GIS en duurzaamheid

De toegankelijkheid van digitale geografische informatie door de tijd

Scriptie Auteur: Daniël Obbink

Opleiding: Media, Informatie en Communicatie Profiel Informatiemanager Deeltijd met Archivistiek

Hogeschool van Amsterdam Docent: Geert-Jan van Bussel

Opdrachtgever: waterschap Zeeuwse Eilanden

Praktijkbegeleider: Johan van Cranenburgh

Inleverdatum: 13 augustus 2007

Voorwoord Sinds 1 januari van dit jaar ben ik werkzaam bij het Zeeuws Archief als account-manager waterschapsarchieven en projectmedewerker toegankelijk maken. Hier-voor heb ik 5 jaar gewerkt bij het waterschap Zeeuwse Eilanden als medewerker Documentaire Informatie Voorziening (DIV). In de tijd dat ik werkzaam was bij het waterschap heb ik de opleidingen SOD II en VVA gevolgd. Op dit moment bevind ik mij in de afstudeerfase van de opleiding Informatie Dienstverlening en Management (IDM) aan de Hogeschool van Amsterdam, welke opleiding gecom-bineerd kan worden met het behalen van het diploma Archivistiek B. Deze oplei-ding volg ik met als doel het goed kunnen beheren van de statische water-schapsarchieven. Als afstudeeronderwerp voor de opleiding IDM heb ik gekozen het Geografisch Informatie Systeem (GIS). Dit systeem wordt onder andere gebruikt bij water-beherende overheidsinstanties zoals het waterschap. Het GIS geldt nog steeds als een van de laatste ‘hete hangijzers’ waar binnen het vakgebied van de archief- en documentaire informatiewetenschap geen pasklare oplossingen voor zijn gevonden. Ik heb er gedurende mijn loopbaan tot nu toe dan ook veelvuldig over gehoord en gelezen, als zijnde een lastig te doorgronden verschijnsel, waar vanuit de archiefwereld met gemengde gevoelens tegenaan wordt gekeken. Enerzijds staat het ver van huidige, veelal nog ‘klassiek’ op-geleide archivarissen af. Anderzijds beseffen zij dat zij misschien niet direct, maar dan toch binnen niet al te lange tijd met digitale geografische informatie te maken zullen krijgen. De vraag is of zij, met de kennis die hen op dit moment ter beschikking staat, tegen die tijd voldoende in staat zullen zijn deze op efficiënte en effectieve wijze te beheren. Met mijn onderzoek heb ik onder andere gepoogd de kloof die zich gaat aftekenen tussen de in razend tempo digitaliserende archiefvormende instellingen enerzijds, en de overwegend papieren archief beherende instanties anderzijds, wat kleiner te maken. Ook binnen de informatievoorziening van het waterschap Zeeuwse Eilanden gaat het GIS in de nabije toekomst een steeds belangrijker rol spelen. Tendensen die hierop wijzen zijn steeds duidelijker waar te nemen. Wellicht kan op het gebied van het beschikbaar stellen van historische informatie ten behoeve van de bur-gers het GIS eveneens worden ingezet. Deze scriptie is bedoeld als advies gericht aan managers binnen zowel het water-schap Zeeuwse Eilanden als het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief zal binnen 10 tot 20 jaar beheerder worden van de archiefbescheiden die door het huidige waterschap gevormd of ontvangen zijn. Maar uiteraard kunnen ook andere geïnteresseerden ervan kennis nemen. Langs deze weg wil ik mijn speciale dank betuigen aan mijn praktijkbegeleider Johan van Cranenburgh, die gedurende het volbrengen deze afstudeeropdracht een onmisbare bron van informatie is geweest. Hij is naast deskundige op het gebied van GIS en informatiemanagement zeer geïnteresseerd in de vele archief-schatten van het waterschap en frequent bezoeker van het Zeeuws Archief. Als geen ander kan hij daardoor de meerwaarde zien van het combineren van deze oude archiefbronnen met een geavanceerd systeem als het GIS. Ik hoop in de toekomst nog met hem te kunnen samenwerken om de hiervoor genoemde kloof te kunnen overbruggen.

2

Inhoud 3 Samenvatting 4 Abstract 5 1. Inleiding 6 2. Definitie en gebruik 8 2.1. Wat is het GIS? 8 2.2. Het GIS en de Archiefwet 9 2.3. Gebruik van het GIS bij het waterschap Zeeuwse Eilanden 10 2.3.1. Bodemkwaliteitskaarten 13 2.3.2. Zeekoe 15 3. GIS en duurzaamheid 17 3.1. Metadatastandaards 17 3.2. Open source en duurzaamheid 19 4. Mogelijkheden voor blijvende bewaring 20 4.1. Oplossingsrichting 1: ‘bevriezen’ 20 4.2. Oplossingsrichting 2: het toepassen van waardering en selectie 21 4.3. Oplossingsrichting 3: het toegankelijk maken ten behoeve van de

openbaarheid in de dynamische omgeving 22 5. Naar een toekomstvast GIS; toegankelijkheid door de tijd 23 5.1. Analyse oplossingsrichtingen; beste oplossing 23 5.2. Een blik op de toekomst: WIA, WaterschapsNet, geo-portalen 25 6. Conclusies en aanbevelingen; suggesties voor vervolgonderzoek 30 6.1. Conclusie; beantwoording van de centrale vraag 30 6.2. Aanbevelingen ten behoeve van het waterschap Zeeuwse

Eilanden en het Zeeuws Archief 32 6.3. Suggesties voor vervolgonderzoek 34 Bronnenoverzicht 35 Verklarende woordenlijst 39 Bijlagen 46

3

Samenvatting In de afgelopen tien jaar heeft het gebruik van geografische informatiesystemen bij waterbeherende overheidsinstellingen als het waterschap Zeeuwse Eilanden een hoge vlucht genomen. Het Geografisch Informatie Systeem (GIS) neemt binnen de informatievoorziening van deze organisaties een steeds meer centrale positie in. Het gevolg hiervan is dat het GIS in toenemende mate proces-gebonden informatie bevat, die een belangrijke rol kan spelen in zowel de eigen bedrijfsvoering als de politieke en juridische verantwoording. Deze scriptie richt zich voornamelijk op het vinden van een oplossing voor het toegankelijk houden van digitale geografische informatie ten behoeve van een derde belangengroep, die van de toekomstige historisch onderzoekers. In deze scriptie wordt de volgende definitie voor het GIS gehanteerd: Een informatiesysteem voor de invoer, het beheer, de integratie, de analyse, de verwerking en de presentatie van ruimtelijke gegevens, ter ondersteuning van werkprocessen. Vanuit deze invalshoek gezien valt het GIS in Nederlandse overheidsorganisaties onder de werking van de Archiefwet 1995 en moet het voldoen aan de hieruit voortvloeiende duurzaamheidseisen. Zeker op de langere termijn, waarop het cultureel-historisch belang de overhand krijgt, is het waarborgen van de duurzaamheid van digitaal vervaardigde en opgeslagen informatie een probleem. Aan de hand van twee voorbeelden uit de dagelijkse praktijk van het waterschap wordt de werking en duurzaamheidsproblematiek van het GIS onderzocht, namelijk de bodemkwaliteitskaarten en het project ‘Zeekoe’. In beide voorbeel-den zijn de drie genoemde belangen van een verantwoorde archivering duidelijk vertegenwoordigd. In beide gevallen blijkt ook dat zowel het bedrijfsvoerings- als verantwoordingsbelang beter gewaarborgd zijn dan het cultuur-historisch belang. Er wordt een drietal of eigenlijk een tweetal oplossingsrichtingen onderzocht: enerzijds het met periodieke intervallen bevriezen van de database en anderzijds het toegankelijk houden van de digitale geografische bestanden binnen het net-werk van de archiefvormer, eventueel in combinatie met de toepassing van waardering en selectie. Op grond van diverse voor- en nadelen heeft de laatste oplossingsrichting de voorkeur. Waardering en selectie kunnen worden toegepast door middel van het gebruik van metadata. Door het koppelen van de juiste metadata aan geografische be-standen kunnen deze al aan de bron, dat wil zeggen bij het ontstaan, worden gekenmerkt als ‘te bewaren’ of ‘te vernietigen’. Bestanden die voor openbaarmaking in aanmerking komen kunnen toegankelijk worden gemaakt met behulp van internettechnologie. Samenwerkingsverbanden tussen de Nederlandse overheden als Nederlandse Overheid Referentie Architec-tuur (NORA) en Waterschaps Informatie Architectuur (WIA) scheppen hiervoor het juiste klimaat. Een belangrijk recent initiatief van het Waterschapshuis is WaterschapsNet, dat als doel heeft de elektronische dienstverlening aan de burger te verbeteren. Hierin is ook ruimte gecreëerd voor een cluster geografie, waarin (historische) geografische informatie van de waterschappen kan worden geraadpleegd. De toekomstige beheerders van de geografische informatie, waaronder regionaal historische centra zoals het Zeeuws Archief, dienen te worden betrokken in het bepalen van de content van dergelijke clusters. Hoe de duurzaamheid, ofwel de authenticiteit, toegankelijkheid en leesbaarheid op de lange termijn kan worden gewaarborgd is echter nog onvoldoende duidelijk. Het toepassen van conversie en migratie lijkt tot op heden nog steeds de enige bruikbare methode.

4

Abstract In the Netherlands, the use of geographic information systems has increased considerably in varied application areas during the last decade. In public service in general and especially in waterboards, these systems are developing into important tools for supporting the tasks they have to perform. Their main functions concern interests like fulfilling business needs and political and juridical responsibility. The theme of this study is keeping digital geographic information accessible in the long term in favour of a third party: the future historic or scientific researcher. A geographic information system (GIS) is defined as a system for capturing, storing, analyzing and managing data and associated attributes which are spatially referenced to the surface of the earth, in order to support the business needs of an organisation. From this point of view, a GIS as used by waterschap Zeeuwse Eilanden, the main waterboard in the province of Zeeland, is within the scope of the Dutch 1995 Archives Act. This means that all data that are predestined to be kept permanently have to meet the relevant requirements of durability. Primarily in the case of digital (geographic) information this appears to be a problem. In order to analyze this problem and find a possible solution, two GIS applications are studied within the task field of waterschap Zeeuwse Eilanden, namely the creation, adoption and use of soil quality maps and a project named ‘Zeekoe’. In both cases the three main interests concerning archiving governmental information (i.e. business needs, responsibility and cultural and historical interests) are clearly represented. As in both cases, it seems that the first two interests are better served than the last. Three, or actually two possible solutions are examined: on the one hand the so called ‘database freeze’ and on the other hand providing access to historical geographic information within the network of the original creator of the records. The last option can eventually be combined with appraisal and disposal. Based on several pros and cons, this last option is to be preferred. The use of metadata is essential for keeping digital geographic records accessible in the long term and applying appraisal and disposal in the earliest possible stage. Public access can be provided with the help of internet technology. Recent initiatives in e-government like NORA (Nederlandse Overheid Informatie Architectuur) and WIA (Waterschaps Informatie Architectuur) can create the right circumstances to facilitate public networks and platforms like Waterschaps-Net. In the near future, Dutch citizens will be able to search, combine and present historical geographic data on these platforms. The Zeeuws Archief, principle archive for the province of Zeeland and future holder of the digital geographic records of waterschap Zeeuwse Eilanden, should play an important role in deciding how these records are to be presented on WaterschapsNet. One important question still remains to be answered: How can authenticity, accessibility and readability of digital geographic records be guaranteed ‘ad infinitum’? Up to the present day, the only reasonable answer seems to be by constant conversing and migrating.

5

1. Inleiding In een GIS kan informatie van velerlei aard worden gekoppeld aan geografische coördinaten of referenties. Maar wat ís GIS nu daadwerkelijk? Om welke informatie gaat het precies, en hoe wordt de blijvende toegankelijkheid hiervan gegarandeerd? Welke ontwikkelingen met betrekking tot het gebruik ervan zijn waar te nemen en welke gevolgen heeft dit voor deze toegankelijkheid? Het begrip duurzaamheid heeft betrekking op de toegankelijkheid van docu-menten op zowel de korte als de lange termijn, vandaar dat ik heb gekozen voor de term ‘toegankelijkheid door de tijd’ in de neventitel van deze scriptie. De centrale vraag is nader toegespitst op de door mij onderzochte organisatie. Deze organisatie zal in het vervolg worden aangeduid als ‘casus’. De centrale vraag luidt: Op welke manier kan de duurzaamheid van digitale geografische informatie die is gevormd door het waterschap Zeeuwse Eilanden worden gewaarborgd? Van de centrale vraag kunnen meerdere deelvragen worden afgeleid. Deze zijn ook terug te vinden in het afstudeerplan dat ik voorafgaand aan het uitvoeren van het onderzoek heb opgesteld. Dit plan en het hieraan ten grondslag liggende afstudeervoorstel zijn te vinden in bijlagen I en II. Op grond van de centrale vraag heb ik de volgende deelvragen geformuleerd: 1. Wat is het GIS en hoe werkt het? 2. Hoe wordt het GIS gebruikt bij het waterschap Zeeuwse Eilanden? 3. Hoe wordt het GIS gebruikt bij andere instellingen, bijvoorbeeld

Rijkswaterstaat? 4. Welke informatie komt binnen een GIS in aanmerking voor blijvende

bewaring? 5. Waarom is het blijvend bewaren een probleem? 6. Voor wie is het een probleem? 7. Wat zijn mogelijke oplossingsrichtingen? Bij het onderzoek ten behoeve van de beantwoording van de centrale en hiervan afgeleide vragen ben ik met behulp van de volgende driedeling van activiteiten te werk te gaan: • Dataverzameling. In deze fase werden door middel van met name internet-

en literatuuronderzoek en interviews de benodigde gegevens verzameld om de verschillende deelvragen te kunnen beantwoorden.

• Data analyse. De verzamelde gegevens zijn geanalyseerd en gerelateerd aan de hoofdvraag.

• Rapportage en conclusie. In de uiteindelijke verslaglegging is over de analyse gerapporteerd en is de hoofdvraag beantwoord. Deze scriptie is het product van deze laatste fase.

In de praktijk is echter gebleken dat een dergelijke indeling niet strikt te maken is. De gegevensverzameling en –analyse en rapportage hebben dan ook veel-vuldig tegelijkertijd plaats gevonden. In grote lijnen kan echter wel gesteld wor-den dat het onderzoek gedeeltelijk medio 2006 en begin 2007 heeft plaats-gevonden en de uiteindelijke verslaglegging medio 2007.

6

Bij het beantwoorden van de verschillende deelvragen heb ik gebruik gemaakt van diverse bronnen, die zijn vermeld in de bijlage ‘bronnenoverzicht’. Voor alle deelvragen heb ik gebruik gemaakt van zowel literatuur, websites als interviews. Bij de deelvragen met betrekking tot het GIS binnen het waterschap echter, hebben interviews de overhand gehad. Bij de overige deelvragen (1 en 4 tot en met 7) waren dit meer de literaire en internetbronnen. In het afstudeervoorstel is tevens inzake het gebruik van GIS bij een andere overheidsinstelling (3). De beantwoording van deze vraag is binnen het kader van dit onderzoek niet meer, of slechts terloops aan de orde gekomen. Daar-naast bleek deze achteraf minder relevant, aangezien de onderzochte casus-situatie zeer specifiek betrekking heeft op het waterschap Zeeuwse Eilanden en het Zeeuws Archief. In verband met de ontwikkelingen die worden beschreven in paragraaf 5.2. kan het wel van belang of leerzaam zijn om te kijken naar vooral andere waterschappen. Dit heb ik dan ook meegenomen in de suggesties voor vervolgonderzoek. In het volgende hoofdstuk zal begonnen worden met de definiëring van het GIS die de basis vormt voor de rest van deze scriptie (2.1.). Daarnaast zal een be-schrijving worden gegeven van de samenhang tussen het GIS en de Archiefwet (2.2.) en het gebruik van het GIS binnen het waterschap Zeeuwse Eilanden (2.3.) Twee specifieke toepassingen van het GIS bij het waterschap worden nader toegelicht, namelijk de bodemkwaliteitskaarten (2.3.1.) en ‘Zeekoe’ (2.3.2.). Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 de duurzaamheid van het GIS besproken en een belangrijk aspect hiervan, namelijk de metadata en metadatastandaards (3.1.). Ook wordt gekeken naar een veelgehoorde nieuwe trend binnen de GIS wereld, de zogenaamde open-source software, en welke implicaties dit kan hebben met betrekking tot de duurzaamheid (3.2.). In hoofdstuk 4 wordt een drietal oplossingsrichtingen besproken aangaande de problematiek van de duurzaamheid van digitale geografische informatie. Dit zijn achtereenvolgens het ‘bevriezen’ van de database (4.1.), het toepassen van waardering en selectie (4.2.) en het toegankelijk maken van digitale geo-grafische informatie ten behoeve van de openbaarheid in de dynamische omge-ving (4.3.). Hoofdstuk 5 bestaat uit een analyse van de verschillende oplossingsrichtingen (5.1.). Er wordt een keuze gemaakt voor één of meerdere beste oplossingen binnen de onderzochte casussituatie. Daarnaast wordt een toekomstscenario ge-schetst waarin deze oplossingsrichting een rol speelt (5.2.). Hoofdstuk 6 bestaat ten slotte uit de eindconclusie en bijbehorende aan-bevelingen voor zowel het waterschap Zeeuwse Eilanden als het Zeeuws Archief. Deze komen aan de orde in paragraaf 6.2. Eerst wordt echter gekeken naar de beantwoording van de centrale vraagstelling (6.1.). Daarnaast worden enkele suggesties gedaan voor vervolgonderzoek (6.3.).

