HandSoft Pro is speciaal bestemd voor de

automatisering van installatiebedrijven.

HandSoft Pro integreert al uw bedrijfs-

processen, zoals artikel- en relatiebeheer,

calculaties, onderhoudscontracten,

werkvoorbereiding, projectadministratie,

bestellingen, kostenbewaking en de

financiële administratie. Dit bespaart

u veel administratief werk, omdat u

elk gegeven maar één keer vastlegt

en alles goed op elkaar aansluit.

Herkent u dit?

Kies dan voor HandSoft Pro:

· Een branchepakket voor zorgeloos automatiseren:

professioneel, betaalbaar en eenvoudig in gebruik.

· LiveUpdate van artikelgegevens via internet.

· Uw bedrijfsprocessen als uitgangspunt waardoor

de handelingen in het pakket voor zich spreken.

· Eenmalig vastleggen van gegevens bespaart tijd.

· Een pakket voor al uw dagelijkse werkzaamheden:

van offerte tot en met de financiële administratie.

HandSoft Pro Bedrijfsomvattend systeem op maat

· Gebruikt u Word of Excel voor uw administratie en

bent u toe aan een branchepakket?

· Stopt de ondersteuning op uw bestaande pakket of

wilt u overstappen naar een modern programma?

· Uw administratie is omslachtig en tijdrovend?

· Vergeet u zaken te factureren en zijn uw

artikelprijzen niet altijd up to date?

· Worden er regelmatig verkeerde materialen besteld

waardoor veel kostbare tijd verloren gaat?

Zorgeloos automatiserenvoor installatiebedrijven

GebruiksvriendelijkHandSoft Pro is zeer gebruiksvriendelijk. De logische

werkwijze en de vele handige functies zorgen ervoor dat

u de mogelijkheden optimaal kunt benutten. Vooral de

bediening van HandSoft Pro, gebaseerd op Internet

Explorer en Microsoft Outlook, maakt het programma

zeer herkenbaar en intuïtief. Op de startpagina zijn de

belangrijkste functies van HandSoft Pro direct te

benaderen. Per document worden interessante

functies en vervolgstappen via een handig hyperlink-

menu aangeboden.

HandSoft Pro kenmerkt zich door de logische

procesmatige manier van werken. Vanuit de calculatie

maakt u offertes, opdrachten, facturen, werkbonnen, de

werkvoorbereiding, kwaliteitsformulieren en

bestellingen. Hiermee stuurt u uw hele bedrijfsvoering.

De basis

StamgegevensVoor het onderhoud van actuele artikelinformatie is

Gilde Software een samenwerking aangegaan met de

website artikelbeheer.nl. Artikelbeheer.nl is een

centrale database voor de installatiebranche. In deze

database worden momenteel meer dan 4 miljoen

artikelen beheerd. Door gebruik te maken van de

koppeling met artikelbeheer.nl bent u altijd verzekerd

van actuele prijzen.

Calculeren is kopiëren Tijdens het calculeren heeft de calculator voortdurend

inzicht in de kengetallen van zijn begroting: zoals

bijvoorbeeld de kostprijzen en marges. Tevens stelt

het calculatiesysteem de calculator in staat bepaalde

aspecten van een project te optimaliseren door een

aantal scenario’s snel door te rekenen. Hiermee wordt

hij in staat gesteld naar een technisch en commercieel

verantwoord eindresultaat toe te werken.

Het basispakket van HandSoft Pro is uit aantrekkelijke

modules samengesteld van calculeren tot en met de

facturering. Daarnaast zijn er aparte modules:

CRM relatiebeheer, de projectadministratie, nacalculatie

en de volledige financiële administratie met open posten

beheer, betalingsverkeer en autorisatie. HandSoft Pro

draait zowel op het Access- als het SQL platform.

Uw eigen HandSoft Pro SysteemHandSoft Pro is modulair opgebouwd. U stelt uw eigen

systeem samen en zo levert uw investering snel

rendement op. HandSoft Pro wordt compleet met voor-

beeldbestanden en standaarddocumenten geleverd,

zodat u snel aan de slag kunt. Desgewenst worden

bestaande gegevens ingelezen. Door de ingebouwde

flexibiliteit zijn documenten, formulieren, de menubalk,

schermen en overzichten aanpasbaar op uw bedrijf.

Onze specialisatie is uw garantie op succes

Efficientie is de complete bedrijfsvoering

Grip op uw organisatie

KwaliteitszorgKwaliteitszorg is een bewustwordingsproces waarbij

klant- en kwaliteitsgericht denken centraal staan.

Aandacht voor kwaliteitszorg is geen luxe, maar een

noodzaak voor ondernemingen om sterk te blijven

staan. Kwaliteit, milieu, arbo aspecten kunnen op een

logische wijze geïntegreerd worden in HandSoft Pro.

Denk hierbij aan checklisten, formulieren, dossiers,

procedures en klachtenafhandeling.

