0

Planning en verantwoordingscyclus 2014

1

INHOUD

INLEIDING .......................................................................................................................................... 2

FUNCTIES VAN DE PLANNINGS- EN VERANTWOORDINGSINSTRUMENTEN? ...................................... 3

PROGRAMMAREKENING 2013 ........................................................................................................... 4

DOEL VAN DE PROGRAMMAREKENING ........................................................................................................... 4

OPZET ..................................................................................................................................................... 4

BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN .................................................................................................................. 4

PROCES PROGRAMMAREKENING 2013 .......................................................................................................... 5

VOORJAARSNOTA 2014 ..................................................................................................................... 6

DOEL VAN DE VOORJAARSNOTA 2014 ............................................................................................................ 6

OPZET ..................................................................................................................................................... 6

BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN .................................................................................................................. 6

PROCES VOORJAARSNOTA 2014 .................................................................................................................. 6

BEGROTING 2015 - 2018 .................................................................................................................... 7

DOEL VAN DE BEGROTING 2015 - 2018 ........................................................................................................ 7

OPZET ..................................................................................................................................................... 7

BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN .................................................................................................................. 7

PROCES BEGROTING 2015 - 2018 ................................................................................................................ 8

BESTUURSRAPPORTAGES ................................................................................................................... 9

DOEL VAN DE BESTUURSRAPPORTAGES .......................................................................................................... 9

OPZET ..................................................................................................................................................... 9

BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN .................................................................................................................. 9

PROCES BESTUURSRAPPORTAGES................................................................................................................ 10

TOTAALOVERZICHT PLANNINGS- EN VERANTWOORDINGSCYCLUS IN HET JAAR 2014 ................. 110

2

INLEIDING

In 2014 wordt aan het management en bestuur diverse plannings- en verantwoordingsinstrumenten

aangeboden. De samenhang, functie en planning van deze documenten is in de planning en

verantwoordingscyclus 2014 opgenomen. Hierbij is uitgegaan van de gemaakte afspraken tussen de

gemeenteraad en college over het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

Deze afspraken staan opgenomen in de Financiële verordening.

De samenhang tussen de diverse plannings- en verantwoordingsinstrumenten is weergegeven in een

figuur.

Door de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 komt er een andere samenstelling van het college

en de gemeenteraad. Hierdoor wordt het jaar 2014 afwijkend voor de diverse plannings- en

verantwoordingsinstrumenten. Denk hierbij aan het opstellen van een nieuw bestuurlijk beleidsplan

en het herijken van diverse afspraken over bijvoorbeeld de indeling van de programma’s.

Het doel van dit document is om zicht te geven op de processen en functie van de plannings- en

verantwoordingsdocumenten 2014 voor het management. Verzocht wordt om rekening te houden in

de werkplanningen met werkzaamheden voor de plannings- en verantwoordingsdocumenten 2014.

Op basis van de leerpunten van het afgelopen jaar zijn diverse verbeteringen opgenomen in de

planning en verantwoordingscyclus 2014. Dit betreft een meer integrale en strategische aanpak. Dit

wordt zichtbaar door een nauwe samenwerking tussen Financieel Beleid, Strategische Staf en de

directie. Andere aanpassingen zijn toegelicht bij de verschillende documenten.

Dit document is gemaakt door de medewerkers van Financiële Zaken en de Strategische Staf.

3

FUNCTIES VAN DE PLANNINGS- EN VERANTWOORDINGSINSTRUMENTEN?

De concernrapportages in 2014 hebben drie functies:

1. Terugkijkend (verantwoorden)

2. Huidige stand van zaken (verantwoorden en bijstellen)

3. Vooruitblik naar meerdere jaren (plannen en bijstellen)

Document Terugkijkend Huidige stand van zaken

Vooruitblik

Programmarekening 2013 X

Voorjaarsnota 2014 X X X

Begroting 2015 - 2018 X X

Bestuursrapportages:

a. Beleid X X

b. Financieel X X

Het doel, de opzet, bijzondere aandachtspunten en het proces van elk van de bovengenoemde

documenten is hierna beschreven.

4

PROGRAMMAREKENING 2013

DOEL VAN DE PROGRAMMAREKENING

De programmarekening 2013 vormt het instrument, waarmee het college van B&W verantwoording

aflegt aan de raad over het in de Programmabegroting 2013 vastgelegde beleid en beheer.

OPZET

De programmarekening bestaat uit de programmaverantwoording, de paragrafen en de jaarrekening.

De programmaverantwoording bestaat uit de verantwoording over de realisatie van de programma's.

Per programma wordt inzicht gegeven in de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd en in de

gerealiseerde baten en lasten.

