Introductie van nieuwe medewerkers

1

Introductie van nieuwe medewerkers Diverse inzichten + praktische tips

Ann Moreels

M& L Management Services bvba

2

Doelstellingen

- Inzichten m.b.t. het ruime onthaalproces formuleren

- Heel wat praktische tips meegeven (o.a. in functie van uw vragen en

verwachtingen)

3

Enkele constataties

- Er wordt meestal veel tot zeer veel tijd besteed aan werving/recrutering &

selectie

- Socialisatie en introductie : vaak wordt hieraan veel minder aandacht en tijd

gespendeerd

- Vaak : niet efficiënt noch effectief b.v. oneindig veel handjes schudden, veel

info meegeven, enz. Of soms : hééél uitgebreid (overweldigend) b.v. door

aanvulling met reeks trainingen

- Slechts 1/3de van de nieuwelingen is in het algemeen tevreden over de

introductie-aanpak

- Nochtans zijn de gevolgen van een mislukte socialisatie vrij groot …

4

Mislukte socialisatie : gevolgen

- Voor organisatie :

- Vroegtijdig vertrek van mw

- Groter verloop

- Onaangepast/ongewenst gedrag van mw

- Geringe culturele binding

- Slechte prestaties, fouten, Q-verlies, enz.

- Bouwen aan een negatief imago (negatieve mond-aan-mond reclame)

- Voor individu :

- Onzekerheid, stress

- Misverstanden

- Geleidelijk groeiende rancune t.o.v. de organisatie en haar mensen

5

What’s in a name ?

- Socialisatie :

- Een complex leerproces dat een nieuwkomer doormaakt

voordat hij/zij in staat is om zijn/haar rol adequaat te vervullen

- Introductie :

- De activiteiten die vanuit de organisatie worden ondernomen

om de aanpassing van nieuwkomers optimaal te doen

verlopen

6

Socialisatie =

- Het eigen maken van de kennis en vaardigheden voor het vervullen van de

toegewezen rol

- Het verwerven en eigen maken van normen en verwachtigen t.a.v. de rol

- Het ‘eigen maken’ van de organisatiecultuur

nauw verbonden met elkaar

7

Fasen in het socialisatieproces (Schein) (1)

1/ Entréefase : formele scholingsfase + wervings-/recruterings- en

selectieproces + beslissing om tot een organisatie toe te treden

!! : realistische info in R&S-fase

!! : parallel tussen info tijdens R&S-fase en volgende stappen (heel

belangrijk om hierin consequent en consistent te zijn)

8


2/ Socialisatiefase : Nieuwkomers leren hoe ze zich in de organisatie

moeten gedragen, wat van hen verwacht wordt en welke standaarden

op hun werk van toepassing zijn (“to accept the reality of

organisations”)

- Leren omgaan met weerstanden

- Leren omgaan met te veel of te weinig organisatie in het werk en

onduidelijkheden m.b.t. de eigen rol

- Een plek verwerven in de organisatie en het ontwikkelen van een

eigen identiteit

9


) 3/ Fase van wederzijdse acceptatie :

- Hij/Zij ‘kent’ zijn/haar taken

- Inwijding in ‘speciale circuits’

- Verwerft info over mensen, procedures, historiek, enz.

psychologisch contract (wat geeft en wat krijgt men/de organisatie;

subjectief ervaren van rechten en plichten; evenwicht ?; wederzijdse

verwachtingen)

10

Socialisatiestrategieën

5-tal strategieën (getypeerd via vragen) :

- worden nieuwkomers individueel of collectief gesocialiseerd ?

- vindt de socialisatie langs formele of informele weg plaats ?

- kent de socialisatie een vast of variabel patroon ?

- wordt de socialisatie begrensd in tijd of is de duur variabel ?

- is de socialisatie gericht op continuïteit of op verandering van de

organisatie ?

11

Continuïteit of innovatie van de organisatie ?

