AdviespresentatieGroot Veldhovense Atletiek Club

Eefje Frissen18 juni 2010

Intro

Deze adviespresentatie is geschreven aan de hand van het onderzoeksrapport bij de Groot Veldhovense Atletiek Club (GVAC).De presentatie is bedoeld voor het bestuur van GVAC. Er worden

verschillende punten uit het onderzoek kort genoemd en vervolgens wordt er een advies gegeven om de zwakkere punten te kunnen verbeteren. De samenwerking met GVAC is erg goed verlopen.

In de presentatie zullen achtereenvolgend de onderdelen sportmarktonderzoek (ledentevredenheid), sportmanagement

(management en organisatie, waarbij het onderdeel Finance ook behandeld wordt) en sportbeleid (beleidsrelatie met de gemeente

Veldhoven) worden behandeld. Aan het einde zal steeds een conclusie/aanbeveling worden gegeven.

Inhoud/adviesonderwerpen

• Ledentevredenheid• Management & Organisatie (incl. Finance)• Beleidsrelaties

LedentevredenheidonderzoekEr is onder de leden van GVAC een tevredenheidonderzoek gedaan naar de kwaliteit van de dienstverlening. Er is een schriftelijke enquête afgenomen die door 109 van de 700

leden is ingevuld. Deze leden komen uit verschillende groepen en zijn van verschillende leeftijden. Het onderzoek is daardoor representatief. Aan de hand van de uitkomsten

van de enquête zijn conclusies getrokken. Bij de meeste vragen is deze antwoordschaal toegepast: 1=erg slecht,

2=slecht, 3=matig, 4=goed, 5=erg goed.

Tastbare zakenDe leden bij GVAC zijn tevreden over de tastbare zaken. Alle

onderdelen krijgen van de leden een voldoende en als rapportcijfer wordt er een 7,5 gegeven.

GVAC maakt gebruik van de faciliteiten van de gemeente Veldhoven op de Kempencampus (KC). Over de kleedkamers

zijn de leden het minst tevreden (3,8) en over de kwaliteit van de atletiekbaan het meest (4,4). 82% van de leden beoordeelt de

faciliteiten op de KC minimaal als goed t.o.v. de faciliteiten op de Korze.

Houd de relatie met de gemeente goed, zodat de faciliteiten in orde blijven.

CommunicatieDe leden zijn redelijk tevreden over de communicatie. De

communicatie van de trainers is het beste en krijgt een 4,1, terwijl de communicatie van het bestuur een 3,5 krijgt. Als rapportcijfer

krijgt de communicatie een 7,1.

Verder valt het op dat 2/3 van de leden niet op de hoogte is vande besluiten die binnen het bestuur genomen worden, terwijl de helft de column van de voorzitter leest en dat de wedstrijdatleten minder tevreden zijn over de communicatie dan de recreanten en

wandelaars.

Onderzoek wat de leden willen weten en kijk wat er gedaan kan worden aan de communicatie van het bestuur naar de leden toe.

VeiligheidVeel punten wat betreft de veiligheid worden met een ruime

voldoende beoordeeld. Zo zijn de leden erg tevreden over de veiligheid van de trainingen en wedstrijden op de atletiekbaan van GVAC (beiden 4,1). Als rapportcijfer krijgt de veiligheid een 7,4.

Wel weet slechts 17% van de leden wie de vertrouwenspersonen zijn en 15% noemt het fietspad tussen de kantine en baan bij de

overige opmerkingen als onveilig.

De leden met een leeftijd tussen de 25 en 55 zijn minder tevreden over de veiligheid dan de overige leden. Zij geven ongeveer een 7,2

als rapportcijfer en een gemiddelde beoordeling van 3,8 ten opzichte van een 7,6 en 4,0 van de overige leden.

Zorg dat het bekend wordt wie de vertrouwenspersonen zijn en kijk (nog een keer) samen met de gemeente wat er gedaan kan worden aan het

fietspad!

