Onderzoeksrapport Proces-verbaal van Overdracht · (KBK) over te nemen van de Koninklijke...

Auditdienst RijkMinisterie van Financiën

OnderzoeksrapportProces-verbaal van Overdracht

___ Koningin Beatrixkazerne

iefinitjef

Colofon

Titel OnderzoeksrapportProces-verbaal van Overdracht Koning in Beatrixkazerne

Uitgebracht aan C-DOSCO

Datum 20 maart 2018

Kenmerk 2018-0000040283

InlichtingenAuditdienst Rijk070-342 7700

Inhoud

Aanleiding opdracht 4

1 Context 51.1 Herbelegging Haagse regio 51.2 Het hoofdgebruikerschap 61.3 Het Proces-verbaal van Overdracht 6

Het Proces-verbaal van Overdracht geeft een onvolledige weergavevan het hoofdgebruikerschap

2.1 Het Proces-verbaal van Overdracht is onvolledig 72.2 Binnen de KMar is geen zicht (meer) op het hoofdgebruikerschap 72.3 Binnen het DOSCO is wel zicht op het hoofdgebruikerschap 82.3.1 Het DOSCO geeft in de praktijk al invulling aan het hoofdgebruikerschap 82.3.2 De objectvergunninghouder binnen het DOSCO is betrokken geweest bij het

opstellen van het PvO 92.3.3 Dienstverlening op de Koningin Beatrixkazerne is al belegd het DOSCO 9

Met het hoofdgebruikerschap worden geen middelen overgedragen 103.1 Er worden geen budgetten en personele capaciteit overgedragen 103.2 De overname van het hoofdgebruikerschap heeft wel impact op de capaciteit

van het DOSCO 103.2.1 Aanstelling Eerst Aanwezend Commandant 103.2.2 Uitbreiding facilitaire dienstverlening door toename gebruikers 103.2.3 Bewaking is belegd bij DOSCO 11

Aandachtspunten 124.1 Strijdige verwachtingen van het op te leveren Proces-verbaal van Overdracht

kunnen het proces van overname vertragen 124.2 Het vroegtijdig aanstellen van een EAC kan onduidelijkheid geven over

verantwoordelijkheden 124.3 De nieuwe verhouding EAC — gebruikers — dienstverleners kan tot

onduidelijkheden leiden 12Het totaal aan geplande overnames kan een grote impact hebben op decapaciteit van het DOSCO 13

Verantwoording onderzoek 145.1 Werkzaamheden en afbakening 145.2 Gehanteerde Standaard 145.3 Verspreiding rapport 14

Ondertekening 15

Bijlage 1 Proces-verbaal van Overdracht 16

Bijlage 2 Managementreactie 17

Aanleiding opdracht

Met de Nota Herbelegging Haagse Regio van 18 november 2015 is hetherbeleggingsplan regio Den Haag herzien. Aangezien er onvoldoendekantoorruimte beschikbaar is voor de toename van het aantal VTEn in de Haagseregio, is onder andere besloten de Koningin Beatrixkazerne (KBK) alsdefensielocatie aan te houden tot ten minste 2022. In dezelfde nota is deC-DOSCO1 verzocht het hoofdgebruikerschap van de Koningin Beatrixkazerne(KBK) over te nemen van de Koninklijke Marechaussee. Om de aantredendhoofdgebruiker te informeren over de stand van zaken van het over te nemencomplex, is door de aftredend hoofdgebruiker een Proces-verbaal van Overdrachtopgesteld.

C-DOSCO heeft behoefte aan inzicht in de mogelijke risico’s van de overnamevan het hoofdgebruikerschap van de KBK.

Binnen IOSCO bestaat et meest actuelezic t op de actuele stand van zaken van heto.fdgebruikerschap

Binnen de Koninklijke Marechaussee bestaat geen zicht (meer) op de actuelestand van zaken van het hoofdgebruikerschap. Dit heeft geleid tot een onvolledigProces-verbaal van Overdracht (PvO) waarin veel naar andere partijen wordtverwezen. Binnen het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) bestaat wélzicht op de actuele stand van zaken van de hoofdgebruikersthema’s en risico’s bijde overname van het hoofdgebruikerschap. Het DOSCO is daarom nietafhankelijk voor de informatie in het PvO voor zicht op de actuele stand vanzaken van het hoofdgebruikerschap.

1 Op het moment van verschijnen van de nota HHR was DOSCO nog genaamd Commando DienstenCentra(CDC), Per oktober 2017 is de naam gewijzigd in Defensie OndersteuriingsCommando (DOSCO).

4 van 18 1 Onderzoeksrapport Proces-verbaal van Overdracht Koningin Beatrixkazerne

Context

1.1 Herbelegging Haagse regio

Met de Nota Herbelegging Haagse Regio van 18 november 2015 is hetherbeleggingsplan regio Den Haag herzien en is onder andere besloten deKoningin Beatrixkazerne (KBK) tot ten minste 2022 als defensielocatie aan tehouden. De reden hiervoor is dat er onvoldoende kantoorruimte beschikbaar isvoor de toename van het aantal VTE’n in de Haagse regio. Daarnaast vereist eenaantal entiteiten een Te Beschermen Belangen niveau 1 (TBB1)beveiligingsniveau.

De KBK voldoet aan TBB1-eisen en biedt naast kantoorruimte ook extra legering.Bijkomend voordeel is dat de eenheden die nu nog steeds gebruik maken van deKBK voorlopig niet hoeven te worden verplaatst en langer gebruik kunnen makenvan de op KBK aanwezige faciliteiten. Zodoende is de KBK langer benodigd omhet integrale schuifplan voor huisvesting van alle eenheden en entiteiten in deregio Den Haag passend te maken.