7

2. Definitie en gebruik In dit hoofdstuk wordt het GIS gedefinieerd en wordt nader ingegaan op het gebruik ervan bij het waterschap Zeeuwse Eilanden. Daarnaast wordt gekeken naar de implicaties die de Archiefwet van 1995 voor een systeem als het GIS heeft. Bij het formuleren van een definitie heb ik gebruik gemaakt van de scriptie van Tamara van Zwol, die in 1999 aan de Hogeschool van Amsterdam op dit onderwerp is afgestudeerd. Naast een definitie van het GIS geeft zij een uiteen-zetting van het gebruik van de belangrijkste digitale geografische basisbestanden bij verschillende bronhouders in Nederland. Daarnaast onderzoekt zij hoe en in hoeverre deze bestanden worden gearchiveerd, door wie en met welk doel. De probleemstelling is nog steeds sterk actueel, hoewel deze nu al bijna 10 jaar geleden is geformuleerd en onderzocht.1

2.1. Wat is het GIS? GIS is een verzamelnaam voor verschillende typen informatiesystemen die geografische informatie opslaan, beheren en bewerken ten behoeve van beleid- en besluitvormingsprocessen.2 Uit deze definitie is af te leiden dat het GIS vele verschijningsvormen kan hebben, wat een universele definitie moeilijker maakt. Bernhardsen beweert dan ook: ’Although there is no universal definition for computer systems manipulating geographic data, GIS is the collective term commonly accepted for them’. 3

Bij het definiëren van het GIS is een onderscheid te maken in twee invalshoeken. Enerzijds is er een zuiver technologische benadering, die de overhand heeft bij de hiervoor genoemde Bernhardsen. Hij formuleert het GIS als een computer-systeem, geïmplementeerd met hardware en software- functionaliteiten voor onder andere het opslaan, managen, manipuleren, analyseren en presenteren van geografische informatie. Zo is de meerderheid van geografische informatiesystemen gedefinieerd, met de nadruk op de technologische toepassingen en mogelijkheden van het systeem. Uitgaande van de andere benadering, een meer procesmatig en archivistisch in-zicht, omschrijft Den Teuling GIS als ‘een hulpmiddel voor het invoeren, bewer-ken, analyseren en presenteren van ruimtelijke gegevens, ter ondersteuning van beleidsprocessen.’ Den Teuling legt de nadruk hiermee op het GIS als onderdeel van het werkproces.4 Ten Cate gaat slechts uit van de functies van het informatiesysteem, hoewel de uitleg zich in essentie niet onderscheidt van de eerder genoemde definities: ‘Een GIS is een informatiesysteem voor de invoer, het beheer, de integratie, de analyse, de verwerking en de presentatie van ruimtelijke gegevens.’5

In het vervolg van deze scriptie zal onder een GIS worden verstaan: Een informatiesysteem voor de invoer, het beheer, de integratie, de analyse, de verwerking en de presentatie van ruimtelijke gegevens, ter ondersteuning van werkprocessen.

1 Zwol, T. van. De archivering van digitale geografische basisbestanden in Nederland: met het oog op bedrijfsvoering, verantwoording en cultuurhistorische belangen. Amsterdam 1999. 2 Grothe, M. & Scholten H.J, Gis in de publieke sector: een inventarisatie naar gebruik van geo-informatie en GIS bij de Nederlandse overheid, Utrecht 1996. 3 Bernhardsen, T. Geographic Information Systems. Arendal (Noorwegen) 1992. 4 Teuling, A. den. Een geografisch informatiesysteem geïnspecteerd. Nederlands Archievenblad mei 1998. 5 Cate, T. ten. Advies inzake de identificatie van archiefbescheiden in een digitale context. Den Haag 1998.

8

Tamara van Zwol beschrijft in haar scriptie het GIS als een informatiesysteem waarin geografische informatie uit diverse bronnen aan elkaar wordt gekoppeld. De basis van een GIS wordt gevormd door kaartlagen, met daaraan gerelateerde thematische gegevens. Dit kunnen bijvoorbeeld kabels zijn, natuurgebieden, oevervlakken, broedplaatsen, wegverhardingen, etcetera. Een GIS bestaat dus uit de volgende elementen:

1. Verschillende geografische databestanden met ruimtelijke gegevens; 2. Een database waarin de bestanden zich bevinden en aan elkaar gekoppeld

kunnen worden; 3. Software (programmatuur) om bewerkingen en berekeningen op deze ge-

gevens in vorm van (digitale) kaarten uit te voeren; 4. Presentatie van gegevens en bewerkingen op deze gegevens in de vorm

van (digitale) kaarten. Het kenmerkende van een GIS en direct het grote verschil met een analoge kaart is volgens Van Zwol dat een kaart in een GIS niet via een conventionele manier wordt opgeslagen: de vastlegging van een bepaald image of overzicht van een geografische gebied. ‘Integendeel, in een GIS zijn gegevensbestanden opgesla-gen, van waaruit je de presentatie kan creëren voor een bepaald doel.’ De gebruikers van GIS manipuleren de verschillende bestanden in het systeem, door ze als het ware over elkaar te leggen. De verschillende gegevensbestanden of datasets vormen de verschillende kaartlagen. Zo kun je bijvoorbeeld beleids-alternatieven op het beeldscherm oproepen, en de consequenties van beslis-singen op ruimtelijk gebied zichtbaar maken, door verschillende selecties uit te voeren. De databestanden vormen in belangrijke mate het uitgangspunt voor het intensieve gebruik van GIS in Nederland. 2.2. Het GIS en de Archiefwet Bij het analyseren van de problematiek rond de duurzaamheid van digitale informatie speelt de Archiefwet van 1995 en de hieruit voortvloeiende wet- en regelgeving een belangrijke rol. Hierin worden overheidsorganisaties opgedragen te zorgen voor het duurzaam bewaren van informatie die hiervoor in aanmerking komt. Deze informatie maakt nu en in de toekomst deel uit van ons cultureel erfgoed. Dit geldt ook voor informatie uit het GIS. De Archiefwet 1995 stelt dat de overheidsorganen verplicht zijn hun archief-bescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Zo kunnen behoud en openbaarheid van de archieven op lange duur worden gegarandeerd. Bij het archiveren van informatie binnen de overheid zijn er drie belangen die een rol spelen. In de eerste plaats is er het bedrijfsvoeringsbelang: de overheid dient haar taken naar behoren uit te kunnen voeren, met de archiefbescheiden die zijn gevormd. In de tweede plaats heeft de overheid de archieven nodig om verantwoording over haar besluitvorming en uitvoering van taken af te kunnen leggen. In de der-de plaats tenslotte is er een cultuurhistorisch belang: het archief vormt voor een belangrijk deel het geheugen van de overheid en maatschappij. Deze belangen gelden tevens voor de digitale geografische bestanden van de overheid. Hier komt een belangrijke vraag aan de orde: Is een GIS een archief-stuk en valt het als zodanig onder de werking van de Archiefwet? Moet het daar-door op dezelfde wijze worden behandeld als andere documenten die volgens de

9

Archiefwet ‘ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen zijn ontvangen of op-gemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten’?6

Tamara van Zwol stelde in haar scriptie over de archivering van digitale geografische basisbestanden in Nederland dezelfde vraag. Zij concludeert dat zowel het GIS als geheel als de geografische bestanden die het aanmaakt en bewerkt archiefbescheiden zijn. Zij kunnen immers niet los gezien worden van de werkprocessen binnen de primaire taakuitvoering van de organisatie. Ondeugdelijk beheer van de geografische bestanden kan ertoe leiden dat belang-rijke bestanden verloren gaan of al verloren zijn gegaan. De werkprocessen waar deze deel van uit maken of gemaakt hebben kunnen daardoor niet of onvol-doende worden geëvalueerd, gecontroleerd en gereconstrueerd. Hiermee worden het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang direct geschaad. Ook bestaat het risico dat een deel van het geheugen van de samenleving verlo-ren zal gaan. Om dit risico te kunnen bestrijden zal er een bewaarbeleid moeten worden geformuleerd, waarbij al vòòr het creëren van bestanden de juiste maatregelen worden genomen. 2.3. Gebruik van het GIS bij het waterschap Zeeuwse Eilanden Het waterschap Zeeuwse Eilanden is een overheidsorganisatie die in 1996 is ont-staan als gevolg van een fusie uit vier waterschappen gelegen boven de Wester-schelde en een wegschap. Bij deze rechtsvoorgangers werd al van oudsher geografische informatie gevormd en beheerd, maar niet in digitale vorm. Er was sprake van een grote hoeveelheid gegevens die verspreid en lokaal aanwezig waren, met een beperkte betrouwbaarheid, toegankelijkheid en actualiteit. Vooral na de fusie in 1996 nam het gebruik van geografische informatie toe en werd de noodzaak tot het goed beheren ervan steeds groter. In 1997 werd besloten tot de invoering van een geautomatiseerd geografisch informatie-systeem. Dit werd in 1998 aangeschaft en in de periode tot 2004 gefaseerd geïmplementeerd en voorzien van de benodigde gegevensverzamelingen. Sinds 2004 worden de cartografische en andere geografische data alleen nog in digitale vorm opgeslagen, bewerkt en geraadpleegd. Papieren kaarten worden nog wel vervaardigd, maar zijn alleen nog maar een product van willekeurig met elkaar gecombineerde geografische gegevens. Als gevolg hiervan gaan allerlei proble-men die te maken hebben met de duurzaamheid van digitaal opgeslagen be-standen en de archivistische implicaties hiervan een rol spelen. Globaal is de geografische informatie die gebruikt wordt binnen een waterschap op te splitsen in twee categorieën: de leggers en de beheerregisters. Alle water-schappen in Nederland werken met deze leggers en beheerregisters. De leggers vormen het formeel juridische document dat betrekking heeft op de taak-uitvoering. In artikel 78 van de Waterschapswet is deze juridische status vast-gelegd: ‘Tevens stelt het algemeen bestuur vast de legger waarin onderhouds-plichtigen of onderhoudsverplichtingen worden aangewezen.’7 De legger vormt als het ware de harde kern van het GIS met onder andere de bestanden waar het waterschap uit oogpunt van zijn bronhouderschap over moet beschikken. Hierin staat de vereiste situatie van de waterkeringen beschreven wat betreft hun ligging, vorm, afmeting en constructie. De belangrijkste leggers bij het

6 Archiefwet 1995, artikel 1. 7 Wet van 6 juni 1991, houdende regels met betrekking tot de waterschappen. Geraadpleegd op 10 juli 2007 van: http://wetten.overheid.nl.

10

waterschap Zeeuwse Eilanden zijn die met betrekking tot de waterkeringen en de oppervlaktewatersystemen. De beheerregisters bevatten de actuele bedrijfsinformatie. Deze informatie is meer veranderlijk van aard doordat deze voortdurend vanwege veranderingen in de werkelijkheid wordt aangepast. In het beheerregister is de daadwerkelijke ofwel actuele toestand vastgelegd. Theoretisch gezien zijn alle werkzaamheden van het waterschap volbracht als het beheerregister voldoet aan de eisen die in de legger zijn gesteld. In de praktijk verandert de legger echter voortdurend door wijzigingen in de infrastructuur, nieuwbouw en veranderende wetgeving. Een simpel voorbeeld kan het systeem rond legger en beheerregister verduidelijken. Een dijk die volgens het beheer-register lager is dan de legger voorschrijft, zal in de nabije toekomst moeten worden opgehoogd. De verschillen in de vereiste en de bestaande werkelijkheid moeten dan ook zo helder mogelijk worden weergegeven.8

Een andere tweedeling bestaat uit het al of niet bronhouder zijn van het water-schap met betrekking tot de beheerde geo-informatie. Onder bronhouderschap wordt verstaan het producent zijn van een bepaalde categorie gegevens uit oog-punt van de eigen taakuitvoering.9 Een eventueel selectie- en vernietigingsbeleid speelt hierbij een rol. Het waterschap beschikt over veel bestanden in het GIS die wel worden gebruikt bij de taakuitvoering, maar waar andere organisaties bronhouder van zijn. Dit zijn dus bestanden van derden. In sommige gevallen zijn met betrekking tot het gebruik van deze bestanden afspraken gemaakt. Dit betekent dat zij niet voor iedereen toegankelijk kunnen worden gemaakt. Bij andere bestanden is het gebruik ervan vrij en kunnen zij in de toekomst zonder problemen eventueel toegankelijk worden gemaakt voor historisch onderzoekers. De primaire taken van het waterschap vallen uiteen in drie categoriën: de zorg voor de waterkeringen, de zorg voor de wegen en de zorg voor het oppervlakte-water. Deze driedeling is ook terug te zien in de organisatiestructuur. De ver-schillende gebieden van taakuitvoering worden ieder door een aparte sector vertegenwoordigd. Het GIS wordt in alle drie sectoren als ondersteuning van de bedrijfsvoering gebruikt. De sectoren zijn achtereenvolgens:

− De sector Waterkeringen. De belangrijkste taken die het waterschap uit-voert op het gebied van de waterkeringen zijn het plegen van onderhoud, het uitvoeren van dijkversterkingen en dijkbewaking en het peilen van de vooroevers. In deze sector is de geografische informatie het best ge-documenteerd. Als gevolg van het grote maatschappelijke belang van de zorg voor de waterkeringen is de hoeveelheid geografische informatie die hier beheerd wordt het grootst en het meest complex. Daarnaast is deze echter ook het meest toegankelijk en het best gedocumenteerd. Het grote verantwoordingsbelang draagt hier sterk aan bij.

− De sector Wegen. Het waterschap Zeeuwse Eilanden beheert het meren-deel van de plattelandswegen op Walcheren, Noord- en Zuid-Beveland, Tholen en Sint-Philipsland en Schouwen-Duiveland. Belangrijke aspecten van dit beheer zijn aanleg en onderhoud, verkeersveiligheid, zorg voor de beplanting en het leggen en onderhouden van kabels en leidingen. Deze kabels en leidingen verdienen bij het waterschap specifieke aandacht. Ook

8 Takken, R. Hoge resoluties bij vastleggen waterkeringen. Orthofoto’s gedrapeerd over 3D-beheerregister. Geraadpleegd op 10 juli 2007 van: http://www.gismagazine.nl. 9 Gerlofs, ing. E. & Groot mr. ing. M. GIS-gids voor waterschappen. Een handreiking voor managers en bestuurders. Groningen, Heiloo 1994.

11

hier is maatschappelijk belang groot, maar is het vaak niet duidelijk welke instantie (het waterschap, een andere overheid of een nutsbedrijf) de ver-antwoordelijkheid heeft over de administratie ervan. Wat is hier het juiste bewaarniveau? Dit zijn in ieder geval in eerste instantie de organisaties die de kabels en leidingen hebben aangelegd.

− De sector Waterbeheer. De derde primaire taak van het waterschap is beheer van de oppervlaktewateren. Hieronder vallen de binnenwateren, zoals primaire, secundaire en tertiaire waterlopen. Daarnaast worden polder- en rioolgemalen gebouwd en onderhouden en wordt het rioolwater gezuiverd met behulp van rioolwater zuiveringsinstallaties. Een belangrijke maatschappelijke taak ligt hier in de handhaving van de verleende ver-gunningen op grond van de Wet verontreiniging oppervlaktewateren (WVO). Gegevens met betrekking tot deze vergunningen worden bijge-houden in het GIS. Dit geldt ook voor vergunningen met betrekking tot andere taakgebieden, zoals de wegen en de waterkeringen. Uiteindelijk zal het mogelijk zijn ook de vergunningen zelf via een GIS toepassing raad-pleegbaar te maken.

Onderstaand model geeft weer hoe het GIS van het waterschap na de volledige implementatie in 2004 was gestructureerd. Inmiddels hebben zich enkele wij-zigingen voorgedaan, zoals de invoering van de viewer GeoWeb in plaats van ArcView. Als basis is gekozen voor de software van de Intwis familie, die mede ontwikkeld is door ESRI (Environmental Systems Research Institute). Voor de opslag van gegevens wordt met name het relationeel database management-systeem Oracle gebruikt. Naast Intwis en Oracle wordt gebruik gemaakt van dg Dialog Topografie software die ontwikkeld is door Grontmij. Hiermee kunnen on-der meer topografische basiskaarten worden vervaardigd. Een voorbeeld van een Intwis toepassing is de module Rioken die wordt gebruikt voor de basisregistratie van rioleringsgegevens. Sobek wordt onder andere ge-bruikt voor de registratie van grondwaterpeilen. In het model zijn ook toepas-singen te zien die een aantal jaren geleden in ontwikkeling waren en inmiddels gerealiseerd zijn, zoals ZIS voor de ondersteuning van zuiveringsinstallaties. GIS toepassingen voor de ondersteuning van belastingheffing en –inning zijn nog niet gerealiseerd, maar wel op komst. In het model blijkt duidelijk de complexiteit van een GIS binnen een grote orga-nisatie als het waterschap. Een waterschap als Zeeuwse Eilanden met het grootst mogelijke takenpakket op het gebied van waterbeheer en een omvangrijk beheersgebied is dan ook aan te merken als een ‘GIS-organisatie’ bij uitstek. Het voert te ver om al deze toepassingen van het GIS hier te behandelen. In de vol-gende paragrafen worden er twee aspecten uitgelicht waar vervolgens de cen-trale onderzoeksvraag specifiek op wordt toegepast.

