Handleiding Employee Self Service ESS Module BV Jonkerbosplein 52 | 6534 AB Nijmegen| The...

Planbition BV

Jonkerbosplein 52 | 6534 AB Nijmegen| The

Netherlands

[email protected] | www.planbition.com

Tel.: +31 (024) 3529629 | Fax: +31 (024) 3529666

Handleiding

Employee Self Service

ESS Module

Uitgebracht door: Planbition B.V.

Datum van uitgifte: 14 februari 2014

Referentie: Handleiding_ESS

Versie: 1.3 Definitief

Software| Consultancy| Projectmanagement | Training

Handleiding

Employee Self Service Module v1.3

Copyright © 2014 Planbition BV 2 / 23

Inhoudsopgave

1. Inleiding ......................................................................................................................................... 3

2. Inloggen ........................................................................................................................................ 4

2.1 wachtwoord vergeten ..................................................................................................... 4

3. Navigatie ...................................................................................................................................... 5

4. Dashboard ................................................................................................................................... 5

5. Planning ........................................................................................................................................ 6

5.1 Mijn rooster ........................................................................................................................... 6

5.1.1 Weergave wijzigen .................................................................................................... 6

5.1.2 Door de tijd navigeren .............................................................................................. 7

5.1.3 (Niet)Beschikbaarheidsblokken beheren ............................................................ 7

5.1.4 Beschikbaarheid beheren ....................................................................................... 9

5.1.5 Marktplaats ................................................................................................................ 11

5.2 Groepsrooster .................................................................................................................... 12

5.3 Aanvragen ......................................................................................................................... 13

5.3.1 Aan- en afwezigheden .......................................................................................... 15

5.3.1.1 Nieuwe aanvraag indienen .......................................................................... 15

5.3.1.2 Aanvraag wijzigen ........................................................................................... 16

5.3.1.3 Aanvraag verwijderen .................................................................................... 17

5.3.2 Ruilen ........................................................................................................................... 17

5.3.2.1 Nieuw ruilverzoek indienen ............................................................................ 17

5.3.2.2 ruilverzoek wijzigen ........................................................................................... 19

5.3.2.3 ruilverzoek verwijderen ................................................................................... 20

5.3.2.4 ruilverzoek afhandelen ................................................................................... 20

6. Rapportage ............................................................................................................................... 22

Handleiding



1. Inleiding Deze handleiding is bedoeld ter ondersteuning van het gebruik van de Employee Self

Service (ESS) van Planbition. De handleiding voorziet in de volgende onderwerpen:

Dashboard

Inzien rooster

Beheren van beschikbaarheid

Aanvragen

Ruilen

Marktplaats

Rapporten genereren

Planbition is zeer flexibel, waardoor sommige onderdelen binnen uw organisatie af

kunnen wijken van de beschrijving in deze handleiding. Daarnaast heeft de functioneel

beheerder de mogelijkheid om enkele gebruikers toegang te geven tot bepaalde

onderdelen, derhalve kan het voorkomen dat u geen toegang heeft tot onderdelen

zoals deze in de handleiding beschreven zijn.

Indien u vragen heeft kunt u te allen tijde contact opnemen met onze support afdeling

door middel van het sturen van een email naar [email protected] of per telefoon

op nummer 024-3529629.

mailto:[email protected]

Handleiding



2. Inloggen U kunt inloggen in uw planning door in een webbrowser de URL te typen. De URL bestaat

meestal uit http://uworganisatienaam.planbition.nl. Vraag uw functioneel beheerder voor

het exacte adres.

Figuur 1: Inlogscherm

In het inlogscherm kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord, dat u van uw functioneel

beheerder heeft ontvangen, invoeren. Als u op klikt worden de gegevens gecontroleerd.

Indien u de juiste gegevens heeft ingevoerd wordt u automatisch doorgestuurd naar het

dashboard (zie hoofdstuk 4 Dashboard ) van de Employee Self Service module.

2.1 wachtwoord vergeten Indien u uw wachtwoord vergeten bent kunt u op de link “wachtwoord vergeten?” klikken.