ProjectbewakingIn de projectbewaking boekt u de gebruikte uren,

materialen en overige kosten op een project. Zo bewaakt

u de voortgang en uiteindelijk het resultaat van een

project. U heeft vanuit de urenregistratie grip op de

productiviteit van uw mensen en organisatie. Na het

terugmelden van de werkbonnen worden de uren

automatisch doorgeboekt naar de weekstaten van uw

medewerkers en het onderhanden werk overzicht.

Onderhanden werkDe onderhanden werkoverzichten in HandSoft Pro

informeren u over de financiële voortgang van de

projecten in uitvoering. Dit is belangrijke informatie

voor het aansturen van projecten en de facturering.

Dossiers / CRM / digitaal archiefProjectdocumenten worden opgeslagen in een

digitaal project-, klanten- of leveranciersdossier.

Zo heeft u per project of relatie direct inzicht in alle

relevante documenten. Van alle belangrijke

ontwikkelingen in een project wordt een historie

opgebouwd binnen het dossier. Naast de project-

documenten zijn koppelingen mogelijk met alle andere

digitale (externe) documenten, zoals foto’s, tekeningen,

Word-, PDF- of Excel-bestanden.

Boekhouding In HandSoft Pro Boekhouding voert u de volledige boek-

houding inclusief betalingsverkeer, BTW-aangifte, winst-

en verliesrekening en balans. In HandSoft Pro worden

automatisch boekingen vanuit de projectadministratie

geregistreerd. Alle dagelijkse mutaties worden snel en

efficiënt vastgelegd. Uw financiële administratie kan via

de ‘Auditfile’ (volgens de Belastingdienst geadviseerde

standaard) geëxporteerd worden voor controles door uw

accountant of voor belastingcontroles.

Open posten beheerEen goede bewaking van open posten is van groot belang

voor de liquiditeitspositie van uw bedrijf. HandSoft Pro

biedt ouderdomsanalyses en genereert automatisch

aanmaningen volgens uw debiteurenbeleid.

LogistiekVanuit de opdracht wordt de magazijn- en inkoop-

administratie aangestuurd. Naar aanleiding van

prijsaanvragen bij leveranciers, verwerkt u de prijs-

voorstellen in de definitieve materiaalbehoefte. Van

hieruit genereert u bestellingen en materiaaluitgiftes.

MagazijnHet belang van goed magazijnbeheer wordt door veel

ondernemers ingezien. Toch roepen de inspanningen

voor het beheersen van de materiaalstromen een grote

weerstand op. HandSoft Pro maakt een eenvoudig en

efficiënt voorraadbeheer mogelijk. Door het inzetten van

barcodescanners kunt u efficiënt en foutloos werken.

Ketenintegratie Vanuit het logistieke traject binnen HandSoft Pro

worden bestellingen aangemaakt. Via elektronisch

bestellen worden deze orders door middel van een

vaste procedure direct in het systeem van de leverancier

opgepakt. De bestelbevestiging en eventueel

elektronische factuur zijn de volgende stappen.

Vanuit HandSoft Pro wordt direct vanaf de artikelkaart

via een deeplink een webpagina opgeroepen waar de

leverancier of fabrikant extra informatie over het artikel

aanbiedt. Denk hierbij aan foto’s, tekeningen, montage

instructies en de leverbaarheid.

Service & Onderhoud Voor een duurzame relatie met de klant speelt Service

& Onderhoud een sleutelrol. Alle relevante informatie

van de te onderhouden installaties wordt geregistreerd.

Periodiek onderhoud wordt gepland. Van de uitgevoerde

werkzaamheden wordt automatisch een historie per

installatie opgebouwd. Mogelijkheid van contract-

facturering met jaarlijkse indexatie. Evaluatie van kosten

en opbrengsten per contract.

Mobiele werkbon / Digitale Pen HandSoft Pro is uit te breiden met mobiele

toepassingen. Hiermee worden monteurs langs de

electronische weg voorzien van opdrachtinformatie.

Afgehandelde opdrachten worden via de PDA of de

Digitale Pen teruggemeld, inclusief materiaal- en

urenverbruik, waarmee de basis is gelegd voor een

snelle facturering. Dat is efficiënt werken.

Autorisatie Door toekenning van gebruikersrechten legt u vast

welke gebruikers toegang hebben tot gegevens en deze

mogen wijzigen. Alle mutaties worden bijgehouden in

een logboek per medewerker.

ManagementoverzichtenHandSoft Pro geeft grip op uw bedrijf. Op elk gewenst

moment staan belangrijke overzichten voor uw bedrijfs-

voering ter beschikking. Managementinformatie op maat

voor uw bedrijf zoals periodieke analyses van de omzet,

kosten, uren en resultaten. Analyses per klant(groep),

omzetgroep en medewerker. Grip op activiteiten,

projecten en klanten. Grip op openstaande offertes,

lopende en te factureren opdrachten. Grip op de voort-

gang en de resultaten van uw projecten. Grip op de

productiviteit en het rendement van uw organisatie.

HandSoft Pro wordt de ruggengraat van uw bedrijf.

· Verkoop: acquisitie, relatiebeheer, klantendossier,

registreren van aanvragen, commerciële agenda,

referentielijsten, correspondentie en mailings,

marges bepalen, aanbiedingsprijs vaststellen,

offerte en offerte opvolging.

