Rapport réalisé par l’Équipe du Forum Info · 2013-04-11 · Organisation du forum...

Organisation du forum Informatique et Statistique 2010-2011

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Rapport réalisé par l’Équipe du Forum Info-Stat


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Master 2 IIDEE

- BOULAAMAYL Soufiane

- BRIVE Sandrine

- LEPY Nathalie

- TAO Minfang

- YANG Li

- KEITA Sockona

Master 2 OPSIE

- BENCHEHIDA Walid

- DIALLO Oumar

- LE BRAS Aude (Chef de projet)

Master 2 SISE

- ANDRIANARIJAONA Arimanitra

- BERNARD Chloé

- CHAIGNET Carolyne

- DELAGARDE Thomas

- FOO TAM FONG Gary

- FRANCE Louis-Baptiste (Chef de projet)

- JURADO Andréa Nicole

- MBAYE Baffa


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SOMMAIRE

I. Présentation .................................................................................................................................. 5

I.A) Présentation équipe................................................................................................................ 5

I.A.1 Chefs de projet ............................................................................................................... 6

I.A.2 Communication interne .................................................................................................. 6

I.A.3 Communication externe ................................................................................................. 7

I.A.4 Logistique....................................................................................................................... 8

I.A.5 Traitement de l’information ........................................................................................... 8

I.A.6 Trésorerie ....................................................................................................................... 9

I.A.7 Les étudiants de M1 et de licence ................................................................................ 10

I.B) Le forum .............................................................................................................................. 10

II. L'organisation interne ................................................................................................................. 11

II.A) Organisation du travail..................................................................................................... 11

II.A.1 Formation de l’équipe et définition des enjeux ............................................................ 11

II.A.2 Répartition du travail ................................................................................................... 12

II.B) Outils utilisés ................................................................................................................... 12

II.B.1 Planification ................................................................................................................. 12

II.B.2 Suivi des risques du projet ........................................................................................... 14

II.C) Communication intra-DIS ............................................................................................... 15

II.C.1 Communication aux étudiants ...................................................................................... 15

II.C.2 Communication aux professeurs .................................................................................. 16

III. Les tâches effectuées .............................................................................................................. 16

III.A) Recherche et contact des entreprises ............................................................................... 16

III.A.1 Les différentes étapes ............................................................................................... 16

III.A.2 Les entreprises contactées ........................................................................................ 18

III.B) Logistique ........................................................................................................................ 18

III.B.1 Supports papier ......................................................................................................... 18

III.B.1.a) Book CV .............................................................................................................. 18

III.B.1.b) Fascicule de présentation des entreprises ............................................................ 19

III.B.1.c) Affiches ............................................................................................................... 19

III.B.1.d) Pochette et calepins ............................................................................................. 19

III.B.1.e) Badges ................................................................................................................. 19

III.B.1.f) Impressions .......................................................................................................... 19

III.B.2 Réservation des salles ............................................................................................... 20


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III.B.3 Gestion de la nourriture ............................................................................................ 20

III.B.4 Location de matériel ................................................................................................. 20

III.B.5 Stand CV et lettre de motivation .............................................................................. 21

III.B.6 Mise en place du forum ............................................................................................ 21

III.C) Trésorerie ......................................................................................................................... 21

III.C.1 Rôle du trésorier ....................................................................................................... 21

III.C.2 Éléments budgétaires ................................................................................................ 22

III.C.2.a) Les recettes .......................................................................................................... 22

III.C.2.b) Les dépenses ........................................................................................................ 23

III.C.3 Comptes de Bilan ..................................................................................................... 24

III.C.3.a) Prévisionnel ......................................................................................................... 24

III.C.3.b) Le bilan prévisionnel ........................................................................................... 26

III.C.4 Bilan final ................................................................................................................. 26

III.C.4.a) Les dépenses ........................................................................................................ 26

III.C.4.b) Les recettes .......................................................................................................... 28

III.C.4.c) Bilan..................................................................................................................... 29

III.C.5 Bilan du forum Entreprises Info-Stat 2011............................................................... 30

IV. Le jour J ................................................................................................................................. 30

IV.A) Accueil des entreprises .................................................................................................... 30

IV.B) Les stands ......................................................................................................................... 32

IV.B.1 Les Stands entreprises .............................................................................................. 32

IV.B.2 Les stands de l’association E-dis et du Weekend Ski ............................................... 33

IV.B.3 Le stand CV et lettre de motivation .......................................................................... 33

IV.C) Présentation des entreprises ............................................................................................. 34

IV.D) Accueil et suivi des étudiants .......................................................................................... 36

V. Bilan ........................................................................................................................................... 37

V.A) Bilan étudiant ................................................................................................................... 37

V.A.1 Taux d’entrées par formation ....................................................................................... 37

V.A.2 Résultats de l’enquête de satisfaction .......................................................................... 38

V.B) Bilan entreprise ................................................................................................................ 49

V.C) Bilan équipe ..................................................................................................................... 51

V.C.1 Clés de succès du projet ............................................................................................... 56

V.D) Pour les éditions suivantes ............................................................................................... 58


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I. Présentation

Présentation de l'équipe

Le forum

I.A) Présentation équipe

Voici l’organigramme complet de l’équipe organisatrice du forum info-stat :


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Pour chaque membre vous avez en noir les différents pôles d’activité auquel il a participé sachant

que RE signifie « recherche d’entreprise », Trésor signifie « Trésorerie » et Com-inter

« communication interne ». Il faut savoir qu'au début du projet nous avions besoin de monde en

logistique afin de créer notamment le book CV mais une fois celui-ci terminé, la majorité des

membres de ce pôle ont aidé ceux du pôle « recherche d’entreprise ». C’est pour cela-que certains

ont été affectés à plusieurs pôles.

Cet organigramme montre une vue d’ensemble de notre groupe, nous allons maintenant vous

présenter plus précisément en quoi consiste les différents pôles cités ici.

Voici une description des tâches à accomplir par chaque pôle de l’organisation et la répartition des

rôles de chacun au sein de l’équipe.

I.A.1 Chefs de projet

Louis-Baptiste FRANCE, Aude LE BRAS

Les chefs de projet président à eux deux l’ensemble de l’équipe et prennent ensemble les décisions

les plus importantes. Cependant, l’équipe se partageant en plusieurs sous-groupes (définis ci-après),

chaque sous-groupe était supervisé par un seul des chefs de projet.

I.A.2 Communication interne

Chef de projet responsable : Louis-Baptiste FRANCE

Membres : Arimanitra ANDRIANARIJAONA, Walid BENCHEHIDA, Gary FOO TAM FONG,

Minfang TAO

Ce sous-groupe a pour objectif principal l'élaboration du Book CVs. Cela consiste à rassembler (en

faisant une demande par mail) en un seul et même « Livre », les CVs de tous les étudiants du

Département Informatique et Statistique de l’année scolaire en cours, corriger les éventuelles fautes

et le normaliser selon les règles suivantes :

un numéro est attribué sur chaque CV et est inscrit sur le badge porté par chaque étudiant le

jour du Forum ;

le CV doit être en noir et blanc et sur une seule page (aucun CV sur plus d’une page n’est

accepté) ;


7

La sauvegarde informatique du CV doit être de type .doc/.pdf et avoir pour nom la mention

« CV » suivi des nom, prénom et promotion de l’étudiant, séparés par un caractère souligné :

CV_<NOM>_<Prénom>_M2.pdf ;

les CVs du Book sont triés par formation (M1, M2 IIDEE, M2 SISE…), et par ordre

alphabétique.

Le responsable de la communication interne doit, en collaboration avec le responsable de la

trésorerie et le sous-groupe de traitement de l’information, suivre la production d’un grand nombre

de book CVs (les reliures et la reprographie).

Le graphisme et la mise en page du Book CVs a été réalisé en collaboration avec un membre du

pôle « Traitement de l’information », à savoir Thomas DELAGARDE.

Un Book CVs est imprimé pour chaque entreprise participant au forum, mais le Book CVs est aussi

proposé aux entreprises ne participant pas au forum sous format électronique.

Pour préparer la venue des étudiants au forum, l’équipe de communication interne est chargée de

communiquer à l’ensemble des étudiants concernés par le Forum, le programme d’ordre de passage

aux entretiens et les consignes de bonnes présentations (comportement, tenue vestimentaire).