Figuur 2: Wachtwoord vergeten

In bovenstaande dialoog kunt u uw gebruikersnaam invoeren en uw emailadres waarmee u

geregistreerd bent in Planbition. U ontvangt automatisch een email met uw wachtwoord.

http://uworganisatienaam.planbition.nl/

Handleiding



3. Navigatie Linksboven het scherm vindt u de navigatiemogelijkheden. Hiermee kunt u te allen tijde

navigeren naar het dashboard, de planning of rapporten genereren.

Figuur 3: navigatie

De exacte werking van de verschillende onderdelen vindt u verderop in deze handleiding.

4. Dashboard De onderdelen die op het dashboard getoond worden is afhankelijk van uw organisatie. De

onderdelen van het dashboard bestaand uit zogenaamde tegels (‘tiles’) die u verschillende

informatie kunnen tonen.

Figuur 4: Dashboard

Handleiding



5. Planning Het onderdeel planning bevat alle onderdelen die met uw planning te maken hebben.

Afhankelijk van de door de functioneel beheerder gemaakte instellingen heeft u de keuze

uit:

- Mijn rooster

- Groepsrooster

o Medewerker

o Dienst

- Aanvragen

5.1 Mijn rooster Mijn rooster toont uw individuele planning. Nadat u mijn rooster heeft geopend wordt uw

planning in een maandweergave weergegeven.

Figure 5: Mijn rooster maandweergave

Mijn rooster toont alle geplande diensten en aan- en afwezigheden met start- en eindtijd.

5.1.1 Weergave wijzigen

Links boven uw planning kunt u de weergave wijzigen m.b.v. de buttons ‘Dag’, ‘week’ en

‘maand’.

figuur 6: Weergave wijzigen

Handleiding



figuur 7: Mijn rooster weekoverzicht

5.1.2 Door de tijd navigeren

Rechts boven uw planning kunt u de geselecteerde periode die getoond wordt wijzigen.

figuur 8: Navigatie door de tijd

Met behulp van de pijltjes kunt u 1 periode vooruit of achteruit navigeren. De periode

wordt bepaald door de weergave die u geactiveerd heeft. Dit betekent dat als u de

weekweergave heeft geactiveerd en 1 periode vooruit navigeert, de volgende week wordt

getoond. In het geval van de maandweergave is dat 1 maand.

Als u op de kalender klikt wordt een kalender getoond waarmee u snel naar elke

gewenste datum kunt navigeren.

5.1.3 (Niet)Beschikbaarheidsblokken beheren

Als u geautoriseerd bent om uw beschikbaarheid op basis van beschikbaarheidsblokken te

beheren wordt er aan de linkerkant van uw rooster een lijst met (niet)beschikbaarheden

getoond waaruit u kunt kiezen.

Handleiding



figuur 9: Beschikbaarheid opgeven

U kunt uw beschikbaarheid opgeven door met uw linkermuisknop op een beschikbaarheid in

de lijst te klikken, de linkermuisknop ingedrukt houden en vervolgens de beschikbaarheid met

uw muis naar de gewenste dag in uw rooster te slepen. Als u met uw muis boven de juiste

dag ‘hangt’ kunt u de linkermuisknop los laten en wordt de beschikbaarheid automatisch op

het juiste tijdstip op de geselecteerde dag gepland.

Als u een beschikbaarheid wilt verwijderen kunt u op het X symbool klikken dat linksonder in

de beschikbaarheid wordt getoond:

figuur 10: Beschikbaarheid verwijderen

Handleiding



5.1.4 Beschikbaarheid beheren

Als u geautoriseerd bent om u beschikbaarheid zelf te beheren kunt u met uw

rechtermuisknop op uw agenda klikken en de optie ‘Beheer beschikbaarheid’ klikken:

Als u voor ‘Beheer beschikbaarheid’ heeft gekozen, wordt onderstaand scherm getoond:

In bovenstaand scherm ziet u de door u opgegeven beschikbaarheid.

