Infosessie declaraties

Overzicht1. Declaratiedossier

2. Voortgangs- / eindverslag

3. Aanvraag cofinanciering

4. Kosten- en betalingsbewijzen

5. Subsidiabiliteit

6. Controle en uitbetaling

7. Communicatieverplichtingen

1. Declaratiedossier• Wat:

– Aanvraag tot uitbetaling, inclusief bewijsstukken– stand van zaken project

• Documenten:– voortgangs- of eindverslag– Aanvraag cofinanciering– Kosten- en betalingsbewijzen

• Digitaal en hard copy

• Handtekeningen!

• Deadline: 15 januari – 15 juli

• www.hagelandplus.be > Documenten

2. Voortgangs- of eindverslag• Vul sjabloon in op website onder declaratie

– Keuze voortgangs- of eindverslag

• Inhoud:– Gegevens project en promotor– Projectvoortgang– Financiering– Afwijkings- of wijzigingsverzoeken

• Verschuiving: indien >10% van de kostenrubriek OF nieuwe rubriek wordt aangesneden

• Verlenging: N+2

• Inhoudelijke wijzigingen: aanvraag bij PG• Verhoging budget of nieuwe projectaanvraag: aanvraag bij PG

– Extra documentatie:• Opleidingen, studiemomenten,…: namen van de

deelnemers, geboortejaar, de organisatie en het geslacht

• Nota: bij publieks- en/of persevents: 1 uitnodiging naar de PG en 1 naar de VLM sturen

• Persartikels, foto's,...

• Eindverslag: doelstellingen bereikt, verderzetting na afloop

• Aandachtspunten:– Volledigheid– Projectcode: goedkeuringsbrief– Afwijkings- of wijzigingsverzoek: duidelijkheid:

data, bedragen, kostenrubrieken, motivatie

– ALTIJD in te dienen, ook indien geen kosten gemaakt in de betrokken periode

3. Aanvraag cofinanciering• Excelbestand (sjabloon op website) met 3

tabbladen:– in te vullen voorblad– facturen en kosten– gedetailleerde personeelskosten

Voorblad

Facturen en kosten

• Aandachtspunten:– Kosten gemaakt in goedgekeurde projectperiode– enkel projectgerelateerde kosten

DUS geen reguliere kosten– Enkel kosten van (co)promotoren

• BTW– Enkel privaatrechtelijke personen die niet

BTW-plichtig zijn mogen BTW inbrengen– Publiekrechtelijke instanties kunnen geen

BTW indienen: gemeente- en stadsbesturen, OCMW's, kerkraden, publiekrechterlijke vzw’s (ook al zijn ze niet BTW-plichtig)

• Hoe invullen?– Per kostenrubriek, oplopend (selectievakjes)– Facturen per kostenrubriek: chronologisch– 1 lijn per factuur

Dus ook bv. personeelskosten: per loonfiche (dus per maand)

– Volgnummers: doorlopend vanaf 1 (herbeginnen bij elke declaratie)

– Overige gegevens aanvullen: leverancier, onderwerp factuur, factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%

• Opmerking: cofinancieringspercentage Hageland+ max. 60%

– Projectbedrag en totale cofinanciering worden automatisch ingevuld

– Paraferen

Detail personeelskosten

• Apart tabblad voor gedetailleerde opgave personeelskosten

• per maand en per persoon

• zelfde bedragen loonfiche

• Tijdsregistratie in bijlage!

• ingeven en aanduiden op loonfiche:– brutosalarissen van de projectwerkers– wettelijk verplichte werknemers- en

werkgeversbijdragen– vakantiegeld (gewogen!)– eindejaarspremie (gewogen!)– andere kosten zoals het woon- en wegverkeer, de

arbeidsongevallenverzekering en de vakbondspremie

– extra – legale voordelen zoals maaltijdcheques

Eindejaars-premie of vakantiegeldmag maandelijks a rato ingebracht worden

Kopie van officiële loonficheOFLoonstaat sociaal secretariaat= kostenbewijs + betaalbewijs

4. Kosten- en betaalbewijzen• Elke ingegeven kost: factuur en

rekeninguittreksel, of gelijkwaardig

• volgorde "Aanvraag cofinanciering"

• Factuur en rekeninguittreksel samennieten en nummeren (zelfde volgnummer Aanvraag cofinanciering)

• Kopieën

• Volgende zaken worden in fluo aangeduid:– datum op zowel kosten- als betaalbewijs– totaalbedrag dat in rekening gebracht wordt voor

het project, al dan niet incl. BTW

(eventueel de gebruikte verdeelsleutel erbij voegen en de berekening op het kostenbewijs maken)

– bedrag op het betaalbewijs aanduiden– loonfiches: alle kosten die worden ingebracht in de

detailtabel van de personeelkost (vb. RSZ werkgever, brutoloon, enz ..)

