adviezen uit de praktijk om aan de slag te gaan met de Zorgstandaard in jouw regio!

Hoe implementeer je de Zorgstandaard Traumatisch Hersenletsel?

9

De Zorgstandaard Traumatisch Hersenletsel beschrijft wat volwassenen met traumatisch hersenletsel (THL) en hun familie aan zorg mogen verwachten vanaf het ontstaan van het hersenletsel. Bij de implementatie van de zorgstandaard maak je in de regio inzichtelijk wie welke zorg biedt. Je gaat gezamenlijk aan de slag met hiaten, punten die nog niet aan de zorgstandaard voldoen. Iedereen die de zorgstandaard wil implementeren in zijn of haar regio - bijvoorbeeld netwerkcoördinatoren, neurologen, revalidatieartsen, psychologen of managers - kan aan de slag met het starterspakket van de Hersenstichting. Vier regio’s gingen je voor in de implementatie. Vanuit hun ervaringen geven zij 9 adviezen met praktische tips.

‘Sommige punten lijken misschien open deuren, maar zonder deze randvoorwaarden is het heel lastig om een goed resultaat te bereiken.’ projectmedewerker

De 9 adviezen richten zich op de eerste fasen van samenwerking voor de implementatie van de zorgstandaard: de ontwerpfase en de uitvoeringsfase. De adviezen zijn in de aangegeven volgorde toe te passen. Past een andere volgorde beter bij jouw regio? Dan kun je de onderstaande adviezen ook in een andere volgorde toepassen.

Ben je na de eerste fasen toe aan raad over de volgende fase? De adviezen vanuit de praktijk sluiten aan bij het Ontwikkelingsmodel voor Ketenzorg (OMK): een wetenschappelijk onderbouwd model over de bouwstenen die van belang zijn in de ontwikkeling van een keten of netwerk. In het OMK-model vind je naast adviezen over de ontwerp- en uitvoeringsfase ook adviezen over hoe verder te gaan in de uitbouw- en monitoringsfase en de verduurzamingsfase.

Inhoudsopgave

2

3

5

6

8

10

12

14

16

18

19

Inleiding

Inhoudsopgave

1. Zorg dat de coördinatie in goede handen is

2. Maak een foto van de huidige situatie

3. Bedenk waar je naar toe wilt

4. Maak afspraken en leg ze vast

5. Verdeel de rollen en taken

6. Breng de knelpunten in beeld

7. Bepaal je aanpak: doelen, activiteiten en resultaten

8. Ga aan de slag en vier je successen

9. Evalueer, stel bij en houd vast

2 3

1. Zorg dat de coördinatie in goede handen is

Hoe houd je druk bezette professionals actief betrokken bij de implementatie van een zorgstandaard? Hoe maak je stappen? Een goede projectleider of coördinator is hiervoor essentieel. Hij of zij:• heeft kennis van implementatie en organisatie van zorg• kan draagvlak creëren• gaat zorgvuldig om met de verschillende belangen van de partners in de

samenwerking• heeft ervaring met projectmanagement

‘De projectleider zorgde voor innovatieve manierenom het project aan te pakken.’ ergotherapeut

4 5

Tool 1: In kaart brengen van de zorg in de regioDe infographic ‘Zorg na niet-aangeboren hersenletsel’ geeft inzicht in de routes die een persoon met hersenletsel kan doorlopen in de zorg. De infographic is een hulpmiddel om de ketensamenwerking op regionaal niveau in kaart te brengen: wie doet wat wanneer en hoe?

Tool 2: StakeholderanalyseVul een stakeholderanalyse in. Zo weet je wie belangrijke spelers in de regio zijn en op welke manier je ze moet betrekken bij de implementatie van de zorgstandaard.

Tips• Denk vanaf het begin na over de verbinding met ziekenhuis,

huisartsen en gemeenten (wijkteams). In de praktijk blijkt het lastig te zijn om deze partijen te betrekken.

• Betrek vanaf de start de patiëntenvereniging bij de implementatie en spreek met ervaringsdeskundigen af op welke manier zij betrokken willen zijn.

• Sluit aan bij (NAH-)netwerken in de regio die er al zijn, zoals het CVA-netwerk.

2. Maak een foto van de huidige situatie

Breng samen met de belangrijkste partijen in de regio de huidige situatie in beeld met een ‘foto’. De volgende vragen helpen daarbij: • Welke zorg wordt er geboden in de acute fase, revalidatiefase en chronische

fase? • Welke organisatie in de regio doet wat? • Hoe is de overdracht tussen organisaties georganiseerd? • Welke stakeholders moeten actief betrokken worden bij de implementatie

van de zorgstandaard?

Tool 1

Tool 2

‘Ons is het niet gelukt om de huisartsen vanuit het netwerk traumatisch hersenletsel te betrekken. We bereiken ze nu via de specialist ouderengeneeskunde, zowel voor NAH als dementie.’projectleider zorgorganisatie

‘Breng in beeld waar patiënten en mantelzorgers behoefte aan hebben. Ga dat niet zelf bedenken vanuit je rol als professional.’ teamleider zorgorganisatie

6 7

3. Bedenk waar je naar toe wilt

Zet een gezamenlijke stip op de horizon en formuleer een gezamenlijke visie. Wat willen jullie bereiken met de implementatie van de zorgstandaard? Wat moet de implementatie opleveren op de korte en lange termijn?

