1

Custom Solutions

Het beste van maatwerk

Maatwerk kan aangevraagd worden voor functionaliteit die door de standaard Exact software niet

aangeboden wordt. Maatwerk is mogelijk op zowel Exact Globe als op Exact Synergy.

Veel maatwerk heeft als doel interfaces met externe applicaties te automatiseren.

Maatwerk wordt specifiek voor één klant ontwikkeld en er zijn derhalve kosten aan verbonden voor

de klant. Maatwerk wordt ontwikkeld op een specifieke versie van de standaard software. Deze

versie wordt samen met de klant bepaald.

Op maatwerk wordt onderhoud betaald en een belangrijk onderdeel van de

onderhoudswerkzaamheden bestaat uit het upgraden van het maatwerk naar hogere versies van de

standaard software. De upgrade van het maatwerk moet tijdig door de klant aangevraagd worden

aangezien het maatwerk niet standaard naar alle versies van de software geupgrade wordt.

In bepaalde gevallen is maatwerk bruikbaar voor meerdere klanten en wordt dan veralgemeniseert.

De algemene set kan dan aangeschaft worden door meerdere klanten.

Deze algemene oplossingen bestaan zowel op Exact Globe als op Synergy Enterprise.

Enkele voorbeelden hiervan zijn hieronder toegelicht.

Globe/Synergy Naam Omschrijving

Globe BOMA Aanpassen offertes, verkooporders en facturen op basis van voor-gedefinieerde regels

Globe Afdrukken facturen met SSRS

Afdrukken verkoopfacturen via SSRS-rapporten

Globe Sorteren regels Sorteren automatisch de offerteregels, verkooporderregels of factuurregels

Globe Kwaliteitsmanagement Flexibel toevoegen van artikel test criteria bij inkoop en productie, die leiden tot het maken van test samples

Globe XML Server Advanced Logisitics

XML import van verkoopleveringen, inkoopontvangsten en tellingen

Globe XML Productie XML import van productie leveringen en grondstof ontvangsten

Synergy Purchase2Pay Procurement proces in Synergy dat resulteert in verplichtingen in Globe

Synergy Clustered requests Werkstroomverzoeken met een kop-regel structuur die naar Globe geinterfaced kunnen worden als inkoop orders, inkoopontvangsten en verkooporders

Synergy Survey applicatie Mogelijkheid om flexibel vragenlijsten te definiëren en te beantwoorden via Synergy of de App

2

Synergy IFR+ Overzichtelijk IFR werkstroom scherm met de mogelijkheid om de boeking in Globe te wijzigen

Synergy Workflow Dispatcher Flexibele mogelijkheid om werkstroom verzoeken aan een andere persoon toe te wijzen

Synergy Workflow Validator Flexibele manier om extra validaties uit te voeren op werkstroomverzoeken

Synergy Component Generator Een direct koppeling van het 'onkosten declaratie proces' in Synergy naar de salaris administratie in Exact Globe

Synergy Integrated help Mogelijkheid zelf helpteksten toe te voegen aan Synergy schermen

Synergy XML-Export Mogelijkheid flexibel Synergy XML-exports te definiëren

Globe maatwerk Maatwerk op Exact Globe kan heel divers zijn.

Het kan gaan om het toevoegen van extra velden op onderhoudsfuncties of extra velde op

bijvoorbeeld verkooporders.

Het kan ook gaan om het doen van extra controles op bijvoorbeeld inkooporders, zoals de controle

dat een inkooporder alleen opgeslagen mag worden als op elke orderregel en project code ingevuld

is.

In bepaalde gevallen moeten extra bijlagen meegestuurd worden als de factuur gemaild wordt, dat

kan met maatwerk gerealiseerd worden.

Maatwerk kan ook extra financiële boekingen maken of bij voorbeeld van de omzetboeking op basis

van bepaalde logica de kostenplaats of de grootboekrekening bepalen.

Maar maatwerk kan ook gaan om het ontwikkelen van complete nieuwe modules waar

kwaliteitsmanagement een voorbeeld van is.