12

Afbeelding afkomstig uit presentatie 'Nul-Fase GIS', waterschap Zeeuwse Eilanden, januari 2003.

2.3.1. Bodemkwaliteitskaarten Het kernpunt van dit advies, de blijvende toegankelijkheid ofwel duurzaamheid van digitale geografische informatie kent twee aspecten. Enerzijds is er de toe-gankelijkheid op de korte, anderzijds die op de lange termijn. Op de korte termijn spelen de bedrijfsprocessen en administratief-juridische belangen de hoofdrol. Op de lange(re) termijn treden de cultuur-historische belangen meer op de voorgrond. Een GIS toepassing binnen het waterschap Zeeuwse Eilanden waarin deze twee aspecten van duurzaamheid elkaar als het ware ontmoeten zijn de bodemkwaliteitskaarten. Zowel voor de historisch onderzoeker nu en in de toekomst als voor de waterschapsmedewerkers bevatten deze kaarten belang-rijke informatie. Het maatschappelijk belang van het goed documenteren van de bodemgesteldheid is groot. Eén en ander hierover is vastgelegd in het Bouwstoffenbesluit.10 Overigens heeft het begrip ‘duurzaamheid’ in verband met de bodemkwaliteitskaarten ook een hele andere lading, namelijk het streven naar de fixatie van de huidige bodemgesteldheid binnen een bepaald gebied. Het vormt één van de belangrijkste doelstellingen van het opstellen en onderhouden van bodemkwaliteitskaarten, maar dit terzijde. Een bodemkwaliteitskaart, afgekort BKK, beschrijft globaal de milieuhygiënische kwaliteit van de bodem in een bepaalde regio. Met de milieuhygiënische kwaliteit wordt bedoeld dat er aangegeven wordt of en zo ja welke verontreinigingen in welke mate in de bodem in een bepaalde regio voorkomen. Deze regio’s zijn in eerste instantie gebaseerd op de historie van een gebied: gebieden met een-zelfde historie hebben in het algemeen een vergelijkbare bodemkwaliteit. Be-

10 Besluit van 23 november 1995, houdende regels met betrekking tot het op of in de bodem of in het oppervlaktewater gebruiken van bouwstoffen. Geraadpleegd op 10 juli 2007 van: http://wetten.overheid.nl.

13

palende factoren zijn bijvoorbeeld de aanwezigheid van ophooglagen of de ouderdom van wijken.11

Aanvullend daarop wordt er aangegeven hoe er met de grond moet worden om-gegaan als deze vrijkomt. Dit staat allemaal beschreven in een bodembeheer-plan. De relatie tussen bodemkwaliteitsplannen en bodembeheerplannen is ver-gelijkbaar met die tussen leggers en beheerregisters. Inhoudelijk beschrijft een bodembeheerplan de volgende zaken:

− De wijze van totstandkoming van de BKK; − Welke gebieden schoon dan wel niet schoon zijn; − Een stroomschema dat toelicht hoe er gehandeld moet worden bij

grondverzet in het betreffende gebied en hoe gehandeld moet worden bij uitzonderingssituaties;

− Toelichting op het stroomschema; − Hoe en wanneer bij grondverzet er gemeld dient te worden aan het

bevoegde gezag; − Onder welke voorwaarden gebiedvreemde grond (van buiten de zonering)

geaccepteerd wordt binnen de zonering van de BKK.12 Het waterschap Zeeuwse Eilanden vormt en beheert sinds 2001 bodemkwaliteits-kaarten in digitale vorm voor het eigen beheersgebied. Daarnaast worden der-gelijke kaarten ook door gemeenten en de provincie opgesteld. In 2003 werd het initiatief genomen voor een speciale website die de kaarten voor alle belang-hebbenden (zowel burgers als ambtenaren van de Zeeuwse waterschappen en gemeenten en de provincie Zeeland) toegankelijk maakt. Gegevens die tot dan toe werden opgeslagen in een BIS (Bodem Informatie Systeem) werden over-geheveld naar een GIS toepassing. Hoewel de gemeenten hier aanvankelijk terughoudend tegenover stonden worden deze GIS gegevens over enige tijd voor iedereen toegankelijk gemaakt via de website www.BKKZeeland.nl. De Zeeuwse gemeenten hadden enige bezwaren in verband met de openbaarmaking van eventueel politiek gevoelige informatie. Uiteindelijk heeft men toch de doorslag laten geven aan de transparantie van het overheidshandelen die wordt na-gestreefd door middel van wet- en regelgeving zoals het Bouwstoffenbesluit. De kaarten voor het landelijk gebied die in 2004 in een samenwerking tussen lokale gemeenten, de Dienst Landelijk Gebied, de provincie Zeeland en het waterschap zijn vervaardigd, zijn nu op de site te raadplegen. Begin 2006 volgde de bodem-kwaliteitskaart voor de wegbermen. Op landelijk niveau is er sinds vorig jaar Bodeminformatie, essentieel voor landelijke en lokale sturing (Biells). 13 Inmiddels is binnen dit project 70% van alle bodemkwaliteitskaarten en bodembeheer-kaarten in Nederland geïnventariseerd. De vaststelling van de bodemkwaliteitskaarten en bodembeheerplannen ge-schiedt bij het waterschap in de Algemene Vergadering (AV). Kaarten met een juridische status worden vrijwel altijd aan de AV voorgelegd ter besluitvorming. Meestal gebeurt dit in de vorm van een bijlage bij een vergaderstuk en altijd op papier. Veelvoorkomende voorbeelden van dergelijke besluitstukken zijn leggers, peilbesluiten, onderhoudskaarten en stukken betreffende de vaststelling van de omslagklassenverordening. In de regel kan worden gesteld dat door de AV goed-gekeurde en getekende stukken een ‘harde status’ en een blijvend bewaarbelang hebben. Onderzoek in het archief van het waterschap heeft uitgewezen dat alle 11 Marmos Bodemmanagement. Bodemkwaliteitskaarten (BKK). Geraadpleegd op 10 juli 2007 van: http://www.marmos.nl/bkk.htm. 12 BKKZeeland leeswijzer. Geraadpleegd op 10 juli 2007 van: http://www.bkkzeeland.nl/Leeswijzer.pdf. 13 BIELLS - Bodeminformatie, essentieel voor landelijke en lokale sturing. Geraadpleegd op 16 juli 2007 van http://dinolks01.nitg.tno.nl/dinoLks/BIELLS/index2.jsp.

14

bodemkwaliteitskaarten in papieren vorm als bijlage bij de bodembeheerplannen zijn aangeboden en als zodanig zijn vastgesteld. Ook de ter inzagelegging die aan de vaststelling voorafgaat vindt plaats door middel van een papieren exem-plaar. Vastgesteld is dat voor de ter inzagelegging en vaststelling in digitale vorm nog onvoldoende juridische grond is. Dit blijkt ook uit een intern stuk dat in 2003 verstuurd is (zie bijlage III). Hieruit kan worden geconcludeerd dat ondanks de vele digitale toepassingen waarmee de kaarten worden opgesteld en toegankelijk gemaakt voor publiek en medewerkers, het te bewaren archiefstuk nog altijd het officieel vastgestelde papieren exemplaar is. 2.3.2. Zeekoe Van oudsher verrichten de kustbeherende waterschappen peilingen en metingen op en langs de waterkeringen, die in het verleden werden vastgelegd in de peil-, strand- en duinregisters. Tegenwoordig worden deze gegevens alleen nog in digitale vorm vervaardigd en opgeslagen. De Intwis module Keringen maakt deze gegevens, die worden opgeslagen in het bestand ‘Zeekoe’, een afkorting die staat voor Zeeuwse Kust en Oevers, toegankelijk. Het bestand is de digitale op-volger van de in de statische waterschapsarchieven veelvuldig voorkomende peil-boeken of peilregisters. Op dit moment is Zeekoe een databaseprogramma voor de opslag van loding-, waterpassing-, en laseraltemetriegegevens van de Zeeuwse kust en oevers. De totale functionaliteit bestaat uit de import, bewerking, export en het beheer van peilingen en lodingen. De genoemde functionaliteit kan op vier niveaus uitge-voerd worden, namelijk de gehele database, een gebied, een raai en een raai-meting. Een raai is een haaks op de oever uitgezette lijn, waarlangs de metingen met bepaalde tussenliggende afstanden worden verricht. Zeekoe wordt gebruikt door vier partijen die onderling gegevens kunnen uit-wisselen. Deze partijen zijn: waterschap Zeeuwse Eilanden, waterschap Zeeuws Vlaanderen, de meetkundige dienst van Rijkswaterstaat Directie Zeeland en het Rijksinstituut voor Kust en Zee (RIKZ). Sinds 2003 worden alle peilgegevens van deze organisaties beheerd binnen een afzonderlijke applicatie met de naam Zeekoe. Hierin worden ook historische gegevens uit de papieren registers opge-nomen. Alle metingen zijn gebaseerd op de Gemeenschappelijke Basiskaart Nederland, ofwel GBKN. Dit houdt onder andere in dat alle meetpunten zijn ge-oriënteerd ten opzichte van een punt ten westen van Parijs en hierdoor een grote mate van precisie hebben. De gegevens worden opgeslagen in een Oracle database. Binnen deze database kunnen de gegevens worden bewerkt en geëxporteerd. Het bewerken heeft be-trekking op het omzetten van hoogte- en dieptemetingen in een profiel. De export vindt plaats in de vorm van ASCII naar bijvoorbeeld een MS-Office toe-passing zoals Excel of Word. In totaal worden elf soorten metingen geregistreerd. Alle registraties worden opgeslagen op het netwerk en uitgewisseld via Cd-rom's en e-mail. Van het bestand worden wekelijks back-ups gemaakt, die op verschil-lende plaatsen worden bewaard. Dit gebeurt onder andere in de vorm van een Cd-rom bij een medewerker thuis. In het bestand wordt slechts geschoond bij het constateren van zogenaamde extreme meetwaarden. Als deze eenmalig sterk afwijken van de naburige waarden, wordt ervan uit gegaan dat het een foutieve meting betreft en worden zij verwijderd. Afgezien van deze verwijdering worden alle meetgegevens per jaar in afzonderlijke bestanden bewaard. De netwerk omgeving en de opslag in Oracle-vorm worden ten behoeve van de bedrijfsvoering en verantwoording voldoende duurzaam geacht. De gegevens

15

over alle jaren die in digitale vorm beschikbaar zijn worden met een hoge fre-quentie geraadpleegd en onderhouden. Indien nodig wordt migratie toegepast, bij bijvoorbeeld het in gebruik nemen van een andere applicatie of nieuwere versie. Oracle is al gedurende 30 jaar een krachtige en stabiele database, die waarschijnlijk nog lang in gebruik zal zijn. Conversie naar een andere database omgeving is daardoor tot op heden niet nodig geweest. Daarnaast is het printen van de gegevens op papier geen haalbare zaak, vanwege de grote complexiteit en omvang en het verlies van de vele onderlinge relaties. Ook het converteren van een Oracle bestand als Zeekoe naar XML wordt vanuit technisch perspectief niet mogelijk geacht. Dit is slechts mogelijk bij minder complexe database toe-passingen zoals het MS Office pakket Access.

16

3. GIS en duurzaamheid In de volgende hoofdstukken komt het begrip duurzaamheid aan de orde, en dan met name in verband met digitale geografische informatie. Op het gebied van de geografische informatievoorziening staan twee zaken regelmatig in de aandacht, namelijk metadata en standaardisering ervan en de zogenaamde open-source programmatuur. In beide gevallen wordt in het kader van dit onderzoek gekeken of, en zo ja hoe beide kunnen bijdragen aan het vergroten van de duurzaamheid van geografische informatie. Dit komt aan de orde in de paragrafen 3.1. en 3.2. Onder duurzaamheid wordt verstaan de eigenschap van informatie dat deze ge-durende langere tijd toegankelijk en raadpleegbaar is, in ieder geval gedurende de termijn dat deze wettelijk bewaard moet worden. Daarnaast moet de authenticiteit gewaarborgd zijn, dat wil zeggen dat inhoud, vorm en structuur niet achteraf kunnen worden gewijzigd. Dit is een aspect van duurzaamheid dat vooral bij digitale informatie een kwetsbaar punt vormt. De problematiek van het toegankelijk, raadpleegbaar en authentiek houden van digitaal opgeslagen informatie wordt wel aangeduid met het begrip ‘digitale duur-zaamheid’. Deze problematiek kan vanuit twee invalshoeken worden benaderd; enerzijds vanuit de software, anderzijds vanuit de hardware.14 Op het gebied van de software doet zich het probleem voor dat programma’s waarmee bestanden worden vervaardigd en geraadpleegd voortdurend worden vervangen door nieuwere versies. Op den duur zijn de oudere versies niet meer beschikbaar en wordt het steeds moeilijker de bestanden nog te gebruiken. Dit doet zich vooral voor bij de keuze van een geheel nieuw software pakket, zoals enkele jaren terug de tekstverwerker MS Word in plaats van WordPerfect. Aanvankelijk bood Word nog wel de mogelijkheid om WordPerfect bestanden in te lezen, in de nieuwere versies wordt dit echter steeds lastiger. Afgezien van het verlies aan in-formatie (zoals bijvoorbeeld gegevens met betrekking tot de opmaak), wat zich aanvankelijk voordeed, is het nu vrijwel helemaal niet meer mogelijk oude WordPerfect bestanden in te zien, zonder te beschikken over een versie van het programma waarin zij oorspronkelijk zijn opgemaakt. Deze bestanden kunnen daardoor feitelijk als verloren worden beschouwd. Op het gebied van de hard-ware spelen vooral de veroudering van apparatuur en het verval van de infor-matiedragers een rol. Zo zijn oude diskettes of floppydisks op den duur niet meer raadpleegbaar, omdat er geen apparatuur meer is waarmee deze kunnen worden afgelezen. Daarnaast zijn dragers als diskettes en Cd-rom’s onderhavig aan zeer snel spontaan verval; al na drie jaar kunnen deze hierdoor niet meer betrouw-baar zijn. Dit heeft te maken met de materialen waarvan zij gemaakt zijn, die niet berekend zijn op zeer langdurig gebruik. Dat deze problemen ook van toepassing zijn op blijvend te bewaren GIS bestan-den is duidelijk. Het betreft hierbij gegevens die in vele complexe databases worden opgeslagen, op verschillende plaatsen en verschillende dragers. 3.1. Metadatastandaards De groeiende informatiebehoefte op geografisch gebied heeft de afgelopen tien tot vijftien jaar geleid tot veel geografische datasets en –series met een grote di-versiteit aan onderwerpen, thema’s en benaderingen. Dit informatieaanbod ondersteunt bedrijfsprocessen zowel binnen als buiten de eigen organisatie. Ge-

14 ICTU. Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Deel I: Kostenmodel, beslissingsmodel, functionele specificaties, bewaren van databases. Den Haag, december 2003.

17

volg van dit groeiende aanbod van data is dat het voor gebruikers van geo-grafische datasets steeds moeilijker wordt de juiste informatie te vinden. Een oplossing hiervoor kan worden gevonden in het beschrijven of kenbaar ma-ken van deze datasets en –series, oftewel het vastleggen van metadata. Door deze vervolgens door middel van het maken van afspraken te standaardiseren, kunnen zij wereldwijd worden toegepast. Metadata vergroten de toegankelijkheid door de tijd en dus de duurzaamheid. Aan de hand van diverse kenmerken die aan de bestanden worden gekoppeld kunnen deze makkelijker worden teruggevonden. De International Organization for Standardisation (ISO) heeft hiervoor een aantal jaren geleden een standaard ontwikkeld, met de naam ISO 19115:2003. Deze norm bestaat uit meer dan 400 verschillende metadata-elementen, die specifiek van toepassing zijn op geo-grafische bestanden. Op 24 november 2004 heeft de Europese commissie voor normering (Commission Européenne de Normalisation, CEN) de norm aan-genomen. Hierbij heeft zij enkele toevoegingen aangebracht, om deze beter toe-pasbaar te maken binnen Europa. Vanaf die datum is de Nederlandse voorlopige norm voor metadata met de naam NVN-ENV 12657, gebaseerd op een Europese voornorm, vervallen. In verband met deze overstap naar de ISO-norm is gekozen te starten met versienummer 1.1 voor de Nederlandse metadatastandaard. Op basis van ISO 19115:2003 is in Nederland een profiel opgesteld, waarin een onderscheid wordt gemaakt in zowel verplichte als optionele metadata-elemen-ten. De verplichte elementen worden aangeduid als ‘kernset’, de optionele als ‘optionele set’. De elementen zijn weergegeven in een tabel met de velden ‘Metadata naam’, ‘ISO nr.’, ‘Nederlandse metadata-element naam’ en ‘Definitie’. Het veld ‘ISO nr.’ vormt een verwijzing naar andere ISO standaarden. De reden voor het opstellen van een Nederlands profiel was dat de ISO kernset (hoewel op Europees niveau vastgesteld) op veel gebieden te abstract en summier was. Organisaties die werken met geografische data dienen de verplichte Nederlandse kernset, afkomstig van ISO 19115:2003 te hanteren. De Nederlandse norm is vorig jaar in rapportvorm verschenen en te downloaden van het internet.15 De verschillende sectoren van overheid en bedrijfsleven kunnen op het Nederlandse profiel een eigen uitbreiding ontwikkelen. In onderstaande figuur is weergegeven hoe de verschillende kernsets en profielen met elkaar samenhangen.