Tips• Het is belangrijk om te sturen op de missie en de visie die je samen

hebt bedacht en het netwerk daar constant aan te committeren.

• Spreek een duidelijke focus af met elkaar. Om de zorg voor de cliënt goed te organiseren, is het nodig om je organisatiebelang opzij te zetten. Kijk niet vanuit de eigen organisatie, maar vanuit het belang van de cliënt.

‘Je moet juist uit je organisatie stappen, anders krijgje een strijd.’teamleider zorgorganisatie

8 9

4. Maak afspraken en leg ze vast

Zorg dat er op bestuurlijk én uitvoerend niveau commitment is om de zorgstandaard te implementeren. Leg afspraken vast in een samenwerkingsovereenkomst of convenant.

‘Zorg voor iets wat partijen bindt, iets van een convenant. De vrijblijvendheid voorbij. Het binden van partijen realiseer je door goodwill en betrokkenheid, maar ook door zakelijk te zijn. Het is zo makkelijk achterover te leunen en ergens iets van te vinden.’ projectleider implementatie zorgstandaard

Maak afspraken over:

• De investering in tijd en geld: welke ruimte krijgen professionals van hun organisatie om te werken aan de implementatie van de zorgstandaard?

• Een vaste contactpersoon bij elke organisatie en een vaste groep medewerkers die actief betrokken zijn bij de implementatie.

• Toets regelmatig (bijvoorbeeld elk half jaar) op bestuurlijk en uitvoerend niveau de gemaakte afspraken aan de praktijk en stel bij indien nodig. Hoeveel is geïnvesteerd in tijd en middelen en komt dat overeen met de verwachting? Zijn de afspraken op bestuurlijk niveau voldoende gedeeld met het uitvoerend niveau?

Een samenwerkingsovereenkomst is een goed begin, maar er is meer nodig. In het begin is het van groot belang om voldoende tijd en aandacht te besteden aan het leren kennen van ieders aanbod en expertise en het bespreken van de verwachtingen. Besteed ook vanaf het begin van het traject aandacht aan de borging: hoe houden we de bereikte resultaten vast? Maak daar op bestuurlijk en uitvoerend niveau afspraken over.

‘Enthousiasme en intrinsieke motivatie van medewerkers is het belangrijkste van alles. Dat helpt om op momenten dat samenwerking lastig is, elkaar te vinden en toch tot een oplossing te komen die werkt.’ projectleider implementatie Zorgstandaard

‘Het is goed om het management vanaf het eerste moment te betrekken. Zo ontstaat commitment waardoor professionals eerder de toezegging krijgen om iets te kunnen doen.’ projectleider implementatie Zorgstandaard

10 11

5. Verdeel de rollen en taken

De zorgstandaard implementeren lukt alleen als bestuurders en managers, professionals van de werkvloer, ervaringsdeskundigen en de projectleider/coördinator samenwerken. Besteed daarom aandacht aan de volgende punten:

• Richt een passende projectstructuur in: maak afspraken over de verdeling van rollen, taken en bevoegdheden tussen de projectleider/coördinator, stuurgroep, projectgroep en/of werkgroepen.

• Leg de verbinding tussen het bestuurlijk en het uitvoerend niveau. Zorg ervoor dat professionals van de werkvloer betrokken zijn bij de implementatie.

‘Heel vaak worden documenten van bovenaf bedacht

• Betrek ervaringsdeskundigen erbij en bespreek met hen welke rol ze willen hebben. Een mogelijke vorm is een cliëntenpanel.

‘Deel de werkgroepen niet in per fase. Het gaat vaak juist over de overgang tussen fasen. In een fase-specifieke werkgroep kun je het daar onvoldoende over hebben.’ projectleider implementatie Zorgstandaard

‘Zoek gelijkwaardigheid als ervaringsdeskundigen aanschuiven. Er is openheid nodig om met elkaar in gesprek te blijven en die gelijkwaardigheid te blijven zoeken. Geen concurrentie, maar praten met elkaar.’ ervaringsdeskundige

• Richt het proces zo in dat professionals verantwoordelijkheid ervaren en nemen voor de uitvoering van activiteiten. Benoem bijvoorbeeld voor elke doelstelling of activiteit een ‘kartrekker’.

‘Heel vaak worden documenten van bovenaf bedacht zonder voldoende rekening te houden met de praktijk. Vraag dus professionals van de werkvloer erbij. Niet alleen gedragswetenschappers of psychologen, maar juist ook de mensen die dagelijks zorg geven. Dan zorg je ervoor dat het breder gedragen wordt.’ eerstverantwoordelijke verzorgende

‘Maak je netwerkleden verantwoordelijk, leg niet alles op de schouders van de projectleider.’ projectleider implementatie Zorgstandaard

12 13

Tips• Werk vanuit kansen en prioriteer. Iedereen heeft belang bij snelle

resultaten op korte termijn. Dat is een belangrijke motivator om verandering in gang te zetten.

