Opnieuw heeft de overheid zich

vertild aan een groot ict-project.

De vervanging van het digitale

archief van de Nationale Politie

kost miljoenen euro’s extra,

blijkt uit onderzoek door deze

krant.

Koen Voskuil

Peter Winterman

Den Haag

De politie moddert al jaren aan metde invoering van een ict-systeemwaarin alle documenten van hetpolitiekorps gearchiveerd en be-heerd kunnen worden, Documen-tum. Dit systeem werd in 2013 aan-geschaft en draait nog altijd nietvolledig. De schade loopt in de mil-joenen euro’s.De aankoop van Documentum is

totaal onderschat, blijkt uit stukkendie in handen zijn van deze krant.Al in 2014 constateerde de politie-top dat ‘het softwarepakket meercomplex is dan vooraf ingeschat’.Politie-ict’ers snapten niet hoe hetdigitale archief werkt. Het systeembleek bovendien erg traag te wer-ken op politiecomputers.,,We zijn in de praktijk gestuit op

zaken waar vooraf geen rekeningmee is gehouden”, bevestigt eenwoordvoerder van de korpsleiding.,,Het nieuwe systeem biedt veelmogelijkheden. Het vergt kennis enervaring om die mogelijkheden teontdekken en te benutten. Datduurt langer dan gedacht.”Vorig jaar werden externe con-

sultants ingevlogen om het sys-teem alsnog op de rails te krijgen.Dat lukte niet op tijd: de politie

moest begin dit jaar 2,5 miljoeneuro neertellen om de voorlopervan Documentum, Corsa, langer inde lucht te houden.Dat bedrag komt bovenop de 12,7

miljoen euro die tot eind vorig jaarwas uitgegeven aan het nieuwe sys-teem. Het merendeel daarvan gingop aan licentiekosten en onder-houd. Daarnaast werden 51.000manuren in het project gestopt. ,,De korpsleiding staat nog achter

Documentum”, laat een woord-voerder weten. ,,Uiterlijk in junivan dit jaar moeten alle eenhedenermee werken.” De invoering is on-geveer een jaar vertraagd. Op ditmoment wordt het systeem in zesvan de tien politie-eenheden ge-bruikt.Vernieuwing van het digitale ar-

chief is al jaren broodnodig. De po-litie produceert jaarlijks zo’n 16miljoen documenten. Die rappor-ten, verslagen, brieven en aangiftesworden binnen het politiekorps opallerlei verschillende manieren op-geslagen en bewaard. Dat werktinefficiënt en tijdrovend. ,,De be-veiliging, betrouwbaarheid en vali-diteit van documentstromen is niette waarborgen”, waarschuwde depolitie in 2012 al in een intern rap-port. P13

Nieuw ict-debaclekost politie miljoenen

Innovatief digitaal archief te ingewikkeld en traag

We zijn gestuit op

zaken waar vooraf

geen rekening mee is

gehouden —Woordvoerder korpsleiding

‘Overheid leert weinigvan eerdere ict-blunders’ Vervolg van voorpagina

Op ict-gebied is het bij de politie

al jaren bar en boos. agenten en

andere politiemedewerkers kla-

gen voortdurend over trage

computers en slecht werkende

programma’s.

Koen Voskuil 

Peter Winterman

Den Haag

De vernieuwing van de ict-syste-men bij de politie loopt flink achter,concludeerde de Algemene Reken-kamer vorig jaar in een rapport.Ook het digitale archief van de po-litie is al jaren aan vervanging toe.De politie heeft zo’n 100 miljoendocumenten opgeslagen in een on-overzichtelijk, krakkemikkig sys-teem. Elk jaar komen er 16 miljoendocumenten bij. Rapporten, versla-gen en aangiftes: volgens de wetmoeten ze jarenlang bewaard blij-ven. Maar de politie heeft er nauwe-lijks zicht op.Om dat te verbeteren, startte depolitie in 2012 een Europese aanbe-steding voor een nieuw digitaal ar-chief. De winnaar van de aanbeste-ding werd Documentum, een we-

reldwijd veelgebruikt ict-systeemom informatie te archiveren. De po-litie was in haar nopjes: eindelijkzou alles beter worden.Maar dat valt vies tegen, conclu-deert ook Chris Verhoef, hoogleraarInformatica aan de Vrije Universi-teit Amsterdam. ,,De overheid heeftvaak onvoldoende expertise in huisom een aanbesteding zo te formu-leren dat het aan de daadwerkelijkewensen voldoet. Een softwarepak-ket als Documentum klinkt al snelals ‘af’, maar je moet het inrichtenen aanpassen. Daardoor loopt eentraject vaak uit de klauwen.”

VertraagdDe invoering van Documentum ismet een jaar vertraagd. De extrakosten – onder meer voor de inhuurvan externe deskundigen – lopen inde miljoenen euro’s. Bij Verhoefwekt dat geen verbazing. ,,De kos-ten worden vooraf bijna altijd telaag ingeschat. Zowel door de over-heid als door bedrijven die de aan-besteding willen winnen. Maarkrijg je dan ook het beste product?Nee, lang niet altijd”, zegt Verhoef.,,Het is zaak dat een aanbesteding isdichtgetimmerd: dat de wensenheel duidelijk zijn.’’

,,Je hebt ervaring nodig om inge-wikkelde zaken aan te besteden. Depolitie koopt eens in de zoveel tijdzo’n archiveringssysteem. Het zouverstandig zijn als overheidsdien-sten vaker bij elkaar in de keukenkijken. Nu leren ze slecht van eer-dere ict-blunders.”

TekortenHet in de lucht houden van sterkverouderde computersystemen zalde politie de komende jaren steedsmeer geld kosten, verwacht de Al-gemene Rekenkamer. Daardoordreigen nieuwe tekorten op de po-litiebegroting.In 2011 constateerde de Rekenka-mer al dat de politie tientallen mil-joenen euro’s verspilde aan ict-blunders. Personeelskosten werdendaarbij niet meegerekend. Twee jaarlater kwam een ict-strop aan hetlicht bij de Politieacademie. Daarbleek een registratiesysteem voorstudenten, waar al 9 miljoen euroin was gestoken, niet goed te wer-ken. Vorig jaar onthulde deze krantdat de navigatiesystemen in politie-auto’s faalden, waardoor kostbaretijd verloren ging. Het is onduide-lijk wat de kosten waren om dezeproblemen op te lossen.

De overheid heeft

vaak onvoldoende

expertise in huis voor

een aanbesteding

—Chris Verhoef

: