HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 1

Mailer voor de Onthaalbediende Geef het paswoord in:

Het openingsblad ziet eruit als volgt :

1. Receptie (onthaal) werkblad: U opent daarvoor de werklijst F11.

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 2

Dit overzichtscherm bevat alles wat U als receptioniste nodig heeft om de verwerking op te volgen:

• Telefoons lijst o Niet afgewerkte telefoons: tijdelijke werklijst! o Afgewerkte telefoons: door Uzelf bevestigd als afgewerkt o Door te bellen huisbezoeken (2)

• Wachtzaal (50) / Huisbezoek 13: administratief klaar voor de geneesheer om het verslag aan te maken..

• Niet afgewerkte verslagen (83): door de geneesheer nog NIET afgewerkt en/of (verstuurd)

• Nog te versturen brieven (58): de afgeleverde documenten zijn nog niet door U in een enveloppe geplaatst of verstuurd of gefaxt.

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 3

2. Opdrachten:

2.1. Raadpleging F9 (Fx=functietoets)

Van zodra een patiënt zich aanbiedt op raadpleging zonder telefonisch vóórafgemaakte afspraak drukt U F9:

Patiëntenbestand opent:

In het blad “zoeken in patiëntenbestand” tikt u de naam en/of voornaam(enkele letters is voldoende)van de patiënt in. Is de patiënt vroeger reeds geregistreerd, dan zullen alle persoonlijke gegevens op het scherm verschijnen. Het huidige voorbeeld toont GEEN bekende patiënt met de naam “bro” en voornaam “joh”.

Hier kan U enkel een Nieuwe patiënt aanmaken…

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 4

De patiënt kabouter is hier onder verschillende voornamen bekend. Selecteer dmv uw muis de correcte patient.

Uiteraard gebruikt U hier dan de knop Patiëntgegevens bekijken. U kan deze patiënt direct in de wachtzaal zetten of zijn gegevens eerst corrigeren.

In het vorige voorbeeld: “Brou” “joh” wordt een nieuwe patiënt aangemaakt op basis van de reeds ingegeven persoonsgegevens:

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 5

In geval van een Nieuwe patiënt:

Vul alle noodzakelijke velden verder in. Om dit proces te vereenvoudigen gebruik je de SIS-kaartlezer, die deze gegevens

onmiddellijk zal inbrengen. De SIS-kaartlezer mist evenwel alle adresgegevens!

De eID kaart bevat wel adresgegevens, doch de verwerking is duidelijk trager.

Wanneer U dit afgewerkt heeft, druk dan op “bewaren, sluiten, in de wachtzaal zetten” Hierdoor komt de patiënt terecht in de virtuele wachtzaal en kan de arts deze patiënt onmiddellijk behandelen

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 6

In het wachtzaalscherm vindt U nu de patiënt terug bij de raadpleging CHROLOGISCH

gerangschikt! U ziet onderaan dit in het scherm “de HWP huisbezoek patiënten”ALFABETISCH

gerangschikt.

OPGELET : de patiënt moet altijd en onmiddellijk ingeschreven worden in de

patiëntendatabank en nadien in de wachtzaal worden gezet, van zodra deze zich

persoonlijk aanbiedt aan de onthaalbalie.

Van zodra de huisbezoekverslagen aan de onthaalbalie afgegeven worden door de

geneesheer wordt de betroffen patiënt uit de telefoonlijst geselecteerd, de

persoonsgegevens eventueel aangepast en in de wachtzaal geplaatst.

Enkel op basis van correcte persoonsgegevens verkregen van de patiënt zelf of van de

baanarts kan een correcte verwerking aanvangen.

Enkel van zodra een patiënt in de wachtzaal beschikbaar zit kan de geneesheer het

verslag aanmaken.

Het belang hiervan kan NIET voldoende benadrukt worden: het is DE

communicatieweg tussen het (administratieve) onthaal en de (medische) verslaggeving.

