INFORME DE GESTIÓN OFICINA DE INFORMÁTICA 2017 · Oficina de Informática...

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Oficina de Informática

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Cra 30 # 8 - 49 Puerto Colombia Atlántico - Colombia

INFORME DE GESTIÓN OFICINA DE INFORMÁTICA 2017

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Contenido INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 4

1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN............................................................................................................. 5

1.1 Oracle PeopleSoft ............................................................................................................................ 5

1.2 AcademuSoft ..................................................................................................................................... 8

1.3 Sistema CAU..................................................................................................................................... 11

1.4 SICVI .................................................................................................................................................... 12

1.5 SAT ....................................................................................................................................................... 12

1.6 Actualización del Banco de Hojas de Vida ............................................................................ 13

1.7 CODASIS UA ..................................................................................................................................... 13

1.8 Aplicativo para la generación de fichas de laboratorio ................................................... 14

1.9 Aplicativo para la gestión de certificaciones de asistencias a eventos ..................... 15

1.10 Orfeo ................................................................................................................................................. 15

1.11 APP Savia .......................................................................................................................................... 16

2. CONECTIVIDAD ...................................................................................................................................... 17

2.1 Logros y mejoras en materia de conectividad en las sedes de la Universidad del Atlántico .................................................................................................................................................. 17

2.2 Universidad del Atlántico número uno en transmisión en línea por RENATA ........ 19

3. INFRAESTRUCTURA ............................................................................................................................ 20

4. IMAGEN Y PRESENCIA INSTITUCIONAL ...................................................................................... 21

4.1 Sitio Web Institucional ................................................................................................................. 21

4.2 Certificado SSL ............................................................................................................................... 22

4.3 Redes sociales ................................................................................................................................ 22

5. SERVICIOS ............................................................................................................................................... 22

5.1 Correo Institucional ....................................................................................................................... 22

5.2 Carnetización .................................................................................................................................. 24

6. PLATAFORMA COMPUTACIONAL ................................................................................................. 25

7. SALAS DE INFORMÁTICA ................................................................................................................... 26

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8. LICENCIAMIENTO ................................................................................................................................. 31

8.1 Software Jaws ................................................................................................................................ 32

8.2 Software Mágic .............................................................................................................................. 32

9. PROYECTO SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN .................... 32

10. CENTRO SE SEGURIDAD .................................................................................................................. 34

11. ACADEMIA CISCO ................................................................................................................................ 34

12. FELICITACIONES .................................................................................................................................. 36

13. INDICADORES DEL PLAN DE ACCIÓN 2015-2017...................................................................... 37

14. TABLA DE ANEXOS ............................................................................................................................. 41

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INTRODUCCIÓN

El objetivo del presente informe es dar a conocer a la comunidad de la Universidad del Atlántico, los avances realizados en la gestión de la Oficina de Informática durante el año 2017. La Oficina de Informática como componente estratégico de la Universidad del Atlántico, con miras al cumplimiento de su objetivo y en su proceso de mejora continua, enmarcado en el plan estratégico institucional 2009-2019, se realizando actividades de gran impacto, con la finalidad de aportar a la consecución de la gestión misional, orientada a cumplir con los compromisos adquiridos en el plan de acción institucional. Una de las metas es ser el hilo conductor de los procesos, con la finalidad de que cuenten con herramientas efectivas, transparentes, actualizadas y seguras, para lograr este objetivo se tiene la necesidad de potenciar la dimensión gestión tecnológica y comunicaciones con sistemas de información, plataforma tecnológica, conectividad

entre otros. El acelerado desarrollo de la ciencia y de la tecnología y la importancia en la utilización de las herramientas informáticas y de conectividad, permite al componente tecnológico de la Universidad del Atlántico incorporarse activamente en todos los proyectos y brindar sus servicios a toda la comunidad. El presente informe de gestión de la Oficina de Informática, se encuentra disponible para todos los interesados.

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1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1.1 Oracle PeopleSoft La implementación de la suite HCM desde el primero de enero del 2017 se encuentra en la fase de producción, a lo largo del año se han liquidando las siguientes nóminas: ● Administrativos ● Docentes de planta ● Docentes Decreto 1279 ● Pensionados concurridos ● Pensionados no concurridos ● Docentes horas cátedras ● Docentes ocasionales

Para las cuales se registran las siguientes novedades: ● Terceros ● Novedades en actualización de contratos ● Novedades en control de ausencias y vacaciones ● Embargos ● Captura masiva e individual de incidencias ● Aportes cuentas AFC ● Aportes voluntarios pensión ● Deducciones tributarias ● Compensación (Cambios en la remuneración) Adicional a la liquidación de las diferentes nóminas, el sistema está generando los certificados laborales y envió de comprobantes de pago a los correos institucionales de los funcionarios. Se realizaron actividades de HCM buscando la estabilización de las diferentes nóminas de la universidad, logrando un apoyo al equipo funcional en la resolución de incidencias en los tiempos dispuestos, obteniendo como productos una ejecución oportuna y pago de las diferentes nóminas. El soporte técnico generó correcciones a las incidencias presentadas en los diferentes

módulos de la suite, automatización de procesos, generación de reportes esenciales

PEOPLESOFT Human Capital Mangment HCM

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para lograr mejoras en la ejecución, generación de nuevas funcionalidades y

capacitación de los recursos propios de la universidad.

