Electronisch factureren met Basware Business Connectivity

basware business connectivity

BasWare biedt bedrijven een gecontroleerde en beveiligde service voor het overdragen van elektronische facturen

een e-factuur is een elektronischefactuurDe in de factuur opgenomen informatie kan automatisch worden verwerkt, en de originele factuur wordt bijgevoegd als een afbeelding of weergave die lijkt op een papie-ren factuur gemaakt op basis van de factuurgegevens. De afbeelding vergemakkelijkt het rondsturen en accepteren van de factuur en andere verwerkingsstappen. Een e-factuur kan naadloos worden geïntegreerd in oplossingen voor factuurautoma-tisering en archivering.

De ontvangers kunnen zowel bedrijven als consumenten zijnAls het om facturatie tussen bedrij-ven gaat, kan een e-factuur automa-tisch worden overgedragen van het systeem van de verzender of service-provider naar het systeem van inkoopfacturen van de ontvan-ger of naar een ander systeem. Een e-factuur voor een consument wordt naar een service voor internetban-kieren of een andere door de consu-ment gekozen service gestuurd. De factuur wordt rechtstreeks aan de betalingsoptie gekoppeld.

een e-factuur heeft voordelen voor beide partijenZowel de verzender als de ontvan-ger van de factuur profiteert van een kostenbesparing. Met elektroni-sche facturen zijn er minder kosten voor printen, verzenden en scannen.

Het elektronisch automatisch archi-veren van facturen bespaart zowel tijd als ruimte. De ontvanger kan de inkoopfactuur in zijn/haar verwer-kingssysteem invoeren en handma-tige acceptatiestappen elimineren dankzij het automatisch matchen op factuurregelniveau. Een e-factuur is geen op zichzelf staand element, maar juist een belangrijk onderdeel van het factuuracceptatieproces. Postgegevens kunnen ook samen met de factuur worden verzonden, en de ontvanger kan deze gegevens gebruiken als post-items voor de inkoopfactuur. Vergeleken met papieren facturen liggen de verwer-kingskosten bij e-facturatie ongeveer 80 procent lager.

betere serviceBedrijven die e-facturen verzenden kunnen hun klanten een hoger serviceniveau bieden en vergroten de effectiviteit van hun eigen facturatie-proces. E-facturatie kan voor een klant een selectiecriterium zijn bij het kiezen van een leverancier.

In de komende jaren zullen de meeste facturen elektronisch worden. In Nederlanden worden naar schatting 1 miljard facturen verzonden en ontvangen. Hiervan zijn 400 miljoen facturen afkomstig binnen het bedrijfsleven. De over-heid heeft zich ten doel gesteld om in 2010 ten minste 10% van alle facturen digitaal te ontvangen.

voordelen verzender:• Snellerefactuuroverdracht• Geenprint-ofverzendkosten• Hogerserviceniveauvoorklanten• Minderfasenmethandmatigwerk• Mogelijkheidtote-archivering• Metdeprintservicekanhetgehele

facturatieproces elektronisch worden afgehandeld

• Groterevoorsprongopdeconcurrentie

voordelen ontvanger:• Factuurhoeftniethandmatigte

worden ingevoerd• Scannenisoverbodig• Rondsturenvanfacturenenfout-

opsporing worden gemakkelijker• Snellerondgangvanfacturen• Archiverenwordtgemakkelijker• Minderfoutenbijopslaan• Geautomatiseerdeboekhouding• Dankzijdescanningservicekunnen

alle facturen als e-facturen worden ontvangen

Business Transactions service

Business Transactions (BT) is een gecontroleerde service voor de overdracht en conversie van e-fac-turen. Verzenders van facturen kunnen deze service gebruiken om hun facturen in elektronisch formaat aan zowel bedrijven als consumen-ten te verzenden.

Het gehele facturatieproces wordt automatischMet gebruik van de service kunnen zowel verzenders als ontvangers van facturen het gehele facturatieproces van hun bedrijf automatiseren. De BT-service verwerkt de facturen in elektronisch formaat en verstuurt deze vervolgens naar het financiële systeem voor inkoopfacturen van de ontvanger, software voor betalingsverkeer, een andere e-factuuraanbieder of een printservice.

De verzender hoeft geen ver-schillende factuurmaterialen te producerenIn de markt bestaan verscheidene gang-bare standaarden voor e-facturen, maar de ontvanger ontvangt de factuur altijd in het afgesproken formaat. De verzender van de factuur verstuurt het factuurmateriaal in het afgesproken formaat naar de BT-service, waar het factuurmateriaal in afzonder-lijke facturen wordt omgezet. De nodige materiaalconversies worden door de service verzorgd. De ontvangers loggen met re-gelmatige tussenpozen bij de BT-service in om de aan hen verstuurde e-facturen op te halen. De service kan ook de overdracht van transacties met betrekking tot het aankoop-proces verzorgen.

volledig bijgewerkte informatie via de webserviceDe BT Monitor-service biedt gebruikers informatie over verstuurde, klaar-om-op-te-halen en opgehaalde facturen van de afgelopen drie maanden. Aan de hand van automatische e-mailberichten worden po-tentiële fouten in het factuurmateriaal of de factuurgegevens door de service gemeld.

