BPV-examen SM/B

Kwalificatie:

Administratief Medewerker (uitstroom Secretarieel Medewerker)

Kwalificatieniveau: 2

Crebocode: 90472

Cohort: 2009-2010, 2010-2011, 2011-2012

Kerntaak 2: Verricht ondersteunende (financieel) administratieve

werkzaamheden

Werkprocessen:

2.2 Voert administratieve gegevens in in een administratief systeem (P2.2SM/B)

2.3 Vult eenvoudige formulieren in (P2.2SM/B)

Albeda College

mei 2011

Inhoudsopgave

1. Leeswijzer .................................................................................... 2

2. Stappenplan examinering in de beroepspraktijk ........................ 3

3. Examenopdracht ......................................................................... 5

4. Toelichting beoordeling ............................................................. 7

5. Protocol nagesprek .................................................................... 8

Bijlagen:

a) formulier Aanvraag BPV-examen en afspraken

b) beoordelingsformulieren

c) verslag van de werkzaamheden

d) evaluatieformulier kandidaat

e) evaluatieformulier beoordelaar bedrijf

2

1. Leeswijzer

Met dit praktijkexamen worden de volgende werkprocessen in de beroepspraktijk

geëxamineerd:

Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem (werkproces 2.2)

Vult eenvoudige formulieren in (werkproces 2.3)

Deze werkprocessen zijn onderdeel van kerntaak 2: Verricht ondersteunende (financieel)

administratieve werkzaamheden.

In 2. Stappenplan is beschreven hoe het examenproces verloopt, vanaf de aanvraag tot en

met de vaststelling van de definitieve beoordeling tijdens het nagesprek.

In 3. Examenopdracht leest u wat er gedaan moet worden door de kandidaat voor de

betreffende examenonderdelen en wat de rol van de beoordelaar van het bedrijf hierbij is.

In 4. Toelichting beoordeling leest u hoe de beoordeling verloopt en aan welke

voorwaarden de kandidaat moet voldoen om te slagen voor de onderdelen van dit examen.

In 5. Protocol nagesprek wordt het doel van het nagesprek aangegeven. Ook wordt

aangegeven hoe het nagesprek verloopt en welke onderwerpen besproken dienen te

worden in dit gesprek.

3

2. Stappenplan examinering in de beroepspraktijk

Stap 1: Aanvraag BPV-examen

Kandidaat maakt duidelijk aan BPV-docent, dat hij/zij aan de voorwaarden voldoet om BPV-examen

te mogen doen (zie: Studiegids). Kandidaat vraagt via het daarvoor bestemde formulier het examen

aan bij de BPV-docent en de praktijkopleider en maakt met hen verdere afspraken over de

examenperiode (hoe lang en wanneer) en de uitvoering van de examenopdrachten (bijv. benodigde

faciliteiten, zoals computer(programma’s), telefoon, werkplek, zie 3. Examenopdracht). Ook de

datum voor het nagesprek wordt vastgesteld en dient plaats te vinden aan het eind van de

examenperiode. Kandidaat spreekt duidelijk met praktijkopleider en BPV-docent af welke

werkprocessen hij/zij in de komende examenperiode af gaat ronden en of dat regulier gebeuren kan

of dat er werkzaamheden gearrangeerd dienen te worden. Kandidaat vult deze afspraken duidelijk in

op het formulier.

Zie:

formulier Aanvraag BPV-examen en afspraken (bijlage a).

Stap 2: Informatie

BPV-docent zorgt ervoor dat de beoordelaar van het bedrijf en de kandidaat het BPV-examen

ontvangen. Duidelijk wordt besproken waar de kandidaat op wordt beoordeeld, door wie en

wanneer. Ook worden beoordelingspunten besproken als: werktempo, initiatief nemen, werken in

kritische beroepsituaties en het (eventueel) maken van een fatale fout. De examinator neemt

contact op met het bedrijf en zorgt ervoor dat zowel de kandidaat als de beoordelaar van het

bedrijf over zijn/haar telefoonnummer en mailadres beschikt.

