High Profile Locatieonderzoek 2013
33
-
Upload
andy-hendriks -
Category
Documents
-
view
219 -
download
3
description
Vraag hier het Locatieonderzoek van High Profile Locaties aan: http://www.locaties.nl/bestelformulier-high-profile-locatieonderzoek.214949.lynkx
Transcript of High Profile Locatieonderzoek 2013
IMPRESSIE
UITGAVE
onder 977 opdrachtgevers van meeting en event locaties
locatieonderzoekHIGH PROFILE LOcatIEOndERzOEk 2013
inhoudHigh Profile Locaties helpt u bij het vinden van de
juiste locatie voor meetings en events.
voor elke situatie de juiste locatie
online Locaties.nl, LocatieFlash, Locatiemarkt Locaties app, Greatervenues.com Inspirerendelocaties.nl
printJaarboek Locaties – Inspirerende locaties voor
meetings en events, High Profile Locatieonderzoek
high profile locaties bvFranz zieglerstraat 34 a-B | 1087 Hn amsterdam
t 020 398 1585 | [email protected]
uitgeversOscar krechting, Ronnie Witjes
team high profile locaties bvSylvia Baars, Laura van den Berg, Brigitte Geurtsen,
annemieke Heersping-Wiegers, andy Hendriks, Marja de Hoon, alex koens, debbie van Rooijen,
René Stoop, Sher de Veer, Roos Witjens
hoofdredactieBarbara van Baarsel
uitvoering onderzoekEffectmeting – Willem Visser - effectmeting.nl
vormgeving en opmaakSpore creation bno
fotografie coverExplore, Muiden / Hier Radio kootwijk /
Mooirivier Hotel & congres, dalfsen
drukwerkbegeleidingnew Energy drukwerk
aan deze uitgave werkten tevens meeangelique aalders, Petra van Barneveld
met speciale dank aanAlle opdrachtgevers die meewerkten, Leon kruitwagen,
directeur van het Genootschap voor Eventmanagers
COLOFONHigh Profile Locatieonderzoek 2013
Jaarlijks onderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties
highlights locatieonderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locatiesMaar liefst 977 opdrachtgevers werkten dit jaar mee aan het High Profile Locatieonderzoek editie 2013. deze beslissers vertegenwoordigen 22.000 evenementen en zijn goed voor 135 miljoen euro omzet. de totale uitgaven voor evenementen, de groepsgrootte (van 138 naar 191 man) en het budget per persoon (van 60 naar 69 euro) zijn hiermee gestegen ten opzichte van vorig jaar, de eisen zijn daarmee op sommige gebieden ook aangescherpt. zo is het, meer dan in 2012, een vereiste dat goede kwaliteit geleverd wordt. Opdrachtgevers geven aan dat locaties hier niet altijd aan kunnen vol-doen; ook storen zij zich aan een trage respons.
vijf opdrachtgevers uitgelichtOm een gezicht te geven aan de grote groep opdrachtgevers die mee heeft gewerkt aan het High Profile Locatieonderzoek 2013, hebben wij er vijf bereid gevonden dieper op de vragen in te gaan: waarom werkten zij mee aan het onderzoek, wat zijn de budgetten voor locaties, hoeveel evenementen organiseren zij en wanneer boeken zij een locatie zeker niet? de beslissers bij Jumbo Supermarkten, kPn Hi, achmea, aBn amro en Hago zorg geven u meer inzicht in hun wensen en eisen.
irma perik,Relatiemarketeer, divisie Pensioen en Leven bij achmea:
10
06
Bij de samenstelling van deze uitgave is zo zorgvuldig mogelijk te werk gegaan. Uitgever en auteurs aanvaarden
dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor schade van welke aard dan ook, die het gevolg is van handelingen
en/of beslissingen die gebaseerd zijn op de opgenomen informatie. Het auteursrecht op de afzonderlijke bijdra-
gen berust bij de desbetreffende auteurs, deelnemers of hun opdrachtgevers, fotografen en anderen die materiaal ter beschikking stelden. Gebruikmaking hiervan is alleen
mogelijk na schriftelijke toestemming van de uitgever.
“Bij een slechte bereikbaarheid en een slechte prijs-kwaliteitverhouding, boek ik een locatie zeker niet.”
2
high profilelocatie onderzoek 2013
premium suppliers
how to: tips, inspiratie en learnings van experts uit het evenementenvak
58 bazelmans avr:De valkuilen van techniek60 crowd support: Vaker en meer aandacht voorveiligheid62 effectmeting:De toenemende behoefte aan data64 héman verhuurservice:Van behoeftevraag tot eindresultaat66 improve: De juiste sfeer maken is de kunst van verbeelden68 iQ events:De kracht van een goede voorbereiding70 momice:Het doolhof vancommunicatiestromen72 photonic:Een lach voor optimaal resultaat
Het jaarlijkse Locatieonderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties. de wensen en eisen van 977 opdrachtgevers in kaart.
brand new venues: 44 nieuwe
en gerestYlde locaties
Uit het Locatieonderzoek blijkt dat opdrachtgevers sterk geïnteresseerd zijn in nieuwe en gerestylde meeting en event locaties. Wij hebben er 44 voor u op een rij gezet.