Synergy maatwerk Voor maatwerk op Synergy geldt eigenlijk hetzelfde als voor maatwerk op Globe, er zijn talloze

mogelijkheden.

Er kunnen velden of tabellen toegevoegd worden aan standaard functionaliteit. Hierbij kan

bijvoorbeeld gedacht worden aan het definiëren van branches, waarbij vervolgens deze branches

gekoppeld kunnen worden aan artikelen of klanten of toegevoegd kunnen worden aan

werkstroomverzoeken.

Ook op Synergy kan compleet nieuwe functionaliteit gebouwd worden, volledig losstaand of

gebruikmakend van bestaande functionaliteit zoals bij Purchase2Pay of Clustered requests.

Ook is het mogelijk om Synergy gegevens te ontsluiten via App’s, zoals bij de Survey applicatie.

Koppelingen Veel maatwerk heeft betrekking op koppelingen met andere applicaties. Hierbij kan gedacht worden

aan koppelingen met bijvoorbeeld externe magazijnsystemen, waar XML Server advanced logisitcis

een voorbeeld van is.

3

Het kan hierbij gaan om koppelingen in CSV-formaat, XML-formaat of web services (eventueel via

ELIS). Zodra er een goede beschrijving is van de interface van de andere applicatie is de koppeling

vaak wel te realiseren.

Naast koppelingen met externe software kan ook gedacht worden aan koppelingen tussen Exact

Globe en Exact Synergy, zoals bijvoorbeeld gerealiseerd is in Purchase2Pay en Clustered requests.

Een specifieke variant van koppelingen bestaan uit koppelingen met banken. Standaard Globe

ondersteund koppelingen met veel nationale en internationale banken in verschillende formaten.

Indien een bepaalde bank koppeling niet binnen de standaard software beschikbaar is, kan deze via

maatwerk gerealiseerd worden.

Gestandaardiseerde oplossingen:

BOMA Deze module maakt het mogelijk specifieke velden in de offerte, de verkooporder en de factuur

automatisch aan te passen op basis van voor gedefinieerde regels.

De regels om de automatische wijzigingen te doen kunnen door de gebruiker zelf ingegeven worden

middels een SQL-statement. De wijzigingen kunnen zowel plaatsvinden op de kop als op de regels.

Voorbeeld: De kostenplaats in de regel moet automatisch gevuld worden op basis van het

artikelnummer.

Scherm 1: BOMA definitiescherm

Uitgebreide documentatie: FD BOMA

4

Afdrukken facturen met SSRS Deze module maakt het mogelijk dat in plaats van de standaard factuur lay-out een SSRS-rapport

(SQL Server Reporting Service) gebruikt wordt.

Bij het afdrukken van de factuur wordt het SSRS-rapport als PDF op het scherm getoond en

opgeslagen als bijlage bij de factuur in Exact Globe (in het geval van definiet afdrukken). Bij het

mailen van de factuur wordt het resultaat van het SSRS-rapport gemaild.

Het definiëren van de factuur lay-out met het SSRS-rapport biedt meer mogelijkheden dan de

standaard lay-out. Dit factuurrapport kan alle data uit de Exact database bevatten met daarbij alle

mogelijke berekeningen, sorteringen en subtotalen.

Uitgebreide documentatie: FD Afdrukken facturen met SSRS

Sorteren regels Deze functie sorteert automatisch de offerteregels, verkooporderregels of factuurregels op basis van

een vooraf in te stellen profiel.

Deze profielen zijn door de klant zelf te onderhouden.

Scherm 2: Sorteren orderregelscherm

Uitgebreide documentatie: FD Sorteren regels

5

Kwaliteitsmanagement Kwaliteitsmanagement biedt de mogelijkheid om flexibel kwaliteitsnormen te definiëren op

artikelen. Bij de inkoop of productie van artikelen waarvoor kwaliteitsnormen gedefinieerd zijn,

wordt automatisch een test sample aangemaakt en wordt de voorraad geboekt in een

kwaliteitsmagazijn.