De paragrafen bevatten de verantwoording van wat in de paragrafen van de programmabegroting

2013 is opgenomen.

De jaarrekening tot slot bevat een overzicht van baten en lasten, de balans en diverse verplichte

bijlagen.

BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN

De onderwerpen bouwgrond in exploitatie, waardering overige voorraden grond, de afgegeven

gemeentegaranties en de verantwoording van de doeluitkeringen krijgen extra aandacht van de

accountant en de gemeenteraad. Deze onderwerpen hebben met elkaar gemeen dat het gaat om

omvangrijke financiële belangen.

De acties zijn als volgt verdeeld: bouwgrond in exploitatie (afd. RO), waardering overige gronden (afd.

FZ), de afgegeven gemeentegaranties (FZ) en verantwoorden doeluitkeringen (afd. SL/SOZA en afd.

FZ). Er is een aparte bijeenkomst geweest in december 2013 om alle betrokkenen te informeren over

het proces, planning, taken en rollen bij het verantwoorden van doeluitkeringen 2013 aan het Rijk.

In de planning is opgenomen dat in februari 2014 de onderwerpen bouwgrond in exploitatie en

waardering overige voorraden grond, ambtelijk zijn afgerond zodat in maart 2014 toetsing plaats kan

vinden door de accountant. In mei 2014 vindt de bestuurlijke besluitvorming plaats door de

gemeenteraad over de actualisatie van de bouwgrond in exploitatie.

Het komt voor dat uit de financiële analyses blijkt dat er “boekhoudkundige” voordelen zijn behaald

doordat de activiteiten niet of niet volledig zijn uitgevoerd. Voor het inzicht in de voortgang van niet

geleverde prestaties en het doorschuiven naar andere jaren zal hierover een overzicht opgesteld

worden. Dit is een bestuurlijke toezegging, die is gedaan bij het vaststellen van de programma-

rekening 2012.

In mei 2014 zal mogelijk beroep worden gedaan op alle afdelingen als de raadswerkgroep onderzoek

jaarrekening 2013 schriftelijke vragen stelt.

5

PROCES PROGRAMMAREKENING 2013

Het proces van de programmarekening 2013 op hoofdlijnen is hieronder vermeld.

- 13 januari – 17 januari 2014 Informeren over proces

- 20 januari – 24 januari 2014 Uitzetten diverse stukken inclusief detailplanning

- 27 januari - 28 februari 2014 Gefaseerde aanlevering op de vragen:

o Wat hebben we bereikt?

o Wat heeft het gekost inclusief verschillenanalyse?

- 3 maart – 28 maart 2014 Verwerken informatie in de beleidsmatige en financiële terugblik

op een eenduidige en samenhangend wijze in de programma’s,

paragrafen, balans en diverse bijlagen

- 1 april – 18 april 2014 Onderzoek accountant

- 1 april – 18 april 2014 Gefaseerde terugkoppeling directie en Managementteam

- 21 april – 2 mei 2014 Bestuurlijke behandeling B&W

- 19 mei - 22 mei 2014 Bestuurlijke behandeling in de raadscommissies

- 5 juni 2014 Raadsbehandeling

6

VOORJAARSNOTA 2014

DOEL VAN DE VOORJAARSNOTA 2014

In de Voorjaarsnota geeft het college de kaders aan voor het volgende begrotingsjaar (2015) en de

drie daarop volgende jaren (2016 – 2018). In deze nota wordt teruggekeken op belangrijke effecten

uit de programmarekening 2013 en de huidige stand van zaken van de uitvoering van de programma’s

en de financiële positie. De Voorjaarsnota 2014 is naar verwachting het eerste nieuwe beleidsmatige

en financiële document van het nieuwe bestuur.

OPZET

De opzet van de Voorjaarsnota is identiek aan de programma-indeling van de begroting.

BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN

Zoals eerder is aangegeven komt er door de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 een nieuw

college en een andere samenstelling van de gemeenteraad. Hierdoor wordt het jaar 2014 afwijkend

voor de diverse plannings- en verantwoordingsinstrumenten. Denk hierbij aan het opstellen van een

nieuw bestuurlijk beleidsplan en het herijken van diverse afspraken over bijvoorbeeld de indeling van

de programma’s. Het is onzeker of het nieuwe bestuurlijk beleidsplan en de programma-indeling tijdig

bekend zijn om deze te gebruiken in de Voorjaarsnota 2014.

Een ander aandachtspunt is het concreet uitwerken van diverse bezuinigingsmaatregelen in de jaren

2014 – 2016.