Stap 3: Uitvoering opdracht en voorlopige beoordeling

Kandidaat voert de werkzaamheden uit binnen de afgesproken examenperiode en zoals

afgesproken en vastgelegd op het formulier Aanvraag BPV-examen en afspraken. Kandidaat

rapporteert tijdens de examenperiode via het verslag van de werkzaamheden (bijlage c).

Zie:

3. Examenopdracht (pagina 5)

verslag van de werkzaamheden (bijlage c)

4

De beoordelaar van het bedrijf observeert en vult de voorlopige beoordeling van de vaardigheden

van de kandidaat in op het betreffende beoordelingsformulier.

Zie:

beoordelingsformulieren (bijlage b)

De examinator kan tijdens de examenperiode steekproefsgewijs een bezoek brengen aan het

leerbedrijf om te zien hoe het examenproces verloopt.

Stap 4: Nagesprek en definitieve beoordeling

De examinator stelt de definitieve beoordeling van de kandidaat vast tijdens het nagesprek. Dit

gesprek kent de volgende fasen: informeren, beslissen en afronden (zie: 5. Protocol nagesprek).

Documenten:

beoordelingsformulier(en) (bijlage b)

protocol nagesprek (5. Protocol nagesprek )

verslag van de werkzaamheden (bijlage c)

op te leveren producten (3. Examenopdracht)

Stap 5: Follow up

Examinator zorgt ervoor dat de volgende documenten na het examen bij het examenbureau worden

ingeleverd:

formulier Aanvraag BPV-examen en afspraken

volledig ingevuld(e) en ondertekend(e) beoordelingsformulier(en)

verslag van de werkzaamheden

De evaluatieformulieren mogen op een later moment worden ingevuld en ingeleverd (bij het

examenbureau).

5

3. Examenopdracht

Voorbereiding

Kandidaat is al enige tijd werkzaam als secretarieel medewerker bij het leerbedrijf. De kandidaat

heeft de betreffende werkzaamheden reeds geoefend. Via het document Werkgerelateerd

Beoordelen (WGB) is zijn/haar ontwikkeling als voldoende vastgesteld.

De werkzaamheden die nu beoordeeld gaan worden, staan vermeld op de beoordelingsformulieren

in dit BPV-examen (bijlage b). Hierop staan de betreffende werkprocessen vermeld met de

daaronder vallende beoordelingsindicatoren.

Wij gaan ervan uit dat de werkzaamheden voor dit examen verricht kunnen worden in een reguliere

beroepssituatie. Als dat niet mogelijk blijkt, spreken wij af een geschikte beroepssituatie te

arrangeren (zie 2. Stappenplan, stap 1).

Wellicht is het nodig dat enige voorbereidingen worden getroffen om de kandidaat in de

gelegenheid te stellen de werkzaamheden uit te voeren.

Uitvoering

Kandidaat voert in de afgesproken examenperiode (een tot vier weken, vooraf te bepalen door BPV-

docent en beoordelaar van het bedrijf) de werkzaamheden uit die behoren bij de te examineren

werkprocessen. Deze werkzaamheden staan vermeld op de beoordelingsformulieren (zie bijlage b).

Instructie kandidaat: voer de werkzaamheden zorgvuldig uit. Als er iets onduidelijk is, aarzel dan niet

om hierover contact op te nemen met je praktijkopleider of zonodig je BPV-docent. Lees voor je

begint dit totale BPV-examen goed door, zodat je weet waarop je wordt beoordeeld. Tijdens de

examenperiode maak je een verslag van de werkzaamheden (zie bijlage c). Dit dient als hulpmiddel

bij het nagesprek aan het eind van je examenperiode. Je wordt niet beoordeeld op de kwaliteit van

het door jou gemaakte verslag. Dit dient als leidraad bij het nagesprek.