I.A.3 Communication externe

Chef de projet responsable : Aude LE BRAS

Membres : Chloé BERNARD, Soufiane BOULAAMAYL, Andréa Nicole JURADO, Sockona

KEITA, Baffa MBAYE, Li YANG

L’équipe de communication externe est chargée d’entretenir la communication avec les entreprises,

c'est-à-dire :

sélectionner le contenu et l’ergonomie de la plaquette et de la fiche d’inscription avec l’aide

de Thomas DELAGARDE (graphiste, de l’équipe « Traitement de l’information »), pour

éventuellement apporter des améliorations et des adaptations en vue de les envoyer par e-mail aux

entreprises ;

contacter les anciens étudiants du DIS pour obtenir des contacts en entreprises ;

nettoyer et étoffer les fichiers contenant les contacts des entreprises ayant déjà participées au

forum ou ayant déjà été invitées ;


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préparer des mails types pour contacter les entreprises et les inviter à participer au Forum

(deux types de mail : un pour les entreprises étant déjà venues au Forum et un autre pour les

nouvelles entreprises) ;

élaborer un planning et distribuer les contacts à chaque membre de l’équipe pour appeler les

entreprises et récupérer le résultat des appels dans un fichier type ;

une fois la date de Forum fixée au 02 février 2011, le sous-groupe a pu commencer à

contacter les entreprises, d’abord par e-mail puis par téléphone, cette communication a débuté mi-

décembre et s'est terminée fin janvier.

Vu l’urgence de l’événement, tous les membres de l’équipe du Forum ont, au cours du projet

(surtout à l’approche du jour J), contribué à cette partie de l’organisation afin de contacter le

maximum d’entreprises et récolter le maximum de réponses positives à la participation du forum.

I.A.4 Logistique


Membre : Carolyne CHAIGNET

La cellule « logistique » est chargée de fournir, en collaboration avec le responsable des finances,

les moyens matériels nécessaires à l’organisation du Forum à savoir :

La cellule « logistique » est chargée de fournir, en collaboration avec le responsable des finances,

les moyens matériels nécessaires à l’organisation du Forum à savoir :

louer une salle où aura lieu l’évènement ;

réaliser les achats ou locations de matériels pour les stands (tables, chaises, grilles,

décoration, etc.) ;

compter le nombre de badges à éditer pour les invités, les étudiants (par nom et le N° de son

CV) et les organisateurs (par nom) ;

mise en place d’un buffet pour le petit déjeuner, le déjeuner et l’apéritif du soir.

I.A.5 Traitement de l’information


Membres : Sandrine BRIVE, Thomas DELAGARDE, Oumar DIALLO


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La sous-équipe « traitement de l’information » est chargée d’exploiter le support informatique et

papier (site web de Forum, édition des documents, etc.) en vue d’un meilleur traitement du contenu

informationnel à savoir :

composition d’une charte graphique et création d’un logo pour la sixième édition du Forum

Info-Stat ;

création de l’affiche publicitaire du Forum ;

mise à jour des informations et du graphisme du site web du forum de l’année précédente ;

édition du book CV après validation des plaquettes de présentation des entreprises par le

responsable de la communication interne, et après validation des fiches d’indication et de fléchage

par les responsables;

élaboration des questionnaires de satisfaction pour les étudiants et pour les entreprises ;

communication avec les médias (journaux, reportages vidéo…) ;

prise de photos de jour du Forum pour constituer un reportage photo.

La nouveauté cette année dans ce sous-groupe a été la création d’une application « appli

compétences », dans le site web du forum, permettant aux étudiants de saisir leurs compétences

informatiques et statistiques, et aux entreprises d’effectuer une recherche par profil du nombre

d’étudiants correspondant à ce profil.

I.A.6 Trésorerie

Chef de projet responsable : Aude LE BRAS

Membre : Nathalie LEPY

La trésorerie est chargée de :

faire une estimation des tarifs auprès des entreprises, de procéder aux engagements et

mandatements des différentes dépenses et de gérer les comptes pour le forum via le compte de

l’association ;

établir un budget prévisionnel : elle doit tenir compte des dépenses de l’année précédente, du

montant de la participation et du nombre d’entreprises attendues. Il est utile de faire plusieurs

budgets prévisionnels, plus ou moins optimistes, en fonction du nombre d’entreprises participantes.


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I.A.7 Les étudiants de M1 et de licence

Afin d’établir un lien avec les futurs étudiants Master 2 mais aussi parce que nous avions besoin

d’aide nous avons contacté l’ensemble des licences et M1 afin de demander une participation

bénévole pour l’organisation du forum. Trois étudiants de M1 et deux licences ont répondus à notre

demande :

Ils ont participé à certaines de nos réunions ainsi qu’à de nombreuses tâches lors de la phase

préparatoire comme la mise en place de la salle du forum, le montage des badges, la réalisation des

pochettes pour les étudiants… Ils sont par ailleurs restés toute la journée du jour J pour participer à

son bon déroulement.

I.B) Le forum

L'objectif principal de cette manifestation était de permettre aux étudiants des différents parcours

IDS et aux entreprises intéressées par nos formations de se rencontrer. D’ordinaire, cette

manifestation s'adressait essentiellement aux étudiants de M2 qui sont sur le marché du travail dès

l'année suivante. Nous avons souhaité cette année faire en sorte que les autres étudiants (L3 et M1)

ne se sentent pas lésés. Nous avons à ce titre organisé deux manifestations en plus par rapport aux

années précédentes :

des conférences pendant lesquelles les entreprises qui le souhaitaient pouvaient présenter

leur société, ce qui permettait aux étudiants de mieux connaître les objectifs de l'entreprise sans

avoir à passer d'entretien si on ne recherche pas spécialement de stage et cela a également permis

aux entreprise d'éviter de se répéter tout au long de la journée ;

un stand CV/lettre de motivation, auquel les étudiants pouvaient venir soumettre leur CV

et/ou lettre de motivation pour recevoir des conseils, cette manifestation n'a pas forcément rencontré

un franc succès, mais les étudiants qui sont venus rechercher des conseils, ont été à priori bien

renseignés.

CONTE François

MESQUINA Gaëlle

BILOCQ Simon

DAOUAYRY Nassias

DOMPMARTIN Cécile


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II. L'organisation interne

Organisation du travail

Outils utilisés

Communication intra-DIS

II.A) Organisation du travail

II.A.1 Formation de l’équipe et définition des enjeux

L’expérience de Aude LE BRAS, en tant que trésorière de l’association l’année précédente, lui a

permis de côtoyer l’équipe organisatrice du Forum 2009-2010 et donc de bien percevoir les enjeux

de cet événement. C’est pourquoi elle a souhaité participer à l’organisation de la sixième édition du

Forum Info-Stat du DIS. Ensuite, Louis-Baptiste FRANCE s’est proposé de la rejoindre, et c’est de

cette manière qu’ils ont été désignés chefs de projet du Forum 2011.

Après constitution de l’équipe organisationnelle du forum info-stat 2011, les chefs de projet ont

défini ensemble le cahier des charges, à l’aide des documents des années précédentes en leur

possession, fournis par Stéphane HOYEAU, et grâce à l’expérience passée d’Aude.

Une première réunion a eu lieu le 11 novembre 2010 durant laquelle ont été expliqués à toute

l’équipe les enjeux du forum et les tâches à accomplir, chaque tâche faisant partie d’une catégorie

spécifique :

communication interne (au sein du département DIS) ;

communication externe (contact avec les entreprises) ;

logistique (location de salle, matériel, repas…) ;

traitement de l’information (graphisme, site web…) ;

trésorerie.

Durant cette première réunion, les tâches n’étaient pas encore distribuées aux membres de l’équipe.


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En effet, les chefs de projet ont proposé à chacun de choisir la/les tâches qui les intéressaient le

plus. C’est ainsi que nous nous sommes répartis le travail.

II.A.2 Répartition du travail

Chaque membre de l’organisation du Forum a initialement été affecté à une sous équipe et a eu une

première tâche à accomplir, comme nous l’avons vu dans la partie précédente. Cependant, au fur et

à mesure de l’avancement du projet, certaines tâches se sont avérées plus au moins urgentes et ont

sollicité la participation de membres de sous équipes différentes.

La tâche la plus urgente était la refonte du site internet du forum de l’année précédente et la création

de l’application des compétences, car la mise à jour devait être effectuée avant l’envoi des invita-

tions aux entreprises susceptibles de le visiter. De plus, il fallait laisser le temps aux étudiants de

saisir leurs compétences, avant que les entreprises accèdent à l’application.

D’autre part, il était important de connaître rapidement la date exacte et le lieu de la manifestation

dans le même but de le communiquer aux entreprises.

Une fois le site mis en ligne et la date et le lieu du Forum fixés, les entreprises ont pu être contac-

tées. Chaque membre de l’équipe a participé à cette partie de l’organisation. Omar BOUSSAID, le

Directeur du Département Informatique et Statistique nous a permis de téléphoner dans son bureau.

Concernant la réalisation du Book CVs, ce ne fût pas la tâche la plus urgente, mais elle a nécessité

beaucoup de temps pour contacter les étudiants, les relancer, faire une relecture des CVs, mettre en

page et éditer le Book en plusieurs exemplaires.