Afbeeldig afkomstig uit: Rink, Ir. M.A. de & Reuvers, ing. M., Nederlandse metadatastandaard voor geografie versie 1.1

15 Rink, Ir. M.A. de & Reuvers, ing. M., Nederlandse metadatastandaard voor geografie versie 1.1, Amersfoort juni 2006. Geraadpleegd op 16 juni 2007 van: www.geonovum.nl.

18

Bij het totstandkomen van de Nederlandse kernset zijn onder andere organi-saties als ICTU, het Kadaster, diverse ministeries en de Vereniging van Neder-landse Gemeenten (VNG) betrokken geweest. De Nederlandse metadatastandaard voor geografie is opgesteld door Ravi, Over-legorgaan Raad voor de Vastgoedinformatie, thans gefuseerd in Geonovum. Deze stichting maakt geo-informatie van de publieke sector toegankelijk en ontwikkelt en beheert standaarden die hiervoor nodig zijn16. 3.2. Open source en duurzaamheid Een belangrijke trend in de toepassing van (geografische) applicaties is het ge-bruik van zogenaamde open source producten. Zij worden ook wel aangeduid als ‘leveranciers onafhankelijk’. Open source software is software waarvan de broncode is gepubliceerd en vrij beschikbaar is. Hierdoor kan deze door iedereen worden gekopieerd, aangepast en opnieuw verspreid zonder kosten aan auteursrechten en toeslagen. Dit wordt aangeduid met de term ‘intellectueel eigendom’ en wordt in een eventuele licentie overeenkomst geregeld. De ontwikkeling van open-broncode gebeurt door gemeenschappelijke samenwerking van zowel individuele programmeurs als grote bedrijven, waarbij soms sprake is van een zogenaamde ‘ontwikkel-community’. Voorbeelden van open-source software zijn Linux, Firefox, Gimp, OpenOffice.org en Apache.17

Open source programmatuur wordt ook binnen steeds meer overheden toegepast, onder andere vanwege het voordeel van de gratis verkrijgbaarheid. Daarnaast kan de programmatuur gemakkelijk worden gewijzigd en aangepast aan de specifieke individuele eisen. Er hoeven daardoor geen dure maatwerk-pakketten aangeschaft te worden voor moeilijk realiseerbare oplossingen. Op het gebied van GIS is Open Source GIS (OS GIS) verkrijgbaar. Hiermee wordt op dit moment door de gemeente Terneuzen en het waterschap Zeeuws Vlaanderen ervaring opgedaan. De Gemeente Terneuzen maakt bestemmings-plannen via internet toegankelijk met behulp van OS GIS producten Mapserver en Pmapper. Zij doet dit in samenwerking met het waterschap, dat de pakketten al langer in gebruik heeft.18 Het waterschap Zeeuwse Eilanden heeft tot nu toe nog geen gebruik gemaakt van open GIS toepassingen. De meningen over de voor- en nadelen van het gebruik van open source of open standaarden lopen uiteen. Enerzijds is de ontwikkeling van open source programma’s moeilijk te sturen en vaak toch afhankelijk van commerciële le-veranciers. Deze eigenschappen maken standaardisering moeilijker. Minder stan-daardisering leidt uiteindelijk tot minder duurzaamheid. Anderzijds wordt beweerd dat de macht over de inrichting en functionaliteit meer bij de eindgebruikers komt te liggen en dat daardoor zaken als digitale duur-zaamheid beter gewaarborgd kunnen worden. Deze visie wordt aangehangen door onder ander de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag.19 Oplossingen kunnen onderhouden worden door anderen dan de eerste leverancier en er is ruimte voor latere innovatie. De gegevensopslag geschiedt daardoor juist in een toekomst-vast formaat. 16 http://www.geonovum.nl. 17 http://www.ossos.nl. 18 Gemeente Terneuzen gebruikt OS GIS voor online bestemmingsplannen. Geraadpleegd op 22 juli 2007 van: http://www.opensourcegis.nl. 19 Koninklijke Bibliotheek- “Open source software: een logische keuze voor behoud!” Geraadpleegd op 25 juli 2007 van: http://www.opensourcenieuws.nl.

19

4. Mogelijkheden voor blijvende bewaring Ten aanzien van de centrale probleemstelling in deze scriptie, het waarborgen van de duurzaamheid van digitale geografische informatie van het waterschap Zeeuwse Eilanden, zal in dit hoofdstuk een drietal oplossingsrichtingen worden geformuleerd. In de eerste plaats komt het maken van momentopnamen door middel van zo-genaamde ‘bevriezing’ aan de orde (4.1.). In de tweede plaats zal worden ge-keken naar de mogelijkheid van het toepassen van waardering en selectie van gegevens die daarvoor in aanmerking komen (4.2.). Ten slotte wordt de optie van het beheren en openbaar maken van gegevens die daarvoor in aanmerking komen binnen de dynamische omgeving beschouwd (4.3.). Onder de dyna-mische omgeving wordt het eigen netwerk van het waterschap verstaan. 4.1. Oplossingsrichting 1: ‘bevriezen’. Een oplossing voor het toegankelijk en raadpleegbaar houden van digitale geo-grafische informatie kan gezocht worden in het maken van verschillende ‘fotografische opnamen’ van willekeurige momenten met behoud van de belang-rijkste functionaliteiten. Op een willekeurig tijdstip wordt een volledige database opgeslagen en weggeschreven naar een andere drager. Deze methode wordt in de ICT wereld wel aangeduid met de term ‘bevriezen’. Aan deze optie kleeft echter een aantal belangrijke bezwaren. In de eerste plaats zal bepaald moeten worden in welke formaten en op welke dragers de bestanden voor de toekomst worden vastgelegd. In de tweede plaats welke bestanden; deze problematiek overlapt die van de volgende oplossingsrichting, namelijk het toepassen van waardering en selectie. Daarnaast kan men zich afvragen of alleen enkele gegevens, de volledige database, of ook de hierbij benodigde applicaties moeten worden opgeslagen. Hiervoor is echter al gesteld dat het volledige GIS, dus zo-wel de database als de bijbehorende applicaties, als archiefstuk moet worden aangemerkt. Vervolgens moet worden bepaald wie de bestanden gaat beheren en beschikbaar stellen ten behoeve van het toekomstig historisch-weten-schappelijk onderzoek. Welke instantie beschikt hiervoor over zowel de benodig-de faciliteiten als de expertise? Een oplossing hiervoor kan gevonden worden in het creëren van een digitaal depot (‘e-depot’) of een soort documentatiecentrum voor digitale geografische informatie. Het Nationaal Archief en de gemeente Rotterdam hebben onlangs besloten tot het gezamenlijk inrichten van een der-gelijk depot. Zij beogen hiermee de blijvend te bewaren digitale bescheiden van de nationale overheid en de gemeente Rotterdam in de toekomst zo goed mogelijk te kunnen bewaren en toegankelijk te houden.20 Ten slotte moet worden nagedacht over het behoud van de oorspronkelijke functionaliteiten van het volledige systeem. In hoeverre is dit wenselijk of nood-zakelijk? Welke gevolgen heeft bijvoorbeeld het toepassen van waardering en selectie voor deze functionaliteiten? Wordt de raadpleegbaarheid en interpreteer-baarheid hierdoor beïnvloed en zo ja in welke mate?

20 Samenwerking archieven bij bouw digitaal depot. Digitaal tijdperk maakt andere beheervormen noodzakelijk. Geraadpleegd op 25 juli 2007 van: http://www.nationaalarchief.nl/nieuws/pers.

20

4.2. Oplossingsrichting 2: toepassen van waardering en selectie Al sinds het tijdperk van de louter ‘papieren’ archieven worden in de levenscyclus van documenten drie belangrijke stadia onderscheiden. Dit zijn achtereenvolgens de dynamische, de semi-statische en de statische fase. In de dynamische fase spelen de documenten nog een belangrijke rol in de bedrijfsvoering en juridische verantwoording van het archiefvormende orgaan. Ze worden uit het oogpunt hiervan veelvuldig geraadpleegd door interne medewerkers en zijn in de regel niet openbaar. In de semi-statische fase neemt dit administratief-juridische be-lang af en worden de documenten en bestanden overgebracht naar een veiliger zij het voor frequente raadpleging minder geschikte locatie. In de statische fase is het administratief-juridische belang bijna geheel uitgespeeld en worden docu-menten alleen nog bewaard uit culturele en historische overwegingen. Ze worden hierbij overgedragen aan archiefbeherende instanties die ze voor publieke raad-pleging beschikbaar stellen. Bij de overgang van de semi-statische naar de sta-tische fase wordt selectie en vernietiging toegepast, waarbij documenten die geen cultuur-historische waarde hebben worden verwijderd en uiteindelijk ver-nietigd. Aan deze selectie gaat waardering vooraf, die uitmondt in het formuleren van selectiecriteria. Aan de hand van deze selectiecriteria kunnen documenten vaak al in een vroeg stadium (bij het ontstaan) worden gewaarmerkt als ‘te bewaren’ of ‘vernietigbaar’, waardoor de vernietigbare bescheiden op eenvoudige wijze kunnen worden verwijderd. 21 Deze selectiecriteria worden vastgelegd in selectielijsten of een Basis Selectie Document (BSD). Deze procedure, die in het verleden alleen werd toegepast op papieren documen-ten, kan ook op eenvoudige wijze worden toegepast in een situatie met gedeel-telijk of uitsluitend digitale documenten. Feitelijk verandert er weinig; er is nog steeds sprake van documenten waaraan op enige wijze selectiecriteria gekoppeld worden. Een praktisch probleem is echter dat digitale documenten of bestanden moeilijker (her)kenbaar zijn en minder gebonden aan een drager. Door deze ‘vluchtigheid’ zijn ze moeilijker te localiseren en te selecteren. Dit geldt in sterke mate ook voor digitale geografische informatie, die voor veel organisaties steeds belangrijker wordt en in zeer grote hoeveelheden wordt opgeslagen. Het kop-pelen van metadata aan de bestanden kan deze problemen voor een groot deel oplossen. Voor geografische metadata is een aantal jaren geleden een Neder-landse standaard ontwikkeld, zoals hiervoor beschreven (3.1.). Het is van groot belang deze standaard toe te passen, ten behoeve van het kunnen waarderen en selecteren van geografische data. De selectie kan hierdoor ook in een vroeg stadium worden toegepast, zodat sprake is van de zogenaamde ‘selectie aan de bron’. Met behulp van deze vroege sectie (bij voorkeur al bij het ontstaan) kan worden voorkomen dat belangrijke historische informatie uiteindelijk verloren gaat. Een ander probleem ligt in het ontbreken van specifieke selectiecriteria. Voort-vloeiend uit de Archiefwet en het archiefbesluit van 1995 moeten deze worden vastgelegd in selectielijsten. Tegenwoordig worden deze vaak, zoals hiervoor be-schreven, opgesteld vanuit het perspectief van actoren en handelingen in de vorm van een Basis Selectie Document. Een BSD voor actoren en handelingen die uitsluitend geografische data vastleggen en waarin deze data expliciet wor-den beschreven is niet opgesteld. Dit zal in de toekomst wel moeten gebeuren

21 Waalwijk, H. Een bouwsteen voor de toren van Babel. Over definities voor waardering, selectie en verwijdering. Stichting Archiefpublicaties. Jaarboek 2004, pp. 56-68. Den Haag 2004.

21

ten behoeve van het in duurzame en toegankelijke staat bewaren van deze gegevens. 4.3. Oplossingsrichting 3: toegankelijk maken ten behoeve van de openbaarheid in de dynamische omgeving Een derde oplossingsrichting ligt in het beschikbaarstellen van digitale geogra-fische gegevens in de oorspronkelijke, dynamische omgeving. Dit is een tendens die de laatste jaren steeds meer wordt waargenomen en al wordt toegepast bij onder andere het kadaster. Complexe digitale databestanden zoals het GIS worden in eerste instantie ge-vormd en beheerd bij organisaties waarvoor deze van vitaal belang zijn voor de eigen bedrijfsvoering en een goede taakuitvoering. Vanuit dit belang schaffen zij professionele hard- en software aan die deze databestanden ondersteunen en richten zij hun organisatiestructuur in op een effectief en efficiënt beheer ervan. Met andere woorden: alle expertise voor het ondersteunen van de raadpleeg-baarheid op zowel de korte als de lange termijn ligt feitelijk bij deze organisaties. Alleen de verantwoordelijkheid voor het beheer verschuift op de langere termijn naar instanties die het cultuur-historisch belang vertegenwoordigen, zoals ar-chiefbeherende instellingen.22 In toenemende mate ontstaat het besef dat de bestanden eigenlijk niet fysiek meer hoeven te worden overgedragen en dat dit zelfs niet wenselijk is. Complexe digitale bestanden zoals kadastrale gegevens en informatie in een GIS kunnen beter fysiek aanwezig blijven binnen de omgeving waar zij oorspronkelijk zijn gevormd. Hier zijn zowel de benodigde kennis als de technische faciliteiten opti-maal aanwezig. Alleen het beheer wordt op den duur overgedragen; wat in de praktijk neerkomt op het verleggen van enkele autorisaties die openbaarmaking mogelijk maken. De zorg voor de bescheiden blijft liggen bij het bestuur van de organisatie die deze heeft ontvangen of opgemaakt en diens rechtsopvolgers. Hierin is geen verschil met de traditionele papieren archieven, zij het dat er geen fysieke overdracht meer plaatsvindt. Vertaald naar de casus van dit onderzoek blijven de GIS bestanden op het net-werk van het waterschap Zeeuwse Eilanden opgeslagen en worden zij op afstand (bijvoorbeeld via internet) raadpleegbaar gemaakt voor bezoekers van de studie-zaal van het Zeeuws Archief. Een applicatie die het waterschap gebruikt voor het raadplegen van geografische gegevens is GeoWeb. GeoWeb is een viewer die in de plaats is gekomen van het oudere pakket Arcviewer. Deze applicatie kan een-voudig worden uitgebreid ten behoeve van faciliteren historisch onderzoek en openbaarmaking van geografische informatie. Deze openbaarmaking en beschik-baarstelling aan andere gebruikersgroepen zal vooral moeten worden bewerk-stelligd door middel van het maken van afspraken met bouwers en gebruikers van de huidige programmatuur. Hierbij kan worden gedacht aan afstemming op het gebied van versiebeheer, autorisaties, beveiliging en het bewarings- en ver-nietigingsregime; zaken die op het gebied van het beheer van digitale archieven meer op de voorgrond treden.

22 Boven, M.W. van, Kramer, R. & Noordam C.G.M. De archiefwet 1995 in 100 trefwoorden. Woerden 1996

22

5. Naar een toekomstvast GIS; toegankelijkheid door de tijd In dit hoofdstuk wordt gezocht naar de beste oplossingsrichting. De hiervoor geformuleerde oplossingsmogelijkheden zijn breed toepasbaar, maar er wordt in dit hoofdstuk ook meer gekeken naar de toepassing bij het waterschap en het Zeeuws Archief. Hierbij wordt een toekomstscenario geschetst voor de beide betrokken organisaties. 5.1. Analyse oplossingsrichtingen; beste oplossing Op grond van onder andere praktische voor- en nadelen wordt in deze paragraaf een afweging gemaakt tussen de drie verschillende oplossingsrichtingen. Het met intervallen bevriezen van een GIS door middel van het maken van mo-mentopnamen lijkt een voor de hand liggende optie, maar stuit op verschillende praktische en technische bezwaren. Een aantal hiervan zijn al in paragraaf 4.1. aan de orde gekomen. Voor de langdurige opslag moet een keuze worden gemaakt voor duurzame be-standsformaten en dragers. Welke formaten en dragers ook in de toekomst nog raadpleegbaar zullen zijn is moeilijk voorspelbaar. Voor het opslaan van data-bases wordt het bestandsformaat XML momenteel het meest duurzaam geacht.23 Het voortdurend moeten toepassen van conversie en migratie lijkt tot op heden echter onvermijdelijk, daarnaast is XML niet geschikt voor complexe en omvang-rijke databestanden in Oracle vorm. Om digitale gegevens toegankelijk te houden moeten zij herhaaldelijk worden overgezet naar andere software-omgevingen, -formaten en dragers. Dit is een zeer arbeidsintensief en dus duur proces, waarbij een verlies van informatie moeilijk is uit te sluiten. Dit probleem geldt daarentegen niet alleen voor het behouden van ‘bevroren’ databases, maar voor de langdurige bewaring van alle digitaal opgeslagen informatie. Wellicht het grootste probleem ligt in het eventuele verlies van functionaliteiten die bij een bevriezing kan optreden. Het is de vraag of een ‘bevroren’ database nog goed kan functioneren, of in ieder geval zodanig dat de situatie op een willekeurig tijdstip naar tevredenheid gereconstrueerd kan worden. Dit is in feite ook aan de orde als ervoor gekozen zou worden deze volledig uit te printen en in papieren vorm te bewaren. Dat hierbij vele functionaliteiten en raadpleeg-mogelijkheden verloren gaan is duidelijk. Daarbij komt nog een laatste bezwaar aan de orde: de vraag of met de tussenliggende periodes (tussen de moment-opnamen) niet te veel en daarmee cruciale informatie verloren gaat. Welke informatie in de toekomst belangrijk zal worden gevonden is echter moeilijk te voorspellen. Een combinatie van de andere twee mogelijkheden, het toepassen van waar-dering en selectie en het toegankelijk houden van digitale geografische infor-matie in de dynamische omgeving lijkt meer voordelen te bieden. Door middel van het toepassen van waardering en selectie kan tegemoetgekomen worden aan een eventuele vernietigingsplicht die geldt op grond van artikel 3 van de Archiefwet. Het toegankelijk houden van de blijvend te bewaren informatie binnen de dynamische omgeving van het archiefvormend orgaan geeft het voor-deel van het beheer onder de meest optimale omstandigheden in de aanwezig-heid van de benodigde kennis en technische faciliteiten. Er moet echter met een

23 ICTU. Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Deel I: Kostenmodel, beslissingsmodel, functionele specificaties, bewaren van databases. Den Haag, december 2003.

