ProceshandboekProcessen van Fundatis in kaart

6 oktober 2017

Versie 1.0

Anne Floor Erdman

Walter Groen

Chris Tils

Dit handboek is geschreven vanuit de wens te groeien als organisatie door inzichtelijk te maken voor

iedereen hoe processen met elkaar samenhangen en hoe deze processen worden uitgevoerd binnen onze

organisatie.

Deze processen worden regelmatig (indien nodig) herzien.

Inleiding

A. Primair proces

Niveau 1

B. Ondersteuning primair proces

C. Bedrijfsvoering

Toelichting

Hieronder vallen alle processen die te maken hebben met

het uitvoeren van opdrachten.

Hieronder vallen alle processen die het uitvoeren van

opdrachten mogelijk maken.

Hieronder vallen alle processen van Fundatis als

bedrijf.

A. Primair proces

Niveau 2

B. Ondersteuning primair proces

C. Bedrijfsvoering

A.1 Opdrachten uitvoeren

B.1 Opdracht verwerven

B.2 Opdracht evalueren

B.3 Kennisborging

B.4 Relatiemanagement

C.1 HRM

C.2 Financiën

C.3 Marketing

C.4 Faciliteiten/IT

A. Primair proces

Niveau 3

B. Ondersteuning

primair proces

C. BedrijfsvoeringA.1 Opdrachten uitvoeren

B.1 Opdracht verwerven

B.2 Opdracht evalueren

B.3 Kennisborging

B.4 Relatie- en

accountmanagement

C.1 HRM

C.2 Financiën

C.3 Marketing

C.4 Faciliteiten/IT

A.1.1 Uitvoering <6wk

A.1.2 Uitvoering >6wk

A.1.3 Klachtenprocedure

B.1.1 Productontwikkeling

B.1.2 Offerte

B.1.3 Overeenkomst

B.1.4 Sales

B.2.1 Evaluatie opdracht

B.3.1 Kennisborging

B.4.1 Relatie- en

accountmanagement

C.1.1 Instroom

C.1.2 Doorstroom

C.1.3 Uitstroom

C.2.1 Begroting

C.2.2 Inkoop

C.2.3 Facturatie inkomend

C.2.5 Declaratie

C.2.6 Salarisverwerking

C.2.7 Periodiek verslag

C.3.1 Planvorming Marcom

C.3.2 Uitvoering Marcom

C.4.1 Aanvraag middelen

C.4.2 Levering/ gebruik

A.1.4 Schaduwmanagement

C.2.8 Aanmanen

C.2.4 Facturatie uitgaand

C.2.9 Bankverwerking

Niveau 1 Niveau 1Niveau 2 Niveau 2Niveau 3 Niveau 3

A.1 Opdrachten uitvoerenA. Primair proces A.1.1 Uitvoering <6wk

B.1.3

Overeenkomst

a. Opstarten

opdracht

b. Opleveren

regieproduct

c. Afstemmen

regieproduct

B.2.1 Evaluatie

opdracht

A.1.4.

Schaduw-

management

Toelichting

a. Opdracht Uitvoeren. De opdracht wordt

uitgevoerd door de opdrachtnemer onder

verantwoordelijkheid van Fundatis. Dit kan een

directeur, consultant of ZZP-professional zijn.

b. Opleveren regieproduct. Het uitgangspunt is

dat na 6 weken een regieproduct wordt

opgeleverd. Uitgangspunt is tevens dat uiterlijk

na 4 weken contact wordt opgenomen met de

opdrachtgever voor een eerste evaluatie. Een

regieproduct kan zijn: een Projectplan,

adviesproduct, tussenevaluatie, stuurgroep etc.

Doel van dit product is om met elkaar te kunnen

beoordelen of de opdracht goed scherp is

geformuleerd, de consultant goed werk levert en

de consultant past in de organisatie.

c. Afstemmen regieproduct. De

opdrachtnemer stemt het regieproduct af met de

opdrachtgever en schaduwmanager vanuit

Fundatis en is daarmee input voor het proces

evaluatie opdracht en het proces

schaduwmanagement. C.2.4

Facturatie

uitgaand

C.2.3 Inkoop

A.1 Opdrachten uitvoerenA. Primair proces A.1.2 Uitvoering >6wk

a. Uitvoeren

opdracht

c. Bijwerken

projectdossier

B.2.1 Evaluatie

opdracht

A.1.4.

