Het nieuwe vergaderen: instrument voor kennisdelen en informeel leren door Pascal Van Loo, Arbeidspsycholoog Managing Director Pasas, Learning Change & Mediation Voorzitter VOV Lerend Netwerk vzw

Pascal.vanloo@pasas.be

2  

Hoeveel vergadert u?

Programma

•  1. Enkele vragen voor u •  2. Kadering PPP & rollen: kies je vormen ifv wat je doel

•  3. Toepassing AV •  4. Cases uit praktijk sportfunctionaris

•  Case 1: onder elkaar als collega’s

•  Case 2: samenwerking met andere diensten

•  Case 3: adviesraden sport

•  5. Tips

•  6. Nieuwe vormen van leren en kennisdelen

Wat wil u horen?

Het  nieuwe  vergaderen:  instrument  voor  kennisdelen  en  informeel  leren  

Specifieke vragen?

Ons Eco-systeem

Learning    Circles  

Outward    Bound  

Ecco  la  Luna  

Assess  

Pabe  Patrick  Belpaire  

Pasas binnen het eco-systeem

•  Kennisdeling •  Training architectuur •  Lerende netwerken •  Train-the-trainer

LEARNING   CHANGE   MEDIATION  

•  Visie vertalen in realisatie •  Veranderingsarchitectuur •  Teamontwikkeling •  Procesbegeleiding

•  Bemiddeling op het werk •  Conflictcoaching •  Conflictpreventie •  Rouw & emoties

Conclusie

PPP – leidraad: Het nieuwe vergaderen = kennis-delend vergaderen

1. Product 1.  Gemeenschappelijk doel 2.  Is ze nodig?

3. People & Interactie 1. Communicatie: dialoog 2. Groepsdynamica: vertrouwen 3. Context: zaal, energie

2. Procedure: 1. Spelregels Bv. Gelezen? Op tijd? 2. Rollen Bv. VZ 3. Vormen Bv. Brainstorm

©  Pascal  Van  Loo,  Pascal.vanloo@pasas.be  Arbeidspsycholoog,  Tekenen  en  begeleiden  van  verandering  

1. Product

•  Wat is het gemeenschappelijk doel? •  Moeten we hiervoor vergaderen?

Definitie (vanuit het doel) Definitie

Een  vergadering  is  een  georganiseerde  bijeenkomst  •  om  te  informeren  •  om  meningen  te  vormen  of  uit  te  wisselen  •  om  te  evalueren  •  om  innovaNeve  ideeën  te  genereren    •  om  problemen  op  te  lossen  •  om  besluiten  te  nemen

En wat nog meer?

En wat nog meer?

Een vergadering is een systeem om werknemers onbeschikbaar te maken voor nuttig werk. Een vergadering is een systeem om status te verwerven in de organisatie.

BESLIS ZELF Voor mij Eenvoudig Mijn werk Klein Weinig Onbelangrijk Weinig

HET GAAT OM: Informatie Probleem of mening Aard item Belang item Beschikbare tijd Acceptatie beslissing Leeropportuniteiten

ROEP VERGADERING BIJEEN Voor groep Complex Hun werk Groot Veel Belangrijk Veel

Is een vergadering nodig?

2. Procedure (de échte vergadertechnieken)

•  Spelregels Bv. Gelezen? Op Tijd? •  Rollen Bv. VZ

•  Vormen Bv. Brainstorm

•  Rol en taken •  van de deelnemer •  van de voorzitter •  van de ondervoorzitter •  van de verslaggever

Rolverdeling

Vergadervormen: vertrek van je doel! TYPE vergadering (1)

•  Informatie verstrekken •  Creatieve ideëen vergaderen

•  Meningvorming •  Besluitvorming

•  Probleemoplossing

•  Evaluatie

Info geven beslissing meedelen opdracht, criteria en randvoorwaarden bepalen

invloed HIERARCHIE invloed GROEP

info vergaren beslissen in groep meningen vragen evalueren

Type vergaderingen (1)