23

aantal punten, die overigens voor een deel al aan de orde zijn gekomen, reke-ning worden gehouden:

− Het vaststellen van selectiecriteria. Voor digitale geografische gegevens-bestanden zijn deze niet opgesteld, er bestaan voor deze bestanden dan ook geen selectielijsten of BSD’s. In de eerste plaats zal onderzocht moeten worden of er voor bepaalde categorieën van gegevens op grond van de Archiefwet 1995 en hieruit voortvloeiende bepalingen (zoals het Archiefbesluit en verschillende ministeriële regelingen) een plicht tot vernietiging bestaat. Als dit zo is, is het opstellen van selectiecriteria zeker noodzakelijk. Als dit niet zo is kan de vraag gesteld worden of het wen-selijk en noodzakelijk is deze te formuleren. Een mogelijk nadeel van het verwijderen van bestanden komt in het volgende punt aan de orde.

− De gevolgen van het verwijderen van informatie in het kader van selectie en vernietiging voor de functionaliteit van geografische informatiesys-temen. Bij het toepassen van selectie en vernietiging worden gegevens of bestanden uit het systeem verwijderd. Dit kan gevolgen hebben voor het continuïteit en het functioneren ervan. De gevolgen van een eventuele ‘verstoring’ dienen zorgvuldig onderzocht te worden. Deze problematiek komt aan de orde in een artikel van Geert-Jan van Bussel in Archos Magazine.24 Door de vele verwijzingen naar andere gegevens en andere databases in de vorm van zogenaamde ‘pointers’ is het kunnen recon-strueren van een bepaalde toestand in het verleden van de database vaak zeer lastig. Waarschijnlijk is het moeilijk een beeld te krijgen van de precieze consequenties. Deze problematiek is te vergelijken met die van het archiveren van websites. De vele hyperlinks hebben, net als de vele velden en bestanden in een database, een nauwe samenhang. De vraag is in hoeverre het totaalbeeld van een willekeurige situatie in het verleden nog reconstrueerbaar is bij het verwijderen van meerdere van deze links of bestanden. Daarnaast kan de vraag gesteld worden in hoeverre de reconstrueerbaarheid ten behoeve van toekomstig wetenschappelijk onderzoek noodzakelijk of wenselijk is. Hoewel het moeilijk is hierop vooruit te lopen is het volledig behoud van de functionaliteiten of het ‘gedrag’ van een database waarschijnlijk niet noodzakelijk ten behoeve van historisch onderzoek.

− De eisen die gesteld worden aan de opslag van blijvend te bewaren ge-gevens. Gegevens die voor blijvende bewaring in aanmerking komen die-nen onder speciale omstandigheden te worden bewaard, zodat deze zo lang mogelijk raadpleegbaar blijven. In de ‘traditionele’ situatie met papie-ren documenten zijn zorgvuldige procedures uitgewerkt voor de over-dracht en het beheer, gebaseerd op de Archiefwet en het Archiefbesluit 1995. Bepalingen met betrekking tot de fysieke opslag zijn vastgelegd in de ministeriële Regeling voor de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen die is vastgesteld in 2001. In de toekomst zullen archiefbescheiden echter steeds minder vaak fysiek worden overgedragen, maar in de oorspronkelijke dynamische omgeving worden gehouden zoals hiervoor werd beschreven. Dit heeft eveneens consequenties voor de ruimten en de dragers waar blijvend te bewaren elektronische documenten zijn opgeslagen. In de praktijk betekent dit dat bijvoorbeeld serverruimten zoals die van het waterschap moeten worden aangewezen als archief-

24 Bussel, G.J. van (2003), Archivering van databases: een complex onderwerp. Archos Magazine nr. 4 (2003).

24

bewaarplaats in de zin van de Archiefwet en dat zij moeten voldoen aan de eisen in de hiervoor genoemde regeling.

− Beschikbaarstelling op een andere locatie. In de volgende paragraaf zal de toepassing hiervan binnen het waterschap en het Zeeuws Archief verder worden uitgewerkt. Blijvend te bewaren informatie komt op grond van de Archiefwet uiteindelijk in aanmerking voor openbaarmaking, tenzij hierop uitzonderingen worden gemaakt. In een digitale omgeving kan de beschik-baarstelling ten behoeve van het publiek op geheel andere wijze worden gerealiseerd dan in de traditionele papieren situatie. Via netwerken als het internet kunnen velen gelijktijdig informatie ophalen en raadplegen. Ook kan informatie op allerlei manieren met elkaar in samenhang worden gebracht, een eigenschap waarop het GIS grotendeels gebaseerd is. GIS bestanden van het waterschap die openbaar zijn geworden kunnen via een online verbinding of via internet in de studiezaal van het Zeeuws Archief door onderzoekers worden geraadpleegd. Ook de applicaties waar deze bestanden op ‘draaien’ kunnen via internet beschikbaar worden gesteld. De beherende instantie hoeft deze applicaties niet zelf aan te schaffen.

Met inachtneming van deze punten wordt geadviseerd de digitale geografische bestanden van het waterschap ten behoeve van het toekomstig wetenschappelijk onderzoek toegankelijk te houden binnen de eigen netwerkomgeving, met toe-passing van waardering en selectie. 5.2. Een blik op de toekomst: WIA, WaterschapsNet, geo-portalen Vorig jaar is het Waterschapshuis (een samenwerkingsverband tussen alle water-schappen in Nederland op ICT gebied) begonnen met een project onder de naam ‘WaterschapsNet’. Dit is de naam van een gezamenlijk Content Management Systeem (CMS) voor de waterschappen. Zij beogen hiermee efficiënter en slag-vaardiger te worden en meer en betere diensten te leveren door onder andere het gebruik van internet. Doelstelling van het project WaterschapsNet is het inzetten van één centrale beheeromgeving voor de websites, intranetten en extranetten van de Neder-landse waterschappen en daaraan gerelateerde organisaties. Hiermee kunnen zowel content als functionaliteiten tussen de waterschappen worden gedeeld. De waterschappen hebben elk hun eigen redactioneel onderhoudbaar deel binnen deze omgeving zodat ze alleen de site(s) van de eigen organisatie op afstand kunnen beheren. Bovendien zijn er mogelijkheden om inhoud met elkaar te delen. Het is mogelijk dat waterschappen gedeeltelijk aansluiten op het centrale platform. Zo kan alleen de website bij WaterschapsNet worden ondergebracht, maar het intranet lokaal worden gehost.25

Het is de bedoeling dat het waterschap Zeeuwse Eilanden per 6 september 2007 gaat deelnemen aan WaterschapsNet, ten behoeve van zowel de interne als de externe dienstverlening. Bestanden die hierin worden ondergebracht worden ge-plaatst buiten de eigen firewall, zodat deze voor meerdere gebruikers toe-gankelijk worden. Het eigen redactioneel deel binnen de omgeving kan worden opgedeeld in clusters. Bij de samenstelling van de content zijn niet alleen mede-werkers communicatie betrokken maar contentmanagers vanuit meerdere disciplines. Er zijn inmiddels al clusters ten behoeve van belastingheffing en –inning en ICT. Er is ook ruimte gemaakt voor een historische invalshoek en dan met name in combinatie met geografische informatie. Het is de bedoeling dat er

25 Het Waterschapshuis, WaterschapsNet. Geraadpleegd op 16 juni 2007 van: http://www.hetwaterschapshuis.nl.

25

op korte termijn een cluster geo-informatie gerealiseerd zal worden. Via een zo-genaamd geo-portaal kan hierin toegang worden verkregen. Via een geo-portaal kan (historische) geografische informatie worden gezocht, eventueel tegen beta-ling worden opgevraagd en gecombineerd. Dit combineren gebeurt op de eigen PC van de onderzoeker, terwijl de opgevraagde gegevens bij de bron blijven, dat wil zeggen de instanties die deze beschikbaar stellen. Blijvend te bewaren geo-grafische informatie kan zo toegankelijk worden gemaakt voor historisch- weten-schappelijk onderzoek. Ook in de studiezaal van het Zeeuws Archief kan hiervan gebruik worden gemaakt door in te loggen op WaterschapsNet. In de onder-staande figuur is weergegeven hoe informatie uit het GIS via WaterschapsNet beschikbaar kan worden gesteld.

Netwerk WZE

Waterschapsnet

Buitenwereld

Fire-wall

GIS

Ander waterschap

Fire-wall

Cluster GEO info.

Op dit ogenblik wordt binnen het waterschap GeoWeb gebruikt als viewer voor geo-informatie. GeoWeb is gebruikersvriendelijk en eenvoudig geschikt te maken voor gebruik door externen. Met behulp van GeoWeb kunnen vele soorten histo-rische informatie worden gekoppeld aan geografische coördinaten. Via internet kunnen deze vervolgens overal beschikbaar worden gesteld. Een andere optie is het aansluiten op bij het publiek beter bekende programma’s als Google Earth en Google Maps. Inmiddels is er overleg tussen het Water-schapshuis en Google om geografische data op deze wijze via internet beschik-baar te stellen. Het voordeel hiervan ligt voornamelijk in de bekendheid bij het publiek en het niet zelf hoeven ontwikkelen van software. Een nadeel ligt in het geringer oplossend vermogen van Google Maps in vergelijking met GeoWeb. De huidige kaarten die via Google beschikbaar worden gesteld hebben een resolutie van hoogstens 1 tot 1,5 meter. GeoWeb gaat aanmerkelijk verder met een reso-lutie die kleiner is dan 0,5 meter. In de toekomst kunnen met behulp van dergelijke ontwikkelingen velerlei vor-men van historisch onderzoek op internet worden ondersteund. Het aantal mogelijke toepassingen lijkt oneindig. Te denken valt bijvoorbeeld aan huisnum-

26

mertabellen, waarmee oude huisnummers in Middelburg in één oogopslag kunnen worden gekoppeld aan de huidige nummers. Ook kunnen hieraan vroe-gere huisnamen worden verbonden. Een andere toepassing is het koppelen van vindplaatsgegevens van verleende bouwvergunningen aan de huidige adressen. Hetzelfde geldt ook voor specifieke waterschapsvergunningen, die vaak betrek-king hebben op het uitvoeren van werken langs waterkeringen, waterlopen en wegen. Het opvragen van dergelijke vergunningen, wat dagelijks gebeurt en vaak veel tijd vergt, kan door de koppeling met een geografische plaatsbepaling eenvoudiger en sneller plaatsvinden. In feite is naar schatting 80% van de informatie die is vastgelegd in de water-schapsarchieven te relateren met een geografische aanduiding. Dit is onder andere te zien aan de omvangrijke kaartencollecties die in de depots liggen op-geslagen. Van oudsher wordt voor de polders en waterschappen belangrijke in-formatie over bijvoorbeeld het bouwen en onderhouden van waterkeringen in kaartvorm vastgelegd. Het digitaliseren en met behulp van een GIS toepassing beschikbaar stellen van dit materiaal zou een bron van onschatbare waarde kun-nen vormen voor het verrichten van historisch onderzoek. Hierdoor kunnen bij-voorbeeld medewerkers van het waterschap vanaf de eigen werkplek snel en eenvoudig onderzoeken welke werkzaamheden eerder aan een waterkering zijn uitgevoerd en hoe de interne structuur eruit ziet. Een voorbeeld van een gedigitaliseerde kaart uit het oud archief gekoppeld in het GIS en raadpleegbaar gemaakt in GeoWeb is te zien in bijlage IV. De kaart van het stadje Veere is twee maal weergegeven, éénmaal met ‘paspunten’ waarbij bepaalde oriëntatiepunten op de getekende kaart zijn verbonden met de geografische coördinaten in de GIS laag en éénmaal zonder deze punten. Bij oude kaarten die sterk afwijken van het werkelijke beeld kan hierdoor vertekening ontstaan om de kaart als het ware ‘uit elkaar’ wordt getrokken. Aangezien de oorspronkelijke kaart in het voorbeeld zeer nauw aansluit bij de werkelijke situatie, treedt hier nauwelijks vertekening op. Naast deelname aan WaterschapsNet gaat het waterschap Zeeuwse Eilanden in samenwerking met de gemeente Middelburg een Storage Area Network verbin-ding (SAN) onderhouden. Dit houdt in dat beide organisaties een extern geza-menlijk opslagmedium gaan gebruiken dat met behulp van een onderlinge glasvezelverbinding te benaderen is. Het SAN is in feite een variatie op het LAN, het Local Area Network. Met SAN worden bestanden echter buiten het eigen net-werk opgeslagen, wat onder andere als consequentie heeft dat goed nagedacht moet worden over zaken als beveiliging. Dit komt in het volgende hoofdstuk uitgebreider aan de orde. Tot slot een korte beschouwing van twee belangrijke initiatieven op het gebied van de elektronische overheid, namelijk NORA en WIA. Deze projecten zullen ook ten aanzien van de informatievoorziening op het gebied van geografie en historie een belangrijke rol gaan spelen. NORA staat voor Nederlandse Overheid Referentie Architectuur en streeft een verbetering van overheidsdienstverlening en administratieve lastenverlichting binnen de overheid na door middel van het doorontwikkelen van de elektronische dienstverlening. Samenwerking tussen de verschillende overheidslagen staat hierbij centraal. Deze samenwerking kan alleen plaatsvinden door het maken van onderlinge afspraken. Dit zijn onder andere afspraken over de wijze waarop diensten gecombineerd aan burgers en bedrijven worden geleverd, over de wijze waarop bedrijfsprocessen van meerdere organisaties aan elkaar gekoppeld

27

kunnen worden en over de wijze waarop informatie tussen overheidsorganisaties kan worden uitgewisseld. Daarnaast zal aandacht moeten worden besteed aan het uniformeren van begrip-pen, zowel over de opslag van gegevens als over de benodigde infrastructuur om berichten en gegevens uit te kunnen wisselen. Kortom: standaardisering en nor-malisering zullen in de nabije toekomst voor het volwassen maken van de elektronische overheid van doorslaggevend belang zijn. Binnen NORA wordt gestreefd naar een éénmalige unieke registratie van basis-gegevens. Dit wordt aangeduid als de authentieke basisregistratie en vindt plaats in de zogenaamde ‘backoffice’. Voorbeelden hiervan zijn de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA), het Handelsregister en het Kadaster. Daarnaast is er ook een authentieke basisregistratie gepland voor topografie en geografie. Gebruikers, zowel intern als extern, kunnen via verschillende kanalen diensten afnemen en gegevens opvragen. Dit gebeurt in de zogenaamde ‘frontoffice’. Interne gebruikers kunnen dit via een bepaald (werk-)proces doen. Externe ge-bruikers, zoals burgers en bedrijven, kunnen via specifieke portalen bepaalde diensten of gegevens afnemen. Het maakt daarbij niet uit aan welk ‘loket’ de informatievrager verschijnt; dit wordt het ‘no wrong door’ principe genoemd. Tussen backoffice en frontoffice bevindt zich nog een mid-office. Hier vindt de koppeling plaats tussen de informatievraag en de hierop van toepassing zijnde basisregistratie. Dit gebeurt onder andere door het routeren van informatie-vragen en het formuleren van standaard antwoorden. De geautomatiseerde sys-temen die mogelijk maken worden aangeduid als ‘Enterprise Service Bussen’. Deze service-bussen zorgen er voor dat de in totaal meer dan 1600 verschillende betrokken instanties naar buiten toe kunnen opereren als één geheel. Iedere overheidsorganisatie op zich is hierbij een kleine versie van de gehele overheid (een ‘genest’ model). Hierdoor wordt een uniforme inrichting van de informatievoorziening binnen de overheid mogelijk. Het onderstaande model geeft één en ander schematisch weer. Duidelijk herken-baar zijn de driedeling in front- mid- en backoffice en de communicatie door middel van de service-bussen.

Afbeelding afkomstig uit: Kint, R. Gezamenlijke visie op ICT versie 0.5.

