10 / EIM PROFESSIONAL / VOORJAAR 2018

an Kooiker: ‘Er zijn in de wereld

van capturing nieuwe technolo-

gieën in opmars. Technologieën

zoals Robotic Process Automa-

tion (RPA) en Artificial Intelligence (AI).

Je leest er overal over en daarmee kan

de verwerking van inkomende infor-

matie aanzienlijk worden versneld en

verbeterd, wat ten goede komt aan de

slagkracht van een organisatie. Infor-

matie is immers de kurk waar elke or-

ganisatie op drijft. Niet alles kan met-

een worden opgelost met deze tech-

nologieën uiteraard, dat gaat wat ver,

maar dat RPA aan een grote opmars be-

zig is, is wel duidelijk. Deze technologie

en de toepassing ervan zijn inmiddels

Jan Kooiker

Jan Kooiker en Jackie van de Loo, partners in

inputmanagementspecialist BMconsultants, hebben al

jaren ervaring in het analyseren van processen die te maken

hebben met inkomende informatie. Ze zijn gepokt en

gemazeld als het gaat om het creëren van oplossingen die

bedrijven in staat stellen foutloos, snel, gestructureerd en

geautomatiseerd inkomende informatie te verwerken.

Jackie van de Loo

J

EIM PROFESSIONAL / VOORJAAR 2018 / 11

zo laagdrempelig en bereikbaar voor

grote gebruikersgroepen, dat steeds

meer toepassingen hun weg vinden

in de praktijk. Om een paar praktische

voorbeelden te geven waar wij mee be-

zig zijn bij onze klanten:

- In- en uitdiensttreding: (tijdelijke)

medewerkers aan- of afmelden in

alle systemen tegelijk;

- Controles op zaakregistratie: zijn

alle velden op de juiste wijze gevuld?

- Verwerken aanmeldingen en ge-

reed meldingen openbare ruimte

- Informatie delen met ketenpart-

ners: denk hierbij aan het Sociaal

Domein bij gemeenten;

- Migraties: grote hoeveelheden in-

formatie overzetten naar een ander

systeem;

- Klant Contact Centra: compleet

klantbeeld op basis van informatie

uit verschillende databronnen;

- Data analyse, status- en voort-

gangsrapporten: werken met actue-

le gegevens i.p.v. wekelijkse updates

of nog ouder;

- Salesforce: Automatisch toevoegen

van actuele KvK informatie

- AVG: inzicht in opslag persoons-

gegevens en mogelijkheid deze

automatisch te verwijderen of aan

te passen.

‘Dat is dus al een enorm breed spectrum

aan toepassingsgebieden voor RPA.

En zeker als we die laatste toepassing

bijvoorbeeld in ogenschouw nemen,

heel actuele en niet de minst belangrij-

ke. Alleen daarom al zouden nog meer

organisaties die stap moeten zetten.’

Van de Loo beaamt het succes en de

opmars van RPA: ‘Door bedrijven als

Coolblue en Bol.com zou je dan ook

denken dat we allemaal al zo ver zijn.

Dat is nou ook weer niet het geval. Die

bedrijven zijn voorbeelden van kop-

lopers in het toepassen van informa-

tietechnologie die er helemaal op is

gericht om inkomende informatie en

Hoe houden we grip op alle informatie die de organisatie binnen komt?

TEKST: VAN DE REDACTIE BEELD: BMCONSULTANTS, DANTO CREATIEVE COMMUNICATIE

BMconsultants ontwikkelt DigitaalOntvangstPortaal

Wie is klaar voor de toekomst? Een toekomst die in het teken staat van nog steeds en sneller

groeiende informatiestromen. Niet alleen door het fenomeen Internet of Things, maar ook

doordat het contact tussen partijen steeds intensiever wordt. ‘Elk contact is naar aanleiding

van iets… Er wordt een antwoord verwacht. Daarmee start in feite een informatietransactie.