Doel Vorm

Voorbereiding

Vergadering

Nazorg & opvolging

Informatie Presentatie

Meningen

Beslissingen

Brainstorm Uitwisseling

Debat Discussie

Meerderheid Loten

Uniformiteit Autoriteit Delegatie Consensus Brainstorm

Fase

Rol en taken van de deelnemer

•  Alleen spreken als men het woord gekregen heeft •  Kort, bondig en helder formuleren •  Alleen n.a.v. het onderwerp praten •  Kennis en ervaring tijdens de discussie inbrengen •  Anderen laten uitpraten •  Erop letten dat er geen bijdragen verloren gaan •  Naar gemeenschappelijke oplossingen streven •  Ingaan op hetgeen de ander zegt •  Negatieve aspecten niet aan de persoon verbinden •  Alleen concrete en gefundeerde kritiek uiten •  WEES JE EIGEN VOORZITTER!

Tips voor deelnemers

•  Luister goed naar elkaar (non-verbale communicatie) •  Geef elkaar ruimte in de discussie •  Beargumenteer je standpunt zoveel mogelijk

•  Hou het discussiedoel steeds goed voor ogen

•  Geef elkaar op tijd feedback

•  Probeer je zoveel mogelijk te verplaatsen in de rol van je mede-groepsleden

Rol en taken van de voorzitter

•  De vergadering (laten) voorbereiden •  De vergadering leiden op een neutrale manier •  De vergadering op tijd openen en agenda en doel overlopen

•  Een verslaggever aanstellen

•  De deelnemers activeren door hen het woord te verlenen

•  De discussie coördineren

•  Regelmatig kort samenvatten •  Bemiddelen bij meningsverschillen

•  Thema, agenda, tijd en sfeer bewaken

•  Besluitvorming structureren

•  Vergadering op tijd afsluiten en afspraken herhalen

•  Afspraken voor een volgende vergadering

3. People & Interactie

•  Communicatie: dialoog •  Groepsdynamica: vertrouwen

•  Context: zaal, energie

Richtlijnen voor het bereiken van consensus

•  Probeer niet ten koste van alles anderen te overtuigen •  Verander niet zomaar van mening om conflicten te vermijden •  Vermijd conflict-verminderende technieken

•  Probeer erachter te komen welke verschillen van mening er zijn

•  Probeer iedereen in de discussie te betrekken

•  Beschouw verschillende meningen eerder als een voordeel

•  Voorkom dat de discussie beschouwd wordt als een wedstrijd •  Consensus is het resultaat van de combinatie: informatie, logisch

denken en gevoel. Let daarom goed op de sfeer in de groep

Tips vervolg

•  Jouw oplossing of mening is niet per se de beste •  Reageer spontaan, niet vanuit een vooropgesteld plan •  Stel je niet te ‘formeel’ op, maar improviseer

•  Streef naar gelijke inbreng in de discussie, ondanks het verschil in deskundigheid, intelligentie, spreekvaardigheid, ...

•  Probeer vanuit jezelf te praten, vermijd onpersoonlijke constructies

Cases uit de praktijk

Met wat je nu weet, kijk naar jullie 3 vergaderingen •  Case 1: onder elkaar als ambtenaar

•  Case 2: samenwerking met andere diensten •  Case 3: adviesraden sport

28  

PPP – leidraad: Het nieuwe vergaderen = kennis-delend vergaderen

1. Product 1.  Gemeenschappelijk doel 2.  Is ze nodig?

3. People & Interactie 1. Communicatie: dialoog 2. Groepsdynamica: vertrouwen 3. Context: zaal, energie

2. Procedure: 1. Spelregels Bv. Gelezen? Op tijd? 2. Rollen Bv. VZ 3. Vormen Bv. Brainstorm

©  Pascal  Van  Loo,  Pascal.vanloo@pasas.be  Arbeidspsycholoog,  Tekenen  en  begeleiden  van  verandering  

Doel Vorm

Voorbereiding

Vergadering

Nazorg & opvolging

Informatie Presentatie

Meningen

Beslissingen

Brainstorm Uitwisseling

Debat Discussie

Meerderheid Loten

Uniformiteit Autoriteit Delegatie Consensus Brainstorm

Fase

Learning Mediation Change

Lerend netwerk COP

Informeel leren en kennisdelen

Definitie Lerend Netwerk (Carine Drijkoningen)

Definitie: groep van mensen met een soortgelijke functie over verschillende settings heen of verschillende functies die geïnteresseerd zijn in een gemeenschappelijk domein