Producten voor het versturen en ontvangen van facturenDe interfaceproducten van BasWare zijn ge-maakt met technologie waarvan de kwaliteit bewezen is. De service heeft dan ook vele tevreden klanten. De interfaces zijn beveiligd en de producten maken bij het communi-ceren met de BT-service gebruik van https, een versleuteld protocol voor gegevensver-keer. Door de verzendende interfaces wordt de functionaliteit van de verbinding constant gecontroleerd, zodat de service weet of de verzendende interface goed werkt of niet. Het controlemechanisme merkt ook op of de facturen niet meer regelmatig worden opgehaald. In geval van fouten zoekt de BT-service automatisch contact met de klant.

invoice sender (bt sender): De gemakke-lijke manier om e-facturen te verzendenIn plaats van op papier, worden de facturen afgedruktnaarInvoiceSender,diealseenprinterfunctioneert.InvoiceSendergene-reert de e–facturen automatisch en stuurt deze door naar de BT-service. De BT-service stuurt voor elke factuur een bevestiging van ontvangst. De verzender weet wanneer de service de factuur heeft ontvangen, en zelfs wanneer de factuur in het systeem van de ontvanger is opgeslagen (mits de ontvanger ook klant van de BT-service is).

De service kan in gebruik worden genomen zonder wijzigingen aan te brengen in het facturatiesysteem.InvoiceSendermaakthetmogelijk om snel elektronische facturen te gaan verzenden. Als het facturatiesysteem

het toevoegen van e-facturatie-adressen voor ontvangers niet ondersteunt, haalt InvoiceSenderdee-factuuradressenuiteenapart systeem op.

bt connector: overdracht van kant-en-klaar factuurmateriaalBT Connector (BTC) is de juiste product-keuze wanneer het facturatiesysteem kant-en-klaar e-facturatiemateriaal genereert. BTC is vooral geschikt voor het overdragen van grote hoeveelheden factuurgegevens aan de BT- service.

trans-Form: op basis van FtPWilt u elektronisch facureren naar meer-dereklanten?DankuntumetTrans-Formmeerdere klanten aansluiten op basis van uwERPinstellingen.

btiP connector: aansluiting bt platform van de ontvangende partijBTIP Connector (BTIPC) haalt facturen bij de BT-service op en plaatst deze in het Bas-Ware Invoice Processing (IP)-systeem. De facturen worden automatisch aan de juiste leverancier gekoppeld en de BT-service ontvangt een bericht dat de facturen naar de BasWare IP-database zijn overgedragen.

Archief

Manual Entry

Basware IP

Non Basware (FTP)

BT Sender

BT E-mail

Trans-Form

BT PrintDriver

BSP

RDS

BaswareBusiness

Transactions

Klant

BaswarePortal

Leverancier

waarom ricoh?Ricohisdeaangewezenpartnerin informatievraagstukken. In-formatielogistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij ervoor zorgen dat uw informatie en do-cumenten door de juiste persoon op de juiste plek gebruikt kunnen worden. Voor het optimaliseren van informatiestromen binnen en tussen organisaties leveren wij onze klanten een creatieve totaal-oplossing die consultancy, hard-en software, services, training en outsourcing omvat.Als u de visie op informatie-logistiekvanRicohonderschrijft,kunnen wij voor u als regie-organisatie optreden. De werkwijze vanRicohiseventransparantalseffectief: het is een voortdurend proces - in deze volgorde - van analyseren, adviseren, implemen-teren en continueren.

een goede service dankzij een breed netwerk

www.ricoh-europe.com

ISO9001:2000gecertificeerdISO14001gecertificeerd

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van deze software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat de opties die in deze publicatie worden getoond niet altijd beschikbaar zijn. Alle merken en productnamen worden erkend als geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.

Ricoh Nederland B.V.Postbus931505203MB’s-HertogenboschTel.: +31(0)736452660Fax: +31(0)7364518 44

www.ricoh.nl

BasWare richt zich op het produceren van systemen voor elektronisch factureren en op het bevorderen van e-facturatie en andere elektronische gegevenstransacties. Business Transactions, de service voor overdracht van e-facturen, is al sinds 2000 actief en heeft bijna 2000 organisaties als klant.

Tot de samenwerkingspartners van Basware behoren niet alleen operators en banken, maar ook service-providers op het gebied van printen en scannenwaaronderRicoh.Hetbrede,groeiendenetwerkvanBaswareenRicohgezamenlijkmaakthetmogelijkomzowelfactuurverzendersals -ontvangersvanhetbedrijftebereiken.Ricohbiedttevensservicesaandie betrekking hebben op het activeren en motiveren van uw leveranciers doormiddelvaneen‘SupplierActivationCampaign’.

aanbod Diensten van ricoh

business transactions service:• Factuuroverdrachten-doorvoer• Gecontroleerd• Beveiligd• Zonodigvisualisatievanfacturen• Gegevensconversietussenverschillende

formaten• Overdrachtnaarprintservice• Overdrachtvanscanningsservice• 24/7beschikbaar• E-mailberichtenvanprobleemsituaties• Hetwereldwijdesamenwerkingsnetwerk

bereikt tienduizenden organisaties die e-facturen gebruiken

bt Monitor webservice:• Zelfservicevoorhettracerenen

controleren van facturen• Informatieoververstuurt,klaar-om-op-

te-halen en opgehaalde facturen

implementatieservices:• Deskundigeservices• Overzichtvanhoeuwbedrijfkan

overstappen op het gebruik van e-facturen

• Interfaceproducteninstalleren• Testeneninstellen• Klantspecifiekegegevensconversies

Klantenservice• Servicetelefonischenpere-mail

beschikbaar