VRIJWILLIGERSWWWERK online aan de slag met vrijwilligers

Plezante organisatie werkt met vrijwilligers …

Zijn jullie een plezante organisatie? • Vrijwilligers werven = goesting geven • Vrijwilligers houden = goesting houden

Ja? Verzilveren maar! • Werk je vrijwilligersbeleid uit • Werk je communicatie uit

1. VRIJWILLIGERSBELEID • Waarom zoeken jullie (nog) vrijwilligers? • Wat verwachten jullie van vrijwilligers? Screenen? • Wat heb je te bieden? Wat maakt jullie uniek? • Hoe begeleiden jullie vrijwilligers? Wie stuurt aan?

Contactpunt? • Wat verwachten vrijwilligers van ons? • Wetgeving • Maatschappelijke context

Vrijwilligers zijn niet gratis

De nieuwe vrijwilliger (is 15 jaar oud)

Oude vrijwilliger • ‘Zuiver altruïsme’ • Langdurig engagement • Functiegericht

Nieuwe vrijwilliger • What’s in it for me? • Flexibel engagement • Taakgericht

Spectrum • Kort kan lang worden • Inspelen op wensen doe je met je

beleid, en vertaal je in je communicatie

De virtuele vrijwilligerWat? • Nieuwe mogelijkheden om vrijwilligers te engageren • Speelt in op problemen met ‘spitsuur’ en mobiliteit • Vaak taken die specifieke competenties vragen

Aandachtspunten: • Afspraken over taken, materiaal, bevoegdheden,… • Virtueel samenwerken: facebook, skype, e-mail, wiki’s, … • Vergeet betrokkenheid en persoonlijke communicatie

niet!

Vrijwilligersbeleid in 8 stappen

• Vrijwilligersbeleid • Werven • Onthalen • Begeleiden • Motiveren & ambassadeurs maken • Feedback geven • Bedanken op het einde • Evalueren

}en de hele tijd houden?

} opstarten & vinden

2. ONLINE COMMUNICATIE

on·line 1 direct verbonden met een computernetwerk

com·mu·ni·ca·tie 1 contact, gemeenschap; verbinding, verkeer

= meer dan een website >>> interactie = middel, geen doel

Nullen en enen

au·to·ma·ti·se·ren 1 automatisch maken 2 overstappen op computers

di·gi·ta·li·se·ren 1 (computer) (informatie) omzetten in digitale vorm (nullen en enen)

>>> efficiëntiewinst, maar vraagt ook investering

Online versus persoonlijk

Iedereen online?• Elk medium heeft eigen kwaliteiten

Iedereen online?• Online communicatie = per definitie selectief • Digitale kloof versus mediawijsheid • Bereik je onontgonnen doelgroepen?

• Kwetsbare mensen • Inburgeraars • …

Daarom: een goeie mediamix gebruiken!

digital marketing funnel

Let op: werken met vrijwilligers is geen webshop runnen!

• werven

• vrijwilligers houden • vrijwilligers als ambassadeurs

Wervingsplan•Doelen: voor wat zoek je hoeveel vrijwilligers?

•Doelgroepen: taak, functie- en competentieprofiel

•Boodschap: leg de inhoud van je vacature(s) vast, zorg voor variatie.

•De mediamix: welke kanalen gebruik je?

•Timing & planning: niet last-minute

•Evaluatie en bijsturing

Wat heb je aan de vrijwilliger te bieden? Wat maakt jullie uniek?

Motieven: what’s in it for me?

Mensen vrijwilligen omdat: • ze het (thema) boeiend vinden • ze denken anderen te kunnen helpen, nieuwe werelden te

ontdekken,… • ze iets kunnen leren, er iets van opsteken, experimenteren en

kennis kunnen doorgeven • zij zo het verschil wel maken • het een activiteit is die zichtbaar en tastbaar resultaat oplevert • het gewoonweg plezant is • ze een (extra) netwerk kunnen opbouwen, actief willen zijn… • ze anderen leren kennen

Structureer je vacature1. PROFIEL: wie zoeken we?

•Competenties, kennis en vaardigheden •Beschikbaarheid •Interesses •Waarden en normen

•Jos is Wilma niet •Werk met een Persona

Persona: dit is Lies• 38 jaar • Geen kinderen • Woont in Antwerpen

• Geboeid door communicatie • Flexibiliteit is belangrijk • Actief op sociale media • Heeft af en toe een uurtje over voor een goed doel

• Knutselt graag in huis • Is zot van haar kat • Haat koken • Babbelt graag

Structureer je vacature2. FUNCTIE-OMSCHRIJVING: wat verwachten we?

