Gebruikershandboek GGOICT – DIM – Facilitair

2

2 januari 2013

1 INTRODUCTIE.......................................................................................5

2 INLOGGEN...........................................................................................6

3 WERKOMGEVING.................................................................................7

3.1 APPLICATIES OPSTARTEN.............................................................................73.2 WAAR STAAN MIJN BESTANDEN?.................................................................73.3 BUREAUBLAD INSTELLINGEN........................................................................83.4 E-MAIL EN AGENDA.................................................................................103.5 (FOLLOW ME) PRINTEN & SCANNEN...........................................................11

4 BEVEILIGING......................................................................................12

4.1 WACHTWOORDEN...................................................................................124.2 INFORMATIEBEVEILIGING...........................................................................12

5 OVERIGE ICT ZAKEN...........................................................................14

5.1 TOEGANG TOT OUDE ICT-SYSTEMEN...........................................................145.2 DIGITAAL VERGADEREN............................................................................145.3 EMAIL OP IPHONE OF IPAD.......................................................................155.4 GEMIGREERDE APPLICATIES.......................................................................18

6 TELEFONIE.........................................................................................23

6.1 VASTE TELEFONIE EN DE ROL VAN HET KCC..................................................236.2 DE MOBIELE VLOOT/DE GSM....................................................................24

7 GEBRUIKSAANWIJZING TELEFOON.....................................................26

7.1 OVERIGE TELEFOONFUNCTIES.....................................................................29

8 ICT ASSISTENTIE.................................................................................31

9 POST EN DOSSIERS.............................................................................32

9.1 INKOMENDE POST...................................................................................329.2 INTERNE POST........................................................................................32

3

2 januari 2013

9.3 DOSSIERS...............................................................................................32

10 DECOS EN ZAAKGERICHT WERKEN......................................................33

10.1 AANMELDEN IN DECOS, KIJKEN NAAR WERKVOORRAAD..............................3310.2 WAT KUNT U DOEN IN DECOS?.............................................................3510.3 EEN TAAK IN EEN PROCES UITVOEREN.....................................................3610.4 EEN REACTIE OP EEN BESTAAND DOCUMENT MAKEN..................................3710.5 GEBRUIK ADRESSENBOEK; AANMAKEN NIEUW ADRES.................................3910.6 OPSLAAN E-MAIL VANUIT OUTLOOK......................................................4110.7 ZOEK NAAR DOSSIERS EN DOCUMENTEN..................................................43

11 PRAKTISCHE FACILITAIRE INFORMATIE...............................................46

11.1 OPENINGSTIJDEN GEMEENTEHUIS..........................................................4611.2 TOEGANG TOT (EN IN) HET GEMEENTEHUIS.............................................4611.3 TIJDREGISTRATIE.................................................................................4711.4 BEVEILIGING VAN HET GEMEENTEHUIS....................................................4711.5 TOEGANGBEHEER...............................................................................4911.6 OVERVALBEVEILIGING..........................................................................5011.7 KLIMAATBEHEERSING..........................................................................5211.8 ZONWERING......................................................................................52

12 HET NIEUWE WERKEN........................................................................54

12.1 WERKPLEK........................................................................................5412.2 VAN VASTE WERKPLEK NAAR FLEXIBELE WERKPLEK....................................5512.3 CLEAN SCREEN - DESK - FLOOR..............................................................5512.4 HANDHAVING CLEAN DESK/FLOOR POLICY..............................................5612.5 VERGADERSERVICE..............................................................................5712.6 CONCENTRATIEWERKPLEKKEN EN PROJECTEN...........................................57

13 OVERIGE FACILITAIRE ZAKEN..............................................................58

13.1 KANTOORARTIKELEN...........................................................................5813.2 BINNEN BEPLANTING...........................................................................58

4

2 januari 2013

13.3 KOPIËREN, PRINTEN, SCANNEN..............................................................5813.4 OPHANGEN SCHILDERIJEN ETC...............................................................5913.5 ABONNEMENTENBEHEER......................................................................5913.6 PARKEERTERREIN................................................................................5913.7 RESTAURANT.....................................................................................6013.8 SCHOONMAAK...................................................................................6013.9 AUTOMATISCHE EXTERNE DEFRIBILLATOR................................................60

5

2 januari 2013

1 IntroductieHet samengaan van de vier gemeentes op Goeree-Overflakkee heeft tot gevolg dat de ICT systemen binnen de gemeente vernieuwd zijn. Maar ook het zaakgericht werken met Decos is nieuw. Daar komt bij dat we ook een voorzichtige start willen maken met Het Nieuwe Werken, wat een flinke impact heeft op facilitaire zaken.

ICTEen nieuw ICT systeem betekent voor velen van u een nieuwe manier van werken; binnen de gemeente is gekozen voor de ‘Citrix-manier’ van werken. Dit houdt kortgezegd in dat de programma’s die u gebruikt niet meer lokaal op uw pc werken, maar op een centrale serveromgeving. Het maakt niet uit waar gaat zitten werken en ook niet op welke locatie; het bureaublad zal er overal hetzelfde uitzien en ook zijn alle voor u benodigde applicaties onmiddellijk aanwezig.

Facilitaire zakenHet gemeentebestuur van Goeree-Overflakkee wil ruimte bieden aan Het Nieuwe Werken (HNW). Dat is overigens een ontwikkeltraject, omdat nog niet alle randvoorwaarden die hierbij horen, zijn ingevuld. Dit betekent nogal wat voor het gebruik van de werkplekken en voor facilitaire zaken.

Dit handboek geeft een eerste richtlijn voor het gebruik van al deze faciliteiten. Regelmatig wordt de handleiding geactualiseerd. Elke wijziging zal worden gepubliceerd op intranet. Mocht u echter toch nog zaken tegenkomen die niet in dit document behandeld zijn, dan kunt u uiteraard contact opnemen met de teams ICT, Documentaire informatie voorziening (DIM) of met facilitaire zaken

Succes, namens de medewerkers van ICT, DIM en Facilitair

6

2 januari 2013

2 InloggenNa het aanzetten van de PC zal het standaard Windows inlogscherm verschijnen, zoals in onderstaande afbeelding wordt weergegeven. Na het indrukken van Control, Alt & Delete kunt u inloggen met de aan u toegekende gebruikersnaam en wachtwoord.

Na het inloggen wordt u doorgestuurd naar het bureaublad, alwaar de voor u beschikbare applicaties in het startmenu worden getoond. Ook dan pas wordt het tweede beeldscherm ingeschakeld

Gebruikt u een laptop, dan zult u na het inloggen alsnog Citrix moeten opstarten door op het icoontje GGO te dubbelklikken.

7

2 januari 2013

3 Werkomgeving3.1 Applicaties opstartenZodra het systeem is opgestart (de eerste keer inloggen vergt meer tijd, alle basisinstellingen worden dan goed gezet) krijgt u het bureaublad te zien. Links onderin staat de Startknop, met hierin het menu om de beschikbare applicaties op te starten. Door op de Startknop te klikken (zie onderstaande afbeelding), opent het menu zich:

Na het aanklikken wordt de applicatie opgestart en zal deze na enkele seconden op het bureaublad verschijnen.

8

2 januari 2013

3.2 Waar staan mijn bestanden?Via het startmenu (of via de snelkoppeling: Toets met Windows logo en gelijktijdig de E-toets in te drukken) is de Windows Verkenner (Computer) te openen. Hierna zijn drie verschillende bestandslocaties beschikbaar; de H:\ schijf: voor persoonlijke bestanden (is alleen door uzelf te

benaderen), de K:\ schijf: voor afdelings-gerelateerde bestanden de T:\ schijf: voor applicatie-gerelateerde bestanden

Alle data wordt op het netwerk opgeslagen. Op de lokale pc’s staan geen bestanden.

