitvoe-

ringsplannen.


Kerntaak 3: Adviseren van de teamleider Pers- en publieksvoorlichting over de communicatieve implicaties van de aangereikte omgevingsanalyse(s).

Werkzaamheden


●● Ontwikkelt scenario’s om communicatieprocessen met publiek en pers naar tevredenheid te laten verlo-

pen

●● Werkt scenario’s uit in strategieën voor (onderdelen van) crisiscommunicatie en vertaal deze in uitvoe-

ringsplannen

●● Doet op basis van de analyse voorstellen over kernboodschappen, woordvoeringslijnen en Q&A-toepas-

singen en laat deze vastleggen/aanpassen in LCMS


Functie: communicatieadviseur (team A&A)Profiel kwaliteiten en kerntaken


Voor de communicatieadviseur (team A&A) worden de volgende kwaliteiten van belang geacht om succes-

vol in de genoemde taken te kunnen functioneren:

Kwal.→

Kerntaken ↓

Acc

Ana

Besl

Comm

Coörd

Daad

G r. op sam

Met leid

Met pol.bst inz

Onaf

Overt

Refl

Str. best

1. Uitvoeren inzet-

plan Analyse en

advies

X X X X

2. Adviseren en

informeren van

teamleider Analyse

en advies over de

(strategische) com-

municatieaanpak

X X X X X X

3. Adviseren van de

teamleider Pers- en

publieksvoorlichting

over de communica-

tieve implicaties van

de aangereikte om-

gevingsanalyse(s)

X X X X X X





1. Communicatief

2. Daadkrachtig

3. Onafhankelijk

4. Overtuigend


6. Stressbestendig




sen aan verschillende niveaus. De functie communicatieadviseur (team A&A):


1 2 3

Deelt relevante informatie x X

Besteedt aandacht aan verbale en non-verbale signalen x X

Luistert, vat samen en vraagt door x X

Geeft aandacht en ruimte x X

Formuleert kort, bondig en to-the-point x x X

Controleert of de boodschap is overgekomen als bedoeld x X

Toetst of het advies voldoet aan de opdracht x X

Koppelt besluiten terug x


Uitstralen van gezag en vertrouwen. De functie communicatieadviseur (team A&A):


1 2 3

Handelt situationeel, durft van prioriteit te wisselen en kan deze keuzes goed onder-

bouwen

x x X

Toont vertrouwen in eigen kunnen x x X

Handelt krachtig, vastberaden en pro-actief x x X

Voert direct uit en handelt met snelheid x x X

Is zelfredzaam en toont initiatief x x X

Stimuleert en motiveert anderen tot actie x x x


Gericht op samenwerken Actief inzetten voor een gezamenlijk resultaat en een gemeenschappelijk belang. De functie communicatiead-

viseur (team A&A):


1 2 3

Benut de kennis en ervaring van alle disciplines die aanwezig zijn x x X

Werkt actief vanuit verschillende belangen aan het behalen van het gemeenschappelij-

ke doel

x x X

Spreekt onderlinge rolverdeling af X

Vraagt en biedt onafhankelijk advies/hulp x X

Beschikt over inlevingsvermogen in partners of bestuurders x X

Vertrouwt op de professionaliteit van anderen en laat verantwoordelijkheden liggen

waar zij horen

x x X

Betrekt/ondersteunt de andere teamleden bij (de voorbereiding van) besluiten en ac-

ties

X

Wisselt van invloedstijl richting anderen, met het oog op de te realiseren doelen x X

OnafhankelijkZelfstandig en zelfbewust werken. Om kunnen gaan met eisen, veranderingen en hindernissen. Eigen

stand-punten innemen en verdedigen. De functie communicatieadviseur (team A&A):


1 2 3

Toont vertrouwen in eigen kunnen x x X

Houdt bij druk vast aan persoonlijke overtuiging, zonder star te worden x x X

Neemt verantwoorde risico’s x x X

Vraagt op het juiste moment feedback en hulp x x x


Overtuigend Verkrijgen van instemming, enthousiasme en medewerking voor bepaalde doelen, plannen of ideeën, zodat

deze worden geaccepteerd of gedragen (zonder hiërarchische macht of sancties). De functie communicatiead-

viseur (team A&A):


1 2 3

Treedt standvastig op bij verschillende of tegengestelde meningen, belangen of ver-

wachtingen

x x

Wisselt invloedstijl om zwaarwegende belangentegenstellingen/conflicten te overbrug-

gen

x x

Enthousiasmeert anderen voor zijn standpunten, ook wanneer sprake is van fundamen-

tele verschillen van inzichten of conflictsituaties, en houdt de relatie daarbij in stand

x x


of tegenstand. Om kunnen gaan met weerstanden. De functie communicatieadviseur (team A&A):


1 2 3


omstandigheden

X

Bespreekt eigen fysieke en mentale grenzen x

Vermindert druk door overzicht te creëren x

Blijft onder druk/tegenslag/tegenstand geconcentreerd en goede prestaties leveren x x X

Geeft bij (tijds)druk voorrang aan de juiste zaken x x X

Laat zich niet meeslepen door emotie x X



Functie … Kerntaak

1 2 3

Keuzes

Maakt een keuze in het gebruik van de aangeleverde gegevens

Maakt een keuze in de prioritering van de te uit te voeren stappen

Maakt een keuze ten aanzien van scenario’s en adviezen en de te gebruiken

gegevens

Dilemma’s

Kan niet altijd vaststellen welke voorstellen het meeste impact heeft, en moet

daarin toch een selectie maken

De omgevingsanalyse is per definitie onvolledig en snel achterhaald, door de

snelheid en continue stroom informatie maar moet op basis daarvan wel een

advies geven.

Kan geconfronteerd worden met andere belangen dan de gegeven adviezen,

waardoor een beroep wordt gedaan op zijn improvisatievermogen en overtui-

gingskracht.

Kan geconfronteerd worden met beperkte, ongevalideerde en tegenstrijdige infor-

matie.

NB. Bovenstaande opsommingen omvatten een selectie van de meest voorkomende keuzes en dilemma’s,

maar zijn niet uitputtend.

Vakbekwaamheid





VakbekwaamHet wenselijke basisniveau voor de inzetbaarheid in de functie van communicatieadviseur (team A&A) is als

volgt:

Algemene kennis en vaardigheden: (kiezen wat van toepassing is en verwijderen wat niet van toepassing

is)

●● HBO werken denkniveau

●● Kunnen werken in een complexe omgeving die meerdere beleidsterreinen omvat

●● Analytisch denker met een pragmatische inslag






communicatie

●● Kennis van en inzicht in crisiscommunicatie




plannen


in de functie:



●● Aanwijzing door gemeente of hulpverleningsdienst om de functie en de daarbij behorende opleidingen in

de crisiscommunicatieorganisatie te mogen uitvoeren

Vakbekwaam wordenDe communicatieadviseur (team A&A) kan in een traject van opleiden, examineren, trainen en oefenen

werken aan de ontwikkeling van bovenvermeld wenselijk basisniveau (voor inzetbaarheid in de functie). De

volgende opleidingen worden aanbevolen:

●● Basisopleiding crisisbeheersing, doelgroep leidinggevenden/sleutelfunctionarissen

●● Procesopleiding crisiscommunicatie

●● Functiegerichte opleiding ..


Daarnaast kan het wenselijke basisniveau (mede) ontwikkeld worden vanuit andere relevante trajecten van



Vakbekwaam blijvenDe communicatieadviseur (team A&A) blijft vanuit zijn reguliere functie en op basis van bijscholing, training

en oefening bovenstaande kennis en vaardigheden en de in dit profiel aangegeven competenties bezitten.




De communicatieadviseur (team A&A) voldoet daarbij minimaal aan de verplichtingen die in het kader van

de Wet veiligheidsregio’s en het regionaal vastgestelde opleidings-, trainings- en oefenbeleid worden ge-

steld.



Kwalificatieprofiel Omgevingsanalist

Kerntaken

De omgevingsanalist heeft de volgende kerntaken:

1. Verzamelen van gegevens over wat er speelt en leeft bij publiek en pers over het incident / crisis.

2. Analyseren en verwerken van gegevens ten aanzien van beleving, informatiebehoefte en gedrag van pu-

bliek en pers tot een omgevingsanalyse.

3. Meten van het effect van de communicatieaanpak en hierover rapporteren aan de teamleider Analyse en

advies of de communicatieadviseur ROT.

4. Geven van voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de teamleider Analyse en advies.

Positionering

●● Ontvangt leiding van de teamleider Analyse en advies;

●● Stemt met collega-omgevingsanalist (indien van toepassing) af over de verdeling van de taken.

Criteria



●● Accuraat



Instroomeisen●● MBO denken werkniveau


●● Kan binnen 45 minuten na alarmering een eerste omgevingsrapport opleveren en binnen 1,5 uur in 1 van

de Utrechtse gemeente aanwezig zijn



Kerntaak 1: Verzamelen van gegevens over wat er speelt en leeft bij publiek en pers over het incident / crisis.

Werkzaamheden

De omgevingsanalist:

●● Onttrekt informatie aan:

●❍ traditionele en sociale media;

●❍ publieks- en persvragen.

●● Registreert gedragingen, informatiebehoefte en betekenisgeving van direct betrokkenen, publiek en

media (‘wat er speelt en leeft’), blijkend uit: woordkeuze, uitspraken, vragen, geruchten, onjuistheden,

tegenstrijdigheden, onzekerheden, angsten en (voorgenomen) activiteiten.

●● Registreert informatie die het verloop van de gebeurtenissen kan beïnvloeden.

●● Maakt een inschatting van de spelers in het krachtenveld, hun belangen en de context waarin de crisis

zich afspeelt.

●● Maakt een inschatting van welke partijen de crisis als (mogelijke) communicatiekans zullen aangrijpen en

welke politieke gevoeligheden deze crisis op landelijk niveau met zich meebrengt.

Kerntaak 2: Analyseren en verwerken van gegevens ten aanzien van beleving, informatiebehoef-te en gedrag van publiek en pers tot een omgevingsanalyse.

Werkzaamheden


●● Brengt de informatiebehoefte, betekenisgeving en gedragingen van de buitenwereld naar binnen (de

crisisorganisatie op alle niveaus).

●● Verwoordt in communicatietermen welke kernwaarden (zoals veiligheidsgevoel) in het geding zijn.

●● Verwerkt bovenstaande stappen tot een omgevingsanalyse.

Kerntaak 3: Meten van het effect van de communicatieaanpak en hierover rapporteren aan de communicatieadviseur Analyse en advies.

Werkzaamheden


●● Maakt een vergelijking tussen het laatste adviesrapport omgevingsanalyse en de huidige omgevings-ana-

lyse, om het effect van de huidige communicatieaanpak vast te stellen in termen van informatiebehoefte,

betekenisgeving en gedrag.

●● Voegt dit toe aan de omgevingsanalyse.

Kerntaak 4: Geven van voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de teamleider Analyse en advies.

Werkzaamheden


●● Deelt informatie over de voortgang van het werk.

●● Deelt eventuele afwijkingsinformatie, bijvoorbeeld:

●❍ problemen met betrekking tot toegankelijkheid van bronnen (bijvoorbeeld beschikbaarheid van

ICT-middelen of media);

●❍ stagnatie van interne informatiestromen, bijvoorbeeld aangeleverde pers- en publieksvragen.


Kwalificatieprofiel Strategisch adviseur Crisiscommunicatie GBT / RBT

Kerntaken

De Strategisch adviseur crisiscommunicatie GBT / RBT heeft de volgende kerntaken:

1. Adviseren en informeren van het beleidsteam over de (strategische) communicatieaanpak.

2. Adviseren van het beleidsteam over communicatieve implicaties van wat ter tafel komt tijdens de verga-

dering van het beleidsteam.

3. Adviseren van de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio over het vervullen van zijn rol als

boegbeeld en burgervader (betekenisgeving).

4. Informeren van het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie over de besluiten van het beleidsteam.

5. Informeren van de communicatie adviseur ROT over besluiten BT t.a.v. communicatie omtrent opera-

tionele inzet (informatievoorziening, schadebeperking)

Positionering

●● Ontvangt operationele leiding van de burgemeester of voorzitter van de veiligheidsregio;

●● Wordt gefaciliteerd door het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie;

●● Stemt de contactmomenten af met / geeft genomen besluiten door aan het Hoofd Actiecentrum Crisis-

communicatie;

●● Is voor het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie het aanspreekpunt voor de besluitvorming over crisis-

communicatie;

●● Is voor leden van het beleidsteam het aanspreekpunt voor de crisiscommunicatie.

Criteria

Competenties●● Met politiek bestuurlijk inzicht

●● Overtuigend





●● Minimaal 3 jaar relevante ervaring binnen een gemeente, bij voorkeur affiniteit met crisisbeheersing.

●● Kan binnen 1 uur na alarmering in 1 van de Utrechtse gemeente aanwezig zijn, dan wel in de RBT-ruimte

in Utrecht.



Kerntaak 1. Adviseren en informeren van het beleidsteam over de (strategische) communi-catieaanpak

Werkzaamheden

●● Wijst het beleidsteam op de kaders (strategie en doelstellingen) en mandaten waarbinnen de communi-

catieoperatie plaatsvindt (informatievoorziening, schadebeperking, betekenisgeving).

●● Deelt informatie over het omgevingsbeeld.


●● Adviseert en informeert over de communicatieaanpak op basis van een actueel adviesrapport omgeving-

sanalyse.

●● Is in staat om op basis van de omgevingsanalyse te anticiperen op de nieuwsstroom en nieuwsgaring

van de buitenwereld. Meldt op welke van de communicatiedoelstellingen het accent ligt.

●● Bepaalt of er aanvullende besluiten van het BT nodig zijn ten aanzien van de communicatieaanpak.

●● Adviseert welke rol en bijdrage van de BT-leden wordt verwacht in de communicatieoperatie.

Kerntaak 2. Adviseren van het beleidsteam over communicatieve implicaties van wat ter tafel komt tijdens de vergadering van het beleidsteam

Werkzaamheden

●● Adviseert over communicatieve implicaties van strategische informatie, knelpunten en dilemma’s.

●● Vertaalt BT-besluiten in overleg met het Hoofd Actiecentrum crisiscommunicatie naar inzetopdrachten

voor het actiecentrum.

Kerntaak 3. Adviseren van de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio over het vervullen van zijn rol als boegbeeld en burgervader (betekenisgeving)

Werkzaamheden

●● Adviseert en faciliteert de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio bij de voorbereiding en

uitvoering van pers- en publieksoptreden.

●● Formuleert kernboodschappen (op basis van het Benoemen, Aansluiten, Meenemen-principe) voor de

burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio.

●● Adviseert de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio over de communicatie tijdens proto-

collaire bijeenkomsten.


Kerntaak 4. Informeren van het hoofd actiecentrum crisiscommunicatie over de besluiten van het beleidsteam

Werkzaamheden

●● Deelt informatie en (in overleg met het hoofd actiecentrum crisiscommunicatie) inzetopdrachten binnen

het Actiecentrum.

Kerntaak 5. Informeren van het Hoofd sectie communicatie ROT over besluiten BT t.a.v. communi-catie omtrent operationele inzet (informatievoorziening, schadebeperking)

Werkzaamheden

●● Deelt informatie en (in overleg met het Hoofd sectie communicatie ROT) inzetopdrachten t.b.v. het Ac-

tiecentrum.


Bijlage 2 – Taakkaarten

Strategisch Communicatieadviseur (R)BT

HOOFDPROCES Communicatie

FUNCTIENAAM Strategisch Communicatieadviseur (R)BT

Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>

Ontvangt leiding

van

●● Burgemeester of voorzitter van de veiligheidsregio (operationeel)

●● Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie (functioneel)

Geeft leiding aan N.v.t.

Werkplek Werkruimte Beleidsteam + zie lokaal deel draaiboek

Kerntaken 1. Adviseren en informeren van het beleidsteam over de (strategische) communicatie-

aanpak.

2. Adviseren van het beleidsteam over communicatieve implicaties van wat ter tafel

komt tijdens de vergadering van het beleidsteam.

3. Adviseren van de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio over het

vervullen van zijn rol als boegbeeld en burgervader (betekenisgeving).

4. Informeren van het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie over de besluiten van

het beleidsteam.

5. Informeren van de communicatieadviseur ROT over besluiten BT t.a.v. communica-

tie omtrent operationele inzet (informatievoorziening, schadebeperking)

Checklist start

activiteiten

●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek

●❏ Raadpleeg LCMS2

●❏ Neem contact op met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie:

●❍ Bespreek het totaalbeeld, het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwe-

zig) en de (verwachte) informatiebehoefte

●❍ Bespreek communicatieaanpak en -activiteiten, woordvoeringslijn en prioriteiten

voor BT

●❍ Informeer het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie op logische momenten

(bijvoorbeeld voor en na BT-vergadering) gedurende de uren/dagen dat de taak-

organisatie is ingezet

●❏ Neem contact op met de communicatieadviseur ROT

●❍ Bespreek de communicatieaspecten van de operationele besluiten en inzet

●❍ Bespreek communicatieadvies dat in ROT-advies wordt opgenomen op basis van

het totaalbeeld, het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwezig) en de

(verwachte) informatiebehoefte

●❍ Informeer de communicatieadviseur ROT op logische momenten (bijvoorbeeld

voor en na BT-vergadering) over de BT-besluiten

2 LCMS = landelijk crisismanagementsysteem


Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Meld in BT welke communicatieactiviteiten al zijn ondernomen en welke in voorbe-

reiding zijn

●❏ Adviseer en informeer over de communicatieaanpak op basis van een actueel ad-

viesrapport omgevingsanalyse; meld op welke van de communicatiedoelstellingen

het accent ligt

●❏ Anticipeer op de nieuwsstroom en nieuwsgaring van de buitenwereld

●❏ Bepaal of aanvullende besluiten van het BT nodig zijn ten aanzien van de commu-

nicatieaanpak

●❏ Adviseer welke rol en bijdrage van de BT-leden wordt verwacht in de communica-

tieoperatie

●❏ Adviseer over communicatieve implicaties van strategische informatie, knelpunten

en dilemma’s

●❏ Vertaal BT-besluiten in overleg met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie

naar inzetopdrachten voor het actiecentrum

●❏ Formuleer kernboodschappen (op basis van het Benoemen, Aansluiten, Meene-

men-principe) voor de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio

●❏ Stem af / wissel informatie uit met Communicatieadviseur ROT

●❏ Wijs (indien nodig) het beleidsteam op de kaders (strategie en doelstellingen) en

mandaten (handelingsbevoegdheid) waarbinnen de communicatieoperatie plaats-

vindt (informatievoorziening, schadebeperking, betekenisgeving)

In samenwerking met de (lokale) Communicatieadviseur burgemeester:

●❏ Adviseer en faciliteer de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio bij

de voorbereiding en uitvoering van pers- en publieksoptreden (rol van burgervader

en/of boegbeeld) (communicatiedoelstelling ‘betekenisgeven’)

●❏ Adviseer de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio over de commu-

nicatie tijdens protocollaire bijeenkomsten

Checklist beëindi-

ging activiteiten

●❏ Schaal je eigen werkzaamheden pas af na afstemming met het Hoofd Actiecentrum

Crisiscommunicatie en het Beleidsteam

●❏ Informeer het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie bij afschaling

●❏ Rond eigen werkzaamheden af en draag lopende zaken, via het Hoofd Actiecen-

trum Crisiscommunicatie, over aan aflossing of aan de reguliere gemeentelijke

organisatie

●❏ Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces

Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld

●● Adviesrapport omgevingsanalyse

Resultaat (output) ●● Persstatement (kernboodschap) (voorbereid door Pers- en publieksvoorlichting)

●● (Mondeling) advies in het beleidsteam

●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie

●● Logboek

In samenwerking met de (lokale) Communicatieadviseur burgemeester:

●● Mondeling advies aan de burgemeester (rol burgervader, boegbeeld)

Bevoegdheden N.v.t.


Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie

●● Taakkaart

●● Mandaatbesluit crisiscommunicatie

●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie

●● Bereikbaarheidslijst/netwerkkaart contactpersonen communicatie andere overhe-

den en externe partners

●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)

●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail

●● Checklists pers- en publieksvoorlichting

●● Kantoor en werkplekfaciliteiten

Neemt deel aan

overleg

●● Overleg gemeentelijk of regionaal beleidsteam

Werkt samen met

/ heeft contact

met

●● Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie

●● Liaison Communicatie (R)BT

●● Informatiecoördinator actiecentrum Crisiscommunicatie

●● Voorzitter en leden gemeentelijk of regionaal beleidsteam

●● Leden beleidsteam


●● Persvoorlichters (voorbereiden persconferentie/persstatement)

●● Publieksvoorlichters (voorbereiden herdenkings- of informatiebijeenkomst)

Bereikbaarheid

partners/ externen

Zie regionaal draaiboek


Communicatieadviseur ROT


FUNCTIENAAM Communicatieadviseur ROT


Ontvangt leiding

van

Operationeel leider (operationeel)

Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie (functioneel)

Geeft leiding aan Liaison crisiscommunicatie ROT

Werkplek ROT, COV gebouw / Belcampostraat 10

Kerntaken 1. Adviseren en informeren van het regionaal operationeel team over de (operatione-

le en tactische) aspecten van de communicatieaanpak op basis van het adviesrap-

port omgevingsanalyse

2. Actief halen en brengen van informatie tijdens de vergadering van het regionaal

operationeel team en adviseren over de communicatieve implicaties

3. Informeren van het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie over de besluiten van

het regionaal operationeel team

4. Informeren van de Strategisch communicatieadviseur (R)BT over communicatie-

aspecten uit de strategie van ROT.

5. Stemt af met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie en de Strategisch Com-

municatieadviseur.

Checklist start

activiteiten


●❏ Raadpleeg LCMS




●❍ Bespreek de communicatieaanpak en –activiteiten ten aanzien van informatie-

voorziening en schadebeperking, de woordvoeringslijn en de communicatieprio-

riteiten voor het ROT

●❏ Informeer het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie op logische momenten (bij-

voorbeeld voor en na ROT-vergadering) gedurende de uren/dagen dat de taakorga-

nisatie is ingezet

●❏ Neem contact op met het de Strategisch communicatieadviseur (R)BT:

●❍ Bespreek de communicatieaspecten van de operationele besluiten, op basis van

totaalbeeld, het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwezig) en de (ver-

wachte) informatiebehoefte


Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Deel informatie over het omgevingsbeeld

●❏ Meld welke communicatieactiviteiten al zijn ondernomen en welke in voorberei-

ding zijn

●❏ Adviseer en informeer over de communicatieaanpak op basis van een actueel ad-

viesrapport omgevingsanalyse

●❏ Meld op welke van de communicatiedoelstellingen het accent ligt

●❏ Bepaal of aanvullende besluiten en bijdragen (duiding) van het ROT nodig zijn ten

aanzien van de communicatieaanpak

●❏ Verzamel operationele informatie ten behoeve van de doelstellingen informatie-

voorziening en schadebeperking (handelingsperspectieven) en deel deze informa-

tie met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie

●❏ Beoordeel de impact van operationele besluiten op hun communicatieve gevolgen

en randvoorwaarden

●❏ Wijs (indien nodig) het ROT op de kaders (strategie en doelstellingen) en man-

daten (handelingsbevoegdheid) waarbinnen de communicatieoperatie plaatsvindt

(informatievoorziening, schadebeperking en betekenisgeving)

Checklist beëindi-

ging activiteiten

●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met het Hoofd Actiecentrum

Crisiscommunicatie en de Operationeel Leider



trum Crisiscommunicatie, over aan de aflossing of de reguliere gemeentelijke orga-

nisatie


Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld

●● Adviesrapport omgevingsanalyse (zodra beschikbaar)

Resultaat (output) ●● (Mondeling) advies in het ROT

●● Input voor informatievoorziening en schadebeperking (handelingsperspectieven)


●● Logboek

Bevoegdheden N.v.t.



●● Taakkaart

●● Ramp- en incidentbestrijdingsplannen

●● Convenanten/samenwerkingsovereenkomsten







●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten

<regionaal invullen>

Neemt deel aan

overleg

●● Overleg regionaal operationeel team


Werkt samen met

/ heeft contact

met


●● Liaison sectie communicatie ROT

●● Strategisch Communicatieadviseur (R)BT

●● Informatiecoördinator actiecentrum Communicatie

●● Voorzitter regionaal operationeel team / operationeel leider

●● Leden regionaal operationeel team

●● Liaisons van andere overheden en externe partners betrokken bij het incident

Bereikbaarheid

partners/ externen

Zie regionaal draaiboek crisiscommunicatie


Communicatieadviseur CoPI


FUNCTIENAAM Communicatieadviseur CoPI


Ontvangt leiding

van

●● Leider CoPI (operationeel)

●● Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie (functioneel)

Geeft leiding aan Tot en met GRIP 1, bij monodisciplinaire opschaling:

teamleider en/of medewerkers Pers- en publieksvoorlichting

Werkplek Op of nabij de plaats incident

Kerntaken 1. Adviseren en informeren van het commando plaats incident over de (operationele)

aspecten van de communicatieaanpak

2. Verzorgen van de woordvoering op de plaats incident over feiten en omstandighe-

den, te voorziene ontwikkelingen en handelingsperspectieven

3. Geven van voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de communicatieadviseur regi-

onaal operationeel team of het hoofd taakorganisatie (afhankelijk van het GRIP-ni-

veau) en informeren over wat leeft en speelt op de plaats incident

Checklist start

activiteiten


●❏ Raadpleeg LCMS (indien opgestart)

●❏ Neem contact op met de meldkamer:

●❍ Bespreek het totaalbeeld

●❍ Bespreek de (monodisciplinaire) opschaling

●❏ Maak een inschatting van de (verwachte) informatiebehoefte op basis van een

snelle omgevingsanalyse

●❏ Start de eerste communicatieactiviteiten op en zet communicatiemiddelen in

Na opschaling naar GRIP 2 of hoger, of na monodisciplinaire opschaling:


●❍ Bespreek het totaalbeeld en het omgevingsbeeld

●❍ Meld welke communicatieactiviteiten al zijn ondernomen en welke in voorberei-

ding zijn

●❏ Informeer het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie op logische momenten (bij-

voorbeeld voor en na de CoPI-vergadering) gedurende de uren/dagen dat de taak-

organisatie is ingezet


Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Ontvang en begeleid media ter plaatse

●❏ Informeer media over feiten, omstandigheden, te voorziene ontwikkelingen en

aandachtspunten (informatievoorziening en schadebeperking)

●❏ Informeer media over aard en plaats van officieel/officiële persmoment(en)

●❏ Registreer indien mogelijk vragen, antwoorden, afspraken, geruchten, fabeltjes,

toon en sfeer

Bij GRIP 1:

●❏ Wijs het CoPI op de kaders (strategie en doelstellingen) en mandaten waarbinnen

de communicatieoperatie plaatsvindt (informatievoorziening, schadebeperking)

●❏ Adviseer de leider CoPI gevraagd en ongevraagd over de communicatieaanpak en

eventuele (monodisciplinaire) opschaling en inzet van het actiecentrum Communi-

catie

Na opschaling naar GRIP 2 of hoger, of na monodisciplinaire opschaling:

●❏ Draag bij aan het omgevingsbeeld (‘ogen en oren’ voor de communicatieadviseur

ROT en/of het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie)

●❏ Rapporteer het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie of de communicatieadvi-

seur ROT over:

●❍ relevante communicatiefeiten en -gebeurtenissen

●❍ de communicatieactiviteiten, aard, toon en ervaring met media en publiek

●❏ Stem communicatieaanpak, werkzaamheden en mediaverzoeken af met de commu-

nicatieadviseur ROT of het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie

Checklist beëindi-

ging activiteiten

●❏ Schaal pas af na afstemming met leider CoPI en/of Hoofd Actiecentrum Crisiscom-

municatie


●❏ Rond eigen werkzaamheden af en draag lopende zaken, via het hoofd taakorgani-

satie Communicatie, over aan aflossing of aan de reguliere gemeentelijke organi-

satie


Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld


Resultaat (output) ●● Pers- en publieksberichten

●● Persstatement

●● (Mondeling) advies aan de leider CoPI


●● Aanvraag extra mensen en middelen

●● Logboek

Bevoegdheden Heeft het mandaat om (binnen zijn taakbeschrijving en het regionaal vastgestelde

mandaatbesluit) de benodigde opdrachten te geven en activiteiten uit te (laten) voe-

ren, zonder voorafgaande autorisaties door de leider CoPI of de burgemeester




●● Taakkaart







●● Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail



Neemt deel aan

overleg

●● Overleg commando plaats incident

Werkt samen met

/ heeft contact

met


●● Informatiecoördinator taakorganisatie Communicatie


●● Leider en leden CoPI

●● Informatiemanager CoPI


Bereikbaarheid

partners/ externen



Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie


FUNCTIENAAM Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie


Ontvangt leiding

van

Burgemeester

Geeft leiding aan ●● Communicatieadviseur BT (functioneel)

●● Communicatieadviseur ROT (functioneel)

●● Communicatieadviseur CoPI (functioneel)

●● Teamleider Pers- en publieksvoorlichting (operationeel en functioneel)

●● Teamleider Analyse en advies (operationeel en functioneel)

●● Ondersteunende medewerkers van de taakorganisatie

Werkplek <regionaal invullen>

Kerntaken 1. Inrichten van het actiecentrum crisiscommunicatie, inclusief de bezetting van de

functies Strategisch communicatieadviseur (R)BT, Communicatieadviseur ROT ,

Communicatieadviseur Burgemeester en Liaison sectie communicatie ROT.

