VOLUNTEERS

JULLIE ZIJN EEN VOOR EEN

GOUD WAARD !“Na de unieke ervaring van drie

Olympische Zomerspelen als Voorzitter van het IOC, begrijp ik als geen ander

het belang van de vrijwilligers in de sport …”

Jacques Rogge, Voorzitter Internationaal Olympisch Comité 2001-2013

www.road2rio.be | 2

WelkomHockey World League Antwerp 2015 heet jullie van harte welkom als vrijwilliger.

Deze infobrochure is opgesteld om jullie wegwijs te maken in de organisatie van dit

belangrijke tophockey toernooi en jullie tevens te informeren over de richtlijnen en

afspraken.

Het toernooi vindt plaats van 20 juni tot 5 juli 2015 op de terreinen van KHC Dragons in

Brasschaat. Het is niet alleen een strijd in het kader van de halve finale van de World

League 2015 maar het toernooi telt ook als Olympische kwalificatiewedstrijd voor de

Olympische Spelen van Rio in 2016.

Ieder van jullie is voor de organisatie van dit event GOUD waard. We willen onze

dankbaarheid tonen door jullie een aantal voordelen te bieden. Zo krijgen jullie gratis

toegang tot de wedstrijden voor en na jullie werkuren op de speciale vrijwilligerstribune.

Jullie kunnen ook genieten van gratis food & beverage tijdens jullie werkdagen.

Bovendien ontvangen jullie een tof vrijwilligersshirt en kunnen jullie op vrije momenten

deelnemen aan allerlei randactiviteiten. En er is nog meer, maar dat horen jullie later.

Zo wordt dit topevent ook voor jullie een onvergetelijke ervaring !

Jullie voordelen kort samengevat :

• joy, pride, unity, team spirit

• nieuwe mensen ontmoeten

• een tof shirt als aandenken

• ervaring achter de schermen van een topsportevenement

• de wereldtop van het hockey van dichtbij aan het werk zien

• toegang tot de wedstrijden voor en na jullie werkuren

• een onvergetelijke ervaring

www.road2rio.be | 3

Plan site

Facts and figures m.b.t. het tornooi

• Niveau van de wedstrijd Olympische kwalificatie voor landenteams,

World League, wereldniveau

• Organisator FIH, Internationale Hockeyfederatie (Lausanne)

• Host Koninklijke Belgische Hockeybond &

KHC Dragons (Brasschaat)

• Deelnemende Herenteams 10

• Deelnemende Damesteams 10

• Reeds bekende Herenteams België, Australië*, Engeland, India, Pakistan

• Reeds bekende Damesteams België, Nederland*, Zuid Korea, Japan,

Nieuw-Zeeland, Australië

• Titelsponsor Fintro

* huidig wereldkampioen

www.road2rio.be | 4

WedstrijdschemaDay 1 - saturday 20 june 2015 Day 8 – sunday 28 june 2015

Day 2 – sunday 21 june 2015 Day 9 – tuesday 30 june 2015

Day 3 – tuesday 23 june 2015 Day 10 – wednesday 1 july 2015

Day 4 – wednesday 24 june 2015 Day 11 – thursday 2 july 2015

Day 5 – thursday 25 june 2015 Day 12 – friday 3 july 2015

Day 6 – friday 26 june 2015 Day 13 – saturday 4 july 2015

Day 7 – saturday 27 june 2015 Day 14 – sunday 5 july 2015

Vrijwilligersinformatie Contact

• Secretariaat Volunteers :

volunteers@road2rio.be

• + 32 3 331 99 90

• Algemeen secretariaat:

info@road2rio.be

Bereikbaarheid tornooi-site

• De terreinen van KHC Dragons zijn zowel met het openbaar vervoer als met de auto, de fiets

en te voet te bereiken. In het park zelf worden geen auto’s toegelaten.

• Alle nuttige informatie in verband met de bereikbaarheid via het openbaar vervoer, de exacte

locatie van de parkings en fietsparkeermogelijkheden, vinden jullie op : www.road2rio.be

• Carpooling en fietsen wordt ten zeerste aangemoedigd!

www.road2rio.be | 5

Wat te doen bij aankomst

• Bij aankomst op de toernooi-site, gaan jullie eerst langs de kassa’s. Daar melden jullie je

aan en ontvangen jullie een polsbandje of badge die jullie toegang verleent tot de site. Dit

polsbandje of deze badge is strikt persoonlijk. Wordt er misbruik vastgesteld, kan dit leiden

tot een definitieve toegangsweigering.

• Vervolgens begeven jullie je naar de vrijwilligersarea die wordt aangegeven via signalisatie

vanaf de kassa. Hier krijgen jullie alle info die nodig is voor de uitoefening van jullie functie.

De vrijwilligersarea

• Infobalie: Hier krijgen jullie je vrijwilligersshirt. Tijdens jullie werkuren worden jullie

verwacht dit shirt te dragen. Jullie dragen er verder zelf zorg voor gedurende het hele

event. Jullie krijgen hier eveneens de beschrijving van jullie taak en jullie drank- en

eetbonnetjes. Er wordt nagegaan of wij wel degelijk in het bezit zijn van de ingevulde en

ondertekende vrijwilligersovereenkomst, die jullie op voorhand bezorgd werd. Mocht dit

niet het geval zijn, zal er gevraagd worden deze ter plekke in te vullen en te ondertekenen.