9

2 januari 2013

3.3 Bureaublad instellingenBinnen de Gemeente Goeree-Overflakkee is gekozen voor een gecentraliseerd systeem, waardoor alle persoonlijke instellingen bewaard worden op het netwerk. Gaat u op een andere werkplek werken, dan ‘verhuizen’ deze instellingen met u mee. Dit betekent wel dat u voorkeursinstellingen op een andere manier instelt dan via de gangbare programma’s binnen Windows. Via het Startmenu kunt u het programmamenu RES Workspace Manager-instellingen vinden. Dit menu bevat twee programma’s: Printerinstellingen en Workspace-instellingen. Voor de persoonlijke voorkeur opent u Workspace-instellingen:

Dit menu bevat diverse tabbladen, waarbij u kunt aangeven of er specifieke applicaties op het bureaublad zichtbaar moeten zijn, of er bepaalde programma’s automatisch gestart mogen worden bij het

10

2 januari 2013

inloggen en of bijvoorbeeld de bureaubladachtergrond een andere kleur mag krijgen.

Mocht u de linker- en rechtermuisknop willen wisselen, dan kan dit via het menu opties.

Om de aangepaste instellingen gelijk door te voeren kunt u op de knop rechts onderin ‘Instellingen nu doorvoeren’ drukken, het systeem zal deze wijziging vervolgens opslaan en na enkele seconden zijn de wijzigingen zichtbaar.

3.4 E-mail en AgendaDe Gemeente Goeree-Overflakkee heeft voor de standaard programmatuur gekozen voor Microsoft Office 2010. Onderdeel van Office is Outlook, het e-mail en agenda programma.

Grofweg is Outlook verdeeld in drie gedeelten; de linkerkolom met de verschillende mappen of snelkoppeling naar e-mail, agenda en contactpersonen. In het midden de inhoud van de keuze die in de linkerkolom gemaakt is en geheel rechts een kalender met daaronder een lijst met openstaande punten (‘ToDo’):

11

2 januari 2013

12

2 januari 2013

3.5 (Follow me) Printen & Scannen

Vanuit elke softwaretoepassing print u automatisch naar de standaard printer.

Deze is per afdelingsonderdeel vooraf ingesteld. Het printsysteem werkt volgens het follow-me principe. U geeft een printopdracht, u loopt naar de dichtstbijzijnde printer, en met uw toegangsbadge activeert u het printproces.

Hiermee wordt voorkomen dat vertrouwelijke documenten op de printer blijven liggen. De exacte instructie voor het follow-me printen volgt op intranet.

13

2 januari 2013

4 BeveiligingHet voorkomen van dataverlies of (digitale) inbraak in de computersystemen was en is één van de hoofdprioriteiten bij de afdeling ICT. Dit heeft tot gevolg dat dataverkeer van en naar het internet gemonitord wordt en bepaalde sites of schadelijke software door de geïnstalleerde systemen (firewall) op een proactieve manier worden tegengehouden.

4.1 WachtwoordenHet beveiligen van de systemen betekent ook dat uw toegang tot het netwerk aan een aantal eisen moet voldoen. Het wachtwoordbeleid binnen Goeree-Overflakkee is bondig samen te vatten en heeft daarbij de volgende eisen:

Het wachtwoord moet minimaal 7 karakters lang zijn Het wachtwoord moet minstens één hoofdletter, één kleine

letter en één cijfer bevatten Elke 40 dagen dient het wachtwoord gewijzigd te worden Het gekozen wachtwoord kent een historie van wachtwoorden,

u kunt bij het ingeven van een nieuw wachtwoord dus geen oud wachtwoord hergebruiken.

4.2 InformatiebeveiligingTips voor het beschermen van de informatie: Respecteer de basisprincipes:

Omzeil geen beveiligingsprocedures Stel een wachtwoord op uw iPad of smartphone in Geef uw wachtwoord en toegangspas nooit weg

14

2 januari 2013

Laat altijd uw virusscanner bijwerken, ook al moet u soms uw computer herstarten (ook thuis)

Klik nooit klakkeloos op een site (op popups, banners, e.d.) Reageer nooit op phishing-mails met het verzoek uw

gebruikersnaam en wachtwoord door te geven. Banken vragen nooit naar uw pincode!

Download geen muziek, games, programma's etc. voor eigen gebruik via de gemeente.

Wist u dat een ander via bluetooth de besturing van uw telefoon (en alles wat er achter zit, inclusief uw mail) kan overnemen? Dus: vergrendel bluetooth met een eigen wachtwoord. Doe dat gelijk ook voor je voicemail.

Spammers en phishers maken gebruik van actuele gebeurtenissen en social media om gebruikers persoonlijke informatie te ontfutselen, zoals creditcard- en bankgegevens. Blijf alert!

Ga behoudend om met Dropbox en andere clouddiensten. Uw bestanden staan ergens op internet, maar u kunt niet zien wie er meekijken. Sla geen vertrouwelijke informatie op bij deze clouddiensten.

Eén datalek kan leiden tot onherstelbare reputatieschade en een financiële malaise. Dat hebben we in de achterliggende tijd gezien met DigiD.

Van je plek? Lock uw scherm! Langer dan twee uur weg? Sluit uw pc af!

15

2 januari 2013

5 Overige ICT zaken

5.1 Toegang tot oude ICT-systemenBij de overgang naar de nieuwe gemeente zijn een aantal systemen overbodig geworden, dan wel vervangen door nieuwe systemen. Daarbij is alle noodzakelijke data overgezet naar de nieuwe systemen. Gegevens die niet meer nodig of verouderd zijn, zullen tot 1-7-2013 beschikbaar zijn.

De toegang tot oude systemen kan vanaf uw huidige werkplek beschikbaar gemaakt worden met behulp van Remote Desktop (RDP). Voor de gemeente Oostflakkee is de toegang mogelijk via internet Explorer. Hiermee neemt u uw oude computer over die in het netwerk staat van de desbetreffende (voormalige) gemeente. Dit is alleen beschikbaar voor de oude computers die bewaard gebleven zijn en voor enkele specifieke gebruikers. Vraag de ICT Helpdesk om toegang te regelen.

5.2 Digitaal vergaderenEr is een faciliteit beschikbaar gemaakt om digitaal vergaderen met de iPad (of een andere tablet) mogelijk te maken via een zogenaamde Webdav-server. Bijvoorbeeld voor een projectgroep moeten de vergaderstukken/bestanden geplaatst worden op de webdav server via: K:\afdelingsdata\digitaal_vergaderen\<<projectgroep>>. Ook kan het afdelingsoverleg digitaal plaatsvinden door bestanden te plaatsen op: K:\afdelingsdata\digitaal_vergaderen\<<afdeling>> Op de iPad moet vervolgens Goodreader of iAnnotatePDF ingesteld worden:

16

2 januari 2013

1. Maak een nieuwe connectie op basis van WebDav via http://172.32.244.200/ggo_webdav/<<projectgroep>>

2. Of http://172.32.244.200/ggo_webdav/<<afdeling>>3. Voer u gebruikersnaam in.4. Voer uw wachtwoord in.5. Voer eventueel de domeinnaam in: 172.32.224.200 Er gaan nog veranderingen plaatsvinden, waardoor de bestanden ook vanaf externe locaties te benaderen zijn. Nu dus alleen nog maar vanaf Intern met het Wifi netwerk GGO-WIFI. Er wordt op dit moment een certificaat aangevraagd waardoor het adres van http://172.32.244.200 gewijzigd wordt naar https://digitaalvergaderen.goeree-overflakkee.nl

Wilt u digitaal vergaderen met uw afdeling of projectgroep, vraag de ICT helpdesk om een padnaam naar de Webdav server en een gebruikersnaam en wachtwoord.