28

Het NORA concept is nog betrekkelijk nieuw; in september 2006 is er een eerste versie van uitgegeven. Sinds april 2007 is er een tweede versie beschikbaar, die via internet is te raadplegen.26

WIA staat voor Waterschaps Informatie Architectuur. Het hiervoor genoemde WaterschapsNet is een voortvloeisel uit de ontwikkeling van een gemeenschap-pelijke informatie architectuur voor waterschappen, de Waterschaps Informatie Architectuur, of WIA. Hiermee is een fundament gelegd voor de samenwerking op het gebied van informatiemanagement en automatisering tussen in totaal 21 waterschappen. 27 De doelstellingen bestaan uit het optimaliseren van de informatiehuishouding binnen een waterschap en het scheppen van een kader voor samenwerking tussen waterschappen op het gebied van informatievoor-ziening, zoals het ontwikkelen van waterschapsspecifieke informatiesystemen. Formeel is het project in december 2005 afgesloten en in 2006 is een rapportage gepubliceerd. De WIA wordt sinds 1 januari 2007 beheerd door het Waterschaps-huis, dat het nog verder zal doorontwikkelen. Het stroomlijnen van de informatievoorziening binnen de overheid zoals in het kader van WIA en NORA, zal ook de toegankelijkheid van geografische informatie voor de burger vergroten. Een voorbeeld hiervan is te zien op de website www.nieuwekaart.nl28, een initiatief van het ministerie van VROM. Op deze site zijn vele plannen op het gebied van ruimtelijke ordening te raadplegen. In principe kan ieder overheidsplan dat een ruimtelijke ingreep vormt worden op-genomen in deze kaart. Ruimtelijke ontwikkelingen in alle mogelijke vormen en combinaties in de eigen woonomgeving kunnen door burgers via deze website snel gesignaleerd worden. Dat dit een grote vooruitgang betekent in vergelijking met de vroegere situatie waarin ruimtelijke plannen bij vele verschillende over-heden moesten worden opgevraagd, is duidelijk. Door de initiatieven van het Waterschapshuis en WaterschapsNet is het zeer waarschijnlijk dat ook alle waterschappen in Nederland hun ruimtelijke plannen op deze wijze gaan publi-ceren.

26 NORA 2.0. Nederlandse Overheid Referentie Architectuur. Samenhang en samenwerking binnen de elektronische overheid. Geraadpleegd op 20 juli 2007 van: http://www.e-overheid.nl/data/files/architectuur/NORAv2_0.pdf. 27 Samenwerkende waterschappen m.m.v., Waterschaps Informatie Architectuur. Een brug naar de toekomst. Rijswijk, maart 2006. 28 De Nieuwe Kaart van Nederland. Interactieve Kaart. Geraadpleegd op 8 juni 2007 van: http://www.nieuwekaart.nl.

29

6. Conclusies en aanbevelingen; suggesties voor vervolgonderzoek Tot slot een aantal handreikingen ten behoeve van het waterschap Zeeuwse Eilanden en het Zeeuws Archief, dat uiteindelijk de beheerder zal worden van de geografische bestanden van het waterschap. Deze aanbevelingen kunnen feitelijk worden beschouwd als de conclusie van deze scriptie. In de volgende paragraaf wordt echter nogmaals teruggekeken naar de centrale vraag en in hoeverre deze kan worden beantwoord. Daarnaast worden in dit hoofdstuk een aantal sugges-ties gedaan voor toekomstig vervolgonderzoek bij beide instanties. 6.1. Conclusie; beantwoording van de centrale vraag De centrale vraag in deze scriptie is als volgt geformuleerd: Op welke manier kan de duurzaamheid van digitale geografische informatie die is gevormd door het waterschap Zeeuwse Eilanden worden gewaarborgd? Het begrip duurzaamheid, dat in deze vraag centraal staat, is als volgt gede-finieerd: ‘De waarborging van de toegankelijkheid, authenticiteit en leesbaarheid van documenten gedurende de geldende bewaartermijn.’ Met behulp van deze definitie kan de vraag als volgt worden geherformuleerd: Hoe kan ervoor worden gezorgd dat de digitale geografische informatie van het waterschap gedurende de geldende bewaartermijn toegankelijk, leesbaar en authentiek blijft? Voor het vaststellen van de bewaartermijnen zijn in de eerste plaats selectiecriteria noodzakelijk. Het toekennen van selectiecriteria in de vorm van metadata vormt één van de aanbevelingen ten aanzien van het waterschap in de volgende paragraaf. De toegankelijkheid en leesbaarheid van digitale geografische informatie kan het beste worden behouden in de ‘dynamische omgeving’ van het archiefvormend orgaan zoals beschreven in hoofdstuk 4 en met behulp van samenwerkings-verbanden en platforms zoals beschreven in hoofdstuk 5. Deze conclusie komt overeen met de belangrijkste slotsom in de paragraaf ‘Toekomst’ in het hoofd-stuk over cartografie en ruimtelijke informatie van het standaardwerk ‘Archief-beheer in de praktijk’. Hierin wordt gesteld dat toekomstige (digitale) collecties van ruimtelijke data en kaarten alleen kunnen overleven door netwerken en samenwerking.29 Onder authenticiteit wordt verstaan het behoud van inhoud, vorm en structuur. Op dit moment vormt migratie en eventueel conversie de enige methode tot het raadpleegbaar en toegankelijk houden van geografische bestanden, zoals te zien was in de toepassing ‘Zeekoe’. Er bestaat nog geen duurzaam formaat waarin deze complexe data in combinatie met de benodigde applicaties kunnen worden weggeschreven. Daarnaast wordt Oracle voorlopig voldoende duurzaam geacht. Of inhoud, vorm en structuur hiermee voldoende gewaarborgd zijn, is echter niet geheel duidelijk. Conversie en migratie, die op de lange termijn toch noodzakelijk zullen zijn, leiden namelijk altijd tot verlies van gegevens, maar tot op heden is er geen betere methode.

29 Giessel, A. van & Ketelaar F.C.J. (red.) (1986-), Archiefbeheer in de praktijk. Cartografie en ruimtelijke data, 5525-28. Alphen aan den Rijn: Samsom.

30

Tot slot nog een terugblik op de van de centrale vraag afgeleide deelvragen. Deze waren als volgt:

1. Wat is het GIS en hoe werkt het? 2. Hoe wordt het GIS gebruikt bij het waterschap Zeeuwse Eilanden? 3. Hoe wordt het GIS gebruikt bij andere instellingen, bijvoorbeeld

Rijkswaterstaat? 4. Welke informatie komt binnen een GIS in aanmerking voor blijvende

bewaring? 5. Waarom is het blijvend bewaren een probleem? 6. Voor wie is het een probleem? 7. Wat zijn mogelijke oplossingsrichtingen?

De deelvragen 1 en 2 zijn beantwoord in hoofdstuk 2. Hier is aan de hand van literaire bronnen een definitie gegeven van het GIS en is door middel van inter-views het gebruik ervan binnen het waterschap bestudeerd. Ook de beantwoor-ding van vraag 4 komt in hoofdstuk 2 aan de orde. Op grond van de Archiefwet wordt bepaald dat alle procesgebonden informatie voor tijdelijke of blijvende bewaring in aanmerking komt. Informatie in een GIS is procesgebonden en valt dus onder de werking van de Archiefwet. Of alle informatie blijvend bewaard moet worden, moet worden bepaald aan de hand van selectiecriteria, die met be-trekking tot digitale geografische informatie als in een GIS nog niet voldoende zijn geformuleerd. Hiervoor is vervolgonderzoek noodzakelijk. Door middel van dit vervolgonderzoek dient tevens te worden uitgezocht over welke bestanden het waterschap vanuit juridisch oogpunt en taakuitvoering moet beschikken. In de vragen 5 en 6 komen de verschillende bewaarbelangen van procesgebon-den informatie aan de orde. Dit zijn het bedrijfsvoerings- verantwoordings- en cultuur-historisch belang die in paragraaf 2.2. werden besproken. Hieruit zijn de categorieën van belanghebbenden voor wie het verlies van informatie uit het GIS een probleem vormt af te leiden: de medewerkers die de informatie voor hun dagelijkse werkzaamheden nodig hebben, degenen die het handelen van de overheid (het waterschap) politiek en juridisch moeten verantwoorden, en de-genen die in de toekomst het handelen van de overheid (het waterschap) willen kunnen reconstrueren. In de beide casussituaties is te zien dat de belangen van de eerste twee categorieën beter gewaarborgd zijn dan die van de laatste. Dit is feitelijk het antwoord op de vraag waarom het blijvend bewaren een probleem vormt. Eigenschappen van digitale gegevens en gegevensdragers en ontwik-kelingen binnen de ICT wereld zoals beschreven in hoofdstuk 3 dragen hiertoe bij. De wijze waarop de problematiek kan worden opgelost (vraag 7) wordt aan de hand van een aantal oplossingsrichtingen beschreven in hoofdstuk 4 en verder uitgewerkt in hoofdstuk 5. De voorkeur gaat hierbij uit naar het toepassen van selectiecriteria en metadata en het op lange termijn toegankelijk houden van digitale geografische informatie binnen de oorspronkelijke netwerkomgeving van het archiefvormend orgaan. In vraag 3 komt een vergelijking met een andere instelling, bijvoorbeeld Rijks-waterstaat aan de orde. In het kader van dit onderzoek is een vergelijking met een ander waterschap, zoals het waterschap Zeeuws Vlaanderen, meer relevant gebleken. Dit vooral in verband met de toepassing van open-source GIS produc-ten. In hoofdstuk 3 is dit terloops aan de orde geweest. Een meer uitgebreid onderzoek, waarbij het gebruik van deze software in verband wordt gebracht met een eventuele toekomstvisie is opgenomen bij de suggesties voor vervolg-onderzoek.

31

6.2. Aanbevelingen ten behoeve van het waterschap Zeeuwse Eilanden en het Zeeuws Archief Aanbevelingen ten aanzien van het waterschap hebben voornamelijk betrekking op het vergroten van het inzicht in de eigen huishouding van geografische be-standen en applicaties. Er moet duidelijk inzichtelijk worden gemaakt welke bestanden en applicaties samenhangen met welke werkprocessen en daardoor archiefbestanden zijn. Wellicht kan het opstellen van een Documentair Structuur Plan (DSP) hier uitkomst bij bieden. Ook kan op deze manier inzichtelijk worden gemaakt over welke informatie het waterschap uit oogpunt van de taakuitvoering moet beschikken, ofwel waarvan het bronhouder is. Als voorbeeld is het bestand Zeekoe beschreven in paragraaf 2.2.2. Dit bestand bevat duidelijk procesgebonden informatie en komt voor blijvende bewaring in aanmerking. Dit geldt ook voor de applicatie Zeekoe, dat volgens de definitie deel uitmaakt van het GIS. Daarnaast bevat Zeekoe echter geleende bestanden van het waterschap Zeeuws Vlaanderen, Rijkswaterstaat en het RIKZ, welke in strikte zin weer niet als archiefstuk kunnen worden aangemerkt. Dit geeft aan hoe complex de GIS problematiek feitelijk is. Voor het identificeren van geografische data als ‘te bewaren’ of ‘te vernietigen’, ‘proces gebonden’ of ‘niet procesgebonden’, zijn metadata zoals geformuleerd in de metadatastandaard voor geografie (ISO 19115:2003) van groot belang. Het koppelen van deze data vindt idealiter al plaats bij de eerste vorming, het ont-staan van een project of proces waaruit geografische data voortkomen. Op deze manier kunnen selectiecriteria al aan de bron worden toegekend en kan het verloren gaan van historisch waardevolle informatie worden voorkomen. Om grip te krijgen op de veelheid (‘wildgroei’) en de snelle ontwikkelingen van applicaties en bestanden, is het ontwikkelen van een duidelijke toekomstvisie op ICT en informatievoorziening noodzakelijk. Initiatieven als NORA en WIA zijn al eerste stappen op weg naar een gezamenlijke visie van de 1600 Nederlandse overheden c.q. 27 waterschappen. Daarnaast is het eindrapport ‘Gezamenlijke visie op ICT’ gericht op de Nederlandse waterschappen in de maak.30 In der-gelijke beleidsvisies kan een gezamenlijk standpunt worden bepaald ten aanzien van ontwikkelingen als de introductie van open source producten en de hiermee samenhangende duurzaamheidsgaranties. In de tweede plaats dienen de procedures die leiden tot vaststelling van kaarten, leggers, registers of op andere wijze vastgelegde geografische informatie worden beschreven. Het is van belang te weten welk stuk juridische bewijskracht heeft, uit het oogpunt van de verantwoording en bewijsvoering. Als voorbeeld werd beschreven de bodemkwaliteitskaart, die uiteindelijk in papieren vorm door de Algemene Vergadering wordt vastgesteld. De digitale versies maken daarnaast echter deel uit van velerlei werkprocessen en worden in de nabije toekomst aan burgers via internet beschikbaar gesteld. Ten derde dient het waterschap zich te beraden over zijn toekomstige rol als eigenaar, houder danwel beheerder van tijdelijk en blijvend te bewaren digitale geografische informatie. Blijvend te bewaren informatie uit het GIS dient onder omstandigheden te worden opgeslagen die voldoen aan de Ministeriële regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen die is vastgesteld in

30 Kint, R. Gezamenlijke visie op ICT versie 0.5, 28 mei 2007 [eindrapport]. Oegstgeest: Liquet.

32

2001. Of de huidige netwerken, serverruimten en andere plaatsen waar digitale bestanden worden opgeslagen hieraan kunnen voldoen is onvoldoende duidelijk. Deze situatie wordt nog verder gecompliceerd door initiatieven als het opzetten van een SAN in samenwerking met andere organisaties. In feite komt deze problematiek overeen met het in hoofdstuk 3 beschreven hardware aspect van digitale duurzaamheid. Aanbevelingen ten aanzien van het Zeeuws Archief met betrekking tot het toe-komstig beheer van digitale geografische informatie hebben voornamelijk betrek-king op het nadenken over de wijze van presenteren hiervan. De rol van archief-beherende instellingen zal zich in de toekomst in toenemende mate in de richting van deze presentatie gaan verleggen. Al eerder is aan de orde geweest aan welke mogelijke toepassingen gedacht kan worden, zoals het digitaliseren en koppelen van oude kaarten en het toegankelijk maken van grote hoeveelheden vergunningen. Daarnaast zal de toekomstige beheerder over de juiste auto-risaties moeten beschikken om data te kunnen wijzigen en toevoegen. Welke dit zijn en om welke gegevens het gaat dient nog verder te worden uitgezocht. In feite worden archiefbeherende instanties zoals het Zeeuws Archief verantwoor-delijk voor de vormgeving en inhoud van een ‘historische dimensie’ binnen het GIS. In de vorm van historische kaartlagen kan deze aan zowel interne medewerkers als onderzoekers worden gepresenteerd. Om optimaal in te spelen op de vraag naar geografische informatie bij zowel historisch onderzoekers als waterschapsmedewerkers zou een ‘top tien’ van veel gevraagde kaartbeelden kunnen worden opgesteld. Op deze manier zou inzicht verkregen kunnen worden in de (toekomstige) behoefte aan geografische infor-matie en daarbij ook de wijze waarop deze gepresenteerd kan worden. Deze informatiebehoefte bij historisch onderzoekers kunnen vervolgens worden meegenomen in het definiëren van selectiecriteria. Dit in combinatie met in digitale vorm vastgestelde stukken met een juridische status, die meer het be-drijfsvoerings- en verantwoordingsbelang vertegenwoordigen. Deze stukken kunnen, na bekrachtiging, via internet beschikbaar worden gesteld aan zowel het publiek als beroepsmatig geïnteresseerden. Een voorbeeld hiervan is te zien op www.nieuwekaart.nl, waar vastgestelde gemeentelijke bestemmingsplannen kunnen worden geraadpleegd. Tot slot een aanbeveling gericht aan beide instellingen. Zowel de archiefvormen-de organisaties als de archiefbeherende instellingen zullen moeten deelnemen aan de netwerken en samenwerkingsverbanden die in de conclusie al werden aangehaald uit ‘Archief beheer in de praktijk’. Het opstellen van nieuwe infor-matie architecturen zoals binnen WIA en NORA vormen hier een opmaat voor. Het in gebruik nemen van WaterschapsNet door het Waterschapshuis en het in-richten van portalen specifiek gericht op informatiezoekers op het gebied van historie en geografie kan gezien worden als een belangrijke en positieve ontwik-keling. Het is van belang dat naast ICT-ers, informatiemanagers, content-managers en communicatiemedewerkers ook archivarissen bij dergelijke initia-tieven worden betrokken. Hierdoor kunnen zij direct invloed uitoefenen op het bepalen van de content achter deze portalen.

33

6.3. Suggesties voor vervolgonderzoek

1. Onderzoek in hoeverre de selectiecriteria die zijn vastgelegd in de nu gel-dende selectielijsten van toepassing zijn op de digitale geografische be-standen van het waterschap Zeeuwse Eilanden. Moeten deze criteria wor-den aangepast? Over welke bestanden moet het waterschap uit oogpunt van zijn taakuitvoering beschikken?

2. Onderzoek de effecten van verwijdering van (op termijn) vernietigbare

bestanden op de werking van een GIS. Beïnvloed dit belangrijke functies of functionaliteiten?

3. Welke ruimten waar digitale geografische data van het waterschap Zeeuw-

se Eilanden worden opgeslagen moeten in de toekomst worden aangewe-zen als archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet? Is dit ook reali-seerbaar in verband met ontwikkelingen waarbij bestanden op soms zeer verre locaties worden opgeslagen?

4. Onderzoek hoe andere waterschappen omgaan met ontwikkelingen als

open source GIS en deelname aan netwerken en platforms als WIA en WaterschapsNet. Zijn hierin grote verschillen te zien met het waterschap Zeeuwse Eilanden?

5. Op welke manier kunnen archiefbeherende instellingen als het Zeeuws

Archief de presentatie van digitale geografische informatie vormgeven? Welke bijdrage kunnen zij leveren aan de content achter toekomstige geo-portalen zoals op WaterschapsNet? Welke afspraken moeten worden gemaakt voor het verkrijgen van de benodigde autorisaties om deze pre-sentaties te realiseren?

