Portima zocht een oplossing om hun mailings professioneler en efficiënter aan te

pakken. Cegeka adviseerde een overstap van Outlook naar de online mailtoepassing

Addemar. Daarmee kunnen de marketeers van Portima hun klanten in één keer en op

een gepersonaliseerde manier informeren via e-mail en SMS. Ze werken dus efficiënter

en sneller bij het uitsturen van hun communicatie. Bovendien kan men de lay-out van de

mailings volledig aanpassen en zijn er uitgebreide opvolgmogelijkheden. Zo kan men

klanten nog beter op maat bedienen en worden de marketingactiviteiten professioneler

aangepakt.

Valérie DechampsCoördinator marketing & communicatie bij Portima

Een professionele uitstraling en

tijdswinst dankzij Addemar.

Portima levert software aan verzekeringsmakelaars. “Met onze

netwerkdiensten kunnen de makelaars eenvoudig met zeventien

verschillende verzekeringsmaatschappijen samenwerken. Boven-

dien kan de makelaar dankzij onze online toepassing BRIO4YOU

gemakkelijk alle gegevens van zijn klanten en zijn kantoor beheren”,

vertelt Valérie Dechamps, coördinatrice marketing en communicatie

bij Portima.

“We houden onze klanten via nieuwsbrieven op de hoogte over

updates in de software of over evenementen. Ook in geval van

onvoorziene omstandigheden informeren we de betrokken klanten.

We werken samen met 4.600 makelaarskantoren, wat zich vertaalt in

iets meer dan 12.000 gebruikers die we telkens moeten bereiken via

e-mail”, aldus Valérie Dechamps.

Voorheen werkte Portima voor zijn mailings met Outlook, een software

die voor kleinere mailings wel voldeed, maar niet meer geschikt

was voor dergelijke massamailings. Zo was het niet eenvoudig om

mailings te personaliseren of van een lay-out te voorzien. Daarom

besloot Portima, in samenspraak met Cegeka, om over te stappen

naar Addemar, een online toepassing voor het versturen van e-mail

en SMS-berichten.

Portima schakelde Cegeka al eerder in om te helpen bij het bouwen en

onderhouden van hun website en is tevreden over de samenwerking.

Toen Portima op zoek ging naar een alternatief voor Outlook was

de keuze snel gemaakt. Valérie Dechamps: “Doordat Cegeka onze

organisatie al kende, verliep de implementatie uitermate vlot. De

twee personen die instaan voor de mailings en dus met Addemar

gingen werken, moesten slechts een halve dag opleiding volgen.

De toepassing is heel intuïtief en behoeft weinig uitleg, het was

hoofdzakelijk het lay-outgedeelte waar de opleiding meer van pas

kwam”.

Gerichter en efficiënter werken dankzij databases en

statistieken

Met Outlook is het aantal ontvangers beperkt. “Voordien moesten we

een grote mailing per taal in minstens twee tot drie keer uitsturen,

wat tijdrovend en inefficiënt was. Met Addemar kan dit voor alle talen

in één keer”, vertelt Dechamps. “Een ander groot voordeel zijn de

statistieken die we kunnen opvragen. We kunnen zien hoeveel mensen

onze e-mail ontvangen hebben, hoeveel er hem geopend hebben,

gelezen hebben, enzovoort. Op deze manier is het veel makkelijker

om onze mailing gericht op te volgen. Als de mail niet gelezen wordt

kunnen we een herinnering sturen, en ongeldige e-mailadressen

kunnen verwijderd of aangepast worden om onze database constant

up-to-date te houden. Ontvangers kunnen zich ook gemakkelijk

uitschrijven door een link te volgen onderaan de e-mail. Dit was niet

voorzien in Outlook, we kregen er soms opmerkingen over”, aldus

Valérie Dechamps.

CASE STORYPORTIMA

SMS-dienst voor dringend nieuws

Addemar draait als online applicatie op de servers van Cegeka. Er is voor

de gebruiker geen installatie vereist, waardoor van thuis uit werken

ook kan. Op gelijk welke computer met een internetverbinding kan je

met je gebruikersnaam en wachtwoord inloggen. “Vorig jaar konden

we onze kantoren niet binnen vanwege een gaslek in de buurt. We

hebben toen onze klanten per SMS verwittigd dat onze helpdesk hen

niet onmiddelijk ging kunnen helpen”, zegt Valérie Dechamps. De

SMS-dienst werd een jaar geleden geïntegreerd in Addemar. Portima

kan nu ten allen tijde klanten op de hoogte houden van dringend

nieuws. “Als we een evenement organiseren kunnen we een dag

vooraf een e-mail of SMS ter herinnering sturen. Bovendien kunnen

we zelf bepalen wanneer het bericht uitgestuurd wordt, wat ook al

vaak nuttig gebleken is.”

Addemar zorgt ervoor dat onze mailings professioneler

overkomen en dat ze meer marketinggericht zijn.

“Een professioneler voorkomen door betere lay-out

Een ander probleem was het gebrek aan aanpassingsmogelijkheden

in de lay-out waardoor mailings er vaak ouderwets en stijfjes uitzagen.

“Met Addemar kunnen we de lay-out ontwikkelen die we wensen.

Daardoor oogt alles veel professioneler en frisser. Dit was vroeger niet

het geval”, vertelt Valérie Dechamps.

Doorgedreven personalisatie

Portima levert verschillende beheerpakketten afhankelijk van de

behoeften van elke makelaar. In het BRIO4YOU-gamma zit zowel een

starterspakket als enkele meer uitgebreide pakketten tot een volledig

op maat gemaakte toepassing. “Het is belangrijk dat we aangepaste

mailings sturen naar makelaars die met bepaalde pakketten werken.

Met Addemar is dit mogelijk waardoor niemand overbodige informatie

toegestuurd krijgt. We kunnen de personalisatie verder doortrekken. In

Addemar kunnen de voor- en achternamen apart opgeslagen worden

zodat elke mail de persoon in kwestie kan adresseren. We kunnen ook

per doelgroep selecteren en zelfs per regio de handtekening van de

regio- of account manager uit dat gebied onderaan plaatsen”, legt

Valérie Dechamps uit.

CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt - België - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be

Over Portima

Portima is een informaticabedrijf dat bouwt aan een omgeving waarin

verzekeringsmakelaars en -maatschappijen snel en veilig zaken

kunnen doen. Door te luisteren naar de klantenbehoeften en die

op een innovatieve manier te integreren in betrouwbare producten

en klantvriendelijke diensten, vergroten ze de efficiëntie en de

productiviteit van de makelaar en geven hen de mogelijkheid om zich

zonder IT-zorgen te concentreren op hun eigen doelstellingen.

„

CASE STORYPORTIMA