5.3 Email op iPhone of iPadOm gebruik te kunnen maken van de zakelijke e-mail bij de Gemeente Goeree-Overflakkee op uw iPhone of iPad kunt u onderstaande stappen volgen:

Stap 1Open de applicatie Instellingen op de telefoon door middel van deze knop:

Stap 2

17

2 januari 2013

In het scherm wat opent kiest u voor “E-mail, contacten, agenda’s” en vervolgens op “Voeg account toe”:

Stap 3Klik vervolgens op Microsoft Exchange. Hierna opent een scherm, vul bij E-mail uw e-mail adres in wat eindigt op @goeree-overflakkee.nl, bij Wachtwoord het wachtwoord wat u gebruikt om op de PC in te loggen. Eventueel kunt u bij het vak Beschrijving dit account verduidelijken. standaard zal hier Exchange worden ingevuld. Klik hierna op de knop Volgende:

18

2 januari 2013

Stap 4Het kan zijn dat u een melding krijgt ‘Serveridentiteit niet gecontroleerd’, klik hier op Ga Door:

19

2 januari 2013

Stap 5Na de vorige stap zal onderstaand scherm verschijnen. Het vakje E-mail zal hierbij reeds gevuld zijn met uw eigen e-mail adres. In het vak Server dient: webmail.goeree-overflakkee.nlingevuld te worden. Bij Domein hoort GGO te staan en bij Gebruikersnaam en Wachtwoord dezelfde gegevens die gebruikt wordt voor het inloggen op de computers binnen de gemeente. Klik hierna op Volgende.

Stap 6Na het invullen van alle gegevens zal de verbinding met de e-mail server ingesteld staan en kunt u de setup afsluiten. Uw agenda en e-mail zal nu gesynchroniseerd worden met de telefoon of iPad.

20

2 januari 2013

5.4 Gemigreerde applicaties

Vanuit de oude gemeenten zijn diverse applicaties gemigreerd naar de nieuwe ICT infrastructuur van de gemeente Goeree-Overflakkee. Deze applicaties zijn beschikbaar vanaf uw eigen werkplek. Onderstaande lijst toont de lijst van applicaties die beschikbaar is per 1-1-2013:

AutoCADBentley Descartes Uitbreiding op Microstation voor

conversieBentley MAP 3D GIS voor Microstation (via oude

omgeving)Bentley Microstation Maken van tekeningen (CAD)BKWI SUWINET-Inkijk Inkijken gegevens sociale zakenBNG BDS Online Internetbankieren BNGBrüel & Kjær BZ5503 Utility Software(relatie met DGMR Geomilieu)

Software voor uitlezen geluidsmeter

CAD Accent InfraCAD WION Klic-melding importeren in AutoCAD of Microstation

CADCorp sys mapeditor Aanpassen van kaartmateriaalCegeka BWS Besluit woninggebonden subsidiesCoenradie GTC Landmeetkundige info in MicrostationCrotec RoBeheer (online) Publiceren en hosten van

bestemmingsplannenCROW RAW online Raadplegen div. infoCSO Nazca (online) OmgevingsdataCyclomedia Globespotter(incl. historische gegevens (M))

Bekijken Cyclorama's

21

2 januari 2013

Cyclomedia luchtfoto's Bekijken luchtfoto'sDGMR Geomilieu (relatie met Brüel & Kjær BZ5503 Utility Software)

Berekenen milieubelasting infrastructurele projecten

DHV Basismodel Grondexploitaties Rekenmodel voor grondexploitatieDHV Riool-, Wegen en Groenbeheer

Beheren info mbt riool, wegen en groen (via oude omgeving)

Dragon NaturallySpeaking Spraak naar tekst converterenDriessen Rap (HRM) (online) Informatie op HRM gebiedDriessen Rap (online) Informatie op HRM gebiedElementum Primax meerjaren onderhoudsprogramma vwb

gebouwenEuroPlus NiceLabel Software voor aansturing labelprinterFixion Prevent Software m.b.t. afvalinzameling en

reinigingFME Desktop Dataconversie GISGBKN Applicaties MutatieMeldSysteem (online)

Doorgeven mutaties aan GBKN

GENS DATA GensDataPro Hulpapplicatie voor stambomen en andere genealogische gegevens

GISkit AKRinfo Gegevens kadaster inlezen en raadplegen

GISKIT plan 2009Google Earth satellietbeeldenGoogle Sketchup tekenenInvolonKadaster online Inzien kadastergegevensKempenhills beeldregistratiesysteem

Applicatie voor het beheren en distribueren van beelden

KPD GwwBestek.NET Bestekken schrijven

22

2 januari 2013

KPD GwwBesteksAdministratie Pakket om door middel van het ingeven van productiestanden de financiele afwikkeling te verrichten middels week- en termijnstaten

KPD GwwCalc calculatieprogramma om kostenramingen, directiebegrotingen, werkbegrotingen en andere calculaties te maken

KPD GwwKeetAdministratie Elektronisch uitvoerders- of opzichtersdagboek

KPD V en G Plan Veiligheids- en gezondheidsplan opstellen

Metafoor VBS Vastgoed beheer systeemOmgevingsloket Online VergunningenOSV P4 Kiesraad IVU Verwerking stemtotalenPallas Athena BPMOne Ontwerpen processenPOL software voor snelheidsborden

Maken van verkeersborden

PROCURA ISS Rapporten verkiezingenRDMG PGS 15 relevante wet- en regelgeving,

jurisprudentie, praktijkdocumenten en checklists mbt opslag

Roxit Squit XO Vergunningen en handhavingSdu i-Navigator T.b.v. document structuur planStavoor Circon BeveiligingsNet Hulpmiddel waarmee kan worden

nagegaan hoe veilig de opslag, uitgifte en administratie van reisdocumenten verlopen in een gemeente

Technosoft Construct Constructieve berekeningenTelefooncentrale software Koppeling outlook telefoonVan den Berg WIONSYSTEEM Beheer infrastructuren

23

2 januari 2013

(online)VHIC i-Select selectiewerkzaamheden in de archieven

van gemeentelijkeVicrea GVR BAG Informatiesysteem BAGVicrea GVR WKPB Informatiesysteem kadasterVicrea NEURON Stroomlijn Beschikbaar stellen van gegevens uit

basisadministratiesVROM V-Stacks gebied Informatie m.b.t. gebiedenVROM V-stacks vergunningen Informatie mbt verstrekken

vergunningen

24

2 januari 2013

6 Telefonie6.1 Vaste telefonie en de rol van het KCC Het telefoonnummer van de gemeente Goeree Overflakkee wordt

140187. Alle oproepen moeten via het KCC gaan binnenkomen Doorkiesnummers worden niet meer uitgegeven aan externe

bellers. Indien u niet op een toestel aangemeld bent, ziet u een 4 cijferig

nummer op het toestel, dat begint met een “4”. Indien u dit nummer ziet, is er niemand op het toestel aangemeld, en is het toestel niet bruikbaar (er kan niet mee gebeld worden).

Alle medewerkers krijgen een nieuw intern nummer. Dit nummer is 4-cijferig en begint met een “ 5 “. De nummers komen binnenkort via intranet beschikbaar. Dan graag checken of u er bij staat en of het mobiele nummer klopt. Als er iets fout is, moet u dit direct melden aan: helpdesk@goeree-overflakkee.nl

De medewerkers kunnen zich met hun nieuwe toestelnummer aanmelden/inloggen op elk toestel. Voor de telefonie maakt het dus niet meer uit waar u gaat zitten. Vergeet echter niet uit te loggen als u weer weg gaat.

Na 15 januari 2013 bent u ook op uw mobiele toestel bereikbaar met een 4-cijferig nummer en kunt u met uw mobieltje ook een intern toestel bellen met een 4-cijferig nummer.