Las actividades de Infraestructura se centraron en la correcta distribución de los servidores de aplicaciones y bases de datos, así como la creación de servidores NT con los que no contaba la infraestructura de la universidad. Con esto se logra la estabilización de los diferentes ambientes distribuidos en No Productivos y Productivos. Las actividades realizadas en infraestructura son aplicadas a las dos suites con las que cuenta la universidad Se ha generado un ambiente de confianza por parte de los usuarios finales en la aplicación de Nómina y HCM, y con el acompañamiento la meta es la estabilización total para el año 2018. La implementación de la suite ERP desde el primero de enero del 2017 se encuentra en la fase de producción con la generación de los siguientes documentos: ● Solicitudes ● Ordenes de compra ● Pedidos ● Facturas ● Certificados de Disponibilidad Presupuestal ● Registros Presupuestales ● Causaciones ● Cartas de Instrucción ● Depósitos ● Traslados

La suite ERP soporta los procesos que en el momento se realizan en el Departamento de Gestión Financiera, sin embargo, es necesario resaltar ciertos aspectos relevantes para la estabilidad y cumplimiento de necesidades y normatividad institucional:

• Es sistema contempla tres maneras de realizar una conciliación (automática, semiautomática y manual)

PEOPLESOFT FINANCIAL MANAGEMENT ERP

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• La infraestructura de PeopleSoft se está normalizando con la aplicación de las recomendaciones de buenas prácticas en la distribución de los recursos de la Suite en sus diferentes ambientes (desarrollo, testing y producción) a nivel de base de datos, aplicación y generación de reportes y estadísticas, mejoramiento de la seguridad, disponibilidad y capacidad de respuesta.

• Se realizan sentencias SQL para suplir las necesidades de informes de KK

• El aplicativo se encuentra en la fase de culminación de la configuración y parametrización del proceso contable, aplicado en las instituciones públicas, así como soluciones de requerimientos de los usuarios del aplicativo.

• Preparación y alistamiento de los ambientes del sistema PS para los mapeos, parámetros globales y plantillas para el nuevo plan de cuentas, fundamental para la implantación de las Normas Internacionales de Información Financiera

• Reparametrización de módulos PS bajo normas NIIF, como una segunda fase para la implantación de las Normas Internacionales de Información Financiera, una vez preparados y alistados los ambientes PS.

• La consultoría permitió avanzar en la implementación obligatoria del marco normativo, que conllevará a que en este año se determinen los saldos iniciales de los activos, pasivos, patrimonio y cuentas de orden, para el respectivo cargue en la suite de Peoplesoft, para dar inicio al primer período de aplicación.

Los logros alcanzados para dar continuidad al proyecto se basaron en:

• La resolución de incidencias reportadas por los usuarios y la respectiva explicación.

• Desarrollos aprobados en el transcurso del contrato soporte y mantenimiento a PeopleSoft versión 9.2

• Mejoras aprobadas en el aplicativo para cumplir expectativas de los usuarios, utilizando las mejores prácticas de Peoplesoft

• Entre los valores agregados se encuentra el conocimiento en el aplicativo Peoplesoft por personal de la Universidad del Atlántico, para realizar las implementaciones solicitadas en la herramienta.

• Realización de las pruebas funcionales y/o desarrollos en los ambientes correspondientes.

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Para continuidad del proyecto, se hace necesario la existencia de un contrato de soporte y mantenimientos, con el fin de asesorarnos hasta lograr una estabilidad, sin olvidar capacitaciones relacionadas con: Auditoría, seguridad, funcionalidad del sistema, herramientas generadoras de reportes y administración y puesta a punto de las configuraciones de Peoplesoft.

1.2 AcademuSoft

El sistema Academusoft es el sistema académico actual de la Universidad del Atlántico, en el cual se encuentra el manejo de la información misional de nuestra alma mater, en la actualidad estamos en proceso de actualización de versión, es así como en el año 2017 se adelantaron gestiones de contratación con la Universidad de Pamplona. Sin embargo al sistema Academusoft se la ha realizado varias mejoras significativas en la seguridad, facilidad y utilidad entre los cuales se encuentran: Para mantener la calidad del servicio hacia toda la comunidad universitaria, se realizaron mejoras en el sistema académico a nivel de seguridad, automatización de procesos administrativos y académicos, entre otras. Los progresos realizados por niveles, fueron las siguientes:

Fuente: Universidad de Pamplona – CIAD TI

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Fortalecimiento de la Seguridad:

● Rediseño de ingreso al campus it: se implementó un algoritmo de seguridad robusto, para encriptar las contraseñas del sistema académico. (Calculadora Suprimida para iniciar sesión), esta implementación tiene las siguientes ventajas:

1. Mejora en la confidencialidad de la información 2. Mejora el acceso al usuario con discapacidad visual 3. Implementación de algoritmos de cifrado para el ingreso al sistema 4. Fortalecimiento de la seguridad del método de ingreso.

● Implementación del servicio de un TOKEN, para el ingreso de notas por parte de

los docentes y administrativos.

● Control de IP, para conexiones maliciosas por fuera del país.

● Manejos de sesiones dinámicas, para evitar la suplantación de identidad. Módulo de carga de documentos y Carnetización: Diseño y desarrollo de un módulo de carnetizacion para gestionar los carnet desde el sistemas académico evitando filas y mejorando el manejo de archivos y papeles, esta implementación tiene las siguientes ventajas:

1. Carga digitalizada de los documentos de identidad y validación 2. Carga digitalizada de foto, para carnetización

Para el cargue de esta información, se cumplen los lineamientos a nuestra Política de tratamiento de datos personales, resolución rectoral No. 001425, también realizada y aprobada en esta gestión. Módulos de Auditoría de notas: Desarrollo e implementacion de modulos de auditorias académicas y financieras, mejorando:

1. Tiempos de respuestas 2. Gestión de información delicada para los entes correspondientes.

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Fortalecimiento del uso del Correo Institucional ntegración de los servicios de google para gestionar la recuperación del correo institucional mediante el sistema academico, permitiendo a los estudiantes gestionar sus contraseñas de manera personal sin realizar ningún trámite. Módulos de certificados en línea Se realiza la implementación de los certificados en línea donde el estudiante puede diligenciar y descargar, todos los certificados que necesita a través del aplicativo, las ventajas y/o fortalecimiento son:

1. Antitrámites 2. Seguridad de la información.

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Módulo de Certificados OnLine: Para agilizar los procesos administrativos relacionados a la emisión de certificados académicos dentro de la Universidad del Atlántico, la Oficina de informática diseño, desarrollo e implementó un módulo para gestionar todos los certificados que se emiten en el departamento de admisiones de manera online, logrando con esto mejorar los tiempos de respuesta de atención al usuario, evitar largas filas y ahorro de papel. Estos certificados son:

● Escala de calificaciones.