6. Welke taken van het waterschap kunnen worden ondersteund door het

gebruik van historische informatie in het GIS? Welke afdelingen en medewerkers hebben belang bij het gebruik van dergelijke informatie?

34

Bronnenoverzicht Literatuur: Boven, M.W. van, Kramer, R. & Noordam C.G.M. (1996). De archiefwet 1995 in 100 trefwoorden. Woerden: Stichting SOD. ISBN 90-9009577-2 Bussel, G.J. van (2003). Archivering van databases: een complex onderwerp. Archos Magazine nummer 4, p. 13-15. Cate, drs. T. ten (1998). Advies inzake de identificatie van archiefbescheiden in een digitale context. Den Haag: Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie FAZ. Gerlofs, ing. E. & Groot mr. ing. M. (red.) (1994). GIS-gids voor waterschappen. Een handreiking voor managers en bestuurders. Groningen: Stichting GEON. Heiloo: adviesbureau Groot. Giessel, A. van & Ketelaar F.C.J. (red.) (1986-). Archiefbeheer in de praktijk. Alphen aan den Rijn: Samsom. ISBN 9065007318 Grothe, M. & Scholten, H.J. (1996). GIS in de publieke sector: een inventarisatie naar gebruik van geo-informatie en GIS bij de Nederlandse overheid. Uitgave van het Ravi-bedrijvenplatform. Utrecht: Koninklijk Nederlands Aardrijkskundig Genootschap. Amsterdam: Vakgroep Ruimtelijke Economie, Vrije Universiteit Amsterdam. ISBN 90-6809-222-7 Hofman, H. (1999). De digitale archivaris: een nieuwe wereld. De invloed van informatietechnologie op het archiefvak. Stichting Archiefpublicaties Jaarboek 1999 pp. 211-225. Den Haag: Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN). ICTU (december 2003). Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Deel I: Kostenmodel, beslissingsmodel, functionele specificaties, bewaren van databases. Den Haag: Testbed digitale Bewaring. ISBN 90-807758-1-9 Ook te raadplegen op internet van: http://www.digitaleduurzaamheid.nl/bibliotheek/Bewaren_van_databases.pdf. Kint, R. (28 mei 2007). Gezamenlijke visie op ICT versie 0.5. [eindrapport]. Oegstgeest: Liquet.

35

Kraak, M.J. & Ormeling, F. (1999). Kartografie. Visualisatie van ruimtelijke gegevens. Delft: Delft University Press. ISBN 90-407-1859-9 Matthijssen, dr. L.J. & Prins, prof. mr. J.E.J. (2000). De digitale overheid en de wet. De juridische kaders voor het gebruik van digitale documenten bij de overheid. [syllabus]. Den Haag: Programma Digitale Duurzaamheid. Rink, Ir. M.A. de & Reuvers, ing. M. (2 juni 2006). Nederlandse metadatastandaard voor geografie versie 1.1. Amersfoort: Ravi. Ook te raadplegen op internet van: http://www.geonovum.nl/metadata/standaarden/nederlandse-metadata-standaard-voor-geografie/view.html?Itemid=58 Samenwerkende waterschappen m.m.v. (maart 2006). Waterschaps Informatie Architectuur. Een brug naar de toekomst. Eindrapportage – deel 1. [rapport]. Teuling, A. den (1998). Een geografisch Informatiesysteem geïnspecteerd. Nederlands Archievenblad, 102. mei 1998, p. 3-8 Waalwijk, H. (2004). Een bouwsteen voor de toren van Babel. Over definities voor waardering, selectie en verwijdering. Stichting Archiefpublicaties. Jaarboek 2004, pp. 56-68. Den Haag: Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN). Zwol, T. van (1999). De archivering van digitale geografische basisbestanden in Nederland: Met het oog op bedrijfsvoering, verantwoording, en cultuurhistorsche belangen. [scriptie]. Amsterdam: Hogeschool van Amsterdam, Informatie Dienstverlening en Management, leerroute Archivistiek. Online artikelen:

• Gemeente Terneuzen gebruikt OS GIS voor online bestemmingsplannen. http://www.opensourcegis.nl/index.php?option=com_content&task=view&id=44&Itemid=34

• Koninklijke Bibliotheek- “Open source software: een logische keuze voor behoud!”

http://www.opensourcenieuws.nl/index.php/content/view/3765/0/

• Samenwerking archieven bij bouw digitaal depot. Digitaal tijdperk maakt andere beheervormen noodzakelijk. http://www.nationaalarchief.nl/nieuws/pers/digitaal_depot.asp?ComponentID=14018&SourcePageID=5084#1

36

• Takken, R. Hoge resoluties bij vastleggen waterkeringen. Orthofoto’s gedrapeerd over 3D-beheerregister. http://www.gismagazine.nl/asp/default.asp?t=article&newsid=1777

• Takken, R.

Onafhankelijk advies en projectmanagement rond geo-visualisatie door Aerovision ‘Sta eens even stil bij wat u nu eigenlijk wilt’. http://www.gismagazine.nl/asp/default.asp?t=article&newsid=2262

• Hartlief, A.

Onbeperkt GIS-sen met uitgebreide opslagmogelijkheden. Automatisering achter de schermen van Waterschap. http://www.gismagazine.nl/asp/default.asp?t=article&newsid=2245

• Kloster, R.

Onderzoek met behulp van historisch GIS. Plattegronden uitgangspunt bij Paper And Virtual Cities. http://www.gismagazine.nl/asp/default.asp?t=article&newsid=2092

• Heuvel, G. van den

Een jaar na de lancering. Google Earth brengt GIS in de huiskamer. http://www.gismagazine.nl/asp/default.asp?t=article&newsid=2017

Websites: Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995, Ministeriële regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, Waterschapswet, Bouwstoffenbesluit: http://wetten.overheid.nl Publicaties testbed digitale archivering: http://www.digitaleduurzaamheid.nl Referentie-architectuur NORA: http://www.e-overheid.nl http://www.ictu.nl Metadata, metadatastandaards: http://www.fgdc.gov http://www.geonovum.nl Open source GIS producten: http://www.opengeospatial.org http://www.opensourcegis.nl http://www.ossos.nl Gemeenschappelijke Basiskaart Nederland, GBKN online: http://www.gbkn.nl GIS software, ESRI, Intwis, Rioken, Google Earth: http://www.aquagis.nl http://www.esrinl.com http://www.geo-info.nl

37

http://www.geodan.nl http://www.intwis.nl Bodemkwaliteitskaarten Zeeland en landelijk: http://biells.nl http://geoxplore.jess.nl/BKKZeeland http://www.marmos.nl http://www.bkkzeeland.nl GIS toepassingen via internet bij gemeenten en waterschappen: http://www.hetwaterschapshuis.nl http://www.hhdelfland.nl http://www.nieuwekaart.nl http://www.rijnland.net http://www.wze.nl Geïnterviewde personen: • drs.ing. J.C.W. Bij de Vaate, informatieanalist afdeling BV/FB waterschap

Zeeuwse Eilanden • ing. I. Bisdom, GIS-analist/applicatiebeheerder afdeling BV/FB waterschap

Zeeuwse Eilanden • ing. J.H. van Cranenburgh, beleidsmedewerker A/teamleider afdeling BV/FB

waterschap Zeeuwse Eilanden • Mr. W. Heldens, beleidsmedewerker A bureau Planvorming binnen de sector

Waterkeringen en Wegen waterschap Zeeuwse Eilanden • ir. J.T.M. van der Sande, beleidsmedewerker A, afdeling WW/BPL waterschap

Zeeuwse Eilanden • ing. E. Swart beleids- en projectondersteunend medewerker afdeling BV/FB

waterschap Zeeuwse Eilanden • drs. A. Meijer, hoofd afdeling Collecties en Archieven Zeeuws Archief • dr. O. Hoogerhuis, provinciaal archiefinspecteur Zeeland

38

Verklarende woordenlijst Actor Overheidsorgaan, particuliere organisatie of persoon die een rol speelt op een beleidsterrein. Een actor is formeel verantwoordelijk voor een handeling. De begrippen actor en handeling zijn gedefinieerd binnen het Project Invoering Ver-korting Overbrengingstermijn (PIVOT). Administratief-juridisch belang Het belang dat archiefbescheiden op de korte tot middel-lange termijn voor de organisatie vertegenwoordigen. Dit heeft meestal betrekking op de bedrijfs-voering en verantwoording en valt samen met de dynamische en semi-statische fase. Algemene Vergadering (AV) Het Algemeen Bestuur van het waterschap Zeeuwse Eilanden. De gemeentelijke tegenhanger is de gemeenteraad. Applicatie Computerprogramma dat bedoeld is direct door de gebruiker te worden gebruikt. Een GIS applicatie zorgt ervoor dat gebruikers GIS bestanden op gebruikers-vriendelijke wijze kunnen raadplegen. Archief Geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie. Archiefstuk, archiefbescheiden Document, ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten. Archiefbewaarplaats Bewaarplaats die is aangewezen en ingericht voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden. In het Archiefbesluit en de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen 2003 zijn de eisen aangegeven waaraan een archiefbewaarplaats dient te voldoen. Authenticiteit Archiefbescheiden zijn authentiek als ze dezelfde inhoud, vorm en structuur heb-ben als op het moment van ontstaan. Autorisatie Proces waarin een persoon rechten krijgt op het benaderen van een bestand of systeem. Basis Selectie Document (BSD) Document over een bepaald beleidsterrein, waarin handelingen systematisch zijn geordend naar actor en waarbij voor iedere handeling is aangegeven of de neer-slag ervan wordt bewaard dan wel voor vernietiging in aanmerking komt.

39

Bedrijfsvoeringsbelang Het belang dat documenten vertegenwoordigen ten opzichte van de werkproces-sen waarin de documenten een rol spelen of hebben gespeeld. Zij dragen hier-door bij aan het effectief en efficiënt functioneren van de organisatie. Bedrijfsproces Het proces waarmee een overheidsorganisatie alle aan haar door de wet opge-dragen taken uitvoert. Zie ook werkproces. Beheerregister Register waarin de actuele toestand van de in de legger opgenomen objecten wordt vermeld. Daarnaast kan op eenvoudige wijze de historie (eerder uit-gevoerde werkzaamheden) van de objecten worden gereconstrueerd. Bestand Groep vastgelegde gegevens of documenten bijeengebracht met een bepaald doel en in onderlinge samenhang te raadplegen. Bestandsformaat De manier waarop de informatie in een computerbestand gecodeerd is. Dit wordt aangegeven aan de hand van de extensie, meestal een combinatie van een punt en drie letters achter de bestandsnaam. Bevriezing Term voor de vastlegging van de toestand van een database op een bepaald moment. Door middel van de opslag van de volledige database op een drager wordt als het ware een fotografische opname van de situatie op dat moment gemaakt. Bewaarniveau Bestuurlijk, organisatorisch of administratief niveau van een archiefvormer van welke bij de selectie van archiefbestanddelen met dezelfde inhoud als de archief-bestanddelen van andere archiefvormers binnen of buiten dezelfde organisatie die archiefbestanddelen blijvend worden bewaard, terwijl de overeenkomstige archiefbestanddelen van de andere archiefvormers worden vernietigd. Bodembeheerplan Plan waarin het waterschap onder meer de voorwaarden definieert waaronder grondverzet, ofwel het verplaatsen van grond mag worden verricht. Bodemkwaliteitskaart Kaart met betrekking tot de bodemkwaliteit binnen het eigen beheersgebied, die het waterschap Zeeuwse Eilanden sinds 1999 op grond van het Bouwstoffen-besluit verplicht is op te stellen. Bouwstoffenbesluit Besluit ingegaan op 1 juli 1999, dat regels stelt voor het gebruik van onder andere steenachtige bouwstoffen en vervuilde grond die in contact kunnen komen met regen-, grond- of oppervlaktewater en dat moet voorkomen dat dit water vervuilt raakt.

40

Bronhouder Producent van één of meerdere geografische basisbestanden in Nederland. Content Management Systeem (CMS) Systeem, meestal in de vorm van een web-applicatie, die het mogelijk maakt dat mensen eenvoudig, zonder veel technische kennis, documenten en gegevens op internet kunnen publiceren. Context(gegevens) Het institutionele kader van organisaties en functies of activiteiten waarin bij-voorbeeld de overheid functioneert. Voorts het administratieve kader, te weten het geheel van procedures en regels volgens welke een overheidsorganisatie werkt (dan wel heeft gewerkt). Deze gegevens zijn noodzakelijk om de herkomst van archiefdocumenten te kunnen vaststellen en deze bescheiden te kunnen identificeren. De contextgegevens maken deel uit van de metagegevens. Zie ook ‘Metagegevens’. Conversie Het overzetten van digitale documenten naar andere programmatuur met behulp van standaardprogrammatuur onder behoud van authenticiteit. Cultuur-historisch belang Het belang dat archiefbescheiden vertegenwoordigen met betrekking tot het in de toekomst kunnen verrichten van historisch onderzoek door deze op goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. Database Bestand waarin referentiële (bibliografische) informatie gestructureerd - in de vorm van records, tabellen, of files - is opgeslagen en bevraagd kan worden. Digitaal Depot, E-Depot Een testomgeving van digitale documenten, zoals spreadsheet, e-mail, e.d., met als doel een bewaarfunctie voor het bewaren en beheren van digitale archief-bescheiden te ontwikkelen. Document Geheel van samenhangende gegevens vastgelegd op een of meer (gegevens-) dragers. Documentair Structuur Plan (DSP) Plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archief-bescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt. Drager, gegevensdrager Materiaal waarop of waarin gegevens worden vastgelegd. Digitale duurzaamheid De mate waarin digitale informatie bewaard en toegankelijk is gemaakt en/of gehouden. En het geheel aan activiteiten waarmee documenten/ archiefbeschei-den toegankelijk worden gemaakt en gehouden zolang als nodig is.

41

Duurzaamheid De waarborging van de toegankelijkheid, authenticiteit en leesbaarheid van do-cumenten gedurende de geldende bewaartermijn. Dynamische fase Fase die gelijk loopt met de uitvoering van activiteiten en taken van de archief-vormer en waarin archiefstukken veelvuldig worden opgenomen in het archief. Firewall Programmatuur met als doel computers of netwerken te beveiligen tegen aan-vallen van buitenaf in de vorm van hackers, virussen, spyware of spam. Functionaliteit Bepaalde werking of eigenschap van een computerprogramma of systeem, die verloren kan gaan door het verwijderen van bestanden of onderdelen ervan. Gegeven Weergave van een feit, begrip of aanwijzing geschikt voor overdracht, inter-pretatie of verwerking door een persoon of apparaat. Geo-portaal toegangspagina voor het kunnen vinden, (eventueel) betalen en het combineren van geo-informatie Geografisch basisbestand Een fundamenteel en uniek geometrisch bestand dat een algemeen en regel-matig gebruik geniet binnen de overheid en (bijna) landsdekkend is voor Neder-land. Geografische informatie, Geo-informatie Informatie die op een of andere manier een verwijzing heeft naar een plaats op het aardoppervlak. Dat kan variëren van kabels en leidingen in de grond tot een digitale routekaart, van vestigingslocaties voor bedrijven tot geluidshinderzondes, van de bodemgesteldheid van het traject van de Betuwelijn tot bestanden met adressen en postcodes. Geografisch Informatie Systeem (GIS) Een informatiesysteem voor de invoer, het beheer, de integratie, de analyse, de verwerking en de presentatie van ruimtelijke gegevens, ter ondersteuning van werkprocessen. Georefereren Het koppelen van allerlei soorten gegevens aan geografische coördinaten, waar-door deze samenhang krijgen met een plaats op het aardoppervlak. Handeling Complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. Hardware Alle fysieke componenten die in een computer een rol spelen. De term wordt ge-bruikt als tegenhanger van software.

42

ICT Informatie en Communicatie Technologie; verzamelterm voor alles wat zich met informatiesystemen, telecommunicatie en computers bezighoudt. Informatie Gegevens verzameld en uitgewerkt om te dienen als communicatie tussen per-sonen. Informatie behoeft echter, in tegenstelling tot gegevens, niet te zijn vast-gelegd. Informatiesysteem Geheel van bestanden, procedures, apparaten en daarbij benodigde hulpmid-delen, ingericht door een persoon, groep personen of organisatie ten behoeve van de uitvoering van zijn of haar taken. Internet Wereldwijd openbaar netwerk van computers en computernetwerken, die door middel van een universeel protocol met elkaar kunnen communiceren. Intranet Een privaat netwerk binnen een organisatie. Voor de gebruiker heeft dit de uiter-lijke vorm van een afgescheiden deel van het internet. Kaart Tekening op schaal van een bestaand of ontworpen object of situatie. Kaartbeeld Digitale kaart die binnen een GIS wordt samengesteld door de combinatie van verschillende ruimtelijke gegevens. Legger Staat of register van voor onbepaalde tijd vastgelegde gegevens betreffende on-roerende goederen. In waterschapsterminologie: overzichtelijk (openbaar) regis-ter waarin een omschrijving van de hoofdwatergangen en de daarin gelegen kunstwerken is opgenomen. In de legger worden de onderhoudsverplichtingen en de onderhoudsplichtigen van deze objecten aangewezen. Metadata, metagegevens Gegevens over gegevens. De term wordt vaak gebruikt in de betekenis van ge-gevens over digitale documenten, hoe ze zijn geproduceerd, hoe ze zijn opgesla-gen, hun technische en logische structuur en hoe ze moeten worden beheerd. Metadatastandaard Geheel aan afspraken met betrekking tot het vastleggen van metadata. Een vorm van standaardiseren is het vaststellen van een ISO norm, in dit verband de norm ISO 19115:2003 met betrekking tot geografische metadata. Migratie Het overzetten van digitale documenten naar een ander digitaal informatie-systeem met behulp van speciale computerprogrammatuur onder behoud van authenticiteit.