2. Leiding geven aan de medewerkers van het actiecentrum crisiscommunicatie. Zorg-

dragen voor uitvoering van de vastgestelde communicatiestrategie uit ROT of BT.

3. Adviseren, informeren, rapporteren

4. Zorgdragen voor debriefing en nazorg van de communicatiemedewerkers binnen

en buiten de taak-organisatie Communicatie

5. Tijdig aanleveren van rapport omgevingsanalyse en advies bij Strategisch commu-

nicatieadviseur (R)BT en Communicatieadviseur ROT


Checklist start

activiteiten

●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek (of wijs iemand aan die

logboek bijhoudt)


●❏ Neem contact op met communicatieadviseur CoPI en/of Communicatieadviseur ROT

(of de Liaison):

●❍ Bespreek het totaalbeeld, het omgevingsbeeld (indien aanwezig) en de (ver-


●❍ Bespreek reeds ingezette communicatiemiddelen en de daarmee reeds versprei-

de communicatieboodschappen

●❍ Stem werkzaamheden af tussen de communicatieadviseur CoPI, de communica-

tieadviseur ROT en de teamleiders in het actiecentrum Crisiscommunicatie

●❏ Neem contact op met de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT of de Liaison

Communicatie (R)BT:



●❍ Bespreek reeds ingezette communicatiemiddelen en de daarmee reeds versprei-

de communicatieboodschappen

●❏ Maak de inzetopdracht(en)

●❏ Neem contact op met teamleider(s):



●❍ Bespreek de inzetopdracht en bepaal de noodzakelijke inzet van mensen en

middelen

●❍ Informeer de teamleiders op logische momenten gedurende de uren/dagen dat

de taakorganisatie is ingezet

●❍ Informeer de teamleiders bij afschaling

●❏ Neem contact op met de AC Bevolkingszorg:


●❍ Bespreek de opschaling (ook van de andere bevolkingszorgprocessen)

●❍ Stel in overleg met de AC Bevolkingszorg prioriteiten vast

●❍ Spreek af op welke momenten afstemming plaatsvindt

Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Bepaal, op basis van de (verwachte) informatiebehoefte bij pers en publiek, welke

teams en functionarissen worden ingezet

●❏ Vertaal strategische en tactische kaders en opdrachten (inzetverzoek) in concrete

taken en acties (inzetopdracht) en zet deze uit binnen de taakorganisatie

●❏ Informeer, instrueer en geef leiding aan de teamleider(s)

●❏ Draag zorg voor het regelen van (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen

●❏ Draag zorg voor het bijhouden van een logboek/verslaglegging in de eigen taakor-

ganisatie

●❏ Bewaak de voortgang van lopende taken en acties en stuur waar nodig bij

●❏ Zorg dat de relevante regels, plannen en procedures gehanteerd worden door de

taakorganisatie

●❏ Draag zorg voor het afstemmen van werkzaamheden en woordvoeringslijn met

externe en interne partners

●❏ Informeer de Hoofd Sectie Bevolkingszorg over de voortgang van de communica-

tieoperatie

●❏ Zorg dat informatie wordt uitgewisseld binnen de taakorganisatie en de commu-

nicatieadviseurs in het CoPI, ROT en BT over het totaalbeeld, het adviesrapport

omgevingsanalyse en de te leveren of opgeleverde producten

●❏ Zie erop toe dat de communicatie-inbreng correct wordt overgenomen in LCMS

●❏ Bewaak de veiligheid en het welzijn van de teamleden


Checklist beëindi-

ging activiteiten

●❏ Schaal pas af na afstemming met de AC Bevolkingszorg en de burgemeester en/of

het Beleidsteam

●❏ Informeer de teamleiders, de Sectie communicatie in het ROT, communicatieadvi-

seurs CoPI en BT en eventuele communicatieadviseurs van andere overheden en

externe partijen bij afschaling

●❏ Zorg voor debriefing van de taakorganisatie en de communicatieadviseurs in het

CoPI, ROT en BT

●❏ Maak een inschatting van de behoefte aan nazorg bij de medewerkers; zorg zo

nodig (mede) voor de nazorg aan de medewerkers van de processen van de taak-

organisatie

●❏ Lever een advies aan team Preparatie nafase m.b.t. openstaande en nog te onder-

nemen acties; lever het overdrachtsformulier nafase aan bij de teamleider Prepara-

tie nafase

●❏ Evalueer de inzet; draag zorg voor de evaluatie van het proces / de processen en

zo nodig de opstelling van een eindrapportage

Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld

●● Inzetverzoek

●● Inzetopdracht




Resultaat (output) ●● Inzetopdracht



●● Logboek

●● Overdrachtsformulier nafase

●● Evaluatierapport

Bevoegdheden Heeft het mandaat om (binnen zijn taakbeschrijving en het regionaal vastgestelde

mandaatbesluit) de benodigde opdrachten te geven en activiteiten uit te (laten) voe-

ren, zonder voorafgaande autorisaties door de operationeel leider of de burgemees-

ter



●● Taakkaarten van alle communicatiefuncties


●● Convenanten, samenwerkingsovereenkomsten







●● Standaarddocumenten



Neemt deel aan

overleg

●● Overleg stafsectie Bevolkingszorg

●● Optioneel: overleg taakorganisatie Communicatie


Werkt samen met

/ heeft contact

met

●● Hoofd Sectie Bevolkingszorg

●● Hoofden taakorganisatie sectie Bevolkingszorg



●● Communicatieadviseur CoPI

●● Communicatieadviseurs betrokken overheden en externe partners betrokken bij

het incident


●● Teamleider Analyse en advies

●● Teamleider Registratie slachtoffers (t.b.v. communicatie over registratie en verwan-

teninformatie)

●● Ondersteunende medewerkers

Bereikbaarheid

partners/ externen



Ondersteuner Actiecentrum Crisiscommunicatie


FUNCTIENAAM Ondersteuner Actiecentrum Crisiscommunicatie


Ontvangt leiding

van




Kerntaken 1. Bieden van organisatorische ondersteuning aan het Hoofd Actiecentrum Crisiscom-

municatie

2. Bieden van secretariële ondersteuning aan het Hoofd Actiecentrum Crisiscommuni-

catie

3. Bieden van secretariële ondersteuning aan het actiecentrum crisiscommunicatie

Checklist start

activiteiten

●● Bevestig het alarm / je opkomst en start logboek taakorganisatie Communicatie

●● Neem contact op met Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie:

●❍ Stel in overleg met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie prioriteiten vast

m.b.t. ondersteunende werkzaamheden

●❍ Bespreek het inzetplan en de concrete taken en acties die daaruit voortvloeien

Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Zorg (indien nodig) voor aanmelden, opvangen, begeleiden en uitgeleiden van

medewerkers van de taakorganisatie

●❏ Verzorg tijdige en correcte afhandeling/doorgeleiding van inkomende telefoontjes

en (digitale) post

●❏ Organiseer op verzoek conference calls (planning, uitnodigingen, opstart)

●❏ Notuleer beraadslagingen, werk deze direct uit in actie-/besluitenlijst en stel deze

aan de deelnemers ter hand

●❏ Voer administratieve en secretariële werkzaamheden uit (zoals kopiëren, typen,

correspondentie, telefoon)

●❏ Beheer gegevensbestanden (zoals verzendlijsten, medialijst, personeelsbezetting)

●❏ Richt werkplekken in voor medewerkers van de taakorganisatie (kantoormaterieel

en –materiaal, waaronder computeraansluiting en printfaciliteit)

●❏ Instrueer iedere communicatiefunctionaris de eigen aan- en afwezigheid te noteren

op de presentielijst

●❏ Ondersteun het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie bij het regelen van vol-

doende bemensing van het actiecentrum en het opstellen van de inzetroosters

●❏ Instrueer iedere communicatiefunctionaris hoe hij zijn werkzaamheden (zoals ac-

ties, reacties, afspraken) dient vast te leggen

●❏ Organiseer toeleveranciers als koeriers, fotografen, drukkers, tolken en vertalers

Checklist beëindi-

ging activiteiten

●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met het Hoofd Actiecentrum

Crisiscommunicatie

Benodigde infor-

matie (input)

●● Inzetplan


Resultaat (output) ●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie

●● Logboek

●● Registratie van medewerkers actiecentrum

●● Rooster voor inzet van medewerkers actiecentrum

Bevoegdheden N.v.t.


●● Taakkaart



den en andere partners


●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS en e-mail



Neemt deel aan

overleg

Optioneel: overleg actiecentrum Communicatie

Werkt samen met

/ heeft contact

met


●● Alle teamleden actiecentrum Communicatie

●● Facilitaire medewerkers taakorganisatie Ondersteuning

Bereikbaarheid

partners/ externen



Communicatieadviseur Burgemeester (Lokaal)


FUNCTIENAAM Communicatieadviseur Burgemeester (Lokaal)


Ontvangt leiding

van




Kerntaken 1. Adviseren van de burgemeester over het vervullen van zijn rol als boegbeeld en

burgervader (betekenisgeving), op basis van de adviezen van de Strategisch Com-

municatieadviseur BT.

2. Afstemmen met de Strategisch Communicatieadviseur BT en het Hoofd Actiecen-

trum Crisiscommunicatie over de communicatieaanpak, voor zover het de rol van

de burgemeester betreft.

3. Afstemmen met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie over persstrategie in

geval van persconferenties en interviews

Checklist start

activiteiten



●❍ Bespreek communicatieaanpak en -activiteiten, woordvoeringslijn en prioriteiten

voor de burgemeester

●❏ Neem contact op met de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT:

●❍ Bespreek de rol van de burgemeester bij de uitvoering van de communica-

tiestrategie waartoe in het BT wordt besloten.

●❍ Bespreek het communicatieadvies aan de burgemeester ten aan zien van zijn

rol als boegbeeld en burgervader (betekenisgeving)

Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Adviseer welke rol en bijdrage van de burgemeester wordt verwacht in de commu-

nicatieoperatie

●❏ Formuleer kernboodschappen (op basis van het Benoemen, Aansluiten, Meene-

men-principe) voor de burgemeester

●❏ Adviseer en faciliteer de burgemeester bij de voorbereiding en uitvoering van pers-

en publieksoptreden (rol van burgervader en/of boegbeeld) (communicatiedoelstel-

ling ‘betekenisgeven’)

●❏ Stem met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie af over de aanpak van pers-

en publieksoptredens van de burgemeester

●❏ Adviseer de burgemeester over de communicatie tijdens protocollaire bijeenkom-

sten


Checklist beëindi-

ging activiteiten


Crisiscommunicatie, de Strategische Communicatieadviseur (R)BT en de burge-

meester




organisatie


Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld


Resultaat (output) ●● Persstatement (kernboodschap) (voorbereid door Pers- en publieksvoorlichting)

●● (Mondeling) advies aan de burgemeester


●● Logboek

Bevoegdheden N.v.t.


●● Taakkaart










Neemt deel aan

overleg


Werkt samen met

/ heeft contact

met



●● Liaison Communicatie (R)BT

●● Burgemeester



●● Persvoorlichters (voorbereiden persconferentie/persstatement)

●● Publieksvoorlichters (voorbereiden herdenkings- of informatiebijeenkomst)

Bereikbaarheid

partners/ externen



Liaison Communicatie (R)BT


FUNCTIENAAM Liaison Communicatie (R)BT


Ontvangt leiding

van

Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie (functioneel)

Strategisch Communicatieadviseur (R)BT (operationeel)



Kerntaken 1. Ondersteunen van de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT

2. Sparren met Strategisch Communicatieadviseur (R)BT over adviezen aan het Be-

leidsteam

3. Contact onderhouden (waar nodig en op aangeven van de Strategisch Communica-

tieadviseur) met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie over de besluiten van

het beleidsteam en over informatie, omgevingsbeeld en communicatieadviezen uit

het actiecentrum.

4. Contact onderhouden (waar nodig en op aangeven van de Strategisch Communica-

tieadviseur) met de communicatieadviseur ROT of de Liaison sectie communicatie

ROT over de besluiten van het Beleidsteam en over de informatie uit het ROT t.a.v.

communicatie omtrent operationele inzet (informatievoorziening, schadebeperking)

Checklist start

activiteiten


●❏ Raadpleeg LCMS4

●❏ Neem contact op met de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT:



●❍ Bespreek de prioriteiten voor de Liaison in het BT

3 LCMS = landelijk crisismanagementsysteem


Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Meld aan de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT de informatie verkregen van

Actiecentrum of ROT, over o.a. de communicatieaanpak en –activiteiten.

●❏ Denk mee over de adviezen van de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT aan

het BT over de communicatieaanpak op basis van een actueel adviesrapport om-

gevingsanalyse. Werk waar nodig de adviezen uit.

●❏ Wees het aanspreekpunt van de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT tijdens

BT-vergaderingen voor actiecentrum, ROT, etc. Zorg dat continu informatie kan

worden uitgewisseld tussen de communicatiefuncties in BT, ROT en Actiecentrum.

●❏ Denk met de Strategisch Communicatieadviseur mee over zijn taken:

●❍ Anticipeer op de nieuwsstroom en nieuwsgaring van de buitenwereld

●❍ Adviseer welke rol en bijdrage van de BT-leden wordt verwacht in de communi-

catieoperatie

●❍ Adviseer over communicatieve implicaties van strategische informatie, knelpun-

ten en dilemma’s

●❍ Denk mee over kernboodschappen voor de burgemeester en/of voorzitter van

de veiligheidsregio

●❍ Wijs (indien nodig) het beleidsteam op de kaders (strategie en doelstellingen)

en mandaten (handelingsbevoegdheid) waarbinnen de communicatieoperatie

plaatsvindt (informatievoorziening, schadebeperking, betekenisgeving)

Checklist beëindi-

ging activiteiten


Crisiscommunicatie en de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT




organisatie


Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld


Resultaat (output) ●● Uitwerking van adviezen Strategisch Communicatieadviseur (R)BT

●❍ Persstatement (kernboodschap) (voorbereid door Pers- en publieksvoorlichting)

●❍ (Mondeling) advies in het beleidsteam

●❍ de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT


●● Logboek

●● Mondeling advies aan de burgemeester (rol burgervader, boegbeeld)

Bevoegdheden N.v.t.


●● Taakkaart











Neemt deel aan

overleg


Werkt samen met

/ heeft contact

met



●● Communicatieadviseur Burgemeester (lokaal)

●● Informatiecoördinator actiecentrum Crisiscommunicatie



●● Liaison sectie communicatie ROT

Bereikbaarheid

partners/ externen



Lid (liaison) sectie crisis communicatie ROT / Procesbewaker crisis communicatie ROT


FUNCTIENAAM Lid (liaison) sectie crisis communicatie ROT / Procesbewaker crisis communicatie ROT


Ontvangt leiding

van


Geeft leiding aan

Werkplek ROT / Belcampostraat 10

Kerntaken 1. Ondersteunt de scommunicatieadviseur ROT bij diens taken;

2. Bewaakt de rolvastheid van crisiscommunicatie binnen het ROT en monitort de

voortgang van de gemeentelijke activiteiten en processen;

3. Vult het communicatietabblad in het Landelijk Crisis Management Systeem;

4. Schakelt de crisiscommunicatiepool in op verzoek van gemeenten;

5. Zorgt voor de bemensing van het Regionaal Actiecentrum.)

Checklist start

activiteiten


●❏ Neem contact op met communicatieadviseur ROT en bespreek welke activiteiten

opgestart moeten worden.

Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Meld aan de communicatieadviseur ROT de informatie verkregen van LCMS, Actie-

centrum of Beleidsteam, over o.a. de communicatieaanpak en –activiteiten.

●❏ Denk mee over de adviezen van de communicatieadviseur ROT aan het ROT over

●❏ de communicatieaanpak op basis van een actueel adviesrapport omgevingsanaly-

se.

●❏ Werk waar nodig de adviezen uit.

●❏ Wees het aanspreekpunt van de communicatieadviseur ROT tijdens ROT-vergade-

ringen voor actiecentrum, ROT, etc. Zorg dat continu informatie kan worden uitge-

wisseld tussen de communicatiefuncties in BT, ROT en Actiecentrum.

●❏ Denk met de communicatieadviseur ROT mee over zijn taken:

●❏ Adviseer en informeer over de communicatieaanpak op basis van een actueel

●❍ adviesrapport omgevingsanalyse

●❍ Meld op welke van de communicatiedoelstellingen het accent ligt

●❍ Verzamel operationele informatie ten behoeve van de doelstellingen informatie-

voorziening en schadebeperking (handelingsperspectieven) en deel deze infor-

matie met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie

●❍ Beoordeel de impact van operationele besluiten op hun communicatieve gevol-

gen en randvoorwaarden

●❏ Wijs (indien nodig) het ROT op de kaders (strategie en doelstellingen) en man-

daten (handelingsbevoegdheid) waarbinnen de communicatieoperatie plaatsvindt

(informatievoorziening, schadebeperking en betekenisgeving)

●❏ Vul het tabblad crisiscommunicatie in LCMS

●❏ Hou een logboek bij van alle afspraken en activiteiten

●❏ Schakel de crisiscommunicatiepool in op verzoek van gemeenten

●❏ Zorg voor bemensing van het regionaal actiecentrum crisiscommunicatie indien

nodig


Checklist beëindi-

ging activiteiten

●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met communicatieadviseur

ROT

●❏ Stem met communicatieadviseur ROT af wie Hoofd Actiecentrum Crisiscommunica-

tie, strategisch communciatieadviseur en CoPI adviseur bij afschaling informeert.

●❏ Rond eigen werkzaamheden af en draag lopende zaken, over aan de aflossing of

via communicatieadviseur ROT


Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld


●● LCMS

Resultaat (output) ●● Tabblad crisiscommunicatie LCMS


●● Logboek

Bevoegdheden N.v.t.



●● Taakkaart



●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie (poollijst)







Neemt deel aan

overleg

●● regionaal operationeel team

Werkt samen met

/ heeft contact

met


●● communicatieadviseur ROT


●● Informatiecoördinator Bevolkingszorg

●● Informatiecoördinator ROT



Bereikbaarheid

partners/ externen

Zie regionaal draaiboek crisiscommunicatie


Pers- en publieksvoorlichting

Teamleider Pers- en publieksvoorlichting

PROCES Pers- en publieksvoorlichting

FUNCTIENAAM Teamleider Pers- en publieksvoorlichting


Ontvangt leiding

van

Hoofd Actiecentrum Communicatie

Geeft leiding aan ●● Pers- en publieksvoorlichters

●● Contactpersoon calamiteitenzender

●● Redacteuren web en social media


Kerntaken 1. Inrichten van het team Pers- en publieksvoorlichting

2. Leiding geven aan team Pers- en publieksvoorlichting


Checklist start

activiteiten



●❏ Neem contact op met het hoofd actiecentrum Communicatie:




middelen

●❍ Informeer bij het hoofd taakorganisatie Communicatie wat er al (via welke mid-

delen) is gecommuniceerd naar pers en publiek

●❍ Maak afspraken met het HTo over de woordvoeringslijn

●❍ Informeer het hoofd taakorganisatie Communicatie over de voortgang van het

proces op logische momenten gedurende de uren/dagen dat het team Pers- en

publieksvoorlichting is ingezet

●❏ Vertaal de ontvangen inzetopdracht(en) in een inzetplan

●❏ Bepaal (samen met het hoofd van de taakorganisatie) de samenstelling en bezet-

tingsgraad van het team

●❏ Alarmeer de teamleden


Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Informeer de teamleden en wijs taken toe

●❏ Regel (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen

●❏ Regel het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team

●❏ Vertaal het inzetplan in concrete taken en acties en geef opdracht tot uitvoering

●❏ Gebruik het adviesrapport omgevingsanalyse als productiekader Wat betekent dit?

●❏ Maak afspraken over:

●❍ de woordvoeringslijn;

●❍ het verzamelen, verifiëren, redigeren en publiceren van informatie;

●❍ doelen doelgroepaccenten;

●❍ de in te zetten communicatiemiddelen;

●❍ de te ontwikkelen producten en te leveren diensten;

●❍ de taakverdeling daarbij

●❏ Bepaal welke communicatiemiddelen worden ingezet

●❏ Zorg voor een permanente en actuele informatievoorziening aan publiek en pers

●❏ Zorg ervoor dat de communicatieadviseur ROT regelmatig input levert (informatie-

voorziening en schadebeperking) voor pers- en publieksberichten

●❏ Zorg ervoor dat relevante informatie uit alle geactiveerde processen wordt gedeeld

met en gebruikt door het team Pers- en publieksvoorlichting

●❏ Zorg ervoor dat pers- en publieksberichten worden verspreid naar publieksinforma-

tiebalies, publieksinformatienummer en redacteuren web en social media

●❏ Zorg dat relevante regels, plannen en procedures gehanteerd worden door het

team

●❏ Maak zo nodig een schema van aflossing, vervanging en/of aanvulling

●❏ Informeer en adviseer vanuit het eigen proces het hoofd van de taakorganisatie en

de andere teamleiders van de taakorganisatie, evenals de taakorganisaties Infor-

matie en Ondersteuning, over de te inzetten communicatiemiddelen en de op te

leveren communicatieproducten

●❏ Informeer het hoofd taakorganisatie over de voortgang, productie en eventuele

afwijkingen in de procesuitvoering

●❏ Zorg dat binnen het team iedereen op de hoogte is van de voortgang, productie,

prioriteiten en effectiviteit

●❏ Zorg voor een goede afstemming tussen de in gang gezette processen en de even-

tuele andere monodisciplinaire of multidisciplinaire teams en externe partners


Checklist beëindi-

ging activiteiten

●❏ Schaal de werkzaamheden pas af na afstemming met het hoofd taakorganisatie

Communicatie

●❏ Informeer de teamleden bij afschaling

●❏ Draag zorg voor de debriefing van de teamleden

●❏ Maak een inschatting van de behoefte aan nazorg bij de teamleden en draag zo

nodig zorg voor die nazorg

●❏ Draag zorg voor een inhoudelijke overdracht aan het hoofd taakorganisatie

●❏ Draag zo nodig bij aan de evaluatie van het proces

Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld


●● Inzetplan Pers- en publieksvoorlichting



●● Veelgestelde vragen (FAQ’s)


Resultaat (output) ●● Inzetplan Pers- en publieksvoorlichting


●● Pers- en publieksberichten


●● Q&A’s


●● Logboek

●● Evt. bijdrage aan overdracht voor nafase

●● Evt. bijdrage aan evaluatie

Bevoegdheden Heeft het mandaat om binnen zijn taakbeschrijving de benodigde opdrachten te ge-

ven en activiteiten uit te (laten) voeren


●● Taakkaart eigen team


●● Convenanten, overeenkomsten




●● (Mobiele) ICT-en communicatiemiddelen (GSM)






Neemt deel aan

overleg

Optioneel: overleg taakorganisatie Communicatie

Werkt samen met

/ heeft contact

met

●● Hoofd taakorganisatie Communicatie



●● Communicatieadviseur BT (t.b.v. voorbereiding persstatement/persconferentie)

●● Communicatieadviseur ROT (t.b.v. input informatievoorziening en schadebeperking)


●● Medewerkers Pers- en publieksvoorlichting

Bereikbaarheid

partners/ externen



Medewerker Persvoorlichting (inclusief taken van Contactpersoon calamiteitenzender)(Ook voor opvanglocatie / Plaats Incident)


FUNCTIENAAM Medewerker Persvoorlichting


Ontvangt leiding

van




Kerntaken Uitvoeren van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting. Daarnaast:

1. Zorgen voor een adequate en continue informatievoorziening naar de calamiteiten-

zender

2. Formuleren van de uit te zenden teksten - binnen de op dat moment afgesproken

communicatiestrategie – voor de calamiteitenzender

3. Informeren en rapporteren

Checklist start

activiteiten

●❍ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek

●❍ Neem contact op met teamleider Pers- en publieksvoorlichting:


zig) en de verwachte informatiebehoefte

●❍ Bespreek het inzetplan, de woordvoeringslijn en de concrete taken en acties die

daaruit voortvloeien.