Na voltooiing van de Herbelegging Haagse Regio kent de KBK onder andere devolgende gebruikers:

• 325 VTEn burgers enmilitairen. Voor uitvoering van haar taak heeft deze brigade diversevoertuigen, een wapenkamer, 100 bedden legering en PGU-kastruimtenin gebruik;

• 19 VTE’n. Dezeeenheid ondersteunt in begeleiding van ere-escortes en beschiktdaarvoor over stallingruimten voor 39 motoren (voorzien vanaccudruppellader voor iedere stallingplaats), een wapenkamer mcl.ontlaadruimte en een geconditioneerde ruimte voor opslag van deceremoniële tenues;

• 4 \frE’n. Hiervoorbeschikt KBK over uitgebreide sportfaciliteiten (dojo, sporthal, fitness,cardio en 2x tennisbaan (nu opgeofferd voor de plaatsing van een PGUruimte)). Daarnaast ligt in de kelder van KBK een 25 meter indoorschietbaan. Voor IBT-faciliteiten/schietbaan is KMAR-personeel werkzaamin regio Den Haag in principe aangewezen op KMK (Nota verhuizenKMAR-eenheden - ref E). Op dit moment wordt echter nog veelvuldiggebruik gemaakt van de op KBK aanwezige faciliteiten. Met de uitbreidingvan KMAR-personeel in de regio Den Haag zal de behoefte voor dezefaciliteiten alleen maar verder toenemen; Ook wordt hierbij gebruikgemaakt van de nabij gelegen schietbaan Waalsdorp (25 meter baan).

• 4 VTE’n met diverse wapens en voertuigen.• , inclusief uitbreiding oplopend tot 427 VTEn met een

behoefte van in totaal 61 werkplekken, 140 voertuigen, 100 beddenlegering en 3 PGU-kasten pp (waarvan 1 kast niet op locatie hoeft testaan);

• 39 VTE’n: vnl. personele ondersteuning KBK( ).


De KBK verandert hierdoor van een kantorencomplex naar een operationelekazerne die een groot aantal gebruikers huisvest.

1.2 Het hoofdgebruikerschap

Het hoofdgebruikerschap omvat de verantwoordelijkheid voor alle taken diesamenhangen met het hoofdgebruik, in het bijzonder de naleving van wet- enregelgeving met betrekking tot het gebruik van vastgoed. Het zwaartepunt ligtbij het voldoen aan de voorwaarden gesteld aan de omgevingsvergunningen. Dehoofdgebruiker wijst een objectvergunninghouder (OVH) aan. Binnen het DOSCOis het objectvergunninghouderschap belegd bij de afdeling Defensie VastgoedManagement. De OVH is binnen DOSCO verantwoordelijk voor de naleving vande aan DOSCO-objecten verbonden omgevingsvergunningen en de door hetgebruik van toepassing zijnde algemene regels.

Een uitgebreide beschrijven van rollen, taken, bevoegdheden enverantwoordelijkheden is opgenomen in het Voorschrift Hoofdgebruik enObjectvergunninghouderschap van 1 december 2016 en de UitvoeringsnotitieObjectvergunninghouderschap CDC2 van 6 oktober 2017.

1.3 Het Proces-verbaal van Overdracht

Het Proces-verbaal van Overdracht wordt opgesteld door de aftredendhoofdgebruiker met als doel de aantredend hoofdgebruiker te informeren over destand van zaken van het over te nemen complex. In het PvO wordt onder andereingegaan op vergunningen, onderhoud, beleid en dienstverleningsafspraken.

Het PvO van de KBK is 25 juli 2017 opgeleverd.

2 Per oktober 2017 is de naam gewijzigd in Defensie OndersteuningsCommando (DOSCO). Voor oktober 2017was DOSCO genaamd Commando DienstenCentra (CDC).


2 Het Proces-verbaal van Overdracht geeft eenonvolledige weergave van hethoofdgebruikerschap

2.1 Het Proces-verbaal van Overdracht is onvolledig

Op 27 maart 2017 is het concept Proces-verbaal van Overdracht aangeboden aanhet Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Op 25 juli 2017 is het Proces-verbaal vanOverdracht (PvO) voor de Koningin Beatrixkazerne (KBK) ondertekend door deaftredend hoofdgebruiker. De informatie die door de Koninklijke Marechaussee(KMar) in dit PvO wordt gegeven is onvolledig:

• De stukken onder ‘A. Door de aftredende/aantredende hoofdgebruiker televeren/ontvangen documenten’ zijn niet meegeleverd;

• Op veel thema’s ontbreekt de toelichting of is deze zeer beperkt;• Bij veel thema’s wordt verwezen naar andere partijen, die wel over de

informatie zouden beschikken.

Navraag bij de KMar heeft uitgewezen dat bij het ontbreken van een toelichting,de informatie daadwerkelijk niet beschikbaar is. De onvolledigheid van het PvO ishet gevolg van het beperkte zicht binnen de KMar op het hoofdgebruikerschap(paragraaf 2.2). Binnen het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) is juistwel zicht op de actuele stand van za ken (paragraaf 2.3).

2.2 Binnen de KMar is geen zicht (meer) op het hoofdgebruikerschap

Binnen de KMar is geen zicht op de actuele stand van zaken van hethoofdgebruikerschap. Dit zicht ontbreekt doordat sinds de KBK op de afstootlijstis geplaatst, weinig prioriteit is uitgegaan naar het complex. Vervolgens is deLocatiemanager van functie gewisseld, zonder opvolging. Bovendien geeft hetDOSCO in de praktijk al invulling aan het hoofdgebruikerschap, waardoor deactuele ontwikkelingen buiten de KMar hebben plaatsgevonden (in de volgendeparagraaf wordt hier verder op in gegaan).

