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GUIA PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MACRO PROCESO DE PLANEACIÒN

E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO FERNANDO

TROCONIS

Código: ADP-EPE-01 Versión: 01

AREA DE DIRECCION

‐ Planeación

1. Formulación, Implementación y Desarrollo de la Plataforma Estratégica. 2. Formulación Del Plan Operativo Anual. 3. Formulación y Elaboración del Plan de Gestión. 4. Diseño de estrategia de mercadeo.


VER. CAMBIO REALIZADO RESPONSABLES

01

ELABORO:

FECHA

REVISO:

FEC HA:

APROBO:

FECHA:


NOMBRE DEL PROCESO:GESTIÓN DE EVALUACIÓN DE

LA PLATAFORMA ESTRATEGICA

CODIGOADP-EPE-01VERSION: 01

PROCEDIMIENTO:FORMULACION,

IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DE LA

PLATAFORMA ESTRATEGICA

FECHA:Marzo -21-2014

PAGINA: 1-5

TIPO DE PROCESO: Direccionamiento Estratégicos

RESPONSABLE: Jefe Oficina de planeación

OBJETO Fortalecer el instrumento mediante el cual el Hospital defina su Misión, Visión, objetivos, principios y valores, que constituyen el marco de referencia para definir la ruta organizacional, que debe seguir el Hospital para lograr sus objetivos misionalesALCANCE:

RECURSOS NECESARIOSRECURSOS HUMANNOS RECURSOS

TEGNOLOGICOSContabilidad al día, presupuesto de la anualidad auditada, soportes contables, Comprobantes, Recurso humano y tecnológico

RECURSOS FINANCIEROS

RECURSOS INFORMATICOS

ENTRADAS SALIDASPROVEEDORES: INSUMOS: USUARIOS: PRODUCTOS:

CLIENTES:ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE

1 Construcción de La Misión: Es la expresión formal de la razón de ser de la Entidad, evoca la búsqueda y definición de los principios filosóficos y de los valores más profundos que inspiran la organización y justifican su existencia en la sociedad, se constituirá en el credo de la Entidad y su papel será integrar alrededor de sí misma todos los elementos de la gestión.

Gerente Asesor de

Planeación y Mercadeo

Oficina de calidad

2 Construcción de La Visión: Es la imagen que la Empresa tiene de sí misma frente al futuro. La definición de la visión corporativa es un proceso institucional mediante el cual la alta gerencia establece en enunciados, claros y motivantes, el futuro deseado de la Entidad, tanto en el componente técnico como humano.

Esta se debe formular teniendo claro un horizonte de tiempo y un camino que permita a la dirección establecer el

Gerente Asesor de


Oficina de calidad


desarrollo esperado de la organización en el futuro

3 Construcción de los principios y valores corporativos: Los principios y valores son la expresión formal de los resultados que soportan la cultura organizacional con base en un sistema de valores éticos que rigen la forma de actuar por los servidores públicos de la entidad.

Es importante que los principios y valores queden bien redactados, pero es más importante que los miembros de la Empresa los comprendan y se apoyen en ellos al actuar

Gerente Asesor de


Oficina de calidad

4 Inicio de despliegue: Recibe los actos administrativos aprobados de Gerencia referente a la plataforma estratégica

Asesor Planeación y Mercadeo

5 Se realiza invitación para conformar grupo interdisciplinario de trabajo


6 Conformación de grupo interdisciplinario para selección método a utilizar para el despliegue según necesidad y recurso institucional.


7 Seleccionado el mecanismo del despliegue se entrega a Gerencia el modelo para dar inicio a la implementación de la divulgación


8 Se da la aprobación por la Gerencia y se disponen los recursos necesarios para las ayudas audiovisual, impresas, etcétera.

Gerencia

9 Se realiza cronograma de divulgación y se entrega a coordinadores de áreas funcionales para su despliegue en cascada


10 Se realiza verificación de grado de socialización e introyección en funcionarios de la institución .Se realizan recomendaciones para el mejoramiento de implementación en áreas funcionales deficientes y se fijan fecha de nueva evaluación.

Asesor de Planeación y Mercadeo

Oficina de calidad

PRODUCTO ESPERADO: Plataforma estratégicaSOPORTE LEGAL:

Ley 100 de 1993 Ley 1122 del 2007 Ley 152 de 1994 (Ley Orgánica de Planeación.)