Fluo: DatumTotaalbedrag

Gemeente: bedrag excl. BTW!!

Volgnummer

Fluo: Totaal bedrag

Volgnummer

Uitleg + berekening

5. Subsidiabiliteit

• Welke kosten zijn subsidiabel– centrale vraag: wat is goedgekeurd in

projectfiche– project gerelateerd: geen kosten die behoren

tot de reguliere werking van de promotor

Investeringskosten

• Aankoop van grond: komt niet in aanmerking voor cofinanciering

• Gebouwen:– afbraak: niet– verwerving: niet– oprichting, renovatie en inrichting: wel

• Installaties, machines en uitrusting:– ondergrondse leidingen bij

infrastructuurwerken: niet, tenzij ze kaderen binnen de algemene inrichting van een gebouw

– dorpskernvernieuwing: onderfundering en fundering, lijnvormige elementen, verhardingen, signalisatie, groenaanleg, regiewerken, materieel en straatmeubilair: wel

• Rollend materieel: niet, behalve gespecialiseerd rollend materieel, onontbeerlijk voor de uitvoering van het project

• Levend materiaal: – aankoop van dieren: niet– aankoop en planten van zaai- en pootgoed van

jaarlijkse landbouwgewassen: niet – huur van dieren en planten: wel

• Leasing:– een door de leasingnemer aan de

leasinggever betaalde leasingprijs (netto-aankoop): wel

• uitzondering: – leasingwagens/bedrijfswagens, en afschrijving: niet – rollend materiaal algemeen: niet

– andere met de lease-overeenkomst-gemoeide kosten, zoals belasting: niet

Personeelskosten• Loonkosten van de rechtstreeks bij het project

betrokken personeelsleden, niet van supervisie

→ bewijs 1: kopie van loonfiche• Enkel voor de tijd aan het project besteed

→ bewijs 2: tijdsregistratie per halve dag• Vrijwilligerswerk hoort niet in deze rubriek:

– betaald: werkingskosten– onbetaald: bijdragen in natura

Project gerelateerde kosten die er niet zouden zijn zonder het project

(projectfiche!)

Werkingskosten

• Aanvaard als werkingskosten:de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor verbruiksmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur niet langer is dan de duur van het project (b.v. inkt, papier, batterijen, ...)

– aankoop van een computer en een printer specifiek voor project:

• afschrijving op 3 jaar :per jaar maximaal 1/3 van de aankoopprijs

– huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen, apparatuur en infrastructuur

– tankbeurten en kilometervergoedingen als het vervoer essentieel is voor het project

– betaald vrijwilligerswerk, verantwoord met een onkostennota (naam, dag(en), plaats en geleverde werk) en een betalingsbewijs

• geen combinatie van forfaitaire en reële kostenvergoedingen (kilometervergoeding)

• kosten die gemaakt worden ten aanzien van deze vrijwilligers (bv. een attentie voor het geleverde werk) kunnen ondergebracht worden als werkingskost

– Kosten die gemaakt worden door een particulier: onkostennota en betalingsbewijs

• kan ook onder externe prestaties

– verzekering specifiek voor het project

• Niet aanvaard als werkingskosten– afschrijvingskosten voor het gebruik van

bestaande infrastructuur– computerkosten voor occasioneel gebruik: =

overheadkosten– uitgaven in verband met distributie, marketing en

reclame (promotie en publiciteit)– verhuur aan zichzelf (interne huuraanrekening)

Overhead

• Kosten die ook bestaan zonder project want verbonden aan dagdagelijkse activiteiten

• Overheadkosten die niet specifiek aan het project verbonden zijn: verdeelsleutel

• Max. 15% van de werkelijke personeels- en werkingskosten

• Enkel deze kosten vallen onder overhead:– Gebouw: huur gebouw/kantoor/vergaderzaal, verwarming,

verlichting, elektriciteit, gas, water– Kantoor: telefoonrekening, internetabonnement, postzegels,

verzendingskosten, kantoorbenodigdheden, inkt, papier/copies, onderhoud burelen, onderhoud PC + printer

