Rapport van feitelijke bevindingen inzake Meerjarenoverzicht 2018 … · jaarverslag, inclusief een...

Rapport van feitelijke bevindingen inzake Meerjarenoverzicht 2018-2021 en Rapportage 2018 NDW

Inlichtingen Auditdienst Rijk 070-342 7700

Colofon

Titel Rapport van feitelijke bevindingen inzake

Meerjarenoverzicht 2018-2021 en Rapportage 2018 NDW

Uitgebracht aan directeur NDW, dhr. drs. C.P. de Vries Datum 19 augustus 2019 Kenmerk 2019-0000139028

3 van 17 | Rapport van feitelijke bevindingen inzake Meerjarenoverzicht 2018-2021 en Rapportage 2018 NDW

● Aanleiding opdracht

Op uw verzoek hebben wij een aantal specifieke werkzaamheden met betrekking tot het Meerjarenoverzicht 2018-2021 en de Rapportage 2018, zoals omschreven in de met u overeengekomen opdrachtbevestiging van 6 juni 2019, uitgevoerd. De aanleiding voor deze opdracht is de onderstaande tekstpassage die in de samenwerkingsovereenkomst NDW 2014 en verder in artikel 3.1.d is opgenomen: “Minimaal tweemaal gedurende het uitvoeringsjaar stelt de opdrachtgeversgroep een voortgangsverslag vast dat qua inhoud en structuur aansluit op het jaarplan. Binnen een jaar volgend op het uitvoeringsjaar stelt de raad van toezicht een jaarverslag, inclusief een jaarrekening, vast. Dit verslag gaat vergezeld van een accountantsrapport dat de specifieke bevindingen van de accountant van Partner I (Ministerie van IenW) bevat aangaande de administratie van de uitvoeringsorganisatie bij de controle van de jaarrekening van Partner I”. NDW is een gezamenlijk initiatief van en voor de deelnemende wegbeheerders. De opzet van dit samenwerkingsverband is permanent, maar wel dynamisch. Dat betekent dat partners kunnen toe- en uittreden. Het samenwerkingsverband (momenteel 19 partners) wordt aangestuurd door een Raad van Toezicht. De NDW-uitvoeringsorganisatie ontfermt zich ten behoeve van de partners over de data en ondersteunt bij de inwinning ervan. Het Opdrachtgeversberaad stuurt de uitvoeringsorganisatie aan. Dit rapport van feitelijke bevindingen bevat de uitkomsten van de door ons uitgevoerde werkzaamheden. In het Meerjarenoverzicht 2018-2021 en de Rapportage 2018, die door NDW worden opgesteld ten behoeve van de Raad van Toezicht, worden de over 2018 gerealiseerde kosten en opbrengsten en de met de Partners overeengekomen budgetten/begrotingen voor de jaren 2018-2021 opgenomen. Dit rapport van feitelijke bevindingen beperkt zich tot de volgende door ons uitgevoerde werkzaamheden: A. Aansluiten van de financiële rapportage op de financiële administratie van

Rijkswaterstaat (RWS). B. Aansluiten van de financiële rapportage op de door de Raad van Toezicht

goedgekeurde begroting NDW. C. Onderzoek naar de toepassing van de met partijen overeengekomen

kostenverdeling bij de bepaling van de opbrengsten. D. Onderzoek naar de wijze van het beheer van de grootste contracten m.b.t.

Gegevensinwinning (ARS) en Systemen (CGI).


