HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SILVER STAR Date modified: 16/04/2009 1. Đăng nhập hệ thống Vào Start/ All Programs/Silver Star 2.16/Silver Star 2.16. Xuất hiện màn hình yêu cầu đăng nhập hệ thống:

Tên và mật khẩu truy cập mặc định là: Tên truy cập: admin; Mật khẩu: 12345. Đây là tên truy cập và mật khẩu có quyền quản trị hệ thống. Khi đăng nhập với tên truy cập và mật khẩu khác thì tùy theo quyền của người sử dụng mà các menu của chương trình sẽ bị mờ đi (không truy cập được) hay hiện sáng (truy cập được). Nếu không đăng nhập tất cả các menu sẽ bị mờ đi. Chọn Nhớ tên truy cập và mật khẩu để khi đăng nhập lần sau tên truy cập và mật khẩu sẽ được tự động điền vào. Sau khi đăng nhập thành công, màn hình giao diện chính của chương trình như sau:

1

Màn hình giao diện chính có 3 phần: Phần phía trên bên phải là danh sách các Bộ điều khiển, bên trái là chi tiết sự kiện vừa xảy ra và phía dưới là danh sách các sự kiện. Khi có một sự kiện quẹt thẻ xảy ra ở một Bộ điều khiển nào đó thì trên danh sách các Bộ điều khiển, Bộ điều khiển tương ứng sẽ được hiện sáng, đồng thời chi tiết của sự kiện đó cũng sẽ được hiển thị. Màn hình giao diện này có thể tắt đi mà hệ thống vẫn hoạt động bình thường, để bật lại vào Hệ thống Theo dõi các sự kiện. Mẹo: Có thể kích đúp vào sự kiện trong danh sách các sự kiện để thêm mới hay sửa đổi thông tin về nhân viên. Kích chuột phải vào danh sách các Bộ điều khiển để thực hiện việc mở cửa hay Kiểm tra kết nối đến các Bộ điều khiển.

2

2. Quản trị người sử dụng Vào Hệ thống Quản trị người sử dụng để thiết lập danh sách các người sử dụng.

3

Tại đây người quản trị có thể thêm bớt hay sửa đổi thông tin của mỗi người sử dụng:

Có thể thiết lập các quyền cho mỗi người sử dụng khác nhau bằng cách kích đúp vào các ô ở các cột Sử dụng, Thêm, Xóa, Sửa để chọn Y hay N (Yes hay No) tức là cho phép người sử dụng được quyền sử dụng các menu tương ứng hay không, sau đó bấm vào nút Thiết lập để thiết lập quyền của người sử dụng. Chú ý: Không thể thiết lập quyền cho tài khoản đang đăng nhập. Khi giá trị của một trong ba cột Thêm, Xóa, Sửa là Y thì giá trị của cột Sử dụng luôn là Y. Các chức năng từ 16 – 19 chỉ có thể thay đổi giá trị ở cột Sử dụng. Mẹo: Kích đúp vào tiêu để của các cột Sử dụng, Thêm, Xóa, Sửa để chọn Y cho tất cả các chức năng. 3. Đổi mật khẩu truy cập Sau khi đăng nhập thành công, người sử dụng có thể vào Hệ thống Đổi mật khẩu truy cập để thay đổi mật khẩu truy cập chương trình.

4. Đăng xuất Sau khi đăng nhập thành công, bạn có thể đăng xuất để không cho phép người khác điều khiển chương trình mà hệ thống vẫn làm việc bình thường. 5. Ngôn ngữ hiển thị

4

Chương trình hỗ trợ hai ngôn ngữ sử dụng là Tiếng Anh và Tiếng Việt. Sau khi chọn ngôn ngữ, tắt chương trình đi rồi bật lại thì ngôn ngữ vừa chọn mới được áp dụng. 6. Thiết lập cấu hình hệ thống Thiết lập cấu hình hệ thống là thiết lập danh sách các Bộ điều khiển (đầu đọc) dùng trong hệ thống. Hệ thống có thể được tổ chức theo các Line. Các Line có thể được kết nối với máy tính thông qua cổng giao tiếp nối tiếp (COM1, COM2…) hay qua cổng TCP/IP. Trong mỗi Line là các Bộ điều khiển. Trong một Line sẽ bao gồm các Bộ điều khiển cùng loại và được đánh địa chỉ khác nhau. 6.1 Thiết lập Line Vào Hệ thống Thiết lập cấu hình Bộ điều khiển/Đầu đọc: Xuất hiện màn hình sau:

Để thêm một Line mới, kích chuột phải vào System và chọn Thêm Line. Khi thêm một Line mới sẽ xuất hiện màn hình sau:

5

Xem thêm phần Hỏi và Trả lời (FAQ) để biết cách thiết lập Line cho các loại thiết bị khác nhau.