Als u dubbelklikt op een reeds aanwezige beschikbaarheid kunt u deze bewerken. Als u op

een dag/tijdstip dubbel klikt kunt u uw beschikbaarheid opgeven:

Handleiding



Met behulp van bovenstaand scherm kunt u:

M.b.v. de optie Beschikbaarheid aangeven of u een wel of niet beschikbaarheid in

wilt plannen;

Een opmerking plaatsen bij de beschikbaarheid (optioneel)

De dagen opgeven waarop de beschikbaarheid gepland moet worden

De start- en einddatum opgeven. Hiermee kunt u dus bijvoorbeeld aangeven dat u

de komende 8 weken niet beschikbaar bent op woensdag van 07:30-12:15 uur.

De start- en eindtijd van de beschikbaarheid vastleggen.

U kunt bij het opgeven van de datum/tijd velden op klikken om een keuze per dag/uur te

maken:

Als u een andere tijd wilt invoeren, kunt u deze ook in het datum/tijdveld typen.

Nadat u op heeft geklikt wordt de door u opgegeven beschikbaarheid in uw rooster

getoond:

Handleiding



5.1.5 Marktplaats

Als u geautoriseerd bent om in te tekenen op diensten of zelf diensten in te plannen, dan

wordt linksonder de optie ‘Marktplaats’ zichtbaar:

Figuur 15: Marktplaats

Handleiding



Als u op ‘Marktplaats’ klikt verschijnt aan de linkerzijde een overzicht van de dagen waarop

er diensten beschikbaar zijn. Alleen de diensten die binnen de periode vallen, die u in uw

agenda ziet, worden getoond. Als u dus diensten wilt inplannen, die een maand verder in de

tijd liggen, dan moet u naar die maand navigeren.

U kunt de dagen openklikken door op het > symbool te klikken. Er wordt een lijst met mogelijk

te plannen diensten getoond. Door op de dienst te klikken worden de details van de

geselecteerde dienst getoond.

U kunt een dienst plannen door met uw linkermuisknop op een dienst in de lijst te klikken, de

linkermuisknop ingedrukt houden en vervolgens de dienst met uw muis naar het rooster te

slepen. Het is niet nodig om de dienst naar de juiste dag te slepen. Als u de dienst op uw

rooster sleept, dan wordt deze automatisch op de juiste dag en tijd in uw rooster gezet.

5.2 Groepsrooster Het groepsrooster geeft een overzicht van het rooster van alle medewerkers die binnen uw

groep vallen. De definitie van ‘uw groep’ is afhankelijk van de instellingen die de functioneel

beheerder heeft gemaakt.

Handleiding



figuur 11: groepsrooster

Aan de linkerzijde wordt de naam van de medewerker getoond en aan de rechterzijde

wordt het rooster voor 1 week getoond.

De werking van het navigeren door de tijd werkt op dezelfde wijze als in ‘Mijn rooster’. Zie

hoofdstuk 5.1.2 Door de tijd navigeren.

5.3 Aanvragen Als u geautoriseerd bent door de functioneel beheerder kunt u met behulp van de

menuoptie ‘Aanvragen’ aan- en afwezigheden, zoals verlof, en ruilverzoeken indienen.

Nadat u op de tegel ‘Aanvragen sinds laatste bezoek’ of het menuitem Planning |

Aanvragen heeft geklikt verschijnt het aanvraagoverzicht:

Handleiding



figuur 12: aanvraagoverzicht

Het aanvraagoverzicht toont alle aanvragen die u ingediend heeft of die aan u verzonden

zijn inclusief de status. In de lijst kunt u een aanvraag selecteren, waarna onderin beeld de

details van de geselecteerde aanvraag worden getoond.

Tussen het indienen van een aanvraag en de uiteindelijke afhandeling kunnen meerdere

stappen zijn. Links onderin het scherm wordt de workflow (=stappen) getoond en waar uw

aanvraag zich in het proces bevindt.

figuur 13: Workflow voortgang

In bovenstaand voorbeeld heeft de planner de aanvraag afgehandeld, waarna de

afdelingsmanager de uiteindelijke beslissing zal nemen. Pas als het laatste station gepasseerd

is en iedereen de aanvraag goedgekeurd heeft wordt de aanvraag definitief in de planning

verwerkt. U kunt op een stap in de workflow klikken en de details bekijken. In bovenstaand

voorbeeld is de eerste stap van de ‘Planner+’ geselecteerd en wordt aan de rechterzijde de

details van die gebruiker weergegeven:

Handleiding



figuur 14: workflow details

5.3.1 Aan- en afwezigheden

5.3.1.1 Nieuwe aanvraag indienen

Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een nieuwe aanvraag indienen door op de

button ‘Toevoegen’ te klikken en te kiezen voor de optie Aan-/Afwezigheid.