Het gevolg is dat er veel onduidelijkheid is ontstaan over het op te leverenProces-verbaal van Overdracht. Binnen DOSCO bestond de verwachting dat deKMar een ingevuld PvO zou opleveren. Binnen de KMar bestond de opvatting datdit niet nodig was, aangezien het DOSCO zelf al een groot aantal zaken uit hetPvO had opgepakt en omdat een deel van de gevraagde informatie reeds binnenhet DOSCO als facilitaire dienstverlener beschikbaar is. Ook is er binnen de KMargeen zicht op de geldende vergunningen. Hiervoor wordt verwezen naar hetRijksvastgoedbedrijf (RVB). De Directeur-Generaal van het RVB is gemandateerdom namens de Minister van Defensie milieuvergunningen en -meldingen tebeheren en aan te vragen. Bovenstaande geldt ook voor de vergunningen voorde KBK en blijft ongewijzigd na overname van het hoofdgebruikerschap.


2.3 Binnen het DOSCO is wel zicht op het hoofdgebruikerschap

Het meest actuele zicht op het hoofdgebruikerschap bestaat binnen het DOSCO.Dit is zo gegroeid doordat het DOSCO vanaf 2016 langzamerhand dehoofdgebruikersrol is gaan invullen (paragraaf 2.3.1). Ook heeft het DOSCO zichactief bemoeid met het opstellen van het PvO, zodat het DOSCO over meerinformatie beschikt, dan in het PvO is vermeld (paragraaf 2.3.2). Verder was alzicht op de dienstverlening op de KBK, omdat dit binnen het DOSCO is belegd(paragraaf 2.3.3).

2.3.1 Het DOSCO geeft in de praktijk al invulling aan het hoofdgebruikerschap

Hoewel de formele overdracht nog niet heeft plaatsgevonden, is binnen hetDOSCO al gestart met het invullen van het hoofdgebruikerschap. Zodoende isbinnen het DOSCO een duidelijk beeld ontstaan van de stand van zaken van deverschillende hoofdgebruikersthema’s. Binnen DOSCO is al in 2016 gestart methet opstellen van parkeerbeleid, een Lokale Beveiligingsinstructie en eenBedrijfshulpverleningsplan. De invulling van het hoofdgebruikerschap is sindsdiendoorontwikkeld en in mei 2017 is een Eerst Aanwezend Commandant (EAC)aangesteld. De EAC is onder andere verantwoordelijk voor het opstellen van eenIntegraal Beveiligingsplan en opdrachtgever van de dienstverleners op de KBK.In het Voorschift EAC CDC van 1 december 2016~ zijn de rol en taken,bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de EAC beschreven4. Doordat hethoofdgebruikerschap van de KBK nog niet officieel is overgedragen, heeft de EACnog geen formele bevoegdheden. Na overdracht zal de EAC de taken enbevoegdheden conform het voorschrift EAC kunnen oppakken.

Met het uitvoeren van het hoofdgebruikerschap zijn de volgende risico’s in beeldgekomen bij het DOSCO:

Kans op hoge(re) kosten voor onderhoud en instandhoudingSinds het moment dat de KBK op de afstootlijst is geplaatst, is geenonderhoud aan het complex gepleegd. Nu alsnog is besloten de KBK aante houden en hier een groot aantal gebruikers te plaatsen, zijn groteverbouwingen nodig. Dit wordt momenteel opgestart, in samenwerkingmet! in opdracht van het Rijksvastgoedbedrijf. De kosten voor deverbouwingen komen uit de pot voor de Herbelegging Haagse Regio.Altijd is er het risico dat de kosten hoger uitvallen dan begroot. Eenvoorbeeld waarbij dit kan gebeuren is de serverruimte voor twee van degebruikers van de KBK waar nu aan wordt gebouwd. Momenteel wordteen risicoanalyse uitgevoerd voor het samen gebruik van deserverruimte. Wanneer deze gebruikers zich niet kunnen vinden in deuitkomsten van deze analyse, kan dit tot extra kosten leiden. Verder isaangegeven dat bij het aanhouden van de KBK na 2030, wederom groteinvesteringen nodig zijn voor onderhoud en instandhouding.

Kans op overbezettingMet de Herbelegging Haagse Regio verandert de KBK van eenkantorencomplex naar een operationele kazerne die een groot aantalgebruikers huisvest. De bezetting is (te) hoog. Hoewel een groot deelvan deze eenheden niet daadwerkelijk werkzaam is op de KBK, betekentdit wel druk op de ruimte in de vorm van wapens, voertuigen en opslag.

3 Op het moment van verschijnen van het voorschrift EAC CDC van 1 december 2016 was DOSCO nog genaamdCommando DienstenCentra (CDC). Per oktober 2017 is de naam gewijzigd in DefensieOndersteuningsCommando (DOSCO).

4 Anders dan in het voorschrift is vermeld, is op de KBK een pilot gaande waarbij het EAC-schap geenneventaak is, maar een deeltijdfunctie. De evaluatie van de pilot staat op de planning van 2018.


Dit brengt risico’s met zich mee. Zo kunnen vergunningen niet meergelden bij een te hoge bezetting en kan dit leiden tot ontevredenheidonder de gebruikers.

2.3.2 De objectvergunninghouder binnen het DOSCO is betrokken geweest bij hetopstellen van het PvO

Binnen het DOSCO is het objectvergunninghouderschap belegd bij de afdelingDefensie Vastgoedmanagement (DVM). Vanuit de objectvergunninghouder isaangegeven dat tot overname van het hoofdgebruikerschap kan wordenovergegaan wanneer de vergunningen dekkend zijn en huidige en toekomstigegebruik voldoet aan wet- en regelgeving. In gesprek met DVM is aangegeven datdit voor de KBK het geval is. Hoewel dit niet uit het PvO blijkt, is dit bekend bijDVM omdat het PvO gezamenlijk door de KMar en DVM is opgesteld. Op basisvan dit onderzoek kan niet worden vastgesteld of dit daadwerkelijk zo is. Nietalle vergunningen zijn namelijk door het onderzoeksteam ingezien. Devergunningen zijn opgevraagd bij zowel de KMar als het RVB. Echter, de KMargeeft aan dat de vergunningen beschikbaar zijn bij het RVB, het RVB is vanmening dat de Kmar de vergunningen bij het RVB moet opvragen om dezevervolgens aan het onderzoeksteam te overhandigen.