•Taken: concreet en realistisch. Geef voorbeelden. •Verkavel vacatures. •Frequentie, werkuren, …

4. WAT BIEDEN WE?

•What’s in it for me •Waar blinken jullie in uit (USP)? •Weinig unieks?

> Wees dan de vriendelijkste, gemakkelijkste, …

NOOIT DOEN: valse beloftes, lokkertjes

Schrijven voor een scherm

Verleiden met schrijfsels

1. Straffe titels vallen op 2. Vermijd jargon en blabla 3. Lees je vacature als een vrijwilliger (motieven) 4. Gebruik meer ‘jij’ dan ‘wij’ 5. Zet je troeven in de kijker (vorming, ervaring, gezelligheid, …) 6. Prikkel met een vraag 7. Eindig met een ‘call to action’ 8. SEO & usability: trefwoorden

‘Vrijwilliger gezocht’ versus ‘Jij maakt voor Percy het verschil door te helpen met schoolwerk’

Een verzorgde vacature … bevat goede trefwoorden

Mediamix1. Persoonlijk contact 2. Netwerken van je huidige vrijwilligers, collega’s, … 3. Telefoon, e-mail 4. Website, nieuwsbrieven 5. Vacaturebanken zoals vrijwilligerswerk.be 6. Sociale media 7. Print, affiches, folders, lokale bladen 8. Vrijwilligersbeurzen 9. Gemeentebladen, lokale pers, … 10.Oproep via andere organisaties 11.Platte e-mails ipv nieuwsbrieven

Conversie: reageer binnen 48 uur en maak een afspraak

Op facebook?• Zet je vacatures er één per één op, niet gebundeld • Zet er alleen een voorsmaakje op en link • Zorg voor een leuke afbeelding bij de link naar de

vacatures (bv. je affiche) • Gebruik #vrijwilligerswerk of #eigenhastag • Zorg ook voor ander nieuws over vrijwilligerswerk

• Getuigenis, uitstap, feestje met je vrijwilligers • Achter de schermen • Nieuws over vergoedingen, wetgeving, vorming, … • Volg andere pagina’s, Google Search ‘nieuws’ of gebruik Google

Alerts

Maak een contentkalender

Een multimedia campagne met o.a. facebook

Op je website• Geef vrijwilligerswerk een plek op je website • Zorg dat je dit eenvoudig terugvindt via het menu of de

homepagina • Vermeld hier ook je facebookpagina of link naar je

#eigenhastag • Deel je vacatures en ander nieuws over vrijwilligerswerk • Infonota’s kan je hier ook plaatsen, maar let op:

herschrijf ze indien nodig!

…een testje op de website

… een wervende pagina over vrijwilligerswerk op je website

…een vak op de homepage met segmenten…

Pers?• Heb je nieuws? Probeer de online pagina’s van het

lokaal nieuws eens • Schrijf een persbericht of bel de lokale reporter op:

• Nieuw project: oproep vrijwilligers • Bedanking van vrijwilligers • Event met vrijwilligers

• Vermeld steeds dat je nog vrijwilligers zoekt en je website

lokale persacties

SEO en SEA

Permission marketing• Potentiële vrijwilligers aantrekken en warm maken met

inhoud: • Werk met persona / bevraag je huidige vrijwilligers • Laat inschrijven op je website op een boeiende

pagina • Mail met reeds bestaande inhoud geven • Op gezette tijden informeren over de organisatie en

betekenis van vrijwilligers • Geen harde werving!

Daten met vrijwilligers

You Match for 86%

Wat doe jij als je een match op een datingsite hebt? Hoe weet je of het raak is?

Alle appen appen alle andere appen na

• Idee = automatiseren van het matchen organisaties met vrijwilligers • Aandachtspunten platform:

• Privacy policy? • Actuele databank? • No show policy? • Opvolging met of zonder persoonlijk contact?

Aandachtspunten management: • Screening? • Informatieplicht enzo? • Mediamix in balans? • Vacatures en taken aanpassen? • Ad hoc management organisatorisch mogelijk? • Interne opvolging ‘matches’ en vragen?

Click - call - faceWie ontzorg je door in te zetten op click?

Efficiëntie-winst: • administratief management: ja! • werving: ja! • vrijwilligersmanagement: nee of beperkt • hoe realiseer je je call & face? • hoe realiseer je betrokkenheid en binding?