● Conducta.

● Paz y salvo académico para egresados.

● Notas para estudiantes.

● Notas para graduados.

● Doble programa para estudiantes con matricula actual en ambos programas.

● Estudio con información financiera (costo del semestre).

● Estudio de semestre anteriores para usuario inactivo.

● Estudio de semestre actual para estudiante matriculado.

● Estructura Currícular (Pensum)

● Ranking

1.3 Sistema CAU El sistema CAU es el sistema Help Desk de la Oficina de informática, el cual se encuentra en funcionamiento hace algunos años, sin embargo en la presente gestión se fortaleció el uso completo de la herramienta con las siguientes mejoras:

● Creación y actualización del inventario computacional, dispositivos y de licenciamiento

● Actualización de hojas de vida de equipos y dispositivos, desde la compra o inventario inicial hasta la entrega del equipo con su respectiva acta.

● Registro y seguimiento de incidencias de seguridad ● Seguimiento del cumplimiento de solicitudes e incidencias ● Reducción en el riesgo de “Daños y pérdidas de equipos de cómputo”

identificando ubicación y responsables (custodios) de estos activos de la Universidad

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● Análisis de parametrización del sistema bajo los nuevos lineamientos de la oficina de informatica y politicas de seguridad.

En el año 2017 se reforzó en la atención y mejoramiento del activo de información más importante la imagen institucional, con la finalidad de establecer controles, con la actualización de las hojas de vida de los recursos informáticos manteniendo actualizada la historia completa de equipos en su ciclo de vida desde su compra (factura, registro fotográfico, acta de entrega, mantenimientos, entre otros ) propendiendo al mejoramiento continuo en la calidad del servicio.

1.4 SICVI En la actualidad la plataforma de Sistemas de Créditos Virtuales Sicvi, con su administración en la Vicerrectoría de Docencia, se encuentra utilizando los servicios CloudHosting en RENATA ofreciendo la continuidad del servicio a disposición de docentes y estudiantes.

1.5 SAT

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El Sistema de Alertas Tempranas SAT, es la herramienta de apoyo para la Vicerectoría de Bienestar Universitario, a la cual se le realizó una mejora que consiste en una interfaz entre SAT y Academusoft.

1.6 Actualización del Banco de Hojas de Vida En trabajo colaborativo con Vice Docencia se realizó la actualización del Banco de Hojas de Vida. Las mejoras incluidas a este sistema permiten especificar la dedicación y la convocatoria donde se encuentra el aspirante, además facilita el trabajo de los procesos de futuras convocatorias y selección.

1.7 CODASIS UA Se llevó a cabo la implementación del SITE de Admisiones para poner a su disposición la información periódica de los inscritos, admitidos, matriculados y graduados. Este SITE les permitirá al Dpto. de Admisiones realizar y entregar a la comunidad datos de sus procesos de forma ágil y oportuna.

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1.8 Aplicativo para la generación de fichas de laboratorio Se implementó una aplicación que permite al Departamento de Admisiones y a los laboratorios autorizados por la universidad, el control de los exámenes médicos de los estudiantes próximos a ser admitidos, evitando la generación de exámenes a quien no esté autorizado e impidiendo la duplicidad de estos exámenes por parte de los laboratorios; además este genera una numeración a cada participante que les permite organizarse en la ejecución de las pruebas de campo.

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1.9 Aplicativo para la gestión de certificaciones de asistencias a eventos Se realizo un sistema que permite la obtención de certificados de asistencias de los participantes a eventos en que se encuentren registrados, de esta forma se le facilita la obtención al participante evitando su desplazamiento, y a la universidad se le evita el proceso de impresión y la atención de clientes por dicho motivo.

1.10 Orfeo A finalizar el año 2017 se realizó la contratación de la implementación de la Plataforma Orfeo, el cual es el sistema de información para apoyar la gestión documental de la Universidad, este logro se llevo a cabo bajo la gestión de Secretaría General.

VENTAJAS

● Administración y parametrización de tipos de radicación de documentos. ● Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y prácticas de la administración de

los flujos documentales y archivísticos. ● Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs la sistematización de la

generación de los expedientes virtuales. ● Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos. ● Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión.

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● Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada en cualquier sistema operativo (Linux, Windows, Unix), con conexión a diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle, MsSQL) y en entornos como Internet o Intranet.

● Es una herramienta web de fácil acceso mediante cualquier navegador. ● Permite a los trabajadores el fácil acceso y trámite de tareas desde cualquier

lugar donde haya conexión a Internet. ● Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo electrónico.

1.11 APP Savia

En la actualidad es cada vez mayor el uso de celulares inteligentes, donde todos los servicios que prestan facilitan la información. La Universidad del Atlántico a través de la Oficina de informática realizó un desarrollo de la APP SAVIA, con la finalidad de realizar un aporte a la seguridad de la información en el proceso de ingreso de notas, la APP SAVIA se descarga desde Google Play y la utilidad consiste en que cada vez que un docente realiza un ingreso o cambio de notas en el Sistema Académico Academusoft, llega un mensaje a su celular con el cambio realizado con el usuario del docente. Con este aporte se realiza un control al riesgo de suplantación en cambios de notas.