Zijn de oude interne (doorkies)nummer van Middelharnis nog bereikbaar?

o Ja voor de medewerkers van het KCCo De oude doorkiesnummers van de gemeente Middelharnis

zijn van 1 januari tot 30 juni 2013 niet rechtstreeks van buitenaf bereikbaar. Dit zijn de nummers 0187 475 500 tot

25

2 januari 2013

0187 475 599 en de nummers 0187 475 600 tot 0187 475 699.

o Bellers die dus de oude doorkiesnummers gebruiken, worden allemaal doorgestuurd naar het KCC. Het KCC beantwoordt de oproepen en verbindt de bellers door naar de juiste medewerker.

o Omdat deze nummers gedurende een half jaar niet direct aankiesbaar zijn, zijn de medewerkers van een aantal afdelingen gedurende het eerste halfjaar van 2013 niet bereikbaar buiten het KCC om. Dit zijn de afdelingen VHV, MaZa en WSW. Voordeel van deze oplossing is dat de desbetreffende medewerkers niet worden lastiggevallen met telefoontjes die voor collega’s bedoeld zijn van de voormalige gemeente Middelharnis.

6.2 De mobiele vloot/de GSM De nieuwe provider van de mobiele telefonie is Vodafone De huidige mobiele nummers worden door Vodafone

overgenomen. De medewerkers met een gemeentelijke mobiele telefoon krijgen

voor de overgangsdatum een nieuw simkaartje, dat kan worden omgeruild met het oude simkaartje in de mobiele telefoon en/of tablet, op het moment dat de verbinding weg is en u niet meer kunt bellen en internetten.

Wanneer vertrekkende collega’s en bestuurders hun huidige mobiele nummer mee willen nemen, dienen zij zo snel mogelijk een nieuwe overeenkomst af te sluiten bij een provider. Er zijn dan de volgende situaties mogelijk:

o Als een nummer naar een andere klantnaam moet maar bij dezelfde provider als de huidige provider dan dient voor KPN gebruik gemaakt te worden van het “Contractovername Mobiele Telefonie’ formulier. Als u dit nodig hebt stuur dan een mailtje

26

2 januari 2013

naar helpdesk@goeree-overflakkee.nl met het 06-nummer. Dan wordt het formulier digitaal gemaild met de noodzakelijke informatie van het oude contract ingevuld;

o Voor nummers die nu bij Vodafone zitten en naar een andere klantnaam bij Vodafone moeten, kan onze leverancier dit verzorgen. Stuur dan de nieuwe klantgegevens naar helpdesk@goeree-overflakkee.nl. (kvk, rek.nr. kopie id evt. bestaand klantnummer) dan zorgt de leverancier voor de afwikkeling.

o Wanneer een nummer meegenomen dient te worden naar een ander mobiele provider dan het huidige dan dient dit aangegeven te worden door de nieuwe contractant (privé of zakelijk) en dient bij de nieuwe provider de overstap datum aangegeven te worden + oude (huidige) klantnummer dient doorgegeven te worden aan de nieuwe provider. Als u dit wil stuur dan een mail naar helpdesk@goeree-overflakkee.nl met het o6-nummer dat u wilt meenemen. Dan wordt u per omgaande de overstap datum + het oude (huidige) klantnummer gemaild.

27

2 januari 2013

7 Gebruiksaanwijzing telefoon

28

2 januari 2013

29

2 januari 2013

30

2 januari 2013

7.1 Overige telefoonfuncties

Gesprek doorverbinden- “Ruggespraak” activeren met “OK”- Toestelnummer intoetsen- Eventueel aankondigen- De hoorn neerleggen of- Of druk op functietoets verbreken

Gesprek in de wacht zetten en terugnemen- “Ruggespraak” activeren met “OK”- In display staat “terug naar wachtende- Gesprek terugnemen met “OK”

Gesprek extern doorverbinden:- “Ruggespraak” activeren met “OK”- Telefoonnummer invoeren met/zonder’0 ‘- Blader met naar “doorverbinden”- Bevestigen met “OK”, het gesprek is dan doorverbonden

Gesprek terugnemen tijdens doorverbinden- In display staat “Beëindigen en terug” - Bevestigen met “OK”- U gaat terug naar het wachtende gesprek.

Wisselen tussen 2 gesprekken- Blader met naar “Makelen”- Bevestigen met “OK”- U krijgt nu het 2e gesprek, het eerste gesprek gaat in de wacht- In het display blijft “Makelen” staan- Toets nogmaals “OK” dam wisselt u tussen de gesprekken- Om door te verbinden: toets verbreken

Terugbellen activeren

31

2 januari 2013

- Bel naar een toestel- Het gebelde toestel is bezet- In display staat “terugbellen” - Activeer met “OK”- U wordt gebeld zodra het toestel neerlegt

Conferentie activeren- “Ruggespraak” activeren met “OK”- Telefoonnummer kiezen- met bladeren naar “conferentie”- Bevestig met “OK” - Er is dan een 3 gesprek.

Toetsen programmeren- Toets *91 - De te programmeren toets indrukken- In display staat “wijzigen”- Bevestig met “OK” - Selecteer met de functie - In display staat bijvoorbeeld “telefoonnummer”- Bevestig met “OK” - Interne of externe telefoonnummer invoeren- Bevestig met “OK” - Selecteer met ‘beëindigen’. of ‘andere toets’- Bevestig met “OK”

Lijst met oproepen Hierin staan de gemiste gesprekken en de telefoonnummers die zijn opgeslagen.

- Blader met naar lijst met oproepen- Bevestig met “OK” - Blader met door de lijst

Kies het nummer met “OK”

32

2 januari 2013

8 ICT assistentieKey UsersOp elke afdeling zijn collega’s aanwezig die van bepaalde applicaties meer technische kennis hebben. Mocht u een inhoudelijke vraag hebben over een bepaald softwarepakket, dan kunt u eerst rechtstreeks uw collega vragen. Indien dit niet mogelijk is, of als er zich een storing voordoet, kunt u contact opnemen met ICT.

ICTIndien er zich een probleem voordoet binnen uw sessie kunt u contact opnemen met de Helpdesk en daar het probleem voorleggen. Door de opbouw van deze omgeving is het voor het ICT-team mogelijk om uw systeem op afstand over te nemen en rechtstreeks in op uw scherm mee te kijken. Voordat uw bureaublad ‘overgenomen’ kan worden, krijgt u wel eerst een waarschuwing of u hiermee akkoord gaat; niemand kan daardoor ongevraagd meekijken.

Vragen of problemen met een hoge urgentie kunnen telefonisch worden gemeld op toestelnummer 5155. Overige vragen, problemen of meldingen kunt u per e-mail aanmelden op helpdesk@goeree-overflakkee.nl

33

2 januari 2013

9 Post en dossiers9.1 Inkomende postDe post wordt gedigitaliseerd en geregistreerd in Decos door collega’s van het KCC. De post krijgt u niet meer fysiek op uw bureau maar via Decos.

Ingekomen post die geen registratie- of bewaarwaarde heeft, zoals tijdschriften, reclamemateriaal, e.d. wordt door de bode op de afdeling bezorgd.

9.2 Interne postElke afdeling heeft een bakje voor inkomende en uitgaande post. Met “uitgaande post” wordt hier bedoeld: interne post die van de ene naar de andere afdeling gaat. Dit kunnen bijvoorbeeld ook vloeiboeken zijn voor te ondertekenen post. Per dag zijn er twee postrondes. De tijdstippen van de postrondes worden nog gecommuniceerd.

Uitgaande postHet KCC is verantwoordelijk voor de uitgaande post. Ondertekende brieven gaan in de vloeiboeken naar het KCC ter verzending. Het KCC zorgt voor scanning / registratie in Decos.

9.3 DossiersDe gemeente doet niets meer aan fysieke dossiervorming. Recente dossiers bevinden zich in de archiefkluis. Semi-staties en statisch archief is ondergebracht bij het Streekarchief of berust nog op d oude locaties. Dossiers kunt u opvragen bij de DIM helpdesk: DIM@goeree-overflakkee.nl.