ESTANDAR DE CALIDAD : 100% actualizadaINDICADORES: NominalPUNTOS DE CONTROLCumplimiento del cronograma de divulgación.Adherencia de la Plataforma EstratégicaDEFINICIONES:Plataforma estratégica: un proceso de planificación estratégica que se supedita al diseño, debidamente pensado de un direccionamiento estratégico recogiendo los siguientes elementos:

Misión: la misión es un importante elemento de la planificación estratégica porque es a partir de ésta que se formulan objetivos detallados que son los que guiarán a la institución, es decir es la razón de ser de la institución.


Visión: define y describe la situación futura que desea tener la empresa, el propósito de la visión es guiar, controlar y alentar a la organización en su conjunto para alcanzar el estado deseable de la institución.

Valores corporativos: define el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestión de la organización, constituye la filosofía institucional y el soporte de la cultura organizacional.ANEXOS: N.D.ELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: Gerencia

REVISO: Jefe de Planeación y Mercadeo FECHA:


NOMBRE DEL PROCESO:GESTIÓN DE EVALUACIÓN DEL

PLAN OPERATIVO ANUAL

CODIGO:ADP‐POA‐01

VERSION: 01

PROCEDIMIENTO: FORMULACION DEL PLAN

OPERATIVO ANUAL

FECHA:MARZO 21 DE 2014PAGINA: 1-2

TIPO DE PROCESO: Planificación del Sistema RESPONSABLE: Jefe Oficina de planeación

OBJETO: Planear, elaborar y divulgar todas las actividades y metas propuestas de la ESEALCANCE:

RECURSOS NECESARIOSRECURSOS HUMANNOS RECURSOS

TEGNOLOGICOS



Plan de desarrollo institucional, objetivos estratégicos, misión, visión. Metodologías e instrumentos para la planeación operativa.

ENTRADAS SALIDASPROVEEDORES: INSUMOS: USUARIOS: PRODUCTOS:


1 Ajustar o elaborar los instrumentos (metodología y aplicativo)que se requieran para la formulación y seguimiento del POA, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la institución

Profesional oficina deplaneación

2 Asignar el profesional a cada área o áreas para la respectiva asesoría

Jefe de la Oficina dePlaneación

3 Capacitar las áreas en la aplicación de los instrumentos y metodologías a seguir para la formulación de proyectos.

Profesional asignado

4Identificar a través de lluvias de ideas los proyectos a desarrollar

Funcionarios de todas las dependencias respectivas asignados oficina de planeación

5 Ajustar en caso de ser necesario el contenido de la ficha del proyecto Profesional


en los ítem que lo requieran asignado6 Elaborar y presentar ante el comité

Técnico un informe ejecutivo de la programación de la vigencia detallando para cada objetivo estratégico: objetivo de área, proyectos asociados, ponderación y metas.


7 Divulgar por diferentes medios y estrategias el POA a las diferentes áreas


PRODUCTO ESPERADO:Es una metodología e instructivo ajustados a obtener fichas de Proyectos, metas e indicadores, responsables de tiempo y ejecuciónSOPORTE LEGAL: ley 489 de 1998ESTANDAR DE CALIDAD : El 95% de las actividades formuladas en el Plan sean ejecutadasINDICADORES:PUNTOS DE CONTROL: Evaluación del POADEFINICIONES: POA: Plan Operativo AnualANEXOS: Plan de Desarrollo InstitucionalELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: Gerencia

REVISO: Jefe Oficina de Planeación y Mercadeo FECHA: Abril 21 de 2014


INICIO

Ajustar o elaborar los instrumentos metodología y aplicativo) que se requieran para la formulación y Seguimiento del POA, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la institución

Asignar el profesional a cada área o áreas para la respectiva asesoría

Capacitar las áreas en la aplicación de los instrumentos y metodologías a seguir para la formulación de proyectos

Identificar a través de lluvias de ideas los proyectos a desarrollar

Ajustar en caso de ser necesario el contenido de la ficha del proyecto en los item que lo requieran

Elaborar y presentar ante la Gerencia un informe ejecutivo de la programación de la vigencia detallando para cada objetivo estratégico: objetivo de área, proyectos asociados, ponderación y metas

