Inzicht door integratie van je financiële processenExact voor Finance

Exact.com/nl

Finance professionals als CFO’s en controllers krijgen door digitalisering van processen in de rest van hun organisatie steeds meer data. Deze wil je op een goede manier verwerken zodat het als basis kan dienen voor goede sturing. Inzicht en snelheid is hierbij van essentieel belang. Om dat te bereiken integreert Exact je financiële processen met de overige belangrijke processen in je organisatie. Zo komen alle interacties in één centrale informatiebron terecht. Je beschikt over de juiste operationele en strategische informatie om snel te kunnen schakelen en bij te sturen waar dat nodig is.

Exact voor Finance

Je financiële en bedrijfsprocessen volledig geïntegreerd

3

Krijg up-to-date inzicht in en grip op je cashflow en performance

Kom tot betere besluitvorming met de functionaliteiten voor forecasting, budgettering, analyse en rapportage

Werk eenvoudig en doeltreffend samen

Flexibiliteit in processen voor de organisatie

Breed aanbod aan apps & add-ons

Complete internationale ondersteuning

De voordelen

4

Financieel Management Exact vormt het hart van je bedrijfsvoering, door je primaire werkprocessen te integreren met je financiële processen. Doordat alle gegevens tot op transactieniveau te traceren zijn, kun je deze nog nauwkeuriger controleren. Met een eenduidig proces voor gegevensinvoer en -opslag, kun jij je concentreren op die taken waarmee je toegevoegde waarde levert voor je organisatie.

Budgettering

Exact maakt het je gemakkelijk om budgetten in te voeren en te wijzigen voor zowel bedragen als aantallen op grootboekniveau. Je kunt budgetteren op een gedetailleerd niveau, bijvoorbeeld per medewerker of artikelgroep. Creëer verschillende budgetscenario’s om zo een vergelijking te maken tussen een normaal budget, een positieve en een negatieve verandering.

Kostenplaatsen en kostendragers

Met de functionaliteit voor kostenanalyse krijg je gedetailleerde inzichten in je kosten en uitgaves. Door gebruik te maken van kostenplaatsen en kostendragers om individuele transacties te identificeren, breng je structuur aan in je kosten. Vervolgens kun je de kostenplaatsen en kostendragers gebruiken om je rapportages op te baseren.

Financiële administratie

Met Exact heb je inzicht in je gehele organisatie. Alle informatie is daarbij beschikbaar vanuit het grootboek. Automatiseer financiële processen op basis van een shared service concept. Hiermee passen de verschillende organisatie onderdelen dezelfde oplossing toe en krijgen zo een consistente ondersteuning vanuit één systeem. Het grote aantal standaardrapportages biedt je realtime financiële informatie, waarbij dashboards je snel inzicht geven in je KPI’s.

Centraal beheer van stamgegevens

Wanneer je organisatie bestaat uit verschillende juridische entiteiten, dan kun je deze beheren aan de hand van een divisiestructuur. Deze divisies kunnen hun eigen stamgegevens hebben. In Exact is het ook mogelijk om deze stamgegevens over verschillende entiteiten heen te beheren en om nieuwe stamgegevens eenvoudig te verspreiden. Door je stamgegevens centraal te beheren binnen één systeem, ben je er zeker van dat er geen inconsistenties zijn tussen de verschillende entiteiten.

Voldoen aan internationale businessvereisten

Wanneer je internationaal zakendoet, ondersteunt Exact Globe je in lokale compliancy doordat meerdere valuta en bankformats ondersteund worden. Je systeem kan in meer dan 40 talen ingesteld worden en voldoet aan wetgeving in meer dan 40 landen. Je bent met onze oplossing in staat om met een heldere blik overzicht te houden over de verschillende (internationale) entiteiten van je organisatie.

Valutamanagement

In Exact kun je meerdere valuta gebruiken dieautomatisch worden herberekend, gebaseerdop de ingevoerde wisselkoersen. De rapportagedie hierbij hoort, laat je een lijst van allewisselkoersen voor buitenlandse valuta zien inrelatie tot je standaardvaluta, op verschillendedatums. Transacties worden opgeslagen in deoorspronkelijke, originele valuta.

Controlling en audits

Eén centraal punt van gegevensinvoer minimaliseert de kans op fouten en bespaart tijd. Daarnaast verbeter je je mogelijkheden om correcte informatie uit te wisselen, door periodieke import en export van data, dataoverdracht, en automatisch gegenereerde overzichten. Je kunt belangrijke informatie snel delen met bijvoorbeeld je accountant of auditor.