●❍ Bespreek wie de inhoud via de calamiteitenzender voor het voetlicht brengt

Rapporteer periodiek over ervaringen met de regionale omroep in haar rol van cala-

miteitenzender

●● Neem contact op met de calamiteitenzender:

●❍ Meld dat de regionale omroep officieel wordt ingeschakeld als calamiteitenzen-

der

●❍ Zorg voor één contactpersoon bij de omroep en onderhoud contact


Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Stel op verzoek persberichten op en verspreid deze door middel van beschikbare

en door de teamleider bepaalde communicatiemiddelen

●❏ Indien afgesproken: laat de persberichten controleren door de teamleider Pers- en


●❏ Stel op verzoek een persstatement op voor een persbijeenkomst/ persconferentie

●❏ Organiseer op verzoek een persconferentie

●❏ Begeleid (desgevraagd) autoriteiten tijdens contacten met de media en het publiek

●❏ Treed (desgevraagd) op als woordvoerder bij persvragen

●❏ Houd eigen logboek bij

Voor de calamiteitenzender:

●❏ Stem met de calamiteitenzender af welke middelen ingezet kunnen worden (let

op: inzet radio is gegarandeerd conform convenant; overige middelen zoals tv,

tickertape, website en teletekst kunnen facultatief worden ingezet)

●❏ Spreek met contactpersoon calamiteitenzender plaats, tijdstip, frequentie en vorm

van uitzendingen af

●❏ Lever tijdig de tekst aan van het uit te zenden bericht

●❏ Zorg dat de calamiteitenzender de officiële mededelingen herkenbaar (als afkom-

stig van de incidentgemeente/veiligheidsregio) afkadert

●❏ Controleer of essentiële informatie in voldoende mate wordt herhaald en de taken

naar behoren worden uitgevoerd door de calamiteitenzender

●❏ Zorg dat de inzet van de calamiteitenzender wordt gecommuniceerd via alle be-

schikbare communicatiemiddelen/-kanalen

●❏ Evalueer periodiek met de regionale omroep het verloop van de inzet

Checklist beëindi-

ging activiteiten

●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met de teamleider Pers- en



Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld

●● Inzetplan Pers- en publieksvoorlichting



●● Persvragen

Resultaat (output) ●● Persberichten


●● Tekstberichten calamiteitenzender

●● Georganiseerde persbijeenkomst

●● Perswoordvoering


●● Logboek

Bevoegdheden N.v.t.



●● Taakkaart

●● Convenant calamiteitenzender


●● Bereikbaarheidslijst contactpersonen communicatie overheden en externe partners

(incl. calamiteitenzender)

●● Verzendlijst lokale, regionale en landelijke pers



●● Checklists/formats



Neemt deel aan

overleg

N.v.t.

Werkt samen met

/ heeft contact

met


●● Communicatieadviseur BT (voorbereiding persconferentie)

●● Medewerker Publieksvoorlichting

Bereikbaarheid

partners/ externen



Medewerker Publieksvoorlichting


FUNCTIENAAM Medewerker Publieksvoorlichting


Ontvangt leiding

van




Kerntaken Uitvoeren van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting

Checklist start

activiteiten


●❏ Neem contact op met teamleider Pers- en publieksvoorlichting: bespreek het to-

taalbeeld, het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwezig) en de (verwach-

te) informatiebehoefte

●❏ Bespreek het inzetplan en de concrete taken en acties die daaruit voortvloeien

Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Stel publieksberichten en Q&A’s op en verspreid deze door middel van beschikba-

re en door de teamleider bepaalde communicatiemiddelen

●❏ Actualiseer de publieksberichten en Q&A’s periodiek op basis van informatie:

●❍ uit de/het (adviesrapport) omgevingsanalyse

●❍ uit alle andere processen (via LCMS, HTo of informatiecoördinator taakorganisa-

tie Communicatie)

●❍ van publieksvoorlichters in informatie- en opvangcentra

●❍ van de coördinator van het lokale, regionale of landelijke publieksinformatie-

nummer

●❍ van betrokken andere overheden en externe partners in veiligheid

●❏ Indien afgesproken: laat de publieksberichten controleren door de teamleider


Checklist beëindi-

ging activiteiten




Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld

●● Inzetplan



●● Publieksvragen

Resultaat (output) ●● Publieksberichten

●● Q&A’s


●● Logboek

Bevoegdheden N.v.t.



●● Taakkaart




●● Checklists/formats



Neemt deel aan

overleg

N.v.t.

Werkt samen met

/ heeft contact

met


●● Medewerker Persvoorlichting

●● Contactpersoon calamiteitenzender


●● Medewerker Publieksvoorlichting op de opvanglocatie


Bereikbaarheid

partners/ externen



Medewerker Publieksvoorlichting op de opvanglocatie / Plaats Incident


FUNCTIENAAM Medewerker Publieksvoorlichting op de opvanglocatie / Plaats Incident


Ontvangt leiding

van





Checklist start

activiteiten


●❏ Neem contact op met de teamleider Pers- en publieksvoorlichting:

●❍ Bespreek het totaalbeeld en het adviesrapport omgevingsanalyse


●❏ Informeer de teamleider Pers- en publieksvoorlichting op logische momenten ge-

durende de uren/dagen dat de opvanglocatie operationeel is

●❏ Neem contact op met de coördinator op de opvanglocatie: bespreek je taken uit

het inzetplan

Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Bepaal de informatiebehoefte op de opvanglocatie en anticipeer hierop

●❏ Informeer conform de afgesproken frequentie de aanwezigen op de opvanglocatie

over het meest recente beeld van het incident, de (verwachte) verblijfsduur en

eventueel andere vormen van zorg die geboden worden (tijdelijk onderdak, voed-

sel, sanitair, enz.)

●❏ Stimuleer aanwezigen op de opvanglocatie om in contact te komen met (contact-

personen van) hun verwanten en stel (indien aanwezig) communicatiemiddelen

(telefoon/internet) daarvoor beschikbaar

●❏ Stimuleer zelfredzaamheid

●❏ Informeer de teamleider Pers- en publieksvoorlichting over de meest gestelde vra-

gen op de opvanglocatie t.b.v. een aangepaste Q&A

●❏ Treed desgevraagd en na toestemming van de teamleider Pers- en publieksvoor-

lichting op als woordvoerder op de opvanglocatie bij persvragen

Checklist beëindi-

ging activiteiten



●❏ Informeer de coördinator op de opvanglocatie bij afschaling


Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld

●● Inzetplan


●● Q&A’s

●● Publieksvragen


Resultaat (output) ●● Publieksberichten


●● Logboek

Bevoegdheden N.v.t.


●● Taakkaart






Neemt deel aan

overleg

●● Optioneel: overleg team Opvang op de opvanglocatie

Werkt samen met

/ heeft contact

met


●● Medewerkers Pers- en publieksvoorlichting

●● Coördinator opvanglocatie

●● Medewerkers opvanglocatie

Bereikbaarheid

partners/ externen



Coördinator publieksinformatienummer


FUNCTIENAAM Coördinator publieksinformatienummer


Ontvangt leiding

van


Geeft leiding aan Medewerkers publieksinformatienummer


Kerntaken 1. Uitvoeren van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting

2. Inrichten en uitvoeren van een publieksinformatienummer

3. liaisonfunctie tussen medewerkers publieks- en persvoorlichting en de medewer-

kers publiekinformatienummer en publiekinformatiebalie/receptie i.c. KCC.

Checklist start

activiteiten


●❏ Neem contact op met teamleider Pers- en publieksvoorlichting: bespreek het to-

taalbeeld, het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwezig) en de (verwach-

te) informatiebehoefte


Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Zorg voor voldoende personele capaciteit op het publieksinformatienummer, de

receptie en de informatiebalie

●❏ Monitor de werkdruk (inkomende vragen) en zet daarop personeel in

●❏ Vertaal kernboodschappen van de teamleider Pers- en publieksvoorlichting naar

publieksberichten en verspreid deze intern door middel van beschikbare en door

de teamleider bepaalde communicatiemiddelen

●❏ Indien afgesproken: laat de publieksberichten controleren door de teamleider


●❏ Stel Q&A’s op voor het incident en actualiseer deze periodiek op basis van de/het

(adviesrapport) omgevingsanalyse en de via het informatienummer binnenkomen-

de veelvoorkomende vragen

Checklist beëindi-

ging activiteiten




Benodigde infor-

matie (input)

●● Inzetplan

●● Totaalbeeld



Resultaat (output) ●● Q&A’s

●● Overzicht vastgestelde kernboodschappen en al bekende publieksberichten


●● Logboek

Bevoegdheden N.v.t.



●● Taakkaart

●● Bereikbaarheidslijst medewerkers publieksinformatienummer

●● Internet met toegang tot LCMS en e-mail

●● Telefonie






Neemt deel aan

overleg

Optioneel: overleg team Pers- en publieksvoorlichting

Werkt samen met

/ heeft contact

met


●● Medewerkers publieksinformatienummer

●● Medewerkers persvoorlichting


Bereikbaarheid

partners/ externen



Medewerker publieksinformatienummer


FUNCTIENAAM Medewerker publieksinformatienummer


Ontvangt leiding

van




Kerntaken 1. Uitvoeren van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting

2. Uitvoeren van het publieksinformatienummer

Checklist start

activiteiten


●❏ Neem contact op met de coördinator publieksinformatienummer en overleg over je

inzet, de vastgestelde (kern)boodschappen en de al bekende pers- en publieksbe-

richten

Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Beantwoord vragen van bewoners en belangstellenden en registreer deze

●❏ Verstrek alleen geautoriseerde/feitelijke informatie

●❏ Verwijs vragenstellers eventueel door naar andere instanties of naar andere infor-

matiekanalen (calamiteitenzender, website, social media) met behulp van het over-

zicht van relevante telefoonnummers en opvanglocaties

●❏ Verwijs pers/media door naar perscentrum/persvoorlichter

●❏ Zorg voor correcte doorverwijzing van verwanten van (mogelijke) getroffenen5 naar

bijvoorbeeld verwanteninformatienummer

●❏ Registreer vragen en reacties, inclusief vragen waarop je nog geen antwoord kunt

geven, en geef deze door aan de coördinator publieksinformatienummer

●❏ Meld (dreigende) conflicten, vijandigheid, geruchten en misvattingen vanuit de

bevolking aan de coördinator publieksinformatienummer

Checklist beëindi-

ging activiteiten

●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met de coördinator publieksin-

formatienummer

Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld


●● Q&A’s



●● Logboek

Bevoegdheden N.v.t.



●● Taakkaart



●● Telefonie

●● Checklists pers- en publieksberichten



Neemt deel aan

overleg

N.v.t.

Werkt samen met

/ heeft contact

met


Bereikbaarheid

partners/ externen



Medewerker publieksinformatiebalie/receptie


FUNCTIENAAM Medewerker publieksinformatiebalie/receptie


Ontvangt leiding

van





Checklist start

activiteiten


●❏ Neem contact op met de teamleider Pers- en publieksvoorlichting en overleg over

je inzet en de vastgestelde (kern)boodschappen

Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Beantwoord vragen van bewoners en belangstellenden en registreer deze

●❏ Verstrek alleen geautoriseerde/feitelijke informatie

●❏ Maak geautoriseerde/feitelijke informatie bekend via een publicatiebord

●❏ Verwijs vragenstellers eventueel door naar andere instanties of naar andere infor-

matiekanalen (calamiteitenzender, website, social media) met behulp van het over-

zicht van relevante telefoonnummers en opvanglocaties

●❏ Verwijs pers/media door naar het perscentrum

●❏ Zorg voor correcte doorverwijzing van verwanten van (mogelijke) getroffenen naar

bijvoorbeeld verwanteninformatienummer

●❏ Registreer vragen en reacties, inclusief vragen waarop je nog geen antwoord kunt

geven, en geef deze door aan de teamleider Pers- en publieksvoorlichting

●❏ Meld (dreigende) conflicten, vijandigheid, geruchten en misvattingen vanuit de

bevolking aan de coördinator publieksinformatienummer

Checklist beëindi-

ging activiteiten

●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met de coördinator publieksin-

formatienummer

Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld


●● Q&A’s



●● Logboek

Bevoegdheden N.v.t.



●● Taakkaart


●● Telefonie

●● Checklists pers- en publieksberichten



Neemt deel aan

overleg

N.v.t.

Werkt samen met

/ heeft contact

met


Coördinator Publieksinformatienummer

Bereikbaarheid

partners/ externen



Redacteur web en social media


FUNCTIENAAM Redacteur web en social media


Ontvangt leiding

van




Kerntaken 1. Verwerken van de communicatieaanpak uit het adviesrapport omgevingsanalyse

tot communicatie-uitingen voor web / social media

2. Plaatsen en actualiseren van communicatie-uitingen op relevante media

3. Geven van voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de teamleider Pers- en pu-

blieksvoorlichting

Checklist start

activiteiten


●❏ Neem contact op met de teamleider Pers- en publieksvoorlichting:

●❏ Bespreek het totaalbeeld en het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwe-



●❏ Informeer de teamleider Pers- en publieksvoorlichting periodiek over de voortgang,

productie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering

Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Adviseer de teamleider Pers-en publieksvoorlichting over in te zetten websites en

overige online middelen

●❏ Schrijf desgevraagd webteksten en Q&A’s voor social media op basis van de

communicatieaanpak uit het adviesrapport omgevingsanalyse en de vastgestelde

boodschap en plaats deze

●❏ Zoek relevant beeldmateriaal ter ondersteuning van de communicatie-uitingen

●❏ Herorden periodiek de geplaatste informatie met het oog op overzichtelijkheid,

toegankelijkheid en actualiteit

●❏ Toets communicatie-uitingen op spelling en grammatica

●❏ Deel informatie over de voortgang van het werk , onder andere webstatistiek en

de toename van volgers op social media

●❏ Deel eventuele afwijkingsinformatie zoals problemen m.b.t. toegankelijkheid van

ICT-middelen en media of stagnatie van interne informatiestromen zoals aangele-

verde Q&A’s, relevante informatie uit het team Pers- en publieksvoorlichting en de

communicatieaanpak

Checklist beëindi-

ging activiteiten

●❏ Rond eigen werkzaamheden af en draag lopende zaken, via teamleider Pers- en

publieksvoorlichting, over aan aflossing of reguliere gemeentelijke organisatie


Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld



Resultaat (output) ●● Communicatie-uitingen, zoals webteksten en Q&A’s


●● Logboek

Bevoegdheden N.v.t.


●● Taakkaart






Neemt deel aan

overleg

N.v.t.

Werkt samen met

/ heeft contact

met


●● Pers- en publieksvoorlichters


Bereikbaarheid

partners/ externen



Informatiecoördinator communicatie (LCMS)


FUNCTIENAAM Informatiecoördinator communicatie


Ontvangt leiding

van

Hoofd taakorganisatie Communicatie



Kerntaken Afhankelijk van de vraag of er behoefte is aan een informatiecoördinator, kan een

informatiecoördinator worden toegevoegd aan de taakorganisatie (of sectie) Commu-

nicatie. Kerntaken:

1. Zorgdragen voor het informatieproces in het actiecentrum crisiscommunicatie

2. Faciliteren van het actiecentrum crisiscommunicatie met beschikbare informatie uit

alle tabbladen van LCMS en eventueel andere bronnen

3. Toezien op volledigheid, actualiteit en juistheid van de bijdrage aan het informa-

tiebeeld, vanuit het perspectief van het actiecentrum crisiscommunicatie

Checklist start

activiteiten


●❏ Start LCMS en meld aanwezigheid van verschillende functionarissen onder ‘Organi-

satie communicatie’

●❏ Filter informatie ten behoeve van het actiecentrum crisiscommunicatie

●❏ Neem contact op met het hoofd taakorganisatie Communicatie: bespreek to-

taal-beeld en informatie die van belang is voor het actiecentrum crisiscommunica-

tie

●❏ Neem contact op met de communicatieadviseurs CoPI en ROT en teamleiders: ver-

zoek om beschikbare informatie en spreek af hoe informatie wordt ontvangen uit

de processen

●❏ Informeer het hoofd taakorganisatie Communicatie op logische momenten gedu-

rende de uren/dagen dat de taakorganisatie is ingezet

Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Zorg in overleg met het hoofd taakorganisatie Communicatie voor een adequaat en

doelmatig verloop van het informatieproces in het actiecentrum crisiscommunicatie

●❏ Voer de regie over het tabblad crisiscommunicatie c.q. onderdelen van de tabbla-

den waarin informatie kan worden gezet over crisiscommunicatie

●❏ Filter periodiek de (nieuwe) beschikbare informatie ten behoeve van het actiecen-

trum crisiscommunicatie

●❏ Bepaal voor wie de informatie relevant/noodzakelijk is

●❏ Bepaal in welke vorm de informatie wordt aangeboden

●❏ Draag zorg voor het plaatsen van gevalideerde informatie uit het actiecentrum

crisiscommunicatie in LCMS

●❏ Attendeer het hoofd taakorganisatie Communicatie als het gaat om urgente zaken

dan wel spoedberichten


Checklist beëindi-

ging activiteiten

●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met het hoofd taakorganisatie

Communicatie

●❏ Rond eigen werkzaamheden af en borg dat alle beschikbare informatie in LCMS

gelogd is

Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld

●● Beschikbare informatieproducten uit de monodisciplinaire en multidisciplinaire

processen

Resultaat (output) Actueel beeld informatieproducten taakorganisatie Communicatie:

●● Samenvatting multidisciplinair:

●❍ Communicatieaanpak

●❍ Besluiten

●● Analyse en advies (uploaden omgevingsanalyse en adviesrapport):

●❍ Samenvatting omgevingsanalyse

●❍ Samenvatting adviesrapport omgevingsanalyse

●● Communicatieadvies omgevingsanalyse

●❍ Communicatie CoPI:

●■ Woordvoeringslijn

●■ Uitgevoerde acties

●❍ Communicatie ROT:

●■ Woordvoeringslijn (incl. multidisciplinair afgestemde handelings-perspectie-

ven)

●■ Uitgevoerde acties

●❍ Communicatie BT:

●■ (Voorstel) communicatieaanpak

●■ Uitgezette opdrachten

●● Pers- en publieksvoorlichting (uploaden bijvoorbeeld Q&A’s, persstatement, pers-

en publieksberichten):

●❍ Inzetplan

●❍ Kernboodschap

●❍ Ingezette communicatiemiddelen (evt. verwijzing naar twitteraccount en/of web-

site)

●● Samenstelling sectie/taakorganisatie communicatie:

●❍ Ingezette functionarissen/personen en hun bereikbaarheid

●❍ Inzetopdracht

●❍ Afstemming andere veiligheidsregio’s, andere overheden en overige betrokken

partners

●❍ Aanvraag extra mensen/aflossing

Voortgangs- en afwijkingsinformatie

Logboek

Bevoegdheden N.v.t.


●● Taakkaart


●● (Mobiele) ICT- en communicatiemiddelen (GSM)

●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, telefoon en e-mail

●● Checklist informatiemanagement taakorganisatie Communicatie




Neemt deel aan

overleg

Optioneel: overleg taakorganisatie Communicatie

Werkt samen met

/ heeft contact

met

●● Hoofd taakorganisatie Communicatie



●● Communicatieadviseurs CoPI


Bereikbaarheid

partners/ externen



Analyse en advies

Teamleider Analyse en advies

PROCES Analyse en advies

FUNCTIENAAM Teamleider Analyse en advies


Ontvangt leiding

van

Hoofd crisiscommunicatie

Geeft leiding aan ●● Communicatieadviseurs van het team Analyse en advies

●● Omgevingsanalisten


Kerntaken 1. Inrichten van het team Analyse en advies

2. Leiding geven aan het team Analyse en advies


Checklist start

activiteiten



●❏ Neem contact op met het hoofd crisiscommunicatie:



middelen

●❍ Informeer het hoofd crisiscommunicatie over de voortgang van het proces en

het adviesrapport omgevingsanalyse op logische momenten gedurende de uren/

dagen dat het team Analyse en advies is ingezet


●❏ Bepaal (samen met het hoofd van de taakorganisatie) de samenstelling en bezet-

tingsgraad van het team

●❏ Alarmeer de teamleden


Checklist uitvoe-

ring activiteiten




●❏ Vertaal het inzetplan in concrete taken en acties en geef opdracht tot uitvoering

●❏ Bepaal de frequentie, scope en doelstelling van de analyses en adviezen

●❏ Bewaak de voortgang van het proces en stuur waar nodig bij

●❏ Zorg dat relevante regels, plannen en procedures gehanteerd worden door het

team

●❏ Maak zo nodig een schema van aflossing, vervanging en/of aanvulling

●❏ Informeer en adviseer vanuit het eigen proces het hoofd en de andere teamleiders

van de taakorganisatie over de omgevingsanalyse en het adviesrapport omge-

vingsanalyse

●❏ Informeer het hoofd taakorganisatie over de voortgang, productie en eventuele

afwijkingen in de procesuitvoering

●❏ Zorg dat binnen het team iedereen op de hoogte is van de voortgang, productie,

prioriteiten en effectiviteit

●❏ Zorg voor een goede afstemming tussen de in gang gezette processen en de even-

tuele andere monodisciplinaire of multidisciplinaire teams en externe partners

●❏ Draag zorg voor het beschikbaar stellen van de/het (adviesrapport) omgevingsana-

lyse in LCMS


Checklist beëindi-

ging activiteiten

●❏ Schaal de werkzaamheden pas af na afstemming met het hoofd crisiscommunicatie

●❏ Informeer de teamleden bij afschaling

●❏ Draag zorg voor de debriefing van de teamleden

●❏ Maak een inschatting van de behoefte aan nazorg bij de teamleden en draag zo

nodig zorg voor die nazorg

●❏ Draag zorg voor een inhoudelijke overdracht aan het hoofd taakorganisatie


Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld


●● Inzetplan Analyse en advies

●● Pers- en publieksvragen (ook via informatie- en opvangcentra, pers- en/of pu-

blieksinformatienummer en social media)

Resultaat (output) ●● Inzetplan Analyse en advies




●● Voortgangsinformatie

●● Logboek

●● Evt. bijdrage aan overdracht voor nafase


Bevoegdheden Heeft het mandaat om binnen zijn taakbeschrijving de benodigde opdrachten te ge-

ven en activiteiten uit te (laten) voeren



●● Taakkaart van het eigen team




●● Software ten behoeve van het analyseren van social media en traditionele media




Neemt deel aan

overleg

●● Optioneel: overleg taakorganisatie Communicatie

●● Optioneel: overleg team Analyse en advies

Werkt samen met

/ heeft contact

met

●● Hoofd crisiscommunicatie



●● Medewerkers Analyse en advies

Bereikbaarheid

partners/ externen



Communicatieadviseur (team Analyse en advies)


FUNCTIENAAM Communicatieadviseur


Ontvangt leiding

van




Kerntaken 1. Uitvoeren inzetplan Analyse en advies

2. Adviseren en informeren van teamleider Analyse en advies over de (strategische)

communicatieaanpak

3. Adviseren van de teamleider Pers- en publieksvoorlichting over de communicatieve

implicaties van de aangereikte omgevingsanalyse(s)

Checklist start

activiteiten

●● Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek

●● Neem contact op met teamleider Analyse en advies:

●❍ Bespreek het totaalbeeld en de omgevingsanalyse (indien aanwezig) en de (ver-



●❍ Bespreek de communicatieaanpak, de woordvoeringslijn en de prioriteiten voor

het team en de communicatieadviseur BT

●❍ Informeer de teamleider Analyse en advies periodiek over de voortgang, produc-

tie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering

Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●❏ Bepaal de frequentie, scope en doelstelling van de communicatieadviezen

●❏ Verzamel en orden gegevens inzake informatieniveau, -behoefte en -zoekgedrag

van betrokkenen, publiek en pers

●❏ Produceer conform de afgesproken frequentie een adviesrapport omgevingsanaly-

se en laat dit vastleggen/aanpassen in LCMS

●❏ Ontwikkel scenario’s om communicatieprocessen met publiek en pers naar tevre-

denheid te laten verlopen

●❏ Werk scenario’s uit in strategieën voor (onderdelen van) crisiscommunicatie en

vertaal deze in uitvoeringsplannen

●❏ Doe op basis van de analyse voorstellen over kernboodschappen, woordvoerings-

lijnen en Q&A-toepassingen en laat deze vastleggen/aanpassen in LCMS

Checklist beëindi-

ging activiteiten

●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na toestemming van de teamleider Analyse en

advies

●❏ Lever een bijdrage aan de overdracht aan de reguliere organisatie


Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld

●● Inzetplan



Resultaat (output) ●● Adviesrapport omgevingsanalyse t.b.v. team Pers- en publieksvoorlichting en com-

municatieadviseurs in het CoPI, ROT en BT


●● Logboek

Bevoegdheden N.v.t.


●● Taakkaart





●● (Digitaal) formulier adviesrapport omgevingsanalyse


Neemt deel aan

overleg

Optioneel: overleg team Analyse en advies

Werkt samen met

/ heeft contact

met



●● Communicatieadviseur beleidsteam


Bereikbaarheid

partners/ externen



Omgevingsanalist


FUNCTIENAAM Omgevingsanalist


Ontvangt leiding

van




Kerntaken 1. Verzamelen van gegevens over wat er speelt en leeft bij publiek en pers over inci-

dent/crisis

2. Analyseren en verwerken van gegevens ten aanzien van beleving, informatiebe-

hoefte en gedrag van publiek en pers tot een omgevingsanalyse

3. Meten van het effect van de communicatieaanpak en hierover rapporteren aan de

communicatieadviseur Analyse en advies

4. Geven van voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de teamleider Analyse en ad-

vies

Checklist start

activiteiten

●● Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek

●● Neem contact op met teamleider Analyse en advies:

●❍ Bespreek het totaalbeeld en de omgevingsanalyse



Checklist uitvoe-

ring activiteiten

●● Bepaal de frequentie, scope en doelstelling van de analyses

●● Onttrek informatie aan:

●❍ traditionele en social media

●❍ pers- en publieksvragen

●● Registreer gedragingen, informatiebehoefte en betekenisgeving van direct be-

trokkenen, publiek en media (‘wat er speelt en leeft’), blijkend uit: woordkeuze,

uitspraken, vragen, geruchten, onjuistheden, tegenstrijdigheden, onzekerheden,

angsten en (voorgenomen) activiteiten

●● Registreer informatie die het verloop van de gebeurtenissen kan beïnvloeden

●● Maak een inschatting van de spelers in het krachtenveld, hun belangen en de

context waarin de crisis zich afspeelt

●● Maak een inschatting van welke partijen de crisis als (mogelijke) communicatie-

kans zullen aangrijpen en welke politieke gevoeligheden deze crisis op landelijk

niveau met zich meebrengt

●● Breng de informatiebehoefte, betekenisgeving en gedragingen van de buitenwe-

reld naar binnen (de crisisorganisatie op alle niveaus)

●● Verwoord in communicatietermen welke kernwaarden (zoals veiligheidsgevoel) in

het geding zijn

●● Verwerk bovenstaande stappen tot een omgevingsanalyse en laat deze omge-

vingsanalyse vastleggen/aanpassen in LCMS

●● Maak een vergelijking tussen het laatste adviesrapport omgevingsanalyse en de

huidige omgevingsanalyse, om het effect van de huidige communicatieaanpak vast

te stellen in termen van informatiebehoefte, betekenisgeving en gedrag

●● Voeg dit toe aan de omgevingsanalyse en laat dit vastleggen/aanpassen in LCMS

●● Informeer de teamleider Analyse en advies periodiek over de voortgang, productie

en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering

Checklist beëindi-

ging activiteiten

●● Schaal eigen werkzaamheden pas af na toestemming van de teamleider Analyse

en advies

●● Lever een bijdrage aan de overdracht aan de reguliere organisatie

●● Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces

Benodigde infor-

matie (input)

●● Totaalbeeld

●● Inzetplan

●● Pers- en publieksvragen (van o.a. publieksinformatiebalies op gemeentehuis of

opvanglocatie, publieksinformatienummer, Twitter, website)

Resultaat (output) ●● Omgevingsanalyse


●● Logboek

Bevoegdheden N.v.t.