77 Supernova - Jaarbeurs Utrecht
16
7456
3
Editie2013
wensen en eisen van 977 opdrachtgevers
in kaart
trots presenteren wij u de tweede editie van het jaarlijkse High Profile Locatieonderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties.
Het onderzoek is ten opzichte van de eerste editie (2012) geoptimaliseerd en uitgebreid, met meer (open) vragen en meer diepgang. de respons van de opdrachtgevers overtrof de verwachtingen: maar liefst 977 toonaangevende opdrachtgevers van zowel multinationals, kleine en middelgroteondernemingen, overheidsinstellingen, leden
van het Genootschap voor Eventmanagers en organisatiebureaus werkten mee en hebben het onderzoek volledig ingevuld. dit groot aantal respondenten toont aan dat de behoefte om kennis te delen groot is.
dankzij het High Profile Locatieonderzoek 2013 worden trends en ontwikkelingen in de bestedingen en behoeften van opdrachtgevers van meeting en event locaties in kaart gebracht. Met de resultaten kunnen locaties hun voordeel doen en hun dienstverlening beter afstemmen op de verwachtingen van hun potentiële klant.
locatieonderzoek onderopdrachtgevers vanmeeting en event locaties
977 opdrachtgevers goed voor 135 miljoen euro
SPOORWEGMUSEUM
6
“ik boek geen locatie als er ongemotiveerd
personeel rondloopt!”
Er zijn interessante resultaten uit het onderzoek gekomen. dankzij het grotere aantal open vragen zijn ook markante antwoorden gegeven die relevant kunnen zijn voor het beleid dat locaties voeren. denk daarbij aan hoe belangrijk de opdrachtgever het vindt om reviews te kunnen lezen. Maar ook geeft hij in dit onderzoek duidelijk aan wanneer hij een locatie absoluut niet zou boeken: “als de locatie vies is, dat komt nog regelmatig voor”, “als de locatiehouder arrogant is”, “als er ongemotiveerd personeel rondloopt,” zijn slechts enkele reacties.
praktische informatie: is een green keY-
certificering wel zo belangrijk voor de
opdrachtgever?
de resultaten van het onderzoek geven ook inzage in praktische zaken zoals bijvoorbeeld het offertegedrag van opdrachtgevers en het belang van een Green key-certificering bij het boeken van een locatie. dit laatste lijkt namelijk niet heel gewichtig voor opdrachtgevers: 33% geeft aan dat een Green key status niet van belang is bij de keuze van een locatie.
vergelijking met 2012 en de tijdsgeest
waarin we leven
Ook andere vragen uit het onderzoek hebben opmerkelijke antwoorden opgeleverd. niet alleen vanwege de vergelijking met de resultaten van het High Profile Locatieonderzoek 2012, ook vanwege de tijdsgeest waarin we leven en de aannames die wij hebben met betrekking tot bijvoorbeeld MVO, reisafstand en het ‘gevoel’ dat een opdrachtgever wil hebben bij een locatie, want met name de sfeer kan doorslaggevend zijn voor het boeken van een locatie (55%).
De vragenlijst is tot stand gekomen door een online vooronderzoek waaraan 423 meeting en event locaties hebben deelgenomen. In dit onderzoek gaven locaties aan wat zij van hun (potentiële) opdrachtgevers zouden willen weten.
Deze input hebben wij meegenomen in de formulering van de vragen van het High Profile Locatie onderzoek 2013. De complete vragenlijst is vervolgens in juni 2013 digitaal verspreid onder 5.500 opdrachtgevers (multinationals, kleine en middelgrote ondernemingen, overheidsinstellingen, leden van het Genootschap voor Eventmanagers en organisatiebureaus). Daarvan hebben 977 opdrachtgevers het onderzoek volledig ingevuld. Dit is een respons van 18%. De gemiddelde invultijd van de vragenlijst was 16 minuten.
Het onderzoek is uitgevoerd door marktonderzoekbureau Effectmeting.nlopz
et o
nd
erzo
ek
BOBS PaRty & EVEntS
7
977 opdrachtgevers goed voor
135 miljoen euro
Enkele highlights die u niet mag missen in dit onderzoek willen wij daarom alvast aanstippen: Per opdrachtgever is het aantal evenementen in 2013 toegenomen ten opzichte van 2012: van 17 naar maar liefst 24 evenementen per jaar. de totale omzet van deze bedrijven is gestegen van 111 miljoen euro naar 135 miljoen euro. tezamen verwachten de 977 opdrachtgevers in 2013 op een totaal van 22.000 evenementen uit te komen. Saillant detail in deze is dat gemiddeld 44% van het evenementenbudget wordt besteed aan de locatie en dat de cEO dit jaar een grotere beslissingsbevoegdheid heeft dan in het voorgaande jaar.
