1

www.odysseemobile.com

Inleiding

Dit document is bedoeld voor SERVICE & ICT-Managers en Financial Directors die hun kosten

moeten drukken en hun afdelingen efficiënt moeten laten draaien.

Voor deze managers hebben we extra informatie over mobiele Monteurs/Techniekers

buitendienstoplossingen in petto. Zo kunnen ze beslissen of zo’n oplossing voor hun bedrijf een

meerwaarde betekent. In dit witboek stellen we echte gevallen voor, die tonen waarop en hoe heel

wat bedrijven besparen dankzij een mobiele buitendienstservice of een mobiele

buitendienstverkoopoplossing.

‘Papieren’ bedrijfsprocessen kosten uw Monteurs heel wat dure tijd. En zorgen ervoor dat u trager

inspeelt op wat uw klanten willen en nodig hebben. In deze tijden van elektronische communicatie

werkt informatie op papier inefficiënt. Alles wat op papier staat, moet een tweede keer worden

behandeld. Zo ontstaan bedrijfsprocessen die dubbel werk meebrengen. Bovendien neemt uw

bedrijf minder snel actie door de tragere informatie-uitwisseling. Het gevolg van deze manuele

processen? Slechtere prestaties, hogere personeelskosten en een hoger risico op fouten.

Waarom gebruiken zoveel mensen in Monteurs buitendienst dan nog altijd de instrumenten van de

voorbije twintig jaar (pen en papier), terwijl op kantoor niets nog verloopt zoals tien jaar geleden?

Veel bedrijven passen zich maar langzaam aan mobiele technologieën aan. Ze vrezen de complexe

integratie die ze hadden verwacht en (deels) aan den lijve hebben ondervonden bij hun overstap

naar ERP-oplossingen (Enterprise Resource Planning). Talloze bedrijven denken alleen aan de kosten,

de toestelkeuze en de obstakels tijdens een integratieproces. Ze verliezen uit het oog dat mobiele

oplossingen hun bedrijfsprocessen spectaculair kunnen verbeteren.

Moderne mobiele Monteurs buitendienstoplossingen bieden standaardinterfaces aan om met elk

ERP-programma te integreren. Op deze manier leveren de mobiele oplossingen nieuwe

technologieën aan in een gebruiksvriendelijk en gebruiksklaar pakket, dat u bovendien kunt

afstemmen op de noden van uw buitendienst Monteurs.

6 uitgelezen kansen om uw buitendienst MONTEURS efficiënter te laten werken!

2

www.odysseemobile.com

3

www.odysseemobile.com

Bespaar tot 15% op de telefoonrekening van uw buitendienst monteurs

Wie monteurs de weg op stuurt, krijgt te maken met heel wat telefoonverkeer. Ze willen informatie

over reserveonderdelen die ze nodig hebben bij een herstelling. Uw klant heeft vragen over de

garantievoorwaarden wanneer hij zich inschrijft voor een van uw diensten. Of uw technicus wil

weten of de klant moet betalen voor de herstelling of het onderhoud. Omgekeerd grijpen uw interne

medewerkers (van het servicecenter) bij ongeplande interventies vaak naar de telefoon om te

achterhalen of een van uw technici vlakbij is of beschikbar is.

Dankzij mobiele oplossingen bespaart u meteen op uw telefoonrekening. Want omdat uw

medewerkers op de weg op het juiste moment en de juiste plaats over de juiste informatie

beschikken, daalt het aantal vragen spectaculair. Uw medewerker heeft meteen het antwoord op

elke vraag van uw klant. Want hij krijgt toegang tot belangrijke gegevens (bijv.

herstellingsgeschiedenis, contractuele voorwaarden, levertermijn van reserveonderdelen).

Bespaar tot 12% op uw brandstofrekening (lagere CO2-uitstoot)

Heel wat factoren bepalen hoe u uw buitendienst monteurs aanstuurt. Files tijdens het spitsuur,

klanten in het stadscentrum, geografische omstandigheden waarmee uw monteurs rekening moeten

houden om hun opdrachten te kunnen afronden, enz.

Een betere planning en coördinatie op basis van communicatie – bijna in real time – tussen de

planning en de monteurs vermijdt meteen heel wat onnodige verplaatsingen.

Dankzij mobiele oplossingen daalt het brandstofverbruik van uw monteurs met zo’n 12%.

