Het nieuwe Samenspel - DocumentWereldgrafimediawereld.nl/files/Het-Nieuwe-Samenspel-2007.pdf ·...
Transcript of Het nieuwe Samenspel - DocumentWereldgrafimediawereld.nl/files/Het-Nieuwe-Samenspel-2007.pdf ·...
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<JDF xmlns="http://www.CIP4.org/JDFSchema_1_1" CommentURL="file:c:/mysql/data/myb70/brf/prb/ord/023/
023810.pdf" DescriptiveName="Brochure 'Cerm versie 52'" ID="ID_023810" Type="Product" Status="Ready"
JobID="023810" Version="1.2" JobPartID="ID_023810" ProjectID="" RelatedJobID="">
<Comment Name="JobDescription">Oplage: 5.000 ex.; Versies: E 2.500 ex., F 2.500 ex.; Formaat:
Gesloten: 200 x 280 mm - open: 400 x 280 mm; Aan te leveren: U levert foutloze PDF bestanden (1 PDF per
pagina.), De bestanden zijn door ons in impositie te plaatsen.; Proeven: 1 HP plotproef; Omschrijving:
Omslag - 8 pagina's; Papier: Machinegestreken gesatineerd houtvrij Wit 200 gr; Bedrukking: Recto: Full
colour, Verso: Full colour; Nabewerking: Rillen, Lamineren, vouwen; Omschrijving: Binnenwerk - 40
pagina's; Papier: Machinegestreken gesatineerd houtvrij Wit 90 gr; Bedrukking: Recto: zwart + 1 PMS
kleur - 1 plaatwissel in 1 kleur, Verso: zwart + 1 PMS kleur - 1 plaatwissel in 1 kleur; Verpakking:
Verpakt in krimpfolie; Transport: 1 levering Nederland (616 kg)</Comment>
<NodeInfo LastEnd="2004-11-08T00:00:00+01:00"> <EmployeeRef rRef="EMPCSR"/> </NodeInfo>
<CustomerInfo CustomerID="100002" CustomerJobName="Bestelbon31654613"
CustomerOrderID="Bestelbon31654613"> <Contact ContactTypes="Administrator Customer">
<Address City="8870 Izegem" Country="Nederland«" CountryCode="NL" PostalCode="3404 VB"
Street="Istanbulstraat 2"/> <Company DescriptiveName="Richard van Hoorn, Onderzoek & Advies"
OrganizationName="Richard van Hoorn, Onderzoek & Advies"/> <Person FamilyName="Van Hoorn"
FirstName="Richard" >
<JobTitle=" Het nieuwe Samenspel JDF-JMF transformatie van klassieke naar genetwerkte drukkerij >
<issue date=" 31 oktober 2007 ><ComChannel ChannelType="Phone" Locator="030-6889679>
<ComChannel ChannelType="Email" Locator="[email protected]"/>
</Person>
<ComChannel ChannelType="Phone" Locator="06-55962062"/>
<ComChannel ChannelType="Fax" Locator=""/>
<ComChannel ChannelType="Email" Locator="[email protected]"/>
<ComChannel ChannelType="WWW" Locator="www.richardvanhoorn.nl"/>
</Contact> <Contact ContactTypes="Delivery">
<Address City="8900 IjSSELSTEIN" Country="Nederland«" CountryCode="NL" PostalCode="3404 VB"
Street="Istanbulstraat 2"/>
<Company DescriptiveName="Richard van Hoorn, Onderzoek & Advies" OrganizationName="Richard van
Hoorn, Onderzoek & Advies"/>
<Person FamilyName="Van Hoorn" FirstName="Richard" JobTitle="consultant" NamePrefix=""
NameSuffix=""/>
<ComChannel ChannelType="Phone" Locator="030-6889679"/>
<ComChannel ChannelType="Fax" Locator=""/>
</Contact> </CustomerInfo> <AuditPool>
<Created AgentName="Richard van Hoorn, Onderzoek & Advies" AgentVersion="v6.1.52 (R0) F13"
Author="Richard van Hoorn" TimeStamp="2007-10-31T16:08:13+01:00"/>
</AuditPool> <ResourcePool> <BindingIntent ID="BII100002" Class="Intent" Status="Available"
BindingOrder="Collecting">
<BindingSide Actual="Left" Preferred="Left"/>
<BindingType Actual="SaddleStitch" Preferred="SaddleStitch"/>
</BindingIntent>
<ColorPool DescriptiveName="Colors for the job" ID="ColorPool" Class="Parameter" Status="Available"
Locked="False">
<Color Name="Cyan"/>
<Color Name="Magenta"/>
<Color Name="Yellow"/>
<Color Name="Black"/>
<Color ColorBook="PANTONE" ColorBookEntry="192" MediaType="Uncoated" Name="PANTONE 192 U"/>
</ColorPool> <ColorantControl DescriptiveName="Colors of the job" ID="ColorantControl"
Class="Parameter" Status="Available" Locked="False" PartIDKeys="SignatureName" PartUsage="Implicit">
<ColorantParams>
<SeparationSpec Name="Cyan"/>
<SeparationSpec Name="Magenta"/>
<SeparationSpec Name="Yellow"/>
<SeparationSpec Name="Black"/>
</ColorantParams>
<ColorPoolRef rRef="ColorPool"/>
<ColorantControl SignatureName="SIG106117">
<ColorantParams>
<SeparationSpec Name="Black"/>
<SeparationSpec Name="PANTONE 192 U"/>
</ColorantParams> </ColorantControl>
<ColorantControl SignatureName="SIG106118">
<ColorantParams>
<SeparationSpec Name="Black"/>
<SeparationSpec Name="PANTONE 192 U"/>
- 2 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Inhoudsopgave
NIEUWE TIJDEN, NIEUWE KANSEN MET JDF ...................................................................................... - 3 -
1. VAN KLASSIEKE NAAR GENETWERKTE DRUKKERIJ ............................................................. - 6 -
COÖRDINATIE EN INFORMATIEOVERDRACHT .................................................................................................. - 7 - DE JDF-OPDRACHTBESCHRIJVING ................................................................................................................ - 11 - DE JDF/JMF-WORKFLOW ............................................................................................................................. - 15 -
2. VERKOOP EN VORMGEVING ......................................................................................................... - 17 -
HET JDF GRAFISCH BEDIJFSMODEL ............................................................................................................... - 19 - JDF KLANTTYPOLOGIEËN ............................................................................................................................. - 21 - GRAFISCH PROJECTMANAGEMENT ................................................................................................................ - 24 -
3. ORDERVOORBEREIDING EN INKOOP ......................................................................................... - 27 -
INKOOP VAN PAPIER ...................................................................................................................................... - 31 - WERK DOOR DERDEN .................................................................................................................................... - 32 - VAN ORDERMANAGER NAAR PROCESMANAGER ............................................................................................ - 34 -
4. PLANNING EN PRODUCTIE ............................................................................................................. - 35 -
GEAUTOMATISEERDE PLANNINGSSYSTEMEN ................................................................................................ - 37 - SCHAALVERGROTING .................................................................................................................................... - 40 - INTERNATIONALE OUTSOURCING .................................................................................................................. - 41 -
5. ADMINISTRATIE EN KWALITEITSBEHEERSING ..................................................................... - 43 -
FINANCIËLE PROCESBEHEERSING .................................................................................................................. - 44 - PROCESANALYSE EN UITVALMANAGEMENT .................................................................................................. - 46 - JDF KWALITEITSMANAGEMENT NIEUWE STIJL ............................................................................................. - 48 -
6. MANAGEMENTINFORMATIESYSTEMEN ................................................................................... - 50 -
BESCHIKBARE MANAGEMENTINFORMATIESYSTEMEN IN NEDERLAND .......................................................... - 51 - DE MARKT VOOR INFORMATIESYSTEMEN ...................................................................................................... - 55 -
7. DE TRANSFORMATIE........................................................................................................................ - 57 -
PROCESANALYSE, DE EERSTE STAP ............................................................................................................... - 58 - DE EIGEN MANAGEMENTVISIE OP JDF BEPALEN ........................................................................................... - 60 - DE BUSINESS CASE, WANNEER IN JDF INVESTEREN? ..................................................................................... - 61 - TECHNISCHE JDF/JMF-KOPPELINGEN REALISEREN ...................................................................................... - 66 - ORGANISATIESTRUCTUUR AANPASSEN ......................................................................................................... - 67 -
8. DE TOEKOMST .................................................................................................................................... - 68 -
DRUKFABRIEK OF MEDIABEDRIJF ? ............................................................................................................... - 68 - ARBEIDSMARKT ............................................................................................................................................ - 69 - WINNAARS EN VERLIEZERS ........................................................................................................................... - 70 -
© 30 oktober 2007, Drs. Richard van Hoorn, IJsselstein. Dit onderzoek is op eigen initiatief uitgevoerd en
geheel onafhankelijk tot stand gekomen. Het rapport mag uitsluitend na schriftelijke toestemming van Richard
van Hoorn, Onderzoek & Advies gereproduceerd of digitaal vastgelegd worden. Citeren met bronvermelding is
toegestaan.
- 3 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Nieuwe tijden, nieuwe kansen met JDF
Iedere innovatie in de grafische industrie is een kans voor succesvolle ondernemers, die daarmee een
voorsprong nemen. De toepassing van Job Definition Formats (JDF) is één van de spannendste
actuele innovaties in de grafische industrie. JDF is een taal, eigenlijk een verzameling afspraken, voor
grafische productieprocessen. Met JDF kan men grafische producten tot in de kleinste details
beschrijven, dus niet alleen de informatie die nu op de orderzak staat. Men kan deze ordergegevens
gebruiken om de productie automatisch op gang te brengen en te organiseren binnen de gekoppelde
workflow, nu is dat nog theorie, binnenkort praktijk. Onder de naam JMF (Job messaging formats) is
een verzameling afspraken gemaakt, waarmee grafische productieprocessen bestuurd worden.
Daarmee wordt digitale planning voor het eerst haalbaar. Met JMF komt informatie over de status
van orders real time, voor iedere betrokkene binnen en buiten de drukkerij beschikbaar. Wijzigingen
kunnen tot op het laatste moment uitgevoerd worden.
JDF/JMF zal effect hebben op de manier waarop we binnen de grafische industrie met elkaar
samenwerken. Het is een nieuwe, universele taal die door alle moderne machines in alle landen
begrepen wordt. Het komt in de plaats van de vaktaal die nu nog vooral gesproken wordt door
mensen. Ontwerpers, drukwerkinkopers, verkopers, ordermanagers, planners, productieleiders en
grafisch technici wisselen via orderzakken, e-mails, telefoontjes, digitale bestelmodules en
plansystemen orderinformatie uit. Dit kost veel tijd en door spraakverwarring ontstaan te veel fouten.
Deze informatieoverdracht binnen en buiten de drukkerij kan met JDF automatiseren. De indirecte
kosten van het bestellen en organiseren van drukwerkproducties dalen daarmee drastisch.
Drukkerijen, die dit als eerste voor elkaar krijgen, zullen het werk in de markt naar zich toe kunnen
trekken, concurrenten in vertwijfeling achterlatend.
JMF heeft ook gevolgen voor diegenen die professioneel met drukkerijen samenwerken. Als
ontwerpers de ordergegevens aan InDesign documenten koppelen en meesturen is het mogelijk om
te besparen op werkzaamheden zoals verkoop-, ordervoorbereiding en facturering. In een volgens de
principes van JDF ingerichte drukkerij zal de planner real time informatie hebben over de
productiestatus van de verschillende opdrachten. De informatie kan ook toegankelijk gemaakt
worden voor opdrachtgevers. Dit kunnen ook tussenpersonen of opdrachtgevers op zeer grote
afstand zijn: de klant aan de knoppen. Wie de juiste kennis in huis heeft, kan gemakkelijk werk in het
buitenland onder brengen. Zo ontstaat een nieuw samenspel tussen drukkerijen, opdrachtgevers en
- 4 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
leveranciers. Een samenspel met een andere rol voor verkopers, orderbegeleiders, planners en
drukwerkinkopers. Er ontstaan nieuwe beroepen zoals procesmanager en grafisch projectmanager.
JDF wordt nu al op steeds grotere schaal toegepast, vooral in Duitsland en België. Nederland loopt nog wat
achter. Steeds meer productie- en managementinformatiesystemen herkennen de standaard. De veranderingen
die de implementatie teweeg brengt, lijken op de veranderingen die door Enterprise Resource
Planningssystemen in andere bedrijfstakken zijn veroorzaakt. In feite is de grafische industrie een van de laatste
bedrijfstakken, waar deze bedrijfsprocessen geautomatiseerd worden. Bij het automatiseren van andere
bedrijfstakken zijn belangrijke lessen geleerd. De installatie van een Enterprise Resource Planningssysteem
(ERP) brengt grote investeringen en risico's met zich mee. Als het lukt, zijn de bedrijven zeer concurrerend.
Een mislukte automatiseringsslag kan een bedrijf echter de kop kosten. Een goede voorbereiding en de keuze
van het best passende managementinformatiesysteem is van groot belang. Een succesvolle JDF-implementatie
vergt meer dan een onderhandelingsrondje bij de diverse aanbieders van management informatiesystemen. Niet
alleen de workflow en het managementinformatiesysteem, maar de gehele bedrijfsorganisatie moet worden
aangepast.
Nu al bestaan er in Nederland misverstanden over JDF. Sommigen zien de nieuwe standaard ten onrechte als
een nieuwe technologie. Hoewel er veel techniek nodig is om JDF te ontwikkelen en te implementeren, is JDF
op de eerste plaats een taal of standaard, waarmee opdrachtgevers, planners, MIS-systemen en machines met
elkaar kunnen communiceren. Gestandaardiseerde communicatie, zonder tussenpersonen, taal- of fysieke
barrières. Een tweede misverstand is het idee dat JDF out of the box geïnstalleerd kan worden. JDF is geen
technologie, die je kunt kopen en installeren, zoals je dat doet bij een nieuwe drukpers of een nieuw
managementinformatiesysteem. JDF succesvol toepassen in een drukkerij is onmogelijk zonder ingrijpende
organisatorische aanpassingen. In veel gevallen zal de organisatieaanpassing verder gaan dan alleen de interne
organisatie van de drukkerij en moet men ook de samenwerking met opdrachtgevers en/of leveranciers
aanpassen.
Dit onderzoek helpt managers in de grafische industrie bij het opnieuw ontwerpen van hun organisatie met
behulp van JDF. Een dergelijk herontwerp van het bedrijf (business redesign) is altijd maatwerk. Elke drukkerij
is anders, heeft een eigen strategie en werkt voor andere marktsegmenten.
- 5 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Elk bedrijf heeft al bestaande productiemiddelen en -systemen en moet daarvan uitgaan. De
noodzakelijke organisatorische aanpassingen worden per bedrijf bepaald. Dit onderzoeksrapport
biedt hiervoor een theoretische leidraad. We introduceren hiervoor twee begrippen:
De klassieke drukkerij, dit is de drukkerij zoals die vandaag de dag is ingericht met twee
verschillende informatiestromen, een administratieve stroom en een technische workflow
De genetwerkte drukkerij, waarbij de administratieve en technische informatiestroom zijn
samengevoegd tot een geïntegreerd geheel. Dit is de drukkerij van de toekomst, na invoering van
JDF/JMF.
Dit rapport plaatst de JDF ontwikkeling in een organisatorische context. De onderzoeksvragen zijn:
Hoe is de genetwerkte drukkerij van de toekomst, na invoering van JDF georganiseerd?
Wat is het gevolg van de invoering van JDF voor organisatie en medewerkers van drukkerijen?
Hoe kunnen managers en medewerkers zich voorbereiden op de overgang naar JDF?
U krijgt hier geen overzicht van de laatste stand van zaken in de techniek. Een opsomming zou altijd
onvolledig zijn en gedateerd op het moment van verschijnen. In dit rapport volgen we de
transformatie van een klassieke drukkerij naar een genetwerkte drukkerij met behulp van JDF. Na een
inleiding in XML en JDF/JMF kijken we in vier hoofdstukken naar de organisatorische effecten bij
verkoop, orderbegeleiding, planning en kwaliteitsbeheersing. Vervolgens kijken we naar beschikbare
managementinformatiesystemen in Nederland, en het transformatieproces, waaronder de
investeringsanalyse. Een onderdeel daarvan is de business case, hiervan is een rekenmodel als bijlage
op de cd toegevoegd. De theoretische bespreking is geïllustreerd met een aantal fictieve dagen uit het
leven van een opdrachtgever en drie medewerkers in de genetwerkte drukkerij van 2012. Het rapport
sluit af met een toekomstvoorspelling. Een waarschuwing is hierbij op zijn plaats. In eerder
onderzoek heb ik achteruit gekeken en met behulp van statistische methoden conclusies getrokken
over de omstandigheden bij het doorstarten na faillissementen en de ontwikkeling van
bedrijfsmodellen bij het digitaal drukken. Deze onderzoeksresultaten zijn betrouwbaar en
wetenschappelijk controleerbaar. Dit onderzoek bevat toekomstvoorspellingen, die gebaseerd zijn op
de kracht van logica, veel (internationale) publicaties, gesprekken met MIS-leveranciers en
procesanalyses bij drukkerijen. De toekomst voorspellen blijft echter riskant. Nieuwe ontwikkelingen
kunnen de effecten van invoeren van JDF een andere wending geven, versnellen of vertragen. Zaken
kunnen mogelijkerwijs dus anders uitpakken dan hier beschreven is.
- 6 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
1. Van klassieke naar genetwerkte drukkerij
Drukkerijen zijn een van de meest flexibele productieomgevingen die er bestaan. Ieder grafisch
bedrijf is anders, iedere opdracht kan anders zijn en zelfs binnen één grafisch bedrijf zijn diverse
informatie- en workflows te onderscheiden. Meestal zijn de workflows per klant of product
verschillend ingericht. In de manier waarop drukkerijen vandaag georganiseerd zijn is echter wel een
grote gemene deler te zien. De klassieke drukkerijorganisatie gebruikt twee informatiesystemen.
Managementinformatiesysteem (MIS) met informatie over de orderstroom, van verkoop via
ordervoorbereiding tot facturering.
Workflowmanagementsysteem bedoeld voor sturing van de organisatie van de productie. In de
klassieke drukkerij zijn de beide informatiesystemen gescheiden.