34

2 januari 2013

10Decos en Zaakgericht werken

10.1 Aanmelden in Decos, kijken naar werkvoorraad

Indien je vragen hebt over de werking van of het werken met DECOS, neem dan contact op met een van de DIM-adviseurs. 8888 of DIM@goeree-overflakkee.nl

Je klikt op het Decos-Web-icoontje op het bureaubladNadat u automatisch bent aangemeld komt u direct in het startmenu.

Ga naar het menu-item Applicatie:

Ga vanuit het startmenu, via Applicatie, naar het “drie schermen menu”. Kies daar in de linker kolom voor Werkvoorraad:

35

2 januari 2013

Via het menu-item Actief ziet u uw actieve werkvoorraad

De werkvoorraad kan, als u dat wilt, gesorteerd worden naar de diverse documentboeken:

36

2 januari 2013

10.2 Wat kunt u doen in Decos?

U kunt de bestanden bekijken door bij de registratie of bij de activiteiten op de button Open bestand te klikken.

U kunt de registratie bekijken door op de onderstreepte verwijzing te klikken

U kunt een nieuw bestand maken door op de Antwoordknop te klikken

Een notitie toevoegen bij document kan met de notitie knop

U heeft ook de mogelijkheid tot het doorsturen van het stuk naar een collega. Verander hiervoor uw eigen naam in die van uw collega. Klik daarna op bewaren. De registratie verdwijnt uit het mapje actief en staan nu in het mapje doorgestuurd.

37

2 januari 2013

10.3 Een taak in een proces uitvoeren

In een proces kunt u door een antwoord (Actie) te geven op de vraag: “wat moet u doen?“ het proces doorsturen naar de volgende processtap:

Om stukken te kunnen afhandelen selecteer je de actie die je wilt afhandelen en wijzigt u de status van Actief naar Afgehandeld.

38

2 januari 2013

10.4 Een reactie op een bestaand document maken

Gebruik de Antwoordknop in de knoppenbalk.

Handig om te wetenklik op het mapje om de bestanden te openenKlik op het envelopje om een nieuw document / bestand te maken.

Door op het potloodje te klikken kunt u een notitie toevoegen aan de registratie

Met de diskette slaat u de wijzigingen op

Met het groene vinkje kunt u een of meerdere openstaande stukken aanvinken en afhandelen

Via het decoslogo komt u altijd weer terug in het startmenu

39

2 januari 2013

Stap 1 Kies de bronregistratie waarop je wilt reageren.Bij de keuze om een Bronregistratie te selecteren wordt een groot aantal gegevens, uit de bronregistratie, automatisch opgenomen in het nieuwe document.

Stap 2Kies het soort documentenboek.Op basis van het geselecteerde documentenboek worden de sjablonen beschikbaar gesteld.

Stap 3Controleer de getoonde gegevens in het rechterscherm.

Stap 4

40

2 januari 2013

Kies het gewenste sjabloon.

Vul de (verplichte) lege velden, daar waar mogelijk, met de gewenste gegevens.Velden met een sterretje * zijn “verplichte velden” die waarden moeten bevatten.Kies altijd een gegeven uit de aanwezige tabel (verplicht)

Sla het document op met de knop OK. Het document wordt aangemaakt.

10.5 Gebruik adressenboek; aanmaken nieuw adres

Selecteer Adresboek en ga naar het Adresboek personen.

41

2 januari 2013

Klik op de button Nieuw adres .Kies een aanhef.

Vul de naam van de persoon of het bedrijf in. Vul de velden Voorletters (tussenvoegsel) en Achternaam.

42

2 januari 2013

Vul de postcode en het huisnummer in en klik met de muis in het veld “Plaats”. Decos vult automatisch straatnaam en huisnummer in het veld Adres.

Sla de gegevens op

10.6 Opslaan E-mail vanuit OutlookE-mailberichten die u ontvangt of verzendt, die relevant zijn binnen een in Decos aangemaakte zaak, moet u opslaan in Decos. Alleen dan krijgt u een compleet zaakdossier.

Ga op het e-mailbericht staan dat je wilt opslaan en klik

linksboven in het scherm op de opslagbutton

Doorloop de Decos Direct Wizard. U wordt (automatisch) aangemeld en klikt op “Volgende”

43

2 januari 2013

Kies voor het opslaan altijd de optie … “Koppelen aan een nieuwe registratie”.Geef aan of de volledige e-mail of alleen de (volgende) bijlagen opgeslagen moeten worden. Doorgaans is het het gemakkelijkst om de volledige email met bijlagen op te slaan.Selecteer het documentboek waar het bestand in opgeslagen wordt (bij een ontvangen emailbericht kiest u logischerwijs voor “Inkomende documenten”) en klik op “Volgende”.

Koppel, indien bekend, aan het zaaknummer. Klik op

Geef het zaaknummer aan en klik op de ENTER-toets. Zet een vinkje bij het juiste zaaknummer en klik op de OK-button

44

2 januari 2013

Selecteer een documenttype door in het desbetreffende invoerveld te klikken (documenttype is bij registratie van een e-mailbericht dus “E-mail”.

Klik op Voeg de NAAM toe aan de registratie

Selecteer het gewenste adressenboek

Voer een (gedeelte) van de naam in en klik op de ENTER-toetsSelecteer het gewenste NAW-gegeven met een vinkje.Registratie voltooid!Klik op “Voltooien”

45

2 januari 2013

10.7 Zoek naar dossiers en documenten

Vanuit de zaak:Geef, bovenin het scherm, in één of meerdere velden de zoekgegevens in. Dit kan door het gehele woord, een deel van het woord of een combinatie van twee woorden (zie kader zoekmogelijkheden) in te geven.Druk daarna op de Entertoets om het zoeken te starten..

Vanuit een adresboek:Geef in één of meerdere velden zoekgegevens in. Dit kan door het gehele woord, een deel van het woord of een combinatie van twee woorden (zie kader zoekmogelijkheden) in te geven.

46

2 januari 2013

Zoekmogelijkheden

Deel van waarde

Een deel van een waarde intypen, met bosch vind u Den Bosch en ’s-Hertogenbosch

= kunt u gebruiken om een exacte waarde te vinden =Noordwijk geeft alleen Noordwijk en geen Noordwijkerhout of Noordwijk ZH

ND tussen waarden om te zoeken op al deze waarden, maar willekeurige volgorde

OR om te zoeken op meerdere waarden. Ze hoeven niet allen voor te komen in een registratie

<…. AND >…. om op een periode te zoeken tussen datums, bijvoorbeeld <03-04-2009 AND >31-12-2008 voor de registraties tussen van het jaar 2009 tot 03-04-2009.

47

2 januari 2013

11Praktische Facilitaire Informatie

11.1 Openingstijden gemeentehuisBezoekersHet gemeentehuis is voor bezoekers geopend op de volgende dagen / tijdstippen: Maandag t/m vrijdag van 08.00 – 12.00 uurDonderdagavond van 18.00 – 20.00 uurZaterdagochtend van 09.00 – 11.00 uur

MedewerkersMedewerkers hebben van maandag t/m zaterdag toegang tot het gemeentehuis tussen 7.00 en 23.00 uur. Wanneer iemand buiten die tijden in het gemeentehuis moet zijn, moet eerst de alarmcentrale hiervan in kennis worden gesteld (zie verder onder: “beveiliging”).

11.2 Toegang tot (en in) het gemeentehuisDe hoofdentree van het gemeentehuis bevindt zich aan de kant van de Koningin Julianaweg. Deze ingang is alleen toegankelijk gedurende de tijden waarop het gemeentehuis voor het publiek toegankelijk is.De dienstingang bevindt zich aan de achterzijde van het gebouw, grenzend aan het parkeerterrein. Deze ingang wordt rolstoeltoegankelijk gemaakt.

Iedereen die in het gemeentehuis werkt, krijgt een badge, in de vorm van een “druppel”. Deze “druppel” houdt u voor de badgelezer (op de gevel, links van de deur van de dienstingang) en de deur wordt ontgrendeld. Desgewenst kunt u bij Facilitaire Zaken een “rolclip” verkrijgen. Daarmee kunt u de “druppel” aan uw broekriem of dergelijke bevestigen, zodat u deze altijd bij u hebt.

