Interne social media in Nederland De stand van zaken

Februari 2016

2

Inhoud>

2.2 Doelmatigheid

p13

2.3 Organisatie p15

2.4 Integratie in processen

p17

3. Conclusies p19

4. De stand van zaken

p21

5.4 Bronnen p28

5.6 Over Evolve p30

2. Resultaten p9

5. Bijlagen p22

5.1 Reflectie p23

5.2 Methodiek p24

1. Maturity-model

p6

Voorwoord p3

Samenvatting p4

2.1 Gebruik p10

5.3 Platformen

p275.5

Deelnemers p29

3

> Voorwoord

1 zie bijlage 5.4 voor het bronnenoverzicht

Blijkbaar waren we niet de enigen. We waren blij verrast met hoeveel organisaties wilden meewerken aan het onderzoek en hoe positief het onderzoeksrapport en ons maturity-model zijn ontvangen. De onderzoeksresultaten lagen in lijn met onze ervaringen in de praktijk. Enerzijds zagen we veel organisaties die met enthousiasme en in volle overtuiging van de toegevoegde waarde aan de slag waren gegaan met interne community’s, anderzijds was ook duidelijk dat het werkveld nog in de kinderschoenen stond en er veel ruimte was voor professionalisering.

Nu twee jaar later maken we nogmaals de balans op. Is het enthousiasme over interne social media onverminderd gebleven? Zijn er concrete stappen gezet om de inzet van interne community’s verder te professionaliseren? Zien we meer integratie in bestaande werkprocessen? Kortom, hebben interne social media meer ruimte gekregen binnen de structuren van organisaties?

Over het enthousiasme kan ik alvast verklappen dat dit in ieder geval niet minder is geworden in de afgelopen twee jaar. Of het allemaal professioneler is geworden vraagt een genuanceerder antwoord, hiervoor zult u toch even naar de conclusies moeten doorbladeren.

Dit rapport is tot stand gekomen dankzij de inzet van velen. Onze grote dank gaat in de eerste plaats uit naar alle deelnemers aan het onderzoek. Zonder jullie was dit rapport niet mogelijk geweest! Onze speciale dank gaat uit naar Bram Koster van Marketingfacts voor het wederom controleren van de ruwe data, onze hernieuwde methodiek en de scores zelf. Bram, we zijn je enorm dankbaar voor de hoeveelheid werk die je hebt verricht om met een objectieve blik van buiten zo grondig en kritisch onze resultaten te controleren en onze methodiek te challengen.

We hebben ook nu weer met heel veel plezier aan het onderzoek gewerkt. Hopelijk sterkt en inspireert het iedereen die dagelijks werkt met interne social media of die overweegt ermee te beginnen om de volgende stap te zetten. We zijn heel benieuwd naar de reacties en gaan graag het gesprek aan!

Peter Haan

Directeur Evolve

Iets meer dan twee jaar geleden onderzochten we hoe ver Nederlandse organisaties zijn met interne social media1. De aanleiding? Onze verwondering over

de ogenschijnlijke discrepantie tussen de stroom aan succesverhalen op congressen en in blogs en onze praktijkervaring bij organisaties zelf.

“Hebben interne social media meer ruimte gekregen binnen de structuren

van organisaties?”

4

> Samenvatting

De deelnemende organisaties zijn vergeleken op basis van het door Evolve ontwikkelde maturity-model voor interne social media. Dit model kijkt niet naar huidig succes, maar per organisatie naar de mate van invulling van de vier randvoorwaarden om tot dat succes te komen: Gebruik, Doelmatigheid, Organisatie en Integratie in processen.

> Gebruik: Organisaties laten nog veel kansen liggen om de adoptie van interne social media te vergroten. Zo zijn management en directie vaak beperkt actief en worden medewerkers vooral ondersteund met instructiemiddelen die zijn ingestoken op de werking van een platform en minder vaak op de praktische toepassing in het eigen werk. Slechts 2 procent van organisaties geeft dan ook aan dat hun beoogde doelgroep daadwerkelijk participeert.

> Doelmatigheid: 55 procent van organisaties heeft doelen geformuleerd. Hoewel de doelen in vergelijking met het voorgaande onderzoek meer gefocust zijn op bijdrage aan de organisatie en minder op het platform, wordt dat nog beperkt meetbaar gemaakt. Van organisaties met doelen heeft 42 procent KPI’s geformuleerd, doorgaans alleen voor activiteit op het platform.

> Organisatie: De verantwoordelijkheid voor inhoud en activiteit op het platform ligt bij 71 procent van de organisaties bij de afdeling Communicatie. Bij een kwart is de business medeverantwoordelijk. Ten opzichte van het vorige onderzoek is communitymanagement bovendien vaker formeel belegd.

> Integratie in processen: 60 procent van deelnemers geeft aan dat het interne platform direct bijdraagt aan de verbetering van producten en diensten. Maar hoewel bijna alle organisaties aangeven dat de interne community bedoeld is voor alle medewerkers, zegt 57 procent dat minder dan een kwart van hun medewerkers het platform daadwerkelijk nodig heeft voor het dagelijkse werk.

De inrichting van interne social media wordt steeds professioneler. Beheer en moderatie zijn beter belegd, en het wordt duidelijker welke impact een interne community kan hebben op de organisatie. Maar de doelen moeten meetbaar worden gemaakt en interne social media zijn nog beperkt nodig voor het verbeteren van werk, producten en diensten.

Evolve onderzocht voor de tweede keer hoever Nederlandse organisaties zijn met de inzet van interne social media. Het doel van dit tweejaarlijkse

onderzoek is om een breed, vergelijkend beeld te geven van de huidige stand van zaken. Aan dit onderzoek hebben 117 organisaties meegedaan, waarvan

91 aangeven gebruik te maken van interne social media.

5

1. KPN

2. Philips

3. Atos

4. Spirit Jeugd en Opvoedhulp

5. Provincie Zuid-Holland

6. RIVM

7. Rijk Zwaan

8. IVN

9. Aegon

10. Santander Consumer Finance

De 10 organisaties die het verst zijn met het invullen van de randvoorwaarden

6

Succes wil zeggen dat de interne community een (blijvende) bijdrage levert aan de organisatiedoelen of aan het dagelijkse werk. Dat laat zich vaak al moeilijk meten, laat staan vergelijken tussen verschillende organisaties. Want wie doet het beter: de organisatie waar zes mensen op het interne platform een idee hebben uitgewerkt dat veel geld heeft opgeleverd of de organisatie waar alle medewerkers via interne social media input leveren op de nieuwe strategische koers? Dit onderzoek kijkt dan ook niet naar welke organisatie het meest succesvol is met interne social media, maar naar de randvoorwaarden voor dat succes.

Deze randvoorwaarden zijn de zaken die elke organisatie zou moeten inrichten en organiseren om de kans op een blijvend impactvolle community zo groot mogelijk te maken. Impactvol betekent dat het daadwerkelijk iets oplevert voor de organisatie. Blijvend betekent dat het ook na de wittebroodsweken van meerwaarde is. Het vormen van een community op een platform is vaak niet het grootste probleem; ervoor zorgen dat deze actief blijft bijdragen aan de organisatie is waar de echte uitdaging ligt.

In het door ons ontwikkelde maturity-model zijn vier randvoorwaarden gedefinieerd om te komen tot een blijvend succesvolle community. We hebben meetbaar gemaakt in hoeverre een organisatie aan die randvoorwaarden voldoet: hoe hoger de score, hoe groter de kans op een blijvende, succesvolle community.