• Houd focus. Je hebt speerpunten nodig waar iedereen zich aan moet houden.

‘Je hebt echt speerpunten nodig, want er ligt veel.’projectleider implementatie Zorgstandaard

‘We zijn gestart met een brownpaper-sessie in een regiobijeenkomst, via de LEAN-methode. Dit zorgde voor veel inzicht in de knelpunten in de regio en voor veel energie.’ ergotherapeut

6. Breng de knelpunten in beeld

Start met een bijeenkomst waarin je de knelpunten in de regio in kaart brengt. Wat voldoet aan de zorgstandaard en wat nog niet? Welke knelpunten hebben de grootste prioriteit? Benut deze bijeenkomst om ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Nodig mensen uit van zowel bestuurlijk als uitvoerend niveau. Zo zorg je ervoor dat ze vanaf de start goed zijn aangehaakt.

Tool 3: De zorg in de regio vergelijken met de ZorgstandaardDeze tabel biedt een overzicht van vragen voor het vergelijken van de huidige zorg aan mensen met THL met de beschrijving van goede zorg in de Zorgstandaard.

Tool 3

14 15

TipZorg dat het plan van aanpak bij iedereen bekend is. Zo heeft iedereen de beoogde doelstellingen, resultaten en te nemen stappen helder voor ogen. Gebruik in overleggen het plan van aanpak voor reflectie op de voortgang.

7. Bepaal je aanpak: doelen, activiteiten en resultaten

Werk een concreet plan van aanpak uit door met de netwerkpartners afspraken te maken over:

• De doelstellingen

• De te bereiken resultaten per doelstelling: wat gaan jullie concreet opleveren?

• Mijlpalen en planning: welke activiteiten gaan jullie in welke periode doen met welk resultaat? Wanneer vinden overleggen en bijeenkomsten plaats?

• Randvoorwaarden: wat moet er geregeld en afgesproken zijn om de implementatie succesvol te laten zijn?

• Communicatie: hoe worden alle betrokkenen binnen de netwerkorganisaties geïnformeerd? Wat en wanneer wordt gecommuniceerd naar externe stakeholders?

‘Stel je doelen niet te groot. Of bepaal subdoelen die je kunt bereiken. Te grote doelen zijn echt een valkuil.’projectmedewerker

‘Je hebt iemand met kennis van beleidsmatige zaken nodig voor het schrijven van een goed plan van aanpak.’ revalidatiearts

16 17

Evalueren helpt om tussentijdse resultaten in beeld te krijgen en zo op koers te blijven. Evalueer met elkaar (half)jaarlijks aan de hand van vragen als:

• Doen we met elkaar de juiste dingen om de doelen te bereiken?

• Welke resultaten hebben we bereikt en hebben we dit voldoende onder de aandacht gebracht bij alle stakeholders?

• Hoe verloopt de samenwerking? Is er voldoende oog voor het belang van de cliënt (in plaats van het organisatiebelang)?

Op basis van de uitkomsten kun je gezamenlijk bijstellen en verbeteringen doorvoeren.

Tips• Begin bij het uitvoeren van de activiteiten waar de meeste energie

zit.

• Betrek ervaringsdeskundigen bij activiteiten en bij de ontwikkeling van producten. Zij geven belangrijke feedback over wat wel en niet werkt.

• Blijf tijdens de uitvoering van de activiteiten schakelen tussen uitvoerenden en bestuurders en plan hiervoor overleg in. Bespreek regelmatig de vorderingen en knelpunten.

• Benut de expertise van andere regio’s.

• Vier je successen en deel ze!

8. Ga aan de slag en vier je successen

Voer de activiteiten uit die in het plan van aanpak en de mijlpalenplanning beschreven zijn. Benut in de uitvoering de expertise van ervaringsdeskundigen. Zorg voor goede communicatie naar alle betrokkenen en vier successen om de betrokkenheid en het enthousiasme vast te houden.

9. Evalueer, stel bij en houd vast

Tool 4: Samenwerking evaluerenDe Quickscan van het Ontwikkelingsmodel voor Ketenzorg (OMK) is een handige tool om met netwerkpartners te reflecteren op de samenwerking in de regio. Voor het benutten van de scan in de praktijk is het van belang om samen te reflecteren op de uitkomsten en afspraken te maken over verbeterpunten.

Tool 4

‘Ga niet opnieuw het wiel uitvinden. Kijk wat er al gedaan is. Zoek contact met de mensen die je zijn voorgegaan. Het heeft hun al de nodige tijd gekost...’ eerstverantwoordelijke verzorgende

‘Betrek en informeer professionals bijvoorbeeld door berichten op de website, nieuwsbrieven en het organiseren van ontmoetingen.’ projectleider implementatie Zorgstandaard

18 19

Auteurs: Rianne Gijzen en Kiyomid van der VeerCo-auteurs: Marjan Hurkmans, Margreet Reitsma en Mirella MinkmanTekstredactie: Pauline van TienhovenVormgeving: Seline Noteboom

www.vilans.nlwww.zorgstandaardnah.nl