Handleiding Rapportages€¦ · Wanneer u zelf een rapport wil gaan bewerken of wanneer u een...

Handleiding: Rapportages

Publicatiedatum: 12 mei 2010 (versie 1.0)

Pagina 1 van 22 pagina’s.

Handleiding

Rapportages




Inhouds Opgave

Rapportages ............................................................................................ 3

Rapportdefinities..................................................................................................... 4

Importeren & Exporteren........................................................................................ 5

Bedrijfslogo aanpassen ........................................................................................... 8

De rapport editor (menu’s en knoppen) ................................................................ 12

Aanmaken van rapportages................................................................................... 16

Bewerken van rapporten ....................................................................................... 20




Rapportages

Inleiding

Centix4 beschikt standaard over een geïntegreerde rapporteditor, waarmee u snel en

eenvoudig rapporten kunt genereren in standaardformaten zoals Excel en PDF. Voor

het opstellen van de rapportages kunnen de gegevens uit bijna alle velden van de

database worden gebruikt. Tevens kunnen in de editor rapportages in de eigen

huisstijl en rapportagestijl worden opgemaakt. Daarnaast biedt het systeem diverse

mogelijkheden voor het samenstellen van management rapportages.

In deze handleiding wordt uitgelegd hoe de rapporteditor werkt en hoe u rapportages

zowel de inhoud als de lay-out van uw rapporten kunt bepalen.

Let op: Voordat u een rapport gaat aanpassen, raden wij aan om eerst een back-up

van het rapport te maken (exporteren)




Rapportdefinities

Ga naar Bestand �� Onderhoud �� Systeemtabellen �� Group: Report ��

Report Definition.

In dit overzichtsscherm staan alle rapportdefinities. Onder één rapportdefinitie

kunnen meerdere rapporten vallen. Zo kunt u voor elke klant of elke gelegenheid

een rapportdefinitie aanmaken met een ander logo of een andere lay-out.

Stap 1: Aanmaken

Wanneer u met de rechtermuisknop op in het scherm klikt, kunt u in het pop-up

menu een nieuwe rapportdefinitie toevoegen. In het venster dat nu verschijnt, dient

u de volgende gegevens in te vullen:

• Rapportgroep Hier kunt u aangeven voor welk onderdeel u een rapport wil

aanmaken.

• ID Hier kunt u een ID opgeven (bijvoorbeeld: 001 of MIPLAN)

• Omschrijving Voeg hier een bondige omschrijving van het rapport in.

• Taal De taal van het rapport dat u gaat aanmaken.

• Type Voor wie het rapport zichtbaar moet zijn (System: iedereen,

User: alleen uzelf)

Wanneer u alle velden heeft ingevuld, kunt u het scherm opslaan en sluiten.

Stap 2: Ontwerpen

Als de gewenste rapportdefinitie is aangemaakt, kunt u het gaan ontwerpen. Dit kunt

u doen door aan de linkerkant de regel te selecteren en vervolgens dubbel te klikken:




Importeren & Exporteren

Naast de standaard rapporten in uw applicatie, biedt Centix4 u de mogelijkheid om

extra rapporten toe te voegen aan de applicatie. Naast het ontwerpen van eigen

rapporten is het ook mogelijk om rapporten te downloaden via de website

www.centix.com. Deze rapporten kunnen vervolgens geïmporteerd worden in

Centix4. De onderstaande stappen helpen u bij het importeren en exporteren van

rapporten.

Importeren

Stap 1. Ga naar Bestand �� Onderhoud �� Systeemtabellen �� Groep: Rapport

�� Rapport Definitie

Stap 2. Klik met uw rechtermuisknop op de gewenste rapportdefinitie

Note: Wanneer de gewenste rapportdefinitie nog niet bestaat, dient u deze aan te

maken. Hoe u een rapportdefinitie maakt, staat uitgelegd bij ‘Rapport Definities’.

