1

Op 3 en 4 juni bracht een delegatie van ambtenaren een bezoek aan Auswärtiges Amt (het Duitse ministerie van Buitenlandse Zaken) in Berlijn. Dit bezoek vond plaats in het kader van de uitwisseling van kennis over en

ervaring met open source software en open standaarden.

Brede samenstelling

De delegatie bestond uit vertegenwoordigers van de programmaorganisatie Open.Amsterdam, vertegenwoordigers van diensten en stadsdelen en leden van de

Klankbordgroep Informatievoorziening (IV) en de Stuurgroep IV. De groep werd aangevuld door Fabrice Mous van het Rijksprogramma Nederland Open in Verbinding (NoiV, www.noiv.nl).

Ambities

Amsterdam heeft een belangrijke rol in de ontwikkeling van beleid van overheden ten

aanzien van het gebruik van open source en open standaarden. Het programma Open.Amsterdam geeft uitvoering aan de ambities op dit punt. Bij overheidsorganisaties is een grote behoefte aan het delen van kennis en ervaringen op het gebied van open source en open standaarden, nationaal maar zeker ook internationaal. In 2007 werd een bezoek gebracht aan München (zie http://www.amsterdam.nl/gemeente/open_amsterdam/werkbezoek_munchen). Het bezoek van Amsterdam aan Berlijn werd door de collega’s uit München aangegrepen om kennis te nemen van de verdere ontwikkelingen binnen Amsterdam, en uiteraard om te vertellen over hun eigen voortgang.

Ontwikkeling

Het bezoek was gericht om te luisteren naar de manier waarop Auswärtiges Amt gestalte heeft gegeven aan de enorme ontwikkeling die heeft plaatsgevonden op het gebied van de

informatievoorziening sinds 2000, en de betekenis van open source en open standaarden daarbij. Daarnaast ging de interesse uit naar de aanpak die in de uitvoering werd gekozen en hoe daarbij ook de verbinding is gemaakt van de techniek naar de organisatie.

DE AANLOOP

Rond het jaar 2000 was het niveau van de geautomatiseerde informatievoorziening van Auswärtiges Amt sterk achtergebleven bij de algemene ontwikkelingen van dat moment. De

organisatie van het ministerie is complex en geografisch zeer gespreid. Ze omvat wereldwijd meer dan 220 ambassades, consulaten en vertegenwoordigingen. Desondanks waren er minimale voorzieningen voor informatie-uitwisseling. Er werd gebruik gemaakt van telexverkeer, X.25-verbindingen (http://en.wikipedia.org/wiki/X25) en er was bijvoorbeeld niet of nauwelijks e-mailverkeer mogelijk.

Fischer

De toenmalige minister Joschka Fischer (Minister van Buitenlandse Zaken van 1998 tot 2005) formuleerde in 2000 een duidelijke opdracht met betrekking tot de verbindingen tussen alle

vestigingen en internationaal e-mailverkeer. Deze opdracht heeft de impuls gegeven en de voorwaarden geboden voor de daaropvolgende snelle ontwikkeling.

De opdracht was gericht op:

- Interoperabiliteit waarborgen door de strikte toepassing van open standaarden en geen leveranciersafhankelijke documentformaten en standaarden toe te staan;

- Duurzaam financieel voordeel realiseren door de afhankelijkheid van productcycli van leveranciers te verminderen;

2

- Kostenverlaging mogelijk maken door uitsluitend producten te gebruiken waarvoor concurrerende aanbieders zijn, geen producten van monopolisten;

- Bescherming van investeringen door focus op schaalbaarheid en modulaire structuur van de informatievoorziening;

- Reductie van complexiteit.

EERSTE FASE

In de eerste fase is getracht om met proprietary, leveranciersafhankelijke

oplossingen invulling te geven aan de gestelde opdracht. Concreet betekende dit dat vooral Microsoft-oplossingen en –producten werden

betrokken in het uitwerken van de technische ICT-voorzieningen. Dit leverde een begroting op van 50 miljoen Euro, bij een geschatte doorlooptijd van het project van 7 jaar.

Nieuwe oplossing

Dit bedrag was er niet, dus er moest een nieuwe binnen de budgettaire ruimte passende oplossing worden gevonden voor de technische voorzieningen. Deze financiële beperking

heeft er in belangrijke mate toe bijgedragen dat de focus werd verschoven van leveranciersafhankelijke naar vrij beschikbare (open source) oplossingen.

