AO, samenvatting blok 2

Week 1

Wat is AO?Administratieve organisatie → “Voorkomen van een puinhoop”.Vier begrippen van belang:

1. Besturen → “de gewenste richting geven”2. Doen functioneren → “de tent moet draaien”3. Beheersen → “activiteiten verlopen volgens plan”4. Verantwoording afleggen → zowel intern als extern

Betrouwbare informatie essentieel.

Definitie AO:Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen,vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van hetverstrekken van informatie t.b.v. het besturen en doenfunctioneren van een organisatie en t.b.v. de verantwoordingdie daarover moet worden afgelegd.

cruciaal begrip in AO: betrouwbare informatie• Juist à Klopt het wat er staat?• Volledig à Staat alles er wat er moet staan?

(volledigheid van opbrengsten)• Tijdig à Is de informatie tijdig?

Dit lijkt misschien heel logisch maar dat gaat nog wel eens fout

Enkele voorbeelden• MacDonalds in een vestiging die op een druk tijdstip geen patat kan serveren :

voorraad was op ! • Producten van internetwinkel die op een afgesproken tijd niet geleverd kunnen

worden à imagoschade.• Horecamedewerkers die bekenden te weinig of niets in rekening brengen• Levertijden die afgesproken zijn met klanten die niet gehaald worden omdat het

vervoersbedrijf niet voldoende vrachtwagens ter beschikking had.• Verkoper die artikelen verkoopt tegen een kortingspercentage waarvan de actie

al voorbij is.

Bedrijfsprocessen

Bij AO kijken we naar een organisatie via haar processen.

Wat is een proces?• Een bedrijfsproces bestaat uit een geordende set activiteiten met een specifiek

doel. • Primaire, ondersteunende en besturende processen (Value chain Porter).• Processen op verschillende niveau’s.

Processen op verschillende niveau’s

Bij AO kijken we naar een organisatie via haar processen

Risico’s:• Dat je op basis van de verkeerde informatie sturing geeft.• Dat er fraude-mogelijkheden zijn in de processen.• Dat je geen goede verantwoording kan afleggen.• Dat niet iedereen binnen je organisatie het organisatiebelang vóór het eigen

belang stelt.

Processen Risico’s maatregelen

Week 2

Standaardprocessen• Inkoopproces• Voorraadproces• Verkoopproces• Financieel-administratief proces• Overigen: Zelf lezen!

Het voorraadproces

4 fasen in het verkoopproces

1. Marketing-product -prijs 2. Ordeverkrijging- Orderontvangst- Orderacceptatie3. Uitvoering- Levering- Facturering4. afwikkeling- Incasso

Ontvangst van goederen

Opslag

Afgifte van goederen

Risico’s:• Foute goederen worden geaccepteerd / afgegeven

- Hoeveelheid- Soort- Kwaliteit

• Goederen worden niet deugdelijk bewaard - Verlies door brand/bederf- Verlies door fraude- Verlies waarde door incourantheid

• Geen deugdelijke administratieItems:

- Magazijnvoorraad / kantoorvoorraad- Inventarisatie- Pijplijn (inkomend en uitgaand)- Bestelbon (inkomend en uitgaand)- Voorfacturering (uitgaand)- Technisch open of gesloten magazijn- Administratief open of gesloten magazijn

Marketing- risico’s- fout in artikelbestand- assortiment niet up to date

orderverkrijging – risico’s - klant is niet kredietwaardig- verkoper geeft teveel korting- niet op voorraad of niet tijdig leveren

Uitvoering – risico’s - verkeerde goederen- te laat- Niet factureren of verkeerde artikelen factureren

Afwikkeling – risico’s - Klanten betalen niet of niet op tijd

Het financiële proces- Financiële administratie / boekhoudingDebiteuren administratieCrediteurenadministratieSalarisadministratie- Financiële verantwoording (jaarrekening)- Controle verklaring van de onafhankelijk accountant- Verzamelpunt van informatie (registratieve en controle-rol)- Controlling- Sturingsinformatie (management) (bijv. verschillenanalyse)- Betalingsproces (inkomende en uitgaande geldstromen)- Treasury functie- Three way matching- Debiteurenbewaking- Analyses