48

2 januari 2013

Het gemeentehuis is verdeeld in een publiekstoegankelijk deel en een niet-publiekstoegankelijk deel. De deuren die deze twee gebouwdelen van elkaar scheiden, zijn beveiligd. U kunt deze alleen met de “druppel” openen. Daarnaast zijn enkele interne ruimten beveiligd (magazijnen, facilitaire opslag, serverruimte, e.d.). Deze ruimten zijn alleen toegankelijk voor daarvoor geautoriseerde medewerkers.

11.3 TijdregistratieEr zijn drie tijdregistratieterminals. Eén hangt er in het halletje bij de dienstingang van het gemeentehuis, één hangt er bij de kantine (naast de toegangsdeur tot de CV-ruimte) en één hangt er bij het voormalige Isgo-gebouw (begane grond – links van de balie).

Bij aankomst en vertrek houdt u de “druppel” voor de badgelezer. Het systeem registreert u dan als aanwezig respectievelijk afwezig. Ook voor en na de lunchpauze moet u uit- en inklokken. Pauze van minimaal 30 minuten is verplicht.

Het tijdregistratiesysteem kent tal van gebruiksmogelijkheden. Hierover wordt u nader geïnformeerd via intranet.

11.4 Beveiliging van het gemeentehuisCamerabeveiligingRondom het gemeentehuis zijn camera’s aangebracht, die alles wat er zich rond het gemeentehuis afspeelt, vastleggen. Bij calamiteiten kunnen daartoe bevoegde medewerkers de beelden terughalen en zo nodig beschikbaar stellen aan opsporingsdiensten.

Alarmeringsysteem

49

2 januari 2013

Het gebouw is beveiligd tegen inbraak. Het bedieningspaneel treft u bij de dienstingang aan uw linkerhand.De eerste bezoeker moet ’s morgens het beveiligingssysteem uitschakelen. Wanneer u als eerste binnenkomt, geeft het bedieningspaneel een piepsignaal af.

Uitschakelen…1. U trekt het klepje aan de bovenkant naar beneden.2. U voert de code in (staat op intranet), gevolgd door OFF.3. Het alarm is uitgeschakeld en u kunt het gebouw in.

Inschakelen…1. U verzekert u dat u echt de laatste bent die het gebouw verlaat.

De wijze waarop u dit moet doen, wordt nog via intranet bekendgemaakt.

2. U trekt het klepje aan de bovenkant naar beneden.3. U voert de code in (staat op intranet), gevolgd door ON.4. U hebt 30 seconden de tijd om het gebouw te verlaten (loop

niet terug het gebouw in!).5. Het alarm is ingeschakeld.

Vals alarm…Het kan een keer gebeuren dat u een vals alarm veroorzaakt. Bijvoorbeeld doordat u het alarmsysteem vergeet uit te schakelen bij binnenkomst, of wanneer u het alarmsysteem inschakelt terwijl er toch nog iemand in het pand aanwezig is. Er gaan dan altijd de nodige toeters en bellen rinkelen.Geen paniek!Sommige mensen zijn in dit soort situaties geneigd om maar snel weg te rennen. Dat is echt niet nodig. Loop niet weg, maar los het op. Bij het optreden van een vals alarm handelt u als volgt.

50

2 januari 2013

▪ Toets de code in op het bedienpaneel (code vindt u op intranet), gevolgd door OFF. Het zenuwslopende akoestische signaal stopt dan.Let op: hiermee is de procedure nog niet voltooid. De alarmcentrale heeft dan namelijk reeds de nodige acties opgestart.

▪ Bel daarom direct de Flakkeese Beveiligingsdienst (tel. 0187 – 611 326). Noem uw naam en zeg dat er sprake is van vals alarm. Zeg dat je direct contact gaat opnemen met één van de geautoriseerde collega’s voor het afmelden van het alarm.Bel onmiddellijk één van onderstaande personen

o Jan van Nimwegen (bode) - tel. 06 - 51 79 54 29o Jaap Hollaar (teamleider facilitair) - tel. 06 – 53 87 51 60

en vertel kort wat er aan de hand is. Hij zal dan vervolgens zorgen voor de formele afmelding van het alarm.Als deze procedure niet binnen 5 minuten is afgerond, zal de Flakkeese Beveiligingsdienst alsnog poolshoogte komen nemen, om vast te stellen of het wel of niet om vals alarm gaat. Want ook iemand met minder goede bedoelingen zou deze procedure immers kunnen volgen om tijd te winnen.Als u geen van de hier genoemde collega’s kunt bereiken, komt de Flakkeese Beveiligingsdienst dus poolshoogte nemen. Ga dan niet weg, maar wacht tot zij gearriveerd zijn en vertel wat er aan de hand is.

11.5 ToegangbeheerDe fietsenberging, de dienstingang en een aantal deuren in het gemeentehuis zijn voorzien van een elektrische sluitplaat. Wanneer u uw badge voor de paslezer houdt, wordt het slot gedurende een aantal seconden ontgrendeld (mits u geautoriseerd bent om de desbetreffende ruimte in te gaan).

51

2 januari 2013

Enkele wetenswaardigheden over de werking van het systeem:▪ Biedt eerst uw pas aan, aan de paslezer, en duw of trek pas

daarna de deur open. Het slot moet namelijk even de tijd krijgen om te ontgrendelen. Als u te snel de deur wilt openen komt er teveel spanning op het slot, waardoor de deur niet ontgrendeld wordt.

▪ De elektronische sloten in de deuren van de dienstingang en de fietsenberging hebben het meest te maken met weersinvloeden. De sloten van deze deuren werken het beste als u (na het aanbieden van uw badge) éérst tegen de deur duwt en deze daarna opentrekt.

▪ Enkele deuren tussen publiekstoegankelijke en niet-publiekstoegankelijke ruimten zijn voorzien van een deurdranger die, door middel van een vergrendelknop, opengezet kunnen worden. Deze vergrendelknop is bedoeld voor gebruik bij bijzondere gelegenheden, waarbij publiek vrij toegang heeft tot de niet-publiekstoegankelijke ruimten. Als er geen sprake is van bijzondere gelegenheden, mag de vergrendelknop niet worden gebruikt.

▪ Alle toegangsbewegingen worden door het systeem in een bestand bijgehouden. Er kan achteraf dus worden achterhaald wie, wanneer en bij welke deur iemand de pas heeft aangeboden. Het uitlezen van toegangsbewegingen vindt alleen plaats als er zich onregelmatigheden hebben voorgedaan.

11.6 OvervalbeveiligingBij de balies en in de spreekkamers zit een zogeheten overvalknop (paniekknop). Deze knop mag alleen (en moet!) worden ingedrukt als er sprake is van bedreigende situaties. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een overval, (een reële dreiging van) fysiek geweld, e.d.

52

2 januari 2013

Als de knop wordt ingedrukt, gebeurt er ogenschijnlijk niets. Er gaan geen sirenes loeien, of iets dergelijks. Maar één druk op de knop zet wel onmiddellijk een serieus en professioneel hulpverleningsproces in werking. Een melding via de overvalknop krijgt bij de politie altijd de hoogste prioriteit.

Procedure overvalmeldingDe procedure bij een overvalmelding is als volgt.

▪ Bij een bedreigende situatie aan de balie of in de spreekkamer, drukt de medewerker de paniekknop in.

▪ De Alarmcentrale zet de melding automatisch door naar Meldkamer.

▪ De Alarmcentrale geeft tevens het nummer door waarop gemeentehuis telefonisch bereikbaar is.

o Alleen nummer 14 0187 is als zodanig geregistreerd.o De Meldkamer stuurt onmiddellijk de politie naar het

pand.o De politieauto positioneert zich niet in het volle zicht van

het gebouw (meestal in de omgeving van de Amalia van Solmsweg – schuin tegenover het gemeentehuis). Dit om te voorkomen dat een overval overgaat in een gijzeling.