43

Open-source software Computerprogrammatuur waarvan de broncode door gebruikers in te kijken en te veranderen is. Overdragen Procedure waarbij een archiefbeheerder archiefbescheiden plaatst onder de ver-antwoordelijkheid van een andere archiefbeheerder. Hier wordt in de meeste gevallen de procedure bedoeld die plaatsvindt bij de overgang van de semi-statische naar de statische fase van archiefbescheiden. Ruimtelijke gegevens Gegevens met een ruimtelijke component, meestal in relatie met het aardopper-vlak. Zie ook geografische informatie. Selectie Geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging te eniger tijd bestemde archiefbescheiden. Tevens: activiteit binnen de selectie waarbij de voor blijvende bewaring en voor vernietiging be-stemde archiefbescheiden daadwerkelijk worden gescheiden. Selectiecriteria Criteria op grond waarvan selectie wordt uitgevoerd. Selectielijst Staat van categorieën van archiefbescheiden en archiefbestanddelen die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, met indien het vernietigbare bescheiden of bestanddelen betreft, opgave van de termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging plaats moet vinden. Semi-statische fase Fase waarin archiefdocumenten een beperkte functie in de uitvoering van activiteiten, taken en handhaving van de rechten van de archiefvormer vervullen. Statische fase Fase waarin archiefdocumenten nog slechts incidenteel worden geraadpleegd door de archiefvormer, als vernietigbaar geselecteerde documenten veelal zijn verwijderd en overdracht aan een archiefbewaarplaats heeft plaatsgevonden. Storage Area Network (SAN) Gezamenlijk opslagmedium voor twee of meerdere lokale netwerken (LAN’s). Software Engelse term voor alle computerprogramma’s, ofwel computerprogrammatuur. Toegankelijk(heid) Mate waarin de archiefbescheiden of gegevens binnen een archief of gegevens-verzameling binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar kunnen worden gemaakt.

44

Verantwoordingsbelang De noodzaak en wettelijke verplichting die bepaalt dat de overheid zowel politiek als juridisch verantwoording moet kunnen afleggen voor haar handelen. Archief-stukken kunnen hierbij een cruciale rol spelen. Vernietiging Het zodanig verwerken van de drager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die erop zijn vastgelegd gereconstrueerd kunnen worden. Vernietigingsplicht De plicht voortvloeiende uit artikel 3 van de Archiefwet 1995 tot het vernietigen van archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen. Verwijdering Reeks van processen betrekking hebbend op de implementatie van beslissingen over bewaartermijnen, vernietiging of overdracht, die zijn vastgelegd in be-voegdheden of andere instrumenten Waardering Activiteit binnen de selectie, waarbij door bestudering van de context van archiefbescheiden wordt bepaald welke categorieën archiefbescheiden voor tijde-lijke dan wel blijvende bewaring in aanmerking komen, al dan niet onder toeken-ning van bewaartermijnen. Waterschaps Informatie Architectuur (WIA) Geheel aan afspraken waarmee de waterschappen hun informatiehuishouding volgens een bepaald concept en efficiënter vorm willen geven. Hiertoe hebben 26 waterschappen in Nederland zich verenigd in het WaterschapsHuis. WaterschapsNet Gezamenlijk Content Management Systeem (CMS) voor de waterschappen. Doel-stelling is het inzetten van één centrale beheeromgeving voor de websites, intra-netten en extranetten van de Nederlandse waterschappen en daaraan gerela-teerde organisaties, waarmee zowel content als functionaliteiten tussen de waterschappen kunnen worden gedeeld. Werkproces De uitvoering van de taak of handeling uit hoofde waarvan archiefbescheiden door een overheidsorgaan worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om daaronder te berusten. XML eXtended Mark-up Language. Code waarin databases als ‘platte tekst’ kunnen worden weergegeven en eenvoudig voor andere programma’s of de mens leesbaar zijn. Het wordt gezien als een oplossing voor het duurzaamheids-probleem bij databases. Zorgdrager Functionaris of (deel van een) organisatie belast met de bestuurlijke verant-woordelijkheid voor het archiefbeheer.

45

Bijlage I Afstudeervoorstel Je mag deze informatie ook zelf op een apart vel in de tekstverwerker vastleggen en als bijlage meesturen. Naam student D. Obbink Korte aanduiding van het onderwerp van de voorgestelde afstudeeropdracht (de 'werktitel') Het beheer van blijvend te bewaren informatie in applicaties als het Geografisch Informatie Systeem (GIS). Korte schets van de probleemsituatie In onder andere het GIS wordt geografische informatie opgeslagen die wordt gebruikt bij de taakuitvoering van het waterschap. Aan het systeem wordt onder andere cartografisch materiaal onttrokken. Wijzigingen, zoals het aanleggen of verwijderen van objecten zoals waterlopen, dammen, wegen enz., worden opgeslagen waarbij de oude situatie wordt 'overschreven'. Informatie die valt onder de werking van de Archiefwet 1995 gaat hierbij verloren. Als deze situatie wordt gehandhaafd is in de toekomst geen historisch cartografisch materiaal meer beschikbaar. Bij het waterschap zijn meerdere applicaties in gebruik waarin dit probleem zich voordoet, waarbij het GIS echter het meest in het oog springt, omdat cartografisch materiaal van oudsher een belangrijk deel uitmaakt van de informatie die is opgeslagen in waterschapsarchieven. Probleemstelling (in één zin) Het waarborgen van het blijvend bewaren van informatie op grond van de Archiefwet in met name het GIS. Nagestreefde situatie (in één zin) Binnen het GIS gaat geen historisch meer verloren door het opslaan van gewijzigde situaties. Onderzoeksmethode (onderzoeksdoel, voorlopige onderzoeksvragen en opzet van het onderzoek) Het onderzoek zal zich in eerste instantie richten op de werking van het GIS. Hierbij kunnen ook andere applicaties die in gebruik zijn bij het waterschap worden betrokken. Vervolgens wordt bepaald welke informatie hierin in het kader van de Archiefwet voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Ten slotte wordt een oplossing gezocht voor de probleemstelling, namelijk hoe deze blijvende bewaring kan worden veilig gesteld. Indien van toepassing: beschrijving van de deelstappen in de fase waarin je het media-product gaat realiseren niet van toepassing. Dit formulier (2 bladen) na invulling afgeven aan c.q. opsturen naar de afstudeercoördinator van je profiel. De verdere procedure is dan als volgt. Zodra het afstudeervoorstel akkoord is bevonden en de student toelaatbaar is verklaard, worden de gegevens vastgelegd in het relatiesysteem van het instituut. De betrokkenen worden hierover geïnformeerd met een uitdraai van de gegevens, waarbij de praktijkbegeleider het verzoek krijgt de overeenkomst voor akkoord te tekenen en terug te sturen naar het instituut. De bijlage laat zien welke bepalingen verder zullen worden opgenomen in de overeenkomst.

46

Bijlage II Afstudeerplan Inleiding Dit afstudeerplan is een nadere uitwerking van het al eerder opgestelde en goedgekeurde afstudeervoorstel. Hierbij heb ik mij onder andere nader georiënteerd in het onderwerp en de bronnen die ik tot nu toe heb kunnen vinden. Hieronder vallen zowel de gedrukte als elektronische media als personen waarmee interviews. Van deze bronnen wordt tijdens het onderzoek en de verslaglegging gebruik gemaakt. Naar alle waarschijnlijkheid zullen tijdens de uitvoering hiervan nog meer bronnen worden aangetroffen; het betreft dus slechts een eerste oriëntatie. Het afstudeerplan vormt in ieder geval het plan van aanpak voor de uitvoeringsfase van het onderzoek(zie betreffende paragraaf). Ook zijn de doelstelling en de probleemstelling zoals vermeld in het afstudeervoorstel aangepast (voor zover noodzakelijk) en is de probleemstelling opgesplitst in deelvragen. Tijdens het opstellen van het afstudeerplan heb ik nauw contact onderhouden met de praktijkbegeleider, Johan van Cranenburgh, teamleider van de afdeling teamleider informatiseringsbeleid en geo-informatie binnen het Facilitair Bedrijf van het waterschap Zeeuwse Eilanden. Hij heeft zich akkoord verklaard met het afstudeerplan. Doelstelling De opdrachtgever, de teamleider van de afdeling teamleider informatiseringsbeleid en geo-informatie binnen het Facilitair Bedrijf van het waterschap Zeeuwse Eilanden, inzicht verschaffen in de problematiek rond het blijvend bewaren van digitale geografische informatie. Probleemstelling en deelvragen Onderzoeksvraag: Waaruit bestaat de problematiek van het blijvend bewaren van geografische informatie binnen het GIS bij het waterschap Zeeuwse Eilanden in het kader van de Archiefwet? Deelvragen: 1. Hoe werkt/wat is het GIS? 2. Hoe wordt het GIS gebruikt bij het waterschap Zeeuwse Eilanden? 3. Hoe wordt het GIS gebruikt bij andere instellingen, bijvoorbeeld Rijkswaterstaat? 4. Welke informatie komt binnen het GIS in aanmerking voor blijvende bewaring? 5. Waarom is het blijvend bewaren een probleem? 6. Voor wie is het een probleem? 7. Wat zijn mogelijke oplossingsrichtingen? Planning en uitvoering Het onderzoek is globaal op te delen in drie onderdelen. Deze vormen meestal de basis van (wetenschappelijk) onderzoek en wil ik ook hier hanteren. De onderdelen zijn: • Dataverzameling. In deze fase worden door middel van literatuuronderzoek en interviews

de benodigde gegevens verzameld om de verschillende deelvragen te kunnen beantwoorden. Welke literatuur wordt gebruikt en wie worden geïnterviewd wordt verder toegelicht in de oriëntatie op het onderwerp.

• Data analyse. De verzamelde gegevens worden geanalyseerd en gerelateerd aan de hoofdvraag.

47

• Rapportage en conclusie In de scriptie wordt over de analyse gerapporteerd en wordt de hoofdvraag beantwoord.

De geplande begindatum van het onderzoek is 1 juli 2006. De gegevens zullen worden verzameld door gebruik te maken van de bronnen die vermeld zijn in de oriëntatie op het onderwerp. De bronnen bestaan voornamelijk uit gedrukte literatuur, elektronische literatuur (websites) en deskundigen waarbij interviews worden afgenomen. Het onderzoek en de bijbehorende analyse zal naar schatting de resterende zomermaanden in beslag nemen, dat wil zeggen juli en augustus 2006. Met het schrijven van de scriptie kan ook al in deze fase worden begonnen, maar zal hoofdzakelijk plaatsvinden in de periode september en oktober 2006. De precieze afstudeerdatum is nog niet bekend, maar zal waarschijnlijk ergens in november zijn. De scriptie zal waarschijnlijk eind oktober moeten worden ingeleverd. Hieronder volgt een verdere uitwerking van de deelvragen en een bijbehorende indicatie van de bronnen die voor de beantwoording ervan kunnen worden aangewend. Ook is aangegeven wanneer het onderzoek ten behoeve van de beantwoording zal plaatsvinden. Deelvraag 1. Deze vraag zal voornamelijk beantwoord worden door het bestuderen van de gedrukte literatuur en informatie op het internet. De literatuur die is opgegeven in de volgende paragraaf (oriëntatie) en de genoemde websites bieden waarschijnlijk voldoende informatie om de vraag te kunnen beantwoorden. Het onderzoek van deze bronnen kan plaatsvinden in juli en augustus. Deelvraag 2. Over deze vraag heb ik al een aantal interviews gehad met de teamleider informatiseringsbeleid en geo-informatie van het waterschap Zeeuwse Eilanden, J. van Cranenburgh. Deze gesprekken waren oriënterend van aard en hebben voornamelijk een verdere afbakening van het onderwerp en een globale opzet van het onderzoek opgeleverd. Hij adviseerde eerst uit te zoeken op welk gebied het waterschap Zeeuwse Eilanden bronhouder is (over welke bestanden moet het in het kader van de taakuitvoering in ieder geval beschikken?). Vervolgens kan worden gekeken welke informatie in de eerste plaats vanuit administratief-juridisch belang en in de tweede plaats vanuit cultureel-historisch belang bewaard moet worden. Hij raadde aan dit vooral toe te spitsen op de geografische informatie met betrekking tot waterkeringen, omdat die het best gedocumenteerd en bijgehouden is. De personen die meer over deze zaken kunnen vertellen zijn W. Heldens, beleidsmedewerker bureau Planvorming binnen de sector Waterkeringen en Wegen van het waterschap Zeeuwse Eilanden en S. Holvast, juridisch adviseur afdeling Juridische Zaken, Vergunningverlening en Handhaving binnen de sector Bedrijfsvoering van het waterschap Zeeuwse Eilanden. De eerstvolgende interviews wil ik dan ook bij hen in de zomermaanden afnemen. Deelvraag 3. Het onderzoek naar deze vraag zal voornamelijk plaatsvinden na het beantwoorden van de eerste twee vragen, waardoor een vergelijking mogelijk is tussen de situatie bij het waterschap en die bij een andere waterbeherende overheidsinstelling. In de eerste plaats wil ik me hierbij richten op Rijkswaterstaat directie Zeeland te Middelburg. Hier heb ik nog geen contactpersoon/personen, maar het vinden hiervan zal waarschijnlijk met behulp van de genoemde medewerkers van het waterschap weinig moeite kosten.

48

Deelvraag 4. Het zoeken van een antwoord op deze vraag vormt een belangrijk onderdeel van het onderzoek. Het eindverslag zal ook op de beantwoording van deze vraag worden toegespitst. Er zal aan de hand van de literatuur en interviews met de medewerkers van de sector waterkeringen en wegen worden uitgezocht welke informatie binnen het GIS bij het waterschap Zeeuwse Eilanden wordt beheerd. Aan de hand van de geldende wet- en regelgeving zal worden bepaald welke informatie onder de werking hiervan valt, en welke uiteindelijk blijvend moet worden bewaard. Dit voor zover dit mogelijk is en de wet- en regelgeving hierin voorziet. W. Heldens kan hierbij als contactpersoon een belangrijke rol spelen. Hij beschikt over specialistische kennis op het gebied van waterschapswetten en -keuren, en het hieruit voortvloeiende bronhouderschap van het waterschap. Deelvraag 5 t/m 7. Deze deelvragen vormen de kern van het onderzoek en de verslaggeving. Naast de contactpersonen bij het waterschap en de literatuur kan ook de provinciaal archiefinspecteur een belangrijke rol spelen bij de beantwoording op het gebied van wet- en regelgeving, digitale duurzaamheid en vraagstukken van organisatorische aard (hoe kan bewaring door middel van het maken van afspraken worden gewaarborgd). Hoewel het afstudeerplan nog niet is goedgekeurd, ben ik per 1 juli begonnen met het oriënteren op de deelvragen en het benaderen van de verschillende contactpersonen. Dit zijn voornamelijk de personen die werkzaam zijn bij het waterschap en de literatuur die van hen heb ontvangen. Ik hoop dat hierdoor het onderzoek meer vaste lijnen gaat krijgen en dat er via deze personen meer bronnen kunnen worden gevonden. Oriëntatie op het onderwerp Literatuur • De archivering van digitale geografische basisbestanden in Nederland: met het oog op

bedrijfsvoering, verantwoording en cultuurhistorische belangen, scriptie. Tamara van Zwol, 1999.

• Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewaren van databases. ICTU, 2003. Internet • http://nl.wikipedia.org/wiki/GIS • http://www.gis.com/ • http://www.esri.com/ • http://www.gisportal.com/ • http://www.geodan.nl/nl/geodan/artikel/Starter.htm • http://www.gismagazine.nl/asp/default.asp?language=1 Interviews • O. Hoogerhuis, provinciaal archiefinspecteur in Zeeland; • Ing. J.H. van Cranenburgh, teamleider informatiseringsbeleid en geo-informatie

waterschap Zeeuwse Eilanden; • Mr. W. Heldens, beleidsmedewerker A bureau Planvorming binnen de sector

Waterkeringen en Wegen waterschap Zeeuwse Eilanden; • Drs. S. Holvast, juridisch adviseur C afdeling Juridische Zaken, Vergunningverlening en

Handhaving binnen de sector Bedrijfsvoering waterschap Zeeuwse Eilanden.

49

Bijlage III

Memo aan : Johan van : Ben afschrift : Hans datum : 30 september 2003 betreft : terinzagelegging legger Vraag: Kan met “digitale” terinzagelegging voldaan worden aan de wettelijke plichten inzake de procedure tot vaststelling van de legger? Nee, dat kan niet. Het kunnen inzien van de legger op een computer in plaats van de papieren (en daarmee de geldende) versie van de legger biedt onvoldoende waarborgen met betrekking tot de authenticiteit en het bereiken van de kring der belanghebbenden en is daarmee geen rechtsgeldig alternatief. Wettelijke regelingen als de Algemene wet bestuursrecht en de VwZ 2002 voorzien hier (nog) niet in.

50

Bijlage IV

51