Stap 3. Klik op ‘Voor geselecteerde regel � Import’

Let op: Indien er al een rapport in de definitie aanwezig is, zal deze overschreven

worden. Wij raden u aan om het huidige rapport eerst te exporteren.




Stap 4. Selecteer het gewenste rapport welke u wilt importeren

Note: Het te importeren rapport dient een XML extensie te hebben. Rapportages uit

Centix3 zijn niet compatible met Centix4.

Stap 5. Het rapport is geïmporteerd en is klaar voor gebruik.

Exporteren

Wanneer u zelf een rapport wil gaan bewerken of wanneer u een rapport wilt

overschrijven, kunt u doormiddel van de exporteerfunctie een back-up maken van de

gewenste rapportdefinitie. In de onderstaande stappen zal uitgelegd worden hoe u dit

kunt doen.



Stap 2. Klik met uw rechtermuisknop op de gewenste rapportdefinitie

Stap 3. Klik op ‘Voor geselecteerde regel � Exporteer




Stap 4. Selecteer de gewenste locatie.

Stap 5. Geef een gewenste bestandsnaam op.

Stap 6. Druk op opslaan.

Stap 7. Controleer of het bestand is opgeslagen.




Bedrijfslogo aanpassen

In een aantal standaard meegeleverde rapportages, en in diverse te downloaden

rapportages, staat er een standaard logo op het rapport. Afhankelijk van uw

voorkeur, kunt u het bedrijfslogo aanpassen of verwijderen. Hieronder zal in het kort

worden uitgelegd, hoe u een logo kunt aanpassen of verwijderen.

Aanpassen



Stap 2. Open het rapport in de ontwerpweergave, door op de gewenste

rapportdefinitie dubbel te klikken.

Stap 3. Selecteer het gewenste rapport waar het logo op weergegeven wordt.

Stap 4. Selecteer het logo.




Stap 5. Rechts onder in het scherm krijgt u de eigenschappen van het logo te zien. U

dient naar de eigenschappen met de titel ‘Image’ te gaan.

Stap 6. Klik op het invoerveld met de kolomnaam Picture, en kies ‘Open…’ uit de

lijst die tevoorschijn komt.

Stap 7. Selecteer het logo welke u wilt gebruiken, en klik op openen.

Stap 8. Zet de eigenschap ‘PictureScale’ op ‘Scale’.

Deze optie zorgt ervoor dat uw logo vergoot of verkleind wordt en zorgt er tevens

voor dat het logo niet vervormd wordt.




Stap 9. Sla het rapport op doormiddel van de diskette knop.

Stap 10. Test of uw logo op het rapport wordt weergegeven

Logo verwijderen

Wanneer u geen bedrijfslogo of standaardlogo op een rapport wilt, kunt u deze

verwijderen door onderstaande stappen uit te voeren.



Stap 2. Open het rapport in de ontwerpweergave, door op de gewenste

rapportdefinitie dubbel te klikken.

Stap 3. Selecteer het gewenste rapport waar het logo op weergegeven wordt.

Stap 4. Klik met uw rechter muisknop op het logo.




Stap 5. Klik op verwijderen.

Stap 6. Beperk de witruimte.

Wanneer u het logo verwijderd, zult u een witruimte overhouden. Dit kunt u

aanpassen door de ‘PageHeader’ te verkleinen. Dit kunt u doen door de balk onder

de PageHeader omhoog te slepen.

Voor wijziging:

Na wijziging:

Stap 7. Sla uw rapport op.

Stap 8. Test of het rapport juist wordt weergegeven.




De rapport editor (menu’s en knoppen)

Voordat u begint met het toevoegen of het wijzigen van rapportdefinities, leest u in

dit onderdeel een korte toelichting op de meest essentiële onderdelen van de rapport

editor.