▪ De politie neemt telefonisch contact op met het pand (14 0187).▪ Als er niet wordt opgenomen dan is de politie in hoogste staat

van paraatheid. Afhankelijk van het tijdstip, de omstandigheden, e.d. zal de politie de straat afzetten en andere maatregelen treffen.

▪ Als de telefoon wel wordt opgenomen vraagt de politie wat er aan de hand is.

o Als er sprake is van een bedreigende situatie, moet dat worden meegedeeld en zal de politie aanwijzingen geven en actie ondernemen.

53

2 januari 2013

o Als er sprake is van loos alarm, zal de politie veiligheidshalve wat vragen stellen. Tot de afhandelingprocedure behoort dan in elk geval dat er iemand naar buiten moet komen en zich bij de politieauto moet melden. Vooraf stemt de politie telefonisch af wie er naar buiten komt en hoe hij/zij er uitziet (naam, postuur, kleding).

Het spreekt vanzelf dat een overvalknop zich er niet voor leent om er onaangekondigd meete gaan testen. U mag er van uitgaan dat het werkt. De praktijk heeft het bewezen!Als er niettemin sprake zou zijn van loos alarm, neem dan onmiddellijk contact op met éénvan de onderstaande personen:

▪ Jan van Nimwegen (bode) - tel. 06 - 51 79 54 29▪ Jaap Hollaar (teamleider facilitair) - tel. 06 – 53 87 51 60

Zij kennen de juiste afmeldprocedure en beschikken over de daarvoor geldende meldcodes.Zij zullen dan proberen een uitruk van de politie te voorkomen. Maar het moet dan wel heelsnel gebeuren. Anders moet de procedure worden afgewikkeld, zoals hiervoor omschreven.

11.7 KlimaatbeheersingHet bestaande gebouw en de aanbouw hebben elk een eigen centrale verwarmingsinstallatie. Ook hebben beide gebouwen een eigen aircovoorziening. Het bestaande gebouw vaste thermostaatknoppen, waarmee de koeling kan orden beïnvloed. In de aanbouw zijn de units voorzien van een losse afstandsbediening.

54

2 januari 2013

Binnenkort treft u op intranet een instructie aan over de werking van de Cv-installatie en koelinstallatie. Ook zal aandacht worden besteed aan de vraag hoe u de installatie kunt bedienen bij (over)werk buiten reguliere kantoortijden.

11.8 ZonweringBuitenDe buitenzonwering van het bestaande gemeentehuis werkt automatisch (met behulp van sensoren). Ook zijn er knoppen aanwezig waarmee de zonwering per werkruimte kan worden bediend.De zonwering voor de aanbouw moet nog worden gemonteerd.

BinnenDe werkruimten in het bestaande gebouw beschikken over lamellen, waarmee de daglichttoetreding kan worden gereguleerd. De werking spreekt voor zich. In de aanbouw zijn hiervoor jaloezieën aangebracht. Het ophalen of neerlaten van de jaloezie werkt als volgt: Koord hangt rechts: Trek het koord eerst naar links en trek dan op

of laat neer. Koord hangt links: Trek het koord eerst naar rechts en trek dan op

of laat neer.

55

2 januari 2013

12 Het Nieuwe WerkenHet gemeentebestuur van Goeree-Overflakkee wil ruimte bieden aan Het Nieuwe Werken (HNW). Dat is overigens een ontwikkeltraject, omdat nog niet alle randvoorwaarden die hierbij horen, zijn ingevuld. Ook moet er nog beleid op worden ontwikkeld.

12.1 WerkplekEen standaard werkplek bestaat uit een in hoogte verstelbaar bureau van 180x90 cm met een CPU-houder, een bureaustoel en één strekkende meter opbergruimte voor persoonlijke spullen en persoonlijke werkvoorraad. Wanneer aantoonbaar meer bergruimte nodig is, wordt er – na akkoord van de leidinggevende – meer kastruimte beschikbaar gesteld. Deze extra opbergruimte heeft een tijdelijk karakter, omdat de organisatie steeds meer digitaal gaat werken.

Bureaus in de aanbouw (en een deel van de bureaus in het bestaande gemeentehuis) zijn in hoogte verstelbaar door middel van een slinger. Aangeraden wordt de slinger op te bergen in de kast. In het bestaande het bestaande gemeentehuis staan nog ongeveer 90 bureaus die wel hoogte-instelbaar zijn (eenmalig), maar niet hoogte-verstelbaar. Deze bureaus beschikken niet over een CPU-houder. In verband daarmee worden de computers van deze werkplekken geplaatst op een bij het bureau behorend ladeblok.

Afhankelijk van het tempo van de invoering van HNW, zullen de oude hoogte-instelbare bureaus mettertijd vervangen worden door hoogte-verstelbare bureaus met CPU-houder. Vanaf dat moment zullen de ladeblokken worden afgevoerd.

56

2 januari 2013

12.2 Van vaste werkplek naar flexibele werkplekMedewerkers die fulltime in dienst zijn, krijgen bij de start van de nieuwe gemeente een “eigen” werkplek. Parttimers krijgen in principe een deelwerkplek. Daarom moeten parttimers hun werkroosters, in overleg met hun leidinggevende, op elkaar afstemmen.Deze startsituatie borgt een logische clustering van de verscheidene teams.

De bureaus en kasten hebben in een vaste plaats binnen de werkruimte. Een en ander wordt op tekening gezet, die gebruikt wordt voor facilitaire doeleinden. Wanneer er behoefte is om bureaus en/of kasten te verplaatsen, moet u dit melden bij de facilitaire helpdesk (facilitair@goeree-overflakkee.nl of tel. 9999). Als verplaatsingen ook consequenties hebben voor ICT, dan zal het facilitaire team dit doormelden naar de helpdesk ICT.

Wanneer een medewerker een dagdeel of langer afwezig is, mag een collega ongevraagd van zijn of haar werkplek gebruikmaken.

In de loop van de tijd wordt het concept van “eigen werkplekken” steeds meer losgelaten en kiezen medewerkers hun werkplek, afhankelijk van de werkzaamheden die ze moeten uitvoeren. Dat kan een stiltewerkplek zijn, maar ook bij collega’s van andere afdelingen met wie (bijvoorbeeld in projectverband) wordt samengewerkt.

12.3 Clean s creen - d esk - f loorDe gemeentelijke organisatie werkt van meet af aan volgens het clean screen / clean desk / clean floor concept (Clean Desk Policy). De betekenis ervan spreekt eigenlijk voor zichzelf.

57

2 januari 2013

Clean screenWanneer u uw werkplek verlaat, ook al is het maar voor even, vergrendel dan uw computer (Crtl-Alt-Del – Enter). Zo voorkomt u dat onbevoegden kennisnemen of gebruikmaken van uw bestanden of programma’s. Bij vertrek moet u zich ook afmelden op uw telefoontoestel. De collega’s van het KCC zien in één oogopslag dat u op uw vaste toestel niet bereikbaar bent.

Clean desk / clean floorHet bureau en de directe omgeving moet dagelijks bij vertrek worden opgeruimd. Er mogen dus geen persoonlijke spullen of werkvoorraad op, onder of naast het bureau worden achtergelaten. Dit is niet alleen een must voor het goed kunnen uitvoeren van schoonmaakonderhoud, maar het is ook een logisch gevolg van de geleidelijke invoering van HNW.

De maand januari is ervoor om in dit opzicht orde op zaken te stellen. Verschillende medewerkers hebben veel meer pullen / werkvoorraad meegenomen laten verhuizen naar de nieuwe werkplek dan waarvoor kastruimte beschikbaar is. Vaak gaat het om forse archiefbestanden over een periode van vele (soms tientallen) jaren, die nog niet naar het centrale archief zijn afgevoerd. De tijd heeft daarvoor ontbroken. Deze slag kan in januari alsnog worden gemaakt.