Schaduw-

management

Toelichting

a. Opdracht Uitvoeren. De opdracht

wordt uitgevoerd door de opdracht-

nemer onder verantwoordelijkheid

van Fundatis. Dit kan een directeur,

consultant of ZZP-professional zijn.

b. Afstemmen voortgang. De

opdrachtnemer stemt periodiek

(minimaal 1x per maand) de

voortgang, kwaliteit af met

opdrachtgever en Fundatis.

c. Bijwerken projectdossier. Op

basis van evaluatiegesprekken,

schaduwmanagement maar ook

evaluatieve gesprekken wordt het

projectdossier bijgewerkt (zie

instructie).

B.2.1

Evaluatie

opdracht

A.1.4.

Schaduw-

management

B.3.1

Kennisborg-

ing

C.2.4

Facturatie

uitgaand

B.1.3

Overeenkomst

b. Afstemmen

voortgang

C.2.2

Inkoop

A.1 Opdrachten uitvoerenA. Primair proces A.1.3 Klachtenprocedure

a.

Klachtenregistratie

b. Opstart

klachtdossier

Toelichting

Fundatis beschikt over een klachtenprotocol. Hierin is

beschreven hoe Fundatis omgaat met de afhandeling van

een klacht. De volgende stappen zijn onderdeel van de

klachtenafhandelingsprocedure van Fundatis:

a) Klachtenregistratie. (zie instructie)

b) Opstart klachtdossier.

c) Bevestiging klacht. Bevestiging van ontvangst van de

klacht. De opdrachtgever ontvangt formele bevestiging

van ontvangst van de klacht (zie instructie)

d) Gesprek en analyse. Fundatis en de opdrachtgever

gaan in gesprek over de klacht.

e) Oplossingen. Fundatis draagt een of meer oplossingen

aan voor de klacht. In overleg besluiten opdrachtgever en

Fundatis over de te kiezen oplossing.

B.2.1 Evaluatie. Na enige tijd checkt Fundatis of de gekozen

oplossing de klacht adequaat heeft opgelost. Indien de

klacht niet adequaat is opgelost start het proces opnieuw

vanaf d. Gesprek en analyse.

f) Afsluiting klachtdossier.

B.2.1 Evaluatie

opdracht

A.1.4

Schaduw-

management

B.3.1

Kennisborging

A.1.1

Uitvoering < 6

wk

A.1.2

Uitvoering > 6

wk

c. Bevestiging

klacht

d. Gesprek en

analyse

e. Oplossingen

f. Afsluiting

klachtdossier

A.1 Opdrachten uitvoerenA. Primair proces A.1.4 Schaduwmanagement

a. Uitvoeren

Schaduw-

management

B.2.1 Evaluatie

opdrachtA.1.3 Klachten

procedure

Toelichting

Projectleiders en programmamanagers

krijgen schaduwmanagement vanuit

Fundatis. De directie van Fundatis bestaat

uit zeer ervaren project- en

programmamanagers. Een van de

directieleden van Fundatis heeft minimaal

eens per drie weken contact met een

programma- of projectmanager om de

stand van zaken van het programma of

project door te spreken, en gevraagd en

ongevraagd advies te geven. Tevens

worden door de projectmanagers

opgeleverde plannen en rapporten door de

schaduwmanagers gereviewd.B.3.1

Kennisborging

A.1.1

Uitvoering < 6

wk

A.1.2

Uitvoering > 6

wk

a. Opstellen

conceptlijst

productontwikkeling

Toelichting

Fundatis kent een jaarlijks proces voor de

totstandkoming van het businessplan. Er

worden doelen gesteld, een begroting

opgeleverd en ook een concept marketing

plan opgesteld.

a. Opstellen conceptlijst product-

ontwikkeling. Uit dit proces komen

voorstellen tot productontwikkeling.

b. Prioritering, analyse en begroting. De

afzonderlijke ideeën worden geprioriteerd,

geanalyseerd en voorzien van een begroting.

b. Besluit en uitvoering.

Bij de vaststelling van het jaarplan worden

ook de te ontwikkelen producten vastgesteld.

B. Ondersteuning primair proces B.1 Opdracht verwerven B.1.1 Productontwikkeling

C.2.1

Begroting

b. Prioritering,

analyse en

begroting

c. Besluit en

uitvoering

C.3.1

Planvorming

Marcom

C.3.2

Uitvoering

Marcom

B.1.4 Sales

Jaarplan /

Businessplan

proces

a. Registreren

opportunity/

aanvraag

Toelichting

Fundatis heeft een breed netwerk met daarin uitsluitend kandidaten die zijn geselecteerd op

hun ruime ervaring met strategische ICT-trajecten in het hoger onderwijs. Het Fundatis

netwerk bestaat uit 3 schillen: 1) Professionals in dienst van Fundatis, 2) Associates van

Fundatis en 3) Kandidaten database van Fundatis.

a. Registreren opportunity. De opportunity kan betrekking hebben op een nieuwe klant of

bestaande klant, een vervolgopdracht of nieuwe aanvraag en meer of minder concreet zijn.