CompetentieDe expertise, kennis en vaardigheden binnen GVAC worden goed beoordeeld De leden zijn hier tevreden

over en geven een 7,5 als rapportcijfer. De bekwaamheid van de eigen trainer scoort het beste (4,2) en de expertise van de trainers en de bekwaamheid van

het bestuur het minste (3,7).

De ouders van de pupillen zijn van de wedstrijdatleten het minst tevreden over de bekwaamheid van de trainers

van hun kinderen. Maar ook die score is nog steeds goed.

Blijf zo door gaan en let hierbij op de bekwaamheid van de pupillentrainers.

ToegankelijkheidHier is de enige onvoldoende te zien. De bereikbaarheid

met het Openbaar Vervoer van de atletiekbaan wordt met een 2,6 beoordeeld. Het is maar de vraag of de leden dit belangrijk vinden, want de toegankelijkheid

krijgt het hoogste rapportcijfer, een 7,8. De leden zijn dan ook erg tevreden over de bereikbaarheid met de auto en

fiets.

Wat betreft de parkeergelegenheid is er geen samenhang tussen de dagen dat de mensen aanwezig zijn en de tevredenheid over de parkeergelegenheid.

Probeer dit vol te houden en kijk (samen met de gemeente) of er wat aan het Openbaar Vervoer gedaan moet worden.

Conclusie

De leden zijn tevreden over de kwaliteit van de dienstverlening.

Aandachtspunten zijn: - Zorg dat er bekend is wat de leden willen wat

betreft de communicatie. - Zorg dat er bekend is wie de contactpersonen

zijn.- Kijk samen met de gemeente naar wat er gedaan

kan worden aan het fietspad tussen de kantine en baan.

Management en organisatie

Er is onderzoek gedaan naar de interne (en externe) organisatie binnen GVAC. Hierin is de vereniging beoordeeld op verschillende

onderwerpen. Aan de hand daarvan is bepaald of er een professionele cultuur heerst bij de vereniging en of de organisatie in orde is.

Het verslag is gemaakt aan de hand van documenten die door de vereniging zijn verstrekt.

Performancemeting

StrategieIn het beleidsplan van 2004-2008 staan de visie, missie en doelstellingen beschreven. Er is goed over nagedacht

en ze zijn allemaal op GVAC van toepassing, ze zijn echter niet volgens de criteria opgesteld.

De visie: “GVAC wil een vereniging zijn waar de leden een zo breed mogelijk aanbod van atletieksport kunnen beoefenen op een zo hoog mogelijk niveau met professionele begeleiding in een gezellige sfeer. GVAC streeft daarbij naar een optimale integratie van mensen met een beperking.”

Deze visie is niet ambitieus genoeg, te vaag en het gedeelte over de mensen met een beperking hoort er niet in.De visie zou als volgt geformuleerd kunnen worden:

“GVAC wil een vereniging zijn die atletiek aanbiedt, van wedstrijdatletiek tot wandelen. Waarbij de wedstrijdatleten op een hoog niveau meedraaien, dat gebeurt door professionele begeleiding, maar de gezelligheid wordt daarbij niet vergeten. En de recreanten en wandelaars kunnen ieder op hun eigen niveau meedoen en presteren met begeleiding van geschoolde trainers.”

De missie: “Het scheppen van voorwaarden om de atletieksport in de regio Veldhoven maximaal te kunnen ontplooien, enerzijds door het leveren van prestaties op een zo hoog mogelijk niveau van de wedstrijdatleet en anderzijds door het verder ontwikkelen van de belangstelling voor de baanatletiek, wegatletiek en loopsport.”

In deze missie ontbreekt het imago van GVAC en het is geen missie die blijft hangen, mede omdat hij zo lang is.