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2. CONECTIVIDAD

2.1 Logros y mejoras en materia de conectividad en las sedes de la Universidad del Atlántico

● La Universidad del Atlántico como pionera de conectividad en Renata en toda la costa

● Ampliación del canal de internet a 1000 MB (1 Gb) con dos (2) nuevos canales de internet de 500MB cada uno, 500MB para academía, 500MB público

● Un canal de 200 MB para brindar servicio de conectividad internet para Wifi ● Implementación de dos (2) nuevos canales de 100MB c/u para comunicaciones

voz, datos e internet desde la sede norte de la Universidad del Atlántico a las sedes 20 de Julio y Bellas Artes

● Reemplazo de los switches de base 100 a 1G, mejorando el tráfico de la red de datos en la Universidad,

● Implementación de nuevos equipos de telecomunicaciones de última generación ● Un (1) FIREWALL/seguridad perimetral de alto nivel ● Ocho (8) equipos activos para redes que alcanzan velocidades de hasta 40G ● Implementación de cinco (5) nuevos enlaces con 3.5 kilómetros de fibra óptica

de última tecnología para los Bloques ABC, D, G, H y oficina del Sistema de Gestión Ambiental Bloque I primer piso

● Desarrollo de la primer fase del sistema Wifi de la Universidad del Atlántico que entregará como meta una cobertura del 75% de todo el campus y disponibilidad para 25.000 estudiantes, con 71 nuevos puntos en Sede Norte y 4 en Bellas Artes, con capacidad para atender 200 usuarios simultáneos cada uno, a velocidades de hasta 1 Gbps

● A nivel de comunicaciones, se mejoró el tráfico de la red de datos en la Universidad, pasando de 100 Megabyte a 1 Gigabyte en las salas de informática, bloque administrativo, laboratorios y dependencias ubicadas en los bloques académicos ABC, D, G, H e I, Centro de Convenciones, lo anterior basado en un cambio de switches y reorganización en la configuración misma de la red.

● Para Vivelab y las Vicerrectorías de Bienestar Universitario, Docencia e Investigaciones se mejoró la velocidad del enlace entre los dispositivos de comunicación, pasando de 1 Gigabyte a 10 Gigabyte, debido a la instalación de un CORE y la respectiva interconexión con fibra óptica, logrando un alto nivel de conectividad.

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● En los bloques A, B y C fue fundamental el cambio paulatino de switches base 100 a base 1000, eliminando en su mayoría dispositivos no configurables y por ende no administrables, que ocasionaban congestión en la red, dificultando la detección de las fallas. A la fecha con la gestión realizada se mejoró el rendimiento, monitoreo, resolución de fallas, escalabilidad al brindar la posibilidad de crecer y descongestionamiento de la red. Por Consiguiente, dicho proceso debe finalizar con la compra de 20 switches configurables y administrables.

● En la sede de Bellas Artes la comunicación entre dispositivos internos pasó de 100 Megabyte a 1 Gigabyte, aunado a lo anterior se realizaron cambios en la configuración de la red y se implementaron reglas de seguridad, conllevando a un mayor rendimiento y mejora en la prestación del servicio a nivel de usuario final.

● Se culminó el proceso de virtualización de la telefonía IP mediante un servidor Cisco, minimizando el riesgo de continuidad del servicio y aumentando la disponibilidad telefónica, ya que con la solución se descongestiona el tráfico de llamadas internas y externas, con la respectiva actualización de versiones y protocolos, facilitando en adelante la administración y monitoreo de cada teléfono.

● Se adquirió un software de monitoreo de red llamado SolarWinds, necesario para facilitar la tarea de administración, permitiendo detectar las fallas, facilitando de esta manera la solución a ellas, dado que notifica mediante mensajes al correo institucional las inconsistencias y a través de gráficas señala los estados de los dispositivos y el nivel de saturación de comunicación.

● Ampliación en la cobertura de la red inalámbrica en las dependencias y laboratorios de bloques académicos ABC, H, G, E, e I, sede 43, Bellas artes, mediante la instalación de routers inalámbricos, los cuales van a ser administrados mediantes unas controladoras a nivel central u otros funcionando de manera independiente, brindando mayor capacidad de acceso a la comunidad dentro del campus al servicio de internet.

● Se ha implementado Cableado estructurado en las siguientes ubicaciones: Oficina de Doctorado, coordinación de Química y Matemáticas, Centro de convenciones. En proceso las salas de Postgrados en la sede 43.

● En los siguientes centros de cableado se instalaron UPS: 3er piso del bloque H, 1er piso del bloque G, 204A, 312D, 103D, 1er piso Bloque E, Coordinación de Farmacia. Además, en otros espacios para dar cobertura en las siguientes ubicaciones: 2do y 5to piso bloque H, 2do y 3er piso del bloque G.

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2.2 Universidad del Atlántico número uno en transmisión en línea por RENATA

la Universidad del Atlántico, es la institución líder en transmisiones de RENATA en Vivo que ha facilitado la emisión de más de 34.000 horas de eventos científicos, educativos y tecnológicos de acceso abierto sobre la infraestructura de la red. El VC Espresso, es la solución de conferencia en línea para seminarios, reuniones y educación virtual provista por RENATA y RedCLARA que permite la realización de sesiones de trabajo colaborativo entre usuarios localizados en diferentes puntos geográficos. VC Espresso y la sala virtual de RENATA hacen parte del Colaboratorio, la plataforma que reúne las herramientas y los servicios de colaboración para la interacción de los miembros de las instituciones conectadas a la red de manera remota en tiempo real, con la mayor calidad y a la mayor velocidad. RENATA es la red nacional de investigación y educación miembro de RedCLARA que más utiliza el servicio de VC Espresso. De acuerdo con el registro del servicio, la Universidad del Atlántico realizó 1208 interacciones en línea, llegando a ser la número uno en personas que interactuaron. Desde el año 2008, el servicio de transmisión y difusión de los diferentes eventos académicos, científicos, educativos y tecnológicos de las instituciones conectadas a la Red Nacional Académica de Tecnología Avanzada, RENATA ha facilitado la transmisión con interacción de más de 8.000 usuarios desde más de 130 instituciones académicas y científicas de Colombia.

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3. INFRAESTRUCTURA Nos encontramos buscando alternativas para la ampliación y organización de nuestro Datacenter, las cuales estamos contemplando las opciones más favorables para la Universidad.

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● Veintiocho (28) servidores físicos ● cincuenta y seis (56) servidores virtualizados

Donde se alojan los sistemas de información, base de datos, entre otros.

● Dos (2) UPS con capacidad de 15Kva. cada una ● Un (1) DPS ● Se colocó en funcionamiento una (1) Planta Eléctrica de capacidad de 220 Kva.

4. IMAGEN Y PRESENCIA INSTITUCIONAL

4.1 Sitio Web Institucional El sitio web institucional se encuentra renovado en el cambio de imagen y visualización con estandarización y actualización acorde al manual de imagen institucional. Contamos con el certificado de sitio seguro (SSL) el cual tiene los beneficios de seguridad, confianza, legitimidad, se elimina el malware, entre otros.