1 Bevinding 1

1.1 Aansluiten van de financiële rapportage op de financiële administratie van RWS Binnen de financiële administratie van RWS wordt gebruik gemaakt van een afzonderlijke kostenplaats en projectcode voor de registratie van de kosten en opbrengsten met betrekking tot NDW. De personeelskosten worden geboekt ten laste/ten gunste van de NDW-kostenplaats. De overige kosten en opbrengsten worden geboekt ten laste/ten gunste van de voor NDW aangemaakte projectcode. Daarnaast heeft NDW een separaat profit centre. Het profit centre leidt echter niet tot een volledige jaarverantwoording. De totaal realisatie 2018, zoals opgenomen in de rapportage NDW 2018, bestaat uit de realisatie januari tot en met december. Hierop zijn de transitoria in mindering gebracht. Wij hebben vastgesteld dat de totale lasten voor de realisatie van de periode januari tot en met december 2018 van de rapportage 2018 aansluiten op de financiële administratie van RWS voor € 16.060.615. Uit ons onderzoek is verder gebleken dat de opgenomen correcties en transitoria onderbouwd zijn. Verder hebben wij geconstateerd dat de bijdrage decentrale overheden aansluit op de financiële administratie van RWS. Kosten RWS ten behoeve van NDW Met de Corporate Dienst van RWS (CDR) zijn met ingang van 2009 afspraken gemaakt over de door NDW te ontvangen huisvesting en facilitaire ondersteuning. De uit deze SLA voortvloeiende kosten zijn in overleg tussen NDW en de CDR bepaald op € 100.000 per jaar. De SLA had een formele geldigheidsduur tot en met 31 december 2012 en is nadien niet formeel verlengd. Bijdrage RWS aan NDW De bijdragen van RWS en het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat aan NDW zijn vanaf het verantwoordingsjaar 2015 als zodanig in de financiële administratie zichtbaar.


2 Bevinding 2

2.1 Aansluiten van de financiële rapportage op de door de Raad van Toezicht goedgekeurde begroting NDW In het conceptverslag van de bijeenkomst van de Raad van Toezicht, die in meerdere delen heeft plaatsgevonden op 15 juni 2018, 13 juli 2018 en 30 augustus 2018 is opgenomen de meerjarenraming 2018-2021 zijn vastgesteld. Uit de notulen blijkt niet dat de begroting 2018 is vastgesteld. In de betreffende periode heeft de Raad van Toezicht niet fysiek vergaderd maar telefonisch afgestemd. In deze telefonische vergaderingen is de begroting 2018 vastgesteld. Dit is niet vastgelegd in de notulen. De in de rapportage opgenomen begroting 2018 sluit aan op meerjarenraming 2018-2021.


3 Bevinding 3

3.1 Onderzoek naar de toepassing van de met partijen overeengekomen kostenverdeling bij de bepaling van de opbrengsten Wij hebben voor ons onderzoek naar de facturatie vijf facturen geselecteerd. NDW heeft de geselecteerde facturen conform de in de verantwoording opgenomen verdeelsleutel verstuurd naar de partners.

Wij hebben geen besluit aangetroffen waaruit blijkt dat de kostenverdeelsleutels 2018 Organisatie en Systemen en Inwinning formeel zijn goedgekeurd door NDW Opdrachtgeversberaad. Ook hier geld dat net als bij punt 2.1 de Raad van Toezicht niet fysiek vergaderd heeft maar telefonisch heeft afgestemd. In deze telefonische vergaderingen is de begroting 2018 vastgesteld. Dit is niet vastgelegd in de notulen.