koester uw klant
de totale uitgaven voor evenementen, de groepsgrootte (van 138 naar 191 man) en het budget per persoon (van 60 naar 69 euro) zijn gestegen ten opzichte van vorig jaar, echter de eisen zijn daarmee op sommige gebieden ook aangescherpt. zo is het, meer dan in 2012, een vereiste dat goede kwaliteit geleverd wordt. Ook verwacht de opdrachtgever, het liefst binnen 24
uur, een goed en duidelijk voorstel na het eerste contact met de locatie: “Soms ontvang je pas na twee weken een offerte, je wilt verkopen of je wilt het niet…” Met name het (eerste) contact is een cruciaal punt: zonder een klik met de contactpersoon van de locatie boekt 66% van de opdrachtgevers deze locatie niet. Snelheid in de respons is bovendien een criterium en dan het liefst telefonisch: “als de communicatie stroef verloopt, boek ik de locatie niet.” En mocht een opdrachtgever van iemand anders vernemen dat de locatie niet goed gepresteerd heeft, dan zal hij of zij geen interesse meer hebben in de betreffende venue. Ook internet en eerdere ervaringen wegen zwaar in de keuze van een locatie. kortom, ons devies luidt: locatie koester uw klant en ken zijn wensen.
44% van budget wordt besteed aan de
locatie inclusief catering
opdrachtgever zoekt direct contact
met locaties
En dat is juist de reden waarom wij het High Profile Locatieonderzoek uitvoeren; opdat locaties
dE nIEUWE kERk dEn HaaG MOOIRIVIER cOnGRESHOtEL
8
hun opdrachtgevers nog beter en duurzamer kunnen bedienen. Een opvallende conclusie uit het onderzoek is namelijk dat slechts 11 procent van de respondenten gebruik maakt van een evenementenbureau: 89% legt zelf het contact met een locatie. Misschien juist daarom ziet de opdrachtgever (76%) graag direct de kosten in kaart gebracht op de website van een locatie en wenst hij ook in een handomdraai de beschikbaarheid en cateringmogelijkheden te kunnen zien. Ook fotografie, films en informatie over de zaalcapaciteit zijn belangrijke elementen op een website, zo geeft de opdrachtgever aan.
‘Ik verwacht op de website van een locatie direct de kosten inzichtelijk te krijgen.’
verdere professionalisering van het vak
Vanaf pagina 10 vertellen vijf opdrachtgevers uitgebreider over hun goede en minder goede ervaringen en geven zij meeting en event locaties enkele tips. Verder vindt u in deze uitgave praktische “how to” informatie van premium suppliers uit het evenementenvak.
Wat zijn de tips & tricks van deze experts? ze vertellen over veelgemaakte fouten en geven hun visie. Learnings waar u hopelijk iets aan heeft. als wij gezamenlijk onze kennis delen kunnen we deze mooie branche naar een hoger niveau tillen. En daar dragen wij graag aan bij, evenals 83% van de opdrachtgevers die hebben aangegeven in de toekomst mee te willen blijven werken aan het onderzoek.
Oscar Krechting en Ronnie WitjesHigh Profile Locaties
FORt St. GERtRUdIS
9
vijf opdrachtgevers uitgelicht
Om een gezicht te geven aan
de grote groep van 977 op-
drachtgevers die mee heeft
gewerkt aan dit onderzoek,
hebben wij er vijf bereid
gevonden uitvoeriger op de
vragen in te gaan: waarom
werkten zij mee aan het on-
derzoek, wat zijn de budget-
ten voor locaties, hoeveel
evenementen organiseren
zij en wanneer boeken zij
een locatie zeker niet? Last
but not least: wat willen zij
meeting en event locaties
meegeven?
De beslissers bij Jumbo
Supermarkten, Hago Zorg,
ABN Amro, Achmea en
KPN Hi geven u meer inzicht
in hun wensen en eisen.
GEVanGEnISkaPEL ROttERdaM
10
Martijn Bögels vertelt, namens de afdeling evenementen & sponsoring van Jumbo Supermarkten, meer over het locatiebeleid. de afdeling heeft focus op relatie-, personeels- en consumenten evenementen, meetings en congressen.
waarom werkte u mee aan het high profile
locatieonderzoek 2013?
“Wij werkten mee aan het onderzoek om zelf ook op de hoogte te blijven van de meest accurate marktinformatie met betrekking tot locaties en ontwikkelingen in de evenementenbranche.”
hoeveel evenementen verwacht u dit jaar
te organiseren?
“Over het algemeen organiseren wij op jaarbasis een kleine honderd evenementen, waarvan het grootste deel gericht is op onze medewerkers.”
boekt u een locatie rechtstreeks of via
een bureau?
“Locaties boeken wij in principe zelf, daarom is een online zoeksite en het naslagwerk ideaal voor ons als afdeling. Indien wij een bureau inschakelen om ons te ondersteunen, dan zullen wij altijd nauw betrokken zijn bij de locatiekeuze.”
welke criteria hanteert u in de zoektocht
naar een locatie en waarom?
“Voor ons is het erg belangrijk dat een ruimte flexi-bel is qua indeling en dat de sfeer van een locatie goed aansluit bij de boodschap en de waarden van Jumbo. daarnaast zijn een centrale ligging in nederland, de bereikbaarheid en de parkeergele-genheid erg belangrijke criteria.”
wat verwacht u direct te kunnen zien op
de website van een locatie?