De vier randvoorwaarden zijn:

> Gebruik

> Doelmatigheid

> Organisatie

> Integratie in processen

1. Maturity-modelHoe weet je hoe ‘goed’ organisaties bezig zijn met het implementeren van interne social media? Mooie verhalen zijn er genoeg, maar doorgaans zijn deze

verhalen vooral gebaseerd op de hoeveelheid activiteit en interactie die op een platform plaatsvindt. Gebruik is echter niet hetzelfde als succes en is, op

zichzelf, zelfs geen goede indicator voor succes.

>

“Succes wil zeggen dat de interne community een (blijvende) bijdrage levert

aan de organisatiedoelen of aan het dagelijkse werk.”

7

Gebruik

Hoewel het gebruik van een platform op zichzelf geen bewijs is voor succes, is het wel een randvoorwaarde voor succes. Een sociaal platform dat niet naar behoren wordt gebruikt zal nooit kunnen slagen.

Samen met Involve  en de Universiteit Twente is onderzocht wat maakt dat medewerkers interne social media willen gebruiken. Er kwam in dat onderzoek een zestal factoren naar voren die significant zijn voor het adoptieproces2:

1. Verwachte prestatieverbetering: de mate waarin iemand ervaart of verwacht dat het gebruik van interne social media bijdraagt aan de dagelijkse werkzaamheden.

2. Verwachte inspanning: de mate waarin iemand ervaart of verwacht dat het moeite kost om gebruik te maken van interne social media. Het gaat hier zowel om de techniek (‘hoe werkt het?’, ‘kan ik er ook met mijn mobiel bij?’) als om tijd en gelegenheid.

3. Reputatie: de mate waarin iemand ervaart of verwacht dat het gebruik van interne social media bijdraagt aan de eigen status binnen de organisatie.

4. Gepercipieerd gebruik van collega’s: de mate waarin iemand ziet dat collega’s met wie hij/zij offline samenwerkt actief zijn op interne social media.

5. Gepercipieerd gebruik van leidinggevenden: de mate waarin iemand ziet dat directe leidinggevenden en hoger management (ook) actief zijn op interne social media.

6. Normen voor samenwerking:  de mate waarin iemand ervaart dat samenwerken en kennisdeling al gemeengoed zijn binnen de organisatie.

Dit ervaren medewerkers zelf als belangrijke redenen om interne social media wel of niet te gebruiken. De randvoorwaarde Gebruik is opgebouwd rondom deze factoren; in hoeverre spannen organisaties zich in om medewerkers op deze punten te faciliteren? Hebben ze bijvoorbeeld trainingen en instructiematerialen beschikbaar (verwachte inspanning), worden goede bijdragen op het platform beloond (reputatie) en in hoeverre zijn management en directie actief (gepercipieerd gebruik van leidinggevenden)?

De zes factoren vormen samen met attentiewaarde de basis van de randvoorwaarde Gebruik. Met attentiewaarde wordt bedoeld in hoeverre het platform middels online en offline communicatiemiddelen onder de aandacht wordt gebracht bij medewerkers.

Doelmatigheid

Hoe weet je of je succesvol bent als je niet hebt gedefinieerd wat dat succes is? Nog belangrijker: hoe stuur je een community richting succes als de doelen niet duidelijk zijn? Met de randvoorwaarde Doelmatigheid wordt onderzocht of organisaties doelen voor interne social media hebben opgesteld. Voor het platform zelf (zoals het aantal gebruikers) of - beter - voor de bijdrage die interne social media concreet moeten leveren aan de organisatiedoelen.

“Hoe weet je of je succesvol bent als je niet hebt gedefinieerd wat dat succes is?”

8

McKinsey3 stelt dat KPI’s en targets moeten worden opgesteld wanneer een sociaal initiatief waarde toevoegt aan een organisatie. Binnen deze randvoorwaarde is dan ook onderzocht of en welke doelen een organisatie heeft, welke targets en KPI’s daaraan zijn gekoppeld en in hoeverre er gemeten en gerapporteerd wordt.

Organisatie

De derde randvoorwaarde is de mate waarin de interne community formeel georganiseerd is. De uitwerking van deze voorwaarde is geïnspireerd op het social organizing model van de Altimeter Group4 en aangevuld met ervaringen uit de praktijk. Het leidende principe is dat naarmate de verantwoordelijkheid formeel bij meer medewerkers en meer afdelingen is belegd, de kans groter wordt dat meer mensen zich verantwoordelijk voelen voor de werking van de community en deze dus blijft voortbestaan. Het maakt de community minder afhankelijk van de voorkeuren van individuen, één afdeling of de interne verdeling van budgetten.

Integratie in processen

Integratie van interne social media in de dagelijkse werkprocessen is de belangrijkste voorwaarde om tot langdurig impactvolle en relevante interne community’s te komen. Hoe meer een interne community onderdeel is van bestaande werkprocessen, hoe groter de kans dat het een blijvend karakter krijgt. Onderzoek van Schöndienst, Günther, Krasnova, Riehle5 toont aan dat inbedding in de dagelijkse werkzaamheden een grote voorspeller is voor de intentie tot activiteit in een interne community. Vanzelfsprekend, want medewerkers gebruiken het platform dan immers toch al om hun werk te kunnen doen.

Aan de hand van deze vier randvoorwaarden zijn de interne community’s van alle deelnemers aan dit onderzoek in kaart gebracht en vergeleken. De volgende hoofdstukken gaan dieper in op de stand van zaken per randvoorwaarde en op de organisaties die het verst zijn met de invulling van deze randvoorwaarden.

9

2. ResultatenIn dit onderzoek zijn 117 organisaties meegenomen, waarvan 91 een interne

community / intern social platform hebben. In de analyses zijn doorgaans alleen de

organisaties mét een sociaal platform meegenomen; de resultaten zijn in dit

hoofdstuk per randvoorwaarde uiteengezet. Daarnaast wordt er waar mogelijk een

vergelijking gemaakt met het vorige onderzoek, dat in 2014 werd gepubliceerd.

>

10

Instructie, training en begeleiding

Hoewel de meeste van de 91 deelnemende organisaties met een intern social media-platform hun medewerkers ondersteunen bij het gebruik ervan, betreft het doorgaans passieve ondersteuning, vooral rondom de werking van het platform.

Drie kwart van organisaties heeft instructiemiddelen beschikbaar voor de inzet van het interne platform, maar ook dit betreft doorgaans uitleg of over de functionele werking. Van alle deelnemende organisaties met een platform, biedt slechts een derde uitleg over hoe je interne social media praktisch toepast in het werk.

Bij veel organisaties is het ook mogelijk om trainingen te volgen over de functionele werking van het platform (42 procent); maar hulp bij het concreet toepassen van interne social media in het eigen werk blijft met 21 procent ook hier achter. In 63 procent van de gevallen is er iemand beschikbaar voor vragen, 44 procent heeft een online vragencommunity en 18 procent organiseert regelmatig een inloopspreekuur.

Toegankelijkheid

Bijna negen op tien organisaties geeft aan dat alle medewerkers via een pc of laptop op het interne platform kunnen komen. 68 procent van de organisaties heeft ervoor gezorgd dat alle medewerkers ook toegang hebben tot het platform via een smartphone of tablet.