De Klassieke drukkerij
Pro
du
ctie
Ad
min
istr
atie
Verkoop
Order
instructie
Vormgever
Productie
Ordervoorbereiding
Factuur
Administratie
Productie
database
MIS database
Afleveren
Pre press
Planning
Aflever
bon
Tijd
registratie
Figuur 1: de twee informatiestromen binnen de klassieke drukkerij
Elk systeem is ingericht om een informatiestroom af te handelen. Figuur 1 toont de twee
informatiestromen binnen de klassieke drukkerij. Er is een administratieve informatiestroom, die start
op het moment dat een order wordt gecalculeerd en binnen gehaald. De afdeling ordervoorbereiding
verwerkt de orderinformatie in het MIS. De output van dit systeem is een orderinstructie (orderzak),
die gebruikt wordt om de productie en planning te instrueren. De administratieve informatiestroom
- 7 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
eindigt met een factuur. De andere informatiestroom is de document- of productieworkflow. Deze
informatiestroom loopt via het workflowmanagementsysteem. Deze informatiestroom start met het
aangeleverde werkdocument, meestal een PDF-document of een open document van de grafisch
ontwerper. Op basis van de orderinstructie wordt dit document op inslag gezet en worden er proeven
gemaakt. Na akkoord worden er drukplaten gemaakt of wordt het document naar de digitale pers
gestuurd. Het workflowmanagementsysteem dient ook om digitale instellingen voor drukpersen en
afwerkingsapparatuur te maken. Om een productie mogelijk te maken, is in veel gevallen een papieren
informatiestroom nodig, in de vorm van een orderzak, plankaartjes en werkbonnen. Vanuit de
productie omgeving wordt informatie teruggekoppeld over de orderstatus voor de planning en
voortgangscontrole. Om een correcte factuur op te stellen is informatie uit de productie nodig. In de
klassieke drukkerij is er continue coördinatie en informatieoverdracht tussen de administratieve en
productieworkflow.
Coördinatie en informatieoverdracht
De coördinatie en informatieoverdracht tussen de administratieve informatiestroom en de
productieworkflow vindt binnen de klassieke drukkerij plaats via vier kanalen:
Verkoop, het verzamelen van informatie bij de intake van nieuwe orders, afgestemd op
aangeleverde documenten
Ordervoorbereiding, de vertaling van de order naar productie-informatie en de inkoop van
grondstoffen en werk door derden.
Planning, afstemming van orderinformatie op beschikbare productiecapaciteit
Facturering en kwaliteitsbeheersing, vertaling van productiegegevens naar het financiële systeem
van de drukkerij voor planning, control en procesverbetering.
Administratieve informatiestroom
Productie workflow
Verk
oop
Pla
nnin
g
Ord
er
managem
ent
Adm
inis
tratie
Figuur 2: Informatieoverdracht binnen de klassieke drukkerij
- 8 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Figuur 2 laat in een eenvoudig schema de vier belangrijkste punten van informatieoverdracht tussen
de administratieve- en productieworkflow zien. Dit is het samenspel van coördinerende
werkzaamheden in een moderne (klassieke) drukkerij van 2007. Binnen de klassieke drukkerij zijn
deze coördinerende werkzaamheden tussen de administratieve informatiestroom en de
productieworkflow nu nog onvermijdelijk. Deze werkzaamheden zijn echter niet waardetoevoegend.
Opdrachtgevers willen voor deze werkzaamheden liever niets betalen, maar ze moeten wel als de
werkzaamheden onvermijdelijk zijn.
Figuur 3 laat een aantal veelvoorkomende handelingen binnen de drukkerij zien. Alleen de groen
gekleurde activiteiten zijn waardetoevoegend. De rood gekleurde activiteiten voegen geen waarde toe,
maar zijn onvermijdelijk tot nieuwe technologie het mogelijk maakt die handelingen te laten vervallen.
Enkele jaren geleden zou in dit schema bijvoorbeeld ook filmvervaardiging staan. Computer-to-
platetechnologie heeft het mogelijk gemaakt om de niet-waardetoevoegende handeling
filmvervaardiging te laten vervallen.
Figuur 3: waarde en niet waarde toevoegende activiteiten binnen de klassieke drukkerij
Calculeren
Advies
Ontwerpen
Verkopen
Pre pressOpmaak en correctie op
verzoek
ManagementOrder
voorbereiding
Foutenherstellen
Instellen drukpers
drukken
Interntransport
Opslag
Werkoverleg
Interne controle
Tijdregistratie
Instellenafwerking
Transport naar binder
Afwerking Afleveren
- 9 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Drukkerijen werken in een concurrerende omgeving. Er bestaat een continue druk om niet-
waardetoevoegende activiteiten te elimineren. In de afgelopen jaren is dit bijvoorbeeld gebeurd door
het eerder genoemde computer-to-plate en bijvoorbeeld:
Introductie van web-to-printoplossingen en FTP-servers, waardoor informatieoverdracht van
klanten naar het bedrijf eenvoudiger is
Van offset naar digitaal drukken, vanwege kleinere oplagen of waardetoevoeging in de vorm van
variabele afdrukken
In alle gevallen is nieuwe technologie de aanleiding geweest om het proces te herzien. JDF is de
volgende aanleiding. Een volledige JDF/JMF-automatisering maakt het mogelijk om de
administratieve informatiestroom en de productieworkflow samen te voegen tot een nieuwe,
genetwerkte drukkerij. Deze genetwerkte drukkerij is voorlopig nog niet voor iedereen bereikbaar. In
de genetwerkte drukkerij van de toekomst is het productiedocument voorzien van ordergegevens. Er
bestaat geen aparte informatiestroom naast de productieworkflow.
De genetwerkte drukkerij kent geen afdeling ordervoorbereiding in de vorm zoals we die nu kennen.
Orderinstructies worden digitaal gegenereerd op basis van de gegevens in het aangeleverde
orderdocument. Het zal wel nodig zijn om deze aangeleverde documenten te controleren en te
corrigeren. Zo ontstaat een nieuwe functie: uitvalmanagement. In de genetwerkte drukkerij van de
toekomst is ook de planning geautomatiseerd. Planners worden procesmanagers, die in de digitale
wachtrij prioriteiten bepalen, incidenten en capaciteitsproblemen oplossen. Tot slot is in een
genetwerkte drukkerij de facturering geautomatiseerd en bestaat er geen informatiemismatch tussen
productie en administratie.
De genetwerkte drukkerij stemt vervolgens eigen processen af met leveranciers en opdrachtgevers.
Zowel de aanlevering en verkoop, als de facturering en betalingsprocessen kunnen met JDF
geïntegreerd worden met de processen binnen opdrachtgevers en leveranciers. Hiermee haalt men
efficiencywinst bij zowel de drukkerij, de toeleverancier en de opdrachtgever.
- 10 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Figuur 4: Drie waardetoevoegende hoofdactiviteiten binnen de genetwerkte drukkerij
Opdrachtgevers willen eigenlijk uitsluitend betalen voor drie waardetoevoegende hoofdactiviteiten:
Advies over de best passende productiemethode, over een enkele order of over een serie van
orders, die bijvoorbeeld met grafische ICT-applicaties worden ingericht.
Vormgeving, beeldbewerking, opmaak en correctie op eigen verzoek en bedoeld om de
communicatie naar doelgroepen te versterken
De directe kosten van het drukken, afwerken, opslaan en verzenden van de gewenste
communicatiemiddelen
De genetwerkte drukkerij
Pro
du
ctie
Order
intake
MIS/Productie
database
Uitval
management
Planning
PDF-X
wachtrijProductie
Internet
aanlevering
Afleveren Factureren
en betalen
Figuur 5: De genetwerkte drukkerij op basis van JDF
- 11 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Het zal nog wel even duren voordat deze volledige genetwerkte drukkerij werkelijkheid is. De
overgang of transitie zal geleidelijk verlopen. Systeem voor systeem bouwt men een geïntegreerde
workflow. Per machine of informatiesysteem wordt bekeken of het systeem in de JDF-workflow
opgenomen kan worden. Eerst automatiseert men gestandaardiseerde orders, zoals tijdschriften en de
regelmatig terugkerende orders. Dit rapport volgt de transitie van de klassieke naar de JDF-organisatie
volgens de vier overdrachtspunten: verkoop, ordermanagement, planning en administratie. Elk
hoofdstuk start met een fictief beeld van een toekomstig nieuw beroep. De laatste twee hoofdstukken
beschrijven de beschikbare informatiesystemen en geven een stappenplan voor de transitie van
klassieke naar genetwerkte drukkerij.
De JDF-opdrachtbeschrijving
Job Definition Formats zijn afspraken over het gebruik van de algemene XML (Extensible Markup
Language) standaard in de grafische industrie. XML is een veelgebruikte methode om gegevens uit te
wisselen tussen informatiesystemen en mensen. XML is een beschrijvende taal, die programmeurs
gebruiken om gegevens tussen diverse managementinformatiesystemen uit te wisselen. XML wordt
veel toegepast om informatie tussen bedrijven over te dragen, bijvoorbeeld bij bestellingen van papier
of het uitwisselen van financiële informatie tussen banken. XML is de familie van HTML, de taal die
gebruikt wordt om internetpagina's te beschrijven. Het verschil is dat XML alleen informatie vastlegt
en niet de vormgeving. Elke XML-regel bestaat uit een veld met de eigenlijke informatie en velden
die de eigenlijke informatie betekenis geven. Dit laatste noemt men de meta-informatie, die wordt
weergegeven in zogenoemde tags. Daarbij gebruikt men brackets < > om de informatie betekenis te
geven.
Bijvoorbeeld: <report>Het Nieuwe Samenspel</report> hier wordt de naam van het rapport dat u
nu leest aangegeven: “Het Nieuwe Samenspel” Om een systeem te kunnen laten begrijpen wat er met
<report> bedoeld wordt moet er een verwijzing zijn naar de plaats, waar de betekenis beschreven is.
XML is een systeemonafhankelijke taal. XML maakt het mogelijk om systemen en programma's van
verschillende leveranciers te laten samenwerken. De systemen moeten dan wel begrijpen wat er met
de meta-informatie in de tags wordt bedoeld. Wereldwijd zijn daarom honderden commissies aan de
slag om afspraken over informatie binnen de XML-structuur te maken. Dit zijn bijvoorbeeld
dienstregelingen voor de spoorwegen, medische informatie en afspraken om financiële informatie
vast te leggen en uit te wisselen tussen banken.
- 12 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Zo ook voor de grafische industrie. Oorspronkelijk hebben MAN Roland, Heidelberg, Agfa en
Adobe het initiatief genomen om de JDF-taal te beschrijven. In 1999 is de ontwikkeling overgedragen
aan de CIP3-organisatie die vanaf 2001 is voortgezet in de CIP4-organisatie. Een internationaal
samenwerkingsverband bedoeld om integratie van processen in de grafische industrie mogelijk te
maken. Daarbij is verder gebouwd op het eerder ontwikkelde Print Production Format [PPF] en
Adobe’s Portable Job Ticket Format [PJTF]. De belangrijkste doelstelling is standaardisatie van
grafische informatie en de verbinding met managementinformatiesystemen. Daarbij is het
uitgangspunt dat systemen van verschillende fabrikanten elkaar moeten begrijpen. Zo kan een
drukkerij, die kiest voor een bepaald merk drukpersen en workflowmanagementsysteem, toch nog
zelfstandig een best passend managementinformatiesysteem kiezen. Inmiddels hebben veel
leveranciers van grafische systemen zich in de CIP4-organisatie verenigd. De ontwikkeling van JDF
en JMF vindt plaats in verschillende werkgroepen. Op dit moment zijn over vrijwel alle mogelijk
grafisch technische processen afspraken gemaakt binnen de internationale CIP4 organisatie. Deze
afspraken zijn voor iedereen openbaar toegankelijk via de JDF Specification Documents op
http://www.cip4.org/intro.php. Er zijn geen auteursrechten, iedereen mag onder de aangegeven
voorwaarden de afspraken gebruiken. In principe kan elke computerliefhebber een grafisch
productieproces in JDF-taal beschrijven met de hulp van het ruim negenhonderd pagina’s tellende
document. ”JDF Specification”. Met de JDF-specificatie kan elke order (job) tot in de kleinste
details beschreven worden. Daarbij gebruikt men een hiërarchische ofwel boomstructuur. Een
eenvoudige beschrijving van een opdracht bestaat uit:
De naam van de opdracht
De gewenste oplage
Het aantal pagina's
Het schoongesneden formaat
Het aantal kleuren en de namen van de kleuren
De methoden van afwerking
Het gewenste afleveradres en contactinformatie
Dit type informatie kan bijvoorbeeld in Adobe Creative Suite 2 door de vormgever of opdrachtgever
aan het ontwerpdocument toegevoegd worden.
- 13 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
JDF Job ticket voor 16 pagina brochure met gelamineerd omslagP
roce
s g
roe
p
no
de
sP
roce
s n
od
es
Pro
du
ct n
od
e Brochure
BinnenwerkOmslag
RIP CTP
Omslag1e katern 2e katern
Verzamel
hechtenVouwenDrukken Lamineren RIP CTP Drukken
Figuur 6: De boomstructuur van de JDF-jobticket
In dit voorbeeld beschrijft de JDF-jobticket een brochure van 16 pagina's met een gelamineerde
omslag. De opdrachtgever zal de order op het hoogste niveau beschrijven en aangeven wat de
gewenste output is. Dit is de beschrijving van het eindproduct. De drukkerij zal deze gewenste output
vertalen in hoofdprocessen en gedetailleerde processen, in JDF-taal nodes (knooppunten) genoemd.
Zo kan de 16 pagina’s tellende brochure bestaan uit twee keer acht pagina’s binnenwerk. Per
procesgroep worden de verschillende deelprocessen bepaald. Bijvoorbeeld het rippen,
plaatvervaardiging en lamineren van het omslag. Het proces verzamelhechten heeft dan weer
betrekking op de beschrijving van de brochure op het hoogste niveau.
Elk proces heeft een input en een output. Zo kan men pas starten met drukken als er platen en papier
beschikbaar zijn. Platen en papier zijn de noodzakelijke resources voor het proces drukken. Gerede
drukvellen zijn weer een noodzakelijke resource voor het daaropvolgende proces “vouwen”. Een
proces kan ook parallel uitgevoerd worden. Zo kan de productie van het eerste en tweede katern
gelijktijdig op verschillende machines plaats vinden.
- 14 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Op dit moment zijn meerdere managementsystemen in staat om de informatie op het hoogste niveau
te vertalen naar beschrijvingen van gedetailleerde onderdelen van het productieproces. Ook zijn een
aantal workflowmanagementsystemen in staat om de vertaalslag te maken naar processen. De
koppeling van de systemen is in veel gevallen nog een probleem, dat opgelost moet worden.
Proces 1Ingangscontrole
Recource 1Bestand akkoord
Proces 2RIP
Recource 2Raster image
Proces 3Platen belichten
Recource 5gedrukt omslag
Recource 4Platen binnenwerk
Proces 5omslag drukken
Proces 6binnenwerk
drukken
Recource 3platen omslag
Recource 6gedrukt
binnenwerk
Proces 7afwerken
Figuur 7: Processen (nodes) en resources van een JDF opdracht
- 15 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
De JDF/JMF-workflow
Job definitions zijn geen doel op zich, maar een middel om computer integrated manufacturing (CIM)
mogelijk te maken. Systemen voor computer integrated manufacturing nemen met behulp van
verschillende, met elkaar samenwerkende computers de controle en organisatie van de productie
over. Hierbij is informatie over de status van de productie nodig, de JMF-berichten. Het is een vorm
van automatisering, waarbij het niet gaat om de productie zelf, maar om de organisatie van de
productie. De JDF/JMF-workflow in de toekomstige genetwerkte drukkerij kent vier spelers:
Machines, hiermee wordt bedoeld het fysieke onderdeel van de workflow, dat een proces uitvoert
zoals een computerwerkstation, een drukpers of een vouwmachine.
Devices, het onderdeel van de JDF-workflow dat instructies begrijpt en uitvoert. Dit kan de
besturingssoftware van een machine zijn of een RIP die JDF-jobs uitvoert.
Agenten, verantwoordelijk voor het creëren en bewerken van JDF-instructies. Dit kunnen
orderbegeleiders zijn, maar ook geautomatiseerde web-to-printoplossingen.
Controllers zorgen voor de routing van de JDF-job naar de verschillende devices en kunnen de
productieprocessen starten. Elke controller heeft ten minste één productieproces onder zijn
beheer. Controllers kunnen via de devices de productie op de verschillende machines plannen.
Een nieuwe JDF-workflow wordt gecreëerd door een agent, bijvoorbeeld de vormgever, en
vervolgens aangepast door volgende agenten, zoals productieleiders. Zo kan men bijvoorbeeld
aangeven dat de status van de job is veranderd, bijvoorbeeld als de platen zijn vervaardigd. Dit
betekent dat de resource voor de volgende stap, het drukken, beschikbaar is. Op zich kan een JDF-
workflow functioneren zonder managementinformatiesysteem. Dit is echter ongewenst. Een
managementinformatiesysteem (MIS), dat verbonden is met de JDF-workflow krijgt via job
messaging formats (JMF) steeds informatie over het verloop van het productieproces. Deze
datafeedback gedurende de productie vindt bij voorkeur real time plaats. Zo wordt het mogelijk om:
Steeds actuele planningsinformatie te hebben, het verloop van de order te volgen
Te weten welke productiemiddelen voor nieuwe opdrachten ter beschikking komen
Voortdurend te weten wat de productiviteit op de productiemiddelen is
Speciale vragen van het management te beantwoorden door middel van het gebruik van queries
- 16 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Met behulp van deze vier onderdelen kan men een volledige JDF-workflow inrichten. Agenten
beschrijven opdrachten via de JDF-berichten. Deze berichten worden aangevuld door het
managementinformatiesysteem, andere agenten en controllers. Door middel van JMF-berichten
wisselen machines via devices real time informatie uit met het managementinformatiesysteem. Zo
komt de genetwerkte drukkerij tot stand, ten minste in theorie. Want tot nu toe is alleen de techniek
besproken. In dit plaatje en in de meeste beschikbare documenten over JDF wordt niet gesproken
over de rol van de medewerkers, de organisatorische inrichting en het veranderingsproces van
klassieke naar genetwerkte drukkerij. Toch is dit belangrijk, want mensen maken een bedrijf
succesvol. Daarom gaan de vier volgende hoofdstukken over de veranderingen in de vier klassieke
overdrachtspunten; verkoop, ordermanagement, planning en administratie. De twee laatste
hoofdstukken besteden aandacht aan het implementatietraject, de beschikbare informatiesystemen en
het stappenplan.