“Het is voor ons van belang dat we direct de capa-citeit en parkeergelegenheid kunnen achterhalen. Veel locaties hebben wel de capaciteit, maar niet de bijbehorende parkeergelegenheid of bereik-baarheid op hun website gepubliceerd. daarnaast is het ook erg prettig om te zien wat de mogelijk-heden zijn om buiten vaste partners om te werken. Wij werken eigenlijk alleen maar met eigen producten en recepten, en dit vergt veel flexibiliteit vanuit de locatie en diens vaste partners.”
wat is met name van belang wanneer u
contact legt?
“dat er met ons wordt meegedacht met betrekking tot creatieve en ludieke ideeën.”
bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u
een offerte aan?
“Vanuit bedrijfsbeleid zijn wij genoodzaakt altijd drie offertes aan te vragen.”
wanneer boekt u een locatie zeker niet?
“Wij boeken een locatie zeker niet wanneer men niet met ons meedenkt en een beperkte mate van flexibiliteit naar voren komt. daarnaast moet de locatie zeker bij de boodschap, het thema en onze waarden passen.”
heeft u nog tips voor event en meeting
locaties?
“Jazeker: wees helder, eerlijk, transparant en blijf vooral bij jezelf, zodat je zeker weet dat je een eve-nement aankunt en de belofte kunt waarmaken.”
jumbosupermarkten
opdrachtgever: JUMBO SUPERMaRktEn
geïnterviewde:MaRtIJn BöGELS, EVEnEMEntEn & SPOnSORInG
11
Suzanne Blok is sinds 9 jaar management assistente bij Hago zorg. In deze functie is zij verantwoorde-lijk voor het organiseren van kleine en middelgrote evenementen voor het personeel. tevens organi-seert zij klanten-/relatiedagen.
waarom werkte u mee aan het onderzoek?
“Om zelf ook op de hoogte te blijven van trends en ontwikkelingen in de meeting en event locatie-branche en om ideeën op te doen voor inspire-rende locaties.”
hoeveel evenementen verwacht u dit jaar te
organiseren?
“We rekenen op circa vijf evenementen, kleine en grotere.”
denkt u dat het budget voor evenementen
zal stijgen, dalen of gelijk blijft?
“Ik verwacht dat het budget ongeveer gelijk zal blijven.”
boekt u een locatie rechtstreeks?
“Meestal boeken wij een locatie zelf. alleen bij de grotere evenementen maken wij gebruik van een bureau. Met name vanwege het uit handen geven van werkzaamheden en ook vanwege het netwerk van bureaus in de locatiemarkt.
welke criteria hanteert u in de zoektocht
naar een locatie en waarom?
“Wij vinden sfeer, bereikbaarheid en parkeergele-genheid belangrijk. Verder is het prettig als er ter plekke wordt meegedacht. Ook zoeken we vaak naar een MVO-locatie.”
wat verwacht u direct te kunnen zien op de
website van een locatie?
“Op de website van een locatie verwacht ik een indruk van de sfeer te kunnen krijgen. Ook vind ik het prettig als ik direct de beschikbaarheid kan checken.”
wat is met name van belang wanneer u con-
tact legt?
“Of het klikt met de contactpersoon en of ik een snelle terugkoppeling krijg.”
bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u een
offerte aan?
“Om een goede vergelijking te kunnen maken, vraag ik meestal bij drie locaties een offerte aan.”
wanneer boekt u een locatie zeker niet?
“als ik het gevoel krijg dat alles ‘standaard’ gere-geld wordt. Ook wanneer er niet genoeg rekening wordt gehouden met onze wensen.”
wat is uw beste ervaring / slechtste ervaring
bij het boeken van een locatie?
“Mijn slechtste ervaring was bij een locatie waar wij ons kerstfeest vierden: ons was beloofd dat het goed verwarmd zou zijn, maar dat bleek niet het geval. de sfeer was er moeilijk in te krijgen aange-zien onze gasten in hun prachtige feestkleding aan het kou lijden waren! de beste ervaring tot nu toe was de locatie van ons laatste kerstfeest. Het was precies in de warme kerstsfeer gedecoreerd zoals wij dat in gedachten hadden. de locatie had echt een hoog ‘wow-gehalte’ en iedereen kwam direct in een feeststemming.”
hago zorgopdrachtgever: HaGO zORGgeïnterviewde:SUzannE BLOk, ManaGEMEntaSSIStEntE
12
Laura Starmans is sinds 2,5 jaar werkzaam als Event Manager bij aBn aMRO in amsterdam. In deze functie organiseert zij veel interne evenementen, zoals informatieve bijeenkomsten, kwartaalsessies en personeelsuitjes. Ook organiseert Laura evene-menten voor klanten, zoals conferenties, seminars, roadshows en webinars.
waarom werkte u mee aan het onderzoek?
“Ik vind het nuttig en van belang om kennis en ervaringen met elkaar te delen zodat er uiteindelijk betere en kwalitatief hogere evenementen worden neergezet, waar klanten en leveranciers trots op kunnen zijn.”
hoeveel evenementen verwacht u dit jaar te
organiseren?