Fundatis registreert dit in haar CRM systeem Trello (zie instructie) .

b. Toewijzing. In principe is een medewerker van Fundatis (meestal directielid)

eindverantwoordelijke voor een opportunity.

c. Ontwikkelen sales/ concretiseren. Het ontwikkelen kan op velerlei manieren.

Bijvoorbeeld door een gesprekken en gespreksverslag, concept offerte etc.

d. Werving kandidaat. Fundatis heeft senior, medior en junior project- en

programmamanagers in dienst. De kandidaten database omvat junior, medior en senior

project- en programmamanagers. Deze groep benaderen wij als er onder de medewerkers

en associates geen geschikte kandidaten beschikbaar zijn of als het profiel van deze

kandidaten een betere match heeft met het gevraagde profiel binnen de opdracht. De

kwaliteit van kandidaten wordt geborgd door minimaal twee referenties te checken van

reeds uitgevoerde projecten van de kandidaat.

e. Updaten/ zoeken CV database. Bij nieuwe kandidaten of verouderde CV’s wordt de CV

database geüpdatet.

f. Voorstellen kandidaten/definitieve offerte. In de offerte worden bij voorkeur minimaal 2

kandidaten opgenomen die voldoen aan het gevraagde profiel. De offerte wordt

ondertekend door een directielid en biedt ruimte voor ondertekening vanuit de

opdrachtgever.

g. Evalueren niet plaatsing. Als wij niet de winnende kandidaat hebben kunnen leveren dan

nemen we uiterlijk na vier weken contact op om te informeren waar wij iets gemist hebben

en waar we het in het vervolg beter kunnen doen.

B. Ondersteuning primair proces B.1 Opdracht verwerven B.1.2 Offerte

b. Toewijzing sales

verantwoordelijke

B.1.3

Overeenkomst

B.1.4 Sales

e. Updaten/ zoeken

CV database

g. Evalueren niet

plaatsing

gunningJa

c. Ontwikkeling

sales/ concretiseren

d. Werving

kandidaat

f. Voorstellen

kandidaten /

definitieve offerte

a. Werven

kandidaatToelichtingDit proces start parallel aan het offerteproces, maar wordt pas definitief

afgerond na akkoord van de offerte door opdrachtgever.

b. Werving kandidaat. Dit heeft vaak al in proces B.1.2 Offerte

plaatsgevonden. Fundatis heeft senior, medior en junior project- en

programmamanagers in dienst. De kandidaten database omvat junior,

medior en senior project- en programmamanagers. Deze groep

benaderen wij als er onder de medewerkers en associates geen

geschikte kandidaten beschikbaar zijn of als het profiel van deze

kandidaten een betere match heeft met het gevraagde profiel binnen de

opdracht.

c. Afspreken omvang. Afspreken afdracht. Het standaard percentage

afdracht dat Fundatis hanteert is 15%. Er kunnen maatwerkafspraken

worden gemaakt bijvoorbeeld bij langere duur, afwijkend volume of

afwijkend tarief.

d. Opstellen concept Overeenkomst. Er wordt richting de kandidaat een

opdrachtbrief opgesteld, opdrachtovereenkomst, algemene

voorwaarden (zie instructie)

e. Tekenen/ getekende Overeenkomst. De door kandidaat overeenkomst

en geparafeerde algemene voorwaarden vormen met de offerte de

basis van het projectdossier. Het projectdossier wordt volgens de

standaard indeling opgezet (zie instructie). De relatie met het

inkoopproces is dat (in geval van) een zelfstandige professional deze

persoon bekend moet zijn bij Inkoopadministratie voor te ontvangen

facturen.

B. Ondersteuning primair proces B.1 Opdracht verwerven B.1.3 Overeenkomst

b. Afspreken

omvang

d. Opstellen

concept

overeenkomst

e. Tekenen/

getekende

overeenkomst

B.1.2 Offerte

A.1.1

Uitvoering

< 6 wk

A.1.2

Uitvoering >

6 wk

C.2.2

Inkoop

c. Afspreken

afdracht

a. Bepalen

salesactiviteiten

ToelichtingDit proces vindt haar oorsprong in het jaarplan/businessplan.