Afin de coordonner l’ensemble des tâches, et de faire le point sur l’avancement du projet, plusieurs

réunions avec l’ensemble de l’équipe ont eues lieu jusqu’au jour J et ont permis d’élaborer une en-

tente et une cohésion au sein du groupe

II.B) Outils utilisés

II.B.1 Planification

C’est l’activité qui consiste à déterminer et à ordonnancer les tâches du projet, à estimer leurs


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charges et à déterminer les profils nécessaires à leur réalisation.

Les objectifs de cette planification sont les suivants :

déterminer si les objectifs sont réalisés ou dépassés ;

suivre et communiquer l’avancement du projet ;

affecter les ressources aux tâches.

Ci-dessous le diagramme de Gantt qui détaille la planification de ce projet :

Diagramme de PERT :


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II.B.2 Suivi des risques du projet

Une bonne analyse de risques se déroule en cinq temps majeurs :

1er temps — Établir l'inventaire des risques : il s'agit de ratisser large et de considérer toutes

les formes de risques (humain, financier, organisationnel, technologique...).

2ème temps — Valoriser les risques : tous les risques n'ont pas la même probabilité de

survenance, tous les risques ne sont pas égaux en terme de criticité. Il s'agit au cours de cette étape

d'effectuer un classement rationnel.

3ème temps — Définir les parades : pour chacun des risques, on se posera ces 3 questions

successives :

Peut-on l'éliminer ?

Peut-on en limiter les effets ?

Doit-on modifier le déroulement du projet ?

4ème temps — Identifier les points critiques : une étape souvent oubliée dans les études de

risques. Les risques sont changeants, la probabilité et la criticité évoluent au fur et à mesure de

l'avancement du projet. Certaines phases du projet sont plus à risques que d'autres, il faut les

identifier.

5ème temps : Réviser la table des risques.

La table des risques n'est pas statique. Il faut la réviser régulièrement.

Date Description

Risque Impact Probabilité

Niveau

d’impact

Actions

Préventives

Engagés

02/02/11

Entreprises

ne viennent

pas

Impossible de

faire passer

des entretiens

aux étudiants

Faible Majeur

Inviter le

maximum

d’entreprises

01/02/11

Non

livraison des

stands

Problème

d’installation

des

entreprises

Faible Moyen

Demander aux

entreprises qui

ont des stands

d’en ramener et

utiliser les

stands de la fac.

02/02/11 Non Impossibilité Faible Important Mettre un


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livraison du

CROUS

de fournir le

repas aux

entreprises et

aux profs

budget en place

pour payer des

repas aux

entreprises dans

le restaurant le

plus proche.

II.C) Communication intra-DIS

II.C.1 Communication aux étudiants

Dans le but d'un meilleur transfert aux années suivantes, nous avons invité 3 étudiants de M1 à

participer à tous le processus d’organisation. Ils sont non seulement venus nous aider dans

l'organisation, mais également prendre des conseils pour l'année prochaine. Nous espérons que

grâce à cette expérience, ils rencontreront moins de difficultés que nous et que le forum obtiendra

plus de succès l’année prochaine.

Mis à part, cette insertion des M1 dans l'organisation, le groupe communication intra-DIS a surtout

fait de la publicité du forum aux différentes formations. Pour cela, ils se sont rendu dans les

différentes formations pour présenter le but de cette manifestation et les atouts que celle-ci

présentait pour chaque étudiants. Par la suite, ils n'ont cessé d'envoyer des mails afin de rappeler

l'importance de leur participation à cet événement. Cette équipe, est toujours restée ouverte aux

questions des étudiants et a essayée de répondre le plus rapidement et le plus précisément possible.

La partie qui prend le plus de temps et d’énergie de la tâche de la communication interne est la

collection et l’intégration des CV, soit près de 250 étudiants. Afin d’unifier le style du Book-CV et

d’assurer l’exactitude de chaque CV, chaque étudiant devait nous envoyer son CV. Les problèmes

généraux sont les fautes d’orthographe, erreurs de format ou la couleur de fond trop sombre pour

pouvoir être lisible après impression en noir et blanc.

La partie communication aux étudiants consiste donc principalement à répondre aux questions des

étudiants et soigneusement vérifier les CV. Il est le ‘pont’ entre cette manifestation et les étudiants.


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II.C.2 Communication aux professeurs

Afin d'inviter les professeurs à participer, nous avons fait passer l'invitation via Stéphane HOYEAU.

Nous avons également eu besoin de contacter directement les professeurs afin de récupérer les

contacts des entreprises ayant pris des stagiaires les années passées. Pour cela, nous avons contacter

les différents responsables de formation qui nous ont tous répondus rapidement.

Les responsables de projet ont en outre fait quelques réunions avec Omar BOUSSAÏD, responsable

du département, afin de se tenir au courant de l'avancement du projet, il nous également permis de

contacter le doyen de la faculté science économique qui a déléguer un de ses représentant qui a

assisté au forum toute la journée.

III. Les tâches effectuées

Recherche et contact des entreprises

Logistique

Trésorerie

III.A) Recherche et contact des entreprises

La recherche et le contact aux entreprises est une tâche qui s’est déroulée tout au long de la

préparation du forum.

III.A.1 Les différentes étapes

1. Constitution d’une liste d’entreprises à contacter.

Pour cela, nous avons utilisé plusieurs angles de recherche :

Récupération des fichiers des entreprises contactées pour le forum les années précédentes.

Recherche de nouvelles entreprises susceptibles d’être intéressées par notre forum :

entreprises utilisant les statistiques et l’informatique dans la région lyonnaise mais aussi en région

parisienne.

Récupération des fichiers d’entreprises dans lesquelles les étudiants du département ont

effectué leurs stages de licence et master l’an dernier.

Les entreprises trouvées provenant donc de divers endroits, il a bien-entendu fallu s’assurer que

chaque entreprise n’était pas listée 2 fois.


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2. Mise à jour des personnes à contacter.

La première étape, visait à récupérer les noms d’entreprises ainsi qu’une adresse mail et un numéro

de téléphone de contact. Cependant, pour que nos appels et nos mails aient plus d’impact, il était

nécessaire de s’adresser directement aux personnes concernées dans l’entreprise et non pas aux

standardistes. Pour ce faire, nous avons appelé chacune des entreprises afin d’obtenir le nom de la

personne concernée, son adresse mail et numéro de téléphone directs, lorsque cela était possible.

3. Premier contact par mail.

Un premier mail a été envoyé à toutes les entreprises afin de leur présenter le forum et leur fournir

un bulletin d’inscription. Le mail envoyé ainsi que les documents joints (bulletin d’inscription +

plaquette descriptive) se trouvent en annexe du rapport.

4. Relances par téléphone.

Ne recevant que peu de réponses de la part des entreprises, nous avons alors appelé chacune d’elles

entre 1 et 3 semaines après l’envoi du mail afin d’obtenir une réponse de leur part. Grâce à ces

appels, nous avons pu obtenir environ 4 promesses de participation au forum.

Pour certaines entreprises, les appels téléphoniques ont dû être beaucoup plus nombreux afin

d’obtenir une réponse. Le temps étant limité et les possibilités de téléphoner assez réduites pour la

plupart d’entre nous, nous avons dû cibler les entreprises pour lesquelles nous n’avions pas obtenu

de réponse claire suite au premier appel et que nous souhaitions recontacter. Nous nous sommes

alors concentrés sur les plus grosses entreprises (davantage susceptibles d’avoir besoin de stagiaires

et ayant les moyens de participer à un forum) ainsi que les entreprises étant déjà en lien avec le

département (entreprises ayant déjà participé au forum, entreprises prenant régulièrement des

stagiaires du DIS). Pour celles-ci, nous avons effectué des relances par téléphone ainsi que par mail

afin d’obtenir une réponse, positive si possible. Dans le cas de Micropole Univers, nous nous

sommes même déplacés à leurs bureaux afin de s’entretenir directement avec eux car nous

n’arrivions pas à les joindre par mail et par téléphone.

Ceci est une trame de la manière globale dont s’est déroulé le contact aux entreprises. Cependant,

les étapes se sont chevauchées. En effet, la recherche de nouvelles entreprises à contacter n’a jamais

cessé. Le fichier d’entreprises à contacter s’est étoffé de jour en jour alors même que le contact de

certaines entreprises avait déjà commencé. Ainsi, il fallait constamment s’assurer de la non-

redondance des entreprises dans le fichier et effectuer chaque étape au moment adapté pour chacune

des entreprises.


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III.A.2 Les entreprises contactées

Au total, nous avons contacté (mail + au moins un appel téléphonique) près de 300 entreprises.

Les entreprises ayant été contactées étaient spécialisées dans des domaines assez variés pour les

étudiants du département : informatique, BI, statistique, datamining, banque, assurance, sécurité,

audit, …

Lors de la recherche de nouvelles entreprises, nous nous sommes efforcés de trouver un certain

nombre d’entreprises susceptibles d’intéresser les étudiants en statistique/datamining car nous

étions nombreux à avoir noté que cela manquait lors des forums des années précédentes. Cependant,

en les contactant nous avons compris la raison de ce déséquilibre entre informatique et statistique

les années précédentes. En effet, les entreprises de statistique sont bien moins nombreuses et moins

présentes dans la région lyonnaise. Un certain nombre d’entre elles ne souhaitaient donc pas faire le

déplacement depuis Paris jusqu’à Lyon. De plus, il s’agit la plupart du temps de structures assez

réduites dont la participation au forum ne serait pas rentable puisqu’elles ne prennent seulement

qu’un, voire deux étudiants en stage.