Management informatiesysteem
RIP
DeviceDevice
Workflow management
CTP DrukpersVouw
machine
Device
Controller/agent Controller
JMF
JMF
JMF
JDF
JD
F
JD
F
JD
F
JDF
JDF
Agent
JDF
Figuur 8: De JDF-JMF workflow binnen de genetwerkte drukkerij
- 17 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
2. Verkoop en vormgeving
Het is vrijdag 1 juni 2012, Remco, manager Print Communications bij Mobile Europe, heeft een lange
dag achter de rug. De nieuwe killerapplicatie voor de pda moet morgen het Internet op. De afdelingen
pricing en marketing hebben de hele dag gezocht naar de beste propositie. Vanavond vertalen de
crossmedia-afdelingen de propositie in tekst, beeld en video, geheel volgens de huisstijl en
campagnevoorschriften. Morgen moet de applicatie massaal gedownload worden, voordat de
concurrentie een vergelijkbaar aanbod doet. Via print, internet, radiocommercials en videoschermen in
heel Nederland wordt de killer aangeboden. Er zijn hoge verwachtingen van de respons tijdens het
popconcert in de Amsterdam ArenA, morgen. De gedrukte kaart, persoonlijk in de handen gedrukt
tijdens dit evenement, zal het meeste effect hebben, zo wisten de marketeers. Remco denkt na over
de meest geschikte drukkerij voor de honderdduizend kaarten. Hij wil geen risico lopen en werkt dus
alleen maar met drukkerijen waarmee service level agreements (SLA) zijn afgesloten. Inmiddels is het
al 23.00 uur. Over 12 uur moeten de kaarten in de Amsterdam ArenA afgeleverd worden. Remco
stuurt het document met job definitions via de SLA-manager naar zijn vaste leveranciers. Deze
leveranciers hebben het Mobile Europe papier, kleurprofielen en de factuur- en afleverspecificaties
afgesproken. De prijzen zijn uitonderhandeld en opgenomen in het MIS-systeem, zodat er altijd online
calculaties op basis van de JDF gegevens mogelijk zijn. Omdat de kaarten in vijf kleuren met
dispersielak gedrukt moeten worden, zijn niet alle drukkerijen in staat om het beste aanbod te
leveren. De online calculaties van vanavond lieten zien dat drukken in Hongarije geen zin zou hebben,
de transportkosten zouden te hoog zijn en bovendien was er geen ruimte op een van de vroege
vrachtvluchten. Het risico zou trouwens te groot zijn. Remco’s favoriete Amsterdamse drukker zou
vannacht vol zitten, zo gaf de JDF-planner aan. Jammer, hij had de order eerder aan moeten melden.
Er is vannacht nog ruimte bij een drukkerij in Purmerend, tegen een aantrekkelijke prijs. Prima,
bestand uploaden, even de preflight en de controle op de specs afwachten en naar huis. Na 20
minuten kwam het bericht van de drukkerij. Het bestand was geaccepteerd en de order was
opgenomen in de workflow. De orderbevestiging klopte, Remco kan naar huis.
- 18 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Grafische vormgeving en verkoop zijn doorgaans de eerste stappen in het productieproces van
drukkerijen. De administratieve informatiestroom start bij de verkoop terwijl de productieworkflow
bij de vormgever start. Op dit punt begint dus ook al de eerste informatieoverdracht tussen de twee
informatiestromen, de eerste bron van inefficiëntie binnen de klassieke drukkerij. Transactieverkoop,
de energie die nodig is voor het verkopen van losse orders, is vaak onvermijdelijk maar in feite
inefficiënt. Met JDF ontstaan nieuwe mogelijkheden voor consultancy en een projectmatige manier
van verkopen. Met hogere marges als gevolg. Men moet de mogelijkheden echter niet overschatten.
Nieuwe verkoopmethoden zijn niet in elke situatie toepasbaar. Drukkerijen werken namelijk voor een
dwarsdoorsnede van de samenleving. Opdrachtgevers zijn onderling uiterst verschillend. De behoefte
verschilt dus per klant. Per situatie zal een andere oplossing met de hulp van JDF gekozen worden.
De mogelijkheden worden in dit hoofdstuk geanalyseerd en in verband gebracht met verschillende
opdrachtgever- vormgever- drukkerijrelaties.
Een ander vraagstuk is de mogelijkheid van de drukkerij om zelf vormgeving als onderdeel van het
dienstenpakket aan te bieden. Het afgelopen decennium hebben veel grafische ondernemers de
strategische keuze gemaakt tussen mediabedrijf en lean productiebedrijf. Terwijl het mediabedrijf zich
kenmerkt door een hoge mate van dienstverlening, advies en vormgeving is het lean productiebedrijf
juist gespecialiseerd in een zeer efficiënte productieorganisatie. In het mediabedrijf vindt men eerder
een eigen afdeling vormgeving dan in het lean productiebedrijf. Een drukkerij als mediabedrijf
inrichten is niet eenvoudig, het vraagt veel kwaliteit van het commerciële personeel en het
management.
Administratieve informatiestroom
Productie workflow
Verk
oop
Pla
nnin
g
Ord
er
managem
ent
Adm
inis
tratie
Figuur 9: Transactieverkoop de eerste bron van inefficiëntie binnen de klassieke drukkerij
- 19 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Het JDF grafisch bedijfsmodel
Iedereen heeft drukwerk nodig van geboortekaartje en visitekaartje tot jaarverslag en
postordercatalogus. Drukwerk is een vast onderdeel van de samenleving en de consumptie van
gedrukt papier is niet verminderd na de introductie van digitale media. Drukkerijen werken voor een
dwarsdoorsnede van de samenleving en het klantenbestand van de gezamenlijke drukkerijen is net zo
divers als de gehele maatschappij. Wie wenst dat de JDF-workflow van de genetwerkte drukkerij start
bij de klant moet zich realiseren dat er voor diverse klanten verschillende oplossingen mogelijk zijn.
De juiste oplossing wordt geadviseerd door de drukkerij, in toenemende mate met behulp van
projectmanagement.
De workflow van de genetwerkte drukkerij start bij de opdrachtgever en de vormgever. Op dit
moment zijn verkoop en grafische vormgeving vaak nog gescheiden activiteiten. Meestal werkt de
drukkerij in een drie-eenheid samen met de opdrachtgever (via de verkoopafdeling) en de vormgever
(via de prepress afdeling). Het ordermanagement brengt beide werelden samen en draagt de order
naar de productie.
De grafische waardeketen is na invoering van JDF in drie hoofdstappen te verdelen.
Creatieve ontwerpfase, de componenten beeld, tekst en vormgeving worden samengebracht
Opstellen JDF-productiedata, het vertalen van de creatieve wensen naar productiedata
Fysieke productie van het drukwerk of printwerk binnen de genetwerkte drukkerij.
Figuur 10: Orderontvangst bij een klassieke drukkerij
- 20 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Er zijn drie toekomstige grafische bedrijfsmodellen denkbaar. Het media-totaalbedrijf biedt alle
stappen aan, vanaf ontwerp tot productie terwijl het media-adviesbedrijf het samenstellen van JDF-
productiedata aanbiedt. Dit zogenoemde printmanagement is advieswerk, bij elke opdracht wordt
onderzocht hoe dit het beste grafisch-technisch beschreven kan worden. Dit is een activiteit die niet
alle vormgevers zelf beheersen. Het lean productiebedrijf verwerkt compleet samengestelde
bestanden, inclusief JDF. Deze bedrijven kunnen zich alleen onderscheiden door een efficiënte
organisatie met voorspelbare dienstverlening. Voor elk type bedrijf zijn er passende opdrachtgevers.
De match tussen type klant en type drukkerij vindt men door gebruik te maken van de toekomstige
JDF klanttypologieën.
Creatieve ontwerpfase
Samenstellen JDF productiedata
GrafischeProductie
Media totaalbedrijf
Creatieve ontwerpfase
Samenstellen JDF productiedata
GrafischeProductie
Media adviesbedrijf (printmanager)
Creatieve ontwerpfase
Samenstellen JDF productiedata
GrafischeProductie
Lean Productie
Figuur 11: De grafische bedrijfsmodellen
- 21 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
JDF Klanttypologieën
Om het grafisch productieproces te kunnen starten zijn er twee zaken nodig: een orderomschrijving
en grafische vormgeving. Toekomstige JDF-klant-drukkerijrelaties en de daarbij passende
toekomstige drukkerijen (zie hoofdstuk 8) laten zich indelen naar twee dimensies:
De aanwezigheid van grafisch-technisch inzicht bij de opdrachtgever, noodzakelijk om het
gewenste product in JDF-termen te kunnen beschrijven. We noemen dit printmanagementkennis.
Deze kennis is voor veel grafici vanzelfsprekend, maar voor opdrachtgevers van grote waarde.
De beschikking over eigen mogelijkheden voor grafische vormgeving en paginaopmaak. Hierbij is
het van belang dat de vormgever de wensen van de opdrachtgever begrijpt en kan vertalen naar
een waardetoevoegende vormgeving.
Zo ontstaan de vier typen klanten. De communicatiemanager en de grafische intermediair zijn beiden
afhankelijk van externe vormgeving, waarbij de grafische intermediair wel over kennis van
printmanagement beschikt. Verder zien we de vormgever en de klant aan de knoppen, waarbij de
vormgever niet over printmanagementkennis beschikt en de klant zowel de vormgeving als de
printmanagementkennis in huis heeft.
-/- print managementkennis +
+ e
ige
n v
orm
ge
vin
g
communicatie
manager
grafisch
intermediair
vormgever klant aan de
knoppen
Figuur 12:De vier typen JDF opdrachtgevers
- 22 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
De communicatiemanager heeft geen eigen afdeling vormgeving en heeft geen kennis van grafische
productiemogelijkheden, zodat het voor de communicatiemanager moeilijk is om een order te
beschrijven. Dit type klant is vooral geïnteresseerd in de doelstellingen, die met het drukwerk
gerealiseerd moeten worden. Bijvoorbeeld betere voorlichting, effectievere reclame of een meer
onderscheidende verpakking. De communicatiemanager heeft zowel vormgeving als advies over de
JDF-orderbeschrijving nodig. De wensen van de communicatiemanager kan men zien als
ongestructureerde data. Er is dus een fase nodig, voordat de workflow binnen de genetwerkte
drukkerij gestart wordt. Deze fase kan ingevuld worden door een drukkerij, die als mediatotaalbedrijf
is ingericht, maar kan ook uitgevoerd worden door een reclamebureau. De communicatiemanager
voelt zich niet thuis bij een lean ingerichte drukkerij.
Om de gewenste dienstverlening mogelijk te maken moet de drukkerij ingericht worden als
mediatotaalbedrijf met een afdeling, die grafische vormgeving en advies levert. Hier legt men de
communicatiemanager in de watten. De communicatiemanager kan ongestructureerde informatie
leveren, die binnen het mediatotaalbedrijf wordt uitgewerkt tot een JDF-opdracht. Binnen het
mediabedrijf is de opdrachtgever niet betrokken bij de JDF-workflow. Deze start pas binnen het
mediabedrijf, dat verder is ingericht als genetwerkte drukkerij.
Diegene, die de overgang van de creatieve fase naar de JDF-fase beheerst, heeft de macht over de
keten. Dit is de eerste professional in de keten. Drukkerijen, die rechtstreeks werken voor de
communicatiemanager, zullen meer marge kunnen maken dan de drukkerijen, die werken via een
tussenpersoon die het ontwerp en JDF-beschrijving maakt. Als het gaat om klantenbinding dan is het
winstgevend om dicht bij de eindgebruiker te zijn. Mediatotaalbedrijven zullen in de toekomst steeds
vaker rechtstreeks concurreren met reclamebureaus. De grafisch intermediair beschikt wel over de
grafisch-technische kennis die nodig is om opdrachten te formuleren. De vormgeving zal echter
uitbesteed worden. Het is met beperkte investeringen eenvoudig om een grafisch intermediair bureau
Figuur 13: De waardeketen van de genetwerkte drukkerij
- 23 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
op te starten. Het succes wordt bepaald door de aanwezige kennis en de commerciële vaardigheden,
die nodig zijn om communicatiemanagers goed te bedienen. Grafisch intermediairs en
printmanagementbureaus zullen in de komende tijd groeien, omdat zij de beschikking krijgen over
geavanceerde printmanagementtools. Ze kunnen voor de vormgeving terecht bij het
mediatotaalbedrijf, maar meer waarschijnlijk is dat ze de vormgeving bij zelfstandige vormgevers
inkopen. Grafisch intermediairs kunnen vervolgens complete opdrachten bij drukkerijen
onderbrengen, zoals beschreven in de inleiding van dit hoofdstuk. Ze worden klant aan de knoppen.
Als opdrachten volledig zijn vormgegeven en alle orderinformatie digitaal als JDF-document
beschikbaar is, wordt de inkoop van het drukwerk een commodity. Dit drukwerk zal men inkopen bij
de lean georganiseerde drukkerijen, die met moderne productiemiddelen in staat zijn om
hoogkwalitatief drukwerk te leveren tegen lage kosten. Dit zullen steeds grotere drukkerijen zijn, waar
het productieproces verder geautomatiseerd wordt. Deze drukkerijen concurreren met elkaar en met
buitenlandse aanbieders.
De zelfstandige vormgever zonder kennis van grafische productiemogelijkheden zal zich thuis voelen
bij het printmanagementbedrijf. Dit zijn lean ingerichte drukkerijen, die beschikken over een service
afdeling die vormgevers adviseert bij het specificeren van opdrachten. Bijvoorbeeld de papierkeuze,
het gebruik van kleuren, vernis- en afwerkingsmogelijkheden. Het media-adviesbedrijf kan zich
onderscheiden door de kwaliteit van de mensen die advies geven. Deze medewerkers moeten goede
relaties met vormgevers kunnen opbouwen en daar affiniteit mee hebben. Tegelijkertijd zal men gaan
werken in een driehoeksrelatie met eindopdrachtgevers, zoals al aangegeven in Figuur 9. Op dit
moment kent Nederland een aantal drukkerijen, die gespecialiseerd zijn in hoogkwalitatieve
dienstverlening aan grafisch vormgevers. De uitdaging voor deze bedrijven zal zijn om
opdrachtgevers te laten betalen voor het advieswerk. JDF zal het steeds makkelijker maken om
transparante prijsvergelijkingen te maken. Als men bij deze vergelijking de kosten van het advies niet
meeneemt, is er geen economisch draagvlak om de adviesfunctie binnen de drukkerij te continueren.
Eenvoudig gesteld: de printmanagementdrukkerijen moeten hun opdrachtgevers voor het advies laten
betalen om de serviceafdeling in de toekomst in stand te kunnen houden.
- 24 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Grafisch projectmanagement
Met JDF ontstaan geheel nieuwe mogelijkheden om een orderstroom te automatiseren. Al sinds de
jaren negentig dalen de oplagen van grafische producties door kortere insteltijden op offsetpersen,
automatisering van het workflowmanagement en de snelle groei van het printen. Goed
georganiseerde printers hebben lagere startkosten dan offsetdrukkers. Verder groeit het aantal
toepassingen van paginaproductieautomatisering. Hierbij is het niet langer nodig om elke pagina als
DTP-bestand op te maken, maar worden pagina's gegenereerd met behulp van templates en
beeldbanken. Ook het aantal toepassingen van Web-to-printoplossingen groeit met de dag. Deze
technologieën past men vooral toe, als er een gestandaardiseerde orderstroom mogelijk is. Dit is het
geval bij tijdschriften, gestandaardiseerde verpakkingen, reeksen van brochures en
huisstijltoepassingen zoals visitekaartjes en documentatiematerialen. De toepassing van moderne
grafische technologie heeft voor deze producties grote economische voordelen:
Niet elke order wordt nog langer apart ingekocht of verkocht, waardoor het aantal benodigde
inkopers en verkopers daalt
Met JDF is het mogelijk om geautomatiseerd orderinstructies aan te maken, waardoor er binnen
dit proces geen ordervoorbereiders nodig zijn
Een automatische opmaak van pagina's, waardoor er minder DTP-medewerkers nodig zijn. Deze
medewerkers worden omgeschoold om bijvoorbeeld templates te bouwen
Als de facturering, betaling en incasso geautomatiseerd worden zijn er ook minder administratieve
medewerkers nodig.
Om dit mogelijk te maken is een andere manier van verkopen en grafisch projectmanagement nodig.
Men verkoopt geen afzonderlijke orders, maar reeksen van orders, die via JDF-informatie-uitwisseling
tot stand komen. Zowel de orderinstructies als de vormgeving moeten dan gebaseerd zijn op een
standaard. Voor wat betreft de vormgeving is de standaard meestal vastgelegd in templates. De
nieuwe manier van verkopen heeft gevolgen voor de eisen, die aan verkopers gesteld worden:
Verkopers denken niet langer meer in afzonderlijke opdrachten, maar in reeksen van opdrachten
Zijn in staat om nieuwe technologie te begrijpen en toe te passen Verkopers zonder grafische
kennis krijgen het minder makkelijk
Moeten de voordelen economisch kunnen analyseren en presenteren aan opdrachtgevers
Toekomstige grafische verkopers zullen steeds minder afzonderlijke transacties verkopen en steeds
meer moeten leren om de technieken van projectmatige conceptverkoop toe te passen. Het grafisch
projectmanagement start met een analyse van het actuele werkproces tussen opdrachtgever en
drukkerij. Daarbij staat de volgende vraag centraal: is het mogelijk om met de beschikbare grafische
technologie het proces te verbeteren? Dit moet blijken uit de business case, waarbij de investeringen
- 25 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
in de nieuwe technologie worden vergeleken met de toekomstige opbrengsten. Als uit de analyse
blijkt dat verbeteringen mogelijk en gewenst zijn, zal de projectleider de opdracht krijgen om de
verbeteringen uit te voeren en ontstaat het verbeterde JDF-werkproces. Bij bedrijven die grafisch
projectmanagement nu al toepassen blijkt dat er minder verkopers en orderbegeleiders nodig zijn. In
plaats daarvan zijn er grafisch projectleiders nodig, in enkele gevallen kunnen deze binnen het bedrijf
opgeleid worden. In andere gevallen moeten de verkopers en orderbegeleiders helaas andere werk
zoeken. Of het mogelijk is om verkopers en orderbegeleiders om te scholen tot grafisch projectleider
hangt af van:
Het opleidings-, werk- en denkniveau van de medewerker, deze moet in staat zijn analyses te
maken
De affiniteit met grafische technologie, zo zal de verkoper die zich niet voor technologie
interesseert niet omgeschoold kunnen worden
De eigen motivatie om een nieuwe werkwijze te leren en gedisciplineerd te werken
Een praktijkvoorbeeld in een ziekenhuis laat zien hoe grafisch projectmanagement werkt. Hier wordt
XML- en later JDF-technologie gebruikt om informatie uit te wisselen. Bij een bezoek of verblijf in
het ziekenhuis wordt doorgaans veel informatie gegeven. Artsen, verpleegkundigen en andere
zorgverleners spreken met patiënten over klachten, ziektebeeld, onderzoeken en behandelingen.
Omdat patiënten vaak gespannen zijn is het van belang dat ze de informatie thuis rustig kunnen
nalezen. In vrijwel alle ziekenhuizen zijn daarom een groot aantal patiëntenbrochures samengesteld,
die ook via het internet beschikbaar zijn.
Actueel werkproces
Analyse
Project
Verbeterd JDF werkproces
Figuur 14: De basis van het grafisch projectmanagement proces schema
- 26 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
In de praktijk blijkt communicatie op papier het beste middel om informatie over te dragen. De
internetpagina's worden gevuld vanuit het contentmanagementsysteem van het ziekenhuis. In het
verleden werd elke drukorder opnieuw besteld, in proef gestuurd, gecorrigeerd etc. De drukkerij kan
XML-opdrachtgegevens uit het contentmanagementsysteem van het ziekenhuis omzetten in JDF-
orders. Daarbij wordt de inhoud gehaald uit het contentmanagementsysteem van het ziekenhuis en
gebruikt men templates om de vormgeving toe te passen. Bij deze orderstroom zijn geen inkopers,
verkopers of orderbegeleiders nodig. De transactiekosten zijn drastisch verminderd, omdat niet meer
over elke order onderhandeld hoeft te worden. Nog veel belangrijker is dat tegelijkertijd de kans op
fouten een stuk kleiner is, omdat verschillende versies niet meer door elkaar gebruikt worden. Het
drukwerk blijft net zoals de internetpagina's actueel omdat het met een JDF-bedrijfsinrichting
financieel haalbaar is om veel kleine oplagen te laten drukken.