●● Taakkaart

●● (Digitaal) concept (adviesrapport) omgevingsanalyse





●● Software ten behoeve van analyseren social media en traditionele media

●● Traditionele of digitale (internet) ontvangst van RTV-nieuwszenders

●● Traditionele nieuwsmedia (dagen weekbladen)


Neemt deel aan

overleg

Optioneel: overleg team Analyse en advies

Werkt samen met

/ heeft contact

met


●● Communicatieadviseur Analyse en advies


Bereikbaarheid

partners/ externen



Bijlage 3 – Checklist eigen organisatie

Regelen Aantal Bevindt zich op Is geregeld(datum)

Actiepunt van


Bijlage 4 – Contactgegevens media en partners

Naam media Contactpersoon E-mailadres Telefoonnummer


Bijlage 5 – Logboek

Logboek actiecentrum crisiscommunicatie Datum:

Verslaglegger: Velnr:

Nr. Tijdstip In/Uit Onderwerp Korte inhoud Van: Aan:


Bijlage 6 – Format omgevingsanalyserapport

Rapport Omgevingsbeeld Analyseperiode:

Naam Communicatieadviseur:

Karakterisering (online) nieuwsmedia en social media

Samenvatting omgevingsbeeld (ontleend aan notities omgevingsanalisten)

●● Informatiepositie:

●❍

●❍

●❍

●● Betekenisgeving:

●❍

●❍

●❍

●● Schadebeperking:

●❍

●❍

●❍

Voorstel aanpassing communicatieaanpak

Accent (blijven) leggen op

●● Informatiebehoefte:

●● Betekenisgeving:

●● Schadebeperking:

Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 1



Deel IV Publieke Zorg

2 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)

1 Algemeen........................................................................................................................................................................... 31.1 Inleiding .......................................................................................................................................................................3

1.2 Doel en doelgroep draaiboek ..............................................................................................................................3

1.3 Positie proces ..........................................................................................................................................................4

1.4 Uitgangspunten ........................................................................................................................................................5


2 Vóór de crisis .................................................................................................................................................................. 62.1 Doel proces ................................................................................................................................................................6

2.2 Voorbereiding middelen ........................................................................................................................................6

2.3 Opvanglocaties .........................................................................................................................................................6

2.4 Primaire levensbehoeften .....................................................................................................................................7

3 Tijdens de crisis ............................................................................................................................................................ 83.1 Procesbeschrijving ...................................................................................................................................................8

3.2 Organisatie proces ...................................................................................................................................................8

3.3 Opkomst & Alarmering ..........................................................................................................................................9

3.4 Aandachtspunten .......................................................................................................................................................9

3.5 Inschakelen externe partners ...............................................................................................................................9

4 Na de crisis .....................................................................................................................................................................11

Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen ........................................................................................ 12

Bijlage 2 – Taakkaarten ...................................................................................................... 18

Bijlage 3 – proces ...............................................................................................................25

Bijlage 4 – Checklist voorbereiding Publieke Zorg .............................................................29

Bijlage 5 – Bij het proces Publieke Zorg betrokken externe partners ...............................32

Inhoudsopgave deel IV


1 Algemeen

1.1 Inleiding

Dit draaiboek is een onderdeel van het handboek Bevolkingszorg en een uitwerking van het Regionaal

Crisisplan (RCP).

1.2 Doel en doelgroep draaiboek

Het doel van dit draaiboek is het weergeven van de organisatie en de uitvoering van het proces

Publieke Zorg. De doelgroep van dit draaiboek zijn functionarissen die een rol vervullen vóór, tijdens

en ná de crisis in Publieke Zorg.

De positie van het proces Publieke Zorg in de gemeentelijke crisisorganisatie wordt in onderstaand

organogram weergegeven. Voor een volledig organogram van de Bevolkingszorg zie figuur 3 in het deel

“algemeen” van het handboek.


1.3 Positie proces

Dit proces betreft de beschrijving van de volgende functionarissen van Publieke Zorg in de crisisorganisatie:

Figuur 1. Organogram Publieke Zorg


Burgemeester






Hoofd Ondersteuning


Legenda


Hoofd Publieke zorg


Nafase(Gemeente is

regisseur)

Uitvoering Nafase



Teamleider Pers- &


verwanteninformatie






Uitvoerendpersoneel

Uitvoerendpersoneel

Omgevingsanalist




communicatieROT


ROT




OvDBevolkingszorg


CoPI


Procesbewaker GBT


Bevoegd gezag GBT


Crisiscommunicatie

Team Bevolkingszorg


CoPI


1.4 Uitgangspunten

Er wordt uitgegaan van de (zelf )redzaamheid van getroffenen. Velen zullen zelf hun weg vinden. De

ervaring leert dat weinig personen gebruik zullen maken van Publieke Zorg en wanneer hier al sprake

van is, zal dat tijdelijk zijn. De gemeente faciliteert en biedt zo nodig Publieke Zorg aan verminderd-

en niet-zelfredzamen. Zie voor de definitie van verminderd-zelfredzamen en niet-zelfredzamen het

algemeen deel van het handboek Bevolkingszorg. Met betrekking tot Publieke zorg zijn de volgende

punten opgenomen als uitgangspunten bij de verminderd- en niet- zelfredzamen.

Ten aanzien van zelfredzamen:

●● Zelfredzame getroffenen worden gestimuleerd of waar nodig gefaciliteerd bij het zelfstandig voorzien

in hun opvang & verzorging;

●● Daar waar mogelijk wordt aangesloten bij de maatregelen die door redzame omstanders zijn of

worden geïnitieerd.

●● Daar waar nodig en mogelijk worden redzame burgers in staat gesteld een bijdrage te leveren bij

o.a. de opvang & verzorging.

Ten aanzien van verminderd zelfredzamen

●● Passende opvang & verzorging wordt uiterlijk 3 uur na aanvang van het incident geleverd. Dat wil

zeggen: onderdak, drinken en voedsel, sanitaire voorzieningen en toegang tot informatie en indien

aan de orde een slaapplaats.

●● Er wordt opvang & verzorging geregeld c.q. georganiseerd die past bij de capaciteit van maximaal

10% van de getroffenen met een maximum van 200 personen.



Vóór de crisis: In dit hoofdstuk is beschreven wat vooraf geregeld dient te zijn, zodat het deel-

proces ten tijde van een crisis uitgevoerd kan worden.

Tijdens de crisis: In dit hoofdstuk staat de informatie die nodig is om het deelproces ten uitvoer te

brengen.

Ná de crisis: Dit hoofdstuk gaat in op de rol van het proces Publieke Zorg ná de acute fase

van een crisis. De overgang naar de dagelijkse organisatie is beschreven.


2 Vóór de crisis

2.1 Doel proces

Het organiseren van Publieke Zorg voor mensen en dieren tijdens een crisissituatie, hierbij rekening

houdend met de mate van (zelf )redzaamheid van de slachtofferpopulatie.

Hieronder valt de opvang van de niet/verminderd zelfredzame bevolking en het organiseren van de

eerste primaire levensbehoeften (bijvoorbeeld drinkwater en voeding).


De voorbereidingen van de uitvoering van het proces vinden plaats in de gemeente. Gemeenten bepa-

len zelf op welke wijze zij zich voorbereiden om middelen te regelen op het moment dat dat nodig is.

Voor de uitvoering zijn de volgende middelen gewenst:

●● Hesjes of badges voor personeel Publieke Zorg

●● Noodstroomvoorziening (Noodzakelijk op tenminste eén opvanglocatie)

●● Waterbronnen;

●● Noodkeukens

●● Inrichting en meubilair;

●● (extra) Sanitaire voorzieningen;

●● Slaapgelegenheid;

●● Opbergplaatsen en eigendommen;

●● Ontspanningsvoorzieningen;

●● Legitimatiemiddelen

●● Ruimten en middelen dierenopvang

●● Eten en drinken (voor aanwezigen op opvanglocatie)

●● Tolken

Ondersteunende middelen

●● Telefoon- internetverbindingen Wi-Fi in alle locaties. Plus vaste telefoonverbindingen.

●● Laptops (wifi / 4G) en mogelijkheid om op afstand te werken en printer(s)


●● Beschikbaar actiecentrum/actiecentra met vaste pc’s / Wi-Fi en telefonie

●● Format besluitenlijsten, vergaderklok en logboeken hardcopy of digitaal

●● Eten en drinken (voor personeel actiecentrum)

2.3 Opvanglocaties

Iedere gemeente dient over minimaal één grote opvanglocatie te beschikken die ruimte biedt aan

200 personen. Verder moeten gemeenten over een lijst met actuele (contact)gegevens met hotels en

(dieren)pensions beschikken. Deze lijst hoeft niet uitputtend te zijn. Zie bijlage 4 checklist voor criteria

waaraan een opvanglocatie moet voldoen.


2.4 Primaire levensbehoeften

Bij incidenten waarbij getroffenen niet zelfredzaam zijn en niet kunnen voorzien in hun eerste levens-

behoeften zoals bijvoorbeeld voedsel, drinkwater en levensreddende medicijnen wordt gezorgd voor

deze levensbehoeften.

Iedere gemeente dient te beschikken over een lijst met potentiele distributiepunten voor drinkwater en

voedsel. Zie bijlage 4 “checklist” voor criteria waaraan distributiepunten drinkwater en voedsel moeten

voldoen.


3 Tijdens de crisis

3.1 Procesbeschrijving

Als opvang of primaire levensbehoeften nodig is voor de bevolking organiseert de gemeente dat de

getroffenen de zorg krijgen die zij nodig hebben.

Het Hoofd Publieke Zorg:

●● analyseert de opdracht/ situatie

●● stelt een plan van aanpak op.

●● geeft aan welke middelen en personeel hij nodig heeft

●● bepaalt de inzet van het personeel.

Dit proces herhaalt zich continue. Zie voor een uitgebreid stappenplan de bijlage 3 “Checklist proces

Publieke Zorg”.


In situaties waarbij alleen het proces Publieke Zorg actief is, wordt het Hoofd Publieke Zorg aan-

gestuurd door de OvD Bevolkingszorg. Indien er twee of drie processen actief zijn, is de voorzitter

team Bevolkingszorg aanwezig om het team voor te zitten en leiding te geven. De voorzitter team

Bevolkingszorg wordt dan aangestuurd door de OvD Bevolkingszorg. Als het ROT actief is, stuurt het

ROT het team Bevolkingszorg aan via de voorzitter team Bevolkingszorg. Indien er geen ROT actief is

bepaalt de voorzitter van een team Bevolkingszorg zelf welke processen hij naast het proces Publieke

Zorg noodzakelijk acht. Hij stemt het activeren van de processen af met de OvD bevolkingszorg.

Het Hoofd Publieke Zorg geeft leiding aan het proces Publiek Zorg. Het Hoofd Publieke Zorg geeft aan

welke functionarissen hij nodig heeft. Daarnaast geeft hij aan hoeveel ondersteunend personeel hij

nodig heeft.

Actiecentrum Publieke ZorgHet actiecentrum Publieke Zorg voert de opdrachten van het Hoofd Publieke Zorg uit. Het actiecen-

trum organiseert de opvang en/of primaire levensbehoeften die nodig is voor de bevolking. Onder het

actiecentrum valt ook de organisatie van de Opvanglocatie en distributie van primaire levensbehoeften

die zich niet fysiek bij het Actiecentrum bevinden.

Het Actiecentrum Publieke Zorg bestaat uit de volgende functionarissen:

●● Hoofd Publieke Zorg (regionale piketfunctionaris)

●● Teamleider Publieke Zorg (lokale functionaris)

●● Medewerker Publieke Zorg (regionale piketfunctionaris). Afhankelijk van het incident en de behoefte

van de Hoofd Publieke Zorg en/of teamleider Publieke Zorg kan de medewerker Publieke Zorg inge-

zet worden als ondersteuner van de Coördinator opvanglocatie.

Kwalificatieprofielen die de nadere uitwerking geven van bovengenoemde functies, vindt u terug in

bijlage 1.


De volgende taken kunnen worden toegewezen aan ondersteunend personeel:

●● Coördinator opvanglocatie (ondersteunend personeel)

●● Medewerker opvanglocatie (ondersteunend personeel)

●● Medewerker actiecentrum Publieke Zorg (ondersteunend personeel)

Ondersteunend personeel is aan te vragen via de OvD Bz of indien aanwezig via de voorzitter TBz bij

het Hoofd Ondersteuning.

De taakkaarten zijn te vinden in bijlage 2. Op de taakkaarten zijn de taken en de gewenste competen-

ties benoemd.

3.3 Opkomst & Alarmering

De leden van het actiecentrum Publieke Zorg worden op verzoek van de OvD Bz/ HS Bz gealarmeerd

Na alarmering van het Hoofd Publieke Zorg, wordt ook de Teamleider Publieke zorg gealarmeerd. Het

Hoofd Publieke Zorg moet binnen 90 minuten beschikbaar te zijn voor het TBz

De opkomstlocatie wordt bij de alarmering bekend gemaakt.

Het Hoofd Publieke Zorg geeft na overleg met de lokale teamleider aan waar mensen zich moeten ver-

zamelen om de taakkaarten in ontvangst te nemen. In de regel zal dit in het gemeentehuis zijn tenzij

het Hoofd Publieke Zorg anders beslist.

Direct nadat het ondersteunend personeel voor het actiecentrum Publieke Zorg zijn opgekomen ver-

deelt de teamleider de taakkaarten en verdeelt het lokale ondersteunend personeel over twee groepen.

1. medewerkers actiecentrum op het gemeentehuis (organisatiewerk)

2. medewerkers opvanglocatie o.l.v. de coördinator opvanglocatie (uitvoerend werk)

3.4 Aandachtspunten

●● Om problemen tijdens het gebruik van een opvanglocatie te voorkomen dienen de volgende zaken

geregeld te zijn:

●● De keuze van de opvanglocatie en de aanrijroute moet in overleg met de HS Bz of OvD Bz worden

bepaald;

●● Alle werkzaamheden en genomen besluiten worden bijgehouden in het actiecentrum. De teamleider

Publieke Zorg kan iemand aanwijzen om de genomen werkzaamheden en besluiten te bij te houden.

De coördinator opvanglocatie meldt (uitvoering van) besluiten aan het actiecentrum.

●● Denk aan aflossing van de medewerkers (zie taakkaart teamleider).

3.5 Inschakelen externe partners

Indien gewenst moeten in een vroeg stadium de externe partners worden ingeschakeld.

Een opsomming van de externe partners waaraan gedacht kan worden, is opgenomen in bijlage 6

“Bij het proces Publieke Zorg betrokken externe partners”. Daarin wordt onderscheid gemaakt tussen

de externe partners waarvan de contactgegevens regionaal worden beheerd en gegevens waarbij de

gemeenten zelf (voorafgaand aan crisis) actuele gegevens moeten hebben.


Een belangrijke externe partner voor de opvang van getroffenen is Stichting Salvage. Bij kleinschalige

opvang (tot 15 personen) is Salvage geschikt om in te schakelen.

Wanneer er sprake is van grotere aantallen personen die moeten worden opgevangen kan het Rode

Kruis worden opgeroepen. Zij beschikken over gespecialiseerde teams op dit gebied en kunnen zelf

verder opschalen door teams op te roepen uit naburige regio’s. Het Rode Kruis kent een opkomsttijd

van een uur. Vooralsnog zijn de afspraken met het Rode Kruis lokaal gemaakt.


4 Na de crisis

De teamleider informeert of zijn actiecentrum nog langer operationeel moet blijven. Indien de teamlei-

der van mening is dat bij het hoofd Publieke Zorg, die afstemt met de Vz TBz, het operationeel houden

van zijn team niet langer noodzakelijk is, dan stelt hij het Hoofd Publieke Zorg hiervan in kennis. Na

goedkeuring door het Hoofd Publieke Zorg (indien er een ROT is beslist het ROT) kan de teamleider

overgaan tot beëindiging van het proces Publieke Zorg en brengt hij zijn actiecentrum van dit besluit

op de hoogte. Indien nodig levert het Hoofd Publieke Zorg de nodige informatie aan voor het proces

preparatie nafase aan, om zo een soepele overgang naar de dagelijkse situatie mogelijk te maken.



getroffen gemeente.


verschillende doelstellingen hebben, maar zal vooral gericht zijn op het verbeteren van de crisisor-

ganisatie en het functioneren van piketfunctionarissen. Evaluatie zal conform het bestaande beleid




Kwalificatieprofiel Hoofd Publieke Zorg

Kerntaken

Het Hoofd Publieke Zorg heeft de volgende kerntaken

1. Inrichten van het team Publieke Zorg

2. Leiding geven aan de teamleiders binnen het team Publieke Zorg


Positionering

●● Geeft leiding aan het Team Publieke Zorg.

●● Ontvangt leiding van het Hoofd sectie Bevolkingszorg en legt daar aan verantwoording af.

●● Is voor het Hoofd sectie Bevolkingszorg (eventueel via de voorzitter van het Team Bevolkingszorg) het

aanspreekpunt voor de voortgang van het proces.

Criteria


●● Leiderschap




●● Reflectief


●● Analytisch





●● Kan binnen 1,5 uur na alarmering in één van de Utrechtse gemeenten aanwezig zijn.



Kerntaak 1: Inrichten van het team Publieke Zorg

Werkzaamheden


●● Bepaalt (afhankelijk van de aard en omvang van het incident) welk team ingezet dient te worden, zorgt

voor alarmering van de teamleiders en wijst taken toe.

●● Ziet erop toe dat gedurende het incident de functies binnen zijn team op een juiste wijze worden samen-

gesteld en bezet.

●● Zorgt dat de nodige aanvullende faciliteiten geregeld worden om een goed functioneren van het team

mogelijk te maken.

●● Zorgt dat de relevante regels, planvormen en procedures gehanteerd worden door het team.

Kerntaak 2: Leiding geven aan de Teamleiders binnen het team

Werkzaamheden


●● Geeft leiding aan het team Publieke Zorg

●● Analyseert de situatie:

●❍ Analyseert en beoordeelt de actuele situatie

●❍ Anticipeert op ontwikkelingen (scenario denken)

●● Interpreteert, delegeert en controleert:

●❍ Vertaalt tactische kaders en opdrachten in concrete taken en acties en zet deze uit binnen het team.

●❍ Controleert de voortgang en stuurt waar nodig bij

●❍ Bewaakt op operationeel niveau de afstemming met de overige teams /processen en partners

●❍ Realiseert de operationele prestaties van het team.

●● Draagt zorg voor de debriefing van de Teamleiders binnen het team.

●● Draagt, indien hier door één van de Teamleiders om wordt verzocht, zorg voor de nazorg van medewer-

kers binnen zijn team.


Werkzaamheden



●● Informeert de Teamleiders van zijn team en zorgt voor een gezamenlijk beeld. Rapporteert, informeert

aan:

●❍ Hoofd sectie Bevolkingszorg.

●❍ andere Hoofden binnen het Team Bevolkingszorg.

●❍ andere relevantie samenwerkingspartners op operationeel niveau.

●● Regelt het bijhouden van een logboek/verslaglegging in de eigen teams

●● Evalueert het optreden en zorgt voor de opstelling van de eindrapportage over/ evaluatie van het proces


Kwalificatieprofiel Teamleider Publieke Zorg

Kerntaken

De Teamleider heeft de volgende kerntaken:

1. Inrichten van zijn specifieke onderdeel van de uitvoeringsorganisatie van de Bevolkingszorg

2. Leiding geven aan zijn specifieke onderdeel van de uitvoeringsorganisatie van de Bevolkingszorg


Positionering

De Teamleider maakt binnen het domein van Bevolkingszorg deel uit van een van de taakorganisaties.

●● Geeft leiding aan de leden van het team Bevolkingszorg

●● Ontvangt leiding van het Hoofd Publieke Zorg en legt daar aan verantwoording af.

Criteria

CompetentiesMeest relevante kwaliteiten (met prioriteitsvolgorde):

1. Met leiderschap

2. Analytisch

3. Communicatief

4. Stressbestendig

5. Daadkrachtig

Opleidingsniveau ●● HBO denken werkniveau



Kerntaak 1: Inrichten van zijn specifieke onderdeel van de uitvoeringsorganisatie van de Bevolkingszorg

Werkzaamheden

●● Bepaalt (afhankelijk van de aard en de omvang van het incident) de samenstelling en bezettingsgraad

van het team, alarmeert het benodigde team en wijst taken toe.

●● Zorgt ook gedurende het incident voor een juiste samenstelling en bezettingsgraad van het team.


mogelijk te maken.


Kerntaak 2: Leiding geven aan zijn specifieke onderdeel van de uitvoeringsorganisatie van de Bevolkingszorg

Werkzaamheden

●● Geeft leiding aan het team.


●❍ Analyseert en beoordeelt de actuele situatie.

●❍ Anticipeert op ontwikkelingen (scenariodenken).


●❍ Vertaalt tactische kaders en opdrachten in concrete taken en acties en zet deze uit binnen het team.

●❍ Controleert de voortgang en stuurt waar nodig bij.

●❍ Bewaakt op operationeel niveau de afstemming met de overige teams/processen en partners.


●● Draagt zorg voor de debriefing van de teamleden.

●● Bewaakt de veiligheid en het welzijn van de teamleden en geeft waar nodig de behoefte aan nazorg

door aan het Hoofd Publieke Zorg.


Werkzaamheden


●● Informeert de leden van het team en zorgt voor een gezamenlijk beeld binnen het team.

●● Rapporteert, informeert en adviseert aan:

●❍ het eigen Hoofd Taakorganisatie;

●❍ het Hoofd Ondersteuning en de Informatie Manager TBz;

●❍ andere gerelateerde Teamleiders;

●❍ andere relevante samenwerkingspartners op operationeel niveau.

●● Regelt het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team.

●● Evalueert optreden en zorgt voor de opstelling van de eindrapportage over / evaluatie van het proces.


Kwalificatieprofiel medewerker Publieke Zorg

Kerntaken

De medewerker Publieke Zorg heeft de volgende kerntaken:

1. Informeren en rapporteren.

2. Uitvoeren van de Publieke Zorg

Positionering

●● Participeert in het team Publieke Zorg;

●● ontvangt leiding van de teamleider Publieke Zorg en legt daaraan verantwoording af;

●● Is voor de teamleider Publieke Zorg het aanspreekpunt voor de voortgang van de Publieke Zorg;

Criteria

Competenties●● Daadkrachtig





●● Kan binnen 1,5 uur na alarmering in 1 van de Utrechtse gemeenten aanwezig zijn.



Kerntaak 1. Informeren en rapporteren

Werkzaamheden

●● Informeert en adviseert de teamleider Publieke Zorg over de voortgang, productie en eventuele afwijkin-

gen in de procesuitvoering.

●● Stemt af met de getroffenen buiten het team (partners en derden).

●● Houdt een logboek/verslaglegging in het eigen team bij.

Kerntaak 2. Uitvoeren van de Publieke Zorg

Werkzaamheden

●● Geeft ondersteuning bij het operationeel maken van het team.

●● (Laten) voorzien in opvang van getroffenen, door:

●❍ het leveren van een bijdrage bij het bepalen van de opvanglocatie in veilig gebied;

●❍ regelen bereikbaarheid, afzetting en beveiliging opvanglocatie;

●❍ vervoer getroffenen van en naar opvanglocaties;

●❍ beantwoording van vragen uit opvanglocatie(s);

●❍ organiseren (facilitaire) verzoeken uit de opvanglocaties:

●● (Laten) voorzien in primaire levensbehoeften van getroffenen, door:

●❍ inventariseren kenmerken en behoeften van de doelgroep;

●❍ leveren van een bijdrage bij het bepalen van keuze distributiecentra;

●❍ regelen distributie van bijvoorbeeld voedsel, drinken en medicijnen;

●❍ inventariseren van specifieke behoeften aan verzorging, zoals: maatschappelijke-/geestelijke verzorging

en tolken;

●❍ Regelt mede de aanschaf van goederen en het maken van afspraken met leveranciers en uitgiftequota;

●❍ Stemt via communicatie de bereikbaarheid van centra en leveranciers af.


Bijlage 2 – TaakkaartenTaakkaart Teamleider Publieke Zorg

Taakkaart Teamleider Publieke ZorgWerk – en denkniveau: HBO

Competenties: Leiding geven, analytisch, daadkrachtig, stressbestendig, gericht op samenwerking en communicatief

PROCES Publieke Zorg

ACTIVITEIT Werk verdelen binnen Publieke Zorg

FUNCTIENAAM Teamleider Publieke Zorg (lokaal)

Alarmering door Hoofd Publieke Zorg (verder invullen alarmering)

Ontvangt leiding van Hoofd Publieke Zorg of OVD Bevolkingszorg

Geeft leiding aan Team Publieke Zorg

Werkplek In de getroffen gemeente (actiecentrum Publieke Zorg gemeentehuis)

Kerntaken Op basis van de inzetopdracht het inzetplan maken.

Controleer de behoefte aan kort- of langdurige opvang/ behoefte aan primai-

re levensbehoeften i.v.m. het inschakelen van Salvage, Rode Kruis of Defen-

sie

Proces Publieke Zorg inrichten en werk verdelen

Het inschakelen van beveiligingsbedrijven/netwerkpartners

Start activiteiten

(input)

De aanpak bepalen iom coördinator ter plaatse;

Inzetplan Publieke Zorg maken

Salvage, Rode Kruis, Defensie

Taken Gereed melden aan Hoofd Publieke Zorg

Melden van opschalingsbehoefte (ook anderen diensten, meerdere locaties)

Inventariseren behoefte aan psychosociale en/of pastorale zorg

Beveiligingsbehoefte bepalen

Uitzetten van opdrachten vanuit het Hoofd Publieke Zorg

Afstemmen met de (keten) partners

Bereikbaarheid beheerders en medewerkers monitoren

Resultaat (output) voortgangsinformatie

actuele informatie terugkoppelen aan Hoofd Publieke Zorg

inzetplan Publieke Zorg

totaalbeeld

Beëindigen activiteiten Schaal pas af na afstemming met het Hoofd Publieke Zorg

Je maakt aantekeningen voor de evaluatie


Bevoegdheden Binnen de taakbeschrijving van de teamleider Publieke Zorg de benodigde

opdrachten geven en activiteiten uit laten voeren.