Sur les 12 entreprises participantes, 11 avaient été contactées les années précédentes et 7 étaient

déjà présentes l’an dernier. Nous sommes parvenus à faire venir 3 entreprises de plus que lors de

l’édition précédente.

III.B) Logistique

III.B.1 Supports papier

III.B.1.a) Book CV

Nous avons créé le book CV du Forum Info-Stat 2011 comprenant les licences, les M1 ainsi que les

M2. Le book comporte environ 180 CV. Nous avons rencontrés des difficultés lors de la récolte des

CV : CV manquants nécessitant de nombreuses relances, mauvais format, CV sur 2 pages, CV en

couleur… Cette phase a été très chronophage.

Par ailleurs, nous avons demandé des CV en format pdf sur 1 page en noir et blanc mais nous nous

sommes aperçus que la manipulation des CV en format pdf était difficile notamment pour

retravailler, regrouper, numéroter et modifier les CV. Mieux vaut travailler sous un autre format de

fichiers afin d’éviter ce genre de problème.


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III.B.1.b) Fascicule de présentation des entreprises

Un fascicule de présentation des différentes entreprises a été créé afin de présenter aux étudiants les

entreprises présentes au forum. Ce fascicule a été distribué aux étudiants le jour du forum. La liste

des entreprises leur a été communiquée par mail dans la semaine précédente. Nous n’avons pas pu

envoyer cette liste avant compte tenu des dates d’inscription très tardive de certaines entreprises.

III.B.1.c) Affiches

Nous avons créé des affiches publicitaires couleur pour la journée du Forum. Au début les affiches

ont été créées à partir du logiciel photodraw et étaient au format .png mais la corep ne pouvait pas

les imprimer à partir de ce format alors la solution a été de les refaire à partir d'un autre logiciel en

l'occurence publisher en format .jpg car il fallait prendre en compte qu'elles allaient être tirées en

format A0 et que la qualité devait être très bonne.

Ces affiches étaient de 2 tailles : 1 A0 ET 4 A2

III.B.1.d) Pochette et calepins

Une pochette et un calepin ont été remis à chaque étudiant.

Les pochettes et calepins ont été fournis par le service communication de l’Université de Lyon2.

Leur stock de crayons étant insuffisant nous en avons achetés d’autres.

III.B.1.e) Badges

Des étiquettes pour les badges ont été créées pour : les étudiants, les entreprises, les professeurs, les

membres organisateurs. Ces badges avaient un code couleur correspondant à une catégorie de

personnes. Ceci avait pour but de clairement identifier les participants en fonction de leur couleur

de badge. En cas de besoin les entreprises pouvaient ainsi plus facilement identifier les membres

organisateurs.

Les badges ont été montés par les membres organisateurs du Forum. Le nombre de badges vierges

recyclés de l’année dernière étant en quantité insuffisante, nous en avons rachetés d’autre. Au départ

de chaque personne nous avons récupéré les badges afin qu’ils puissent servir l’année prochaine.

III.B.1.f) Impressions

Les books CV, les affiches, les fascicules de présentation des entreprises ont été imprimés à la


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Corep.

Les books CV auraient pu être imprimés par le service reprographie de l’Université de Lyon 2 à

moindres coûts mais le délai était trop court. Pour information pour le prochain forum le délai est de

10 jours.

III.B.2 Réservation des salles

Les 3 salles et l’amphithéâtre ont été réservés auprès de Jean-Luc ALEXANDRE de l’Université de

Lyon 2.

L’amphithéâtre a été réservé pour la présentation officielle du forum le matin. Cette réservation a

été possible grâce à l’intervention de Omar BOUSSAÏD car l’Université Lyon 2 a refusé dans un

premier temps de nous le mettre à disposition.

La salle de lirondelle a été réservée toute la journée afin d’accueillir le petit déjeuner, le déjeuner

ainsi que l’apéritif.

La salle des colloques a été réservée pour accueillir les présentations des entreprises qui se sont

succédées tout au long de la journée

La salle du haut a été réservée également toute la journée afin d’accueillir le forum.

III.B.3 Gestion de la nourriture

Pour cette prestation nous avons fait appel au CROUS. C’est M. BLANCHARD qui est en charge

de ce type de prestation.

Pour la journée nous avions prévu :

Un petit déjeuner avec jus de fruit, viennoiseries, café, thé, pour 60 personnes ;

Un déjeuner sous la forme d’un buffet salé et sucré comprenant les boissons pour 65

personnes ;

Un apéritif salé avec boisson pour 60 personnes.

Lors de cette journée nous avons fournis des bouteilles d’eau aux entreprises. Ces bouteilles étaient

des reliquats de stock d’un évènement précédent.

III.B.4 Location de matériel

Une partie des chaises, tables et panneaux nous ont été prêtées par l’Université Lyon 2.


21

Le nombre étant insuffisant nous avons loués à Locareception :

25 chaises, 8 tables et 18 panneaux.

III.B.5 Stand CV et lettre de motivation

Pour la première fois cette année un atelier CV et lettre de motivation a été crée. Son but était de

conseiller les étudiants sur leur CV et lettre de motivation afin que leur candidature soit en

adéquation avec les attentes des recruteurs.

L’atelier s’est déroulé toute la journée et a été tenu par des membres organisateurs du forum ainsi

que par M. Hoyeau, intervenant en Gestion de Projet.

III.B.6 Mise en place du forum

Nous avons élaboré le plan du forum : emplacement des entreprises, des associations ainsi que le

stand CV et lettre de motivation tout en respectant les consignes de sécurité.

Les stands ont été montés et installés la veille du Forum par une partie des membres organisateurs

du Forum ainsi qu’avec l’aide de M. ALEXANDRE et de son équipe.

Le stand d’accueil a été placé en bas.

Le plan a du être adapté car une entreprise s’est inscrite la veille du forum.

III.C) Trésorerie

Une manifestation comme celle du forum impliquant des mouvements budgétaires, nous présentons

dans cette section comment est géré le suivi de la trésorerie. Nous définissons dans un premier

temps le rôle du trésorier, nous recensons ensuite les éléments budgétaires déterminants et enfin

nous présentons le bilan financier de la manifestation.

III.C.1 Rôle du trésorier

De manière général un trésorier doit prendre en charge la gestion de la trésorerie et des risques

afférant. Dans le contexte de notre projet, le rôle du trésorier a été défini dès la première réunion de

travail au moment du partage des tâches : il doit suivre tout ce qui a un impact financier.

Concrètement ses tâches sont les suivantes :

éditer et envoyer les factures aux entreprises inscrites ;

récupérer les devis des différents fournisseurs ;


22

établir un bilan prévisionnel à partir des deux types de documents précédents et alerter en

cas de risque de déficit ;

récupérer les factures ;

établir le bilan final de la manifestation.

Les années passées, le trésorier devait par ailleurs travailler en étroite collaboration avec le trésorier

de l’association E-DIS puisque cette manifestation est financièrement gérée par cette dernière. En

particulier, le trésorier devait alors s’arranger avec celui de l’association pour être capable de payer

les diverses dépenses. Cette année, cet arrangement a été relativement transparent puisque la

trésorière de l’association était la chef de notre projet et que c’est bien souvent elle qui se chargeait

de régler les dépenses. Si cela n’avait pas été le cas, il aurait également été du rôle du trésorier de

définir le besoin en fond de roulement (BFR) du projet et le négocier auprès de l’association E-Dis.

Nous définissons ici le BFR comme résultant des décalages temporels entre les décaissements et les

encaissements des flux liés à la réalisation du forum : en effet, la préparation du forum induit des

dépenses, alors que les recettes ne sont généralement perçues qu’après, voir bien après, la tenue du

forum.

III.C.2 Éléments budgétaires

La liste des éléments budgétaires permet de déterminer les lignes budgétaires devant apparaître dans

le compte de bilan.

III.C.2.a) Les recettes

Cette année, les seules recettes résultaient de la participation des entreprises au Forum. Les années

passées, les recettes comprenaient également les rentrées d’argent consécutives à la vente du book

CV, mais il ne nous a pas paru pertinent de reconduire cette opération cette année. Trois raisons

principales à cela :

Un examen des recettes des années passées n’a pas mis en évidence l’intérêt de vendre le

book CV ; lors de l’édition 2010 par exemple, aucun book CV n’a été vendu ;

D’autres formations similaires à la nôtre envoient gratuitement ce document, sous forme

électronique, ce qui est un format plus pratique pour la recherche, que le document papier que nous

proposons ;

Il nous a du coup paru préférable d’utiliser le book CV comme un argument de promotion


23

lors du démarchage téléphonique auprès des entreprises.