De testresultaten van het sample kunnen ingevuld worden en afhankelijk van het totale testresultaat

wordt de voorraad geboekt naar het standaard magazijn dat aangegeven is op de order - zodat de

artikelen verkocht kunnen worden of gebruikt in de eigen productie - of de artikelen kunnen

verplaats worden naar een restricted magazijn, waar besloten moet worden wat er met de artikelen

moet gebeuren aangezien ze niet voldoen aan de gestelde criteria.

Bij de verkoop van het geteste artikel kan een kwaliteitscertificaat afgedrukt worden.

Scherm 3: Kwaliteitsmanagement proces

Uitgebreide documentatie: FD Quality Management

Introductiefilm: http://flash.exact.com/exademy/QM/ExactQualityManagement2.htm

XML Server Advanced Logisitics De module XML server advanced logisitcs maakt het mogelijk om logistieke transacties uit te voeren

via het importeren van XML-bestanden.

Het gaat hierbij om het importeren van verkooporder leveringen, inkooporder ontvangsten en

tellingen.

Uitgebreide documentatie: FD XML Server Advanced Logisitics

6

XML Productie De module XML productie maakt het mogelijk om logistieke transacties voor productie orders te

importeren via XML.

Het gaat hierbij zowel om de productie uitgifte van grondstoffen als de ontvangst van de

geproduceerde artikelen

Uitgebreide documentatie: FD XML Production

Purchase2Pay Deze oplossing zorgt voor de administratieve registratie en ondersteuning van het inkoopproces

binnen Synergy. De kracht en flexibiliteit van Elektronische formulieren en werkstroom wordt

gebruikt om binnen Synergy meerregelige bestelaanvragen in te voeren en deze geautomiseerd door

te voeren naar Globe als verplichtingen.

Scherm 5: Procurement proces

Uitgebreide documentatie: FD Purchase2Pay

7

Clustered requests

Deze module zet verzoeken in een kop- regel structuur. De status van de kopregel bepaalt de status

van de regels. Hiermee kan bv een bestelproces in Exact Synergy Enterprise ingericht worden

De meerregelige verzoeken kunnen geïmporteerd worden in Exact Globe als inkooporders,

inkoopontvangsten of als verkooporders.

Hierdoor kun je bijvoorbeeld een standaard bestelproces inregelen in Synergy met meervoudige

autorisatiestappen.

Scherm 6: Samengesteld clustered request verzoekscherm

Uitgebreide documentatie: FD Clustered requests

Introductiefilm: http://video.exact.com/software/item/clustered-requests-add-on-in-exact-synergy-

enterprise

Survey Applicatie De survey oplossing maakt het mogelijk om flexibel vragenlijsten te definiëren in Synergy Enterprise.

Een vragenlijst kan opgebouwd worden uit meerdere groepen vragen.

In de definitie van de vraag kan voor verschillende soorten antwoorden gekozen worden, zoals vrije

tekst, numeriek, bedragen, ja/nee velden, voor gedefinieerde antwoorden waarbij een of meerdere

antwoorden gegeven kunnen worden of er kunnen artikelen als antwoord gekozen worden.

8

De vragenlijsten kunnen gebruikt worden om enquêtes af te nemen, tevredenheidsonderzoeken,

maar kunnen bijvoorbeeld ook gebruikt worden voor het opnemen van bepaalde werkzaamheden

zoals audits.

Per vraag kan een wegingsfactor toegekend worden om een gewogen resultaat te bepalen van de

totale vragenlijst.

De vragenlijst kan door middel van een werkstroomverzoek toegewezen worden aan een

medewerker.

Scherm 7: Vragenlijst

De beantwoording van de vragenlijst kan gedaan worden in Synergy maar ook via een app (mobile

device).

9

Scherm 8: Vragenlijst op de App

Uitgebreide documentatie: nvt

IFR+ IFR+ is een uitbreiding op de standaard IFR-functionaliteit (inkomend factuur register) in Synergy

Enterprise.