Om te kunnen reageren moet de inkomende informatie op zijn waarde worden beoordeeld,

herkend, verwerkt en met het juiste proces worden afgehandeld. Dat kan alleen nog met

geavanceerde technologie, zoals met Robotic Process Automation al dan niet aangevuld met

Artificial Intelligence. Dat is een trend die we steeds meer zien’, aldus Jackie van de Loo en

Jan Kooiker van expert in digitale oplossingen BMconsultants.

12 / EIM PROFESSIONAL / VOORJAAR 2018

communicatie vanuit klanten direct

en foutloos te verwerken. Vóór tien

uur vanmorgen besteld, vandaag nog

geleverd. Dat lukt alleen als je je in-

formatieprocessen op orde hebt. Alles

draait daar om het verwerken van aan

elkaar en aan producten en logistiek

gerelateerde Informatie en daarin kan

RPA een belangrijke bijdrage leveren

qua snelheid, efficiency en accurates-

se. Steeds meer bedrijven begrijpen de

importantie van toepassingen als RPA

die ze het leven makkelijker kunnen

maken, met minder risico’s op fouten.’

Digitaal Ontvangst Portaal (DOP)Zo’n tien jaar geleden was de markt

vol van de Digitale Postkamer.

Kooiker: ‘Daar is inmiddels wel wat

in veranderd: tegenwoordig is het al-

lemaal multi-channel communicatie:

van papier (nog steeds) tot e-mail en

van social media tot video conferen-

cing. Uit al die (klant)contactmomen-

ten komt informatie de organisatie

binnen, waarvan niet altijd meteen

duidelijk is wat het is en wat de beteke-

nis ervan is voor de organisatie. Daarin

kun je veel bereiken met intelligente

automatisering. Wij hebben daarom

de Digitale Postkamer doorontwikkeld

tot DigitaalOntvangstPortaal (DOP)

en, waar van toepassing, deze geschikt

gemaakt om meteen binnen een or-

ganisatie aan te sluiten op Robotic

Process Automation. Door gebruik te

maken van geavanceerde OCR-captu-

re technieken en het gebruik van in-

tern en extern beschikbare data wordt

de gebruiker geholpen bij het vastleg-

gen van de te registreren gegevens.’

Grip op informatieVan de Loo: ‘Binnen het DOP-concept

is het mogelijk om verschillende ver-

werkingsvormen voor verschillende

documentstromen te onderschei-

den. De keuze voor een specifieke of

generieke oplossing of een combinatie

daarvan is afhankelijk van de com-

plexiteit van een informatiestroom

in relatie tot het volume. Het DOP-

concept kent echter grote voordelen:

• Weinig (geen) voorbereidende han-

delingen voor het digitaliseren van

informatie;

• Interactief inputproces (klant/bur-

ger doet het werk);

• Snelle afhandeling van bulkproces-

sen;

• Efficiënte afhandeling uitzonderin-

gen;

• Flexibel inzetbaar vanwege de

schaalbaarheid;

• Makkelijk uitbreidbaar naar andere

afdelingen en/of processen;

• Niet alleen document gedreven,

maar ook data gedreven.

@DigitaalOntvangstPortaal ‘Om een voorbeeld te geven van zo’n ‘DOP-proces’: We willen tegenwoor-

dig allemaal de mogelijkheid hebben om mobiel te kunnen werken. Of het

nu op kantoor is, onderweg of op locatie, de mobiele telefoon, laptop en

tablet zijn onmisbaar geworden voor het dagelijkse werk. Het DigitaalOnt-

vangstPortaal kan hierbij ondersteunen! Bijvoorbeeld voor het vastleggen

van een bezoekrapport of een keukentafelgesprek door een medewerker

op locatie. Met groot gemak kan de gebruiker een bezoekverslag op zijn

mobiele device starten. Met mobile capture kun je bovendien eenvoudig

documenten en foto’s toe aan het verslag toevoegen. Na digitale onderte-

kening of een simpele gereedmelding, zorgt het Digitaal Ontvangst Portaal

er voor dat het verslag plus bijlagen aan het juiste dossier wordt gekoppeld

en dat desgewenst alle betrokkenen in hun mail een kopie ontvangen.