Nous avons par ailleurs décidé de maintenir le prix de vente de la participation de la journée à 400€

avec 50€ supplémentaires par personne au-delà de 2 participants par entreprise. Ce prix a fait l’objet

d’un long débat lors de la première réunion et nous avons finalement choisi de ne pas augmenter le

tarif pour la raison suivante : l’année passée, il a été semble-t-il difficile de motiver les entreprises

pour venir au forum. Les causes de cette baisse de motivation n’ont pas été vraiment analysées. On

peut néanmoins supposer que le contexte économique conduisant les entreprises à faire des

économies, même sur les petites dépenses, n’est pas étranger à cet état de fait. Comparé notre tarif à

celui pratiqué par des forums de grands renom est un non-sens, le ROI (Return On Investment)

n’étant clairement pas le même pour les entreprises.

De plus, pour lutter contre l’argument « on n’a pas le temps », nous avons également proposé aux

entreprises de ne venir qu’à la demi-journée pour celles le souhaitant. Dans ce cas de figure, le prix

de la participation au forum est alors de 200 €, cette possibilité a permis d’obtenir une entreprise

supplémentaire.

Trois lignes ou postes budgétaires ont donc été retenus pour la description des recettes : voir

Tableau 1.

Tableau 1 — Les postes budgétaires de recette.

Postes Recettes Tarif

DJ Demi-Journée 200,00 €

J Journée 400,00 €

S Supplément 50,00 €

Notons au passage qu’il est important de demander au pôle de communication aux entreprises

d’informer le trésorier dès réception des demandes d’inscription afin d’envoyer les factures sans

tarder. Un suivi des envois de factures ou reçus de règlement est par ailleurs impératif pour savoir

qui relancer une fois le forum terminé.

III.C.2.b) Les dépenses

Dès la première réunion nous avons recensé le matériel (tissu blanc, badges…) acheté pour l’édition


24

2010 du forum pouvant être réutilisé cette année.

Par ailleurs, nous avons supprimé des dépenses que nous jugions superflues :

plutôt que d’imprimer les questionnaires et devoir saisir ensuite les réponses sur l’ordinateur,

nous avons décidé de saisir directement les réponses des étudiants et des entreprises sur l’ordinateur

(économie de 200 €) ;

la plaquette de présentation du forum n’a pas non plus été imprimée, mais uniquement

distribuée par mail, dans un format adapté à une lecture à l’écran (économie de 200 €).

Les dépenses ont été catégorisées dans les postes budgétaires présentés par le Tableau 2.

Tableau 2 — Les postes budgétaires de dépense.

Postes Dépenses

D Divers

I Impressions

L Location

R Restauration

Le poste Divers regroupe toutes les petites dépenses imprévues (réalisées bien souvent à la dernière

minute).

III.C.3 Comptes de Bilan

III.C.3.a) Prévisionnel

Le bilan prévisionnel est important car il permet de vérifier l’équilibrage du budget afin que le

forum ne soit en aucun cas déficitaire.

Afin d’avoir un budget prévisionnel le plus proche possible de la réalité, il est important d’avoir une

première estimation des rentrées et des coûts la plus juste possible. Les inscriptions des entreprises

(recettes) ont été tardives, rendant difficile un bilan prévisionnel précoce ; la plupart des dépenses

étant elles, connues fin décembre. De ce fait, le premier bilan prévisionnel n’a été définitivement

établi qu’à la mi-janvier.


25

Les dépenses

La liste des dépenses prévisionnelles a été dressée à partir des devis recueillis auprès du CROUS

(restauration), de LORACEPTION (location de matériel) et de la COREP (reprographie), ainsi

qu’en fonction des dépenses réelles du forum édition 2010.

Tableau 3 — Tableau des dépenses prévisionnelles.

Nom fournisseur

Détail Poste Dépenses

CROUS 60 petit-dejeuners sans service R 198,00 €

60 buffets froids avec service R 1 020,00 €

60 apéritifs classiques avec service

R 600,00 €

COREP 10 affiches A0 I 239,20 €

20 books I 193,90 €

COREP livret entreprises I 300,00 €

Loca Réception 8 tables L 78,94 €

25 chaises L 53,28 €

18 grilles L 507,63 €

transport L 71,76 €

manutention L 35,88 €

TOTAL 3 298,58 €

Les recettes

Les recettes prévisionnelles ont été établies à partir des inscriptions réelles des entreprises à la mi-

janvier. Nous n’avons pas réussi à imaginer un indicateur ou une mesure économique nous

permettant de faire une évaluation a priori du nombre d’entreprises participantes. En effet ce

nombre est extrêmement variable d’une année à l’autre et dépend très certainement de facteurs

économiques (crise…) dont les effets sont difficiles à appréhender. Le forum Info-Stat a ainsi réussi

à obtenir l’inscription de 17 entreprises en 2008, alors qu’en 2010, l’année passée, seules 9

entreprises étaient présentes.

Tableau 4 — Tableau des recettes prévisionnelles.

Nom client/organisme

Poste Unité Paiement Recettes

Keyrus J 1 400,00 €

Sopra Group J 1 400,00 €

Astek Rhone-Alpes J 1 400,00 €

Logica J 1 400,00 €

Soft Computing J 1 400,00 €

Sogeti J 1 400,00 €

Gfi Informatique J 1 400,00 €

Osiatis J 1 400,00 €


26

Solutec J 1 400,00 €

Dunnhumby France J 1 C 400,00 €

S 1 50,00 €

TOTAL 4 050,00 €

III.C.3.b) Le bilan prévisionnel

Tableau 5 — Bilan prévisionnel.

Nous n’avions pas valorisé le poste Divers des dépenses dans le prévisionnel, ces dépenses étant par

définition inattendue et donc non évaluables.

Le bilan prévisionnel était positif, avec un montant de 751,42 €.

III.C.4 Bilan final

III.C.4.a) Les dépenses

Tableau 6 — Détail des dépenses pour le forum Info-Stat 2011.

Nom fournisseur

Détail Poste Dépenses

CROUS 60 petits-déjeuners sans service R 1 943,00 €

65 buffets froids avec service R

60 apéritifs classiques avec service R

40 cafés R

Loca Réception 8 tables L 747,49 €

25 chaises L

18 grilles L

transport L

manutention L

COREP livrets entreprises, flèches, emploi du temps, étiquettes

I 277,22 €

COREP 31 books CV I 262,35 €

RETIF stylos D 52,84 €

RETIF badges, gobelets, agitateurs, tasse café D 41,68 €

TOTAL 3 324,58 €


27

Le poste Divers regroupe les achats de petit matériel diverses (stylos, badges, gobelets, agitateurs,

tasse café…).

Figure 1 — Dépenses pour le forum Info-Stat 2011, présentées par poste.

Au vue des dépenses cette année, le poste Divers en prévisionnel pourrait être évalué à 100 €

l’année prochaine.

Les plus grosses dépenses se situent sans surprise au niveau du budget Restauration. Les dépenses

en locations de salle et de matériel d’une part et impressions d’autre part sont à peu près du même

niveau.

Rappelons que le prévisionnel évaluait les dépenses à 3 298,58 €, nous avions donc réalisé une

bonne évaluation des dépenses en prévisionnel. La faible différence s’explique par le fait que :

nous n’avions pas intégré le poste Divers ;

nous avons eu une inscription de dernière minute et réévaluer le nombre de repas

nécessaires, ce qui a conduit à une légère hausse des dépenses sur le poste Restauration par rapport

au devis rédigé par le CROUS

.

Postes Dépenses Totaux par poste

D Divers 94,52 €

I Impressions 539,57 €

L Location 747,49 €

R Restauration 1 943,00 €


28

III.C.4.b) Les recettes

Tableau 7 — Tableau des recettes.

Nom client/organisme

Poste Unité Recettes

Keyrus J 1 400,00 €

Sopra Group J 1 400,00 €

Logica J 1 400,00 €

Asteck Rhône-Alpes

J 1 400,00 €

Soft-Computing J 1 400,00 €

Sogeti J 1 400,00 €

Dunnhumby France

J 1 400,00 €

S 1 50,00 €

GFI Informatique J 1 400,00 €

Osiatis J 1 400,00 €

Solutec J 1 400,00 €

Micropole J 1 400,00 €

Score MD DJ 1 200,00 €

4 650,00 €

Même en réalisant un budget prévisionnel tardif, les recettes finales dépassent largement les recettes

prévisionnelles (+ 600,00 €). Ceci s’explique par deux inscriptions de dernières minutes : Micropole

et Score MD.

Tableau 8 — État des paiements des entreprises.

