Hướng dẫn sử dụng eOffice Đỗ Văn Nam

Trang 1

Ả

(ĐỐI I CÁC PHÒNG, BAN)

A. Ả ĐI (Không có văn bản đến)

I. CHUYÊN VIÊN (Trường hợp không có Văn bản đến)

ước 1: Soạn thảo văn bản đi

- Mở và soạn thảo văn bản đi trên Microsoft office (thường sử dụng Microsoft Word)

và lưu văn bản đang soạn lại.

ước 2: Đăng nhập vào e ffice

rên cửa s giao di n ch nh c a eOffice lic chu t vào n t tam gi c bên cạnh n t

“Văn bản” và ch n “Văn bản đi ”

Hướng dẫn sử dụng eOffice Đỗ Văn Nam

Trang 2

ửa sổ văn bản đi xuất hiện.

- Nhập vào tr ch yếu văn bản đi ch n hình thức văn bản nhập ý iến vào mục

“Thêm ý kiến giải quyết”…

ước 3: Đưa ăn bản đã soạn thảo vào quy trình và trình ký

- rong cửa s làm vi c với văn bản đi ch n . M t cửa s mở ra cho

phép duy t và tìm đến file văn bản đã soạn thảo trước đó. h n văn bản đã soạn.

- h n Open để ết th c vi c ch n văn bản.

File Văn bản

Văn bản đến và c c văn

bản có liên quan

Hướng dẫn sử dụng eOffice Đỗ Văn Nam

Trang 3

ước 4: hêm văn bản liên quan (nếu có)

- hêm văn bản liên quan ở mục “Thêm văn bản liên quan”

Lưu ý: Văn bản liên quan là văn bản có sự quan h về mặt n i dung với văn bản

đi đang xử lý v dụ như các công văn dùng làm cơ sở căn cứ ph p lý có liên quan đến

công văn đi.

ác thao tác thực hiện:

- rong cửa s làm vi c với văn bản ch n . ửa s tìm iếm văn

bản hi n ra cho phép bạn tìm c c văn bản liên quan trước đó.

- ìm và ch n văn bản liên quan.

- Nhấp chu t ch n “ >> “ rồi nhấp n t “Thêm” để thêm văn bản liên quan.

ước 5: rình lãnh đạo ký duyệt

- lic h n vào n t “Chuyển” và ch n đường chuyển “Trình lãnh đạo phòng

xem xét” để trình n i dung văn bản đi cho lãnh đạo phê duy t.

ước 6: heo dõi văn bản

- Vào mục “Văn bản đang theo dõi” để biết văn bản đó ai đang giữ ngày chuyển

đến đã được mở ra đ c hay chưa…

- Sau hi theo dõi và biết được văn bản đã được lãnh đạo phê duy t và chuyển cho

văn thư ph t hành thì tiến hành in văn bản đi ra giấy để trình lãnh đạo ý sau đó mang

văn bản giấy cho văn thư lấy số và ph t hành đi (trường hợp giao phần việc in và trình

ký bản giấy cho chính chuyên viên đó).

Lưu ý: - Văn bản chưa được người nắm giữ mở ra xem là những văn bản có biểu

tượng bao thư chưa mở và chữ của phần trích yếu nội dung đang đậm đen. Văn bản đã

được người nắm giữ mở ra xem rồi là những văn bản có biểu tượng bao thư đã được mở

và chữ của phần trích yếu nội dung không đậm đen.

Hướng dẫn sử dụng eOffice Đỗ Văn Nam

Trang 4

II. Ã ĐẠ (phê duyệt văn bản đi)

Nhận văn bản đi n tử do chuyên viên đã soạn thảo trình lên trong mục “Văn bản đi

chờ xử lý”

ước 1: Mở đ c n i dung văn bản và tài li u m theo (nếu có .

ước 2: hê duyệt n i dung văn bản (có 2 trường hợp xảy ra)

Trường hợp : Lãnh đạo đồng ý phê duyệt nội dung( đồng ý ban hành)

- Ghi ý iến vào ô “Thêm ý kiến giải quyết” (đồng ý ban hành .