6.2 Thiết lập Bộ điều khiển Để thêm Bộ điều khiển vào Line bằng cách click chuột phải vào Line và chọn Thêm Bộ điều khiển:

Xuất hiện màn hình sau:

6

Xem thêm phần Hỏi và Trả lời (FAQ) để biết cách thiết lập Bộ điều khiển cho các loại thiết bị khác nhau. 6.3 Thiết lập thông số cho Bộ điều khiển Mỗi loại thiết bị khác nhau sẽ có các thông số thiết lập khác nhau. Để thiết lập thông số cho bộ điều khiển: Click chuột phải vào Bộ điều khiển và chọn Thiết lập thông số. Thông thường thông số cần thiết để thiết lập cho các Bộ điều khiển là cần đặt lại ngày giờ trên các Bộ điều khiển cho đúng với ngày giờ thực tế. Để đặ lại ngày giờ cho các Bộ điều khiển, trước hết cần đặt lại ngày giờ trên máy tính sau đó kích chuột phải vào Bộ điều khiển và chọn Thiết lập ngày giờ.

7

Mẹo: Kích chuột phải vào Line và chọn Thiết lập ngày giờ để thiết lập ngày giờ cho tất cả các Bộ điều khiển trong Line đó. Kích chuột phải vào System và chọn Thiết lập ngày giờ để thiết lập ngày giờ cho tất cả các Bộ điều khiển trong hệ thống. 7. Danh mục Timezone Trong trường hợp các Bộ điều khiển được gắn với các khóa điện ở các cửa ra vào để điều khiển truy cập cửa thì nhất thiết phải thiết lập các Timezone. Timezone là các khoảng thời gian cho phép nhân viên dùng thẻ (vân tay) để mở cửa. Ngoài các khoảng thời gian được định nghĩa thẻ (vân tay) không có tác dụng. Vào Hệ thống Danh mục Timezone để thiết lập các Timezone:

8

Chương trình hỗ trợ 10 timezone khác nhau trong đó có 2 timezone mặc định là Always(24h) và Never. Timezone Always(24h) sẽ cho phép vào ra 24/24 trong tất cả các ngày trong tuần. Timezone Never sẽ không cho phép vào ra vàon bất kỳ thời gian nào. Các Timezone khác (từ 3-10) có thể thiết lập các khoảng thời gian tùy thích. Để thiết lập các timezone , click chuột phải vào các timezone đó và bấm vào nút Sửa:

9

Sau khi thiết lập các Timezone, cần phải cập nhật các Timezone vào Bộ điều khiển thì các Timezone mới có tác dụng. Chọn Timezone sau đó bấm vào nút Cập nhật Timezone xuống các Bộ điều khiển. 8. Danh mục Quyền truy cập Quyền truy cập là quyền cho phép nhân viên được dùng thẻ (vân tay) để mở cửa nào và vào các thời gian nào trong ngày. Vào Hệ thống Danh mục quyền truy cập để thiết lập các quyền truy cập:

10

Với mỗi quyền truy cập có thể định nghĩa cho phép mở cửa nào, quẹt vào đầu đọc nào và sử dụng timezone nào. Chương trình có 2 quyền truy cập mặc định là Master và Slave. Với quyền truy cập Master nhân viên được dùng thẻ (vân tay) truy cập các cửa 24/24. Với quyền truy cập Slave nhân viên không thể dùng thẻ (vân tay) truy cập cửa nào và vào bất kỳ thời gian nào trong ngày. Có thể định nghĩa các Quyền truy cập khác với số lượng không hạn chế. 9. Danh mục phòng ban Vào Dữ liệu Danh mục phòng ban để định nghĩa danh sách các phòng ban trong công ty.

11

10. Danh mục Bộ phận Vào Dữ liệu Danh mục bộ phận để định nghĩa danh sách các bộ phận trong công ty. Cần thiết lập Danh mục phòng ban trước khi thiết lập Danh mục Bộ phận. Không nhất thiết phải thiết lập danh mục Bộ phận trong công ty.

12

11. Danh mục chức vụ Vào Dữ liệu Danh mục chức vụ để định nghĩa danh sách các chức vụ trong công ty.

13

12. Danh mục ca làm việc Vào Dữ liệu Danh mục ca làm việc để định nghĩa danh sách ca làm việc trong công ty

Chú ý: Chương trình chỉ chấm công dựa trên giờ đến đầu tiên và giờ về cuối cùng mà không tính đến các giờ ra vào giữa ca (hay lúc nghỉ trưa của ca hành chính). Với ca hành chình thời gian nghỉ trưa không được tính vào thời gian làm việc. Để không tính thời gian nghỉ trưa của ca hành chính vào thời gian làm việc thì cần phải nhập thời gian nghỉ giữa ca cho ca làm việc hành chính.