– Representatie: reis- en verblijfkosten, kilometervergoeding– Ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch

advies– Verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid, brand,

arbeidsongevallen

Externe prestaties• Kosten van de prestaties die door externe

organisaties in het kader van het project worden geleverd

• Bv. vergoedingen voor architecten, veiligheidcoördinatie, studie-, engineering- en consulentenbureaus

• Onderzoeksopdrachten en studies: enkel indien deel van een concreet project

• Km-vergoeding: als de kilometers worden verreden door iemand die de externe prestatie uitvoert

Promotie en publiciteit

• enkel indien opgenomen in aparte rubriek projectfiche• worden enkel in aanmerking genomen indien alle

logo's en slagzin aanwezig

Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling:

Europa investeert in zijn platteland

Bijdragen in natura• enkel als onbetaald vrijwilligerswerk

– tastbare output project– relatie met goederen waarvan kosten

gedeclareerdbv. schilderwerken kan als verf ingebracht als kost

– moet in rubriek in projectfiche voorzien zijn– max. tarief: € 20 per uur– opmerking: inzet vrijwilligers moet op voorhand

gemeld worden aan de PG-coördinator

Inkomsten

• Inkomsten die rechtstreeks voortkomen uit het project en tijdens de projectperiode

• Negatief getal: min-teken

• Ook 60% in rekening brengen

• Voorbeeld 1:

Project = organiseren evenement => inkomgeld moet in vermindering gebracht worden

• Voorbeeld 2:

dorpshuis wordt gerenoveerd en na de renovatie worden bepaalde lokalen verhuurd. De huurprijs moet hier niet afgetrokken worden omdat het project de renovatie van het dorpshuis is

6. Controle en uitbetaling• Leader :

– Controle door de coördinator iov PG– Controle door de VLM

• Uitbetaling Leader cofinanciering door Vlaams betaalorgaan:Agentschap voor Landbouw en Visserij

Procesondersteuning

Dienst Betalingen en Inningen, Ellipsgebouw, 3e verdieping

Koning Albert II laan 35, bus 41,

1030 Brussel

Tel. 02 552 75 83, fax 02 552 75 71

Bekendmaking financiering• Waarom :

openbaarheid gebruik financiering Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling

• Hoe : publicatie op website – Naam promotor– Postcode en gemeente– Bedragen uitbetaalde financiering per begrotingsjaar

Na afloop project Alle documenten en bewijsstukken moeten tot 5

jaar na beëindiging van het project bijgehouden worden:

• Projectdocumenten• Resultaten• Constructies• …

7. Communicatie• Regels voor:

– Gebruik van Europese, Vlaamse en provinciale logo’s

– Vermelden van de slagzin van ELFPO: Europees Landbouwfonds voor PlattelandsOntwikkeling: Europa investeert in zijn platteland

– Plaatsen van infoborden bij fysieke investeringen

Gebruik logo’s en sloganAlgemene richtlijnen

Bij alle communicatie- en promotiemateriaal

Op titelpagina van publicaties(boeken, brochures, folders, uitnodigingen, nieuwsbrieven...) de logo's en slogan, gegroepeerd

Bij publicaties: ook verwijzen naar instantie verantwoordelijk voor informatie-inh

Op de homepage van websites, bij mailings, databases, audiovisueel materiaal...

Op affiches, posters,...

Op ander materiaal (bijv. zakjes, balpennen,…)

Specifieke richtlijnen:Fysieke investering

• Totale kost (cofinanciering + eigen bijdrage)=< € 50.000 => algemene richtlijnen volgen> € 50.000 => gedenkplaat (klein infobord)> € 500.000 => werfplaat (groot infobord)

Bord verplicht tijdens realisatie en daarna 5 jaar laten staan en onderhouden of het groot bord vervangen door een klein.

• Informatieborden: – beschrijving van het project en/of de concrete actie– slagzin en logo’s (min. 25% van de oppervlakte van het

informatiebord)

Voorbeeldenslagzin

Logo’s

Logo’s en slagzin: Min. 25% van het oppervlak van het bord

- Verplichte logo's en slagzin- 25% van het totale oppervlak bord

Naast de logo’s ook de slagzinVoorbeeld van LEADER-project: 4 logo’s + slagzin