- Nhấp ch n vào n t “ huyển” trên thanh công cụ và ch n đường chuyển “ huyển

văn thư phát hành” để chuyển văn bản cần ph t hành sang Văn thư. (cũng có thể

chuyển lại cho người khởi tạo văn bản để in, trình ký. Tuy nhiên cách làm này sẽ mất

thời gian thêm một lần chuyển .

- In văn bản ra giấy và ý sau đó chuyển bản giấy cho văn thư lấy số và ph t hành đi

(trường hợp lãnh đạo tự in và ký bản giấy .

Trường hợp 2: Văn bản c n ch nh sửa lại nội dung (không đồng ý)

- Đ nh dấu hoặc ch nh sửa trực tiếp trên n i dung văn bản trên phần mềm hoặc ghi ý

iến vào ô “Thêm ý kiến giải quyết”

- Nhấp chu t vào n t “ huyển” và ch n đường chuyển “ huyển người khởi tạo

văn bản” để chuyển lại trực tiếp cho người đã hởi tạo văn bản tiếp tục ch nh sửa n i

dung văn bản cũng có thể chọn đường “ huyển Chuyên viên” để chuyển cho chuyên

viên khác ch nh sửa lại nội dung văn bản).

Lưu ý: rường hợp văn bản đi đã được ãnh đạo đồng ý ban hành

- ùy theo tình hình c a từng cơ quan mà lãnh đạo có thể giao tr ch nhi m in và

trình ký bản giấy cho văn thư hoặc chuyên viên trực tiếp tham mưu người soạn thảo văn

bản đó) hoặc cũng có thể lãnh đạo trực tiếp in ý và mang qua cho văn thư lấy số và

đóng dấu để phát hành.

III. CHUYÊN VIÊN (trường hợp văn bản c n phải ch nh sửa lại nội dung)

ước 1: Vào mục “ Văn bản đi chờ xử lý” mở văn bản đi bị lãnh đạo trả về.

ước 2: Xem ý iến c a lãnh đạo và ch nh sửa lại n i dung văn bản theo yêu cầu c a

lãnh đạo. (Lưu ý: phải mở và ch nh sửa trực tiếp file trên phần mềm .

ước 3: lic h n vào n t “ huyển” và ch n đường chuyển “Trình lãnh đạo

phòng xem xét” để tiếp chuyển lại n i dung văn bản đi đã được ch nh sửa cho lãnh đạo

phê duy t lại. Và m t thông b o xuất hi n sau đó ch n “Có” để thay đ i n i dung đã

ch nh sửa (nếu chọn “Không” thì mọi thay đổi nội dung sẽ không được lưu lại

ưu ý: nếu trong quá trình ch nh sửa lại nội dung nhưng vẫn chưa được (lãnh

đạo vẫn chưa đồng ý thì quá trình luân chuyển giữa mục “II. LÃNH ĐẠO” và mục

“III. CHUYÊN VIÊN” vẫn tiếp tục tiếp diễn cho đến khi lãnh đạo đồng ý ký duyệt.

Hướng dẫn sử dụng eOffice Đỗ Văn Nam

Trang 5

IV.

- Nhận được văn bản đồng ý ban hành ở mục “Văn bản đi chờ xử lý” do Lãnh đạo

chuyển đến (hoặc chuyên viên chuyển đến, nhưng phải có ý kiến đồng ý ban hành của

lãnh đạo . In và trình bản giấy cho lãnh đạo ý (nếu được giao nhiệm vụ in và trình ký

- Đồng thời nhận văn bản giấy đã được lãnh đạo ý từ đơn vị soạn thảo chuyển đến

(hoặc lãnh đạo chuyển đến - trường hợp lãnh đạo tự in và ký).

- Lấy số văn bản đi đóng dấu…

ước 1: Mở đ c và đối chiếu n i dung bản giấy với n i dung bản đi n tử ở mục

“Văn bản đi chờ xử lý”. Nếu trùng hớp và hông có sai sót cả về n i dung và thể thức

văn bản.