Hulpmiddelen Draaiboek Publieke Zorg

Taakkaarten

Lijst van Opvanglocaties

Voortgangsinformatie

Checklisten

Bereikbaarheidslijst medewerkers

Logboek

Werkt samen met Andere teamleiders en staat in verbinding met Hoofd Publieke Zorg en coör-

dinator opvanglocatie


Taakkaart Coördinator Opvanglocatie

Taakkaart Coördinator Opvanglocatie Werk – en denkniveau: HBO

Competenties: Leiding geven, coördinatie, daadkrachtig, gericht op samenwerking en communicatief

PROCES Opvang

ACTIVITEIT Het operationeel maken van de Opvanglocatie

FUNCTIENAAM Coördinator opvanglocatie

Alarmering door Door Hoofd Publieke Zorg

Ontvangt leiding van Teamleider Publieke Zorg

Geeft leiding aan Medewerkers Opvanglocatie

Werkplek Opvanglocatie

Kerntaken Openstellen en indeling van de opvanglocatie

Zorgt voor het verdelen van taken onder de medewerkers, opvang, bewa-

king, logistiek en administratie

Start activiteiten

(input)

Zorgt voor de indeling van de Opvanglocatie en/ of distributiepunten

Geeft aan Teamleider Publieke Zorg aan welke hulp ingezet moet worden.

Houdt teamleider op de hoogte van de stand van zaken, mede gelet op het

verkrijgen van assistentie van personeel, diensten en middelen zorgt voor

verslaglegging.

Taken Het opvangen van mens en dier i.s.m. het Rode Kruis en/of Salvage

Het laten registeren (door het Rode Kruis) van personen die zijn/worden

opgevangen.

Resultaat (output) Gereed melden bij Teamleider Opvang

logboek

Beëindigen activiteiten Schaalt af na opdracht teamleider Publieke Zorg.

Bevoegdheden Binnen de taakbeschrijving van de coördinator Opvanglocatie de benodigde

opdrachten geven en activiteiten uit laten voeren


Taakkaart teamleider Opvang


Voortgangsinformatie

Checklisten


Logboek


Neemt deel aan Overleg met de teamleden

Werkt samen met Het Rode Kruis kan worden opgeroepen om bijstand te verlenen bij het

Opvangen van getroffenen. Verder kan er gebruik worden gemaakt van het

materieel van het Rode Kruis.

huisartsen, kruisverenigingen, maatschappelijk en pastorale verzorgers, tol-

kencentrum, militaire eenheden, dierenambulances.

Huisdieren en vee middels (vee)transportbedrijven.


Taakkaart Medewerker Actiecentrum Publieke Zorg

Taakkaart Medewerker Actiecentrum Publieke ZorgWerk – en denkniveau: MBO

Competenties: stressbestendig handelen, gericht op samenwerking en communicatief

PROCES Opvang

ACTIVITEIT Ondersteuning aan teamleider Publieke Zorg

FUNCTIENAAM Medewerker actiecentrum Publieke Zorg

Alarmering door Hoofd Publieke Zorg

Ontvangt leiding van Teamleider Opvang

Geeft leiding aan NVT

Werkplek In de getroffen gemeente (actiecentrum Opvang gemeentehuis)

Kerntaken Monitoren van uitgezette taken door teamleider opvang

(Evt. Administratieve) ondersteuning op Opvanglocatie

Start activiteiten

(input)

Zorgt voor een totaalbeeld van de opvanglocatie(s)

Zorgt voor de verslaglegging via logboek

Geeft problemen, ongeregeldheden en tekortkomingen door aan teamleider

Taken Opdrachten van teamleider Publieke Zorg monitoren en/of uitvoeren

(Administratieve) ondersteuning Teamleider Publieke Zorg

Resultaat (output) Verslag en actiepuntenlijst

Beëindigen activiteiten Schaal pas af na afstemming na opdracht teamleider Publieke Zorg.


Bevoegdheden Binnen de taakbeschrijving van medewerker actiecentrum Publieke Zorg de

benodigde opdrachten geven en activiteiten uitvoeren.


Taakkaart medewerker Publieke Zorg

Inzetopdracht Publieke Zorg


Afwijkingsinformatie

voortgangsinformatie

Checklisten


Logboek

Neemt deel aan Overleg met de teamleden

Werkt samen met Teamleider Opvang, Coördinatoren opvanglocatie, Rode Kruis


Taakkaart Medewerker Opvanglocatie

Taakkaart Medewerker OpvanglocatieWerk – en denkniveau: MBO

Competenties: daadkrachtig, gericht op samenwerking en communicatief

PROCES Opvang

ACTIVITEIT Het regelen van Opvang van personen en/of dieren

FUNCTIENAAM Medewerker Opvanglocatie

Alarmering door Hoofd Publieke Zorg

Ontvangt leiding van Coördinator Opvang

Geeft leiding aan NVT

Werkplek Opvanglocatie

Kerntaken Inrichten van de Opvanglocaties

Opvangen mens en dier

Afstemmen en samenwerken met ketenpartners

Start activiteiten

(input)

Bevestig het alarm en start logboek

Zorgt voor de feitelijke inrichting van de Opvanglocatie.

Functioneert als gastheer/gastvrouw in de Opvanglocatie en fungeert als aan-

spreekpunt voor de getroffenen (aai over de bol en een schouderklopje zijn hierbij

belangrijk).

Zorgt ervoor dat getroffenen worden opgevangen, gerust gesteld en van de nodi-

ge informatie worden voorzien. De informatie betreft de indeling van de Opvanglo-

catie zoals intake/uitschrijving, kantine, dieren Opvang, ruimte zieken/gewonden,

depot goederen, toiletten, douche enz.

Fungeert als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor de getroffenen. De medewerker

draagt een hesje waardoor hij herkenbaar is als medewerker.

Na afstemming met het teamleider Publieke Zorg richt de medewerker een infor-

matiepunt Opvanglocatie in.

Geeft problemen, ongeregeldheden en tekortkomingen door aan het Teamleider

Publieke Zorg

Taken Het verzorgen van de opgevangen personen & dieren. Eten ,drinken, slapen etc.

Resultaat (output) Ingerichte Opvanglocatie

Beëindigen activi-

teiten

Schaal pas af na afstemming met de Coördinator Opvanglocatie


Bevoegdheden Binnen de taakbeschrijving van medewerker Opvang de benodigde opdrachten

geven en activiteiten uit te laten voeren.



Taakkaart medewerker Opvang

Productbeschrijving Opvang

Inzetopdracht Opvang


Afwijkingsinformatie

voortgangsinformatie

Checklisten


Logboek


Bijlage 3 – proces

Activiteit opvangen en verzorgen

1. Analyseren van de uit het besluitvormingsproces afkomstige informatie

1.1 Bepalen van opvangduur:

●● dagen/of nachtverblijf

1.2 Vaststellen van aantal en soort op te vangen personen aan de hand van:

●● demografische gegevens;

●● gegevens uit ontruiming/evacuatie;

●● gegevens uit geneeskundige hulpverleningsketen;

●● in categorieën allochtoon/autochtoon, validiteit, hulpbehoeftig, leeftijd, man/vrouw, religie.

1.3 Vaststellen van aantal en soort op te vangen (huis) dieren en vee:

●● in categorieën kleinvee, grootvee, uitheemse dieren

2. Opstellen van een plan voor het opvangen / verzorgen

2.1 Formuleren van beleid:

●● prioriteitsgroep;

●● mate van verzorging;

●● aanwijzing van geschikte en niet voor andere doeleinden geclaimde gebouwen;

●● beveiliging;

●● registratie;

●● opvang en registratie dieren.

2.2 Bepalen van de benodigde personele en materiele middelen:

2.3 Logistieke verzorging:

●● eten en drinken;

●● medicijnen/medische hulpmiddelen;

2.4 Bepalen van de beschikbaarheid van het benodigde personeel en materieel:

●● herkomst;

●● opkomstlocatie;

●● opkomsttijd;

●● inrichtingstijd.

2.5 Het opstellen van het inzetplan:

●● wie;

●● wat;

●● waar;

●● wanneer.

3. Beschikbaar krijgen van personeel en middelen

3.1 Personeel:

●● opkomstlocatie;

●● aanrijroute;


Activiteit opvangen en verzorgen

3.2 Beschikbaar krijgen van de benodigde materiele voorzieningen:

●● opslaglocaties;

●● transport;

●● afleverlocaties.

4. Inzetten van personeel en middelen

4.1 Instrueren van personeel

4.2 Bepalen van verbindingen en coördinatie:

●● in- en externe verhoudingen

●● communicatielijnen

4.3 Aangeven van bijzonderheden:

●● registratie;

●● gezinshereniging;

●● afschermen voor onbevoegden;

●● beveiliging van eigendommen.

4.4 Aangeven van bijzonderheden m.b.t. de verzorging:

●● aflossing;

●● log verzorging;

●● medische verzorging;

●● geestelijke verzorging.

5. Informeren van aanwezigen

5.1 Bepalen van de inhoud van de informatie

5.2 Opstellen overzicht van belanghebbenden:

●● bevolking/bewoners;

●● publiek;

●● eigen eenheden;

●● overige belanghebbenden.

5.3 Bepalen van de wijze van verspreiding

5.4 Realiseren van de verspreiding

5.5 Bewaken en ordehandhaving


Activiteit voorzien in primaire levensbehoeften

1. Het analyseren van relevante informatie.

1.1 Bepalen van vermoedelijke tijdsduur van tijdelijke huisvesting en voedsel- en drinkwatervoorziening.

1.2 Bepalen van het getroffen aantal personen en/of dieren.

2. Het opstellen van een plan voor de voorziening in primaire levensbehoeften. (ook levensreddende medicijnen).

2.1 Het formuleren van beleid (mens/dier)

Huisvesting:

●● stimuleren eigen initiatief tot individuele huisvesting (zelfredzaamheid)

●● Inventariseren van bijzondere eisen voor (tijdelijke) huisvesting;

●● culturele achtergronden;

●● validiteit;

●● prioriteiten stellen;

●● collectie/individueel;

●● volgorde van toewijzing.

Voedsel- en Drinkwatervoorziening:

●● zoveel mogelijk rekening houden met culturele achtergronden en voedingsgewoonten;

●● eventueel registreren van voedsel- en drankuitgifte aan personen en dieren;

●● overwegen het (nood)distributieplan in werking te stellen;

●● normeren van rantsoenen

2.2 Het bepalen van de benodigde personele en materiele middelen

Huisvesting:

●● overig personeel (bijstandsbehoefte);

●● makelaardij, woningbouwverenigingen;

●● bepalen van benodigde huisvestingsruimte.

●● Voedsel- en drinkwatervoorziening:

●● distributiepersoneel;

●● distributiemiddelen (tankwagens, waterzakken, mobiel drinkwaterleiding systeem);

●● benodigde hoeveelheden en soorten voedsel, drinkwater en inventariseren van de vraag naar medicijnen.

Activiteit

2.3 Het bepalen van de beschikbaarheid van het benodigde personeel en materiaal

2.4 Opstellen van een plan voor tijdelijke huisvesting en voedsel-/drinkwatervoorziening

Huisvesting:

●● maken van een voorstel voor de toewijzing van de beschikbare huisvestingsruimte

●● Voedsel- en drinkwater:

●● bepalen van de distributiepunten;

●● bepalen van de distributietijden;

●● bepalen van de uitgifteregistratie;

●● ordebewaking;

●● voorlichting.


Activiteit voorzien in primaire levensbehoeften

2.5 Laten goedkeuren van het plan voor de tijdelijke huisvesting

●● overleg met (college) B(&W);

●● overleg met provincie;

●● (overleg met rijk).

3. Het beschikbaar krijgen van personeel en middelen●● Opkomstlocatie;

●● aanrijroute.

3.1 Het beschikbaar krijgen van ruimten en middelen:

●● eventuele vordering van ruimte;

●● afsluiten c.q. activeren van contracten;

●● eventueel bijstandpersoneel en –materiaal.

4. Uitvoering huisvestingsplan.

4.1 Het geschikt maken en inrichten van (tijdelijke) huisvesting:

●● energievoorzieningen d.t.v. nutsbedrijven;

●● schoonmaken;

4.2 Het informeren van getroffenen

●● welke ruimte(n) voor wie;

●● tijdstip van ingebruikname;.

●● voorwaarden waaronder (huisregels).

4.3 Het in gebruik geven van de ruimten

●● begeleiding bij in gebruik name ;

●● regelen van toezicht en behandeling van klachten.

5. Uitvoering geven aan voedsel- en (drink) waterdistributie (en levensreddende medicijnen)instrueren van het personeel;

●● geschikt maken distributielocaties;

●● bekendmaking distributielocaties en de gedragsregels aan bevolking en hulpverleningsdiensten;

●● regelen ordehandhaving;

●● regelen registratie van de uitgifte van voedsel en drinkwater.


Bijlage 4 – Checklist voorbereiding Publieke Zorg

Opvanglocaties (voor format kaart Opvanglocatie, zie volgende blz.)

Opvanglocaties met contactgegevens/ gebouwgegevens/ verspreid over de gemeente Minimaal 1 met een

opvangcapaciteit van 200 personen.

Tevens locaties voor kortdurende opvang voor beperkte aantallen (pensions en hotels)

Jaarlijks contactmoment managers opvanglocaties

Ruimte & middelen opvanglocatie

Basisvoorzieningen aanwezig

Ruimte voor zieken/ bedlegerige (Slaapruimte norm 5m2 per persoon).

Aparte ruimte voor coördinator en medewerkers Publieke Zorg, Aparte medewerkers rode kruis/ EHBO,

pastorale zorg.

Wi-Fi in alle locaties. Plus vaste telefoonverbindingen.

Laptops (wifi / 4G) en mogelijkheid om op afstand te werken en printer(s)

Kantoormateriaal

Afspraken personeel Publieke Zorg over mobiele telefonie

Hesjes of badges voor personeel Publieke Zorg

Coördinator opvanglocatie beschikt altijd over handboek Bevolkingszorg en draaiboek Publieke Zorg (ook

op website gemeente)

Format besluitenlijsten, vergaderklok en logboeken (hardcopy of digitaal op laptops/pc)

Noodstroomvoorziening

Noodzakelijk op tenminste eén locatie

Zie voor de voorzieningen van de lokale opvanglocaties de lokale bijlage: Kaart Opvanglocatie.

Ruimte & middelen actiecentrum

Beschikbaar actiecentrum/actiecentra met vaste pc’s / Wi-Fi en telefonie

Adres en ruimte lokaal en regionaal bekend

Up tot date personeelsgegevens gemeente

Format besluitenlijsten, vergaderklok en logboeken hardcopy of digitaal

Kantoormateriaal


Langdurige en vervangende huisvesting

Binnen gemeentelijke organisatie beleggen bij reguliere medewerkers die ‘wonen/huisvesting’ in portefeuille

hebben en de contacten onderhouden met o.a. corporaties.

Ondersteuning nutsbedrijven

Ondersteuning nutsbedrijven beleggen bij medewerkers ‘wijkbeheer’ of – indien het beveiliging betreft –

inschakelen beveiligingsbedrijven

Aanleveren van nooddrinkwater op door de gemeente vooraf aan te wijzen distributiepunten.

Bij het aanwijzen van deze distributiepunten wordt gekeken naar pleinen of open ruimten in de gemeente,

waar een tankauto met 10.000 liter water stevig kan staan en goed toegankelijk is voor de mensen die er

water komen halen In het algemeen bedienen deze locaties zo’n 2500 inwoners/1000 adressen per tankauto

en bevinden zij zich op loopafstand voor de bevolking.

Het verdient aanbeveling om voor de distributie van voedsel dezelfde distributiepunten te hanteren.


Form

at L

okal

e Bijl

age:

Kaa

rt O

pvan

gloc

atie

NAW

- ge

geve

nsGeb

ouw

gege

vens

Verb

indi

ngen

Ges

chik

t vo

or o

pvan

g va

n:

●●

Indi

vidu

ele

pers

onen

●●

Gez

inne

n

●●

Geh

andi

capt

en

●●

Die

ren

●●

Ove

rige

Ja/N

ee

Ja/N

ee

Ja/N

ee

Ja/N

ee

Ja/N

ee

Plat

tegr

ond

Indi

en a

anw

ezig

:

toev

oege

n

Tele

foon

s

Aan

tal ge

schi

kte

verb

lijfs

ruim

ten

WIF

I

Toel

icht

ing

bedr

ijfsr

uim

ten

Om

roep

inst

alla

tie

Ja/N

ee (bi

j ja

loc

atie

aang

even

)

Adre

sSt

raat

+ n

r.

Post

code

, pl

aats

Ove

rige

rui

mte

nTV

/Rad

ioJa

/Nee

(aa

ngev

en

waa

r)

Tele

foon

Aan

tal bo

uwla

gen

Noo

dstroo

mvo

orzi

enin

g

E-m

aila

dres

Aan

tal in

gang

en

Web

site

Toeg

anke

lijk

voor

geh

andi

capt

en

Geb

ouw

type

zale

ncen

trum

, sp

orth

al,

hote

l, sc

hool

Inga

ng b

erei

kbaa

r vo

or v

oertui

gen

Bijz

onde

rhed

en b

ij

over

nam

e

Cont

actp

erso

on 1

Naa

m +

mob

ieln

umm

erPa

rkee

rgel

egen

heid

Cont

actp

erso

on 2

Naa

m +

mob

ieln

umm

erAan

tal be

dden

Cont

actp

erso

on 3

Naa

m +

mob

ieln

umm

erCa

paci

teit e

xcl.

over

nach

ting

Capa

cite

it inc

l. ov

erna

chting

Ove

rige

bijz

onde

rhed

en

Toile

tten

, aa

ntal

Wifi

-cod

e op

vrag

en b

ij aa

nkom

st

Dou

ches

, aa

ntal

Was

gele

genh

eid,

aan

tal

Keuk

en e

n ca

paci

teit p

/uXx

xxx

pers

onen

p/u


Bijlage 5 – Bij het proces Publieke Zorg betrokken externe partners

Externe partners: De volgende externe partners kunnen o.a. bij het proces betrokken worden:

A. Regionaal/Landelijk

●● Salvage

●● Defensie

●● Provincie

●● Beveiligingsbedrijven

●● Huisartsen

●● Tolkencentrum

●● Dierenambulances

●● Vervoersbedrijven

●● Nutsbedrijven (G/W/E)

●● Afvalverwerking

●● zorginstellingen/ziekenhuizen

●● Voedsel en waren autoriteit

●● LTO

B. Lokaal (lokale afspraken (convenanten) kunnen per gemeente afwijken.

●● Rode kruis (Totdat een regionaal convenant is afgesloten; lokaal verantwoordelijkheid )

●● Wijkbeheer

●● Maatschappelijk en pastorale verzorgers (indien aanwezig protocol en alarmeringslijst Pastorale Zorg

toevoegen)

●● Cateraars

●● Woningcorporaties

●● Terreinbeheerder

●● Bungalowparken

●● Dierenartsen

●● Apothekers

Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 1



Deel V Preparatie Nafase

2 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)

1 Algemeen........................................................................................................................................................................... 31.1 Inleiding ........................................................................................................................................................................3


1.3 Positie proces .............................................................................................................................................................4

1.4 Uitgangspunten ..........................................................................................................................................................5

1.5 Opbouw draaiboek ..................................................................................................................................................5

2 Vóór de crisis .................................................................................................................................................................. 62.1 Doel en doelgroep proces .....................................................................................................................................6

2.2 Voorbereiding Middelen ........................................................................................................................................6

3 Tijdens de crisis ............................................................................................................................................................ 73.1 Procesbeschrijving ....................................................................................................................................................7

3.2 Organisatie proces ....................................................................................................................................................7

3.3 Opkomst en alarmering ..........................................................................................................................................8


4 Na de crisis ...................................................................................................................................................................... 9

Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen .......................................................................................... 10

Bijlage 2 – Taakkaarten ..................................................................................................... 17

Bijlage 3 – Checklist Proces Nafase ....................................................................................24

Bijlage 4 – Thema’s nafase .................................................................................................26

Bijlage 5 – Format overdracht en advies ROT Nafase .........................................................27

Bijlage 6 – Stil IVC (informatie en verwijs centrum) ........................................................... 31

Bijlage 7 – Lokale voorbereiding middelen ........................................................................32

Inhoudsopgave deel V


1 Algemeen

1.1 Inleiding

Dit draaiboek ‘Preparatie Nafase’ is een onderdeel van het handboek Bevolkingszorg en is een uitwer-

king van het Regionaal Crisisplan (RCP) Veiligheidsregio Utrecht (VRU).


Het doel van dit draaiboek preparatie nafase is het verlenen van nazorg aan diegenen die betrokken

zijn bij een incident. Daarnaast is het doel het weergeven van de organisatie van het proces nafase

binnen Bevolkingszorg. Dit draaiboek gaat er vanuit dat de nafase al tijdens de acute fase wordt

gestart met het in beeld brengen van de nazorg aan de bevolking door het proces preparatie Nafase.

Om die reden wordt het draaiboek Preparatie Nafase genoemd. Het proces preparatie nafase heeft

input nodig van alle bij de ramp/crisis betrokken (multidisciplinaire) crisisteams en partijen. Het proces

nafase is als volgt gepositioneerd in de crisisorganisatie.


1.3 Positie proces

Dit deel betreft de beschrijving van de volgende functionarissen/onderdelen in de crisisorganisatie:

Figuur 1. Organogram Publieke Zorg


Burgemeester






Hoofd Ondersteuning


Legenda


Hoofd Publieke zorg


Nafase(Gemeente is

regisseur)

Uitvoering Nafase



Teamleider Pers- &


verwanteninformatie






Uitvoerendpersoneel

Uitvoerendpersoneel

Omgevingsanalist




communicatieROT


ROT




OvDBevolkingszorg


CoPI


Procesbewaker GBT


Bevoegd gezag GBT


Crisiscommunicatie

Team Bevolkingszorg


CoPI


1.4 Uitgangspunten

Om richting te geven aan Bevolkingszorg, c.q. de dienstverlening van de gemeente, tijdens en ná een

groot incident zijn er in het rapport ‘Bevolkingszorg op orde’ prestatie-eisen gedefinieerd voor zelf-

redzamen en verminderd zelfredzamen. De definitie voor zelfredzamen en verminderd zelfredzamen is

terug te vinden bij de algemene inleiding van het Handboek Bevolkingszorg. Daar waar in het rapport

‘Bevolkingszorg op orde’ wordt gesproken over herstelzorg spreken we in dit draaiboek over nafase.

Deze prestatie-eisen zijn uitgangspunt voor de uitwerking van dit draaiboek.

De prestatie-eisen nafase voor zelfredzamen zijn:

●● “Betrokkenen worden gestimuleerd om via de reguliere weg contact te zoeken met de benodigde

hulpverlenende instantie(s) voor de herstelzorg”

●● “Betrokkenen die zich (toch) bij de overheid melden voor (een vorm van) herstelzorg worden gefa-

ciliteerd bij het in contact komen met de desbetreffende hulpverlenende instantie(s)”

●● “Betrokkenen kunnen zich, indien daar behoefte aan is, registreren zodat zij op de hoogte wor-

den gehouden van de afhandeling van de crisis. Zij worden daarbij gefaciliteerd door de overheid

(zelfregistratie)”

De prestatie-eisen nafase voor verminderd zelfredzamen zijn:

●● Binnen 24 uur is een plan van aanpak voor de herstelfase opgesteld, waarin aandacht is voor:

●❍ Interne procesorganisatie

●❍ De wijze waarop slachtoffers ondersteund worden als het gaat om de schadeafhandeling,

verwijzing naar psychosociale hulpverlening, etc.

●❍ Collectieve rouwverwerking

●❍ Zorg aan de eigen organisatie

●● Er wordt een publieksenquête gehouden om de tevredenheid onder de betrokkenen over de

Bevolkingszorg inzichtelijk te maken



Vóór de crisis: In dit hoofdstuk is beschreven wat vooraf geregeld dient te zijn, zodat het proces

ten tijde van een crisis uitgevoerd kan worden.

Tijdens de crisis: Indien zich een crisis voordoen en het proces dient te worden opgestart, dan

raadpleegt u hoofdstuk “Tijdens de crisis”. In dit hoofdstuk staat de informatie

die nodig is om het proces ten uitvoer te brengen.

Ná de crisis: Dit hoofdstuk gaat in op de overgang van de acute fase naar de nafase en op

welke wijze het proces wordt geëvalueerd wordt nadat zich een crisis heeft

voorgedaan.


2 Vóór de crisis

2.1 Doel en doelgroep proces

Het doel van preparatie Nafase is het geven van inzicht in maatregelen om na de ramp of crisis zo snel

mogelijk terug te keren naar de “normale” situatie. Dit leidt tot een concept plan van aanpak met een

advies over:

●● het coördineren van hulpverlening en beperken van financiële schade

●● het toezien op het nakomen van beloften en nemen van verantwoordelijkheid door betrokken par-

tijen, gericht op zoveel voorkomen van nieuw leed

●● het informeren van betrokkenen over de voortgang van (onderdelen van) het project

●● het opzetten/inrichten van een (fysieke of digitale) loketfunctie m.b.t. vragen van betrokkenen en

een zorgvuldige afhandeling van klachten, meldingen en vragen

●● de zorg voor bedrijfscontinuïteit

●● het afhandelen van financiële en/of juridische nasleep

●● het laten uitvoeren van een (onafhankelijk) onderzoek/evaluatie

De aanpak is gericht op slachtoffers, hulpverleners en andere getroffenen en moet proportioneel zijn.

Er moet rekening worden gehouden met (doorloop)tijd en geld (waaronder fte’s).

Het (concept) plan van aanpak Nafase wordt opgesteld door het actiecentrum Preparatie Nafase in de

acute fase als zich een ramp of crisis voordoet met gevolgen voor een grote(re) groep van personen op

de middellange of lange termijn. Voor de in dit plan beschreven maatregelen wordt een onderscheid

gemaakt in zelfredzamen en niet-zelfredzame personen.

2.2 Voorbereiding Middelen

De uitvoering van het proces preparatie nafase vind plaats in de getroffen gemeente. Bijlage 5 betreft

een overzicht van de gewenste middelen die in de gemeente dienen te worden voorbereid.


3 Tijdens de crisis


Als nazorg nodig is voor de bevolking organiseert de gemeente dat de betreffende doelgroepen de

zorg krijgen die zij nodig hebben. Het proces nazorg ziet er als volgt uit:

●● verzamelen en analyseren van relevante informatie;

●● opstellen van een plan van aanpak Nafase;

●● beschikbaar krijgen en inzetten van personeel en middelen.

