Administratief Medewerker O&B EOZ Bonaire

1 of 2

FUNCTIEBESCHRIJVING Functienaam : Administratief medewerker O&B

Afdeling : Ondersteuning & Begeleiding

Functienummer : 203

Datum : mei 2014

Versie : 1.0

A. Plaats binnen de organisatie De administratief medewerker ressorteert direct onder de Teamleider Ondersteuning & Begeleiding van het

EOZ (zie organogram).

B. Essentie van de functie Biedt administratieve en secretariële ondersteuning aan de Teamleider Ondersteuning & Begeleiding en de

AB-ers en SMW-ers, ten behoeve van het onderwijszorg.

C. Taken en verantwoordelijkheden Verleent administratieve en secretariële ondersteuning door:

het coördineren van de werkzaamheden en de planning van de teamleider Ondersteuning & Begeleiding;

het op aanwijzing in concept voorbereiden van daarvoor in aanmerking komende correspondentie van algemene aard, typt bescheiden uit, legt deze ter ondertekening voor en draagt zorg voor de verdere afhandeling van correspondentie (kopiëren, distribueren, etc.);

het typen van verslagen, notuleren en uitwerken van vergaderingen; het op aanwijzing administratief en organisatorisch voorbereiden van vergaderingen en besprekingen

(o.a. verzamelen / verzenden / mailen van vergaderstukken / regelen vergaderruimtes); het verwerken van de ingekomen en uitgaande post (registreren, distribueren, archiveren); het typen van bescheiden en het verzorgen van kopieën, het distribueren / verzenden en archiveren; het aanleggen van dossiers, het bewaken van de compleetheid van dossiers en het signaleren van

ontbrekende stukken; doet op basis van inhoudelijke aanwijzingen schriftelijke mededelingen en/of vraagt informatie op; typt en werkt aangeleverde (handgeschreven en/of onvolledige) conceptteksten uit en controleert

daarbij de lay-out en het taalgebruik; het invoeren en muteren van gegevens in administratiesystemen en registers; het op aanwijzing verwerken van administratieve gegevens op formulieren en in diverse overzichten; het, al dan niet op aanvraag, verzenden van voorlichtingsmateriaal aan scholen of andere

belangstellenden; het verlenen van facilitaire ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten; het op aanwijzing uitvoeren van logistieke werkzaamheden (ophalen post, lichte boodschappen,

regelzaken bij andere organisaties, instellingen en bedrijven, e.d.); Verricht balie- en loketactiviteiten door:

o het uitvoeren van telefoon / receptiediensten; o het ontvangen en doorverwijzen van bezoekers; o het mondeling (telefonisch) verstrekken van inlichtingen over algemene

aangelegenheden. Draagt zorg voor het eigen ontwikkelingsproces, door:

o het permanent en actief organiseren van zelfreflectie; o het bijhouden van voor het vakgebied relevante ontwikkelingen; o het deelnemen aan her- en bijscholingscursussen en collegiale consultatie

aansluitend op het persoonlijk ontwikkelplan. Voert desgevraagd werkzaamheden van vergelijkbaar niveau uit en voert alle overige werkzaamheden uit

die in het verlengde van de functie liggen.

Administratief Medewerker O&B EOZ Bonaire

2 of 2

Interne en externe contacten

Onderhoudt contact met:

Intern:

o Teamleider Ondersteuning & Begeleiding; o Overige medewerkers om informatie uit te wisselen, gegevens op te vragen, gestelde vragen te

kunnen beantwoorden; Extern:

o Ouders/verzorgers, externe instanties om informatie van algemene aard uit te wisselen, op te vragen, te verstrekken en/of door te verwijzen;

o Derden om informatie van algemene aard uit te wisselen, logistieke en facilitaire zaken te regelen, (agenda)afspraken te maken;

D. Functievereisten kennis van het Nederlandse en Papiamentu in woord en schrift;

algemene kennis van de geldende (administratieve) regels en voorschriften;

kennis van bestandsinvoer en tekstverwerking met de computer;

vaardig in het aanleggen en bijhouden van dossiers en archieven;

vaardig in de bediening van telefoon, fax- en data-entry-apparatuur;

vaardig in het maken van verslagen, te woord staan van derden, dossiers vormen en bijhouden;

representatief, communicatief en klantgericht.

Competenties

Prestatiemotivatie; Initiatief; Omgevingsbewustzijn; Samenwerken; Plannen en organiseren.

E. Leidinggeven N.v.t.

F. Bijzonderheden N.v.t.