ước 2: Scan văn bản giấy dưới dạng .pdf . Sau đó bấm ch n “Thêm tài liệu” để

đưa văn bản đi vừa mới Scan vào quy trình.

ước 3: Nhấp chu t vào n t “ huyển” trên thanh công cụ và ch n “Lưu s và phát

hành” để thực hi n th tục ph t hành văn bản đi.

ước 4: Điền đầy đủ thông tin cần thiết như:

- Số ý hi u văn bản đi; ngày ban hành; loại văn bản; số trang; số bản; người ý; nơi

nhận văn bản… sau đó nhấp chu t ch n “Đồng ý” để chuyển văn cần ph t hành đến cơ

quan nhận văn bản. h n “Bỏ qua” để h y và quay lại.

Văn bản Scan vào

và bản thảo

Hướng dẫn sử dụng eOffice Đỗ Văn Nam

Trang 6

ưu ý:

- Mục “Nơi nhận văn bản” ch ch n “Lưu VT” hoặc gõ tên những cơ quan đơn vị

hoặc c nhân nào hông sử dụng và không nhận được bằng phần mềm eOffice (mục đích

để văn thư theo dõi và quản lý văn bản đi đã gửi đến những cá nhân,tổ chức nào .

- Mục “Đơn vị nhận văn bản”: để gửi văn bản đi đến c c cơ quan đơn vị có sử dụng

và nhận được văn bản bằng eOffice.

- Mục “Cá nhân nhận văn bản”: để gửi văn bản đi đến trực tiếp các cá nhân trong

cơ quan đơn vị có sử dụng và nhận được văn bản bằng eOffice.

Hướng dẫn sử dụng eOffice Đỗ Văn Nam

Trang 7

B. Ả Đ

I.

Trường hợp 1: ăn thư nhận được bản giấy (không nhận được bản điện tử)

ước 1: Đóng dấu văn bản đến lên mặt văn bản giấy và ghi số đến (theo quy định về

văn thư lưu trữ .

ước 2: Đăng nhập vào e ffice

rên cửa s giao di n ch nh c a eOffice lic chu t vào n t tam gi c bên cạnh n t

“Văn bản” trên thanh công cụ và ch n “Văn bản đến”

ước 3: Trong cửa s Văn bản đến, lần lượt nhập thông tin văn bản cơ quan ban

hành, số ký hiệu, trích yếu, ngày đến, ngày văn bản, hình thức văn bản, sổ văn bản …)

Quy trình lưu chuyển văn bản đến c a cấp Phòng

File Văn bản dến Văn bản liên quan

Hướng dẫn sử dụng eOffice Đỗ Văn Nam

Trang 8

ước 4: Scan văn bản giấy dưới dạng .pdf . Sau đó bấm ch n “Thêm tài liệu” để

đưa văn bản đến vào quy trình.

ước 5: huyển văn bản cho lãnh đạo bằng c ch vào mục “ huyển” ch n “ huyển

lãnh đạo phòng” sau đó ch n lãnh đạo cần chuyển.

Trường hợp 2: ăn thư nhận được bản điện tử và bản giấy (bản giấy dùngdể

lưu trữ)

ước 1: Đăng nhập vào e ffice

rên cửa s giao di n ch nh c a eOffice lic double chu t vào Văn bản cần phân

loại.

ước 2: Bấm chu t ch n “Phân loại” trên thanh công cụ và ch n “Văn bản đến”.

Sau đó ch n s Văn bản cần lưu; nhập số đến (nếu nhập bằng tay .

