Naar een riviercontract in het stroomgebied van de

Kerkebeek

Sven Verbeke VMM

Stuurgroepvergadering 3, 13/06/2016, Kasteel Tillegem

Programma

14:00 Verwelkoming en goedkeuren verslag stuurgroepvergadering 2 14:10 Charter

We overlopen charter, bespreken openstaande punten, stemmen af en maken afspraken

14:30 Offertevraag We bespreken inhoud offertevraag en stemmen engagementen stuurgroepleden af

15:20 Vervolgtraject

Infosessie AOW 2

15/06/2016 3

Context – procesverloop

Voorbereiding participatietraject

Verkenning

Jan16-Mrt16

Initiatie

Mrt16-Jun16

Charter

Participatie-

traject

Onderzoek

Sep16-mrt18

Uitwerking

2018-

Riviercontract

Overzicht

Charter

Offertevraag

Vervolgtraject

4

Charter

Ontwerp Riviercontract voor de vallei Logo’s

Opmerkingen en vragen? Afspraken

Ten laatste 15/6: stuurgroepleden logo’s + naam ondertekenaar Ten laatste 17/6: VMM Overmaken definitieve versie Ten laatste 27/6: stuurgroepleden formele goedkeuring via mail Eind juni: VMM bijlage bij lancering offertevraag

5

Overzicht

Charter

Offertevraag

Vervolgtraject

6

Offertevraag – problematiek en uitdagingen Kerkebeek 7 zoekzones

Resultaat SG2 Niet afzonderlijk te behandelen Toegevoegd: oog voor multifunctionele gebruik Tweetal zaken geschrapt Niet limitatief

15/06/2016 7

Offertevraag – omschrijving opdracht

Begeleiding opdrachtgever en stuurgroep Organiseren en begeleiden participatietraject

15/06/2016 8

Offertevraag - omschrijving opdracht

Begeleiding opdrachtgever en stuurgroep September/oktober 2016 - maart 2018 (Voorbereiding) vergaderingen Interactieve workshop op het einde

Synthetiseren Faciliteren tot riviercontract

15/06/2016 9

Offertevraag - omschrijving opdracht

Organiseren en begeleiden participatietraject November/december 2016 – februari 2018 Probleemstelling verfijnen en actorenanalyse uitwerken Communicatie- en participatiestrategie, plan van aanpak, methodiek + timing Zaal en catering deel stuurgroepleden Overzichtsrapport Centrale gegevensbron (www.vmm.be) + maximaal gebruik kanalen stuurgroepleden

10 15/06/2016

15/06/2016

Offertevraag - omschrijving opdracht

Organiseren en begeleiden participatietraject Officiële ondertekening charter

Organisatie: stuurgroepleden Voorbereiding communicatie: opdrachtnemer Communicatie/toelichtingen: VMM + stuurgroepleden Richtdatum of periode voor officiële ondertekening in offertevraag?

1ste helft december, eerste helft januari? Bespreking met opdrachtnemer op SG4 in oktober/november

11

Offertevraag - projectomgeving

VMM: projectleiding en –coördinatie SGleden

Stuurgroepvergaderingen Inhoudelijke ondersteuning SG + contactmomenten Indien nodig aanwezigheid vakspecialist Beslissers acties riviercontract Gebruik bestaande communicatiekanalen

15/06/2016 12

Offertevraag - projectomgeving

Zedelgem, Brugge, West-Vlaanderen, VMM Logistieke ondersteuning Koppeling bestaande communicatiekanalen Personeel tijdens en buiten werkuren (onthaal, catering, ter beschikking stellen bepaalde materialen,…)

Geen verplichting Enkele personeelsleden Afhankelijk offerte opdrachtnemer

Terreinbezoek, werkateliers, ganse dag,… Iets verder/ruimer dan klassieke benadering Hoe meer geëngageerde leden hoe gemakkelijker organisatie hoe sterker riviercontract

15/06/2016 13

Offertevraag – inhoud en beoordeling

Inhoud Visie en plan van aanpak Globale prijs + verantwoording CV

Beoordeling Kwaliteit (40%) Prijs (40%) Partnerschap en klantgerichtheid (20%)

15/06/2016 14

Overzicht

Context

Werkwijze workshop

Vervolgtraject

15

15/06/2016

Vervolgtraject

Definitieve versie charter

17/6

Formele goedkeuring

(via mail)

27/6

Lanceren offertevraag

29/6

Infosessie

23/8

Opening offertes

6/9

Gunning + start-vergadering

VMM

16/9-eind september

Stuurgroep-vergadering

met opdrachtnemer

oktober

Ondertekening charter en start

participatie

December-januari

Plan van aanpak

Organisatie ondertekening charter

Agenda 16

Afspraken

Week 13 juni: Doodle stuurgroepvergadering 4 (week 24 oktober of 7 november) Doodle officiële ondertekening charter (eerste helft december/eerste helft januari)

Ten laatste 15/6: stuurgroepleden logo + naam ondertekenaar Ten laatste 17/6: VMM Overmaken definitieve versie met logo en naam ondertekenaar Ten laatste 27/6: stuurgroepleden formele goedkeuring via mail Eind juni: VMM lancering offertevraag

15/06/2016 17