Informatiebeleidsplan Woudenberg: Gericht op continuïteit, verbetering en vernieuwing van de bedrijfsvoering

Missie en doel I&A Woudenberg

Inspelen op trends en ontwikkelingen� Het Nieuwe Werken

� Social Media (Twitter, Facebook, Yammer etc.)

� Cloud Computing, hosting en webservices

� Digitaal werken, papierluw vergaderen

� Bring Your Own Device (iPad, iPhone etc.)

� Generatie Y, Einstein-generatie

� Vergrijzing

� Mondige, goed geïnformeerde burger

� Duurzaam ondernemen

� Co-creatie

� Bindend leiderschap

Wetgeving, decentralisatie, bezuiniging� Wet Werken naar Vermogen, overheveling AWBZ-taken en Jeudzorg

� Regiegemeenten, RUD’s, GSD’s, Shared Service Center, Outsourcing

� Korting gemeentefonds, Economische tegenwind

� Concept Antwoord© , Klant Contact Centrum (KCC), Burgerservicecode,

Kwaliteitshandvest

� i-NUP: Nationaal Uitvoerings Programma (20 bouwstenen waaronder DigiD,

Antwoord voor bedrijven, mijnoverheid.nl, basisregistraties, digikoppeling)

� Gemeentelijke basisregistraties (BAG, GBA, WOZ, RNI), gebruik overige

basisregistraties (BRK, BGT, NHR, Kentekens, BRO, BLAU, BRI), ruimtelijkeplannen.nl,

WKPB, Webrichtlijnen, Wet elektronische bekendmakingen, Wet electronische

handtekening)

17-08-2012 Informatiebeleidsplan Woudenberg

Versterking van de informatie-

voorziening door samenwerking

3. Digitaal werken op orde 4. Klant Contact Centrum op orde

Toekomstige Informatie- en Applicatie architectuur

Visie op informatiebeleid

1. ICT basis en I&A diensten op orde 2. Informatiesystemen op orde

1.1 Hardware, backup en beveiliging ICT op orde

1.2 Beheer en lijnactiviteiten I&A op orde: planning, servicedesk, systeembeheer, gegevens- en applicatiebeheer, inkoop, architectuur en informatiebeleid, juridisch, financieel, communicatie, servicelevels, projectmatig werken

1.3 Samenwerking met andere gemeenten op deelgebieden

2.1 Breed gebruik Verseon 2.0

2.2 Vervanging financieel systeem

2.3 Nieuw GIS systeem / geomagazijn

2.4 Vervanging BRS (datadistributie en gegevensmagazijn)

2.5 Competenties gebruik informatiesystemen op orde

2.6 Overige informatiesystemen op orde

3.1 Papierloos vergaderen en digitaal besluitvormingsproces Raad-College-MT

3.2 Telewerken/ thuiswerken op orde

3.3 Invoering papierloos werken

3.4 BYOD en Tablets beleid

3.5 I&A activiteiten t.b.v. de verbouwing

Externe Ontwikkelingen, Interne Ambities

Zelfstandig & Samenwerking

Ontwikkelingen & Doelen Plan van Aanpak Planning, Uren en Investeringen

4.1 Aanbesteing en doorontwikkeling website: o.a. prefill e-formulieren, mijnoverheid.nl

4.2 Implementatie zaaksysteem

4.3 Aanschaf en implementatie Klant Contact Systeem met kennissysteem

De missie van I&A in Woudenberg is om de continuïteit van de interne processsen en de

dienstverlening te waarborgen, processen en dienstverlening te verbeteren en

vernieuwingen te ondersteunen, waaronder Het Nieuwe Werken.

Daarbij wordt de kwetsbaarheid verminderd door samenwerking met omliggende

gemeenten, het uitwisselen van expertises en kunnen tegelijkertijd de gemeenten hun

zelfstandigheid behouden.

Door een gezamenlijke aanpak van de verschillende projecten waarbij informatisering

een grote rol speelt en t.a.v het beheer van de informatievoorziening kan op termijn op

de kosten bespaard worden.

Activiteiten t.b.v. informatievoorziening

1 Technisch en functioneel applicatiebeheer: Functioneel applicatiebeheer richt zich op de functies van de

applicatie. Technisch applicatiebeheer richt zich op de technische implementatie van applicaties,

waaronder installaties en technische tests.

2. Gegevensbeheer: Gegevensbeheer speelt een zeer belangrijke rol in het op orde houden van de kwaliteit

van de informatiestromen en basisregistraties binnen de gemeente.

3. Documentbeheer: Het omvat het effectief beheer van de kosten, technologie, duurzaamheid en

veiligheid van documenten in de volledige bedrijfsvoering.

4. Contentbeheer en webcoördinatie:

5. Servicedesk: De servicedesk verzorgt het registreren en afhandelen van (kleine) technische storingen.

6. Inkoop en contractbeheer: o.a. opstellen van een Programma van Eisen (PvE), Opvragen van offertes en

beoordelen

7. Samenwerking en outsourcing

8. Beveiliging

9. Hardware

10. Werken onder informatiearchitectuur

Wet

5.1 Modernisering GBA

5.2 Koppeling basisregistraties en binnengemeentelijk gebruik

Pro

gra

mm

a

5.6 Basisregistratie Grootschalige Topografie BGT

5.4 Digikoppeling

5.7 Aansluiting op Nationaal Handelsregister (NHR)

Gemeentelijk Model Architectuur (GEMMA): Standaardisering informatiestromen ter bevordering van klantgerichtheid en efficiënte dienstverlening

Groeimodel van de informatiearchitectuur van de verschillende gemeenten: Stapsgewijze integratie van de verschillende

informatiesystemen en architecturen naar 1 centrale informatie architectuur, waarbij wordt uitgegaan dat iedere gemeente

zelfstandig haar eigen dienstverlening en processen blijft verzorgen. Dit zorgt voor verlaging van de kosten (=minder meer kosten),

verbetering van de beheerbaarheid en vermindering van de kwetsbaarheid.