Welke markten, diensten en producten is Fundatis voornemens

te voeren. De concretisering van dit businessplan zijn de

ontwikkelde producten en de planvorming Marcom.

a. Bepalen salesactiviteiten. De activiteiten die in het kader

van het salesproces worden voorbereid worden geregistreerd in

het Fundatis CRM systeem (Trello).

b. Uitvoeren/ registreren activiteiten. De uitgevoerde

activiteiten worden geadministreerd in het Fundatis CRM

systeem Trello (zie instructie).

B. Ondersteuning primair proces B.1 Opdracht verwerven B.1.4 Sales

b. Uitvoeren/

registreren

activiteiten

C.3.1

Planvorming

Marcom

B.1.1 Product

ontwikkeling

B.1.2 Offerte

Jaarplan /

Businessplan

proces

a. Voeren evaluatie

gesprek

ToelichtingEen evaluatie heeft meerwaarde voor u als opdrachtgever maar

ook voor Fundatis. Door de feedback uit een evaluatie krijgen

we zicht op wat belangrijk wordt gevonden door onze

opdrachtgevers. Op basis van deze informatie kunnen we bij

een volgende aanvraag kandidaten vinden die opnieuw of

misschien zelfs nog beter matchen bij de vraag.

a. Voeren evaluatiegesprek.

De evaluatieve gesprekken voert Fundatis aan de hand van een

gestructureerd interview met een vast evaluatieformat (zie

instructie).

b. Terugkoppeling gesprek.

Fundatis koppelt het verslag van het evaluatiegesprek terug

aan de opdrachtgever en geeft aan op welke manier sterke

punten en verbeterpunten worden verwerkt in de interne

processen van Fundatis.

B. Ondersteuning primair proces B.2.1 Evaluatie opdracht

b. Terugkoppeling

gesprek

A.1.1

Uitvoering < 6

wk

A.1.2

Uitvoering > 6

wk

A.1.3. Klachten

procedure

B.3.1

Kennisborging

A.1.4.

Schaduw-

management

B.2 Opdracht evalueren

a. Bijwerken

projectdossier

ToelichtingHet kenmerkende onderscheid tussen Fundatis en andere

aanbieders is dat Fundatis zich specialiseert in strategische

ICT-opdrachten in het hoger onderwijs. Fundatis kan aantonen

dat deze focus leidt tot uitstekende resultaten in de projecten

van Fundatis. Fundatis bouwt in haar opdrachten kennis op van

het complete scala van ICT-functionaliteiten die nodig zijn in

modern hoger onderwijs: digitaal toetsen, LMS, promotie-

volgsystemen, SIS, Business Intelligence etc. Naast de kennis

van de functionaliteiten behoren ook de (werk)processen die

nodig zijn om studenten, docenten en onderzoekers te

faciliteren tot het kennisdomein van Fundatis.

Verder ontwikkelt Fundatis continu eigen kennis op het gebied

van digitalisering in het hoger onderwijs. Een voorbeeld is een

paper over flexibilisering in het hoger onderwijs dat is gemaakt

naar aanleiding van een bijeenkomst met 15 instellingen uit het

hoger onderwijs. Verder publiceert Fundatis in mei 2018 een

onderzoek naar de stand van digitale onderwijsinnovatie bij de

Nederlandse universiteiten.

a. Bijwerken projectdossier. Op basis van

evaluatiegesprekken, schaduwmanagement maar ook

evaluatieve gesprekken wordt het projectdossier bijgewerkt

(zie instructie).

Indien nodig worden templates aangepast, sales boodschap

aangevuld of productontwikkeling gevoed.

B. Ondersteuning primair proces

A.1.4.

Schaduw-

management

B.3 Kennisborging B.3.1 Kennisborging

B.2.1 Evaluatie

opdracht

A.1.1

Uitvoering < 6

wk

A.1.2

Uitvoering > 6

wk

C.3.1

Planvorming

Marcom

B.1.1 Product

ontwikkelingB.1.4 Sales

a. Relatie- en

accountmanagement

Toelichting

In het businessplan is vastgelegd op welke markten

Fundatis zich richt en met welke diensten. Dit gegeven

is richtinggevend voor het relatie- en

accountmanagement.

a. Relatie- en accountmanagement. Account-

management is de specifieke term voor klanten

(opdrachtgevers). Het relatiemanagement wordt

vormgegeven samen met de opdrachtnemer en ziet er

als volgt uit:

• Als het strategische projecten betreft is er

desgewenst regelmatig contact tussen de directie

en de directie van Fundatis.

• Fundatis maakt graag kennis met sleutelfiguren uit

de directie, los van een eventueel lopende

opdracht. Fundatis verdiept zich in de issues en

agenda van de directie ICT, om op die manier beter

de context te kunnen duiden waarbinnen een

eventuele opdracht zich afspeelt.