●● uitvoering geven aan het inzetplan;

●● evaluatie nazorg;

Dit proces herhaalt zich continue. Zie voor een uitgebreid stappenplan bijlage 3 ‘Checklist proces

nafase’.


Het proces Preparatie Nafase wordt uitgevoerd door het actiecentrum Preparatie Nafase. De verant-

woordelijkheid voor de nafase wordt na verloop van tijd overgedragen aan de reguliere gemeente-

lijke organisatie van de getroffen gemeente. Dit betekent dat preparatie nafase niet per definitie ook

de taken t.b.v. de nazorg uitvoert. Indien de getroffen gemeente wel behoefte heeft aan personele

capaciteit in de nafase, zal dit moeten worden overlegd tussen de getroffen gemeente en de gemeente

waarbij de medewerkers uit de regionale piketfunctionarissen werkzaam zijn.

De processen crisiscommunicatie en/of publieke zorg of delen hiervan kunnen onderdeel uitmaken van

de Nafase. Ook processen waarbij de uitvoeringsverantwoordelijkheid bij andere partners ligt, zoals bij

GHOR of politie/OM, kunnen onderdeel uitmaken van de organisatie van de nafase.

Het actiecentrum preparatie nafase bestaat uit regionale piketfunctionarissen aangevuld met in ieder

geval één lokale vertegenwoordiger. Het hoofd Preparatie nafase geeft leiding aan het actiecentrum en

heeft tevens zitting in het team Bevolkingszorg.

Samenstelling●● Hoofd Preparatie nafase (regionale piketfunctionaris)

●● Teamleider Preparatie nafase (regionale piketfunctionaris)

●● Medewerker Preparatie nafase (regionale piketfunctionaris)

●● Lokale vertegenwoordiger Preparatie nafase (uit ‘ondersteunend personeel’)

(Een kwalificatieprofiel (nadere uitwerking van de functie) van voorgenoemde functies staat in

bijlage 1)

Het actiecentrum kan worden aangevuld met andere personen die beschikken over op de situatie

afgestemde specifieke kennis. Te denken valt aan functionarissen van andere hulpdiensten dan wel

externe expertise. Voorbeelden zijn: een deskundige van de GHOR in verband met medische en psy-

chosociale hulp, of een deskundige van het Team Bijzondere Uitvaarten Monuta in verband met een

herdenkingsdienst.


3.3 Opkomst en alarmering

Uitgangspunt voor de alarmering en opkomst zijn de wettelijke vereisten vanuit het besluit veiligheids-

regio’s. (zie bijlage 2 deel algemeen)

●● De leden van het actiecentrum preparatie Nafase worden op verzoek van de OvD Bz/ HS Bz

gealarmeerd;

●● Het hoofd Preparatie dient binnen 90 minuten beschikbaar te zijn voor het Team Bevolkingszorg;

●● De opkomstlocatie (getroffen gemeente) wordt bij de alarmering bekend gemaakt.

In het actiecentrum Preparatie Nafase wordt het (concept) Plan van aanpak Nafase opgesteld tijdens

de acute fase onder verantwoordelijkheid van het hoofd sectie Bevolkingszorg. Input hiervoor vragen

en ontvangen zij van de andere crisisbeheersingsprocessen. Het plan van aanpak Nafase is opgebouwd

uit de thema’s die spelen na een incident. (bijlage 4) Het format ‘1e concept plan van aanpak’ wat voor

het plan van aanpak gebruikt kan worden is te vinden op www.vru.nl.

Het actiecentrum Preparatie Nafase draagt het plan van aanpak over aan de reguliere organisatie. Dit

wordt aangeboden aan de getroffen gemeente: bestuurlijk, indien aanwezig aan het orgaan Stuurgroep

Nafase, en uitvoerend, indien aanwezig aan de projectorganisatie Nafase. Het gezag (GBT/ Stuurgroep

Nafase) stelt de uitgangspunten voor de projectorganisatie Nafase, zoals voorgesteld in het concept

Plan van Aanpak, en geeft opdracht tot de nadere uitwerking. Deze nadere uitwerking wordt opge-

steld onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, danwel de voorzitter van de (door het

college van B&W aan te wijzen) projectorganisatie Nafase. Het is een dynamisch document dat steeds

op grond van de actuele situatie wordt bijgewerkt en bestuurlijk (door het college van B&W) wordt

vastgesteld.

Acute fase

Actiecentrum Preparatie Nafase

Plan van aanpak Nafase Lauwe fase

Stuurgroep NafaseProjectorganisatie Nafase

Deelprojecten Nafase

3.4 Aandachtspunten

Het verdient aanbeveling om het Plan van Aanpak (eventueel vertrouwelijk) ter informatie danwel ter

vaststelling (met het oog op het kostenaspect) aan te bieden aan de gemeenteraad.

Pak als gemeente de regierol en leg de mate van de hulpverlening, de verantwoordelijkheden, de

bevoegdheden en de deskundigheden van in- en externe partners en de uitvoerders van de zorgen

dienstverlening vast, alsmede de door hen te declareren kosten.

Vraag externe organisaties om advies/hulp (Impact, andere gemeenten)

http://www.vru.nl


4 Na de crisis

Afschaling actiecentrum NafaseIn overleg met de gemeentesecretaris houdt het actiecentrum Preparatie Nafase op te bestaan.

Het actiecentrum Preparatie Nafase levert een concept plan van aanpak nafase op voor het GBT/

bestuur (getroffen gemeente) via het ROT. Het bestuur van de getroffen gemeente, tevens stuurgroep

Nafase, maakt zelf de overweging in welke omvang zij de nafase organiseren en met welke organisa-

tievorm. Ook de omvang van een Informatie Adviescentrum (IAC) en of het in gebruik nemen van een

Stil Informatie Verwijscentrum (IVC) (zie bijlage 6) wordt door de stuurgroep bepaald. De getroffen

gemeente maakt altijd zelf de keuze of de activiteiten in de structurele organisatie worden georgani-

seerd of dat ze er een aparte projectorganisatie voor in het leven roepen. Het plan van aanpak is altijd

een advies aan het lokaal bestuur.

Nadat een incident van enige omvang wordt afgeschaald, en/of de veiligheid niet meer in het geding

is, is het veelal zo dat sommige processen nog niet afgerond kunnen worden na een incident. Het

actiecentrum preparatie nafase kan om die reden in de acute fase niet altijd een compleet overzicht

leveren welke onderwerpen voor de nafase opgepakt dienen te worden. Het is daarom van belang dat

er een overdracht van ‘Bevolkingszorgactiviteiten’ plaatsvindt van het ROT naar (het bestuur van) de

getroffen gemeente om compleet te kunnen adviseren. (Zie overdrachtsformulier en advies ROT, bijlage

2) Deze overdracht is belangrijk om de reguliere gemeentelijke organisatie of projectorganisatie inzicht

te geven in de benodigde activiteiten. Het is dan ook vervolgens van belang dat het plan van aanpak

op basis van deze overdracht aan de reguliere organisatie/ projectorganisatie, daar waar nodig wordt

aangepast door de reguliere organisatie/ projectorganisatie. Resumé:

Opdrachtgever: Beleidsteam (GBT/RBT)/ College B&W (Bestuurlijke stuurgroep)

Opdrachtnemer: Operationeel Leider (OL)

Uitvoering opdracht: Hoofd Sectie Bevolkingszorg/ Hoofd preparatie Nafase/

Projectorganisatie nafase


Bijlage 1 – KwalificatieprofielenKwalificatieprofiel Hoofd Preparatie nafase

Kerntaken

Het hoofd Preparatie nafase heeft de volgende kerntaken:

●● Inrichten van het team Preparatie nafase.

●● Leiding geven aan de teamleider preparatie nafase.

●● Adviseren, informeren en rapporteren.

●● Uitvoeren van het proces.

●● Afronden van het proces.

Positionering

●● Geeft leiding aan het team Preparatie nafase;

●● Ontvangt leiding van het Hoofd sectie Bevolkingszorg en legt daaraan verantwoording af;

●● Is voor het Hoofd sectie Bevolkingszorg (eventueel via de voorzitter Team Bevolkingszorg) het aanspreek-

punt voor de voortgang van de preparatie van de nafase;

Criteria


●● Leiderschap




●● Reflectief


●● Analytisch





●● Kan binnen 1,5 uur na alarmering in één van de Utrechtse gemeenten aanwezig zijn



Kerntaak 1. Inrichten van het team Preparatie nafase

Werkzaamheden

Het Hoofd Preparatie nafase:

●● Bepaalt (afhankelijk van de aard en omvang van het incident) de inzet van team preparatie Nafase en

wijst taken toe.

●● Ziet erop toe dat gedurende het incident het team op een juiste wijze wordt samengesteld en bezet.


mogelijk te maken.


Kerntaak 2. Leiding geven aan de teamleider Preparatie nafase

Werkzaamheden


●● Geeft leiding aan de teamleider Preparatie Nafase


●❍ Analyseert en beoordeelt de actuele situatie

●❍ Anticipeert op ontwikkelingen (scenario denken).


●❍ Vertaalt tactische kaders en opdrachten in concrete taken en acties en zet deze uit binnen het team

Preparatie nafase.

●❍ Controleert de voortgang en stuurt waar nodig bij.

●❍ Bewaakt op operationeel niveau de afstemming met de overige teams / processen en partners.


●● Draagt zorg voor de debriefing van de Teamleider Preparatie nafase.

●● Draagt, indien hier door een van Teamleiders om wordt verzocht, zorg voor de nazorg van de medewer-

kers binnen zijn team.

Kerntaak 3. Adviseren, informeren en rapporteren

Werkzaamheden

●● Het Hoofd Preparatie nafase:


●● Rapporteert, informeert en adviseert aan:

●❍ Hoofd sectie Bevolkingszorg

●❍ teamleider Preparatie nafase

●● Stemt af met de betrokkenen buiten het team (door medewerkers Preparatie nafase).

●● Regelt het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het team .

●● Evalueert het optreden en zorgt voor de opstelling van de eindrapportage over / evaluatie van het pro-

ces.



Kerntaak 4. Uitvoeren van het inzetplan Preparatie nafase: (laten) maken van een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’

Werkzaamheden


●● Analyseert het totaalbeeld voor de doorvertaling naar de nafase.

●● Signaleert de behoefte van de omgeving.

●● Ontvangt het overdrachtsdossier van het ROT en het advies van het ROT m.b.t. de nafase, van de HS Bz

Bz / sectie Bevolkingszorg ROT.

●● Verkrijgt informatie over besluiten van het BT m.b.t. thema’s voor de nafase, via de HS Bz / sectie Bevol-

kingszorg ROT.

●● Stelt een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ op, op basis van:

●❍ het overdrachtsdossier van het ROT en het advies van het ROT m.b.t. de nafase;

●❍ besluiten van het BT m.b.t. thema’s nafase.

Kerntaak 5. Afronden van het proces

Werkzaamheden


●● Biedt het 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ via team Bz of HS Bz (al dan niet via het ROT) aan ter

besluitvorming aan bevoegd gezag (BT); past zo nodig op verzoek aan.

●● Levert zo nodig op verzoek van de voorzitter van het team Bevolkingszorg of HS Bz een bijdrage aan de

evaluatie van het proces, in de overeengekomen (evaluatie)vorm.


Kwalificatieprofiel Teamleider Preparatie nafase

Kerntaken

De teamleider Preparatie nafase heeft de volgende kerntaken:

1. Leiding geven aan team en uitvoering geven aan Preparatie nafase.


3. Uitvoeren van het inzetplan Preparatie Nafase en deze (laten) doorvertalen naar een 1e concept ‘plan van

aanpak nafase’.

Positionering

●● Ontvangt leiding van de hoofd Preparatie nafase en legt daaraan verantwoording af;

Criteria

Competenties1. Leiding geven

2. Coördinatie

3. Analytisch

4. Met politiek bestuurlijk inzicht

5. Daadkrachtig


7. communicatief



●● Kan binnen 1,5 uur na alarmering in 1 van de Utrechtse gemeenten aanwezig zijn



Kerntaak 1. Leiding aan team en uitvoering geven aan Preparatie nafase

Werkzaamheden

De teamleider Preparatie nafase:

●● Vertaalt de inzetopdracht in een inzetplan Preparatie nafase.

●● Bepaalt de samenstelling en bezettingsgraad van het team Preparatie nafase.

●● Alarmeert de medewerkers in het team.

●● Wijst taken toe.

●● Regelt (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen.

●● Regelt het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team.


Werkzaamheden


●● Informeert het hoofd Preparatie nafase over de voortgang, productie en eventuele afwijkingen in de pro-

cesuitvoering.

●● Wisselt informatie uit over het verloop van het (voorbereiden van) de preparatie van de nafase met de

medewerkers in het team.

●● Stemt af met de betrokkenen buiten het team (door medewerkers Preparatie nafase).

●● (Laat) een logboek/verslaglegging in het eigen team bijhouden (door medewerkers Preparatie nafase).

Kerntaak 3. Uitvoeren van het inzetplan Preparatie nafase en deze (laten) doorvertalen naar een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’

Werkzaamheden



●❍ het overdrachtsdossier van het ROT en het advies van het ROT m.b.t. de nafase;

●❍ besluiten van het BT m.b.t. thema’s nafase.

●● NB. Deze taken kunnen ook worden uitgevoerd door medewerkers Preparatie nafase met deze specifieke

taak.


Kwalificatieprofiel Medewerker Preparatie nafase

Kerntaken

De medewerker Preparatie nafase heeft de volgende kerntaken:


2. Uitvoeren van het inzetplan Preparatie nafase en doorvertalen naar het 1e concept ‘plan van aanpak

nafase’.

Positionering

●● Participeert in het team Preparatie nafase;

●● Ontvangt leiding van de teamleider Preparatie nafase en legt daaraan verantwoording af;

●● Is voor de teamleider preparatie Nafase het aanspreekpunt voor de voortgang van de preparatie van de

nafase;

Criteria


●● Politiek bestuurlijk inzicht

●● Daadkrachtig





●● Kan binnen 1,5 uur na alarmering in één van de Utrechtse gemeenten aanwezig zijn




Werkzaamheden

De medewerker Preparatie nafase:

●● Informeert de teamleider Preparatie Nafase over de voortgang, productie en eventuele afwijkingen in de

procesuitvoering.

●● Stemt af met de betrokkenen buiten het team.

●● Houdt een logboek/verslaglegging in het eigen team bij.

Kerntaak 2. Uitvoeren van het inzetplan Preparatie nafase en doorvertalen naar het 1e concept ‘plan van aanpak nafase’

Werkzaamheden

De medewerker Preparatie nafase:

●● Analyseert het totaalbeeld voor de doorvertaling naar de nafase.

●● Signaleert de behoefte van de omgeving.

●● Ontvangt van de teamleider preparatie Nafase het overdrachtsdossier van het ROT en het advies van het

ROT m.b.t. de nafase, van de ACBz / sectie Bevolkingszorg ROT.

●● Verkrijgt van de teamleider preparatie Nafase informatie over besluiten van het BT m.b.t. thema’s voor de

nafase, via de strategisch adviseur Bevolkingszorg / gemeentesecretaris in het BT.


het overdrachtsdossier van het ROT en het advies van het ROT m.b.t. de nafase;



Taakkaart Hoofd Preparatie Nafase Werk- en denkniveau: HBO

Competenties: Analytisch - Politiek bestuurlijk inzicht – Daadkrachtig – Gericht op samenwerking – Communicatief

Doel van het proces Ondersteunen van de overdracht van de crisisorganisatie naar de projec-

torganisatie Nafase, door in de acute fase een 1e concept ‘plan van aanpak

nafase’ op te stellen en te laten goedkeuren door het beleidsteam.

Alarmering door: Meldkamer

Ontvang leiding van: OvD Bz/ Voorzitter TBz/ Hoofd Sectie Bevolkingszorg

Kerntaken 1. Inrichten van het actiecentrum Preparatie nafase

2. Leiding geven aan het actiecentrum Preparatie nafase


4. Afronden van het proces

5. Deelnemen aan overleg Team Bevolkingszorg

Checklist start activiteiten ●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek

●❏ Alarmeer/ informeer teamleider preparatie Nafase

●❏ Informeer bij informatiemanager TBz naar het actuele beeld (LCMS) voor

het eigen beeld van aard en omvang van het incident

●❏ Formuleer op basis hiervan (een) inzetopdracht(en) aan de teamleider(s)

●❏ Geef opdracht(en) aan de teamleider(s) en bepaal eerste moment van

terugkoppeling

Checklist uitvoering

activiteiten

●❏ Bepaal welke functionarissen worden ingezet

●❏ Vertaal strategische en tactische kaders en opdrachten (inzetverzoek) in

concrete taken en acties (inzetopdracht) en zet deze uit binnen de het

actiecentrum

●❏ Informeer, instrueer en geef leiding aan de teamleider preparatie Nafase

●❏ Draag zorg voor het regelen van (aanvullende) faciliteiten, mensen en

middelen

●❏ Draag zorg voor het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het

eigen actiecentrum

●❏ Bewaak de voortgang van lopende taken en acties en stuur waar nodig

bij

●❏ Zorg dat de relevante regels, plannen en procedures gehanteerd worden

door het actiecentrum

●❏ Draag zorg voor een goede afstemming binnen het team Bevolkingszorg,

tussen de in gang gezette processen en de eventuele andere monodisci-

plinaire of multidisciplinaire teams en externe partners

●❏ Informeer, adviseer en rapporteer vanuit de processen van het actiecen-

trum aan het hoofd team Bevolkingszorg (of: de HS Bz of OvD Bz)

●❏ Zie erop toe de informatie uit het eigen proces correct wordt overgeno-

men in LCMS

●❏ Bewaak de veiligheid en het welzijn van de leden van het actiecentrum


Checklist beëindiging

activiteiten

●❏ Leg het 1e concept ‘plan van aanpak nafase’, via OvD BZ of HS Bz ter

besluitvorming voor aan het bevoegd gezag (BT)(via ROT); pas dit zo

nodig op verzoek aan

●❏ Bepaal mede (binnen de stafsectie Bevolkingszorg) het moment waarop

beëindiging van (een deel van) de in gang gezette processen is aange-

broken

●❏ Informeer de teamleider preparatie Nafase hierover

●❏ Zorg voor debriefing van de teamleider

●❏ Draag zo nodig bij aan het opstellen van een eindrapportage over het

functioneren van de processen van de taakorganisatie

●❏ Draag zo nodig bij aan een evaluatie van de processen van de taakorga-

nisatie

●❏ Zorg zo nodig (mede) voor de nazorg van de medewerkers van de pro-

cessen van de taakorganisatie

Benodigde informatie

(input)

●● Totaalbeeld

●● Inzetverzoek


●● Resultaten afstemming binnen stafsectie Bevolkingszorg


Resultaat (output) ●● Inzetopdracht

●● Aanvullende en gewijzigde opdrachten


●● Adviezen voor het (R)BT


●● Logboek

●● Overdrachtsformulier nafase

●● Bijdragen aan eindrapportage en evaluatie

Bevoegdheden ●● Heeft de opdracht om binnen zijn taakbeschrijving de benodigde op-

drachten te geven en activiteiten uit te (laten) voeren

●● Heeft de opdracht om mensen en/of middelen in te zetten.

Hulpmiddelen ●● Draaiboek preparatie Nafase

●● Taakkaarten functie hoofd Preparatie nafase

●● Checklist thema’s nafase en checklist externe expertise

●● Format 1e concept ‘plan van aanpak nafase

●● Netwerkkaarten

●● ICT en communicatiemiddelen

●● E-mailaccounts


Samenwerking

(met andere processen/

functionarissen)

●● OvD Bevolkingszorg

●● Hoofd sectie Bevolkingszorg

●● Leden team Bevolkingszorg

●● Multidisciplinaire crisispartners (GHOR/Politie/Brandweer)

●● Lokale expertise (bijvoorbeeld bestuursadviseur)

●● Externe partijen


Taakkaart Teamleider preparatie NafaseWerk – en denkniveau: HBO

Competenties: Leiding geven, coördinatie, analytisch, politiek bestuurlijk inzicht, daadkrachtig, gericht op samenwerking en communicatief

Doel van het proces Ondersteunen van de overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorga-

nisatie Nafase, door in de acute fase een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’

op te stellen en te laten goedkeuren door het beleidsteam.


Ontvang leiding van: Hoofd Preparatie Nafase

Kerntaken 1. Inrichten van het team Preparatie nafase

2. Leiding geven aan het team Preparatie nafase

3. Uitzetten en ophalen overdrachtsdocumenten

4. Informeren en rapporteren

5. Maken van een 1e concept plan van aanpak voor het inrichten van de or-

ganisatie van de nafase


Checklist start activiteiten ●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek

●❏ Informeer bij de IM TBz naar het actuele beeld

●❏ Neem contact op met het hoofd preparatie Nafase


●❏ Bepaal (samen met het hoofd) de samenstelling en de bezettingsgraad van

het actiecentrum


activiteiten




●❏ Vertaal het inzetplan in concrete taken en acties

●❏ Bewaak de voortgang van het proces Preparatie nafase; stuur waar nodig

bij

●❏ Analyseer het totaalbeeld van de overdrachtsformulieren, voor doorverta-

ling naar de organisatie van de nafase

●❏ Signaleer de behoefte van de omgeving

●❏ Zorg dat relevante regels, plannen en procedures gehanteerd worden door

het team

●❏ Zorg - afhankelijk van de opdracht - voor het opstellen van een over-

drachtsdossier nafase (incl. advies) ROT of een 1e concept ‘plan van aan-

pak nafase’. Dit laatste document wordt samengesteld op basis van het

overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT en de besluiten uit het GBT of

RBT m.b.t. thema’s voor de nafase

●❏ Informeer het Hoofd Preparatie Nafase over de voortgang, productie en

eventuele afwijkingen in de procesuitvoering

●❏ Wissel informatie uit over het verloop van (het voorbereiden van) de pre-

paratie van de nafase met de medewerkers in het team

●❏ Stem af met de betrokkenen buiten het team

●❏ Bewaak het welzijn van de medewerkers in het team; draag m.n. zorg voor

een tijdige aflossing



activiteiten

●❏ Schaal de werkzaamheden pas af na afstemming met het hoofd Preparatie

Nafase

●❏ Informeer de teamleden over de afschaling


Benodigde informatie

(input)

●● Totaalbeeld


●● Inzetplan

●● Overdrachtsformulieren nafase (van taakorganisaties)

●● Evt. overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT

●● Evt. relevante besluiten GBT/RBT m.b.t. thema’s nafase

Resultaat (output) ●● Inzetplan Preparatie nafase



●● Logboek

●● Overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT

●● Evt. 1e concept ‘plan van aanpak nafase’


Bevoegdheden ●● Heeft de opdracht om binnen zijn taakbeschrijving de benodigde opdrach-

ten te geven en activiteiten uit te (laten) voeren

●● Is bevoegd tot het inzetten van mensen en/of middelen, binnen een vooraf

(regionaal of lokaal) bepaald financieel mandaat

Middelen ●● Draaiboek preparatie Nafase

●● Taakkaarten functie teamleider Preparatie nafase




●● Alarmeringslijst




Samenwerking

(met andere processen/

functionarissen)



●● Multidisciplinaire crisispartners




Taakkaart Medewerker preparatie NafaseWerk – en denkniveau: HBO

Competenties: Analytisch, Politiek bestuurlijk inzicht, Daadkrachtig, Gericht op samenwerking, Communicatief

Doel van het proces Ondersteunen van de overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorganisa-

tie Nafase, door in de acute fase een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ op te

stellen en te laten goedkeuren door het beleidsteam.


Ontvang leiding van: Teamleider preparatie Nafase

Kerntaken 1. Adviseren, informeren en rapporteren

2. Maken 1e concept plan van aanpak Nafase


4. Deelnemen aan overleg actiecentrum Bevolkingszorg

Checklist start

activiteiten


●❏ check het actuele beeld bij informatiemanager TBz

●❏ Gebruik relevante regels, plannen en procedures

●❏ Informeer, adviseer en rapporteer vanuit de processen van de taakorganisatie

aan teamleider preparatie Nafase


activiteiten

●❏ Bewerkt overdrachtsdocumenten in 1e concept plan van aanpak Nafase


activiteiten

●❏ Leg het 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ neer bij de teamleider preparatie

Nafase.

●❏ Bepaal mede het moment waarop beëindiging van (een deel van) de in gang

gezette processen is aangebroken

●❏ Informeer de teamleider hierover, en geef opdracht tot afbouw

●❏ Zorg voor briefing aan de teamleider

●❏ Draag zo nodig bij aan het opstellen van een eindrapportage over het functio-

neren van het proces preparatie Nafase

●❏ Draag zo nodig bij aan een evaluatie van het proces preparatie Nafase

Bevoegdheden ●● Heeft het mandaat om binnen zijn taakbeschrijving de benodigde opdrachten

te geven en activiteiten uit te (laten) voeren

●● Is bevoegd tot het inzetten van mensen en/of middelen, binnen een vooraf

(regionaal of lokaal) bepaald financieel mandaat

Middelen ●● Draaiboek preparatie Nafase

●● Taakkaarten functie medewerker Preparatie nafase




●● Alarmeringslijst





Samenwerking

(met andere proces-

sen/functionarissen)



●● Multidisciplinaire crisispartners



Gewenste vaardighe-

den/competenties

●● Zie kwalificatieprofiel


Taakkaart Lokale vertegenwoordiger Preparatie Nafase

Kerntaken

De lokale vertegenwoordiger Preparatie Nafase heeft de volgende kerntaak:

1. Het actiecentrum Preparatie Nafase voorzien van lokale kennis over de getroffen gemeente(n); (Betref-

fende samenstelling inwoners/sociale infrastructuur/ actuele lokale bestuurlijke aandachtspunten) om te

komen tot een plan van aanpak voor de nazorg.

Positionering

●● Ontvangt leiding van het hoofd Preparatie Nafase

Criteria


●● Kennis lokale infrastructuur/ sociale kaart/ samenstelling inwoners

●● Beeld van gevestigde ondernemers en organisaties (bedrijven/zorginstellingen etc.)



Bijlage 3 – Checklist Proces Nafase

1. Het verzamelen en analyseren van relevante informatie

a. Wat is er gebeurd en welke doelgroep(en)/ instellingen/ partners zijn er betrokken? (zie ook overdrachts-

document ROT zodra deze beschikbaar is)

b. Welke betekenis heeft het incident en welke thema’s (zie bijlage 4) gaan er spelen n.a.v. het incident?

c. Bepalen welke (sub)groep(en) dan wel wie voor gerichte nazorg in aanmerking komt:

●❍ slachtoffers, getroffenen, betrokkenen

●❍ hulpverleners

d. Bepalen of en zo ja waar het centraal meldpunt (informatie en –adviescentrum (IAC) voor het verkrijgen

van nazorg wordt gevestigd.

e. Bepalen taken, omvang en bevoegdheden van centraal meldpunt (IAC).

f. Bepalen op welke wijze nazorg kan worden aangevraagd voor zover deze niet gericht worden gegeven.