De missie zou beter als volgt geformuleerd kunnen worden: “GVAC wil door prestaties en ontwikkeling van belangstelling, voorwaarden scheppen om de atletieksport in de regio Veldhoven te kunnen maximaliseren”.

Doelstellingen: "Het doen beoefenen en het bevorderen van de atletieksport in welke verschijningsvorm dan ook".Dit hoofddoel is niet specifiek, meetbaar en tijdsgebonden.Dit doel zou bijvoorbeeld zo geformuleerd kunnen worden: “Binnen 3 jaar 5% meer leden voor de atletieksport bij GVAC, in welke verschijningsvorm dan ook.”

Ook de doelen uit het beleidswerkplan zouden SMART geformuleerd moeten worden. Hieronder daarvan twee voorbeelden:

“Het stimuleren van de deelname aan baanwedstrijden” zou geformuleerd kunnen worden als: “Door het stimuleren van wedstrijdatleten voor baanwedstrijden doen binnen 3 jaar, 25% meer leden mee aan wedstrijden.”

“Het optimaliseren van en aandacht schenken aan het vrijwilligerswerk binnen GVAC” zou als volgt geformuleerd kunnen worden: “Aan het eind van 2011 is er een vrijwilligersplan opgesteld waarin de taakomschrijving, bemensen, begeleiding, beoordeling en beloning van vrijwilligersfuncties is omschreven.”

Zorg voor binding van de huidige leden met GVAC en organiseer activiteiten voor kinderen, jongeren en ouderen om nieuwe leden te werven.

Organisatiestructuur

Het organogram van GVAC past bij de vereniging. De marktgerichte indeling is de beste indeling voor GVAC. De hiërarchie

in het model klopt niet helemaal en de financiën zouden beter als staf

weergegeven kunnen worden. Dit organogram zou gebruikt kunnen worden.

De organisatiestructuur bij GVAC is sterk. Het organogram is duidelijk, er zijn een aantal verbeterpunten, maar al

met al zit alles goed in elkaar.

OrganisatiecultuurBij GVAC heerst er geen hele dikke cultuur. Het is voor mensen van buitenaf niet moeilijk om in de groep opgenomen te worden.

Ondanks dat GVAC geen dikke cultuur heeft, is er wel een bepaalde sfeer die vooral onder de wat oudere wedstrijdatleten

ervoor zorgt dat ze jaren lid blijven en zich erg verbonden voelen met GVAC. De wat dunnere cultuur zou er ook aan kunnen

liggen dat er bij GVAC niet alleen wedstrijdatletiek wordt beoefend, maar ook recreatief lopen en wandelen. Deze

verschillende groepen hebben niet veel met elkaar te maken en voelen zich nauwelijks met elkaar verbonden. Het zou goed zijn

om te onderzoeken of zij hier wel behoefte aan hebben. Het logo, de clubkleuren en rituelen zijn dingen die de leden van

GVAC verenigen. Er zijn echter nauwelijks helden, verhalen en rituelen uit het verleden.

De binding met GVAC moet versterkt worden en er moet meer verbondenheid komen door (gezamenlijke)

activiteiten.

Besturen

Blijf dichtbij de leden staan door goede communicatie!

Uit het interview met de voorzitter van GVAC, Henri van Limpt, is gebleken dat hij het type regisseur is. Hij is een regisseur omdat hij de dialoog voert met leden, bewust is van zijn taak als voorzitter,

maar wel tussen de mensen instaat, hij voor veel dingen openstaat, bekend is met de maatschappelijke ontwikkelingen, hij binnen de vereniging zijn verantwoordelijkheid neemt en de

problemen aanpakt. Hij past goed bij de wensen van de atleten, omdat hij voldoet aan de meeste eisen die zij stellen. Ook

past hij goed bij de vereniging omdat GVAC geen grote vereniging is, waar professionalisering niet nodig en gewenst is. De voorzitter is hoogstens een beetje te ambitieus voor de vereniging, waar veel

mensen alleen ter ontspanning komen. Maar hij spant zich goed in voor de vereniging.