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4.2 Certificado SSL

Renovación del certificado SSL (Secure Socket Layer) para continuar brindando seguridad en el uso de la aplicación que lo posea, le confirma a los usuarios que el sitio es auténtico, real y confiable para ingresar datos personales, al usar un certificado de seguridad nuestros datos están encriptados por lo tanto la transmisión es segura. La Universidad del Atlántico cuenta con el certificado SSL en su sitio web y en varios subdominios institucionales.

4.3 Redes sociales La divulgación de las noticias, eventos y otras informaciones concernientes a la Universidad del Atlántico o de interés general también se está realizando en las redes sociales, obteniendo mayor divulgación y participación entre la comunidad. Actualmente la red social Facebook cuenta con 45.000 Seguidores. En Twitter actualmente tiene 9.000 seguidores y en YouTube actualmente tiene 792 suscriptores y alrededor de 30.000 reproducciones de los videos del canal institucional.

• Facebook: udeatlantico

• Twitter: @Udelatlantico

• Instagram: @uniatlantic

5. SERVICIOS

5.1 Correo Institucional La plataforma de correo institucional de la Universidad del Atlántico funciona bajo el esquema de computación en la nube (Cloud Computing Saas), a través del servicio Gmail

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para la Educación de Google, el dominio principal de nuestra institución corresponde a @uniatlantico.edu.co, con diferentes subdominios, @mail.uniatlantico.edu.co, @dcc.uniatlantico.edu.co, @est.uniatlantico.edu.co Estudiantes.

El correo institucional es una herramienta muy importante en la Universidad del Atlántico, ya que a través de ella se puede acceder a diferentes beneficios como son:

● Restablecimiento de la contraseña de campus it ● Acceso a la APP Savia ● Comunicaciones de interés de toda la comunidad ● Inscripciones a cursos, capacitaciones, entre otros ● Imagen institucional en las comunicaciones.

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5.2 Carnetización La carnetización institucional tiene mejoras significativas al racionalizar el proceso a través de Academusoft, ya que el mismo estudiante es el encargado de ingresar la información necesaria para el carnet, incluyendo sus datos personales y foto con las características requeridas para el procesamiento de este documento institucional, cabe anotar que la Universidad del Atlántico cumple con la ley de datos personales con la respectiva política de tratamiento de datos personales, aprobada por resolución rectoral No. 1425. Con este nuevo procedimiento se han elaborado aproximadamente Siete Mil (7000) carnet estudiantiles y egresados.

Servicios correo

Drive

Chat

Site Calendar

Grupos

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6. PLATAFORMA COMPUTACIONAL La Universidad del Atlántico amplió su plataforma computacional y en estos momentos cuenta con dos mil trescientos setenta y cinco (2375) equipos operativos, que están relacionados e inventariados en el CAU, los cuales en su gran mayoría fueron adquiridos en la gestión realizada entre el período 2016 y 2017, soportados en los contratos que reposan en el Departamento de Bienes y suministros. Actualmente prestan servicio a toda la comunidad universitaria, para atender las solicitudes y/o incidencias de servicios relacionados con las Tecnologías de Información de los usuarios contamos con un sistema de Mesa de Ayuda. Sus servicios son:

• Responder a las preguntas y problemas de los usuarios

• Brindar apoyo en línea acerca de los problemas relacionados con el software y hardware.

• Asistir en la notificación de tendencias y de situaciones que le permitan alcanzar altos niveles de servicio a la comunidad de usuarios

Infraestructura tecnológica Cantidad

Equipos de cómputo 2375

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Salas de Informática 30

Servidores 28

Tableros inteligentes 16

Pantallas digitales 7

Video Beam 216

Fuente: CAU - Oficina de Informática

7. SALAS DE INFORMÁTICA Las salas de informática se han realizado mejoras para brindar un buen servicio a toda la comunidad, resaltando que el objetivo de la oficina de informática es aumentar la mayor cantidad de estaciones gráficas, debido a que son equipos robustos que permiten trabajar mejor los software, entre las cuales tenemos:

● Reemplazo de 24 equipos de cómputo de los 30 existentes en la sala 101D, ya que se encontraban algunos con problemas de hardware. Los equipos que se reemplazaron son iMac27"/SD con pantallas ultradelgadas y componentes inalámbricos

● Se logró el cambio de 52 equipos que se encontraban en la sala 102D, cuyo modelo eran Lenovo M90-5485AK7 con especificaciones generales tales como: Disco duro de 250GB 7200RPM, Procesador: Intel Core i3 y memoria de 4GB DDR3. Aunque los equipos instalados no son nuevos, estos actualmente mejoraron las especificaciones ya que son 52 estaciones de trabajo (Lenovo s20 Workstation) con especificaciones generales tales como: Disco duro de 500GB 7200RPM, Procesador: Dual Core Xeon Intel y memoria de 4GB DDR3 y con tarjeta de video 3D independiente. Los equipos que se reemplazaron fueron tomados de la sala 105H ya que ésta fue modernizada por equipos nuevos.

● Se reemplazaron 46 equipos existentes en la sala 103D por equipos Nuevos: Estaciones de trabajo ThinkStation P310. Los equipos que existían en esta sala

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era modelo Lenovo M90-5485AK7 con especificaciones generales tales como: Disco duro de 250GB 7200RPM, Procesador: Intel Core i3 y memoria de 4GB DDR3. Los equipos nuevos obtenidos en esta sala mejoran sus especificaciones generales ya que se trata de estaciones graficas ThinkStation P310 con procesador Intel Xeon CPU E3-1225 3.30GHz, memoria de RAM 16GB y disco duro 1TB 7200RP y con tarjeta de video incorporada.

