Welkom

Relatiedag 19-09-2014Voldoet het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) aan de normen van duurzaam bewaren?

Agenda

• Aanleiding

• Opdracht

• Wat is FMIS?

• Wat zijn de eisen rondom duurzaam bewaren?

• Conclusie, Go or NO GO?

• Aanbevelingen

• Vragen

Aanleiding

• Om de organisatie meer ‘in control’ te krijgen is er een digitaliseringtraject opgestart om processen efficiënter en effectiever uit te voeren.

• FMIS zit nog in het implementatietraject waardoor de vraag vanuit de VRH is ontstaan of FMIS ook als een duurzaam opslagsysteem kan fungeren.

Voldoet het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) aan de normen om duurzaam te bewaren?

Wat is FMIS

• Een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) is een geïntegreerd mens-machinesysteem waarmee informatie wordt verschaft over de geboden en beschikbare faciliteiten die ter ondersteuning dienen van de operationele activiteiten, de bedrijfsleiding, de analyse en de besluitvormingsfuncties binnen een facilitaire organisatie.” *

• FMIS wordt als een SaaS oplossing (Software as a Service) aangeboden.

*. W.A. Maas, J.W. PLeunis, Strategie en bedrijfsvoering van de facilitaire organisatie.

Eisen van duurzaam bewaren• Een mogelijkheid tot PDF-A;

• Ieder moment dient FMIS geraadpleegd te kunnen worden. In het heden maar ook in toekomst.

• De integriteit van digitale bestanden moeten kunnen worden vastgesteld, gecontroleerd en gedocumenteerd.

• Van alle typen archiefstukken moeten de voor authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid essentiële kenmerken kunnen worden vastgelegd m.b.t. ten minste de verschijningsvorm, de structuur, de inhoud en (indien nodig) het gedrag. Art. 22 AR

• Encryptietechniek, kan worden toegepast. art.26.2. AR

Conclusie: GO or NO GO

FMIS kan op zichzelf niet dienen als een Record management applicatie, het biedt namelijk geen:

• Functionaliteiten aan om PDF-A te generen.

• Er kunnen geen bewaartermijnen worden toegepast.

• Er kan geen authenticiteit toegepast worden. Er zijn geen velden afgeschermd.

• Geen toetsing gehad betreffende goedkeuring van de overheid.

• Alle informatie staat in de cloud opgeslagen. (raadpleegbaarheid is hierdoor niet zeker)

Aanbevelingen/Advies

• FMIS is als applicatie alleen niet geschikt om te gebruiken voor duurzaam bewaren. Het voldoet niet aan alle algemene verplichtingen.

• Een koppeling met bijvoorbeeld een DMS zoals CORSA neemt niet alle risico’s weg.

– Informatie staat opgeslagen in de cloud, denk aan data-loss.

– Service level agreement (SLA).

• Gebruik FMIS niet voor informatie die onder de categorie vertrouwelijkheid vallen.

Vragen