Human Resource Management (vrijwilligersbeleid)

Maak duidelijke functie-omschrijvingen en gebruik deze, laat de (potentiële) vrijwilligers weten wat er van ze verwacht wordt! Zorg

daarbij voor gepaste begeleiding.

Er zijn binnen GVAC weinig vacatures, alleen voor de functie als secretaris binnen het bestuur en tweede vertrouwenspersoon is nog niemand gevonden. Dit zijn wel belangrijke functies. Het bemensen wordt binnen GVAC via via geregeld. Kandidaten worden door andere aangesproken en gevraagd voor vrijwilligersfuncties. Dit gaat goed, GVAC heeft er alleen meer moeite mee om de juiste mensen op de juiste plaats te krijgen.De meeste begeleiding vindt intern plaats en er worden een aantal trainingen en cursussen aangeboden en de commissies vallen onder de bestuursleden. Er moet echter nog een technische commissie gevormd worden die zich met de trainerszaken bezig gaat houden.De beoordeling vindt grotendeels informeel plaats, bij trainers, maar ook binnen commissies e.d. Mensen worden aangesproken als het niet goed gaat of er klachten komen.De beloning voor alle vrijwilligers is het jaarlijkse vrijwilligersfeest. Verder kunnen trainers een vergoeding krijgen en krijgen vrijwilligers bij activiteiten vaak consumptiebonnen.Er is nauwelijks een gevolg van het wel of niet betalen voor het beoordelen en belonen van de trainers.

BesluitvormingIn principe wordt er binnen het bestuur van GVAC gebruikt

gemaakt van de democratische besluitvorming met een dubbele stem voor de voorzitter bij een gelijke stand. De meeste

besluiten worden echter unaniem genomen. Dit is vaak goed, omdat er zo een breed draagvlak ontstaat voor de besluiten die er genomen worden, maar aan de andere kant is dit soms niet

de meeste efficiënte manier van vergaderen, omdat het veel tijd kan kosten.

Het bestuur werkt op een professionele manier, ga zo door en houd rekening met de efficiëntie.

Kwaliteit

Begin met het op papier zetten van de eisen en kijk daarna wat er (samen met de gemeente) gedaan kan worden.

Er staan binnen de vereniging geen kwaliteitseisen op papier. Voor de volgende zaken zouden er kwaliteitseisen opgesteld kunnen worden, erachter staat een voorbeeld van een gestelde eis.

Productkwaliteit: Atletiekbaan → Voldoen aan richtlijnen IAAFMateriaal → Al het materiaal is veilig

Proceskwaliteit: Trainingen → Voor elke groep trainer met opleiding of veel ervaringEHBO → Altijd een EHBO’er aanwezig

Gebruikerskwaliteit: Wensen van de leden → Uitkomsten ledenonderzoek gebruikenMaatschappelijke kwaliteit: Milieu → Overal spaarlampen

Jeugd → Samenwerking met gemeente voor meer bewegen projectGehandicapten → Trainingen aanbieden voor lichamelijk beperkten.

Het is belangrijk om de eisen op papier te hebben staan, zodat er richtlijnen komen, waar naartoe gewerkt kan worden.

Financiële situatie

Financieel is alles op orde!

● Administratief systeem: Er wordt gebruik gemaakt van Davilex software, dit is allemaal op orde.● Belastingen: GVAC draagt alleen OZB af, de rest zit in de huur inbegrepen en voor de belastingen over kantine-

inkomsten, sponsorinkomsten en inkomsten uit merchandising komt GVAC niet in aanmerking omdat ze onder devrijgestelde bedragen blijven.

● Contributies: Het vaststellen gebeurt, met goedkeuring van de ALV, door het bestuur en daarbij wordt rekening gehouden met wat er betaald moet worden voor die specifieke groep.