Figuur 15: Praktijkvoorbeeld grafisch projectmanagement bij een ziekenhuis
- 27 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
3. Ordervoorbereiding en inkoop
Het is vrijdagavond 1 juni 2012, grafisch projectleidster Esther Oostervoort is weer in Nederland.
Gisteren naar Milaan gevlogen en nu alweer terug op Schiphol. Esther was samen met twaalf andere
vertegenwoordigers van Europese drukkerijen uitgenodigd bij het gerenommeerde modehuis I-design.
Samen met het Italiaanse reclamebureau van I-design hebben ze de testresultaten van de eerste print
producties doorgesproken. Als alles goed loopt, zal het modehuis in de toekomst twaalf drukkerijen in
twaalf verschillende landen tegelijkertijd aan het werk kunnen zetten. In de fashionindustrie reageert
men steeds sneller op de laatste modetrends. I-design verkoopt niet via winkels, maar uitsluitend via
het Internet aan liefhebbers van Italiaans design en kwaliteit. De Internetverkopen worden sterk
gestimuleerd door mooie gedrukte brochures en folders. Het aanbod op Internet is namelijk zo groot
dat drukwerk in de praktijk de onderscheidende factor blijkt te zijn. Voor I-design zou het
onacceptabel zijn als er verschillen in kwaliteit van het drukwerk tussen de diverse landen zou
ontstaan. I-design zou ook niet willen werken met allerlei verschillende procedures van drukkerijen in
verschillende landen. Esther en haar buitenlandse collega's moeten daarom werken volgens dezelfde,
onderling afgestemde procedures, gebaseerd op een JDF-workflow. Elke opdracht zal aangepast
worden aan de plaatselijke omstandigheden en natuurlijk de eigen landstaal. I-design zal dit in de
JDF-specificatie aan geven. Verder zal een op JMF gebaseerd track-and-tracesystem ervoor zorgen dat
de planning makkelijk te volgen is, zonder heel Europa af te moeten bellen. Om dit alles mogelijk te
maken moet de workflow, speciaal voor I-design, ingericht worden met koppelingen naar de
beeldbank, templates, etc. Het maken van calculaties, orderinstructies en de facturering moet
automatisch gaan verlopen op basis van de JDF-specificaties. Er moet ook een koppeling naar de
geautomatiseerde planning gemaakt worden. Een ingewikkeld grafisch project, maar eenmaal goed
ingericht, zal de productie van drukwerk voortaan volledig automatisch verlopen. Het modehuis kan
dan snel inspelen op nieuwe trends en enorm besparen op de logistieke distributie binnen Europa.
Iets dat hard nodig is. Door alle milieumaatregelen is het Europese transport niet meer zo goedkoop
als vroeger. Esther is blij dat ze als grafisch projectleider dit project in werking kon zetten. Haar werk
is nu wel anders dan vroeger, toen ze nog als orderbegeleider werkte en voor elke order een orderzak
moest maken, iets wat nu automatisch gebeurt. De grafische kennis uit die periode heeft ze nu nog
wel dagelijks hard nodig om de projecten in te richten met de hulp van JDF-templates, hotfolders etc.
Het gaat nu eigenlijk niet meer om orders maar om een aangepaste ketenmanagementoplossing,
zoals die voor I-design. Ze weet dat haar kwaliteiten als grafisch projectleider ervoor zorgen dat de
persen in haar Overijsselse dorp ook in de toekomst zullen blijven draaien. Maar nu eerst van het
weekend genieten!
- 28 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Wie op dit moment als buitenstaander een drukkerij bezoekt, verbaast zich over de interne
papierwinkel. Op allerlei briefjes en bonnetjes wordt informatie overgedragen. Dit zijn
orderinstructies, inkoopbonnen, ontvangstformulieren, inslagschema's en werkbriefjes. In veel
gevallen worden de gegevens van een bronsysteem overgebracht naar het andere systeem of van de
eerste medewerker overgedragen aan de volgende medewerker. Bij het inkopen van papier en werk
door derden, zoals afwerking, is sprake van een vergelijkbare informatieoverdracht. De handelingen,
die nodig zijn voor deze nu nog onvermijdelijke informatieoverdrachten, voegen geen waarde toe. Er
is veel tijd voor nodig, zeker als er tijdens de informatieoverdracht fouten worden gemaakt en
hersteld moeten worden. Deze kosten worden zelden geregistreerd. Zoals Figuur 15 laat zien komen
diverse informatiestromen samen bij de orderbegeleiding:
Aanvragen van offertes, orderbegeleiders gebruiken managementinformatiesystemen om
calculaties te maken en offertes uit te brengen.
Uitwerken van orderinstructies, ontvangstbonnen voor papier en werk door derden
Inkoop van papier en uitbesteden activiteiten bij bijvoorbeeld afwerker
Inplannen van opdrachten, informatieoverdracht aan de productieorganisatie
Verzenden en retour ontvangen van drukproeven en de verwerking van correcties op proeven
Vragen beantwoorden over de productiestatus van opdrachten
Voorbereiding van logistiek en begeleiding van aflever procedures
Opstellen en verwerken van de nacalculatie tot een factuur
Administratieve informatiestroom
Productie workflow
Verk
oop
Pla
nnin
g
Ord
er
managem
ent
Adm
inis
tratie
Figuur 16: Informatieoverdracht via ordermanagement
- 29 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Hier is met behulp van JDF technologie veel economisch voordeel mogelijk. In bedrijfseconomisch
opzicht zijn alle werkzaamheden, die verband houden met interne informatieoverdracht,
onvermijdelijke verspillingen, zolang er geen alternatieve mogelijkheden bestaan. Met JDF komen
alternatieve mogelijkheden om dit proces te organiseren in beeld. Dit is belangrijk. Uit de vele
kostprijsanalyses, die door Richard van Hoorn, Onderzoek & Advies gemaakt worden, blijkt dat tot
40 procent van alle arbeidskosten indirecte kosten zijn. Vooral bij kleinere drukkerijen vormen de
indirecte arbeidskosten een groot deel van de totale kosten. Deze kosten worden voor een groot deel
veroorzaakt door interne informatieoverdracht. Dit zijn niet alleen de kosten van ordermanagement
maar ook van verkoop en prepressmedewerkers. Het is belangrijk om deze medewerkers op een
zoveel mogelijk waardetoevoegende manier in te zetten. Om de voordelen met JDF te kunnen
realiseren is een analyse van het drukkerijproces noodzakelijk. Op het bedrijfskantoor worden dan
drie typen van handelingen onderzocht:
Interne informatieoverdracht binnen het bedrijf, naar planning en productie en terugkoppeling
naar opdrachtgevers, eventueel via de verkoop
Inkoop en de ontvangst van het papier, en de afrekening van inkoopfacturen
Informatieoverdracht naar leveranciers van werk door derden, en dan vooral afwerkingsbedrijven
Deze procesanalyse laat zien welke vormen van informatieoverdracht er kunnen bestaan. Het is de
kunst om elke vorm van informatieoverdracht te automatiseren met behulp van de JDF/JMF-taal.
Daarvoor is het nodig om eerst alle vormen van interne informatieoverdracht tussen alle systemen in
het bedrijf te onderzoeken en te automatiseren. Daarna kunnen effectieve koppelingen naar klanten
gemaakt worden. Vervolgens kan men de inkoop van papier en werk door derden automatiseren.
Samenwerking met papierhandel en grafische afwerkingsbedrijven is noodzakelijk. Dit laatste is
minder eenvoudig, omdat de meeste afwerkingsbedrijven nu nog niet zover zijn. Uiteindelijk
verandert ook het beroep van ordermanager. In de genetwerkte drukkerij zullen managers meer aan
uitzonderingssituaties werken dan aan het voorbereiden van de orders op zich.
- 30 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Orderbeheer als spil in het proces
Bedrijfskantoor ProductieKlant
Order begeleiding
Offerte aanvraag
Offerte
Akkoord?
Order
PDF file
Proef
Akkoord?
Opmaak / Pre press
Plaatvervaardiging
Verkoop
Planning drukken
Inkoop externe afwerking
Inkoop papier
Afleverbon
Factuur
Figuur 17: Ordermanagement als spil in het grafische productieproces
- 31 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Inkoop van papier
Binnen de meeste drukkerijen is het inkopen van papier een van de taken van de orderbegeleiding.
Zowel drukkerijen als papiergroothandelaren hebben er belang bij dat bestellingen zoveel mogelijk
automatisch verlopen. Dit scheelt uren op de ordervoorbereiding bij de drukkerijen en uren op de
verkoopbinnendienst afdelingen van de papierhandel. Inmiddels hebben de papiergroothandelaren
ervoor gezorgd dat de automatische bestelmodules in de meeste managementinformatiesystemen zijn
opgenomen. De ontwikkeling van deze modules is vaak gesponsord door de papierindustrie. In de
nabije toekomst kan de papierinkoop onderdeel zijn van de geïntegreerde JDF-workflow. Op basis
van de JDF-specificaties wordt het papier dan automatisch ingekocht. Om dit mogelijk te maken
moeten de papiercatalogi zo ingericht zijn dat de specificaties binnen het XML-protocol herkenbaar
zijn. Dit is nu nog niet het geval en zal dus nog door de papierhandel gerealiseerd moeten worden.
Uit gesprekken met leveranciers van managementinformatiesystemen blijkt dat men de automatische
bestelsystemen, die nu beschikbaar zijn, in veel gevallen niet gebruikt. Volgens een van de leveranciers
gebruikt minder dan tien procent van de orderbegeleiders de automatische bestelmogelijkheden. Ook
bij interviews tijdens het uitvoeren van de eigen procesanalyses bleek dat veel orderbegeleiders
automatische bestelsystemen negeren. Waarom gebruikt men deze tijdbesparende systemen niet? Een
veel genoemde reden is dat men geen vertrouwen heeft in het systeem. Deze conclusie wordt
getrokken zonder dat er testen zijn uitgevoerd, het is dus een niet onderbouwde aanname. De
weerstand is gebaseerd op angst. Het is voor elke drukkerij bijzonder vervelend als op het moment
dat men gaat drukken het papier niet beschikbaar is. Een van de eerste zorgen van een
orderbegeleider is de leveringszekerheid. De veronderstelling is dat een telefonisch geplaatste order
met grotere zekerheid tot een levering zal leiden. Dit type van weerstand is ook zichtbaar geweest
binnen bedrijven uit andere bedrijfstakken, die Enterprise resource planning systemen installeren.
Ook hier werden de investeringen soms niet benut, omdat mensen op de oude manier blijven werken.
Er is veel aandacht van management, coaching en begeleiding nodig om dit probleem op te lossen.
Het is een vingerwijzing voor de problemen, die te verwachten zijn bij de installatie van een JDF-
workflow.
- 32 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Werk door derden
Wie praat met een zelfstandige afwerker weet dat deze ondernemers steen en been klagen over de
slechte aanlevering van werk vanaf drukkerijen. Veel orders worden niet of nauwelijks van tevoren
ingepland of met verkeerde specificaties aangekondigd. Inslagschema’s zijn vaak niet goed afgestemd
op de mogelijkheden van het afwerkingsbedrijf. Vanwege commerciële verhoudingen, die ervoor
zorgen dat afwerkers meestal afhankelijk zijn van drukkers, worden veel fouten van orderbegeleiders
met de mantel der liefde bedekt. Anders gesteld: veel inefficiëntie door bijvoorbeeld herstelkosten in
verband met fouten blijven verborgen. Een goed inslagschema houdt niet alleen rekening met de
mogelijkheden op de drukpersen, maar ook met de vouwmachines, verzamelhechters of andere
afwerkingsapparatuur. De afwerking is de laatste stap, die aan het CIP4-protocol is toegevoegd. Een
complete workflow tot en met de afwerking is nu nog toekomstmuziek. Veel technische workflows
gaan niet verder dan de drukpers, zodat afwerkers soms onmogelijke drukvellen binnenkrijgen. In
veel gevallen is de oorzaak een gebrek aan kennis of opleiding van de orderbegeleider. Soms is het
ook pure onverschilligheid of arrogantie. De drukkerij heeft namelijk een sterke commerciële
machtspositie ten opzichte van afwerkers. Met JDF-integratie naar het afwerkingsbedrijf zal het
mogelijk zijn om de machine-eisen van afwerkingsapparatuur al mee te nemen bij het maken van het
inslagschema. Hiermee voorkomt men veel fouten en is het mogelijk om afwerkingsapparatuur sneller
in te stellen, waardoor afwerkklussen beter te plannen zijn. Een en ander vereist wel een JDF-
integratie met het afwerkingsbedrijf. Hier is nog een lange weg te gaan. In feite zijn er twee
mogelijkheden:
Zelf afwerking uitvoeren binnen de muren van de drukkerij
Afwerking uitbesteden bij een JDF-partner van het afwerkingsbedrijf
In de laatste jaren is er een trend waar te nemen, waarbij afwerking steeds vaker een activiteit is, die
binnen de drukkerij wordt uitgevoerd. Dit zal vaker voorkomen naarmate oplagen dalen, de
transactiekosten toenemen en de voordelen van een internet-JDF-workflow niet gedeeld kunnen
worden met externe afwerkers. Met JDF zal het makkelijker worden om afwerking in eigen bedrijf uit
te voeren en te organiseren. De redenen om afwerking wel of niet zelf te doen blijven hetzelfde als ze
nu al zijn. Een afweging van de investeringsmogelijkheden, schaalgrootte, het orderpakket, de
haalbare bezettingsgraad op de machines en de logistieke kosten van uitbesteden ten opzichte van
investeringsmogelijkheden.
Het goed opzetten van een JDF-workflow met een afwerkingsbedrijf heeft zowel voor de drukkerij
als voor de afwerker voordelen. Men kan beter plannen, waardoor een beter voorspelbare
dienstverlening naar de eindafnemers ontstaat. Insteltijden worden korter, een economisch voordeel
dat tussen beide bedrijven gedeeld kan worden. Het belangrijkste is dat het aantal fouten kan
- 33 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
verminderen. Dit is van groot belang om bestaande klanten vast te kunnen houden en
vanzelfsprekend ook een methode om kosten te verminderen.
Afwerkingsbedrijven, die volgens het JDF-protocol willen samenwerken met drukkerijen en zo de
efficiëntie, planning en voorspelbaarheid van de productie willen beheersen, kunnen een preferred-
customerprogramma opzetten. Zo kunnen de economische voordelen gedeeld worden en kan het
afwerkingsbedrijf klanten (drukkerijen) beter aan zich binden.
JDF samenwerking drukkerij – afwerkingsbedrijf
Ge
ne
twe
rkte
org
an
isa
tie
Kla
ssie
ke
org
an
isa
tie
DrukkerijAfwerkings
bedrijf
JDF data
overdracht
DrukkerijAfwerkings
bedrijf
Telefoongesprekken over
opdrachtspecificaties, planningen,
offertes en wijzigingen in de
opdracht
Figuur 18: Inkoop werk door derden in de genetwerkte organisatie
- 34 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Van ordermanager naar procesmanager
Wat betekent de invoering van JDF voor het beroep van ordermanager in de toekomst?
Ordermanagers zullen niet verdwijnen, maar hun werkzaamheden veranderen en het aantal
ordermanagers in de industrie vermindert. Als alle opdrachten door opdrachtgevers of de interne
adviesafdeling van het media totaalbedrijf met correcte JDF-specificaties worden aangeboden, is de
ordermanager in de genetwerkte drukkerij verder overbodig. Het systeem voert een ingangscontrole
uit, waarbij naast de nu al gebruikelijke PDF-ingangscontrole ook wordt gecontroleerd of de JDF-
specificatie met de informatie in het aangeleverde PDF-document overeenkomt. Als bijvoorbeeld een
PDF-document van acht pagina's wordt aangeboden en in de JDF staat 12 pagina's dan is er iets mis.
In deze gevallen moeten ordermanagers het probleem oplossen. Dit betekent dat het vak van
ordermanager verandert. De eenvoudige administratieve handelingen verdwijnen. De ordermanagers
worden nog meer probleemoplosser dan ze nu al zijn. Problemen oplossen is een waardetoevoegende
activiteit, waarvoor opdrachtgevers, ook in de toekomst, zullen blijven betalen. Het gevolg is echter
wel dat het werk van de gemiddelde ordermanager zwaarder wordt, de opleidingseisen zullen hoger
zijn. Ordermanagers zullen minder dan nu kunnen terugvallen op routinematige dagelijkse
administratieve werkzaamheden.
Figuur 19: De ordermanager in de genetwerkte drukkerij
- 35 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
4. Planning en productie
Op dezelfde vrijdag 1 juni 2012, loopt planner Peter de Waard zijn rondje door de drukkerij. Het was
vandaag weer eens een gekkenhuis in de planning. Vroeger zou dit betekenen dat hij veel door het
bedrijf zou rennen. Er was vandaag plotseling ontzettend veel werk binnengekomen, waarschijnlijk
vanwege de onverwachte wetswijzigingen in de Tweede Kamer waardoor veel overheidsinstellingen
de voorlichting op stel en sprong aanpassen. Peter had in de loop van de ochtend gezien dat het
werkaanbod te groot was voor de beschikbare productiecapaciteit. De JDF-gestuurde planning gaf aan
dat er geen mogelijkheden waren om de producties de komende maandag en dinsdag allemaal zelf uit
te voeren. Gelukkig maakt de drukkerij van Peter de Waard onderdeel uit van een
samenwerkingsverband van zelfstandige drukkerijen. Binnen dit netwerk zijn afspraken gemaakt voor
het onderling uitbesteden van opdrachten en gelukkig kon een van de bevriende drukkerijen nog wat
werk overnemen. Omdat de planningen digitaal aan elkaar gekoppeld waren, was ook gemakkelijk te
zien waar er nog ruimte was bij de collega's. Het inbrengen van orders was net zo gemakkelijk als het
inplannen van een vergadering via Outlook. Peter had een aantal orders digitaal aangeboden en
automatische calculaties laten maken. Binnen enkele uren werden de orders geaccepteerd door de
collega-drukkerijen, zonder dat daar ook maar één telefoontje aan te pas was gekomen. Weer een
probleem opgelost.