14

Với các ca sáng, chiều, tối thời gian nghỉ giữa ca được tính vào thời gian làm việc nên ở ô Nghỉ giữa ca chỉ cần nhập 1 khoảng thời gian tượng trưng mà thời gian bắt đầu nghỉ và kết thúc nghỉ bằng nhau. Ví dụ với ca sáng là từ 10:00 đến 10:00. Nếu nhập khác nhau thì thời gian làm việc sẽ bị trừ đi khoảng thời gian này. 13. Danh mục ngày lễ Vào Dữ liệu Danh mục ngày lễ để định nghĩa danh mục các ngày lễ áp dụng ở công ty.

Khi nhân viên đi làm vào các ngày lễ thì thời gian làm việc của nhân viên được tính như thời gian làm thêm. Thời gian làm thêm vào ngày lễ của nhân viên được ký hiệu trong bảng chấm công là Thời gian làm thêm 3.0 (TGLT 3.0) 14. Danh mục loại ngày nghỉ Vào Dữ liệu Danh mục loại ngày nghỉ để định nghĩa danh mục loại ngày nghí trong công ty.

15

15. Danh mục ngày nghỉ Vào Dữ liệu Danh mục ngày nghỉ để định nghĩa danh mục các ngày nghỉ trong công ty. Cần định nghĩa Danh mục loại ngày nghỉ trước khi định nghĩa Danh mục ngày nghỉ.

16

16. Danh sách nhân viên Vào Dữ liệu Danh sách nhân viên để định nghĩa danh sách nhân viên trong công ty.

17

Thêm nhân viên: Để thêm nhân viên click Thêm:

Cần điền đủ các thông số như là Mã nhân viên, Tên nhân viên, số thẻ, mật khẩu, phòng ban, quyền truy cập, có sử dụng vân tay hay không. Với nhân viên làm ca cố định (ví dụ ca hành chính thì cần nhập Ca làm việc cho nhân viên), với nhân viên có ca làm việc thay đổi liên tục thì để trống ô ca làm việc (chương trình sẽ tự động nhận ca làm việc). Với các đầu đọc vân tay cần nạp vân tay vào các đầu đọc trước và điền vào ô số thẻ mã ID tương ứng với vân tay đó. Trường hợp hệ thống có nhiều đầu đọc vân tay, chỉ cần nạp vân tay vào 1 đầu đọc sau đó tải vân tay này về phần mềm và phần mềm sẽ nạp vân tay này cho các đầu đọc khác. Chọn số thứ tự của vân tay và Bộ điều khiển đã nạp vân tay sau đó bấm nút Nhận để lấy dữ liệu vân tay về phần mềm. Kích chọn Nạp thẻ vào các đầu đọc và bấm Đồng ý để nạp vân tay này cho các đầu đọc khác. Mẹo: Để nhập danh sách nhân viên một cách nhanh chóng, kích chuột phải vào phòng ban hoặc bộ phận trên cây thư mục rồi chọn Thêm. Khi đó phòng ban hoặc bộ phận tương ứng sẽ được gán cho nhân viên này. Khi thêm nhân viên mới không nên chọn Nạp thẻ vào các đầu đọc vì sẽ mất thời gian để nạp thẻ xuống các Bộ điều khiển. Khi nhập xong nhân viên của một phòng ban hoặc của một bộ phận chỉ cần kích chuột phải vào phòng ban hoặc bộ

18

phận trên cây thư mục rồi chọn Đăng ký thẻ. Khi đó tất cả nhân viên trong phòng ban hoặc bộ phận sẽ được đăng ký thẻ. Khi muốn hủy thẻ của một nhân viên mà không muốn xóa nhân viên trong danh sách chỉ cần kích chuột phải vào nhân viên và chọn Hủy thẻ.

17. Đăng ký ngày nghỉ cho nhân viên Vào Dữ liệu Đăng ký ngày nghỉ cho Nhân viên Xuất hiện mà hình sau:

19

Khi nhân viêc được đăng ký nghỉ vào hôm nào thì hôm đó trên bảng chấm công sẽ hiển thị mà của ngày nghỉ đó và sẽ có cột thống kê theo loại ngày nghỉ.