• Fundatis analyseert beleidsplannen van de directie

ICT en geeft desgewenst haar observaties terug.

Deze activiteit staat los van een eventuele

opdracht. Het gaat Fundatis er om de klant te leren

kennen en vanuit een brede context terzijde te

staan.

B. Ondersteuning primair proces

A.1.1

Uitvoering < 6

wk

A.1.2

Uitvoering > 6

wk

B.1.1 Product

ontwikkelingB.1.4 Sales

B.4 Relatie- en accountmanagement B.4.1 Relatie- en accountmanagement

A.1.4.

Schaduw-

management

Jaarplan /

Businessplan

proces

Toelichting

In het businessplan is vastgelegd welke groei Fundatis

nastreeft. Er is een onderverdeling gemaakt naar het type

medewerker en ervaringsniveau dat we willen aantrekken.

a. Beschrijven vacature. Er is een standaard

wervingstekst (zie instructie).

b. Plaatsen vacature. De vacaturestelling verloopt

primair via social media (LinkedIn)

c. Beoordelen kandidaten. De eerste schriftelijke

beoordeling vindt plaats via de officemanager van

Fundatis.

d. Gesprekken laatste 3. Er zijn minimaal 2 directieleden

die met de kandidaat gesproken hebben alvorens hij/zij

een aanbieding krijgt.

e. Aanbieding. De aanbieding wordt gedaan op basis van

input uit het financieel rekenmodel Fundatis. Hierin is

gebaseerd op verwacht tarief, productiviteit en andere

parameters te bepalen wat een realistisch salaris is.

f. Taaklijst nieuwe medewerker. Indien de nieuwe

medewerkers het aanbod accepteert start het

introductieplan (zie instructie) Hieronder valt:

controleren identiteit, inregelen salaris- en

pensioenadministratie, inregelen loonbelasting, bepalen

manager, PC, telefoon en faciliteiten etc.

C. Bedrijfsvoering C.1 HRM C.1.1 Instroom

e. Aanbieding

C.1.2

Doorstroom

accepteren

Ja

f. Taaklijst

nieuwe

medewerker

Financieel

rekenmodel

C.2.6 Salaris

verwerking

C.4.2. Levering/

gebruik

Starten

Personeelsdossier

Jaarplan /

Businessplan

proces

a. Beschrijven

Vacature

b. Plaatsen

Vacature

c. Beoordelen

kandidaten

d. Gesprekken

Laatste 3

a. Opstellen PCS

Toelichting

Fundatis voert (basis) HRM-beleid. Een belangrijk instrument is het

Personal Commitment Statement (PCS). Hierin beschrijft de

medewerker/directielid zijn doelen voor het lopende kalenderjaar.

a. Opstellen PCS. Iedereen, ongeacht rol/functie stelt een PCS op (zie

instructie).

b. Bespreken PCS. Het PCS wordt besproken met de leidinggevende.

c. Vaststellen PCS. Het PCS wordt uiterlijk binnen 1 maand

vastgesteld en bevat informatie over doelen, ambities, verwachte

productiviteit, bijdrage aan sales, marketing en productontwikkeling.

d. Evaluatie PCS. Periodiek (1 maal per kwartaal) wordt het PCS

gemonitord. De medewerker is zelf verantwoordelijk om de in het

PCS gestelde doelen te bereiken en hierover te rapporteren/

signaleren bij afwijkingen.

e. Jaar- en beoordelingsgesprek. Formele beoordeling in december

van het lopende jaar over de mate waarin de gestelde doelen zijn

behaald. Op basis van de uitkomst wordt het PCS bijgesteld, vindt

een salarisaanpassing plaats of wordt het proces uitstroom

opgestart.

C. Bedrijfsvoering C.1 HRM C.1.2 Doorstroom

b. Bespreken PCS

c. Vaststellen PCS

d. Evaluatie PCS

e. Jaar- en

beoordelings

gesprek

C.2.1

Begroting

C.1.1

Instroom

C.1.3

Uitstroom

Bijwerken

Personeelsdossier

C.2.1

BegrotingHRM beleid

a. Opzegging

medewerker

Toelichting

Fundatis voert (basis) HRM-beleid. Een belangrijk instrument is het

Personal Commitment Statement (PCS). Hierin beschrijft de

medewerker/directielid zijn doelen voor het lopende kalenderjaar.

a. Opzegging medewerker. De medewerker kan zelf zijn/haar baan

(schriftelijk) opzeggen. De opzegtermijn is vastgelegd in het

contract.

b. Ontslag medewerker. Het ontslag kan vanuit Fundatis worden

geïnitieerd. Dit geldt voor tijdelijke contracten maar natuurlijk ook

voor vaste contracten.