Instructie beoordelaar van het bedrijf: wij verzoeken u bij de beoordeling in de examenperiode de

kandidaat zorgvuldig te observeren en na afloop van de werkzaamheden uw (voorlopige)

beoordeling in te vullen op het betreffende beoordelingsformulier. Omdat de school uiteindelijk

verantwoordelijk is voor de beoordeling van de kandidaat, wordt de definitieve beoordeling door de

examinator vastgesteld tijdens het nagesprek. Bestudeert u s.v.p. vooraf dit totale examen, zodat u

weet waarop de kandidaat dient te worden beoordeeld (zie 4. Toelichting beoordeling). De

beoordelingsformulieren worden tijdens het nagesprek besproken.

Als iets u niet duidelijk is, neemt u dan contact op met de examinator of de BPV-docent van de

kandidaat of met de examinator.

6

Producten door de kandidaat te verzamelen tijdens de examenperiode

Ter ondersteuning van de toelichting op en de demonstratie van de werkprocessen tijdens het

nagesprek levert de kandidaat een aantal producten in. Deze producten zijn op zichzelf geen

onderdeel van de beoordeling. De kandidaat dient ervoor te zorgen, dat deze producten beschikbaar

zijn tijdens het nagesprek.

Werkproces 2.2 Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem:

minimaal twee voorbeelden van invoerverslagen en/of geprinte lijsten (urenlijsten,

kilometerlijsten e.d.).

Werkproces 2.3 Vult eenvoudige formulieren in:

vijf voorbeelden van formulieren (oningevuld), zoals een formulier voor ziekmeldingen,

telefoonmemo, (reis)declaratieformulier, bestellijst catering, bestellijst kantoormiddelen,

zaalreservering, e.d. De kandidaat wordt gevraagd een van deze formulieren tijdens het

nagesprek in te vullen.

7

4. Toelichting beoordeling

Deze beoordeling van de kandidaat vindt plaats in twee fasen en door twee partijen:

een voorlopige beoordeling door de beoordelaar van het bedrijf (tijdens de

examenperiode);

een definitieve beoordeling door de examinator (tijdens het nagesprek).

De kandidaat wordt beoordeeld op de volgende onderdelen:

de uitvoering van het betreffende werkproces volgens de norm van het beroepenveld

(beoordeling door de beoordelaar van het bedrijf tijdens de afgesproken examenperiode,

aan de hand van het beoordelingsformulier, bijlage b). De beoordelaar van het bedrijf neemt

in de beoordeling mee: werktempo, initiatief nemen, het werken in kritische

beroepssituaties en het (eventueel) maken van een fatale fout . Deze begrippen worden

voorafgaand aan het examen vastgesteld door de betrokken partijen;

een toelichting op en/of demonstratie van het betreffende werkproces (beoordeling door

examinator tijdens het nagesprek).

De kandidaat is definitief geslaagd voor het betreffende werkproces, als is voldaan aan alle vier

onderstaande voorwaarden:

als hij/zij een voldoende beoordeling behaalt voor de uitvoering van het betreffende

werkproces. Dat wil zeggen dat de kandidaat het betreffende werkproces uitvoert volgens

de norm van het beroepenveld. De beoordelaar van het bedrijf beoordeelt dit tijdens de

examenperiode (zie Beoordelingsformulier, bijlage b);

als hij/zij op voldoende wijze een toelichting op en/of een demonstratie van het

betreffende werkproces kan geven. Examinator beoordeelt dit tijdens het nagesprek;

als de vereiste producten door de kandidaat zijn overlegd tijdens het nagesprek. De

examinator beoordeelt dit tijdens het nagesprek;

als de examinator akkoord gaat met de wijze waarop de beoordeling door de beoordelaar

van het bedrijf tot stand is gekomen en tot de conclusie komt dat de invulling van de

examenperiode dit examen voldoende dekkend maakt. Examinator beoordeelt dit tijdens

het nagesprek en hanteert hierbij de volgende criteria: heeft de kandidaat de

werkzaamheden voldoende kunnen uitvoeren om tot een voldoende resultaat te komen,

heeft de beoordelaar zelf gezien wat de kandidaat gedaan heeft en is de door het

beroepenveld gehanteerde norm passend bij het niveau van de opleiding?

Wanneer er een verschil bestaat tussen de (voorlopige) beoordeling van de beoordelaar van

het bedrijf en de (definitieve) beoordeling van de examinator en beide partijen komen niet

tot een eensluidende beoordeling, wordt de examencommissie om uitsluitsel gevraagd.