Visie op informatiebeleid

• We willen slim investeren en doen geen desinvesteringen

• Basisgegevens worden ontsloten en gebruikt binnen de gehele organisatie

• Er wordt aangesloten op de e-overheidsvoorzieningen (volgens iNUP);

• We zullen aansluiten op de keten (bijv. SUWI)

• Wat betreft de architectuur gaan we uit van het midoffice concept

• In ons ICT beleid houden we rekening met zaakgericht werken

• We gaan uit van zo min mogelijk leveranciers t.b.v. de beheerbaarheid en

kostenreductie

• Document management professionaliseren

• We zullen dubbeling in systemen en/of functionaliteiten zoveel mogelijk tegen gaan

• Gegevens die al bekend zijn bij de overheid worden hergebruikt en niet opnieuw aan

de klant gevraagd

• De gemeente voert de intake zodanig uit dat voor een bepaald proces, ongeacht het

intakekanaal, altijd dezelfde gegevens worden verzameld

• Onze gemeente past de landelijk vastgestelde gemeentelijke en landelijke

standaarden voor basisgegevens toe

• Klanten kunnen aanvragen 24 uur per dag digitaal indienen, de status volgen en

ontvangen

• Er is een vergaande digitalisering van documenten en gebruik van workflow

• Een document wordt eenmalig digitaal opgeslagen, ook al hoort het bij meerdere

zaken

• Onze gemeente communiceert met andere overheidsorganisaties zoveel mogelijk via

de DigikoppelingWoudenberg Zelfstandig

• Specifieke applicaties

(bijv. beheer groen, HNW,

bestemmingsplannen,

CAD programma’s, Office)

Spoor 1: Samenwerking op het gebied van de

Frontoffice, Midoffice en Basisregistraties =

vervolg op Egem-i samenwerking

Partners: Renswoude & Scherpenzeel

Huidige samenwerking:

• DMS Verseon

• BAG

Toekomstige samenwerking (wens):

• Gezamenlijk KCS, gegevens- en zakenmagazijn

• Gezamenlijk geo magazijn

• Basisregistratie Grootschalige Topografie

• Gezamenlijk applicatiebeheer Front/Midoffice

• Gezamenlijk gegevensbeheer

• Gezamenlijk documentenbeheer

Spoor 2: Samenwerking op het gebied van de

Backoffice (kernapplicaties)

Partner: Barneveld

Huidige samenwerking:

• Soza & Wmo: GWS4All

Toekomstige samenwerking (wens):

• Gezamenlijk financieel systeem

• Gezamenlijk belastingsysteem

• Gezamenlijk P&O systeem

• Hardware / netwerk beheren

• Gezamenlijk applicatiebeheer backoffice

• Gezamenlijk servicedesk, systeembeheer,

inkoop, contractbeheer

Succesfactoren voor samenwerking:

- Samenwerken door natuurlijke groei: zoeken naar ‘laaghangend fruit’ en ervaring opdoen

- Structureel met partners afstemmen, overleggen en keuzes maken

- Elkaar kunnen opvangen bij knelpunten en problemen

Randvoorwaarden voor samenwerking:

- Geen geforceerde taakstelling, wel de ‘drive’ om de samenwerking op onderdelen uit te breiden

- Kijken naar natuurlijke vervanging: bijvoorbeeld bij verouderde systemen of ontbrekende systemen afstemmen

met de partners

- Goede afspraken maken over de rolverdeling en de kosten

FO

MO

BO BO BO

FO FO FO FO

MO MO MO MO

BO BO BO BO

FO FO

MO MO

BO BO BO

Huidige situatie Middellange termijn Toekomstig scenarioDoelen college 2011-2014� De organisatie ontwikkelt zich de komende jaren naar een

klantgeoriënteerde en resultaatgerichte gemeente.

� De gemeente voert haar taken kwalitatief goed uit. Daarvoor functioneert

de organisatie: effectief, efficiënt, transparant en aanspreekbaar.

� Kritisch op de omvang van de organisatie.

� Energie steken in deregulering, het efficiënter organiseren van processen

en het terugdringen van overhead en uitvoeringskosten.

� Verder versterken van de frontoffice via de loketten Samenleving,

Leefomgeving en Burgerzaken.

� De kwaliteit van de (elektronische) dienstverlening dient te worden

geoptimaliseerd. Dit vereist een inspanning op het terrein van de

informatie- en communicatietechnologie.

� Het gemeentebestuur maakt zich sterk voor participatie van en

ontplooiingsmogelijkheden voor alle inwoners van Woudenberg.

� Door interactieve beleidsvorming, het betrekken van belanghebbenden,

inwoners laten participeren bij visie- en beleidsvorming.

Copyright © Native Consulting BV, Beesd, 2013

Native Consulting BV

A: Voorstraat 88, 4153 AN, BEESD

T: 0655-172.931 : Algemeen, Sales

T: 0624-632.058 : Operations

E: info@nativeconsulting.nl

I: www.nativeconsulting.nl