Bij 41 procent van de organisaties start het platform automatisch tegelijkertijd op met de pc of browser. Dat betekent dat medewerkers die achter een pc werken in ieder geval regelmatig met het platform in aanraking komen, wat de kans op adoptie verhoogt. Bij 68 procent van de organisaties moet nog wel apart ingelogd worden op het platform, omdat single sign-on daar niet is ingericht.

> 2.1 GebruikEen community heeft uiteraard participerende leden nodig. Maar in hoeverre worden medewerkers bij organisaties in Nederland ondersteund en

aangespoord om interne social media op de juiste manier te gebruiken?

Beschikbaarheid van instructiematerialen

74%

26%

Geen instructiemateriaalInstructiemateriaal

23 45 68 90

Voor groepsbeheerdersOver de toepassing in het werkOver de functionele werking

% % % %

11

Directies actiever dan senior management

Bij bijna drie kwart van de organisaties is er geen of slechts een enkele senior manager actief op het interne platform. Dit aantal ligt hoger bij bestuurs- of directieleden: 78 procent is niet of nauwelijks actief.

Er zijn ook organisaties waar het hoger management wel participeert op interne social media. In 14 procent van de gevallen maakt meer dan de helft van de senior managers zichtbaar gebruik van het platform, bij 18 procent is minstens de helft van de bestuurs- of directieleden zichtbaar actief.

De groep organisaties waarvan helemaal geen bestuurs- of directieleden actief zijn is groter dan de groep organisaties waarvan helemaal geen senior management actief is (26 versus 21 procent). Met dat gegeven in het achterhoofd is het opvallend dat er meer organisaties zijn waarvan juist alle bestuurs- of directieleden participeren dan organisaties waarbij dat geldt voor senior management (11 versus 5 procent).

Een verklaring hiervoor kan zijn dat directies doorgaans kleiner zijn dan de groep senior managers. Daarbij worden bij 15 procent van de deelnemende organisaties directieleden actief ondersteund bij het gebruik van het platform. Senior managers worden in slechts 9 procent van de gevallen ondersteund.

Vergelijking met 2014

Bij organisaties die beide jaren hebben meegedaan is een opvallende beweging zichtbaar. De groep organisaties waarbij één, geen of een enkele senior manager actief is, steeg met van 80 naar 84 procent, maar de groep waarbij meer dan de helft van het senior management actief is steeg ook, van 8 naar 16 procent.

Participatie senior management

Participatie directie

1%5%

9%

11%53%

21%

Niet actiefEen enkelingDe helftMeer dan de helftVrijwel allemaalOnbekend

3%

11%7%1%

52%26%

Niet actiefEen enkelingDe helftMeer dan de helftVrijwel allemaalOnbekend

12

Veel aandacht, maar succes wordt weinig gevierd

Bij de meeste organisaties worden interne social media meegenomen in de (overige) communicatie. Het platform wordt onder de aandacht gebracht op het intranet (81 procent), in online communicatiemiddelen (62 procent), in offline communicatiemiddelen (49 procent) en tijdens fysieke bijeenkomsten (59 procent). Slechts 8 procent van de organisaties geeft aan helemaal geen aandacht te besteden aan het interne platform via andere communicatiekanalen.

Successen die teams en individuen boeken op het platform zijn echter nauwelijks in beeld, terwijl ook dat belangrijk is voor adoptie. Aan de ene kant doet goed voorbeeld goed volgen, aan de andere kant helpt het adoptie wanneer actief zijn op het platform reputatieverhogend werkt. Slechts 15 procent van alle organisaties licht best practices uit in andere communicatiemiddelen, 10 procent maakt actieve medewerkers zichtbaar in andere communicatie-uitingen. Maar één organisatie beloont goede bijdragen aan interne community’s zelfs formeel in de HR-cyclus.

Beloning van activiteit

Participatie blijft een uitdaging

Dat er nog veel werk ligt op het gebied van adoptie blijkt uit het feit dat bij slechts twee procent van de organisaties hun beoogde doelgroep ook daadwerkelijk actief is op het interne platform. In deze gevallen gaat het om organisaties met een beoogde doelgroep van minder dan 25 procent van alle medewerkers. 90 procent van de organisaties heeft als doel om alle medewerkers te laten participeren, terwijl bij slechts 10 procent van de organisaties momenteel meer dan de helft van de medewerkers actief is.

9%

91%

Hele organisatieSpecifieke afdelingen/projectteams

Doelgroep Daadwerkelijke participatie

98%

2%

Beoogde doelgroep actiefBeoogde doelgroep niet actief

74%

26%

Activiteit wordt beloondActiviteit wordt niet beloond

%

%

17,5

35

52,5

70

Best practices uitgelichtMedewerkers uitgelicht op platformMdw uitgelicht in andere comm.middelenMdw beloond op HR-niveau

13

Doelen richten zich meer op daadwerkelijke impact…

Bij 64 procent van de organisaties is de inzet van interne social media opgenomen in strategie- of beleidsplannen. Bij 57 procent van deze organisaties zijn dit plannen op centraal niveau. Dit wil zeggen dat de inzet van interne community’s onderdeel uitmaakt van centraal beleid of de centrale strategie. Bij 22 procent van de organisaties gaat het om plannen op projectniveau, tegen 21 procent op decentraal niveau (bij een business unit, afdeling of divisie).

55 procent van organisaties heeft daadwerkelijk doelen geformuleerd voor hun interne social media-platform. Veruit de meeste organisaties met doelen relateren deze aan algemene thema’s, zoals het verbeteren van kennisdeling of medewerkersbetrokkenheid (78 procent).

Ruim een derde van de organisaties met doelen heeft doelen gesteld die gericht zijn op het platform zelf: activiteit en participatie. Evenveel organisaties hebben doelen geformuleerd die bijdragen aan ondersteunende processen binnen de organisatie, zoals het verbeteren van de ICT-helpdesk of het terugbrengen van het ziekteverzuim. Een kwart betrekt primaire processen binnen de organisatie in hun doelen, zoals het verbeteren van producten en diensten.

Doelen

Vergelijking met 2014

Onder de organisaties die beide keren hebben meegedaan is een flinke daling te zien in het aantal platformgerelateerde doelen ten opzichte van 2014: van ruim een kwart naar 16 procent van alle organisaties. Dit lijkt op het eerste gezicht een negatieve ontwikkeling, maar dat hoeft niet. Er is namelijk een stijging te zien bij de meer impactvolle doelen. Zo hebben de organisaties die voor de tweede keer meedoen hun doelen nu vaker gerelateerd aan algemene thema’s en ondersteunende en primaire processen dan in 2014.

Doelen gerelateerd aan:

2.2 DoelmatigheidWaaraan dragen interne social media eigenlijk bij? Denken organisaties hier überhaupt over na? Stellen zij doelen en worden daar targets aan gehangen?

Worden resultaten gemeten en zo ja, wat wordt er dan gemeten?

>

%%%%

45%

55%

Organisaties met doelenZonder doelen

20 40 60 80

het platformalgemene thema'sondersteunende processenprimaire processen

14

…maar zijn minder meetbaar

Het stellen van doelen is een goed begin, maar sturen op deze doelen kan alleen als er wordt gemeten of die doelen ook echt worden behaald. In praktische zin: doelen moeten vertaald worden naar KPI’s en targets. Succes heeft immers alleen waarde als het is gedefinieerd.