● Se reemplazaron 53 equipos existentes en la sala 104D por equipos Nuevos: Estaciones de trabajo ThinkStation P310. Los equipos que existían en esta sala era modelo Lenovo M90-5485AK7 con especificaciones generales tales como: Disco duro de 250GB 7200RPM, Procesador: Intel Core i3 y memoria de 4GB DDR3. Los equipos nuevos obtenidos en esta sala mejoran sus especificaciones generales ya que se trata de estaciones gráficas ThinkStation P310 con procesador Intel Xeon CPU E3-1225 3.30GHz, memoria de RAM 16GB y disco duro 1TB 7200RP y con tarjeta de video incorporada.

● Se reemplazaron 22 equipos existentes en la sala 302D por equipos Nuevos: Estaciones de trabajo ThinkStation P310. Los equipos que existían en esta sala eran estaciones de trabajo (Lenovo s20 Workstation) y al igual que la sala 105H estos se reemplazaron con el fin de tomarlos para completar la sala de informática 102D, ya que el objetivo es aumentar en las salas de informática la mayor cantidad de estaciones gráficas , debido a que son equipos robustos que permiten trabajar mejor los software. Los equipos nuevos obtenidos en esta sala mejoran sus especificaciones generales tales como: procesador Intel Xeon CPU E3-1225 3.30GHz, memoria de RAM 16GB y disco duro 1TB 7200RP y con tarjeta de video incorporada.

● Se reemplazaron 45 equipos de los 54 existentes en la sala 312D por equipos Nuevos: Estaciones de trabajo ThinkStation P310. Los equipos que existían en esta sala eran modelo Lenovo M90-5485AK7 con especificaciones generales tales como: Disco duro de 250GB 7200RPM, Procesador: Intel Core i3 y memoria de 4GB DDR3. Los equipos nuevos obtenidos en esta sala mejoran sus especificaciones generales tales como: Hard Drive: 1x 1TB 7200rpm, Processor: 1x Intel Xeon E3-1225 v5 Processor(E3-1225 v5), Memory: 2x 8GB DDR4 2133 y con tarjeta de video incorporada.

● Se reemplazaron 30 equipos existentes en la sala 105H por equipos Nuevos: Estaciones de trabajo ThinkStation P310. Los equipos que existían en esta sala eran estaciones de trabajo (Lenovo s20 Workstation) y estos se reemplazaron con el fin de tomarlos para la sala de informática 102D, ya que el objetivo es aumentar en las salas de informática la mayor cantidad de estaciones gráficas , debido a que son equipos robustos que permiten trabajar mejor los software.

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Los equipos nuevos obtenidos en esta sala mejoran sus especificaciones generales tales como: procesador Intel Xeon CPU E3-1225 3.30GHz, memoria de RAM 16GB y disco duro 1TB 7200RP y con tarjeta de video incorporada.

● Se reemplazaron 15 equipos por cada Sala de Posgrados y se adicionó 1 para escritorio del docente. En total fueron ingresados 64 equipos en todas las salas de posgrados modelo V510z All-in-One (Lenovo). Los equipos que existían en las salas de posgrados eran modelo A70Z marca Lenovo, Processor: Intel Core 2 Duo E7500 con 4GB RAM (2X2GB) y 320GB 7200RMP. Los equipos nuevos obtenidos en esta sala mejoran sus especificaciones generales tales como: V510z All-in-One (Lenovo), Type 10NH, Model 10NH0004LS, Processor: 1x Intel Core i5-6400T Processor(Core i5-6400T), con Memory: 2x 4GBDDR4240.

● Se realizó una revisión general de los software y sistema operativo que contenía cada equipo en las salas de informática, instalando luego todos los software revisados de tal manera que quedaran en todas las salas los mismos software tanto licenciados como libres legales con el fín de que los estudiantes puedan ingresar a cualquier sala para realizar sus actividades académicas.

● Con el fin de implementar más herramientas tecnológicas en la educación de nuestra universidad , se encuentra en proceso de instalación Video proyectores o video beam en las salas de informática tales como 102D, 103D,104D,302D,105H,517H,518H,519H,520H , lo cual permite facilitar un mejor desarrollo de las clases.

● Con el fin de mejorar las condiciones ambientales y prestar un servicio confortable en las salas de informática de nuestra universidad , se encuentra en proceso de desmonte e instalación de aires acondicionados deseables en las salas de informática 101D,102D, 103D,104D,302D,312D,502D,105H,106H , lo cual permitirá mantener ambientes de trabajo propicios y estables en el desarrollo de las clases.

● Actualmente se encuentran cámaras de vigilancia para buscar la seguridad en las salas de informática 101D,102D,103D,104D, 102D, 312D, 502D, 105H, 106H, 517H, 518H, 519H, 520H

Figura. Sala 101D Figura. Sala 102D

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Figura. Sala 103D Figura. Sala 302D

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Figura. Sala 312D Figura. sala 105 H

Figura. Salas con Smart Board

Figura. Instalación de Video Beam

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Figura. Cámaras de seguridad

8. LICENCIAMIENTO La Oficina de informática ha logrado conseguir la adquisición de software académicos licenciados para instalarlos de acuerdo a la necesidad tanto en laboratorios de los diferentes programas como en las salas de informática de la sede Norte de la Universidad.

● Microsoft ● Antivirus ESET ● Oracle ● MATLAB ● R2016a ● IBM SPSS STATISTICS 2016 ● MAPLE 2016 ● Matlab 2016 ● NVIVO 11PRO ● STATA IC 14 ● STATGRAPHIS ● CENTURION XVII ● WINEDT 2016 ● WOLFRAM 2016 ● ADOBE CREATIVE CLOUDE ● SOFTWARE SOLIDWORK ● SOFTWARE EVIEW 9.5

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● SOFTWARE GAUSSIAN 09W 64bits

8.1 Software Jaws La Oficina de Informática logró conseguir con El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, dos mil ( 2000) licencias del software Jaws, software lector de pantalla que permite convertir las aplicaciones y la información del computador en sonido para que esta pueda ser escuchada.

8.2 Software Mágic El software Mágic, que es un software magnificador que permite aumentar hasta 16 veces el tamaño de las letras de la pantalla y cambiar sus contrastes, La Universidad del Atlántico cuenta con ( 2000) licencias para el uso de la población que lo necesita. Con este trabajo, la oficina de informática se encuentra equipada dentro de la Universidad del Atlántico al proyecto ConVerTic lanzado por El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para beneficiar a colombianos que presenten discapacidad visual.