“Ongeveer 40.”
wat is hiervoor het budget?
“dat is verschillend. Wel is duidelijk te merken dat er kritischer wordt gekeken naar elk budget; of het nu om een groot of klein event gaat.”
boekt u een locatie rechtstreeks?
“Ja, ik boek alle locaties rechtstreeks, omdat ik wil zien waar ik onze gasten naartoe stuur.”
welke criteria hanteert u in de zoektocht
naar een locatie en waarom?
“Flexibiliteit is altijd van belang. Het komt regelmatig voor dat het aantal personen of zalen op een laat moment in het project nog wijzigt, dan willen we nog wel terecht kunnen.”
wat verwacht u direct te kunnen zien op de
website van een locatie?
“de contactgegevens van de afdeling die over de zakelijke reserveringen gaat! dat is toch nog af en toe een zoektocht!”
bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u een
offerte aan?
“Gemiddeld bij drie locaties vraag ik globale offertes aan, de details komen later wel.”
wanneer boekt u een locatie zeker niet?
“als er bij het eerste contact al wordt ‘gezucht’ omdat ik lastig zou zijn en als de prijs- kwaliteitverhoudin-gen absoluut niet kloppen.”
wat is uw beste ervaring / slechtste ervaring
bij het boeken van een locatie?
“Bij de aanvraag van de eerste offerte werd mij door een hotel verzekerd dat de verbouwingen aan dat ho-tel 100% klaar waren bij aanvang van het evenement aangezien er zelfs al meerdere evenementen voor ons gepland stonden. Helaas was dit niet het geval en zaten wij in een halve bouwput… Mijn beste erva-ring was bij een locatie die in eerste instantie vooral ver weg leek. toen ik er daadwerkelijk was werd ik zo hartelijk ontvangen, het gesprek was heel goed voorbereid en er lag al een eerste offerte klaar. Mijn verwachtingen werden op dat moment overtroffen.”
heeft u nog tips voor event- en
meetinglocaties?
“zorg dat alle medewerkers zich op elk moment professioneel gedragen. En meedenken met de klant; dat komt elk evenement ten goede. Uiteindelijk zijn we samen verantwoordelijk voor het laten slagen van een evenement.”
abn amro
opdrachtgever: aBn aMRO
geïnterviewde:LaURa StaRManS, EVEntManaGER
13
16
high profile locatie onderzoek 2013 onder opdrachtgevers van meeting en event locaties.
de wensen en eisen van 977 opdrachtgevers in kaart.
BaUt aMStERdaM
17
20 Verdeling respondenten (man / vrouw)
20 In welke leeftijdscategorie valt u?
21 Wat voor soort opdrachtgever bent u?
21 Hoeveel werknemers telt uw bedrijf?
22 Wat is uw functie?
23 Hoe lang bent u werkzaam in deze functie?
24 Wie beslist er binnen uw organisatie met welke locatie wordt samengewerkt?
25 Wie bepaalt de hoogte van het evenementenbudget?
26 Hoeveel evenementen gaat u dit jaar te organiseren?
26 Welke percentage van het evenementenbudget wordt gemiddeld uitgetrokken
voor de locatie inclusief catering?
27 In welke orde van grootte valt het budget voor evenementen in 2013?
28 Met welke omvang is het budget van 2013 ongeveer toe- of afgenomen
ten opzichte van 2012?
29 Ik verwacht dat het budget in de toekomst (na 2013)
30 Boekt u een locatie rechtstreeks, via een evenementenbureau of via een
boekingsplatform / intermediair?
30 Gemiddeld voor hoeveel personen boekt u een locatie?
31 Wat was afgelopen jaar (2012) de grootste en de kleinste groep waarvoor u
een locatie geboekt heeft?
31 Wat geeft u gemiddeld uit aan een locatie (inclusief catering) per persoon?
32 Wat is de gemiddelde reistijd die u bereid bent te reizen naar een locatie?
32 Het is belangrijk dat een locatie goed met het openbaar vervoer bereikbaar is.
33 Hoe komt u tot de keuze van een locatie?
34 Welke websites gebruikt u bij het zoeken van een locatie?
34 Welk apparaat gebruikt u om bovenstaande websites te bekijken?
35 Wat verwacht u direct te kunnen zien op de website van een locatie?
35 Op welke manier neemt u het liefst contact op met een locatie?
36 In welke locatiesoorten bent u het meest geïnteresseerd?
37 kunt u aangeven waarvoor u een locatie het meest boekt?
977 opdrachtgevers gaven antwoord op de onderstaande vragen
18
38 Voor welke groep organiseert u het meest een event?
38 zijn uw evenementen meestal eendaags of meerdaags?
39 Welke stellingen vindt u belangrijk bij uw locatiekeuze?
40 Welke criteria vindt u belangrijk bij uw locatiekeuze?
41 Wat vindt u bij een locatie belangrijk in “uitstraling en sfeer”?
42 Welke apparatuur / technologie dient er minimaal op een locatie aanwezig te zijn?
42 aanwezigheid van WiFi is belangrijk bij mijn locatiekeuze.