42 procent van de organisaties die doelen heeft geformuleerd vertalen deze ook naar KPI’s. Van die organisaties relateert 86 procent de KPI’s aan het platform, 24 procent aan algemene thema’s, 10 procent aan ondersteunende processen en 19 procent aan primaire processen.

KPI’s en targets bij organisaties die doelen hebben gesteld

Monitoren en rapporteren

67 procent van de organisaties monitort het interne platform. Van deze organisaties doet 62 procent dat via een ingebouwde tool of overzicht op het platform zelf, 48 procent gebruikt er (ook) een aparte tool voor (zoals Google Analytics) en 41 procent houdt het (deels) handmatig bij.

De verzamelde statistieken hebben voornamelijk betrekking op het platform zelf, zoals het aantal bezoekers, posts en likes. Van de organisaties die überhaupt meten telt ruim drie kwart hoeveel actieve gebruikers, posts en likes het platform heeft. 13 procent zegt te meten in hoeverre activiteiten op het platform bijdragen aan algemene thema’s, 8 procent van de organisaties meet de impact van activiteit ten opzichte van specifieke processen en 11 procent meet het sentiment onder medewerkers.

Ook hier is de logische conclusie dat hoe moeilijker de doelen te meten zijn, hoe minder vaak het gedaan wordt. Toch zijn de moeilijkst meetbare statistieken vaak wel de resultaten waar je als organisatie op wilt sturen en rapporteren.

Drie op de tien organisaties geeft aan te rapporteren over de inzet van interne social media. De ruime meerderheid doet dat aan het hoofd van de afdeling Communicatie (85 procent). Ruim twee vijfde van de organisaties die rapporteert stuurt deze rapportages (ook) aan de directie of raad van bestuur.

Het feit dat weinig organisaties meten op zaken anders dan platformgebruik leidt tot de vraag hoe waardevol deze rapportages zijn. Directie en management hebben ongetwijfeld behoefte aan inzicht in de mate waarin een interne community bijdraagt aan de organisatiedoelen.

Vergelijking met 2014

In een vergelijking van organisaties die beide jaren hebben meegedaan is er een daling van 4 procent te zien in organisaties die KPI’s en targets formuleren. Dat is geen goede ontwikkeling, maar wel te verklaren; het is nu ingewikkelder. Er zijn immers minder platformdoelen, zoals het aantal weergaven en interacties, en deze waren makkelijker te meten dan de bijdrage van interne social aan bijvoorbeeld medewerkersbetrokkenheid.

KPI’s/targets gerelateerd aan:

%

%

%

%

58%

42%

KPI'sGeen KPI's

23

45

68

90

het platform algemene thema'sondersteunende processen primaire processen

Communicatie in de lead, maar business medeverantwoordelijk

De afdeling Communicatie is doorgaans eindverantwoordelijk voor interne social media (76 procent). Andere afdelingen die verantwoordelijkheid dragen zijn IT (bij 24 procent van de organisaties) en HR (11 procent). Bij de helft van de organisaties ligt de eindverantwoordelijkheid bij één afdeling, een derde verdeelt het over twee afdelingen en bij ongeveer 5,5 procent zijn het meer dan twee afdelingen.

De verantwoordelijkheid voor inhoud en activiteit ligt niet enkel bij stafafdelingen. Hoewel de afdeling Communicatie bij zeer veel organisaties verantwoordelijkheid draagt (71 procent) geeft een kwart van de organisaties aan dat ook de business medeverantwoordelijke is voor inhoud en activiteit op het platform.

De verdeling van verantwoordelijkheden is aan te raden voor een blijvend effectieve community, omdat de besturing van de community zo minder afhankelijk wordt van het budget en de capaciteit van één afdeling.

15

2.3 OrganisatieWie is nu eigenlijk verantwoordelijk voor de interne community’s? Wie kan worden aangesproken op de inhoud van het interne social media-platform?

Modereren, activeren… is dat de taak van de afdeling Communicatie, IT, HR of hoort het bij ieders werk?

Eindverantwoordelijk voor het platform Verantwoordelijk voor inhoud en activiteit

>

%

%

%

%

%

%

%

%20

40

60

80

NiemandBusinessHRCommunicatieITFunctioneel beheerKennismanagementAnders

20

40

60

80

NiemandBusinessHRCommunicatieITFunctioneel beheerKennismanagementExterne partijOnbekendAnders

Wie is er verantwoordelijk voor activatie en moderatie?

Moderatie op het platform minder vrijblijvend

Aangezien de helft van de organisaties aangeeft dat meerdere afdelingen eindverantwoordelijk zijn voor de inhoud op het platform is het opvallend dat bij slechts 10 procent van de organisaties het modereren en activeren ook formeel onderdeel is van het werk van medewerkers op verschillende afdelingen. Bij 46 procent van de organisaties is moderatie formeel belegd bij één afdeling. Het laat zich raden dat dat meestal de afdeling Communicatie is.

56 procent van de organisaties heeft ten minste één vaste medewerker die formeel verantwoordelijk is voor de inhoud en moderatie van interne community’s. 11 procent van de organisaties vertrouwt op medewerkers die zich vrijwillig opwerpen om het platform te modereren en te activeren. Dat brengt risico’s met zich mee voor het blijvende en relevante karakter van een interne community. Van vrijwilligers kun je immers niet verwachten dat ze bezig zijn met strategische sturing. Bovendien kunnen ze om allerlei redenen zomaar stoppen. Bij een vijfde van de organisaties is er helemaal niemand verantwoordelijk voor moderatie en activatie.

16

Vergelijking met 2014

Bij de groep organisaties die ook aan het onderzoek uit 2014 heeft meegedaan zijn positieve ontwikkelingen te zien. Zo is het percentage organisaties dat moderatie en activatie heeft opgenomen in de functieomschrijvingen van een of meerdere medewerkers gestegen van 40 naar 68 procent. Daar hangt ongetwijfeld mee samen dat het percentage organisaties uit deze groep dat vertrouwt op vrijwilligers voor moderatie van het interne platform gedaald is van 28 naar 8 procent. Het percentage organisaties waarbij niemand verantwoordelijk is voor moderatie en activatie nam af van 28 naar 20 procent.

11%

Een aantal collega’s doet het vrijwillig

1%

Een stagiair

3%

Een extern ingehuurde kracht

24%

Het staat in de functieomschrijving

van één medewerker

22%

Het staat in de functieomschrijving

van meerdere medewerkers op dezelfde afdeling

20%

Niemand Het is formeel verantwoordelijkheid

van iedere medewerker

0%

Het staat in de functieomschrijving

van meerdere medewerkers op diverse afdelingen

10%

9 procent van de organisaties kon niet aangeven wie er verantwoordelijk is voor moderatie

Bij 71 procent van de organisaties zijn interne social media op een of andere manier geïntegreerd in de communicatiemiddelenmix. In negen van de tien gevallen is het dan in ieder geval geïntegreerd met het intranet. Van deze groep integreert een op de drie het interne social media-platform ook met offline communicatiemiddelen zoals een personeelsblad en/of gebruikt 37 procent het ter ondersteuning van fysieke bijeenkomsten, zoals evenementen of werkoverleggen.

Integratie in communicatie

Niet noodzakelijk

Belangrijker nog dan integratie in communicatie is de integratie in werkprocessen. Een platform dat bijdraagt aan het werk dat medewerkers doen heeft immers een veel directere impact op organisatiedoelen. Daar valt nog veel te halen: terwijl negen op de tien organisaties zegt dat de interne community bedoeld is voor alle medewerkers, geeft 57 procent aan dat minder dan een kwart van hun medewerkers het platform daadwerkelijk nodig heeft voor het doen van hun dagelijkse werk.