9. PROYECTO SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Con la finalidad de mejoramiento en la seguridad informática, se realizó la adquisición de un nuevo firewall para la seguridad perimetral en las redes, lo cual brinda como beneficio el monitoreo constante del tráfico de la información, uso del ancho de banda, además se puede administrar el uso del canal.

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Al mismo tiempo se encuentra en el área un ingeniero experto para la implementación de la seguridad de la Información, se realizan actividades como:

● Actualización de las Políticas de Seguridad de la Información y Manual de seguridad y Políticas de Informática MAN-GT-001 a la Comunidad Universitaria

● Seguimiento y control de Activos de Información según su integridad, confidencialidad y disponibilidad

● Apoyo y seguimiento a las necesidades en cada una de las sedes en el manejo y buen uso de los activos de información

● Promover las buenas prácticas en el uso racional de los recursos públicos ● Identificación de riesgos y seguimiento a incidencias de seguridad de la

información ● Revisión de las vulnerabilidades a los sitios web con link en la página principal

institucional. ● Tip’s del buen uso de los activos de información dirigidas a toda la Comunidad

Universitaria. ● Documentación de los procesos y Manuales de procedimientos.

Al inicio del año 2017 en cumplimiento con la política de tratamiento de datos personales resolución rectoral No. 001425 se realizó el registro de tres bases de datos ante el Registro Nacional de bases de datos RNBD en cumplimiento a la ley 1581 del 2012 de protección de Datos personales.

9.1 Buenas prácticas TI

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La Oficina de informática en cumplimiento a su proyecto de mejoramiento de la Gestión de servicio TI, realizó la implementación de buenas prácticas en seguridad, servicios y cumpliento a las normativas y leyes, entre esas tenemos:

● Implementación de cámaras de seguridad en las salas de informáticas y espacios físicos donde se requiere vigilancia de activos.

● Registro de tres (3) bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de datos, en cumplimiento a las leyes de protección de datos personales.

● Fortalecimiento del control de inventario de equipos de cómputo en la herramienta CAU, con el ingreso de la trazabilidad y hoja de vida del equipo.

● Cambio en la seguridad en el ingreso al sistema de información Academusoft ● Adquisición del software Solarwinds para el monitoreo de redes

10. CENTRO SE SEGURIDAD Es una central de seguridad que monitorea y controla las instalaciones de la Universidad del Atlántico, el cual fue dotada con: ● Servidor y software de administración ● Sistema de cámaras facultad de bellas artes ( hall de entrada, acceso a patio 1,

auditorio, zona de parqueo, salones de actuación, patio trasero, perímetro museo, perímetro lateral)

● Sistema de cámaras Vivelab ● Sistema de cámaras salon 310 ● Sistema de cámaras salones 101,102,103,104,312,302 y 502 del bloque d, salones 105

y 106 bloque h ● Sistema de video wall

11. ACADEMIA CISCO La finalidad de la Academia CISCO es de brindar a la comunidad opciones tecnológicas, de fácil acceso que sirvan de base para entrar al mercado laboral de manera certificada, al mismo tiempo la Oficina de informática es una de las pocas oficinas administrativas en generar ingresos por autogestión.

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En el año 2017 la Academia CISCO de la Universidad del Atlántico capacitó a 51 personas en 9 módulos de CCNA R&S.

Ingresos Academia CISCO

Fuente: Academía Cisco

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12. FELICITACIONES El porcentaje más alto de las PQRs recibidas en la Oficina de informática son las felicitaciones, las cuales en su mayoría se recibieron por el mejoramiento de las salas de informática, en su mayor porcentaje 70% son en el servicio de las salas de informática: Las felicitaciones recibidas han sido muy gratificantes, ya que los usuarios reconocen el esfuerzo que ha realizado la Universidad y la Oficina de informática para brindar un buen servicio, entre las felicitaciones recibidas en lo que va del año tenemos: Atención 18179: Agilidad de respuesta en restablecimiento de correo institucional “Quiero felicitar por el excelente servicio del área de Soporte de Correo Institucional, solucionaron mi inconveniente con mi correo institucional de manera muy eficiente, rápida y sin tanto protocolo, de haber sabido que el proceso era tan sencillo lo hubiese hecho antes ” Estoy muy feliz por la atención brindada por esta área. JUANA CAROLINA PERALTA RODGERS

Atención 18195: Agradecimiento a las charlas de manejo de computadores y seguridad de la información. Agradezco a los departamentos responsables a dar las charlas sobre el manejo de computación sobre el uso de biblioteca, el cual a sido eficaz a realizar rápido y eficiente las labores prestadas por la universidad en el manejo de libros. Jesús Eduardo Ramírez Quiroz

Atenciones 19219/19225/19226/19227/19228/19229/19230/19231/19232/19233/19234/19235/19236/19237/19238/19304/19357/19372/19375/19406/19407/19408/19409/19410/19411/19412/19413/19414/19415/19416/19417/19418/19419/19420/19421/19422/19423/19424/19425/19427/19428/19429/19432/19433/19434/19435/19436/19437/19438/19439/19440/19441/19442/19443/19444/19445/19446/19447/19448/19450/19451/19452/19453/19454/19455/19456/19457/19458/19459/19460/19462/19463/19464/19465/19466/19467/19468/19469/19470/19471/19472/19473/19474/19475/19476/19477/19478/19479/19480/19481/19482/19483/1948419485/19486/19487/19488/19489/19491/19492/19493/19494/19496

Adecuación de las salas de informática, en especial la 315 bloque B.

Atención 19115: Mejoramiento en la información en redes sociales Atención 19497: Soporte a docente en ingreso de notas

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13. INDICADORES DEL PLAN DE ACCIÓN 2015-2017 A continuación se realiza medición de los indicadores del plan de acción 2015-2017 con corte a Diciembre 2016 al mismo tiempo los logros y limitantes.