In de Voorjaarsnota 2014 vindt bijstelling plaats van de nota reserves en voorzieningen. Hierbij wordt

onder meer betrokken de omvang en bestedingen van de nieuwe bestemmingsreserve

“Bedrijfsvoering HSD en dienstverlening”.

Ook vindt een bijstelling plaats van de begrotingsuitgangspunten 2015 – 2018. Daarnaast wordt de 1e

bestuursrapportage 2014 geïntegreerd in deze Voorjaarsnota.

PROCES VOORJAARSNOTA 2014

In de Financiële verordening is vermeld dat het college uiterlijk 31 mei de Voorjaarsnota aanbiedt en

dat de gemeenteraad uiterlijk 15 juli vaststelt. Het proces is hierop gebaseerd.

- 1 april – 23 april 2014 Aanleveren teksten + financiële effecten

- 24 april – 28 april 2014 Bundelen teksten + financiële effecten

- 29 april 2014 Aanleveren directie

- 6 mei 2014 Behandeling en terugkoppeling vanuit directie

- 7 mei 2014 Behandeling en terugkoppeling vanuit Managementteam

- 14 mei 2014 Aanleveren voor B&W

- 27 mei 2014 Bestuurlijke behandeling B&W

- 16 – 19 juni 2014 Bestuurlijke behandeling in de raadscommissies

- 4 juli 2014 Raadsbehandeling

7

BEGROTING 2015 - 2018

DOEL VAN DE BEGROTING 2015 - 2018

In de programmabegroting staan de concrete beleidsvoornemens van de gemeente De Ronde Venen

voor het begrotingsjaar 2015, alsmede de bijbehorende baten en lasten. Tevens wordt een doorkijk

gegeven voor de jaren 2016, 2017 en 2018. Dit kaderstellende document wordt ter goedkeuring aan

de gemeenteraad aangeboden.

OPZET

De programmabegroting bestaat uit programma’s, paragrafen en diverse bijlagen.

In de programma’s wordt antwoord gegeven op de vragen:

1. Wat willen we bereiken?

2. Wat gaan we daarvoor doen?

3. Wat mag het kosten?

In de paragrafen worden belangrijke beheersmatige maatregelen behandeld zoals grondexploitatie,

verbonden partijen, risico’s en bedrijfsvoering.

In de bijlagen wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van reserves, voorzieningen en de voortgang

van bezuinigingen.

BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN

Zoals eerder is aangegeven komt er door de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 een nieuw

college en een andere samenstelling van de gemeenteraad. Het is belangrijk dat het nieuwe

bestuurlijk beleidsplan en de programma-indeling tijdig bekend is om deze te gebruiken voor de opzet

van de begroting 2015 – 2018 om dubbele werkzaamheden te voorkomen.

Een ander aandachtspunt is dat in de Voorjaarsnota 2014 diverse bezuinigingsmaatregelen in de jaren

2014 – 2016 concreet zijn uitgewerkt. Dit maakt een belangrijk onderdeel uit van de beoordeling van

de financiële positie van de gemeente door de toezichthouder provincie Utrecht.

Daarnaast is het belangrijk dat de structurele baten in evenwicht zijn met de structurele lasten.

Het afdelingsplan vormt straks een belangrijke schakel tussen het nieuwe bestuurlijke beleidsplan en

de realisatie van de beleidsvoornemens. Hierdoor vervalt het instrument bestuursopdrachten.

Onderdeel van de bestuurlijke besluitvorming is de begrotingsmarkt en de technische vragen. Een

suggestie is om de begrotingsmarkt op te delen in 3 hoofdthema’s in plaats van 10 en aanvullend op

dezelfde avond de gelegenheid bieden tot het stellen van bestuurlijke vragen in een gezamenlijke

raadscommissie.

Het behandelen van de moties en amendementen zou effectiever kunnen door eerder de reactie van

het college te verstrekken aan de gemeenteraad. Deze suggestie komt mede vanuit het presidium.

8

PROCES BEGROTING 2015 - 2018

- 12 mei – 11 juli 2014 Aanleveren teksten + financiële effecten

- 12 juli – 22 augustus 2014 Bundelen teksten + financiële effecten

- 3 september 2014 Aanleveren directie

- 8 september 2014 Behandeling en terugkoppeling vanuit directie

- 10 + 17 september 2014 Behandeling en terugkoppeling vanuit Managementteam

- 24 september 2014 Aanleveren voor B&W

- 30 september + 7 oktober 2014 Bestuurlijke behandeling B&W (incl. septembercirculaire

gemeentefonds 2014)

- 8 oktober – 31 oktober 2014 Begrotingsmarkt + schriftelijke vragen

- 3 – 4 november 2014 Bestuurlijke behandeling in de raadscommissies

- 6 november 2014 Raadsbehandeling

9

BESTUURSRAPPORTAGES

DOEL VAN DE BESTUURSRAPPORTAGES

In de bestuursrapportages informeert het college de gemeenteraad over voortgang en afwijkingen op

de beoogde beleidsdoelstellingen van het beleidsplan en de daarvoor toegekende budgetten.