ước 3: huyển văn bản cho lãnh đạo bằng c ch vào mục “ huyển” trên thanh

công cụ ch n “ huyển lãnh đạo phòng” để ch n lãnh đạo cần chuyển sau đó ch n

“Gửi” (có thể gửi đến nhiều lãnh đạo cùng lúc bằng cách click chọn vào cộng đồng xử

lý)

II. Ã ĐẠ

Nhận văn bản đi n tử từ văn thư chuyển đến trong mục: “ Văn bản đến chờ xử lý”

ăn cứ vào n i dung văn bản lãnh đạo xử lý theo 02 trường hợp như sau:

Trường hợp : Lãnh đạo không trực tiếp xử lý văn bản

ước 1: lic ch n văn bản cần xử lý trong mục “ Văn bản đến chờ xử lý” để mở

ra xem n i dung văn bản x c định người sẽ xử lý văn bản đó (chuyên viên trực tiếp xử lý

văn bản .

ước 2. Nhập ý iến ch đạo trực tiếp vào ô “ Thêm ý kiến giải quyết’

ước 3. lic ch n vào n t huyển và ch n đường chuyển:

Hướng dẫn sử dụng eOffice Đỗ Văn Nam

Trang 9

- huyển “ huyển lãnh đạo cùng phòng ” nếu muốn chuyển văn bản đó cho lãnh

đạo h c thực hi n. Sau đó ch n tên lãnh đạo cần chuyển rồi bấm “Gửi” để chuyển đi.

- huyển “ huyển chuyên viên ” nếu muốn chuyển văn bản đó cho chuyên viên

thực hi n. sau đó ch n tên chuyên viên cần chuyển rồi bấm “Gửi” (nếu muốn chuyển

thêm cho chuyên viên khác đồng xử lý thì có thể click chọn thêm chuyên viên ở cột

“Đồng xử lý” .

- huyển “ huyển người khởi tạo văn bản ” nếu văn bản đó có sai sót cần chuyển

trả lại cho người hởi tạo văn bản để cập nhật và ch nh sửa sau đó bấm “Gửi” (trong

trường hợp này, người khởi tạo văn bản chính là Văn thư của cơ quan .

Trường hợp 2: Lãnh đạo trực tiếp xử lý văn bản(xử lý giống như chuyên viên)

- Nếu văn bản đến không c n phải có văn bản bản trả lời (Văn bản lưu để biết,

theo dõi, không phải soạn công văn phúc đáp như: văn bản thông báo, báo cáo… thì

clic ch n “Kết thúc” trên thanh công cụ, sau đó ch n mục lưu trữ th ch hợp và ch n n t

“Lưu“ (nếu muốn lưu lại để theo dõi) ch n n t “Không lưu” nếu hông muốn lưu.

- Nếu Trực tiếp nghiên cứu soạn thảo văn bản đi để trả lời cho văn bản đến

(trường hợp văn bản đến cần có văn bản trả lời-văn bản phúc đáp).

hực hiện các bước sau: (giống như chuyên viên

ước 1: Mở và soạn thảo văn bản đi trên Microsoft office (thường là Microsoft

Word) và lưu văn bản vừa mới soạn lại.

ước 2: Mở văn bản đến cần xử lý-trả lời

rên cửa s xem chi tiết văn bản ch n “Trả lời” . M t menu hi n ra.

ước 3: Click h n “ ăn bản đi”. ửa s văn bản đi xuất hi n.

- Nhập vào tr ch yếu văn bản đi ch n hình thức văn bản nhập ý iến vào mục

“Thêm ý kiến giải quyết”…

Văn bản đến

liên quan hêm ý iến

Bản thảo văn bản

Hướng dẫn sử dụng eOffice Đỗ Văn Nam

Trang 10

ước 4: Đưa ăn bản đã soạn thảo vào quy trình

- rong cửa s làm vi c với văn bản đi ch n . M t cửa s mở ra cho

phép duy t và tìm đến file văn bản đã soạn thảo trước đó. h n văn bản đã soạn.

- h n Open để ết th c vi c ch n văn bản.

ước 5: hêm văn bản liên quan (nếu có)

- hêm văn bản liên quan ở mục “Thêm văn bản liên quan”

ước 6: lic h n vào nút “ huyển” và ch n đường chuyển

- “ huyển lãnh đạo cùng phòng” nếu muốn trình n i dung văn bản đi cho lãnh đạo

h c phê duy t.