•  Doel: •  leren van elkaar via het principe van geven en ontvangen (‘give and

take’), kruisbestuiving •  deelnemers engageren zich om aanwezig te zijn gedurende een aantal

bijeenkomsten •  ervaringsuitwisseling en onderlinge advisering

•  Uitkomst: pragmatische verbeteradviezen en verruiming van mogelijke actiepistes en werkvormen

•  8 – 80 personen (grootte moet voldoende interactie toelaten) •  Meestal voor een beperkte tijd opgezet, rond een specifiek thema

Definitie Community of practice (Lave & Wenger)

•  Gevorderde vorm van lerend netwerk

•  Groep van mensen die een gemeenschappelijk belang, een vraagstuk of interesse voor een bepaald onderwerp deelt en samenkomt om zowel individuele als groepsdoelen te vervullen

•  Doel: ontwikkelen en uitwisselen van kennis en ontwikkelen van individuele vaardigheden

•  Interactie op regelmatige basis •  Vaak focus op delen van best practices en creëren van nieuwe kennis om vooruitgang te maken binnen een

professioneel domein •  Al doende nieuwe manieren om met problemen en uitdagingen ontwikkelen en leren. Open en experimentele

omgeving •  Overgang van idee naar actie, ontstaan van nieuwe projecten

CoP: 4 basiselementen •  Community

•  Elkaar leren kennen, gemeenschapsgevoel versterken •  Practice

•  Gezamenlijke activiteiten ondernemen, al doende leren •  Identity

•  Deelnemers ontwikkelen een gemeenschappelijke taal en stralen uit waar ze trots op zijn

•  Meaning •  Door uitwisseling van kennis en ervaring ontstaan nieuwe

gezamenlijke formuleringen, interpretaties, definities

Learning Mediation Change

IAVA

•  Interne audit van de Vlaamse administratie

•  Vraag: Hoe kunnen we als experten onze kennis doen toepassen zonder onze macht te gebruiken?

•  Antwoord: We willen de overgang maken van gestructureerde workshops naar kleinere interactieve, dynamische en organische kennisdelingsgroepen.

IAVA: Aanpak Netwerk  Organisa2e-­‐beheersing  (NOB)  

Workshops  &    Lerende  netwerken  (LN)  

2  algemene  inhoudelijke  Workshops    

2  jaar  

Resultaat  

…  Switch?  

1  -­‐  1  

Lerend  Netwerk  (LN):   1.  Vrije  keuze  2.  ThemaNsch    

Keuze-­‐moment  

   

BCM

•  Business continuity management •  Vraag: Hoe ervoor zorgen dat de aanpak bij het optreden

van een crisis procedureel correct, effectief en efficiënt gebeurt?

BCM

Jaaraanpak: organisatie van 1 groot kennisdelingsnetwerk (4x)

•  1. kennisdeling rond sensibilisering en rapportering

•  2. kennisdeling en ervaringsuitwisseling rond

communicatie na de crisis

•  3. zandbakoefening: rampensimulatie

•  4. hoe een zandbakoefening opzetten?

KBC

•  Vraag: Hoe als expert vertellen wat communities zijn bij KBC?

•  Antwoord: script van community-dag co-creëren.

Inhoudelijke ondersteuning opzet Community werking voor hoger kader.

•  Aanpak: organisatie van een event waar de deelnemers kunnen kennismaken met de bestaande communities en hun leden. + offers and requests: Tim Pearson

Learning Mediation Change

Sharing Lab

•  vragen: •  Hoe organiseer je voor je eigen HR

professionals of L&D afdeling je eigen ontwikkeling?

•  Goede praktijken, tools en lopende leertrajecten

•  Vergelijking en benchmarking van de eigen werking rond interne learning en development.

Vragen?

Samengevat: •  PPP •  Rollen, tips en structuur helpen

•  Samenwerking en open deling nog meer: fundament = vertrouwen

•  Kies je vergadervormen, afhankelijk van doel •  Experimenteer met nieuwe vormen 48  

Rotselaarsebaan 203220 HolsbeekT +32 16 64 09 91www.pasas.be

Pasas bvba

Pascal Van Loo Pascal.vanloo@pasas.be