Bij 11 procent van de organisaties heeft ten minste drie kwart van de medewerkers het platform echt nodig voor het doen van hun werk. Dit lijkt een optimistische inschatting, aangezien slechts 3 procent van de organisaties aangeeft dat datzelfde deel van de medewerkers daadwerkelijk participeert. Ervan uitgaande dat de overige 8 procent gewoon aan het werk is rijst de vraag in hoeverre het platform ook daadwerkelijk nodig is voor het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden.

2.4 Integratie in processenHet integreren van interne social media in (werk)processen in de organisatie draagt sterk bij aan een blijvende interne community. Hoe goed zijn interne

social media geïntegreerd in communicatie en het dagelijks werk?

Op basis van de 71% van organisaties met integratie

Aantal medewerkers dat interne social dagelijks nodig heeft

17

>

15%

57%

9%

8%

4%7%

Iedereen75% - 100%50% - 75%25% - 50%Minder dan 25%Onbekend

25% 50% 75% 100%

IntranetOnline communicatiemiddelenOffline communicatiemiddelenFysieke bijeenkomsten

18

Op (grote) waarde geschat

Aangezien interne social media voor relatief weinig medewerkers onmisbaar zijn voor het uitvoeren van hun werk is het opvallend dat toch bijna 60 procent van de organisaties aangeeft dat hun interne platform direct bijdraagt aan het verbeteren van de producten en diensten. Hoewel interne community’s met enkele deelnemers heel goed een grote impact kunnen hebben op de organisatie, doet dit vermoeden dat de wens hier de vader van de gedachte is.

Dit vermoeden is grotendeels gebaseerd op de voorbeelden die zijn gegeven. 10 procent van de organisaties kon een voorbeeld geven van de impact op het primaire proces. In de meeste gevallen ging het dan om anekdotische voorbeelden, niet zozeer om structurele bijdragen. Een van die mooie voorbeelden komt van KLM Inflight Services: “Cateraars hadden op een aantal van onze buitenstations de verkeerde catering beladen. Doordat crewleden hierover hebben gepost, kon dit direct opgelost worden en bleef dit beperkt tot een aantal vluchten.”

Bij 57 procent van de organisaties hebben medewerkers interne social media nodig om hun werk beter of efficiënter te doen. Zo wordt het in dit kader ingezet voor onderlinge communicatie van (project)teams of een efficiëntere ICT-helpdesk. 72 procent van de organisaties vindt dat interne social media nodig zijn voor een betere interne samenwerking en 80 procent gelooft dat medewerkers het platform nodig hebben om kennis te delen over interne grenzen heen.

Naar echte, directe impact

Hoewel de ondervraagde organisaties positief zijn over de bijdrage van een intern social media-platform aan de organisatie staat dit nog in sterk contrast met de daadwerkelijke participatie. Dit zal hoger worden naarmate het interne platform een bijdrage levert aan of zelfs noodzakelijk is voor het doen van het werk. Pas dan hebben interne social media een echte, directe impact op de organisatiedoelen.

De tien organisaties die het verst zijn met het invullen van de randvoor-

waarden, slagen er het beste in om het beoogde en daadwerkelijke gebruik

van interne social media met elkaar overeen te laten komen.

19

De inrichting wordt professioneler

Als eerste valt op dat er een behoorlijke professionaliseringsslag is gemaakt ten opzichte van twee jaar geleden. Zo zijn belangrijke organisatorische activiteiten als moderatie en activatie nu vaker vastgelegd in de functieomschrijvingen van een of meerdere medewerkers en dus minder vrijblijvend dan in 2014.

Dat het beheer van interne platformen beter formeel is belegd zou weleens een belangrijke reden kunnen zijn voor het feit dat organisaties beter scoren op doelmatigheid. Meer organisaties hebben überhaupt doelen gesteld en dat zijn ook ‘betere’ doelen. Het gebruik van het platform is minder een doel op zich en er wordt juist meer gekeken naar wat het platform bijdraagt aan de organisatie.

Bovendien blijkt dat de verantwoordelijkheid voor interne social media regelmatig wordt gedeeld. Nog steeds is de afdeling Communicatie doorgaans (eind)verantwoordelijk voor het platform, maar we zien dat inhoudelijke verantwoordelijkheid voor interne social media bij de helft van de organisaties ook bij de business ligt.

Er blijft ruimte voor verbetering

Er is nog steeds voldoende ruimte voor groei. De nieuwe en verbeterde doelen moeten bijvoorbeeld nog wel vertaald worden naar targets en KPI’s. Je kunt je immers afvragen hoe waardevol je doelen zijn als je niet kunt meten of je ze ook behaalt.

Hoewel activiteit op het platform nooit een doel op zich kan zijn is gebruik wel een belangrijke randvoorwaarde voor de kans op blijvende impact. De meeste organisaties geven echter aan dat ze nog maar een klein deel van hun beoogde doelgroep actief hebben.

Actief worden op het interne platform lijkt echter maar beperkt gestimuleerd te worden. Bij slechts een derde van de organisaties worden gericht ambassadeurs ingezet en participatie wordt maar zelden beloond. Daarbij zijn instructies en trainingen vooral beschikbaar voor de werking van een platform, terwijl medewerkers ook juist geholpen moeten worden met hoe interne social media goed toegepast kunnen worden in hun dagelijks werk.

3. ConclusiesHoe ‘volwassen’ zijn interne community’s van Nederlandse organisaties? In welke mate wordt aan de randvoorwaarden voor een impactvolle en blijvende

community voldaan? In andere woorden: waar staan organisaties in Nederland met gebruik, doelmatigheid, organisatie en integratie van interne social

media?

>

20

Platform moet waardevoller worden

Hoewel de meeste organisaties stellen dat interne social media een bijdrage leveren aan primaire en secundaire processen, kun je je afvragen hoe groot die bijdrage is als tegelijkertijd wordt aangegeven dat maar een gering aantal medewerkers het platform daadwerkelijk nodig heeft voor hun werk. Er werden mooie voorbeelden gegeven van de impact van interne social media, maar deze lijken meer anekdotisch dan structureel. Er valt veel te winnen als het interne social platform niet losstaat van het werkproces en dat lijkt nog steeds veelal wel het geval te zijn.

Hiertoe is het essentieel dat leidinggevenden beter worden betrokken. Organisaties geven aan dat senior managers maar zeer beperkt zichtbaar actief zijn op interne social media. Logisch, want ze worden momenteel ook weinig ondersteund. Bovendien bieden organisaties vooral ondersteuning aan met een focus op de werking van de techniek en niet op hoe het kan bijdragen aan het werk. Juist de mensen die verantwoordelijk zijn voor hoe er gewerkt wordt binnen een organisatie moeten worden meegenomen in wat een intern social media-platform voor hen en hun medewerkers kan betekenen.

Op de goede weg

Waar in het onderzoek uit 2014 bleek dat de focus echt lag op interne social media als een wellicht wat vrijblijvend conversatieplatform, wordt nu duidelijk gezocht naar meer formalisering, sturing en relevantie. De basis daarvoor wordt ook steeds beter gelegd en het lijkt daarmee of interne social media steeds meer een plek krijgen binnen de bestaande structuren van organisaties. De belofte echter dat interne social media daadwerkelijk blijvende impact hebben op het verbeteren van het werk en producten en diensten wordt in ieder geval nu nog niet waargemaakt.