Socialisatie is ofwel gericht op het aanleren van vaardigheden en normen en waarden die een onderdeel

vormen van de organisatiecultuur

Weinig vernieuwend

Sr. mw en management staan model

Of :

Socialisatie is gericht op het leren kennen van ideeën en praktijken van de nieuweling zodat er een nieuwe

frisse wind kan waaien in de organisatie

Vernieuwend maar

Vaak/soms demotiverend voor bestaande mw

!! : best hand in hand gaan met bestaande praktijken, principes, processen (dus middenweg)

Let op : een sterke organisatiecultuur geeft duidelijkheid, maar maakt het nieuwelingen die impact

willen hebben op de cultuur bijzonder moeilijk (“buigen of barsten”)

12

Onthaalbeleid ingekaderd

- Organisatiestrategie (-cultuur)

- HR-strategie

- R&S-strategie en –praktijken

- Onthaal- en socialisatieprincipes en –strategie

13

Rekruterings- en selectieproces (1)

- Focus op het rekruterings- en selectieproces en –traject als

‘entrée’ voor het onthaalproces

- Rekruteringsproces :

- Gebruikte recruteringskanalen (b.v. naast ‘klassiekers’ (zoals vdab)

ook ‘jobkanaal’, ‘minderhedenforum’, enz.)

- Eerste indruk bij kandidaat naar organisatie, functie, cultuur, enz.

aantrekkelijke, boeiende, informatieve advertentie

- Indruk over ‘employer branding’ (profilering van het bestuur)

14

Rekruterings- en selectieproces (2)

- Selectieproces : bijkomende info voor kandi vanuit o.a. :

- Aanpak van de interviews door jury

- Communicatie tijdens selectie (mondeling en schriftelijk)

- Aard van de tests

- Mogelijkheid om werkplek te zien

- Informatie (functiebeschrijvingen, enz.)

- Wie wordt er betrokken bij dit proces

- Enz.

Voortdurende bewuste/onbewuste check op inconsistenties en op

‘wil/kan ik dit echt’ en ‘past dit bij mij’ ?

15

Rol van ‘HR’/Personeelsdienst in het onthaalproces

- ‘HR’/personeelsdienst : één van de belangrijke partners naast secretaris,

lijnmanagement, collega’s

- !! : duidelijke, ondubbelzinnige rolafspraken tussen hen

- Normaliter : rol van HR/personeelsdienst :

- Introductieproces laten ‘matchen’ met HR- en organisatiedoelstellingen

- Parallel tussen rekruterings- en selectieproces én introductieproces (ideaal :

1 contactpersoon)

- Zoeken naar mentor/peter/meter

- Feedbackopvolger voor nieuweling

- Coördinerende rol

16

Onthaal-/introproces op 3 niveaus

- 1/ organisatie in haar geheel

- 2/ eigen afdeling/dienst/team

- 3/ specifieke functie, eigen doelen, eigen taken

!! : bewust aandacht schenken aan deze 3 niveaus

17

Onthaal-/introproces op organisationeel niveau (1)

1/ organisatie in haar geheel : beeld m.b.t. :

- historiek

- missie, visie, strategie

- organisatiewaarden

- organisatiecultuur

- doelen, activiteiten

- veiligheidsvoorschriften

- organogram

- vestigingen

- sociale partners

- organisatieprocedures en – processen (b.v. inzake geheimhouding van info, ziekte, VTO)

- praktische aspecten

18

Onthaal-/introproces op organisationeel niveau (2)

Betrokkenheid van het college / raad / burgemeester / voorzitter /

management (via secretaris) is hierbij heel belangrijk b.v. via

collectief ontbijt, intro in brochure, onthaalmail, enz. Foto’s !

Ook hier terug : rode draad tussen selectieproces en info/aanpak in

deze fase

19

Onthaal-/introproces door lg, collega’s, eigen mw, ... (1)

Rol van collega’s in introductieproces goed afbakenen en definiëren

Door lg : nieuweling niet voorstellen als dé held

Collega’s zullen pas nieuweling ten volle accepteren als ze hem/haar

vertrouwen … moeilijke situatie (in het begin)

Ze geven (eerste veilige, daarna confidentiële) info over :

interpretatie van regels, informele netwerken, ‘beloningen’ en ‘kosten’

binnen de dienst, referentiepunten voor correct gedrag, enz.

