informatique - BANQUE POPULAIRE Symposium Microsoft Présentation : Programme Archivage

Nord

Centre Atlantique

Alsace

BP des Alpes Banque de Savoie

Côte d’Azur

Provençale & Corse

BP du Sud-Ouest CMM Littoral du Sud-Ouest

Rives de Paris

BP Atlantique CMM Atlantique

Occitane

Massif Central

Bourgogne Franche-Comté

Loire et Lyonnais

Sud

Lorraine Champagne

Notre mission

Val de France

BP de l’Ouest CMM Bretagne Normandie

17 Banques Populaires

régionales

3 Crédits Maritimes Mutuels

La Banque de Savoie

Plus de 2 600 agences

bancaires

Avril 2011

Nov. 2011

i-BP (1000 collaborateurs répartis sur 5 sites) est en charge du développement et de l’infogérance informatique sur ce périmètre.

i-BP dans le Groupe BPCE

Filiale informatique

Quelques chiffres clients

20072008

20092010

0

1 000

2 000

3 000

4 000

5 000

6 000

7 000

6,7 millions de clients

Source : consommation au 31/12/2010 en milliers

2,7 millions de Cyber clients

20072008

20092010

0

500

1 000

1 500

2 000

2 500

3 000

Augmentation constante des

actifs 12 % /an

Les fondamentaux de l’archivage

• L’archivage consiste à conserver, à moyen ou long terme

des informations afin de pouvoir les exploiter ultérieurement.

• Deux catégories de documents à archiver : ● Documents répondant à une exigence réglementaire

● Documents à valeur probante

• Les 4 exigences permettant de donner une valeur probante aux

documents sont :

● L’intelligibilité de la preuve

La conservation électronique doit permettre la restitution de l’information conservée en langage clair et intelligible par l’homme (Enjeu : le format de conservation)

● L’intégrité de la preuve

Le processus d’archivage ne doit pas modifier le contenu informationnel du document

● L’imputabilité de la preuve

L’identification de l’auteur ou du processus qui alimente (Enjeu la signature électronique)

● La traçabilité

L’ensemble des opérations réalisées sur l’acte archivé (Il s’agit en fait de la journalisation de l’ensemble des opérations effectuées sur un document)

Archivage – Enjeux pour les banques d’i-BP (1/2)

• Développer la première étape du Dossier électronique avec à terme, tous les documents client dématérialisés et accessibles via le site internet des banques.

● Le relevé de compte Client a été le 1er document mis à disposition : 5 200 000 de relevés par mois toutes banques confondues représentant 300 Go

• Mettre en conformité i-BP et ses Banques clientes sur les règles de conservation CFONB des différents documents produits et/ou utilisés dans le cadre de l’activité bancaire.

● Contrôler la complétude des documents demandés au client

● Mise en place de Plans de classement communautaires avec des délais de rétention imposés pour les documents réglementaires

• Harmoniser les politiques d’archivage en mettant à disposition une solution commune fiable permettant de répondre dans les délais aux autorités de tutelle

● Uniformiser les pratiques d’archivage tout en respectant les modes d’organisation de chaque banque (ex : un mode de numérisation capable de s’adapter à l’organisation de chaque Banque et à différents types de matériel)

Archivage – Enjeux pour les banques d’i-BP (2/2)

• Permettre aux banques des gains de Productivité. ● Consultation plus aisée des documents selon des clés de recherche communautaires (matricule client, n° de contrat, famille de documents, date, etc.)

● Optimisation des délais de traitement d’un dossier

• Moderniser les infrastructures et offrir des capacités de manipulation des documents électroniques.

● Sécurisation des échanges documentaires entre siège et agences

● Une meilleure gestion des archives (plus de perte de dossiers papier)

● Suppression des Disques Optiques Numériques

• La suppression des archives papier à terme ● Il existe à ce jour des bonnes pratiques permettant de répondre aux exigences d’archivage

● Il n’existe pas de cadre législatif garantissant par son respect la valeur probante des documents électroniques. Le juge est seul compétent pour décider de la conformité du système d’archivage et statuer si le document est recevable en tant qu’élément de preuve ou non.