Verder is voor de overname van het hoofdgebruikerschap van belang dat deaandachtspunten zijn opgepakt die naar voren zijn gekomen tijdens deconditiemeting van 5 april 2017. Op verzoek van DVM is deze conditiemetinguitgevoerd door het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) met als doel milieurisico’s in teschatten. Uit de conditiemeting bleek dat de geldende meldingen niet alleactiviteiten volledig dekten en dat er tekortkomingen waren in de naleving vande voorschriften uit de milieuvergunningen. In de brief van 26 juni 2017 is doorde directeur Personeel en Bedrijfsvoering van de KMar aangegeven dat dezeaandachtspunten zijn verholpen, of acties uitstaan. Dit is in verschillendegesprekken met spelers binnen het DOSCO bevestigd.

2.3.3 Dienstverlening op de Koningin Beatrixkazerne is al belegd het DOSCO

De facilitaire dienstverlening op de KBK wordt reeds geleverd door het FacilitairBedrijf Defensie. Afspraken hierover zijn vastgelegd in LokaleDienstverleningsafspraken en —overeenkomsten, beschikbaar bij de sectie FacilityManagement. Deze situatie blijft ongewijzigd na overname van hethoofdgebruikerschap. Vooruitlopend op de overdracht van hethoofdgebruikerschap is ook de beveiliging al belegd bij de Defensie Bewaking- enBeveiligingsorganisatie (DBBO). Voorheen was de KMar als hoofdgebruiker zelfverantwoordelijk voor de beveiliging van de KBK.


3 Met het hoofdgebruikerschap worden geenmiddelen overgedragen

3.1 Er worden geen budgetten en personele capaciteit overgedragen

Bij de overdracht van het hoofdgebruikerschap van de Koningin Beatrixkazerne(KBK) worden geen exploitatie- en investeringsbudgetten overgedragen. Dezezijn sinds de invoering van assortimentsgewijs werken belegd bij de uitvoerendebedrijven/entiteiten. Door de Koninklijke Marechaussee (KMar) worden geenvte’s overgedragen aan het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

3.2 De overname van het hoofdgebruikerschap heeft wel impact op decapaciteit van het DOSCO

Binnen de Koninklijke Marechaussee (KMar) bestaat geen duidelijk beeld van depersonele capaciteit die gepaard ging bij de uitvoering van hethoofdgebruikerschap. Om inzicht te kunnen geven in de impact op het DOSCO,volgt hieronder een overzicht van de extra taken die de overname van hethoofdgebruikerschap met zich mee brengt.

3.2.1 Aanstelling Eerst Aanwezend Commandant

Momenteel is de Eerst Aanwezend Commandant (EAC) vierentwintig uur perweek werkzaam voor de KBK, maar deze capaciteit is momenteel mede bedoeldom de Organisatie in te richten. Na overdracht wordt de EAC een regulierefunctie.

3.2.2 Uitbreiding facilitaire dienstverlening door toename gebruikers

Vanuit het FBD is aangegeven dat onder andere de uitvoering van milieutaken ende legering, die voorheen onder de verantwoordelijkheid van de KMar vielen, metde overdracht bij het FBD komen te liggen. De facilitaire dienstverlening op deKBK wordt reeds geleverd door het Facilitair Bedrijf Defensie. Afspraken hieroverzijn vastgelegd in Lokale Dienstverleningsafspraken en —overeenkomsten,beschikbaar bij de sectie Facility Management. Deze situatie blijft ongewijzigd naovername van het hoofdgebruikerschap. Wel zal de dienstverlening naarverwachting uitbreiden na overname van het hoofdgebruikerschap. Wanneer deLokale Dienstverleningsafspraken (LDVA) voor facilitaire diensten van 2017 en2018 naast elkaar worden gelegd, blijkt dat in 2018 een aantal extra dienstenwordt afgenomen, namelijk:

o 07 01 07 Reinigen biertapo 07 02 02 Legionellabeheer (uitvoeringstaken)• 10 01 Belegging eenheden• li_Ol Ondersteunen milieuzakeno 11 04 Faciliteren afspuitplaatso 13 04 Vrijetijdsbestedingo 14 01 01 Hoofdgebruikerschap (uitvoeringstaken)

14 02 01 Drijverschap (uitvoeringstaken)


Volgens de LDVA wordt ‘17_Ol Sportfaciliteiten (uitgifte, coördinatie)’ niet meerafgenomen in 2018. Verder blijkt dat de openingstijden van‘09_02_01 textielvestrekking en —reiniging’ worden gewijzigd van 08:00 tot17:00 naar 08:00 tot 12:00. De openingstijden van de servicebalie enpostverstrekking blijft gelijk.

Uit de LDVA’s voor catering blijkt dat het bedrijfsrestaurant langer geopend zalzijn in 2018. In 2017 waren de openingstijden van 06:30 tot 08:00, van 11:30tot 13:30 en van 16:30 — 18:00. In 2018 zal er ook een ‘huiskamer’ geopend zijnvan 18:00 tot 23:30 met ondersteuning van Paresto. De vraag om aanvullendedienstverlening blijft gelijk. Wel zal de omvang van de dienstverlening naarverwachting toenemen door de groei van het aantal gebruikers van de KBK.Gerekend wordt op een gemiddelde vaste bezetting van 450 man en vijftigbezoekers per dag in 2018.