Suivi des paiements

Entreprise Dû Payé

Keyrus 400,00 €

Sopra Group 400,00 € X

Asteck Rhône-Alpes 400,00 €

Logica 400,00 €

Soft-Computing 400,00 € X

Sogeti 400,00 €

GFI Informatique 400,00 €

Osiatis 400,00 € X

Solutec 400,00 € X

Micropole 400,00 € X

Score MD 200,00 €

Dunnhumby France 450,00 € X

Perçu 2 450,00 €

À percevoir 2 200,00 €


29

À la mi-mars, soit un mois et demi après le déroulement de la manifestation, nous avons déjà réussi

à recouvrir plus de la moitié des sommes dues par les entreprises.

Soulignons que le suivi des paiements des entreprises est très important : au début de l’année

scolaire lorsque nous avons repris le projet forum un grand nombre d’entreprises (de l’ordre des 2/3)

n’avaient pas encore payé leur participation au forum 2010. Ce qui est handicapant pour différentes

raisons :

Il y a déjà tant de choses à faire en début de ce projet, que de devoir relancer les entreprises

qui n’ont pas payé est une perte de temps qui peut s’avérer relativement préjudiciable.

Plus on attend, plus il est plus difficile de réussir à ce faire payer. C’est d’autant plus vrai si

les entreprises concernées ne participent pas l’année suivante. La créance risque ainsi de passer

dans les pertes et profits. Rappelons que d’année en année, la trésorerie est gérée par des personnes

différentes, que ce soit au niveau du forum ou de l’association E-Dis, ce qui peut facilement

conduite à un manque de persévérance, les tâches étant déjà suffisamment nombreuses par ailleurs.

Enfin, tant que les recettes ne sont pas encaissées, le budget réel du forum est déficitaire

d’autant. L’association E-Dis peut ainsi ne pas avoir les reins assez solides pour supporter un tel

déficit, surtout s’il s’éternise…

III.C.4.c) Bilan

Tableau 9 — Bilan final du forum.

Postes Dépenses

Impressions 539,57 €

Restauration 1 943,00 €

Locations 747,49 €

Divers 94,52 €

Total Dépenses 3 324,58 €

Postes Recettes

Participation forum 4 600,00 €

Supplément 50,00 €

Total Recettes 4 650,00 €

BILAN 1 325,42 €


30

Du fait d’une augmentation substantielle des recettes et d’une équivalence au niveau des dépenses,

le bilan final, d’un montant de 1 325,42 €, est presque deux fois supérieur au bilan prévisionnel.

III.C.5 Bilan du forum Entreprises Info-Stat 2011

Du point de vue financier, le forum Info-Stat édition 2011 a été une réussite : il n’a pas coûté

d’argent et il en a même rapporté. Si l’on réalise le ratio dépenses / prix de la participation moyenne

d’une entreprise (400 €), le point d’équilibre budgétaire (pas de bénéfice, mais pas de déficit) peut

être atteint avec la participation de 9 entreprises. Avec un engagement de 12 entreprises, nous avons

donc réalisé une performance plus que correcte cette année.

IV. Le jour J

Accueil des entreprises

Les stands

Présentation des entreprises

Accueil et suivi des étudiants

IV.A) Accueil des entreprises

Les membres de l’équipe chargée de l’organisation du Forum Entreprise-Etudiant se sont donnés

rendez-vous le 01 février à 9 h pour mettre en place les stands des entreprises qui a duré plus de 7

heures.

Le jour du Forum, les membres de l’équipe sont venus à 8 heures sur les lieux afin de régler les

derniers détails avant l’arrivée des entreprises, des étudiants et des professeurs.

À 8 h 30, les représentants des entreprises ont commencé à venir et neuf étudiants se sont chargés

de les accompagner, les aider à mettre en place leurs stands et à les monter dans le cas où ils avaient

apporté leur propre stand, ce qui a été le cas de l’entreprise Astek.

Après avoir installé leurs stands, ils ont eu la possibilité de prendre un petit déjeuner qui a été servi

par Minfang, Sandrine et Gary.

Vers 9h30, les représentants des entreprises ont été conviés à assister à la présentation du DIS

orchestrée par Omar Boussaïd dans le Grand Amphithéâtre.


31

Ce dernier a

commencé par remercier les entreprises pour leur participation et les étudiants pour l'organisation

ainsi que les professeurs et le représentant du Doyen. Il a souligné l’importance des projets comme

le Forum Entreprise-Étudiant qui permettent de mettre l’accent sur la coopération entre le

département et les entreprises. Tout ceci dans le but de faciliter l’insertion des étudiants dans le

milieu professionnel. Ensuite, il a présenté le département en énumérant les différentes formations

(Licence, Master 1 et Master 2, master Erasmus Mundus DMKM) et en détaillant les différentes

spécialisations de deuxième année de master 2 en y associant chaque responsable. Il a montré

également quelques statistiques sur la réussite de la formation comme le taux d’insertion des jeunes

diplômés du département qui est de 58.4% et cela dès la sortie du cursus universitaire.

Après cette présentation qui a pris fin vers 10h, la rencontre des entreprises et des étudiants a

commencé. Durant cette rencontre, les étudiants ont pu passer des entretiens avec les représentants

des entreprises et en même temps, dans une autre salle, ces derniers pouvaient présentés aux

étudiants leurs entreprises. À midi, une pause déjeuner a été observée. Celle-ci a permis à tous les

participants au Forum, professeurs, équipe organisatrice et représentants des entreprises, d’échanger

idées et point de vue dans un cadre un peu moins formel que le forum en lui-même.

Vers 14h, l’entrevue entre entreprises et étudiants a repris ainsi que les présentations des entreprises.

Vers la fin de l’après-midi, l’équipe du forum a invité les représentants des entreprises à prendre un

cocktail avant la fin du Forum.

À 18h30, les membres du groupe organisant le forum décident d’enlever les stands, rassembler les

matériels et nettoyer la salle.


32

IV.B) Les stands

Les entreprises et associations ont été organisées suivant un ordre de numérotation pour faciliter

leur répartition dans les stands et leur repérage par les étudiants lors du forum.

La salle où le forum a été mis en place présente une surface rectangulaire avec une entrée principale

et deux sorties de secours sur les côtés. Le passage entre les deux issues de secours devait rester

libre (voir plan plus bas).

IV.B.1 Les Stands entreprises

Chaque stand est composé de deux tables et de deux ou trois chaises d’un côté des tables et autant à

l’opposé. Il est occupé par deux à trois personnes représentant l’entreprise correspondante et

disposant d’un book CV. Les stands sont séparés par des paravents.

Ces stands permettent, donc, la mise en relation entre les entreprises et les étudiants sous forme

d’entretiens individuels.


33

IV.B.2 Les stands de l’association E-dis et du Weekend Ski

Outre les entreprises, l’association étudiante du département informatique E-dis et les organisateurs

du projet week-end ski étaient aussi présents au forum et deux stands ont donc été prévus à cet effet

et identifiés respectivement par les lettres E et A. Les deux stands sont communicants.

Comme pour les stands entreprises, ceux de l’association et du week-end ski permettent la mise en

relation entre eux et les étudiants afin de promouvoir leur activité auprès de ces derniers.

IV.B.3 Le stand CV et lettre de motivation

Ce stand est un atelier CV et lettre de motivation destiné aux étudiants afin de leur proposer une

relecture de leurs CV et lettre de motivation et, éventuellement, leur apporter des améliorations ou

des modifications.

Les organisateurs sont, bien entendu, présents dans ces stands mais surtout accompagné

d’enseignants afin que l’intervention soit plus efficace.

Pour des raisons d’organisation, les personnes présentes dans ces stands ne sont pas toujours les

mêmes car pour une bonne répartition des tâches, une rotation sur le stand CV a été mise en place.


34

Le plan :

IV.C) Présentation des entreprises

Les présentations ont eu lieu dans la salle des colloques de 10h à 12h et de 14h à 17h dans l'ordre de

passage suivant:

10h00 : Soft Computing

10h30 : Keyrus

10h45 : Sogeti

11h00 : GFI

11h15 : Micropole

11h30 : Logica

14h30 : Keyrus

14h45 : Score MD

15h00 : Soft Computing

15h15 : Sogeti

15h30 : Logica

ENTREE

2 3 4

12 11 9

6 7

8

Comptoir

E -

I

A

Comptoir

Po

rte d

e s

ec

ou

rs

10

5

CV

1

1, Astek 2, Score-MD 3, Solutec 4, Sogeti 5, GFI informatique 6, Dunnhumby 7, Osiatis ingenerie 8, Soft Computing 9, Sopra Group 10,Micropole 11,Logica 12,KEYRUS A, Association A-DIS E, Association E-DIS CV, Atelier CV et lettres de motivations


35

16h30 : Micropole

Pour assigner un horaire de passage à chaque entreprise, on les a contraint à s’inscrire sur une liste.