Evaluatie werving• Hoeveel mensen reageren er op de vrijwilligersvacature? • Hoeveel blijven er over na de eerste reactie? • Hoeveel blijven er over na het gesprek, de infosessie, na

het eerste contact vanuit de organisatie? • Waar kan de (grote) uitval aan te wijten zijn en hoe kan

dat vermeden worden?

Maar ook: hoe zit het met je imago en reputatie?

Vrijwilligers houden

Case: waterput.org

digital marketing funnel

• werven

• vrijwilligers houden • vrijwilligers als ambassadeurs

OnthalenEen onthaal is belangrijk: • Om te laten voelen aan de vrijwilliger dat je echt rekent

op zijn/haar engagement • Om te tonen dat je de vrijwilliger niet aan zijn lot zal

overlaten • Om de basis te leggen van een vlotte samenwerking

• Taken toewijzen, afspraken maken • Interne communicatie in functie van de taken:

• Kanalen (telefoon, e-mail, skype, facebookgroep…) • Contactpersoon op taakniveau

• Nood aan opleiding toetsen

BegeleidenBegeleiden wil zeggen: • Betrokkenheid tonen • Feedback geven • Competenties ontwikkelen • Vrijwilligers laten delen in succesverhalen • Klachten managen

• Interne communicatie: • Nieuwsbrief voor vrijwilligers • Intranet • Sociale media groepen • Online tevredenheidsmeting • Overleg tussen vrijwilligers

MotiverenMotiveren doe je om vrijwilligers bij je te houden:

• Ken de motieven van je vrijwilligers en speel hier op in > zorg voor voldoening

• Belang van vrijwilligers benadrukken in de hele communicatie (extern & intern)

• Waarderen (Week van de Vrijwilliger, IVD, eigen initiatieven, …)

• Events die de sfeer bevorderen (uitstap, feestje, …)

Vrijwilligers als ambassadeurs

Basisvoorwaarde = tevreden vrijwilligers

Waarom?

• Gezicht aan de organisatie geven • Andere vrijwilligers aantrekken • Een vorm van waardering • …?

Vrijwilligers als ambassadeurs

• Zorg dat ook vrijwilligers jullie visie en kernboodschap kennen (leer hen jullie elevator pitch)

• Je staat in de lift met een potentiële vrijwilliger. Je hebt 90 seconden…

• Verleid ons tot vrijwilligerswerk in jouw organisatie

Vrijwilligers als ambassadeurs

• Werk met een gesloten facebookgroep waar je vrijwilligers actief zijn • Vraag hen je social media te liken en delen (en geef eerst een

workshop) • Maak een ‘interne’ nieuwsbrief voor vrijwilligers met deelbare

informatie (succesverhaal, nieuwe vrijwilligers voorstellen, quote van een ancien, nieuwe projecten …)

• Maak een sectie voor vrijwilligers op je website met: • je vacatures • dankjewels, sfeerbeelden • informatienota’s, een levendig intranet voor vrijwilligers

Ambassadeurs

Vrijwilligers als ambassadeurs

Hoe WOM faciliteren? • Bezorg je vrijwilligers naamkaartjes of folders • Breng-je-vriend-mee bedankingsfeest • Laat een vrijwilliger spreken op een studiedag • Een vrijwilliger met schrijftalent kan voor jullie bloggen • Neem een contente vrijwilliger mee naar beurzen • Interview met een vrijwilliger in je eigen media • Vraag vrijwilligers nieuwe vacatures naar hun netwerk door te mailen • Laat een vrijwilliger mee nieuwe vrijwilligers onthalen • Rekruteer specifieke buzz-ambassadeurs • Promoot de verhalen van je ambassadeurs op je eigen media Maar… maak ook afspraken (portretrecht, privacy, …)

Bedanken bij vertrekBedanken doe je niet alleen tijdens, maar ook op het einde van een engagement.

• Exitgesprekken voeren en daaruit leren • Ook als je zelf de samenwerking stopt! • Hoe sluit je af?

• Afsluiten accounts, doorsturen e-mail, bedantwoordje op de website, collega’s op de hoogte brengen, feestje, …

• Slechte ervaringen worden vaker doorverteld dan goede!

Evalueren• Evalueer het vrijwilligersbeleid geregeld:

• vrijwilligerswerking • werving • inzet en taken • afspraken • tevredenheid • Communicatie

Keep calm and… bijsturen!

Contact

• www.vlaanderenvrijwilligt.be • www.vrijwilligerswerk.be • lies.pelsmakers@vsvw.be