De rapporten in de huidige rapport definitie

2.1. Knoppen overzicht

Opslaan van wijzigingen

Afdrukvoorbeeld

Rapport ontwerpen

Data groeperen/sorteren (alleen in ontwerp modus beschikbaar)

Invoegen label

Invoegen dataveld (toont een lijst met beschikbare velden)

Invoegen van een figuur

Blokkeren van velden (De bestaande velden kunnen niet verplaatst worden)




2.2. Een groep objecten aanpassen

U kunt de eigenschappen van een groep objecten aanpassen door meerdere objecten

te selecteren (middels Shift + linkermuisknop) en vervolgens in het eigenschappen

venster de eigenschap te wijzigen (bijvoorbeeld de breedte van een veld).

2.3. Eigenschappen van objecten

Align: Tekst uitlijnen

Calculated: Geeft aan of de waarde van de eigenschap ‘Text’ letterlijk wordt

getoond. Label velden hebben het veld Calculated altijd op False staan.

Text: Weer te geven tekst of dataveld (indien u het veld aanklikt ontstaat een knopje

aan het rechter einde van het veld. Wanneer u hierop te klikt, verschijnt een lijst met

beschikbare datavelden.

Visible: Zichtbaar/Onzichtbaar maken.

Barcode & CheckBox: Of het een speciaal veld is, zoals een barcodeveld of een

checkbox.

CanGrow/CanShrink: Geven aan of een veld kan groeien/krimpen (in verticale

richting), indien een tekst langer of korter is dan verwacht.




2.4. Sectie eigenschappen

Een rapportdefinitie is opgebouwd uit secties, die in de rapport editor worden

weergegeven als horizontale grijze balken (Header, Detail, Footer, enz.). U kunt de

eigenschappen van secties opvragen door op een sectie (grijze balk) te klikken.

Height: Sectiehoogte

Visible: Zichtbaar/Onzichtbaar maken.




2.5. Rapport eigenschappen

U kunt de rapport eigenschappen opvragen door ergens buiten de rapport secties te

klikken op het donker grijze gedeelte.

Margin: Marge instellingen van het rapport

Orientation: Oriëntatie van het rapport ‘Staand/Liggend’




Aanmaken van rapportages

Om een rapport aan te maken of te wijzigen, dubbelklikt u op een rapportdefinitie.

Links boven in de reportdesigner worden de rapporten getoond, die in het rapport

definitiebestand aanwezig zijn. Wanneer nog geen rapporten in het bestand vermeld

staan, kunt u die toevoegen door Bestand �� Nieuw Rapport Toevoegen te kiezen.

Let op: In het scherm staat twee keer ‘bestand’; het gaat hier om de onderste.

Stap 1 – gegevensbronnen selecteren

Vervolgens komt u bij ‘step 1 select the data source for the new report’. Hiermee

selecteert u de gegevensbron voor het nieuwe rapport. Deze gegevensbronnen zijn

gedefinieerd voor een bepaalde dataset. In de dataset zijn velden uit één of meerdere

tabellen beschikbaar.

Door ‘creëer rapport zonder gegevensbron’ aan te vinken, wordt de mogelijkheid

gegeven om een leeg rapport te creëren. Dit rapport kan dan gebruikt worden als een

toevoegend document (bijvoorbeeld Algemene Voorwaarden)




Stap 2 – gegevens selecteren

In de tweede stap kunt u aangeven welke gegevens u wilt hebben op uw rapport.

Door te dubbelklikken selecteert u een beschikbaar (available) veld, dat wordt

toegevoegd aan de geselecteerde items(detail). Tevens is het mogelijk om de velden

te verslepen. Door de twee knoppen met de pijltjes naar rechts (alles toevoegen) en

de pijltjes naar links (alles verwijderen) kunt u alle velden toevoegen en

verwijderen.

Het is mogelijk om op gegevens te groeperen. Hiervoor dient u deze gegevens te

verslepen naar het veld ‘groepeer bij’.




Stap 3 – opbouw van het rapport

In de derde stap kunt u aangeven hoe het rapport opgebouwd moet worden.