Ceci parce toutes les entreprises ne voulaient pas faire de présentation. Sur cette liste, on a trouvé :

Astek, Solutec, dunnhumby, Osiaris et Sopra group. L’inscription était aussi et surtout dans le but

d’adapter adéquatement les horaires en fonction des préférences de chaque entreprise. Cependant, il

y a eu quelques unes d’entre elles qui ne se sont inscrites que la veille, c’est-à-dire seulement un

jour avant ou le dernier moment. Ce fut notamment le cas de Sogeti qui n’avait pas d’horaire

assigné dans la journée étant donné qu’on a fait passer cette entreprise deux fois, le matin et l’après-

midi. Ceci nous a obligés de décaler les présentations déjà organisées. L’entreprise Score MD nous

avait aussi demandé de faire sa présentation en début d'après-midi à la place de le faire à 16h00

comme on avait déjà planifié. Celle-ci a donc dû être décalée à 14h45.

En outre, ayant alloué 15 minutes de présentation à chaque entreprise, la plupart d’entre elles ont

pris plus de temps alors qu’on n’avait pas planifié beaucoup de marge.

L’idée de réaliser des présentations des entreprises était importante parce que ceci a permit de faire

connaître les entreprises aux étudiants. En contre partie, on a eu quelques inconvénients à ramener

les étudiants aux présentations, dus à leur intérêt pour passer un entretien ou pour attendre d’en

obtenir un avec la ou les entreprises ciblées par eux.


36

IV.D) Accueil et suivi des étudiants

A leur arrivée au forum, les étudiants étaient accueillis dans le hall d’entrée où nous leur donnions

un badge sur le quel il y avait noté leur nom et prénom, leur formation ainsi que leur numéro

d’inscription dans le Book CV. Nous leur donnions également la pochette du forum et nous leur

faisions signer à côté de leur nom sur la feuille de présence.

Ensuite, ils pouvaient soit accéder directement à la salle du forum pour faire le tour des stands des

entreprises, soit assister à la présentation d’une entreprise. Néanmoins tout au long de la journée les

étudiants avaient la possibilité d’aller suivre la présentation de l’entreprise qu’ils souhaitaient. Nous

avions mis en place aussi pour ceux qui le souhaitaient un stand CV où il y avait deux organisateurs

du forum sur place pour donner des conseils aux étudiants sur la manière dont ils pouvaient

améliorer la présentation de leur CV. Une fois que les étudiants avaient fini de faire le tour des

stands, au moment où ils partaient du forum nous leur faisions répondre à un questionnaire et nous

leur reprenions leur badge.


37

V. Bilan

Bilan étudiant

Bilan entreprise

Bilan équipe

Pour les éditions suivantes

V.A) Bilan étudiant

V.A.1 Taux d’entrées par formation

Nombre de participants

théoriques réels

Master 2 OPSIE G1 22 18

Master 2 IIDEE GR1 30 24

Master 2 SISE 21 13

Master 2 ECD 17 10

Master 2 IIDEE GR2 12 7

Master 2 OPSIE G2 20 5

Tous Master 2 122 77

Master 1 IDS 78 38

Licence 3 IDS 43 32

Toutes formations 243 147

147 étudiants ont participé au Forum. Le taux d’entrées toutes formations confondues s’élève à

60%. Les OPSIE G1, IIDEE et Licence semblent avoir été les plus intéressé par cette journée.


38

V.A.2 Résultats de l’enquête de satisfaction


39

Globalement la satisfaction concernant la communication et les informations autour du forum est

bonne. 84% des étudiants sont « assez satisfait » à « très satisfait » des informations relatives à

l’organisation de la journée, 87 % sont « assez satisfait » à « très satisfait » des informations

expliquant le but du forum. De tous les aspects concernant la communication et l’information du

forum c’est « la communication autour du forum » qui est la moins bien jugée avec un taux

d’étudiants globalement satisfaits de 81%. Sur cette question de la communication autour du forum,

quand on relève le verbatim certains auraient souhaité avoir moins de mails et plus d’informations

via le biais de flyers à disposition au sein du département et recevoir la liste des entreprises

présentes avant de venir. On note que pour ces trois questions il n’y a aucun étudiant « pas du tout

satisfait ».

Verbatim : Quelles sont selon vous les points à améliorer au niveau de la

communication ?

Ne pas changer plusieurs fois l’organisation, les horaires etc ;

Mieux indiquer le chemin du lieu dans la fac ;

Distribuer des Flyers car l’envoi de mails n’est pas suffisant ;

Pas de réponse à un mail envoyé ;


40

Trop de mails pas assez de passage dans les classes ;

Préciser quel niveau recherchent les entreprises ;

Prévenir plus tôt pour les entreprises présentes ;

Organisation des présentations ;

Envoyer la liste des entreprises plus tôt ;

Timing des présentations non suivi ;

Tout est bon ;

Plus d'entreprises dans plus de secteurs ;

Pas de communication dans les classes ;

Avoir le détail des entreprises et des offres avant ;

Plus d'informations sur le site internet ;

Mettre des affiches au secrétariat et dans le département ;

Aucun ;

…

Regroupement en grandes catégories des commentaires qui reviennent le plus souvent

Nombre d'occurrences Catégories

12 Plus d'informations sur les entreprises présentes avant le jour

du forum

8 Informer autrement que par mails, mettre des affiches, flyers

à disposition au sein du département, venir dans les promos

3 Ne pas changer les horaires et l'organisation des présentations

entreprises

3 Mieux connaitre ce que les entreprises offrent comme stages


41

Seulement 1/3 des étudiants ont visité le site internet.

Parmi les étudiants qui se sont informés via le site internet la plupart ont trouvé toutes les

informations qu’ils recherchaient (79 %).

Verbatim : Quelles étaient les informations manquantes sur le site ?

La liste des entreprises présentes ;

Le détail sur les entreprises ;


42

Globalement les étudiants sont satisfaits des secteurs d’activité représentés. Mais la diversité des

secteurs d’activité représentés au forum est l’un des points à améliorer puisqu’environ 1/3 sont peu

ou pas satisfaits des secteurs d’activité représentés.

De la même façon près d’1/3 souhaiterait un plus grand nombre d’entreprises.

De la même façon près d’1/3 souhaiteraient un plus grand nombre d’entreprises.


43

Verbatim : Au sujet des entreprises présentes

Pas assez d’entreprises de statistique ;

Les entreprises ne cherchent que des master 2 ;

Pas assez de secteur d'activité représenté, pas de banque ;

Pas assez d'entreprises ;

Pas beaucoup de web ;

Pas assez d'entreprises en statistique ;

Pas assez d'entreprises pour les ECD ;

Pas assez d'entreprise pour les licences ;

Pas assez d'entreprises statistique et beaucoup d'informatique ;

Pas assez d'entreprises pour les M1 ;

…

Combien de professionnels avez-vous rencontré ?

En moyenne les étudiants ont pu rencontrer 4 professionnels lors de la journée.

4


44

La plupart se disent satisfaits de la durée des entretiens, ils sont 46 % à être assez satisfaits et 36% à

être très satisfaits.

Près des ¾ sont « assez » à « très satisfait » du temps d’attente pour rencontrer un professionnel.


45

On note qu’il n’y a aucun étudiant « pas du tout satisfait » de la disposition des stands, la plupart

sont satisfaits, seuls 9% sont peu satisfaits.

Ils sont peu nombreux à avoir participé au stand cv/lettre de motivation (seulement 12%), certains

auraient aimé avoir un avis sur leur cv bien avant la date du forum.


46

Parmi les participants au stand CV/lettre de motivation tous sont satisfaits des conseils donnés, 64%

sont assez satisfaits et 36% très satisfaits.

Grande nouveauté de cette année, la présentation des entreprises à rencontré un certain succès

puisque 71% des étudiants disent avoir participé à l’une des présentations.


47

66% des étudiants sont sortis satisfaits des présentations des entreprises. Mais on notera quand

même que la présentation des entreprises est un point à améliorer puisque 34% des étudiants n’ont

pas ou peu étaient satisfaits des présentations des entreprises. Quand on analyse le verbatim c’est

surtout le manque de respect du planning initial qui est reproché.

Les étudiants sont pour la plupart satisfaits de la journée dans son ensemble. Il n’y en a aucun de

pas du tout satisfait, près de la moitié (55%) sont assez satisfaits et 25% sont très satisfaits. 20%

disent être peu satisfait. Les moins satisfaits sont les licences où 35% disent être peu satisfaits.


48

Verbatim : Auriez-vous des suggestions pour améliorer l’organisation du forum ?