Indien u de buttons niet ziet is uw menu ingeklapt. Klik dan op het V symbool rechtsbovenin

uw scherm:

Onderstaand scherm wordt getoond:

Handleiding



figuur 15: Aanvragen aan/afwezigheid

In bovenstaande dialoog bent u verplicht om een aan-/afwezigheid te kiezen die u aan wilt

vragen. Uit welke aan-/afwezigheden u kunt kiezen is afhankelijk van de instellingen die door

uw functioneel beheerder zijn gemaakt.

U dient een startdatum/tijd en een einddatum/tijd op te geven voor het tijdvak dat u wilt

aanvragen. Als u de aanvraag voor één of meerdere hele dagen in wilt dienen kunt u de

optie ‘Gehele dag?’ selecteren.

In het opmerkingenveld kunt u een opmerking plaatsen voor de persoon die de aanvraag

zal afhandelen.

Als u op klikt wordt de aanvraag gecontroleerd en als alles juist ingevoerd is wordt

onderstaande melding getoond.

Uw aanvraag is succesvol ingediend, maar is nog niet goedgekeurd. Nadat u op OK heeft

geklikt verschijnt de aanvraag in het aanvraagoverzicht.

5.3.1.2 Aanvraag wijzigen

Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een bestaande aanvraag wijzigen door een

aanvraag in de lijst te selecteren door er met uw linkermuisknop op te klikken. De kleur van

de geselecteerde aanvraag wijzigt in een blauwe kleur. Door op de button ‘Wijzigen’ te

klikken wordt de geselecteerde aanvraag geopend en kunt u de wijziging doorvoeren.

Een aanvraag kan alleen gewijzigd worden als de status ‘ingediend’ is. Als u een aanvraag

probeert te wijzigen die een andere status dan ‘ingediend’ heeft verschijnt onderstaande

melding. Als u de aanvraag toch wilt wijzigen neem dan contact op met uw planner.

Handleiding



5.3.1.3 Aanvraag verwijderen

Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een bestaande aanvraag verwijderen door een

aanvraag in de lijst te selecteren door er met uw linkermuisknop op te klikken. De kleur van

de geselecteerde aanvraag wijzigt in een blauwe kleur. Door op de button ‘Verwijderen’ te

klikken wordt de geselecteerde aanvraag verwijdert.

Een aanvraag kan alleen verwijdert worden als de status ‘ingediend’ is. Als u een aanvraag

probeert te verwijderen die een andere status dan ‘ingediend’ heeft verschijnt onderstaande

melding. Als u de aanvraag toch wilt verwijderen neem dan contact op met uw planner.

5.3.2 Ruilen

5.3.2.1 Nieuw ruilverzoek indienen

Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een ruilverzoek indienen door op de button

‘Toevoegen’ te klikken en te kiezen voor de optie Ruilen.

Handleiding



Indien u de buttons niet ziet is uw menu ingeklapt. Klik dan op het V symbool rechtsbovenin

uw scherm:

Onderstaand scherm wordt getoond:

In het linker gedeelte van het scherm kunt u aangeven wat u wilt ruilen. U dient eerst de

ruildatum op te geven waarop u wilt ruilen. Planbition selecteert automatisch de dienst die

op de geselecteerde dag gepland is en toont de details. Indien er geen dienst gepland is

wordt er ‘vrije dag’ getoond waardoor u uw vrije dag kunt ruilen met een collega die wel

een dienst heeft.

In het rechter gedeelte kunt u aangeven met welke datum u wilt ruilen. Nadat de ruilen met

datum is ingevuld kunt u een keuze maken met wie u wilt ruilen. U ziet zowel de naam van uw

collega als wat er gepland is. Als u een keuze heeft gemaakt worden de details van de

keuze getoond.