4 Bevinding 4

4.1 Onderzoek naar de wijze van het beheer van de grootste contracten met betrekking tot Gegevensinwinning (ARS) en Systemen (CGI) Wij hebben het beheer van twee grote contracten onderzocht. Dit betreft onder meer het contract met ARS Traffic & Transport Technology inzake het inwinnen verwerken en leveren van verkeersgegevens voor de geografische percelen Randstad en Zuid alsmede het contact met CGI Nederland inzake de realisatie en het beheer van het NDW Centraal Informatiesysteem. Per contract hebben wij twee facturen geselecteerd en hebben we de wijze waarop de prestatieverklaring is gegeven onderzocht. CGI Wij hebben kennisgenomen van de wijze waarop NDW de door CGI ingediende facturen betaalbaar stelt. Wij hebben vastgesteld dat de prestatieverklaring tijdig is afgegeven op basis van het Service Level Rapport en de voortgangsrapportage. Wij hebben het Service Level Rapport en de voortgangsrapportage zelf niet ontvangen maar NDW heeft aangegeven dat het Service Level Rapport en de voortgangsrapportages wel aanwezig zijn. Gezien de deadline voor het opleveren van de rapportage is het niet meer gelukt om het Service Level Rapport en de voortgangsrapportages te betrekken in het vraaggestuurd onderzoek. ARS Wij hebben kennisgenomen van de wijze waarop NDW de door ARS ingediende facturen betaalbaar stelt. De prestatieverklaring is afgegeven op basis van het concept Service Level Rapportages. Tevens hebben wij vastgesteld dat verlenging van de overeenkomst niet tijdig heeft plaats gevonden. De verleningsovereenkomst is getekend op 14 januari 2018. De geselecteerde factuur betreft werkzaamheden verricht voor de periode van 1 januari 2018 t/m 31 maart 2018. Verder hebben wij vastgesteld dat een factuur betrekking heeft op een wijziging van een contract wegens gebrek aan verkeersinspecteurs waardoor de uitvoering ernstig is vertraagd. Wij hebben niet kunnen vaststellen dat de wijziging past binnen de raamovereenkomst. De prestatieverklaring is op voorhand akkoord getekend op basis van een nota waarin wordt toegelicht waarom een wijziging van de overeenkomst noodzakelijk is geweest.


5 Verantwoording onderzoek

5.1 Werkzaamheden en afbakening

5.2 Gehanteerde Standaard Deze opdracht is uitgevoerd overeenkomstig Standaard 4400N "Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden". Bij de uitvoering van deze opdracht zijn de onafhankelijkheidsvereisten van de Verordening inzake onafhankelijkheid en de ethische voorschriften die voor accountants gelden, in acht genomen. In dit rapport wordt geen zekerheid verschaft, omdat er geen controle-, beoordelings- of andere assurance-opdracht is uitgevoerd. In dit rapport rapporteren wij de bevindingen op basis van de specifiek overeengekomen werkzaamheden; wij doen geen uitspraak over wat deze bevindingen voor het onderhavig object in totaliteit betekenen.

5.3 Verspreiding rapport De opdrachtgever, Nationale Databank Wegverkeergegevens, is eigenaar van dit rapport. Het rapport wordt uitgebracht aan de directeur van NDW, dhr. drs. C.P. de Vries, ten behoeve van de verantwoording aan de Raad van Toezicht van NDW. Het is de verantwoordelijkheid van de beoogde gebruikers om te bepalen of de overeengekomen specifieke werkzaamheden toereikend en geschikt zijn voor het doel van de beoogde gebruikers. Voorts wordt van de beoogde gebruikers verwacht wordt dat zij zelf op basis van de gerapporteerde bevindingen en eventuele andere beschikbare informatie een eigen afweging maken over wat deze bevindingen voor het onderhavige object in zijn totaliteit betekenen. De ADR is de interne auditdienst van het Rijk. Dit rapport is primair bestemd voor de opdrachtgever met wie wij deze opdracht zijn overeengekomen. In de ministerraad is besloten dat het opdrachtgevende ministerie waarvoor de ADR een rapport heeft geschreven, het rapport binnen zes weken op de website van de rijksoverheid plaatst, tenzij daarvoor een uitzondering geldt. De minister van Financiën stuurt elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titels van door de ADR uitgebrachte rapporten en plaatst dit overzicht op de website. Dit rapport is met zorgvuldigheid en deskundigheid opgesteld waarbij rekening is gehouden met de verwachtingen van de beoogde gebruikers. Echter kan niet gegarandeerd worden dat hier geen onduidelijkheden in staan voor een niet-beoogde gebruiker. In dat geval dient de niet-beoogde gebruiker contact op te nemen met de eigenaar van dit rapport.