Peter is bijna 60 en heeft al een lange carrière in de grafische industrie achter zich. Vijf jaar geleden
was hij ook als planner werkzaam en had op het punt gestaan om uit de bedrijfstak te stappen. Hij
werd er gek van, orders die steeds verschoven moesten worden in de planning, klanten die geen
enkele afspraak na kwamen en continu door het bedrijf rennen om te achterhalen hoe het met elke
order ging. Er was ook steeds minder overzicht doordat alle orders digitaal werden aangeleverd, de
kortere levertijden en chaotische manier van werken op de orderbegeleiding. Na een krachtige
gezondheidswaarschuwing had Peter besloten om het anders te doen. Een jonge assistent had de
dagelijkse planning overgenomen en Peter was zich gaan concentreren op het inrichten van een JMF-
gestuurde planning. Dit systeem was vervolgens ook bij de collega's binnen het netwerk in gebruik
genomen. De inrichting van het digitaal gestuurde planning- en orderopvolgingsysteem was niet
eenvoudig, maar wel de moeite waard geweest, zoals vandaag maar weer eens was gebleken. Maar
nu eerst een rondje door de drukkerij, voordat het weekend zou beginnen. Peter wil natuurlijk wel het
contact met de collega’s op de werkvloer behouden.
- 36 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Bedrijfsleider, productieleider of planner zijn is in de klassieke drukkerij van vandaag geen sinecure.
Dalende oplagen, kortere levertijden en aanlevering via internet geven veel planners het gevoel dat ze
achter de feiten aanlopen. Orders komen via e-mail of op
een FTP-server binnen en zijn al op productieafdelingen
voordat ze zijn gepland. Meestal worden prepress
werkzaamheden niet gepland, maar per dag opgepakt.
Terugkoppeling uit de productie gebeurt door middel van
fysieke waarnemingen. De meeste planners moeten een
goede conditie hebben, ze lopen de hele dag door de
drukkerij.
In de klassieke drukkerij is plannen eenrichtingsverkeer.
Van de beschikbare en ongeplande orders wordt steeds
gecontroleerd of drukplaten en papier beschikbaar zijn.
Planners willen hun productiecapaciteit zo goed mogelijk
benutten en moeten vaak “jagen” om aansluiting te krijgen.
Meestal betekent dit proeven akkoord zien te krijgen of
beloofde bestanden aangeleverd zien te krijgen.
Administratieve informatiestroom
Productie workflow
Ve
rko
op
Pla
nn
ing
Ord
er
ma
na
ge
me
nt
Ad
min
istr
atie
Figuur 20: Planning, het derde punt van informatieoverdracht
Figuur 21: Het éénrichting plansysteem van de klassieke drukkerij
- 37 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Geautomatiseerde planningssystemen
Plannen gebeurt nu nog met de hand, wat hoogstens is geautomatiseerd is de aanlevering en analyse
van orderdata zoals we straks in het praktijkvoorbeeld zullen zien. Dit kan nu al en zal straks met JDF
nog meer geautomatiseerd worden. Dit is echter onvoldoende om een volledig geautomatiseerde
planning mogelijk te maken. Waarom? Goed plannen is tweerichtingsverkeer. Het is niet alleen nodig
om orders te plannen, maar het is ook nodig om de beschikbare productiecapaciteit te matchen met
de orders. In het grafisch productieproces is iedere order anders. De voorspelbaarheid van de
productie is in de grafische industrie minder groot dan in andere industriële omgevingen. Verder
hebben planners te maken met een groot aantal variabelen, die van invloed zijn op de planning. JMF
zal de bedrijfsleiders, planners en productieleiders helpen door real time inzicht te geven in de
beschikbare productiecapaciteit en de status van de opdrachten. Het gevolg is dat de span of control
van bedrijfsleiders toeneemt, waardoor grotere drukkerijen beter bestuurbaar zijn.
Figuur 22: De rol van JDF-JMF bij het geautomatiseerd plannen
- 38 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Een praktijkvoorbeeld laat zien hoe procesautomatisering de werkzaamheden van planners
ondersteund. In het onderzochte bedrijf werkt men met een managementinformatiesysteem zonder
planningsmogelijkheden. Figuur 21 laat zien dat de ordergegevens in het MIS worden ingevoerd met
een orderinstructie als output. De gegevens op deze orderinstructie worden overgetikt in het
plansysteem met plankaartjes als output. Het MIS-systeem blijkt een schil om een MS Access
database te zijn. Met behulp van JDF/XML-output kan er met behulp van SQL-taal relatief
eenvoudig en snel een koppeling gemaakt worden van het MIS naar een database voor de planning.
De planning maakt men vervolgens zichtbaar met een algemeen verkrijgbaar Gantt-planningssysteem,
zichtbaar op diverse beeldschermen in het bedrijf. Figuur 23 laat zien welke processtappen dan
geëlimineerd zijn. Bij aanpassing van het proces zijn de volgende werkzaamheden niet meer nodig:
Het printen van de kopie orderinstructies
Het bezorgen van de (witte kopie) orderinstructies naar de planner via het postbakje
Het overnemen van de gegevens door de planner in het Excel plansysteem
Orderinstructie
Plankaartjes met orderinstructie
Analyse en invoeren
ordergegevens MIS database(MS Acces)
Planning(MS Excel)
invoeren ordergegevens
Order
Figuur 23: Planning in de klassieke drukkerij
Figuur 24: Koppeling van de informatie via een JDF interface
Plankaartjes met orderinstructie
Analyse en invoeren
ordergegevens MIS database(MS Acces)
Planningsysteem
Order
- 39 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Stel dat deze drie handelingen samen zes minuten per order kosten en op vierduizend orders per jaar
van toepassing zijn. Daarbij de gewijzigde orders nog buiten beschouwing gelaten. De aanpassing
levert dan 4000 * 6 minuten = 400 uur per jaar op. Bij een fictieve huurprijs van een orderbegeleider
of planner van € 75 per uur is dit € 30.000 per jaar. Het bouwen van de koppeling kost een fractie van
dit bedrag. Het is een kwestie van plukken van laaghangend fruit. Op dit moment bestaat het werk
van planners zonder automatisering uit drie hoofdtaken die te maken hebben met
tweerichtingsverkeer.
Het lezen, analyseren van orderinstructies uit het bedrijfskantoor, meestal zijn dit de orderzakken.
Deze informatie wordt vertaald naar het aantal benodigde druks, het kleur- en materiaalgebruik, de
noodzakelijke productie-uren en de gevraagde tijdsplanning
Het verzamelen van statusinformatie uit de productieafdelingen, meestal door regelmatig een
ronde door het bedrijf te maken. Soms wordt dat ondersteund door informatie uit het
tijdsregistratiesysteem
Daarna volgt het eigenlijke plannen, het maken van een match tussen het aanbod van orders en de
toekomstig beschikbare productiecapaciteit. Het is daarbij voor de planners een uitdaging de
match een handje te helpen door achter orders aan te jagen of aanvullende productiecapaciteit vrij
te maken, bijvoorbeeld door overwerk te organiseren.
De laatste taak is waardetoevoegend, de eerste twee zijn dit niet. JDF en JMF in combinatie met een
geavanceerd MIS en planningssysteem maken het mogelijk de eerste twee taken te automatiseren.
Verder zal het in de toekomst mogelijk zijn om door de planningssystemen een conceptwachtrij te
laten opstellen.
- 40 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Schaalvergroting
Vanwege de complexiteit van de handmatig te verwerken informatie bij het plannen hebben de
betrokken leidinggevenden een beperkte span of control. Dit is vermoedelijk een van de redenen
waarom er zoveel kleinere drukkerijen bestaan. Het is moeilijk om grote productielocaties en
samenwerking binnen groepen van drukkerijen te organiseren. Grotere Nederlandse drukkerijen en
groepen van informeel of formeel samenwerkende drukkerijen blijken steeds weer onbestuurbaar
vanwege toenemende coördinatiekosten, ofwel afnemende coördinatieopbrengsten. De ideale
bedrijfsomvang wordt theoretisch gevonden op het punt waar de voordelen van schaalgrootte gelijk
zijn aan de opbrengsten van coördinatie.
Figuur 25: Toenemende coördinatieopbrengsten met JDF
Met JDF zal dit probleem verminderen. In andere branches is gebleken dat Enterprise
resourceplanning systemen het mogelijk maken om bedrijven met een grotere omvang te organiseren.
Vergelijk de situatie met een oud vliegveld waarbij verkeersleiders vanuit een verkeerstoren kijken.
Met behulp van geavanceerde planningsystemen kunnen deze verkeersleiders nu veel meer vliegtuigen
afhandelen zonder deze zelfs daadwerkelijk waar te nemen. De verkeerstoren is minder vaak nodig.
Zonder deze systemen zouden grote luchthavens niet kunnen bestaan. Naar verwachting zal JDF ook
tot grotere drukkerijen leiden, omdat de aansturingsproblemen verminderen. Potentiële
schaalvoordelen kunnen dan beter benut worden.
ProductieleiderZonder JDF
Productieleidermet JDF
Bemanning pers 5
Bemanning pers 1
Bemanning pers 1
Bemanning pers 3
Bemanning pers 2
Bemanning pers 2
Bemanning pers 3
Bemanning pers 4
Figuur 26: Met JDF neemt de span of control van productieleiders toe
- 41 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Internationale outsourcing
JDF zal de Internationale outsourcing versnellen, omdat plaats en functie steeds beter gescheiden
zijn. Drukwerkbemiddelingsbureaus spelen hierop in, maar drukkerijen kunnen dit proces ook zelf
uitvoeren. Bijgaand voorbeeld laat zien hoe een verpakkingsdrukkerij haar concurrentiepositie op de
Nederlandse markt kan verbeteren met behulp van JDF. Het verpakkingsbedrijf staat dicht bij de
klant (customer intimacy strategie) en levert grafisch productieadvies met een projectmatige inrichting
van workflowoplossingen met behulp van grafische technologie. Ook in de verpakkingswereld dalen
de oplagen en worden er kleinere producties gemaakt. Klanten van verpakkingsdrukkerijen vragen om
steeds meer flexibiliteit en in de toekomst zal men steeds vaker verpakkingen met behulp van RFID
en variabel printen maken. Hiervoor moeten op de eerste plaats applicaties gebouwd worden. Het
programmeren van deze projectmatige oplossingen kan in het buitenland ondergebracht worden
terwijl men het beheer van oplossingen in Nederland doet. Vervolgens worden de afzonderlijke
producties gestart. Deze oplossingen en het advies van het Nederlandse bedrijf genereren JDF-
specificaties. DTP-bewerkingen kunnen in het buitenland uitgevoerd worden. Controle van de proef
en het doorspreken van wensen is weer een Nederlandse waardetoevoegende activiteit, net zoals het
plannen en organiseren van de productie. Terugkoppeling uit de productie kan via een internationale
JMF-berichtenstroom.
internationale outsourcing van verpakkingsdrukwerk
bu
ite
nla
nd
Ne
de
rla
nd
Aanmaak van JDF
specificaties
DTP bewerking
Premedia advies
en project
inrichting
DrukkenStansen, plakken,
vouwen
Logistiek en
uitleveringProefcontrole
programmeren
Productie
inplannen
Beheer templates
en beeldbank
Figuur 27: Een internationale workflowoplossing voor verpakkingsdrukwerk
JDF maakt het mogelijk om het drukken en afwerken in het buitenland te organiseren. Een vorm van
remote printing. Een voorwaarde is wel dat er voldoende tijd is en dat de economische voordelen
opwegen tegen de extra logistieke kosten. Dit kan per order door de Nederlandse drukkerij
beoordeeld worden. Een aantal producties doet men dan in Nederland en een aantal in het
buitenland. De logistieke uitlevering wordt vervolgens weer in Nederland gedaan. Op deze manier
houdt de verpakkingsdrukker op alle essentiële momenten contact met de opdrachtgever en kan zo
de marge behouden blijven. Tegelijkertijd benut men de voordelen van internationale outsourcing en
- 42 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
laten drukkerijen zich de kaas niet van het brood eten door de drukwerkbemiddelingsbureaus. Hier
zal een nieuwe vorm van concurrentie ontstaan. Alle activiteiten in Nederland kunnen ook door een
bureau gedaan worden, dat zelf geen drukwerkproductie doet. Er is iets voor te zeggen dat de
coördinatie vanuit de drukkerijen gebeurt, omdat daar de grafisch-technische kennis op peil wordt
gehouden, beter dan binnen bemiddelingsbureaus mogelijk is. Een voorwaarde is echter wel dat de
drukkerijen een hoge graad van dienstverlening kunnen bieden, vergelijkbaar met de dienstverlening
die printmanagementbureaus aanbieden. Op dit moment is dit niet bij alle drukkerijen mogelijk, zeker
de lean georganiseerde grafische bedrijven zijn niet in staat om professioneel projectmanagement aan
te bieden. De commerciële vaardigheden in dergelijke bedrijven stijgen in veel gevallen niet uit boven
het niveau van al dan niet agressieve transactieverkoop. Deze bedrijven blijven te maken hebben met
een kostengeoriënteerde concurrentieslag. Met lagere marges als gevolg.
- 43 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
5. Administratie en kwaliteitsbeheersing
Op dezelfde vrijdag 1 juni 2012, onderzoekt Saskia, de 142 opdrachten die gisteren zijn binnen
gekomen. Hiervan zijn er maar 21 foutloos de productie in gestuurd. Dit is onvoldoende. Saskia werkt
als data-analiste bij een drukkerij op de nieuw opgerichte afdeling process operations. Dergelijke
afdelingen bestonden vroeger niet binnen drukkerijen. Kwaliteitsmanagement was meestal niet meer
dan het beschrijven van procedures in het kwaliteitshandboek, dat vervolgens zelden gelezen werd.
Vervolgens kwam er een meneer, die na wat kritiekpunten een certificaat uitreikte dat bij de receptie
werd opgehangen. Het is nuttig om eens de processen goed te beschrijven, maar het certificeren
heeft weinig met doorlopende kwaliteitsbeheersing te maken.
Met JDF is het nu mogelijk om statistische analyses uit te voeren met behulp van de enorme
hoeveelheid data, die in de verschillende systemen bewaard worden. Deze data waren vroeger niet
beschikbaar. Saskia had daar ervaring mee opgedaan in een andere bedrijfstak en had daar samen
met een externe consultant een systeem voor datamining ontwikkeld. Stap voor stap waren
structurele fouten en inefficiënties in de bedrijfsvoering opgespoord en opgelost. Door steeds dieper
te zoeken naar bijzonderheden en vervolgens oorzaak en gevolg te vinden. Als je de oorzaak weet,
kun je het probleem oplossen. Zo zou het ook vandaag gaan. Een uitvalpercentage van vijftien
procent is beslist te hoog. Saskia analyseert de datastroom. De laatste veertien dagen was de uitval
zelfs gemiddeld achttien procent. Het blijkt dat twee maanden geleden de uitval nog rond de zes
procent was. Drie keer meer uitval, hoe kan dat? De mix van opdrachtgevers is hetzelfde gebleven, bij
eerdere uitschieters kon men de oorzaak aan een specifieke klant relateren. Een dergelijke correlatie
was nu niet te vinden. Analyse van de data leert dat de groei van de uitval geleidelijk was gegaan.
Een plotselinge stijging lag meestal aan de installatie van nieuwe software, dit vermoeden kon ook
uitgesloten worden. Saskia zag dat de fouten te relateren waren aan opdrachten waarvan de JDF op
het bedrijfskantoor was samengesteld. Ze zag ook dat de groei van de uitval samenhing met het
onvoldoende ingewerkt zijn van Sander, de nieuwe ordermanager. Zou een verkeerde werkwijze bij
het aanmaken van orders het probleem veroorzaken? Saskia wist wat haar te doen stond, vandaag
maar eens wat extra aandacht aan Sander besteden.
- 44 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Financiële procesbeheersing
Het laatste moment van informatieoverdracht tussen de administratieve informatiestroom en de
productieworkflow is de informatie voor de financiële en tijdregistratie.
Een belangrijk kenmerk van het grafisch productieproces is dat elke order anders is en dus ook
meestal apart gefactureerd moet worden. Het hiermee samenhangende werk wordt gedaan door
ordermanagers, controleurs en in sommige gevallen ook verkopers en directieleden. Ook deze
werkzaamheden zijn transactiekosten. Grafische en andere mediaproducties vereisen een grote
flexibiliteit van de drukkerij. Tijdens de uitvoering van de opdracht veranderen de gegevens
regelmatig. Diverse gebeurtenissen tijdens de productie vormen hiervoor de aanleiding:
Het aangeleverde bestand blijkt niet overeen te komen met de gegevens in de offerte
Wijzigingen in de orderspecificatie tijdens het uitvoeren van de opdracht
Productietijden die afwijken van de norm in de begroting
Overwerk als gevolg van planningseisen
Uitbesteden van werk wegens niet beschikbaar zijn van capaciteit
Het gevolg is dat de factuur afwijkt van de oorspronkelijke ordercalculatie of offerte. Hiervoor is
informatie nodig uit de productieafdelingen. De registratie en overdracht van deze gegevens gebeurt
in de klassieke drukkerij door middel van aantekeningen op de orderzak, e-mails, notities,
aantekeningen, briefjes enzovoort. Hier wordt veel tijd mee verloren. In veel gevallen blijkt de
overgedragen informatie niet te kloppen, waardoor verkeerde of onvolledige facturen verstuurd
worden. Veeleisende klanten, die tijdens het productieproces veranderingen doorvoeren waarvan de
meerkosten niet worden berekend, vormen een schadepost voor de klassieke drukkerij. Met behulp
van JDF kan de genetwerkte drukkerij dit proces beter onder controle krijgen. De JMF-
Administratieve informatiestroom
Productie workflow
Ve
rko
op
Pla
nn
ing
Ord
er
ma
na
ge
me
nt
Ad
min
istr
atie
Figuur 28: : Informatieoverdracht ten behoeve van financiële beheersing, de laatste bron van inefficiëntie bij de klassieke drukkerij
- 45 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
berichtenstroom zal de functie van notitiebriefjes en dergelijke overnemen. Omdat de orderinstructie
digitaal is, kan men deze tijdens het productieproces steeds aanpassen aan de veranderende wensen
van opdrachtgevers. Er wordt vervolgens gefactureerd op basis van de werkelijke productiegegevens
in plaats van de verouderde orderzak of offerte. Verder wordt de tijdsregistratie nauwkeuriger, omdat
managementinformatiesystemen de gegevens rechtstreeks van de machines ontvangen. JDF kan bij
een goede implementatie de volgende effecten realiseren:
Een completere en nauwkeurige facturering van meerwerk
Minder fouten bij het factureren als gevolg van het verkeerd interpreteren van productiegegevens
Een betere toewijzing van kosten aan orders, ook wel activity based costing genoemd waarmee
een beter gefundeerd commercieel prijsbeleid mogelijk is
Met JDF wordt het ook eenvoudiger om elektronisch te factureren. Wie automatisch kan calculeren,
kan ook automatisch factureren. Automatisch factureren zal het makkelijkste kunnen bij regelmatig
terugkerende, vast omschreven producten of producten, die met behulp van templates zijn gemaakt.
Het managementinformatiesysteem van de genetwerkte drukkerij zal de factuur automatisch opstellen
en versturen. De drukkerijen kunnen ervoor kiezen om het systeem een conceptfactuur te laten
aanmaken, die nog voor verzending gecontroleerd wordt. Het systeem zou zo ingesteld kunnen
worden dat dit gebeurt bij grotere opdrachten, of bij specifieke opdrachtgevers. Automatisch
factureren zal tot gevolg hebben dat de transactiekosten verminderen en de liquiditeitspositie van de
drukkerij verbetert doordat er sneller wordt gefactureerd.