U heeft de mogelijkheid om in het opmerkingenveld een opmerking te plaatsen die getoond

zal worden aan de persoon waar u het verzoek naar toe stuurt.

Als u op klikt wordt de aanvraag gecontroleerd en als alles juist ingevoerd is wordt

onderstaande melding getoond.

Handleiding



Een ruilverzoek kan niet alleen ingediend worden vanuit het aanvraagoverzicht, maar ook

vanuit Mijn rooster en groepsrooster. Indien u in één van de twee roosterschermen staat kunt

u met behulp van de rechtermuisknop het menu oproepen en kiezen voor de optie ruilen:

De wijze waarop een ruiling aangevraagd wordt is identiek aan het indienen van een nieuw

ruilverzoek vanuit het aanvraagoverzicht.

5.3.2.2 ruilverzoek wijzigen

Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een ruilverzoek wijzigen door een aanvraag in de

lijst te selecteren door er met uw linkermuisknop op te klikken. De kleur van de geselecteerde

aanvraag wijzigt in een blauwe kleur. Door op de button ‘Wijzigen’ te klikken wordt het

geselecteerde ruilverzoek geopend en kunt u de wijziging doorvoeren.

Een ruilverzoek kan alleen gewijzigd worden als de status ‘ingediend’ is. Als u een ruilverzoek

probeert te wijzigen die een andere status dan ‘ingediend’ heeft verschijnt onderstaande

melding. Als u het ruilverzoek toch wilt wijzigen neem dan contact op met uw planner.

Handleiding



5.3.2.3 ruilverzoek verwijderen

Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een ruilverzoek verwijderen door een aanvraag in

de lijst te selecteren door er met uw linkermuisknop op te klikken. De kleur van de

geselecteerde aanvraag wijzigt in een blauwe kleur. Door op de button ‘Verwijderen’ te

klikken wordt het geselecteerde ruilverzoek verwijdert.

Een ruilverzoek kan alleen verwijdert worden als de status ‘ingediend’ is. Als u een ruilverzoek

probeert te verwijderen die een andere status dan ‘ingediend’ heeft verschijnt onderstaande

melding. Als u het ruilverzoek toch wilt verwijderen neem dan contact op met uw planner.

5.3.2.4 ruilverzoek afhandelen

Als een collega u een ruilverzoek heeft gestuurd verschijnt deze ook in het

aanvragenoverzicht. Door middel van een dubbelklik kunt u de aanvraag openen en

verschijnt onderstaand scherm;

Handleiding



U heeft de mogelijkheid om het verzoek goed- of af te keuren d.m.v. het icoon

(goedkeuren) of (afkeuren). U wordt voor de zekerheid nogmaals gevraagd om het

goed- of afkeuren te bevestigen:

Nadat uw reactie opgeslagen is wordt de status van de aanvraag gewijzigd in ‘In

behandeling’ en wordt linksonder in beeld getoond wie de aanvraag nog af moet

handelen:

Handleiding



Zodra de planner het verzoek heeft goedgekeurd wordt de ruiling ook daadwerkelijk in het

rooster doorgevoerd en wijzigt de status van het ruilverzoek in ‘Goedgekeurd’.

6. Rapportage Met behulp van de menuoptie ‘Rapportage’ heeft u de mogelijkheid om rapporten te

genereren. Welke rapporten getoond worden is klantspecifiek.

figuur 16: Rapport selecteren

U kunt in het menu het gewenste rapport selecteren, waarna onderstaand scherm getoond

wordt. Aan de linkerzijde kunnen parameters gevraagd worden die noodzakelijk zijn voor de

juiste werking van het rapport. Geef bij de parameters de gewenste waarden op en klik op

Submit. Een rapportvoorbeeld wordt gegenereerd:

Handleiding



figuur 17: Afdrukvoorbeeld

Handleiding Employee Self Service ESS Module BV Jonkerbosplein 52 | 6534 AB Nijmegen| The...

Documents

Transcript of Handleiding Employee Self Service ESS Module BV Jonkerbosplein 52 | 6534 AB Nijmegen| The...