• Time out: In de vrijwilligerstent kunnen jullie even op adem komen en een drankje en

broodje nuttigen. Er is ook de nodige omkleedruimte voorzien met lockers en apart sanitair

voor jullie. Vermijd waardevolle voorwerpen. De organisatie is niet verantwoordelijk voor

diefstal of verlies.

• Afspraakpunt met de teamverantwoordelijke: Het is ook hier dat jullie afgehaald worden

door de verantwoordelijke van het team waar jullie gaan helpen.

De vrijwilligerstribune

• In de mate van het mogelijke en met uitzondering van de finales kunnen vrijwilligers op

werkvrije momenten de wedstrijden volgen op de vrijwilligerstribune. Gelieve dit wel eerst

even te bespreken met je verantwoordelijke. Enkel vrijwilligers nemen plaats op deze tribune.

Verzekering

• Elke vrijwilliger is verzekerd voor zijn/haar activiteiten tijdens de Hockey World League

Antwerp 2015. Indien er zich iets voordoet, gelieve dit onmiddellijk te melden aan de infobalie

in de vrijwilligersarea of op het nummer 03/331 99 90 of per mail volunteers@road2rio.be.

Wat te doen bij ziekte of onvoorziene omstandigheden :

• Indien jullie de gemaakte afspraak niet kunnen nakomen, gelieve dan zo snel mogelijk het

Secretariaat Volunteers hiervan te verwittigen : via telefoon: +32 3 331 99 90 of via e-mail :

volunteers@road2rio.be

www.road2rio.be | 6

Algemene richtlijnen Nationaal volkslied

• Toon respect bij het afspelen van de nationale hymnes tijdens het protocol. Richt jullie tot

de landenvlaggen, neem eventueel jullie hoofddeksel af en wees stil.

Genotsmiddelen

• We streven naar een rookvrij evenement. Tijdens de werkuren wordt er niet gerookt.

• Het consumeren van alcohol en drugs is strikt verboden tijdens jullie werkuren.

Kledij

• Elke vrijwilliger krijgt een Volunteers Shirt dat tijdens de werkuren als vrijwilliger wordt

gedragen. Vermits we een professionele uitstraling nastreven, vragen we alle vrijwilligers

om zich een beetje uniform te kleden. We zouden het dan ook appreciëren moest het

volgende gerespecteerd worden.

• Schoeisel : plat en gesloten

• Lange broek, bermuda of rok : jeans (blauw), wit of beige

• Onder het Volunteers Shirt kan ook een wit of donkerblauw T-shirt of sweater gedragen worden.

• Sieraden : vermijd waardevolle voorwerpen.

Identiteitskaart

• Zorg ervoor dat jullie steeds jullie identiteitskaart bij jullie hebben. Dit is nodig bij

eventuele controles.

Pers en media

• Indien jullie worden aangesproken door de pers, graag doorverwijzen naar het Perscentrum.

Wees flexibel

• Het is mogelijk dat jullie door onvoorziene omstandigheden voor een andere taak worden

ingeschakeld dan diegene die jullie initieel werd toebedeeld. Toon hier dan begrip voor. Dit

is absoluut nodig om een vlotte organisatie van dit evenement te garanderen.

www.road2rio.be | 7

Wees vriendelijk

• De vrijwilligers bouwen mee aan het positief imago van dit topsportevent. Wees dus steeds

vriendelijk, wees een aanspreekpunt en toon dat jullie er zijn om te helpen.

Toon respect voor de hockeyers

• De deelnemende hockey teams hebben hard getraind en zijn er dan ook op gebrand een

topprestatie te leveren. Met aandrang vragen we jullie om de focus en rust van de spelers

en hun entourage te respecteren.

Wees stipt en nauwkeurig

• Onze organisatie steunt op de inzet van vele vrijwilligers. Om een vlot verloop te garanderen,

is het noodzakelijk om stipt te zijn. Wees op tijd en oefen je functie nauwkeurig uit.

Wees discreet

• We vragen jullie om discreet om te gaan met interne informatie en persoonlijk

beeldmateriaal van dit kampioenschap.

Uitgaven

• Het is niet toegestaan om kosten te maken in naam van de organisatie.

Gezondheid & veiligheid EHBO

• Als vrijwilliger worden jullie misschien geconfronteerd met een ongeval. Het is heel

belangrijk dat jullie weten waar zich de EHBO-post bevindt. (zie plan)

• Noodnummer EHBO : kanaal …

• Begeleid, zo mogelijk, de gewonde naar de EHBO-post.

• Roep hulp in via het noodnummer van de EHBO-post wanneer het slachtoffer zich niet meer

kan verplaatsen.

www.road2rio.be | 8

Veiligheid

• Wees steeds alert wat jullie eigen veiligheid en die van de bezoekers betreft.

• Wees behulpzaam en grijp in bij gevaarlijke situaties.

• Ken de nooduitgangen en evacuatiewegen in jullie werkzone

• Volg de aanwijzingen op bij noodsituaties

Loop niet weg. Jullie hulp is onmisbaar.

HET WORDEN SPANNENDE DAGEN.

BEN IK ER KLAAR VOOR ?

Voor ik aan mijn eerste shift begin, ken ik best een antwoord op volgende vragen :

• Ken ik mijn taakomschrijving ?

• Heb ik mijn vrijwilligersovereenkomst getekend en ingediend ?

• Weet ik hoe ik tijdig op de event site geraak ?

• Heb ik makkelijke schoenen ?

• Weet ik waar en met welke documenten ik mij dien aan te melden ?

• Weet ik waar ik tussen de shiften door tot rust kan komen en iets kan eten?