c. Vaststellingovereenkomst. Indien er sprake is van een vast

dienstverband of een langdurig tijdelijk dienstverband, kan er

sprake zijn van een transitievergoeding. Deze wordt met elkaar

vastgesteld in de vaststellingsovereenkomst.

d. Afsluiten personeelsdossier. Het personeelsdossier wordt

bijgewerkt en afgesloten.

e. Taaklijst vertrek medewerker. De taaklijst ‘vertrek medewerker’

bevat een groot aantal acties die moeten worden uitgevoerd om de

uitdiensttreding netjes te laten verlopen. Een van de taken is het

voeren van een evaluatie (exit)gesprek (zie instructie).

C. Bedrijfsvoering C.1 HRM C.1.3 Uitstroom

C.2.6 Salaris

verwerking

C.1.2

Doorstroom

C.4.2.

Levering/

gebruik

b. Ontslag

medewerker

d. Afsluiten

personeelsdossier

e. Taaklijst vertrek

medewerker

c. Vaststelling-

overeenkomst

Voeren exitgesprek

Toelichting

Het financiële proces van Fundatis is opgebouwd rondom een

kalenderjaar en start met een concept jaarplan/ businessplan. Op

basis van verwachte doorstroom, ambities ten aanzien van Marketing

en productontwikkeling ontstaat een conceptbegroting.

a. Concept begroting. De concept begroting wordt opgesteld uiterlijk

in december voor het lopende begrotingsjaar door het directielid

dat belast is met financiën in combinatie met officemanager (zie

instructie).

b. Bespreking. De concept begroting wordt besproken met het

personeel en vastgesteld door de directie.

c. Definitieve begroting. De concept begroting wordt vastgesteld

door de directie.

De definitieve begroting is richtinggevend voor de werving, de

salarisruimte (doorstroom), het inkoopproces en biedt informatie voor

het definitieve businessplan. Periodiek wordt gerapporteerd op de

financiële voortgang.

C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën C.2.1 Begroting

a. Concept

begroting

c. Definitieve

begroting

C.1.2

Doorstroom

C.3.1

Planvorming

Marcom

B.1.1 Product

ontwikkeling

C.1.1

Instroom

C.1.2

Doorstroom

C.2.2

Inkoop

C.2.7

Periodiek

verslag

(concept)

Jaarplan /

Businessplan

(definitief)

Jaarplan /

Businessplan

b. Bespreking

Toelichting

a. Urenformulier inhuur derden. Een belangrijke inkoopstroom is de

inkoop van professionals voor de uitvoering van opdrachten. De

gemaakte afspraken staan in de overeenkomst. Wij beschouwen

het door professional ingeleverde urenformulier als een

inkoopverplichting. Deze wordt geadministreerd en gecontroleerd.

(zie instructie).

b. Inkoop verplichtingen. Overige inkoop vindt plaats door

officemanager of directie gebaseerd op Marketing,

Productontwikkeling of op basis van in de begroting vastgestelde

posten. De inkoopverplichting wordt geadministreerd (zie

instructie).

De definitieve begroting is richtinggevend voor de inkoop.

C.2.2 Inkoop

b. Inkoop

verplichting

C.3.1

Uitvoering

Marcom

B.1.1

Product

ontwikkeling

C.2.3

Facturatie

inkomend

A.1.1

Uitvoering

< 6 wk

A.1.2

Uitvoering

> 6 wk

a. Urenformulier

inhuur derden

B.1.3

Overeen-

komst

C.4.1

Aanvraag

middelen

C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën

(definitief)

Jaarplan /

Businessplan

ToelichtingDe gehele financiële administratie vindt plaats in Twinfield. Dit is

uitbesteed aan een extern administratiekantoor.

a. Ontvangst factuur. Alle ontvangen facturen/declaraties worden

gestuurd naar facturatie@fundatis.nl. De officemanager neemt de

factuur in behandeling.

b. Controle inkomende factuur De factuur wordt gecontroleerd.

Deze controle vindt plaats ten opzichte van de verplichting. Dit

geldt zowel voor inhuur professionals als ook voor overige inkoop.

c. Klaarzetten factuur voor betaling. Nadat de factuur akkoord is

verklaard wordt deze klaargezet voor betaling door de

officemanager. De factuur wordt nu ook aangeboden aan de

externe boekhouder voor verwerking in Twinfield.