7

Met de BI tool Exact Insights zet je moeiteloos grote hoeveelheden data om in organisatie brede KPI’s en trends. Het Finance dashboard geeft je direct inzicht in al je belangrijke cijfers op het gebied van cashflow, liquiditeit. Je ziet al je openstaande crediteuren en debiteurenbalansen, winst- en verliesrekeningen, en je kunt inzoomen op al je transacties op iedere balans, in alle administraties. Een krachtig onderdeel van het Finance dashboard is de ‘wat-als’ analyse. Aan de hand van een aantal variabelen die je opgeeft, rekent het systeem mogelijk scenario’s door. Je kunt je data op elke manier opdelen en rangschikken. Zo maak je maximaal gebruik van de dashboards in je besluitvormingsproces.

Meer informatie

Exact Insights

8

Met Exact Purchase to Pay krijg je meer controle over je inkoop. Zo voorkom je verrassingen achteraf. De software matcht automatisch facturen met de goedgekeurde inkoopverzoeken en ontvangsten. Dit scheelt handmatige controle en daarmee dus tijd en geld! Zo bereik je meer efficiëntie en je financiële risico’s worden beperkt door een grotere transparantie en beschikbaarheid van je uitgavengegevens.

Ook voorkom je eenvoudig ongewenste automatische contractverlengingen. Al je contracten worden overzichtelijk in het systeem beheerd en je ontvangt je een melding van de expiratiedatum vanuit het systeem. Ook worden de periodieke financiële verplichtingen vanuit contracten automatisch gegeneerd en de bijbehorende inkoopfacturen automatisch gematched met de contractverplichting. Zo ben je financieel altijd bij.

Meer informatie

Exact Purchase to Pay

9

Exact Consolidatie is een krachtige oplossing om al je bedrijfsonderdelen binnen Exact Globe te consolideren. Je beschikt over een centrale bron van financiële data die de planning, budgettering en forecasting van je gehele organisatie ondersteunt. Een bron die de daadwerkelijke situatie van je organisatie weergeeft. Deze oplossing stelt je in staat je financiële processen volledig te stroomlijnen en te monitoren. De soepele integratie met Exact voor Finance zorgt er ook voor dat je je financiële data, budgetten, forecasts en andere niet-financiële gegevens moeiteloos kunt importeren. Vanuit ieder bedrijfsonderdeel of vestiging.

Meer informatie

Exact Consolidatie

10

Met Exact Expense Management bespaar je tot 75% van de verwerkingstijd van declaraties. De integratie met je administratie, de mobiele app en een flexibel goedkeuringsproces – ze hebben allemaal hetzelfde doel: tijd besparen in het afhandelen van declaraties. Door de integratie met je financiële administratie en creditcard-leveranciers heb je altijd inzicht in de uitgaves en zijn declaraties binnen een handomdraai verwerkt.

Meer informatie

Exact Expense Management

11

Onze medewerkers

moeten wereldwijd

ondernemend bezig

kunnen zijn en

tegelijkertijd in control

zijn. Met de software

van Exact hebben

we alle databronnen

samengevoegd. Daardoor

kunnen we met één druk

op de knop nagaan hoe

het bedrijf ervoor staat.”

Fokke de Jong, CEO Suit Supply

Order to Cash

Realtime inzicht in je cashflow Het handmatig invoeren van bankafschriften kan een tijdrovende klus zijn. Met Exact importeer je je bankafschriften automatisch. De geïmporteerde afschriften kunnen automatisch verrijkt worden door gebruik te maken van de historische gegevens in het systeem. Je hele organisatie profiteert hierdoor van realtime inzicht in bankbalansen en betaalverkeer.

Elektronisch factureren E-factureren via UBL is standaard mogelijk met Exact. Je factuurverwerking kan daarmee automatisch verlopen. Verstuur je facturen, dan komen die via het PEPPOL-netwerk in de boekhouding van de ontvanger. Ook kun je direct in Exact elektronisch facturen ontvangen, al dan niet via een inkomend factuur register met goedkeuring. Via financiële dashboards en rapportages heb je direct inzicht in al je financiële processen. Van een interactieve balans, budget en cashflow, tot controles en auditing. Risk management, compliance en control komen samen in één financieel systeem.