43 Bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u per bijeenkomst offertes aan?
43 Bent u bereid een online evaluatieformulier in te vullen na afloop van een
evenement waarmee de locatie uw tevredenheid kan meten?
44 Wanneer boekt u een bepaalde locatie zeker niet?
46 kunt u op een schaal van 1 tot 10 aangeven of MVO een
doorslaggevende factor is bij uw locatiekeuze?
47 Welk pijler van MVO vindt u het belangrijkst?
47 Green key status is een belangrijk criterium bij de keuze van een locatie.
48 Welke trends ziet u de komende jaren bij het boeken van locaties?
50 de aanwezigheid van hotelkamers bij de locatie voor eventuele
overnachtingen is belangrijk.
50 Uit kostenbesparing gebruiken wij ons eigen kantoor vaker als evenementenlocatie.
51 Ik heb voorkeur voor een all inclusive prijs als ik een locatie boek.
51 Het maakt mij niet uit als technische middelen extern moeten worden ingehuurd.
52 Ik ben bereid meer te betalen als er gebruik wordt gemaakt van streek- en/of
biologische producten.
52 Ik heb als opdrachtgever behoefte aan locaties die ook per uur te boeken zijn.
53 Voordat wij op zoek gaan naar een locatie hebben wij een pakket van eisen
samengesteld waaraan een locatie moet voldoen.
53 Ik bekijk beoordelingswebsites voordat ik een locatie ga boeken.
54 zonder een klik met de contactpersoon van de locatie boek ik betreffende locatie niet.
54 de prijs is voor mij doorslaggevend bij het boeken van een locatie.
55 Bent u bereid in de toekomst vaker mee te werken aan dit onderzoek?
19
IMPRESSIE
UITGAVE
Evenementen-bureau
11%
Bedrijf, instelling of overheid
anders
7%zzp-er evenementen-organisatie
8%
74%
0 - 49
50 - 99
100 - 249
250 - 499
500 - 999
1000 - 4999
5000 of meer
0 10% 20% 30% 40% 50%
Wat VOOR soort opdrachtgever BEnt U?
hoeveel werknemers tELt UW BEdRIJF?
Bijna de helft (45%) werkt bij een organisatie met nul tot vijftig medewerkers. Bijna één op de vier opdrachtgevers (24%) vertegenwoordigt een bedrijf met meer dan 500 medewerkers.
21HigH Profile locatieonderzoek 2013
24
44%
(gemiddeld per respondent)
hoeveel EVEnEMEntEn Gaat U dit jaar ORGanISEREn? (respondenten hebben hier een exact aantal ingevuld)
WELk percentage Van HEt evene menten budget WORdt GEMIddELd UItGEtROkkEn VOOR de locatieIncLUSIEF catERInG?
Gemeten in dit onderzoek zijn dit zo’n 22.000 evenementen in 2013. In 2012 waren dit gemiddeld 17 evenementen per respondent.
26 HigH Profile locatieonderzoek 2013
Gelijk blijft
62%
zakt
21%
Stijgt
17%
Ik VERWacHt dat HEt budget in de toekomst (na 2013):
29HigH Profile locatieonderzoek 2013
58 bazelmans avr“Maak gebruik van de expertise van een leverancier. Zij zijn op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.”
60 crowd support“Behandel evenementen niet routinematig, het ene evenement is het andere niet.”
62 effectmeting“In deze economische en kritischere tijden is evalueren en aanscherpen belangrijker dan ooit.”
64 héman verhuurservice“Laat bestelde materialen niet last minute afleveren. Voorkom stress en vervroeg de afleverdatum met 1 dag.”
66 improve“Ga vroeg in het proces om tafel zitten met het technisch team.”
68 iQ events “Houd de timeline goed in de gaten: plan ruim van tevoren en werk met een backplanning.”
70 momice“Denk niet altijd groot, een mobiele event-site is ook inzetbaar voor evenementen voor kleinere groepen.”
72 photonic “Fotomarketing gaat verder dan het event, beschouw dit medium als marketingtool.”
premium suppliers
56
how to:tips, inspiratie en learnings van experts uit het evenementenvak
dE FaBRIqUE, UtREcHt
57
“We zijn verwend. de nieuwste snufjes en de mooiste en grootste full-hd schermen staan in menig huiskamer. dat heeft ook effect op de kwaliteit die opdrachtgevers -en bezoekers- op een event verwachten,” aldus Wiljan Bazelmans, eigenaar van Bazelmans audioVisual Rentals.
techniek en content op elkaar afgestemd
“Jaren geleden mocht het allemaal veel simpeler. Er was een presentatie, een scherm, wat licht en geluid en dat voldeed aan ieders verwachtingen. Vandaag de dag is dat anders. Men kijkt om zich heen en ziet dat het ook anders kan. Er wordt ook meer verwacht van presentaties. kortom, er is sprake van een veranderende behoefte: het moet flitsender en meer prikkelen, vooruitstrevend en innovatief zijn. Een ‘gewone’ powerpointpresentatie is niet meer voldoende. Regelmatig komt een opdrachtgever bij ons aan met een filmpje die hij ergens -bijvoorbeeld op
youtube- gezien heeft en die hij vervolgens graag in zijn presentatie wil verwerken op één van onze 103” full Hd schermen. de opdrachtgever beseft vaak niet wat er qua techniek achter zit en welke gevolgen dat heeft voor de content.”