2000 tot 2500 PC's

Zonder dat de definitieve voorzieningen in detail waren uitgewerkt, werd een plan opgesteld op basis van open source producten, open standaarden en Internet-technologie. De begroting

voor dit plan bedroeg slechts 17 miljoen Euro, waarbij de eerste fase maar 2 jaar zou hoeven duren. Dit voorstel werd in 2002/2003 goedgekeurd en in uitvoering gebracht. Inmiddels is de backend (servers, mail en dergelijke) geheel ingericht met open source producten. Er zijn nu tussen de 2000 en 2500 PC’s en laptops voorzien van Linux. De overige circa 9500 PC’s zullen eind 2009 van Windows naar Linux zijn gemigreerd.

TECHNISCHE VERANDERINGSSTRATEGIE

Op technologisch gebied is gekozen voor een gefaseerde aanpak waarbij steeds nieuwe elementen werden toegevoegd aan de infrastructuur. Door bij de start van het project de

focus op de backend te richten, bleken resultaten snel te boeken en daardoor ook draagvlak te creëren.

Linux-laptops

Gekozen is om de transitie op de desktops te ondersteunen door gelijktijdig laptops te verstrekken. Om security-redenen waren deze laptops ingericht met Linux (de

beveiligingsvoorzieningen van Linux zijn beter dan van Windows). Gebruikers met dergelijke laptops, waarvan de eigen desktop nog was ingericht onder Windows, creëerden als vanzelf de vraag om de desktop ook onder Linux in te richten, waardoor ook een betere basis ontstond voor deze migratie naar Linux. Tevens werd ervoor gekozen om vernieuwing alleen maar door te voeren onder Linux. Het Windows-platform werd daarmee min of meer bevroren.

Virtualisatie

In sommige situaties is het niet mogelijk om een open source alternatief onder Linux te vinden voor specifieke Windows-programmatuur. Hiervoor is een oplossing ontwikkeld waarvoor

gebruik gemaakt wordt van de bij elke nieuwe PC meegeleverde OEM-Windows versie. Door onder Linux een virtuele Windows-machine aan te maken, kan zonder extra licentiekosten gebruik gemaakt worden van het Windows OS. Weliswaar is in die afgeschermde virtuele omgeving niet alle functionaliteit aanwezig, maar het biedt een goede en legale oplossing voor dergelijke situaties.

Macro’s

Een belangrijke keuze is ook om ‘notoire’ technische probleemveroorzakers in de infrastructuur te identificeren en op te lossen. Dit geldt in het bijzonder voor de

productspecifieke macro’s (met name MS-Office) en veelal user-gebonden MS-Access databases. Dergelijke componenten zijn niet te migreren naar open source/open standaard

Werner Langer, IT-architect Auswärtiges Amt, laat de werkplek zien.

3

alternatieven, en om die reden moeten dergelijke ontwikkelingen worden voorkomen of teruggedrongen. Ook het gebruik van Outlook vereist aandacht. Das Auswärtiges Amt heeft ervoor gekozen om dergelijke ongewenste ontwikkelingen te verbieden en om daarvoor zoveel mogelijk gelijkwaardige, op web-technologie gebaseerde alternatieven aan te bieden. Hier heeft ze kunnen profiteren van het feit dat in 2000 nog geen sprake was van hoge aantallen Outlook-gebruikers. Als alternatief voor MS-Office is op elke desktop OpenOffice.org geïnstalleerd, en gebruikers worden daarin getraind.

DE MENSELIJKE FACTOR

Bij de overgang naar open source is heel gericht gekeken naar de manier waarop moet worden omgegaan met de verschillende mensgebonden factoren. Voor de in Microsoft-

omgevingen opgeleide beheerders was het belangrijk om hen in een zo vroeg mogelijk stadium de motivatie voor Linux te vergroten. Om dit te bereiken zijn alle beheerders naar het Linux-Hotel in Essen gestuurd voor een week durende intensieve training. De resultaten daarvan waren

positief. Het enthousiasme voor Linux was sterk toegenomen. De grotere mogelijkheden van dit nieuwe platform en de potentie daarvan voor hun eigen rol waren herkend door de beheerders. Beheerders namen meer en meer initiatieven, wat onder meer een door een eigen medewerker ontwikkelde applicatie heeft opgeleverd waarmee tv-zenders via het netwerk zichtbaar gemaakt kunnen worden op de desktop. Opvallend was ook dat het gebruik van leveranciersjargon en –begrippen (“Tekstverwerker” in plaats van “Word”) zoveel mogelijk uit de communicatie werden geweerd.