Benodigde informatie:- Informatie artikelen (prijs / artikelnummer / voorraad

Items:- Artikel stambestand- Assortiment- Acties

Benodigde informatie:• Kredietwaardigheid klanten

- Bestaande klanten- Nieuwe klanten

• Verkopen per verkoopmedewerker met gegeven korting

• Afspraken over kortingen met klanten (contractgegevens / stamgegevens klanten CRM

• Voorraadgegevens

Items:- Betaalhistorie- Kortingsstaffel- Klantenstambestand

Benodigde informatie:- Bestelinformatie (orderformulier)- Artikel-stamgegevens (bijvoorbeeld prijs)- Klant-stamgegevens (bijvoorbeeld korting)- Voorraadgegevens

Items:- Voorfacturering / nafacturering- Doorlopende nummering- Creditnota

Benodigde informatie:- (Kopie) factuur- Debiteurenbestand

ItemsDebiteuren beheer / bewaking

week 3

• “Tone at the top” > de directie moet te toon zetten, die moeten uitstralen dat ze betrouwbaar zijn(voorbeeldfunctie)

• Gedragskode > moeten op papier bekend gemaakt worden (vooraf)• Werving en selectie > de juiste mensen op de juiste positieà Als je deze op orde hebt hoef je minder ao-maatregelen te nemen.

Kosten/baten afweging

AO/IC-gereedschapskoffer

FunctiescheidingEr moet sprake zijn van een goede functiescheiding in een bedrijf, om fraude etc te voorkomen

Automatiseringgaat vaak samen met functiescheiding

• EilandautomatiseringAutomatisering loopt niet helemaal volgens plan

• ERP systemenEnterprise resource planning

• Interneteconomie : cloudcomputingAls het misgaat moet je zorgen dat er een goede backup is, is vaak extern.Wanneer er een bedrijf afbrandt heb je in ieder geval al je data nog

• general controls en application controls.

Autorisatietabel Functie bestellen Ontvangen

goedenOntvangen factuur

betalen

Inkoper i r r rMagazijnmeester r i r rAdministrateur r r i idirecteur g r r gI = Invoeren, mag gegevens in het systeem invoeren of wijzigenR = Raadplegen, mag gegevens inzien (niet wijzigen)G = Goedkeuren, mag gegevens goedkeuren of afkeuren

Kaders en normenHet is niet alleen gereedschap. Sommige zaken zijn een soort randvoorwaarden.

• Kostprijscalculaties• Verkoopprognoses Afdelingsbudgetten• Begrotingen

Richtlijnen en proceduresRichtlijn= heb je meer vrijheid om je eigen invulling aan te gevenProcedures= “Een procedure is een reeks instructies die op volgorde moet worden uitgevoerd”. Beschrijft wie wat doet in welke volgorde in een proces.

3waymatch: offerte, pakbon,bestelbonVerbandcontroles

Verbandcontroles:- financiële administratie heeft centrale rol- vergelijking IST en SOLL- waardekringloop

Maar ook bijvoorbeeld :aantal uren gefactureerd = aantal monteurs x 40 uren ?verbruikte flessen cola x 6 (?) = aantal verkochte glazen cola ?

Zie voor opgave bijlagen: waardekringloop:betaformule

SteekproefcontroleControle overeenkomst banknummer en naam.

General controls- fundament- procesoverstijgend- autorisaties- backup & recovery- toegangsbeveiliging- logging - wachtwoordbeveiliging

Application controls :(Geprogrammeerde controles)- Invoercontroles- Verbandcontroles- Waarschijnlijkheidscontroles

SOLL IST

Soll= het zou zo moeten zijnIst= is het gelukt?

Oogtoezicht4-ogenprincipeOogtoezicht door baas Oogtoezicht door winkelmedewerkers

Administratieve organisatieAdministratieve organisatie is het systematisch verzamelen,vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van hetverstrekken van informatie t.b.v. het besturen en doenfunctioneren van een organisatie en t.b.v. de verantwoordingdie daarover moet worden afgelegd

Waarom AO?AccountantscontroleDe externe accountant waarborgt voor de belanghebbenden (stakeholders) dat de jaarrekening een getrouwe weergave is van de werkelijkheid.

Hoe dit hij dat? Beoordeling van de AO/IC Tegenwoordig: Beoordeling van de ICT Gegevensgerichte werkzaamheden naar de inhoud “In control statement” (management/ financial control)

Met name gericht op: De volledigheid van de inkomsten/opbrengsten. De juistheid van de uitgaven/kosten. Goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening.

Week 4