Figuur 29: Financiële beheersing in de genetwerkte drukkerij, door middel van procesbeheersing en kwaliteitsmanagement
- 46 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Procesanalyse en uitvalmanagement
In de klassieke drukkerij is informatie-uitwisseling tussen de productieafdelingen en financiële
beheersfunctie meestal nog eenrichtingsverkeer. De productieafdeling levert informatie aan die op de
financiële afdeling verwerkt wordt tot een factuur en boekhoudgegevens. Per opdracht is het mogelijk
om een nacalculatie te maken en deze met de voorcalculatie te vergelijken. In veel drukkerijen gebeurt
dit ook. De analyses zijn echter meestal incidenteel van karakter, er wordt onderzoek gedaan bij een
grote afwijking tussen de voor- en nacalculatie. De incidenten zijn vervolgens aanleiding intern te
discussiëren over procesverbetering. De data worden echter zelden of nooit gebruikt om de
operationele processen in de drukkerij structureel te verbeteren.
In een genetwerkte drukkerij is de laatste stap van informatie-uitwisseling niet langer
eenrichtingsverkeer, maar gebruikt men de informatie ook om het proces te optimaliseren. Dit is
nieuw voor de grafische industrie en wordt mogelijk doordat met JDF en JMF grote databases met
productie-informatie ontstaan. De ordergegevens, de betrokken opdrachtgevers, het verloop van de
productie, fouten en herstelwerkzaamheden zijn met de hulp van JMF-berichten te herleiden en met
elkaar in verband te brengen. Zo kan het verloop van de opdracht gereconstrueerd worden,
vergelijkbaar met de zwarte doos in vliegtuigen, waarvan de data gebruikt kunnen worden om de
oorzaak van een ongeluk te vinden.
Moderne managementinformatiesystemen zijn ingericht als relationele databases. Als deze databases
met elkaar verbonden zijn, ontstaat er een datawarehouse. Hiermee kan een Business Intelligence
programma gestart worden. Met de hulp van Performance Management Software worden relaties
gelegd tussen informatie uit verschillende informatiebronnen binnen de drukkerij. Verder is het
mogelijk om (bijvoorbeeld met SQL) queries uit te voeren. Queries zijn in feite zoekvragen. Met
behulp van dit type onderzoek kan men oorzaak en gevolg beter met elkaar in verband brengen.
Hierbij wordt onderzocht waardoor opdrachten niet automatisch door het bedrijf zijn afgehandeld.
Dit is het uitvalmanagement. Verder wordt onderzocht of productietijden korter kunnen zijn.
Bijvoorbeeld:
Is er een verband tussen het type klant en het aantal keren dat er een plaat overgemaakt moet
worden?
Zijn de insteltijden in de drukkerij korter als een andere papiersoort gebruikt wordt?
Moet een bepaald type drukplaat vaker overgemaakt worden?
Maakt een bepaalde ordervoorbereider meer fouten dan zijn collega?
- 47 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Met behulp van deze analyses kunnen structurele proces verbeteringen uitgevoerd worden. De
bedrijfsleider, in zijn rol als procesanalist, zal in de genetwerkte drukkerij de processen zoveel
mogelijk automatiseren en zich concentreren op de uitzonderingssituaties.
Figuur 30: De procesanalist binnen de genetwerkte drukkerij concentreert zich op de uitval tijdens de productie en niet meer op de geautomatiseerde productie zelf
- 48 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
JDF Kwaliteitsmanagement nieuwe stijl
Uitvalmanagement, dat gebruik maakt van de grote hoeveelheid beschikbare JMF-data is de basis
voor een nieuwe vorm van kwaliteitsmanagement. Binnen de klassieke drukkerij bestaat het
kwaliteitsmanagement vooral uit het vastleggen van processen in procedurebeschrijvingen. In veel
gevallen doet men dit met als doel om een ISO- of ander certificaat te halen. Deze certificaten zijn
soms vereist, bijvoorbeeld bij het inschrijven op een aanbesteding. Nadat de procedures zijn
beschreven voert men een audit uit en krijgt men het certificaat. Vastleggen en beschrijven van
processen is een nuttige activiteit, die managers van de klassieke drukkerij dwingt om over processen
na te denken. Dit is goed, maar niet voldoende. Het probleem van dit niveau van
kwaliteitsmanagement is dat het proceduregericht is in plaats van winstgericht. Het doel van
kwaliteitsmanagement moet niet het ISO-certificaat, maar het verbeteren van de financiële prestaties
van het bedrijf zijn.
JDF maakt het mogelijk om een voor de grafische industrie nieuwe benadering te kiezen voor het
kwaliteitsmanagement. Deze benadering heeft zijn succes in andere branches al bewezen. Het
beschrijven van processen in procedurebeschrijvingen blijft noodzakelijk. Niet alleen om het
kwaliteitscertificaat te kunnen behalen, maar vooral om het proces te kunnen analyseren. Hiervoor
zijn de JDF- en JMF-data nodig. Andere branches hebben inmiddels methodes voor
kwaliteitsmanagement ontwikkeld, waarbij gebruik gemaakt wordt van grote hoeveelheden
elektronisch vastgelegde data. Een van de methoden die geschikt is om binnen de grafische industrie
toe te passen is Lean Six Sigma. Dit gebeurt in de volgende stappen:
Figuur 31: De piramide van kwaliteitsprocessen
- 49 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Het definiëren van de processen en de variabelen die het succes bepalen
Het meten van de variabelen op de werkvloer en het gebruik van JDF-data
Het statistisch analyseren van de uitkomsten en de onderlinge verbanden in oorzaak-en-
gevolg relaties
Vaststellen van verbetermogelijkheden onderbouwd met de uitkomsten van de metingen
Implementeren van de verbetermogelijkheden en controleren van de uitkomsten
Dit Lean Six Sigma proces kan men continu herhalen. Na elke verbetering kan men opnieuw starten
met het definiëren van de processen, de bijbehorende metingen en procesverbeteringen.
Meting
Definitie Contro
le
Verb
ete
ren
Analyse
Figuur 32: Continue procesverbetering met Lean Six Sigma
- 50 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
6. Managementinformatiesystemen
Managementinformatiesystemen (MIS) zijn niet meer weg te denken bij de bedrijfsvoering van
moderne drukkerijen. Vrijwel alle systemen zijn gegroeid vanuit een calculatiesysteem gemaakt tijdens
de instructie van computers op het bedrijfskantoor in de jaren 80. Het calculeren werd makkelijker
gemaakt door het rekenen aan de computer over te laten. Geleidelijk zijn er modules aan toegevoegd
en koppelingen naar andere systemen gemaakt, vooral naar boekhoudprogramma’s. Veel bedrijven
die MIS-systemen aan de grafische industrie leveren zijn kleinschalig begonnen, soms als
nevenactiviteit binnen een drukkerij. Een aantal MIS-leveranciers is zelfstandig en Nederlands
gebleven, anderen zijn uitgegroeid tot een internationaal bedrijf. De grotere, internationaal
opererende leveranciers leveren hun systemen meestal aan de grotere drukkerijen, uitgeverijen en
reclamebureaus. Kleinere leveranciers kunnen de kleinere drukkerijen beter bedienen en een
toegankelijke ondersteuning leveren. De markt is verzadigd. Het aantal drukkerijen daalt en er is
hoogstens sprake van een vervangingsmarkt. Toch hebben de MIS-leveranciers vooralsnog de slag
verloren van web-to-print. Hier doen nieuwe specialisten wat de markt van vandaag vraagt:
oplossingen bieden voor ketenintegratie en digitaal drukken. Daarbij ontbreekt echter in veel gevallen
een goede administratieve procesbeheersing. De MIS-leveranciers hebben deze boot gemist door te
veel op het administratieve eiland te blijven. Klassieke drukkerijen gebruiken nu nog twee systemen,
een managementinformatie- en workflowmanagementsysteem. De genetwerkte drukkerij heeft beide
systemen geïntegreerd tot één compleet systeem, dit is dan in feite een Enterprise Resource Systeem,
ook wel ERP system genoemd. Dit nieuwe ERP system is het hart van de genetwerkte drukkerij, alle
relevante informatie wordt via dit systeem bijgehouden. Er zijn twee routes mogelijk naar dit ERP
system.
Het managementinformatiesysteem wordt uitgebreid met JDF/JMF-planning-en-
procesbesturingssoftware en vervolgens gekoppeld aan het workflowmanagementsysteem.
Het MIS functioneert dan als centrale database van het ERP-system.
Het workflow managementsysteem wordt uitgebreid tot MIS-systeem en wordt zo het
complete ERP-system dat het bestaande MIS-systeem vervangt. Welke oplossing men kiest
zal afhangen van het aanbod van de leveranciers.
Op dit moment lijkt het er op dat men voor de eerste richting gaat kiezen. Niet omdat dit een betere
richting is, maar omdat worklowmanagementsystemen beschikbaar zijn als betaalbaar en flexibel in te
richten managementinformatiesysteem.
- 51 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Beschikbare managementinformatiesystemen in Nederland
Als onderdeel van dit onderzoek zijn een aantal in Nederland bekende leveranciers van MIS-systemen
geïnterviewd. Deze leveranciers zijn zich allemaal in meer of mindere mate aan het voorbereiden op
de introductie van JDF in de grafische industrie. Om een managementinformatiesysteem aan te
passen aan de eisen die een volledige JDF-implementatie stelt moeten MIS-leveranciers grote
investeringen doen. Dit zijn onzekere investeringen. Het is niet zeker of men deze kan
terugverdienen. Diverse leveranciers hebben verschillende opvattingen over het belang van JDF en de
snelheid waarmee het geïmplementeerd gaat worden. Sommige leveranciers lopen voorop, hebben al
een werkbare demonstratieversie en zijn actief betrokken binnen de CIP4 organisatie. Andere
leveranciers kijken de kat uit de boom met het risico dat ze bij de ontwikkeling moeten afhaken. Hier
volgt een beknopt overzicht van de belangrijkste leveranciers die op de Nederlandse markt opereren.
Insad in Westervoort heeft als belangrijkste product Drumis. Het bedrijf is met dit pakket als DOS-
applicatie gestart in de jaren 80. In 1998 is de applicatie geheel opnieuw gebouwd als Windowsversie.
Op dit moment wordt het managementinformatiesysteem in vierhonderd bedrijven gebruikt, op circa
1200 tot 1300 werkplekken. Drumis is in eigen beheer ontwikkeld en is vooral populair bij de vele
kleinere drukkerijen die Nederland rijk is. Het systeem is verder in gebruik bij interne copyshops van
universiteiten hogescholen en grotere overheidsorganisaties. Dit vanwege het gebruik van catalogi
binnen het informatiesysteem, waarin gemakkelijk kleine opdrachten afgehandeld kunnen worden.
Drumis is eenvoudig te installeren en afgestemd op gebruik binnen een Microsoftomgeving en -
besturingssysteem. Het systeem is dan ook volledig Microsoft gecertificeerd. Onlangs is de certificatie
aangepast voor het besturingssysteem Vista. Volgens eigen opgave is Drumis geschikt om in een
JDF-workflow in te passen, het gehele systeem is in XML beschreven. Het systeem draait op een
SQL-serverdatabase. Op dit moment is het nog niet mogelijk om JMF-berichten te verwerken in een
plannings- of een ander informatieverwerkend systeem. Er wordt gewerkt aan koppelingen met
workflowmanagementsystemen. Naar verwachting zal de koppeling met het screen systeem (Wifac)
als eerste operationeel zijn. Bij Insad werken in totaal acht medewerkers. Drie medewerkers houden
zich bezig met de ontwikkeling en het testen van Drumis. Deze medewerkers besteden nu twintig
procent van hun tijd aan JDF-ontwikkeling. Naar verwachting zal de tijdsbesteding aan JDF groeien
naarmate de vraag toeneemt.
- 52 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Optimus is in 1982 opgericht in Groot-Brittannië en heeft een kantoor in Amersfoort. Het bedrijf is
opgericht op verzoek van een klant (drukkerij) en al snel gegroeid. Vanaf de start is het systeem op
het organiseren van de productie gericht. Dit betekent dat productiesturing en capaciteitsbenutting al
snel onderdeel van het systeem zijn geworden. Vanuit Groot-Brittannië is de eerste groei gezocht in
de Britse koloniën en vervolgens in andere landen, waaronder Nederland. In Nederland zijn nu
ongeveer 1500 werkplekken die Optimus gebruiken, wereldwijd zijn dit er circa tienduizend. Het
systeem is volledig ontwikkeld en dus afgestemd op de wensen van de grafische industrie. Optimus is
volledig lid van de Cip4 organisatie en draagt zeer actief bij aan het ontwikkelen van de JDF-
standaards. Optimus heeft zeventig werknemers in dienst waarvan er tien aan systeemontwikkeling
werken. De Serviceorganisatie in Nederland heeft zes mensen in dienst. Op dit moment is Optimus
geschikt om JDF te implementeren, er zijn al enkele drukkerijen in het buitenland, die een volledige
JDF-workflow hebben. Er zijn demo’s beschikbaar van koppelingen naar Heidelberg en MAN
Roland te Offenbach waar de machines gekoppeld zijn aan een Agfa workflow. Optimus is gebaseerd
op een MySQL-database. Het systeem is te gebruiken voor het verwerken van JMF-statusinformatie.
Het oorspronkelijk Deense pakket Navision wordt in Nederland aangeboden door Rainbow
Solutions uit Heeswijk Dinther. Navision is van oorsprong een financieel pakket. In tegenstelling tot
de andere pakketten is dit een algemene ERP-oplossing, die is aangepast aan de wensen van de
grafische industrie. Navision is sinds 2002 in handen van Microsoft. Het pakket is daarom zeer goed
afgestemd op de andere producten van Microsoft, zoals het besturingssysteem Vista en het Office
pakket voor kantooromgevingen. Verder is het pakket flexibel, de gebruikers kunnen velden
toevoegen en de indeling van de schermen zelf aanpassen. Wereldwijd heeft het pakket ongeveer een
miljoen gebruikers in veertig landen. Het pakket is degelijk en geschikt om de complete
bedrijfsvoering te automatiseren. Deze aanpassingen voor de grafische industrie zijn oorspronkelijk in
Denemarken ontwikkeld. Op dit moment vindt een belangrijk deel van de ontwikkeling in Nederland
plaats. In Heeswijk Dinther werken zes ontwikkelaars aan de aanpassing van Navision voor de
grafische industrie. Navision is vooral geschikt voor grotere drukkerijen. Het pakket is te groot en dus
te duur voor kleine bedrijven. Rainbow Solutions werkt op dit moment aan de ASP-versie, als
instapmodel voor kleinere drukkerijen. Het pakket is volledig klaar voor JDF. In het najaar van 2007
wordt de eerste operationele toepassing in Nederland verwacht. Het voordeel van deze oplossing is
dat er veel aanvullende opties binnen Navision mogelijk zijn zoals S-Plan, een geavanceerde
planningsmodule en mogelijkheden voor geavanceerd voorraadbeheer van logistieke
- 53 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
dienstverlening. Verder zijn er uitgebreide voorzieningen om communicatie over en weer via Internet
met opdrachtgevers van drukkerijen te ondersteunen. Rainbow Solutions is geen lid van de CIP4
organisatie. De koppelingen naar de productie workflows zijn nu nog niet gecertificeerd. De
oplossing draait op een degelijke SQL-database zodat geavanceerde JMF-koppelingen wel mogelijk
zijn.
Cerm is gevestigd in het Belgische Brugge. Het bedrijf heeft 26 werknemers waarvan er tien
werkzaam zijn in de ontwikkeling van het Cerm-managementinformatiesysteem. Het bedrijf is
midden jaren tachtig opgericht, nadat het een prijs van de Belgische grafische branchevereniging de
Febelgra gewonnen had. Febelgra zocht toen een eerste aanbieder voor een
managementinformatiesysteem, die kon werken op de toen opkomende personal computers. Tot op
dat moment waren er alleen systemen voor mainframes beschikbaar. Op dit moment is Cerm in
gebruik bij circa honderd drukkerijen, waarvan vijftig procent in België en de rest in Frankrijk en
Nederland. In Nederland werken circa dertig doorgaans wat grotere drukkerijen met Cerm. Naar
schatting zijn dit ruim zeshonderd werkplekken en enkele honderden productieterminals. Cerm is een
geavanceerd systeem dat vanaf de start verder is gegaan dan alleen een boekhoudsysteem. Het
systeem is vooral bedoeld om ook de productie aan te sturen. Het pakket is uitsluitend voor de
grafische markt ontworpen, zodat het goed aansluit op alle bijzonderheden van het grafische
productiebedrijf. De Enterprise resource gedachte is al onderdeel van de manier van werken van
Cerm. Dit stelt hoge eisen aan de discipline van medewerkers die met Cerm willen werken. JDF is een
logisch verlengstuk van Cerm. Als Cerm succesvol is geïmplementeerd, is het vervolgens relatief
makkelijker om met JDF de slag naar de genetwerkte drukkerij te maken. Tot nu toe is in veel
situaties de medewerker het eindpunt van de informatiestroom, met JDF wordt de informatiestroom
gekoppeld aan grafische productiemachines. Cerm heeft in België al enkele geavanceerde
Deeloplossingen operationeel en loopt daarmee voor op de situatie in Nederland. Cerm kent een
geavanceerd planningssysteem waarbij niet alleen terugkoppeling vanuit JMF-berichten mogelijk is,
maar waarbij men ook een volgorde in de productie aan kan geven.
Prodist uit Leeuwarden is in 1992 gestart met de ontwikkeling van het calculatiesysteem Precal. Dit
was een van de eerste systemen die direct onder Windows werkte. Het systeem is op de markt
gebracht vanaf 1994. Sinds die tijd is het bedrijf door de drie broers Van der Meulen uitgebreid. Het
pakket wordt alleen in Nederland aangeboden, er is ook een variant voor de metaalindustrie
ontwikkeld. Protest geeft aan 550 bedrijven te bedienen waarvan zestig procent kleinere drukkerijen
zijn. Bij het bedrijf werken 25 personen waarvan zes in de ontwikkeling van software en JDF-
oplossingen. Via een bedrijf in India is een speciale JDF/JMF-database-engine gebouwd op basis van
SQL-server.
- 54 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Precal is vooral een calculatiesysteem, uit te breiden met een CRM en e-commercemodule. De
aansturing van de productie kan nu nog alleen via barcodes gebeuren. De versie Precal Ultimate is
volgens Prodist klaar voor implementatie binnen een JDF-workflow, er wordt echter nog gewacht op
vragen uit de markt. Op dit moment wordt een koppeling met de Screen-workflow onderzocht.
Prodist is NGP-partner binnen de CIP4-organisatie en actief betrokken bij de ontwikkeling van de
standaard. De softwareaanpassingen gebeuren geleidelijk, naar aanleiding van vragen uit de markt.