Door het FBD is aangegeven dat de volgende functies nodig zijn ombovengenoemde dienstverlening mogelijk te maken:

• 1 x Locatiemanager B schaal 10• 1 x Hoofd servicebalie schaal 7• 2 x Servicebaliemedewerker schaal 6• 1 x Hoofd CD schaal 7• 1 x Assistent CD schaal 6• 2 x Facilitair medewerker huisvesting schaal 4• 2 x Facilitair medewerker algemeen schaal 3• 1 x Medewerker milieu

Een drietal van deze functies is ingevuld door de middelen die beschikbaar zijngekomen in het kader van ‘Versterken door Samenwerken’. Voor de anderefuncties is bij de staf P&O van het DOSCO een verzoek ingediend om de formatieuit te breiden met de andere functies, met uitzondering van de medewerkermilieu. Dit verzoek is afgewezen. Evengoed is het mogelijk gebleken een deelvan deze functies in te vullen: vier functies door de verkleining van MEA en tweefuncties worden momenteel ingevuld vanuit de bezetting van de Frederikkazerne.Twee functies kunnen nog niet worden ingevuld. Vanuit het FBD is aangegevendat een reorganisatie nodig is, om de noodzakelijk organisatie te realiseren.

3.2.3 Bewaking is belegd bij DOSCO

De KBK wordt vierentwintig uur per dag bewaakt door één wachtcommandant entwee man interventieteam. Aangezien binnen de Defensie Bewaking- enBeveiligingsorganisatie (DBBO) factor zes-en-een-half wordt aangehouden voorde personele invulling hiervan, worden deze drie plekken in totaal dooreenentwintig man ingevuld.


4 Aa dachtspunten

4.1 Strijdige verwachtingen van het op te leveren Proces-verbaal vanOverdracht kunnen het proces van overname vertragen

Tussen het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de KoninklijkeMarechaussee bestonden verschillende verwachtingen ten aanzien van het op televeren Proces-verbaal van Overdracht (PvO). Binnen DOSCO bestond deverwachting dat de KMar een ingevuld PvO zou opleveren. Binnen de KMarbestond de opvatting dat dit niet nodig was, aangezien het DOSCO zelf al eengroot aantal zaken uit het PvO had opgepakt en omdat een deel van degevraagde informatie reeds binnen het DOSCO als facilitaire dienstverlenerbeschikbaar is. Informatie over vergunningen zou bij het Rijksvastgoedbedrijfopvraagbaar zijn. Hier is veel discussie over geweest, wat het proces vanovername mede heeft vertraagd.

Bij de geplande overnames is het raadzaam vroegtijdig in het proces af testemmen over de verwachtingen omtrent de het PvO, om vertragingen tevoorkomen.

4.2 Het vroegtijdig aanstellen van een EAC kan onduidelijkheid geven oververantwoordelijkheden

Binnen het DOSCO is gestart met het invullen van het hoofdgebruikerschap, voorde formele overdracht en voordat het Proces-verbaal van Overdracht (PvO) werdopgeleverd door de Koninklijke Marechaussee (KMar). In mei 2017 heeft hetDOSCO een Eerst Aanwezend Commandant (EAC) aangesteld voor de KoninginBeatrixkazerne (KBK). Echter, doordat het hoofdgebruikerschap van de KoninginBeatrixkazerne (KBK) nog niet officieel is overgedragen, heeft de EAC nog geenformele bevoegdheden. In de interviews met het DOSCO is veelvuldig naar vorengekomen dat ook na de overdracht van het hoofdgebruikerschap het mandaatvan de EAC beperkt is. De EAC is daarom beperkt in de mogelijkheid om invloeduit te oefenen. Dit kan leiden tot verwarring over aansprakelijkheid enverantwoordelijkheden. Bijvoorbeeld bij een (veiligheids-)incident. Daarom is hetvan belang dat tussen de EAC en de gebruikers van de KBK duidelijke afsprakenworden gemaakt over:

• Wederzijdse verwachtingen• Verantwoordelijkheden• Escalatiekanalen

Deze afspraken dienen te worden opgenomen in het deel- enmedegebruikersovereenkomsten. De locatiemanager dient deze overeenkomstenaan te vragen.

4.3 De nieuwe verhouding EAC — gebruikers — dienstverleners kan totonduidelijkheden leiden

Met de komst van de EAC is de verhouding tussen gebruiker en dienstverlenergewijzigd. Voorheen liep het contact rechtstreek tussen dienstverlener engebruiker. Conform het voorschrift EAC CDC treedt de EAC op als opdrachtgevernaar de facilitaire dienstverleners op de KBK: Paresto, het Facilitair BedrijfDefensie en de Defensie Bewakings- en Beveiligingsorganisatie.


Deze nieuwe situatie kan onduidelijkheden opleveren. Om goede relaties op tebouwen is het van belang dat de drie partijen gezamenlijk het gesprek aan gaanom verwachtingen uit te spreken en afspraken te maken. Daarbij moet ervoorworden gewaakt dat het belang van de gebruikers niet in het geding raakt.

4.4 Het totaal aan geplande overnames kan een grote impact hebben op decapaciteit van het DOSCO

De impact van de overname van alleen de KBK zal naar verwachting beperkt zijn.Echter, het DOSCO staat voor de overname van dertien complexen. Het totaalvan deze overnames kan wél een grote financiële en personele impact hebbenvoor het DOSCO. Daarom is het waardevol een inschatting te maken van definanciële en personele impact van het geheel aan overnames.


5 Verantwoor ing onderzoek

5.1 Werkzaamheden en afbakening

Op basis van het onderzoek is antwoord gegeven op de volgendeonderzoeksvragen:

1. In hoeverre is de beschreven situatie in het (concept) Proces-verbaal vanoverdracht van het hoofdgebruikerschap van de Koningin Beatrix Kazerneeen juiste weergave van de werkelijkheid?

2. Welke resources worden met het hoofdgebruikerschap overgedragen?

Het (concept) PvO van de Koningin Beatrix Kazerne en de huidigeorganisatorische structuur om invulling te geven aan het hoofdgebruikerschap,vormen samen het object van dit onderzoek.

Tijdens het onderzoek heeft het DOSCO het hoofdgebruikerschap in de praktijk alovergenomen, waardoor de onderzoeksvragen deels achterhaal bleken.Zodoende is bij onderzoeksvraag 1 uitgebreid ingegaan op de rol van hetDOSCO. Onderzoeksvraag 2 uitgebreid met de financiële en personele impactvan de overname voor het DOSCO.