8

5. Protocol nagesprek

Doel van het nagesprek: het vaststellen van de definitieve beoordeling van de kandidaat per

werkproces. Tijdens dit gesprek kunnen meer werkprocessen na elkaar worden afgerond.

Gespreksleider: examinator. Gespreksduur: 1,5 uur.

Benodigde documenten:

dit examen

ingevuld(e) beoordelingsformulier(en) (beoordelaar van het bedrijf levert)

ingevuld formulier Aanvraag BPV-examen en afspraken (kandidaat levert)

bijgehouden verslag van de werkzaamheden (kandidaat levert)

producten (kandidaat levert)

Fase 1: Informeren

Aanwezig bij dit onderdeel: kandidaat, praktijkopleider en examinator

a. De examinator bevraagt de kandidaat over de werkzaamheden die zijn gedaan (a.d.h.v. het

verslag van de werkzaamheden, bijlage c).

b. De examinator vraagt de kandidaat om een toelichting op en/of demonstratie van de

werkzaamheden aan de hand van de verzamelde producten (zie 3. Examenopdracht).

c. De examinator vraagt de beoordelaar van het bedrijf naar de wijze waarop zijn/haar oordeel

tot stand is gekomen (voor criteria zie 4. Toelichting beoordeling).

Fase 2: Vaststellen definitieve beoordeling

Aanwezig bij dit onderdeel: beoordelaar van het bedrijf en examinator

a. De examinator vraagt de beoordelaar van het bedrijf de (voorlopige) beoordeling van de

kandidaat uit te spreken (al ingevuld op beoordelingsformulier, bijlage b).

b. De examinator vraagt de beoordelaar van het bedrijf deze beoordeling toe te lichten en

vraagt ook naar de kwaliteit van de werkzaamheden van de kandidaat voor wat betreft

resultaat, werktempo, initiatief nemen, werken in kritische beroepssituaties en (eventueel)

een fatale fout (hierover zijn voorafgaand aan het examen afspraken gemaakt).

c. De examinator formuleert de definitieve beoordeling op grond van hierboven genoemde

punten.

9

Fase 3: Afronding

Aanwezig bij dit onderdeel: kandidaat, beoordelaar van het bedrijf en examinator

a. De examinator brengt de kandidaat op de hoogte van de definitieve beoordeling en de

daarbij horende onderbouwing (zowel van de beoordelaar van het bedrijf als van de

examinator).

b. De examinator en de beoordelaar van het bedrijf ondertekenen het beoordelingsformulier

voor akkoord. De kandidaat tekent dit formulier voor gezien.

c. De examinator beëindigt het nagesprek.

d. De examinator overhandigt zowel de kandidaat als de beoordelaar van het bedrijf een

evaluatieformulier met het verzoek dit in te leveren/op te sturen naar het examenbureau.

Bijlagen:

a) formulier Aanvraag BPV-examen en afspraken

b) beoordelingsformulieren

c) verslag van de werkzaamheden

d) evaluatieformulier kandidaat

e) evaluatieformulier beoordelaar van het bedrijf

FORMULIER AANVRAAG BPV-EXAMEN EN AFSPRAKEN

Naam leerbedrijf: Naam kandidaat:

Naam praktijkopleider: Opleiding:

Adres: Telefoonnr.:

Telefoonnr.: E-mailadres:

Te beoordelen werkprocessen in de BPV Uitvoering Examenperiode Datum

nagesprek

Toestemming

docent

beroepsgroep

naam en paraaf:

Toestemming

BPV-docent

Naam:

Paraaf:

Kerntaak Werkprocessen regulier gearran-

geerd

Plaats:

Datum: Naam beoordelaar bedrijf:

Paraaf beoordelaar bedrijf:

Naam examinator:

Paraaf examinator:

Bijlage a

Beoordelingsformulier BPV-examen P2.2SM/B

NAAM: GEBOORTEDATUM: LEERLINGNUMMER:

Kwalificatie Secretarieel Medewerker (crebocode: 90472)

Kerntaak 2 Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden

Werkproces 2.2 Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem

Omschrijving/gewenst resultaat

De secretarieel medewerker voert met grote nauwkeurigheid administratieve gegevens in in een

geautomatiseerd systeem. Zij drukt een invoerverslag af en geeft dit ter controle en fiattering aan haar

leidinggevende/opdrachtgever. Gewenst resultaat: juist ingevoerde gegevens in een geautomatiseerd systeem,

afgedrukt op een invoerverslag.