20

Chú ý: Không thể đăng ký nghỉ cho nhân viên vào các Ngày lễ, Thứ 7, Chủ nhật (nếu Thứ 7, Chủ nhật là các ngày nghỉ). 18. Đăng ký làm thêm giờ cho nhân viên Vào Dữ liệu Đăng ký làm thêm giờ cho nhân viên Xuất hiện mà hình sau:

21

Chú ý: Mốc thời gian nhỏ nhất để tính giờ làm thêm là giờ kết thúc ca, do đó nếu có đăng ký bắt đầu làm thêm từ lúc chưa kết thúc ca thì chương trình vẫn sẽ chỉ tính giờ làm thêm (nếu có) từ lúc kết thúc ca. 19. Đăng ký nghỉ đặc biệt cho nhân viên Khi nhân viên được đăng ký nghỉ đặc biệt thì nếu hôm đó có đi làm thì thời gian làm việc hôm đó được tính là thời gian làm thêm. Vào Dữ liệu Đăng ký nghỉ đặc biệt cho nhân viên Xuất hiện màn hình sau:

22

20. Báo cáo Trước khi báo cáo cần tổng hợp dữ liệu để báo cáo. Vào Dữ liệu Tổng hợp dữ liệu để báo cáo.

23

Khi muốn xem dữ liệu tháng nào thì chọn tháng đó và bấm vào nút Tổng hợp và đợi cho đến khi có thông báo Tổng hợp xong

20.1 Danh sách các sự kiện quẹt thẻ

24

Lọc:

25

Print Preview:

20.2 Danh sách nhân viên đi muộn

Lọc:

26

Print Preview:

20.3 Danh sách nhân viên về sớm

27

Lọc:

Print Preview:

28

20.4 Bảng chấm công theo ca làm việc

Print Preview:

29

20.5 Bảng chấm công theo giờ

Print Preview:

30

20.6 Bảng thêm giờ

Print Preview:

31

21. Tùy chọn Vào Hệ thống Tùy chọn chấm công để thiết lập các Tùy chọn

32

Có thể chọn lựa chế độ làm việc cả ngày thứ 7 và chủ nhật hay không làm việc. Khi chọn không làm việc làm thứ 7 và chủ nhật thì thời gian làm việc trong các ngày này sẽ được tình là giờ làm thêm vào ngày nghỉ. Quy tắc tính thêm giờ Dựa trên giờ đăng ký và giờ thực tế: Theo quy tắc này nhân viên được tính giờ làm thêm chỉ khi đã đăng ký giờ làm thêm. Nếu nhân viên không đăng ký làm thêm thì sẽ không được tính làm thêm giờ. Giả sử nhân viên đăng ký làm thêm từ 18:00 đến 20:00 (2 giờ)và Ca làm việc kết thúc lúc 17:00. Nếu nhân viên về trong khoảng từ 17:00 đến 18:00 giờ làm thêm là 00:00 Nếu nhân viên về lúc 19:00 giờ làm thêm là 19:00 – 18:00 = 01:00 Nếu nhân viên về lúc 21:00 giờ làm thêm tối đa cũng chỉ là 20:00 – 18:00 = 02:00

Hiển thị các cột thống kê Ca làm việc trong bảng chấm công: Nếu chọn thì trong bảng chấm công sẽ xuất hiện các cột là các ca làm việc và sẽ thống kê xem trong tháng có bao nhiêu ca sáng, bao nhiêu ca chiều, bao nhiêu ca tối … Hiển thị các cột thống kê theo ngày nghỉ trong bảng chấm công: Nếu chọn thì trong bảng chấm công sẽ xuất hiện các cột là các ngày nghỉ (nghỉ ốm, nghỉ đẻ, …) và sẽ thông kê xem trong tháng có bao nhiêu ngày nghỉ ốm, bao nhiêu ngày nghỉ phép …

33

Tùy chọn khác

Độ trễ phân biệt trang thái quẹt thẻ: Tùy chọn này được áp dụng khi sử dụng 1 đầu đọc cho cả chức năng quẹt VÀO và quẹt RA. Tùy chọn này sẽ giúp định nghĩa trạng thái của 2 lần quẹt liên tiếp nhau. Ví dụ: Lần quẹt 1 là lúc 07:00 Lần quẹt 2 là lúc 07:02 Nếu đặt thời gian chênh lệch là 0 phút: Nếu lần 1 là VÀO thì lần 2 là RA và ngược lại Nếu đặt thời gian chênh lệch là 5 phút: Nếu lần 1 là VÀO thì lần 2 vẫn là VÀO, nếu lần 1 là RA thì lần 2 vẫn là RA Thông tin về đơn vị sử dụng Các thông tin này sẽ xuất hiện trong phần tiêu đề của báo cáo.

34

35

22. Đăng ký sử dụng chương trình Nếu chương trình chưa được đăng ký sử dụng thì khi mở chương trình sẽ xuất hiện màn hình đăng ký sử dụng: Gửi lại User Code để xác nhận bản quyền. Sau đó công ty Phần mềm sẽ gửi lại Activation Key. Có thể dùng thử sau đó vào menu Trợ giúp Đăng ký sử dụng để đăng ký

36