Klaar voor de volgende afspraak!’

Toenemende mobiliteitKooiker ‘Plaats- en tijdonafhankelijk

werken is niet meer weg te denken. Me-

dewerkers zijn veel onderweg, moeten

wat met informatie die ze ter plaatse

vergaren of willen toevoegen. Met ons

@DigitaalOntvangstPortaal hebben ze

direct de gelegenheid vanaf elk mobiel

device die informatie naar een veilige

en beheerde omgeving te sturen, waar

het vervolgens snel en foutloos verder

kan worden verwerkt. Volgens dezelfde

principes als wanneer het direct van

de buitenwereld naar de organisatie

zou zijn gestuurd. Dat werkt stukken

beter en meer gestructureerd….’

Deze technologie (…RPA en AI…) en de toepassing ervan zijn inmiddels zo laagdrempelig

en bereikbaar voor grote gebruikersgroepen, dat steeds

meer toepassingen hun weg vinden in de praktijk.’ (Jan Kooiker)

EIM PROFESSIONAL / VOORJAAR 2018 / 13

Artificial Intelligence toevoegenLogischerwijs ga je dan in een vol-

gende stap denken aan het toevoegen

van Artificial Intelligence (AI). Van de

Loo: ‘Dat is inderdaad een logische

doorontwikkeling als je het hebt over

optimalisatie van inputmanagement-

processen. Er zijn veel processen en

informatieformats die meer vereisen

dan ‘slechts’ de herkenning van spe-

cifieke gegevens in de content. Ook de

context is van steeds groter belang aan

het worden: wat is de relatie van deze

content tot andere content over het-

zelfde of aanpalende onderwerpen?

Welke relatie bestaat er met andere in-

formatie van/over de betrokken stake-

holders? Als het gaat om bijvoorbeeld

beleidsstukken dan is meer intelligen-

tie nodig om die stukken te kunnen

waarderen en te classificeren. Artifi-

cial Intelligence biedt daarvoor goede

mogelijkheden: zelflerende systemen

die steeds beter in staat zijn om de

inhoud van een document te herken-

nen, te waarderen en te relateren aan

andere informatie. De toepassing van

RPA en de inrichting van een DOP vor-

men een goede basis om daar naartoe

te groeien.’

Klaar voor de toekomst?Kooiker: ‘Als we zien waar de meeste

organisaties nu staan, is het vooral van

groot belang nu te beginnen met de

inrichting van één centraal punt voor

de verwerking van alle inkomende

informatie. Daarmee is direct grote

winst te halen. In het kader van de AVG

moet je als organisatie bovendien pre-

cies weten wat waar is en waar naartoe

is gegaan. Daaraan kan RPA ook een

wezenlijke bijdrage leveren. Dan vol-

gen ontwikkelingen als AI uiteindelijk

vanzelf. Begin echter bij het begin. De

tijd dat voornamelijk mailboxen en

netwerkschijven als ‘dé digitale werk-

plek’ worden gebruikt, is voorbij. Wie

nu niets regelt, roept het onheil over

zich af. Informatie is de belangrijkste

grondstof voor een organisatie. Tijd

voor actie dus. Daar kunnen wij bij

helpen, maar onderneem iets. Wees

proactief en get in control!’

Feitelijk worden in het DOP aan de hand van de betekenis van de informatie voor de organisatie

de juiste processen en applicaties gevoed. Zo zijn veel stappen in het inputmanagementproces op een intelligente manier te

automatiseren en te optimaliseren en creëer je grip op informatie.’

(Jackie van de Loo)