Beoordeling werkproces

Onvoldoende

Voldoende

Beoordelingsindicatoren:

1. Drukt een invoerverslag af en geeft dit ter controle en fiattering aan haar leidinggevende/opdrachtgever.

2. Toont toetsenbordvaardigheid bij het verwerken van gegevens, zodat de informatie op een snelle en efficiënte manier wordt verwerkt.

3.Werkt foutloos. Werkt daartoe zo veel mogelijk volgens beproefde methodes.

4. Werkt volgens de geldende bedrijfsregels en (wettelijke) voorschriften. Past deze op correcte wijze toe bij het invoeren van administratieve gegevens in een geautomatiseerd systeem.

Onderbouwing oordeel praktijkopleider: Wat gaat goed? ………………………………………………………………………………………………………… Wat kan beter ...............................................................................................

Onderbouwing oordeel examinator: Wat gaat goed? ………………………………………………………………………………………………………… Wat kan beter?.................................................................................................

Bedrijf (stempel)

Datum

Beoordelaar bedrijf Examinator Albeda College Kandidaat (voor gezien)

Naam:

Handtekening:

Naam:

Handtekening:

Naam:

Handtekening:

Bijlage b1

Beoordelingsformulier BPV-examen P2.3SM/B

NAAM: GEBOORTEDATUM: LEERLINGNUMMER:

Kwalificatie Secretarieel Medewerker (crebocode: 90472)

Kerntaak 2 Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden

Werkproces 2.3 Vult eenvoudige formulieren in

Omschrijving/

gewenst resultaat

De secretarieel medewerker vult eenvoudige formulieren in, bijvoorbeeld een formulier voor ziekmeldingen,

telefoonmemo’s, bestellingen, zaalreserveringen, rapellen, enz. Zij doet dit door gegevens over te nemen uit een

ander document of zij gebruikt voor het invullen een voorbeeld. Resultaat: volgens voorschrift ingevulde

formulieren.

Beoordeling werkproces

Onvoldoende

Voldoende

Beoordelingsindicatoren:

1. Gaat op juiste wijze om met vertrouwelijke informatie en toont aan respect te hebben voor de privacy van werknemers door vertrouwelijke informatie niet door te spelen.

2. Vult formulieren foutloos en volledig in, zodat de informatie correct en compleet is.

3. Vult formulieren in volgens afspraak/procedures.

Onderbouwing oordeel praktijkopleider: Wat gaat goed? ………………………………………………………………………………………………………… Wat kan beter?.................................................................................................

Onderbouwing oordeel examinator: Wat gaat goed? ………………………………………………………………………………………………………… Wat kan beter?.................................................................................................

Bedrijf (stempel)

Datum

Beoordelaar bedrijf Examinator Albeda College Kandidaat (voor gezien)

Naam:

Handtekening:

Naam:

Handtekening:

Naam:

Handtekening:

Bijlage b2

Verslag van de werkzaamheden

Naam student: Datum:

Werkproces:

Wat was je taak, hoe heb je die uitgevoerd?

Wat was het resultaat?