!! : nieuweling dient te tonen dat hij/zij bereid is om zich als collega op te

stellen anders duurt deze fase (zeer) lang …

20


Rol van lg is belangrijk … Denk eraan : “you join a company, but you

leave a boss”

Lg is normaliter :

. Rolmodel

. Iemand met ‘macht’ (beoordeling, beloning)

. Iemand die de carrièrekansen mee beïnvloedt

. Iemand die de nieuweling ondersteuning, coaching en richting

geeft

21


!! : aansluiting op introductie vanuit de organisatie

Kunnen beantwoorden van vragen in dit verband

Dus : goed weten wat er in die fase/op dat vlak gebeurde en

besproken werd

Centrale rol :

. Aanmoedigen tot vragen stellen

. Aanmoedigen om netwerk uit te bouwen binnen de organisatie

. Info geven

!! : ook collega’s informeren dat nieuweling in aantocht is

22


Nieuwe lg/manager :

mw informeren over nieuwe baas

lg steunen op mw in beginperiode, maar deze zijn selectief in het geven

van info (over taken, doelen, waarden, cultuur, enz.)

Lg : ideale stijl ? Gepast kunnen omgaan met diverse soorten mw

(zie situationeel leiderschapsmodel van Hersey & Blanchard)

Moeilijkheid : als teamlid graag lg wilde worden … kan spanningen

geven

23

Kennismaking met eigen job

Belangrijk :

- duidelijke functiebeschrijving (met plaats in organogram)

- doelen/’targets’/objectieven

- feedback geven (vanuit lg)

- netwerk aanmoedigen

24

Onderzoek

- In 2004

- Door Keith Rollag, Salvatore Parise en Rob Cross (US)

- Duur : 3 maanden

- Doel : onderzoek naar wat organisaties deden om hun

nieuwelingen zo snel mogelijk productief te laten zijn + conclusies

- Deden o.a. interviews bij CEO’s, personeelsdirecteuren van meer

dan 22 high-tech organisaties + ook bij diverse 100-en

werknemers; ook dagboek laten bijhouden door nieuwelingen

25

Uitdagingen

- Nieuwelingen snel productief laten worden

- Voldoende creativiteit en innovatie uit nieuwelingen halen

- Nieuwelingen – vanuit hun diversiteit – een plaats kunnen ‘geven’

in de organisatie goed gevoel in de organisatie

- Zeker de kosten van de R&S – procedure terug kunnen

verdienen

26

Resultaten

- Meeste organisaties hanteren een informatieve benadering (accent

gedurende 1ste 2 maanden ligt op info, info, info …)

- Enorme verwerkings- en leercapaciteiten worden gevraagd

- + ook heel veel filtercapaciteiten (wat is belangrijk en wat niet)

- Succesvolle organisaties stimuleren een gedeeltelijke informatieve

benadering + vooral een relationele benadering (+ deze vraagt NIET meer

tijd)

- Netwerkuitbouw werd hier gestimuleerd (wie doet wat in de organisatie,

meetings bijwonen, problemen worden telkens ‘doorversast’ naar andere

persoon, enz.)

- Gaf een enorme aanscherping van motivatie bij extraverte personen, soms

moeilijker bij introverte persoonlijkheden

27

5 mythes (1)

- Onderzoekers zagen dat die organisaties die er niet in slaagden

om nieuwkomers snel en professioneel aan boord te brengen en

te houden, meestal een aantal mythes ondersteunden (een

verkeerd besef van de factoren die een introductieproces efficiënt

en effectief maken) nl.

- 1/ de beste nieuwkomers kunnen wel voor zichzelf zorgen (vragen

stellen wordt verminderd met duplicaties, inefficiënties, enz. tot

gevolg)

- 2/ geef nieuwkomers zoveel mogelijk info (intranet, brochures, enz.) :

daarin vinden ze alles wat ze nodig hebben

28

5 mythes (2)

- 3/ een oppervlakkige introductie volstaat (handjes schudden,

elementaire zaken vertellen, info geven, verwijzen naar files,

rondleiding, enz.) idee : ‘t zal wel los lopen, zoiets moet je

spontaan tijd geven; nochtans : geplande, strategische

kennismakingsmeetings en –sessies tussen nieuwkomers en

‘decision takers’ zijn essentieel; gestructureerde en geplande

netwerkuitbouw maakt het verschil

- 4/ de eerste opdrachten moeten beperkt en gemakkelijk zijn (neen,

want moeilijke, uitdagende opdrachten bevorderen relatie-uitbouw)