● Overige geldstromen: GVAC heeft veel kleine sponsors, de grootste inkomstenbronnen zijn de reclameborden, de advertenties in het clubblad en de halve marathon. Het totaal bedrag aan sponsoring bedraagt ongeveer 10% van de totale ontvangsten.De subsidies die ontvangen worden zijn de subsidies voor jeugdleden en voor lichamelijke en geestelijk gehandicapten. Dit bedrag bedraagt ongeveer 3% van de totale inkomsten.

● Vlotman: GVAC zou er goed aan doen de kosten in te delen in procesafhankelijke kosten, capaciteitsafhankelijke kosten en bestuursafhankelijke kosten, zodat het in financieel mindere tijden duidelijk is op welke kosten er bezuinigd kan worden.

Realiseer de plannen en zet alles op papier, zodat de goede

gedachten niet vergeten worden!

Beleidsrelatie met de gemeente VeldhovenIn dit hoofdstuk wordt de relatie van GVAC met de gemeente Veldhoven en de Veldhovense politiek beschreven. De

relatie met de gemeente is aan de hand van 5 onderwerpen onderzocht. Hierbij is gebruik gemaakt van de Sportnota van de gemeente: Veldhoven, een sport hoger. De relatie met de politiek is beschreven met behulp van het

verkiezingsprogramma van de grootste politieke partij in Veldhoven: Veldhoven Samen Anders.

Ambtelijke relaties → Ruimtelijke OrdeningGVAC maakt sinds 2007 gebruik van de atletiekbaan op de Kempencampus (KC), deze baan is eigendom van de gemeente, de huur hiervan bedraagt €12,80 per uur.

Plannen van de gemeente die op GVAC van invloed zouden kunnen zijn:- Verplaatsen van het zwembad naar de KC → mogelijke concurrent - Onderzoek naar de beheersconstructie van de accommodaties op deKC → gevolgen nog niet bekend, onderzoek naar hoe de accommodaties het beste kunnen worden beheerd.

Houd de plannen van de gemeente goed in de gaten en bekijk daar de mogelijkheden van.

Ambtelijke relaties → Welzijn

Kijk of er samen met de gemeente een project gestart kan worden (voor de jeugd) voor meer sporten tegen overgewicht en ga zo door met de gehandicapten sport!

De twee hoofdonderwerpen wat betreft welzijn: overgewicht (door te weinig bewegen) en de ongezonde leefstijl bij voornamelijk de jeugd (door alcohol, genotsmiddelen en ongezond eten).

Momenteel heeft GVAC hier geen rol in. GVAC zou bij het eerste plan een rol kunnen gaan spelen omdat er bij GVAC een grote diversiteit aan beweegmogelijkheden wordt aangeboden en atletiek een sport is die ieder op zijn eigen

niveau beoefent. Het tweede plan wordt door scholen en de overheid ingevuld.

Ook wil de gemeente aandacht schenken aan sporten voor gehandicapten: er moeten voldoende mogelijkheden zijn om te sporten voor lichamelijk en geestelijk beperkten en mensen met een chronische aandoening, de

voorzieningen moeten ook bereikbaar zijn voor deze groep.Hierin speelt GVAC al een rol. Er lopen binnen GVAC al verschillende projecten met dit doel. Ook staat de integratie

van mensen met een beperking in het beleidsplan en atletiek is een geschikte sport voor deze groep mensen.

Ambtelijke relaties → Orde en Veiligheid

Hierover staat niets in de Sportnota en de baanwedstrijden zijn niet zo grootschalig dat de hulp van de politie o.i.d. nodig is.

Bij de jaarlijkse halve marathon wordt er samengewerkt met de politie om de veiligheid op het parcours te regelen. Deze samenwerking verloopt goed.

Blijf goed samenwerken met de politie

Ambtelijke relaties → Belastingen en Subsidies

Is prima!