6 Ondertekening

Utrecht, 19 augustus 2019 xxxxxxxxxxxxxx Senior auditor Infrastructuur en Waterstaat Auditdienst Rijk


● Bijlage(n)

1. Managementreactie NDW 2. Meerjarenoverzicht 2018-2021; 3. Rapportage 2018.


Managementreactie bij “Rapport van feitelijke bevindingen inzake Meerjarenoverzicht 2018-2021 en Rapportage 2018 NDW” Uitgebracht door de Auditdienst Rijk, d.d. 19 augustus 2019. Reactie bevinding 3: Bij het onderzoek naar de toepassing van de met partijen overeengekomen kostenverdeling bij de bepaling van de opbrengsten is vastgesteld dat de toepassing van de kostenverdeelsleutels niet in formele besluiten is terug te vinden. Wij zullen er voor zorgdragen dat bij de vaststelling van het Jaarplan en de Begroting in respectievelijk het Opdrachtgeversberaad en de Raad van Toezicht besluiten worden geëxpliciteerd. Reactie bevinding 4: Bij het onderzoek naar de wijze van beheer van de grootste contracten voor wat betreft Inwinning en Systemen is vastgesteld dat rapportages en verslagen niet (tijdig) beschikbaar waren, dat één opdracht niet tijdig is verstrekt, en dat men niet heeft kunnen vaststellen of een gewijzigde opdracht past binnen de raamovereenkomst ter zake. Contract CGI: Bij de prestatieverklaring wordt de plek waar de rapportages en verslagen in het dossier te vinden zijn opgegeven. Het niet (tijdig) hebben ontvangen van deze rapportages door de Auditdienst is (achteraf) te verklaren door miscommunicatie tussen NDW en de Auditdienst. Contract ARS: De verlenging van de overeenkomst met ARS is te laat (2 weken) ingegaan. Deze ‘after the fact’ heeft een duidelijke oorzaak gehad: in de oorspronkelijke offerte van begin december 2017 bleek een fout ontdekt in de afbouw van het aantal locaties. Daarop is een nieuwe offerte gevraagd die niet meer voor 1 januari verwerkt kon worden. Wat betreft het niet kunnen vaststellen of een wijziging past binnen de raamovereenkomst: ook hier is er sprake van enige miscommunicatie. NDW had de auditdienst gemakkelijk van aanvullende informatie kunnen voorzien, dat is helaas niet tijdig gebeurd. Het antwoord op de vraag van de accountant zou zijn geweest: binnen de Raamovereenkomst is opgenomen dat tot een waarde van 30% bovenop de gegunde opdracht aan meerwerk mag worden gegeven. Daar blijft deze wijziging binnen. Bovendien is hier sprake geweest van een uitzonderlijke onvoorziene situatie, waardoor zonder deze wijziging de opdracht niet uitgevoerd kon worden. De prestatieverklaring is afgegeven op basis van een memo waarin de situatie is uiteengezet, voorzien van een akkoord van mijn voorganger. Wij nemen de volgende maatregelen: 1. De auditor of accountant wordt tijdig en snel voorzien van

adequate informatie. Dit kan worden verbeterd door het auditproces breder te volgen binnen NDW (met het MT, de portfoliomanagers en de inkoopadviseur). Bij het komende onderzoek zullen we hier expliciet aandacht aan geven.


2. NDW wordt voor wat betreft de afloop van contracten (zowel producten als inhuur) gesignaleerd vanuit de systemen. Ook hier is de maatregel deze signalering te bespreken in het daarvoor geëigende overleg (en niet alleen 1 op 1 door te zetten naar de direct betrokkene). Dit proces wordt nu ingericht.

NDW, Chris de Vries, 25 mei 2020.


Meerjarenoverzicht 2018-2021


Rapportage 2018

Auditdienst Rijk Postbus 20201 2500 EE Den Haag (070) 342 77 00

Rapport van feitelijke bevindingen inzake Meerjarenoverzicht 2018 … · jaarverslag, inclusief een...

Documents

Transcript of Rapport van feitelijke bevindingen inzake Meerjarenoverzicht 2018 … · jaarverslag, inclusief een...