Het scherm voor het verzoek ‘autoriseren inkoopfacturen’ wordt aangepast zodat alle gegevens die

nodig zijn in een scherm zichtbaar zijn. De indeling van het verzoek blijft flexibel met behulp van de

standaardverzoek definitie, maar er komen een aantal vast blokken op het scherm:

- Blok inkomende factuur geeft de regels van de goed te keuren factuur weer

- Blok fiatteurs geeft aan wie de factuur al goedgekeurd heeft en wanneer

- Inkoopfactuur in PDF wordt getoond op de rechterhelft van het scherm

Scherm 9: IFR+ scherm

10

Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een aantal velden van de factuurregels te wijzigen en deze

wijziging automatisch door te voeren in Globe (het gaat hierbij niet om bedragen of de mogelijkheid

om regels te splitsen).

Uitgebreide documentatie: FD IFR+

Workflow Dispatcher De workflow dispatcher maakt het mogelijk om het toewijzen van een verzoek in de werkstroom

afhankelijk te maken van een SQL-statement. In dit SQL-statement kunnen alle velden in het verzoek

en alle velden van de database betrokken worden. Het resultaat van dit statement moet TRUE zijn

waarna een gekoppelde opdracht uitgevoerd wordt. De gekoppelde opdracht bepaald (m.b.v. een

SQL-statement) welke resources gekoppeld worden aan de volgende stap in het proces.

Voorbeeld 1:

Een declaratie voor een medewerker kan tot een bedrag van Eur 100 goedgekeurd worden

door de resource manager. Boven de Eur 100 moet de declaratie goedgekeurd worden door

een HR-medewerker.

Voorbeeld 2:

Een verlof verzoek moet goedgekeurd worden door de afdelingsmanager. Deze manager

heeft echter deze specifieke actie gedelegeerd naar een assistent. Dit wordt automatisch

juist verwerkt

Voorbeeld 3:

Een verzoek moet gerealiseerd worden door de project manager. Als deze persoon op

vakantie is wordt het verzoek automatisch bij een ander persoon geplaatst die daarvoor

aangewezen is

Scherm 10: Workflow dispatcher definitiescherm

11

Uitgebreide documentatie: FD Workflow Dispatcher

Workflow Validator Deze module maakt het mogelijk controle te plaatsen op elk afzonderlijk veld in het verzoek. Deze

controle is volledig vrij in te geven middels een SQL-statement. Dit SQL-statement kan door de

gebruiker zelf aangemaakt worden in de verzoekdefinitie.

De controle wordt uitgevoerd bij het opslaan van het verzoek, of bij het in activeren van een

statuswijziging. Het resultaat van een controle is akkoord / niet akkoord.

Scherm 11: Workflow validator definitiescherm

Uitgebreide documentatie: FD Workflow Validator

Component Generator Deze module zorgt voor een direct koppeling van het 'onkosten declaratie proces' in Synergy naar de

salaris administratie in Exact Globe. Na de administratieve verwerking van het verzoek in ESE

(Goedkeuren of Realiseren) wordt een eenmalige salariscomponent aangemaakt in de bijbehorende

salarisperiode. Daarmee zal de betaling aan de medewerker automatisch uitgevoerd worden en is

geen handmatige actie meer vereist. Dankzij de goedkeuring in ESE wordt tijd bespaard op de

salarisadministratie.

Uitgebreide documentatie: FD Component Genreator

Integrated Help Bij het gebruik van het groene vraagteken rechtsboven worden helpteksten getoond die in de lokale

Synergy database opgeslagen zijn.

De lokale helpteksten kunnen verdeeld worden in een onbeperkt aantal types waardoor onderscheid

gemaakt kan worden tussen Instructie, Procedures, Trainingen, Voorbeelden enz. De indeling hiervan

is volledig vrij door de gebruiker in te richten.

De centrale Exact helpteksten zijn direct vanuit benaderbaar en worden ook direct getoond op het

moment er geen lokale helpteksten zijn.<

12

Scherm 12: Help definitiescherm

Uitgebreide documentatie: FD Help functie general

XML-Export Deze module zorgt voor een geschedulede export van Exact Synergy Enterprise informatie in het XML

format. De te exporteren velden zijn gedefinieerd in een View en door de gebruiker zelf te

onderhouden.

Uitgebreide documentatie: FD Export runner