www.ivpp.nl

Getting Things Done

Titel: Auteur(s): Uitgegeven Pagina’s: Uitgever: Bestel het boek

Getting Things Done David Allen

2007 220 Academic Service

Het Getting Things Done systeem bestaat uit drie onderdelen

1. Wat in je hoofd zit, zit je uitvoerende capaciteiten in de weg. Daarom moet je het

onderbrengen in een systeem.

2. Je moet duidelijk hebben wat je verantwoordelijkheden zijn en wat je moet doen om die

verantwoordelijkheden na te kunnen komen

3. Je moet je actiepunten bijhouden in een systeem waar je regelmatig naar kijkt

Er zijn twee verschillende soorten zaken die je moet plannen:

Horizontaal plannen: het overzicht verwerven van de verschillende dingen die je met doen

Verticaal plannen: het plannen van de verschillende taken binnen 1 project. Bijvoorbeeld, hoe moet

je het aanpakken als je met vakantie wilt gaan?

Als je een taak in je hoofd hebt, breng je die in drie stappen onder in je systeem. Bijvoorbeeld: je

auto is kapot en dat speelt steeds door je hoofd.

1. Wat is de gewenste uitkomst? (dat hij weer kan rijden of dat hij naar de sloop gebracht

wordt)

2. Wat is de eerste handeling die je moet doen om er voor te zorgen dat het ook echt gebeurd?

(bellen met de garage of de sloop)

3. Hoe stop je het zo weg dat je er onherroepelijk aan herinnerd wordt? (reminder in telefoon:

“bellen met garage/sloop)

Pas als je het op die manier verwerkt hebt, weet je dat geest dat het er niet steeds meer aan hoeft te

denken. Je werkgeheugen heeft maar een bepaalde bandbreedte en hoe meer tijd het besteedt aan

het herinneren van “To Do’s”, hoe minder tijd het heeft voor het daadwerkelijk uitvoeren van

actiepunten.

-------------------

www.ivpp.nl

Controle krijgen over je leven in vijf stappen

1. Verzamel: de eerste stap is om alle losse eindjes te verzamelen. Wat is nog niet zoals jij het

graag wilt op dit moment in je leven? Deze loss eindjes verzamel je ergens zodat je er op

gezette tijden naar kan kijken en ze kan verwerken.

(Dat verzamelen kan tegenwoordig bijna helemaal digitaal. Je kunt aantekeningen, foto’s,

documenten etc. etc. allemaal online verwerken. Wij raden hiervoor dropbox.com aan,

google calendars in combinatie met mail daar en een scanner of een fototoestel om

documenten te verwerken. Het is echter verstandig om in ieder geval ook 1 plek te hebben

waar je fysieke dingen verzamelt. Dat is de inbox die op de cover van het boek staat. Lees

hier ons artikel over het maken van een digitaal agendasysteem:

http://www.ivpp.nl/zelfdiscipline/digitaal-agendasysteem/)

Er zijn drie belangrijke processen om dit te laten werken: verzamel ALLES, werk met zo weinig

mogelijk verzamelpunten, verwerk de dingen die je in je verzamelpunten hebt gestopt

regelmatig.

2. Verwerk: op dit moment ga je kijken wat je precies met “iets” (een memo, een mail, een

aantekening, een brief etc. etc.) moet. Dit gaat in een aantal stappen

Wat is het? Waar is het voor bedoeld? Wat moet je er mee?

Kun je er nu iets mee doen? (zo niet: gooi het weg of bewaar het voor later)

Wat is de volgende actie (doe het nu als het in 2 minuten kan, delegeer het of plan

het in voor later)

3. Organiseer: verwerk de taken op verschillende lijsten: To Do (hier staan de eerstvolgende

acties op) Agenda (voor afspraken die op een specifiek tijdstip moeten gebeuren) en een

herinnering in je agenda voor acties die op een bepaald tijdstip moeten.

4. Review: nu je alles opgeschreven hebt, moet je er nog voor zorgen dat je er ook nog aan

herinnerd wordt. Als je geest daar niet op vertrouwt, zal die je er hoogstpersoonlijk aan

herinneren.

Deze stap doe je idealiter wekelijks en bestaat uit het verwerken van de losse eindjes die zich

de afgelopen week hebben opgestapeld, het verwerken van deze in je systeem en het

bekijken van wat er nog in het systeem zit.

5. Doen: dit is waar het systeem uiteindelijk op ingericht is. Om te bepalen met welk punt je

gaat beginnen, kun je het best vertrouwen op je intuitie. Toch zijn er wel een aantal punten

waar je rekening mee kunt houden:

Omgeving: als je in de auto zit kun je misschien nog telefoneren, maar niet werken

Beschikbare tijd: een rapport schrijven doe je misschien het liefst in 1 keer en in dat

geval kun je het niet in een half uurtje doen.

www.ivpp.nl

Energieniveau: lastige taken tackel je het liefst ’s ochtends, routinetaken aan het

eind van de dag (aangenomen dat je een ochtendmens bent).

Prioriteit: wat moet er direct gebeuren en wat kan ook nog wachten?

----------------

Projecten plannen in vijf stappen

Een project is een aantal acties die leiden tot 1 specifiek doel. Omdat er meerdere stappen bij komen

kijken is het handig om een project vooraf te plannen. We doen dat met behulp van vijf stappen:

Doel: wat wil je met het project bereiken? Wanneer is het geslaagd?

Principes: waar moet het project in ieder geval aan voldoen? Denk aan budget,

kwaliteitseisen etc.

Uitkomst: probeer te formuleren hoe de uitkomst er uitziet

Brainstormen: verzin hoe je het gaat doen.

Organiseren: tot slot organiseer je alle actiestappen en wijs je die toe aan mensen of aan

jezelf.

-----------------------------------