geen zorgen over ontwikkelingen
“de opdrachtgever weet zich -in de meeste gevallen- geen raad met de techniek. Ontwikkelingen gaan zo hard dat dat niet bij te houden is. daarom zitten wij graag zo vroeg mogelijk met een opdrachtgever om de tafel om de gehele setting, de presentatie en het totale event door te spreken, opdat alles tot in de puntjes verzorgd en geregeld is. Hoe vroeger wij om de tafel kunnen, des te beter zijn de wensen af te stemmen en kunnen wij de opdrachtgever bij staan op elk aspect van zijn presentatie. Één van onze kernwaarden is dan ook: ontzorgen. nadat wij met de opdrachtgever op locatie
how to
de valkuilen van techniek
58
de setting besproken hebben, maken wij de tekeningen ondersteund door 3d-animaties zodat de opdrachtgever een goed beeld krijgt van wat wij met zijn event voor ogen hebben. Vervolgens maken we een offerte die besproken en waar nodig aangescherpt wordt.”
do’s
Ga in een vroeg stadium met uw leveranciers om de tafel en stem daarmee vroegtijdig de invulling en content van uw evenement af.
Informeer of een leverancier uw evenement aankan. daarbij is het belangrijk dat hij de aangeboden apparatuur ook uit eigen voorraad kan leveren.
don’ts:
kiest u voor een (nieuwe) locatie, lees dan de voorwaarden goed door. Het kan voorkomen dat u vast zit aan een vaste techniekleverancier, die wellicht qua prijsstelling helemaal niet zo interessant is. Voorkom verrassingen en laat u goed informeren.
Laat niets aan het toeval over, bespreek alles met uw leverancier.
Vergelijk “appels met appels”, wanneer u meer offertes naast elkaar legt.
Maak gebruik van de expertise van een leverancier. Hij is op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.
kies voor ‘one-stop-shopping’-partijen en voorkom discussies over wie waarvoor verantwoordelijk is.
top 3 tips
01
02
03
bazelmans avr
de Run 68215504 dW Veldhovent (040) 2544 222
expert audiovisueel
de kuiperij 31185 xS amstelveent (020) 4415 060
59
“Evenementenbeveiliging en crowd management bij evenementen is heel wat anders dan bijvoorbeeld beveiliging van een winkel of bedrijventerrein. Gelukkig worden steeds meer opdrachtgevers zich hier langzamerhand van bewust: het is een specialisatie.”
“Opdrachtgevers lijken steeds vaker en meer aandacht te hebben voor de veiligheid van een evenement en de evenementenlocatie. En terecht, want het is niet vanzelfsprekend dat het goed gaat. Het is belangrijk om goed voorbereid te zijn op een incident, door middel van het beoordelen van de benodigde maatregelen tegen de meest waarschijnlijke incidentscenario’s. Geen evenement is hetzelfde, de risico’s die samengaan met een evenement zijn daarom ook nooit standaard. daarom maken wij altijd graag voor ieder evenement een risicoanalyse, waaruit de meest waarschijnlijke incidentscenario’s kunnen worden opgemaakt. Op basis daarvan wordt
bekeken hoe de scenario’s voorkomen kunnen worden of hoe de impact van een risico -mocht deze zich onverhoopt toch voordoen- verkleind kan worden.”
crowd management en publieksstromen
“Een voorbeeld van een incidentscenario is dat bezoekers zich niet gelijkmatig verdelen over de evenementenlocatie, waardoor het op enig moment op een bepaalde plaats te druk wordt. Om dit te voorkomen dient de organisator zich goed te laten adviseren over de inrichting van de locatie, alsmede op het sturen van de publieksstromen.”
aandacht voor kwaliteit
“Schenk bij het kiezen van uw leverancier zowel aandacht aan de kwaliteit van de organisatie als die van de uitvoering. Opdrachtgevers lopen vandaag de dag aan tegen de verdringingsmarkt onder de leveranciers. niet iedereen heeft altijd
how to
vaker en meer aandacht voor veiligheid
60
de aandacht voor kwaliteitscriteria, zowel voor wat betreft de bedrijfsvoering als de uitvoering. Juist door onze integrale kwaliteitszorg, zijn wij voortdurend bezig om de dienstverlening verder te verbeteren, met de focus op de wensen van de opdrachtgever. Wij raden opdrachtgevers aan om het keurmerk Evenementenbeveiliging in de vereisten op te nemen, maar ook om te vragen naar een toelichting bij de voorgestelde maatregelen of inzet. Een visie gaat verder dan het inzetten van medewerkers. Een partnerschap die de beveiliging inhuurt is dan ook dermate van belang.”
do’s
kies niet direct de laagste inzet, maar schenk vooral aandacht aan de efficiëntie van de inzet.