Dit thema zal verderop nog meermaals herhaald worden…

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 7

2.2. Telefoons (F12)

2.2.1. Algemeen:

Als U bij alle telefoons de noodzakelijke gegevens noteert worden deze lijsten automatisch door de software georganiseerd. Alle patiëntgegevens worden genoteerd bij: SELECTEER volgens aard van oproep! • Inlichtingen (Niet medisch): bv Apotheker van wacht, tandarts van wacht • Medische inlichtingen: na het noteren van de patiënt(vrager)gegevens direct

doorschakelen naar de arts van telefoonpermanentie • Raadpleging (afspraak?) • Huisbezoek: • Dringend huisbezoek: na het noteren van de patiënt(vrager)gegevens direct

doorschakelen naar de arts van telefoonpermanentie. Enkel deze beoordeelt de vraag en verwittigt dan zijn collega persoonlijk! Deze arts kan ook de patiënt aansporen om hiervoor zelf op raadpleging te komen…

2.2.2. Huisbezoek:

(persoon + adres ���� chauffeur ���� afgewerkt)

Vul alle noodzakelijke velden in

Aard: Persoonsgegevens Adres: alle straatnamen van de Wachtposten MLL(Martelaarslaan) en BDK (Baudelokaai) zitten in de databank klaar met een automatische controle op de afsplitsing, zelfs per nummer. De toewijzing aan de posten is volledig automatisch.

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 8

Dit verschijnt in het overzichtscherm (Receptie ML ROOD), (Receptie BK BLAUW) of exteren= niet gekleurd. De postcode wordt automatisch bijgevuld volgens de gekozen straat( uit de lijst) Geef belangrijke mededelingen van de oproeper in: Het programma wijst U op de ontbrekende noodzakelijke velden: “Opslaan en sluiten” is zolang onmogelijk

Verwittig de chauffeur

Klik op Chauffeur verwittigd vult automatisch de exacte tijd in…

Na Opslaan en sluiten wordt deze telefoon bij de lijst van afgewerkte telefoons geplaatst. Van zodra de arts de documenten aflevert van het huisbezoek kan U deze patient terug uit de afgewerkte telefoons selecteren, de bestaande gegevens verder gebruiken en de persoon in de wachtzaal plaatsen, zodat de geneesheer het medisch verslag kan afwerken.

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 9

2.2.3. Inlichtingen (NIET medisch) en consultatie:

(persoon + adres ���� afgewerkt)

Enkele minimale doch noodzakelijke gegevens, voldoende om de oproeper later te kunnen identificeren.Noodzakelijk bij een afspraak voor een raadpleging! Opslaan en sluiten staat onmiddellijk klaar. Hoe correcter uw genoteerde gegevens zijn, hoe eenvoudiger de verwerking bij aankomst van een patiënt op raadpleging…

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 10

2.2.4. Dringend huisbezoek en Medisch advies: (persoon+adres����arts, arts werkt verder af!)

Na het invullen van de noodzakelijke persoon en adresgegevens vult U ook de naam in van de arts met telefoonpermanentie in: een afrollijst biedt U de correcte naam.

Van zodra dit ingevuld is kan U Opslaan en sluiten. Telefoon naar Arts doorverbinden wordt U aangeboden!

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 11

Let op dit is een BEWUSTE keuze om U attent te maken op het belang van het doorschakelen! Bij Cancel drukken, krijgt U een tweede kans:

Er wordt ALTIJD een bevestiging gevraagd:

De OK knop is hier de STANDAARD

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 12

2.3. Overzichtscherm Onthaal of telefoonwerklijsten

Hier vindt U naast een overzicht van alle genoteerde telefoons en de verwerking van deze telefoons, ook een overzicht van de afhandeling van de patiënten in de wachtzaal en de afwerking van de verslagen. Tenslotte vindt U een overzicht van de te versturen brieven (faxen)

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 13

2.3.1. Niet afgewerkte telefoons:

• Zolang een (dringend) huisbezoek NIET door de arts behandeld is

bent U onzeker over de exacte persoonsgegevens. Zolang een patiënt zich NIET aangemeld heeft voor een raadpleging (afspraak) bent U evenmin zeker over de exacte persoonsgegevens. Zolang U NIET zeker bent over de patiëntgegevens kan en mag U GEEN patiënt in de wachtzaal plaatsen. Als receptie ben je immers verantwoordelijk voor exacte administratieve gegevens…

• Medische inlichtingen en dringende huisbezoeken die door de arts NIET afgewerkt zijn vindt U hier ook terug! Breng de betrokken arts van dit feit op de hoogte en wijs hem op zijn verantwoordelijkheid.. Om medico-legale redenen is het noodzakelijk dat de arts zijn gegeven antwoord onweerlegbaar in de databank opslaat! Zolang dit NIET uitgevoerd is blijft dit telefoongegeven onafgewerkt staan en is het zelfs NIET bewerkbaar noch over te brengen naar de wachtzaal!