De diepgang van het onderzoek heeft zich beperkt tot de manier waarop taken,verantwoordelijkheden en budgetten met betrekking tot het hoofdgebruikerschapzijn belegd. De kwaliteit en manier waarop hier invulling aan wordt gegeven,maakte geen onderdeel uit van het onderzoek.

5.2 Gehanteerde Standaard

Deze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met de InternationaleStandaarden voor de Beroepsuitoefening van Internal Auditing.

In dit rapport wordt geen zekerheid verschaft, omdat er geen assuranceopdracht is uitgevoerd.

5.3 Verspreiding rapport

De opdrachtgever, C-DOSCO, is eigenaar van dit rapport.

De ADR is de interne auditdienst van het Rijk. Dit rapport is primair bestemdvoor de opdrachtgever met wie wij deze opdracht zijn overeengekomen. In deministerraad is besloten dat het opdrachtgevende ministerie waarvoor de ADReen rapport heeft geschreven, het rapport binnen zes weken op de website vande rijksoverheid plaatst, tenzij daarvoor een uitzondering geldt. De minister vanFinanciën stuurt elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titelsvan door de ADR uitgebrachte rapporten en plaatst dit overzicht op de website.


6 Ondertekening

Den Haag, 20 maart 2018

ProjectleiderAuditdienst Rijk


Bijlage 1 Proces-verbaal van Overdracht


Proces-verbaal van overdracht van het hoofdgebruik van eenmilitair object.

Op heden cle 25e juli 2017hebben ondergetekenden

vertegenwoordiger aftredende hoofdgebruiker

vertegenwoordiger aa ntredende hoofdgebruikerIr. Hoofd Defensie Vastgoedmanagementovergegeven en overgenomen alles wat betrekking heeft op de taak van de Hoofdgebruiker van hetobject 30G80 Koningin Beatrixkazerne.

Voor Voor overname

Aftre dgebru k~ Aantredende hoofdgebruiker

Bijlage:Checklistv. .r ‘;overdracht van hethoofdgebruik (opgemaakt in viervoud).Expi 1: Aftredende hoofdgebruikerExpi 2: Aantredende hoofdgebruikerExpi 3: Naast hogere commandantExpi 4: Administratief beheerder

CHECKLIST

Voor de overdracht van het hoofdgebruik van KMAR naar DM0 en voor het in richten van dewerkorganisatie van de aantredende hoofdgebruiker.

A. Door de aftredende/aantredende hoofdgebruiker te leveren/ontvangendocumenten.

Zoveel mogelijk moet getracht worden gebruik te maken van bestaandealgemene rapportages.1. Vergunningen.- WM mcl. akoestische rapporten.- WV0.- Gebruiksvergunningen. 1.Aanwezig op kazerne bij S. Breure- Meldingen en ontheffingen grondwaterwet.- Eventueel andere vergunningen zoals NB wet vergunning, kernenergiewet vergunning enz.- Geïm plementeerde vergunningvoorschriften tot op werkplaatsniveau.2. Inspectierapporten van de brandweer (gemeente en Defensie) en bevoegd gezag WM(gemeente/VR0M). (Niet ouder dan twee jaar) 2.Laatste twee jaar geen inspectie geweest3. Klachtenregisters.4. Incidenten en calamiteitenregister.5. Deel- en medegebruik overeenkomsten. Huidig contracten aanleveren. GVAM houdt demedegebruikovereenkomst met ANWB tegen het licht.Zie bijlage brief schermvereniging. De afspraken zoals hierin verwoord zijn nog steeds vantoepassing. Instemming is mondeling verleend. Door schermvereniging wordt periodiek eenlijst van deelnemers verstrekt. Deze ligt bij de wacht.

6. Contracten/afspraken intern en extern Defensie (bv. IV en T, Paresto, DVM, Sita, Vitens, enz.)7. Keuringsdossier van achterblijvende niet vastgoed gerelateerde installaties waarbij de kosten voorde instandhouding niet door CDC worden overgenomen. Demarcatielijst Defensie/ RVB is hierinleidend. in eigen beheer en achterblijvende roerende goederen.Er zijn geen niet vastgoed gerelateerde installaties aanwezig.

8. Meet-, registratie- en rapportageplan verbruiken gas, water, elektra en brandstoffen mcl.Damis milieurapportages.Zijn aanwezig bij de Servicebalie van het FBD. De MIMIS (DAMIS) rapportage zijn er niet.

9. Bewijzen van het afvoeren van (gevaarlijke) afvalstoffen.10. Organogram van de BHV-organisatie en aanwezige nood/calamiteitenplannen en! of BHV plan.Door CDC/ GVAM is een BHV plan opgesteld.11. Organogram van de huidige facilitaire Organisatie en vastgelegde afspraken.De facilitaire Organisatie is belegd bij het FBD. De Kmar heeft geen facilitaire Organisatie opde KBK. Geen bijzondere afspraken. Afname diensten conform DVA.

12. Rapportages l<AM-audits.13. RI&E rapportages (alleen als de Organisatie en de activiteiten gelijk blijven) met status van deactiepunten . Zijn er op dit moment plannen van aanpak in uitvoering die voortvloeien uit een Rl&E?De RI&E rapportages zijn aanwezig bij S.Breure. Er is geen plan van aanpak voortvloeienduit een RI&B.