2. Het opstellen van een plan van aanpak Nafase

a. Bepalen of er een afzonderlijk nazorgorganisatie moet worden ingesteld

b. Bepalen van de taken van het centraal meldpunt:

●❍ het verstrekken van relevante informatie in de individuele hulpverleningssfeer;

●❍ het gericht doorverwijzen naar daarvoor in aanmerking komende beroepsbeoefenaren en instellingen;

●❍ het registreren van signalen zowel van positieve als negatieve aard voor de

●❍ optimalisering van de hulpverlening

●❍ het registreren van het aantal en soort binnengekomen meldingen, eveneens voor evaluatiedoelein-

den.

c. Bepalen van het benodigde personeel en middelen. Hierbij kan gedacht worden aan:

Personeel: maatschappelijk werk, (huis)artsen, juristen, vertalers, religieuze vertegenwoordigers etc.

Middelen: goed bereikbare en toegankelijke voorzieningen, werkruimte(n), wachtruimten, spreekruimten,

toiletruimten, goede en voldoende (tele)communicatieve voorzieningen, voldoende schrijf- en bureaube-

hoeften.

d. Instrueren van het personeel van het meldpunt (IAC)

e. Bepalen van de controle op de nazorg

3. Het beschikbaar krijgen van personeel en middelen.

a. Het alarmeren van benodigd personeel en behoefte benodigde middelen aangeven bij ondersteuning

bepaald onder punt 2.c

b. Het gereed laten maken van het meldpunt.

c. Informeren van bezetting meldpunt over werkwijze aanmelding slachtoffers/ getroffenen

d. Het zo nodig afstemmen van de te nemen maatregelen met de betrokken gemeenten, beroepsbeoefena-

ren en hulpverleningsinstellingen


4. Het inzetten van personeel en middelen.

a. Het instrueren van het personeel.

●❍ Het inzetten van personeel en middelen voor:

●❍ het bemensen van het centraal meldpunt;

●❍ het geven van voorlichting aan beroepsbeoefenaren en hulpverleningsinstellingen omtrent de te verle-

nen hulpverlening;

●❍ het bekend maken van de hulpverleningsmogelijkheden voor de directe en indirecte slachtoffers van

een ramp of een zwaar ongeval;

●❍ het inrichten van het centraal meldpunt;

●❍ het doen treffen van goede en adequate (tele)communicatieve voorzieningen;

b. het zorgdragen van voldoende kantoorartikelen.

5. Het uitvoering geven aan het inzetplan

a. Het (doen) verlenen van adequate nazorg aan de directe en indirecte slachtoffers van een (dreigende)

ramp/zwaar ongeval.

b. Het inrichten en bemensen van het centraal meldpunt.

c. Het bekendheid geven aan het (bereiken) van het centraal meldpunt.

d. Het inschakelen van deskundig personeel van andere diensten en/of instellingen in de woonplaats of

regio van het slachtoffer.

e. Bij inschakeling van deskundig personeel kan, afhankelijk van de benodigde soort

f. nazorg, gedacht worden aan:

●❍ (huis)artsen en andere paramedische beroepsbeoefenaren/instellingen;

●❍ maatschappelijk werk;

●❍ administratief geschoolden/notarissen/juristen

●❍ overige gespecialiseerde beroepsbeoefenaren en/of instellingen.

g. De controle op de nazorg

6. Evaluatie nazorg

a. Bepalen wat het doel van de evaluatie zal zijn

b. Bepalen wanneer en op welke wijze de evaluatie van de nazorg zal plaatsvinden

c. Bepalen aan wie de evaluatie zal worden toegezonden


Bijlage 4 – Thema’s nafase

Thema’s (conform format plan van aanpak nafase)

Subthema’s/ voorbeelden

Informatie en coördinatie ●● Organisatiestructuur nafase

●● Coördinatie en vormgeving informatieloket

●● Verslaglegging/ archivering

●● Bedrijf continuïteit

●● Klachtenafhandeling

●● Kennisnetwerk

Communicatie getroffenen, interne, externe en

media communicatie

●● Getroffenencommunicatie

●● Interne communicatie

●● Externe publieks- en pers voorlichting/ communicatie

Hulpverlening getroffenen en verwanten ●● Somatisch en psychosociale hulp

●● Verenigen lotgenoten

Rouwverwerking en herdenking ●● Individueel of gezamenlijk

●● Monument/herdenken

●● Rouwrituelen

●● VIP-bezoeken

Regionale, interregionale, nationale en/of

internationale afstemming

●● Afstemmen met andere overheden over aanpak

nafase

Monitoren maatschappelijke onrust ●● Hoe verloopt zorg aan getroffenen

●● Voldoende begeleiding?

Juridische afwikkeling ●● Inventariseren te verwachten juridische gevolgen

Schademanagement ●● Omvang schade in beeld brengen

●● Registratie van schade

Financien ●● Kaders waarbinnen nafase plaatsvind

●● Budgetbewaking

●● Bestedingsregels

Herstel ●● (herhuisvesting)

●● Beperken/herstellen milieuschade

●● Begeleiden wederopbouw

Strafrechtelijk onderzoek ●● Begeleiden medewerkers die gehoord moeten wor-

den

●● Afstemming met OM m.b.t. voor getroffenen/ betrok-

ken relevante ontwikkelingen

Politiek bestuurlijke aspecten ●● Adviseren verantwoording

Onderzoek en evaluatie ●● Verantwoording

●● Overig onderzoek en evaluatie

●● Verslaglegging en archivering.


Bijlage 5 – Format overdracht en advies ROT Nafase

In dit overdrachtsdocument vindt u naast een beknopt overzicht van de activiteiten en afspraken bin-

nen een aantal thema’s ook per thema een advies vanuit het ROT over de vervolgaanpak met betrek-

king tot genoemd thema. In dit document worden alle thema’s die mogelijkerwijs onderdeel uit kunnen

maken van de Nafase én een raakvlak hebben met operationele activiteiten:

Algemeen (Invullen door ROT)●● Datum, aard en omvang van de calamiteit?

●● Aard en omvang ingezette hulpverleningsdiensten?

●● Aard en omvang van aantal slachtoffers/getroffenen?

●● Aard en omvang van de schade?

●● Aard en omvang van de hulpvraag?

●● Omvang van de persvraag?

●● Welke processen gestart zijn in de acute fase?

Welke aandachtsgebieden vanuit de gestarte processen moeten doorlopen in de Nafase:

Input vanuit het ROT: Informatie en coördinatie

Huidige situatie

Wat is er tot nu gebeurd? Waar hebben direct betrokkenen tot nu toe informatie kunnen halen? Hoe

is de interne informatiedeling tot op heden georganiseerd? Welke bestuurlijke contacten zijn er ge-

weest? Zijn er klachten over het optreden van de hulpdiensten? Met wie zijn afspraken gemaakt? En

welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties?

Wat gaat er nog spelen op dit vlak?

Advies ROT:

Input vanuit het ROT: Communicatie getroffenen, interne, publieks- en mediacommunicatie

Huidige situatie

Wat is er tot nu gebeurd? Hoe is contact met direct betrokkenen tot op heden onderhouden? Waar

hebben mensen tot nu toe informatie kunnen halen? Scheiding tussen getroffenencommunicatie,

publieksinformatie en persinformatie? Welke vragen spelen er nog? Voeg FAQ-lijst toe. Met wie zijn

afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de

openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?

Advies ROT:

Input vanuit het ROT: Hulpverlening getroffenen en verwanten

Huidige situatie

Wat is er tot nu gebeurd? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is

verantwoordelijk voor welk deel van de nog openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?


Advies ROT:

Input vanuit het ROT: Zorg aan de eigen organisatie

Huidige situatie

In hoeverre is tot dusverre aandacht besteed aan het welzijn van personeel eigen organisatie? Zijn

bedrijfsopvangteams actief geweest? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn ge-

maakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen

op dit vlak?

Advies ROT:

Input vanuit het ROT: Rouwverwerking en herdenking

Huidige situatie

Zijn er signalen dat er op korte termijn herdenkingen o.i.d. georganiseerd worden? Wat is er tot nu

gedaan op dit vlak? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is ver-

antwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak en op

welke termijn?

Advies ROT:

Input vanuit het ROT: Regionale, landelijke en/of internationale afstemming

Huidige situatie

Zijn er regionale / (inter)nationale componenten? Bijvoorbeeld direct getroffenen die niet in betrok-

ken gemeente wonen, buitenlandse verdachte e.d. Welke zijn dit en hoe is daar tot nogtoe mee

omgegaan. Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoorde-

lijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?

Advies ROT:

Input vanuit het ROT: Monitoren maatschappelijke impact/onrust

Huidige situatie

Wat is er tot nu gebeurd? Op welke wijze wordt het monitoren vormgegeven? Met wie zijn afspraken

gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de open-

staande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?

Advies ROT:

Input vanuit het ROT: Juridische afwikkeling

Huidige situatie

Zijn er juridische vraagstukken actueel binnen ROT? Hoe is daar mee omgegaan? Met wie zijn af-

spraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de

openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?


Advies ROT:

Input vanuit het ROT: Schademanagement

Huidige situatie

Wat is er tot nu gedaan aan schademanagement? Is er iets afgesproken m.b.t. aansprakelijkheid? Zijn

bij werkzaamheden (te verhalen) kosten gemaakt? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspra-

ken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er

nog spelen op dit vlak?

Advies ROT:

Input vanuit het ROT: Financiën

Huidige situatie

Welke voor Nafase relevante uitgaven zijn er gedaan of afgesproken? Met wie zijn afspraken ge-

maakt? En welke afspraken zijn er gemaakt? Welke actiepunten staan nog open? Wie is verantwoor-

delijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?

Advies ROT:

Input vanuit het ROT: Herstelwerkzaamheden

Huidige situatie

Wat is er tot nu gedaan aan herstel? Is er iets afgesproken m.b.t. aansprakelijkheid? Zijn bij werk-

zaamheden (te verhalen) kosten gemaakt? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn

gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen

op dit vlak?

Advies ROT:

Input vanuit het ROT: Strafrechtelijk onderzoek

Huidige situatie

Is er overleg met het openbaar ministerie geweest? Welke afspraken zijn er gemaakt over woordvoe-

ring? Wat speelt er nog? Met wie zijn afspraken gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van

de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?

Advies ROT:

Input vanuit het ROT: Advisering beleidsteam

Huidige situatie

Welke bestuurlijke dilemma’s zijn vanuit het ROT voorgelegd aan het BT? Welke besluiten zijn geno-

men en hoe is daar uitvoering aan gegeven? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken

zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van nog openstaande acties? Wat gaat er nog

spelen op dit vlak?


Advies ROT:

Input vanuit het ROT: Verantwoording

Huidige situatie

Is er vanuit het ROT reeds ingegaan op verantwoordingsvraagstukken? Op welke wijze en richting

wie? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor

welk deel van nog openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?

Advies ROT:

Input vanuit het ROT: Overig onderzoek en evaluatie

Huidige situatie

Welke onderzoeksinstanties hebben zich waar gemeld? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke

afspraken zijn gemaakt?Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat

er nog spelen op dit vlak?

Advies ROT: Aanwijzen centraal contactpersoon voor alle onderzoekende instanties.

Input vanuit het ROT: Verslaglegging en archivering

Huidige situatie

Wat is er tot nu gebeurd aan verslaglegging en archivering? Waar zijn stukken te vinden? Met wie

zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel

van nog openstaande acties?

Advies ROT:

Input vanuit het ROT: ………(etc.)

Huidige situatie

Wat is er tot nu gebeurd aan ………? Waar zijn stukken te vinden? Met wie zijn afspraken gemaakt? En

welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van nog openstaande acties?

Advies ROT:

Input vanuit het ROT: ………(etc.)

Huidige situatie

Wat is er tot nu gebeurd ……………? Waar zijn stukken te vinden? Met wie zijn afspraken gemaakt? En

welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van nog openstaande acties?

Advies ROT:

Dit overdrachtsdocument is beschreven voor tenminste ‘GRIP 2’ incidenten maar is in essentie ook

toepasbaar bij kleinere incidenten om structuur te geven aan de nafase.


Bijlage 6 – Stil IVC (informatie en verwijs centrum)

Impact heeft het project ‘Stil’ IVC in 2010 afgerond. In plaats van pas na een ramp of grootschalige

calamiteit eventueel een digitaal IVC (Informatie en Verwijs Centrum) te maken en aan te bieden, is nu

een aangepaste basistekst voor een toekomstig IVC ontwikkeld. Deze ‘stille’ website ligt klaar en kan

op verzoek na een ramp of calamiteit geactiveerd worden voor getroffenen en betrokkenen. Een IVC

kan gezien worden als een ‘virtuele’ uitvoering van een één-loketfunctie zoals een Informatie Advies

Centrum (IAC) of Advies Informatie Centrum (AIC).

Eerder waren al verscheidene IVC’s ad hoc ontwikkeld, zoals een IVC Tsunami (2004), een IVC Evacuatie

Libanon (2006) en een IVC Koninginnedag Apeldoorn (2008). Het concept van een Informatie en Verwijs

Centrum heeft al aangetoond een belangrijke bron van informatie te zijn. Nabestaanden, getroffenen

en familieleden van getroffenen, andere direct betrokkenen en hulpverleners konden bij deze IVC’s met

hun vragen over psychische klachten, behandelingen en verwijzingen terecht.

De tekst van het nu ontwikkelde “Stil” IVC is zodanig aangepast dat toekomstige doelgroepen nog

beter en breder bediend worden dan bij de eerdere IVC”s mogelijk was. Niet alleen heeft er een update

plaatsgevonden van de bestaande informatie die in eerdere IVC’s zijn gebruikt, er is ook een breed

scala aan zaken toegevoegd die voor de nazorg relevant kan zijn. Hierdoor loopt het IVC wat betreft

aangeboden informatie nu meer in lijn met het concept van een één-loket-functie zoals een Informatie

Advies Centrum.

Het betreft niet alleen informatie over bijvoorbeeld mogelijke stressreacties, hoe hiermee om te gaan

of deze te behandelen, maar het biedt ook uiteenlopende verwijsinformatie betreffende diverse instan-

ties en instellingen die in de nazorg relevant blijken te zijn. U kunt hierbij denken aan woningbouwcor-

poraties en een verbond van Verzekeraars e.d.

Het IVC biedt ook actuele informatie (bijvoorbeeld over data van herdenkingen en de opening van

een condoleanceregister) en is vooral bedoeld als aanvulling en ondersteuning van de zorg die in

Nederland al bestaat.

Het voordeel van het al beschikbaar hebben van een aangepaste en uitgebreide basistekst is dat veel

tijd gewonnen kan worden. De basistekst van het Stil IVC kan als deze “online” moet gaan, snel aan-

gepast worden op basis van de specifieke details van die ramp (bv. plaats en tijdstip) en, indien rele-

vant, ook aan de aard van de gebeurtenis. Zo zijn er ten behoeve van rampen die specifieke of andere

zorg, kennis en nazorg nodig hebben, tevens verschillende dossiers ontwikkeld. Bijvoorbeeld voor

een grieppandemie, een terroristische aanslag, voor rampen in het buitenland waarbij Nederlanders

getroffen worden zoals bij de aanslagen op Bali of een hittegolf. Deze kunnen vervolgens binnen korte

tijd in de basistekst ingevoegd worden. Met dit project, dat gefinancierd is door het Ministerie van

Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is weer een nieuwe stap gezet in het zo snel en passend

mogelijk aansluitend bij de behoeften van getroffenen.

Bron: http://www.impact.arq.org/ne/welkom/116_nieuws_en_achtergronden/905_stil

http://www.vru.nl


Bijlage 7 – Lokale voorbereiding middelen

Voor de uitvoering zijn de volgende ondersteunende middelen gewenst:

●● Aangewezen ruimte(n) voor actiecentrum preparatie Nafase met werkplekfaciliteiten (incl. accounts)

(minimaal 5 werkplekken)

●● Taakkaarten functionarissen preparatie nafase (zie bijlage 2)

●● Overdracht en advies van ROT t.b.v. nafase (zie bijlage 4)

●● Draaiboek preparatie Nafase

●● Format concept plan van aanpak

●● Relevante convenanten/overeenkomsten met getroffen gemeente

●● Openstelling gemeentehuis

●● Bewegwijzering in gemeentehuis

●● Gemeentegids en kaartmateriaal (digitaal en analoog)

Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0) - 1



Deel VI Ondersteuning

2 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0)

1 Algemeen ......................................................................................................................................................................... 31.1 Inleiding .......................................................................................................................................................................3


1.3 Positie proces ............................................................................................................................................................4

1.4 Uitgangspunten ........................................................................................................................................................5


2 Voor de crisis .................................................................................................................................................................. 62.1 Doel en doelgroep proces ....................................................................................................................................6

2.2 Locatie draaiboek ......................................................................................................................................................6

2.3 Voorbereiding middelen ......................................................................................................................................6

3 Tijdens de crisis ............................................................................................................................................................ 73.1 Procesbeschrijving ...................................................................................................................................................7

3.2 Organisatie proces ...................................................................................................................................................7

3.3 Opkomst en Alarmering .........................................................................................................................................8


4 Na de crisis .................................................................................................................................................................... 10

Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen ........................................................................................ 11

Bijlage 2 – Taakkaarten ...................................................................................................... 13

Bijlage 3 – Checklist proces Ondersteuning ..................................................................... 16

Bijlage 4 – Middelen ........................................................................................................... 17

Bijlage 5 – Format logboek ................................................................................................ 19

Inhoudsopgave deel VI


1 Algemeen

1.1 Inleiding

Dit draaiboek is een onderdeel van het handboek Bevolkingszorg en een uitwerking van het Regionaal

Crisisplan (RCP).


Doel: het tijdig en in juiste kwaliteit en kwantiteit verwerven en ter beschikking stellen van ondersteu-

ning ten behoeve van bijzondere en/of grootschalige bevolkingszorg en het positioneren van de taken

van de reguliere organisatie tijdens een crisis.

De ondersteuning is te verdelen in het organiseren van de benodigde middelen en het organiseren van

personen. De personen zijn te verdelen in 2 groepen.

1. Ondersteunend personeel voor het proces ondersteuning en de reguliere (gemeentelijke) taken.

Gecoördineerd door het hoofd Ondersteuning.

2. Uitvoerend personeel voor de processen TBz (Crisiscommunicatie, Publieke Zorg en Preparatie

Nafase). Dit uitvoerend personeel staat onder leiding van het hoofd van het desbetreffende proces.

Taken die vallen onder het proces ondersteuning bestaan uit:

●● Facilitaire ondersteuning zoals huisvesting crisisorganisatie, diensten, middelen en ICT.

●● Juridische advisering en ondersteuning van de crisisorganisatie (bijvoorbeeld noodverordeningen of

–bevelen).

●● Financiële controle zoals controleren van voorgenomen besluiten met mogelijk (grote) financiële

consequenties op haalbaarheid, wettigheid en rechtmatigheid.

●● Protocollaire zaken zoals het verzorgen dan wel bewaken van ceremoniële en protocollaire zaken in

relatie tot het incident.

●● Milieu.

●● Bouw en Woning Toezicht.

●● Archief.

●● Demografische gegevens verzamelen.

●● Etc.


1.3 Positie proces

De positie van het proces ondersteuning in de gemeentelijke crisisorganisatie wordt in onderstaande organo-

gram aangeduid in het omcirkelde gedeelte. Voor een volledig organogram van de Bevolkingszorg zie figuur 3

in het gemeenschappelijk deel van het handboek.

Figuur 1. Organogram ondersteuning.


Burgemeester






Hoofd Ondersteuning


Legenda


Hoofd Publieke zorg


Nafase(Gemeente is

regisseur)

Uitvoering Nafase



Teamleider Pers- &


verwanteninformatie






Uitvoerendpersoneel

Uitvoerendpersoneel

Omgevingsanalist



communicatieROT


ROT




OvDBevolkingszorg


CoPI


Procesbewaker GBT


Bevoegd gezag GBT


Crisiscommunicatie

Team Bevolkingszorg


CoPI



1.4 Uitgangspunten

Het proces ondersteuning beschikt over capaciteit voor het feitelijk verkrijgen en ter beschikking

stellen van middelen en diensten aan in- en externe partners. Deze capaciteit wordt gehaald uit de

reguliere ambtelijke organisatie van de gemeente(n).

De ondersteunende functies worden niet uitgewerkt in taakkaarten.

Bepaalde taken die ook in de dagelijkse situatie onder de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke

organisatie vallen, kunnen tijdens een crisis ook nodig zijn (bijvoorbeeld Bouw- en Woningtoezicht,

milieu). Daarnaast zijn er een aantal activiteiten die ondersteunend zijn aan bevolkingszorg en die wor-

den ingevuld door het reguliere ambtelijke organisatie (bijvoorbeeld catering, ICT ondersteuning, e.a.

support-achtige zaken). Deze worden niet uitgewerkt in het draaiboek.



Vóór de crisis: In dit hoofdstuk is beschreven wat vooraf geregeld dient te zijn, zodat het proces

ten tijde van een crisis uitgevoerd kan worden.

Tijdens de crisis: Doet zich een crisis voor en het deelproces moet worden opgestart, dan is het

hoofdstuk “Tijdens de crisis” van toepassing. In dit hoofdstuk staat de informatie

die nodig is om het deelproces ten uitvoer te brengen. Alleen de functie Hoofd

Ondersteuning wordt in het draaiboek nader uitgewerkt.

Ná de crisis: Dit hoofdstuk gaat in op de rol van het proces ondersteuning ná de acute fase

van een crisis. De overgang naar de dagelijkse organisatie is beschreven.


2 Voor de crisis

2.1 Doel en doelgroep proces

Het tijdig beschikbaar stellen van mensen en middelen, zodat bevolkingszorgprocessen uitgevoerd

kunnen worden.

De doelgroepen van het proces ondersteuning zijn het GBT, TBz en de actiecentra.

2.2 Locatie draaiboek

Dit draaiboek is terug te vinden op www.vru.nl. De lokale informatie die nodig is voor de uitvoering

van dit draaiboek dient zowel lokaal en/of regionaal beschikaar te zijn (digitaal en/of analoog).


Het hoofd ondersteuning is verantwoordelijk voor het leveren van de ondersteunende middelen aan

de processen en de reguliere organisatie. De regionale piketfunctionarissen komen naar de door de

gemeente aangegeven locatie (meestal het gemeentehuis). Daar moeten de ondersteunende middelen

voor de regionale piketfunctionarissen en het ondersteunend personeel voor de processen gereed

zijn, voor het uitvoeren van hun taken. De ondersteunde middelen zijn opgenomen in de afzonderlijke

checklists bij de draaiboeken van de verschillende processen. Ondersteuning zorgt ervoor dat deze

middelen tijdens een incident beschikbaar zijn. Het is een lokale verantwoordelijkheid om te bepalen

op welke wijze de middelen worden georganiseerd. Een opsomming van de benodigde middelen, die

ondersteuning moet organiseren, is opgenomen in bijlage 4 middelen. De middelen zijn ook opgeno-

men in de individuele delen van het handboek. In deze bijlage zijn alleen de middelen opgenomen die

ondersteuning moet organiseren en geeft daarmee een totaal overzicht voor dit proces.


3 Tijdens de crisis

In dit hoofdstuk staat alle informatie die nodig is om het deelproces ten uitvoer te brengen. Daarnaast

is er voor het Hoofd Ondersteuning en taakkaart gemaakt (zie bijlage 2 taakkaarten)


Het ondersteuningsproces is een secundair proces binnen het proces Bevolkingszorg. Voor het functio-

neren van de andere processen is ondersteuning nodig.

Het Hoofd Ondersteuning:

●● analyseert de opdracht/ situatie;

●● stelt een plan van aanpak op;

●● geeft weer welke middelen en personeel hij moet regelen;

●● verdeelt het personeel in uitvoerend personeel t.b.v. de processen en ondersteunend personeel;

●● adviseert, informeert en rapporteert.

Dit proces herhaalt zich continue. Zie voor een uitgebreide stappenplan bijlage 3 “Checklist proces

Ondersteuning”.

Binnen het reguliere ambtelijke apparaat wordt o.a. omgevingszorg opgepakt en uitgevoerd. Daarnaast

zijn tevens onder andere facilitaire medewerkers, administratieve ondersteuning, juridisch ondersteu-

ning, huishoudelijke dienst, catering, ICT, en technische dienst beschikbaar.

Het Hoofd Ondersteuning geeft geen leiding aan het uitvoerend personeel dat valt onder de hoofden

van de actiecentra Publieke Zorg, Preparatie Nafase, Crisiscommunicatie en informatiemanagement. Het

uitvoerend personeel voor deze processen wordt wel aangeleverd via het hoofd ondersteuning.


In situaties waarbij alleen het proces ondersteuning actief is, wordt het Hoofd Ondersteuning aange-

stuurd door de OvD Bz. Dit is bijvoorbeeld mogelijk wanneer het alleen het openen van het gemeen-

tehuis en het verstrekken van catering voor een crisisoverleg betreft. Indien er twee of meer primaire

processen actief zijn, is de voorzitter team Bevolkingszorg aanwezig om het team voor te zitten en

leiding te geven. Als het ROT actief is, stuurt het ROT het team Bevolkingszorg aan via de voorzitter

team Bevolkingszorg. Indien er geen ROT actief is, bepaalt de voorzitter van een team Bevolkingszorg

zelf welke processen hij nodig acht. De voorzitter team Bevolkingszorg wordt dan aangestuurd door de

OvD Bz.

Het Hoofd Ondersteuning geeft leiding aan het proces ondersteuning. Het Hoofd Ondersteuning schat

in hoeveel personen hij zelf nodig heeft voor zijn eigen ondersteunende taken. Daarnaast regelt hij

uitvoerend personeel voor de overige processen op verzoek van de voorzitter team Bevolkingszorg of

OvD Bevolkingszorg.

De vraag/ behoefte naar uitvoerend personeel voor de overige processen wordt aangegeven door de

OvD Bz, het HS Bz, de hoofden van de processen of de voorzitter TBz. Het Hoofd Ondersteuning regelt

voldoende uitvoerend personeel, lokaal danwel intergemeentelijk.


Op basis van de vraag/ behoefte bepaalt het Hoofd Ondersteuning hoe de advisering en ondersteuning

op het gebied van reguliere taken zoals milieu, juridische-, financiële, protocollaire zaken wordt vorm-

gegeven en zet hij opdrachten uit binnen de reguliere ambtelijke organisatie.

Het Hoofd Ondersteuning is tevens belast met het informatieproces van de reguliere organisatie niet

zijnde het informatieproces vallende onder de verantwoordelijkheid van de andere leden (processen)

binnen het TBz. Het Hoofd Ondersteuning haalt en brengt de informatie van of naar de reguliere amb-

telijke organisatie. Hij legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laat deze vastleggen).