12.4 Handhaving Clean Desk/Floor PolicyVanaf 1 februari 2013 zal de Clean Desk/Floor Policy worden gehandhaafd. Gedurende die maand worden “overtreders” nog slechts geattendeerd op hun nalatigheid. Vanaf 1 maart 2013 neemt de handhaving serieuze vormen aan. Notoire weigeraars worden een handje geholpen. ’s Avonds kan het mogelijk nog een rommeltje zijn op of rond het bureau, maar ’s morgens voldoet de werkplek tot in de puntjes aan de Clean Desk/Floor Policy.

58

2 januari 2013

12.5 VergaderserviceIn het bestaande gemeentehuis zijn er 5 vergaderruimten en in de aanbouw 7 (waarvan enkele met een schuifwand). Ook in het voormalige Isgo-gebouw zijn vergaderruimtes beschikbaar. ’s Avonds staan die in principe ter beschikking van de gemeenteraad en de raadsfracties. Overdag kunnen die ook door de organisatie worden gebruikt.

Vergaderruimten kunnen via intranet worden gereserveerd. Ook koffie, thee en lunches kunnen daarbij worden gereserveerd. Vergaderingen met lunch moeten in beginsel in het gemeentehuis worden gehouden, zodat de lunch in de kantine kan worden gebruikt. Lunches worden doorbelast aan de afdeling die deze aanvraagt.

12.6 Concentratiewerkplekken en projectenIn het voormalige Isgo-gebouw worden 20 flex-werkplekken gerealiseerd. Hiervan kan ieder vrij gebruikmaken als stiltewerkplek of voor projectgroepen, of dergelijke. Deze werkplekken zijn op 2 januari 2013 nog niet operationeel. Zodra de werkplekken zijn ingericht, zal dit op intranet worden gepubliceerd.

59

2 januari 2013

13 Overige Facilitaire zaken

13.1 KantoorartikelenKantoorbenodigdheden kunnen worden aangevraagd via facilitair@goeree-overflakkee.nl.

13.2 Binnen beplantingIn januari 2013 worden de kamers voorzien van beplanting. Met het oog op onze contractuele verplichtingen jegens de leverancier, is het niet toegestaan eigen planten mee te brengen.

13.3 Kopiëren, printen, scannenIn de gemeentelijke gebouwen staan op diverse plaatsen multifunctionals. Met deze machines kunt u kopiëren, printen en scannen.

De machines werken in combinatie met uw “druppel”. U kunt bijvoorbeeld meerdere printopdrachten geven. De machine drukt deze pas af, nadat u de badge voor de badgelezer van de machine hebt gehouden.

Het systeem werkt volgens het principe van “follow-me-printing”. Het maakt dus niet uit welke machine u kiest. Is de ene machine bezet, dan kiest u een andere machine. Nadat u uw badge voor de badgelezer hebt gehouden, haalt de machine uw printopdrachten naar zich toe en drukt ze af.

Grote volumes kopieerwerk kunnen worden verzorgd door Facilitaire Zaken.

60

2 januari 2013

13.4 Ophangen schilderijen etc.In januari zullen de wanden worden voorzien van middelen die u kunt gebruiken voor het ophangen van schilderijen e.d.Let op: boren in de wanden of zelf voorzieningen aanbrengen is niet toegestaan. Kunt u niet uit de voeten met de standaard ophangfaciliteiten? Meldt dit dan bij facilitair@goeree-overflakkee.nl. Er wordt dan een passende oplossing gezocht.

13.5 AbonnementenbeheerAbonnementen kunnen worden aangevraagd via facilitair@goeree-overflakkee.nl. Dit kan alleen na toestemming van uw teamleider. De abonnementen worden doorbelast aan de desbetreffende afdeling.

13.6 ParkeerterreinHet parkeerterrein achter het gemeentehuis biedt ruimte aan ruim 180 auto’s. Het parkeerterrein is afgesloten door een hekwerk en een schuifpoort. De schuifpoort gaat ’s morgens vroeg open en wordt ’s avonds weer dicht gedaan.

Achter de schuifpoort bevindt zich een slagboom. Deze kan worden bediend met uw toegangsbadge (de “druppel”).Wanneer u het parkeerterrein verlaat op het moment dat de schuifpoort dicht is, hoeft u geen extra handelingen te verrichten. Er zit een “lus” in de weg die uw auto detecteert en ervoor zorgt dat de slagboom en de poort zich openen.

Bij het opstellen van deze tekst waren de voorzieningen nog niet gebruiksklaar. Er is dus nog geen gelegenheid geweest om te testen. Mogelijk volgt er nog een nadere instructie op intranet.

61

2 januari 2013

13.7 RestaurantDe catering wordt verzorgd door Appel@Work. Het restaurant is op werkdagen geopend van 12.00 tot 13.30 uur. In het restaurant kan worden betaald met de chipknip en de pinpas. Buiten de openingstijden worden kleine versnaperingen aangeboden (gevulde koek, e.d.).

Het restaurant kan buiten de genoemde tijden worden gebruikt voor overleg en afstemming. Het wordt een gezellige ruimte, waar u in een ontspannen setting besprekingen kunt voeren. Waarom zou u een “formele vergaderkamer” reserveren als u het overleg ook kunt houden in de “warme kantine”.

13.8 SchoonmaakHet gemeentehuis wordt schoongemaakt tussen 17.00 en 20.00 uur.

13.9 Automatische externe defribillatorIn een alarmkast, aan de rechterzijde van de hoofdentree van het gemeentehuis, is een automatische externe defibrillator (AED) geïnstalleerd. Dit is een draagbaar toestel dat wordt gebruikt bij een persoon met een circulatiestilstand, waardoor op een geautomatiseerde manier een elektrische schok wordt toegediend, met als doel het hart weer in een normaal ritme te brengen.

ToepassingBij personen met een circulatiestilstand, is het van belang dit zo snel mogelijk te herkennen en zo snel mogelijk hulp te bieden. Deze hulp wordt de keten van overleven genoemd en bestaat uit:

▪ zo spoedig mogelijk alarmeren via 1-1-2;▪ zo spoedig mogelijk starten met Basic Life Support;▪ zo spoedig mogelijk een AED inzetten (zo nodig defibrilleren);

62

2 januari 2013

▪ zo spoedig mogelijk Advanced Life Support (uitgebreide medische hulp) verlenen.

Doordat een AED een eenvoudig te bedienen automatisch toestel is, is het nu mogelijk dat defibrilleren niet uitsluitend door de professionele hulpverleners kan worden uitgevoerd, maar ook door andere (opgeleide) personen. Op een AED zitten meestal slechts twee knoppen. Eén om het toestel in te schakelen en één om een schok toe te dienen. Na het aanzetten zal het toestel de hulpverlener door middel van gesproken instructies begeleiden. Het zal de hulpverlener vragen om de elektroden op de borst van het slachtoffer te plakken en het zal nadien automatisch een analyse van het hartritme maken. Stelt het toestel vast dat er sprake is van ventrikelfibrilleren of ventrikeltachycardie, dan zal een elektrische schok worden geadviseerd en zal het de hulpverlener instrueren om deze toe te dienen. Vervolgens gaat men weer door met thoraxcompressies en beademen (Basic Life Support).

AED gebruiken, mag dat wel?In Nederland is het iedereen toegestaan om in geval van een noodsituatie of een levensbedreigende situatie een AED te gebruiken.Onze AED is zeer gebruiksvriendelijk doordat je door het proces heen ‘gepraat’ wordt. Het apparaat geeft vanaf het moment van openen duidelijke aanwijzingen. Mede om deze eigenschap kan een ieder deze AED gebruiken.

Mocht je in een situatie terecht komen waarbij de hulp van de AED gewenst is, schroom dan niet.