Uiteraard kunt u later de layout veranderen.

In kolomvorm: de velden worden onder elkaar getoond. Deze layout heeft veel weg

van de formulieren binnen Centix Mobile Inspections.

In tabelvorm: de velden worden naast elkaar getoond. Deze layout heeft veel weg

van de werkbladen binnen Centix Mobile Inspections.

De andere methodieken zijn of voor een bepaald doel (zoals etiketten) of zijn

tussenvormen van de eerder genoemde methodieken. Ook kunt u in deze stap

aangeven of het rapport portrait (staand) of landscape (liggend) opgebouwd moet

worden. Bij sommige layouts kunt u aangeven of de velden zo in elkaar gedrukt

moeten worden (dus verkleind), dat ze op het door u aangeven formaat getoond

kunnen worden.

Stap 4 – Stijl definiëren

In de vierde stap kunt u een stijl voor uw rapport aangeven. Door alle rapporten met

dezelfde stijl op te bouwen krijgt u eenheid binnen uw rapportages.




Stap 5 – naam, positie en beschikbaarheid bepalen

Als laatste en vijfde stap dient u een naam en positie op te geven. Daarnaast dient u

aan te geven waar het rapport zichtbaar moet zijn. Vervolgens kunt u kiezen of u het

een voorbeeld van het rapport wilt zienof dat u het rapport verder wilt aanpassen.

Let wel op dat het getoonde rapport alle data uit de database bevat. Dit in

tegenstelling tot wanneer u het rapport uit het menu aanroept, in de verschillende

werkbladen waar dat mogelijk is.




Bewerken van rapporten

Toevoegen van datavelden

Wanneer u een rapport wilt bewerken door er een veld uit de database aan toe te

voegen, doorloopt u de volgende stappen.

Klik op het icoontje om alle uit de database opgehaalde velden weer te geven.

Wanneer u nu op een regel klikt, gebeurt er verder nog niets. Gaat u vervolgens met

uw muis over het gedeelte met de al bestaande velden, dan verandert uw muiscursor

in een plus-teken. Dit betekent dat u nu het veld op uw scherm kunt ’tekenen’, op de

plaats waar u het veld wilt hebben. Hoogstwaarschijnlijk is dat in de sectie Detail.




Wanneer u het veld op uw scherm heeft ‘getekend’, ziet dit er net zo uit als op het

volgende plaatje. De rand om het veld heen geeft aan, dat het geselecteerd is. Het is

nu mogelijk om de eigenschappen van het veld te wijzigen, zoals eerder in deze

handleiding is beschreven.

De volgende stap is het toevoegen van een label aan de PageHeader, om te

beschrijven wat eronder wordt weergegeven.

Klik op het icoontje . In de knoppenbalk is het icoontje nu geselecteerd (witte

achtergrond).

Dat betekent dat u nu weer een veld kunt gaan ‘tekenen’, boven het zojuist

aangemaakte veld.

Dat kan er als volgt uit zien.




Van het zojuist aangemaakte labeltje kunt u nu de eigenschappen wijzigen, zoals

eerder in deze documentatie aangegeven staat.

De belangrijkste zijn in dit geval de volgende:

• Text, om de beschrijving erin te zetten

• Font, om het labeltje hetzelfde uiterlijk te geven als de andere labels

Wanneer u denkt dat het rapport af is of indien u het tussendoor wilt bekijken, kunt

u klikken op het icoontje, voor een afdrukvoorbeeld op uw beeldscherm. U kunt

nu bekijken of het rapport naar uw zin is. Om weer terug te keren naar de

ontwerpweergave, klikt u op het icoontje.

Handleiding Rapportages€¦ · Wanneer u zelf een rapport wil gaan bewerken of wanneer u een...

Documents

Transcript of Handleiding Rapportages€¦ · Wanneer u zelf een rapport wil gaan bewerken of wanneer u een...