Daar ligt dan ook de volgende stap voor veel organisaties: interne social media echt van meerwaarde laten zijn in werkprocessen, dit meetbaar maken en sturen op succes. Werken met interne community’s betekenen feitelijk een verandering van gedrag van medewerkers en een andere manier van het organiseren van interne processen. Het zijn daarmee zeer complexe interventies en het is wat dat betreft niet raar dat dit een lange adem vraagt. Maar gezien de stappen die vele organisaties nu al gezet hebben, lijkt het bereiken van blijvende meerwaarde slechts een kwestie van tijd.

Philips

KPN

21

4. De stand van zaken

55

92105156

158134 159147

47 12746114155 1212331 43 1429141 143 15373 148

117 291 12944 1645118 5625 151160135123163 77150 506333 169 82 13037 9487

201734 27118 38 122 128

90 11688136 11554 1424058 149 7 28 84

59

10 157 14030

16842 48 79 7212119

Maximaal haalbare score

Minimale score

4

Aantal medewerkers in een organisatie

10.000 of > (13)

5000-9.999 (13)

1000-4.999 (36)

51-999 (26)

50 of < (3)

126 Atos Spirit Jeugd & Opvoedhulp

RIVM Rijk Zwaan IVN Aegon NL Santander Consumer

Finance Benelux BV 98

Provincie Zuid-Holland

11

145

68

66

>

22

5. Bijlagen>

23

De inhoud van dit rapport is tot stand gekomen op basis van onderzoek uitgevoerd onder 117 organisaties, waarvan 91 organisaties ook daadwerkelijk gebruikmaken van interne social media.

N=91 betekent niet automatisch dat de resultaten van dit onderzoek representatief zijn voor alle organisaties van Nederland, toch denken we dat het een goed beeld geeft van waar Nederlandse organisaties staan binnen het vakgebied en welke groei ze hebben doorgemaakt. Op enkele momenten wordt er daartoe een vergelijking gemaakt met de onderzoeksresultaten uit 2014. Aangezien het onderzoeksmodel is aangepast en ook de deelnemers verschillen met het vorige onderzoek, is er besloten om deze vergelijking alleen te maken op basis van organisaties die in beide jaren hebben deelgenomen en dan alleen in de gevallen waar de vraagstelling en antwoordmogelijkheden exact overeenkomen.

Het onderzoek is gedaan met een enquête die per organisatie door één medewerker kon worden ingevuld. Hiervoor is altijd getracht de persoon te bereiken die hoofdverantwoordelijk is voor het interne social media-platform; desalniettemin kunnen resultaten van een individuele organisatie zijn gekleurd door de persoon die de enquête heeft ingevuld. Om dat te ondervangen, hebben we de antwoorden van de twintig bedrijven die het beste scoren persoonlijk doorlopen met de betreffende respondenten en waar nodig bijgesteld.

De randvoorwaarden zijn opgesteld op basis van diverse onderzoeken van onder meer McKinsey, Altimeter Group en Universiteit Twente (zie bijlage 5.4 voor een volledige bronnenlijst), onze visie op interne social media en praktijkervaring. Er is onderzocht in welke mate de randvoorwaarden aanwezig zijn om tot een blijvende, goed functionerende community te komen. De kwaliteit van de invulling van deze randvoorwaarden is niet onderzocht. Om een voorbeeld te geven: er is wel gekeken naar of er trainingen zijn, niet naar hoe goed die trainingen zijn.

Dit maakt het in theorie mogelijk om aan alle randvoorwaarden te voldoen en toch geen toekomstbestendige, goed werkende interne community te hebben. Het bouwen van interne community’s is dan ook meer dan het afvinken van een simpel lijstje. Succesvolle community’s worden gebouwd in de specifieke context van de desbetreffende organisaties, rekening houdend met onder andere de cultuur, samenstelling en doelen. De gedefinieerde randvoorwaarden zijn bedoeld om organisaties die starten met interne social media een vertrekpunt te bieden en organisaties die al op weg zijn handvatten te geven om vervolgstappen te kunnen zetten.

5.1 Reflectie>

Deelnemers

Dit onderzoek richt zich met name op middelgrote tot grote organisaties in Nederland, die gebruikmaken van interne social media. Hiervoor zijn onder andere deelnemers aan het vorige onderzoek (gepubliceerd in 2014) en relaties van Evolve benaderd. Ook zijn de top 100 grootste werkgevers volgens de Volkskrant6 (7 november, 2014) aangeschreven.

Voor het invullen van de vragenlijst is verzocht om de persoon die verantwoordelijk is voor het interne social media-platform. In tachtig procent van de gevallen was dit iemand van de afdeling Communicatie, zeven procent is werkzaam bij IT en de overige dertien procent bestaat uit project- en innovatiemanagers. Vanwege het nationale karakter van het onderzoek zijn multinationals gevraagd hun antwoorden te specificeren voor de Nederlandse tak van de organisatie.

Per organisatie is één ingevulde vragenlijst meegenomen in de analyses. Van de 169 ontvangen vragenlijsten waren 52 lijsten niet volledig, dubbel of foutief ingevuld, waardoor deze uitgesloten moesten worden. In totaal zijn 117 verschillende organisaties meenomen in de analyse, waarvan 91 organisaties aangeven gebruik te maken van interne social media. Van deze 91 organisaties hebben 88 organisaties meer dan 50 medewerkers en 3 organisaties minder dan 50 medewerkers.

42 procent van de organisaties met een intern social media-platform die in 2014 hebben meegedaan aan het onderzoek heeft dit keer weer deelgenomen. Dit maakte het mogelijk om bij sommige vragen een vergelijking te maken met twee jaar geleden. Deze vergelijking is alleen gemaakt bij vragen en antwoord-mogelijkheden die zich laten vergelijken.

Vragenlijst

Het maturity-model, bestaande uit vier randvoorwaarden, is vertaald naar een vragenlijst (zie hoofdstuk 2. Maturity-model voor een verantwoording van het model). Per randvoorwaarde zijn meerdere vragen gesteld om te bepalen hoe ver een organisatie is met de invulling ervan. Vragen hadden doorgaans vooraf gedefinieerde antwoordmogelijkheden (meerkeuze) en de mogelijkheid om een andere antwoordoptie te beschrijven als de situatie afweek van de gegeven opties (vrij tekstveld).

De vragenlijst is opgesteld in de online tool SurveyMonkey en publiek toegankelijk gemaakt, waardoor iedere organisatie in Nederland de mogelijkheid kreeg om deel te nemen. Organisaties zijn via onze website, e-mail, social media en telefonisch uitgenodigd om mee te doen aan het onderzoek.

24

5.2 MethodiekVoor dit onderzoek naar de inzet van interne social media is een online survey uitgezet onder Nederlandse organisaties. De vragenlijst en de weging

hierachter zijn opgesteld op basis van een door Evolve ontwikkeld maturity-model. De antwoorden van de twintig organisaties die in eerste instantie de

hoogste score hadden zijn gecontroleerd door middel van telefonische interviews. Het wegingsmodel en de ruwe data zijn gecontroleerd door een

onafhankelijke partij.