Sistemas de información 2017 Diciembre

Porcentaje (%) de Implementación de Peoplesoft

95%

Porcentaje (%) de Actualización del sistema de información académico administrativo academusoft

70%

Porcentaje (%) de licenciamiento de software renovado o actualizado

85%

Porcentaje (%) de implementación de sistemas de información inexistentes o desactualizados

75%

Logros Límites La implementación de la suite ERP y HCM desde el primero de enero del 2017 está en producción. Se encuentra normalizada con la aplicación de las recomendaciones de buenas prácticas en la distribución de los recurso de diferentes ambientes de la suit, como son desarrollo, testing y producción

A la fecha no se ha realizado el cargue masivo del inventario de activos de la Universidad, el cual es el insumo del módulo de activos. No existe una interface entre la suite HCM y los sistemas ACADEMUSOFT y GESTASOFT, razón por la cual se están realizando doble activación de contratos para los docentes,

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en la culminación de la configuración y parametrización del proceso contable aplicado en las instituciones públicas

uno para el proceso de liquidación en Peoplesoft y otro en Gestasoft, para que en Academusoft se pueda realizar la carga académica del docente.

Academía de Certificación 2017 Diciembre

Porcentaje (%) De academias de certificación tecnologicas estructuradas y desarrolladas

90%

Logros Límites Certificación y reconocimiento de parte de Academia Cisco por 5 años de actividad, todos los niveles de cisco funcionando

Espacio físico para el funcionamiento de otras academias.

Infraestructura Tecnológica 2017 Diciembre

Porcentaje (%) de Renovación de la infraestructura tecnológica

80%

Logros Límites Organización de los recursos de infraestructura existentes ,Adquisición con los recursos del CREE, equipos de cómputo para salas de informática, facultades y áreas que tenían necesidades, aumento de la plataforma computacional en 2232 equipos de cómputo. Se logro subir servicios en la nube de Renata.

En espera de mayor presupuesto para continuar el proyecto, concretar las gestiones del proceso de adquisición.

Conectividad en campus 2017 Diciembre

Porcentaje (%) conectividad del campus 85%

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Logros Límites Organización de los recursos de redes existentes , diagramación de las redes de la Universidad del Atlántico, Adquisición de Switches para mejorar la conectividad en la sedes. Adquisición del software SolarWinds para gestión de redes.

En espera de mayor presupuesto para continuar el proyecto.

Sistema de información y comunicación

2017 Diciembre

Porcentaje (%) de mejoramiento del sitio web institucional

90%

Porcentaje (%) de implementación de la política comunicación e información

100%

No. de Medios de acceso a la información y las comunicaciones con que cuenta la entidad

16

% Implementación de Matrices de fuentes de información externa e interna actualizadas

70%

Logros Límites Aprobación de la Política de comunicaciones en reunión del consejo superior. Sitio web institucional con la actualización de los logos institucionales, visibilidad de las redes sociales en el sitio web, manejo del correo informativo a toda la comunidad por parte de comunicaciones.

El sitio web de la Universidad llego a una etapa de cambio, por su magnitud y por estar por más de 6 años con la misma apariencia necesita hacer cambios de fondo para cumplir con los requerimientos de la universidad

Mejoramiento de la Gestión de servicio TI

2017 Diciembre

Porcentaje (%) de mejores prácticas de gestión de TI

80%

Porcentaje (%) de implementación de Seguridad de la Información

80%

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Logros Límites La gestión del servicio en el proceso de gestión tecnológica y comunicaciones se encuentra dimensionado en lados actividades evaluadas con los indicadores mejores prácticas de gestión de TI los avances en esta actividad estan representados en la utilización de la herramienta CAU para control de inventario, implementación de restablecimiento de las cuentas de contraseñas de campus it y correo institucional implementación de la seguridad de la información contratación de un ingeniero especialista en seguridad de la información se realizó monitoreo de los sitios web que están relacionados con la página web institucional, diagnóstico basados en los controles de la norma, actualización del Manual de seguridad y política de informática, contratación de un ingeniero experto en seguridad de la información.

Manejo de contraseñas de los usuarios, ingenieria social, desactualización de versiones de software (academusoft), bajo conocimiento de los usuarios de correos fraudulentos.

Agradeciendo de antemano la atención prestada y atentos a sus comentarios. Atentamente, Ing. Mg. YESID ELIAS PACHECO CABANA Jefe Oficina de Informática (E).

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14. TABLA DE ANEXOS 1. Instructivo de buenas prácticas de desarrollo de software (documento en

construcción) 2. Lineamientos y políticas para el personal de desarrollo adscrito a la Oficina de

Informática de la Universidad del Atlántico (documento en construcción) 3. Manual de seguridad y políticas de informática de la Universidad del Atlántico

(actualización) 4. Política y Estrategia de comunicación componente del MECI 1000:2014 y el NTCGP

1000:2009 Comunicación Pública, de la Universidad del Atlántico 5. FOR-DE-043 Informe de revisión por la dirección de Gestión Tecnológica y

comunicaciones a diciembre 201 6. Registro de base de datos ante el RNBD -Egresados Graduados 7. Registro de base de datos ante el RNBD – Admisiones – misgar25 8. Registro de base de datos ante el RNBD – Talento Humano – bancohv 9. Política SGSI Sistema de la información para la Universidad del Atlántico

(documento en construcción) 10. Remisión a oficina Jurídica para revisión del Acuerdo de Confidencialidad. 11. Informe de auditoría 2015 para control interno a junio del 2016. 12. Informe de auditoría 2015 para control interno a Noviembre del 2016 13. Informe de auditoría 2016 para control interno a junio 2017. 14. Informe de gestión para rectoría a fecha Julio del 2017. 15. Relación de inventario de equipos activos de telecomunicaciones. 16. Relación de inventario de equipos activos de cómputo y proyectores. 17. Informe de PQR a secretaria general a corte de agosto 2017. 18. Informe de PQR a secretaria general a corte de noviembre 2017.

INFORME DE GESTIÓN OFICINA DE INFORMÁTICA 2017 · Oficina de Informática...

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