Afstemming en samenwerking tussen het Hoofd Ondersteuning en de andere processen van

Bevolkingszorg:

●● Monodisciplinair:

●❍ Ondersteuning werkt op het niveau van het actiecentrum samen met alle andere actiecentra van

Bevolkingszorg. De uitvoering van het proces ondersteuning vindt plaats in het overleg van het

Team Bevolkingszorg (TBz).

●❍ Ondersteuning kan de Bevolkingsprocessen ondersteunen bij het regelen van extra mensen en

middelen.

●● Multidisciplinair:

Afstemming: Er wordt via het Hoofd sectie Bevolkingszorg multidisciplinair afgestemd met de hulpdien-

sten en overige crisispartners die actief zijn op het gebied van ondersteuning. Dit vindt plaats in het

regionaal operationeel team (ROT). Multidisciplinaire afstemming waarvoor geen besluit van het ROT

nodig is, kan door onderling contact tussen de secties plaatsvinden. Daarnaast vindt multidisciplinaire

afstemming plaats via de OvD-Bz in het CoPI.

Samenwerking: Er wordt via de teams, in het CoPI en eventueel in het ROT multidisciplinair in de

uitvoering samengewerkt met hulpdiensten, crisispartners en overige relevante betrokkenen partijen,

deels ook buiten de crisisorganisatie (zie verder de uitwerking bij de processen).

Ondersteuningsaanvragen worden door of vanwege de Hoofd Sectie Bevolkingszorg (HS Bz) of één van

de leden van het TBz direct ingediend bij het Hoofd Ondersteuning. Tijdens het overleg van het TBz

wordt dit door het desbetreffende Hoofd ter kennis gebracht. Er wordt afgestemd en eventuele schaar-

ste problemen worden besproken tijdens het overleg van het TBz en doorgegeven/afgestemd met de

HS Bz.

Aansturing (opdrachten, werkzaamheden, e.d.) en terugkoppeling binnen of door de actiecentra wor-

den per actiecentrum zelfstandig opgepakt en / of uitgevoerd:

a) op basis van verkregen informatie uit LCMS na bekrachtiging van de HSBz;

b) direct door een opdracht van de HSBz (uit het ROT) (ad a en b : hierover hoeft vooraf geen besluit,-

opdracht te worden genomen of gegeven binnen het TBz);

c) Uit het TBz in opdracht van de voorzitter TBz.

Het is dus niet zo dat alle Bevolkingszorg gerelateerde acties e.d. eerst worden besproken in het TBz

alvorens deze worden uitgezet bij de gemeentelijke en andersom.

3.3 Opkomst en Alarmering

Het ondersteunend/ uitvoerend personeel wordt op verzoek van de OvD Bz/ HS Bz gealarmeerd.

Het Hoofd Ondersteuning moet binnen 90 minuten beschikbaar te zijn voor het TBz. De opkomstlocatie

(in de regel het gemeentehuis) wordt bij de alarmering bekend gemaakt. De wijze waarop het onder-

steunend/ uitvoerend personeel wordt gealarmeerd is een lokale keuze en verantwoordelijkheid. Deze

taak valt onder de verantwoordelijkheid van het proces ondersteuning.

De wijze van alarmeren van het uitvoerend en ondersteunend personeel wordt lokaal geregeld.


3.4 Aandachtspunten

Plaats van opkomst en verdeling taken: Het Hoofd Ondersteuning geeft na overleg met de OvD Bz, het

HS Bz, de hoofden van de processen of de voorzitter TBz aan waar mensen zich voor de uitvoering van

taken moeten verzamelen om hun taak te vernemen. In de regel zal dit in het gemeentehuis zijn. Het

Hoofd Ondersteuning verdeelt de aanwezigen in groepen voor de uitvoering van de processen en de

ondersteuning. Daarbij wordt zo veel mogelijk rekening gehouden met de taak die de personen zullen

krijgen binnen het proces en de competenties van de aanwezigen. De instructie van de uit te voeren

taken komt van een regionale piketfunctionaris. Het is een lokale keuze om te bepalen of en hoe de

verdeling van personeel wordt voorbereid.

Een TBz kan functioneren naast de gebruikelijke gemeentelijke organisatie (met een directieteam/

managementteam). Tijdens een crisis kunnen er knelpunten ontstaan in de verdeling van capaciteit

(ruimten personeel en middelen). Daarbij is de vraag van het TBz leidend.

Indien de vraag van het TBz conflicteert met het dagelijkse functioneren is het aan het Hoofd

Ondersteuning om dit in te brengen in het TBz, waarna het op de normale wijze als besluit/knelpunt

wordt behandeld. Om vertraging te voorkomen wordt in ieder geval tot een besluit is genomen, aan

het verzoek van het TBz voldaan.

Bij een groot incident heeft het hoofd ondersteuning veel taken. Het staat het hoofd ondersteuning vrij

op personen aan te wijzen om taken voor hem uit te voeren. Deze rapporteren via het hoofd onder-

steuning aan het TBz.


4 Na de crisis

Doel Ondersteunen van de overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorganisatie Nafase.

Het Hoofd Ondersteuning ondersteunt in de “acute fase” de crisisorganisatie. Ná de crisis is het proces

“ondersteuning” ondersteunend aan de organisatie die voor de Nafase georganiseerd worden. Het pro-

ces “Preparatie nafase” van de acute fase geeft de dagelijkse gemeentelijke organisatie een advies hoe

zij de nafase kunnen organiseren. De gemeente bepaald zelf in welke mate zij dit advies overnemen.

M.a.w. de gemeente bepaald zelf de omvang van de organisatie en de thema’s in de nafase.



Kwalificatieprofiel Hoofd Ondersteuning

Kerntaken

Hoofd Ondersteuning; Deze functie heeft ten doel:

Kerntaak 1.: Coördineren van het verwerven en ter beschikking stellen van personele en facilitaire voor-

zieningen, zoals huisvesting, diensten, middelen en ICT.

Kerntaak 2: Zorgdragen voor informatie/opdrachten van en naar de reguliere ambtelijke organisatie niet

vallende onder de processen Bevolkingszorg binnen het TBz

Kerntaak 3: Leiding geven aan de interne ondersteunende diensten.

Positionering

Het Hoofd Ondersteuning maakt deel uit van het Team Bevolkingszorg. Het Hoofd Ondersteuning stuurt,

afhankelijk van de aard en grootte van het incident de reguliere ambtelijke organisatie aan als het gaat om

het verzorgen van de facilitaire ondersteuning van de gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie.

Het Hoofd Ondersteuning maakt deel uit van het Team Bevolkingszorg. Hij:

●● ontvangt leiding van en legt verantwoording af aan de voorzitter Team Bevolkingszorg;

●● geeft leiding aan de reguliere ambtelijke organisatie aan als het gaat om het verzorgen van de facilitaire

ondersteuning van de gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie.

Criteria

Competenties

●● Leiderschap





●● Analytisch

Instroomeisen

●● HBO werken denkniveau

●● Ervaring met het ondersteunen van complexe processen



Kerntaak 1: de coördinatie over het verwerven en ter beschikking stellen van personele en facili-taire voorzieningen, zoals huisvesting, diensten, middelen en ICT.

Werkzaamheden

Het Hoofd Ondersteuning:

●● coördineert de verdeling van het personeel. Hij bepaalt (afhankelijk van de vraag van de OvD Bz, HS Bz,

hoofden van overige processen of voorzitter TBz) welke mensen een uitvoerende- en welke een onder-

steunende taak krijgen.

●● Bepaalt aan de hand van de vraag van de OvD Bz, HS Bz, hoofden van overige processen of voorzitter

TBz) welke onderdelen van de gemeentelijke organisatie ingezet dienen te worden.

●● Zorgt dat de nodige aanvullende faciliteiten geregeld worden om een goed functioneren mogelijk te ma-

ken.

Kerntaak 2: Zorgdragen voor informatie/opdrachten van en naar de reguliere ambtelijke organi-satie niet vallende onder de processen Bevolkingszorg binnen het TBz

Werkzaamheden

●● Het Hoofd Ondersteuning:


●● Informeert de ingezette leidinggevende en/of medewerkers van zijn actiecentrum en zorgt voor een geza-

menlijk beeld binnen het actiecentrum.

●● Rapporteert, informeert en adviseert aan: de voorzitter Team Bevolkingszorg;

●● andere Hoofden processen binnen het Team Bevolkingszorg;

Kerntaak 3: Leiding geven aan de interne ondersteunende diensten

Werkzaamheden

●● Het Hoofd Ondersteuning:

●● Anticipeert op ontwikkelingen (scenariodenken).


●● Vertaalt tactische kaders en opdrachten in concrete taken en acties en zet deze uit binnen het actiecen-

trum.

●● Controleert de voortgang en stuurt waar nodig bij.

●● Bewaakt op operationeel niveau de afstemming met de overige actiecentra/processen en partners.

●● Realiseert de operationele prestaties van het actiecentrum.

●● Draagt zorg voor de debriefing van het ondersteunend personeel



Taakkaart Hoofd Ondersteuning

Taakkaart Hoofd OndersteuningWerk- en denkniveau: HBO

Competenties: Leiderschap - Gericht op samenwerking – Stressbestendig – Communicatief - Besluitvaardig - Analytisch

Doel van het proces Het tijdig beschikbaar stellen van mensen en middelen zodat bevolkings-

zorgprocessen uitgevoerd kunnen worden.

Doelgroep proces ●● Gemeentelijk Beleidsteam

●● Team Bevolkingszorg

●● Gemeentelijke actiecentra

Leidinggevende Voorzitter TBz

Kerntaken Operationele voorbereiding

(koude fase)

●● Inrichting actiecentra

●● Bereikbaarheidsgegevens ondersteunend personeel/ sleutelfunctionaris-

sen reguliere ambtelijke organisatie.

●● Regelen van benodigde faciliteiten.

●● Gegarandeerde werking LCMS in TBZ en GBT.

Inrichten van het actiecentrum (na alarmering)

●● Verdelen / uitzetten van de werkzaamheden / opdrachten vanuit het TBz

en/of de HSBz onder de medewerkers (leiding geven).

●● Opschaling actiecentra

●● Bewaken van de voortgang van de processen waar nodig bijsturen.

Informeren en rapporteren

●● De voorzitter en leden van het TBz informeren over voortgang, produc-

tie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering.

●● Regelen van het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het actie-

centrum

Faciliteren TBz, GBT en reguliere ambtelijke organisatie.

Afronden proces

●● Geven van een inhoudelijke overdracht ten behoeve van de nafase

●● Een bijdrage leveren aan de evaluatie van de uitvoering van het proces,

in de overeengekomen (evaluatie)vorm

●● Zo nodig zorg (laten) dragen voor begeleiding en (psychologische) na-

zorg van de ingezette medewerkers


Bevoegdheden Heeft de opdracht om binnen zijn taakbeschrijving de benodigde opdrach-

ten te geven en activiteiten uit te (laten) voeren

Heeft de opdracht tot het inzetten van mensen en/of middelen, binnen

een vooraf (regionaal of lokaal) bepaald financieel mandaat

Samenwerking

(met andere processen/func-

tionarissen)

Monodisciplinair:

●● Ondersteuning werkt op het niveau van de actiecentra samen met alle

andere actiecentra van Bevolkingszorg. Dit vindt plaats in het overleg

van het team Bevolkingszorg.

●● Ondersteuning kan alle processen ondersteunen bij het regelen van

extra mensen en middelen.

Multidisciplinair:

●● Afstemming: Er wordt via de Hoofd sectie Bevolkingszorg multidiscipli-

nair afgestemd met de hulpdiensten en overige crisispartners die actief

zijn op het gebied van ondersteuning. Dit vindt plaats in het regionaal

operationeel team. Multidisciplinaire afstemming waarvoor geen besluit

van het regionaal operationeel team nodig is, kan door onderling con-

tact tussen de secties plaatsvinden. Daarnaast vindt multidisciplinaire

afstemming plaats via de OvD-Bz in het CoPI.

●● Samenwerking: Er wordt via de teams, in het CoPI en eventueel in het

ROT multidisciplinair in de uitvoering samengewerkt met hulpdiensten,

crisispartners en overige relevante betrokkenen partijen, deels ook bui-

ten de crisisorganisatie (zie verder de uitwerking bij de processen).


Taakkaart administratief medewerker

Taakkaart administratief medewerker/ logboekschrijverWerk- en denkniveau: MBO

Competenties: - stressbestendig -Gericht op samenwerking – Communicatief

Doel van het proces Het tijdig beschikbaar stellen van mensen en middelen zodat

bevolkingszorgprocessen uitgevoerd kunnen worden.

Doelgroep proces ●● Gemeentelijk Beleidsteam

●● Team Bevolkingszorg

●● Gemeentelijke actiecentra

Leidinggevende Hoofd Ondersteuning. De administratief medewerker/ logboek-

schrijver kan in elk actiecentrum worden ingezet als uitvoerend

personeel en valt dan onder de leiding van het desbetreffende

proces hoofd.

Kerntaken ●● De ondersteuning van de crisisbeheersingsorganisatie

●● Registreer zoveel mogelijk de activiteiten en gebeurtenissen

besluitvorming en actiehouders (zie ook logboekformulier, in

bijlage 5).;

●● Wissel informatie uit met de teams/ collega’s waarmee een

directe lijn is

●● Zorgen voor de benodigde documentatie en hulpmiddelen;

●● Behandeling van alle in- en uitgaande berichten;

●● Vervullen van ordonnansdiensten;

●● Vraag om duidelijkheid als er onduidelijkheid bestaat;

●● Signaleer manco’s in de afhandeling van stukken.

●● Zorg voor archivering van alle stukken in chronologische volg-

orde.

Bevoegdheden Heeft de opdracht om binnen de kerntaken beschrijving de

benodigde taken uit te voeren.

Samenwerking

(met andere processen/functionarissen)

Werkt in opdracht van het Hoofd Ondersteuning op het niveau

van de actiecentra samen met andere actiecentra van Bevol-

kingszorg.

Kan in elk actiecentrum worden ingezet als uitvoerend perso-

neel.

Aandachtspunten ●● Doe geen uitspraken naar de pers of publiek maar verwijs

naar crisiscommunicatie

●● Denk aan het belang van de getroffenen.


Bijlage 3 – Checklist proces Ondersteuning Activiteit voorzien in ondersteuning

1. Het analyseren van relevante informatie.

1.1 Bepalen van vermoedelijke tijdsduur van incident.

1.2 Bepalen van het betrokken aantal personen

1.3 Inrichten van het actiecentrum

●● Start eigen logboek (of wijs iemand aan die logboek bijhoudt)

●● Vorm jezelf een actueel beeld van aard en omvang van het incident

●● Formuleer op basis hiervan (een) inzetopdracht(en)

Denk daarbij aan de benodigde middelen en het organiseren van personen voor:

●❍ Facilitaire ondersteuning zoals huisvesting crisisorganisatie, diensten, middelen en ICT

●❍ Juridische advisering en ondersteuning van de crisisorganisatie (bijvoorbeeld noodverordeningen of –

bevelen)

●❍ Financiële controle zoals controleren van voorgenomen besluiten met mogelijk (grote) financiële con-

sequenties op haalbaarheid, wettigheid en rechtmatigheid

●❍ Protocollaire zaken zoals het verzorgen dan wel bewaken van ceremoniële en protocollaire zaken in

relatie tot het incident.

●❍ Milieu

●❍ -Bouw en Woning Toezicht

●❍ Archief

●❍ Demografische gegevens

●❍ Etc.

●● Geef zo nodig opdracht(en) en bepaal eerste moment van terugkoppeling

●● Bepaal welke functionarissen worden ingezet

●● Vertaal strategische en tactische kaders en opdrachten (inzetverzoek) in concrete taken en acties (inze-

topdracht) en zet deze uit binnen het actiecentrum

●● Informeer, instrueer en geef leiding

●● Draag zorg voor het regelen van (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen

●● Bewaak de voortgang van lopende taken en acties en stuur waar nodig bij

●● Zorg dat de relevante regels, plannen en procedures gehanteerd worden door het actiecentrum

●● Draag zorg voor een goede afstemming binnen het team Bevolkingszorg, tussen de in gang gezette pro-

cessen en de eventuele andere monodisciplinaire of multidisciplinaire teams en externe partners

●● Informeer, adviseer en rapporteer vanuit de processen van de actiecentrum aan de voorzitter team Bevol-

kingszorg en/of rechtstreeks aan de Hoofd sectie bevolkingszorg.

●● Zie erop toe dat de informatie uit het eigen proces correct wordt overgenomen in LCMS

●● Bepaal mede (binnen het team Bevolkingszorg) het moment waarop beëindiging van (een deel van) de in

gang gezette processen is aangebroken

●● Lever het overdrachtsformulier nafase aan bij de teamleider Preparatie nafase

●● Draag zo nodig bij aan het opstellen van een eindrapportage over het functioneren van de processen van

het actiecentrum

●● Draag zo nodig bij aan een evaluatie van de processen van het actiecentrum

●● Zorg zo nodig (mede) voor de nazorg van de medewerkers van de processen van het actiecentrum


Bijlage 4 – Middelen

Een overzicht van de middelen die nodig zijn wordt gegeven. Het is verantwoordelijkheid van het

hoofd ondersteuning om te bepalen of hoe de middelen worden georganiseerd. Daarbij wordt aandacht

besteed aan alle punten genoemd in de checklist waaronder (maar niet uitsluitend) de toegang tot het

gemeentehuis en de werkplekken voor externen.

Overzicht ondersteunende middelen. De regionale piketfunctionarissen komen naar de door de gemeente aangegeven locatie (meestal het

gemeentehuis).Deze opsomming van middelen geeft per proces aan welke behoeften er zijn. Het Hoofd

Ondersteuning moet er voor zorgen dat deze middelen snel beschikbaar zijn tijdens een crisis.

Ondersteunende middelen Bevolkingszorg in de crisisorganisatieTeam Bz:

●● Overlegruimte met audiovisuele middelen



GBT:

Overlegruimte met audiovisuele middelen



Ondersteunende middelen Crisiscommunicatie●● Aangewezen ruimte(n) voor actiecentrum met werkplekfaciliteiten (incl. accounts) Hou rekening met

de mensen uit de pool.

●● Telefoon- internetverbindingen (met internettoegang tot social media voor omgevingsanalyse)

●● Printer(s)


●● Audiovisuele middelen (tv, radio etc)

●● Pennen, schrijfblokken, markers

●● Kaartmateriaal (papier/digitaal)

●● Naslagwerk, zoals gemeentegids

●● Locatie persconferentie en middelen hiervoor (bijv. geluid)

●● Functiebordjes voor op tafel persconferentie

Ondersteunende middelen Publieke Zorg ●● Telefoon- internetverbindingen Wi-Fi in alle locaties. Plus vaste telefoonverbindingen.

●● Laptops met internetverbinding en mogelijkheid om op afstand te werken en printer(s)


●● Beschikbaar actiecentrum/actiecentra met vaste pc’s / Wi-Fi en telefonie

●● Format besluitenlijsten, vergaderklok en logboeken hardcopy of digitaal

Ondersteunende middelen Preparatie Nafase●● Aangewezen ruimte(n) voor actiecentrum preparatie Nafase met werkplekfaciliteiten (incl. accounts)

(minimaal 5 werkplekken)

●● Relevante convenanten/overeenkomsten met getroffen gemeente

●● Gemeentegids en kaartmateriaal (digitaal en analoog)


Middelen proces ondersteuning (eigen proces)●● Checklists/formats

●● Convenanten/overeenkomsten


●● ICT en communicatiemiddelen (w.o. NN en LCMS)


●● Openstelling gemeentehuis

●● Inrichting van de actiecentra

●● Bewegwijzering in gemeentehuis

●● Kaartmateriaal (digitaal/analoog)

●● Noodstroomvoorziening

●● Eten en drinken (voor personeel actiecentrum)

●● uitwijklocatie

Ondersteunende middelen Informatiemanagement●● ICT en communicatiemiddelen




Bijlage 5 – Format logboek

Een logboek bijhouden vindt plaats via een (digitaal) verslag waarin de van belang zijnde beslissin-

gen, handelingen en gebeurtenissen worden bijgehouden. Daarbij worden tijdstip datum en plaats

genoemd. Bij beslissingen en handelingen wordt ook bijgehouden wie de beslissing heeft genomen en

wie moet handelen.

tijd/ datum Beslissingen / handelingen /gebeurtenissen wie

VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS

&

RAADSINFORMATIEBRIEF

Van: S. Kempink Tel,nr,: 06-20094781 Geraadpleegd consulent

Datum: 17-07-2013

Datum: 17-07-2013 Afd.: Samenleving Financieel: Nee Juridisch Nee Personeel Nee Communicatie Nee ICT Nee Inkoop: Nee

Nummer: 13A.00696

Tekenstukken: Ja Persbericht: Nee Bijlagen: 3 Afschrift aan: Rick de Jongh, Gerold Borsboom, Margret Elberse,

Gerben Karssenberg, Wilfred Goedmakers

N.a.v. (evt. briefnrs.): 13.502933

Onderwerp:

Bestuurlijke consultatie Regionaal Crisisplan Utrecht 2014 – 2017.

Advies: 1. De zienswijze vast te stellen zoals deze staat beschreven in de bijgevoegde brief: Zienswijze op het regionaal

crisisplan Utrecht 2014 – 2017. 2. De VRU in kennis te stellen van de zienswijze van het college op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 –

2017. 3. De raad te informeren over uw zienswijze middels de bijgevoegde raadsinformatiebrief.

Paraaf a fd . manager: Begrot ingsconsequent ies

Opmerk ingen le id inggevende/secretar is /por te feu i l lehouder:

B. en W. d.d. : 13/08/2013

besluit 13-08-2013: Akkoord. College vraagt aanvullend aandacht voor de situatie van niet-zelfredzame burgers.

Gewenste datum behandel ing in de raad (datum: z ie vergaderschema):

Fata le datum bes lu i t van de raad:

Nee

Portefeui l lehouder: - burgemeester

Blad 2 van 2 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS

&

RAADSINFORMATIEBRIEF

Van: S. Kempink

Ondwerp: Bestuur l i jke consul ta t ie Regionaal Cr i s isp lan Utrecht 2014 - 2017

Datum: 17 -07-2013

Extra overwegingen / kanttekeningen voor College N.v.t. Extra overwegingen / alternat ieven / argumenten

1. De zienswijze vast te stellen zoals deze staat beschreven in de bijgevoegde brief: Zienswijze op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 – 2017.

Hierbij wordt aan u, ter consultatie, het concept-regionaal crisisplan 2014 – 2017 aangeboden. Het regionaal crisisplan beschrijft de organisatie, verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden ten tijde van een ramp of crisis. Het gaat hierbij om de maatregelen en voorzieningen die gemeenten treffen bij rampenbestrijding en crisisbeheersing, alsmede de afspraken die zijn gemaakt met andere partijen die bij een mogelijke ramp en/of crisis betrokken kunnen worden. Naast het regionaal crisisplan treft u een toelichting aan, waarin de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het regionaal crisisplan 2009 – 2013 zijn beschreven. Ook is in dezelfde bijlage benoemd waarin het regionaal crisisplan afwijkt van de wettelijke vereisten in de Wet veiligheidsregio's en het Besluit veiligheidsregio's. Tevens is een overzicht toegevoegd waarin de samenhang tussen het regionaal crisisplan en de nieuwe gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie weergegeven is. In april en mei 2013 heeft een informele commentaarronde plaatsgevonden waarbij de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) onder andere de ambtenaren crisisbeheersing, netwerkpartners en aangrenzende veiligheidsregio’s hebben uitgenodigd een reactie te geven op het regionaal crisisplan 2014 – 2017. Ook vanuit Woerden hebben wij een ambtelijke reactie gegeven op het regionaal crisisplan. Vervolgens heeft de VRU de ontvangen reacties vanuit de geconsulteerde partners meegestuurd met de vergaderstukken voor de vergadering van het Algemeen Bestuur (AB) VRU van 24 juni 2013.

Het AB van de VRU heeft het regionaal crisisplan op 24 juni jl. als voorlopig besluit vastgesteld. Voordat het regionaal crisisplan definitief wordt vastgesteld, wil het AB de colleges van burgemeester en wethouders in de gelegenheid stellen hun reactie te geven op het voorliggende regionaal crisisplan. Met dit collegevoorstel wordt aan u gevraagd de zienswijze vast te stellen zoals deze staat beschreven in de brief met als onderwerp: Zienswijze op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 – 2017. Deze brief is als bijlage bij dit voorstel gevoegd (13U.13334). Hierin staat dat het college blij is met de informele consultatieronde waardoor de input van de gemeente direct in de ontwikkeling van het crisisplan is meegenomen. Voorts dat het een helder en compact document is geworden, dat uit gaat van de nodige flexibiliteit op onderdelen van de crisisbeheersingsorganisatie en aansluit bij het uitgangspunt van de zelfredzaamheid van burgers.

2. De VRU in kennis te stellen van uw zienswijze op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 – 2017. Middels de bijgevoegde brief zal uw zienswijze op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 – 2017 kenbaar worden gemaakt aan de VRU. Uw zienswijze op het regionaal crisisplan moet voor vóór 16 september kenbaar gemaakt zijn aan de VRU. Het regionaal crisisplan, zal na eventuele verwerking van de reacties, aangeboden worden aan het Dagelijks Bestuur (DB) van de VRU van 18 oktober 2013 en voor definitieve vaststelling aan het AB VRU op 11 november 2013.

3. De raad te informeren over uw zienswijze middels de bijgevoegde raadsinformatiebrief.. Alhoewel de raad geen formele bevoegdheid heeft in het consultatietraject van het regionaal crisisplan, wordt geadviseerd de raad wel te informeren over uw zienswijze. Door middel van de raadsinformatiebrief is de raad op de hoogte van de bestuurlijke ontwikkelingen rondom de VRU. Tot slot wordt in de raadsinformatiebrief voorgesteld om een themavond VRU te organiseren. Tijdens deze themavond zullen verschillende projecten / thema’s van de VRU worden toegelicht, waaronder het regionaal crisisplan.

Kanttekeningen: Standpunt consulenten N.v.t.

Samenhang met eerdere besluitvorming N.v.t.

Bij lagen 1. Aanbiedingsbrief 28 juni 2013: Bestuurlijke consultatie Regionaal Crisisplan Utrecht 2014 – 2017,

inclusief toelichtingsnota, sheet samenhang regionaal crisisplan en gemeentelijke crisisbeheersing 2.0 en het Regionaal Crisisplan Utrecht 2014 – 2017 (13.021912).

2. Brief vanuit het college met als onderwerp: Zienswijze op het Regionaal Crisisplan Utrecht 2014 – 2017 (13U.13334).

3. Raadsinformatiebrief: Bestuurlijke consultatie Regionaal Crisisplan Utrecht 2014 – 2017 (13R.00271).

S. Kempink Tel.nr. 06-20094781 Nummer: 14A › sites › default › files... · nafase. De...

Documents

Transcript of S. Kempink Tel.nr. 06-20094781 Nummer: 14A › sites › default › files... · nafase. De...