• Niet medische inlichtingen vindt U hier NIET meer terug! Van zodra een patiënt die opgebeld had voor een raadpleging zich aanbiedt, of een geneesheer zijn huisbezoekverslag afgeeft, kan U door deze patiënt uit de lijst te selecteren en op de knop “�Wachtzaal” te drukken de reeds opgeslagen gegevens gebruiken om deze patiënt correct in de databank op te slaan, of eventueel zijn bestaande gegevens te corrigeren.

U komt in het Patiëntenbestand terecht. De verdere verwerking is nu identiek aan een raadpleging en de telefoon verdwijnt uit de

lijst onafgewerkte telefoons!

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 14

2.3.2. Door te bellen huisbezoeken

Van zodra U de arts op de baan verwittigd heeft, kan U bevestigen door bewerken

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 15

Het telefonisch contact wordt automatisch uit de lijst door te bellen telefoons verwijderd. Alhier kan U een gewoon huisbezoek aanpassen naar dringend huisbezoek (patiënt heeft teruggebeld!)

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 16

Wanneer u voor een huisbezoek de gegevens hebt ingebracht en de arts en de chauffeur nog aanwezig zijn, kan u hem het uitgeprint document “Wachtverslag” meegeven.

(In een apart hoofdstuk kan u lezen over het gebruik van TomTom Works)

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 17

2.3.3. Afgewerkte telefoons:

Deze lijst bevat alle genoteerde, afgewerkte telefoons. 2.3.3.1. Bewerken Hier krijgt U de gelegenheid ongeveer alles te bewerken. Een gewoon huisbezoek kan omgevormd worden naar een Dringend huisbezoek, het kan afgebeld worden, er kunnen extra inlichtingen aan toegevoegd worden… Bedenk evenwel dat elke actie in de databank gelogd wordt! 2.3.3.2. ���� Wachtzaal (enkel raadplegingen en huisbezoeken)

Van zodra een patiënt die op afspraak komt of de arts de verslagen van zijn huisbezoeken heeft overhandigd, selecteert U deze uit de lijst, U maakt gebruik van de aangeboden patiëntgegevens en zet deze patiënt in de wachtzaal.

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 18

2.4. Wachtzaal / Huisbezoek

Hier hebt U een overzicht van de patiënten die U in de Wachtzaal(Raadplegingen) en Huisbezoek (wachtverslagen) hebt klaar gezet voor verwerking door de geneesheren. Wijs de geneesheren op de wachtende patiënten. Het verslag van een huisbezoek kan door elke arts op basis van het wachtverslag ingevuld worden. Enkel de arts die de patiënt op huisbezoek behandelde kan het verslag afwerken, versturen. Deze optie helpt de arts op huisbezoek om zijn verslagen op tijd te verwerken. Tijdens stille momenten kan U de beschikbare lokale artsen deze mogelijkheid voorstellen. Foutief ingegeven raadplegingen kunnen door de receptie omgewisseld worden naar een huisbezoek en omgekeerd. Bij de artsen kan enkel een administrator dit uitvoeren.

Eventueel “weggelopen” patiënten op de raadpleging kan U ook verwijderen.

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 19

2.5. Niet afgewerkte verslagen

Hier heeft U een overzicht van de verslagen door de Dr. van wacht aangenomen, doch NIET afgewerkt, verstuurd. Wijs hen op het bestaan van deze verslagen.

2.6. Niet verstuurde brieven (faxen)

Bevestig het faxen of posten van de te versturen verslagen.