GVAC betaalt alleen onroerend zaak belasting. De rest van de belastingen zit bij de huurprijsinbegrepen en voorandere belastingen komt GVAC niet in aanmerking omdat ze onder een gesteld minimum blijven.

GVAC ontvangt twee soorten subsidies van de gemeente Veldhoven:- Subsidie voor jeugdsport (€18,50 per jeugdlid)- Subsidie voor jubileumbijdragen van vrijwilligersorganisaties en aangepaste sporten (totaal bedrag van €548,-

voor de gehandicapten sport)

Om deze subsidies te krijgen vult GVAC een vragenlijst in, aan de hand waarvan de hoogte van de subsidie wordtbepaald.

Ambtelijke relaties → Citymarketing en topsport

Houd dit punt in de gaten voor mogelijkheden in de toekomst

Er is geen topsportbeleid bij de gemeente Veldhoven, wel wil de gemeente in samenwerking met het SondervickCollege en Sportpunt Noord-Brabant clinics en voorlichtingen gaan organiseren.

GVAC organiseert af en toe grote wedstrijden zoals het Nederlands Kampioenschap voor Masters. Ook heeft GVACeen aantal atleten die regelmatig deelnemen aan Nederlandse Kampioenschappen.

Op dit gebeid zal samenwerking vanuit beide partijen geen prioriteit hebben, GVAC zou hoogstens kunnen helpen methet verzorgen van clinics en voorlichtingen.

De grote evenementen in Veldhoven zijn de Omloop der Kempen en het Cult&Tumult-festival.

Politieke mogelijkheden in de nieuwe gemeenteraad

Onderzoek en overweeg de verschillende mogelijkheden om (financiële) steun te houden en krijgen van de gemeente.

Plannen van de grootste politieke partij in Veldhoven, Veldhoven Samen Anders, die op GVAC van toepassing zijn:- Verenigingen krijgen ondersteuning voor het opleiden van bestuurskader, verzekeringen, jeugdactiviteiten,

bijzondere en specifieke doelgroepen → GVAC moet hiervoor doorgaan met het organiseren van jeugdactiviteiten (schoolatletiek) en sport blijven aanbieden voor gehandicapten.

- De samenwerking van basisscholen en verenigingen moet worden versterkt. Voorbeelden daarvan zijn: het schoolzwemmen, het uitvoeren van programma’s in het kader van de breedtesport. Stimuleren van sport bij de buitenschoolse opvang en van de jeugd om aan sport te gaan doen → (Nog een) Onderzoek doen of er bij GVAC mogelijkheden zijn voor buitenschoolse opvang.

- De programma’s en projecten die mensen stimuleren om te sporten worden voortgezet met aanvullende financiële steun + Stimuleren van sport en beweging gericht op het gezond en fit houden van mensen. Naast fysieke sport ook de sporten stimuleren die de grijze cellen trainen: de denksporten dus → Doorgaan met het organiseren van sport met als doel om te bewegen (recreatief lopen en wandelen) en kijken hoe daarin samengewerkt kan worden met de gemeente.

Conclusie

De relatie met de gemeente en politiek is goed. Zorg dat dit zo blijft, want dat schept veel mogelijkheden. Blijf zeker doorgaan met de projecten voor de jeugd en gehandicapten en overweeg nieuwe

projecten in samenwerking met de gemeente.

AfsluitingGVAC is een amateur vereniging die zijn zaken goed op orde heeft. Het bestuur weet waar het mee bezig is en is ambitieus. GVAC heeft een goede relatie met de gemeente en kan hier voordeel uit halen. Hieronder de belangrijkste verbeterpunten om de organisatie te optimaliseren:

- Communiceer met de leden over wat ze willen- Zorg voor binding van de leden met GVAC- Werk het vrijwilligersbeleid verder uit- Houd de relatie met de gemeente goed en kijk naar samenwerkingsmogelijkheden

Leg de lat steeds een beetje hoger