Maak uw administratie tot 200% efficiënter

Vandaag moeten uw administratieve krachten de handgeschreven onderhoudsrapporten van de

buitendienst monteurs ‘overschrijven’. Wat gebeurt er vaak? Er sluipen fouten in: het aantal

werkuren is onleesbaar, waardoor u op de factuur al snel een uur te weinig aanrekent. Soms zijn de

reserveonderdelen op het onderhoudsrapport verkeerd vermeld. Bovendien weigeren uw klanten

misschien om een (deel van een) rekening te betalen. Omdat de locatie op de factuur niet klopt. Of

omdat het onderhoud of de herstelling plaatsvond enkele dagen of weken voordat uw klant de

factuur kreeg.

Dankzij mobiele oplossingen hoeven uw administratieve medewerkers niet langer

onderhoudsrapporten, timesheets of lijsten van gebruikte onderdelen manueel in te voeren in uw

ERP-programma. En hebben ze tijd voor hun kerntaak: een goede service. Zo kunnen ze ervoor

4

www.odysseemobile.com

zorgen dat de facturen kloppen. Bovendien kunnen ze het onderhoudsrapport bij de factuur voegen.

Want de elektronische handtekening erop bewijst dat de klant akkoord ging met de opdracht.

Mobiele oplossingen sturen alle gegevens naar het ERP-programma. Het enige wat uw

administratieve krachten moeten doen, is ze bevestigen. Geen fouten of vragen meer.

Bespaar sterk tot 50% opoveruren!

Dankzij mobiele oplossingen met een geïntegreerd geolokalisatiesysteem dalen de overuren

spectaculair. Wanneer een monteur aan een opdracht begint, gaat de klok automatisch lopen. Is hij

klaar? Dan vraagt hij de goedkeuring van de klant (een elektronische handtekening) en stopt de klok

automatisch. De combinatie van de opdrachtenlijst, de goedkeuring door de klant en tracking van zijn

gps-signaal zorgt ervoor dat de uren efficiënt worden gebruikt.

De geo-planning zorgt er voor dat de dispatcher de werkuren van de monteur beter kan

optimaliseren door opdrachten en routings goed te combineren.

Verhoog uw cashflow – Verstuur uw facturen meteen na de herstelling of het onderhoud

Bij veel bedrijven verstrijkt er heel wat tijd tussen een interventie en de facturering. Daarom hebben

ze vaak hun bedrijfsprocessen al geoptimaliseerd met ERP-systemen. Toch gaat een factuur

gemiddeld pas vijf tot vijfendertig dagen na de interventie de deur uit. Dat blijkt uit onze ervaringen

met onze klanten, bij wie we al tal van mobiele oplossingen hebben toegepast.

Om twee redenen verkorten mobiele oplossingen de tijd tussen interventie en factuur spectaculair.

Enerzijds daalt het aantal tweede interventies. Anderzijds beschikken uw administratieve

medewerkers meteen na het onderhoud of de herstelling over een ondertekend onderhoudsrapport

als bevestiging. Voortaan stuurt u uw facturen op dezelfde dag als het onderhoud of de herstelling.

Verhoog uw winst – Meer klanten en meer opdrachten zonder extra personeel

Hoeveel interne medewerkers en buitendienst monteurs stelt u tewerk? Doorgaans gaat het om een

verhouding tussen 1/5 en 1/15, naargelang van uw bedrijfsactiviteit en van hoeveel werk uw interne

klantendienst moet verrichten om een onderhoud of herstelling te plannen.

Doordat mobiele oplossingen heel wat van hun ‘papierwerk’ verlichten, krijgen uw interne

onderhoudsteams meer tijd voor productieve bezigheden, zoals telefoongesprekken met klanten.

Bovendien groeit uw bedrijf zonder extra personeel. U doet meer interventies, boekt een grotere

omzet, vergroot uw klantenbestand of verbetert uw dienstverlening.

5

www.odysseemobile.com

Daarnaast beperkt een mobiele oplossing het aantal stresserende situaties en conflicten tussen de

binnen- en buitendienst. Het interne team ‘ZIET’ echt waar de monteurs mee bezig zijn. Dankzij een

overzicht en gezamenlijke agenda, en de mogelijkheid voor de dispatcher om in real time te plannen,

heerst er meer openheid in het hele team. De administratieve medewerkers hebben niet langer de

indruk dat ze ‘de fouten van de buitendienst moeten rechtzetten’. En de monteurs kunnen vrijuit hun

taken uitvoeren, zonder het antwoord van de binnendienst te moeten afwachten.

Odyssee Mobile - Headquarters

Av. Stalingradlaan 100

1000 Brussel

Belgium

T + 32 2 513 48 19

F + 32 2 513 85 17

M info@odysseemobile.com