29

5 mythes (3)

- 5/ het inschakelen van vooral een mentor is de beste manier om

nieuwkomers te integreren;

- Een peter/meter zou beter zijn

- Let op : in dit onderzoek wordt er een heel duidelijk onderscheid

gemaakt tussen een mentor en een peter/meter (meer ‘informeel’,

‘gewone’ vragen)

- Aandachtspunt : mentor en peter/meter zou netwerkuitbouw kunnen

verminderen alhoewel hierover geen eensgezindheid bestaat; vaak

zien ze de peter en of meter als een persoon via dewelke de

nieuwelingen nieuwe mensen leren kennen

30

Peter/meter en mentor (1)- Peter en meter :

- Kunnen en worden meestal officieel aangesteld

- Men kan er terecht voor allerlei soorten vragen

- Ideaal voor het ontrafelen van waarden, gewoonten, normen, basis- of gevoelige vragen

- Psychologische ondersteuning

- Mentor :

- Afkomstig uit Griekse mythologie

- Zoon Telemachus gaat op zoek naar zijn vader Odysseus, en wordt hierbij begeleid

door de oudere en wijze Mentor

- Meer formeel begeleidende, adviserende, coachende ‘support’ naar de nieuweling

31

Peter/meter en mentor (2)

- Mentor :

- Opvangen van vragen naar oriëntatie in de loopbaan, aanpak bepaalde taken

(los van lg), enz.

- In onze organisaties wordt er vaak niet zo’n strikte opsplitsing gemaakt en

worden de rollen van peter/meter/mentor vaak in elkaar verstrengeld

- Formeel/informeel : meer neiging om te gaan formaliseren :

- Zo voor iedere nieuweling uitgewerkt

- Menselijk potentieel krijgt meer kans op ontwikkeling

- Officiële ondersteuning voor alle andere betrokkenen bij integratieproces

32

Mentorschap/peter-meterschap opzetten : hoe ?

- Volgende vragen zeker beantwoorden :

- Doelen ? Wat wil men bereiken ?

- Rol en functie van mentor/peter/meter ?

- Steun van topmgt – lijnmgt – enz. ?

- Doelgroepen ?

- Eigenschappen van de mentor/peter/meter ?

- Opleiding voor de mentoren/peters/meters ?

- Administratieve ondersteuning ?

- Rol van HR ?

- Procesflow (start, opvolging, enz.) ?

- Hoe gebeurt het toewijzingsproces van een mentor/peter/meter aan een mw ?

- Indien antwoord op deze vragen : dan ‘op papier’ zetten en scenario en ‘vragen en

antwoorden’ uittekenen

33

Onthaalscenario en –middelen : Nadenkers en Tips (1)

- Schrijf uw onthaalproces grondig uit in de vorm van een

scenario : wat gaat u doen, voor welk type nieuwkomers,

doelstelling van dit onderdeel, hoeveel tijd vraagt dit, wie erbij

betrokken, nodige hulpmiddelen, evaluatiemomenten naar

introproces, enz.;

- Evalueer de hoeveelheid info die u geeft : is ze ok in aantal én is

ze begrijpbaar en goed gestructureerd ? Is ze relevant ?

- Ga na hoe u in uw organisatie, voor uw doelgroepen, de

relationale benadering kan toepassen; hoe kan u de

netwerkuitbouw stimuleren ?

34


- Goede afstemming tussen en regelmatige bijeenkomst van alle

betrokkenen bij het onthaalproces

- Als een training/opleiding een onderdeel is van een

introductieproces, dan dient deze nauwgezet ingepast te worden

in het onthaalproces; welke doelen zijn er ? Hoe kunnen er linken

gelegd worden met de andere ‘delen’ van het proces ?