>

25

Bij het doorlopen van de survey werden deelnemers verzocht om de vragenlijst alleen in te vullen voor één (formeel erkend of belangrijk) platform binnen hun organisatie. Vooraf werd de term ‘platform’ gedefinieerd, als ‘de sociale onderdelen van een intranet of intern social platform’.

In totaal heeft de vragenlijst vier weken online gestaan, van medio oktober tot medio november 2015.

Randvoorwaarde 1: Gebruik

Om inzicht te krijgen in de mate waarin organisaties aan de randvoorwaarde Gebruik voldoen is gevraagd hoe medewerkers worden ondersteund en aangespoord bij het gebruik van het interne platform. De zes adoptiefactoren die in eerder onderzoek van Evolve, Involve en de Universiteit Twente als significant zijn gedefinieerd en de factor attentiewaarde vormen de basis voor deze vragen (zie hoofdstuk 2. Maturity-model voor toelichting op deze factoren).

Gevraagd is onder andere hoe medewerkers worden ondersteund (bijvoorbeeld met instructiemateriaal, trainingen en wat is dan de aard van dat materiaal) en geactiveerd (bijvoorbeeld door inzet van ambassadeurs). Ook is gekeken naar de mate waarin senior managers en bestuurs- of directieleden actief participeren, de toegankelijkheid van het platform en de mate waarin kennisdeling en samenwerken al gemeengoed zijn binnen de organisatie.

Randvoorwaarde 2: Doelmatigheid

De randvoorwaarde Doelmatigheid is opgedeeld in twee aspecten: strategie en meten. De vragen over strategie gingen over de mate waarin het interne social media-platform is opgenomen in formele plannen en of er doelen en KPI’s zijn opgesteld. Hierbij is onderscheid gemaakt in doelen op platformniveau, algemene thema’s (bijvoorbeeld ‘kennisdeling’), primaire en secundaire (werk)processen.

Onder meten is uitgevraagd of er wordt gemeten. wat er dan wordt gemeten en aan wie dit vervolgens wordt gerapporteerd.

Randvoorwaarde 3: Organisatie

Voor de randvoorwaarde Organisatie is uitgevraagd welke afdeling(en) eindverantwoordelijk is/zijn voor het interne social media-platform, wie verantwoordelijk is/zijn voor technisch en functioneel beheer en wie gaat over de inhoud en activiteit. Verder zijn organisaties gevraagd aan te geven of de inhoudelijke verantwoordelijkheid ook is opgenomen in functieomschrijvingen van één of meerdere medewerkers en in hoeverre afspraken rondom het beheer formeel zijn vastgelegd.

Randvoorwaarde 4: Integratie in processen

Om te kijken in hoeverre interne social media onderdeel zijn van het dagelijks werk is gevraagd naar de integratie met de bestaande interne communicatie-middelenmix, de mate waarin medewerkers het social platform nodig hebben voor hun werk en de mate waarin interne social media daadwerkelijk een bijdrage leveren aan werk en kennisdeling.

Score en weging

Per vraag kan door organisaties een vooraf bepaald aantal punten worden verdiend, waarbij verschillende antwoordmogelijkheden verschillende punten-toekenningen krijgen. Het aantal te verdienen punten per antwoordmogelijkheid en het totaal aantal punten per vraag is vastgesteld aan de hand van de mate waarin het betreffende onderwerp van die vraag bijdraagt aan een blijvende community en ten opzichte van het totaal aantal punten dat binnen een randvoorwaarde te verdienen is. Afwijkende antwoorden die zijn gegeven onder “Anders, namelijk…” zijn steeds door meerdere mensen geïnterpreteerd en beoordeeld, voordat punten werden toegekend.

Omdat niet elke randvoorwaarde is gemeten met hetzelfde aantal vragen verschilt het totale aantal te verdienen punten per randvoorwaarde. Om te zorgen voor een evenredige verhouding tussen de vier randvoorwaarden is de score per randvoorwaarde gedeeld door het maximaal aantal te behalen punten. Vervolgens is de gewogen totaalscore per randvoorwaarde vermenigvuldigd met de bijbehorende wegingsfactor.

In het maturity-model kan onderscheid worden gemaakt tussen randvoorwaarden vanuit organisatieperspectief en vanuit het perspectief van de medewerkers.

> Vanuit de organisatie: Doelmatigheid, Organisatie en Integratie in processen zijn randvoorwaarden waaraan zo veel mogelijk voldaan moet worden om ervoor te zorgen dat een community blijvend is en impact heeft.

> Vanuit de individuele medewerker: de randvoorwaarde Gebruik gaat volledig om wat de organisatie doet om de medewerker überhaupt te laten participeren op het platform.

Als wegingsfactoren golden 30 procent voor de randvoorwaarde Gebruik en 70 procent voor de randvoorwaarden Doelmatigheid, Organisatie en Integratie in processen. Die 70 procent kan weer worden onderverdeeld in 14 procent Doelmatigheid, 21 procent Organisatie en 35 procent Integratie in processen.

Voor deze verdeling is gekozen omdat het aangeeft wat het belangrijkst is om te komen tot een blijvende, impactvolle community. Een goede inbedding in het dagelijks werk (randvoorwaarde Integratie in processen) is complex en wordt als meer impactvol beoordeeld. Deze weging is gebaseerd op feedback naar aanleiding van ons onderzoek twee jaar geleden en getoetst bij meerdere (onafhankelijke) partijen.

Op basis van de score en weging is bepaald waar organisaties staan met het invullen van de randvoorwaarden voor interne social media en welke organisaties het verst zijn met het invullen van de randvoorwaarden.

Maturity-model

Controle

Op basis van de totaalscores is een voorlopige rangschikking gemaakt van alle deelnemende organisaties. Om verschillen in interpretaties zo veel mogelijk te voorkomen is telefonisch contact opgenomen met de twintig organisaties die in eerste instantie de hoogste score hadden om de gegeven antwoorden te verifiëren. Eventuele aanpassingen die hieruit voorkwamen zijn vervolgens handmatig in de scores verwerkt.

26

integratie in processen

gebruik

organisatie

doelmatigheid

individu organisatie

27

Niet onverwacht is Yammer evenals twee jaar geleden (Evolve, 2014) het meest gebruikte platform onder de deelnemende organisaties. Maar: waar de vorige keer drie kwart van de organisaties aangaf Yammer te gebruiker is dat nu gedaald naar bijna twee derde. Die daling is vooral te verklaren door een daling in het gebruik van Yammer Basic, de gratis versie. Het gebruik van de betaalde versie, Enterprise, is juist toegenomen met vijftig procent. Een derde van de deelnemende organisaties met Yammer gebruikt Yammer Enterprise.

Het totale gebruik van SharePoint, eveneens een platform van Microsoft, is met acht procent gestegen en staat net als de vorige keer op de tweede plek. 28 procent van alle deelnemende organisaties geeft aan SharePoint te gebruiken. Steeds meer organisaties stappen over naar de nieuwste versies van het platform: SharePoint 2013 en SharePoint Online. Samen hebben zij een marktaandeel van 86 procent onder alle organisaties met SharePoint in ons onderzoek. Twee jaar geleden was dat nog 58 procent.

De top 3 wordt wederom afgesloten door ‘zelfontwikkelde platformen of apps’. Een op de zes organisaties zegt een eigen platform te hebben laten ontwikkelen. Deze optie kan een aantrekkelijk scenario zijn voor organisaties die bijvoorbeeld het interne social media-platform willen koppelen aan andere systemen of het platform volledig op eigen wensen willen laten aansluiten.