Divulgar por diferentes medios y estrategias el POA a las diferentes áreas

FIN

FLUJOGRAMA


NOMBRE DEL PROCESO: DIRECIONAMIENTO

ESTRATEGICO

CODIGO:ADP‐PGG‐01

VERSION: 01PROCEDIMIENTO

FORMULACION Y PRESENTACION DEL PLAN DE

GESTION

FECHA: MARZO 21 DE 2014PAGINA: 1-2

TIPO DE PROCESO: Revisión por la DirecciónRESPONSABLE: jefe de Oficina de Planeación

OBJETO: formular y presentar el Plan de Gestión gerencial a la Honorable Junta Directiva de la ESEALCANCE:

RECURSOS NECESARIOSRECURSOS HUMANNOS

*Oficina de Planeación.*Oficina de Presupuesto.*Oficina de calidad.

RECURSOSTEGNOLOGICOS


.


ENTRADAS SALIDASPROVEEDORES:

*Jefe de Planeación.*Jefe de Presupuesto.*Jefe de calidad.*Subgerente de Servicios de Salud

INSUMOS:*Ejecuciones *Presupuestales

USUARIOS: PRODUCTOS:


1 Identificar las fuentes primarias para establecer las línea base y formular plan de gestión

Gerencia, Equipo de Trabajo

2 Realizar diagnóstico inicial de la ESE cualitativo y cuantitativo, para cada uno de los indicadores incluidos en los respectivos anexos de la norma que los regula.

Gerencia, Equipo de Trabajo.

3 Diseñar un escenario en la cual con los problemas y necesidades evidenciadas, se proyecta los logros alcanzar por cada área de gestión.

Gerencia, Equipo de Trabajo.

4 Elaborar el plan de gestión con sus respectivos indicadores y estándar de cada año

Gerencia , Equipo de Trabajo

5 Presentar plan de Gestión dentro de los términos legales a la Honorable Junta Directiva de la ESE

Gerente

6 Aprobación del plan de Gestión del gerente mediante reunión de junta directiva y su respectiva acta.

Junta Directiva de la ESE

7 Si se considera necesario por parte del gerente realizar modificaciones al plan de gestión aprobado.

Gerente

8 Expedición del acuerdo de aprobación del plan de gestión del gerente

Junta Directiva de la ESE

PRODUCTO ESPERADO:Es una metodología e instructivo ajustados a obtener , metas e indicadores, responsables de tiempo y ejecución


SOPORTE LEGAL:LEY 1438 DE 2011, RES. 710 DE 2012, RES 743 DE 2013ESTANDAR DE CALIDAD: presentación del Plan de gestión dentro los 30 días posesionado el gerente.INDICADORES:PUNTOS DE CONTROL: Acuerdo de Aprobación.DEFINICIONES:ANEXOS: anexos técnico 2,3,4 Res 743 de 2013ELABORO: INVERSALUD SAS APROBO : Gerencia

REVISO: Jefe Oficina de Planeación y Mercadeo FECHA:



ESTRATEGICO

CODIGO:ADP‐DEM‐01


DISEÑO DE ESTRATEGIA DE MERCADEO

PAGINA: 1-2

TIPO DE PROCESO: Planificación del SistemaRESPONSABLE: jefe de Oficina de Planeación

OBJETO: Promover la comunicación, el mercadeo y el intercambio informativo oportuno entre los diferentes clientes internos y externos de la institución, a través de medios confiables con el fin de favorecer el conocimiento y comprensión de su direccionamiento estratégico y el logro de los objetivos institucionalesALCANCE:





.



*asesora de Planeación.*asesor de Presupuesto.*coordinador de calidad.*Subgerente de Servicios de Salud




1 Recolección de información para el diseño de estrategias: Tener en cuenta para las diferentes etapas del proceso las Políticas y objetivos de calidad.Asumir como lineamientos en el actuar de las diferentes etapas del proceso los principios corporativos y código de ética.Tener política de comunicaciones en todas las actividades.