14. (Overzicht) bodemonderzoeken en geïdentificeerde risico’s.15. (Overzicht) asbestrapporten en geïdentificeerde risico’s.16. QRA rapportages.17. Correspondentie lopende handhavingsacties Bevoegd gezag.Er zijn geen handhavingsacties

B. Overdracht van het Hooldgebruik (dagelijks beheer van het object, gebouw,werk of terrein).Aftredende hoofdgebruiker: Bgen V. EgbersAantredende hoofdgebruiker: Ir. Ing. i.H.E. Verheijen MPM

a. Wat is het investering- en exploitatiebudget van de aftredende hoofdgebruiker?b. Welke plannen/verwachtingen heeft de aftredende hoofdgebruiker op het object?Deze plannen zijn opgenomen in het plan van aanpak Herbelegging Haagsche regio.c. Welke plannen/verwachtingen heeft de aantredende hoofdgebruiker op het object?Het gebruik van de KBK blijft ongewijzigd. Diverse eenheden van Defensie en Rijkspartners zullengehuisvest worden.

De betreffende plattegronden zijn bekend.

d. Hoe is de onderhoudstoestand van het vastgoed? Denk aan MJP DVM.e. Welke lopende projecten zijn er en wat is de stand van zaken?COVO

Kmar-16/FG-68 C-10330-006 KBK Uitbreiden elektrische installatie fitness 2.000,00Opdracht 6-2-20 17Kmar-17/FG-04 C-10330-008 KBK Uitbreiden WCD-en en aanbrengen 2 legpianken garagemotorpool 9.300,00 Opdracht 9-3-2017Kmar-17[FG-06 C-10330-009 KBK Aanbrengen radiator(en) ruimte 0033 1.250,00Opdracht 24-2-2017Lopende projecten zijn bekend. Hierop zijn geen aanvullingen.f. Welke manco’s en defecten zijn bekend en wat is de stand van zaken van het oplossen.

Dit punt is vooral belangrijk in het licht van A 2 en A 17. Nog uitstaande manco’s, inclusief status,moeten inzichtelijk overgedragen worden aan het CDC.Deze zijn bekend bij de RVB.

1. Informatie over bedrijfsprocessen die binnen de inrichting plaats (gaan) vinden.Huidige situatieNieuwe situatie Dit is door CDC/ GVAM opgepakt.2. Procedure incidenten en calamiteiten (wie, wat, wanneer).Huidige situatieNieuwe situatie Dit is door CDC/ GVAM opgepakt.3. Overzicht van milieu- en gebruiksvergunningmanco’s;Huidige situatieEr moet voor overdracht een MOC bezoek plaatsgevonden hebbenEr heeft in juli 2016 een MOC bezoek plaatsgevonden.

4. Milieu- en gebruiksvergunning controleplan;Huidige situatie

De OVH heeft inzicht nodig in de controles die de KMar zelf heeft uitgevoerd de afgelopentwee jaar. Wat waren de bevindingen, waar lagen de prioriteiten en welke verbeteringen zijndoorgevoerd?Er zijn door de Kmar geen controles uitgevoerd. Wel worden er door het FBD regelmatigcontroles uitgevoerd, bv voor legionella. Deze gegevens worden bewaard bij de servicebalie.De BMI wordt maandelijks getest en het logboek hiervan ligt bij de Wacht.

5. Notulen/aantekeningen van het overleg tussen hoofdgebruiker en de objectvergunninghouder;Huidige situatieNieuwe situatie6. Overzicht contracten/afspraken interne en externe diensten (gas, water, elektra, afval, catering,schoonmaak, beveiliging, bewaking, DVM enz.)Huidige situatieNieuwe situatie beveiligingsplan onder leiding van CDC/ GVAM opgesteld. Dienstverlening CDCvoor de toekomstige situatie is afgestemd.7. Overzicht deel- en medegebruikersHuidige situatieZie onder c

Nieuwe situatie8. Methode van toezien op de naleving van deel- en medegebruik overeenkomsten (locatieoverleg)~Huidige situatieNieuwe situatie locatieoverleg wordt momenteel door CDC/ GVAM geleid en zal straks wordenovergedragen aan de EAC CDC9. Registratie van verbruiken van gas, water en elektra;Huidige situatieNieuwe situatie10. Registratie ge-, en verbruiken (gevaarlijke) stoffenHuidige situatieEr zijn geen gevaarlijke stoffen aanwezig.

Nieuwe situatie11. Registratie en methode van verzamelen, opslag en afvoer van (gevaarlijke) afvalstoffenHuidige situatieSchietstof wordt periodiek afgevoerd door SUEZ.

Nieuwe situatie12. Actuele klachtenprocedureHuidige situatieNieuwe situatie15. Bewaking mcl. toegangsregelingHuidige situatieNieuwe situatie is onderdeel van het fysieke beveiligingsplan16. BeveiligingHuidige situatieNieuwe situatie overzicht van TBB’n zijn onderdeel van het fysieke beveiligingsplan17. Mobiliteit- en verkeersplan (verkeersregeling en -veiligheid, parkeerbeleid,gladheid bestrijding)Huidige situatieNieuwe situatie nieuw parkeerbeleid opgesteld door CDC/ GVAM18. Gebruiksonderhoud aan systemen (vaste installaties, apparatuur en overige vasteinventaris) mci. het treffen van voorzieningen ter voorkoming van bevriezing, oververhitting

of overbelasting.Huidige situatieNieuwe situatie ook in de nieuwe situatie blijft de gebruiker zelf verantwoordelijk voor hetonderhoud en de daarbij behorende financiële middelen.19. Bescherming van natuur, landschap, monumenten van bouwkunst en archeologie encultuurhjstorjsche waarden.Huidige situatieNieuwe situatie20. Aanleveren van gesignaleerde defecten.Huidige situatieNieuwe situatie structurele defecten worden meegenomen in project achterstallig onderhoud KBK,uitvoering 201821, Leverantie gas, water en elektra.Huidige situatieNieuwe situatie22. Huisvesting (legering) en diensten mcl. inrichten en reinigen van vastgoedHuidige situatieNieuwe situatie Microbelegging is door CDC/ GVAM met het FBD opgepakt.23. Sport en recreatie/ontspanningHuidige situatieNieuwe situatie Afspraken zijn door CDC/ GVAM vastgelegd in lokale beveiligingsinstructie,document is beschikbaar.24 Huidige situatieNieuwe situatie Oprichten lokale overleggen zoals medezeggenschap en beveiligingsoverleg isdoor CDC/ GVAM opgepakt.25. CateringHuidige situatieNieuwe situatie Opstellen van SLA is opgepakt door CDC/ GVAM

C. Overdracht van het objectvergunninghouclerschap(draagt zorg voor het conform wet- en regelgeving kunnen gebruiken)Aftredende objectvergunninghouder:Aantredende objectvergunninghoucler:1. Het stellen van randvoorwaarden voor gebruik van vastgoed;Huidige situatieEr zijn geen speciale randvoorwaarden gesteld.