C.2.3 Facturatie (inkomend)

b. Controle ink.

factuur

a. Ontvangst

factuur

C.2.2

Inkoop

C.2.5

Declaratie

c. Klaarzetten

factuur voor

betaling

C.2.7

Periodiek

verslag

C.2.9 Bank

verwerking

C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën

Verplichting

ToelichtingDe gehele financiële administratie vindt plaats in Twinfield. Dit is

uitbesteed aan een extern administratiekantoor.

a. Opstellen factuur. Externe facturen worden opgesteld op basis

van de ontvangen inkoopfactuur.

b. Controle uitgaande factuur. Controle vindt plaats t.o.v. de

overeenkomst en verplichting.

c. Verzenden factuur. Verzending vindt plaats in principe

elektronisch.

C.2.4 Facturatie (uitgaand)

C.2.7

Periodiek

verslag

A.1.1

Uitvoering

< 6 wk

A.1.2

Uitvoering

> 6 wk

a. Opstellen

factuur

b. Controle uitg.

factuur

c. Verzenden

factuur

C.2.8

AanmanenC.2.9 Bank

verwerking

C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën

B.1.3

Overeen-

komst

Toelichting

a. Ontvangst declaratie. Personeel kan binnen de wettelijke kaders

en richtlijnen van Fundatis (zie instructie) een declaratie indienen.

Declaraties worden verzonden aan facturatie@fundatis.nl.

b. Controle declaratie. De officemanager controleert de declaratie

en stelt deze al dan niet beschikbaar voor betaling. De declaraties

van de officemanager worden door de verantwoordelijk directielid

(leidinggevende) gecontroleerd.

C.2.5 Declaratie

b. Controle

declaratie

C.2.9 Bank

verwerking

C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën

a. Ontvangst

declaratie

Toelichting

a. Ontvangst salarissheet. De salarisadministratie wordt gevoerd

door de boekhouder. Eventuele veranderingen in de

salarisverwerking worden doorgegeven aan de

salarisadministratie. Op uiterlijk de 20e van de maand ontvangt de

het verantwoordelijk directielid de salarisbetaling (incl. de

loonbelasting).

b. Controle salarissheet. Het verantwoordelijk directielid controleert

de salarissen en loonbelasting.

c. Betaalbaar stellen salaris/ loonbelasting. Bij akkoord worden de

salarissen betaald via de bank door het verantwoordelijk directielid.

De uitbetaling vindt uiterlijk de 22e van de maand plaats. Hetzelfde

directielid stelt ook de loonbelasting betaalbaar.

d. Informeren werknemers. Werknemers worden geïnformeerd over

het betaalde salaris en ontvangen de salarisstrook.

C.2.6 Salarisverwerking

b. Controle

salarissheet

C.2.9 Bank

verwerking

a. Ontvangst

salarissheet

C.1.3

Uitstroom

C.1.1

Instroom

c. Betaalbaar

stellen salaris/

Loonbelasting

d. Informeren

werknemers

C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën

ToelichtingPeriodiek (standaard 1x per kwartaal) wordt er intern gerapporteerd

over de financiële stand van zaken. De ouderdomsanalyse van

facturen, de begroting maar voornamelijk de financiële administratie

vormt hiervoor de bron.

Een bijzondere vorm van periodiek verslag vormt de laatste van het

jaar die betrekking heeft op het gehele boekjaar.

a. Opstellen periodiek verslag. Het opstellen gebeurt door de

officemanager (m.u.v. het jaarverslag dit gebeurt door de

boekhouder) (zie instructie).

b. Bespreken periodieke verslag. Het directielid dat

verantwoordelijk is voor financiën bespreekt dit verslag met de

collega directieleden in het MT.

c. Vaststellen periodiek verslag. Naar aanleiding van het verslag en

de bespreking wordt het verlag Inclusief acties en bijstellingen

vastgesteld.

C.2.7 Periodiek verslag

b. Bespreken

periodiek verslag

a. Opstellen

periodiek verslag

c. Vaststellen

periodiek verslag

C.2.1

Begroting

C.2.8

Aanmanen

C.2.1

Begroting

C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën

(definitief)

Jaarplan /

Businessplan

TWINFIELD

Toelichting

a. Opstellen ouderdomsanalyse. Op basis van informatie uit

Twinfield is het gemakkelijk een ouderdomsanalyse op te stellen

van de opstaande facturen.

b. Bespreken ouderdomsanalyse. Het directielid dat

verantwoordelijk is voor financiën bespreekt dit verslag met de

collega directieleden in het MT (minimaal 1x per maand).

c. Aanmanen opdrachtgever. In overleg met het verantwoordelijk

directielid wordt bepaald of er wordt aangemaand en hoe het

contact gezocht wordt. Aanmaningen worden in principe verstuurd

door de boekhouder op basis van een signaal van de

officemanager.