Net als twee jaar geleden geeft de helft van alle organisaties aan twee of meer platformen tegelijkertijd te gebruiken voor interne social media. Opvallend gegeven daarbij is dat organisaties met Yammer relatief vaak nog minstens één ander intern social media-platform inzetten. Vooral organisaties met Yammer Basic hebben meer dan één platform (69%). Met Yammer Enterprise is dat minder vaak het geval (58%), maar nog altijd bovengemiddeld.

Een derde van de deelnemende organisaties gebruikt naast een intern platform ook externe social media zoals LinkedIn, Facebook, Google+ en WhatsApp voor interne communicatie.

De externe social media-platformen worden bijvoorbeeld gebruikt om decentraal snel updates of foto’s te delen binnen een team. Deze community’s ontstaan vaak op initiatief van enkele medewerkers. Zelden worden ze van bovenaf door een organisatie uitgerold. Logisch, omdat zowel organisaties als medewerkers de scheiding tussen werk en privé willen respecteren. Er zijn dan ook vrijwel geen organisaties die louter leunen op deze middelen.

Yammer en SharePoint verstevigen hun positie ten opzichte van twee jaar geleden en dit lijkt voorlopig nog niet te veranderen; ook de organisaties die aangeven nog geen intern platform te gebruiken hebben veelal plannen richting SharePoint. Toch zagen we ook meer diversiteit in het platformgebruik; zo kwamen onder andere Iris Intranet, Embrace, Harmonics, Jive, SmartSite, Speakap, blueKiwi, Tellligent en Slack voorbij in de resultaten.

5.3 Gebruikte platformen>

28

1. Evolve. (2014). Interne social media in Nederland: De stand van zaken.

2. Hazelaar, K. (2013). A study towards the adoption paradox: The individual determinants on adoption of enterprise social media. Enschede: Universiteit Twente.

3. Chui, M., Dewhurst, M., & Pollak, L. (2013). Building the social enterprise. Chicago: McKinsey Global Institute.

4. Owyang, J. (2010). Social business forecast: 2011 The year of integration. Altimeter Group.

5. Günther, O., Krasnova, H., Riehle, D., & Schöndienst, V. (2009). Modeling microblogging adoption in the enterprise.

6. Dekker, W., & Troost, N. (2014, 8 november). De top 100 grootste werkgevers in Nederland. Volkskrant.

7. Brzozwski, M.J., Sandholm, T., & Hogg, T. (2009). Effects of feedback and peer pressure on contributions to enterprise social media. New York: ACM.

8. Chui, M., et al. (2012).The social economy: Unlocking value and productivity trough social technologies. Chicago: McKinsey Global Institute.

5.4 Bronnen>

29

> ’s Heeren Loo > Acantus > Achmea > Aegon > Aids Fonds > Albert Heijn > ANWB > APG > Atos > Aventus > BAM Bouw en Techniek > BBIE > Blue Sky Group > Bossers & Cnossen > Bovemij Verzekeringsgroep > Canisius Wilhelmina Ziekenhuis > Capgemini > Centraal Planbureau > Connexxion > De Zonnebloem > Deltares > Deltion College > DLL > Driessen HRM > Dunea > Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis > Eneco > Enexis > Esdégé-Reigersdaal > Gemeente Amersfoort > Gemeente Amsterdam > Gemeente Delft > Gemeente Huizen > Gemeente Nijmegen > Gemeente Rotterdam > Gemeente Utrecht > Gemeente Wijdemeren > Gemeente Zaanstad > Gemeente Zaltbommel

> Gemeente Zeist > Gemeente Zuidwest-Friesland > GGZ Eindhoven en de Kempen > Goals Arbeidsmarketing > GVB > HagaZiekenhuis > Havenbedrijf Amsterdam > Havenbedrijf Rotterdam > ING > Intergamma > IVN > Jeroen Bosch Ziekenhuis > Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond > Jong Ondernemen > Jumbo Supermarkten > KLM Inflight Services > KLM Royal Dutch Airlines > Koninklijke Visio > KPN > Kramp > Lentis > Loyens & Loeff > Mastermate > Máxima Medisch Centrum > Middin > Ministerie van Algemene Zaken > Ministerie van Financiën > Ministerie van Veiligheid en Justitie > Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport > Nationale-Nederlanden > Nederlands Huisartsen Genootschap > Nederlandse Gasunie > Nederlandse Spoorwegen > Noordhoff Health > OLVG Amsterdam > Pantein > Philips > Plus Supermarkten > PostNL

> Provincie Limburg > Provincie Overijssel > Provincie Zuid-Holland > Rabobank Hilversum-Vecht en Plassen > Rabobank Nederland > Rabobank Utrechtse Heuvelrug > Radboud Universiteit Nijmegen > Raet > Randstad Groep Nederland > Rexel Nederland > Rijk Zwaan > Rijksdienst voor Ondernemend Nederland > Rijkswaterstaat > RIVM > Santander > Servicepunt71 > Sligro Food Group > Sociale Verzekeringsbank > SPIE > Spirit Jeugd & Opvoedhulp > Strukton Worksphere > TechniekTalent.nu > TenneT > Thebe > TNO > TU Delft > TWB > Universiteit van Amsterdam > UWV > Vechtstreek en Venen > VGZ > VIVAT Verzekeringen > Viveste > Volta > Waterschap Peel en Maasvallei > Waterschap Rijn en IJssel > Ziggo > Zorgverzekeraars Nederland > Zuyd Hogeschool

5.5 Deelnemers>

30

Wij geloven dat organisaties alleen langdurig succesvol kunnen zijn als ze zich snel kunnen aanpassen aan de continu veranderende omstandigheden. Waar sommigen geloven dat de oplossing hiervoor ligt in structuren en systemen, geloven wij in mensen. Wij geloven dat daar waar medewerkers met ideeën elkaar treffen, vooruitgang plaatsvindt. Wij verbinden medewerkers. Dat doen wij via sociale media.

Evolve is gespecialiseerd in de inzet van sociale media binnen organisaties. Evolve helpt (mensen in) organisaties om snel kennis en inzichten te delen. Wij verbeteren organisatieprocessen en interne communicatie met als doel om de organisatie beter te laten presteren.

Wij analyseren waar de eventuele meerwaarde van (interne) community’s ligt, ontwikkelen toepassingsmogelijkheden en (adoptie)strategieën, ondersteunen bij het technisch implementeren van sociale intranetten of sociale platformen, begeleiden community’s en communitymanagers.

Wij verankeren community’s altijd in beleid, processen en systemen. Dat laatste is meteen ons onderscheidend vermogen. Al onze werkzaamheden zijn er op gericht dat een community toekomstvast is en impact heeft.

Wij besteden veel tijd aan (wetenschappelijk) onderzoek naar het gebruik van interne social media. We doen tweejaarlijks onderzoek naar de stand van zaken op het gebied van interne social media in Nederland. Daarnaast hebben wij met de Universiteit van Twente onderzoek gedaan naar welke factoren van invloed zijn op adoptie van interne social media en in welke organisatiecultuur deze in meer of mindere mate van belang zijn.

Deze opgedane kennis hebben wij de afgelopen vier jaar mogen toepassen bij meer dan 70 organisaties waaronder andere Gemeente Rotterdam, Randstad, Unilever, Jumbo, DSM en Achmea.

5.6 Over Evolve>