Inkomend Factuur RegisterIs je bestelproces nog niet geautomatiseerd, dan heb je vaak te maken met veel papieren facturen of facturen in PDF-formaat die per email binnen komen. Deze facturen dienen vervolgens nog goedgekeurd te worden door de juiste budgethouder. De scanoplossing van Exact zorgt ervoor dat het proces rondom de inkomende factuurverwerking wordt geautomatiseerd. Zo kun je je facturen veel sneller en efficiënter verwerken. En met het Inkomend Factuur Register kun je de verwerking van je inkomende facturen stroomlijnen door de facturen centraal op basis van elektronische workflows te laten routeren. Daarnaast ondersteunt Exact je volledige elektronische facturatie via het UBL-formaat en in Nederland het Simpler Invoicing (SI) format. Deze beide formaten zijn standaard binnen het Europese PEPPOL-netwerk.

12

De urenregistratie

is dankzij Exact

rechtmatig, compleet

en juist. Essentieel voor

een organisatie als

Reclassering Nederland.”

Reclassering Nederland

Rapportage en dashboards

Met realtime dashboards in Exact kun je in één oogopslag de kerncijfers van je onderneming inzien. Stel je rapportages eenvoudig samen door velden in het gewenste rapport te slepen en op te slaan. Met Exact voor Finance zijn IV3 rapportages eenvoudig aan te leveren. Excel is volledig geïntegreerd in de software van Exact. Exporteer je rapportages naar Excel en pas ze naar de wensen van de gebruiker aan. Maak gebruik van de mogelijkheden in de Excel Add-in om eenvoudig je eigen rapportages te creëren.

Samenwerken aan documenten en processen

Dagelijks werken mensen in elke organisatie samen, wisselen informatie uit en maken beslissingen. Ongeacht of ze nu in verschillende afdelingen werken of niet: idealiter moeten werkzaamheden goed op elkaar worden afgestemd zodanig dat resultaten kunnen worden bereikt.

Projecten, activiteiten, documenten, medewerkers, leveranciers en meer. Exact integreert alles in één systeem. Zo stroomlijn en automatiseer je gemakkelijk specifieke werkprocessen. Informatie wordt direct gekoppeld aan het juiste project of medewerker en is beschikbaar waar en wanneer je het nodig hebt.

Werkstromen Met Exact weet iedereen wat er gedaan moet worden en staat niets een succesvolle samenwerking in de weg. Betrokkenen bij een specifieke taak of activiteit zitten op één lijn, dankzij geïntegreerde werkstromen. Werkzaamheden worden automatisch doorgezet naar de volgende verantwoordelijke binnen het proces. Het is voor elke medewerker duidelijk wat de status van een bepaalde activiteit is en wie verantwoordelijk is voor de volgende stap.

13

Workspaces Workspaces geven structuur aan informatie en brengen communicatie, documenten en informatie samen rondom een specifiek thema, project of proces. Zie het als een centrale plek waar alles samenkomt en van waaruit medewerkers kunnen werken. Het is dé plek waar je de juiste informatie vind. Je kunt eenvoudig workspaces opzetten en medewerkers betrekken. Workspaces kunnen verder worden verrijkt met timelines, overzichten, videos en meer. Organiseer het zoals je wilt met workspaces.

Apps & add-ons In onze app store kun je een keuze maken uit een breed aanbod applicaties en add-ons die zijn ontwikkeld door Exact en onze partners. Koppel je favoriete apps: van onze eigen mobiele apps tot een volledig geïntegreerde Business Analytics tool.

Het systeem volgt

altijd een vast protocol,

waardoor iedereen kan

zien wat hij of zij op welk

moment moet doen.”

Gelderse Sportfederatie

Exact inspireert het mkb om te groeien. Zij dragen de economie, wij ondersteunen ze daarbij. Net als het mkb is Exact niet bang voor het onbekende. We zijn ambitieus en lopen graag voorop. We kennen de uitdagingen en maken software om die te overwinnen. Onze innovatieve oplossingen zijn toegespitst op de bedrijfsbehoeften van onze klanten. Exact biedt het mkb en hun accountants overzicht over vandaag en inzicht in morgen. Zo helpen we onze klanten van over de hele wereld om hun ambities te realiseren.

Exact. Cloud business software.

Exact Software Nederland B.V.

Molengraaffsingel 332629 JD DelftThe NetherlandsTel: 0800 - 66 54 631E-mail: info@exact.nlWebsite: www.exact.com/nl

© Exact Group B.V., 2020. Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merk- en handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren. E202000259