Asesora de Planeación y Mercadeo

2 Consolidación de la información: La oficina de Planeación y Mercadeo será la encargada de realizar la recolección de la información, el cual velara en todo momento por la imagen de la ESE, en procura del fortalecimiento de la identidad corporativa


3 Escogencia de estrategia: Realización de la escogencia de la estrategia de acuerdo a la disponibilidad de recurso asignado para tal fin


4 Modelo de mercadeo: Documentar el modelo de mercadeo que se va ha realizar


5 Presentación propuesta: Presentación a la gerencia de la estrategia escogida para su aprobación



6 Aprobación por parte de gerencia de la estrategia escogida

Gerencia

7 Implementación: Se da inicio a la realización de la estrategia de mercadeo


8 Seguimiento y Evaluación: Realizar monitoreo de los resultado de la estrategia de mercadeo utilizada


9 Control: Realización de planes de acción para su mejoramiento según los resultados obtenidos


PRODUCTO ESPERADO: estrategias adecuadas que conlleven a la institución a un posicionamiento y competitivaSOPORTE LEGAL:

Ley 100 de 1993. Ley 87 de 1993. Ley 190 de 1995. Ley 489 de 1998.

Resolución 5694 de 2009

ESTANDAR DE CALIDAD: presentación, aprobación y ejecución de las estrategias de mercadeoINDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:

Consolidación de la información. Escogencia de estrategia de mercadeo. Presentación propuesta de mercadeo a la gerencia.

DEFINICIONES:ANEXOS:ELABORO: INVERSALUD SAS APROBO : Gerencia



INICIO

Identificar las fuentes primarias para establecer las línea base y formular plan de gestión

Realizar diagnóstico inicial de la ESE cualitativa y cuantitativa, para cada uno de los indicadores incluidos en los respectivos anexos de la norma que los regula.

Diseñar un escenario en la cual con los problemas y necesidades evidenciadas, se proyecta los logros alcanzar por cada área de gestión.

Elaborar el plan de gestión con sus respectivos indicadores y estándar de cada año

Presentar plan de Gestión dentro de los términos legales a la Honorable Junta Directiva de la ESE

Aprobación del plan de Gestión del gerente mediante reunión de junta directiva y su respectiva acta.

Si se considera necesario por parte del gerente realizar modificaciones al plan de gestión aprobado.

FIN

Expedición del acuerdo de aprobación del plan de gestión del gerente

FLUJOGRAMA


ESTRATEGICO

CODIGO:ADP‐DEM‐01



DISEÑO DE ESTRATEGIA DE MERCADEO

PAGINA: 1-2

TIPO DE PROCESO: Planificación del SistemaRESPONSABLE: jefe de Oficina de Planeación

OBJETO: Promover la comunicación, el mercadeo y el intercambio informativo oportuno entre los diferentes clientes internos y externos de la institución, a través de medios confiables con el fin de favorecer el conocimiento y comprensión de su direccionamiento estratégico y el logro de los objetivos institucionalesALCANCE:





.



*asesora de Planeación.*jefe de Presupuesto.*coordinador de calidad.*Subgerente de Servicios de Salud




1 Recolección de información para el diseño de estrategias: Tener en cuenta para las diferentes etapas del proceso las Políticas y objetivos de calidad.Asumir como lineamientos en el actuar de las diferentes etapas del proceso los principios corporativos y código de ética.Tener política de comunicaciones en todas las actividades.


2 Consolidación de la información: La oficina de Planeación y Mercadeo será la encargada de realizar la recolección de la información, el cual velara en todo momento por la imagen de la ESE, en procura del fortalecimiento de la identidad corporativa


3 Escogencia de estrategia: Realización de la escogencia de la estrategia de acuerdo a la disponibilidad de recurso asignado para tal fin


4 Modelo de mercadeo: Documentar el modelo de mercadeo que se va ha realizar


5 Presentación propuesta: Presentación a la gerencia de la estrategia escogida para su aprobación



6 Aprobación por parte de gerencia de la estrategia escogida

Gerencia

7 Implementación: Se da inicio a la realización de la estrategia de mercadeo


8 Seguimiento y Evaluación: Realizar monitoreo de los resultado de la estrategia de mercadeo utilizada


9 Control: Realización de planes de acción para su mejoramiento según los resultados obtenidos


PRODUCTO ESPERADO: estrategias adecuadas que conlleven a la institución a un posicionamiento y competitivaSOPORTE LEGAL:

Ley 100 de 1993. Ley 87 de 1993. Ley 190 de 1995. Ley 489 de 1998.

Resolución 5694 de 2009

ESTANDAR DE CALIDAD: presentación, aprobación y ejecución de las estrategias de mercadeoINDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:

Consolidación de la información. Escogencia de estrategia de mercadeo. Presentación propuesta de mercadeo a la gerencia.

DEFINICIONES:ANEXOS:ELABORO: INVERSALUD SAS APROBO : Gerencia



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