- “ huyển văn thư phát hành” để chuyển n i dung văn bản đi cho văn thư ph t

hành. Nếu văn bản đó tự mình ý duy t (lãnh đạo tự soạn văn bản và tự ký duyệt .

- Ghi ý iến xử lý vào ô “ Thêm ý kiến giải quyết” (nếu cần .

File Văn bản

Văn bản đến và c c văn

bản có liên quan

hêm file văn bản vào

Hướng dẫn sử dụng eOffice Đỗ Văn Nam

Trang 11

III. CHUYÊN VIÊN

Nhận công văn đến đi n tử từ Lãnh đạo chuyển đến trong mục “văn bản đến chờ xử

lý”. Sẽ có 2 trường hợp xử lý xảy ra. (giống như trường hợp lãnh đạo tự xử lý văn bản

đến .

Trường hợp : Nếu văn bản đến không c n phải có văn bản bản trả lời, văn

bản phúc đáp (Văn bản lưu để biết, theo dõi, không phải soạn công văn phúc đáp như:

văn bản thông báo, báo cáo… thì clic ch n “Kết thúc” trên thanh công cụ sau đó ch n

mục lưu trữ th ch hợp và ch n n t “Lưu“ (nếu muốn lưu lại để theo dõi), ch n n t

“Không lưu” nếu hông muốn lưu.

Trường hợp 2: Nếu văn bản đến c n phải có văn bản bản trả lời, văn bản phúc

đáp để trả lời cho văn bản đến (tương tự như lãnh đạo tự soạn và trả lới văn bản đến).

hực hiện các bước sau:

ước 1: Mở và soạn thảo văn bản đi trên Microsoft office thường là Microsoft

Word) và lưu văn bản lại.

ước 2: Mở văn bản đến cần xử lý.

rên cửa s xem chi tiết văn bản ch n rả lời . M t menu hi n ra.

- lic h n ăn bản đi của xã (giống văn bản đi).

Hướng dẫn sử dụng eOffice Đỗ Văn Nam

Trang 12

ửa sổ văn bản đi xuất hiện.

- Nhập vào trích yếu văn bản đi, chọn hình thức văn bản, nhập ý kiến vào mục

“Thêm ý kiến giải quyết”…

ước 3: Đưa ăn bản đã soạn thảo vào quy trình và trình ký

- rong cửa s làm vi c với văn bản đi ch n . M t cửa s mở ra cho

phép duy t và tìm đến file văn bản đã soạn thảo trước đó. h n văn bản đã soạn.

- h n Open để ết th c vi c ch n văn bản tài li u gửi m.

ước 4: hêm văn bản liên quan (nếu có)

- hêm văn bản liên quan ở mục “Thêm văn bản liên quan”

Lưu ý: Văn bản liên quan là văn bản có sự quan h về mặt n i dung với văn bản

đi đang xử lý v dụ như c c công văn dùng làm cơ sở căn cứ ph p lý có liên quan đến

công văn đi.

Hướng dẫn sử dụng eOffice Đỗ Văn Nam

Trang 13

ác thao tác thực hiện:

- rong cửa s làm vi c với văn bản ch n . ửa s tìm iếm văn

bản hi n ra cho phép bạn tìm c c văn bản liên quan trước đó.

- ìm và ch n văn bản liên quan.

- Nhấp ch n “ >> “ rồi nhấp n t “Thêm” để thêm văn bản liên quan.

ước 5: rình lãnh đạo ký duyệt

- lic h n vào n t “ huyển” và ch n đường chuyển “Trình lãnh đạo UBND”

để trình n i dung văn bản đi cho lãnh đạo phê duy t.

ước 6: heo dõi văn bản

- Vào mục “Văn bản đang theo dõi” để biết văn bản đó ai đang giữ ngày chuyển

đến đã được mở ra đ c hay chưa…

IV. Ã ĐẠ (phê duyệt văn bản đi)

- Giống với quy trình xử lý văn bản đi (quay lại phần . U T NH L U

HU N V N BẢN ĐI , mục II. Ã ĐẠ (phê duyệt văn bản đi))