TNR Software uit Limmen is leverancier van het pakket Multipress. Dit pakket is exclusief voor de
grafische markt ontwikkeld. Het bedrijf is opgericht in 1996 met de visie dat de toen bestaande
softwarepakketten niet goed genoeg waren. Het bedrijf heeft zes medewerkers in dienst, waarvan
tweeënhalf zich bezighouden met de softwareontwikkeling waaronder JDF. TNR Software is full
member van de CIP4-organisatie en is actief bezig met het ontwikkelen van koppelingen naar de
Prinect workflow van Heidelberg en het True flow workflowmanagementsysteem van Screen. Dit
gebeurt door Prinect uit te voeren bij drukkerijen, die voorop lopen in de markt. Als volgende stap
wil TNR Software koppelingen naar geautomatiseerde planningssystemen ontwikkelen.
Graficalc uit Udenhout levert het Calcugraaf Informatie Systeem. Dit bedrijf heeft ervoor gekozen de
software vooralsnog niet aan te passen voor JDF. Systeemhuis Compi te Lelystad levert het
managementinformatiesysteem Xgram. Dit bedrijf was niet bereid om in verband met dit onderzoek
vragen over JDF te beantwoorden.
DiMS!® organizing print BV is van origine een Nederlands bedrijf dat nu wereldwijd opereert vanuit
Lichtenvoorde. Het bedrijf is opgericht in 1986. Het pakket DiMS! is exclusief voor de grafische
markt ontworpen. DiMS onderkent het belang van JDF en is actief binnen de CIP4 organisatie. Het
management van dit bedrijf was in verband met dit onderzoek tijdens de onderzoeksperiode niet voor
vragen bereikbaar.
Voor wie zich oriënteert op de beschikbare managementsystemen die klaar zijn voor JDF is tot slot
ook de Duitse aanbieder Hiflex bijzonder interessant. Dit bedrijf opereert vanuit Aken en is een van
de koplopers op het gebied van JDF. Hiflex is opgericht in 1987 en heeft zich oorspronkelijk alleen
op de Duitse en Oostenrijkse markt gericht. De Benelux wordt bediend sinds 2004. In de Benelux
zijn ongeveer tien drukkerijen die met Hiflex werken. Dit zijn doorgaans bedrijven met een omvang
van meer dan veertig werknemers. Hiflex is partner member van de CIP4 organisatie. Dit is het
hoogste niveau en het bedrijf is actief betrokken bij de ontwikkeling van de standaard en geeft hier
ook richting aan. Bij Hiflex werken zeventig medewerkers, waarvan er dertig actief zijn in de
ontwikkeling van de software, deels in aparte vestigingen in Roemenië en Polen. Het
- 55 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
managementinformatiesysteem van Hiflex is als proefinstallatie ter beschikking gesteld aan 22
leveranciers van prepress- en worklowmanagementsystemen. Het bijzondere van Hiflex is dat de
inpositioning van de pagina's op te drukken vouwvel binnen het managementinformatiesysteem
plaatsvindt. Er is inmiddels een ruim aanbod van operationele koppelingen met productiesystemen
beschikbaar en er zijn ook al drukkerijen in België en Duitsland die met een complete JDF-oplossing
van Hiflex werken. Europees gezien zijn er al 65 drukkerijen met een JDF oplossing van Hiflex actief.
Vanuit dit perspectief gezien loopt Nederland achter op de buurlanden. De software van Hiflex is
specifiek voor de grafische industrie ontwikkeld en bevat geavanceerde planningsmodules en
mogelijkheden om de productie vanuit het managementinformatiesysteem aan te sturen.
De markt voor informatiesystemen
Op dit moment zijn er in Europa circa 250 aanbieders van grafische managementinformatiesystemen
actief. Deze bedrijven zijn net als die in Nederland opgericht als nationale aanbieders. De bedrijven
zijn in de jaren 80 ontstaan tijdens de opkomst van de personal computer. In veel gevallen is er
gestart met een calculatiemodule, de mogelijkheid om een orderzak uit te printen en een
boekhoudprogramma met tijdsregistratie. Dit is onvoldoende om het MIS in te zetten als
productbesturingssysteem ofwel Enterprise resource planningssysteem. Aanpassing van een
managementinformatiesysteem naar een ERP zal voor een aantal aanbieders zeer moeilijk zijn. Vooral
die aanbieders waarbij het MIS vooral als boekhoudprogramma functioneert en waarbij de
onderliggende database-engine niet in staat is om grote hoeveelheden Real time JMF-data te
verwerken. Om met JDF/JMF succesvol te zijn is een elektronische planning een voorwaarde. De
noodzakelijke planning op basis van tweerichtingsverkeer is zonder goed werkende onderliggende
database niet te realiseren.
Aanbieders van managementinformatiesystemen houden hun bedrijf draaiend met de vaste
inkomsten uit het verstrekken van licenties voor software. De verbetering van de software gebeurt
- 56 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
geleidelijk en meestal op verzoek van klanten die specifieke wensen hebben. Vervolgens worden de
verbeteringen via een nieuwe versie verspreid naar alle gebruikers. Binnen een dergelijk bedrijfsmodel
zullen de kleinere MIS-aanbieders niet of nauwelijks in staat zijn om op eigen kracht de
softwareontwikkeling te doen die nodig is. Het aantal aanbieders zal verminderen. Een aantal zal de
activiteiten stopzetten en tot dat moment een melkkoestrategie volgen. Er wordt dan weinig aan
ontwikkeling gedaan en het bedrijf draait op de vaste licentie-inkomsten en zal proberen om tegen
lage prijzen de verouderde software in de markt te zetten. Een betere strategie is samenwerking met
buitenlandse aanbieders, waardoor een ruimere basis ontstaat om software te ontwikkelen. In de
praktijk blijkt dat samenwerking moeilijk is en alleen maar lukt na een volledige overname van een
buitenlandse aanbieder. Deze overnames zijn lastig omdat de waarde van een MIS-aanbieder
gerelateerd is aan de vaste licentie-inkomsten. Een overname van een buitenlands MIS is daarom duur
en relatief risicovol. Voor drukkerijen betekent dit dat ze kritisch moeten kijken naar de continuïteit
van hun aanbieder van het MIS-systeem. Een keuze voor de verkeerde aanbieder kan de drukkerij op
achterstand plaatsen. Een correct request for information kan helpen. Tijdens de aanschaf van een
nieuw managementinformatiesysteem kijkt men vaak naar zaken als gebruiksgemak en het uiterlijk
van het systeem, bijvoorbeeld de vormgeving van de beeldschermen. Natuurlijk zijn dit belangrijke
zaken, maar bij een oriëntatie voor JDF spelen ook andere zaken een rol.
Wat is de onderliggende database-engine? Is deze in staat om een grote hoeveelheid JMF-
berichten real time te verwerken?
Zijn er operationele koppelingen met de productiemiddelen en workflowmanagementsystemen die
in de drukkerij gebruikt worden, die men kan demonstreren?
Welke begeleiding en/of opleidingen kan het bedrijf bij het veranderingsproces binnen de
drukkerij bieden?
Welke garanties kan men geven dat het systeem in de lucht blijft en er geen productie-uitval
optreedt?
- 57 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
7. De transformatie
Veranderen van klassieke drukkerij naar een volledig genetwerkte drukkerij is niet eenvoudig en kan
men daarom het beste op projectmatige wijze uitvoeren. Gestart wordt met het benoemen van een
projectleider en het formeren van een projectteam binnen het bedrijf. Het voordeel van deze aanpak
is dat er al vanaf het begin draagvlak wordt gevormd voor de toekomstige veranderingen. Het vormen
van een projectteam zorgt er tevens voor dat de dagelijkse werkzaamheden ongestoord door kunnen
gaan. Vervolgens moet men de doelstellingen bepalen. Om de voordelen van JDF volledig te
benutten zal men de bedrijfsvoering opnieuw moeten opzetten, alsof men een nieuw bedrijf start. Het
gaat daarbij niet alleen om de technische bedrijfsinrichting, maar ook om de bedrijfsorganisatie. Hoe
werken medewerkers in de toekomst met elkaar samen? Om dit proces succesvol te laten verlopen,
moet men een aantal stappen in de juiste volgorde zetten. Tijdens elke stap wordt een vraag
beantwoord:
Hoe werken we nu en hoe zouden we kunnen werken met JDF?
Hoe willen we ons bedrijf in de toekomst inrichten?
Zijn de toekomstige opbrengsten groter dan de investeringen?
Hoe realiseren we de technische JDF-koppelingen?
Hoe beheersen we het veranderingsproces voor onze medewerkers?
Om de eerste vraag te beantwoorden wordt gestart met een procesanalyse van de werkzaamheden in
de drukkerij van vandaag. Dit is nodig om er de toekomstige mogelijkheden met JDF naast te kunnen
zetten. De procesanalyse geeft de informatie die nodig is om een goede visie te bepalen. Vervolgens is
de juiste timing belangrijk. Voorop lopen met JDF brengt hoge kosten en risico's met zich mee. Deze
moeten gecompenseerd worden door de opbrengsten. Deze afweging zal niet voor iedere drukkerij
hetzelfde zijn. In enkele gevallen zal het verstandig zijn de visie nog even te parkeren en betere
marktomstandigheden af te wachten. Deze afweging wordt gemaakt in een JDF business case. Als de
business case positief is, wordt het transformatieproces naar de genetwerkte drukkerij uitgevoerd. Om
dit te laten slagen moet tegelijkertijd de technische inrichting en de inrichting van de organisatie
aangepast worden. Het stappenplan wordt in Figuur 31 op de volgende pagina weergegeven en verder
in dit hoofdstuk uitgewerkt.
- 58 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Procesanalyse, de eerste stap
De eerste stap is het analyseren van het huidige bedrijfsproces. Binnen drukkerijen bestaan intern
soms verschillende opvattingen over hoe het bedrijfsproces nu eigenlijk uitgevoerd wordt. Deze
misverstanden moeten eerst opgelost worden, voordat men verder kan. Bij een succesvolle
automatisering gaan we niet uit van de processen, zoals in het ISO-handboek staan beschreven, maar
van de processen, zoals ze werkelijk op de werkvloer worden uitgevoerd. De enige manier om een
goede procesanalyse te maken is door nauwkeurig te kijken welke handelingen er in het bedrijf
plaatsvinden. Deze handelingen en de bijbehorende informatiestromen worden in een gedetailleerd
processchema weergegeven. Een onderdeel van de procesanalyse is het in kaart brengen van de
huidige systemen en devices. Welke systemen kunnen op een toekomstige JDF-workflow aangesloten
worden? Om deze vraag te beantwoorden wordt het complete technische netwerk in kaart gebracht
en van alle betrokken leveranciers van productiesystemen bepaald wat de mogelijkheden en
onmogelijkheden van hun systemen zijn. Dit gebeurt door fact sheets aan te vragen met behulp van
een RFI, het request for information. Vervolgens is een studie van de mogelijkheden met JDF en
Visie op JDF voor
de eigen drukkerij
bepalen
De JDF business
case
Positief of
negatief?
Markt
omstandigheden
afwachten
JDF koppelingen
realiseren
Organisatie
aanpassingen
realiseren
De genetwerkte
drukkerij
Proces analyse
Figuur 33: De transformatie naar de genetwerkte drukkerij
- 59 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
JMF nodig om de alternatieve mogelijkheden van productie voor de drukkerij vast te stellen. Er zijn
meerdere opties mogelijk:
Productieprocessen worden efficiënter en daarmee goedkoper
Productietijden worden korter, waardoor klanten beter bediend kunnen worden
Alternatieve processen maken het mogelijk om nieuwe markten te bedienen, bijvoorbeeld
door web-to-printoplossingen
JDF kan schaalvergroting ondersteunen waardoor het bedrijf beheerst kan groeien
Nieuwe processen worden ingericht ten behoeve van internationale outsourcing. Een deel
van het werk wordt dan uitbesteed in het buitenland.
Er zijn verschillende technieken die men kan gebruiken om een goede procesanalyse te maken. Het is
belangrijk dat diegene die de procesanalyse uitvoert niet te veel leunt op één methodiek. Het is beter
gewoon goed te kijken en het gezond verstand te gebruiken. Verder is het van cruciaal belang dat de
procesanalist de grafische bedrijfstak en de technische mogelijkheden van JDF goed kent. Dit om te
voorkomen dat de analyse te oppervlakkig wordt, waardoor oplossingen worden aangereikt, die de
mogelijkheden van nieuwe technologie onvoldoende benutten. Het nieuwe proces moet beter zijn
dan het bestaande proces. Dit moet men uiteindelijk in de business case ook aantonen. Een goede
procesanalyse geeft dus uiteindelijk een overzicht van:
Niet waardetoevoegende handelingen, die nu nog onvermijdelijk zijn maar straks geëlimineerd
kunnen worden
Inzicht in het toekomstige effect van kwaliteitsverbetering als er minder fouten gemaakt worden
Groeimogelijkheden in extra omzet of marge als gevolg van een betere dienstverlening aan
klanten
Synergievoordelen door schaalgrootte, al dan niet door het realiseren van overnames
Ook moet een analyse gemaakt worden van het orderpakket. Men kan JDF makkelijker
implementeren, als er een gestructureerd orderpakket is. Bijvoorbeeld een tijdschrift of een regelmatig
terugkerende reeks van brochures. Bij voorkeur automatiseert men een dergelijke orderstroom van
het begin tot eind, van klant tot afwerking met JDF. Als dit goed werkt, kan men andere en meer
ingewikkelde orderstromen oppakken. Een onderdeel van de procesanalyse is een schatting van het
aantal orders of orderstromen, dat met JDF geautomatiseerd zal worden.
- 60 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
De eigen managementvisie op JDF bepalen
Met een goed uitgevoerde procesanalyse zijn de opties voor toepassing van JDF binnen de eigen
drukkerij bekend. Vervolgens is het tijd om na te denken over de toekomst en de doelstellingen te
bepalen. Wat zijn de ambities en wat past bij het bedrijf en de ondernemer? Wil men het hele bedrijf
opnieuw organiseren of eerst een gedeelte oppakken? Bijvoorbeeld een specifieke orderstroom vanaf
een bepaalde opdrachtgever. Is de focus gericht op alleen de prepress of op het gehele
productieproces? De belangrijkste vraag is: wat voor type drukkerij wil men in de toekomst zijn? Een
efficiënte drukfabriek of het mediahuis, dat vormgeving en grafisch projectmanagement aanbiedt? Er
bestaan verschillende mogelijkheden om dit strategisch proces te ondersteunen. Bijvoorbeeld een
sterkte-zwakteanalyse waarbij het mogelijk is een relatie te leggen tussen de beschikbare opties met
JDF en de mogelijkheden van het bedrijf. Het is ook mogelijk om creatieve brainstormsessies te
organiseren om samen een visie te bepalen. In veel gevallen zal het nuttig zijn om buitenstaanders,
zoals opdrachtgevers en leveranciers, te raadplegen. Zij kunnen met een frisse blik naar het bedrijf
kijken.
Als men een beeld heeft over de toekomst, moet onderzocht worden wat de praktische
mogelijkheden zijn. Er zijn altijd belemmeringen. Hoeveel wil en kan men investeren? Is de
ondernemer bereid om risico’s te nemen met als doel voorop te gaan, of wil hij liever even wachten
op succesvolle implementaties van concurrenten en daardoor mogelijk een concurrentievoordeel
missen? En hoe zit het met de mensen in het bedrijf? Zijn de medewerkers in staat om de
veranderingen te volgen of is er veel weerstand te verwachten? Bij het inrichten van de organisatie
moet men niet alleen kijken naar de organisatie van de productie in de drukkerij, maar ook naar de
organisatie van de werkzaamheden op de verkoop, ordervoorbereiding en prepress. Een herontwerp
van de organisatie, met behulp van JDF gaat niet alleen over techniek maar zeker ook over hoe
mensen er de mogelijkheden van benutten.
Als de gesprekken met het management over het bepalen van een visie goed verlopen, is er aan het
einde van dit proces een beeld van de toekomst van het eigen bedrijf. Dit beeld is in feite een
boodschappenlijstje. De JDF-projectleider gaat berekenen wat financieel en operationeel haalbaar is.
- 61 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
De business case, wanneer in JDF investeren?
Met behulp van de procesanalyse is in kaart gebracht wat er mogelijk is en door een visie te bepalen is
met behulp van de procesanalyse vastgesteld wat men zou willen. Daarmee is nog niet vastgesteld of
het financieel haalbaar of verstandig is. Momenteel is het implementeren van JDF nog duur. Veel
MIS-systemen moeten nog aangepast worden aan de toekomstige mogelijkheden. Leveranciers zullen
de eerste betalende klanten gebruiken om de systemen verder te ontwikkelen. Verder zijn vooral de
koppelingen naar de workflowmanagementsystemen nog kostbaar. JDF implementeren als
bedrijfsstrategie is niet alleen een kwestie van techniek. Er moet ook nog rekening gehouden worden
met investeringen in consultancy, nodig om zowel de technische als organisatorische veranderingen
door te kunnen voeren. Meestal zal externe begeleiding bij het veranderingsproces nodig zijn en
moeten reorganisatiekosten gemaakt worden om personeel te laten afvloeien. Toch kunnen de
opbrengsten van een JDF-project groot zijn. Uit kostprijsanalyses is bekend dat in drukkerijen tot
circa 40 procent van de personeelskosten bestaat uit indirecte kosten. Dit zijn niet alleen verkopers en
orderbegeleiders maar ook prepressmedewerkers, die werk verrichten dat geautomatiseerd kan
worden.
Figuur 34: De structuur van de JDF business case Klassieke drukkerij naar een efficiëntere genetwerkte drukkerij
- 62 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Figuur 35: De JDF Business case
Business case JDF installatie
Algemeen
Aantal orders per jaar 3.000
% geschikt voor JDF verwerking 40%
Omzet € 2.000.000
Rendementseis 8%
Terugverdientijd in jaren 2
Investeringen Aantal Eenheid Per eenheid Eenmalig
Onderzoek en consultancy kosten 1 per implementatie € 15.000 € 15.000
Upgrade MIS systeem 1 per implementatie € 25.000 € 25.000
Onderhoudskosten tijdens terugverdienperiode 24 kosten per maand € 500 € 12.000
integratie met systemen in pre-press, press en
post-press 1 per implementatie € 25.000 € 25.000
Opleidingen voor personeel 5 opleiding € 1.000 € 5.000
Opleidingen voor opdrachtgevers/ontwerpers 10 € 500 € 5.000
Reorganisatiekosten 1 € 20.000 € 20.000
geïnvesteerd vermogen € 107.000
Rentekosten 1 8% € 4.280
Totale kosten € 111.280
Operationele besparingen Aantal Eenheid
Prijs per
eenheid
Voor JDF
installatie
Na JDF
installatie per jaar
Orderbegeleiding 1.200
Bespaarde tijd per order
per orderbegeleider € 85 € 20,00 € 10,00 € 17.000
Planning 3.000
Bespaarde tijd per order
per planner € 85 € 15,00 € 10,00 € 21.250
Geautomatiseerd factureren 1.200 Kosten per factuur € 25,00 € 15,00 € 12.000
Instellen drukpers 3.000
Bespaarde tijd per
drukstart € 200 € 15,00 € 10,00 € 50.000
Instellen snijmachine 3.000
Bespaarde tijd per order
per orderbegeleider € 110 € 10,00 € 5,00 € 27.500
Aanvullende omzet ivm kortere doorlooptijden 300 orders / marge 0 € 25,00 € 7.500
Reductie van faalkosten 1 omzet per jaar € 2.000.000 3,00% 2,00% € 20.000
totaal € 155.250
Uitkomst business case € 48.250
Investeringadvies Positief
- 63 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
De kosten van het productieproces met JDF in de genetwerkte drukkerij moeten vergeleken worden
met de kosten van het productieproces binnen de klassieke drukkerij. Vanzelfsprekend moeten de
kosten van de genetwerkte drukkerij lager zijn dan de kosten in de klassieke drukkerij, dit zijn de
opbrengsten van het JDF-project. Deze opbrengsten moeten groter zijn dan de noodzakelijke
investeringen. De business case wordt opgesteld door alle relevante informatie te verzamelen in een
Excelsheet. Het fictieve voorbeeld op de volgende pagina is op de cd met dit rapport meegeleverd en
kan aangepast worden naar de eigen bedrijfssituatie.