● Le contrôle de la fiabilité du système d’archivage est réalisé par le juge sur la base de comparaison aux normes techniques en vigueur, de la conformité à ces normes et du recours aux experts informatiques

● Pour obtenir une certification de la Plate-forme, il est nécessaire de mettre en place une Politique d’Archivage qui reprend et décrit l’ensemble des acteurs/responsabilités/traitements liés aux processus d’archivage

● Aucun système ne permet aujourd’hui de supprimer le papier sans aucun risque. La certification n’est pas suffisante pour envisager l'abandon du papier. Seule une analyse des risques peut conduire à abandonner la conservation de certains contrats papier (ex : contrat Epargne)

Archivage - Organisation du programme

Socle

techniq

ue

Ecritures comptables & Piste d’Audit

Etats de gestion internes aux Banques

Documents clients « Entrants » (ex : carte identité, contrat)

Documents clients « Sortants » (ex : extrait de compte)

Programme Archivage

Un programme sur 5 ans :

4 projets fonctionnels et 1 projet transverse « Socle technique » :

Archivage – Périmètre des Projets (1/3)

• Archivage des Ecritures Comptables et de la Piste d’Audit Comptable :

● Archivage de flux fichiers (environ 400 millions d’écritures comptables toutes banques confondues pour le premier trimestre 2010)

● Reprise des écritures comptables stockées sur l’ancien système : 2 To ont été repris pour l’ensemble des banques

• Archivage des Etats de Gestion :

● Archivage de tous les états internes Banques, qu’ils soient réglementaires ou non

● Reprise de l’existant

• Archivage des Documents clients « Sortants » : potentiel de traitement de

4 200 000 documents par jour toutes banques

● Archivage de tous les documents envoyés ou remis aux clients (ne requérant pas de signature ou de modification du client)

Archivage – Périmètre des Projets (2/3)

• Archivage des Documents clients «Entrants » : potentiel de traitement de 150 000 documents par jour toutes banques

● Archivage des documents reçus du client (originaux clients et documents produits par le SI i-BP puis

signés/modifiés par le client contrats)

● Périmètre volontairement limité au départ à l’entrée en relation et la gestion des comptes. Elargi ensuite aux Crédits MLT particuliers et Assurances.

● Contrôler la complétude des dossiers client

● Pour la numérisation des documents : plusieurs scénarios traités => en mode centralisé (masse), décentralisé (unitaire) et via prestataire extérieur

• Socle technique ● Mise en œuvre de l’infrastructure technique

● STS

Fournisseur des solutions logicielles d’archivage

● STS Report (Ecritures Comptables & Piste d’Audit / Etats de Gestion)

● STS Web (Documents Sortants & Documents Entrants)

● EMC²

Fournisseur des baies Centera utilisées pour le stockage physique des archives, stockage à valeur probante (base de données des index sur Netapp)

● Magic Software

Fournisseur de la solution logicielle i-Bolt – Ordonnanceur des traitements Batch

● Banctec

Fournisseur de la solution de télécollecte – Transfert sécurisé de fichier/flux vers les serveurs d’archivage

● Spigraph

Fournisseur de la solution logicielle de numérisation au format PDF (avec Abbyy pour le moteur d'OCR)

Archivage – Périmètre des Projets (3/3)

Archivage – Perspectives d’évolution

• Perspectives d’évolutions fonctionnelles

● Intégration des flux SEPA (avis de prélèvement et de virement) dans la plateforme STS PEA (nouvelle version du produit de STS)

● Elargissement du périmètre sur l’archivage des documents clients « Entrants » : Crédits MLT , Assurance, Reprise de stock papier

● Dématérialisation complète des contrats (zéro papier)

● Possibilité d’utiliser l’architecture d’archivage pour proposer de nouvelles offres clients (coffre fort électronique par exemple)

• Perspectives d’évolutions techniques :

● Progression des capacités de stockage : aujourd’hui, la PFA porte une capacité de 112 To utiles, celle-ci devra être portée à 305 To au minimum pour

les 10 prochaines années.

● Une plateforme disponible 7j/7 et 24h/24 avec des services de consultation et d’injection séparés.

● En passant sur STS PEA (solution full Microsoft SQL Server, donc sans utilisation de searchserver), les performances seront considérablement améliorées et l'ajout d'index sera également facilité. Nous aurons alors une solution unique STS d’Archivage.

Archivage – Bonnes pratiques pour la réussite d’un projet

● Projet d'infrastructure complexe nécessitant la mise en œuvre d'un lot pilote sur un périmètre fonctionnel restreint

● Définir une Politique d'Archivage

● Savoir distinguer la GED d’un Archivage probant (STS)

=> stockage / sauvegarde/ archivage à valeur probante

● Accompagnement au changement utilisateurs