Donner un intérêt à la journée pour les licences ;

Faire plus de choses pour les licences ;

Plus d'entreprises infrastructure, réseau BD et développement ;

Plus d'entreprises de profils différents ;

Plage horaire d'une demi-heure insuffisante ;

Rajouter du chauffage ;

Trouver plus d'entreprise qui recrutent des m1 et licences ;

Envoyer la liste des entreprises plus tôt ;

Inviter plus d'entreprises ;

Mettre les entretiens cv avant le forum, plus entreprises en statistique ;

Pas assez de temps (cours pas banalisés OPSIE) ;

Pas assez d'entreprises pour les licences ;

Prospectus plus détaillé avant de venir, savoir ce que les entreprises recherchent

précisément ;

Pus d'entreprises pour les statistiques et fixer des créneaux horaires n'est pas bien car

lorsque on arrive en fin de journée il n'y a plus rien ;

Améliorer les horaires ;

Plus d'entreprises orientées informatique et destinées aux M1 ;

Buffet ouvert à tous les étudiants ;

…

Regroupement en grandes catégories des commentaires qui reviennent le plus souvent

nombre d'occurrences catégories

22 Plus d'entreprises intéressées par les L3 et M1

7 Plus d'entreprises de secteurs différents

5 Améliorer les horaires


49

V.B) Bilan entreprise

Êtes-vous satisfait des informations relatives à l’organisation de la journée ?

Les informations relatives à l’organisation de la journée du forum est bonne. On peut remarquer que

50% des entreprises sont assez satisfaites à très satisfaites de l’organisation.

Êtes-vous satisfait des informations expliquant le but du forum ?

Les informations expliquant le but du forum ont été bien comprises par les entreprises. Globalement

90% des entreprises sont satisfaites et seulement 10% sont peu satisfaites.

Êtes-vous satisfait de la communication autour du forum?


50

Plus de la moitié des entreprises présentes au forum sont satisfaites de la communication qui a été

faite autour du forum soit 90% des entreprises.

Avez-vous visité le site internet du Forum ?

80% des entreprises présentes ont visité le site internet du forum.

Êtes-vous satisfait de la disposition des stands ?

On peut remarquer que 60% des entreprises sont satisfaites de la disposition des stands et 40% sont

très satisfaites.


51

Êtes-vous satisfait de la journée ?

Les entreprises sont pour la plupart satisfaites de la journée du forum Info-Stat dans son ensemble Il

y a 50% des entreprises qui sont satisfaites à très satisfaites de la journée.

Verbatim : Auriez-vous des suggestions pour améliorer l’organisation du forum ?

Organiser plus tôt le forum ;

Faire des books CV détachables ;

Faire des CV papier par étudiant ;

Plus d'informations sur les entreprises aux étudiants ;

Déjeuner plus copieux ;

Plusieurs salles de conférences/informations sur le stand (taille, disposition; possibilité

de projection).

V.C) Bilan équipe

Un sondage a été suggéré aux membres de l'équipe organisation du forum info-stat, hors

responsable de projet, afin d'évaluer ces derniers et de définir un style de management.

Êtes vous satisfait de la façon donc Louis et Aude ont expliquer l’objectif/ la raison

d’être du forum Info-Stat ?


52

Très satisfait

21,43%

Assez satisfait

64,29%

Peu satisfait

14,29%

Plus de 85% des membres du groupe sont satisfaits de la manière dont nos deux chefs de projets ont

expliqué la raison d’être du forum.

Est-ce que vous pensez que les fonctions de chacun on bien été précisés lors des

premières réunions du forum ?

Oui

85,71%

Non

14,29%

Nos chefs de projet ont bien définit la stratégie d’action au sein du groupe et ont identifié les

fonctions de chaque membre du groupe. Les membres du groupe pensent que les fonctions de

chacun ont bien été précisés à plus de 85%.

Êtes-vous satisfait du plan de suivi de la mission de nos chefs de projets ?

Très satisfait

7,14%

Assez satisfait

57,14%

Moyennement

satisfait 7,14%

Peu satisfait

28,57%

Plus de 64% des membres du groupe sont satisfait de la façon dont chaque membre a été suivi

durant la réalisation du projet.


53

Êtes-vous satisfait de la façon dont nos chefs de projets ont déléguer les différentes

taches ?

Très satisfait

7,14%

Assez Satisfait

42,86% Moyennement

satisfait

28,57%

Peu satisfait

21,43%

50% des membres du groupe sont satisfaits de la façon dont nos chefs de projets ont déléguer les

différentes taches ?

Êtes-vous satisfait de la façon dont nos chefs de projets ont répondu à vos questions

par rapport à votre mission ?

Très satisfait

21,43%

Assez satisfait

35,71%

Moyennement

satisfait

21,43%

Peu satisfait

21,43%

43% sont moyennement satisfait et peu satisfait de la manière nos chefs de projets ont répondu aux

questions des membres du projet.

Est-ce que vous pensez que vos avis ont été pris en considération et étudié en détails ?

Non

50,00%

Oui

50,00%

La moitié du groupe pense que leur avis n’ont pas été pris en compte et étudié lors de la réalisation


54

du projet.

Est-ce que vous pensez que nos chefs de projets vous aie donnez envie de travailler en équipe ?

Non

42,86%

Oui

57,14%

57% des membres pensent que nos chefs de projet n’ont pas donner envie de travailler en équipe.

Êtes-vous satisfait de l’ambiance au sein de l’équipe ?

Assez satisfait

35,71%

Moyennement

satisfait

42,86%

Peu satisfait

14,29%Très satisfait

7,14%

45% des membres du groupe pensent que l’ambiance au sein du groupe était satisfaisant.

Êtes-vous satisfait de la façon dont les conflits ont été gérés tout au long de la réalisation du

projet ?

Très satisfait

7,14%

Assez satisfait

42,86%

Moyennement

satisfait

14,29%

Peu satisfait

21,43%

Pas du tout

satisfait

14,29%

50% des membres du groupe ont été satisfaits de la façon dont nos chefs de projets ont géré les


55

conflits lors de la réalisation du projet.

Est-ce que vous pensez que les objectifs du forum Info-Stat ont été atteints ?

Oui

100,00%

On obtient un 100% à la réalisation du projet forum Info-Stat.

Êtes-vous satisfait de vos chefs de projets ?

Non

28,57%

Oui

71,43%

71% des membres du groupe sont satisfaits de nos deux chefs de projet.

Quel est selon vous le style de management pratiqué par nos chefs de projets?

Quel est selon vous le type de manager de nos chefs de projets ? (selon le modèle Hersey et

Blanchard)

Louis-Baptiste :


56

Persuasif

7,14%

Participatif

14,29%

Directif

78,57%

79% du groupe pensent que le style management de Louis-Baptiste est de type directif.

Aude :

Persuasif

14,29%

Directif

21,43%

Participatif

35,71%

Délégatif

28,57%

Le style de management de Aude est plus mitigé entre participatif, délégatif et directif. 36% des

membres pensent que Aude est participatif.

Conclusion de l’Equipe Info-STAT :

La réussite du projet est résumé à partir de la méthode des 4S : Sens-Suivi-Soutien-Solidarité.

V.C.1 Clés de succès du projet

Bonne organisation et suivi du projet. Les chefs de projet ont bien expliqué le but de cette

manifestation ;

Bonne exploitation des compétences de chacun pour la répartition des tâches. Ils ont réparti

et défini les taches pour chaque membre du groupe et procédé un suivi constant tout au long du


57

projet ;

Créativité de nos chefs de projets et des membres du groupe ;

Implication de tous les membres du projet dès la première réunion de travail. Cependant la

moitié du groupe pensent que certaines de leur idées n’ont pas été entendues.

Meilleur

performance ae

Meilleur attente pour

les entreprises

Implication de

l’équipe

Meilleur image du

Forum Info-Stat

SENS SUIVI

SOUTIEN SOLIDARITE

-Planifier le suivi et

ses améliorations

-Exploiter les

résultats du suivi

-Positionner la raison

d’être du forum

-Identifier les actions

de chaque membre

-Gérer les compétences

et connaissances

internes

-Progresser ensemble

-Cohésion du

groupe

- Travail d’équipe


58

V.D) Pour les éditions suivantes

Voici quelques conseils pour les éditions prochaines :

logistique :

le format pdf pour le book CV est difficile à manipuler ;

les différentes impressions peuvent être réalisées à moindre coûts par le service reprographie

de l'université de Lyon 2 sur les quais mais il faut bien compter un délai de 10 jours ;

ne pas oublier de prévoir du café toute la journée et notamment l'après-midi ;

le stand CV/lettre de motivation doit être mieux organiser, plus de professionnel pour donner

des conseils ;

trouver de nouvelles façons de faire venir les L3 et M1 ;

contact entreprise :

ne pas oublier de contacter les entreprises par téléphone avant l'envoi du mail pour être sûr

de contacter la bonne personne ;

essayer d'organiser le forum plus tôt dans l'année (fin novembre, début décembre), beaucoup

de refus sont dû à la date tardive ;

plus communiquer sur la possibilité de présenter son entreprise, cette possibilité a été

appréciée par les entreprises mais le manque de communication a entraîner des inscriptions de

dernières minutes et avec, des retard dans le planning dû à une marge trop courte.

Rapport réalisé par l’Équipe du Forum Info · 2013-04-11 · Organisation du forum...

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