De business case wordt opgesteld met behulp van de uitkomsten van de proces analyse. In ieder
bedrijf zal de business case er dus anders uitzien. In dit fictieve voorbeeld is uitgegaan van een bedrijf
met drieduizend orders per jaar die samen zorgen voor een omzet van € 2 miljoen. Uit de
procesanalyse blijkt dat men veertig procent van de opdrachten met JDF kan automatiseren. De
ondernemer hanteert een rendementseis van acht procent voor de vergoeding van zijn geleverde
risicodragend vermogen. Daarbij gaat men uit van een terugverdientijd van twee jaar. Dit is een
voorzichtige benadering omdat JDF waarschijnlijk langer binnen het bedrijf gebruikt zal worden. De
investeringen bestaan uit onderzoeks- en advieskosten, een upgrade van het
managementinformatiesysteem en het bouwen van diverse koppelingen naar productiesystemen.
Verder zijn opleidingen nodig voor medewerkers en opdrachtgevers en moet men rekening houden
met reorganisatiekosten. De opbrengsten zijn afgeleid van het aantal te automatiseren opdrachten
waarvoor minder tijd voor prepress, orderbegeleiding en planning nodig is. Verder wordt gerekend
met kortere insteltijden voor drukpers en snijmachine. Tot slot is een schatting gemaakt van het
aantal extra orders dat geboekt kan worden, omdat doorlooptijden verkort worden. De opbrengst is
het aantal aanvullende orders vermenigvuldigd met de marge per order. In dit voorbeeld is geen
rekening gehouden met de verminderde verkoopkosten en er is ook geen rekening gehouden met het
effect dat ontstaat als een groter percentage van de opdrachten geschikt gemaakt wordt voor JDF-
verwerking. In dit geval is de business case positief en is het verstandig om de investering te doen. In
andere gevallen kan men wellicht beter afwachten.
- 64 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
LaatkomerLate
meerderh.Vroege
meerderh.Snelle
overnemerVernieuwer
"De kloof"
Acceptatieproces JDF technologie
1-1-2008 1-1-2018
Figuur 36: De JDF- acceptatiecurve
Naar verwachting zal JDF gedurende de komende tien jaar geaccepteerd en geïmplementeerd worden
in de grafische industrie. De eerste bedrijven die JDF gaan toepassen zijn de vernieuwers. Deze
bedrijven betalen de hoofdprijs omdat de software en de koppelingen nog duur zijn. Vermoedelijk
hanteren de leveranciers een afroomstrategie. De vernieuwers nemen grote risico's en betalen
waarschijnlijk teveel voor hun investeringen. De meeste ondernemers zullen eerst de
spreekwoordelijke kat uit de boom kijken. Er zal een kloof ontstaan tussen deze vernieuwers en de
overige drukkerijen waardoor vernieuwers zullen kunnen profiteren van een concurrentievoordeel.
Als JDF zich in de praktijk bewezen heeft en er meer werkbare koppelingen tussen systemen bestaan,
zal de kloof overbrugd worden en zal het merendeel van de drukkerijen JDF implementeren. De
snelle ondernemers en de vroegere meerderheid zullen optimaal van de JDF-investeringen profiteren.
De bedrijven in de late meerderheid en de laatkomers die te lang wachten lopen weer andere risico's.
Ze kunnen uit de markt gedrukt worden, zoals nu ook gebeurd met bedrijven die te lang hebben
gewacht met investeren in computer-to-plate en digitaal drukken.
Een goede timing is dus belangrijk. De grafische ondernemer, die overweegt in JDF te investeren,
moet rekening houden met het feit dat het concurrentievoordeel tijdelijk is. Als iedereen in JDF heeft
geïnvesteerd is er geen concurrentievoordeel meer. Dit pleit ervoor om snel te investeren in JDF en
het concurrentievoordeel te benutten. Tegelijkertijd kan het verstandig zijn om de investering nog
even uit te stellen omdat de kosten vermoedelijk gaan dalen en de technologie steeds eenvoudiger te
- 65 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
implementeren zal zijn. Dit zijn redenen om de invoering nog even uit te stellen. De economische
afweging maakte men door het concurrentievoordeel te vergelijken met de implementatiekosten. Wie
als laatkomer investeert heeft geen concurrentievoordeel meer en kan op dit moment al uit de markt
gedrukt zijn. De vernieuwer en de snelle ondernemer betalen hogere investeringskosten, maar
genieten ook meteen en langer van het hoger concurrentievoordeel.
€ -
€ 50.000,00
€ 100.000,00
€ 150.000,00
€ 200.000,00
€ 250.000,00
€ 300.000,00
€ 350.000,00
jul-0
7
nov-07
mrt-
08
jul-0
8
nov-08
mrt-
09
jul-0
9
nov-09
mrt-
10
jul-1
0
nov-10
mrt-
11
jul-1
1
nov-11
mrt-
12
jul-1
2
JDF Investeringskosten Concurrentievoordeel
Figuur 37: Optimale timing van JDF investering
Het optimale moment van investeren is te vinden op het punt waar de JDF-investeringskosten gelijk
zijn aan het concurrentievoordeel. De laatkomers zullen alleen maar investeringskosten hebben, maar
geen concurrentievoordeel omdat de concurrentie de slag dan al gemaakt heeft. Het probleem van
deze analyse is echter wel dat het heel moeilijk is om het concurrentievoordeel exact te meten en te
voorspellen. Dit blijft dus een kwestie van managementintuïtie.
- 66 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Technische JDF/JMF-koppelingen realiseren
Het opbouwen van technische JDF-workflow gaat in stappen. Als eerste wordt het MIS-systeem
aangepast. Voor communicatie tussen de verschillende systemen gebruikte men de ICS-protocollen.
Dit zijn afgeleide beschrijvingen (sub documenten interface genoemd) van de JDF-specificatie, waarin
specifiek is aangegeven hoe de grafische productie- en managementsystemen met elkaar
communiceren. Dit zijn beschrijvingen, waarin staat hoe systemen met elkaar moeten samenwerken.
In de toekomst zullen systemen gecertificeerd worden door Printing Industries of America en
Graphic Arts Technical Foundation (PIA/GATF). Dit zal het realiseren van koppelingen een stuk
eenvoudiger maken. Op dit moment zijn nog geen Nederlandse managementinformatiesystemen
gecertificeerd en zijn alle koppelingen maatwerk. Het is voor drukkerijen van belang dat systemen
gecertificeerd worden, omdat daarmee de implementatie eenvoudiger wordt. Op dit moment zijn alle
leveranciers van de conventionele druksystemen klaar of bijna klaar voor certificatie. Vreemd genoeg
is dit niet het geval bij de leveranciers van digitale druksystemen, terwijl de economische voordelen
juist bij het digitaal drukken het grootste zijn. Vanwege de kleinere oplagen wegen bij het digitaal
drukken de transactiekosten in verhouding zwaarder dan bij de grotere in offset gedrukte oplagen.
De eerste stap is het in kaart brengen van de huidige systemen en devices. Zorg dat het complete
netwerk in kaart is en dat alle betrokken systemen onderzocht zijn op hun mogelijkheden om binnen
de JDF-workflow te communiceren. Vervolgens is het nuttig om met alle leveranciers van
productiesystemen aan tafel te zitten met als doel de implementatie van JDF-workflow succesvol te
laten verlopen. De betrokken leveranciers moeten vriendelijk doch dringend verzocht worden met
elkaar samen te werken. Alle leveranciers worden uitgenodigd om aan te geven welke belemmeringen
er kunnen zijn bij het inrichten van de workflow voor de genetwerkte drukkerij. Per leverancier en
per koppeling is het vervolgens noodzakelijk om een test uit te voeren. Sommige leveranciers van
managementinformatiesystemen hebben al een proefopstelling met een workflowmanagement
systeem operationeel. In andere gevallen zullen samenwerkende leveranciers een koppeling moeten
maken en laten zien.
- 67 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Organisatiestructuur aanpassen
Als het technisch mogelijk is om JDF te implementeren en de business case positief is, dan kan de
bedrijfscultuur een succesvolle transformatie toch nog verhinderen. Bij een van de onderzochte
drukkerijen bleek dat het nu al mogelijk was om bestellingen van papier automatisch via internet uit te
voeren. Toch werden de bestellingen uitgedraaid op een printer en de papierbestellingen vervolgens
telefonisch uitgevoerd. De betrokken ordervoorbereider gaf hiervoor als verklaring dat hij geen
vertrouwen had in het systeem. Het systeem bleek echter nooit getest te zijn en het werkelijke
probleem was weerstand tegen verandering.
Om te kunnen transformeren van klassieke naar genetwerkte drukkerij zal in veel gevallen een
verandering van de bedrijfscultuur noodzakelijk zijn. Een bedrijfscultuur is over het algemeen een
vertaling van een set van waarden en normen van de leiding van het bedrijf naar ongeschreven regels,
die door iedereen geaccepteerd zijn. Bij veel drukkerijen worden hard werken, veel uren maken en
inzet tonen gewaardeerd. Een ordervoorbereider die automatisering gebruikt om niet
waardetoevoegende handelingen te elimineren zal aanvankelijk tijd over hebben. Een directie die de
omslag naar genetwerkte drukkerij wil maken zal juist dit moeten waarderen in plaats van het maken
van veel uren. De omslag van klassieke naar genetwerkte drukkerij begint dus bij de leiding van het
bedrijf. Tijdens een ander bedrijfsbezoek bleek de directeur vele avonden te besteden aan het maken
van offertes en order calculaties. Slechts één op de vijf offertes werd order en vaak nog tegen een lage
prijs. In dit kleine bedrijf wordt kostbare managementtijd verkeerd besteed. In plaats van offertes
maken van orders, die niet doorgaan, kan deze directie beter tijd besteden aan procesanalyse en
vervolgens het verbeteren van de bedrijfsvoering. Ook hiervoor geldt weer dat een omslag in het
denken voorafgaat aan een succesvolle JDF-implementatie.
De behoefte aan opleidingen en organisatieaanpassingen zal per bedrijf verschillend zijn. In een aantal
gevallen zal het bestaande personeel mee kunnen in de nieuwe situatie maar het is ook mogelijk dat
personeel moet afvloeien, omdat de eisen hoger worden. De orderbegeleider die met JDF werkt zal
niet terug kunnen vallen op dagelijkse routines, het werk zal zwaarder worden. Niet iedereen zal in
deze verandering mee kunnen.
- 68 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
8. De Toekomst
Tot slot een aantal voorspellingen, uiteraard met het risico dat de toekomst er in werkelijkheid iets
anders uit zal zien. Naar verwachting zal de omslag naar de genetwerkte drukkerij in de komende tien
jaar geleidelijk plaatsvinden. Dit zal stap voor stap gebeuren, bestaande systemen worden geleidelijk
vervangen en aangesloten op een JDF-workflow. Hoe snel de implementatie zal verlopen, hangt af
van de bereidwilligheid van de leveranciers om tegen aanvaardbare kosten systemen te leveren, die
samen kunnen werken met andere systemen. Verder bepalen de ondernemers zelf wie er als winnaar
of verliezer uit deze innovatieslag komt.
Drukfabriek of mediabedrijf ?
We zullen binnen de grafische industrie een verdere schaalvergroting van de branche zien. Dit komt,
zoals eerder aangegeven, doordat problemen met de span of control minder worden en het proces
met JDF beter beheersbaar wordt. Naar verwachting zullen er in Nederland tien tot twintig grote
drukfabrieken ontstaan met circa vierhonderd werknemers in dienst. Deze bedrijven werken voor
opdrachtgevers, die zowel de vormgeving als het beschrijven van opdrachten in JDF volledig zelf
doen. Dit zijn de grotere reclamebureaus, drukwerkmakelaars en uitgevers. De concurrentie tussen
deze lean georganiseerde productiebedrijven zal nog intenser worden dan nu het geval is en deze
concurrentie zal ook toenemend internationaal zijn. De winnaars zijn diegenen die de beste
operationele excellentie kunnen realiseren. Een aantal van deze drukfabrieken zullen binnen groepen
georganiseerd zijn.
ICT grafisch
projectmanagement aanwezig
Geen ICT grafisch
projectmanagement
Eigen
vormgeving Mediabedrijf Drukkerij Boetiek
Geen eigen
vormgeving Print manager Drukfabriek
Figuur 38: Verschillende type drukkerijen in de toekomst
- 69 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Andere drukkerijen zullen zich ontwikkelen tot mediabedrijf en aanvullende diensten aanbieden om
te kunnen overleven. In de meest volledige vorm zal het mediabedrijf naast grafische
productiefaciliteiten ook vormgeving, logistieke dienstverlening en grafisch- en ICT-
projectmanagement aanbieden. Behalve operationele excellentie moeten deze bedrijven ook dicht bij
de klant staan. (customer intimacy) Er zijn ook tussen vormen denkbaar. Zo kan een drukkerij zonder
eigen ICT-projectmanagement competenties zich ontwikkelen tot drukkerijboetiek. Dit is een bedrijf
dat zowel drukken als vormgeving aanbiedt en zo klanten aan zich kan binden. Een andere richting is
de drukkerij als printmanager. Dit bedrijf kan (web-to-)printapplicaties ontwikkelen en op deze
manier klanten aan zich binden, vaak in combinatie met logistieke dienstverlening.
Arbeidsmarkt
Er zal meer concurrentie op de arbeidsmarkt ontstaan. Genetwerkte drukkerijen hebben behoefte aan
goed opgeleide vakmensen en hooggeschoolde managers en projectleiders. Op dit moment zijn ICT-
functies en functies als projectleider binnen de grafische industrie zeer moeilijk te vervullen. Het
hoger grafisch onderwijs in Nederland is zwakker dan in andere landen waar gerenommeerde
grafische opleidingen bestaan. Vooralsnog kunnen medewerkers alleen in eigen bedrijf opgeleid
worden en moeten ze vastgehouden worden met goede arbeidsvoorwaarden. De kostengeoriënteerde
grafische CAO zal voor dit type werknemers weinig tot geen betekenis hebben. De genetwerkte
drukkerij-mediabedrijven concurreren straks om de beste werknemers met reclamebureaus en
grafische printmanagementbureaus. Het succes van deze drukkerijen hangt af van de persoonlijke
kwaliteiten van vormgevers, projectleiders en programmeurs, die ze in dienst hebben.
Met JDF zal men dezelfde hoeveelheid of meer drukwerk produceren met minder mensen. Dit
vanwege verdere procesautomatisering, en een groeiend gebruik van printapplicaties. Als gevolg
hiervan zal de werkgelegenheid in de grafische industrie, vooral voor laaggeschoolde, indirecte
medewerkers verder afnemen. Na een volledige implementatie van JDF zullen een groot aantal
administratieve processen geautomatiseerd zijn. Medewerkers in grafische bedrijven zullen steeds
meer werken aan procesverbetering in plaats van uitvoering van het productieproces. Dit laatste
wordt geautomatiseerd. Andere medewerkers zullen het geautomatiseerde proces monitoren. Een
groot aantal administratieve tussenpersonen zoals verkopers, begeleiders en prepressmedewerkers zal
afvloeien. Dit zal gebeuren door reorganisaties, faillissementen, doorstarts en bedrijfssluitingen.
- 70 - HET NIEUWE SAMENSPEL 2007
Winnaars en verliezers
Het totaal aantal bedrijven in de grafische industrie zal verder afnemen. Ongeveer vijfhonderd
ondernemers zullen de komende jaren min of meer gedwongen afscheid nemen van hun bedrijf. Dit
zijn veelal babyboomers, die nu nog actief zijn als ondernemer. Het is ook de groep, die de meeste
problemen heeft met het begrijpen van de nieuwe automatiseringsmogelijkheden. Het afscheid nemen
van het bedrijf zal vaak moeilijk verlopen. Er zullen nog meer dan nu opvolgingsproblemen ontstaan.
De waarde van de betrokken bedrijven zal afnemen naarmate het langer duurt om het bedrijf te
verkopen. Zeker als de JDF-slag verloren is en het bedrijf als een verouderde klassieke drukkerij
functioneert. Dit omdat de waarde van deze bedrijven over het algemeen gerelateerd is aan de
waardering van de goodwill van vaste klanten. De nieuwe generatie klanten zal echter minder trouw
zijn aan de drukkerij en makkelijk over stappen naar een mediabedrijf dat een beter aanbod kan doen.
Het merendeel van de bedrijven, waar de opvolging goed geregeld wordt, zal zich ontwikkelen tot
mediabedrijf, drukkerijboetiek of printmanager. Deze nieuwe generatie ondernemers zal minder
productie en meer dienstverlenend georiënteerd zijn. Dit betekent dat er minder focus is op
kostenreductie bij de uitvoering van het proces. De kostenreductie bereikt men door het proces goed
in te richten. De nieuwe grafische ondernemer richt zich op het verhogen van marge en opbrengsten.
Dit kan niet anders. Een te eenzijdige oriëntatie op kostenreductie brengt iedere drukkerij, die niet
mee kan doen met de schaalvergroting, in problemen. Een grote omslag in het denken zal ontstaan,
als deze ondernemers ook geld gaan vragen voor hun dienstverlening. Veel traditionele ondernemers
in de grafische industrie hebben hier nu nog moeite mee.
Niet alles gaat veranderen, sommige dingen blijven zoals ze nu al zijn. Er zijn in de grafische industrie
twee manieren om geld te verdienen: meer marge maken door klanten aan het bedrijf te binden en
efficiënter produceren. Zo simpel is het en zo simpel blijft het. Het inrichten van een genetwerkte
drukkerij met behulp van JDF is een nieuwe mogelijkheid om zowel klanten technisch aan een bedrijf
te binden, als de productie efficiënter te organiseren. Het veranderingsproces is niet eenvoudig. Kant
en klare oplossingen bestaan niet. De bedrijven die het echter lukt om in de eigen organisatie op het
juiste moment JDF goed te implementeren zullen tegen lagere kosten voor beter betalende vaste
klanten produceren en dus de winst pakken.