Aangezien het budgetrecht bij de gemeenteraad ligt is toestemming nodig voor het bijstellen van

budgetten.

OPZET

De opzet van de bestuursrapportages is identiek aan de programma-indeling van de begroting en het

beleidsplan.

BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN

Het is belangrijk om een goede verbinding te hebben tussen beleid en financiën. Inhoudelijk zijn ze

immers onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Daarom wordt vanaf het jaar 2014 de bestuurs-

rapportages en financiële rapportage gebundeld in één document.

De huidige werkwijze is dat voor de financiële rapportage verschillende adviezen apart worden

aangeleverd bij het college. Deze werkwijze zorgt ervoor dat er geen eenduidig beeld wordt gegeven

van de financiële positie. Gezocht wordt naar mogelijkheden om te komen tot bundeling van

verschillende adviezen zoals de voortgangsrapportage grondexploitatie en incidentele budgetten.

De huidige opzet van de bestuursrapportages wordt in 2014 verder aangepast aan het nog op te

stellen bestuurlijk beleidsplan. Hierbij zal aandacht worden besteed aan het verhogen van de

actualiteit van de informatie, het versterken van de beleidscontrol en de bestuurlijke behandeling.

Hierbij wordt gedacht aan het gestructureerd verstrekken van informatie tijdens een

commissievergadering via een beperkt aantal dia’s. Hierbij wordt dan een mondelinge toelichting

verstrekt door de bestuurders ondersteund door het management.

Resultaten en effecten

Bedrijfs-voering

Financiën

Beleid

10

PROCES BESTUURSRAPPORTAGES

Voor 2014 zijn er drie bestuursrapportages gepland. Hierbij wordt de eerste rapportage gebundeld

met de Voorjaarsnota 2014.

1e bestuursrapportage 2014: 0nderdeel van de Voorjaarsnota 2014

- 1 april – 23 april 2014 Aanleveren teksten + financiële effecten

- 24 april – 28 april 2014 Bundelen teksten + financiële effecten

- 29 april 2014 Aanleveren directie

- 6 mei 2014 Behandelen en terugkoppeling vanuit directie

- 7 mei 2014 Behandelen en terugkoppeling vanuit Managementteam

- 14 mei 2014 Aanleveren voor B&W

- 27 mei 2014 Bestuurlijke behandeling B&W

- 16 – 19 juni 2014 Bestuurlijke behandeling in de raadscommissies

- 4 juli 2014 Raadsbehandeling

2e bestuursrapportage 2014:

- 14 – 18 juli 2014 Aanleveren teksten + financiële effecten

- 21 en 22 juli 2014 Bundelen teksten

- 23 juli 2014 Aanleveren directie

- 28 juli 2014 Behandelen en terugkoppeling vanuit directie

- 30 juli 2014 Behandelen en terugkoppeling vanuit Managementteam

- 6 augustus 2014 Aanleveren voor B&W

- 12 augustus 2014 Bestuurlijke behandeling B&W

- 8 - 11 september 2014 Bestuurlijke behandeling in de raadscommissies

- 25 september 2014 Raadsbehandeling

3e bestuursrapportage 2014:

- 13 – 17 oktober 2014 Aanleveren teksten + financiële effecten + incidentele

overhevelingen van 2014 naar 2015

- 20 en 21 oktober 2014 Bundelen teksten

- 22 oktober 2014 Aanleveren directie

- 27 oktober 2014 Behandelen en terugkoppeling vanuit directie

- 29 oktober 2014 Behandelen en terugkoppeling vanuit Managementteam

- 5 november 2014 Aanleveren voor B&W

- 12 november 2014 Bestuurlijke behandeling B&W

- 1 - 4 december 2014 Bestuurlijke behandeling in de raadscommissies

- 18 december 2014 Raadsbehandeling

11

TOTAALOVERZICHT PLANNINGS- EN VERANTWOORDINGSCYCLUS IN HET JAAR 2014

Document Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augus-tus

Septem-ber

Oktober Novem-ber

Decem-ber

Programmarekening 2013

Voorjaarsnota 2014

Begroting 2015 - 2018

Bestuursrapportages (beleid + financieel)

1e rapportage

2e rapportage

3e rapportage