Werkgeversimago

Om de ontwikkelingen veder te ondersteunen werd gericht gezocht naar toppers op het

gebied van Linux. Daarvoor werd onder meer actief geworven op Internet, in Linux-fora en -communities. Ondanks de, in vergelijking met de markt, relatief bescheiden salarissen was het imago van Auswärtiges Amt zodanig goed dat dit zeer succesvol is geweest. Vooroplopen in ontwikkeling en een internationaal werkveld zijn, zijn kennelijk van even groot belang als salaris. Het ministerie voert momenteel een gericht beleid om de kennis in de organisatie door te ontwikkelen en te behouden.

Eindgebruikers voorop

Het midden-management is overgeslagen als de direct te beïnvloeden of aan te sturen

laag. Uitgangspunt is dat het management op dat niveau beter door hun medewerkers kan worden beïnvloed dan via topdown-aansturing. Daarom is

gekozen om voordelen voor eindgebruikers zichtbaar te maken, zodat op dat niveau de vraag ontstond naar meer op de nieuwe technologie gebaseerde voorzieningen. De al eerder genoemde aanpak met betrekking tot laptops, en het uitsluitend aanbieden van nieuwe functionaliteit en innovaties onder Linux, was hier een onderdeel van. En om de bekendheid met Linux te vergroten, werden er Linux-workshops gehouden voor iedereen die maar geïnteresseerd was. Niet specifiek gericht op het werk, maar in het algemeen om de mogelijkheden van Linux goed over het voetlicht te krijgen.

Hulpteam

Om problemen na de transitie op gebruikersniveau te voorkomen, werd een team samengesteld dat met een zeer korte reactietijd on-site kon helpen om eventuele problemen

op te lossen. Daardoor werden problemen voorkomen of snel afgehandeld en kon het draagvlak voor Linux bij de eindgebruikers en het betreffende management blijven doorgroeien.

Peter Mol, directeur BDA/CO

4

DE BEREIKTE RESULTATEN

De keuze voor open source en open standaarden heeft Auswärtiges Amt een groot aantal duidelijke voordelen gebracht.

Betrouwbaarheid

De betrouwbaarheid van de IT-voorzieningen is toegenomen. De stabiliteit van de technische omgeving is beter en er zijn veel betere voorzieningen voor het beheer van de infrastructuur.

Het beheer van alle circa 11.000 desktops vindt centraal plaats, vanuit drie in verschillende tijdzones geplaatste beheercentra. Zo is tegen relatief lage kosten een 365 x 24 uursservice mogelijk en is de performance van de beheerorganisatie sterk verbeterd. Ook de beveiliging op systeemniveau en van het dataverkeer is sterk verbeterd.

Doelmatigheid

Ook de doelmatigheid van de technische infrastructuur is toegenomen, met name als gevolg van de bereikte financiële voordelen. Zo bedraagt de kosten per desktop voor Auswärtiges

Amt c.a. 1000 Euro. Ter vergelijking, bij het Bundesministerium des Innern Zaken en het Bundesministerium des Finanzen is dit rond 7000 Euro. Bij een aantal van 11.000 werkplekken levert een bescheiden besparing op de gemiddelde kosten per werkplek uiteraard direct een enorm bedrag op. Ten opzichte van de andere ministeries heeft Auswärtiges Amt zeker ook het voordeel van de grotere schaal - ruim 11.000 werkplekken bijvoorbeeld tegenover ‘slechts’ 1300 bij het Bundesministerium des Innern Zaken. Als verklaring voor de lagere kosten wordt ook gewezen naar het wegvallen van de Microsoft licentiekosten. Deze bedroegen ongeveer 4,5 miljoen per jaar. Dit levert echter een besparing op van rond 400 euro per werkplek.

Flexibiliteit

Tot slot bleek ook de flexibiliteit toe te nemen. Doordat open source-oplossingen geen of slechts zeer lage investeringen met zich mee brengen, zijn er betere voorwaarden aanwezig voor

innovatie. Er is immers geen sprake van materiële desinvesteringen wanneer software-producten worden vervangen door betere alternatieven. Een ander voordeel is dat de middelen die daardoor beschikbaar zijn, kunnen worden gebruikt om opdrachten te verstrekken aan (lokale) kleinere bedrijven. Deze stimulering levert een imago-voordeel op voor het ministerie.

V.l.n.r. Hans de Bruijn (GGD), Peter Mol (BDA/CO), Thijs Polfliet (Open.Amsterdam), Antoon Duijnker (Westerpark, DBGA), René Huijboom (Zeeburg), Annette Klein (Auswärtiges Amt), Manou Chen (BDA/CO), Marcel Tieman (DRO), Eva Weber (Dienst Wonen), Stephan Wildeboer (Open.Amsterdam), Ron Blankers (SHI), Fabrice Mous (NOiV), Arris Oliemans (GVI) en Hilko de Boer (DBGA).