· Calculatie: beheren basisprijzen en ervarings-

cijfers (normen), bepalen van de hoeveelheden,

kostprijsberekening, bijstellen bestaande

calculaties en voorbereiden offertes.

· Werkvoorbereiding: inplannen werkzaamheden,

uitgeven werkorders en projectdocumenten,

calculaties uitwerken tot magazijnuitgifte en

bestellingen.

· Serviceadministratie: inspecties, onderhoud,

reparaties, planning buitendienst, bewaken en

terugmelden werkbonnen en factureren.

· Projectadministratie: bewaking openstaande

orders, onderhanden werkbewaking, uren-

administratie, mandagenregisters en

(termijn)facturering.

· Inkoop/magazijnbeheer: artikelbeheer, prijs-

aanvragen, bestellingen, ontvangsten, inkoop-

factuurcontrole, voorraadwaardelijst, bestelstatus

en bestelhistorie, voorraad besteladvieslijst en

materieelbeheer.

· Boekhouding: open postenbeheer, aanmaningen,

betalingsverkeer, winst- en verliesrekening, balans,

BTW-aangifte, uitwisseling met accountant en

Belastingdienst.

· Management/directie: kansrijke offertes,

onderhanden werk, te factureren opdrachten,

productiviteit, liquiditeit en rentabiliteit.

OfferteIn HandSoft Pro print of mailt u direct vanuit de

calculatie een op de klant afgestemde offerte. De offerte

kunt u voorzien van foto’s, documenten, berekeningen of

tekeningen. Een professionele presentatie verhoogt

uw scoringskansen aanzienlijk.

AgendaIn HandSoft Pro legt u eenvoudig alle afspraken vast in

de geïntegreerde agenda. Denk hierbij aan service- en

onderhoudswerkzaamheden. Ook commerciële

activiteiten en de opvolging van uitgebrachte offertes

worden gepresenteerd in de agenda. Deze agenda is ook

te synchroniseren met Microsoft Outlook.

WerkvoorbereidingVanuit de opdracht stuurt u met HandSoft Pro de

werkvoorbereiding aan. Ter ondersteuning van de

uitvoering van een project kunt u kiezen uit diverse

formulieren en documenten, met vermelding van

benodigde materialen, tijden en uitvoeringsinstructies.

Werkbonnen / regiewerk / meerwerkMet HandSoft Pro maakt u snel werkbonnen aan om

de uitvoering aan te sturen. Op deze bon noteren uw

medewerkers de verbruikte materialen, werktijden en

kilometers. Er is overzicht van openstaande bonnen en

er wordt niet vergeten om te factureren. Bonnen kunnen

in de agenda worden ingepland.

FactureringEen snelle en juiste facturering is van wezenlijk belang

voor uw bedrijf. De workflow in HandSoft Pro levert

automatisch de benodigde gegevens voor een correcte

factuur. HandSoft Pro kent veel facturerings-

mogelijkheden zoals verkoop op rekening, balieverkoop,

contantbonnen, termijn-, regie-, contract- en verzamel-

facturering.

Rendement

Tijdwinst

Grip

Presentatie

Continuïteit

Zorgeloos automatiseren

HandSoft wordt geleverd door Gilde Software b.v.

Gilde Software b.v. Mercurion 3 Zevenaar Postbus 1196900 AC Zevenaar Telefoon: 0316 – 34 50 50Fax: 0316 – 34 54 58E-mail: info@handsoft.nlInternet: www.handsoft.nl

Installatie van HandSoft Pro Bij de invoering van HandSoft Pro gaat Gilde Software

volgens een gestructureerde project aanpak te werk.

Allereerst wordt in overleg een plan van aanpak vast-

gesteld. Na de installatie van het systeem krijgt u een

eerste instructie van de belangrijkste functies, zodat

u snel met het systeem aan de slag kunt. Bestaande

bestanden worden ingelezen. Lay-outs en lijsten worden

ingericht volgens uw wensen en huisstijl.

OpleidingOm de mogelijkheden van

HandSoft Pro optimaal in te

zetten in uw bedrijf is goede

opleiding van uw medewerkers

van belang. Wekelijks verzorgen

specialisten van Gilde Software opleidingen in een

professionele opleidingsruimte. Weg van de dagelijkse

drukte in het bedrijf kunnen gebruikers zich hier in alle

rust concentreren op de lesstof.

Partner Service OvereenkomstOm uw investering te beschermen sluit u een partner

service overeenkomst (PSO) af. Dit geeft u recht op

(helpdesk)ondersteuning en updates van de software.

Hierdoor kunt u ook na verloop van jaren altijd

beschikken over de meest actuele stand van de

software. Door middel van de website, e-mailnieuws-

brieven, beurzen en gebruikersbijeenkomsten houdt

Gilde Software haar klanten op de hoogte van de laatste

ontwikkelingen.

Meer informatie over onze producten en diensten kunt

u aanvragen bij Gilde Software b.v. of bezoek onze

website: www.handsoft.nl