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 20

3. Risikopatiënten Tijdens het verwerken van patiënten kan U gewezen worden op:

Een wisselende Rood-gele boodschap maakt U hierop attent. Door te klikken op deze melding krijgt U het volgende scherm:

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 21

U krijgt de kans deze melding in extenso te evalueren. Uiteraard behoort het tot uw taken de artsen het bestaan van dit risiko onmiddellijk

te melden!

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 22

4. TomTom Works Wanneer de arts, belast met de huisbezoeken, onderweg is op huisbezoek, is hij vergezeld van een chauffeur. De auto is uitgerust met een TomTom-systeem, waardoor communicatie met de chauffeur mogelijk is. Om in contact te treden met de chauffeur en opdrachten door te geven moet u inloggen op http://www.tomtomwork.com/nl/login. De accountnaam, gebruikersnaam en het wachtwoord zijn u bekend. Na inbreng, drukt u op “verzenden” en u bent op de site van de HVG met de 2 auto’s die uitgerust zijn met een TomTomsysteem. U klikt de auto aan van de plaats waar u zich bevindt (BDL = Baudelokaai ; MLL = Martelaarslaan) en u krijgt een scherm waarin zich onderaan rechts opties bevinden waaronder “order of tekstbericht verzenden” Indien u een opdracht wilt verzenden dan klikt u op het icoontje “order of tekstbericht verzenden”. U krijgt dan een venster “Bestemming”. Vul het land (meerkeuze), de postcode, stad en straat in en druk op en u krijgt een nieuw scherm waarin ordergegevens kunnen worden ingevuld. Hier kan u naam, telefoonnummer en de subjectieve klachten van de patiënt ingeven. Wanneer dit is voltooid drukt u op Op die manier ontvangt de chauffeur op zijn scherm de opdracht die u hem hebt doorgestuurd.

ABC

geocodering

verzenden

HWP Mailer handleiding receptie v I by P. De Ganck (HvG) en Dr.J. Brouns 23

5. FAQ

• Welke telefoons noteer ik?

Alle telefoons worden genoteerd. De registratie van alle telefoons maakt het oa.mogelijk een tegenbewijs te leveren bij eventuele klachten. Het biedt een meetinstrument voor (over)belasting.

• Wie mag ik in de Wachtzaal plaatsen?

De patiënt die voor U staat en op de telefonisch gemaakte afspraak komt of deze die zich spontaan aanbiedt, na validatie van zijn persoonsgegevens. De patiënt die door de wachtarts gezien is op huisbezoek en waarvan U de documenten met de correcte persoonsidentificatie ontvangen heeft.

• Hoe verwerk ik een Medisch advies of Dringend huisbezoek voor de andere wachtpost?

Één eenvoudige en éénduidige regel: Elk telefonisch advies of dringend huisbezoek wordt ENKEL door een LOKALE geneesheer beoordeeld. Zowel op de MLL als de BDK zijn er twee geneesheren aanwezig. De LOKALE arts van telefoonpermantie MOET altijd bereikbaar zijn (draagbaar en/of vast toestel). Als bij LOKAAL doorschakelen blijkt dat de vaste telefoonarts bezet is kan de telefoniste gerust naar de tweede doorschakelen en dan pas de naam van die arts ingeven. De software slaat deze naam onmiddellijk op. Van zodra de doorgeschakelde arts op F12 drukt krijgt hij/zij het telefonische verslag met de gegevens door de receptie genoteerd ter beschikking. Hij/zij beslist en als het een dringend huisbezoek is MOET deze arts zijn collega (op de baan van de betroffen regio) PERSOONLIJK verwittigen en ALTIJD zijn/haar bevindingen neerschrijven in het geneesheer telefonisch advies of dringend huisbezoek scherm. Doorschakelen naar een andere wachtpost is tijdverlies, moeilijk en zinloos. Binnen de 10 seconden ziet de andere receptie de beoordeling van de arts waar hij/zij ook zit... De VASTE telefoonnummers (GSM) van de baanartsen MOET beschikbaar zijn op beide wachtposten... Het lijkt mij logisch pas de naam van de arts die de telefoon opneemt in te geven als je hem/haar aan de lijn hebt... Het programma toont de namen van ALLE actieve gentse huisartsen werkzaam in de wachtposten.