- In zo’n training : ook informele contactmomenten voorzien

- Opleidingsrendement is groter als de transfer van het geleerde

onmiddellijk kan gebeuren; voorzie dus geen opleidingen die de

mw pas binnen 6 maanden à 1 jaar voor het eerst kan gebruiken

35


- Wenst u een peter/meter/mentorproces ? Indien al bestaande : Ga na of

uw peter/meter/mentorproces goed in elkaar zit. Heeft u de goede

mentoren/peters en meters ? Wenst u een onderscheid te maken tussen

de 2 rollen ? Schrijf de rol van de betrokkene (peter/meter en of mentor)

goed uit zodat overlappingen met lg onmogelijk worden; bepaal ook wat

er gebeurt indien de mentor/peter/meter zeer gevoelige info te weten

komt

- Wat doet u voor/bij personen die intern transfereren ? Welk proces kan u

hiervoor voorzien ? Minimale info en misschien een nieuwe

netwerkuitbouw ?

- Maak een onthaalproces niet te complex; er zijn immers teveel

betrokkenen bij dit proces en ze moeten dit kunnen volhouden …

36


- Regelmatige evaluatie van onthaalproces is belangrijk

- Denk aan de praktische aspecten (bureau, paswoorden, badges,

enz.)

- Maak een checklist met aandachtspunten met vermelding voor

wie dit een punt is en duid aan of dit ok is of niet

37

Onthaalbrochure (1)

- Interessant en bruikbaar (ook na een hele tijd) indien goed

gestructureerd en vlot leesbaar en een antwoord bevattend op

voor nieuwelingen minimale vragen uitgangspunt = de

nieuweling

- Mogelijke rubrieken :

- Welkomswoord (Bestuur en Management)

- Historiek + huidige situatie

- Missie, visie, strategie

- Organisatiestructuur, bestuursorganen, managementteam

- Organisatiecultuur (b.v. tutoyeren of niet)

38

Onthaalbrochure (2)

- Diensten en dienstverlening

- Waar bevinden zich de kantoren/entiteiten (adressen, lokaalnrs)

- Hoe van de ene naar de andere entiteit gaan/reizen

- Belangrijke telefoonnummers en e-mailadressen

- Informatie over de 1ste werkdagen en het vervolg van het onthaal

- Informatie over het intranet

- Info over nieuwkomersopleidingen en VTO in het algemeen

- Jaarlijkse events (voor het personeel)

- Praktische zaken (werkuren, ploegenwerk, badges, tijdsregistratie,

ziekte, AO, enz.)

39

Onthaalbrochure (3)

- Specifieke woordjes/taal (‘slang’)

- Informatie over de contracten, het loon, de extralegale voordelen,

verlof, …

- Informatie over loopbaan- en ontwikkelingsmogelijkheden, met o.a.

de functionerings- en evaluatiegesprekken

- Personeelsblad

- Veiligheid op het werk

- Informatie over en van de sociale partners

- Verwijzingen naar documenten (reglementering b.v.) die men

(waarschijnlijk) nodig heeft

40

Onthaalbrochure (4)

- Documenten vermelden die men zal ontvangen in het kader van

zijn/haar tewerkstelling (b.v. i.v.m. fietsvergoeding, verloffiche,

weddebrief, enz.)

- Codes nl. Gedragscode, non-discriminatiecode, enz.

Laat veel innovatie, enthousiasme, levendigheid en motivatie

blijken uit de onthaalbrochure. Ze moet immers iemand bevestigen

in zijn start en iemand verder aanmoedigen; een empathische

insteek (vanuit de ‘schoenen’ van de nieuweling) is essentieel

-

Vraag ook op gestructureerde wijze feedback over de

onthaalbrochure; het is immers een ‘levend iets’ dat regelmatig

(meestal 6-maandelijks of min. jaarlijks) moet geupdate worden

41

Uiteindelijk is de nieuweling de cruciale verantwoordelijke

- Belangrijk is om deze verantwoordelijkheid van in het begin te

beklemtonen via : belang van initiatieven nemen, feedback geven (en

deze ook positief onthalen), pro-actief denken en werken aanmoedigen,

enz.

- Uiteraard indien passend in de organisatiecultuur …

- Processen en procedures kunnen wel veel opvangen, maar de

nieuweling dient zelf mee aan het stuur van zijn/haar introductieproces te

zitten !

42

Ten slotte

Van harte dank !

Veel succes en tot kijk !

Ann Moreels

Introductie van nieuwe medewerkers

Documents

Transcript of Introductie van nieuwe medewerkers