Nieuwe situatie2. Toezien op naleving wet- en regelgeving (milieuwetgeving en brandveiligheid);Huidige situatieEr moet duidelijk gemaakt wordt welke milieurelevante (BOR en activiteitenbesluit)activiteiten plaatsvinden. Hoe is het gesteld met de brandveiligheid, wat is de laatste standvan zaken? Zijn er de afgelopen twee jaar manco~s geconstateerd en welke actie is hieropgenomen?Er zijn de laatste twee jaar geen manco’s vastgesteld.

3. Ingrijpen in geval wet- en regelgeving (de milieuwetgeving en brandveiligheid) wordt overtreden;Huidige situatieWelke afspraken betreft het handelen na constatering overtredingen zijn er gemaakt met hetFBD en het RVB?Hier is sprake van reguliere afspraken. Er zijn geen speciale protocollen.

4. Het geven van instructies betreffende GVC/BVC aan de hoofdgebruiker.Huidige situatieTerminologie mij onbekend.5. Veranderende wet- en regelgeving (milieuwetgeving en brandveiligheid) vertalen naar huidiggebruik en eventuele consequenties hierbij in kaart brengen;Huidige situatieIs er recent een MOC bezoek uitgevoerd en zo ja, wat was de uitkomst? Welke acties zijndoor de KMar uitgezet. Wat zijn de resultaten en uitgezette acties n. a. v. intern toezicht?Juli 2016. Bevindingen zijn verstuurd

6. Initiëren van vergunningswijzigingen (o.a. op basis van bedrijfsprocessen /klantbehoeften/veranderende wet- en regelgeving);Huidige situatieIs er in de afgelopen twee jaar een vergunnings wijziging ingediend? Zo ja, wat was hier deoorzaak van?Geen wijzigingen ingediend. De RVB is overigens verantwoordelijk voor het up to datehouden van vergunningen. (Aanwijzing HDBV Vastgoed: paragraaf 3.6.7.1 RVBverantwoordelijk voor het beheer van de vergunningen).

7. Gesprekspartner en aanspreekpunt voor het bevoegd gezag;

8. Begeleiden en afdoen van handhaving acties;Huidige situatieHoe heeft de KMar in vulling gegeven? Welke bevoegde gezagenGeen speciale invullingen.

9 Melden van calamiteiten en incidenten i.h.k.v artikel 17.1/2 Wm en het treffen van voorzieningenom de gevolgen te voorkomen, te beperken en weg te nemen;Huidige situatie

Heeft deze situatie plaatsgevonden?Calamiteiten en incidenten worden gemeld aan de servicebalie FBD.

10. Periodiek overleg met de facilitaire dienst van de hoofdgebruiker die de afhandeling vanafval, uitgifte gevaarlijke stoffen en registraties beheert;Huidige situatieGraag een weergave van de afspraken en gesprekken die gevoerd zijn met het FBD.Er is geen periodiek overleg gevoerd met het FBD.

D. Samenvatting van de door de aftredende- en aantredendehoofdgebruiker gesignaleerde knel-, aandachtspunten en risico’s.In de periode tussen de voorgenomen afstoot en de situatie waarin het hele gebouw weer in gebruikis genomen is er mogelijk minder aandacht geweest voor milieu en brandveiligheid. Hierdoor is hetmogelijk dat er nu risico’s kleven aan het gebruik van dit gebouw. Een MOC bezoek, als dit niet recentis gebeurd is nodig om eventuele risico’s in voldoende mate in beeld te krijgen.

Bijlage 2 Managementreactie

Defensie OndersteuningscommandoMinisterie van Defensie

Auditdienst Rijk

Account AZ/DEF

Korte Voorhout 7

2511 CW Den Haag

Postbus 20201

notaHet door u verstuurde definitief concept onderzoeksrapport met kenmerk 20 18-0000025089 met betrekking tot overname Hoofdgebrulk van de Koningin BeatnxKazerne van de Koninklijke Marechaussee is door het DefensieOndersteuningscommando in goede orde ontvangen.

Middels deze nota willen wij u vriendelijk bedanken voor alle inspanningen en hetontvangen rapport. De aanbevelingen en opmerkingen zoals verwoord in hetrapport zullen worden meegenomen in de daadwerkelijke overdracht en onder deaandacht van de aanwezige Eerst Aanwezend Commandant op de KBK wordengebracht.

Graag ontvang ik van u het defin,tie onderzoeksrapport.

DE PLAATSVERVANGEND COMMANDANT DEFENSIEONDERSTEUNINGSCOMMANDO

Schout-bij-nacht

Utrecht KromhoutkazerneHerculeslaan 1Utrecht3509AA Utrechtw~w.detrns1e.nh/dosco

Contactpersoon

~*ctk~der

Datum12 maart 2018

Bij beantwoording, datum,onze re!erentie en onderwerpvermelden.

O,izc referentie

2018014797


Auditdienst RijkPostbus 202012500 EE Den Haag(070) 342 77 00

Onderzoeksrapport Proces-verbaal van Overdracht · (KBK) over te nemen van de Koninklijke...

Documents

Transcript of Onderzoeksrapport Proces-verbaal van Overdracht · (KBK) over te nemen van de Koninklijke...