Let op de kwaliteit van zowel de organisatie als de dienstverlening. Laat dit vooral ook aantonen, door middel van een keurmerk of ervaring.
don’ts:
de organisatie die de verantwoordelijkheid krijgt op het gebied van veiligheid beschouwen als een ‘uitzendbureau’. Vraag niet zomaar beveiligingsmedewerkers uit, maar laat u adviseren over de inzet.
Een beveiligingsorganisatie inzetten die niet in evenementen gespecialiseerd is.
Maak een risico-analyse van een evenement of evenementenlocatie.
Behandel evenementen niet routinematig, het ene evenement is het andere niet.
Laat maatregelen en inzet aansluiten op het evenement.
top 3 tips
01
02
03
expert veiligheid
crowd support
Loggerweg 7 (hoofdkantoor)8042 PG zwolle
t (020) 355 [email protected]
zekeringstraat 11014 BM amsterdam
61
brand new venues
Uit het Locatieonderzoek
blijkt dat opdrachtgevers
sterk geïnteresseerd zijn in
nieuwe en gerestylde
meeting en event locaties.
Wij hebben er 44 voor
u op een rij gezet.
greatervenues.comHier vindt u dagelijks de nieuwste locaties.
74
44 nieuwe engerestYlde meeting en event locaties
ExPLORE MUIdEn
75
Het gonst in Nederland van de brand new venues: nieuwe locaties schieten uit de grond; vier- en vijfsterrenhotels openen hun deuren en renovaties zijn eerder regel dan uitzondering. Hoezo onzekere tijden? De Nederlandse locatie-markt trekt zich er kennelijk niet zo veel van aan en de ondernemerszin steekt de kop op. GreaterVenues.com houdt het landschap en alle bouw putten- en kranen goed in het vizier en deelt deze gloednieuwe parels graag met u.
de voormalige kruitfabriek in de historische vestingstad Muiden is omgebouwd tot een ruimtelijke en industriële loca-tie met een intiem gevoel. de locatie biedt ruimte voor evene-menten tot 1.000 personen.www.lute.nu
de ‘new and improved’ Papa’s Beach House, dat haar gerenoveerde stranddeuren dit voorjaar opende, is onge-dwongen, exclusief en comfortabel. de locatie is geschikt voor evenementen van 40 tot 300 personen. www.claus.nl
brand new venues
just opened
explore, muidengeopend in mei 2013
papa’s beach house, hoofddorpgeopend in april 2013
Het luxueuze vijfsterren Hilton Rotterdam met uitzicht op het Hofplein is gesitueerd in het hart van de stad aan de coolsingel. dit gerenommeerde hotel is eerder dit jaar uitgebreid gerenoveerd.www.hilton.com
hilton hotel, rotterdamrestYled en heropend in juni 2013
76 brand new venues
de ‘koninklijke’ congresklassiekers van de Jaarbeurs zijn de afgelopen zomermaanden omgetoverd tot een congresgebied met een bijna buitenaardse ambiance. Supernova is hét nieuwe kennisknooppunt van nederland, waar alles draait om kennisvermenigvuldiging, ontmoeting en de juiste energie.
events van de toekomstOm een voorschot te nemen op congressen en events van de toekomst heeft Jaarbeurs Utrecht een nieuwe omgeving gecreëerd in een parallelle wereld. Een wereld waarin men vooruit kan kijken en waarin andere inzichten zich vanzelf open baren. In de congreslocaties van Supernova bevindt men zich in een andere dimensie, zo ontworpen, dat men letterlijk los komt van het alle daagse en zich volledig kan focussen op het doel van de bijeenkomst.
vier zalende vier fonkelnieuwe zalen van Supernova zijn voorzien van de meest moderne apparatuur, heb-ben een spectaculair ontwerp en zijn flexibel in
gebruik en opstelling. de grootste zaal, Progress, heeft een capaciteit van 450 personen. Supernova is daarmee dé nieuwe ontmoetingsplek van ne-derland te noemen. Een venue waar men kennis deelt en vermenigvuldigt.
een nieuwe dimensieHet design en het bijzondere lichtplan van congreszaal Mission geven gasten een ‘boost’ richting ongekende mogelijkheden. de zalen quest en Expedition zijn échte ruimtecapsules. Hier wordt kennis letterlijk gelanceerd. congres-zaal Progress heeft een design waarin het plafond iets weg heeft van een spaceship. de lijnen van deze bijzondere vorm richten zich naar de voor-kant van de zaal: het centrale punt waar kennis wordt gedeeld en vergezichten nieuwe inzichten worden. alle zalen zijn verbonden met een zeer warm ontvangstgebied, de transitzone genaamd.
supernovaJaarbeurs Utrecht tel. 030 295 5881www.jaarbeurssupernova.nl
van koninklijk naar kosmisch in het nieuwe supernova bij jaarbeurs utrecht
77brand new venues
high profile locaties bv
Franz zieglerstraat 34 aB
1087 Hn amsterdam
t (020) 398 1585
www.locaties.nl
www.greatervenues.com
www.inspirerendelocaties.nl