Voor gezien (beoordelaar bedrijf): d.d.:

Opmerkingen:

Bijlage c

EVALUATIE BPV-EXAMINERING KANDIDAAT

1. Heb je, voordat je met dit examen begon, het examendocument doorgenomen met je BPV-docent en je

praktijkopleider? ja/nee

2. Was het voor jou, voordat je aan het examen begon, duidelijk op welke onderdelen je beoordeeld zou

worden? ja/nee

3. Was het voor jou duidelijk door wie je voor de verschillende onderdelen beoordeeld zou worden en op welk

moment? ja/nee

4. Was het voor jou duidelijk wat je moest doen om voor het examen te slagen? ja/nee

5. Was het voor jou duidelijk aan welke voorwaarden je moest voldoen, om dit examen te kunnen aanvragen?

ja/nee

6. Was het voor jou duidelijk bij wie je terecht kon met vragen over dit examen? ja/nee

7. Was je tevreden over het eindgesprek? ja/nee

8. Als je niet tevreden was over het eindgesprek, waarom dan niet?

9. Heb je opmerkingen/aandachtspunten voor de school in verband met de hele gang van zaken rondom dit

examen of in verband met de inhoud van dit examen?

10. Heb je opmerkingen/aandachtspunten voor het leerbedrijf in verband met de hele gang van zaken rondom

dit examen of in verband met de inhoud van dit examen?

Naam …………………………………………………… Leerbedrijf: ……………………………...

Datum: ……………………

Dank je wel voor het invullen van deze vragenlijst! Door jouw opmerkingen kunnen we dit examen misschien

verbeteren. Wij verzoeken je vriendelijk deze vragenlijst zo spoedig mogelijk in te leveren bij het examenbureau

Albeda College Haastrechtstraat (kamer 254).

Bijlage d

EVALUATIE BPV-EXAMINERING BEOORDELAAR BEDRIJF

1. Was het u vooraf duidelijk hoe het totale beoordelingsproces zou gaan verlopen? ja/nee

2. Heeft u, voorafgaand aan het examen, het examendocument doorgenomen met de BPV-docent en/of de

kandidaat? ja/nee

3. Was uw rol in dit beoordelingsproces duidelijk? ja/nee

4. Was het voor u duidelijk op welke onderdelen de kandidaat door u moest worden beoordeeld en op welk

moment? ja/nee

5. Kunt u zich vinden in de manier waarop de kandidaat volgens deze procedure wordt beoordeeld? ja/nee

6. Als u zich niet kunt vinden in deze wijze van beoordelen, wilt u dan hieronder aangeven waarom niet?

7. Was het voor u duidelijk bij wie u terecht kon met vragen over dit examen? ja/nee

8. Was u tevreden over het eindgesprek? ja/nee

9. Als u niet tevreden was over het eindgesprek, wilt u dan hieronder aangeven waarom niet?

10. Heeft u opmerkingen/aandachtspunten voor de school in verband met de hele gang van zaken rondom dit

examen of in verband met de inhoud van dit examen?

Naam: ………………………………………….

Naam bedrijf: ………….……………………… Datum: …………………………

Wij danken u hartelijk voor het invullen van deze vragenlijst! Door uw opmerkingen kunnen we dit examen misschien

verbeteren. Wij verzoeken u vriendelijk deze vragenlijst aan het Albeda College te retourneren via bijgevoegde

antwoordenvelop.

Bijlage e

Toetsmatrijs BPV-EXAMEN SM/B

Opleiding Administratief Medewerker

uitstroom Secretarieel Medewerker

Toetsnaam en toetscode BPV-examen SM/B PSM/B

Kwalificatiedossier

Cohort

Secretariële beroepen/Administratief Medewerker

2009-2010, 2010-2011, 2011-2012

Uitstroom en crebocode Secretarieel Medewerker niveau 2 90472

Kerntaak en

werkproces(sen)

Kerntaak 2.

Verricht ondersteunende

(financieel)administratieve

diensten

2.2 Voert administratieve

gegevens in in een

administratief systeem

2.3 Vult eenvoudige formulieren

in

Toetsvorm BPV-examen

Toetsduur Examenperiode: 1 tot 4 weken (in overleg met bedrijf vast te stellen)

Nagesprek: maximaal 1,5 uur

Cesuur: alle werkprocessen dienen als voldoende beoordeeld te worden.

Dit examen vindt plaats op de BPV-plaats van de kandidaat.

Dit summatieve vaardigheidsexamen maakt deel uit van een duaal opleidingstraject, waarbij ook de theoretische

component van elk werkproces op school summatief wordt geëxamineerd.