C.2.8 Aanmanen

b. Bespreken

ouderdomsanalyse

a. Opstellen

ouderdomsanalyse

c. Aanmanen

opdrachtgever

C.2.9

Bankverwer

king

C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën

TWINFIELD

Toelichting

a. Uitvoeren betaling. De betaling zelf wordt

uitgevoerd door de directie. Eventuele facturen

worden klaargezet door de officemanager.

b. Verwerken bankafschrift. Bankbetalingen en

ontvangsten worden verwerkt door de bank zelf.

c. Ophalen en verzenden bankafschrift. Eén maal

per twee weken wordt een actueel bankafschrift

van de tussenliggende periode verzonden aan de

boekhouder zodat Twinfield bijgewerkt kan worden.

C.2.9 Bankverwerking

a. Uitvoeren

betaling

C.2.4

Facturatie

uitgaand

C.2.6

Salaris

verwerking

C.2.5

Declaratie

C.2.3

Facturatie

inkomend

C.2.8

Aanmanen

C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën

b. Verwerken

bankafschrift door

bank

c. Ophalen en

verzenden

bankafschrift

Toelichting

a. Opstellen Marketing en communicatieplan. Op basis van het

concept jaarplan/ businessplan stelt het marketingteam onder het

verantwoordelijk directielid een Marketing en Communicatieplan op

(zie instructie).

b. Bespreken Marketing en communicatieplan. Het directielid dat

verantwoordelijk is voor Marcom bespreekt dit met de collega

directieleden in het MT (januari).

c. Vaststellen Marketing en communicatieplan. Het plan wordt

vastgesteld door de directie.

C. Bedrijfsvoering C.3 Marketing C.3.1 Planvorming MARCOM

b. Bespreken

Marcom Plan

a. Opstellen

Marcom plan

c. Vaststellen

Marcom plan

C.3.2

Uitvoering

Marcom

B.1.4 Sales

B.3.1 Kennis-

borging

C.2.1

Begroting

(concept)

Jaarplan /

Businessplan

Toelichting

a. Uitvoeren Marketing en communicatieplan. Op basis van het

vastgestelde plan wordt er uitvoering gegeven aan het realiseren.

Hieronder vallen: uit te voeren onderzoeken, congressen. Salons,

kennissessies, etc.

b. Monitoren Marketing en communicatieplan. Het directielid dat

verantwoordelijk is voor Marcom bespreekt dit met de collega

directieleden in het MT (minimaal 1x per maand).

C.3.2 Uitvoering MARCOM

b. Monitoren/

evalueren

voortgang Marcom

a. Uitvoeren

Marcom activiteiten

C.3.1

Planvorming

Marcom

C.2.1

Begroting

C.2.2 Inkoop

B.1.1 Product

ontwikkeling

C. Bedrijfsvoering C.3 Marketing

(definitief)

Jaarplan /

Businessplan

Toelichting

a. Aanvraag middelen. Indien een medewerker van Fundatis een

bepaalde voorziening/ faciliteit of IT-middel nodig heeft voor zijn/

haar uitvoering van het werk articuleert hij deze behoefte (dit kan

schriftelijk of mondeling).

b. Beoordelen aanvraag. De beoordeling vindt plaats door de

leidinggevende. Hij/zij heeft in het achterhoofd de PCS van de

medewerker, de begroting en de werkzaamheden die de

medewerkers uitvoert in opdrachten. Indien akkoord doet de

leidinggevende de aanvraag bij het officemanagement.

C. Bedrijfsvoering C.3 Faciliteiten/IT C.4.1 Aanvraag middelen

C.2.1

Begroting

C.2.2 Inkoop

(definitief)

Jaarplan /

Businessplan

b. Beoordelen

aanvraag

a. Aanvraag

middelen

Toelichting

a. Ontvangst levering. Vanuit de geplaatste bestelling in het

inkoopproces worden de goederen geleverd.

b. Registreren ontvangst. Afhankelijk van het type middel wordt een

register bijgewerkt (zie instructie). Voorbeeld PC-register/

telefoonregister.

c. Uitgifte registratie voor gebruik. Als het middel wordt uitgegeven

aan een medewerker wordt dit geregistreerd (zie instructie).

C.4.2 Levering/ gebruik

b. Registreren

ontvangst

a. Ontvangst

levering

C.2.2 Inkoop

c. Uitgifte/

registratie voor

gebruik

C.1.3

Uitstroom

Taaklijst instroom

Afboeken

verplichting

C. Bedrijfsvoering C.3 Faciliteiten/IT

C.1.1

Instroom